档案工作规范化管理篇(1)

一、全宗档案情况

自年成立以后，便产生了文件材料，按有关规定与要求整理归档，形成了档案。全部档案为一全宗，到年底止，共有各门类档案：文书档案件，会计档案册，人事档案册，声像档案册盘，实物档案件，科技档案件。

（一）文书档案

文书档案主要是在形成的文件材料、发文、纪要，其次是上级党政机关颁发的法律、法规，方针政策性文件和直接对本办机构设置、人员编制，人事任免、各类统计年报以及其他需要贯彻执行的文件材料，本办业务内文件、材料等。分为类。

 1.类

该类的文件材料较多，包括召工作会议的文件，办公会议、中心组学习、室务会议、党员会议，办公室会议记录、会议纪要；本办发文、工作计划、总结、报告、大事记、工作资讯；本办制订的规章制度、工作目标、岗位责任制；普法工作、开展主题性教育活动、社会综合治理工作、文明创建等形成材料；成立机构、机构设置、人员编制、名称更改、印章启用、换届选举的请示批复、结果等文件。

2.类

该类的主要文件材料有：本办会议记录、会议纪要、发文；领导批示；国家机关、省级机关、市级机关制发的有关的文件材料并要执行的重要文件等；印发工作要点、“争先创先”考评方案、调研报告、会议纪要、总结讲话、通报；组织本系统业务会议、省领导发表重要讲话、发言材料、交流材料等。

3.类

该类主要形成管理制度，国家机关、省级机关、市级机关制发有关遵守财经纪律、享有的政策福利等重要文件；主要领导责任审计资料、国有资产管理登记文件材料、本办与有关单位签订的协议；可行性研究报告批复、中标通告、抄告单、招标文件、概算书、零星工程决算确认单、资料移交表；工程项目部发文、请示、汇报、报告。

（二）会计档案

会计档案是在财务管理中形成的记述和反映了的财务经济情况，有收支凭证，月报表、年报表，往来帐簿。

（三）人事档案

人事档案是人事管理中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励等方面的原始记录。

（四）声像档案、实物档案和科技档案

声像档案、实物档案和科技档案是近几年来才逐步收集起来的，目前声像档案、实物档案室仅保存有照片、录音、光盘和奖牌；科技档案存有件基本建设和设备仪器类

二、档案工作管理情况

领导的重视与支持是做好档案工作的重要保障。在充分认识档案工作重要性的基础上，多年来，领导始终把档案管理工作作为工作的重要组成部分来抓。

（一）加强组织领导，增进档案管理意识

一是强化队伍建设。明确一名领导分管，建立了综合

档案室,集中保管各门类档案；落实专人负责档案工作，并根据接待工作的特点，明确办各处负责同志为兼职档案管理工作人员，负责本处室档案材料的收集、整理。二是提升业务能力建设。积极鼓励、支持档案管理人员参加档案管理知识的培训，不断提高业务素质和管理水平，熟悉地掌握档案专业技能，认真贯彻档案工作法规，全面、准确地收集好各类相关档案资料。三是加强档案目标管理。把档案工作与工作有机结合，同部署同安排，在做好工作的同时，做好等各类档案的整理归类。 

（二）强化制度建设，提高档案管理规范化

制度建设是档案工作的基础性工作。加强制度建设，严格依法管档，是新形势下对档案工作的迫切要求，根据新形势的需要，建立健全各项规章制度，做到了有章可循，按制度办事；编制了档案分类大纲，对档案进行了科学分类和规范整理，案卷质量符合国家和地方标准要求；档案全部进行了编目，编制了案卷目录，保管期限划分，装订标准要求；同时严抓文件整理归档过程中的收集关、立卷关、分类关、归档关，做到文件材料收集齐全、完整，分类合理、保管期限划分准确，组卷得当，归档及时、规范，准确无误。此外积极注重档案管理工作的开发利用，努力为社会经济发展提供优质服务，能积极主动地开展利用工作，为领导决策和机关工作服务；档案的查全率、查准率在95%以上；编辑了《档案全宗介绍》、《机构沿革》、《大事记》等编研性材料。定期开展了档案鉴定工作，对超过保管期限和无保管价值的档案，按照有关规定进行销毁；能够及时准确地向上级和有关部门报告档案统计数据；能够及时对破损、褪变的档案能及时进行补救；加强档案工作管理，完善档案借阅制度，档案管理科学有序。

