档案全流程管理篇(1)

1.1客户档案的智能化管理

档案的收集、传递、鉴别、归档流程如图1所示。（1）实现营销业务的“四个自动”，即营销业务自动生成，岗位人员自动提醒、自动催办，工作质量自动考核。营销业务自动生成：客户档案跟随营销系统业扩流程实时传递，实现流程化传递，自动获取营销业扩流程节点信息（业扩流程、周期性用电检查流程、表计轮换流程等），自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表。将档案进程与业扩进程进行关联。业务人员完成营销流程环节，在档案系统中自动生成相应的档案流程环节。岗位人员自动提醒、自动催办：将营销业务流程和相应的档案流程进行实时比对，针对业务人员48h内未完成的相应档案流程环节，系统将定位到人，自动发出催办信息，督促业务人员及时完成纸质档案的可视化工作，确保业务工作完成后资料归档的及时性。提示信息分为待添加信息、待发送信息、待移交信息、待移交卷宗、合同预警信息和业扩时限预警信息六大类。工作质量自动考核：与国家电网公司营销系统接口，自动生成各岗位人员对应的档案系统流程以及每个流程节点需要添加的纸质档案列表，细化、量化营销各岗位档案资料收集、归档工作的职责和工作量；按照绩效考核规则，细分归档时限、档案质量、流程时限等各项考核指标，利用系统自动分析统计功能、生成业务人员的月度绩效考核分和月度岗位排名。同时还支持对供电单位、基层班组进行考核排名。（2）纸质档案全部实现可视化，有效提高档案利用率。通过档案整理流程，将纸质档案扫描上传，进行可视化处理，并添加影像文件上传模块，全面实现客户纸质档案可视化。操作过程中大量应用数影仪、身份证读卡器以及条码管理等电子技术，极大地简化了档案可视化的过程。同时，为保证清晰可查，电子档案采取一户一档，每户分为业扩档案（再按业务流程类别细分）、用检档案、计量档案、电费档案和其它档案（影像文件）五类，分页面按归档日期显示。实现了档案的快速查询和借阅，提高档案信息利用率，为营销稽查业务常态化开展提供条件。（3）电子档案实行一户一档管理，纸质档案以时间为单元随机存档。纸质档案仅在司法纠纷、特殊情况借阅（需审批）等情况下使用，日常工作中均在档案系统内在线查阅档案。纸质档案的归档变得非常方便，大大简化纸质档案收集工作量，实现了按局集中保存，大大提升客户档案的标准化管理水平。（4）全面应用条形码管理技术，确保每份纸质档案均能准确定位、快速查找。为每份档案、卷宗设置条形码，并伴随着档案的收集、传递、鉴别、归档全过程流转，大大方便了档案查询，同时先进的计算机检索功能也为后期的档案快速查询和存放提供了有力的保障。为了快速查询客户电子档案，在档案系统中设计了查询模块，支持各种条件下的模糊查询。（5）客户档案室按统一标准集中建设，统一管理。按照分级集中、专业管理的原则，撤消了原有的8个客户服务中心和33个供电营业所的基层班组档案室，改为以局为单位集中建设标准化客户档案室，进行电力客户档案的统一管理。档案室参照浙江省电力公司《标准化电力客户纸质档案库建设导则（试行）》的要求，根据实际客户档案数量和发展规划建造。标准化客户档案室的建成从根本上保障了档案标准的统一，有效避免了因档案室分散、基本设施差等原因造成档案保存、移交过程中出现的遗失、损坏等情况。档案室重复建设的投资费用、档案移交等相关营运费用，以及档案室管理人员均大大减少。同时，为进行更专业、更规范的档案管理创造了良好的条件，有利于推进档案数字化、信息化管理。

1.2业务流程的过程化管控

建设电力客户档案管理系统，不仅要管理好客户档案，还要通过对档案的管理来促进营销业扩流程的管控。为此，从流程、节点、档案的关系入手，通过做到“3个保证”，达到“档案管节点、节点控流程”的目的。（1）保证档案质量。根据不同的业扩流程类别，自动生成必备档案目录。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来限制流程节点的进程，进而对整个流程质量实现全过程掌控。同时，为了进一步保证电力客户电子档案和纸质档案的质量，嘉兴电力局建立了质量审核“三道关”，即本人自查自审、档案收集员审查、稽查监控岗位抽查。（2）保证流程时限。档案流程跟随营销业扩流程实时流转。业务人员在营销系统内触发流程节点后，48h内必须将该节点中产生的纸质档案作电子化处理并发送至档案收集员，否则，系统将通过“时限预警”模块自动进行“归档提醒”，督促业务人员及时完成纸质档案的电子化工作。全自动时限预警功能涉及营销系统内触发的所有业扩流程，并根据国家电网公司的业扩时限规定，将流程信息生成为红、黄、绿3种状态。时限预警功能的实现为岗位人员、管理人员及时掌控所有业扩在途流程情况提供了一个可视化平台。（3）保证合同有效。针对供用电合同在电力客户档案中的特殊性以及重要性，嘉兴电力局在档案系统中专门增设了合同管理模块。在合同签订环节，由岗位人员对合同签订日期、到期日期、是否自动续签等信息进行确认。系统自动跟踪合同是否有效，对1个月内要到期的合同进行提醒，对7天内到期的合同进行预警，确保合同的有效。

