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科技档案管理的重要性精品(七篇)

时间:2023-06-01 15:29:06

科技档案管理的重要性

科技档案管理的重要性篇(1)

关键词:工程建设;水库;科技档案管理;信息化

水库科技档案是对从事水库建设期间所涉及的科技活动形成的资料和信息,其具有相当的保存价值的,同时也可以通过各种形式与载体类型来进行历史记录的保存,需要归纳保存在水利科技文件材料档案中。因为这类资料或数据对于水利事业的研究人员而言,具有非常重要的学术价值和指导作用,是非常宝贵的科学技术资源。同时,水库建设中的科技档案也成为了最具价值的第一手资料和信息,为科学研究发挥了重要的促进作用,受到科技工作者的广泛青睐。究其实质是因为水利研究的原始资料在某种程度上具有参考性、原创性以及对照作用,除此之外还能为当前水利科技进行创新与探索。因此,水利科技档案管理工作对科研事业的发展起着不可替代的作用。

1 水库档案管理的主要内容和重要性

(一)水库档案主要管理的内容

水库档案所涉及的内容和信息十分庞大,而且涵盖了巨大的范围,所以,其管理工作需要充分明晰之后再开展。首先,水库的档案管理工作相对于其他领域的档案管理有着性质上的差异,因为水库本身的建设初衷就是为了在建设过程中方便周围的群众转移居住地。因此,其中涵盖了大量的移民等信息档案内容,例如:民生资料、水库占地、居民地、农用地等丈量信息资料等等。其次就是水库档案资料还涵盖了水库周边区域的基本环节,例如:交通运输、水电管道、通讯光缆等等,同时部分项目还会存在相应的环境影响程度的评估勘测资料。最后,还包括了建设后的群众安置、土地补偿以及地质改造等水库档案的内容,因此,有必要对水库档案加强管理工作。

(二)水库档案管理的重要性

随着社会经济的不断进步,水利工程对于国家整体国力的提升具有明显的作用,也是近来国家关注的重点。随着国家在这方面投入的增加,过去在经济基础和科技基础上的制约得以被进一步打破,水利工程的质量标准也在不断的提升,安全隐患也在逐步消除。但是,国家对水利工程的建设要求却没有放松,不仅需要尽快完成对于水库的建设,还需要保障水库周边的工农建设,积极发挥社会服务效益。

水库档案的形式主要载体包括了文字、表格、声像、影响以及电子数据等等,能够整个水库的各项信息进行详尽的描述。在水库建设前,工程建设人员就需要对周围的地质、地形、地貌、交通、农业以及原住民等信息进行搜集,并记录所有的信息,保障施工方案能够得到高水平的设计。随着水库建设的完成,其周围的情况也发生了相应的变化,需要对变化后的水库周边进行统计,并记录水库工作的运行情况等。作为水库建设的信息和数据资源,其利用价值具有非常高的可用性,供将来的水库扩建、修缮以及其他建筑建设提供了重要的依据。同时,这种资料和信息也能够为其他水库的建设提供相应的参考,并有效提高了社会的经济效益。水库档案是一种工作检验的积累,对于技术具有相当的信息参考作用和客观性,其管理工作是不能忽视的工作。

2 强化水库档案管理工作的具体措施

水库科技档案的管理工作主要依照水库建设中所涉及的技术研究、勘测、设计以及其他观测数据所展开的,同时这类数据具有来源范围广、种类但多、管理工作繁复等特点。只有加强水利科技档案的管理和利用,才能保证水利科技档案的系统性和完整性,才能更好地发挥水利科技档案在水利建设过程中的作用。

(一)强化并完善各项管理制度的建设工作

制度作为各项工作开展的依据,具有非常重要的作用。因此,需要对各项制度的管理工作进行强化,并对内部的管理激励机制进行建设,确保具体人员的积极性可以被充分的调动起来。然后,将档案管理工作进行细分,并在各个不断的阶段来完成,让权责逐渐落实到管辖领导的绩效考核中,要求相关人员对任务进行认真的完成。这样一来,才能将真正的管理工作细化到档案管理的各个职位和人员,将管理工作贯穿整个建设周期,直到档案资料管理通过验收全过程。

(二)强化档案管理人员的素质水平

人员作为影响工作质效水平的重要因素,对于具体工作的开展具有重要的影响。因此,档案管理人员的选择上需要引起更多的关注。首先需要本着以人为本的原则来选取高素质技能的档案管理团队,并在定期内选取合适的人员进行理论学习和实践练习。最终,要不断提升其在技术、管理、业务以及其他方面的能力水平。同时,在管理资质上还需要进行密度的管理,对准入资格证进行严格的审查,开展相应的工程档案工作的业务交流会,配备相应的文件和资料进行讲解和培训。

(三)加快档案管理信息化建设

目前,全社会都在积极的推进信息化进程,不断让社会的网络技术应用到具体的工作当中,发挥更大的生产力促进作用。因此,水利档案的管理也需要不断推动计算机管理模式的转变,确立以电子档案为主的档案管理模式。目前,水利工作已经在诸多方面得到了应用,例如:文字、数据表格、设计图形、图片以及影像等资源已经采用电子数据的模式,不仅清减数据存放所需的空间,同时也在修改和查阅上具有更多的优势。这样一来,人力、时间以及物资等资源都得到了节约。档案进行电子信息化管理,可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化,便于档案信息的接收、传递、存储和查询,提高工作效率,实现资源共享,提高档案管理的科学性、规范性。

3 结束语

水旃こ探ㄉ枭婕暗浇隙嗝爬喾倍嗟南钅浚具有内容繁杂、阶段性强以及周期性长等方面的特点。因此,整个建设过程中的资料档案管理工作也具有较大的困难,但是档案作为项目建设的重要依据,具有非常深远的影响和作用,关系到工程项目建设和周边城镇化进程推进等等。目前,负责水库建设的科技档案管理部门需要进一步强化运用信息化手段,提高科技档案管理的意识,提升管理人员的业务素质,规范管理制度,积极做好开发利用工作,逐步实现档案管理现代化。

参考文献

[1]黄丽.水库档案管理重要性之我见[J].经营管理者,2014,24:261.

