种子管理论文篇(1)

1.1种子市场的监管难度大近些年来，种子市场进一步放开，而且准入门槛降低了，这就导致种子的整体质量下降，鱼龙混杂，什么样的种子都可以上市交易，给农户的选择及种子管理部门的监管都带来了相当大的难度。由于种子准入门槛不高，没有对种子经营者的专业、文化知识及资金、场地等进行限制，所以使一些不同行业的经营者都进入种子市场进行经营，只要赚钱，什么样的种子都敢卖，假、劣种子坑农、害农事件屡屡发生，给农户造成重大经济损失。再有一些商户，对种子包装随意更改，一些种子各项指标在包装袋上印错、漏印、涂改等现象普遍存在。货源渠道千差万别，种子质量参差不齐，以次充好，给种子市场监管造成很大压力和难度。

1.2种子质量和非质量问题难以分清由于农户的专业知识欠缺及在种子选用及农药使用上产生的问题，很难分清是种子质量问题还是其他问题时，多数农户都会归结到种子质量上，引起群体上访。在实际生产中，病虫害、农药、天气等等都可能影响农业生产，比如一些农药的使用，除草剂的喷洒都会产生影响，如果使用方法不对，对作物的生产会产生严重伤害，造成减产甚至绝收，这些情况，往往专家也很难说服农户，给调节工作带来难度。

1.3种子案件难调查、难取证、难处理现在种子生产单位多数是与农户进行“订单”制种，制种单位提出规范并进行监管，但由于利益的驱动，一些商贩往往与农户私自进行交易，从农户手中直接购进杂交种，然后再贴签进行销售，这种非法套购杂交种子的行为，给种子生产单位造成巨大损失，种子管理部门也难以进行查处。现在种子经营者众多，对市场的抢夺十分激烈，很多商贩为了争夺资源，直接走到农户家中进行兜售，进行低价竞争，一旦发生纠纷，很难取证，而且如果销出的是假种，也很难认定，按规定必须经过权威现场鉴定确认并出具报告，种子部门才能进行查处，而大部分农户对发生种子质量纠纷采取上访形式投诉，一般不申请鉴定，不愿交鉴定费。

2种子市场管理的对策及建议

2.1加强法律宣传，增强法律意识政府部门要配合种子管理部门进行种子管理法规及种子知识的宣传教育，通过现代高科技的媒介形式进行宣传推广，提高各级干部及农户对法律法规的认识，知法懂法，能用法律武器来维护自身的权益，提高种子方面的知识，在购种选种时，避免上当受骗，避免造成损失。

2.2建立准入制度，确保种子质量种子准入制度是保证种子质量的一道门槛，包括商品种子准入和种子生产经营主体准入。种子准入是凡进入市场的种子必须要有合格的检验证书，建立强制检验制度，对种子流通入市进行质量全面监测，保证流通环节的种子都能合格。种子经营主体准入，就是对种子经营者的资格进行审定，在资金、设施、设备、专业技术水平等条件有所要求，提高种子经营者的入市标准。对于种子的退市也要进行制度管理，对于一些不合格的种子进行退市处理，销售出去的进行召回，鉴定不合格的种子要按规定进行处理，避免二次流入市场，违法经营者要实行重罚，清退出市。

2.3建立种子质量保险制度，降低生产经营风险农户利益和经营者利益之间要有个平衡，农户利益受损失可以及时得到赔付，及时进行生产自救，建立种子保险是不错的方式，这样在发生种子质量问题时，经营户暂时无力赔付，可以由保险公司先行解决，再由保险公司与相关的责任主体实施追偿，这样能最大程度降低生产经营风险，使农户和经营者的利益都得有保护，减少纠纷的处理难度。

