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办公档案数字化管理精品(七篇)

时间:2023-06-02 15:26:37

办公档案数字化管理

办公档案数字化管理篇(1)

关键词:国有企业档案数字化存在问题解决对策

随着国有企业信息化建设快速发展,作为国有企业信息化建设重要组成部分的档案信息化建设也提上日程,而档案数字化工作是国有企业档案信息化工作的内容之一,开展档案数字化建设是目前国有企业档案部门开展的重要工作之一,是实现档案工作规范化的重要举措,也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径之一。笔者从2004年至今一直从事国有企业档案管理工作,在多年的实践工作中发现国有企业档案数字化建设面临着一些不容忽视的具体问题,本文就存在的问题进行分析探讨,并提出一些解决对策。

1.国有企业档案数字化建设面临的主要问题

1.1对档案数字化建设的重视程度不够

档案数字化,一方面可以提升查阅效率,相较于传统的查阅方式,数字化后的档案查阅只需要几分钟甚至更短的时间就可以查阅到档案原文的扫描件。另一方面数字化后的档案可以封闭保存,没有特殊情况不再使用,有利于保护原件。但是在国有企业,档案管理工作没有得到足够重视,档案数字化工作比较滞后,导致国有企业档案室变成无人问津的部门,档案管理人员责任心强的会默默无闻的工作着,责任心不强的档案堆积成山,没人整理,连查找都困难,更谈不上档案信息化、数字化建设了。从根本上说,档案数字化建设与否,建设质量的好坏,建设进度的快慢,与国有企业的重视程度有关。

1.2软硬件配备不足严重制约国有企业档案数字化工作的开展

随着信息化建设飞速发展,国有企业档案管理部门也配备了一些计算机及扫描仪设备,但是这些设备是有使用年限的,由于资金不足等原因,设备更新缓慢,老的计算机与档案管理软件的要求不匹配导致软件运行缓慢甚至无法运行,扫描仪老旧致使扫描图像不清晰,甚至有的还没有专门的档案管理软件。没有好的档案数字化工作所需的软硬件设备,导致国有企业档案数字化工作无法开展或进展缓慢。

1.3档案管理系统与OA办公系统不兼容

目前,各软件公司制作的档案管理软件和OA办公软件种类繁多,国有企业也是根据自己的需要自行购买档案管理软件和OA办公软件,致使档案管理系统与OA办公系统两者不兼容,造成不能依托OA办公系统实现网上录入和查询等,形成的数据也难以转换实现共享。以昆明公交公司为例,昆明公交公司使用的OA办公系统是电子政务网上的政府信息公开系统,而档案管理系统是珠海泰坦软件公司开发的档案综合管理系统,两者是不能兼容的,政务网上的收发文要归档,只能从政务网上下载下来,然后一条条的录入档案管理系统中,形成的电子文件也只能一条条对应的导入档案软件中,费时费力,工作效率低下。

1.4档案管理人员素质不高、配备不足

档案管理人员素质的高低决定着国有企业档案管理水平的高低,随着办公自动化的普及,对档案管理人员也提出了新的要求,档案管理人员除了会传统的手工整理档案外,还会利用现代化的手段对档案进行管理。但是在国有企业,档案管理人员素质高低不一,为了节约编制,一般使用秘书兼管档案管理工作,专职人员少,档案工作大多停留在手工管理阶段,不利于档案数字化工作的开展。

1.5缺乏技术指导

档案数字化工作是一项技术含量、操作规范度很高的工作,档案数字化工作也正处在摸索和尝试阶段。在国有企业档案数字化工程中,档案管理人员对扫描技术、扫描流程、扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等掌握不够,缺乏技术指导。

1.6安全问题突出

国有企业档案数字化建设的安全问题主要有三个方面,一是缺乏安全保管电子档案的设施,如光盘、移动硬盘、防磁柜等。二是数字化过程中的安全问题,由于纸质档案数量庞大,纸质档案在从库房拿出来数字化的过程中,难免出现纸质档案丢失情况。三是网络安全没有保障,安全措施不到位,其他部门的电脑还连着外网等。

1.7档案数字化制度欠缺

2005年国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》是纸质档案数字化的标准,各省市也出台相关标准,为纸质档案数字化工作提供了相关的技术指导,由于各国有企业纸质档案的种类不尽相同,国有企业没有根据自身情况制定档案数字化标准,完全参照国家统一的标准和省市标准进行纸质档案的数字化工作,致使在档案数字化过程中,没有制度可依,无章可循。

1.8有些档案数字化工作重复

随着信息技术的发展,政府也在推行电子政务,实现网上收文发文,推进无纸化办公工作,使信息可以迅速、准确地到达相关部门,从而极大的降低社会成本,提高文件传阅速度。但在很多国有企业,由于各方面的原因,并没有真正实现无纸化办公,政务网的文件还是习惯下载后打印出来给领导批阅后存档,这一部分打印出来的政务网文件存档后就不可避免出现再数字化的现象,造成重复和浪费。

2.解决对策

国有企业档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务,笔者认为应着力采取的对策主要有:

2.1加强对档案数字化工作的领导

国有企业档案数字化建设的最终目的在于提高国有企业效率,提高领导决策和管理水平,国有企业应该把档案的数字化建设纳入领导议事日程,把档案的数字化建设纳入国有企业信息化建设当中,作为国有企业信息化建设的一项重要内容来建设,明确主管领导和档案管理人员在档案数字化建设方面的责任,在物力人力财力方面给予支持,有了领导的支持,档案的数字化工作便能顺利的开展。

2.2增拨专项资金,配足软硬件设施

为使档案数字化工作能够顺利开展,国有企业应该把数字化工作所需的经费列入国有企业各项经费预算中,增加拨付档案数字化建设专项资金,重新为档案室配足计算机、扫描仪、防磁柜、光盘、移动硬盘、档案管理软件等设备,并根据需要进行更新换代和最新优化升级,使之完全符合档案数字化工作的需要,档案部门要多与领导沟通协商,争取支持,以保证档案数字化建设顺利进行。

2.3建设统一管理平台,实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接

随着办公自动化的普及,电子档案数量不断激增,建设统一管理平台,实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接至关重要,国有企业要真正实现文档一体化,做到从文件到档案的转变不需要数据的转换与迁移,同时也提高档案工作的效率。这就要求国有企业要加大资金投入,档案部门要加强与软件制作部门的沟通协调,使OA办公系统和档案管理系统具备符合档案管理要求的功能,实现档案系统与OA办公系统的无缝对接。

2.4加强人才队伍建设

人才队伍建设是档案数字化工作顺利开展的先决条件,必须加强档案数字化工作人才队伍建设。一是人员保障,档案数字化工作量大,必须有足够的人员才能完成,如有外包能力可以请专业机构完成,没有外包能力的可以挖掘内部潜力,从其他部门借调一些人员过来帮忙完成,并配备一名计算机专业人才负责网络、数据库的管理及相关业务工作。二是档案管理人员要加强学习,根据档案发展需要不断提升专业技能,学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用,积极参加档案知识培训班,自觉学习档案数字化各项规章制度,读透研透其中的内容并应用到实际操作中,保障档案数字化工作的有效开展。