[2]方兰平.加强水利科技档案管理工作的重要性[J].治淮,2012,07:43-44.

[3]刘晓焱.水库档案管理重要性之我见[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2015,11:48.

科技档案管理的重要性篇(2)

关键词:医院;科技档案;管理

中图分类号: C93 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)30-0209-02

医疗科技档案管理工作是医院科研活动的基础和真实记载,是提高医疗科研质量、促进医疗科研进步,为医院现代化建设服务的重要保证。目前,医院档案工作已打破了文书档案、科技档案等各门类档案分开管理的模式,向着适合于医院整体宏观管理、综合管理的方向发展,从原来行政档案管理的单一模式转变为主要以科技成果档案、科技课题档案管理综合的模式,这一管理模式提高了课题的中标率,促进了医院科技成果的获得及转化,为医院的现代化发展起到了重要作用。本文就医院医疗科技档案的管理进行思考和探讨。

一、转变观念,重视科技档案管理在医院科研教学工作中的作用

1.医疗科技档案管理工作的认识要统一。医院要做好医疗科技档案管理工作,关键是要统一思想,统一观念,统一认识,加强领导,互相协作,克服科技档案管理工作中的落后思想和传统观念,使各级领导、科技管理部门和科技人员真正认识到科技档案管理工作对保证和促进医院科技工作所起到的重要作用;要充分认识到医院科技档案的作用是多方面的。如何合理利用科技档案信息并最大限度地发挥它在科研管理中的作用,对提高医疗质量和科研水平都将产生重要的影响。由于科技档案真实地记录、储存着各项科研课题的立项申报书、科技成果签订证书、计划任务书,技术总结报告、合同书、课题项目评审意见书、评审报告、实验记录、经费使用、性能检测报告以及标准等有关学术活动的全部过程,因此,成为科研成果鉴定和申报乃至科研成果推广应用的重要依据。档案人员要针对医学研究和科研人员的需要,设置不同专题,筛选、编辑医务人员的科研成果、医学论文及资料,介绍新技术、新方法、新项目和医疗业务发展动向,为医务人员科研活动提供指导。近年来,各级医院特别是各大中型医院在“科研兴医,科教兴院”战略方针的指导下,充分利用科技档案,将科研计划管理与科研计划档案管理相结合,严把科技档案的质量关,使之在科研成果的鉴定申报以及科研成果的推广利用过程中发挥了重要作用。

2.医疗科技档案工作的理念要创新。档案工作的创新是指档案管理体制、档案工作运行机制、档案管理与利用活动等方面的制度创新。因此,医院科技档案工作的理念要创新,观念要改变,要较好的运用现代信息技术和科学的管理模式,顺应当前时代的发展需要。尤其是《中华人民共和国档案法》颁布和实施以来,科技档案工作正向法制化、规范化、标准化管理方向迈进,这就要求我们医疗科技档案工作也要坚持与时俱进,走改革与创新之路,要把提高创新能力、创新观念真正落实到医疗科技档案实际工作中,做好平时科技材料的收集、整理、归档工作,做到常做常新。同时要把医疗科技档案工作当做一门学问,研究它、认识它、探讨它,以寻找其科学规律,改变以往传统落后的工作方法,使医疗科技档案工作的重点从每年立卷归档多少、利用服务多少转变为医院前沿科学发展需要和档案信息资源的充分开发和利用,以科学的精神和求实的态度拓宽科技档案管理工作的领域,以求医疗科技档案工作获得实际效益和最高利用价值,探索一条医疗科技档案管理工作的新路子,从而推动医疗科技档案管理工作不断向前发展。

3.医疗科技档案工作的方法要与时俱进。医院档案工作的许多传统做法和管理方法在不同时期的档案工作中起到了积极作用,但传统的做法已不能适应医院当前医疗体制改革的需要,由于过去观念和管理方法的落后,必须对档案工作进行大胆的创新和改进。就医疗科技档案工作而言,人们对其医疗科技成果档案的价值和认识还不到位,管理体制和管理队伍还有待健全和完善,从某种意义上说医疗科技成果档案仍然是目前医疗科技档案工作中需要加强和特别要重视的环节。随着医疗卫生事业的不断发展和进步,医疗科技成果数量和质量逐年攀升,对科技档案的要求越来越高,涉及的面也越来越广,科技档案也越来越表现其较强的专业性和广泛的群众性。针对医院档案工作人员对业务部门的科技活动情况不熟悉的状况,医院的综合档案管理部门应以医疗科研管理部门为核心,互相协助,互相配合,分级管理,制定适合于医疗科技档案统一管理的范围和标准,尤其是医院的科技档案工作方法要更新,要与时俱进,充分发挥业务部门和医疗科技人员的积极性,以克服医院原有档案室科技档案材料不足、业务不熟的缺陷。通过实践,探索在信息时代市场经济不断发展的新形势下医疗科技档案工作的新方法、新规律,开创医疗科技档案工作的新局面。

二、医疗科技档案管理工作存在的问题及原因

1.医疗科技档案收集不齐全的原因之一是多数医疗科研人员在科研过程中,重视科学研究实践活动,重视科技成果的与获奖,轻视科技档案资料的平时积累工作,认为这是档案部门的事,与己无关。

2.医疗科技人员缺乏档案意识,以一种错误的观点认为,自己在科研活动中形成的材料不一定要归档,归到档案室不如放在自己身边使用起来方便,于是以关键技术资料保密为借口,在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

3.医疗科技档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证,不能做到上、下集中统一管理。医院档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度,在科技档案归档管理工作方面缺乏行之有效的制约手段,致使医疗科技归档管理工作处于失控状态。

