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如何进行档案管理精品(七篇)

时间:2023-05-29 16:16:51

如何进行档案管理

如何进行档案管理篇(1)

一、医院档案科学化管理简析

医院的各种医疗、研究成果、药品及卫生的管理和其他行政管理等的活动等共同构成了医院档案体系,它多以文字和图表的方式被保存下来,也有些以声像和视频的形式存在,是一种极有价值和意义的记录,对一些案例资料的整理和借鉴都有很大的现实意义[1]。并且,医院档案不仅是有关医院的各种发展资料,还包括许多疑难病例和人们的看病资料,对医院管理工作的进行具有很大的指导作用。

但是,随着社会的发展,档案工作也发生了变化。特别是随着信息技术的发展,重新赋予了档案工作新的内涵。人们除了要求医院能提供各种所需的服务外,还要求服务的质量必须有所提升。对医院档案进行科学化管理,必然要对以前的管理模式进行改革和创新,运用新的手段带来档案管理的新发展。

二、对医院档案进行科学化管理的重要性

(一)有利于医院管理工作的顺利开展

医院能否提高效率、正常运转在很大程度上取决于其管理工作是否能正常开展,而医院档案管理作为医院管理工作的重要内容必须要其正常开展,才能不对医院的顺利运行造成不良影响。随着社会的现代化发展,医院也应该按照科学的现代化管理模式进行管理,它在一定程度上体现了医院医学水平的高低。而且,科学化的档案管理工作能为医院运转提供很大的帮助,有利于促进医院管理工作的顺利开展。

(二)整理成的准确的医疗数据可以为其他案例做参考

对医院医疗数据、病人资料等进行收集,再通过各种方式对其进行加工、存储和分析等过程,使它们形成有效的医疗数据等具有借鉴价值的资料,最后将它们保存起来[2]。这样在医生需要对病例资料或研究成果等进行搜查参考时,它们可以提供准确无误的数据,帮助医生或管理人员能更好地完成自己的工作。而且,保存下来的档案还可以为专业的学术研究提高精准的资料,不仅能节约大量的时间,还能保证研究成果的有效性。

(三)可以促进医院的综合发展

随着社会的进步,医院也不再只注重于临床医疗等的提高,它们追求的是医院的综合发展。根据完整科学的档案资料,医院领导人能做出科学合理长远的发展计划,为建设现代化的医院打下坚实基础。这一切的实施都有赖于科学化的档案管理。而且,档案的科学化管理还有利于将先进的研究成果与临床医疗相结合,达到更好的诊疗效果。并且,科学化的档案管理有利于及时提供可靠的资料和先进的技术,在对医院各种医疗设备的管理上也做出了极大的努力,有利于发挥它们的效能,从多方面促进医院的综合发展。

三、我国医院档案管理存在的问题

(一)档案的利用率较低,没有能够充分发挥其作用

我国多数医院在促进医院发展时总是将焦点放在临床技术的研究,而忽视了档案的重要作用,自然也不会重视其科学化的管理,所以导致我国医院档案不能充分发挥其作用,利用率极低。而且,由于对档案的不重视,对许多有用的资料没有进行及时的整理和存储,导致许多资料的连续性,其完整性也得到了极大的破坏。不能及时对资料进行档案收库管理,导致我国医院档案的开发利用率极低。

(二)缺乏健全的档案管理制度

健全的制度是保证一切工作正常开展的基础,是支撑其他工作的重要支柱。但是我国医院档案管理工作由于制度上的不健全,导致档案的收集储存量极低,也缺乏统一性。没有健全制度的严格要求,往往导致对应该要新纳入档案室的资料和数据的缺失,对以后资料和数据的搜查和使用带来了极大的难题。而且,对一些同类资料的缺失给医院的学术研究造成了极大的阻碍。因此,健全系统完善的档案管理制度是实现档案科学化管理的重要任务。

(三).档案管理人员的专业素质有待提高

在部分医院中,担任档案管理工作的管理人员的专业素质偏低,不利于提高档案管理的工作效率。对于这一现状,多数医院并没有给予应有的重视,而只是一味注重对医疗技术人员的培养最终影响了整个医院的管理工作。工作人员的主体性在档案管理工作中能发挥极大的作用,但是医院对他们专业素质的忽视导致许多工作人员不能满足档案管理工作的要求,直接拉低了医院管理工作的整体效率。所以,提高医院档案管理人员的专业素质和文化水平能极大地提高医院管理工作的进度与效率。

