档案管理机制篇(1)

“国有企业（以下简称企业）档案管理体制主要是指企业档案管理的组织制度和形式。”企业档案管理体制可以划分为两大方面，即外部管理体制和内部管理体制。“前者指国家对企业档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家企业档案事务的行政机构的设置、职能分工、运行方式等方面的内容。”它是整个国家行政体制的一个必要组成部分。“后者包括企业内部档案工作的领导与隶属关系及企业档案的管理形式。”

一、回顾：企业档案管理体制的发展历程

（一）企业档案管理体制的初步形成时期（1954——1965年）

在1949一1953年国民经济恢复任务完成后，我国进入了第一个五年计划时期，开始了大规模、有计划的社会主义经济建设。这期间产生了大量的科技档案需要收集、整理及提供利用，因此就提出了建立国家规模的科技档案管理体制问题。

1954年原中央人民政府政务院颁布了《关于国外技术资料图纸的申请和管理暂行办法》，1955年又作了补充规定。在1961年9月16日国务院颁布的《国营工业企业工作条例（草案）》，1960年2月29日国务院批准颁布的《技术档案室工作暂行规则》和1964年3月3日中共中央、国务院批转的国家档案局《关于进一步加强技术档案工作的报告》等文件中，都对企业内部和外部管理体制做了明确的规定。

这一时期，企业档案的管理体制确切地说应是科技档案的管理体制。“基本确立了’条块’结合，以'条’为主的外部管理体制。”中央各级专业主管机关、档案事业管理机关都有责任对企业档案工作进行领导、指导、监督和检查，但应以专业主管机关为主，实行按专业统一管理的办法。企业档案管理的组织形式主要有两种机构类型：单独管理技术档案的独立的技术档案室，及统一管理党、政、工、团文书档案和技术档案的联合档案室；有三种管理形式：集中型，集中与分级结合型、分散型。

（二）企业档案管理体制的恢复时期（1984年）

党的十一届三中全会以来，中央、国务院和有关部门做出了一系列恢复档案工作的有关决定，于是企业档案管理体制随之进入了恢复时期。

1980年国务院批准实施《科学技术档案工作条例》，这是国家以法规文件的形式第一次全面地规定了科技档案工作管理体制，其中包括企业科技档案管理体制的内容。在专业主管机关对本系统企业科技档案管理机构的设置形式及其领导和隶属关系等方面也作了具体规定。

（三）企业档案管理体制发展和探索时期年（1984年至今）

1984年和1985年中共中央做出了关于经济体制改革和科技体制改革的决定。随着改革的深入发展，给企业档案管理体制带来了契机。

1984年中共中央提出増强企业活力是经济体制的中心环节，改革的重点是増强国有大中型企业的生机和活力。1987年国家档案局、国家经委和科委制发了《国营企业档案管理暂行规定》，第一次提出并表述了企业档案的概念。这一文件的和实施标志着我国企业档案统一管理的内部管理体制的确立。

这一时期，企业档案工作的外部管理体制出现了“条块”结合，以“块”为主的趋向。“1993年以后，国家档案局与中央档案馆合并为一个机构，成为党中央和国务院共同的直属部门。”国家各个专业主管机关内设立的档案部门，对部、直属企业的档案工作，实行按专业集中统一领导的体制；对已经下放地方的企业档案工作，则由直接管理转变为宏观调控。地方各级档案行政管理部门也实行局、馆合一的组织形式，履行行政和事业双重职能。

相应地，企业档案工作由领导生产、科研的负责人或总工程师负责，到明确由一位副厂长（副经理）

来直接领导。由此，说明了企业统一管理的领导体制的确立。企业档案管理的组织形式主要有两种机构类型：各类档案的综合性管理机构和档案与书刊资料的综合性管理机构；三种管理形式：集中型、集中与分级结合型、分散型。

二、分析：企业档案管理体制已不适应发展需要

（一）企业外部管理体制的环境发生了重大变化

从外部管理体制来说，企业外部管理体制的环境发生了重大变化，企业不再是政府的附属物，而转变成为自主经营、自负盈亏、自我发展的独立经济实体。“政府各部门机构改革后，政府机关精简、合并，各专业主管部门大大减少，削弱了对企事业档案工作的监督、指导。”而另一方面，企业集团和二级企业的关系中原来的上下级关系，逐步改变成了以资产为纽带的新型关系，企业集团内部系统的行政管理将被削弱，档案行政管理部门在企业行政管理职能的组织基础也进一步弱化，也将直接面对基层企业单位的档案工作。

原有的政府管理企业档案工作的特点是行政干预多，档案行政管理部门和企业的主管部门通过行政规章管理企业内的档案工作，行政手段为主，统一规划。而国企改革的要求是政府减少行政干预，将本应由企业办的事交给企业。但改革仍不彻底，政府对企业档案工作的管理模式、方式、方法并没有根本的变化。“政府越位、缺位和错位的现象并没有从根本上得到解决。

而企业主管部门的撤销也给现行的政府管理企业档案工作提出了非常严峻的问题。随着改革的不断深入，一些主管企业的行政管理部门已经撤销或转换职能并入国家宏观管理经济部门之中，这本身就动摇了政府管理企业档案工作的管理体制。档案行政部门与企业主管部门相结合，是政府管理企业档案工作管理法制的特征，企业主管部门已不复存在，二者相结合的状况已经缺其一。也可以说这种管理体制在改革中已经受到冲击。改革政府管理企业档案工作的体制，成为历史的必然。

（二）企业内部管理结构和管理方式发生了根本性的变化

随着现代企业制度的建立，企业改革重组，企业由原来单一法人变成了多法人的企业集团，产权出资主体多元化。由此，企业内部管理结构和管理方式发生了根本性的变化，企业不再像过去那样，比照政府机构的组成形式设置内部机构，企业档案部门绝大多数都不再独立存在。这时，如果继续沿袭过去产权单一国家所有制形式下形成的单一集中管理体制，企业档案工作必然会困难重重。

另一方面，企业集团规模大，且内部各成员企业自身情况不同，档案管理处于不同的环境，管理标准不一致，组织形式也不尽相同，因而各成员企业的档案管理处于互不相干、自我封闭的状况，档案内部管理体制“出现各自为政，无所适从的局面”®。因此必须在各成员企业间建立一定的联系，以便于集团档案的统一管理和控制。