（三）加大经费投入，改善档案管理硬件设施   

档案工作规范化管理篇(2)

关键词：企业单位 档案管理 规范化

推进企业单位档案管理工作规范化是新一轮企业单位改革的重要任务。档案管理工作水平已经成为制约企业单位发展的重要瓶颈因素之一。企业单位应当从档案管理的实际情况入手，对档案管理工作进行全面系统的规划，全面细化档案管理各项工作，不断提高档案管理工作水平。

1.档案管理规范化方面存在的问题

1.1 对档案管理规范化重视不足

规范化是对企业单位各项工作提出的基本要求，目前企业单位档案管理规范化方面仍存在不足，规范化水平较低是制约企业单位档案管理水平的重要问题。首先，个别企业单位没有认识到档案管理规范化的重要意义，对档案管理规范化的特殊性认识不足，没有充分认识到制度规范与程序规范相结合的重要意义，往往在档案管理程序上存在着混乱问题。其次，个别领导对企业单位档案管理规范的重视程度不够，很少过问档案管理的规范化问题，没有在档案管理规范化方面投入必要的人力物力资源，普遍存在重视制度建设轻视执行问题，阻碍了企业单位档案管理的发展。

1.2 对档案管理制度缺乏规范化

档案管理工作依赖严格的管理制度，需要较高的标准才能保证档案管理工作的质量，目前几乎所有的企业单位都建立了档案管理工作制度，将档案管理制度作为企业单位制度体系的重要组成部分，但是档案管理制度建设水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企业单位档案管理制度侧重存储，不注重档案资料的收集，没有在源头上做好档案管理工作。其次，没有开成档案管理规范合力，相关部门对档案管理人员配合较少，导致档案管理部门任务繁重，档案管理人员不仅要负责制作档案，还要进行档案资料的核查工作，遇到档案资料错误，还会出现相关部门的推诿扯皮现象。第三，档案管理规范不符合实际情况，档案管理规范的执行较弱，实际操作混乱，导致管理制度形同虚设。

1.3 对档案管理模式缺乏规范化

我国企业单位档案模式较为单一，档案管理方法过于传统，没能根据实际情况进行有效管理，这样不仅发挥不出档案管理工作的实际效率，而且也不利于利用档案为人民群众服务。首先，企业单位档案管理与行业联系不紧密，没有发挥出行业档案的实际作用，档案管理方式方法过于传统。其次，档案管理主要依靠人工管理，管理水平较为落后，管理效率十分有限，不利于档案管理质量提升。

2.档案管理规范化方面的几点尝试

2.1 统一档案格式

统一档案格式是档案管理工作的前提，也是档案管理规范化的基础工作，企业单位档案管理应当在统一的格式下进行。首先，严格统一事业企业公文用纸，排版格式，装订格式，以及用字规范等，做到企业单位往来公文的标准化，全面提高档案资料的质量。其次，完善公文档案的程序，逐步规范档案的签发手续，有效分配管理档案的审核权限，进一步规范档案资料的标题，对档案资料施行严格的规范检查制度。

2.2 科学立卷归档

立卷归档工作是企业单位档案管理的重点工作，也是企业单位档案管理规范化水平的基本体现。首先，应当严格遵照国家有关档案立卷的基本法规，细致的做好立卷归档工作，严把立卷归档质量关，对不合格文档严禁进入档案。其次，重点把握好相似、重复、无序立卷问题，按照统一的标准体系，恰当的逻辑顺序，分门别类的做好文件的立卷归档工作。第三，正确把握立卷归档的时间，要在文档任务完成以后，且相关资料收集齐全后再立卷归档，要把握好立卷归档工作的主次。