(四)档案管理设备和方法落后

随着现代信息技术的发展,电子计算机和其他各种依托互联网技术的电子设备正逐渐走入我们的生活和工作中,并逐渐得到广泛的应用。但是,一些医院由于没有意识到这一点,再加上资金的限制,他们仍在使用那些老化、陈旧的管理设备,不仅难以提高工作效率,还不能保证信息收集的完整性与准确性。依靠手工进行的资料和数据的收集和存储也不利于以后对资料数据等的检索利用。所以,采用先进科学的管理设备和方法是实现档案科学化管理的重要前提。

四、有关医院档案科学化管理的几点建议

(一)增强对医院档案的重视程度,提高档案的利用率

在医院的管理工作中,档案的管理作为其中重要的一个环节对医院管理工作的全局发展有着极大的影响,所以医院管理者和档案管理人员必须转变观念,认识到档案管理工作的重要性,并增强对档案管理工作的重视程度,提高档案的利用率,并充分发挥其重要作用[3]。以此,除了要转换观念外,还要通过实际行动对档案管理工作做出改变。可以通过设置专门的档案管理部门,选用专业的管理人员,对医院档案进行科学化和规范化管理。

(二)建立系统的档案管理信息网络

医院管理工作一直难以取得突破的原因就在于缺少一个系统的的管理信息网络,导致档案管理工作一种难以顺利展开。经过实际工作的多次检验,证明了档案管理工作的重要性,而且,医院档案资料作为一种战略资源,对促进医院的发展具有重要作用。所以为了医院更好地发展,要敢于突破医院原有的档案管理格局,重新建立起系统的档案管理体系,以此来提升医院管理工作的效率。通过对档案室的特殊设置和统一管理,来形成一个联系密切的信息网络,来实现档案的科学化管理模式。

(三)强化档案管理人员专业素质

任何事情都有其自身的规律,医院档案管理工作也是如此。在档案的管理工作中需要注意的一点是仅凭经验是难以做好档案管理工作的,还必须依靠一定的科学技术手段。所以在挑选合格的档案管理工作人员时不仅要求他们具有过硬的专业素质和文化水平,还必须具有档案管理工作的意识,并具有能熟练操作先进档案管理设备的能力,能借助先进的设备来帮助档案管理工作。因此,要实现档案的科学化管理必须强化管理人员的专业素质和应有的素养,满足档案信息化、科学化管理的要求。

(四)加强对档案管理的基础建设

现代化信息技术的进步为我们的生活带来了极大的便利,所以为了做好档案的科学化管理工作要从其基础设施开始。医院要尽量资金问题,加强对档案管理的硬件投入,利用先进技术和设备对档案进行管理[4]。作为一名合格的档案管理者应该紧跟时展,转变观念,用先进的管理设备来弥补纸质档案的不足,充分利用计算机资源的优势,将计算机网络引入到医院档案管理中,对档案进行科学化管理。通过先进的设备能对档案数据资料进行更加细致有序得到整理与排列,实现档案管理的精确化、科学化和规范化。

如何进行档案管理篇(2)

【关键词】事业单位;档案;科技档案管理

档案,无论是事业单位发展过程中的各项资料数据,来往单位个人资料,还是事业单位人事资料等,都是事业单位中客观存在的资料,这些资料在事业单位今后的生产经营活动中提供依据。所以事业单位中这些档案需要妥善的保管,尤其是一些重要部门的客户资料,国家都有规定保管的最低年限。而如何做到科技档案管理,是事业单位能否处理好此问题的关键。所谓科技档案管理,是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作。包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等项内容。

虽然档案的管理工作非常重要,但是不是所有的事业单位都采取科技档案管理方法,总是存在着或多或少的问题。

一、事业单位在档案管理中存在的问题:

第一,事业单位对档案管理工作重视不够。事业单位最注重的是经济效益,对经济效益直接影响的因素如业绩增长情况、客户储备量、订单多少等等,很容易引起事业单位的重视,甚至有些事业单位只看重这些因素,而像事业单位的档案管理工作之类,不能直接带来经济效益的因素往往被事业单位忽视。这就导致从根本上无法建立完善的档案管理体系,更无法运用科技档案管理工作。

第二,没有系统的档案管理制度。有些虽然工作中提及档案管理工作,但是没有制定相关的规章制度,和相应的管理制度,档案管理工作杂乱无章,时有缺失,尤其是需要查阅档案时无从下手,更不用说利用现有的档案给事业单位的发展带来效益了。

第三,没有专门的档案管理人员或人员专业性不高。因为档案管理工作的不重视导致无专门的档案管理人员,或者有管理档案的人员,但是管理人员没有受过专门的训练,对如何管理档案不甚了解。也造成档案管理工作无法做到科技档案管理。

二、针对以上问题事业单位科技档案管理的改进:

