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档案管理方法精品(七篇)

时间:2023-06-02 15:26:33

档案管理方法

档案管理方法篇(1)

关键词:科技档案;管理规范化;

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2015)-01-00-01

一、探究档案管理的现状

(一)方式较为传统,无法实现信息资源的共享:目前,众多企业在管理档案方面仍采之前的管理方式,忽视了现阶段电子档案管理的环境与发展趋势,其不注重信息之间的交流与共享,各个部门之间对于档案管理方式以及经验较为保留,这在一定程度上影响了档案管理特有建设属性的充分发挥,导致高校电子档案管理仍处在不受重视的地位以及寻求合理方式的阶段,使对信息资源的利用不合理,容易发生二次存档现象。

(二)技术落后,各个部门之间的档案管理方式差异巨大:由于不同企业的领导对档案管理的重视程度存在一定差异,某些企业由于资金充足,技术先进,可凭借此优势直接与社会企业、单位等建立良好的档案管理交流机制,及时完善自身的管理方式管理效果,而缺乏资金与技术支持的少数企业却无法实现此种局面,由此可见,要想提升高校档案管理的水平必须辅以先进的技术支持与资金投入,加强企业之间的信息交流,分享电子档案管理方式以及管理经验等,逐步缩小企业之间的管理差距,提升整个企业的电子档案管理水平。

(三)分离管理,违背社会需求目标:据相关资料显示,目前,企业的领导及员工出国进行深造、评职称、被举荐等,各个方面,都需要其所在企业出具相应的档案资料进证明,保证其所说完全属实。但企业在档案管理过程中,信息资源的浪费,管理较为分散,各个部门之间信息交流缓慢等直接影响档案的及时填充,尽管现阶段企业档案管理已逐步实现电子信息化,但依然不能完全满足其客户的社会需求。比如,企业每位员工的档案资料,是否属实以及对其价值进行合理估量,这种方式已经得到普遍应用。

二、利用信息技术,优化企业档案管理水平

(一)建立并逐步完善档案调控管理机构,推动电子档案管理的迅速发展:如何实现电子档案的整合管理,最重要的便是建立各个企业之间的档案调控机构,逐步达到档案管理的社会化,为众多员工以及领导今后的发展提供及时、有效的档案支持。对此,需要相关部门的大力支持,凭借其权力亲自指定某一机构为档案调控管理机构,负责制定相应的档案管理政策、及时调配信息资源、调控各个企业之间的关系等,当然,这需要各个企业的主动参与,由其组建档案调控管理机构,实现企业之间的电子档案一体化以及优质的网络服务水平。企业中有档案管理专业的可以实时进行档案管理培训工作,条件允许的话,可承接档案调控机构会议的召开工作,从而逐步调动其他企业对此的重视,主动参与档案调控机构的组建活动,为实现电子档案的整合管理做好准备工作。

档案管理方法篇(2)

一、档案收集

档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径,是实现档案集中统一管理的基本手段,是档案管理其他业务环节的基础,是决定档案工作存在和发展的前提条件,对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用。收集工作在档案管理中处于特殊地位。收集是档案业务首要环节,是档案室工作的起点。档案收集工作,就是把分散在各部门和个人手中的文件材料,按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾,它是档案工作的起点,是档案工作的第一个环节,也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。其内容主要是档案室对本单位需要归档的档案的接收;其指导思想是:归档档案应齐全完整;加强室外调查和指导;推行入室档案的材料化;保持全宗和全宗群的不可分散性;把一个机关、单位的档案全部收集完整。要深入广泛地宣传《档案法》使大家知道对档案的接收、收集、整理、保管和提供利用是档案室的职责是依法进行的,使他们认识到档案收集工作是档案工作中一个重要环节。让他们了解相关知识,从而提高档案归档的质量,增强各有关部门对文件、材料收集、移交的自觉性。尤其是要争取领导的支持,领导的档案意识提高了,档案工作得到重视和支持,那么档案收集工作中所遇到一切问题就好解决。为了搞好档案的管理工作提高档案的收集质量,各室、科可明确一人负责本部门、科室的文件材料的平时归档工作,到来年归档时,由各部门的档案负责人统一交档案室归档保管,从而确保档案收集的完整。

