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(一)内部环境缺失与内部监督不足
朱荣恩教授在2008年提出,与会计准则相比,《企业内部控制基本规范》更多表现的是理念、要素和框架,在企业实际运营过程中实施难度和评价难度都较大。因此,科学有效的评价体系在内部控制中的地位逐渐凸显了出来。目前我国前行的内部控制评价系统仅仅只关注了其中的某一具体要素,而非权衡大局;二是我国内部控制评价的指标体系设计并不科学,缺乏可操作性。当然,这种现象在财政部等五部委了《配套指引》及其他相关条款后有所改善。此外,管理层意识不到位,监督检查或奖惩机制不到位也会导致已建立的内部控制体系难以有效运行。作为一类特殊的行业,商业银行在自身运营中普遍存在着管理层内控意识不足这一问题。在观念上,很多商业银行认为内部控制管理就可以解决所有的风险管理问题,管理层会认为只要内控制度设置完善、机构设置合理就可以有效运行内部控制制度,而并未意识到一旦内外部运营环境发生变化时原有的规章制度就可能失灵的情况。除此之外,商业银行在进行内部控制管理控制工作的重心主要为基层操作人员,而忽视了对各级管理层的监管,处于放任管理状态。但其实各级管理者不同程度地操控着基层人员、企业财物等,由其引发的风险性更高、危险性更大。最后,我国的中小型商业银行个别员工对待内控管理工作的意识还停留在接受任务的低层次阶段,没有真正理解内部控制管理工作对于保障自身业务发展、推动商业银行发展的重要意义。
(二)风险意识较弱且风险评估机制缺失
合理完善的内控制度要求商业银行设立切实可行可辨认的风险评估机制,以助于商业银行了解自身已经存在或潜在的风险,并及时加以适当处理。一般来说,分析按惯例要求商业银行按照公司的经营战略,采用各种风险分析技术,识别出风险,并采取适当措施降低商业银行的风险。在风险评估这一内控要素上出现漏洞的企业还有华夏证券公司。在风险容量方面,华夏证券公司的风险承受限度大大超过了其所能承受的能力与证券行业的整体指标。比如说华夏证券的受托投资管理业务持股比例达到19%以上,超过我国证监会所规定的10%的上限。在风险识别方面,公司并未能及时识别可能影响其运营安全和财务状况的内部因素及相关风险,以及可能影响银行、证券市场的其他外部风险。此外,公司没有建立自己的风险数据库,对潜在风险的认识不到位,没有制定相关的应急风险策略,最终由于冲仓持有太极集团等三只股票造成浮动亏损导致公司亏损严重。
(三)商业银行内部控制成本过高
商业银行内部控制的成本过高及成本费用结构不合理的问题。小型商业银行相对而言规模较小、业务结构单一,因此抗风险能力弱,激烈的市场竞争以及信息变化迅速的大环境下,小型商业银行的内控执行效果和其内控成本大大被抬高,特别是其管理成本在这种环境下会逐渐增加。不仅仅是针对小型商业银行,这是我国部分中小型企业的通病。另外,内部控制的成本包括内控制度的设计成本和执行成本等多个部分组成,内控成本的结构组成也会影响企业内控运行的有效性。小型商业银行在目前的财务状况中,管理费用的比重较高,甚至占到企业总成本的一般水平,这一现象很大程度上是由于该企业的管理结构混乱、流程过于复杂所造成的。
二、商业银行会计控制完善的措施
(一)优化内部环境
作为内部控制其他各要素的基础,只有完善的内部环境才能使控制活动的合理性和有效性具有保证。而优化内部环境,我认为首先应完善商业银行组织控制结构。纵然其内部各个结构的设置都相当完整,但有些职能结构有所重叠,信息在各层级人员间的传递并不畅通,沟通困难,高层管理部门虽拥有管理权但对其下属部门并不十分了解。因此公司可考虑采取更为中立的组织结构,如跨越功能的团体。这种人力资源管理方式弹性化,有效避免专业分工带来的僵化与协调问题。除此之外,还要强化董事会在商业银行中的主导地位。在商业银行的内部控制建设中,董事会是最高级别的管理层,只有董事会发挥能力和作用,才能充分发挥商业银行对内部控制的监控与引导作用。其次为了使内部环境优化更大化,商业银行应考虑其文化氛围。良好的企业文化能够规范企业员工的道德素养,形成一种不触规忠于职责的大环境。此外,建立切实可行的激励政策也是一种较为有效的措施,把经营者的利益与商业银行的经营和财务状况相挂钩,以充分调动经营者的积极性。