要想解决以上问题,首先事业单位要明白,随着事业单位的发展而逐日增多的档案并不是鸡肋,管理适当它们在事业单位的发展中会起到积极的推动作用。没有领导的足够重视,事业单位科技档案管理工作就成为一句空话。所以无论什么性质的事业单位都应该把档案管理工作重视起来。

其次,运用科技档案管理技术就要有系统的档案管理制度,如何收集整理档案,如何鉴定保管档案,如何检索查阅档案,都需运用科学的管理方法,譬如档案的保管,需要把档案分门别类装订成册,并进行统一的编号,包括档案柜,档案室的编号,要做到每查阅一个内容都能在相应的档案室、档案柜的第几本档案里快速找到。当然,在计算机高度普及的今天,要想快速查阅档案,还需要把装订好并编号的档案输入到计算机内,比如,建立Excel表格,把每个客户资料或者人员资料、生产设备、来往单位等资料建立数据库,这样,无论查阅如何细枝末节的内容都可以快速的锁定其所在的位置,有效提高工作效率,节约时间成本。我们以一些事业单位的客户资料为例:可以按时间顺序装订成册,然后制定Excel表格,按时间顺序排序,客户名称、客户业务类型,客户业务往来中提供了哪些资料,如身份证明文件、订单信息、数量、种类,等等,并记录装订成册后的编号以及放置的档案柜编号等。做成表格后,可以进行统计,分析客户的需求,可以为事业单位提供数据预测客户的行为等,如果需要查阅客户什么时间有什么业务往来,数目种类等信息时,只需要在建立好的数据库中查询即可,需要原件,也可以根据数据库的记录快速的在相应的档案柜找到。

当然还应该建立相应的借阅机制,如何借阅,如何归还,哪些岗位的人能看哪些权限的档案,这样做的好处是,利于保管档案不造成遗失,并且对于事业单位资料的保密性也起到了一定的作用。

除此之外,还需要专门的档案存档保管人员,制定了严格的档案管理制度,没有配备专门的档案管理人员,科技档案管理工作依然是一句空话,因为没有专门的档案管理人员档案管理制度的严格实施就会大打折扣,在档案的收集整理时会出现遗漏、在保管时会出现混乱、在借阅时会出现遗失等等问题。而专门的档案管理人员需要有专业的档案管理技能,比如档案的收集方式,如何收集能做到不重复不遗漏,档案的装订成册如何有序、规范、整齐、不破损等,科技档案管理需要的是专业的档案管理人员,当然可以对专门的档案管理人员进行后期培训使其达到专业水平。只有专业的档案管理人员来管理档案, 才能更有效的运行此机制。

最后,虽然本文探讨了部分档案管理中存在着的问题,但是无法全部概括事业单位档案管理中存在的问题,事业单位中存在的其他的档案管理问题应该与科技档案管理体系想比对,纠正存在的不足之处,使档案管理越来越规范化,进而对事业单位的发展起到积极的推动作用。

三、总结

综上所述,事业单位在发展的过程中不能只注重经济效益而忽略档案的管理工作,只有运用科技档案管理技术,配备专业的档案管理人员,制定系统规范的档案管理制度,把档案管理工作做好,让档案起到积极的作用,才能使事业单位更好的发展。

参考文献:

[1] 钟素英. 关于加强事业单位科技档案管理的几点思考[J].湖北档案,2013,4 :18-21

[2] 周兴芳.中小事业单位科技档案管理模式创新研究 [J].中小事业单位管理与科技,2010,7:25-32

如何进行档案管理篇(3)

1 “微观档案学”辨析

“微观档案”的说法由来已久,与之相关的定义主要有两类:第一类是从档案工作的“微观性”出发所作的界定,认为微观档案学是指从微观视角研究档案工作的规律性[1] [2];第二类主要是从档案形成主体的“微观性”出发所作的界定,认为微观档案是由个体或较小的社会组织形成的社会价值微小的档案[3] [4]。档案工作包含宏观和微观两种视角,可以按照这两种视角进行框架体系的梳理,但需要注意的是,“档案学研究的微观视角”和“微观档案学”并不能完全等同,“微观档案学”作为学科的分支是否可以成立还要看其是否具有独立的理论内核和独特的社会价值。