2.3 有效运用档案

档案管理规范化的最终目的是为档案使用的高效化服务。规范化档案管理还应当以有效运用档案为重要标准。首先，借助规范化的档案管理操作手段，消除传统档案管理工作中存在的弊端，全面提高档案管理工作效率。其次，利用规范化的档案管理手段，全面建成标准化的档案资料数据库，为实现档案资料的科学共享，档案的信息化使用铺平道路。

3.档案管理规范化方面的主要措施

3.1 建立科学的规范体系

企业单位档案管理规范化离不开科学的管理体系，应当运用必要的管理体系，全面实现档案管理规范化。首先，根据企业单位实际工作情况，完善档案管理工作制度，积极整合发挥企业单位档案管理工作人员作用，促进管理人员规范操作档案资料。其次，借助科学的规范体系，为档案管理打下坚实的基础，树立良好的档案保存意识，全面提高基层档案管理质量，不断查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科学的档案管理系统，依靠现代信息技术，实现档案管理的规范化，逐步使企业单位档案管理适应信息化社会发展的实际需要。

3.2严格履行各种制度规范

制度规范只有通过全面履行才能发挥出实效，为了提高企业单位档案管理工作水平，应当发挥事业单位档案管理工作各种制度规范的实际作用。首先，要按照档案资料的内容，档案的先后顺序，根据档案的实际情况，在做好分类的基础上，做好w档工作。其次，根据档案的调阅程序，严格把好档案调阅关，严格防止档案资料丢失，切实减少档案管理过程中存在的问题，实现稳定科学的档案管理，发挥出档案管理的实效性。

3.3 加强做好档案保密工作

档案不仅是企业单位主要数据信息的汇总，而且还涉及到单位工作人员的隐私，因此在档案管理的过程中，要对档案管理工作给予足够的重视，避免档案管理出现隐私泄露问题。

4.结论

做好档案管理规范是企业单位发展的重要前提，只有不断提高档案管理效率，才能有效应对各种挑战，做到与时俱进，为人民群众更好的提供服务。目前，应当围绕完善保密制度，在保证档案资料安全的前提下，建立电子档案，发挥档案实际作用，进一步提高档案管理质量。

参考文献：

档案工作规范化管理篇(3)

1.规范档案管理的重要性和必要性

1.1规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求

政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使企业在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现企业等单位的长远发展。

1.2规范档案管理是各单位加强自身管理的体现

档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。对于学校等单位而言，档案是其教学经验或是绩效考核的总结和依据，是单位日常运行的必要过程，规范对档案的管理，能够使教学工作更加高效，有利于学校加强对自身的管理。

1.3档案管理有助于企事业单位的长远发展

企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于企事业单位的长远发展。

2.目前档案管理存在的不足

长期以来，档案管理的观念落后，对档案管理的重视不足，使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性，从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性，影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情，重视度不足，并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习，使得档案管理工作的服务质量无法保证，加之档案管理人员流动性较大，影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后，设备设施陈旧，也严重影响了档案管理工作规范化的开展。

3.新形势下档案管理工作规范化的相关措施

由上述可知，规范档案管理对于国家机关、企事业单位的发展都有着十分重要的作用。然而，目前，我国的档案管理领域却在规范化这一方面存在着严重的不足。这些问题与不足的存在很大程度上阻碍了档案管理工作所应该发挥的作用。所以，在新形势下，加强档案管理规范化是十分有必要的。笔者在此对档案管理工作规范化的相关措施进行了一定的研究，希望能够为我国档案管理工作规范化水平的提高而做出一些贡献。

3.1提高对档案管理的重视度

企业领导应该提高对档案管理的重视程度，领导要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进档案管理规范化进程。

3.2全面普查案卷

对于一些保存时间长、无标题、标题不规范、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的案卷进行清查，删除无用的案卷，提高计算机录入时的效率。