1.3工作绩效的全员化考核

开展全员绩效考核，实现营销业务的闭环管理。以客户档案为切入点，实现了业扩绩效指标的量化考核，建立了供电单位、基层班组和业务人员的三级绩效考核体系。依据智能电力客户档案管理系统应用情况，编制并了《智能电力客户档案系统考核办法》，对供电单位和基层班组的考核细分了环节完成率、归档及时率、纸质档案移交及时性、业扩时限、合同有效和档案质量等6项指标。环节完成率指档案系统中已完成电子档案的环节数除以营销系统中完成的流程数，要求达到98%以上。归档及时率指档案系统中48h内发出的流程环节数除以营销系统已完成产生档案的环节数，要求达到90%以上。纸质档案移交情况指完成营销业务后电力客户纸质档案的移交情况，要求在5个工作日内移交。在途业扩流程超期情况指每个在途业扩流程各环节的时限情况，要求不超过国家电网公司规定的时限。非居合同有效性指非居合同有效情况，要求不超期。档案质量指稽查中心每月不定期对档案的质量进行抽查的情况。同样，对业务人员细化了电子档案归档、纸质档案移交、档案质量、流程时限4大指标，对档案收集员细化了档案收集、档案完整性、档案质量3大指标。利用档案系统的自动分析统计功能，每月都将生成业务人员、基层班组以及供电单位的月度绩效考核分和月度岗位排名。

2应用效果

“档案管节点、节点控流程”的客户档案精益化管控模式的推广应用，填补了国家电网公司营销业务支持系统全方位、全过程客户档案电子化管理的空白，实现了电力客户档案、业扩报装流程、全员绩效考核的精益化管控，实施效果显著。

2.1有效提高档案归档质量

智能电力客户档案管理系统与国家电网公司营销业务支持系统联动，对客户档案形成了“自动生成、自动提醒、自动催办、自动考核”的智能化苏敏怡.电力营销管理信息系统的建设与应用[J].市场论坛，2006（8）:52-53.周慧.电力客户档案实现仓储管理策略研究及应用[J].广东电力，2011，24（7）:77-79.处理流程，档案管理实现了“人管”到“机管”的转变。完成电子卷宗的归档后，纸质档案统一归入总档案室，由专人管理、维护，需要查阅时，只需查阅该户在档案系统中的电子档案，方便快捷，优化了工作流程，提高了工作效率。市电力局稽查监控中心以1个月为周期，对各供电分局、县（市）供电局的档案质量逐一进行抽查。对稽查中发现的问题按性质严重程度分为重要问题和一般问题纳入局精益化评价体系进行评价。系统运行近一年来，档案质量得到极大的提高，涉嫌“三指定”等性质较为严重的问题得到整改，涉及业务规范、档案卷面质量等工作差错且影响程度较轻的问题也得到有效控制。

2.2有效提高档案集约化水平

客户档案统一归集到嘉兴电力局档案室实行集约化管理后，基层营销班组无需再配建标准化档案室，节省了人力、物力成本，避免了档案管理重复投资，节约了运营费用。

2.3有效提升业扩服务质量

优化了业扩运行管理模式，尤其是业务同城受理后，各基层供电服务窗口之间无需再进行业务资料的人工传递，人、车辆、时间等均实现了优化配置。同时，日常表计轮换、业务变更等工作也无需再把新档案归到原来的档案盒，大大减轻档案维护工作量。通过对各流程关键节点中档案数量及质量完成情况来管控流程节点的工作质量，档案系统与营销系统共同实现了对档案质量、流程时限、供用电合同的双重监控，对缩短客户工程流程时限、防范合同逾期、提高供电服务满意度大有裨益。业扩流程运转更加顺畅，业扩报装超时限流程比率从2.23％下降到0.26％，合同有效率保持100%。2.4实现工作效率最优化客户档案精益化管控模式的建立，不仅为管好档案创造了条件，更为加强业扩流程管控和实施全员绩效考核提供了手段。建立客户档案精益化管控模式，实时统计业务人员的绩效考核成绩，每月自动生成业务人员的月度绩效考核分和月度绩效排名，使岗位人员的工作质量一目了然，有利于激发岗位人员的责任心、竞争意识和工作积极性，有利于实现工作效率的最优化。自实行客户档案精益化管控模式以来，全局平均归档及时率达到95%以上，各业务环节档案完成率达到98%以上。

3结语

档案全流程管理篇(2)

关键词：流动人员；人事档案管理；问题对策

由于流动人员在企业的进行工作具有很大的不稳定性，而且流动人员的专业素养也比较低下，这就导致企业对这种人员的人事档案管理并不是特别重视。而且对其人事档案的记录也有很多不全面的地方，不能很好的反映流动人员的相应资料。另外在社会档案的研究过程中发现企业流动人员人事档案的是属于国家所有的，这就需要对流动人员的档案进行全面的补充，使其能够达到完整的状态。但是在现在社会对流动人员人事档案的管理还存在一些问题，这就需要对这些问题进行合理有效的分析。并根据分析提出合理的对策，进一步促使我国企业对流动人员人事档案的重视程度有一定的提升。