二、档案管理

档案管理,就是按照一定的原则和方法,对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目,使档案系统化的工作。档案整理解决的是档案由零乱到系统、由无序到有序的问题。档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。档案整理是发挥档案作用的重要条件。档案数量庞大,成分复杂,如不经过系统整理,处于零乱状态的档案,查找起来如同“大海捞针”。只有经过系统整理,才能使保存的档案条理化、系统化,为档案的管理和提供利用创造良好条件。档案整理是整个档案管理工作的重要基础。通过整理,可以全面了解和检查档案收集工作的质量,促进其改善和提高,并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础;同时又为档案的保管、统计和查找提供了单位和完整体系,有利于保护档案的完整与安全。档案整理与档案工作的各个环节有着密切的联系,是档案利用、开发、发挥档案作用的一个前提条件,是档案室和档案馆重要的基础工作和业务建设,它为档案的鉴定、保管、统计、编目提供基本保管单位和完整的体系。档案整理科学化、标准化水平的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响。

三、档案保管

档案保管工作,是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因,档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务,是了解和掌握档案损坏的规律,通过经常性的工作,采取专门的技术措施,最大限度地防止档案的损毁,延长档案的寿命,维护档案的物质安全。档案保管工作的具体内容主要包括:(1)档案库房管理,包括库房内档案科学管理的日常工作;(2)档案传递、流动过程的保护,即档案在各个管理环节和利用过程的安全防护;(3)保护档案的具体措施,即为延长档案的寿命而采取诸如复制、数字化和修补等各种专门的技术处理,这三个方面的工作,有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行,有的则须单独组织进行。因此,档案的保管,既是整个档案管理业务的一个方面,又是一个相对独立环节。

四、档案利用

档案利用就是档案信息资源的开发利用即将集中统一管理本单位各种门类和载体的档案,积极提供利用。档案室应该集中统一管理本单位全部档案。因此,要创造良好的基础和物质条件,确保档案的完整与安全。管理是手段,利用是目的。档案室工作的根本目的,就是充分发挥档案的作用,为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效,是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏,直接影响档案室的发展,影响单位工作效益的提高。如果档案室内只起“一把锁”的作用,就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位的工作利用档案的特点,编制各种检索工具和参考资料,开展各种利用工作,变被动服务为主动服务。要做好档案信息资源的开发利用工作,健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的的必备条件。档案信息资源开发与利用,既要坚持按规章制度办事,又要注意改善服务态度,提高服务质量。

档案管理方法篇(3)

[关键词]建筑设计;档案;管理;方式方法

档案管理是指把一系列原始的、零散的档案信息条理化、系统化,达到信息资源的共享的目的。作为重要信息收集、贮存和开发利用的档案部门,面临着信息网络化、档案信息开发利用多样化和管理现代化的重要挑战。作为建筑设计行业的管理部门,开发档案信息资源,为建筑设计、科研、人事管理服务是信息工作的根本任务。为此,作为直接接触档案的一线档案管理人员,一定要加强档案信息的编研工作,搞好档案信息的开发应用,提高利用率,使信息资源共享。

1.建筑设计档案管理的现状及特点

建筑设计相关单位(建筑企业、设计院等)通过对档案史料的开发利用,才有了今天建筑事业的发展。在正常的建筑设计管理、运营中,不可避免会产生大量信息,从事档案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多数档案管理是以基本的原始图纸、资料为基础,计算机起到辅助记录作用,无论从档案管理的思想观念上,还是信息工作内容上,均纯的停留在业务、管理统计、记录、存储上,难于发挥信息工作的职能作用。

