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人事档案日常管理精品(七篇)

时间:2023-06-01 15:29:21

人事档案日常管理

人事档案日常管理篇(1)

关键词:人事档案管理 和谐管理理论 运用

人事档案是在人力资源管理过程中产生的基础性资料。人事档案主要包个人的具体信息、工作表现以及单位对其评价等内容。在一定条件下,用人单位可以通过查阅相关档案来进行员工优劣评选以及职位升降等工作。目前,在实际档案管理工作中还存在着一些比较突出的问题,这些问题对人事管理实施产生了一些不良影响。本文通过对档案管理现状的分析,特别是对人事档案工作所存在的问题进行深入剖析,把和谐管理理论运用到人事档案管理当中,对人事档案的应用进行探索,对此提出自己的意见和看法。

一、人事档案管理中所存在的突出问题

人事档案管理的有效开展,不仅能够使单位的人力资源管理工作得到完善,而且对于不断优化技术人才结构等都具有重要的推动作用。当前,在档案管理的具体工作过程中,还存在一些较为突出的问题。主要是:个别单位的工作人员没有能够充分认识到人事档案管理的工作职能,对此没有产生足够的重视,对人事档案管理工作的内容过于片面化,误认为人事档案管理就是简单的抄写以及对档案的保管;在人事档案收集制度上没能够做到较为完善的履行,使人事档案的利用价值没有得到充分发挥;在人事档案管理的具体手段上,仍然沿用着以前较为传统的管理模式,不能随着社会发展需要而进行不断创新;在一些单位当中员工对基本的电脑知识以及日常的档案管理软件等专业技能都不具备,在查找档案时还是沿用传统的人工查找的方法,严重影响了人事档案管理的效率和工作水平。

二、和谐管理理论的具体内容

在我们通常熟知的管理学理论当中,其中一项非常重要的内容就是和谐管理理论。从和谐管理理论的基本思想可以看出,主要是将其内部组成的各个部分内容,努力在一定条件下保持在较为和谐的状态,从而最终实现整体性的功能。对于人事档案管理单位来说,随着现代社会激烈竞争压力的增大,通过一定的和谐管理理论手段,并不断的将其消化吸收,在日常管理中将和谐管理理论融会贯通在自己工作当中,使人力资源在管理能力和服务水平上得到较快发展和提升,对于有效解决突出问题、构建和谐劳动关系具有重要的促进作用。具体来讲,和谐管理理论的内容主要体现在两个方面:

首先,所谓和谐管理,需要将各个要素进行不断优化升级,才能够促进整体和谐的充分实现。在具体的人事档案管理中不断融入和谐管理的相关理论知识,对其进行前期的理论改善,从而为后期成效输出提供准备。在和谐理论管理中,其所谓的系统输出,简单来讲就是在一定条件下,在还没有对原先的自身精神状态进行改变的前提下,减少其资源的有效输出,从而将最大化服务状态表现出来的过程。

其次,在和谐管理理论知识构成中,其具体内容包含的利益价值,实际上是一种精神内在体现和效果的外在表现。人事档案管理单位在其具体的工作职责中,对其单位的组成成员进行管理,在一定条件下不仅要将一部分的物质手段和相关的生存手段提供给员工使用,与此同时还需要其自身的不断努力,从而充分体现其自身价值。员工以这样一种工作精神参与日常工作,不仅能够在工作中得到一种集体的归属感,而且在对其精神境界的提高也起到一定的促进作用。

三、人事档案管理中和谐管理理论的应用

在日常的档案管理工作中,通过对管理学中和谐管理理论的以及其所存在的问题等进行综合分析后可以看出,为了在一定条件下发挥人事档案管理工作的最大效能,我们可以从以下几个方面加以对和谐管理理论的重视和应用。

(1)进一步提高人事档案工作的科学化水平。在日常的管理工作中,提高对人事档案管理机构工作的要求,并不断完善人事管理机构的工作职能。在人事档案管理岗位分工过程中,做到合理和准确,并将和谐管理理论知识运用到人事档案管理的日常工作中来,对人事档案管理机构组织进行有效保障,降低在人事档案管理过程中情感因素在人事档案管理中所占的比重,从而使管理工作能够有序健康的开展。通过这种途径可以有效的将外界准确及有效的信息提供给相关的领导,从而帮助他们较好的开展人事任免工作和奖惩措施。