2.5加强与档案部门联系

积极到省市档案局参观学习数字化建设方面的经验,请专家亲自过来开展档案数字化建设的业务指导,传授档案数字化方面的专业知识,及时掌握数字化工作的方法,参观其他成功单位的档案数字化情况,获得旁人已经取得的经验和教训,从而少走弯路,提高工作效率。

2.6加强档案数字化的安全管理

档案先进的管理手段带来工作效率的提高,同时也对档案安全管理提出了更高的要求,可以从以下几个方面加强档案的安全管理。一是加大资金投入,购买存储设备如光盘、移动硬盘、防磁柜等,确保档案保管安全。二是加强档案数字化流程的监控,制定明确的责任制度,杜绝数字化过程中档案丢失的现象发生。三是引进计算机网络安全管理人员,制定档案安全管理制度,按时进行备份,定期开展档案安全保密检查工作,发现隐患及时整改,发生责任事故严肃处理,与档案管理软件联网的电脑不能同时连着外网,所有的电脑实行专管专用,实行密码登陆,做好防火墙等安全设置,并随时更新病毒库。

2.7完善档案数字化工作制度

制定规范,明确标准,这是保证扫描质量的重要步骤,国有企业档案在进行数字化工作之前,应根据国有企业的实际情况,制定和完善档案数字化工作制度,包括整理标准规范、图像扫描技术规范、责任制度、安全保密制度等,并使档案数字化责任具体到了岗位和人,严格质量控制,明确工作流程,明确扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等,在制度上保证了档案数字化工作向更高质量、更加规范化、科学化的方向发展。还可以实行激励制度,对档案数字化工作比较先进的档案部门进行激励,以物质激励和精神激励相结合,调动档案管理人员的积极性、主动性和创造性。

2.8实现信息资源的共享,避免重复数字化

在国有企业的信息化建设中,国有企业可以利用内部局域网,把不的档案通过局域网向内部开放,实现内部信息资源联网,无纸办公,减少纸张,OA系统中形成的电子文件可以通过与档案系统的无缝对接系统实现转换,避免出现了在OA系统中形成的电子文件打印后再数字化的现象,造成重复和浪费。同时要做好保密工作,要对外必要信息时,应做到科学地把握保密和利用的关系,做好信息安全保密,同时要积极开展服务,变被动服务为主动服务。

档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务,开展国有企业档案数字化工作,重在坚持,要将档案数字化建设纳入国有企业信息化建设中,积极探索出最适合自身的数字化建设道路。

参考文献:

[1]杨公之.档案信息化建设实务[M].中国档案出版社

办公档案数字化管理篇(2)

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出:到2020年,全国地市级以上国家综合档案馆要全部建设成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字复制件等功能完善的数字档案馆;全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。河北省也把档案信息化建设作为“十三五”全省档案事业发展的新引擎,初步建成覆盖省市县三级的全省区域性数字档案馆,数字档案馆建设步入全国先进行列。秦皇岛经济技术开发区档案馆勇立潮头,迎接挑战,在数字化档案馆建设方面进行了有益的探索,无论是可行性方案的设计还是软硬件建设方面都积累了一定的经验,值得大家学习借鉴。

秦皇岛经济技术开发区档案局成立于2004年2月,2014年7月档案馆正式成立,在区档案局挂牌,局馆合一管理。2015年开发区档案馆被推荐为河北省数字档案馆试点单位,我们以此为契机,启动了开发区数字档案馆系统建设,突出区域性设计,在服务范围上为全区行政机关、驻区单位及其下属立档单位服务,定位为全区统一的数字档案管理平台,实现了全区档案数字资源整合、共享与档案公共管理服务的一体化管理,能够满足区域数字档案馆“统一建设、按需服务、分别管理”的运行模式需要。

秦皇岛开发区数字档案馆系统建设包括“两大平台、两个环境”。系统由开发区电子公文交换平台和档案馆电子档案管理平台两大平台组成。其中“电子公文交换平台”主要为区内各级部门的电子文件接收、归档、管理、利用、移交提供系统服务,其对区内电子文件进行统一存储备份,实现全区电子文件齐全归档、安全保管、有效利用和及时、可靠的归档移交提供保障;“档案馆电子档案管理平台”主要为区内各级档案室档案数字资源的接收、管理、保存、利用提供系统服务,亩实现全区档案数字资源齐全收集、长久保存和有效利用。

开发区档案局通过数字档案馆系统运用,已经使其成为区域性档案数字资源综合管理的服务平台,依托平台建设,我们力争将开发区档案馆打造成为“六位一体”功能的数字档案馆,即传统档案辅助管理中心、档案数字化加工中心、电子档案管理中心、区域档案数字资源存储备份中心、区域档案数字资源共享服务中心、区域档案IT(信息技术)运维服务中心。

一、加强学习与调研,制定“开发区数字档案馆建设可行性方案”

2014年,以开发区新档案馆建设为契机,开发区档案局超前定位,提早谋划,力争将新档案馆建设成为集馆藏、展示、服务为一体的现代化综合型数字档馆。为此,我们分别考察调研了直辖市、市级、区级等三个代表性档案馆,主要就新档案馆整体设计、功能用房分区、档案数字化建设等方面问题与考察单位进行了座谈,通过交流学习,收获很大,并以此为基础,起草了《开发区数字档案馆建设可行性方案》,通过讨论,方案得到管委领导的认可,自此,开发区数字档案馆建设正式启动。

二、加强资源建设,夯实工作基础,全力推进档案数字化工作

数字档案馆建设中档案原文数字化工作是基础,为全面开展全区档案数字化工作,规范标准,提高数字化工作质量,开发区档案局首先从做好标准的编制入手,先后完成了《电子文件归档与管理暂行办法》《数码照片归档与管理暂行办法》《档案数字化著录规范》等系统制度的编制,并通过组织专题培训有效地进行宣传贯彻。二是加强对相关单位的调研。及时、准确掌握全区档案数字化工作的整体情况,发现存在的问题,提出科学的对策。通过各方努力,使开发区档案馆档案数字化工作形成了目标明确、工作规范、齐抓共管的良好局面,为全面推进数字档案馆建设夯实了基础。

开发区档案馆于2011年开始大规模地开展档案原文数字化工作,在“全面数字化”战略的引领下,传统载体档案数字化工作稳步推进。截至目前,开发区档案馆馆藏档案实现机读文件级目录100%,文书档案原文数字化率100%,共完成纸质档案数字化182025页,并实现全文检索。接收规划、公证、工商等电子档案约27.2 GB(万亿字节),档案数字资源总量近80 GB,

三、开发区数字档案馆基础建设情况

2015年9月秦皇岛经济技术开发区档案馆投入使用。总体投资6200万元(主体3600万元,展资1700万元,设备投资900万元),档案馆地上建筑面积7000平方米,为上下两层,其中展厅面积3414平方米、库房面积1275平方米、功能用房265平方米、办公用房92平方米、设备间及其它用房1200平方米,是集馆藏、展示、服务为一体的综合档馆。现今已初步建成为党和国家重要档案的安全保管基地、爱国主义教育的基地,政府信息公开中心、档案利用服务中心和电子文件管理中心的“五位一体”的综合性档案馆。