目前,建筑设计单位对开展的本单位科研项日和新业务、新技术不甚了解,工作处于被动服务状态,信息意识淡薄,信息渠道仅局限于本单位,忽略管理单位,导致信息沟通不顺畅,档案利用率低、利用价值不大。尽管档案利用已在建筑设计等相关行业中起了重要作用,但是,还有相当部分的档案信息没能得到开发利用。

2.建筑设计档案管理的方式方法

2.1立足档案服务,提升档案利用开发技术创新手段

信息时代,档案管理部门和档案工作者,应努力开拓创新,以科学的管理方法将过去封闭式管理模式向开放式管理模式发展,应用计算机技术和网络技术,满足资源共享的需要,提高档案信息的利用效率。在实际的档案管理中,档案工作服务方式要创新、档案管理理论要创新、档案服务工作内容要创新、档案服务机制要创新。

2.2拓宽档案编研范围,发挥档案信息作用

档案管理要“上门办公”,拓宽编研范围、内外结合、联合编研。改变原有局促的“室藏格局”。因而,一线档案管理人员必须提高认识,彻底打破自编自传编研思想的束缚,拓宽路子,联合编研。要加强纵向沟通,与建筑设计科研单位、建筑企业的联合。这样既有利于丰富编研资料的内容,又有利于通过信息的传播利用,促进系统内的科研工作发展。还要加强同行单位档案室之间的横向联合,借鉴经验,可使资料互补,以达到编研选题具有广泛、综合和全面性的目的。如与组织人事、史志、党史等部门联合编写有关资料,既可弥补编研力量之不足,又可补充编研所需经费,还可提高编研资料的利用价值和利用率。

2.3进一步改进、开发档案管理的信息化工作方法

目前,大多数档案对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,使现代化设备不能物尽其用,造成相当一部分档案信息未被系统地、深层次地开发利用。为此,档案管理应该努力实现档案信息电子化,建立建筑行业的特殊数据库,提高利用率、检索率。

2.4进一步加强档案管理人员人才培养

档案管理队伍是建筑学科科技档案管理的主力军。档案管理人才的培养和队伍建设是开发档案的前提。尤其是单位和档案管理部门都应重视人力资源的挖掘和培养,努力造就一批高素质的复合型档案人才。

同时,基础档案管理人员也要积极主动地编制各种途径的检索工具和编研成果,及时快捷地为建筑行业提供可靠的依据,最终通过档案的收藏数字化、传递网络化、操作信息化、信息存取自动化,达到广泛应用建筑行业的目的。

为此,档案管理人员要在实践中始终坚持求真务实的态度,勤奋学习,勇于探索,使科技档案更好地为建筑设计研究、建筑工程发展服务。

2.5建立档案利用信息反馈制度,促进开发利用。

档案管理人员在努力提高自己业务素质,增强管理能力的同时,也应履行档案信息反馈服务。如对档案质量的评价(服务态度、服务水平、职业道德等)、对各种服务方式的评价(如阅览、复制、咨询、汇编、资料服务等)、对服务水平及质量评价(如提供信息的及时性、准确性、全面性等)、对利用效果的评价(对信息的需求和意见,包括今后可能需要利用的档案种类、内容、成分和数量等)。

建筑设计档案的广泛应用是档案管理工作中最富有活力的一个环节。做好档案的利用工作才能使整个档案工作具有生机。只有积极开拓档案管理的途径,才能使档案在建筑设计行业建设中做出自己应有的贡献。

参考文献:

[1]刘佳档案的创新发展[J]青海师范大学学报自然科学版2010.02

档案管理方法篇(4)

档案管理是保证事业单位各项管理工作正常有效进行的重要工作内容。因此通过提高档案管理人员各方面综合素质和对管理方式进行科学化改进,可以提高档案管理工作水平,保证档案质量和使用效率。