(2)进一步加大人事档案管理中的信息化进程,在具体的实施过程中要充分运用和谐理论知识,在工作过程中可以构建电子档案的数据库,充分发挥人在主观能动性上的先天优势,在一定条件下降低其在人事档案管理过程中所造成的不良影响。随着现代信息技术的不断发展,在人事档案管理领域出现的一种较为简便的档案管理方式就是电子式档案,但是电子式档案受到计算机硬件的影响较大。因此,在日常工作管理当中,要不断的合理的运用电子计算机技术,从而在具体的工作中能够和现代化办公设备相协调。通过运用这种措施,在人事档案的查阅以及管理上就会更加方便和快捷,从而能够较好的帮助单位领导层对员工做出正确的决策和分析。

(3)在日常工作中,要不断的加强在人事管理中的程序交接流程的规范,在人事档案管理的交接过程中,具体内容需要更加的严谨,自身也存在着一种巨大的责任感。在人事档案管理的和谐化融合中,需要在交接工作中,严格按照相关程序来进行,从而更好地实现档案的完美交接。

(4)在和谐管理理论的推动下,要不断的加强人事档案管理的日常保存工作。在人事档案管理的保存工作中,需要将其具体的原则内容充分贯彻进来。保存工作中=要根据单位的实际情况来进行分析,从而做到与其相关管理制度和规范制定的合理性和准确性。通过以往的实践我们就能看出,通过科学准确的人事档案管理保存工作,对单位职工以及领导能够起到重要的监督作用,从而引导他们更好地开展人事档案管理日常工作,更好地发挥好人力资源的优势。

四、结束语

和谐管理理论通过其对和谐的要求,使和谐的概念从个人提升到了整个集体的和谐问题。在人事档案管理过程中运用和谐管理理论知识,为人事档案管理的不断发展提供了较好的科学支撑;而档案管理是一个比较系统的工程,需要不断的对管理人员加强其服务意识和服务水平,并不断提高他们的专业技能以及自身素养;只有这样才能更好地适应社会发展的需要,并实现人事档案管理的不断完善和科学发展。

参考文献:

[1]李筱雯.浅谈和谐管理理论在人事档案管理的应用[J].办公室业务, 2013, (19):327-328

人事档案日常管理篇(2)

关键词:高校;人事档案管理;对策

中图分类号:G271 文献标识码:A

收录日期:2015年2月6日

人事档案是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状态、社会关系以及奖励、惩处等方面的原始记录,是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。高校人事档案作为高校管理工作的重要组成部分,能够客观地反映教职工的综合素质和能力,直接影响着高校的人才选拔、培养、作用和考评,间接关系到高校的管理水平、教学水平和科研水平。因此,在新的形势下,积极推动高校人事档案的科学发展势在必行。

一、高校人事档案管理存在的问题

(一)重视程度不够。无论对于人事档案管理者还是人事档案当事人来说,对人事档案的重视程度都还不够强烈。许多高校领导和档案管理人员认为档案就是简单存放于档案室里,他们只负责把每份零散的材料整理装订在一起做成档案并加以保管,提供一些被动性的服务。而对于人事档案当事人来说,由于人事档案的保密性要求高,导致长期以来人事档案只有组织人事部门和相关领导才有权利用,大多数人根本不知道自己的档案中有些什么,认为人事档案管理与自己无关,是组织人事部门的事。这些都是对人事档案在认识上的重视程度不足造成的,从而严重影响了人事档案在高校管理工作中功能的正常发挥。

(二)制度落实不足。高校人事档案管理依据《档案法》、《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等,制定了一系列人事档案管理规章制度(如人事档案管理工作细则、收集归档制度、安全保密制度等等)。这些规章制度的建立为人事档案的管理工作提供了依据,奠定了良好的基础,但是在具体落实上还存在一些不足。例如 “档随人走”和“人档统一”是管理人事档案的基本原则,但由于人才流动的日益频繁,高校人事档案常出现“有档无人”、“有人无档”、“重新建档”’的现象;档案材料的收集不及时,整理归档更新滞后,材料缺失严重等等,这在一定程度上影响了人事档案管理工作的正常运转,归根结底是人事档案管理制度落实不足的表现。