一层作为开发区对外开放的窗口展厅,先后已经举办过“逐梦之路建区30周年成果展”、“理想信念教育展”等专题展览,今后将发挥综合档案馆爱国主义教育基地的作用,加大践行社会主义核心价值观,发挥重要培育、宣传作用。二层是档案馆库区、办公区和对外服务区,投资近千万元,全馆安装中央空调,内、外网络wifi覆盖,实现门禁控制24小时监控,初步建成网络化、智能化的多功能数字档案馆。

(一)功能区与设备配置

1、库区:库区为独 立设置,分为库房一、二、三与综合库房,能够满足不同门类档案的分别存放要求,确保档案的安全保管。库房安装密集架1200立方米,无线内网覆盖。档案库房从设计上按照《档案馆建筑设计规范》《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求,突出了档案库房档案安全保护的"八防"要求,采用高新技手段、智能化管理控制,安装了“档案库房安全保护智能管理平台”,实现了恒温恒湿控制、消毒灭菌、通风和电子巡更、自动防盗、库房灯光检测系统功能。库房内安装监控摄像机,共41台,全部为网络高清摄像机,采用24小时实时监控,统一存储,门禁认证管理。在防火方面采用高压细水雾消防设备来为档案保管提供安全保障。

档案库房安全管理平台可以对库房的各项指标进行智能化设置与管理,定期灭菌,通风换气,根据外界自然环境变化自动调控库内温湿度,并自动统计工作报表和出入库登记表。

2、功能区:馆内设置整编室、机房与控制室、数字化采集室、荣誉室。

机房与控制室:按照《电子信息系统机房设计规范》B级要求构建。在选址方面远离强电磁场,机房内铺设防静电地板、等电位铜排,配备不间断电源与专用空调设备;门禁管理;安装液晶拼接46×9大屏,时实显示全楼各点位监控图像;主机房配有专用立式机柜、三台服务器与一台在线存储设备,配有自动水喷淋灭火设备。

数字化采集室:采集室设有监控和手机信号屏蔽设备,配备4台计算机终端、2台扫描仪及卷盒打印设备,能够满足开展档案数字化工作需要。

荣誉室:为馆内对外宣传、展示一个重要窗口。设计上将弘扬开发区文化的实物档案陈列、影音档案展示与业务培训功能相结合。配置了电教白板与短焦投影仪,能够满足20人以内的日常档案业务培训工作。

荣誉室内配备2个自助查档服务计算机终端设备,符合数字档案馆测评要求。

3、公共服务与办公区:档案馆主楼配备2台电梯、1台无障碍货梯。建有70平方米的接待大厅,安放多席位等侯椅,方便利用者休息等候。大厅安装10平方米LED电子屏,用于日常宣传及迎宾使用。大厅的一角还设置了图书资料架,方便利用者在查n之余进行浏览。

信息公开与查阅室:配备2个查阅工位,用于档案查阅利用,加装身份证认证与指纹登录设备。1台保密计算机用于专门隔离存放档案。

阅览室:为方便利用者查阅,馆内配备2间阅览室,可同时容纳20人利用。

办公区:办公用房占总馆面积的1%,本着核心管理、集中办公的原则设置。

(二)网络建设

在网络建设方面,网络主干采用光缆辅设,配核心交换机,全馆设置网络及电话信息点210个,全楼内网与外网全wifi覆盖,可扩展,可进行无线网办公。

馆内网络分为外网、内网、专网。内、外网络物理隔离,内网与专网采用逻辑隔离。内、外网络都有防火墙、漏洞扫描。2016年又投资30万元安装上网行为管理设备,可进行网络终端监管、安全审计等。有用户接入认证,非法用户不能接入,各系统有独立的管理密码。馆内专网配备10台专属计算机终端,用于档案数字化工作。

(三)电子档案管理系统建设

随着互联网+大数据时代的到来,开发区档案馆不断深化计算机网络为主干的档案现代化管理技术,推动档案信息化建设,整合全区档案资源。目前,开发区档案馆通过搭建数字档案管理系统来对区内单位各类数字档案进行管理,已经基本实现了“三网二库二平台”的建设(外、内、专网,档案数据库、影像数据库,电子档案管理平台、电子公文交换平台)。

电子档案管理系统包括部署在政务网的电子公文交换中心和部署在档案行政专网、政务内网的两个环境。其中电子公文交换中心部署在开发区信息化办公室,承载数字档案馆(电子文件中心)主体功能。电子档案在线管理平台即虚拟档案室管理部署在开发区各部门档案室,为各职能局档案室管理档案数字资源以及开展室藏档案数字化加工等业务提供支撑。档案馆与区内各单位搭建档案行政内网,各级档案室通过内网向“电子档案管理平台”上传数据、查阅利用。档案馆通过电子档案管理平台,向各级档案室提供相应层级数字档案信息资源的利用共享服务,平台根据不同的权限服务对象,建立了7个层次的利用范围,系统能实现档案查询、资源、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析、利用登记等功能,有利于实现各单位对本部门档案的自主与规范管理。

四、明确建设思路,纳入开发区“十三五”规划纲要

近年来,开发区档案局通过对数字档案馆的建设及应用,已经完成了从传统载体档案管理为重点到传统载体档案、数字档案资源管理并重的工作思路的转变,实现了全区数字档案资源与实体档案资源的有效整合,使开发区档案管理水平、档案服务水平、档案安全保障水平得到全面提升。2016年,是“十三五”的开局年,“继续加大政务信息化系列工程实施力度,提升电子公文系统,推进包括数字化档案馆在内的档案信息化建设。”已纳入《秦皇岛经济技术开发区国民经济和社会发展“十三五”规划纲要》。

办公档案数字化管理篇(3)

档案工作应当向社会各界主动地提供科学、系统的档案信息服务,使信息的利用者能更快、更容易的获取自己所需要的相关档案资料,提高工作效率,更好地为社会主义建设服务。但是老旧的纸质档案显然已经不能做到上述服务,不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。随着计算机的广泛使用和办公自动化的普及,电子文档及影音制品进入了档案领域。社会的进步,科技的发展,使档案的管理、保存、利用也有了新的变化。电子档案及档案数字化的出现更好的解决纸质档案和传统档案工作不易解决的问题。能更好地做好信息资源共享和提供更简单、更快捷的信息资源使用服务。

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。

电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的,没有纸质实体,其以后的管理、保存、利用和归档都是电子形式,直接进行数字化操作。

档案数字化,是要将传统的纸质档案在技术上转化成电子文档,而电子档案不需要转化可以直接用于数字化操作,省去了各种档案资源转换所需要的人力、物力。所以说,更普及的使用电子档案能极大地方便档案数字化的发展。

档案数字化对比传统档案管理的优势在于主要体现在以下几个方面:

1.提高经济效益。因数字化管理档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来更为方便迅速,避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单,让使用者可以随时随地地提取所需要的资料,尤为便利。