企业集团的边界还具有开放性的特征，尤其是成员企业，可以相对自由地出入集团。紧密层、半紧密层企业也与集团外部企业重新组合，从而导致了集团档案管理组织的边界不稳定，机构和人员常常会出现大的变动和调整。因此，要加强对其监督指导，统一协调。

（三）产权变动后企业档案的管理方式发生变化

档案是产权的承载体产权一旦发生变化，正常情况下，档案也应随之发生转移，档案管理形式也就随之发生变化。但我国国有企业目前还都没有完全的产权，就连经营权也没有完全取得，国有企业间兼并也好，重组也罢，实际上并没有发生产权的变化，只是资产的转移，所有权还是国家的，只是经营使用管理者发生了变化。并且，随着企业的改制，绝大部分企业的档案管理机构，或被降格，或被撤销，或被并入其它部门，形成了上无主管部门监督，下无企业部门问津的局面。处于控制转型期产权变动的企业档案的归属和流向难以定夺。在实际工作中，产权变动后企业档案流向和归属非常混乱，除个别单位保管完好外，或无人管理，或不知所归，有的甚至造成档案的丢失、损坏。所以，目前对产权变动后企业的档案管理还有待加强。

（四）依法治档的呼声和要求越来越强烈。

依法治档一直是档案学界的呼声，档案工作实践的要求。尽管我国也出台了一批档案法律法规，但由于我国的档案法规原则性条款多，可操作性条款少，再加上行政管理方式的惯性，造成了有法难依、执法不严、监督乏力的局面。

因而，在当前的市场经济体制条件下，企业档案管理体制的改革大方向应以属地管理为主，按专业分级管理为辅。

三、对策：企业档案管理体制的改革路径

（一）准确进行政府定位

要彻底理顺政府与企业的关系，真正做到政企分开，减少行政干预，将本应由企业办的事交给企业，本着“管少、管好、管活”（的原则，进一步简政放权，给企业注入活力。政企分开的具体目标应当是：政府调控市场，市场引导企业，企业自主经营。因而，国家档案行政管理部门作为政府管理企业档案工作的职能部门，应打破固有的直接管理企业档案工作的思想观念和规章制度束缚分析面临国企改革发展的实际。当其它政府部门都在实行转变职能时，政府主管部门已不再过问企业经营业务而使其成为自由竞争的主体时，档案行政管理部门也应分清职责，分解职能，不能再干预企业的具体档案业务工作和偏重管具体业务指导。

所以，档案行政管理部门对企业档案管理的职能应转向以宏观调控为主，突出依法治档的职能，侧重从制定法规、政策上统一调控全国的企业档案工作，集中精力抓好档案立法与执法监督、计划协调、制订规范和标准等几个方面的工作。地方档案行政部门则侧重从执行国家有关方针政策，实施地方档案行政法规的角度对本地区企业档案工作进行宏观管理。同时，要依据档案有关法律法规的规定，从企业的特点出发，分类别、有重点地抓好企业档案管理工作。

另一方面，企业集团内部系统的行政管理将被削弱，档案行政管理部门也将直接面对基层企业单位的档案工作，因此，档案行政管理部门对企业实施属地管理的档案管理体制将成为可能。所以，档案行政管理部门按属地原则分级进行宏观管理，实际上是对其自身职能的强化，而不是削弱。属地管理，即是企业的档案工作“直接接受其所在地域档案行政管理部门的管理”。

同时，档案行政部门在国有中小型企业的改革中，一定要切实发挥监督、指导的职能，以确保档案材料的安全转移，在改革后则要加强引导和培训，“指导企业正确管理档案，合理开发信息资源”档案行政管理部门还要改变其管理方式，由直接、命令、静态向间接、服务、动态管理方式改变。间接管理，是指档案行政管理部门对档案直接管理单位，运用法规、制度、标准等方法，实现对档案工作的调控；服务管理是指档案行政管理部门根据档案保管单位的需要，制订措施，为保管单位提供服务。动态管理是指档案行政管理部门要密切关注社会各个领域的变化发展，并及时出台应对措施。

（二）认真实行“依法治档”

市场经济是法制经济，企业档案工作同样也要纳入法制的轨道。新的管理体制要求档案行政管理部门转向宏观依法监督为主，把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。档案行政管理部门进行宏观管理，主要通过制定法规和执法监督来体现。要通过宣传贯彻落实国家有关企业档案工作的法律、法规、规章，并检查其在企业的实施情况，来规范企业档案工作的内部管理体制及管理行为，为企业提供适应现代企业制度，维护企业自身合法权益的法律保障。

市场经济体制下的企业档案工作，应是自觉依法治档，用档案行政管理部门及有关行业部门的相关法规政策来约束自己的档案行为，并接受有关部门的监督检查。并且，档案行政管理部门要正确认识和处理行政执法与业务指导的关系，根据所有制多元化的特点，对档案工作进行分类指导。即制定不同的办法、制度，采取不同的指导监督方式，推行档案业务指导监督形式、内容和方式的多元化。档案行政管理部门还要转变观念，把依法管理与提供服务有机结合起来，要从为企业服务的角度，来规范企业档案管理工作，为企业提供科学、适用、针对性强的法律规范，并提供政策咨询、技术支持及人员培训等多种服务。对国企的改革档案行政管理部门必须依法加强重点监控，以防止国有企业档案在资产重组和产权变动过程中流失。

由于改制等原因，原来的企业档案管理法规大多已不太适应企业的要求。因此，应依据现代企业制度和转型改制企业的特点，制定出适应企业发展需求的法律条文，减少档案法规原则性条款，増加可操作性条款，以规范现代企业档案工作行为，使档案行政管理部门可依法检查、依法监督、依法指导，加大管理力度。

（三）充分依靠现有行业部门和成立各种民间组织

1.按照国务院的机构改革思路，“除部委一级尚有部分直属企业外，一般工业局不再直接管企业，地方的情况也大体如此”由于专业主管机关的改组、职能的转变，已很难像以往那样实行按专业进行统一的档案管理，对企业的档案管理将转为以“块”为主的管理体制，进而大大强化了地方档案行政管理部门的职责。所谓充分依靠现有行业部门，一是指吸取“条块”结合的历史经验，从中央到地方各级档案行政管理部门与相应各级行业部门实现有机结合，依靠他们从宏观上对企业档案工作提出规范化管理要求，并争取纳入企业资产管理的范畴；二是档案行政管理部门依靠各部委作为对所属企业档案工作进行宏观调控的一个支撑点，例如在行业、系统内组建档案工作学会、协会、分会式工作委员会等民间组织，依靠他们作为档案行政管理部门进行宏观调控和监督行业档案工作的中介。