种子管理论文篇(2)

zlx：从当前实践看，电子文件管理系统还基本难以找到对应的管理主体，它更多的是理论界的一种自娱自乐式的纯理论阐释。因为，电子文件在业务部门产生以后，一直就在各业务系统中运行，如会计档案是在会计电算化系统中运行、教学档案是在教务系统中运行、电子公文是在公文管理系统中运行等。总不能说会计电算化系统、教务系统、公文管理系统等属于电子文件管理系统吧？它们都是为了办理上述业务而存在的管理系统或平台，而不是为了管理电子文件而存在的系统或平台。当前学界一般把电子文件管理系统定义为管理电子文件的平台，而上述系统存在的意义不是为了管理电子文件，而是为了完成相应的业务活动，因此，上述系统显然不是“电子文件管理系统”。而电子文件在办理完成之后，经过归档又直接进入到“档案管理系统”里去了，所以这个“电子文件管理系统”在哪里呢？谁在对其进行管理呢？

任越：支持zlx的观点。电子文件管理系统就是业务系统，这个系统本身就是单位业务系统的拓展，只不过档案学界将这个电子文件管理系统单独拿出来，其实必要性不强。各位可以上网搜索，哪个学界专家真正开发过电子文件管理系统并搞过实证研究？电子文件管理系统都是人家科技公司研发出来的，专家们只不过提供了一些素材和需求罢了。

陈建同学：支持任越的观点。电子文件管理系统还是要围绕实践部门走。电子文件管理国家战略顶层设计正在全面实施，电子文件管理系统国家标准也已经颁布。实践层面，电子文件管理系统的研发和应用正在逐步推进。

红旗下的档棍：电子文件管理系统很尴尬，为什么不是OA呢？或者说是某种业务系统。我觉得zlx说得有道理，现实生活中其实就是一种特殊的业务系统而已。管理主体就是文件背后业务活动的管理者。

simon：我是企业档案馆的，单位有个部门叫文档处，负责管理公司文件和档案。电子文件管理系统主要是管理电子文件的，电子文件系统中有个模块叫档案管理模块。电子文件办毕后，在线整理归入档案管理模块，变为电子档案。所以我们的电子文件概念和现在学界说的电子文件概念不太一样。我们基本沿用了纸质档案的管理模式，管理主体没有变化。

一芙：我觉得主体是文件形成单位，电子文件系统的存在是为了单位的业务而设置的，电子文件是业务活动中形成的文件。

追梦的少年：立档单位和业务部门应该是电子文件管理系统的主体。立档单位和具体业务部门是电子文件的具体形成者，他们对电子文件的形成过程、目的、背景等情况了如指掌，可以最大限度地确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

陈建同学：电子文件管理系统有主体吗？是管理主体还是开发主体？这个问题要搞清楚。

任越：支持陈建同学的观点。电子文件管理系统就是个系统程序，怎么会有主体？主体是程序员。

simon：我们单位管理和开发都是文档处统一管理。

wgy0828：系统管理的主体必须是系统管理员。至于谁是系统管理员，是什么级别的管理员，就回到电子文件管理主体的问题了。

simon：系统管理员听文档部门的，所以系统管理员只是辅助管理，还是需要按公司统一的文档管理制度来操作，所以管理主体就是文档部门。

wgy0828：你说的系统管理员是刚开发好的初始身份吧，系统移交单位之后的管理员不就是与文件流转相关的人员。

红旗下的档棍：其实，电子文件管理系统只是一种业务系统而已，有时表现为狭义的办公部门开发使用的系统，但更多的是其他业务部门管理的系统，其管理主体多数情况下为文件背后业务活动的管理者，管理行为包括需求提出、可研论证、组织设计管理、开发管理等。

住在春天：电子文件生命周期中一般存在三种类型系统：业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统。业务系统和电子文件管理系统与文件形成单位相对应，电子文件长期保存系统与档案馆相对应。

档案研究僧：这个讨论的主题是不是有歧义啊？是在讨论管理电子文件的主体，还是管理电子文件管理系统的主体？电子文件管理系统的主体听上去感觉有点别扭。一个系统的主体是设计系统的人，还是在运营维护系统的人？

zlx：歧x？谁对它实施管理，谁就是其管理主体，如档案管理系统的管理主体是档案管理部门，这个理解有错？

红旗下的档棍：电子文件管理系统的客体从形式上看，包括视频、音频、电子公文、零散数据等。从归属上看，按照档案界发生型定义的方式，一般为文件形成者。技术层面分清客体很重要，为什么呢？因为这涉及系统的数据量和信息量，进而涉及系统整体的网络结构、数据结构和存储形式。系统数据量和信息量是进行系统可研论证的重中之重。

zlx：电子文件在办理过程中在各“业务系统”中运行，办理完毕后，在档案管理系统中运行，请问这个“电子文件管理系统”去管哪里的“电子文件”？

simon：管的是档案管理系统中的电子文件。

zlx：从我国实际状况看，电子文件管理系统是夹在业务系统与档案管理系统之间的一个系统，可能就是“画蛇添足”。电子文件管理系统不是一个筐，什么都能往里装。电子文件管理系统也不是自由体，各人有各人的边界，这样的东西就是个虚的。