1 目前认识档案管理工作中存在的问题

1.1 当事人对档案管理的重视程度不够

在现在很多大型企业内部由于专业人员的增多，导致对流动人员并不是特别重视，进一步就会影响企业对流动人员的认识档案的重视程度有很大的降低。而且在企业的不断拓展的情况下，流动人员的流动速度也出现了大幅度的提升，这种情况的出现提高了流动人员的档案流动性，而企业对这种流动性过大的档案一般都没有一定的重视或者认为流动人员的认识档案没有太大的重要性。多种因素的影响下就是的对流动人员的认识档案的重视程度发生大幅度的降低。这种不重视的情况就会导致流动人员自身的职业生涯受到非常严重的影响，在以后转为正式人员之后也会有一些心理阴影。因此企业需要对流动人员的认识档案的重视程度有一定的提高。

1.2 单位人事档案管理工作的不规范

现在社会上大多数企业对认识档案的管理并没有太多的重视，这主要是因为在社会对档案的规定中对人事档案是隶属于国家档案的，也就是说人事档案是国家档案的一种。说明人事档案是具备档案的特性的，但是除此之外人事档案还具备一些自有的性质。因此对人事档案的管理如果不到位就会引起整个人事档案的安全性和人员的流动性。但是在目前对各个企业的人事档案管理的研究过程中发现，现在社会上对人事档案的管理还存在一些弊端，这些弊端主要包括三个方面，在这里笔者对这三个方面进行详细的论述。第一，由于流动人员具备很强的流动性，这就使得企业对流动人员的人事档案没有太多的重视，对流动人员的人事档案不能做到及时有效的更新，这就引起了人事档案内容出现陈旧的情况。第二，在进行档案登入的过程中使用的手续并不完善，这就使得整个档案的内容与实际时间还存在这一定的差距，加上登入时所使用的笔迹并不耐久，综合上述就会表现出档案的信息还存在很大的缺失。第三，由于人事档案是隶属于国家档案的，这就需要在人事档案中涉及的内容需要全面。但是在现在企业对档案的登入中所进行信息登入的比较少，应用的资料也很少，这就出现了人事档案不全面的情况。

1.3 完全封闭式的档案管理制度

在人事档案进行保管的过程中，由于具备很大的机密性，使得对认识档案的保管在一个完全封闭的情况下进行。在进行档案保管的过程中，连本人都不可以进行随便的查阅，这种情况就会促使流动人员对企业和自身的工作能力不能清楚的了解。而且这种封闭的档案管理方式还会使得流动人员在更换工作的时候不能得到自己的人事档案。

2 加强流动人员人事档案管理工作的对策

2.1 提高管理要求和对工作重要性的认识

对整个人事档案的管理来说需要企业对流动人员的人事档案有一个清楚的认识，只有这样才能做好对流动人员人事档案的管理。对企业的要求首先要对人事档案的管理有一个清楚的认知，要求企业了解到在现在发展的社会中流动人员的人事档案对企业的发展也能够起到非常重要的作用。而且在进行认识档案管理的过程中还需要企业档案管理人员能够按照国家的档案规定来对流动人员的人事档案进行管理，同时还需要度流动人员的工作状态进行有效的观察，这种观察是作为对人事档案评定的重要依据。其次，还需要提高档案管理人员的职业素养，并对国家规定的档案掌握能够清楚的掌握。而且在企业的新时期还需要对人事档案管理中存在的问题进行一个合理有效的解决，对流动人员的人事档案还要进行更加深入的研究，在管理方面还需要进行创新制度，促使对档案的管理能够有很大的提升。

2.2 加强人事档案管理各环节的规范化和科学化

流动人员按有关规定与原单位办理脱离行政关系手续后，原单位应在30日内按照管理权限将其人事档案移交同级党委组织部门或政府人事行政部门人才交流服务机构。单位根据自己的情况建立一个专门的流动工作人员的人事档案库，进行科学化和规范化的档案管理。

2.3 不断创新档案管理模式

为了提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，最有效的方法就是实现人事档案管理的网络化与信息化。这种技术手段非常有利于解决我们在实际管理工作中的具体问题，也将极大提升单位的档案管理水平和档案管理效率。

结束语

综上所述可以看出在现在社会企业对档案的管理过程中，对流动人员的人事档案管理是非常重要的，这是因为进行这项管理之后能够促使流动人员和企业之间建立一种更加和谐的关系，还可以为社会提供有效的人力保障。而且在进行流动人员的认识档案滚利过程中，还需要在原有的基础上对档案管理的方式进行一个创新，使得为企业的人事档案管理提供更好的服务。

参考文献

[1]毕见品.流动人员档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2016（4）.

[2]林霞.谈流动人员“弃档”问题的原因与对策[J].企业导报，2012（14）.

[3]戴丽娜.免收保管费背景下如何提高流动人员档案管理服务水平的探讨[J].才智，2015（13）.