(三)队伍建设不健全

1、人员配备不足。随着社会的发展,各高校的办学规模不断扩大,教职工的数量迅速增长。同时,随着人事制度的改革和深化,人才的流动也不断加大,因此高校人事档案管理的工作量与以往相比有了大幅度的增加。根据国家档案管理局的要求,每管理一千人的档案就必须配备一名专职档案管理人员,然而各高校专职工作人员配备并不充足,兼职现象屡见不鲜。在这种情况下,档案管理人员只能加班加点来完成基础性业务工作,没有时间和精力去学习先进的技术方法,人员素质有待提高。

2、业务知识不精。目前,各高校从事人事档案管理工作的人员大部分不是档案专业科班出身,而是因为各种原因从其他管理岗位或专业技术管理转岗来从事此项工作。而且从事人事档案管理工作的人员结构不合理、队伍不稳定、年龄偏大、不能熟练操作计算机系统进行信息录入等等,这些不论是从业务知识还是从岗位延续方面都不能完全满足人事档案管理的要求,更谈不上充分发挥挖掘档案的价值,提高档案服务的质量了。

(四)硬件设施不完善。根据《档案法》规定,人事档案管理部门要做到“三室”分开,设置专门的档案库房、查阅室和办公室,不得在库房内阅档或办公。但是在日常管理工作中,大多数高校由于经费、空间等原因的限制,在硬件设施上难以满足工作要求,不能达到“三室”分开标准,无法配备计算机等设备。硬件设施配备不足导致人事档案管理信息化严重滞后,无法对档案信息进行有效的筛选、排序、分类和汇总。

二、高校人事档案管理的对策

(一)提升档案管理意识,提高档案管理质量。人事档案管理工作要求高、任务重、责任心强,要切实做好档案管理工作,与高校领导和广大教职工对档案及档案管理工作的认识和支持是密不可分的。首先,高校领导对人事档案管理工作要予以重视,将其提升到一定的认识高度,转变原来“说起来重要,排起来次要,用起来重要,忙起来忘掉”的现象,把人事档案工作提到议事日程,在档案管理建设方面予以充分的重视和支持,更好地发挥其作用。其次,对档案管理人员要加以关心。档案工作很琐碎,难以做出成绩,档案管理人员缺乏成就感和被尊重感,领导应关心其工作和生活,尊重其人格和劳动,并在评定职称、晋升职务等方面为档案员的发展创造机会,提供发展空间。再次,档案管理人员要加大对档案及管理工作的宣传力度,利用校园广播、校园网络、会议等渠道,不断提高全体教职员工对档案的认识,促进档案管理工作发展。

(二)完善规章制度,实现规范管理。一切工作的顺利开展,需要有完善的制度予以保障。人事档案工作专业性强、技术性高、保管要求和保密程度严,这就要求从事高校人事档案工作的管理者必须严格按照制度办事。因此,高校应立足于本校的实际情况,制定完善的规章制度,实现各部门之间的通力合作,最大限度地确保档案材料的真实性、规范性和完整性,从而做到让制度说话,用制度来管理档案。特别是在人事档案材料的收集、登记、传递、保管等环节衔接时,要从严把关,做到不错、不漏,万无一失。

(三)加强队伍建设,提高工作水平。高校人事档案管理人员的素质直接决定人事档案管理工作的质量,建立一支政治素质高、工作责任心强、业务精的专业人才队伍,是提高高校人事档案工作质量的关键。

1、争取高校领导的重视。首先按照国家档案要求,配备充足的专职档案管理人员,保证人事档案管理的正常顺利开展;其次建立科学合理的档案人才培养体系,在可持续人才发展战略的高度上建立系统的才培养机制,促进人事档案管理人才的多元化、专业化,保证人事档案管理队伍的稳定性。

2、努力创造条件优化人事档案管理队伍。一方面吸引和选拔具有档案管理学科背景或工作经验的专业人才,提高队伍的专业素质;另一方面定期组织工作人员参加相关业务培训,开展校际的参加学习、交流活动,不断提高管理人员的专业知识和业务能力,从而做到用丰富的档案理论知识来指导日常管理工作。此外,高校人事档案管理人员还需要加强计算机知识的学习,成为既懂专业知识又符合档案数字化和信息化要求的管理人才,为提高高校的人事档案管理水平提供有力保证。