2.建立企业档案协会。“作为企业间自愿联合、自愿协作、进行档案业务交往的松散的民间组织，企业档案协会可以承担起由政府部门承担的业务指导、经验交流、业务研讨等方面的职能。”因而，它在档案部门或行业部门与企业之间能起到沟通、联系和交流作用。其一，上级有关档案工作的精神能及时传达；其二，能及时交流、解决档案工作中出现的新问题；其三，能适当加强学术研究，提高理论水平。如果各级档案行政管理部门能切实加强引导，其效果将会更加明显。而且，国家档案行政管理部门有能力也有责任促成这种协作组织的诞生。现代企业制度下，企业档案协会将成为重要的民间组织，将档案工作者（团体或个人）组织起来，交流档案工作经验，制定共同认可遵守的业务规范或标准，组织考察、研讨一些特殊的共同感兴趣的企业档案工作的业务问题。企业档案协会还可将档案行政管理部门的一些信息传达给会员，将会员的一些建议反映给档案行政管理部门。

3.另外，在档案行政管理部门成立类似档案咨询与服务中心的中介组织也是市场经济体制下一项带方向性的工作，它可以在一定程度上行使从档案行政管理部门分流出来的部分微观管理的职能。这一形式的民间中介组织在市场经济体制下可以成为档案行政管理部门依法指导工作的一种中介，它们在一定程度上可以为其分忧解难。尤其是在微观管理的业务问题上，面对企业档案工作面广量大的特点，档案行政管理部门要进行宏观调控，没有相应的立足点或中介机构的帮助是很难执行下去的。

4.引导推荐一些社会化服务的组织形式，为企业档案工作提供服务。诸如：档案寄存中心、档案事务所、企业档案培训中心、缩微复制中心、信息中心等等。这些工作过去或由档案行政管理部门承担，或由企业承担，而目前已经显露出社会化服务的趋势。很多小型企业的档案没有地方存放，企业档案人员不足或业务不熟，档案寄存中心、档案事务所可以代存代管这些企业的档案，对企业的重点项目负责整理、编目、上架，对零散档案进行系统正规整理完毕后，收取适当的费用，如此等等。特别是对产权变动后的企业档案，一般它们的档案流动性大，而且由于原企业一般都是中小型企业，资金投入少，在原有的档案管理方面就存在缺陷。因而可以采取把档案交给社会化组织代管等方式。

档案管理机制篇(2)

1重视档案管理人才的培养

在新型档案管理运行机制中，重视档案管理人才的培养。综合利用医院档案管理全职人员和各个科室中的兼职人员，定期组织兼职人员进行专业培训，丰富其专业知识，提高业务水平，掌握基本管理技巧，并充分利用自身优势，更高效地管理各个科室中的档案资料，并将其有序组织起来，这不仅能够减轻全职档案管理人员的工作压力，还为医院培养了大量的档案管理人才，有效利用了各科室的优势，切实保障了档案资料的准确、可靠。

2构建新型的档案管理运行机制的措施

2.1构建有效的运行机制

加强档案管理制度建设，构建有效的运行机制，创设一种积极创新、注重人才培养利用、强化服务能力的良好氛围。不断创新工作手段，明确各个岗位职责，构建有效的奖惩、考核制度，进而保证档案管理运行机制的高效运营，促进各项档案管理工作的有序开展。

2.2有机整合管理体系和运行机制

管理体系作为档案管理工作的制度保障，能够规范各项档案管理工作，而新型运行机制增添了档案管理工作的人性化气息，使得档案工作更加全面化，它强调管理和服务的同等重要，也更加注重档案的开发利用，它坚持动态管理和稳步持续推进，管理体系和运行机制的整合可显著提升档案管理水平，最大限度地发挥档案材料在医院发展建设中的作用［3］。

2.3培养综合素质较高的档案管理人才

在新型档案管理运行机制中，强调管理人才的培养。现阶段，各个医院中的档案管理人才普遍不足，有效的档案管理运行机制，有助于人才的培养利用，可充分利用人才。伴随着医疗卫生改革的全面深入，档案管理工作作出了一定的调整，技术更加先进、内容日益多样、分工趋于明确，这也对档案管理人员提出了新的要求和更高的挑战，要求既要培养管理人员的专业技能，还应全面掌握最新科学技术和现代化的管理手段。

3结语

档案管理机制篇(3)

关键词:档案管理 防灾抗灾 机制

各级档案馆中保存着大量“孤本”档案，且多数是记录在脆弱的载体材料上的，任何形式的自然灾难和人为灾害都有可能对档案文献资料造成部分损害或永久性无法弥补的破坏。如2003年4月的伊拉克战争，战火使成千上万的档案文献永远丢失;①2008年5.12汶川特大地震，北川县档案馆最珍贵的“孤本”档案《石泉县志》仍未找到②。面对各类潜在或可能遭遇的若干突发事件和灾害，如何增强档案管理防灾抗灾机制(以下简称“机制”)的协调运作，正成为当今世界档案界面临的重要研究课题。

笔者认为“机制”的建立有利于提高档案防灾抗灾工作管理效率;有利于提高措施的针对性和适用性;有利于降低成本，发挥更大效益。我们不仅需要从理论上去说明档案防灾抗灾工作的重要性，更需要从实践性、应用性上去研究，去总结经验。通过对“机制”的研究，掌握抵御灾害的措施、方法，以最大限度地延续人类社会记忆。

一、构建“机制”体系的主要内容

机制的建立是一项巨大而复杂的系统工程，一靠体制，二靠制度。这里所谓体制，主要是指档案防灾抗灾各组织机构的职能和岗位责权的调整与配置;所谓制度，广义上讲包括涉及档案防灾抗灾中国家和地方的法律、法规以及任何组织内部的规章制度。