3.增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。

政府机构、社会团体及企事业单位都在普及使用电脑办公,越来越多的电子文件逐渐替代了传统的纸质文件,逐步地实现了无纸化办公。办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以电子文档为主要形态,那么档案也自然以电子档案形式存在。人们可以更快捷方便地查询、浏览电子文件和档案信息。无纸化办公,极大的推动着档案管理工作向数字化发展。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点,但也会有一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等都可能会给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。随之而来的档案数字化工作也会在实际工作中遇到各种新问题,这就需要有能适应时展的档案管理人员,能够使用新技术、新设备的专业性技术人员。档案管理部门有必要引进专业的技术人员,以便能更好地使用先进的机械设备和引进先进的档案管理理念。也应该定期地对档案管理人员进行培训,使档案管理人员能学习新近的专业知识,使之能跟上时代前进的步伐。

档案管理的办公化自动化是档案数字化发展的必要条件,从业人员要熟练地使用计算机网络及现代化的办公知识和技能。因档案工作的编辑、修改、传递、复制环节,都跟以往的档案工作有着本质的区别,所以会给档案管理人员带来新的问题。当克服这些技术上的问题之后,档案工作将会变得更加方便和快捷。相关管理人才的引进能保证档案数字化工作的高效进行,电子文档的收集、分类、整理、归档、利用是管理人员的岗位职责,需要保证档案的真实性和完整性。

现行的无纸化办公还处在初级阶段,纸质文档的直观性和法律效力的原始凭据仍是无法取代的,所以纸质档案和电子档案并存的现象还是普遍存在的。在做好纸质档案工作的前提下,还要做好电子档案的开发工作。与发达国家相比,我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。今后的档案管理工作要把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而可以及时利用,实现资源共享。如档案信息能够以网络形式传递,那将是一座浩如烟海的资料宝库。

为此,国家档案局明确提出,我国档案管理将“跑步前进”,数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源,其重要性正日益凸显出来,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务。

参考文献:

[1]宋彦秋. 电子档案应用问题研究[J]. 经

济,2015,(10):174-174.

[2]刘美静.档案工作的发展趋势及档案工

作的数字化趋势[J].山西档案,2007,(1):

66.

[3]侯朝阳. 档案数字化建设的发展研究

[J]. 信息技术教学与研究, 2012, (90):

110-111.

[4]李新梅. 企业档案数字化建设实践[J].

档案管理理论与实践 - 浙江省基层档

案工作者论文集,2013(00):265-267.

办公档案数字化管理篇(4)

关键词:档案 数字化 管理

所谓“数字化”档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件,对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段,再运用级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料,可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网,最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。

一、“数字化”是档案管理工作的必由之路。

档案数字化是信息时代的必然要求。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而可以及时利用,实现资源共享。办公自动化要求档案管理数字化,信息化建设始终保持以应用为导向,以数据为基础,以网络建设为中心,积极吸引新技术,完善各种应用系统并向网络化发展,无纸化办公已成普及之势,正是由于计算机的广泛使用,因而形成了大量的数字档案信息,同时也为档案的数字化管理提供了可能。此外,档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性, 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾,过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段,致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、“数字化”档案管理的主要障碍。

(一)电子文件与纸质文件的“双套制”保存,造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中,各部门在网上传递、承办文件,提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面,造成人力、物力、财力的浪费,势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

(二)办公自动化系统与档案管理系统不兼容,各自为政,给电子文件归档达成困难。据了解,目前很多单位都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统,这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件,而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同,不同软件环境下形成的数据难以转换,无法进行电子文件归档,因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。

(三)电子文件的不安全因素,影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点,但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。

(四)数字化档案的利用率不高,给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时,但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓,人们仍延续传统观念和管理模式,对文档的借阅和检索都由人工来完成,人们只看到伸手可及的有限的档案,而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库,不仅消耗了人力物力,而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

三、“数字化”档案管理采取的措施。

(一)加强对档案工作者的培养与培训。一是彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面,使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学,有效地开发利用。二是加强档案工作者对信息技术应用能力的培训,学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等,提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能,以适应档案信息化的发展。三是强化档案工作者训练,加强培训,对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军,使他们不仅具有较高的业务素质,而且具有较强的开拓创新意识。

(二)正确处理传统与现代化的关系。正确处理纸质档案与电子档案的关系,纸质档案的信息内容附在纸质载体上,与纸质载体密不可分,因此真实性和原始性容易鉴别,凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制,纸质档案信息密度比较小,所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上,不能在载体上直接读取,必须通过计算机等专用设备进行再转换,虽然存储量大、节省了储存空间,但在信号转换过程中,由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响,容易造成信息的丢失或删改,却不易被察觉,因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案,即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

(三)加大档案现代化管理的投入。应投入大量的精力关心和支持这一工作,创造条件投入资金、配置先进设备;积极培养、选拔高素质的专业人才;把档案现代化管理纳入工作计划,列入考核范围;各级领导,尤其是主管档案工作的领导,每年要定期听取档案工作汇报,了解档案工作现况,提出要求、下达任务,指导档案部门依法开展工作,帮助解决工作中实际存在的困难和问题;领导要重视和加强本系统内的交流与合作,以先进带动后进,发挥优势,弥补档案现代化管理上的差异,取长补短,共同提高;宏观上要有总体的指导思路,实现发展战略上的创新,微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。

参考文献:

[1] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯,2011(1).

[3] 彭容.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯,2004.(1).

办公档案数字化管理篇(5)

近年来,全国城建档案馆在档案信息化建设方面都作了大量的工作,经历了从单一到综合,从独立到网络,从内部到Internet的发展过程,建立了相应的计算机管理系统,发挥了较大的作用。天津城建档案馆为了适应发展,一直十分注重进行档案管理的现代化建设,致力于将最新的计算机技术运用于档案工作。1997年成立了《城建档案信息计算机光盘管理系统》课题小组。并于1999年与“北京高电光盘技术联合公司”联合开发了城建档案信息管理系统,(基于WindowsNt操作系统,Oracle8i数据库,客户机/服务器的C/S操作模式)系统以城建档案信息为开发主体和核心,加大了城建档案信息处理的深度和广度,是一个全方位、多层面管理的档案信息管理系统。2000年系统一期开发完成,2001年,购置HPLH6000服务器,双机热备份,HPR12磁盘阵列柜,完成了高速局域网的建设。磁盘阵列存储,双机热备系统,解决了档案系统海量数据存储与实时查询的矛盾,又提高了系统的安全可*性及抗灾难性。2002年实现了馆藏7万卷档案的数字化处理工作。著录档案73000卷,扫描文件33026卷,扫描图纸20756卷,目前总数据量已达230G.。初步实现了馆藏档案信息的计算机管理,大大提高了工作效率。城建档案馆计算机的应用水平也有了很大的提高,城建档案馆的信息化工作取得初步成果。

但随着数字技术和计算机及其设备的成熟和发展,信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进,城建档案的基础业务建设的重心向档案的信息化建设转移,目前现有的档案管理系统工作模式,以及现有的城建档案馆的日常办公模式都难以适应新的需求,主要体现:1系统平台的局限,原来系统是由PowerBuilder开发完成,在Internet飞速发展的今天,利用C/S体系结构开发的系统在很大程度上无法达到数字化城建档案馆的要求,从平台选择的本质上必须作调整,采用Browser/Server体系结构。2.功能的局限:原有系统在统计的灵活性、全面性、方便性无法满足社会各方面高层次的需求,查询系统无法实现跨库查询,使档案利用出现不便,3.业务、行政办公自动化不成体系,无法适应数字局的基本要求,虽然我馆已拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品但电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。档案馆自身的技术和信息化基础设施相对落后。4提供利用方式传统单一,仍未走出封闭状态。仍停留在必须到馆查询的阶段,与不断增长的需求量和现代信息利用方式差距较大,