一芙：电子文件管理系统是业务文件流转的平台，怎么会和业务系统是分离的呢。

zlx：高见！第一次听说，电子文件管理系统是业务文件流转的平台这种说法，那么，会计电算化系统是算业务系统还是算电子文件管理系统呢？

田宁宁：电子文件管理系统是不是以电子文件为主体的，电子文件是业务的载体和内容吧。否则，电子文件管理系统里面都是啥内容呢？

一芙：电子文件管理系统是对电子文件生成、流转、处置、利用等过程进行管控的平台，有的包含档案管理系统，有的与档案管理系统分离。我这种理解不知对不对。

simon：没问题的，很符合实际工作部门的管理情况。

wgy0828：那么电子文件管理系统和OA系统的功能区别在哪儿？

一芙：没区别啊，都是电子文件管理平台。电子文件管理系统是一个大的名称，OA办公只是其中的一个业务而已，电子文件系统中还有其他业务流程。

simon：等于或大于OA。主要是名字所涵盖的内容不同，涵盖少则与OA同名，涵盖多则等于OA+档案管理系统，和实际工作比对就是文档处只管收发文及文件办理管控，或者只管归档文件，或者既管OA，又管归档文件。

红旗下的档棍：老实说，我眼里只有档案管理系统和非档案管理系统，有些术语比较讨厌，理论上也不是不能把电子文件管理系统概括得非常大、非常全，甚至包括标准规章之类的，但这样只是方便论述而已，有一定的理论意义，但实践意义也仅是提醒实践工作者注意考]问题的全面性，真要是去开发系统，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作尽可能地分解。我的经验是业务系统中的数据要有一个归属，各个业务系统之间要有一个数据中心去调节。

追梦的少年：电子文件管理系统是对单位业务管理系统的集成，同时也是连接档案管理系统的桥梁和纽带，三个系统的整合将是优化文档管理系统的一个方向，当然这种整合并非易事，涉及不同的管理主体。

simon：电子文件管理系统是存在的，不论是从OA角度理解电子文件概念，还是从档案角度理解电子文件，或者从文档一体化层面上理解电子文件。

红旗下的档棍：电子文件管理系统其实是从档案管理的视角对业务系统的一种观察，是一种方便从档案管理认识实践现象的工具，有了这个命名方便档案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便档案管理人员对档案这一客体的关注。所以，作为一种理论研究的对象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦开始深入地分析，应把它忘掉，让它消失掉，心里想着怎么用档案的手段把业务搞好就行。

zlx：系统存在与否应该是看是否有利于管理流程的优化为标准，如果 “画蛇添足”，还不如不要为好。

wgy0828：如果按学界的说法，一定要将电子文件管理系统与“业务系统”“数字（电子）档案系统”区分开来，那么它就没有独立存在的内在驱动和外在基础：1.形成主体电子文件意识不强。最近半年调研的8家事业单位和9家企业中，系统开发时基本上只关注单位业务系统的便捷性和安全性，强调数据的采集、统计和关联，对其凭证性往往患有技术依赖症，认为在系统里的文件就是默认权威的。2.缺乏明确且强有力的主导者。公文主管部门更多关注文件内容、格式和流转，而不是其存在形式，档案行政管理部门对电子文件的长期保存感兴趣，却从权力和能力上都没法真正实现“前端控制”。另外从效益上来说，在业务系统和电子档案系统中间夹个电子文件管理系统，其产出比和响应时间都不划算。

simon：其实反过来再想想，除去一切电子文件管理系统，回到纸质文件时代，事情一样可以顺利处理，只是效率低些，所以电子文件管理系统首先是提升效率的工具。再进一层，电子文件管理系统不光是管理了电子文件，更是一种工作模式的改变，产生了新型的信息沟通管理模式。所以，形式可以千变万化，不变的是对文件管理的需要。