正如微观经济学通过研究个体经济单位的经济行为以达到解释宏观经济现象的目的一样,从档案形成主体的“微观性”出发研究个体的档案管理行为,会面临许多与传统档案管理相互联系又相互区别的问题,具备形成独特理论内核的基础,有可能形成特有的发挥价值的领域。“微观档案学”的概念界定应该从档案形成主体的角度进行:如果把国家档案事业的整体管理理解为“宏观档案管理”,而将各类社会组织的档案管理理解为“中观档案管理”,则个体档案的管理就是“微观档案管理”。这里的“个体档案”是指个体在生命历程中直接形成的具有保存价值的原始记录,与机构档案管理当中的“人事档案”的主要区别在于:个体档案是从个体需要的角度出发判断记录的保存价值,类型更为多样、数量更为庞大。

因此,本文所述的“微观档案学”是指研究个体档案形成、收集、整理、保存和利用规律的科学领域。“微观档案学”与普通档案学的基础理论是一致的,档案学当中的文件生命周期理论、前端控制理论、档案价值理论等基本原理对“微观档案学”同样适用,只是在具体实现形式上有所变通而已。“微观档案学”与普通档案学的主要区别在于:第一,“微观档案学”以个体为参照体系,相当于普通档案学参照体系的“缩微版”,其目标是构建个体知识和记忆的系统化采集保存和利用体系,研究如何应用档案学基础理论建立个人工作和生活的秩序体系,促进个人效率的提高、职业的可持续发展和生活质量的提升等。第二,“微观档案学”强调对个人日常工作和生活当中各类纷繁复杂知识和信息的组织和整理,对作为普通档案学核心问题的证据效力问题则关注较少。第三,“微观档案学”的核心理念是以人为本,强调档案学理论和方法为人的发展服务,也关注人类大脑记忆原理对档案整理保存体系的借鉴意义。

2 “微观档案学”述要

“微观档案学”以档案学基础理论为指导,涉及知识管理学、心理学、神经科学、信息科学等多学科的理论和方法,是档案学与相关学科的交叉学科,其典型性的研究内容主要有:

第一,研究“微观档案学”基础理论,弥补一般档案学理论对个体档案的形成和保存问题关注不足的问题。普通档案学理论是对机构档案工作实践的总结和提升。在机构档案工作视野之外,内容丰富、类型多样、数量巨大的个体档案尽管不像机构档案那样具有非常明显的凭证效力,但是,对个体而言也是具有非常重要的意义,其形成、保存和利用规律的特殊性是“微观档案学”研究的重要内容。

第二,探索数字化时代,个体通过各类信息技术交流、工作和生活时“轨迹”的留存问题。如何收集和保存电子邮件、网站购物、手机短信、微博、博客、网络社群等日常生活中的各类证据信息,实现不同来源信息的整合并进行合理、合法利用等问题是“微观档案学”研究的内容。

第三,人生经历的数字化采集、归档和利用方面的研究(CARPE: Capture, Archival and Retrieval of Personal Experiences)。美国微软公司研究员戈登?贝尔(Gordon Bell)从1998年开始着手实施一个名为“生命比特计划”(“My Life Bits”)的项目,该项目旨在发明一种设备,可以记录下日常所遇到的一切事物,利用这些数据建立起个体记忆的数据库。基于My Life Bits项目的实践经历,戈登?贝尔和其同事吉姆?戈梅尔(Jim Gemell )合著的《全面回忆:数字记忆将如何影响一切(Total Recall: How the E-Memory Revolution Will Change Everything)》一书于2009年9月由Dutton Adult出版社出版发行[5]。

第四,辅助个体记忆能力的提高,探索生物记忆数字化存储的可能性。1945年,美国政府战时研究部门负责人范内瓦?布什(Vannevar Bush)在《Atlantic Monthly》7月号上发表了《As We May Think》一文[6],提出用一种名为Memex (memory extender )的装置增强人类记忆能力的构想。范内瓦?布什提出的Memex以微缩胶片为基础,能存储个体拥有的所有书籍、资料及信件。他主张Memex应该模仿人脑的联想功能就像人的脑细胞一样,一旦捕捉到某些信息,马上就能沿着复杂的路径网络,找到相关的事物,这种思想后来被应用到超文(Hyper Text)的设计之中。尽管生物记忆的数字化存储在目前来看还是一个遥远的梦想,但是,其体系设计要用到档案学理论和方法是毋庸置疑的。

第五,通过档案学理论和方法建立个体知识管理体系。个体知识管理是将个体拥有的各种资料、随手可得的信息变成更具价值的知识,最终服务于自己的工作、生活的过程。通过对个体知识的管理,人们可以养成良好的学习习惯,增强信息素养,完善自己的专业知识体系,提高自己的能力和竞争力,为实现个体价值和可持续发展打下坚实基础。在个体知识管理体系建立过程中,如何将不同时间所接触到的各类不同类型的知识进行分类存储和管理,通过个体日常档案管理体系的建立来推动个体生活秩序的建立和学习工作效率的提高,是微观档案学研究的课题。