(二)明确内控管理职责,完善监督管理机制
首先商业银行要明确有业务交叉时内部控制管理的部门和职责。商业银行的各个部门都应明确自己在内部控制管理活动中自己的分工职责,使工作内容更实效,将内控管理工作落到实处。在监督检查方面,以上述存在问题的商业银行为例,其总部及各分支机构的各个部门都要严格履行各自的内部控制管理职责,加强自身的监督检查机制,特别是对重点部位与风险点要更加防范。要加强内部控制管理的针对性和有效性,同时也要将内部控制管理与监督工作覆盖到业务经营的各个方面。针对热点的问题或者风险隐患较大又容易被忽视的问题开展重点检查,并做好对业务管理部门自身内部控制管理的再监督工作。
(三)加强内部控制成本管理
1.传统管理模式遗留下来的超期保管的会计档案年代跨度长,累积量大,采取分散(粗放)管理,优劣不分,造成资源占用和浪费,档案保管状况令人堪忧,急待清理消化。
2.银行会计档案集约化和电子化处理工作主要集中于业务运营档案管理方面,而对银行内部财务会计档案管理等方面推进明显滞后,仍采用传统做法,使电子化整体效应难以充分发挥。
3.实行实物会计档案集中存管后,统筹规划和提质增效仍有许多工作要做。比如历史留存档案的数字化补录、集中存管纸质档案的到期鉴定销毁和新旧档案更新优化,以及档案管理系统提供必要技术支持等问题,都需要予先考虑安排。
4.在实现不同载体的会计档案以电子档案为主,纸质档案为辅的管理模式下,由于电子存档的法律地位尚未得到最终确认,其直接关乎银行会计档案存管发展取向和管理成本问题。(目前,在电子化存档能够极大满足利用需要的情况下,银行仍保管着数量庞大的纸质会计档案,且增长迅速,而其利用率很低,且越来越少,在保管与利用之间形成巨大反差,这对银行来说已构成不小的成本负担。)
5.对银行后台档案作业实行第三方服务外包,可缓解银行人员紧张矛盾,实现不同资源优化配置和工作效率提高,但安全因素始终是一个不容忽视的问题。
6.会计凭证的鉴定销毁标准单一,只考虑业务价值,而忽略历史价值,在一定程度上造成历史记忆的缺失。
二、转型中银行会计档案管理优化的对策与思考
1.对数字化前历史积存会计档案进行整体优化瘦身。最直接、最有效的方法就是开展档案的鉴定销毁工作。这项工作以前也开展过,但不是每家银行机构都做了,或者做得不彻底、不全面,档案超期保管的现象普遍存在。银行历史会计档案不能够及时鉴定销毁的主要原因,概括起来说:就是没有树立正确的档案观,没有明确的工作目标和建立必要的档案管理责任制,具体业务指导没跟上,才使“畏难求稳”、“无事无责”的错误观念得以存在和通行,以致贻误处理时机。因此,在转型中,必须对症下药,加快对沉淀、超期保管的历史档案进行去库存化,达到优化库存和轻装上阵的目的。对在去库存化中,保留下来的、有继续保存价值的历史档案,须经数字化处理后纳入档案系统管理,其实物档案则采取集中存管,实现新老档案合并管理。
2.加快银行内部财务管理系统的建设,推进其电子化进程。要建立统一的银行内部财务档案管理系统,实行分级授权管理。对各级银行机构的内部财务会计核算资料,均须转换成电子数据纳入管理系统处理,并由系统自动生成为电子档案保管,实现综合利用。其原始资料则由产生机构按纸质档案管理模式统一进行处理,从而实现全部会计档案的电子化管理和有效衔接,充分发挥系统整体综合效应。
3.科学规划,提高档案集约化科学管理水平。实物会计档案集中存管的核心是降低管理成本,实现规模效应。因此,在档案库建设规划时,须对档案形成、分布、数量及保管期限进行预测分析和成本核算(目前,银行集中入库的档案主要是15年和永久两个期限),要考虑库房的选址条件和成本、档案存管轮替周转使用等因素,合理规划确定库房位址、建设面积和档案存放划区。库房建设要符合档案保管要求,并根据档案的不同保管期限,采取差异化保管措施。对永久保管的档案,可按较高标准建设和管理;会计凭证则采取保基本,满足防盗、防火、防水等要求即可。要建立健全库房档案管理的各项规章制度,提高档案科学化管理水平。
