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合同签订管理精品(七篇)

时间:2023-06-01 15:29:24

合同签订管理

合同签订管理篇(1)

关键词:施工合同 签订技巧 管理提高措施

施工合同规定工程的造价、工期和质量,这是普遍存在于建筑业的观点。在这一认识的支配下,当事人往往把施工合同所表达的丰富内容抽象化,肢解为几个支离破碎、互不相关的概念和数字。于是,合同签订后,即束之高阁;纠纷临头时,又手忙脚乱,笔者通过对部分施工企业合同管理状况的调查,都印证了这一问题。工程实践中存在的施工合同无管理、施工合同挂历与施工项目管理分离、施工合同管理与施工企业管理相脱节的情况,既源于对施工合同作用的偏颇之见,又对工程建设承发包双方的利益造成损害。

针对这种情况,施工单位在推行项目法施工、实行管理层与作业层分离等转换内部经营机制改革的同时,重新认识施工合同在建筑市场管理、施工企业管理、施工项目管理中的作用,重视改善施工合同在签订和管理过程中的法律问题,对于提高企业经营效益具有重要意义。

一、施工合同的作用

1.合同是项目施工的依据。项目管理部门要根据工程规模、难易程度组建,工程的施工组织设计、计划、报表、竣工结算等要按合同的约定编制、报送,工程的质量、进度等都需按合同的要求组织施工,工程的材料、设备等应按合同约定的规格、数量、价格进行购买。

2.合同是发生纠纷时企业进行索赔的依据。索赔合同索赔主要包括三个方面的内容:一是由于业主违约引起,主要指业主未按《示范文本》规定完成应该完成的工作以及未能按时拨付预付款、工程款、拖延图纸审批、拖延对承包方提出变更、索赔的答复等;二是由于工程项目本身变更引起,如工程量的变化、材料价格变化、现场签证等;三是由施工条件和环境变化引起,如一周内连续停水、停电超过8小时,连续大雨不能进行室外作业等。

3.合同能够有效转移企业风险。《示范文本》中有违约、索赔、争议、保险、担保等转移风险条款,如能将这些内容协商并写进合同,那么就可将业主违约、工程变更以及自身在施工中发生的一些意外伤害向业主或第三方转移。

二、施工合同签订过程中应注意的问题

通过合同作用的叙述可以看出,合同关系到施工企业的工程进度、风险转移和争议处置等涉及企业生存和发展的关键问题,对施工企业意义重大。因此,对合同签订的注意事项和技巧进行归纳和总结是十分必要的。

1.合同内容的严谨性和合法性

(1)确保合同措辞的严谨性

目前签订建设工程施工合同,普遍采用建设部与国家工商局共同制定的《建设工程施工合同》示范文本,但也有使用业主与承揽方协商起草的其它合同文件。建设部与国家工商局共同制定的示范文本,签订合同前仔细阅读和理解通用条款十分重要,如果使用由业主起草的合同文本,则更应该仔细研究,对关键词和关键语句含义要达成共识,避免在理解合同条款时产生多义性和随意性。

(2)确保签订合同的合法性

签订合同的内容要合法,内容的合法性具体表现在工程合同的各项条款中。合同的主要条款规定了双方的权利和义务,反映了当事人对合同的要求,工程合同价款中,履行方式及违约责任等必须符合法律规定的要求。关系到有关双方权利和义务等各项条款,在订立合同时应考虑全面、细致,避免出现责任不清。

2.审查发包人和分包人的资质等级及履约能力和信用

施工单位在签订《建设工程施工合同》时,对发包人和分包人主体资格的审查是签约的一项重要的准备工作。我国法律规定,从事建筑工程设计、房产开发的企业或从事工程监理、建筑施工的企业都必须取得相应的资质等级,承包人承包的项目应当是依法批准的合法项目。违反这些规定,将因项目不合法而导致所签订的建设工程施工合同无效。因此,在订立合同时,应先审查建设单位是否依法取得企业法人营业执照、是否取得相应的经营资格和等级证书,审查建设单位签约代表人的资格,审查工程项目的合法性以及发包方的履约能力和信用情况。在现实工程中对分包方的审查相对审查发包方更为重要,施工单位与分包单位的法律纠纷在工程中最为普遍也最为棘手,如何防止各分包单位的违约对施工单位来说至关重要。

