企业合同管理存档方法篇(1)

关于"寄存"档案，在《档案法》中第十六条规定："集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。

前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。"也就是说，不属于档案馆接收范围的单位和公民，其对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可以以"寄存"的形式存放在档案馆。"寄存"作为档案移送档案馆的一种方式固定下来，但档案馆是否适合寄存改制企业的档案？如果盲目寄存这些档案，又会给档案馆带来怎样的隐患？

隐患一、档案数量多，占用空间大。从改制企业来看：以我区实际为例，共有改制企业319家（不包括乡镇企业），其中国有企业60家；集体企业259家，1999年6月前已改制企业204家。从档案情况看：部分已改制企业档案仍属遗留问题，集体和乡镇企业资产产权变动时，档案的处置如果参照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》执行，那么就会出现档案数量大，质量差的现象。从实际状况看：企业主管部门档案机构面临人员缺乏、库房紧张的现状，不易承担起接收或寄存档案的负荷，这项工作最终将落在档案馆。面对这种状况，档案馆如果无选择地对改制企业档案加以接收或寄存，几十年后，当出现库满为患、爆发库容量危机时，我们又该如何去面对这些寄存的档案呢？是置之不顾，还是退还企业？

隐患二、妨碍馆藏优化建设。丰富馆藏是档案馆的首要任务，它包含两条内容：1、数量充分，质量优化。2、成分充实，结构合理。改制企业的档案多数在改制前没有进行达标或目标管理认定，档案属于自由整理状态，质量较差，企业又往往在改制结束时提出寄存要求，仓促进行；档案馆对寄存档案没有相关的规定，缺乏约束力，导致一些没有保存价值或者重复的档案充塞馆内。此外，按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定：产权变动后，基建档案、设备档案随其实体归属；产品、科研档案（含专利、商标、专业技术等）按有关政策法规办理；会计档案按《会计档案管理办法》执行；生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。这样移交或寄存档案馆的档案往往是一种与企业权益、经济技术无关的信息，仅仅是为没有去处的档案设置一个比较放心的落脚点，这种种类单调、载体单一的档案实体，自然无法满足优化馆藏的目标。

隐患三、所有权不明确。《档案法（草案）》的审议报告中说："档案的所有权问题，可以适用于民法通则关于财产所有权的一般规定"，《民法通则》第七十一条：财产所有权是指所有人依法对自己的财产享有占有、使用、收益和处分的权利。寄存是一种暂时存放的行为，也就是说这些寄存在档案馆的档案依法属于这些改制后的企业所有，企业对其享有一定的权力。因此，不少企业要求以专柜存放，钥匙由企业保管的形式寄存，那么档案馆能否依据一定的原则和技术，对其进行必要的加工整理、编目、提供信息给社会利用？是否有权对这些档案进行鉴定和销毁？还是仅仅为其提供一个存放的空间。

隐患四、寄存费用难以确定。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第十一条规定：国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、寄存等工作所需费用，企业或接收单位支付，破权变动档案处置暂?产企业由破产费用中支付。需要向地方国家档案馆寄存档案的，由原企业支付，破产企业由破产费用中支付一次性寄存保管费。但这笔寄存费具体该如何算，算到何时止，也只能是仁者见仁，智者见智了。

隐患五、寄存时间含糊。寄存档案时往往缺乏一定的手续，在档案移档案馆后，企业单位似乎御下一副沉重的担子，对其以后的去向就置之不理，变暂时寄存为长期、永久性存放，档案馆则需要不时投入一定的人力、物力、财力去进行管理，这种被动局面难以摆脱。况且对那些倒闭、破产的企业，这种寄存又要持续到何年何月？又有谁来最终处理它们？都是个未知数。

"寄存"档案既然以法律的形式加以确定，档案馆就应该充分利用这种方式，作为解决档案安全保管和档案管理资源合理配置的有效途径，而不是一种被动、无奈的行为。作为集中管理档案的文化事业机构，档案馆对其分管范围内的档案具有接收、收集、整理、保管和提供利用的责任，也就是说档案行政管理部门、档案馆对改制企业档案的最终流向有着义不容辞的责任。对待企业改制中要求寄存的档案，可以认为是目前状况下的一种权宜之计，是改制中档案的过度阶段。为避免以上隐患的发生，在实际操作中，可以采取以下几项对策：

一、破产、倒闭企业或转为私营企业的档案不存在寄存。破产、倒闭企业的档案除根据产权变化方式的不同去处置档案外，对暂无去处的档案，必须按要求移交档案馆。转为私营或中外合资、合作以及出售给中外合资、合作的企业档案，为防止档案散失，也有必要及时移交档案馆。移交档案按进馆要求做到以下三点：（一）把握好完整性，对具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案全部接收进馆；（二）控制好质量关，要求分类清楚，鉴定准确，装订坚固；（三）造具移交清册，逐卷清点，方能移交。这样可避免以寄存的形式永久保管档案，确保馆藏档案质量。