(四)加大投入力度,提高管理效率。针对高校人事档案管理的重要性,高校要加大对人事档案管理建设的资金投入力度,将人事档案管理经费列入单位的财务预算,不断完善基础设备,使人事档案管理各方面都达标。如按标准设立档案库房、查阅室和办公室,做到“三室”分开;配备齐全的办公设备(电脑、扫描仪、复印机等),及时更新,改善工作环境,提高档案管理人员的积极性和工作效率。

主要参考文献:

人事档案日常管理篇(3)

一、人事档案管理

1.全所人事档案按合伙人、专职律师、实习律师、律师助理、行政辅助人员五大类,分类归档管理。

2.个人人事档案中包括本人身份证、学历证明、资格及执业证书、学习及培训情况证明、个人基本联系方式等主要资料的复印件。

3.人事档案的转入、转出手续要完备。对于新转入的人事档案,管理人员一定要按目录核查无误后才可签收。管理人员签收后应立即将资料整理规范,按类归档。

4.人事档案管理人员应定期整理相关档案,随时查漏补缺,更新档案内容,保证人事档案的完整性和准确性。

二、往来文件档案的管理

1.对于日常往来的行政管理工作文件、各级管理机关及事务所合伙人会议纪要、决议等文件,管理人员均应编号登记,送负责人批阅。负责人签署意见后于次日前送达有关人员及时办理。如属急件,管理人员应当日送达,并应履行好签收手续。

凡向上级的请示、报告及与有关单位的联系函件,均由行政部门用事务所统一专用信笺纸书写(钢笔)或用电脑打印,并经负责人签字后加盖公章才可签发,原稿按规定归档保存、备查。

2.一般往来文件负责人批阅时间不得超过三天,紧急文件不得超过一天,有关领导批阅时应签署全名。行政主管按此规定催办。

3.对需存档文件的批阅、批改、签字等均要使用钢笔、毛笔、档案圆珠笔,不得使用红笔、普通圆珠笔或铅笔。

4.对往来文件及重要资料的整理工作应按年份、日期分类归档、装订成册,分永久、长期、定期三类保管,同时编写档案目录。

5.涉及事务所机密的文件均需专门人员专门管理,不得有任何泄露情况发生。

三、查阅档案的手续

1.凡本所人员查阅、摘录档案资料,须填写“档案查阅、摘录登记表”,经负责人或行政主管签字同意后,方可查阅、摘录。非本所人员不得查阅、摘录。

查阅、摘录档案资料一般应在档案室内,特殊情况下应在管理人员指定的地点查阅、摘录。

2.档案资料不得外借。如遇特殊情况,须由借档人填写“档案外借登记表”经负责人签字批准后方可借出。对借出的档案资料按实际情况规定借阅期限,但借阅期限最长不得超过三十日。如三十日内仍未阅读完毕,应重新履行借阅手续。档案管理人员应及时催收出借的档案资料。收回档案时管理人员应详细检查并在“档案外借登记表”上注明收回的日期,并将“档案外借登记表”统一装订保存。

借阅人不得在借阅的资料上涂改、划圈、折叠、拆散、污损,注意保持借阅资料的整洁、完整。

3.机密文件不得复印、摘抄,不得对外泄露。

四、档案管理人员的职责

1.不得让无关人员进入档案室。

2.掌握、了解的档案内容不得随意对外泄露。

3.属档案管理的登记簿、登记表等相关资料均属永久保管材料,应妥善保存、分类归档。

人事档案日常管理篇(4)

1.1缺乏足够的档案管理意识

事业单位的档案管理工作是一项服务性的工作,在日常工作中十分容易被忽略。这可能是由于事业单位对档案管理还缺乏足够的重视,没有良好的档案管理意识,使得档案管理和档案监管的力度不够,并且也没有为档案管理工作提供必需的人力和经济支持,甚至一些事业单位没有将档案管理工作归入到年终工作考核中,这些因素都导致事业单位的档案管理工作受到阻碍。