1.建立健全“机制”的组织体系。档案机构应当建立“危机是常态”的忧患意识，把“机制”纳入日常工作体系中，应对重大灾害事故，非单一的档案部门可以应对的，需要在各级党委和政府的统一领导下，档案部门与各相关部门密切配合，通力合作。正因如此，在体制上，应建立起统一指挥、分级负责、相互协调的综合处理档案灾害的常设机构。建立健全中央至地方四级两层防灾体系，即中央、省(市)、市、县(市、区)四级，两层即为制订策略的防灾抗灾领导小组和推行防灾抗灾措施的行动小组。各小组制定相应的工作职责，并落实到具体的工作人员。

2.建立 “机制”制度体系。根据灾害的等级(大体划分为特大、重大、较大、一般四个等级)、范围(仅档案机构的单一型和涉及全社会的综合型)采取纵向救援、横向联动的协调机制。围绕灾害的三个阶段(灾前、灾中和灾后)，建立健全三大机制:一是灾前监测预警机制。在灾前预防阶段，制定防灾计划，开展对防灾抗灾知识的宣传教育，通过预案将责任落实到部门，任务到人，努力做到灾害来临之前未雨绸缪，防患于未然。二是灾中防灾抗灾机制。领导迅速决策，启动应急处置保障措施，对灾害及时反应。三是灾后恢复重建机制。及时将档案转移到安全的场所，对受灾档案采取科学的方法修复处理。根据三大机制，制定相应的法律、法规、制度和办法。

二、增强“机制”协调动作的建议与对策

1.要强化档案管理应对灾害的基础能力建设。坚实的基础设施是抵御各种风险战胜各类灾害的根本，档案管理的基础能力包含软、硬件两方面。在硬的方面，要提高档案建筑抗灾标准，其相关设施也要从防灾角度去考虑;加大档案安全技术投入力度，推广运用新技术、新工艺和新设备，改善档案安全保管条件。在软的方面，健全隐患排查监控机制，对档案库房、办公用房及周围环境进行全面细致的安全检查，定期检查档案馆建筑物的水电线路和做好相关设备检修、维护工作，发现库房漏雨、危房、防雷装置失效等不安全因素，及时采取措施，坚决消除事故隐患，确保档案安全;加强门卫管理制度，进出登记，切实有效地执行;建立科学有效的利益协调机制，善于化解档案利用者间、档案工作者间以及二者之间的矛盾，开展和谐平安档案创建活动，严防对档案工作影响较大的恶性事件发生。

2.要全方位推进综合长效“机制”建设。按照国家档案局制定的“统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合作互助的原则”③要求，进一步理顺“机制”，积极推进常态化、综合化。建立强有力的档案防灾抗灾管理组织体系，国家档案局要建立常设专门机构，统一指挥全国档案系统的防灾抗灾工作，将档案的防灾抗灾工作纳入各级档案部门的日常工作体系，每五年要制定档案防灾基本规划，每年要编制当年度的防灾抗灾执行计划。强化突发事件监测预警机制，目前，我国多数灾害的防范机制更多的是事后救助，而不是事前预防和预测，是被动的“撞击式”反应而不是主动出击，各级档案机构要在构建档案防灾新机制上下功夫，探索档案灾害防治工作由被动向主动转变的新观念、新思路、新办法，在做好应急处置的同时，注重事前的防范。强化应急处置综合协调联动机制和社会动员机制。防灾抗灾反应不是一种孤立的现象，档案部门在承担部门职责的同时，更加注重与相关部门构建共同责任机制，营造“合作互动”的局面，实现快速反应，高速运转，形成协调有效的应急管理工作机制。加强与水利、气象、地震、地质等相关部门的联系，建立灵敏的灾害信息联动处置系统，提高对灾害的及时反应。要积极加强档案管理防灾抗灾国际间合作和地区间合作，健全国际合作机制，及时交流信息、学习经验、联合行动，大大增强应急反应的实际效果。

3.要进一步推进档案工作应急管理法律建设，制定各项配套规定。最大限度地延长档案的寿命，不仅是档案工作者的崇高使命和艰巨任务，也是《中华人民共和国档案法》赋予每个公民应尽的义务。其一档案部门应当在国家防灾抗灾的相关法律基础上，针对档案工作特点出台一些具有专业性、技术性的法律规范。目前，国家档案局制定的《档案工作突发事件应急处置管理办法》还远远不够，应当完善法律法规，并制定配套规定，完善具体制度。在档案管理防灾抗灾中建立完备的法律支撑体系，对与防灾抗灾有关的一些重大事项做出比较明确的规定，如各级政府、档案机构乃至公民对于档案管理防灾抗灾所负有的责任、防灾抗灾规划的制定、发生灾害后的应急程序和职责所在等等。完备的法律体系为档案防灾抗灾提供法律保障和制度规范，有利于“机制”的有效运行。其二要做好相关法律的宣传普及工作，增强履行档案管理防灾抗灾法律所规定的责任和义务的自觉性。其三要加强贯彻实施情况的监督检查，确保“机制”依法开展，落到实处。

4.要健全档案工作应急管理保障体系。一是加强档案应急队伍建设，建议在全国“防灾减灾日”这天，档案部门要开展普及档案防灾抗灾知识的教育和受灾档案的抢救修复技术讲座，举办防灾抗灾演习和训练，增强档案工作者的灾害预防意识。建立专家组，让他们参与组织重大灾害救援的技术指导，培养一支业务精湛、训练有素、作风过硬的应急救援专业化队伍。二是加大资金投入，每年适度安排专项资金，建立救灾资金应急拨付机制，确保24小时内将各项救灾措施落实到位，档案灾害得到及时救护。三是加强物资储备，档案机构应按照档案馆建筑设计规范的要求，设置必要的安全防护设施，配备自动报警、灭火、去湿、消毒、防火、防水等必要的档案安全保护设备和器材。

5.运用科学方法，积极做好灾后档案的抢救和保护工作。国家档案局要及时派出档案保护方面的专家到灾区指导灾后的档案抢救和保护工作。对于受灾较重、库房坍塌、档案被埋的要及时与抗震救灾指挥部门沟通，取得他们支持，尽早将档案抢救出来，转移到安全地带。对于库房开裂，装具损坏的，要根据实际情况，在确保人员安全的前提下，尽可能地将档案转移出来，妥善保管。对于不同的受损材料和水淹材料，在档案保护专家的指导下，采取不同的科学处理方法。特别是对水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化。