二、允许连续性的企业档案进行寄存。对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动，企业有一定的连续性，档案应该以保存在改制后企业为主。由于受保管条件的限制，或者其它一时难以克服的客观因素影响，会导致档案损害的，可以移送档案馆暂时寄存。

企业合同管理存档方法篇(2)

【关键词】供电企业；人事档案；动态管理

1.前言

对于任何企业而言，人事档案都与职工的切身利益息息相关，供电企业也不列外。随着社会的发展进步，尤其是我国社会主义体制日益完善以及人事制度的进一步改革，传统陈旧的规章制度无法解决新时代出现的新问题，落后的管理方式难以满足新形势下供电企业人事档案管理的需要。目前我国供电企业人事档案管理比较混乱，也存在着许多亟待解决的突出问题。为实现人力资源管理中集约化管理的目标，各供电企业正加快建设人力资源管控系统与ERP系统，以往的人事档案管理模式与现代企业人事档案管理存在部分脱节的情况，特别是在人事档案的动态管理方面，因此尽快探索出现代人事档案管理的管理体制是企业的当务之急[1]。

2.传统人事档案管理缺陷

2.1人事档案的分类不合理

我国供电企业目前采用的人事档案管理体制正处在新旧制度交替的特殊时期，人事档案管理工作大部分沿袭传统方法，但其中一部分也有冲破旧体制的倾向。从中组部制定的《干部人事档案管理办法》来看，目前的档案管理实质就是身份管理，将人事档案分为干部人事档案与职工人事档案。而供电企业已经将档案管理从身份管理改为岗位管理，即按照岗位管理和非岗位管理进行分类划分。国家暂时没有为此制定出台相关政策来完善人事档案管理制度，传统的管理模式已经不能满足新形势下人事档案的管理，存在着许多脱节情况。

2.2人事档案材料审核标准单一

由于传统的人事档案审核标准已多年未经调整修改，许多标准无法满足新时代的要求。例如函授成人教育这方面，目前大部分学校均采用网上报名方式，在学籍档案中不保存学生的报名表格，与以往人工报名方式存在较大不同。此外，学习形式也变得多样化，学籍材料也随着改变，例如自学考试、远程教育等，而以往单一的人事档案审核标准已不能满足现代人事档案管理的需求。

2.3纸质档案与电子人事档案信息不符

随着计算机的迅速普及，现代企业管理包括供电企业在内的各项管理工作均由计算机辅助进行，在人力资源管理方面目前推广使用ERP系统与人力资源管控系统，这两个系统内储存了大量人员的基本信息。但是存在着部分人员电子信息与纸质档案材料不符的情况，例如纸质档案材料完整而ERP系统却存在维护问题，或者是ERP系统存在人员相关信息而纸质档案材料不全，因此供电企业人事档案动态管理水平需要进一步提高。

3.完善人事档案动态管理的方法

3.1人事档案合理分类

由于国家暂时并未出台人事档案管理相关标准，笔者结合供电企业人事档案管理现状，暂且考虑采用以下两种方法开展人事档案管理工作。第一，供电企业可以按照中组部以往出台的规定，将人事档案按照领导干部类、普通员工类进行划分；第二，可按照领导干部类、普通管理岗位类、非管理岗位分为三类，其中领导干部的人事档案管理按照中组部出台的《干部人事档案管理办法》执行，其他人员的人事档案参考执行[2]。

3.2提高纸质档案与电子档案管理同步性

我国供电企业人事档案管理目前大多使用ERP系统和人力资源管控系统，这两个系统均储存有大量人员的基本信息，要提高纸质档案与电子档案管理同步性，必须从管理制度和程序出发，协调处理好档案管理中各环节关系。

①做好纸质档案收集工作，与ERP系统信息维护更新相互促进。及时收集纸质材料是保证档案内容齐全时效性强的前提，也是ERP系统信息快速更新维护的基础。供电企业人事档案材料的来源可以是个人和组织，或者一个部门。负责收集资料的工作人员任务就是对资料进行鉴别，去伪存真，保证材料真实完整。将这两个步骤适当结合，纸质档案收集整理好以后立即确认ERP系统上的信息是否维护更新，同样在ERP系统进行信息维护的时候要核对纸质档案材料，确保两者信息同步、真实。两者互相监督制约，相互促进，才能提高纸质档案与电子档案管理的同步性。