住在春天：从理论上来说，如果电子文件管理系统没有必要存在，除非是它的功能没有了价值，无需从业务系统中捕获电子文件，也无需具有行政有效性和法律证据性，或者它的功能可以被其他系统取代或覆盖。

种子管理论文篇(3)

档案风险管理理论研究在原有档案理论基础上，吸收档案管理实践经验成果和借鉴风险管理理论，并加以融会贯通，让档案学理论呈现出清新的风貌，是档案管理理论研究过程中根据档案管理实践的发展，不断进行新的探索、修正、完善自身、使其随着时代的发展而进步的表现。

风险是安全的对立面，风险的存在就意味着安全事故发生的可能性。风险管理就是安全管理一部分,而且是核心组成部分,它既是一种安全指导思想,同时也是一种安全实践方式。档案管理中的众多风险，正是影响档案安全管理的负面因素。“档案信息安全保障体系建设”提出后，学者积极运用风险管理理论探讨档案安全保障体系建设问题，促进了档案风险管理研究的发展。

目前我国对档案风险管理的研究既有理论层面的阐述，也有基于实践层面的探索，研究内容主要集中于电子文件风险管理、档案信息化建设的风险及防范、专门档案的风险管理等方面。

电子文件（数字信息）管理最先引进风险管理理论进行研究，其后一直是研究的热点。在这方面，最初的研究文章主要着眼于电子文件存在的风险和防范措施，主要基于电子文件管理实践过程中风险因素造成损失的状况和如何防范进行总结，研究偏重技术方面。正式提出“电子文件风险管理”后，国内对电子文件风险管理研究主要集中在对该理论的概括论述方面，其次是电子文件风险识别与评估、风险防范与应对方面。对“电子文件风险管理”，已经形成完善的概念基础并提出系统的研究框架。伴随着电子文件风险管理研究的不断深入，研究重点又将逐渐转向更广阔的实践层面，在理论指导下探讨如何解决电子文件管理实践中的风险问题。

档案信息化建设风险和防范是档案风险管理研究中的另一热点。这一方面的研究多是从档案信息化实践状况出发，对档案信息化建设中出现的风险问题进行总结并提出对策。目前学者提出的档案信息化建设风险因素主要包括观念和认识风险、投资风险、技术风险、管理风险、人才风险，从而提出的档案信息化建设风险应对和防范措施有实行分等级风险管理措施，加强培训、提高档案工作人员对档案信息化的认识，预留风险保证金、制订建设规划、防范资金风险，采用逐步更新、持续改进的技术措施，引入信息监理方等。档案信息化建设风险和防范研究，尚未像电子文件风险管理那样提出系统的管理框架和风险应对模型，还未形成严密、系统的理论体系。

种子管理论文篇(4)

【关键字】档案工作；管理理论；数据库；计算机

信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。

一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性

档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的数据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。

二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。

全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

随着社会科技的进步，电子文件逐渐成为当前人们应用最为广泛的档案保存方式。电子文件的信息记录具有更强的多样性和全面性，保持电子文件的真实完整是未来档案数据库工作中的重要内容。而要想使档案数据库在电子文件管理环境中发挥良好的作用，则需要电子文件管理理论提供支持。为确保档案数据库中电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。

种子管理论文篇(5)

一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中erp（enterprise resource planning，即企业资源计划）最具代表性。erp是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。erp系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以xml作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”， 通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（nara）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用xml格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（gb/t17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。 （3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（gov.cn）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注  释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/summary.html。

⑤archives.gov/。

种子管理论文篇(6)

关键词：档案 后保管模式 理论依据

中图分类号:G271 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2011)01-218-02

传统的档案理论是把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种做法在纸质档案的手工操作时期是具有一定的合理性的，但是电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。因为从文件的起草、传输、办理到归档、鉴定、整理、保管以及再利用，均可以通过电脑网络进行，即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样，传统的档案理论显然已经不能适应电子时代的档案保管方式了，因此就引出了以下笔者要阐述的问题，档案后保管时代的新理论的解读。