3.施工合同最重要的几项内容

合同签订管理篇(2)

关键词:经济合同;审核;规范管理

中图分类号:C93 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2016)18-0196-03

医院的经济合同主要是指医院以书面形式同其他单位或个人签订的各类合同,是医院进行对外经济交往、技术交流和科研协作的重要载体,包括医药、物资、设备、基建工程、劳务、租赁等合同。

一、Y医院目前经济合同审核及管理的现状

笔者主要从Y医院现行的相关管理制度及审批流程来展开阐述Y医院目前经济合同审核及管理的现状。

(一)医院相关制度

1.在合同审核方面,纪监审室于2012年拟定了“Y医院经济合同管理制度(试行)”,制度里规定了审核经济合同内容时的注意事项、合同履行、变更、解除,纠纷的处理,但没有约定各个部门的职责及权限。

2.在合同签署、归档管理方面,院办于2012年拟定了“Y医院规范办事程序”,制度里规定了医院所有协议、合同原件必须交院长办公室统一归档;凡属医院公务范围的各类合同协议必须由医院法定代表人或医院法定代表人书面委托副院长签字并盖章,否则一律视为无效合同。事实上,Y医院的合同散落在各经办部门,从没有进行统一归档处理。同时,有些科研类的合同科室主任未经院长的授权自己就与对方单位签署,其实这类合同是无效合同。

3.在物资采购方面,设备科于2013年拟定“Y医院进一步规范医疗设备采购及使用管理规定(暂行)”制度里规定了无预算、无计划原则上不予采购;逐级审批,10万元以上的设备需论证,合同签订金额大于10万元的预留质保金。Y医院在物资采购方面,除了有该项制度外,再无其他采购制度,比如自行采购的制度就比较欠缺,这样给合同审核带来一定的难度,因为没有制度可依。

(二)Y医院的采购合同审批流程(以设备采购为例)

Y医院的采购合同审批流程如下页图1所示,科室提出申请后,经过一系列的论证及审批,通过后经办组织招标采购,招标结束后中标方把合同送到经办部门,经办部门就把合同送到审计部门审核,审计部门审核通过后把合同反馈给经办部门,经办部门又把合同送到财务部门审核,财务部门审核通过后把合同反馈给经办部门,经办部门又把合同送给分管院长审核,分管院长审核通过后把合同反馈给经办部门,经办部门又把合同送给院长审核,院长审核通过后在合同上签字,最后,经办部门把合同拿到院办去盖章。

二、存在的问题

笔者在日常的合同审核中发现Y医院的合同审核及管理存在如下问题:

第一,规章制度较笼统,没有明确各部门的职责及权限,可操作性较差,比如合同管理制度,制度里没有明确经办部门、财务部门、审计部门的职责及权限,有制度跟没制度一样,实际工作中业务人员很难把控资金的职责及权限,所以推诿扯皮的事件时有发生。

第二,送审环节不严密,审核信息未共享。Y医院所有的合同都是经办人员拿着合同到各个部门签字,其实各个相关部门都不知道最终经办人员送给院长签字的合同是不是曾审核过的合同,这样的审批流程潜在很大的风险。同时,审计部门的审核信息财务不知道,财务部门的审核信息审计部门也不知道,这样就形成了信息孤岛,不利于多方的信息共享,风险控制。

第三,合同未归口管理。Y医院的合同分散在各个经办部门,事实上各经办部门也未对本部门所签订的合同进行统计管理,各经办部门也搞不清楚自己一年中到底签了多少分合同,更有甚者还会存在合同遗失的情况,由此可见Y医院的合同管理很混乱。

第四,合同审批环节多、耗时长,管理方式落后。Y医院的合同从开始审批到最终院长签字盖章最快需一个周,平均需两个周,而Y医院的合同都是手工签署,分管院长及院长经常不在医院,他们不在合同就签署不了,所以这种落后的管理方式也造成了Y医院合同审批耗时长。