6.进一步完善异地档案灾害备份管理制度。每个档案机构应推行历史档案分级保护，建立极其重要档案名册，制定极其重要档案的保护计划。建议一个档案机构的1%至7%可作为极其重要的档案，对馆藏中最珍贵的历史档案，建立本地特藏室，实行特殊的保管方式和保护措施，同时，异地保存极其重要档案的复本，并定期更新。缩微和出版极其重要档案也是切实可行的异地备份保存方式。随着电子政务工程的推进，各地方政府还可以创建“电子政务灾难备份中心”，以降低电子政务信息的灾害风险。为维护我国档案信息数据的安全，政府应尽早颁布可维护数据灾备市场诚信度的法规与制约措施，创建我国档案信息数据远端异地灾备平台或基地。

7.建立档案信息处理机制，发挥档案资料在抗震救灾中的重要作用。各级档案馆和机关档案室要打破常规、特事特办，将抗震救灾工作急需的工程图纸、建筑蓝图、城市地图、地下管线、人口户籍以及单位人员名册等档案主动提供给抗震救灾指挥部门。档案部门要坚守岗位、及时服务，做到抗震救灾需要什么档案资料，就提供什么档案资料，充分发挥档案资料在抗震救灾中的重要作用。

注 释:

①侯怡敏.论灾难预防对档案保护的重要性.兰台世界， 2007年3月下半月.

②新浪网finance.sina.com.cn/g/20080707/19075064367.shtml.

③国家档案局.档案工作突发事件应急处置管理办法.中国档案报，2008年10月2日第二版

参考文献

1.马翀.历史档案分级保护体系构建初探.档案学研究，2007(3).

2.国际档案理事会.档案馆灾害预防控制指南.中国档案报，2008年5月29日第三版.

3.刘家真，许杰.影响我国数字信息长期保存问题与解决方案.档案学研究，2008(4).

档案管理机制篇(4)

关键词：档案集中 可行性 原则 策略

乡镇综合文化站艺术档案是群众文化工作的智慧结晶,是乡镇群众文化活动的真实记录。随着公共文化服务体系建设的提出，综合文化站档案管理的重要性日见突出。笔者认为，改革现行群众文化档案管理体制，建立集中化管理机制，把乡镇综合文化站已形成的和以后逐步形成的档案，由其所属县（市）文化馆集中统一代为管理，是解决现阶段文化站档案资源共享难、人员力量专一难、管理方法不科学、归档材料不齐全、立卷标准不统一等档案管理诸多弊端的有效途径，是提升档案管理质量的创新之举。

1. 创建文化站档案集中管理机制的可行性

1.1有利于档案资料齐全完整

据不完全调查，温州市各乡镇综合文化站的档案工作不同程度存在归档不齐全的问题。一方面，只注重纸质档案的收集，忽略了反映群众文化各项活动的照片、录音带、录像带、光盘、实物等其它载体的收集。另一方面，只注重指令性档案的收集，如重大文化活动、非遗名录申报等材料的归档整理；忽略了基础性、常规性档案的收集，如文艺团队建设、文化市场管理、培训辅导等统计数据的收集还有待进一步加强。因此，实施集中管理机制，既达到了档案管理的专业性，又体现了档案的系统性管理，是确保站级档案资料完整与安全的好形式。

1.2有利于档案人员专职专用

在分散管理的模式下，档案数量少、工作量小，兼职管理档案多，造成精力分散，经常是兼而不管，而且不稳定，使档案管理水平停止不前，维持现状。实施集中管理机制，随着档案数量和工作量急剧增加，设立专职档案干部已成必然。这样，就改变了档案人员兼职过多，无时间顾及档案工作的被动局面。档案人员可以有充分的时间进行案卷整理和管理工作，有更多的机会参加学习、培训，接受档案专业知识教育，促进档案管理专业水平的提高。

1.3有利于档案管理科学规范

集中管理机制符合精简、统一、效能原则。将过去分散管理的档案集中统一管理，配备专职的档案人员，统一接收、保管、利用、处置档案，大大提高了对人、财、物的有效使用，节约了档案管理成本，提高了工作效率。这些都是分散保存不能比拟的优越性。同时在档案工作的标准、制度和方法上易于统一，和分散管理相比，更易于使各个文化站互相沟通，有利于档案利用扩大档案工作的影响。

1.4有利于档案资源开发利用

随着农村公共文化服务体系建设的进一步推进，档案信息的开发利用已经成为群文档案工作的重点，实施集中管理机制，首先方便了利用者，各种情况信息都可以从县（市）馆档案室获得，再也不用东奔西找，走遍全市了；另外档案人员也熟悉了全市各文化站档案情况，可以主动向利用者介绍情况提供服务。还可以利用自己所保管的档案资料，系统地编制各种检索工具和各种参考资料，方便利用者从不同范围、不同角度利用档案，有利于提高档案利用的查全率和查准率。

1.5有利于档案制度落实到位

几年来实践证明，文化站档案管理量大面广，在乡镇一级工作头绪多、任务繁重的情况下，监督、制约机制的落实往往被忽视或流于形式。实施集中管理机制，每一站都将整理好的案卷向文化馆档案室移交，既能进行质量的监督，又能有效约束文化站及时按期整理档案，防止档案失散毁弃问题的再度出现，也减少了平时的安排、检查、督促等环节。

2.集中管理机制构建的基本原则

2.1统一管理

加强档案集中管理工作，是文化馆站的应尽职责。各级要严格按照艺术档案的有关法律法规和政策规定，根据群文工作的实际需要，明确档案管理要求，统一制度，统一领导，建立健全岗位目标责任制，规范档案集中统一管理行为。

2.2分级负责

县（市）文化行政主管部门要做好统筹规划、组织协调和监督指导工作；文化馆要按照档案工作的要求，认真抓好改革档案管理的同时，指导各乡镇综合文化站做好群众文化活动材料的收集、整理、保管和利用等方面工作；各文化站要确保移送档案的完整性、真实性和规范性。

2.3规范运作

集中管理是一项系统工程，改革过程中形成的档案资料多，归档工作量大，规范运作是确保档案质量和有序管理的重要保证。应以有利于档案安全保管和有效利用为原则，提出集中管理档案的具体要求，建立健全文化艺术档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等制度，确保文化艺术档案资源的齐全完整。