1.2没有建立完善的档案管理制度

目前,我国大部分单位还没有建立完善、科学、全面的档案管理制度和规范,并且档案管理规范覆盖的范围也不是很全面,部分单位甚至没有一个档案管理的规范守则,使得日常的档案管理工作中缺乏执行标准和参考守则,从而使得档案管理工作变得繁琐复杂且杂乱无章,没有明确的档案存贮制度和档案回收方法也使得档案的查找和使用变得更加困难。同时,一些事业单位在档案管理方面也缺乏足够的执行能力,使得档案管理工作的实施缺乏权威性导致档案管理工作效率不高,管理人员的责任心不够强也使得档案管理工作出现管理职能上的空缺,阻碍了档案管理工作的顺利进行。

1.3缺乏信息化的档案管理

计算机技术已经改变了人类的生活方式,为人类的生活和工作带来了极大的便捷,近年来信息化档案管理的优势越来越加突出,他使得档案管理工作变得更加方便、快捷,极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中,使得档案管理工作变得低效耗时,甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理,使得信息化档案管理工作无法正常的开展。

1.4缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作不仅具有较强的制度性,同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说,不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员,有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作,这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高,将档案管理工作视为应付上级组织的检查,使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练,从而使档案管理工作不能正常进行。

2.优化事业单位档案管理制度的途径

2.1重视档案管理工作的宣传

通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革,如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性,从而推动事业单位档案管理工作的发展。

2.2重视档案管理制度的执行和制定

档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础,因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实,规范档案管理人员的行为准则,严格按照管理制度进行操作,同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度,促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度,提高他们的工作积极性,在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。

2.3加强档案管理人员的专业培训

新的档案管理形势要求档案管理人员必须同时掌握传统的档案管理技术和当代的信息化管理技术,所以我们必须建立专业水平较高的管理人员队伍以跟上档案管理制度的前进步伐,对档案管理人员进行定期的培训以增加管理人员的专业水平和档案管理知识。

人事档案日常管理篇(5)

关键词:干部档案 经济社会服务

干部人事档案工作,是组织人事部门工作中的重要组成部分,是干部工作、人才工作的基本性工作和重要环节。中共建华区委组织部历来重视干部人事档案管理工作,从全局和战略的高度,不断深化认识,进一步增强责任感和紧迫感,严格按照党管干部、党管人才原则,紧紧围绕全党全国工作大局和组织工作中心任务,以改革创新为动力,大力推进干部人事档案工作制度化、规范化和信息化建设,加强干部人事档案管理,提高管档质量,为各级领导决策服务,为干部工作、人才工作服务,为经济社会发展服务。

1.领导重视,干部关心,全区上下形成了人人关心干部人事档案工作的良好氛围

区委主要领导始终强调加强干部人事档案工作是选拔任用干部的重要基础,是实施人才强国、人才强区战略的必要条件,是深化干部人事制度改革的现实要求,是为党和国家积累历史资料的政治责任。因此,作为干部人事档案牵头抓总部门,区委组织部坚持把它放在事关干部队伍建设全局的高度来认识,将其列入全年组织工作要点和重要议事日程,制定了《建华区干部人事档案管理工作五年规划》和《干部人事档案目标管理工作实施细则》。常委部长、分管副部长和干部人事档案管理人员不定期研究干部人事档案工作,并定期监督、检查与指导。强化管档单位和管档人员的档案意识,有效避免了档案工作“说起来重要,抓起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的现象。同时,通过加大宣传力度,加强督促检查,使全区领导、干部进一步提高了对干部人事档案工作重要性的认识。形成了人人关心干部人事档案工作的良好氛围。

2.严格管理,狠抓常规,牢固树立了干部人事档案工作无小事的责任意识

维护干部人事档案的完整、准确与安全,是干部人事档案管理的基础性工作和重要内容,关系到每个干部的切身利益和政治前途。因此,我们把严格规范管理,狠抓日常基础性工作作为重点,强调干部人事档案工作无小事。一是做到鉴别整理规范化。严格按照《干部人事档案整理规范》规定,认真细致地鉴别、整理加工,该归档的及时归档,不该归档的坚决予以剔除。二是做到设施建设标准化。按照档案管理基础设施建设的有关要求,在库房、档案柜、“六防”措施、档案管理常规器具用品、信息化设备等方面都实现了高标准配备,使干部人事档案管理实现了标准化、信息化、现代化;三是做到管理工作制度化。做到制度上墙时常提醒,日常管理严格遵照,保证日常管理工作井然有序地开展。坚决做到档案经审核不合格的不接收,材料不符合要求的不归档,查阅不符合规定的不提供,严防丢失档案,严防涂改造假,严防失密泄密。做到簿册齐全,登记规范,使干部人事档案的接收、转出、查借阅、复制、销毁、库房日常温湿度等情况做到有据可查,保证了档案材料的完整。