第五,合同种类繁多,对专业性较强的合同审核人员无法进行全面深入的审核。Y医院目前的合同涉及到物资、设备、耗材、基建、科研、劳务、租赁、信息等方面的内容,而审计部门加领导就3人,而且都是学会计、审计专业出身,人少且专业单一,遇到专业性较强的合同审核人员无法进行全面深入的审核。比如基建类的合同,仅仅能把握商务条款,其他的专业条款审计人员确实也不懂,所以审核起来就比较困难。

三、管理合同的规范措施

鉴于以上存在的这些问题,笔者提出一些可行性的建议,希望对医院日后的合同审核及管理工作有所帮助。因合同管理信息化目前很多医院都没开展,因此笔者将重点介绍合同的信息化管理。

第一,建立健全经济合同管理制度。医院经济合同种类繁多,涉及领域广泛,管理部门较多,医院应建立具有可操作性的合同管理制度,明确相关管理部门职责、分工与权限,规范合同签订程序,加强合同签订归口管理工作。

第二,建立经济合同事前控制制度。医院所有对外签订的经济合同由经办部门拟定后,要经过相关业务部门的审核,重大经济合同要经法律顾问把关,医院应当设定一个范围,比如100万及以上的合同就算重大经济合同,这类合同的话要法律顾问把关,重大经济事项,应当经单位领导班子集体决定,比如重大的投资决策,就应该医院领导班子共同决定。

第三,审核经济合同的重点内容。制度里应明确规定审计人员在审核合同时应该重点关注哪些内容,比如资金保障是否符合法律法规规定;权利与义务是否合理、平等;经济合同标的的数量、质量、价款、履约方式、合同期限以及支付方式是否明确、恰当;违约责任、解决争议的方法是否明确等。

第四,加强经济合同执行过程的监管。对已签订的经济合同,应当开展定期或不定期的检查工作,检查有关部门是否按照合同约定执行,对合同执行中发现的问题,要及时提出解决办法。

第五,完善经济合同的归口管理。应当明确合同归口管理部门,由其负责对所有签订的合同统一编号,统一加盖印章,并进行归档管理。合同执行部门对已经签订的合同要及时向归口管理部门备案。

第六,建立责任追究制度。应当建立责任追究制度,对未按单位有关规定执行的、应当报送相关部门审核而未报送审核的、未经单位领导批准私自更改或签订经济合同的相关人员,应当追究责任。比如科研类的合同,要是科室主任擅自与外单位前协议的话就应该追究科室主任的责任。

第七,实行信息化管理。这是笔者认为医院目前最迫切应该解决的问题,让合同在如下图的这样一个闭环里循环,这样做的目的是保证传输数据同源、信息共享;借助信息系统,实现风险控制。这样,合同在每个环节的流通都有痕迹,我们各个相关没门也可以查询到最终签订的合同是否是我们审核过的合同,具体包含以下九个节点。

一是提供合同范本文本库。软件能提供各行业的合同范本供人员选择使用,起草人选择对应的合同范本来拟定合同。同时软件能根据各类合同来提示审计人员应关注的审核关键点,这样一方面可以提高审计人员的工作效率,另一方面也降低了审核风险。二是合同审批会签可电签。合同审批实行网上电签,各经办人员、审核人员、院领导可随时随地审核签署合同审批表,提高合同的审批进度。三是合同档案管理。经办部门负责期初的基础信息录入,扫描上传所有与该合同有关的文件资料,包括合同从立项、审批、采购、签订、执行、变更等,合同归口管理部门人员只要手指轻轻一触滑动一下就可以在网上完成合同的统一的编号、统一归档管理。四是合同进度查询。合同管理软件可以明确记录合同进度,相关的经办人员可以根据自己的权限来查询合同的进度,随时随地了解合同动态执行的情况,这样审核人员可以看到每份合同到底完成到何种程度,完成的百分比是多少等。五是合同变更。记录合同变更的原因、影响,并将变更依据作为附件导入系统,关联结果,这样的话我们可以查询每份合同的来龙去脉,即使变更也有据可查,权责明晰。六是预警系统。系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警,帮助医院提前做好财务规划和分析决策。七是统计分析从不同角度对系统数据进行统计分析,辅助经营决策,多样化的统计方式,自定义统计条件,并将统计结果输出图形。八是权限设定为工作人员赋予精确的相关业务权限,能够更加细化和明确每个员工的工作职责,加强管理层对实际业务、人员安排的合理性。九是与财务软件实现对接。经济业务发生后能自动生成凭证,这样可以减少财务人员的工作量,提高工作效率。