②供电企业人事档案管理流程同ERP信息系统存在着紧密联系，在ERP信息核查方面关系尤为密切。已归纳入档的档案是档案整理过程的直接成果，将收集来的档案材料鉴别以后，按照规定要求和方法予以加工整理，进行分类保存，不但是对档案内容进行梳理和系统化的过程，也是对ERP系统的信息进行再一次审核的过程，为供电企业人事动态管理及信息系统及时更新维护创造条件。人事档案和ERP系统在人员变化上也有着一定联系。人事档案管理不但要符合有关规定，还应为工作需要及时准确提供相关人事信息，同时防止档案的丢失与损坏，确保档案管理和ERP信息系统的档案信息保持一致。当企业人员出现自然增减（退休或者死亡等）和配置流动时，应及时转移和转递个人档案。对转递原因进行登记和保管，比如：调动人员的调令、新分配人员的花名册等；健全转递手续，比如：转递证明、审核登记、死亡人员解除档案登记等，保证转递档案工作安全到位。保证在ERP系统上可以随时查询人事档案信息。供电企业人事档案管理规定与ERP系统的管理制度紧密相连。供电企业人事档案管理过程还应进一步完善查询、收集鉴别、核查、保管保密等一系列管理制度办法[3]。

3.3宣传人事档案重要性

目前有部分供电企业的员工对人事档案尚未引起足够重视，企业应结合实际工作中产生的各种问题，与员工保持良好沟通，大力宣传人事档案与员工自身利益的重要关系。条件允许的单位可以举办讲座和培训活动，扩大宣传范围，让员工彻底认识到人事档案建设与自身利益密切相关，帮助员工树立起人事档案管理同步的观念，让员工积极参与监督工作，实现纸质人事档案材料和ERP系统信息同步规范。

企业合同管理存档方法篇(3)

近年来，在各级党委、政府的关心和重视下，经过各级档案部门和企业主管部门的共同努力，我市大部分国有改制企业档案得到了妥善处置。但是，仍然有一些国有转制企业存在档案管理职责不清、保管条件差和无专人管理等问题。为了进一步加强对我市国有改制企业档案的管理，切实防止国有企业档案的流失和损毁，发挥国有企业档案维护企业和职工合法权益的应有作用，根据《中华人民共和国档案法》和《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等法律法规的有关规定，结合我市实际，现就进一步加强我市国有改制企业档案管理工作提出如下意见：

一、切实加强对国有改制企业档案管理工作的领导。国有企业档案是国有企业发展建设、经营管理的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分。做好国有改制企业档案管理工作，对于维护国家和企业利益，保护职工合法权益有着重要作用。为此，各国有改制企业主管部门和企业，必须对企业改制过程中的档案管理工作予以高度重视，确保档案工作有领导分管；有专人管理；有符合法规要求、具体可行的档案保管、处置办法；有保存档案的必要条件；有整理、保管、处置档案的经费保障。

二、严格把握国有改制企业档案处置工作的基本原则。做好国有改制企业档案工作，必须遵循维护国家安全和利益，保守国家机密和防止档案散失的原则；维护档案安全和便于档案保管利用的原则；区别情况依法合理处置和有利于企业保持经营管理连续性的原则。

三、合理处置国有改制企业档案的归属。国有企业资产与产权变动后，要根据企业的具体情况做好国有转制企业档案的处置工作。

（一）国有破产企业档案、国有企业被非国有企业兼并的企业档案，按国有企业隶属关系由县级以上地方国家档案馆接收。其他国有改制企业的档案由企业主管部门接收。

（二）国有改制企业要及时向企业主管部门和当地档案行政管理部门办理申请档案处置事宜，依法处置好企业档案。国有改制企业的档案人员必须在档案处置工作完成后才能离岗。

（三）接收国有改制企业档案的企业主管部门或企业，要做好档案的整理、鉴定、编目等工作，完善必要的保管设施，确保档案的完整与安全。

（四）缺乏必要档案保管条件的国有改制企业，可与市和所在县（市）区国家档案馆联系，由市或县（市）区国家档案馆提供档案寄存服务。需要寄存代管的，由企业主管部门委托代管单位并签订代管合同。寄存、代管的档案均应收集齐全、整理规范、目录清晰，并按有关规定办理交接手续。

企业合同管理存档方法篇(4)

[关键词]现代企业；档案管理；信息化

企业档案管理的科技化发展在一定程度上促进了企业的发展。且在企业的管理中发挥着重要的作用。因此在依托现有的企业主管部门老全面的管理好档案建设。并加强企业内各个部门之间的联系。针对企业人员对档案知识的了解状况，及时的普及档案管理知识，以促进其企业的档案管理工作更好的发挥其作用。档案管理在企业管理中涉及的方面较广泛，在管理中也发挥着不可替代的作用。因此，要实现企业的全面发展，必须加强对档案工作的全面管理。

一、企业档案管理存在的问题

针对企业档案管理中存在的问题来看。主要是因为对档案管理工作不够重视，办公设备落后，并没有应用先进的信息化技术手段。这在档案的管理工作中将会严重影响档案管理工作的质量。