4.改进对新到期档案的鉴定销毁工作方式。一是建立档案管理责任制,把新到期档案鉴定销毁工作纳入目标管理考核内容。上级行和档案行政管理部门要加强对档案业务的具体指导,通过专业培训等形式提高涉档管理人员的业务知识水平和工作能力,为开展鉴定销毁工作奠定基础。档案鉴定销毁工作须严格按照档案管理规程组织实施,落实计划、审批和监督等措施,确保工作有序规范进行,实现库管档案到期正常轮替周转,提高库房使用效率。二是构建档案管理系统技术支撑平台。为减轻档案鉴定销毁工作压力,必须将档案管理先进理念导入系统(前端)管理控制中。在新业务推出时,凡涉及会计核算资料的,都应先与会计部门沟通,对其名称、用途、性质、归档范围及保管期限等信息进行界定,详列明细,纳入系统控制管理,并提供会计信息的电子阅读和打印。对涉及债权债务、借贷关系的交易事项,须建立系统逻辑关系模型,实行跟踪管理和有效对接,提供银行债权债务管理支持。在档案到期鉴定时,通过向系统输入到期档案鉴定范围信息,计算机就可依据事先设定条件进行自动搜索筛选,提交未了结债权债务档案信息(如业务发生时间、机构、网点、柜员及金额、档案存放位置等),作为实物会计档案清分、存毁工作的重要依据,从而破解以往银行会计档案销毁鉴定分拣的难题,大大提高工作效率。
5.积极推进银行会计档案电子存档合法化。“以电子档案为主,纸质档案为辅”是现代银行会计档案管理的主要形式,即充分发挥电子档案在银行会计档案管理利用中的主导作用,同时,为满足司法需要保留纸档。现行银行会计档案保管期限按《银行会计档案管理办法》规定分为3年、5年、15年和永久四档,但在执行中,各行都明确规定:“同一会计档案采用不同介质保存的,应以电子档案为主,纸质档案为辅。除随传票装订的档案及其他必须打印的档案外,其余会计档案可不再打印,统一纳入会计档案管理系统或采用其他磁性介质储存和查询。”这样,3年、5年期限的电子会计档案已不再打印和保留纸质存档。实现会计档案的电子归档后,逐步减少纸质档案的保管已成一种趋势。《档案法》第二十一条规定“:各级各类档案馆提供利用的档案,应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。”这为确认银行电子档案的法律地位提供了政策依据。为适应银行会计档案的电子归档需要,建议国家有关部门加快推进银行会计档案制度的改革,研究制定对电子文件真实性、完整性确认的方法及相应法定确认程序,通过法定途径,实现银行会计档案电子存档合法化。
6.切实加强第三方服务外包的管理。一要严把准入标准。银行机构应该选择具有相关主管部门认可认证资质的第三方服务外包商,以避免服务外包政策风险。二要签署保密协议。银行机构应该与第三方服务外包商签署保密协议,明确双方的权利、义务和法律责任,防范会计档案信息外泄。三要加强风险管控。业务外包不是管理外包和风险外包,银行机构要加强对外包业务的管理,建立和健全服务外包管理规章制度,对关键岗位、部位做到现场有人员把关,落实全程监控措施,切实防范业务风险。
明确商业银行会计风险的成因对于政策和措施的制定有着重大的意义。央行是我国城市性商业银行等金融机构的上级单位,主要负责对金融机构进行金融监管。随着市场经济的发展,金融创新不断涌现,这不仅使央行的监管面临一些新问题和新情况,央行的监管也显得相对滞后和乏力。由于各项法规机制的欠缺,比如凭证、账务处理等,央行对会计制度的执行、人员岗位牵制等与会计风险相关的监管较为薄弱。就内部原因而言,首当其冲的是部分城市商业银行的会计人员风险防范意识不强,不熟悉甚至不了解会计结算操作程序和内控机制,摸不清会计风险的防范重点和目标。很多商业银行的主管会计人员都更侧重于银行业务扩展,而对内控建设和风险防范较为忽视。当前,无论何种性质的单位,在会计工作方面都普遍采取电算化。但是,目前我国城市性商业银行却在电算化会计方面明显缺乏风险防范意识,贯彻相关机制和制度时缺乏严肃性和自觉性。
二、建议及对策
1.树立正确的风险控制观念首先,银行内部的工作人员应当建立全面的、正确的风险防范意识和思想观念。从企业的高层着手,树立起健全的风险控制意识,全面的提升会计风险的防范水准。此外,还应当从银行自身的角度着手,开展定期的培训讲座,通过各种类型知识的讲授以及各种类型案件的分析,以帮助内部的工作人员树立起正确的思想观念,树立起健全的风险控制思想意识,加强对各个环节的掌控,以更加高效的风险处理思想态度,加强系统化的建设。最后,则应当保证内部的工作人员全面的遵守各项规定,所有的项目都应当严格按照既定的程序开展,使得风险得到根本性的控制。