4.医疗科技档案还存在纸质材料多、电子档案少、档案室设备简陋等问题,不能有效地开发和利用医疗科技档案材料,已完成的科技成果、科技项目材料没有随时归档,即使是代表医院科技实力的重点、重大科技项目和部分获奖成果材料也因科研人员的种种原因不能及时归档或缺失;有些科技项目结题后,没有提供完整的项目研发过程中产生的全部技术材料。由于以上原因,医疗科技档案中出现了四多四少现象,即一般性技术材料多,关键性技术材料少;鉴定、审批性材料多,工艺技术性材料少;文字材料多,光盘、磁盘、图表、照片、录像少;复印件多,原件少。这些问题严重影响了医疗科技档案的收集、整理工作,制约了医疗科技档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、加强医疗科技档案管理工作的几点思考

1.建立科学管理制度,理顺医疗科技档案归档程序。科技档案是科技课题科技成果研究的全过程的反映,但又不仅仅局限于某一项科技课题、某一项成果,它是课题及成果之间、学科之间的综合反映,因而就形成了科技档案的四个特点:专业性、系统性、集体性和阶段性。为了规范科技档案管理工作,就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。由于一项科技课题完成的时间长(有的项目往往需要几年),涉及的范围广,参加的人员多(集体完成),档案内容复杂,造成了科技档案材料形成的周期长,积累材料需跨年度进行,加之课题的进展,其形成的档案材料就会发生变化,档案材料也就难以产生连续性,易造成割裂现象。另外,申报科技成果奖有时受到科技申报制度的制约,必须由科技管理部门出具有关证明方能申报,但也有许多已结题而不报奖和暂缓报奖的成果项目就不受制度条款的约束,从而也有可能造成大量科技档案材料零散在外。为此,必须把科技档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来,走实现科技工作与科技建档工作两者协调发展的道路,建立合理的归档程序,掌握科技档案管理工作的规律,保证医疗科技档案的准确、完整、系统,最终使医疗科技档案工作走上科学化、规范化的轨道,达到提高科技档案归档的质量和效率。因此,医疗科技档案应实行集中统一管理,可根据《科学技术研究档案管理暂行规定》,结合本单位实际,制定和完善科技档案积累和科技归档的各科规章制度,理顺医院档案部门、科技管理部门、科技档案形成部门之间的工作关系,共同形成一个相互联系、相互制约、相互渗透的联合体。

2.加强重点、重大科技项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所医院的科技能力和对医院医药卫生事业的突出影响力,重点、重大科技项目的研究时间较长,往往有一些阶段性成果,每一阶段中肯定有技术进步和新的成果,这些档案材料既是医院历史的见证,又是新技术、新创新的基础,因此对重点、重大科技项目应从立项起立卷归档,然后将每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补充到科技档案中去,以免遗漏,这对项目研究人员和医院档案管理部门都有重大意义。

3.提高医疗科研人员的科技档案归档意识。科研人员是科技档案形成的主体,科研人员档案意识的提高,将会使医疗科技档案的管理走上规范化、科学化的良性循环的轨道,将会使医疗科技档案管理工作迈上一个新的台阶。

科技档案管理的重要性篇(3)

关键词:科技档案;现代化管理;信息化;路径

随着现代化的高速发展,科技的应用已经普遍到社会的各个层面,人们越来越意识到科学技术是第一生产力的重要性。特别是在社会主义市场经济的体制下,科技已经成为一种软实力,影响着国民经济的发展,同时也对科技档案的管理工作提出了新的要求。科技档案的管理能够为科技的发展产生重大影响,推动科技的进步与创新,这就要求我们要更多地研究科技档案的管理工作和技术,从而促进科技发展和档案管理工作的现代化。

1 科技档案现代化管理的涵义

科技档案的现代化管理是当前社会经济发展的必经阶段,更是必要阶段。下面我们来简单介绍下相关的几个概念。首先什么是科技档案?科技档案就是科学技术档案,指自然学在研究生产技术等基本建设活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像带等科技性的文件材料,是生产、技术、科研管理的重要组成部分,在国家的建设中起着重要的作用,特别是其中的科研档案与工程设计档案,是国家科学技术发展方向与实践活动的痕迹记录,是生产力的重要方面。档案管理现代化是国家建设和档案工作发展的需要,是我国档案工作者和广大利用者的共同理想,是历史发展的必然趋势。[1]

那么,什么样的管理是现代化的科技档案管理呢?这包括几个重要的方面,第一,现代化的科技档案管理必须是科学化的,即有科学的管理理念、技术等。在科学的思想指导下才能进行科学性的管理实践,也只有在科学化的技术下,才能实现与市场接轨,与社会接轨。第二是要有科技档案的基础工作,也就是说用现代化的管理手段对档案进行收集、整理、统计、编研等工作,提高工作的质量和效率。其次是要有高素质的现代化的人才队伍,人才是实现现代化科技档案管理的基础,通过专业化的知识和技术,在良好政治和道德素质的引导下才能更好完成档案管理工作。最后是要有先进的现代设备来支撑实践工作。现代化包括网络化、信息化、数字化,这些都需要计算机等先进设备的支撑。总之,科技档案的现代化管理是当前时代所需,发展需要。科技档案的保管与利用也可作为科学技术研究的依据,是推动科技发展的手段。同时,科技档案的管理能够实现信息的有效传递,是进行技术历时性或者共时流的工具,其重要性可见一斑。

2 科技档案管理的现状分析

当前科技档案管理工作存在着很多的问题,针对这些问题进行分析有助于更好地提出针对性的建议,依据现状我们可从以下几个方面进行概括分析。首先,部分工作人员对科技档案的重视度不够。科技档案是知识储备的手段,虽然不能够直接产生经济效益却也是具有潜在价值的,对其忽视不利于现代化技术的发展。第二,缺乏系统性的制度保障档案管理工作的有效实施。有严格的制度和标准才能有助于档案的统计和整体等基础工作的有效实施。第三科技档案的编制工作效率很低、档案的质量也不高。由于没有与现代化方式相联系,科技档案的制度、统计及索引等工作由人工手工形成,耗费了太多的精力和时间。此外,质量也不高,由于缺乏先进的设备、技术等,造成保存内容较少,信息也是不够完整的,降低了其系统性和真实性,难以进行重复性地加工利用,更不利于新科技的产生和发展。