3.3健全档案管理规章制度

档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，因此，制定责任明确的管理制度，如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，使各级部门充分重视档案管理制度的完善工作。

3.4积极引进信息化技术，利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。

3.5将档案分门别类，充分利用档案原基础

对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷，在全因目录上直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。

3.6提高档案管理人员的整体素质

定期对档案管理人员进行专业知识培训，不断提高其业务水平，并要求档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中不断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综合素质。

档案工作规范化管理篇(4)

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。 立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，适当考虑和区分文件的不同保存价值，使组成的案卷便于管理和查找利用。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、提高档案员队伍的建设

档案工作规范化管理篇(5)

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

档案工作规范化管理篇(6)

当今社会的飞速发展给档案管理工作提出了更新与更高的要求。档案管理工作的重要性不言而喻，档案作为至关重要的信息资源之一，对社会进步与企业健康发展的促进作用日益明显，在当前经济的新形势与新需求下，想要提高管理工作的时效性，实现高速的发展，就必须进行标准化与规范化的建设。

1 档案管理工作的在企业管理中的重要意义

档案是历史的沉淀，是时间的印记，是记录事件或人物的重要手段。在当前经济全面发展的背景下，有计划的实现企业档案规范化管理工作是非常必要的。应不断地更新档案管理观念与管理方式，充分发挥档案管理工作的功能效应，扩大它的社会价值与效能，更全面、真实地反映企业整体发展状况，让档案管理的成果与企业的经营管理有机结合，为企业资源配置的模式、商业版图与企业未来的发展提供借鉴。

企业档案中记载着企业发展历程中的优秀成果，科学规范的管理档案，不仅是档案工作发展的需要，同时也是衡量一个企业管理水平与综合实力的重要尺度。根据档案资料，可以充分了解本单位的运行状态，一方面在企业作出重大决策时，为经营管理者提供经营业绩与科学发展的第一手材料，为适时调整经营策略提供准确的依据及支持性证据。另一方面有利于社会各方准确认定企业的经营成果，为企业与各有关方面进行有益的合作奠定坚实的基础。做好档案管理工作对于实现企业经营战略，不断提高管理效率，促进经济社会的全面发展、提升单位整体形象与市场经济中的竞争力具有非常重要与深远的意义。

因此，档案管理对于企业综合实力的提升与发展起到非常关键的作用。档案管理人员应不断的进行新技术的学习与应用，发挥当代信息技术的优势作用，并且始终以严谨、规范的工作态度来开展日常的工作，满足企业自身的发展需求。做好档案管理工作，让档案管理成为企业中科学分析，取长补短，改进工作，制定发展方向的必要条件。

2 档案管理工作中普遍存在的问题

现阶段，随着信息技术以及网络的飞速发展，档案管理作为一项传统的工作，其重要性正被逐步淡化，档案管理工作越来越不受到人们的重视，甚至许多人产生错误的观念，认为档案工作只是保管资料以及简单抄写材料的事务性工作，无法得知其重要性，观念的落后导致档案管理工作无法适应现代化管理的需求，与现代化建设脱轨。部分档案管理工作人员缺乏专业档案管理知识，对档案收集、整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目与档案检索、统计、编辑等业务没有明确的认识，档案收集意识淡薄，部分归档的材料不够准确、真实。

此外，很多单位档案室基础设备过于陈旧，档案室内部环境设施简陋，硬件配置不齐全，完全达不到国家的管理标准，部分单位甚至缺乏专门放置档案资料的专用库房，档案室内电器设备、消防器材等设施不齐全，无法保证安全可靠实用。

上述多种原因造成企业的档案管理意识弱化，档案没有被有效的利用，其积极作用无处发挥。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

3 新形势下档案管理工作规范化措施

3.1 不断提高档案管理工作人员的专业水平与综合素质

档案管理工作的专业性很强，档案管理工作的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员，管理人员不仅要具备高度的政治责任感、良好的职业道德，孜孜不倦的工作精神，精益求精的工作态度，又要有深厚扎实的管理档案的基本技能。因此，只有不断提高档案管理工作者的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质和专业素养，才能做好新时期的档案管理工作。