【关键词】

事业单位;档案管理;人员素质

为贯彻执行同志对档案管理工作提出的“加强档案管理水平”的重要指示,事业单位需要重点执行对档案管理办法的改进和提高。为适应目前经济化、信息化的国际形势,在进行档案管理过程中,应运用科学化、现代化的手段,对分析档案管理工作的不足,通过执行方案优化和技术提高使档案管理过程更加准确、高效,实现科学化、现代化的档案管理方法,保证各项工作的准确实施。

1提高对档案管理重要性的认知

档案是了解人们过去的主要参考资料,记录了过去人类活动的真实情况,反映了人类活动、客观社会规律。因此,档案管理是保证党和国家事业正常进行、发展的重要部分,具有强大的历史使命感和国家责任感,是行政事业单位开展工作的重要执行内容。另外对行政事业单位档案管理工作的现代化建设也极为重要,它直接关系着事业单位现代化水平高低,如果不注重档案管理的现代化建设,档案信息服务工作必然会受到严重影响。所以,在认识到档案管理重要性的同时,还应对档案管理现代化建设的重要性有足够认识,通过落实科学发展观,持续创新,不断提高档案管理工作水平。同时在档案管理工作中,对档案管理人员的教育也应同步进行,强调准确执行档案法、增强法制教育观念、加强档案管理和服务意识,贯彻执行国家档案管理制度和现代化建设的思路。

2提高单位档案管理水平

档案管理工作的最终目的是对档案的利用,它具有非常高的权威性,因此最重要的是保证档案的真实性,这是建立档案最重要的原则,同时也是档案管理人员的神圣职责。在对档案的管理工作中,有关职能部门应遵照管理标准,遵守管理章程,坚定执行准则,增强对档案管理工作的责任意识,确保按正规程序进行,保证档案文件质量。

现代化的档案管理还需要有效做好依法治档工作。目前我国社会基层群众对档案和档案法制观念的认识还很欠缺,因此,档案管理工作要贯彻执行“立足档案,面向社会”的方针,利用广泛的资源对《档案法》不断加大力度宣传,通过举办宣传活动、单位内部网络的工具、举办展览会、研讨会、座谈会等形式,增强社会档案意识和档案法治观念,使单位内部人员和人民群众更广泛的了解档案,并自觉遵守法制管理,还可通过对反面案例的分析,立案说法以期更直接的警世效用,为档案管理工作依法治理提供保障。

另外,为了加大对依法治理档案的工作支持和投入力度,档案管理部门还应积极寻求上级有关领导的支持,通过对档案管理实际情况的分析,制定新的现代化档案管理办法与工作准则,对工作过程加强监督,进行有效统筹管理,以适应现代事业单位档案管理要求,落实档案管理工作依法治档政策,根本上提高档案管理水平。

3加强档案管理人员自身建设

现代档案管理依法治档的工作是通过档案管理人员的执行来落实的,因此要保证依法治档工作更有效的被执行,就需要保证工作人员严格执行档案法的相关管理规定,通过对档案管理人员进行相关法律法规的教育培训,可有效提高在依法治档工作中执行的效率和执行标准。

除了对档案管理人员进行法律法规的相关教育之外,还应培养档案工作人员拥有高度责任感和荣誉感的敬业精神。通过对职业素质的教育,培养工作人员对待工作能有正确的行为准则和不辞辛苦的工作态度,全心服务于单位的档案管理工作,并以热情的态度做好对来访人员的接待工作。

4加强档案室的安全管理

档案管理工作最后一项重要的工作内容就是档案的安全保管。

首先,要保证档案在收集、整理、鉴别、保存、归类、利用等基本步骤进行时不出任何意外,就应当提高档案管理人员的安全防范意识,通过对安全监控设备的使用,严格的档案管理制度的建立,保障档案保管安全性。

其次,通过对电路系统和电器设备使用情况的定期检查,及时排除火灾隐患,保证消防设施设置齐全,将火灾发生的可能性杜绝,保证档案存放安全。

最后,对档案的保管采用科学手段和防护措施,通过利用高科技的先进设备、专业的安全防护和先进技术,保证档案存放环境的无霉、无蛀、无尘和空气洁净,使档案在保存过程中不受损坏。