3 实现科技档案管理现代化的路径

通过对现状的分析,我们揭示出了当前科技档案管理存在的诸多问题,也看到了问题的根源,即制度、技术、思想等的影响,针对这些问题探索出实现科技档案现代化管理的路径是很有必要的。

3.1 提高科技档案管理人员素质,做到思想的现代化

思想是人们的一种意识,正确的思想对人们的实践工作具有重大的指导推动作用。要想实现科技档案的现代化管理就要首先提高相关工作人员的素质,使之能够有现代化的思想和管理理念。具体来讲,一是要加强对工作人员的学习培训,提升其理论知识及思想觉悟,要求他们扩展自己的视野,认知现代化思想的重要性以及提升自身能力的必要性。二是通过自身主动学习,结合理论思想进行实践工作,在实践中注重结合现代管理技术和手段,通过数字化和信息化的方式进行档案的收集和保存等管理能力。最后,鼓励创新,以现代管理理念大胆探索,做到与时俱进。

3.2 完善科技档案管理的相关制度,做到制度系统化

科技档案管理要想实现现代化就要求其系统化、标准化,这就要求完善科技档案管理的相关制度,做到制度的系统化。首先,要对人员的专业培训、工作作息等实行制度化的管理,这是保证正常工作的基础和前提。其次要逐步完善科技档案的保管制度,规定对科研材料等的分类管理,根据不同时间或者价值进行不同方式的保存,并能够利用数字化设备进行统一整合。第三要健全科技档案的整理和借阅等制度,对档案的整理要有统一的标准,规范统一整理的方式,同时在对档案的借阅环节中要履行审批查阅的手续,进行备案记录,方便归还检查等。总之,只有制度系统化才能保障工作的正常有效运行,才能不出现疏漏。

3.3 完善科技档案管理的配套设备,做到设备科技化

先进的设备是实现科技档案现代化管理的必要条件,相关部门要结合部门的实际需要进行不同层次的设备配置,先进的技术设备是一种生产力,能够推动整个部门的发展。完善科技档案设备管理的配套设备,做到设备的科技化,首先要实现网络化的工作方式,采用计算机等设备建立数据库,实现档案资源的共享,同时加强英特网等的配置,建立网上数字化的管理。其次,运用电子档案,开发先进储存软件,不断推进档案管理的技术性和专业性。

3.4 重视科技档案管理的技术研究,做到研究科学化

现代化是日新月异的发展着的,稍不留心可能就会与市场、与社会产生错位,这就要求档案工作者重视科技档案管理的技术研究工作,做到研究的科学化、深入性和创新性。一方面要求积极鼓励、投入资金进行技术的开发,加大理论的探索和具体方案的实践操作,可针对问题进行共同协商、相互合作共同开发新技术、新设备。另一方面,更要学会借鉴别人优势和技术进行自身改造,进行区域、行业间的联合,实现规模性的研究开发基地,降低成本,注重研究的科学性。

参考文献

科技档案管理的重要性篇(4)

一、当前我国科技档案管理工作存在的不足

1.科技档案的收集与整合较为困难

科技档案作为科学研究和生产活动的凭证,具有重要的价值和作用,然而当前科技档案的收集和整合工作很难开展。在现实的生产和实践中,形成科技档案的文件材料经常是分散的,而且这些文件材料常常掌握在科研工作者个人手中,不能完全保证统一、按时移交,有时由于科研工作者个人工作性质的原因,所移交的文件材料中复制件占有相当大的比例,这既使得科技档案作为凭证的作用大大降低,也间接影响了科技档案的建档工作。例如,在工程勘察和工程测量中,随着工程的一步步推进,常常会接连产生大量的图纸、图表、照片等勘察和测量材料,这些材料真实记载了工程勘察和工程测量的实际状况,具有重要的查考和利用价值。但在实际工作中,由于绝大多数科研工作者本身并不具备专业的档案学知识,加之实际工作环境和工作条件的限制,不能将这些工作中产生的文件材料加以有效保管,导致这些具有重要保管价值的文件材料很难完整、系统地收集整合起来。而科技档案收集的不完整又会降低科技档案的利用价值,在一定程度上影响今后科研工作的查考和利用,对科研工作产生一些负面的作用。[1]

2.科技档案收集的种类和范围较为狭窄

科技档案是在科学研究和生产建设中直接形成的、保存备查的信息记录,其所具有的类型多种多样,所覆盖的领域也较为宽泛。在实际工作中,由于生产活动所处的行业或部门不同,会形成不同种类的科技档案,包括水文、气象、天文、地质等一系列测量和勘探活动形成的文件材料以及有关工程和产品的设计、建筑施工活动、产品的生产和制造等多种类型的档案。理论上,这些科技档案都应被完整、系统地收集并保管,而目前在具体的实践中,我们对于科技档案的收集更多地偏重于工业生产技术档案、建设项目档案以及部分设备档案,而对于其他方面的本应按照科技档案进行收集归档的文件材料并没有加以足够的重视,档案收集的覆盖面较为狭窄,收集工作不尽如人意。

3.科技档案的管理缺乏统一的规范

当前,绝大多数企业或单位并没有形成相应的科技档案管理规范,并没有一套标准的管理规范作为参考。而一些规模较大的企业和在科技档案管理工作领域较为成熟的科研单位虽然制定了一些针对本单位所形成的科技档案的管理规范,但是这些规范大都是各个单位根据本单位的实际工作情况制定的,不同单位的管理规范差异较大,随意性较强,一般只能适应本单位自身的状况,并没有统领本行业乃至整个科技档案界的能力。现阶段,我国有关科技档案管理方面的条例只是单纯地对科技档案进行了界定,并没有具体地提出科技档案的管理规范,更没有针对其收集、保管、鉴定、利用提出具体的措施,这就造成了在科技档案管理范畴内并没有一套完整、系统的能够统领科技档案管理工作的管理规范,这不利于科技档案管理工作的进一步发展。