3.重视利用,侧重服务,充分发挥干部人事档案在公道正派地选人用人上的重要作用

组织人事部门是党委(党组)主管干部工作的职能部门,在选人用人方面担负着重要责任。因此,区委组织部要求部领导和工作人员要自觉增强档案意识,把善于查阅利用干部档案作为一项基本功。要求从事干部工作的同志要熟悉干部档案,在干部考察中要认真查阅、审核干部档案,善于把档案记载的情况和考察掌握的干部现实表现相结合,通过综合分析,全面历史地了解干部,客观公证地评价干部,科学合理地使用干部,防止干部“带病上岗”和“带病提拔”。同时,通过微机化管理,及时建立、完善、更新干部档案数据库,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。通过定期分析档案信息,充分发挥干部人事档案在培养人才、选拔人才和使用人才中的作用。实行服务式管理。在工作中注重实效,在严格执行保密制度的前提下,坚持热情服务,在干部的入党、出国、调动、任免、福利待遇、办理退(离)和处理历史遗留问题时,尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料。

4.稳定队伍,提高素质,逐步建立一支政治素质过硬、业务精通的干部人事档案专业管理人员队伍

干部人事档案管理工作政策性、专业性强,因此我们始终注重培养配备一支政治素质好、文化水平高、业务能力强的干部人事档案管理队伍。通过抓管档人员的整体素质,来促进干部人事档案管理队伍的建设和提高。要求各管档单位明确一名领导分管,同时按规定配备档案管理人员,并且工作分工相对稳定。兼职人员不可兼职过多,应以干部档案管理为主,保证管档人员的工作时间。通过开展培训,不断强化管档人员的政治意识、大局意识、责任意识和服务意识,提高综合素质和业务能力。在严格要求和管理的同时,给予管档人员更多的关心,注意为他们提供学习、熟悉业务的机会,帮助他们解决工作、学习、生活中遇到的困难。通过一系列措施,从整体上提高干部档案管理队伍的综合素质,提高了干部人事档案的管理水平。

5.加快改革,不断创新,不断提高干部人事档案的管理、利用、服务水平

建立和完善干部人事档案材料收集工作的协调机制,加强了干部人事档案管理部门与纪检、监察、政法、教育、审计等形成档案部门的协调配合,加强了组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调,建立了工作联系制度和情况通报制度,保证了干部档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。我们还将进一步创新工作方法和手段,加大干部档案工作信息化建设的力度,建好用好干部档案管理系统和干部信息管理系统,加快建设电子档案,利用现代化技术改造传统的档案管理方式,切实提高干部人事档案管理工作的质量和效率。

人事档案日常管理篇(6)

关键词:文书档案;管理;分类

文书档案是社会历史发展的主要记录载体,也是一个传统而又新颖的概念。在社会不断发展的基础上,档案管理工作也得到了有效的完善和总结,成为目前社会发展中最受人们关注和重视的环节。其在目前的社会发展中,其分类和管理工作随着社会生产技术的发展逐步完善,成为各单位和企业工作的重点,同时也形成了各种新颖的管理和分类措施,为档案工作效率的提高提供了理论依据和发展基础。

一、文书档案概念

文书档案是反应各个时间段、历史阶层以及党务、行政管理活动的主要基础数据。在目前的文书档案管理工作中,是针对已经记录了相关社会信息和历史发展基础的一种工作平台,在档案管理工作中通常都是针对党群管理、财务管理以及人事管理等多个环节和方面去总结和分析的管理模式。文书档案是一种有办理完毕的档案管理活动构成的,是一种具有保存价值的文书转变形成的。