一、新来源原则理论

新来源原则是为了适应电子文件的出现才应运而生的一种理论，所以我们在阐释新来源原则之前有必要先来了解一下电子文件的构成要素。众所周知，档案区别于图书与情报的最大特点就是具有原始记录性，也就是说档案是有凭证性价值的而其它信息不具备这种特性，从功能角度来看，电子文件和传统档案文件一样，是反映人类社会实践活动的历史记录，是历史的真凭实据，它的原生性、可靠性构成了它的基本价值――凭证价值，而凭证价值正是它优于其他各种最基本的特点。我们都知道，同传统档案文件一样，电子文件的凭证价值也是由内容信息、背景信息与结构信息三个基本要素来确立的。不同的只是电子文件的这三个要素所描述的对象更为广泛，描述的内容更为深入。首先，内容方面：内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字数字、图像、声音等。其次，背景方面：背景信息是关系着电子文件内容信息产生环境的文档，包括内容信息为什么产生，它与别处已有的其他内容信息对象间的关系等。澳大利亚档案馆在其《电子文件管理策略》中指出，电子文件的背景信息包括能增强对技术理解的背景信息以及与文件有关的公务环境的背景信息，并鼓励电子文件形成部门收集以下背景信息：文件形成的机构；与文件有关或曾经有关的其他机构；文件履行机构职责的目的；文件的年代；与文件有关的时期；与机构职能有关的文件价值与重要性；曾与文件有过关系的文件保存系统；该文件与其他文件或资料间的关系；对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划与条件等。最后，结构方面：电子文件的结构是指便于存取、参考和其他目的而提供的文档。电子文件的结构信息包括文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体附件等方面的信息。

新来源观主张的概念来源尽管不像传统的实体来源那样直观和明确，但它决不是一种没有依据的主观臆断，而是有着特定内容和客观的实在。这种来源不仅指文件的形成机关，而且包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等等。概括而言，它的含义是指文件的形成过程和背景，即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形成等方面的综合背景信息。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。因为电子文件的形成者往往不再单一，形成过程也相当复杂，但无论它们是某一机构独立产生的、还是由来自若干机构的数据组合而成的，只要掌握它们的形成过程和背景，把这些来源信息随同文件信息内容一同保留下来，就可以寻根溯源，了解该文件的原委始末。新来源原则不再直接研究档案产生于哪个行政部门，而变成一个虚拟的更为灵活的概念。它反映出文件产生过程中形成者的作用和行为活动，并存在于不断发展变革的环境之中；它体现了不断变化的当事人相互作用；它反映了不同的组织文化和管理方法，它与人们的工作习惯和人际关系相协调。因此，在电子时代要求档案人员的关注焦点不应仅仅是原始文件形成机关这种实体来源，更多地需要关注变动、临时、甚至虚拟机关中文件形成者的职能和业务活动这种概念来源。新来源观的核心是使来源原则更加概念化和抽象化，它的实质是来源原则面对电子文件的新特点和新挑战而作出的自我适应和自我发展。

二、宏观鉴定理论

宏观鉴定理论是加拿大档案学者特里・库克于80年代末提出的，他认为为了适应电子时代的要求，传统的鉴定理论需要革新，他倡导档案人员在鉴定前需要了解整个社会的运行方式和文件的形成过程，通过宏观的鉴定来准确反映社会发展趋势与文件形成者及其职能的有机联系。这一宏观鉴定理论不再局限于传统理论中的价值标准，提出应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。它使鉴定的重点由根据研究目的判定文件价值转变为根据文件形成者的职能和结构来鉴定文件形成背景或文件来源的重要性。简单地说，就是在电子环境下鉴定方法往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成，鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值，这种方法从文件实体转向文件的形成过程，从分析个别文件的性质和特征，转向更好的了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向鉴定形成者的主要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存。后保管鉴定法彻底抛弃了根据当前和未来社会需要来确定和预测文件价值的观点。它们使鉴定的标准脱离了文件的具体内容，上升为文件形成者的宏观职能，从而使鉴定方式和方法从分散变为集中、由个别变为系统。