4.科技档案的数字化工作滞后

在信息化、网络化时代,科技档案的管理也应跟随时代的潮流,在建档以及后续的管理过程中,充分利用信息网络技术,提高科技档案的管理水平。但目前,科技档案的信息化过程较为缓慢,数字化工作滞后,生产工作以及科学研究中产生的大量的纸质档案没有能够有效地数字化,科技档案的数字化工作也没有形成长期有效的管理体系。此外,在实际工作中,对于科技档案数字化之前的鉴定工作以及科技档案信息资源数据库的建设工作也尚不完善,仍然处于不成熟的阶段。以吉林省为例,据相关调查显示该省仅有不足4%的立档单位其科技档案能够完全实现数字化,只有25%的立档单位科技档案数字化程度超过了50%,也就是说,仅有不足30%的立档单位其科技档案的数字化程度超过了50%,还有约15%的立档单位根本没有对科技档案进行数字化,这充分说明了吉林省的科技档案数字化比例偏低,科技档案的数字化工作进展缓慢。

二、当前我国科技档案管理工作存在不足的原因分析

1.科技档案管理工作的相关法律法规尚不完善

系统健全的法律法规是科技档案管理工作顺利进行的有效保证。而现阶段,有关科技档案管理工作的法律法规建设仍不完善,这使得当前的科技档案管理工作没有一个相对规范的标准,也造成了当前科技档案的各项管理漏洞较多。具体来说,首先,目前有关科技档案管理的规范大都为政策性、纲领性的规范,并且这些规范执行效果差,没有形成强制性的管理程序。其次,当前有关科技档案的归档制度和科技档案收集工作的机制不健全,档案管理部门对于收集科技文件材料的时间没有统一的规定,对于科技档案的收集情况缺少监督,造成科技档案难以按照档案系统一体化的要求及时、准确、齐全地收集,且没有对科技档案的收集工作引进绩效考核制度。此外,在实际工作中,很少有单位能够将科技档案工作纳入到本单位实际的管理体系之中,这也是造成当前科技档案管理工作混乱,科技档案资料保管各自为政现象严重,未能真正按照《档案法》的规定进行集中统一管理的原因所在。

2.企事业单位及员工的社会档案意识仍然不足

企业或单位是科技档案的拥有者和形成地,单位的相关工作人员是科技档案形成过程中的实际操作者,因此企业及其员工的档案意识和对科技档案的重视程度都会对科技档案的后续工作产生直接且至关重要的影响。在当前的市场经济环境下,企业在决定进行某项活动之前都会考虑收益,也就是企业将该项活动是否有利润、是否值得进行当作了决策的首要因素。而科技档案的收集与管理恰恰是最难以直接看到经济收益的,科技档案只有在为相关的科研及生产活动提供参考和帮助时才会产生效益。也正是因为如此,造成了很多单位和企业对科技档案管理的重视程度严重不足。此外,由于观念上的偏差,一些单位对于科技档案的管理流于形式、管理粗放、浮于表面,没有深入地思考和挖掘科技档案的潜在价值,这也严重阻碍了科技档案管理工作的进步。[2]3.对于科技档案管理工作的投入仍然偏少人力、物力、财力的支持是科技档案管理工作得以有序开展的重要保障,因此,在科技档案收集、保管及后续开发利用过程中,就需要一定的经济支持来保证这个过程能够有质量、有条理地进行。这在现代互联网社会的环境下更是如此,科技档案的信息化和网络化管理需要持续的、稳定的投入才能进行下去。而当前,对于科技档案管理投入的匮乏成为了制约科技档案管理工作以及后续开发利用的瓶颈。仍以吉林省为例,根据每年对科技档案管理投入经费的统计显示,每年对于科技档案管理投入经费超过100万元以上的单位所占的比例仅为8%,而投入少于10万元的单位比例则高达76%,这足以客观地反映出当前对于科技档案管理的投入仍然十分不足。并且,对于科技档案管理的投入过少会导致一系列的“不良反应”,经济投入少,在科技档案信息化管理的过程中所需要的硬件设施就难以满足,同时在软件方面也难以开发出高质量的、适合科技档案的管理系统,极易使得科技档案管理在硬件配置和软件开发这两方面都陷入难以为继的地步。此外,过少的经济投入使得在科技档案管理中难以招聘到技术水平较高的综合性人才,也难以对档案管理人员进行专业化培训,不利于推动科技档案管理水平的提高。

三、提升我国科技档案管理水平的对策与建议

1.完善科技档案管理工作的相关法律法规

完善科技档案管理工作的相关法律法规既是规范、科学地管理科技档案的基础,也是进一步完善我国档案法制体系的必然要求。当前,我们应从以下几个方面着手:第一,要保证科技档案管理工作相关法律法规制定的协调性,法律法规的制定要以当前各单位科技档案管理工作的实际状况为基础,与当前的工作形势相适应,还要与诸如《科学技术进步法》等其他有关科学技术方面的法律相协调;第二,要保证科技档案管理工作相关法律法规制定的针对性和具体性,在制定法律法规时,要在坚持《宪法》和《档案法》的基础上,根据科技档案管理工作的实际情况,有针对性、分层次地制定具体的科技档案管理的法律法规,使科技档案的管理工作有具体的规范可依;第三,要保持科技档案管理工作相关法律法规的开拓性,在制定相关法律法规的过程中,我们还应具有一定的预见性和开拓性,要以当前科技档案管理工作为基础,充分考虑科技档案管理工作的发展规律。