（一）企业档案管理工作不受重视

在一般的企业当中，对于企业档案管理工作都不是十分的看重只是将档案管理看作为合同文件管理等的管理成为一般工作人员的附属工作。其中除了对合同文件、人事档案等进行管理外，其他的资料信息都没有形成有效的档案进行管理。由于企业没有完善的档案管理制度，所以客户信息以及业务资料等都附着于工作人员身上，当工作人员发生流动的时候就会导致这些资料信息的流失直接导致企业产生业务的损失。

（二）企业档案管理人员的专业性不够

即便企业对于档案管理工作有了足够的认识，但在档案管理人员的安排上却明显有着专业性不够的问题。这个问题主要体现在档案的分类结构不合理和档案管理素质不高等的问题上。首先，如果档案的分类结构不合理则直接可能导致档案信息不能够得到有效的利用娘费资料信息获取的时间从而使档案管理失去其真正的作用。其次企业的档案管理人员一般不具备档案管理的基础理论的专业知识因此对档案管理工作的重视度会有所欠缺从而导致档案管理的工作态度低下影响档案管理工作。

（三）企业档案管理没有应用信息化的办公手段

尽管在现在的企业管理制度当中已经广泛应用了信息化的办公手段来代替传统的纸张办公，但企业档案管理却仍然只是单纯的停留在传统纸张办公形式当中，不能够将企业的档案形成信息方便于各个部门的应用和查询。

二、如何改善企业档案管理中存在的问题

针对档案管理中存在的问题要想全面的解决，必须了解问题的本质。从根源解决。转变传统的管理意识，跟上时代的发展脚步，并依照相关的法律，对档案全面的管理。如下对具体的解决对策详细阐述。

（一）转变观念，提高认识

在市场经济发展不断深入的今天，企业领导者应摒弃计划经济关于企业档案管理的传统思想认识，转变思想，更新观念，提高对档案工作的认识，认识到档案工作在企业发展中所起的重要作用：企业如果不注重对档案信息资源进行有效积累、管理和开发利用，企业就会在改革的浪潮中失去方向。要提高企业管理人员的档案意识，通过对《档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案管理规定》的宣传，使企业管理人员认识到档案是企业的财富，是企业宝贵的信息、资源和无形资产，是企业做好各项工作的重要依据，也是企业解决各种纠纷、保障企业合法权益的不可替代的证据，企业档案管理和企业生产经营管理密不可分。

（二）推进依法治档

《档案法》是我国第一部关于档案工作的专门法律，为企业档案依法管理提供了保障。市场经济是法制经济，企业档案工作也要相应纳入法制轨道，企业管理者应把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。企业档案管理者应加强法制观念，时刻以法律的准绳来衡量自身的档案工作，要依据现代企业制度和转型改制的实际情况，积极配合档案行政管理部门制定出适应企业发展需求的管理制度，减少档案制度原则性条款，增加可操作性条款，以规范企业档案工作行为，真正做到有法可依、有法必依。档案行政管理部门也应全力推进“依法治档”，在指导、监督、检查企业档案工作时，要少些行政命令，多用法律来规范企业行为，正确认识和处理行政执法和业务指导的关系，根据当前企业所有制多元化的特点，制定不同的办法、制度，采取不同的指导监督方式，推行档案业务指导监督形式、内容和方式的多元化。对国企的改革，档案行政管理部门必须依法加强重点监控，以防止国有企业档案在产权变动过程中流失。

（三）充分发挥企业行业主管部门的作用。

按照国务院机构“除部委一级局有部分直属企业外，一般工业局不再直接管企业，地方的情况也大体如此”的规定，原有企业的专业主管机关职能将发生变化，已很难像以往那样实行按专业集中统一管理档案，对企业档案的管理将转为以“块”为主的管理体制，所以对企业档案工作的管理应大大依靠各级行业部门。一是吸取“条块”结合的历史经验，从中央到地方各级档案行政管理部门与相应各级行业部门实现有机结合，依靠他们从宏观上对企业档案工作提出规范化管理要求，并争取纳入企业资产管理的范畴；二是档案行政管理部门依靠各部委作为对所属企业档案工作进行宏观调控的一个支撑点，积极做好企业档案工作。

三、总结

针对现代企业的档案管理工作中，要重视信息真实、安全的重要性。并提升企业内部人员对档案管理的认识，促使在档案管理工作中能够发挥积极的作用，企业档案管理在企业的发展中发挥着越来越重要的作用。记载着企业的发展历史。因此要全面加强档案管理人员的专业性，保证信息的质量性。以此来完善我国的企业管理，促进现代经济体制下企业的蓬勃发展。

企业合同管理存档方法篇(5)

关键词：电力企业；档案综合管理；重要性

中图分类号： F270 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）04-0063-02

伴随着电力行业的不断发展，以及电力改革的不断深入，在电力企业中对档案的综合管理也发生了一些新的变化。同时由于目前在电力行业中经常出现档案丢失、职工身份无法得到合适以及一些技术档案丢失，造成企业的核心产品遭到别人复制等问题，已经越来越影像到电力企业的发展。因此，必须认识到在电力企业中实现档案综合管理的重要性。