参考文献:

合同签订管理篇(3)

关键词:企业合同管理;法律风险;防范;利润

企业合同管理是企业在法律风险防范和控制中的最好机遇,随着社会主义市场经济的飞速发展,市场经济活动别是销售环节,频繁出现法律风险,部分企业对合同签订中的法律风险认识不到位,合同管理工作不严密,使后续相关经济活动产生很大的合同纠纷,造成风险,给企业带来不必要的麻烦。因此企业应该加强合同管理工作,着力于法律风险的防范以及控制措施的探索和研究,从而使企业在市场经济活动中利润最大化。

一、企业合同的管理

合同就是指平等地位的法人、自然人、其他组织之间的设立、变更、终止权利或者义务关系的一种协议。依照法律法规签订的合同受到中国法律的保护,对合同签订方都具有法律的约束力。企业作为一个独立承担民事责任的法律法规主体者,在企业生产经营过程中都会或多或少的签署各种各样的合同。企业合同法律风险主要是指企业在签订合同、履行合同过程中,企业相应的利益有可能会受到一定的损失和伤害。合同作为一种实现合同签订双方利益的主要手段具有很大的波动性,合同签订双方通过合同的签订确定了自己应该履行的义务,从而最终需要确定某一种财务关系在变化的状态下得到财务方面的归属。当合同中签订的某一条款的权益出现了问题时,这时合同中的法律风险就逐渐开始出现了,因此,如何在合同的管理中防范法律风险的出现,对于一个企业来说非常重要。

二、企业合同在管理方面存在的法律风险

企业在合同签订过程中存在的法律风险主要是由在合同双方的签订资格以及履行合同条款的能力与形式带来的。企业在合同签订前如果对合同签订者的另一方没有做全面的调查和深入的了解,就与对方签订合同,最终将会导致合同签订没有一定的法律效力或者是合同法律效力待定,企业与履行合同条款能力有限的当事人签订合同,最终会导致合同没有法律效力,同时,合同条款里面的内容如果违反了法律法规的规定则会导致该合同没有法律效力。合同在签订的时候内容形式准备的不齐全从而使得企业在签订时没有发现隐藏的法律风险,例如合同条款中规定产品的质量标准要进行单独的制作一份合同的附件,但是在合同签订时并没有见到合同的附件等相关文件,合同中要求在签订时双方必须盖章,但是双方代表只是签字并没有盖章等等,这些隐藏的问题都会使得企业在合同签订的后期产生不必要的损失。

企业在合同签订后,履行合同条款中存在的法律风险,这类风险主要是指在双方履行相对应的职责中发现了对方没有履行合同条款中的能力或者是对方在履行合同的条款时出现了其他方面的问题或者是违约的情况,如果对方违反了合同上的规定导致合同签订的另一方受到重大的经济损失或者其他损失,该法律风险也包含了双方在履行合同条款的过程当中因为双方在生产经营活动中产生的一些紧急事件或者是在投资方面发生了变化而有可能一方违背合同需要承担相应责任的一种风险。履行合同条款中存在的法律风险另一个表现则是在合同的执行中双方可能产生纠纷时采取不当的手段而导致对方在以后的处理过程中处于弱势地位。

三、企业合同管理中法律风险的防范措施

(一)企业双方在合同签订之前要对对方的基本状况进行全面而深入的了解

对合同签订者进行全面的了解有助于在合同签订时,在货物或者财务方面出现问题时能及时采取有效地措施,减少风险带来的损失。对合同签订者进行全面而深入的了解,就必须对对方的名称和住处以及在工商部门登记备案的情况进行全面的了解,然后再仔细检查一下看对方是否有签订合同的基本能力,没有相应的资格证件的单位和个人不能从事特定的行业,因此如果与没有资格的单位和个人签订合同,就会给企业自身带来经济损害,根据合同法的规定,此次合同签订无效,应该给予财务上的返回,不能返回或者没有必要返回的应该及时的进行照价赔偿,哪一方存在错误应该及时赔偿给对方所受到的损害,签订双方都有错的,各自承担自己相应的责任。最后,要调查签订方的行业信誉度和履行合同的执行能力,或者找一些专门的调查机构进行全面的调查。