宏观鉴定论的视野广阔，内涵深刻。它由社会运转方式入手，认为社会的运转通过各机构职能的履行而实现，文件是职能活动的真实记录，即“证据”，文件价值的大小取决于职能活动的重要程度，以职能因素为标准鉴定文件能较为客观地反映各个历史时期社会的真实状态。宏观鉴定论与新来源观在理论上同属一脉，它是当代档案学者对来源原则进行反思得到的新理论，长期以来人们所理解的来源是指文件的形成机构（即全宗），是实体来源，而新来源观认为来源的实质是文件形成过程中的属于文件本身的历史联系，是概念性的来源。电子文件的形成过程就是文件形成者执行职能的过程，电子文件的历史联系来源于职能活动，评价职能活动的重要性也就是对文件来源的关注。宏观鉴定法依据电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，其思路是宏观的，它考虑的是机构的哪些职能、举措、工作计划、事务活动是重要的，哪些是次要的，并用软件化、规范化的方法把次要的文件从重要文件中分离出来，分别予以销毁和保存。因此，职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理，换句话说，它面对的是某种职能的文件，而不是单份文件，故而常常表现为一种“批处理”的方式，较直接阅读卷帙浩繁的电子文件的方法更有效率。

三、知识服务理论

知识服务是自1996年加拿大档案学者特里・库克在第十三届国际档案大会上对其进行介绍后，知识服务的思想才逐步走进我国的档案界，并促进我国档案界以用户满意为目标，变被动服务为主动服务。在此思想的指导下，档案工作者应将档案馆内、馆间的档案信息资源等显性知识与自身经验等隐性知识加以集成提炼、虚拟整合，实现显、隐（下转第220页）（上接第218页）性知识之间的循环转化，满足用户个性化的需求，为其问题提供有用的知识。库克后保管模式中的知识服务是后保管模式的目的，他指出档案工作者要由实体保管员向知识提供者过渡，最终实现档案管理由“保管时代”向“后保管时代”的过渡。

档案的知识服务，首先是一种新的观念、认识和组织服务的理念。它不同于传统的信息服务，而是带有前瞻性的一项研究活动，是对档案信息资源的深层次开发利用。知识服务所关注的不再是为用户是否提供了信息，而是通过服务是否解决了用户的问题。通过提供人性化、开放化、立体式的服务，使得档案馆成为人们生活中必不可少的一部分。这一服务理念要求我们必须由以提供信息为服务理念向以获取知识来解决问题为服务理念的转变。不仅顺应了知识经济时代对档案服务的新要求，而且有助于档案实际工作的顺利开展和长期良好发展。知识服务是适应知识经济和知识创新的需要产生的，它以用户问题的解决为直接目标，通过对用户知识需求和问题所处环境的分析，向用户提供经过智能化处理的符合用户需求的知识。知识服务开展的目的不是向用户提供所需的信息，需是解决用户所面临的问题。因此它是一种以用户满意为目标的主动服务。知识服务是一种基于集成化、专业化和个性化的动态创新服务，针对用户面临的具体问题展开，整合显、隐性知识，集成系统、服务等多种方式，融入用户决策的全过程，因此知识服务提供的服务形式是一种过程而非实物。并且知识是一种目标驱动服务，是一种全过程的服务，是一种面向知识增值的服务。

[基金资助项目：黑龙江省教育厅人文社科研究项目“信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究”（项目编号：11552225）阶段性成果之一；黑龙江大学学生学术科技项目的研究成果；作者硕士毕业论文的研究成果之一。]

参考文献：

1.[加]特里・库克.电子文件与纸质文件观念[J].山西档案,1997(2)

2.刘萍,陈姝婷.图书馆知识管理研究综述[J].武汉大学出版社,2007

3.冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社,2004

种子管理论文篇(7)

摘要：电子政务的管理体制、管理模式和观念提供给文档一体化研究一些极其有价值的思考，并且推动了文档一体化的实践。本文探讨了电子政务环境下文档一体化管理的必然性和可行性，以及文档一体化管理应该注意的问题以及可取的模式。