3.2 与时俱进，着眼于我国现代企业管理的现状

自从20世纪90年代开始，随着经济发展及科学技术不断进步，我国在各个领域发生了巨大的变化，面貌焕然一新，经济体制转型带动了各个行业的繁荣发展，人民生活水平有了明显的提升，现代企业制度也随之建立起来；为了更好的适应社会发展的进程，摒弃档案管理的落后思维和陈旧理论，着眼于我国现代企业管理的现状，对档案管理工作优秀的科研成果加以吸收并借鉴，科学规范地管理档案，培养档案管理工作人员的历史使命感与主人翁的责任感，调动广大档案管理工作人员工作主动性与创新精神，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，与时俱进，适应新形式的需要，开创档案管理工作的新局面，使档案管理工作走上科学化、规范化与法制化的道路。

3.3 实现档案管理同现代技术的有机结合

档案中记载着的大量信息和丰富的历史，使档案的整理工作非常繁琐，重复劳动多，工作强度大。随着计算机网络技术的进一步发展，档案的管理工作在新形势下也发展出了全新的要求，只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。

当今信息化技术愈加符合人们生活工作的需求，在档案的储存方法上也摒弃了传统的纸张存储，演变为电子文档。电子档案，是指通过计算机磁盘等媒介设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁带、磁盘与光盘等。电子档案归档主要用磁带与光盘。电子档案的优势是读取速度快，查阅方便，这是纸质档案或缩微品档案无法比拟的。在云计算时代，电子档案开始采用云存储方式，也可以存储在云端的网络空间；逐步为电子档案管理搭建一个公共支撑平台，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，建立档案管理信息化平台，实现纸质档案的信息化管理与电子信息的档案化管理。档案进行编目、标引时，要参照已经建立起来的档案信息库，建立自动检索系统，在完善编制检索系统的同时，特别注意要提高系统的安全防范。此外，为防止数据信息的遗失，对电子档案要进行定期备份。 利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

档案工作规范化管理篇(7)

关键词：档案；管理；重要；意义

档案是认识和把握事物发展规律的钥匙，档案工作是维护历史真实面貌的重要事业、档案把往复不断的现象真是的记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。档案工作是维护历史真实面貌，功在当代、利在千秋的重要事业。它与人类文明的产生、发展相伴随，并随着社会文明程度的提高和对档案利用需求的增长，越来越深入地渗透到人类活动的方方面面。档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。档案具有特殊功能，主要是指档案有人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。它主要指档案的凭证作用和参考作用。

一、凭证作用

档案室历史的真凭实据名具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点决定的。因为，档案室自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反应了档案室确凿的真凭实据。

二、参考作用

档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真是的记录和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两面的经验。“察往知来，视兹故轶”，对档案的参考作用做了高度的概括。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。

（1）档案的参考作用具有极大的可靠性。档案室原始记录，是第一手资料。历史学家称档案室“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。档案是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就是客^的记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或者有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。

（2）档案参考作用具有一定的防范。档案是人尖在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。每个地区游档案馆，每个单位有档案室，保存着本地区、本单位各种内容的档案，人们遇有难题，都可以到档案部门参考档案，寻找答案。鉴于档案的重要性，作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便。

三、强化意识，规范管理

提高员工档案归档意识，文件材料办理完毕后应及时归档，会避免时间长了材料遗失。档案管理人员应提高管理意识，做好档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。

四、提高素质，不断改革

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。应尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

（1）规范化。档案实行集中管理后，统一印制档案装具，统一进行人员培训，统一整理方法，统一验收标准，有力的保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转出等环节都分别进行了登记造册进行控制，切实做到了管理规范化，为以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。

（2）信息化。为了提高档案管理效果和工作效率，档案室利用档案信息化管理软件，为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。，形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时，建立科学的检索方式，实现了档案工作信息化管理，使“死”档案变成了“活”信息，切实强化了管理效果。