2.提高社会档案意识,加大对科技档案管理工作的投入

提高社会档案意识,首先要增强科研工作者及相关人员的档案意识,科研工作者作为直接参与形成并整理相关科研资料的人员,应当对科技档案知识有一个比较详细的了解,从而能够从科技资料的形式和内容上确保其符合科技档案接收和整理的规范。同时,还要引导科研工作者在工作实践中体会科技档案的价值,这样有助于科研工作者加深对科技档案的重视程度,从而有助于提升科技档案的内在质量。加大对科技档案管理工作的投入,要求各个单位要从管理上重视科技档案工作,要结合本单位实际情况,增加对科技档案管理工作的人、财、物的配置,推动科技档案向现代化管理方式转变。[3]

3.改进科技档案的管理方式,实行前端控制

改进科技档案的管理方式主要是指根据科技档案专业性的特点进行收集和建档工作。科技档案的专业性体现在其产生于特定的领域,是这一领域内科研生产活动的产物,这就要求我们在进行科技档案的收集时要根据科技档案的专业性来收集,以此更好地将科技档案的信息完整、系统地体现出来。对科技档案实行前端控制,是指通过制定科研工作计划,了解科研工作的各个阶段,整体把握科研项目的工作进程,掌握科技档案的形成规律,从而在科技档案形成的过程中,做好科技档案收集工作的规划,以期提高科技档案收集工作的质量。

4.建设高水平的科技档案管理队伍

高水平的科技档案管理队伍是科技档案管理工作得以有序运行的重要保障,在人才队伍的建设中,应当注意以人为本,尊重人才,发挥人才的比较优势,打造一支高水平的档案管理队伍。具体来说,应做到以下几点:第一,要为科技档案工作队伍注入新鲜血液,大力引进具备科技档案管理专业知识的人才;第二,要加强对相关人员的业务培训,培养专业能力,提高其科技档案管理的技术水平;第三,要对相关人员进行职业素养教育,要使其从内心接受档案管理这份工作,将自身的热情投入到科技档案管理工作中来,为档案事业添砖加瓦,作出贡献。此外,还要进一步完善人才激励机制,将绩效考核等先进的管理制度运用于对科技档案管理人员的考核中,激发其工作的主动性和积极性,以此推动科技档案管理工作的进一步发展。

四、结束语

科技档案作为一种重要的信息资源,其价值和意义非同一般。随着科学技术的迅猛发展以及信息网络技术的深层次推广,对于科技档案管理工作的关注和研究也会更加深入。当前,我国在科技档案管理工作这一领域已经取得了一定的进步,但我们仍需清楚地看到,我国对于科技档案的管理工作还不是十分成熟,依然存在一些不足和问题。科技档案管理工作的提高并不是一蹴而就的,只有进一步加强研究和实践,才能在理论和技术上取得突破,才能推动科技档案管理工作不断走向完善。

作者:毛业博 单位:黑龙江大学信息管理学院

参考文献:

[1]张卫东,张帅,刘梦莹.科技档案资源集成化服务研究[J].档案学通讯,2012(6)

科技档案管理的重要性篇(5)

21世纪,是信息技术和知识经济发展的时代,对科技档案的管理工作提出了更高的要求,并深刻影响着档案管理现代化进程。科技档案是组织科研成果的重要载体,是实现信息传递、进行技术交流的工具,加强科技档案现代化管理工作至关重要。近年来,科技档案的现代化管理取得了一定进展,但档案管理方法和手段等与世界先进水平相比,还存在一定差距,因此档案工作者应综合运用现代化技术手段及管理方法,不断促进科技档案管理质量和效率的提升,提高档案管理现代化水平。

1 科技档案现代化管理的必要性和重要性

科技档案,是科技人员在科学技术研究和生产过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,其具有很高的科研价值,是科学技术转化为生产力的重要形式和手段,在科研、生产、企业科学管理中发挥着重要作用,因此促进科技档案的现代化管理势在必行。首先,实现科技档案现代化管理是我国现代化建设的必然要求,合理开发和利用科技档案,有利于经济效益和社会效益的提高。其次,档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势。随着档案事业的不断发展,科技档案的种类和数量剧增,这就对其保管和利用工作提出了更高的要求,而传统档案管理方法和手段不能适应新形势下的发展需要。同时计算机技术、大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展,为科技档案现代化管理提供了必要的技术支持。所以,档案管理的现代化是国家建设和社会发展、档案工作进一步提升的需要。

2 科技档案管理工作存在的主要问题

科技档案是科技信息的载体,需广大科技档案工作者不断地去挖掘与探索。然而,当前部分档案工作者未从实质上认识到科技档案管理的意义,对其现代化管理缺乏重视,无法与计算机技术、信息技术、网络技术等有效融合,科技档案现代化管理未得到有效实施。总结而言,科技档案管理工作主要存在以下问题:(1)科技档案的开发利用程度不够。在档案管理过程中,重藏轻用,缺乏对科技档案信息的多角度和多层次开发和挖掘,档案服务处于被动状态,缺乏对档案利用效益的反馈机制建设。(2)科技档案有较高的技术保密性,但由于缺乏完善的科技档案安全管理制度,科技档案信息秘密性认定的范围不科学,对科技档案的保护力度不够。(3)档案的基础工作存在不足。如收集、鉴定、整理档案工作过于粗糙,档案材料在页码编号、档案排序及材料分类、入库等环节上存在漏洞,科技档案归档材料不完整,立卷工作的不规范等,科技档案信息资源的研究和编纂的开展工作不科学。(4)缺乏先进技术和设备、专业人员及相关的制度及管理体系,对档案数字化管理模式等工作较少涉及,造成科技档案管理和利用效率偏低等问题。因此,科技档案的现代化管理已成为大势所趋。