档案全流程管理篇(3)

一、重大投资项目档案工作的现状及问题分析

项目档案验收是项目竣工验收的必备和先决条件，档案验收不合格则项目竣工验收就不能通过，做好重大投资项目档案的管理工作非常重要。

(一)现状

重大投资项目档案从形成到收集归档，需要设计、施工、监理、竣工验收等多个单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。虽然各参建单位对项目档案工作都非常重视，但是由于项目档案自身的特点及各项目组的主观因素，项目档案工作仍存在许多问题，具体表现在：

1、重大投资项目建设周期长，涉及面广，时间跨度较大与承建单位较多等特点易造成档案的丢失。一个重大投资项目建设周期短则一两年，长则可达十多年，项目档案工作一直处于运动和补充状态，再加上承建单位较多，使得项目文件很难做到及时归档，极易造成档案丢失。

2、项目建设人员主观认识不足，重视红头文件和结论性文件的管理，疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件缺失。项目人员都知道红头文件很重要，但是对项目建设过程中形成的一些过程文件、随机文件则不太重视，对这部分文件的处理比较随意，常常用后即弃。

3、文件材料收集归档难。部分参建单位或图自用方便，或因产权归属问题，找种种借口，拒绝移交归档。

4、档案完整性、系统性不足，档案验收不合格，影响项目竣工验收。由于项目档案形成的分散性和阶段性特点，以及项目建设人员对档案工作认识上存在误区等主观因素，导致文件材料归档难，档案收集不齐全，完整性、系统性得不到保证，档案验收难通过等问题。

(二)问题分析

项目档案收集难、归档问题多，原因有多个方面，根本原因还在于档案人员无法对项目建设的全过程进行有效跟踪，难以对过程性文件做到全面监管。要解决这个问题就必须认真研究有效的应对策略，建立科学、合理的全过程档案管控模型，通过对项目建设流程进行跟踪，从而对文件产生流程进行管控。

二、项目档案管控应对策略

(一)健全项目档案管理机制，理顺档案管理与项目管理的关系

在项目建设过程中，项目建设人员往往不认可档案工作也是自身本职工作，档案管理与项目管理之间常常脱节。究其原因，就是档案管理与项目管理的关系没有理顺，项目建设人员没有认识到档案管理本身就是整个项目管理的一部分，档案管理应当与项目建设同步进行。任何一个工程项目决不是为了形成档案而去建设的，其产生的档案材料都是服务于该项目本身的，因而不可能将档案工作单独分割开来，档案管理与项目管理之间是一个有机联系的整体，属于包含于与被包含的关系。项目建设单位应当建立健全项目档案管理制度，建立项目档案工作领导责任制，指定专人管理项目档案，将项目档案工作纳入项目年度计划，纳入项目管理程序，纳入项目建设人员的职责，从根源上确保档案工作与项目建设的同步进行，从而确保档案材料始终处于管控之中。

(二)档案部门要转变思路，提前动手主动介入，变事后收集为事前知晓和事中管控

档案工作在传统上属于工作流程的最末端，在工作层面上处于后台位置，档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件，就必须转变工作思路，提前介入到工作流程的前端。首先，在制度层面，建立项目档案备案制度，项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案，使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案工作无法对项目建设进行同步跟踪，关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。其次，档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训，一方面培养他们的档案意识，另一方面使其掌握必要的档案管理技能。此外，建立项目档案工作信息通报制度，强化对项目档案工作的监督指导，做到事中管控。

(三)认真研究项目档案的产生和流转规律，建立有序可控的文件控制体系

全程管控理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程，使项目建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控状态。这就要求档案人员熟悉项目运作流程，准确把握项目文件的产生和流转规律，做到文件运转与材料归档无缝衔接，文件在某阶段运转完毕即进入归档程序，即使归档不全，文件也可处于可追踪状态，从而确保文件可控。档案人员可以根据项目建设的流程图，对应地设计一个文件产生、流转和控制图，在项目建设的不同阶段跟踪相关的文件材料，做到项目建设与档案工作同步，避免文件流失。

(四)建立项目档案验收制度，赋予档案部门否决权力，加大档案工作约束力度

按照国家有关规定，在项目竣工前必须进行项目档案专项验收。档案专项验收是项目竣工验收的必备条件之一，档案验收赋予档案部门一票否决权力，让档案工作在项目管理中占有一席之地，使项目建设单位不得不重视档案工作。然而在实际工作中，许多单位并未真正落实该项制度，档案部门是服务部门，对建设单位既无约束权力也无有效约束手段，除由国家或有关省部委投入的重点项目上级要求必须组织档案验收外，一般情况下建设单位对档案验收既不邀请也不配合，档案验收制度成了一纸空文。这就要求档案部门加强与项目主管部门的协同配合，借外力推动项目档案工作的发展，档案行政主管部门要转变思路，与各业务主管部门多协调沟通，在立法和制度层面上明确档案部门的权力，档案收集工作才会真正得到保证。

三、重大投资项目档案的控制方法与模型研究

(一)控制思路

总体思路是前端控制，过程跟踪，全程管控。

传统项目档案收集工作是在项目竣工验收前才开始进行突击收集归档，这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。我们要打破这个模式，从项目立项开始对每个环节的文件进行管控，项目建设完成档案收集工作即完毕，整个建设过程文件都处于跟踪和监控当中，真正做到档案工作与项目建设同步进行。

(二)控制方法

1、前端控制：制度控制

前端控制的关键在于制度控制，即在项目起动时从顶层框架上设计出一种符合项目建设的档案管理制度，在制度上理顺关系、明确职责、规范做法，把档案工作的基本要求与工程管理的相关要求有机结合，从源头开始将项目文件纳入到管控范围之中。档案制度的建设和贯彻落实是项目档案管控的核心，是做到项目档案全过程控制的保证。