5结束语

目前我国事业单位在档案管理方面存在着部分问题,为保证档案在各项工作中能发挥自身的重要利用效果,非常有必要对当前档案管理工作方法进行改进,通过提高档案管理人员对档案管理重要性的认知、用现代化和科技化手段改善管理方法、加强档案管理人员自身建设和档案安全管理四个方面的优化,使档案管理工作更好的适应各项工作的需要。

参考文献:

[1]张莉.行政事业单位档案管理方略[J].赤峰学院学报:自然科学版,2013(24):282283

[2]李隽.探讨行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业技术开发:中旬刊,2013(3):6970

档案管理方法篇(5)

关键词:新形势 档案管理工作 新方法

根据现今社会现实,档案在各行各业中发挥越来越重要的作用,如在毕业生毕业后参加工作都会涉及到人事档案的去向,涉及到档案的保存。但是在实际的档案管理中,缺乏规范性的工作方法,影响了管理的工作效率,因此探索运用新方法,使其管理工作具有规范性,具有十分必要的重要性。

一、探索档案管理工作新方法的重要性

1.新形势下档案管理工作的总体要求

随着经济社会的发展,信息技术的发展,使得各行各业的运营环境发生了巨大变化,在档案管理方面也发生了很大变化,正在逐步实现信息化。当前影响档案管理发展的不利因素是缺乏规范性,探索新的管理方法就是为了规避存在的管理工作不规范的问题,如不采取新方法,不能适应社会发展变化,将影响各行各业的发展,甚至是难以维系社会秩序的安定。因此探索新的管理方法是为了解决当前发展存在的问题,所以说探索新方法是加强档案管理工作的总体要求。

2.各行各业加强自身管理的体现

档案总体来说它是信息数据的集合,它体现了对人与事物的认识,档案管理工作包括整理归档等内容,对于行业而言,使企事业单位更好发展,少走弯路。以企业为例,企业进行档案管理新方法的探索,有利于加强对人力资源等方面的日常管理,创建属于本企业特色的企业文化,凝聚人心,齐心协力,有利于良好形象的树立。再以学校为例,档案作为教学活动的总结,是日常教学活动必不可少的管理内容,采取对于档案管理的新方法,有利于使教师得到教学经验启示,对教学活动的开展归纳总结工作,使课堂效果更具有效性。

3.各行各业长远发展的需要

档案不仅包含了人与事物的信息,而且还具有可供参考借鉴的重要作用,因此为了充分应用档案上有用的信息,就要对档案进行保存等工作,以便得到新理念,促进行业发展。在企业日常经营中,企业管理是必须运行的发展模式,档案是企业发展过程中的有效见证,它体现了全体工作人员的智慧头脑,当企业遇到发展瓶颈的时候,通过整理档案,调出档案进行浏览,就会发现发展中存在问题,就会总结经验教训,做出日后发展规划,大力推动了企业长远发展目标的实现。

二、新形势下加强档案管理工作的措施方法

1.档案管理工作存在的问题

(1)档案管理机构设置不完善。档案行政管理机构的设置有着明显的分类界限,每个部门之间既是各司其职,各自履行部门的职责,又配合其他部门推进档案管理工作有序进行,但是由于管理机构分类界限不明显,又与执法主体之间有很好的默契,致使相关的管理工作法律法规不能充分发挥作用,还有一个突出问题是在网络设置上还存在整体规划不合理的现象。当前档案室的设置上越来越呈现多样化,还有专业档案馆的设置,这体现各行业、同行业不同部门之间采取分工明确的工作职责,使档案管理工作简单化,但是因为没有明确的规定对管理工作进行限制,导致在资料的收集上遭遇各种障碍,且无法使信息得到高效应用。