2.建立商业银行会计风险预警体系其次,则应当建立起以商业银行为基准的风险预警体系。在最近的几年之中电子化以及网络化已经逐步成为商业银行发展的全新方向。电子化的应用,为我国商业银行的现代化发展提供了重要保障,是银行建设的关键物质基础。但是在会计风险的预警分析这一层面之中,缺陷相当明显,故在今后的工作当中还应当全面的遵循商业银行不断发展的趋势,加强产品和服务的创新,以控制会计风险。我国城市性的商业银行应当在现代化信息处理基础之上,加快风险预警体系的建设,健全传统的工作机制,将会计核算和风险预警等工作紧密的结合起来,加强对录入数据信息的分析,且加强对整个运作流程的跟踪研究。
3.完善商业银行会计报表体系最后,则应当进一步的完善商业银行的会计报表体系,加强信息的准确性和信息的真实性。一般情况之下相关报表应当可以全面的体现出商业银行在运作过程中存在的风险状况,在比率方面之中,则可以集中性的体现出商业银行的资本风险比率、资本风险比率以及资本充足率等等。最后,在贷款等项目之中,则可以体现出贷款方式的长期、中期和短期等,真正意义上实现对风险信息的分析和处理,以增强商业银行会计信息的准确性、真实性,以正确的态度和思想观念对银行经营的成果进行评价,实现对风险的防范。
三、结束语
1.会计科目
会计科目指的是对于会计对象进行进一步分类的标志或者项目。会计科目为财务报表的编制提供了便利条件,并且成为会计人员设置账户和登录账簿的依据。虽然在非银行企业中,基本上不使用大量的共同类科目和表外科目,但是在银行会计中却大量使用了共同类科目和表外科目。在会计的科目中,资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类会计科目在大多数的企业会计核算中都会用到,但是针对银行等的少数的金融企业设置的共同类的会计科目涉及面很少,在一般的企业中很少涉及到。此外,在银行中大多都设置有表外科目进行核算方法,为的是准确反映银行在其经营活动中将来可能发生的,或者导致银行可能在未来的某个时期发生经济损失的不确定性的因素以及其他方面的不影响会计报表相关科目的业务。银行中的表外科目反应的主要是不能够引起银行的资金增减,但是仍然需要进行记载的实物库存数量的变化。
2.记账方法
记账方法是指按照一定的既成规则,在账户中使用一定的符号记载企业中各项经济业务的技术方法。在银行中会计的记账方法有单式记账法和复式记账法两种形式。在我国银行中的表内业务所涉及到的经济事项进行会计合算的时候,大多采用复式记账法。而单式记账法主要用于在核算表外科目所涉及的经济活动过程中。
3.会计凭证
会计证明是一种具有法律效力的书面证明材料,其中记录着企业经济业务的发生和完成的情况,并且记录着其中明确的经济责任。银行中的工作量大,会计之间的分工比较细致、柜组数量巨大,业务种类也是相当复杂,在手工处理的情况下,一笔业务必须要经过多重人员之间的传递和处理才能完成。银行中的会计凭证不同于一般的非银行企业,主要表现在:首先是,银行中的会计凭证种类众多。从分类上来看,银行中的会计凭证处理按照其用途分为原始和记账两大种类,按照凭证形式分为单式和复式两种形式之外,还有一种十分特殊的分类标准,也就是按照会计凭证的使用范围分为基本凭证和特殊凭证。其次,银行中的会计凭证以单式凭证为主。银行中的业务面比较广、工作量大,并且在会计中的不同岗位中的不同分工比较细,这样的工作环境要想使记账和分类汇集更加便捷的进行,就要求会计的凭证能够及时传递。在银行中采用手工核算或者人机并用的情况下,单式凭证能够使得会计凭证的传递更加方便,提高会计的工作效率。最后,大量采用原始凭证。由于银行中业务量比较大,并且对会计凭证进行传递的环节比较多,因此会计凭证的正确填写与否之间影响到银行和客户之间的经济利益。基于此,银行为了避免在会计凭证的传递或者复制过程中出现差错,进而造成不必要的经济损失也相应地减少重复的劳动量,银行中大多采用由银行统一印制的原始凭证作为登记账簿的依据。
二、结语