第六,研究个体档案数字化采集和保存的“云服务”提供体系。随着云计算技术和移动通信技术的不断成熟,未来人类可以借助移动通信终端非常便捷地在“云”中记录和保存日常生活中的很多细节,为具有这类需求的人群提供服务意味着巨大的市场空间,需要政府机关和各类社会组织共同协作,通过公益性服务和企业服务相结合的方式来满足。

第七,研究个体知识和记忆保存过程中的伦理和法律问题。例如,个体生命历程的数字化采集必然涉及其他人群,如何协调与这些相关人员的关系问题,如何在保存个体经历的同时保护个体隐私,等等。此外,对采集和保存的个体档案信息知识产权如何归属,如何进行合法利用,对于属于个体数字化遗产范围的档案信息如何进行保存和管理等都需要进行深入探索。

如何进行档案管理篇(4)

【关键词】民生档案;概念;基础设施

一、关于“民生档案”概念

时下,有关民生档案这一概念的解释有很多种叙述,尽管不十分明确,但大多数的内容相似。一般所指的是那些与公众利益直接相关的档案,包括劳动就业、社会保障、教育医疗、婚姻生育等;有的说民生档案,顾名思义就是与人民群众利益密切相关的档案,是维护群众合法权益的原始凭证;民生档案是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案,包括劳动就业、社会保障、教育、医疗、食品安全、社会管理等民生领域中形成的档案。民生档案数量庞大,涉及范围宽广。其内容涵盖每个人生存在这个世界上的方方面面。我们已经做了和正在做的民生档案已经很多很多,但还有许多需要我们去吸纳归档管理的内容,这既是个繁杂的庞大的工程,又是需要我们去系统化、规范划和科学化管理的工作。

二、关于民生档案特点

有人说,民生档案具有重要的原始性、基础性、凭证性特征。其实,这种特征说是我们已经归类管理的所有档案都具备了的特征。我认为,民生档案除了具备上述特征外,还具备一个最显著的特征(特点)――个体性。这个个体性,就是他由一个人的档案资料分散归档组成。对一个人、一个家庭、或者一个家族起主要作用,与其他人的直接关联不大。因此民生档案就是由这些千千万万个只事关一个人、一个家庭、一个家族的个体资料形成的档案。民生档案具有个体性的特点,同时就有了其独特性。千人千面,有共同之处,又有他人无有之面。这个独特性,使得民生档案不能完全粗线条的去存,去分类的归档管理。

如何进行档案管理篇(5)

关键词:项目档案管理做法

建设项目管理在全国上上下下都得到了足够的重视,各单位建设项目管理部门历年来也积累了不少建设项目管理的先进经验,但对于建设项目管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变,各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作,只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。本文从一个项目档案管理者的角度,谈一下如何做好项目档案管理工作。

1 充分认识建设项目档案的重要性。根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外,项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用,项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。

2 如何做好建设项目档案管理工作。 各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计,工程建设项目档案同样是百年大计,有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始,主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作,制定明确的岗位责任,进行考核并与奖惩挂钩。 加强对建设项目档案工作的组织领导。成立建设项目档案工作领导小组,建立建设项目档案工作人员网络体系,明确每人的工作职责,加强考核,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。 定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理

3.人员参加项目档案工作会议,汇报项目档案工作进度,安排布署下步工作。加强建设项目档案管理制度建设。俗话说“没有规矩,难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多,所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化,仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此,加强和完善有关的制度建设,就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。坚持执行“四同步”制度。即:企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步,检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步,验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步,项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

项目建设单位档案部门及时介入。项目管理部门往往不懂档案管理,不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等,等到工程项目要竣工验收,提到项目档案验收了,才知道项目档案还有整理要求,安全保管有库房“八防”等验收内容,这时往往积累了很多工作需要处理,搞得很被动。因此,建议项目建设单位档案部门及时跟踪项目建设进度,及早介入对项目档案工作进行业务指导,并对有关人员进行档案业务培训。档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的法定内容,档案部门参加竣工验收,是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中,要把工作的重点放在档案初验阶段,各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题,要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上,要坚持高标准、严要求、不马虎迁就,以确保项目档案的质量。

4.项目档案整理工作前移。每个建设项目,特别是投资大、周期长的项目,往往参建单位众多,形成的文件材料多而杂,如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。建议项目建设单位在签订招标合同时就把项目档案的整理要求明确提出,每个参建单位形成的材料,由形成单位负责整理好,向建设单位项目管理部门或档案部门移交。