2.4共建共享

集中管理中的“共建”是以共享为立足点的，是在有资源共享的意愿的前提下，通过建立合作关系，将已有的共享资源提供出来，经过整合集成优化之后实现共同利用。因此，在共建中共享、在共享中共建，两者相辅相成，相得益彰，缺一不可。

3.集中管理机制的构建策略

坚持以科学发展观统领集中管理机制的创建工作，科学整合与合理开发档案信息资源，形成日常立卷、年底组卷、次年归档及开发利用的一整套标准管理程序，建立一个归属明晰、运转协调，门类齐全、结构合理，管理科学、服务高效的集中管理体机制。

3.1强化集中管理的统一领导

建议县（市）文化出版行政管理部门应提高对集中管理工作重要性的认识，纳入领导议事日程，纳入单位职责范围和目标管理范围，切实加强对集中管理工作的领导，成立工作班子，完善集中管理工作机制，从人、财、物等方面为集中管理工作的顺利开展创造条件。与此同时，把档案工作纳入文化站长的考核内容，对乡镇重大文化活动的群众文化档案资料收集归档作出具体要求。

3.2力求集中管理的全面完整

根据群众文化艺术档案案卷构成的一般要求，制定操作性较强的《群众文化艺术归档范围和案卷质量要求》，坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料全部纳入归档范围。遵循群文档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教群文活动材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的群文活动文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。

3.3确保集中管理的规范运作

为建立文化站档案管理的长效机制，加强对文化站档案的开发和利用，建议文化局出台《乡镇文化站档案集中管理工作实施办法》（以下简称《办法》），要求各乡镇文化站严格按照《办法》规定开展工作，制定档案的立卷归档、保管、保密、利用等制度，切实做好每年站级档案的收集、整理、归档和移交工作。

3.4搞好集中管理的开发利用

一是发挥好群众文化档案在公共文化建设中的功能。不断挖掘、充实、完善室藏，把群众文化档案建设成为群众文化信息的“富矿”、反映群众文化建设全貌的“百科全书”、乡土文化教育的教材。二是积极推动群众文化档案在群众文化活动中的运用，为重大群众文化活动提供借鉴和参考，充分发挥艺术档案的社会效益。三是为创作和研究提供线索和素材。运用艺术档案资料，开展对独特群众文化现象的深层次研究和探讨。

参考文献：

[1]金才汉.《综合文化站工作研究》〔M〕.北京.中国戏剧出版社，2011.12

档案管理机制篇(5)

从社会发展情况来看，我国高速公路建设等级正在不断的提升，并且车辆载重的不断增加，提升了对公路建设质量的需求，所以相关工作人员需要不断提升高速公路设施管理工作质量、工程监督工作质量、工程验收质量等。通过科学化的高速公路档案养护，可以保证公路扩建、公路养护工作更好的开展，为日后公路建设提供依据，提升公路建设质量。

1 高速公路档案管理的现状

1.1 档案管理工作开展质量差

在进行公路管理时，会不断的形成各种档案资料，这些档案资料见证了我国高速公路发展历史，同时也是未来高速公路建设的重要依据之一，具有一定的参考价值。但是绝大部分高速公路管理工作部门都不重视档案管理工作，表现在许多方面；首先是缺少专业的档案管理工作人员，没有专职工作人员去收集档案资料、归纳档案资料。调查高速公路档案管理工作人员的实际情况不难发现，大部分工作人员都是以兼职的角度对档案进行管理的，并没有通过专业的档案管理工作人员来完成工作，其次是因为高速公路档案管理工作部门没有专业化的档案保存室，所以导致档案不能集中管理，办公室和档案室在一起，缺少相应的保护措施，如果长时间的堆放档案资料，会影响文献的使用效率。

1.2 不能充分利用档案信息

高速公路在建设过程中会出现许多档案材料，这些档案材料中有的信息是十分重要的，可以当做领导层以及业务工作研究主要参考资料来看待。充分的利用各种档案资料，可以有效提升高速公路建设质量，对高速公路行业的未来发展具有一定的促进作用。但是因为档案管理意识比较薄弱，所以大多数高速公路档案管理都会使用重藏轻用的模式进行管理，没有重视档案管理的作用，也很少通过分析档案资料的方式来决绝日后工作中的问题，使档案管理产生资源浪费、闲置等问题。

1.3 档案管理结构科学性差

高速公路档案管理工作比较侧重于文书档案管理，将业务档案作为主要特色档案来完善档案载体。大部分高速公路施工企业还在沿用前些年使用的纸质档案，这种档案载体种类和数量都有局限性，并且这种工作模式下的档案结构与档案内容是不能满足当前高速公路发展需求的，所以要将信息化技术和档案管理相互融合。

2 高速公路档案管理新机制的研究

2.1 提升高速公路档案管理重视程度

想要保证高速公路档案管理工作的正常开展，首先就要提升各个阶层对档案管理工作的重视程度。打破传统工作理念，从根本上认识到档案管理对高速公路建设的推动作用，并且要督促相关部门努力的去做好一些和档案管理相关的工作，对施工单位档案管理情况进行监督调查，整理收集各种档案资料，掌握施工单位档案管理工作开展的实际情况，根据工作开展的情况来拟定切实可行的解决方式，提升高速公路档案管理认知程度。

2.2 优化管理制度

管理制度在高速公路档案管理中起到至关重要的作用，想要从根本上提升高速公路档案管理工作质量，必须要通过各种方式建立健全档案管理工作制度，为其提供科学化的管理依据，使档案管理工作可以正常开展。档案管理制度的明确，可以让高速公路档案管理工作人员更好的认清未来发展方向，提升系统的科学性。要根据档案的情况对其职责进行划分，对档案管理工作落实程度进行明确，提升监理工作人员、档案管理一线工作人员的责任感和使命感，使其可以更加认真的完成工作。奖惩机制也是比较关键的一个环节，如果不能保证奖惩机制的有效实行，会影响到工作人员的积极性。还要根据各种方式来强化其工作效率，保证档案管理工作顺利开展，工程档案编制资料方式如下图1所示。