5随着新技术革命的不断深入档案的存储载体发生了变化,纸质档案已不在是唯一的档案存储载体,声像档案、电子档案等现代技术制作的机读档案数量不断增加,如何存储、开发成为新的课题,电子文件接收归档管理仍没提上日程。

因此采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、管理、利用各工作环节进行优化,已成为城建档案向综合开发利用为中心的现代化管理模式转化的必然趋势,我们迫切需要加快数字城建档案馆建设。

二、数字城建档案馆开发原则:

数字城建档案馆开发需遵循“先进实用、安全可*、开放灵活”的原则,系统以开发利用城建档案信息,建设数字城建档案馆为目的,以城建档案管理标准规范为依托,以数据库为管理手段,以磁盘阵列为存储介质,利用计算机网络技术、信息处理技术、图象处理技术等现代科学新技术,实现馆藏纸质档案、声像档案、电子档案的信息数字化及海量存储,实现城建档案登记、监督、指导、验收等管理环节,及接收、整理、检索、保管、利用、鉴定、统计等业务工作全过程的计算机管理,同时系统辅助以城建档案馆的日常工作流程和行政办公事务处理功能,支持互联网的应用和远程查询,有效提高城建档案馆的管理水平和数字化水平。

三、建设目标:

1提高城建档案馆的信息化建设整体水平,建设全国一流的数字档案馆。

这次开发将建设一个馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化的数字城建档案馆。实现馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用,满足社会各方面的利用需求,具备数字化档案的管理能力,具备数字化信息的处理能力,具备数字化信息的传输能力,做“数字城市、数字局”合格的基础数据源。城建档案馆将更加贴近城市建设的脉搏,将为城市建设提供更及时、准确的档案信息。

2实现对档案信息的多功能开发,更加合理利用档案信息资源。

1999年,我馆在开发档案信息管理系统时,率先提出了城建档案计算机管理系统应以“城建档案信息”为主体和核心的观点,系统水平在全国一直处于领先地位。这次升级新系统将运用当今新的开发工具,克服PB这种老开发工具的局限性,在原有C/S结构上,增加B/S结构,我们将通过升级改造,1完善各项功能,2增加信息量:开发声像档案、地矿档案、地名档案等新类型档案的信息,通过业务信息与现有档案信息系统的衔接,进一步整合档案信息,优化信息源,实现档案信息更深层次的开发,我们将建立一套针对档案实体、档案信息并行管理的新模式。为实现数字城建档案馆管理探索一条新路,发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。

3简化工作程序,提高工作效率与质量。

(1)城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的,建立基于档案业务管理的办公自动化系统,充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、统计、打印等工作,实现网上办公。将手工作业交给计算机,将信息处理交给网络,可以改变目前我馆目前有些工作周转时间长,程序多。工作量大,耗费时间长,准确率低,工作烦琐的现象

(2)业务办公、行政办公自动化的实现,使城建档案馆的信息化工作从点发展达到面,改变了原先在办公自动化应用方面的空白,并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计,从而获得最新的最准的工作信息,大大提高工作效率。使之能够适应规划国土资源局对全局的信息化工作的要求,适应城市建设、发展的基本需要。

(3)相关电子数据直接导入系统,保证了档案信息质量。

目前档案接收、著录环节中数据重复录入,造成的人力、物力浪费。通过建立电子档案接收数据格式,推广应用相关的城建档案整理著录软件,实现信息管理的提前介入,使档案、信息同时进馆。从源头抓起,达到准确信息,节约资源的目的,促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作,共同产生更为优质的服务,从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可*、完整的文件和档案。从根本上解决档案著录数量大、时间长、费用高的问题,改变由档案馆来进行数字化的被动局面。

4实现档案信息的资源共享,为城市建设、规划、管理服务。

城建档案管理信息系统通过与局电子档案系统的连接,将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程,这不仅实现电子文件、档案一体化管理。更重要的是实现历史数据与现实数据的互动交换、有效查询,。它将一方面为规划、设计、管理人员,为城市规划、管理工作提供更方便、更快捷的服务,另一方面,也为档案馆丰富馆藏,更好为社会服务开启了一扇新的大门。

5实现业务管理工作的程序化、规范化。

通过办公自动化系统推广业务工作中的规范化标准,统一工作程序,统一指导思想,实现业务指导、接收、保管各环节的科学化管理,克服人为因素给工作带来的不确定性,保证进馆档案实体及其信息的质量。

6.开发网上办公,实现服务模式的根本转变。

随着城建档案馆服务模式转变的需要,深层次服务与利用成为当前城建档案服务的主题与发展方向。提供利用方式也随着互联网的普及,发生了根本的改变,用户从网上查询城建的档案的需求日益增加,开发建立高速互动、突出本行业特点的网站,成为城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径,成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。

7.引进最新的立体仓库的建设思想,改变传统的库房管理方式。

在库房管理中运用三维立体显示技术与温湿度监控、自动报警系统相结合,是我们这次开发的又一亮点,它将立体显示各库房的情况,如:温湿度监控、库存档案占位情况、库房空位情况、某卷档案在库房中的具置等,实现库房管理真正意义上的现代化管理。

四、开发内容:

1.城建档案信息系统升级。

实现由原C/S结构,升级为B/S结构,同时增加以下主要功能:

(1)信息查询实现各类档案信息的跨库查询。

(2)著录信息项动态维护,能自行编辑定义统计报表,加强信息编研功能,实现灵活信息分析汇总功能。

(3)建立标准的数据接口:满足与国土资源局电子档案管理系统数据交换功能;工程档案电子文档接收与档案信息系统的数据导入接口;图纸录入能支持各种图形文件(包括CAD格式图纸)的导入。

(4)实现与办公自动化系统的衔接。

(5)开发管理、整理著录小程序。

(6)解决声像档案(录像带)信息数字化海量存储、管理。

(7)实现库房管理的三维模拟图形处理及恒温恒湿系统系统的数据接入。

(8)新增地名、土地出让等档案类别的数据库管理功能。

2.业务办公自动化:围绕城建档案馆目前业务工作,实现各项工作网上办公、信息共享。

3.行政办公自动化:实现馆内公文的网上运转、归档、管理。实现馆内行政事务办理的网上督察、考核。实现固定资产、办公用品、工资的自动化管理。

4.网站:建立一个为社会提供优质服务的,具备宣传城建馆形象、档案查询、信息、网上办公等功能的高度互动的网站。重点是实现基于数据库的、即时的在线查询系统,用于各类信息的实时,要求具有管理功能强大,速度快,可扩充能力强等特点。

五、开发技术路线:

系统技术路线:操作系统平台:采用Windows系列Windows2003Server

数据库系统:采用Oracle9i

WEB服务器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)