强化对重点档案的收集。项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录,包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。项目档案验收时抽点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,采取有力控制措施,明确要求各有关单位,及时收集项目建设有关文件材料。根据我们这些年项目档案验收的工作经验,一些重要的声像材料,如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带等也是收集的难点。另外,竣工图章的签署也是不容忽视的,在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的,没有经过任何改变,所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了,这里要强调的是,施工图可以作为竣工图保存,但必须要加盖并完备签署竣工图章,否则施工图就不能作为竣工图来保存。

如何进行档案管理篇(6)

关键词:档案管理人员 素质 对策

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2017)03(b)-0148-02

我国档案法明文规定,档案管理人员必须要具备专业知识,才能胜任档案管理工作,并且要在工作过程中严格地遵守纪律、忠于职守,这是我国法律对于档案管理人员的要求。然而随着我国信息化时代的发展,对于档案管理人员的工作有了更高的要求,对于其素质也有了更高的要求。因此该文对于提高事业单位档案管理人员素质的研究也就具有非常现实的意义。

1 档案工作人员应具备的素质

1.1 较高的政治素质

档案管理工作是一项政治性非常强的工作,因此档案管理人员必须要有较高的政治素质。其要清楚的知道,档案工作是一项服务性的工作,是档案和使用者之间的纽带,必须要有崇高的职业道德精神,才完成档案管理的工作。

1.2 大胆的创新精神

所谓的创新,就意味着档案管理的工作并不是一成不变的,在服务过程中还有更大的发展空间,需要提高,因此档案工作人员必须要有大胆的创新精神,才能做好档案管理的服务和管理工作。

1.3 严谨的工作作风

档案管理的工作也是一项保密性比较强的工作,因此在管理过程中,档案管理人员必须要持有严谨的工作作风,保证档案不被泄露及档案的完好无损。尤其是对事业单位这样服务于大众的组织,其每次的服务内容和任务都需要极度保密,因此就需要档案管理人员持有严谨的工作作风,做好档案管理的保管工作。

1.4 过硬的业务技能

档案管理看似非常简单的工作,其实其涉及到的范围特别广,管理人员不但需要掌握基本的知识,如建档、归档等,还需要掌握一些文秘、目录学以及计算机等相关知识,才能做好档案管理工作。另外,管理人员还是储备知识、传播信息的桥梁,如果不具备过硬的业务技能,很难保证档案管理的水平。

2 n案管理人员素质的现状

目前我国档案管理人员素质现状不容乐观,在文化程度、专业素质、思想观念以及业务能力方面都体现出参差不齐。如很多事业单位很多管理人员的文化程度都比较低,基本为大专及大专以下,而且还有很多档案管理人员的计算机水平有限,做的档案管理文档不但乱,而且还没有序,查找起来非常困难。同时很多档案管理人员的管理水平和思想观念比较落后,依然采用传统的方式对档案进行管理,使得档案管理的工作缺乏实效性。而且档案管理人员从未意识到自身的不足,没有意识到提高自己素质重要性,甚至也不认为档案管理的工作是一项非常重要的工作。因此随着信息化时代的发展,这些满足于自身现状的档案管理人员,在面对新知识的背景下,不知道如何进行操作。

3 提高事业单位档案管理人员素质

面对新时期事业单位对档案工作的需要,档案管理人员必须要提高自身的素质,才能胜任档案管理工作,为事业单位工作的开展打好基础。

3.1 爱岗敬业,培养良好的职业道德

在事业单位的档案管理中,爱岗敬业,培养良好的职业道德是档案管理人员必须要有的一项素质。身为事业单位的一员,就必须要热爱自己的本职工作,要忠于职守,为其他部门的档案需求,第一时间提供服务,给领导和其他部门的同事留下一个好的印象。因此事业单位的档案管理人员必须要意识到自己职业的道德标准和道德规范,来培养自己良好的职业道德。

3.2 依法治档,完善档案管理的规章制度建设

事业单位在提高其档案管理素质过程中,必须要完善档案管理的规章制度,以此来加强对管理人员各种行为的约束,使其能够更加好地完成档案管理的工作。完善档案管理的规章制度,才能让档案管理人员在实际的操作过程中,做到按照制度办事,做到有章可循。对于档案管理人员的一些错误性操作,或者一些不良行为,能够依法对其进行处罚,以保证档案管理的质量。

3.3 强化服务意识,提高服务水平

事业单位还需要强化其档案管理人员的服务意识,提高其服务水平,才能有效地保证档案管理工作的质量。档案管理人员在入职的第一天起就需要树立起工作就是服务的理念,意识到档案管理的服务特点。并且还要强化自己的服务意识,让自己做到主动服务,对于其他部门提出的档案需求,要第一时间进行查找,对于档案的归还,也要第一时间将其归档,以此来提高档案的管理水平。