关键词：电子政务 文档一体化

[中图分类号]：TP37 文献标识号：A [文章编号]：1002-2139(2010)-12-0254-02

一、电子政务以及文档一体化管理概述

1、电子政务概念

电子政务作为电子信息技术与管理的有机结合，成为当代信息化的最重要的领域之一。所谓电子政务，就是应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。

2、文档一体化管理的涵义

文件管理与档案管理是密切相关的。首先，文件管理是档案管理的前提。因为档案是由文件转化而来，因此文件的质量直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着管理的效果。其次，档案管理是文件管理的延伸和发展。文件转化为档案并不意味着文件管理的终结，相反，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，继续发挥着重要的作用。第三，文件管理和档案管理是一个统一的系统工程。第四，档案部门的人员的参与，是文件管理质量的重要保证。这可以使机关的现行文件在进入档案馆之前得到档案部门和人员的有效控制，确保文件管理的质量，为档案管理奠定良好的基础。第五，文件管理人员与档案管理人员之间也存在相互依存和相互促进的关系。文件管理人员与档案管理人员只有通过密切配合，才能使文件管理更加完善、更富于成效，进而使后来的档案管理更加合理有效。文档一体化管理就是以文件生命周期等理论为依据，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案管理工作进行系统的筹划和科学的管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和用的一体化。第一，文件、档案生成的一体化是指在文件最初生成阶段，对电子文件而言意味着在管系统设计阶段，就应当预先树立起档案管理的意识，确保生成的文件符合档案管理的功需求。第二，文件、档案管理的一体化是指对文件、档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理，包括管理体制的统一设计、组织机构的统一设置、管理人员的统一配备、管理制的统一制定等。第三，文件、档案利用的一体化是指对文件和档案的利用进行合理协调，树立为社会各界服务的意识，使文件和档案都能及早并最大限度地发挥作用。

文件、档案一体化管理的科学指导是系统思维。运用系统思维的角度来考虑，彼此有联系和区别的文件与档案是一个更大整体系统的有机组成部分，从文件到档案存在一个转化的运动过程，因此文件、档案一体化管理完全符合系统思维的要求。

文件、档案一体化管理的技术保障是以计算机技术和网络技术为代表的信息技术。计算机技术可以简化文件和档案管理的工作程序，而且可以提高文件、档案管理的工效率：网络技术更加有利于文件、档案管理的一体化，使文件、档案的运转、传递、处理和用更加方便快捷。

二、电子政务是文档一体化实现的有利环境

1.电子政务的管理体制与文档一体化

电子政务借助于信息与通讯技术使各部门在互联网上实现了统一、开放、交互式办公，它为文档一体化管理创造了体制L的可能性。在理论上，文档一体化的必然性和必要性早已被中外档案学者们进行过反复论证。我国和西方的档案学者通过长期的观察和研究所提出的文件运动规律理论或“文件生命周期理论”尽管各自表述不尽相同，但是都揭示出了一个事实，即文件的运动在行政活动规律的作用下分为几个阶段。所谓“文件”和“档案”是上述不同阶段的表现形式，以及相应形成了各自的管理格局。过去，文件和档案管理研究的基点放在两者的区别上，注重各自环节的完整性和独立性。随着外部环境的变化，管理经验的积淀和理论研究的深入，现在人们更多地从两者的联系中探讨文件与档案管理的改革问题，由此，文档一体化成为改革思路中的主流设计思想。

文档一体化管理的目的是按照文件生成、运行规律，统一、严密、高效地组织文件各个阶段的管理工作。它主要涉及两方面的内容：其一，过程统一，即文件、档案管理流程的整合：其二，体制合一，即文件、档案工作的统一管理。其中过程统一要以体制改革为先导，这两个方面内容的实现既需要相应的条件，又相互作用。近十几年来现代信息与通信技术对文件、档案工作手段改造的过程，越来越明显地表现出文件信息在文件管理系统和档案管理系统中可以跨越时空界限进行互递的特性。从单位内部办公自动化的实现，到跨部门、系统、地区电子政务平台的搭建，现在，文档一体化已经拥有了十分可靠的技术依托。然而，传统的行政管理架构却极大地制约着文档一体化实现的步伐。原有的行政信息运行环境未加改变，致使先进的技术手段和装备不得不在传统的工作体制下作业。因此，当文档一体化在技术上具备了实现的条件后，就如同生产力的变化要求生产关系进行调整一样，必然对管理体制提出更为强烈的变革要求。然而由于文件、档案管理体制是整个行政管理框架之下的内容，因此它的变革必须在行政管理框架变革的基础上才能实现。