系统开发模式:基于Brower/Server体系结构

开发工具:采用微软的.NET技术。

六、目前实施情况

1、数据准备:截止2004年8月,天津市城建档案馆已完成著录档案8万卷。扫描文件44000余张,图纸36000卷。

2、标准制定:几年来先后制定《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》《天津市建设工程文件整理归档规范》等一系列标准化文件。

3、技术开发:业务办公、。业务办公自动化系统已开发完成,现已进入试运行阶段,档案信息管理系统升级将在9月10日完成,网站也将在九月中旬开通。SAN存储区域网建设已经完成设备采购,进入安装调试阶段。

七、几点体会:

1、提高认识,树立信息化的意识。

在全球信息公开程度越来越高的形势下。档案的文化性质和社会性质逐步强化,利用的范围和对象逐步扩大,必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义,增强信息化的紧迫感和责任感,要认识到在这个信息时代,只有充分发挥档案信息资源在现代化建设中的作用,将“死档案”变为活信息。档案部门才能有自己的地位,才能获得上级支持,加大资金投入。

2、解放思想,转变观念。

首先要树立以市场需求为导向的观念,围绕社会需求开展数字馆的建设,档案馆馆藏的档案资源浩瀚,不加选择地全部数字化是不必要的。我们应根据社会需求,研究确定数字化的原则,我馆采用的原则是部分馆藏数字化,优先数字化馆藏中利用率高的、重点工程、特色档案。这样一方面加快实现馆藏档案数字化的速度,另一方面节约资金。其次树立服务观念,要以向社会提供高效能的服务为最终目的。为社会服务,传统地提供档案原件的方式,不能适应社会需要,只有对城建档案信息进行标准化处理,加大档案资源的开发深度,才能满足全方位,多层次,多专业的需求。我们对馆藏十几类档案进行了详细的调研、分析,特别是进行了利用分析,我们没有采用当是较为普遍的通用的系统结构,而是根据各类档案的不同特点设置了十三类库结构。通过多层著录,深度标引大大加强了档案资源的开发深度,同时我们还本着“以人为本”的设计思路,在检索图径、检索层次、可浏览内容等各方面都充分考虑利用者的需求。第三要树立以“档案信息”为主要管理对象的观念。转变以档案实体为主要管理对象的传统观念。数字档案馆的建设要围绕这一观念去进行。

3、注重前期准备,突出开发需求。

我馆从长远维护考虑,采用“以我为主,联合开发原则”开发方式。因此开发的前期准备工作十分关键。我馆分六个阶段进行准备,第一阶段是市场调研。既对开发技术、开发公司又对馆内、社会需求进行调研。

第二阶段考察阶段,对有关软件开发公司进行考察,审核其相关的资质材料、开发业绩。第三阶段是需求,我们召开城建档案馆数字化开发需求会,组织通过初选的软件开发公司来馆,了解馆目前业务情况及原有系统情况。听取馆开发需求,并提出统一要求,限时上报开发方案。第四阶段方案评审阶段。为了保证开发工作的科学、严密、公平、公正,我馆聘请计算机、档案等专业的有关专家组成专家评审组。召开城建档案馆数字化建设方案评审会:由各软件公司汇报方案。由专家评审组,对参评单位的方案进行评审。第五阶段确定合作的开发公司。我们根据专家意见及商务谈判的结果,选择优尼泰信息技术有限公司为开发合作公司。第六阶段深化需求阶段。馆计算机开发部门同开发公司、相关业务部门一起对用户需求进行功能性的深化。初步摸清城建档案馆的业务流程、数据流程和数据规模,明确各职能科室所要处理的数据,科室间的发生的数据量,以及对计算机系统的功能需求和性能要求,规范了各类表格、名称。我们用需求推动开发,用开发拓展需求。让用户与计算机开发人员充分交流,,让用户在开发初期,就能看到原型。增加开发过程透明度,尽量减少后期的修改,实现效率、质量的双赢。

4、档案信息质量是数字档案馆的根基。

信息质量关系到整个系统建设的成败,在档案数字化过程中,要注重全面的质量检查,加强数据的质量控制。我馆为严把档案信息质量关,建立档案数字化的全程控制,我们编写了著录扫描培训教材,对每个上岗人员进行岗位培训。同时建立三级审验制度。一是录入人员要对数字化的档案进行整理检查。看看是否符合整理规范,分类排序是否正确。二是科室项目负责人对数字化档案进行数据质量、图象质量的检查,并对著录数据进行核查。三是室主任对数字化档案进行抽查。保证档案信息数字化的质量。

5、基础工作是数字化的前提,基础工作先行才能保证系统的,从1999年系统开发,我馆一直同步抓好档案的基础工作。

(1)进行标准化规范体系的建设。标准规范体系建设是实现数字馆的保证、基础、条件,系统建设,标准先行,只有安计划有步骤地作好信息标准化,才能建立坚实的数据管理基础。我馆目前已从管理、业务、技术三方面出发,围绕数字档案的采集,信息著录管理,信息安全与维护等内容分阶段分步骤来进行数字城建档案馆的标准规范体系建设。目前已完成《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》等标准化文件的制定工作。(2)馆藏档案进行标准化整理,几年来,我馆先后完成建管档案、用地档案、规划档案、地名档案等4万余卷旧档案的整理。为馆藏档案的数字化打下了坚实的基础。

(3)通过业务指导,规范新进馆的档案质量。

6、基础设施投入统筹规划、分步进行。

办公档案数字化管理篇(6)

[关键词]电子文档;信息管理;数字化;网络化;规范化

[中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1005-3115(2012)08-0088-02

随着电子计算机技术的迅速发展及其在工作、生活中的广泛应用,电子文件开始大量产生。在《全国档案信息化建设实施纲要》中,提出加强电子文件归档管理的计划,要求各机关档案部门加强对电子文件的积累、鉴定、著录、归档。而国家档案局要求认真贯彻执行《电子公文归档管理暂行办法》,要求各档案部门认真学习领会,以加强电子公文归档管理工作为突破口,加快推进全国档案信息化建设,全面提高档案工作整体水平。当前,如何正确认识、规范管理、科学利用电子文件,已经成为文件处理领域和档案管理领域一个急需解决的新的重大课题。

所谓电子文件,是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式储存在磁带、磁盘和光盘等化学磁性材料并且通过计算机等数字设备才能识别、处理,可以在通信网络传递的文件。

一、电子文件的基本特点

(一)储存方式上的特点

传统档案管理以纸和笔作为档案信息记录和传递的主要工具,而电子文档是在电子计算机内部,无论是储存、传输,还是文字、声音或图像,电子文件均以数字编码的形式存在。电子文档与档案数字化依赖计算机信息存储技术、网络通信技术等现代信息技术,其基本途径是把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成数字档案信息,利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理,直接在办公自动化过程中形成标准规范的电子文件信息。

(二)运行方式上的特点

数字文档的运行方式是存取档案信息的网络化,数字文档存取的是各种数字化档案信息。档案信息传输服务网络化,与传统档案储存利用不同,在档案资源的利用上,档案数字化后,利用网络交流与分发信息,可以不受地域限制,提供远程存取的信息服务。