3 科技档案现代化管理的实施途径

3.1 提高科技档案现代化管理意识,健全档案管理各项规章制度

实现现代化科技档案管理的关键在于提高科技档案工作者的现代化管理意识,档案工作者应正确认识科技档案的重要作用,彻底转变传统的不适应时展的工作观念,打破传统的被动服务格局,变分散式为集中式管理,变传统式为现代式管理。同时增强创新意识,积极开发科技档案信息资源,开创档案工作新局面。为使我国科技档案现代化管理有章可循,有法可依,应坚持以《档案法》为核心,不断完善科技档案管理制度,制定更为具体、具有可操作性的规章制度,从科技档案的形成、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每个环节都应有具体明确的规定。如健全科技档案接收保管制度、科技档案整理制度、科技档案借阅制度、科技档案鉴定销毁制,促进档案管理的标准化。

3.2 与时俱进,加快科技档案信息化管理进程

科技档案管理的信息化建设是必然趋势,是新时期档案管理现代化的核心内容。科技档案管理者应运用现代信息技术,对科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务,以信息化建设推动科技档案管理工作。首先,实现纸质、录音、录像、照片或其他类型载体科技档案的数字化工作,推进科技档案数据库建设;其次,加强档案基础平台建设,建立档案管理和使用的专业网站,实现档案系统内部的连接与外网的连接,促进档案信息传输的网络化和资源的共享化,促进科技档案管理模式的变革。

3.3 加强科技档案编研工作,重视科技档案的开发和利用

收集、归档、整编、保存是科技档案管理的基础性工作。科技档案的管理应注重夯实基础,完善科技档案材料的收集、整理、归档、立卷、鉴定和保管等工作流程,采用科学规范的标准,为其开发利用提供保障。为促进科技档案的开发和利用,应促进科技档案的编研工作,对科技档案信息进行深加工,合理排列、组合、摘编、汇集科技档案材料,对价值大、利用范围广的档案资料可做专题著述,在这一过程中,档案管理部门工作人员应加强协作,发挥团队优势,以满足用户的不同需求。不同档案管理部门科技档案的构成结构、资料信息量及质量各不相同,因此经加强合作和交流,形成横向合作交流机制,以实现资源共享。

3.4 注重人才培养,提高科技档案管理人员整体素质

科技档案管理的重要性篇(6)

关键词:科技档案;管理模式;创新

在21世纪,人类的经济活动已经步入了知识经济的时代,知识经济已经成为不可逆转的主流。新经济体制的出现,必然会引起各个方面的改革,其中档案管理模式的改革也是其中的一个方面。档案是记载一个机构的主要文件与内容,而档案管理效果会关系着整个机构的发展。如今传统的档案管理模式已经无法适应这个时代的经济发展的需要,必须要对其进行改革与创新,使之适应经济发展的需求。

1科技档案管理模式创新的重要性

在一个单位中,档案管理制度是衡量其业绩和管理水平的一个重要标准。在单位的发展中,科技档案发挥着非常大的作用,不仅可以为研究单位的业绩与发展提供可靠的第一手资料,还可以为单位制定发展方向与计划提供信息资源。除此之外,一个与时俱进的科学档案管理制度还有利于促进单位的经济发展,提高该单位在市场中的竞争力。因此在我国经济全面发展的形势下,必须要做好档案管理工作,要与时俱进不断地对科技档案管理制度进行创新与改革,要不断地对新的科技档案管理制度进行尝试,才能找到适合单位发展的档案管理制度。

2 实现科技档案管理模式创新的对策

2.1把科技档案管理纳入总体发展规划

科技档案不仅是单位进行科研生产活动的结晶,还可以反作用于单位的科研生产活动,为单位的科研活动提供有用的信息资源。科学档案不仅是单位重要的无形资产,其本身的发展潜力也是非常大的。因此单位领导要对科技档案的管理给予高度的重视,不仅要把其当做是科技管理部门的重要事情,还要把其纳入议事日程当中来。而在科技档案的人力资源与管理经费上,领导也要给大力支持,并且加强对其重要性的宣传力度,从而使各个部门都重视科技档案的管理。

2.2把科技档案管理制度纳入质量管理体系

把科技档案管理制度纳入质量管理体系中有助于保证归档文件的完整性与准确性。除此之外,为了保证科技档案管理制度的质量,科技管理部门应该要直接参与到编制与修订科技档案管理制度中来。也只有这样,才能够更好地发挥科技档案的作用,从而达到转化成科研成果的目的。

2.3提高科技档案管理工作的服务意识

科技档案信息管理最主要的工作就是服务工作,为单位提供相对完善的科技信息,保障其他各项工作的顺利进行。在今后的科技档案管理工作中,管理者应该充分认识到档案管理工作的重要性,确保档案管理工作能够发挥其作用。一方面需要加强服务教育,提高工作人员的服务意识。在科技档案管理中需要树立“用户至上”的管理理念,确保科技档案信息的有效使用。另一方面需要了解用户的需要,不断改善服务手段。科技档案管理工作中可以利用现代化的管理手段,完善档案信息管理系统,不断完善档案信息库的建设,完善网络检索功能,保障用户能够第一时间找到所需要的信息资源,提高档案管理工作的效率和水平,保证科技档案管理工作能够真正满足用户的实际需要。

2.4对其进行系统管理与建立完善的归档制度

为了实现科技档案管理制度的创新,档案管理部门必须在结合单位科技生产的具体情况的基础上,以《档案法》为核心,以科技档案工作法规为依据,制定出更加完善、操作性更强的规章制度。对于科技档案的形成、积累、归档、整理、保管与利用各个环节都制定完整具体的规定。对于那些违法规章制度,没有完整收集资料、没有及时归档资料与整理资料的工作人员要给予惩罚,并且要求及时改正。而对于那些严格遵守规章制度进行办事的工作人员要给予一定的奖励。另外,要建立完善的科技档案搜索体系,为科技档案的利用提供更大的方便;要对科技档案给予一定的重视,同样要重视对专业档案管理人员的储备。除此之外,还要明确档案归档的范围,什么样的资料才可以进行归档,什么资料不可以进行归档。