(二)合同在签订后,履行的过程中可能会存在很多不确定的因素

合同签订的双方都有可能会在合同的条款上进行相应的变化,一方有可能会出现违背合同条款内容,也有可能会因为其他不可抗拒的原因而导致其不能正常及时的履行合同条款内容。双方在履行合同条款的实践活动中,来自法律风险更多的是双方在履行过程中的具体状况和相关证据方面的缺乏。如果出现纠纷,应该时刻保持友好协商的态度来处理纠纷,这样利于双方搜集有利于自己的证据材料;在签订销售合同时,货款回收条款要注明还款的具体时间点,时间段,如果到期没有还款,应该加强回款力度,落实责任人,查明情况,及时催缴。综上所述,笔者认为双方在签订合同时,应该要做到全面了解签订方公司的实力和信誉度;根据签订双方的实际情况来制定和完善相应的合同条款;在履行条款的过程中保留好相关的证据材料;出现纠纷时及时做好调解和诉讼等各种准备。

四、结束语

在本篇文章中,笔者通过对企业合同管理以及存在的法律风险的规范进行了全面的分析和探索,为企业在以后经济活动中签订合同以及合同的管理工作提供了重要性的参考性作用,从而在企业履行合同中的条款时,发生法律方面的问题时有理可依,企业建立相应的合同管理制度和合同审批制度,从整体上掌握合同的具体状态以及出现法律风险时的应对措施,为企业在市场经济活动中的利润最大化带来更多的发展空间。

参考文献:

[1]黄晓菊.浅论如何做好企业合同管理[J].中国管理信息化,2013(15).

合同签订管理篇(4)

第一章总则

第一条签订合同必须遵守国家法律,符合国家政策。

第二条签订合同必须贯彻平等互利、收费合理的原则,维护本公司合法权益。

第三条签订合同的双方必须具有法人资格,由法定代表人或持有法人授权委托证明文件的法人人签订合同。凡签订的合同必须有双方负责人签字并加盖本公司“合同专用章”方能生效。

第四条签订合同要做到:主要条款完备,经济责任明确,文字叙述清楚,签订手续齐全。

第五条在合同签订过程中,要认真听取基层单位意见,特别是对工期、质量的要求更应听取工程技术人员的意见。合同签订后,必须严格履行,坚决做到“重合同、守信用”,维护企业形象。

第二章合同的签订

第六条公司工程项目均需签订合同。

第七条公司合同由公司法定代表人或法人人签订,必要时应办理公证手续。

第八条公司签订合同人员的职责:

1、根据授权的范围,做好市场调查,了解信息,接洽联系,起草合同文稿等有关工作。

2、在参加洽谈签约活动中,要认真审阅对方的资信情况,也解其法人资格与履约能力。

3、签订合同必须严肃细致,认真负责,杜绝因合同疏漏造成的经济损失。

4、对合同的重大变更或解除,需要及时向主管负责人汇报请示,并提出建议和措施。

5、由于签约对方违约,致使合同无法履行,给公司造成经济损失的,应及时按合同规定向对方索赔或请求当地仲裁委员会仲裁或向人民法院,以挽回公司经济损失。

第九条合同签订权限:

1、部门负责人以下(含科级)只能签订工程施工合同在100万元以下的合同,且必须有法人授权委托书。

2、工程施工合同在500万元以上大型及特大型工程项目和涉外项目须由总经理亲自审批后方可签订。

第十条合同必须经双方签字盖章后方能生效,并必须加盖“正本”或“副本”字样。“正本”存档并足额贴好印花税票。

第三章合同的管理

第十一条公司委托综合部负责全公司各类合同的管理。相关部门签订的合同应及时将合同正本交存综合部。

第十二条综合部作为全公司合同管理机构,负责以下工作:

1、起草、修订公司合同方面的管理制度,报公司批准颁布实施。

2、负责监督合同的执行。

3、负责全公司合同的分类、编号、登记,建立合同台帐,存档备案。

合同签订管理篇(5)

xx公司合同管理办法

为了维护我公司合法权益,提高经济效益,完善合同管理制度,遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律,结合我公司具体情况,特制定本办法。

第一章 总则

第一条 签订合同必须遵守国家法律,符合国家政策。

第二条 签订合同必须贯彻平等互利、收费合理的原则,维护本公司合法权益。

第三条 签订合同的双方必须具有法人资格,由法定代表人或持有法人授权委托证明文件的法人人签订合同。凡签订的合同必须有双方负责人签字并加盖本公司“合同专用章”方能生效。

第四条 签订合同要做到:主要条款完备,经济责任明确,文字叙述清楚,签订手续齐全。

第五条 在合同签订过程中,要认真听取基层单位意见,特别是对工期、质量的要求更应听取工程技术人员的意见。合同签订后,必须严格履行,坚决做到“重合同、守信用”,维护企业形象。

第二章 合同的签订

第六条 公司工程项目均需签订合同。

第七条 公司合同由公司法定代表人或法人人签订,必要时应办理公证手续。

第八条 公司签订合同人员的职责:

1、根据授权的范围,做好市场调查,了解信息,接洽联系,起草合同文稿等有关工作。

2、在参加洽谈签约活动中,要认真审阅对方的资信情况,也解其法人资格与履约能力。

3、签订合同必须严肃细致,认真负责,杜绝因合同疏漏造成的经济损失。

4、对合同的重大变更或解除,需要及时向主管负责人汇报请示,并提出建议和措施。

5、由于签约对方违约,致使合同无法履行,给公司造成经济损失的,应及时按合同规定向对方索赔或请求当地仲裁委员会仲裁或向人民法院起诉,以挽回公司经济损失。

第九条 合同签订权限:

1、部门负责人以下(含科级)只能签订工程施工合同在100万元以下的合同,且必须有法人授权委托书。

2、工程施工合同在500万元以上大型及特大型工程项目和涉外项目须由总经理亲自审批后方可签订。

第十条 合同必须经双方签字盖章后方能生效,并必须加盖“正本”或“副本”字样。“正本”存档并足额贴好印花税票。

第三章 合同的管理

第十一条 公司委托综合部负责全公司各类合同的管理。相关部门签订的合同应及时将合同正本交存综合部。

第十二条 综合部作为全公司合同管理机构,负责以下工作:

1、起草、修订公司合同方面的管理制度,报公司批准颁布实施。

2、负责监督合同的执行。

3、负责全公司合同的分类、编号、登记,建立合同台帐,存档备案。

第十三条 在合同执行过程中,各部门要负责检查合同的执行,对违反合同造成损失的项目,签约部门负责索赔、诉讼。

第十四条 凡不符合本办法规定的合同,有关部门可以拒绝执行。

第四章 附则

第十五条 本办法凡与国家政策、法律不符合的地方,以国家政策法律为准执行。

第十六条 本办法适用于我公司工程项目合同。

第十七条 本办法自xx年七月一日开始执行。

合同签订管理篇(6)

关键词:高校;合同管理;科学研究

中图分类号:F253.2 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)030-000-02

随着我国高等教育的不断发展,各高校对于教学、科研软硬件设施的投入逐渐加大,就淮阴师范学院而言,每年的招标采购项目就有数千万,采购项目涵盖教学科研仪器、家具、软件、图书、装修、后勤米面油粮等各个方面。从招标项目的申报到论证,从制定计划到招标、评标、定标,从采购合同的拟定、签订、执行到仪器设备的安装、调试、验收,再到建立资产帐目,这是一项系统的、复杂的工程,高校设备合同占高校合同管理中很大一部分比例,必须要规范管理,从严要求。

一、高校设备合同管理的涵义

高校合同是指高校作为法律关系主体在开展教科研、服务社会过程中,与作为其他平等法律关系主体的自然人、法人或者其他组织签订的具有法律权利义务内容的协议。[1]

高校合同与一般企业之间签订的合同有所不同,高校的合同通常是围绕高校的人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新的四大职能而进行的设备采购、维修维护、基本建设、合作研究、合作经营、合作开发、服务等活动,与其他市场主体产生的一系列权利和义务关系。高校合同具有涉及部门多、种类多、金额小等特点,在管理上有其复杂性和独特性。