电子政务不仅仅是用现代信息与通信技术建造的构与工作方式的改造，具备了文档一体化所要求的体制条件。过去之所以文书、档案工作者在文档一体化问题上苦于体制不畅，却又缺少良策，其实，根本原因在于文书、档案工作的体制环境。电子政务所引发的体制创新应该成为解决文件、档案工作统一管理的一把钥匙。

2.电子政务的管理模式与文档一体化

传统的文件和档案管理各具一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制订的制度和标准，两个流程之间依靠文件实体的交接转移构成业务衔接，依靠两个管理部门和人员的工作协调形成相互的业务呼应和关照。基于此种模式而存在的问题，首先是两者衔接中的程序断层造成档案工作人员长期以来不得不进行“分内”的业务指导，将手臂延伸到文件管理领域“指手划脚”；其二是两项工作中相同或相似的环节由于分治而不得不重复操作，甚至一项工作还要为另一项工作纠错，这一点在档案管理中尤为突出；其三是即使如此，也还避免不了结构或技术上的缝隙，如“账外文件”现象、公务信息丢失现象、文件价值鉴定矛盾现象等。

由电子政务所造就的新型信息交流体制，为文件与档案的统一管理搭建了一个共同的平台。这个平台所创造的公务信息的运作模式包括四个层面：一是来自各类信源的公务信息进入统一的信息处理系统：二是信息处理程序的整体化；三是信息的利用通过使用权限界定；四是通过建立统一的信息基地分类、分级存储信息。简而 言之是：信道一体、管理集成、整体运作、资源优化的管理模式。这种模式的建立并不是基于某一种信息形式的需要，而是通盘考虑所有公务信息，甚至是与公务活动有关的信息的运行与处理的需要。因此，在这个运行模式中，文件与档案的一体化不仅势在必行，而且势所必然。

3.电子政务的管理观念与文档一体化

电子政务作为现代化办公与服务的一种方式，它既是一个使政府部门高度集结的办事系统，又是一个使各种公务信息高度集成的信息交流系统。从某种意义上讲，在电子政务系统中处理事务与处理信息的那种目的与手段之间结成了前所未有的水乳交融关系，与传统机关由于职能分工和地理分布而构成的异地、分散处理政务方式所决定的组织传播模式形成了鲜明的对照。重组、整合、优化、高效是电子政务系统建立的指导原则，由此，它极大地冲击了传统意义上部门之间既界限分明又分工合作的观念，建立了全程设计、优化流程、协同管理的观念。

三、电子政务条件下实践文档一体化需要的条件以及模式的选择

1.文档一体化实践的条件

电子政务环境为文档一体化创造了得天独厚的条件。如何发挥网络的优势，实现档案部门与文书部门的一体化，可以从以下几个方面着手：

(1)采用通用的文档一体化的管理软件。从目前情况看，办公软件系统与档案系统不兼容、各自为阵的现象比较突出，这样就给实行文档一体化制造了很多的障碍。

(2)建设畅通的网络通道。计算机网络技术的广泛应用打破了档案管理传统的工作流程，改变了计算机在档案管理工作中长期处于单机运行，条目管理，以计算机先进技术模拟传统档案管理的模式，使档案工作有了一个飞跃。如今电子政务内网已经成为政府信息交通的主干线，由于各种原因，文书部门和档案部门在网络中处于不同的位置，有的甚至是实行物理隔离的，这无疑限制了文档一体化的进行。充分地打通文书与档案部门之间网络的通道，是高效地实现文档一体化的关键。

(3)要尽快统一文件与档案下作的业务规范和标识，这是文档一体化实施的关键。一方面要对各自领域内原有的业务规范，标准按照统一的门径进行修改，尤其是对过去两者的规定不协调，甚至相互冲突、矛盾的规范性文件进行重点修改；另一方面要会同有关部门加紧制订适合文件与档案工作通用的业务规范与标准。

2.实行文档一体化管理模式的选择