一、档案管理的发展趋势

当前，档案管理的现代化主要是管理人员的现代化，它要求管理人员具有较高的道德素质以及业务素质，作为一名电力企业档案管理人员应该努力学习现代的科学文化知识，运用现代信息技术对档案实现统一的管理。广泛涉猎于现代的科学文化知识，逐步完善自身的知识结构，使自己成为一个复合型的档案管理人员。实现档案管理规范化以及标准化，积极的开发档案的信息资源，从而为电力企业提高较高的服务。

二、档案综合管理在电力企业管理中的重要性

1.实现档案的综合管理是电力企业管理工作中的基础部分

由于电力企业档案的管理随着市场经济体制暴露出越来越多的问题，主要体现在：第一，档案管理机构各自为政，管理方法以及标准不一样，管理装备也就不一样，档案管理管理工作无法实现规范化以及标准化，不能为电力企业实现现代化管理打下基础。第二，由于管理人员不同的看法造成不同的做法，在档案管理中可能会出现有的档案已经进行登记过，而有的档案还没有进行记录，甚至出现重复记录的情况，这样一来，就不利于电力企业档案的完整性以及准确性。第三，一些领导干部对档案呢管理肯定存在不同的认识，从而影响档案的统筹规划以及安排。因此，对于这几方面的原因，在电力企业中实现档案的综合管理是非常重要的，有利于实现电力企业内部的优化管理，

2.是实现电力企业赢得市场竞争的有力保证

由于电力企业档案中包含的信息容量比较大，涉及到的范围也比较广，门类也比较多，有电力企业在发展过程中具有价值的数据、文字以及图片等，是电力企业发展历程的真实写照，涵盖很多科学资源信息，对这些档案进行综合管理，有利于电力企业在今后发展中得到很好的借鉴，在电力行业中赢得市场竞争。一旦档案中的信息资源遭到丢失或者是科研信息泄露，就会遭到别人的复制，影响企业的发展。

3.是企业管理体制不断变化的需求

随着我国改革开放的不断深入，电力企业的管理体制也在不断发生改变，正在逐渐的由封闭性的生产型企业向综合开放性企业过渡，正在成为自负盈亏的生产者。当电力企业面对着日益激烈的竞争市场，为了在市场中占有一席之地，必须引入竞争机制，不断的开拓外界市场，档案管理作为电力企业管理工作的基础，记载着电力企业的生产能力、经营状况以及生存环境等各种信息，只有对它进行综合的开发以及利用，充分发挥其信息作用，是电力企业发展的必然选择，因此，对档案进行综合管理是电力企业体制不断变化的需求。

4.电力企业进行科学决策的重要依据

因为电力企业的档案是电力企业发展的真实记录，里面包含的信息类别非常复杂，对档案进行综合的管理能够充分发挥档案信息的作用，为电力企业的科学决策以及生产经营、科学研究成果提供重要的依据，实现全面以及准确的服务，更好的促进电力企业的发展。

三、当前，电力企业档案管理现状

电力企业档案是电力企业的各部门在企业生产、管理以及经营的活动直接性的形成的反应本企业政治以及文化、经济、技术、生产以及组织的原始记录。然而，随着电力企业的不断发展，档案的综合管理显得尤为重要，还面临着一些问题，具体表现在以下几方面：

1.电力企业档案管理存在安全隐患

由于电力企业自身具有的特点，在档案管理上存在一些安全隐患。例如：某些电力企业的档案室建设在比较潮湿的地方，湿度比较大，档案经过长时间的浸润后，就会散发出霉味，甚至有的已经受到侵蚀；还有某些电力企业将档案室建设在面向阳光的地方，当档案资料长期在阳光下暴晒，就会使某些档案资料受到损害，不能够确保档案资料的完整性；最后，有的档案室并没有满足安全防护要求，像某些电力企业的档案室就采用的还是玻璃窗户，在窗户上涂抹一层纸。这些因素共同使档案管理陷入危险之中。

2.管理体制存在不规范

近几年来，随着电力事业的快速发展，档案数量也在不断增加，原始的手工管理方式已经不能够满足各个方面对档案的使用需求。特别是过去的信套式的档案袋上填写案卷标题，同时文件的检索也不规范，直接影响了管理工作的效率。单个的用户档案内容更比较少，但是占用的档案袋数量还是挺多的，既不美观又浪费地方，并且容易出现丢失，不方便进行保管。对于调动档案时还是采用原来的手工操作方式，就会使纸张变黄以及发脆，甚至出现字迹褪色现象，直接性影响档案资料的安全。