2、法律控制：合同控制

法律控制主要是采取合同明文规定的方式，明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单位，为档案的管控取得主动权和法律保障。在合同条款中明确规定参建单位的档案收集义务、归档的具体要求、档案工作的进度及档案工作不合格的惩罚性措施等，通过法律条文为档案工作提供刚性保障，规避拒不归档的各种借口，从数量、质量、内容和时间等方面保证档案的完整性，从而最大限度地防止档案的流失。

3、人员控制：责任控制

人员控制主要是从相关人员自身责任的角度明确有关档案工作的义务。从项目建设开始，建立对口的档案机构，组建各参建单位组成的档案管理网络，明确项目负责人、项目档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任。项目负责人作为总抓人员应当从全局角度督促做好档案工作；指定的项目档案管理人员负责具体档案业务，要想方设法协调各方人员进行档案移交，从根本上保证档案的完整；设计施工监理等参建单位应按合同或协议要求提交经系统整理的项目文件；参与设备开箱的文件管理人员应当清点检查随机文件，并及时向档案人员进行移交。

4、过程控制：环节控制

过程控制是确保项目档案齐全完整的关键，指定的项目档案管理人员应当要跟踪和掌握项目建设的进度，从项目立项到项目竣工每一个阶段都应做到项目建设与文件材料形成归档同步进行，确保过程文件完整。指定的项目档案管理人员应当是参与项目建设、熟知项目运作流程的项目人员，项目档案管理员能够参加各种会议，动态掌握项目文件的流向，能够根据项目建设的不同阶段科学地编制出对应的文件归档范围，协调各方人员按照归档范围及时归档文件，对于流失的文件材料有能力进行追踪和补救。通过对项目建设分阶段、分环节的控制，达到对过程文件的控制，最终达到对整个项目建设的全程控制。

(三)控制模型

项目档案的管控主要从项目建设流程、项目文件产生流程和文件的管控方式三个层面来进行建模，通过梳理和优化文件管控和归档流程，建立一个流畅、有序、可追溯的文件管控模型。

参考文献：

1、丁洪、张小玲：《略谈重点建设项目档案的系统控制》，《档案与建设》，2005(10)。

档案全流程管理篇(4)

关键词：电力企业；文书档案；立卷归档；创新优化

在信息化社会中，电力企业为提高内部现代化信息建设，其对于文书档案立卷归档工作的重视逐步提高。电力企业在进行文书档案的立卷归档时，要区别不同档案的价值，保持文件原貌和相互之间的联系，按照规范的格式统一保管。随着社会信息化程度的不断加深和企业信息化建设内涵的持续丰富，电力企业对其文书档案的立卷归档提出了新的要求。因此，电力企业要采取科学合理的措施对立卷归档工作进行创新与优化，进一步健全企业文书档案管理网络体系。

1 加强立卷归档管理队伍的素质建设

电力企业要认真开展岗前培训和在岗继续学习工作，定期组织员工学习文书档案管理的制度规定、业务知识及技能，确保文书档案管理人员全面掌握档案管理要求、熟练应用电力企业档案管理信息平台系统。此外，文书档案管理人员要树立的责任意识、风险意识和创新意识，充分认识到企业信息管理的重要性，在日常管理工作中做到防患于未然，与时俱进，了解最新的文书档案管理知识，不断创新管理流程，提高立卷归档工作的整体水平和效率。

2 健全文书档案立卷归档管理机制

电力企业应该制定严格的文书档案立卷归档管理制度，对文书档案立卷归档全过程中，各级业务岗位的目标要求、职责任务、工作程序、工作标准等作出具体明确的规定，形成“目标清晰、职责明确、流程严谨”的工作机制。企业应对档案管理职责、归档要求及标准进行书面制度制约，按期完成企业科技、会计、实物、电力营销、工程建设等各类档案的收集、整理、保管、审核及开发利用工作，使企业各类文书档案得到充分利用和安全保护，充分发挥其应有的经济价值与社会价值。此外，要建立员工绩效考核制度和奖惩制度，对员工的工作进行全面评估，深入剖析问题，督促员工发扬工作优势，及时弥补不足。

3 严格执行文书档案立卷归档的规范要求

电力企业文书档案管理人员要严格按照立卷归档的规范要求开展工作。立卷工作应平时就注意各项文件资料的搜集和分类整理，性质、内容、保存年限等方面不同的文件应该分别整理，每份卷案应注明标题、内容、编码，立卷时要保持文件的原貌和文件之间的有机联系，保证文书档案的完整性和有效性。需要归档的文书档案必须存放在相关部门的专门存放地点，为保证案卷质量，所有文书档案必须使用统一的格式，全部案卷整理完毕后，移交档案室，管理人员要进行清点确认，保存过程中要严格防止受潮、失火、损坏等问题的发生，完善档案的借阅和复制管理。以此来确保企业文书档案的完整和有效。

4 改进立卷归档工作流程

合理规范的立卷归档流程有利于保证档案的完整性和档案保存的有序性，提高档案管理及利用的效率。电力企业要重视文书档案管理工作流程的创新与优化，调整文书档案管理过程中的目标任务、人员配置和工作标准，取消不必要的多余环节，适当合并重复、相似的程序，完善特别重要的步骤，增加缺失的流程。将工作流程中的各项工作职责落实到个人，督促管理人员完善自我工作，提高各环节的连续性和高效性。