2.5改善科技档案管理方式

科技档案作为单位的重要信息,对于各项工作的开展有着十分重要的作用,在今后的科技档案信息管理中需要进一步完善科技档案的管理方式,创新管理手段,提高管理效率和管理水平。一方面可以对科技档案进行合理的科学的分类工作,科技档案比较复杂,要想提高科技档案信息的利用率,及时找到想要的信息,合理的分类是必不可少的,科技档案管理工作人员需要建立科学的分类方式,对档案信息进行有效地整合。另一方面需要对科技档案工作进行合理的分工,提高工作效率。科技档案信息管理中合理的分工是必不可少的,通过合理分工可以有效地提高工作效率,充分发挥每一个工作人员的作用。

2.7提高科技档案管理工作人员素质

科技档案管理工作人员承担着档案管理的重要责任,作为科技档案管理工作人员不仅仅需要掌握详细的科技档案管理专业知识,同时还需要提高自身的职业道德素养,提高服务意识,保障科技档案管理工作的顺利进行。由于科技档案信息十分复杂,工作人员面临的工作压力逐渐增加,工作效率也受到一定的影响。今后需要进一步加强对工作人员的技术培训工作,提高科技档案管理工作人员的素质。另外还可以引进一些高素质的科技档案管理工作人员,通过加强工作人员之间的交流,促进工作人员工作水平的提高,提高科技档案管理工作水平。

结束语

科技档案对于一个单位与机构的发展具有非常大的影响,因此必须要对档案改革与创新给予一定的重视,也只有符合经济体制的科技档案管理模式才会促进单位或者企业的发展,所以对科技档案进行创新是顺应时展的需求,也是经济发展必然的结果。

参考文献:

[1]丁丽艳.档案管理的规范化和优化模式[J].城建档案,2011(8).

科技档案管理的重要性篇(7)

[关键词]医院;科研档案;管理

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.127

[中图分类号]G275.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)18-0-01

科研档案管理,是医院工作的重要内容。在医学科研活动中,医院科研档案是极具保存价值的文件资源,是对医院医学医疗实践及科学研究的重要历史记录,在医院档案管理中占重要地位,同时也是科研服务和推广“专利”的核心佐证资料和医学科研成果鉴定的重要依据。在医院科研档案管理中,只有合理管理档案,才能有效发挥医院科研档案蕴含的科学价值。

1 科研档案管理重要性

1.1 基础和先决条件

在科学研究中,医院科研的信息源和情报源是医院科研档案。这些信息源和情报源能为后续科研提供参考,避免后续医学科学研究的重复和物质与精神的浪费。能让工作者在科研成果基础上进一步革故鼎新。

1.2 医院科研档案是进行科学技术交流的重要工具

在科学研究中,各个领域间的交流尤为重要。而医院科研档案是交流的载体,只有建立在实践和研究基础上论断才有说服力。因此,医院科研档案是进行科学技术交流的重要工具。

1.3 科技成果转化为生产力动力

只有将科学研究转化为社会生产力,才能在社会发展中起到推动社会发展的作用。因此,在医院管理中,要加强科研档案管理。

2 医院档案管理存在的“四个”不足

2.1 档案数据资料归档处理不够科学和详实

医院科研档案有其自身特点,如专业性强、专题突出、连续性紧密、载体形式多样、数量巨大、档案学科综合性高,且与此协调的项目繁多等。这是医院档案的特点,也是其难处。再加上在档案收集过程中其他因素,造成对归档处理不细致。医院档案归档不详实重点体现在以下几点。一是在分类上模糊和混乱。二是对医院档案资料保存随意,造成系统资料不完整。三是医院档案资料欠缺,存在许多空白。

2.2 管理制度有待完善

医院档案管理制度缺乏科学和完整性。其根本原因在于科研管理部门没有将科研档案工作真正归入科研管理日程中。在医院档案管理中,由于制度不完善,缺少检查和监督手段,使档案管理责任感丢失,造成科研档案在归档时不全面、不具体。

2.3 科研工作人员对档案认识不足

在医院档案管理中,科研工作人员对档案认识不足,对探究中的数据不够重视,造成医院档案原始资源丢失和不完整。其只关注科研成果申报方面的材料,而缺乏对申报资料的归档和收集的关注。此外,还有部分科研人员由于业务素质低下,不熟悉归档范围,造成档案数据不完整。

2.4 管理技术呈现滞后状态

在医院档案管理中,积极运用信息处理技术进行管理,是社会发展的一大趋势,能有效提升医院档案管理效率。但是,目前,医院档案管理技术落后,仍使用传统档案管理方法,造成档案资料不完整,信息混乱,严重阻碍医院档案管理进程。

3 医院科研档案管理对策

3.1 强化科研人员的档案意识,积极提升档案管理人员的管理素质

首先,加强对科研人员的培训,提高档案管理人员的管理素质,提高档案管理效率;其次,加大对档案管理的宣传力度,使其充分认识到科研档案的重要性,积极调动档案管理人员的管理积极性。

3.2 建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度,可以从以下几方面入手:一是组建档案管理网络系统,由院长带头负责档案管理网络,在医院中形成一种从上到下的管理机制;二是建立健全医院档案人员岗位职责制度,使档案管理部门和科研人员明确各自的职责,此外,还要建立档案借阅制度、档案统计制度、档案鉴定制度、档案保密制度及对档案管理的具体奖惩制度等,增强档案管理的规范性。

3.3 用现代化科学技术提升管理水平

随着科学技术水平不断提高,医院档案管理应积极运用现代化科学技术提升档案管理水平。尤其要充分利用计算机技术、网络,将档案进行合理分类,便于档案资源的检索、阅读,真正实现医院档案资源共享。为用现代科学技术提升管理水平,要在档案硬件设施上加大投入。

主要参考文献

[1]陈洋华.医院科研档案管理的现状及对策分析[J].临床合理用药杂志,2010(15):127-128.