(2)缺乏公共享用的机制。档案信息资料具有互享、互通性,能够实现资源共享,对一个行业的发展具有很重要的借鉴指导意义,信息化建设是当前长期一段时间的发展方向。各个行业、各个单位之间又存在着不同差异,在运作准则上也体现出不同的差异之处,信息化发展建设、应用管理也同样存在着不同程度的差异,都制约了资源共享的实现。

2.加强档案管理工作措施方法

针对以上提出的在档案管理工作中存在的问题,可以采取加强各管理部门之间的协调工作与提高档案人员的素质,实现资源共享的措施方法。第一个措施方法需要政府、档案管理部门给予充分的重视,建立分界明显的部门,分工明确,每个部门建立工作制度规范,按照章程处理管理工作,加强宣传,营造良好的合作氛围;有针对性地对工作人员展开培训,按照实际情况有针对性地实施教育培训,尤其是加强信息化应用管理的培训,进一步熟悉业务流程,加强各部门之间的沟通协调,使资源共享成为可能。

综上所述,在新形势下探索档案信息化管理工作的新方法,是为了使档案管理工作与时展相适应,使管理工作更加规范与标准。为了实现管理工作的规范有序,需要不断实现管理创新,转变理念与方法,运用新理念、新方法,提升档案人员的素质,不断提升管理质量水平。

参考文献

[1]姜晓燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科技风,2014(21):246

档案管理方法篇(6)

医院档案是保证一个医院日常工作得以顺利开展的重要依据。医院档案中有大量的关于人事建设、财务管理、医疗信息、技术引进、科学研究等方面的信息,对一个医院当下以及未来的发展建设起到一定程度的借鉴作用。[1]人们可以从清晰严明的档案中去研究医院在以往收获的经验和教训以及一个医院一路走来的成长轨迹,可以在日后的工作中充分借鉴经验并对同样的问题加以避免,有利于一个医院探索出适合自身的可持续发展的道路。[2]同时,医院档案还对医院的人才建设有很大的帮助,它为医院工作人员的培训、评价、考核、贬职罚款以及晋升加薪等决策提供了重要依据,[3]若没有科学的档案管理作为支撑,将无法合理的配置医院的人力资源,新医改过程中也不可能更好地发挥人才的力量,这样无疑会对医院的发展造成一定的损失。

二、医院档案管理工作中存在的问题分析

对档案最为简单的理解便是一个单位以往各项工作的历史记录,根据内容不同可分为团体组织档案、人事档案等多种类型。医院档案中不仅记录着一个医院的发展历程,同时,还有大量有关病患资料以及用药方法的记录情况,是一笔宝贵的财富。然而,不难发现,由于传统管理方式的影响,医院档案管理工作仍存在一些问题,这些问题不但造成了医院档案无法发挥其应有的作用,还造成了很大的资源浪费。在新医改背景下,笔者认为医院档案管理主要存在以下方面的问题:

(一)没有对医院档案管理提起足够的重视

对于一个医院的管理层,他们重视的往往是医院的经济效益。因此,对能直接产生经济利益的工作更为关注,而对于医院档案管理方面的工作却没有提起足够的重视。有些医院甚至对医院档案管理持轻视的态度,他们认为当今社会已与过去存在很大不同,现代社会科技不断进步,各种新型医疗仪器、药品不断出现,陈旧的医院档案记录的不过是已经过时的病例、药方等信息,对现代医疗没有借鉴作用。这种观点是特别狭隘的,即使医院引进的设备再先进也离不开医生的丰富经验这一重要基础,而医院档案中的有关记录就是一类不可多得的经验。由于有关人员没有对医院档案管理工作提起足够的重视,使得医院工作中医院档案管理极为混乱,医院档案这一珍贵资源变成了没用的废纸。