3.档案管理与电力生产不能够有效结合在一起

电力服务涉及到千家万户，电力的生产、运行、传输以及使用、管理是一个复杂的过程，为了能够适应安全管理的需要，大多数电力企业往往建设了计算机管理系统，大多承载着企业的管理信息。然而，一些电力企业在开发计算机管理系统初期并没有将档案的信息管理也加入到计算机系统中。档案管理人员也就不能够顺利的进入到计算机管理系统中，从而不能够很好的掌握其企业的核心，从而也接收不到更多的信息，对档案管理不能进一步的完善。

4.缺乏完善信息建设

档案管理信息化是最近几年才提出来的，因此，在大多数电力企业中，技术不够全面。主要表现在以下两方面：档案信息化建设初期，有很多电力单位的纸质档案需要通过扫描仪进行扫描，从而转变成电子档案。然而，目前由于使用的扫描仪价格都比较便宜，质量上没有得到保证，速度较慢，也就无法适应在短期内将档案信息转化成电子的需求。

5.电力企业档案管理缺少专门人进行管理

由于，很多电力企业档案管理人员并不是由专业的档案毕业的人员进行整理的，在电力企业的认识中，档案管理仅仅只是资料的简单收集以及存放和分类，并不需要多高的文凭，只要你有耐心，就能够做好档案管理工作。还有一部分电力企业并没有独立设置专门的档案管理部门，档案管理部门往往都是与其他的部门进行融合，像以往的库房也作为档案的管理室。这样一来，就不方便档案归还以及借出，往往会出现一种情况，那就是没有价值的资料倒是保存了很长时间，有价值的资料没有得到相应的保存，在某种程度上还加大了电力企业的生产成本。

四、电力企业档案综合管理工作的创新机制

通过上面的分析，得知档案综合管理对电力企业的发展有着重要的作用，因此，在电力企业的档案管理中应该实现创新机制，值得一提的就是将档案管理纳入到合同管理中。特别在当前社会主义市场经济逐步完善的条件下，合同起着至关重要的作用。主要是用来约束各方有利的法律证据。作为电力企业，在进行工程的招标以及投标过程中，签订合同以及协议，应该将保证建设项目档案齐全以及准确的要求纳入到合同管理中，同时采用经济手段对另一方进行约束，明确另一方按期交付档案后，才及时的给予全款，一旦发现档案齐全或者是不完整，应该相应的扣除费用。这主要是对于电力企业中建设项目档案的方法。最后，要想使档案管理做到标准化、规范化以及信息化，就必须加强档案过程的管理；与其他单位的合作，力求档案收集的完整性以及准确性；还应该加强档案管理人员在工作中的监督以及指导，更好的促进电力企业档案管理。

五、结束语

综上所述，由于在电力企业中，档案管理存在着一定的问题，同时档案中包含有大量的信息资源，对企业的发展有着重要的作用，做好档案的综合管理工作，能够使档案信息得到充分的发挥，从而更好地为电力企业服务。

参考文献：

[1]李玉珠.电力企业档案信息化管理[J].城市建设理论研究.2012，（35）.

[2]林卫红.浅析电力企业在档案管理中存在的问题及其应对策略[J].2010，（2）.

[3]韩丽.略浅电力企业档案管理问题及对策[J].华东科技.2013，（1）.

企业合同管理存档方法篇(6)

关键词：档案管理；问题；原因；对策

企业档案工作同样面临一个与时俱进的问题，为此必须重视改善和解决档案管理中存在着的一些问题。下面就企业档案管理中存在几个主要问题谈几点粗浅的看法。

一、面临的问题

(一)档案工作与企业变革的不同步

随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，企业为了在竞争中取胜，以体制、机制、机构的变革，应对市场的风云变幻，在这个过程中，由于档案意识还很薄弱，企业注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、利用、归档工作，伴随变改中的人员流动，出现的是文件资料、技术资料流失的现象。甚至有的企业档案工作的地位在企业改制中，出现挤脱现象。

(二)档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应

档案工作是一项十分专业的系统工程，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。

而现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业档案工作的需要。

(三)企业档案的“主体”错位

档案的主体明确性，是一个企业档案工作的关键。当前不少企业的档案主体观念存在偏差，影响了企业档案工作水平。不少企业几乎把企业的人事档案当成了企业档案的全部，即主体，而忽略了企业自身发展所形成的真正确定企业命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响企业档案的开发利用和企业的发展。

(四)企业档案编研工作薄弱

有为才能有位。档案工作的地位，档案工作广为重视，从某种程度而言，是靠档案的服务价值来确立。但不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，一方面由于素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，造成档案的编研工作难以，档案无以得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位，可有可无的最主要的原因。

二、企业档案管理存在问题的成因

导致企业档案管理工作出现漏洞的原因主要有以下几个方面。

(一)因企业性质特殊，在办事流程及日常工作中自主性较大，易造成档案管理政策性失控。如某些项目的审批，企业往往是先斩后奏，导致重要文件、审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失。