由于在目前的文书档案管理工作中,其是通过各个历史阶段、社会阶层的要求来实现对客观事实发生以及产生的整体性过程的即在,是一种历史的最客观、最直接的记录措施。同时,在目前的文书档案管理中,其还是对某一个时期、某一个阶层、某一个部门实际工作内容管理的方式。伴随着社会生产技术和国民经济的发展,人们对于档案认识不断提高,档案的作用也逐步现象了出来,成为目前社会发展中最受人们重视和关注的环节。在目前的档案管理和分类工作中,是从档案的应用为基本的出发点和根本目的,是保持档案之间各种历史记录和相关联系进行总结和分析的过程,从而形成了档案管理的综合性、系统化和全面化进行,进而增加档案管理控制效率。

二、档案分类分析

在目前的档案管理工作中,为了保证文书档案文件搜索的快捷、方便和高效,在目前的档案管理工作中都是通过多个角度入手分析和总结的,这样有助于提高其利用效率,避免了由于档案分类不合理造成的档案管理混乱现象。

1、年度分类法

这种档案管理和分类的方法是目前较为常见的一种,是根据档案形成和文件归纳的时间来进行分类和总结的过程,其在汇总和整理的过程中是将全总内的档案按照相关时间来进行归纳和总结的一种措施,在整理的过程中通过年限逐次排开,运用年度分类法,要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳,并且注明其形成的实践,这是确保分类质量和效率的关键,同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施,其在分类的过程中需要注意一下几个方面:

一是在实际社会活动中,不仅有通用的公历年度,其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的,这就造成档案在分类中容易混淆的问题,因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析,避免出现文档分类的混乱。

二是某些文件上有几种日期,如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、日期和收文日期等,这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下,要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是:内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据;来往文件中收文以收到日期为根据;法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据;指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据;计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据;跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。

2 组织机构分类法

就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准,按不同的机构分别设置类目。

采用组织机构分类方法应具备一定的条件:第一,立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位,不宜采用这种方法。第二,立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况,并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责,其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三,立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记,如收文章、发文号等。

组织机构分类法的类别设置,一般是以立档单位内第一层组织机构分类,需要时也可以分到第二层组织机构,往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等,采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定,把领导机构、综合机构排在前面。

3 问题分类法

就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准,按文件所涉及的问题(事由)分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类,销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确,各个同级类目应当互相排斥,并按文件的主要内容进行归类。因此,相对而言,这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。

为确保每份文件都能正确归类,使用问题分类法时应注意以下几点:一是在设置分类体系和类目时,要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务,并依据档案的具体情况分门设类;二是分类层次和类目不宜过多过碎,否则人们在理解上容易发生误差;三是要正确使用逻辑学原理设置类目。

在实际工作中,由于全宗内文书档案构成的复杂性,单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的,通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。各单位最常用的分类方法主要有:年度——组织机构分类法、年度——问题分类法、年度——机构——保管期限分类法、保管期限——年度——机构分类法。

人事档案日常管理篇(7)

摘要:人事档案保管工作是人事档案管理工作的重要环节,人事档案库房管理工作是人事档案保管工作的主要内容,如何做好人事档案库房管理工作,维护档案的完整和安全,更好地服务于人事档案利用工作,是值得深入探究的课题。笔者以国家图书馆人事档案库房为例,通过建立健全人事档案库房管理规章制度、明确库房管理人员的职责、加强人事档案库房的日常管理等方面进行论述。

关键词:人事档案;库房管理

人事档案库房管理工作的主要任务是维护档案的完整和安全, 防止档案的丢失与损坏,为档案的利用工作提供服务,因此,它在人事工作中占有重要的位置。

中组部《干部档案工作条例》明确规定:“干部档案管理部门,要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质的档案柜,库房面积每千卷需20至25平方米,库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。”“干部档案管理部门,要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。”

国家图书馆人事档案库房存有在职人员、离退休人员、死亡人员的人事档案几千卷,还存有人事处自1949年至今的各类文书卷千余卷,由于各类文书卷是人事档案内容的重要延伸,所以,同人事档案一样,具有机密性,属于人事档案库房的管理范围。人事档案和各类文书卷的数量呈逐年递增的趋势,旧的国家图书馆人事档案库房,因条件有限,面积只有10平方米,无阅档室,条件简陋,设施不全,离《干部档案工作条例》的有关规定相差甚远。