5 加强数字化文书档案建设

当今社会网络化程度不断加深，企业文书档案的管理不应该只局限于书面资料。电力企业要重视企业文书档案立卷归档工作的网络化管理，不断加强数字化文书档案的建设。立卷归档人员不能忽视各类电子文件的录入、收集和整理，并将档案信息保存至闪存卡、光盘、移动硬盘等存储设备中。企业要大力引进专业性能较高的档案管理设备，定期对计算机及其系统和档案管理系统进行检查，及时发现数据安全隐患，一旦发现计算机故障、档案系统漏洞或木马病毒等问题，要及时修复、杀毒和更新，有效保证系统的正常运行，从而确保电子档案的有效利用和安全储存。电力企业文书档案立卷归档数字化管理的实现，有利于推动企业信息化建设的发展。

6 结束语

综上所述，为了进一步适应信息化社会的发展需求，电力企业要与时俱进、积极采取有效措施对企业文书档案的立卷归档工作进行创新与优化，全面提高管理水平和效率，使企业文书档案得到充分利用和安全保存，促进企业的现代化信息建设进程。

参考文献

[1] 陈海芳. 文书档案立卷改革的实施与问题[J]. 广东科技， 2008， （10）： 46-47.

[2] 温力伟. 文书档案归档立卷工作应解决的问题[J]. 齐齐哈尔大学学报：哲学社会科学版， 2010， （2）： 184.

档案全流程管理篇(5)

一、医院流动人员人事档案管理存在的问题

首先，管理意识较为淡薄。就目前情况来看，很多医院注意力集中于医疗，忽视了档案的建立、管理及服务。在管理流动人员人事档案时，常出现轻视、简化政审程序、思想滞后、档案材料不完整、更新不及时等问题，给流动人员留下不被重视的印象。而流动人员自身对人事档案的认识也不足，对人事档案的归档、整理配合度不高，往往在提拔、调动、离职等人事变动时才会意识到人事档案的重要性。

其次，管理机构尚未健全。就医院档案管理机构还不够健全，换句话说，不少医院并未设立专门管理流动人员的档案资料。此外，与流动人员档案存有联系的部门并未落实好档案完善、转移和交接工作，导致出现档案没有连贯性、档案材料过于粗略等问题。

再者，管理规范化有待提高。流动人员的存在，在一定程度上加大了医院人事档案建立、管理的工作量。不规范的工作方式、模糊的管理目标、界定不清的管理制度等皆会引发一系列问题：档案缺失材料、档案建立及管理工作较为被动等。此外，落后的设施与经费投入不足皆会阻碍档案服务质量的提高。

第四，管理信息化程度不够全面。在实际调查中，笔者发现现代信息技术在医院分类、排序、归档保存流动人员档案中并未得到充分利用，尽管耗费了大量人力物力，档案建立及管理工作质量无法得到有效提升。与此同时，医院对流动人员档案持漠视态度，弱化了其的功能，以致自存档、死档、弃档现象层出不穷。

最后，管理人员素质不高。毋庸置疑，管理人员在流动人员档案管理中发挥着重要的作用。由于培训机制尚未建立及完善，很多管理人员管理知识与技能较为匮乏，对档案管理工作成效具有严重的负面影响。

二、加强医院流动人员人事档案管理的相关建议

其一，强化流动人员人事档案管理意识。对流动人员人事档案管理意识加以强化，通过宣传，创设良好的档案管理氛围。此外，提供大量交流、开会、培训等机会，以促使档案建立及管理所有环节更好地衔接，进而加强医院各部门、人员之间的交流、沟通。同时，也要提高流动人员对人事档案重要性的认识，配合档案管理部门做好材料的收集、整理。

其二，完善管理机构。施行权责统一制度，对档案管理机构加以建立及完善。在此过程中，须落实好各方面的工作，例如：经费筹措、人员配置、安全保密等。注重监督、管理非在编人员的人事档案，当其离职时，应做好档案交接、转移等工作。同时，重视档案在公共服务方面所具有的利用价值，通过合理收费，以避免档案被闲置。

其三，加强档案管理的规范化。将医院档案工作特点及国家现行的法律法规相结合，对医院档案管理实施办法加以编制。医院建立流动人员人事档案时，所有与之牵涉的人员、部门须严格遵循有关规定及标准，以为档案管理提供有力保障。另外，在填写档案材料过程中，流动人员及院方须依照相关审核程序及规范。

其四，充分利用现代信息技术。通过现代信息技术，分类、排序、归档保存流动人员人事档案，为查询及应用提供便利，以促使档案管理工作质量得以提升，提高应用效率。根据现行规定，积极鼓励档案管理技术人员对管理思路进行拓展。与此同时，将各方面资料安纳入档案，主要包括医德医风考评、服务质量、技术水平等，不断对其内容进行更新。

档案全流程管理篇(6)