2.3 提升档案管理工作人员个人综合素质

想要保证高速公路档案管理工作的正常进行，必须要先提升工作人员的个人综合工作能力。因为档案信息资料需要管理人员来收集，并将资料进行归档处理，所以档案管理工作人员的个人综合素质以及个人综合工作能力，会直接影响到公路档案管理工作效果，所以必须要提升工作人员的综合能力，才能保证工程项目建设的正常开展。首先要让工作人员认识到自身能力掌握情况和社会发展情况是否存在相悖之处，树立先进化的工作管理理念，打破传统档案管理工作方式，提升档案管理工作人员日常教育培训力度，并不断的强化其档案管理专业知识，使其职业道德得到提升。还要适当的强化工作人员的个人服务意识，使其在填写档案资料时，认真、规范的去完成资料填写工作。还要提升档案管理工作人员用表编制方面的工作能力，对政策进行解读。也可以让专家到工作现场进行专题讲座，结合远程教育等模式来提升工作人员的个人综合工作能力。

2.4 通过信息化技术实现档案管理

信息化技术的不断发展，使高速公路档案管理迎来了新的挑战。在当前时代背景下，公路档案管理工作想要顺应时展的要求，也要将信息化技术融入到其中，构建高效率的公路信息化管理数据库，并不断的完善信息，强化录入审核，提升信息科学性与全面性。档案管理工作部门需要通过共享平台的方式，将资料资源共享到其余的部门，并将信息化技术融入到其中，打造电子化档案管理工作方式，提升工作效率。

3 结束语

高速公路档案管理工作质量，直接影响高速公路未来建设质量，所以工作人员也要顺应当前时展要求，对如何提升档案管理效率进行改革。上文先分析了工作开展的现状，之后分别从四个角度阐述了如何提升工作质量。

参考文献

[1]赖小玲. 高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化探究[J]. 江西建材，2015，01：142.

档案管理机制篇(6)

本文在项目实践和文献的基础上对电子公文档案管理系统安全机制进行了研究。

1 制度安全

《国家行政机关公文处理办法》所包括的公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列工作都是基于纸质公文制定的。其中，纸质公文的管理是由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。电子公文档案和纸质档案的保密一样，需要具备高度的保密意识和相关的专业知识。电子公文档案由于其自身的特点，不但能无限制地复制，还能进行编辑和修改。因而，其保密性更应该被重视，对系统安全保密的任务也更加严峻。要从制度上加强对档案管理人员的培训和管理，针对电子文件的这些特殊性给予更多关注，有目的地加强他们的档案安全保密意识和相关专业知识。电子公文从文件向档案转化以及存储、利用等环节都需要有指定专人，各人对自己的工作环节负责。制度安全措施是电子公文档案管理安全机制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保护数据库存储介质、网络服务器、应用程序服务器、打印机和通信链路等物理实体免受自然灾害、人为破坏和攻击。确保系统有良好的电磁兼容环境、建立完备的安全保护措施防止非法进入系统操作环境和各种盗窃、破坏措施发生。

系统的光存储方案从另一层面保证了数据的安全性。磁、光、电三种存储介质中，光盘的寿命最长，可达到50年以上，可用作长期存储数字化公文的介质。而磁、电存储介质的寿命较短，只能用作临时存储数字化公文的介质。由于一次性写入光盘具有一次写入多次读出、不能改写、不受磁冲击、离线存储不耗电、存储寿命长的特点，所以，本文采用一次性写入光盘存储电子公文档案。

有了物理安全措施，就可以保证电子公文档案信息载体的安全和系统设备硬件的正常运转，使系统的实体硬件不受自然和人为破坏，为系统安全建立了良好的前提。

3 网络安全

网络安全措施是主要针对电子公文档案管理系统所运行的网络及其节点所面临的网络攻击威胁和系统的脆弱性而采取的保护措施。电子公文档案系统最大的优越性就是用户在异地可以通过网络方便地利用。因此，网络安全就成为用户真实有效地利用档案的保障。这也是系统安全机制的重要内容。

保证网络安全主要采用物理隔离、应用防火墙以及网络身份认证等安全措施。本文在项目实施中，使数据库服务器和提供远程访问的Web服务器分离，在Web服务器和接入Internet的路由器之间安装了防火墙，为网络安全提供了硬件支持。严格、分等级的网络用户身份认证保证了通过Web访问系统的用户合法性。

4 数据库安全

安全性对于一个数据库管理系统来说至关重要，所谓数据库的安全性，是指保护数据库避免不合法的使用，以免数据的泄露、更改或破坏。

本文在项目实施中选用的是最成熟的非关系全文检索数据库Trip。Trip数据库的安全机制是多层次的，系统的登录采用用户身份认证的方法；对于数据库的访问采用授权的方法，在数据库级、记录级、字段级三个层面分别进行授权，控制用户的访问权限和访问内容；当数据库意外发生破坏时，可以进行数据库的恢复，甚至可以根据日志文件进行跟踪、审核，找出破坏的原因；对数据库的备份，可以简单地将数据库BAF文件进行整体备份，当该文件比较大时，甚至可以对数据库进行拆分和合并处理。

TRIP有四级用户权限：系统管理员（system）、文件管理员（文件经理FM）、用户管理员（用户经理UM）和一般用户（user）。每个TRIP系统只有一个系统管理员，其用户名为system，他有完全的、最高系统权限，只有他才可以生成文件管理员、用户管理员。文件管理员（FM）有权建造数据库，并授权给用户或用户组去访向该数据库。只有经他授权的用户（包括生成文件管理员的系统管理员）才能使用他生成的数据库。用户经理（UM）有权建立新的用户或用户组。一个TRIP系统可以有不限量的文件经理或用户经理。如图1所示。

图1 TRIP用户权限图

5 应用程序安全

管理电子公文档案的应用程序安全是系统安全的核心。为了确保电子档案的安全性，本文在业务系统应用程序中建立了一套完整的安全机制，首先从源头上确保档案数据的安全。同一单位中的不同部门可共用一套电子公文档案管理系统。但按照档案的类别，每个部门管理员分别建立自己的数据库并管理自己的档案，如果他不授权给别的部门（或个人），那么，别人也无权查看，更无权管理。每个部门是TRIP中的组，部门中的人员即是该组中的用户。部门管理员默认授权给部门组。对于WEB检索，提供三种权限的操作：只能查看档案目录、可以在线查看档案原文但不能下载、能看能下载，系统可以根据用户的权限控制其进行相应的操作，严禁越权操作。