(二)企业档案管理人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。特别是一些合资企业往往不设立专门的档案管理岗位，而采取兼职的办法。由于没有专职的档案人员，极易造成档案分散保存。如某合资公司基建档案归项目负责人员管理，设备归设备使用部门管理，财务档案归财务部门负责。这样的分散式管理体制缺乏有机的联系与制约，造成档案严重流失。同时，档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备也是导致档案缺失的重要原因。企业人员流动性较大，档案管理人员更换相对频繁，如交接双方没有端正思想、明确责任，无法保证档案交接工作按照规定办理，出现漏洞。

(三)在企业产权变动中，企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失。如一些公司在关停过程中档案随意堆放；在破产清算过程中会计档案频繁借出，未办理借出、收回手续；企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走；职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等，都会给国家、企业造成不可挽回的损失。

三、决解问题的办法

(一)强化法制意识

树立法制意识，是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作着重要从“提高认识、强化制度”上下功夫，使依法治档深入人心。首先是提高执法的认识，要大力宣传《档案法》等国家法律法规，做到知法、懂法，明确执法的严肃性，提高工作的自觉性，从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次要提高重要性的认识。胡锦涛同志曾指出：“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来，档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是项崇高的事业。…思想是行动的基础”。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础。第三要加强档案工作的制度建设和管理网络建设，把档案工作列入企业发展规划和年度计划，保证档案工作专项经费，落实各级领导档案工作责任制，建立一支训练有素的专兼职档案人员队伍，在各项工作中，实行档案管理“四同步”、“三纳入”等制度，使依法治档工作落到实处。

(二)稳定人员，提高素质

针对档案工作性质，企业要确定专人管理档案工作，针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，加强企业档案管理工作。

(三)要着眼实际，抓好“主体”档案管理工作

企业“主体”档案是企业档案的核心，在抓好其它档案的同时，着重抓好“主体”档案的归档工作，特别是抓好技术档案、设备仪器档案、产品档案管理工作，及时做好设备档案和产品档案的收集、整理与归档工作。保证企业档案的完整性。

(四)积极搞好开发利用，为企业各项工作服务

如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的；是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，掌握市场信息，开发新产品、新技术，变被动服务为主动服务。

(五)建立高效的网上档案管理系统

网络技术与档案管理的结合是时展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展；加强企业的信息服务工作亦是企业国际化战略的重要组成部分，在企业发展过程中，以企业的档案工作为依托，成立市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，不仅能够为企业提供咨询服务，克服企业管理的盲目性，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。

企业合同管理存档方法篇(7)

1．企业重组改制后，原有的企业档案管理体制已不能适应工作要求

随着企业重组改制，一方面，企业逐步向“自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展”的独立的商品生产者和经营者转换，企业在人、财、物、产、供、销等方面都有了相当的自，企业管理的目标、内容方法以及相应的组织机构、规章制度等也发生了深刻的变化，企业在内部组织机构的设置等方面有了更大的自；另一方面，由于企业所有制形式的多元化和企业档案所有权的多元化，过去计划经济时代企业档案工作的管理模式已不能适应新形势下的企业管理的需要，客观上要求不同的企业根据自身的特点，自主调整和选择档案机构设置、实体管理、人员配置等方面的工作，以实现资源的最优化配置，企业档案管理模式逐渐多元化。

2． 企业重组改制后档案的所有权发生了变化

过去我国国有企业的档案是国家全部档案的重要组成部分，档案归企业所有与归国家所有是一致的。企业重组改制后，随着企业的倒闭、兼并、拍卖、转让、承包、租赁以及股份制改革等，出现了国有、国有控股、集体所有或全民、集体共有，还有合资合作双方所有、集体与私营所有，甚至私人所有等多种企业经营形式，企业不再是单一的国有制，这样就不可避免地涉及国有企业档案所有权及其处置问题。非国有企业档案属于企业法人所有，国有企业档案虽仍属国家所有，但也有一个国家所有权与企业法人财产权、自主管理权相统一的问题，如何处置好企业重组改制前后档案的归属，确保企业档案的完整、准确，防止档案的流失和损毁，是当前急需解决的问题。

3． 企业档案的结构、成分与内容发生了变化

企业重组改制，使国有企业在产权结构、组织形式、经营机制等方面都发生了重大变化，原有的企业档案的内容构成已不再适应新形势下的企业档案工作。随着企业活动的增多、企业职能增加及政企分开、企业改制的进行，企业生产经营等活动中产生的新的企业档案内容不断增加。如新产生了资产评估、产权界定、企业股份、债券等方面的档案；董事会、监事会、股东大会等新类型档案；重组改制后，企业将直面市场，参与竞争，企业不仅要抓好生产，而且要下大力气抓经营管理和开拓国内外市场，因此企业经营管理档案的比重逐步增多；随着法律制度的健全，企业在生产经营活动中，各种经济纠纷、劳动用工和劳动仲裁过程中产生的文件材料及各种经济技术协议、合同等材料越来越多。