一、档案数字化包括对所存档案通过人工录入或制成电子计算机文件，也可将档案归入电子计算机制成图形文本，最后刻录在光盘上，建成数据库。档案管理的数字化，将为自动化检索，为开发利用、为实现档案资源共享提供优质、高效、快捷的服务。随着计算机信息技术的发展，档案数字化需求越来越多，专业化水平也越来越凸显。利用档案管理系统对档案进行数字化管理，是实现信息资源共享和提高档案利用水平的有效途径。在数字化实践过程中，档案数字化并非十全十美，有些工作做得不尽如人意，常出现扫描质量差、加工流程不合理、功能不全面、系统流程复杂、后期维护难以为继等问题，影响了档案管理质量的长期性，这些都是档案数字化实践中需要解决的问题。做好档案数字化实施前期的调研分析。调研本单位档案和档案工作现状，是档案数字化工作开展的前提和基础。首先，调查本单位现存档案的年代、数量、档案类型、载体形态、管理现状、库房管理情况，用以确定档案数字化项目所需资金，以及在档案数字化加工中需要进行的各项工作，如是否需要重新整理、排列立卷、装盒等。其次，调查本单位档案工作情况，如档案信息化状况，档案归档、借阅及销毁流程、文件的运转流程、秘密文件的管理、公文的信息化运转情况以及这些档案工作中存在的问题等，这些情况将直接决定档案数字化工作的任务和需要达到的目标。通过两方面的分析，针对现实管理情况，提出需要解决的问题，确定需要达到什么样的目标，如，是否需要开发档案管理系统、是否需要信息部门的支持等，从而确定需要什么样物质、资金支持等。档案数字化是一个系统工程，目前，由于档案数字化缺少统一指导，缺少各种标准，制约了档案数字化的有序进行，《纸质档案数字化技术规范》颁布实施后，这个规范有效地指导了纸质档案数字化工作中的技术实践，对我们开展档案数字化提供参考的准绳。有些地方根据实际需要，已经制订了或正在制订各自的制度，如某省出台的《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》及《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》。北京市2011年4月1日起实施《档案数字化规范》，正式成为地方标准。通过熟悉、领会这些标准，将规范并促进地方档案数字化工作，对推进档案信息资源开发利用、保证档案实体和信息安全具有指导意义。同时，还要对当前的档案数字化先进技术有所了解。通过走访档案数字化工作优秀单位，我们既能吸取他们的成功经验，也能弥补他们的不足之处。通过了解他们档案数字化的业务流程、档案系统的功能和档案数字化过程中的注意事项，熟悉档案数字化最前沿的技术，了解目前档案数字化的最新进展情况，总结档案系统功能的优缺点，为更好地做好档案数字化工作提供借鉴和参考。档案信息化建设符合社会需求与活动规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不宜用传统的方法来管理档案；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。

二、制定实际可行的档案电子化前期实施方案是开展档案数字化工作的重要环节，该项工作直接影响到档案数字化工作的效果。档案管理人员可以从以下方面来进行强化：一是与软件服务商共同研究编制需求方案。通过分析调研报告、工作内容，安排好时间、人员，双方共同进行需求调研、需求分析、需求规划，分析并落实具体内容、方式、方案等等，作为档案管理部门，一方面要核查在技术层面的先进性，这个可以和本单位的信息部门协同完成。另一方面，是对档案系统功能、流程及外包的各个微观目标等的沟通和确定。总之，业务需求，既要符合实际，又要具有前瞻性和全面性。在功能方面，既要考虑功能满足自身的要求，又要突出重点，把握关键。在档案管理系统的功能上要注意如文档一体化管理、归档流程、借阅利用流程、长期保管、安全性能、标准规范等方面内容，在微观目标上，对数据加工流程各环节、著录格式要求、检索方式、文件保存格式、查询统计等等都需要做详细的规定。同时，应该征求各方意见，特别是信息部门和重要业务部门的反馈意见，以加强档案管理的适应性。加强档案数字化的质量，不仅需要对技术把关，还需要进行制度和管理上的约束，提高档案管理数字化的工作质量。档案管理的数字化涉及到人员、安全、财物等方方面面的工作，在进行档案数字化时，档案部门根据单位情况制定相应的制度，有一套规范的操作程序。第一，档案部门应要制定出外包工作需要遵循的规范、标准，如根据《关于移交进馆档案质量检查办法》《纸质档案数字化技术规范》等标准和相关地方标准，制定档案数据采集标准、著录细则、加工流程等，以便外包单位有章可循。档案部门人员要积极参与数字化现场的工作，以便发现问题后及时处理问题，提供各个环节工作质量和效率。建立第三方审核和三方沟通机制。第三方审核，类似工程项目中的监理方。这个第三方，往往是具备有档案数字化业务指导能力的团体或个人，一般是档案行政业务人员或档案学、信息管理方面的专业人员。第三方可以采取临时抽查和不定期检查的方式进行审核，对项目进行评估、召开会议、短期培训，对存在的问题提出要求和解决办法，要求外包商进行改正。档案部门和外包商，在遇到疑难问题时，也可以由第三方来统筹考虑，统一解决。对档案的出入库、档案交接、外包的人员出入、作息时间、工作注意事项，进行规定，建立档案出入库表单、工作量表单等，创造良好有序的工作环境。

三、档案数字化工作业务的流程。档案数字化加工的程序繁多，流程大致可分为：提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、编页码、拟标题、核标题、整理、扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引、打印目录、装订（装盒）、还档、登记、归档、备份、抽检等。由于各个单位的档案情况不一致，各个环节可能是一起进行，也可能是分开进行，依据实际情况确定。但业务流程必须能把握环节之间的有效衔接，确保各环节设计缜密，保证错误最小化。项目实施中，针对每个流程的各个环节，形成数据表格，形成文本，以便查证。如提卷，需要有提卷单；拟标题，需要按规范拟定，条目清晰，形成表单；整理装订要按照国家规定；扫描图片要小心翼翼、操作规范等。