(三)功能定位的特点

电子文档主要是信息资源的动态搜寻链接,在功能上以存取为中心。首先,它以电子载体形式取代纸质档案,实现数字化转变;其次,从手工作业转变为计算机自动编目、电子检索、自动标引、自动统计等。

二、电子文件的独特作用

(一)改变办公方式,提高办公效率

电子文档与纸质文档比较有其独特的优势,作为高科技产物,随着计算机网络、通讯、多媒体等技术的迅速发展和广泛应用,使得“办公”远远超出了办公桌的范围,利用现代技术可以在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档,实现办公自动化和信息化。使用电子文件不仅仅在文件存在方式上发生了根本变化,更重要的是从更本上改变了办公的方式,提高了办公效率。

(二)促进文档一体化的实现

利用计算机网络可以对电子文件从生成到归档进行一系列操作,统筹安排文件处理与档案工作,大量减少重复作业和滞后作业,使二者在网络系统中实现无缝对接,从而实现文件一次输入和多次、多途径输出,达到文件与档案资源的优化管理和最佳利用效果,使文件工作和档案工作成为一个有机体,实现了真正意义上的文档一体化管理。

(三)集成多元化信息

运用多媒体技术,将图、文、声合成在一个电子文件之中,真实地保存和再现历史演变的原貌。

(四)实现高度的信息共享

在电子文件的生成和处理中,可以借助计算机的高速处理信息能力,通过多种途径实现快速检索,可以实现全文检索和远程检索;借助计算机网络可以使不同地点的人员同步协作,也可以使电子文件的利用者不受时空、孤本和人数的限制,由系统软件来操作,节省人力、物力,实现了多角度、全方位的高度信息共享,这是计算机网络的最大优势,为档案利用者提供了准确、方便、快捷的信息。

三、电子文件的归档

根据《电子公文归档管理暂行办法》规定,电子文件形成单位应指定有关部门或人员负责单位的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文件的处理程序和相关人员的岗位职责之内。电子文件归档应从三方面抓起:

第一,电子文件在归档前应由文件的形成部门按照规定确定文件的归档范围,执行保管期限的划分,对电子文件归档进行全面、认真地检查。在内容方面,检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠,是否最终稿本;电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容是否一致;软件与文本是否一致等,确保电子文件的真实性、完整性、有效性及密级性。

第二,在进行电子文件归档工作时,应对电子文件硬件环境和软件环境的有效性及有无病毒感染、归档电子文件载体的物理状态、读出信息的准确性、记录信息格式的规范性与完备性进行检测。

第三,电子文件归档分为逻辑归档和物理归档两种形式。逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原储存方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程;物理归档是指把电子文件按照一定规律集中下载到可脱机保存的载体上以后再向档案部门移交的过程。电子文件在归档前要按本单位的档案分类方案进行系统整理,同时,按照保证真实性、完整性和有效性的要求,补充电子文件特有的著录项目和其他标识,将著录结果制作成电子目录和纸质目录。

四、 制约电子档案实现的因素

第一,档案电子化改革,最难的是转变思想,打破常规和原有的模式,改变档案管理人员怕麻烦、安于现状的想法。在新技术应用与传统思想的碰击中,扬弃传统理念,根据档案数字化的特性,创立新型数字档案管理理论与方法,才会促进档案数字化进程的健康发展。

第二,电子文件归档的基本条件还不完善。办公自动化、网络化、管理程序化还没普及。由于电子文件归档所涉及的问题广泛,受制约因素多。推行电子档案管理,需要将电子文件的形成、流转、收集、整理、保管等工作环节有机地联系在一起,有些档案管理部门无论从物力、财力,还是技术力量还有待提高。

第三,电子档案管理还缺乏标准化、规范化。电子文件归档的前提基础工作是规范化和标准化。有了标准,工作的开展就有了可以共同遵守的依据,电子文件在网络上传输需要遵循规范传输,电子文件信息交换和共享需要遵守共同的交换格式。档案部门软件的开发、利用与管理系统不够规范,不能适应档案信息资源共享的要求。

第四,档案管理人员的素质制约档案电子化进程。目前,档案管理缺乏专门性人才,操作技术手段落后,对网络知识了解不够,不能灵活使用档案管理软件,部门复合型人才引进缺乏,无法适应信息技术和档案事业的发展需要,因此人才的培养是当务之急。

五、档案电子化管理对策

(一)认清档案电子化的发展趋势

随着现代高新技术发展,档案信息载体多样化、管理对象信息化、工作方式电脑化、服务方式网络化这些变化对传统的档案管理理念和管理方式必然产生巨大冲击,因此,推行档案电子化进程首先要转变思想,支持并开展档案管理的改革创新工作 。

(二)立足现有条件,努力发展

从我国目前的现状来看,大面积铺开档案数字化建设的技术条件尚不成熟,在传统档案馆向数字档案馆变革过程中,一个主要的技术问题是档案信息资源数字化建设成本较高,在网络技术开发与档案信息网络建设方面,缺少统一的技术标准,无法对各档案数据库进行搜索,从而造成数据库资源无法交换与共享。各档案馆要依靠自身努力,艰苦创业,积极探索研究档案电子化建设与管理的思路和办法。

(三)加强人才引进与培养

档案数字化建设,必须有一批档案资源加工与管理、系统开发与维护等方面的专业人才,随着电子文档信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、利用、鉴定、销毁、统计等过程的变化,档案管理者应成为信息资源的管理者。管理技术的发展和管理者角色的转变,对档案管理者素质水平提出极大挑战。实现档案电子化必须有一批具备较高素质的电子档案建设、运行、管理及维护等方面的复合型人才,为电子档案建设提供管理和技术保障。

(四)应用系统开发

利用现代技术在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档,实现办公自动化和信息化,要开发一套涵盖档案的数字加工、信息采集、处理、存储、归档、组织、、利用及资源管理全过程的网络应用系统。通过应用系统实现文件会签或阅览,实现真正意义上的文档一体化。

(五)逐步完善档案信息安全管理制度,保障电子档案信息安全

办公档案数字化管理篇(7)

Abstract: The promotion and development of OA system has provided the convenience and support for the new management mechanism of digital document management in colleges and universities, which has a positive impact on improving efficiency and optimizing the process, and also puts forward higher requirements for management security. In this paper, the obstacles to the digital management of college document under OA platform, are sorted out, and countermeasures are proposed for the problems such as lack of concept penetration, management system separation, lack of technical support and so on. First, focus on publicity, update ideas; second, pay attention to overall planning and strengthen the coordination; finally, optimize the technology, improve the hardware; so as to ensure colleges to achieve digital management of documents relying on OA system..