4. 企业对档案的需求也发生了新的变化

企业重组改制后，将直接走向国际、国内市场，面对瞬息万变的市场和日趋激烈的竞争，要战胜对手，占领市场，对信息的需求和依赖日益增强，从某一方面说，市场的竞争就是信息的竞争。这就要求企业档案部门能快速、准确地提供系统的、综合的档案信息作为决策时的依据和参考。另外，企业利用档案开发新产品，提高产品质量，进行技术改造，国有资产评估、产权转让，解决经济纠纷，维护企业合法权益等都需要频繁利用档案，档案的原始凭证作用将会越发显得突出。

二、如何应对企业重组改制带来的机遇和挑战

1． 因企制宜，建立灵活多样的档案管理机制。在坚持集中统一管理档案和档案工作的前提下，要允许不同企业档案管理体制形式的多样化。只要符合档案法律、法规和业务规范大的原则，对国有独资、国家控股和相对控股及其他多样化产权模式的企业可以采取分门别类的档案管理模式，因企制宜，灵活多样地决定档案管理的具体办法。企业可根据自身的实际需要，自主设置合理的、最有益于自身发展的档案管理机构，力争实现低投入，高效益，为企业提供全方位、多层次的信息服务。

积极尝试探索新形式的档案管理模式，满足不同企业档案管理需求。建立档案中介机构，如档案咨询服务中心、档案托管或寄存中心，将分散在各企业的档案管理设施和档案专业人员集中起来，有偿为企业管理档案。企业通过交纳一部分费用，将自己的档案交到企业档案托管或寄存机构保管，双方签订合同，档案所有权属于企业，由托管机构负责整理、编目、检索和提供利用等工作甚至还可以受托代企业有偿转让科技档案信息及其编研成果。这样一方面可以使企业节省大量人力、物力、财力，减轻负担，轻装上阵，另一方面可以使企业档案得到更加科学化、专业化、规范化的管理。

2． 以法律手段管理企业档案工作。市场经济是法制经济，随着企业改革的不断深化，现代企业制度的建立，对企业档案工作将逐步由行政干预向依法治档转变。企业档案管理部门要以“法”管理企业档案工作。《档案法》是我国档案工作的最根本法律，《档案法》的许多条款中都明确了企业在档案工作方面的责任、义务和权利等，企业档案管理部门和档案工作者应充分利用这一法律武器，理直气壮、大张旗鼓地学习、宣传、贯彻《档案法》，通过深入贯彻学习，提高企业广大干部职工特别是企业法人的档案法治意识，使企业领导者和广大职工熟悉和掌握自己应负的法律责任，把做好档案工作当做一种自觉的法律行为，并从严查处档案违法行为，维护企业档案工作的正常秩序，使企业档案工作做到有法必依，执法必严，违法必究。其次，加强企业档案工作规章、制度及标准体系建设，监督其在企业的实施，规范企业自主管理档案工作。针对企业重组改制过程中出现的新情况、新问题，及时充实、完善企业档案工作的各项规章制度。比如针对企业在改组、改造、改制过程中档案结构、内容及成分的变化，及时修订、补充企业档案的归档范围、分类方法和归档制度，来规范和保证新类型档案的及时归档；针对档案在借阅利用、保密过程中出现的问题，及时制定、修改档案的借阅、保密制度，防止企业档案的损毁、丢失和泄密；针对企业档案所有制的变化情况，及时制定企业档案的有偿使用和转让规定，以维护企业档案的所有权、占有权和收益权，避免档案的随意转让和无偿使用，致使国有资产的流失给企业和国家造成损失。

3． 按照国家有关规定，合理确定档案所有权并做好企业重组改制前后形成档案的交接，防止档案损毁、流失。企业档案所有权及其处置问题，不仅关系到国家的利益，而且也关系着合作方的利益和积极性。针对企业改制过程中档案所有权出现的新变化，1998年，国家档案局会同国家体改委、国家经贸委、国家国资局等部门联合了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，对档案的处置大致可以归纳为以下几种：一是国有企业被国有企业兼并、收购的原有企业的档案归属于兼并方、收购方，国有企业被非国有企业兼并收购的，国有企业依法破产的，文书档案和会计档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆，其他档案则可随资产、设备等实物实行分流；二是国有企业被承包、租赁的，在承包、租赁期间形成的档案，由承包者、租赁者负责管理，期满后移交原企业档案部门；三是国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，档案归属股份制企业管理，改制前后的档案分立全宗，部分改制的，档案应分别处置；四是国有企业与外商合资、合作的，在合资、合作的前后形成的档案分立全宗，合资合作前的档案全宗委托有控股权的中方保存，其中基建、设备档案随资产移交给隶属的合资合作企业。合资合作期满，终止合同，合资合作后的档案全宗交由中方保存。