(二)医院档案管理制度不完善,存放混乱

医院档案涉及的内容非常繁杂且其数量相当庞大。因此,需要专门人员对档案进行定期整理,这样有利于档案的储存、查阅以及调用。以往的档案资料多为纸质资料,这些资料保存过程中对周边环境有严格的要求,环境条件较差会损坏档案。但由于制度缺陷等原因,档案管理人员进行档案保存工作时往往漫不经心,某些疏忽便有可能造成档案的损毁,如果档案受损程度较轻微,那么这类档案还可通过一些措施加以修复,但档案严重受损则使档案无法正常查询和应用,失去原有价值。有些医院的用房相对紧张,这样便会一味地压缩档案管理室的面积,造成医院档案室的面积不足,给档案管理工作带来极大的不便,档案存放较为混乱。

(三)医院管理管理人员专业素质偏低

有些医院由于对档案管理工作缺乏重视,在选人方面也没有对人员的专业素质进行严格的考核,这样便产生了医院档案管理人员专业素质偏低的问题。在我国很多医院里档案管理人员大都很少经过专业的培训,欠缺档案分类归档、整理整合等方面的能力,造成档案管理工作相对混乱,给档案的查询及调用工作带来了极大的不便,使医院档案无法最大程度发挥其应有的作用。

三、医院档案管理的改进方法

(一)正确对待医院档案管理工作

医院管理层对档案管理工作的重视程度对档案管理工作的质量会产生直接的影响,如果无法从根本上提高人们对档案管理工作的重视程度,即便采取再强硬的手段也无法实现档案管理工作的规范化。相关人员对医院档案管理工作有了正确的认识后在日常工作中才能尽职尽责,从而提高医院档案管理工作的质量。首先,医院相关部门应将档案管理工作作为日常工作日程的一项重要内容,不应只将眼光放在盈利方面上,同时,应将档案管理工作作为日常工作的重要环节。其次,医院有关部门应加强对档案管理工作的监管力度,这样才能保证工作人员持有正确的工作态度。再者,院方可以定期组织例会、座谈会等来宣传档案管理工作的重要性,加深员工对档案管理工作的认识。最后,应鼓励医务人员经常查阅档案,借鉴档案中关于具体病例的经验,切实让工作人员感受到档案在医院日常工作中的作用,长期已久,人们便会更为重视档案管理,正确地对待这项工作。

(二)制定完善的档案管理制度,创新工作方式

医院档案管理在新医改的过程中是一项非常关键的内容,现阶段,应制定一套完善的档案管理制度来规范医院档案管理。由于各个医院之间存在较大差异,档案管理制度应根据医院的具体情况来制定。在大多数医院的档案室中存放的档案多为纸质材料,由于环境等方面的影响,很多档案材料都存在不同程度的损毁问题,鉴于此,院方应投入一定的人力物力加以修缮。近年来,电子信息技术在各个领域的应用逐渐广泛,医院档案管理工作中也应充分发挥电子信息技术的作用,医院应投入一定的资金来完成电子档案的建设,同时,应完善电子档案查询调用系统,这样有利于提高医院档案的利用效率,完善医院档案管理工作。

(三)提高管理人员专业素质

对医院档案管理工作产生直接影响的便是档案管理人员的专业素质,如果相关人员缺乏相关的专业知识,便会使档案管理工作极为混乱,没有条理可言,给档案的保存、查阅及调用工作带来极大的不便。医院档案管理工作人员应具备对信息的分类、处理以及整合等方面的能力,并且,现阶段随着电子档案的逐步推行,医院档案管理人员的专业素质也应相应的提高,这就要求管理人员不仅应具备上述的传统专业素质,同时还应掌握一定的计算机及网络知识。医院最好聘请专业人士对电子档案程序进行设计,同时,应注重高技能人才的引进,使电子档案管理工作得以顺利开展。对于既有的工作人员,应采取一定的方式对其进行相应的培训,提高其档案管理工作专业技能。

四、结论

档案管理方法篇(7)

医院的人事档案的发展是有年代感的,它是在医院从建成到现在所有人事的信息慢慢积累起来的。人事档案对于医院的医务工作者的信息进行真实的记录和存档,包括医生、护士以及其他工作人员等。人事档案是医院人事工作的基础,对于医院的整体管理有着不可忽视的作用。但是随着医院的发展规模越来越大,人事档案的信息量也越来越大,在管理方面存在的问题也就越来越多。笔者结合自身的经验,主要从以下几个方面对完善和提高医院人事档案管理工作的方法和途径进行阐述。