3.4 加强业务学习,提高自身素质

对于一名优秀的档案管理人员来说,需要其具备极强的业务能力,因此事业单位可以定期对档案管理人员进行培训,培训其档案管理的专业知识和相关知识,以此来提高档案管理人员的业务水平。另外,档案管理人员还需要自主地进行学习,要意识到档案管理工作是一项非常重要的工作,只有自己业务能力提高了,才能更好地服务于领导和其他部门同事。同时事业单位还需要建立相关的运行机制,以学用结合、重视实效的方式,来落实档案管理工作,在提高档案管理人员业务的同时,提高其自身的素质。

3.5 利用现代化技术,规范档案管理

随着我国互联网技术的发展,各个行业都在积极地应用互联网技术来规范自己行业的工作内容,虽然现在很多事业单位也建设了现代化的档案管理系统,但是却没有得到有效的落实,因此必须要有效地利用现代化的技术,来规范档案的管理。首先,档案管理人员要熟练掌握计算机的各种操作,对档案进行收集、整理以及归档。其次,必须要不断地学习计算机知识,来优化档案的整理和归档。同时还要把档案的整理和归档做到简单、有序以及完整,才能配合事业单位工作的开展。

4 结语

综上所述,档案管理人员的素质在档案管理中占有非常重要的位置,尤其是对事业单位这样的组织,其档案管理人员的素质,不但影响着档案的管理质量,还影响着事业单位工作的开展,因此必须要提高其档案管理人员的素质。首先,要培养档案管理人员良好的职业道德,让其具备爱岗敬业的精神。其次,要依法治档,完善档案管理的规章制度建设,让档案管理的工作做到有章可循,并且还能有效地约束档案管理工作人员的行为。再次,还要强化档案管理人员的服务意识和业务能力,以此来提高档案管理人员自身的素质和服务水平。最后,还要有效利用现代化技术来规范档案的收集、整理以及归档等工作,以此来规范档案管理的工作,保证档案管理的质量。

参考文献

[1] 隋春雷,杜平.浅谈如何提高档案管理人员的素质[J].活力, 2010(12):246-247.

[2] 赵颖丽.浅谈如何提高档案管理人员的素质[J].西江月,2013(7):149.

如何进行档案管理篇(7)

关键词:档案管理;前端控制;本质;运用

随着当前知识经济和信息技术的高速发展和档案事业地位的逐步提高,越来越多的人将目光投向档案管理工作和其对应的学科―档案学,广大档案工作者们在进行档案管理理论研究和工作实践中,积极探讨和建立新的管理理论和体系,在这一背景下,前端控制理论由此被提出和应用。

1 前端控制从何而来,其含义是什么?

前端控制理论是由法国著名档案学者C・诺加雷提出的,在传统的档案管理模式下,文件和档案是“分而治之”、“分工又分家”的,这种模式表现为:各类文件的日常管理工作是由“上游”的文书管理部门进行管理, “下游”的档案部门对其进行管控则是在文件办理完归档手续成为档案之后才相继展开的,在这一模式影响下,档案管理部门接受各类文件十分被动,没有任何主动权,归档文件的质量(即真实性、完整性、有效性、可靠性等)如何保证就成为困扰档案管理部门的一大难题,源于此,档案管理部门需要重新审视和更加重视这一问题,并需要提前介入文件管理工作,也正基于此,作为当时法国国家档案馆总保管员的C・诺加雷就指出:档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机,甚至重新思考这种生命周期本身。

凡事预则立,不预则废。所谓前端控制,是指档案工作人员根据“文件生命周期理论”和“全程控制”理论,对于应归档文件进行的“提前介入”和“超前管理”,即是按照文件形成之前――文件形成――文件整理――文件归档――文件转化为档案――档案管理这一系列节点和整个过程进行统一规划和部署,把涉及文件管理和文件控制的各项功能提前“预埋”入文件管理和流转系统之中,在这个系统中一直对文件的流转进行各项管控,并将这个管理延伸至档案形成和维护阶段。

2 前端控制究竟是为了做什么?