高校设备(采购)合同管理是指高校作为一个法律关系主体对设备采购合同进行依法签订、履行、变更、解除、转让、终止、审查、监督以及控制等一系列行为的统称。通过审查、监督、控制等管理手段对合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等内容进行监督和管理。合同管理是一个系统的、动态的、全过程的流程。对高校采购合同管理进行规范化管理,有利于保持采购各个环节相互衔接,避免风险,有利于保证采购任务顺利完成,以便优化和满足高校的资源配置。

二、高校设备合同管理现状及存在问题

(一)高校合同管理的相关制度缺乏

就淮阴师范学院而言,学校仅在2004年出台过一则《大宗经济项目合同审核管理暂行办法》,规定了涉及的经济数额达5万元及其以上的大宗竞技项目的审核范围、审核机构及工作职能、审核的主要内容等。缺乏针对合同的管理部门、合同的起草、审核、签订以及合同的履行情况、跟踪检查管理等各个工作流程均作出明确规定的规章制度。

(二)管理人员对高校采购合同管理的重要性认识不够,风险意识不高

在高校采购合同管理的过程中,管理人员的法律知R和风险防控意识对后期合同管理的质量和效率产生了直接的影响。部分管理人员缺乏对高校采购合同管理重要性的认识、风险防控意识较弱、需要加强法律知识培训和储备。《中华人民共和国合同法》明文规定,签订合同的主体必须是拥有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享受民事权利和承担民事义务的自然人、法人和其它组织。[2]然而在高校往往出现不规范操作等现象,究其原因,主要是因为部分高校管理者相关法律知识签约,在签订合同时,使用学校公章而非同专用章。此外,未经学校法人授权的,学校下属的部门、学院或者非法人单位等擅自使用部门公章签订的。以上签订合同的主体往往不具备独立的民事主体资格,所以合同的权利和义务等最终应由高校这一合同主体来负责。以上种种迹象表明,学校管理人员对合同管理的重要性认识高度还不够,思路未理清,更缺乏对合同签订后的风险防控意识。

(三)高校合同没有专门的部门管理,签订部门较多,责任分散

高校下设部门较多,有教学单位、科研单位、管理部门、后勤保障部门等,这些机构就像一台机器的各个零部件一样,保证着学校这个大型机器的正常运作。平时这台“大机器”的各个“零部件”都是相对独立并对外开展各项工作。由于大部分高校无专门管理合同的机构或部门,因此各单位部门在对外交往需要签订合同时便各行其是,各部门都可以学校的名义签订对外合同。这样就导致,基建处负责基建项目的合同的签订、资产经营公司负责房屋租赁的签订,后勤管理处负责后勤维修维护合同的签订、设备管理处负责设备采购合同的签订等等。合同签订的部门多,责任分散,存在着影响合同中学校权益的实现和潜在的法律纠纷等各种风险因素。但是,在合同执行过程中又会出现种种问题,这时如果各部门相互推脱,避而远之。那么后果和责任只能由学校来承担。部分高校虽然设立了专门的合同管理机构,但在实际操作过程中只负责合同签订的备案、盖章,并不能真正对合同的签订和执行过程进行监督。此外,学校领导或相关部门也不能够随时全面了解学校签订合同的整体概况,再加上各部门和单位签订的合同等文本资料放在学校不同的部门,若管理不妥很容易造成合同的丢失,不能按规定存档,从而导致,学校进行资产清查、财务审计或相关检查时不能及时方便地查找资料。

(四)工作人员专业性不够强

高校各部门的行政管理人员素质参差不齐,绝大多数管理人员法律专业素养有所欠缺,所以在面对合同管理这项工作时往往是显得专业程度不够。受传统思维的影响,在实际操作过程中,大部分管理人员犹豫没有法律背景,常常忽视了法律的思维和方式或者根本就不具有法律意识,比较倾向于采用行政命令的方式来处理高校采购合同管理执行过程中出现的种种问题。在高校采购合同管理中尤其如此,这部分管理人员意识不到签订高校合同对于保障学校合法权益的重要意义。[3]如果合同管理者自身就不具备法律专业背景,没有法律知识,不了解合同的基本条款,那么,高校采购合同管理就已告朔饩羊,形同虚设了。