1 关于医院实施档案管理工作的现状

1.1 档案管理的制度过于单一

随着科技和经济水平的进步,医院的人事档案管理工作也应该随之做出相应的调整,但是现在医院当中的管理方法大多都还是很多年前的老方法,管理制度单一,不能够更好的为医院服务,因此,在医院人事档案的管理制度上需要改进,建立信息化的管理模式。

1.2 档案管理的方式落后

在医院当中,人事档案具有较高的机密性,因此具有很高的重要性,这种机密性档案的管理应该由具有专业管理知识的人员来进行管理,但是现在医院当中相关的专业人员非常欠缺,专业的管理设备也很缺乏,在这方面同样需要改进。

1.3 档案的立卷过于陈旧

现在医院的人事档案大多都放在档案室里,多年没有人翻动,需要什么信息的时候查阅非常困难。而且档案信息的内容大多也不是很真实,或者存在信息根本不对称的现象,所以需要改进的地方同样有很多。

2 完善医院人事档案管理的途径和方法

2.1 从事档案管理的工作人员要提高相应的工作意识

提高档案管理的工作意识,要从和档案管理有关的三个方面展开阐述。首先,就是医院领导的作用,他们要首先对医院人事档案的管理工作给予高度的重视,采取一些规范化的管理措施,对于人事档案管理现状以及出现的问题要及时给予整理的措施,用他们重视的态度引起实际工作人员对这份工作的重视;其次,就是从事档案管理的工作人员,他们要不断的提升自身的管理素质,要经常参加一些相应的培训,意识到人事档案管理工作对于医院全体工作人员以及医院的荣誉形象等方面的重要性,不断的改善医院的人事档案管理工作;最后,就是在档案管理方面的法律意识,要拓宽资料的收集渠道,建立档案的保存、传递等程序科学化方式,确保档案信息的规范、完整和真实。

2.2 对于档案的监管制度要进行完善

人事档案主要记载职工的履历、鉴定(考评)、自传、入党入团、任免、奖励、处分、工资等方面的自然状况,记录职工的个人成长过程,思想发展历史,能全面系统的展现职工家庭情况、主要社会关系、专业学习情况、个人发展情况等各方面内容,能概括反映职工的个人全貌[1]。因此,档案的管理要实现法制化、规范化、制度化。

2.3 档案管理工作岗位要设置专业人员

医院当中从事人事档案管理工作的人大多是一些年龄比较大,或者一些其他职务的兼职做人事档案管理的工作,这对于管理水平的提高是非常不利的。所以,这个岗位要引进专业的管理人员,在招聘的时候要挑选各方面素质都比较综合的工作人员,同时,在以后的工作当中还要不断的完善他们的素质,经常做一些专业化的培训等等,让他们把医院的人事档案管理工作做到时代的前沿[2]。

2.4 对于医院的人事档案管理工作要实现信息化管理

在这个信息多元化的社会,我们在从事医院人事档案管理工作的时候也一定要注意实现档案管理的信息化。那么什么是医院人事档案管理工作的信息化呢?就是把现有的人事档案的信息都实现数字化,把这些资料通过信息系统,实现档案资源各数据的合理配置,以及科学有效的开发利用,实现档案信息的社会共享。实现计算机网络化管理,是管理人事档案信息的必由之路[3]。计算机在我们生活中的普及程度是非常高的,因此,现在有很多医院都已经实现了医院人事档案信息的数字化,可以通过一些相应的软件进行查询。实现信息化之后,如果我们需要查询某个医务工作者的信息,只需要通过目录或者输入简单的检索条件就可以很快的找到我们所需要的信息,既减轻了档案管理工作人员的工作量,又提高工作效率。