当然，为了系统的安全性，系统需要定期或不定期（人工）地备份数据库，而一旦归档，所有的归档文件将写入不可擦写的光盘中，光盘放在光盘库中，同时服务器硬盘的归档文件将全部删除，使之成为不可修改的真正意义的档案。

除此之外，还采用了安全审计技术来确保系统的安全性。用户对系统的任何操作及对数据的访问都会形成系统审计日志被记录下来。系统会定期审计日志并形成审计报告，及时发现系统隐患以及非法操作。

档案管理机制篇(7)

一、管理制度创新是拓展服务的前提保证

完善的档案管理制度是制定工作目标的规范和约束，更是档案信息服务的前提保证。国家档案局颁布《企业档案工作规范》以来，中油吉林石化公司根据企业特殊载体档案实际情况编制完善了《特殊载体档案管理办法》，并依据中油《集团公司档案管理手册》，规范了档案工作制度和流程，形成了《吉林石化公司档案管理办法》，统一特殊载体档案等各大类别档案工作标准。从组织管理、设施设备、基础业务、档案信息化、开发利用五个方面入手，建立特殊载体档案“归档制度、保管制度、统计制度、利用制度、保密制度”五大制度，严格执行各项标准，筹划了特殊载体档案规范。在这部分特殊载体档案的管理条件标准的制定上，借鉴相关行业标准，建立起更加适合本企业管理的标准和硬件保证。

针对电子档案的不同载体形成，吉化公司档案馆紧紧围绕公司办公自动化的开展，将电子文件的使用与管理、远程网络服务作为新型档案资源进行管理，将管理和服务制度进行细化，从源头开始，制定了职责明确、高效便捷的规章制度。为此吉化公司专门印制了《电子档案管理手册》，明确了收集、管理、使用、运行、服务、保密、安全等一系列制度和要求，作为企业档案馆、二级企业部门档案室、专兼职档案管理人员的三级档案操作规范的执行标准。特别是在音像档案的收集管理利用上，吉化公司实行三级管理联动制度，凡属在公司内发生的各种重大活动，由所在单位档案部门随时进行拍摄录制，及时上报给上一级管理部门，制作内容全部上传公司档案馆，达到多点采集，集中管理，多点利用，统一标准，使档案信息资源在保证及时共享的同时，有了更适合发展和建设的制度保障。

二、管理措施创新促进基础工作建设

吉化公司档案馆在加强基础建设的同时，注重特殊载体档案管理措施的创新。公司档案馆经常向公司领导汇报特殊载体档案的管理状况，及时宣传这部分档案为企业发展创造的社会价值和经济价值，引起领导的重视。近年来，公司领导对库房改造、设备更新给予大力支持，特别是将新馆建设列入企业发展规划，并进入建设之中。特殊载体档案的管理更加规范，条件更加完善，利用更快捷准确高效。

吉化公司领导十分支持档案工作思路的创新，促使档案工作不断出新。比如对特殊载体档案的管理条件的标准制定上，档案工作没有先例可查，吉化公司档案馆借鉴相关行业标准，建立起更加适合本企业管理的标准和硬件保证。从过去的拍摄、制作、审查、播发，最后再到归档、管理、开发、利用，这是信息再生过程从繁琐复杂中解脱的过程。通过三级联动，简化了程序，推移了档案工作的前沿，明确了原有的影像的拍摄就是档案的形成，制作审查就是档案的整理，播发利用与档案的存档管理同步进行，不仅让档案工作提速，同时也减少了工作环节，也对档案的深层次服务提出更高的要求。

在创新工作上，吉化公司档案馆紧跟时代步伐，随着各种特殊载体档案的增加，档案管理手段也在不断提升。档案信息库的建立，使得企业档案在服务上更便捷，管理更科学有序，资源共享成为现实，特别是在信息化提升的同时，提出要熟练使用E6系统进行多种方式查询，由一般向“查全率、查准率”的优质服务转变，由简单服务向“增值服务”提升，加强了档案管理的软、硬件管理手段。由于发展的需要，公司给予了大量的投入，购置了专业的影像编制、摄制设备、大容量的档案管理终端，确保了档案创新工作的不断深入和持续发展。

吉化公司档案馆在将以往纸质档案数字化处理过程中，采取多种形式进行数字化处理，采取新的输入系统、多方联动、创新工作方式，在较短时间里完成馆藏档案50%的数字化目标，为数字化档案馆做好了数据资源准备。

吉化公司档案馆注重人才培养，每年要让档案工作者有一定的时间进行创新培训学习和经验交流，创建一个良好的学习氛围，鼓励创新工作。吉化公司档案馆对那些在档案创新工作中能够经常有新方法、新思路、新成果的档案工作者给予奖励，有创新成果者，可在年度评先争优中作为一个重要条件加分，特别是对有突出创造才能的档案工作者在职称晋升，职务任免中作为加分条件。建立起这样的一个奖励机制，激励档案工作者在创新工作上不断有新的创造，也是档案工作经常保持在一种活力的状态中，让我们的工作经常出新。

三、管理手段创新提升档案服务能力

为了让各种专项服务能常用常新，吉化公司档案馆专门建立了一个策划实施团队，参加公司生产办公例会，了解各部门日程安排，掌握新项目发展脉络，参与各项工作服务，让档案工作各个部门都能在企业发展建设中动起来，有用武之地。

吉化公司档案馆在筹建“建设与保障”的一个大型回顾展中，将企业发展历史划分了几个大的段落，在相关资料的征集过程中，从上到下进行动员，广泛收集，采取了有偿征集与无偿捐赠相结合的方式，特别是在实际操作过程中，本着走出去摸底排查，请进来“口述历史”的方法，让这部分档案的馆藏数量不断增加，也为企业档案增添了一个新门类——口述档案。

在这部分特殊载体档案的功能开发上，吉化公司档案馆采取多条腿走路的方式，实行边运行边改进的办法，利用这部分档案的特殊性，开发其相关的服务功能。例如，在吉化公司内部网站上开辟“专题图片”专栏，结合业内专题、公司大事、吉化记忆等几个专题公开照片，还专门针对没有说明的旧照片开展“旧照求证”活动，并定期更新照片内容，员工通过网络即可查询到有关图像进行利用，非常快捷、方便。