合同签订管理篇(7)

招标采购的物资,应按照招标文件中约定的时间(一般为30天)完成合同签订,不得无故拖延。招标采购的物资,合同应以中标通知书、投标文件、专用合同条款、通用合同条款、招标技术规范书、已标价合同货物清单、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料作为签订依据。非招标采购物资合同应以确定采购结果的相关信息作为签订的依据。招标采购的物资,签订书面合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应与招标文件和中标人的投标文件的内容一致,不得再行签订背离合同的实质性内容的其他协议。

二、合同管理模式

电网企业合同管理历经了3个阶段的变化。2004年以前,各网省公司负责各自业务范围内的物资采购,没有统一的物资合同管理;2005~2008年,电网企业实施两级集中规模招标采购模式,合同管理采取哪级项目单位出资,相应物资部门进行签约,履约结算;2009年至今,电网企业实施全面的物资集约化体系建设,按照物资集约化整体设计方案变革组织架构、创新管理模式、优化业务流程,全面提升物资集约化程度,实行“统签、统付”管理。即:省公司出资采购的物资合同全部由省公司进行签订、结算。随着物力集约化不断深入,目前,电网企业合同管理体系是以批次采购合同管理为主、协议库存及超市化采购框架合同为辅,全面覆盖公司基建项目、技改项目、农网项目、电能表及日常办公运维物资的全口径合同管理模式。电网企业对物资采购合同文本实行统一管理,目前应用98套物资采购合同文本,用以规范公司合同承办人员的合同签订、履行行为,防范法律、商业风险,增加社会效益和经济效益。合同签约全面应用ERP系统和电子商务平台,系统固化文本格式和签订流程,招标结果自动回传,合同文本自动生成。招标采购的物资,合同签订可采用简化签约文本,签订时只打印并签署合同协议书和附件,通用合同条款和专用合同条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。

三、合同管理流程

系统流转:合同管理人员根据电子商务平台的中标结果,以需求单位或者工程项目为单位根据合同模板起草物资合同,供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行确认,电子商务平台将合同结构化信息(即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等)传递给ERP系统,生成采购订单。同时,合同在经法系统中流转,完成审批程序。纸制合同签订:供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订商务合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料是否齐备。供应商授权代表应对合同正本逐页小签或加盖合同骑缝章。合同履约流程。建立物资供应台账管理机制:在合同台账的基础上,对计划、招标、履约、配送、结算等环节进行补充,形成从计划到结算的“物资供应一本帐”管理。建立两级物资调配机制:在省公司层面建立物资调配中心、在地(市)公司设立物资调配室。按照管理范畴,省公司调配中心负责全部基建项目、农网工程及业务范围内部分检修类的物资需求和统一安排物资供应,对外统一安排供应商资源;地市公司负责其业务范围内的物资调配管理,分析和监控本地(市)物资供应关键节点执行情况,积极协调项目现场和供应商履约,主动落实物资到货情况。建立月计划、周协调、日调度工作机制:物资调配中心(室)每月编制物资供应计划,统筹安排供应商生产和现场到货计划;每周召开履约协调会,协调计划执行中的问题;每日调度供应商发货和现场接收,跟踪掌控物资到货情况。建立监控预警机制。按照物资供应过程中的不同阶段和环节,统筹安排合理需求计划、招标计划、供应计划和结算计划的时间,根据各时间节点,监督物资供应执行,提前预警、跟踪督办、主动履约、保障供应。在ERP平台开发监控预警功能,设置四级预警参数,监控物资供应链全过程,主动发出预警信息,并通过督办单跟踪解决预警信息。合同结算管理主要分为保函管理、发票管理、付款申请管理三个内容,合同款项主要主要根据履约的过程分为预付款、到货款、质保款、投运款四阶段款项。预付款申请由供应商在电子商务平台登记履约保函信息,生成预付款申请;到货款申请由供应商在电子商务平台登记发票信息生成到货款申请;完成投运管理与质保管理后可分别生成投运款与质保款申请。

四、下一步合同管理重点