结语：档案数字化扫描工作和档案管理系统的验收，并不标志这这项工作彻底完成。在档案数字化工作的实践中，仍然有许多工作需要不断完善和改进，特别是档案管理系统，需要经过较长时间的试运行，才能发现问题，进而完善系统的各项功能。

档案全流程管理篇(7)

关键词：企业；档案管理；管理措施；创新发展

1 企业档案管理的原则

企业档案的管理原则，为企业建立信息档案系统提供了有效依据，也能为企业的发展提供更为有力的引导。企业档案管理的原则主要由以下三部分组成：

1.1企业档案管理要求统一领导、分级分层。建立统一的企业档案管理制度，并对企业内部档案工作实行对口化和统一管理，要对企业的全部档案内容和文件处理进行综合管理与执行。

1.2企业档案管理工作一定要重视维护好档案和文件的安垒与完整性。从数量上看，企业档案要在已有内容上寻求全面和配套，从质量上说，要保证文件档案的系统性和内在关联性，同时在内容和范畴方面要涵盖企业由内到外、由下到上的全部日常工作所需要的资料种类，各种形式的档案要分门别类的存放，防止出现人为的损坏和遗失。对企业档案要进行安垒系统的管理和保护，对重要文件要加强保密力度，保护企业自有知识产权，避免信息流失在外，造成企业的遭受损失。企业最好有相关内容的法律顾问，在出现问题时能够以专业眼光及时做出处理，弥补损失。

1.3加强企业档案的使用性和交流传播，体现出档案管理的现实意义。档案的管理，不仅仅是收集与整理，其更为现实的意义在于帮助企业主和员工们在日常工作过程中有例可依，使工作得到更为有效的资源协助，提高效率，加快发展。可以说企业档案的利用与管理，既是企业档案工作的出发点，又是终结点。加强档案的使用和交流性，是为企业档案管理延续下去并得到长足发展提供资源支持，体现出企业的社会价值。当然，企业档案管理和使用贯穿于企业各项工作中，是检验企业基础性工作情况的标准。

2 企业档案的管理措施

2.1要设立专门的企业档案管理机构，发挥集体力量，创新思路，把档案管理工作做出成效。

2.2建立好企业档案管理的规范制度，并监督全体员工依此执行。有制度的硬性规范，有利于更好地督促员工们对企业档案管理工作的重视，促进档案工作更快更好地发展。

2.3加强档案管理的安全性。档案管理室一定要做好防火、防水、防盗、防尘、防虫、防潮、防泄密等各项防护工作，虽然目前大多企业已经普及电子档案管理，但仍有一些档案是以纸制等形式存放，这就要求企业档案工作人员有针对性地做好各种类型档案的管理工作，对于电子文档要做好电脑的杀毒与防毒，防止黑客倾入，工作人员要不断提高自身的电脑操作技术能力，并对电子信息的获取和沟通渠道做出更深刻的理解，从而创新工作方法。而对于传统的档案形式，则要求工作人员在工作过程中更加细致，不仅要认真登记和整理。还要在离开档案室时检查好门窗、关好电源等，以保证企业档案管理工作的全面与完善。

2.4提高档案利用率，发挥档案管理实际作用。档案管理的最终目的，是为了让企业在发展工作中能够节约寻找资源的时间，把更多的时间应用在实际工作内容中，加快工作效率，提高效益。提高档案利用率，应该更好地创新沟通模式，使信息的传递更为便捷，同时对于在沟通交流过程中进发出的对企业有益的信息资源，也要加以收集和整合。

3 企业档案管理如何创新发展

没有创新就没有生命力和发展希望，这一点对于企业尤为重要。因此，在企业的档案管理工作方面，工作人员一定要开拓思路，发展创新，并将新思想落实到档案管理工作的各项功能和执行细节中去，积极地用新机制带动档案管理工作的进一步发展。

3.1要借助观念创新促进企业档案管理的现代化。办公自动化的普及，使电子文件也被列入到档案管理的工作范畴中，因其收集、查询、整理、修改、发送等简单快捷，并且具有容量大、更新速度快的特点，目前电子文件已经越来越成为档案管理的主要文件类型。电子文件包括录音、录像、照片、文字、表格等形式多样，直观易读。但是，档案管理并不是单纯地用计算机代替原本的手工劳动，也绝不能把传统的档案管理方式照搬到现代化的电子档案管理工作当中去，新时代的档案管理，一定要以创新的观点理念，应用先进的电子信息技术，在吸取传统管理方法精髓的基础上，尽快寻求更新更有效的运作模式，更好地为企业档案管理工作服务。

3.2要创新企业工作平台，加速提升企业档案管理的水平。传统的档案管理工作并不是毫无用处，新时期的创新管理也是要建立在传统工作流程基础之上的。要将传统的档案管理工作流程优化整合，再融入新思想新观念，借助软件编程、数据库管理技术等先进电子技术方法建立起更适用于现代化档案管理的计算机管理工作流程，并以此来进行企业档案工作的执行与管理。也就是说，要在传统已经具备的工作流程基础上，建立起更符合现代企业管理的数据信息工作管理平台，解决企业参与人员多、信息容量大、加快信息传递速度、搭建沟通平台、反馈信息等问题。