P键词:OA系统;文档数字化;高等学校

Key words: OA system;document digitization;higher school

中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2017)16-0021-02

0 引言

随着高校教育管理信息化程度的加深和数字化校园建设的推进,作为学校开展教育教学管理工作重要载体的文书档案工作,其数字化管理改革已经被提上日程。当前,校园OA(Office Automation,即办公自动化)系统在高校已经大范围普及,其应用功能也日益拓展,为校内外办公信息的收集、传递、处理、共享提供了便捷的平台,也为承载着大量学校管理事务的文书档案工作带来了新的发展契机和现实挑战。

1 OA系统为文档管理工作带来的机遇和挑战

1.1 提升了文档流转的效率

传统的纸质文书处理步骤繁复,耗时过长,而将文件电子化在OA系统中进行流转处理,既可以一键实现校内多人的同步传阅和大范围的信息共享,也可以依托系统中的流转监控功能,设置办文提醒通知,保证文件的即时交办和适时督办。而系统中留存的文件办理轨迹,包括批阅意见、传阅层次、办理结果等有价值的要素也能够有条理地直接转化输出,运用现代化档案管理系统快速、准确地完成档案信息的整理、录入、立卷等一系列归档操作,从而有效地减少重复劳动,提高工作效率。

1.2 革新了文档处理的流程

传统文档管理工作的分工和界限比较清晰,办公室、职能部门、档案部门负责各自的工作流程,分属不同部门的工作环节之间相对分离,而OA系统的应用和介入为文档管理流程实现一体化集成提供了便利。在OA系统的网络环境下,学校的文书工作及办文过程中职能部门的业务工作可以实现更好的响应和互动,而以OA系统的数字化办文为基础,与档案系统数据库进行沟通,档案工作也能够提前介入,同步参与到文件的整个生命周期的管理中,将档案的鉴定、著录、保存、利用等工作融入贯穿于文件形成、签批、流转等各个具体环节,从而将办公室收发文工作、相关部门承办工作以及档案部门归档工作整合为一个工作系统,用统一的工作制度、管理标准进行全程一体化管理[1]。

1.3 提高了文档管理的安全要求

OA系统在高校内部构建了一个便捷地共享信息、高效地协同办公的开放平台,但是同时也带来了文档管理的安全隐患。与纸质文档相比,电子文档在传递、处理、存储过程中更容易受软硬件故障、病毒感染、黑客攻击等偶然或人为因素影响造成信息的失控、失真和失踪。因而,高校在电子文档管理中要尤其重视信息安全问题,进一步完善系统的技术防范功能,确保文件的真实、完整和安全。

2 OA平台下实现文档数字化管理的阻力

2.1 数字化管理理念渗透不够

目前,高校管理工作的数字化程度普遍较低,校园OA的运用局限于文件通知、收发校内邮件等基本功能,文书档案工作仍然拘泥于传统的纸质处理形式。追本溯源,陈旧的工作模式源于滞后的工作理念:一是领导层面的办公习惯更倾向于纸质阅读,不熟悉OA系统的操作,数字化管理缺乏自上而下的推动;二是工作人员对新理念的接受认同度不够,惯性思维束缚了工作方式的转变,数字化管理缺乏执行的内生动力,导致高校的文档工作因循守旧,按部就班,明显无法适应当前教育信息化的快速发展。

2.2 文书档案管理体制分离

文书工作与档案工作关系密切,文书是档案的基础和来源,档案是文书的延伸和归宿,但受文档分治的体制传统影响,长久以来,高校的文书工作由学校办公室承担,档案工作由档案室负责,相对独立,各司其职,这使得文书处理和档案管理工作系统的开发和应用也缺乏统筹,各行其是,衔接不够,为实现统一平台下的文书档案数字化管理增加了难度。

2.3 信息化技术支撑不足

信息化技术的发展是引发文档数字化管理改革的诱因,也是推进文档数字化管理实践的支撑。高校的文档来源多样,多个主管部门、各条业务线都有电子或纸质的文件需要接收和处理,网络办公系统相互孤立,文件格式形式不够统一。碍于系统对接、格式兼容等技术问题,高校大多采用电子文档纸质化,统一书面处理的方式,这显然与电子政务及数字校园的发展趋势相悖。而部分依托校园OA系统尝试文件在线处理模式的高校,又受系统本身设计的局限,数字化管理过程仅仅停留于文件的现行处理阶段,未能从技术层面完全解决文书处理和档案管理两个系统衔接协同的问题。

3 依托OA系统,实现文档数字化管理的措施

3.1 注重宣传,更新理念

文档数字化管理模式的实现不仅要凭借技术层面的革新、工作方式的创新,更要依靠思维观念的更新。因此,高校要从顶层设计的高度将文档数字化管理工作作为完善数字化校园建设、提升管理服务水平的重点工作,纳入到学校建设发展的全局工作中去,一方面推进OA系统的常态化应用,一方面推广数字化管理的理念和业务,以宣传、教育为先导,分层次、有重点地做好领导层面和执行层面的工作。首先,要注重对学校领导的理念渗透,奠定其对数字化管理及自动化办公趋势的前瞻性认识,为工作开展争取支持;其次,要加强工作人员的理论和业务培训,使其认识到当前数字化管理实施的重要性和必要性,进一步更新数字化管理的知R结构,掌握必要的现代化办公技能,为适应线上管理的新模式做好铺垫。

3.2 统筹规划,加强协同

高校要扭转文档分离,各自为政的体制弊端,必须从整体上将文档管理工作作为一项多部门参与配合的系统工程,从领导层面就相关职责权限、组织架构、流程体系等进行全面、科学的综合考虑和统筹规划,逐步建立、完善文档数字化管理的工作标准和制度规范。在统一的顶层设计和工作指导下,一是要以OA系统的应用为载体,促进电子文书工作中各个部门之间的相互配合,实现网络环境下文书工作机制的协同联动;二是要将现有OA办公与档案管理两大系统进行数据匹配和系统链接,根据实际需求选取兼顾安全性和稳定性的数据接口,做好管理平台的平滑对接,从而加强文书处理及档案管理工作的紧密联系[2]。

3.3 优化技术,完善硬件

信息技术的支撑和硬件设施的保障是文档管理实现信息化、数字化的的基础条件。高校首先要妥善地做好主管部门发文系统与校园OA系统,校园OA系统与学校档案系统间的两两对接工作,由软件开发方、校方信息技术人员及文档管理人员三方进行详尽沟通,切合实际地提出设计需求,拟定对接规划,依据实际需求开发接口程序并进行试运行,在试行阶段要继续关注数据迁移、系统切换的操作性和稳定性,针对过程中凸显的不足和问题再度商讨、优化,以满足文件从产生、接收至保存、利用的全程化管理需要[3]。同时,在打通文件的收、发、存、用各个管理环节的基础上,还要构建与文档数字化管理配套的安全系数高、功能拓展性强的硬件环境,建设满足信息安全和运行效率要求的服务器系统、网络系统,配备满足日常办文需要的刻录、扫描设备,此外,为规避信息泄露、遗失的风险,还要在OA系统和档案系统相联通的平台上采用身份认证、权限管理、数据备份等安全防护措施,全方位加强硬件基础建设[4]。

数字化管理模式是文书和档案工作优化流程、提升实效的必然选择,而OA办公系统的开发和应用为实现文档数字化管理提供了可行的操作平台和可靠的技术路线。面对文档数字化工作推进过程中的阻力,高校要进一步发挥OA系统在收文、办文、归档工作中的沟通作用和效率优势,从而全面加快学校文档工作的数字化发展进程。

参考文献:

[1]李静.“文档一体化”的理论与实践探索[D].苏州大学,2013:11.

[2]王静,辛玉明.高校OA系统与档案管理系统集成问题探索[J].兰台内外,2016(04):17.