随着我馆事业的发展和干部人事制度、分配制度改革的不断深入,每年入库的人事档案和各类文书卷数量不断增多,其使用率亦逐年递增,归档材料入卷频繁,库房管理难度日渐增大,旧库房已不适应新形式下人事工作的需要。国家图书馆领导非常重视人事档案库房的建设,根据中组部的有关规定,经过三年的旧房改造,新的人事档案库房于2011年竣工,库房的建筑设计及各项硬件条件基本符合国家规定的标准,档案库房和阅档室分开,库房建筑坚固耐用,有安全防护措施,并且为未来几年人事档案和各类文书卷的逐年递增预留了一定的空间,库房条件有了很大的改善,人事档案库房管理工作逐步走向正轨,但也存在一些问题,如库房内有杂物堆积等安全隐患,笔者认为还应从以下几方面加强库房的管理工作:

一、建立健全人事档案库房管理规章制度

人事档案属于党和国家的重要机密,人事档案库房是存放人事档案的机要重地,因此,库房管理工作至关重要。人事档案库房管理规章制度是库房管理工作的根本保障。国家图书馆人事档案库房虽然有管理规定,但还不够全,不够细。应根据中组部有关人事档案库房的管理规定,结合我馆实际情况,细化我馆人事档案库房管理工作的规定,使人事档案库房管理工作有章可循,有据可依,其内容应包括库房管理工作的原则、目的、范围、程序、要求、监督检查等。另外,为使人事档案库房管理的各项工作规范化、制度化、科学化,应根据实际情况制定以下人事档案库房管理制度:

(一)建立库房管理责任制:配备库房管理专职人员,负责库房管理工作,明确库房管理职责,明确规定非库房管理人员不得入库。

(二)建立入库档案、材料、文书卷登记制度:详细记录入库时间、名称、数量等内容。

(三)建立借阅档案、文书卷登记制度:详细记录档案姓名、文书卷名称、借阅日期、借阅者姓名等内容。

(四)建立各类人事档案、文书卷的统计台账和年度库房盘点制度:建立各类人事档案、文书卷的接收和出库等库房管理统计台帐,结合年度库房盘点工作,做到发现问题及时解决,使库房所藏实际档案和各类文书卷的数量与年度库房盘点数量相等,做到统计台账准确清楚,库房盘点数字准确。

二、重视对人事档案库房管理人员的选拔和培训 提高库房管理人员的综合素质

人事档案库房工作的好与坏,库房管理人员是关键。选用高素质人事档案库房管理人员是做好库房管理工作的必要条件,应选择那些政治可靠、作风正派、事业心强、责任心强、保密意识强、工作作风严谨的共产党员从事人事档案库房管理工作,并注重对他们进行专业知识的教育和保密意识的培养。档案库房管理人员也应注重对档案库房管理工作专业知识的学习和积累,严格按照库房管理规定和制度办事,牢固树立保密观念,不断探索和改进库房管理方法。

三、明确库房管理人员的职责

维护档案的完整与安全,是人事档案库房管理工作的任务,也是库房管理人员的职责,具体如下:

(一)做好库房安全保卫工作,维护档案和各类文书卷完好无损,避免因人为或自然因素而造成其损坏、丢失或被窃。

(二)严格遵守保密制度,不准以任何理由私自向任何人提供人事档案材料或泄漏档案内容,不准携带人事档案进入公共场所。

(三)以集中的原则保管档案,避免因档案材料的分散保管造成档案材料的损坏、丢失等情况。

(四)库房管理工作应条理清晰,干净整洁、排架整齐规范、松紧适度,各项记录准确。

档案库房管理人员应以严谨的工作作风和认真负责的工作态度对待库房管理工作,时刻保持高度的警惕性,不可有丝毫懈怠。

四、加强人事档案库房的日常管理

(一)库房内档案、文书卷的排列。

将人事档案柜和各类文书卷柜分成两个区域,并预留相应的发展空间。各类文书卷从上到下、从左到右按年代顺序入柜上架,卷柜的左上角用标签注明该柜所存文书卷的起止年代。在人事档案区域,将在职人员、离休人员、退休人员、死亡人员的档案分别排放,从上到下、从左到右按档案号顺序入柜上架,档案柜的左上角用标签注明该柜所存档案的类别和起止档案号。做到柜架排列有序,标签整齐,便于查找,并经常顺架,避免错架。

(二)加强库房的日常巡视工作。