前端控制的目的是如何保证文件归档后转化为档案后的各项特质(真实性、完整性、可靠性和有效性等),无疑,前端控制是保证档案管理质量和提高档案管理水平的重要工具。然而,前端控制究竟是要做什么,它的使命和精髓是什么,很多广大档案工作者对此是心存疑惑的。其实对于文件的“档案化”,或者说是“档案化管理”就是前端控制原则的本质,也就是说要充分保证确保文件的质量(即真实性、完整性、可靠性和长期有效性等档案特质),保证档案化管理在这些文件在归档成为档案前就开展。充分认识和理解前端控制的这个精髓,可以避免档案工作人员按照日常工作惯性解决各类问题,并全过程监控文件的生成和流转等各项环节和细节,使其每一件文件都具备成为档案的资格并能及时转入档案管理的阶段。由此可见,前端控制理论所提倡的“档案化”和“档案化管理”理念对文件和档案管理工作意义重大,影响深远。

3 笔者关于前端控制的几种应用方法推介

在经济环境的改变及“文档一体化”的发展趋势下,文件归档过程中出现诸多严重的问题和现象:例如文件归档不完整;文件归档不及时;文件归档质量不合格;缺乏文件整理标准和规范指引;混用文件格式;归档文件不完整等,凡此种种严重增加了档案管理的难度,一直成为档案工作者管理工作中的令人棘手的“拦路虎”。由此可见,前端控制的思想是档案学研究和档案事业发展到一定阶段的必然产物,它的应用必将对推进各项档案工作的开展产生重大的影响。因此,如何运用前端控制理论开展档案工作是摆在我们面前需要认真思考和着手解决的问题。

3.1 培养档案队伍,提升其职业操守和业务水平

“人”在各项工作中扮演着主角,影响前端控制的重要因素首先是“人”,也正基于此,档案工作人员需要具备良好的职业操守(即具备高度的工作责任感和严谨的工作作风)和专业水准的业务水平(即具备档案专业知识,精通文字处理能力);同时信息技术的发展日新月异,档案工作人员要紧跟节奏,及时适应现代信息技术对档案管理工作的影响力和推动力,在档案管理理论学习和研究的同时,还要重点加强对于信息技术、网络技术、办公自动化、文书处理等相关专业知识的学习,以更好地开展各项档案工作。

另一方面,诸多档案兼职人员因处于文件管理的“上游”,对各类文件管理业务以及文件处理事务中出现的问题了然于胸,因此档案工作人员要多组织对于兼职档案人员的业务培训,从文件的收集方式、整理规则、归档要求等各方面业务进行专门培训,藉以提升兼职人员的专业业务水平和技能,使文件管理工作科学管理,并能得到有效控制,为日后档案管理的各项工作打下坚实基础,做好保障服务工作,最终实现档案队伍不断进步和档案事业的长足发展。

3.2 尽快实施“走出去”战略,内部日常沟通“常态化”

以前端控制思想为指引,传统档案管理模式开始转变,档案工作提前至文件生成和生成之前的设计阶段,基于这一模式的转变,前端控制理论对各文件管理人员的职业素质和专业能力的要求更加严格,对于业务标准和业务培训的需求更加突出,档案管理人员要根据这种情况及时实施“走出去”战略,加强到文件生成和管理部门进行调研和业务指导的力度,对文件管理各节点进行相应的具体指导,提出标准性和规范性的要求,对调研和指导过程中发现的影响文件生成和管理的各项业务流程进行汇总分析,并及时完善和改进,协助加强文件管理的内部控制。

3.3 以基础制度建设为“抓手”,狠抓前端控制

前端控制的实施离不开标准化和规范化的指引和助推,专业、良好的制度规范是前端控制顺利开展的基础。以我司为例,为提升集团公文处理工作效率、推进公文处理标准化和可执行化,根据《党政机关公文格式》、《归档文件整理规则》等十余项国家和行业内规范性文件,同时与公司实际管理情况相结合,我司组织专业资深人士编制了《XX集团公文处理办法》。该《办法》中明确规定了公文分类、公文保密、公文格式,行文规则,收发流程、文件整理及归档要求,使前端控制有章可循,有法可依,保证了归档文件的各项质量要求,极大地提升了我司行政管理部门公文事务的办理效率和公文的保密安全,为文件归档后档案管理各项业务提供了极大的便捷条件。

在文档一体化和电子文件快速发展的今天,前端控制作为档案管理的重要抓手和“助推器”,其在档案体系建设中的指导意义更加深远,辅助作用更加明显,我们广大档案工作者在今后各项档案工作中,一定要充分认识和利用这个“犀利”的工具,在各行业中为档案事业做出更大、更多的贡献。

参考文献

[1]詹姆斯・罗兹著,孙钢译,何嘉荪校.档案和文件管理在国家信息系统中的作用――文件档案管理规划(RAMP)研究[C].浙江档案,1984,6:32

[2]冯惠玲.《档案学概论》[M]. 2nd, 北京:中国人民大学出版社, 2006

[3]邓绍兴,陈智等.《档案管理学》[M]. 2nd, 北京:中国人民大学出版社,1999