纸质档案论文篇(1)

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

纸质档案论文篇(2)

关键字：电力设计企业；纸质档案；电子档案；并行管理

在我国数字化办公的不断推进中，电子档案大量出现，这虽然为很多工作的高效展开提供了有力支持，但档案管理工作却因此面临着较大挑战，纸质档案的保存必要性与电子档案的纸质化必要性由此成为档案管理工作人员较为头疼的问题，而这也是本文就电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理展开具体研究的原因所在。

1 纸质档案与电子档案

1.1 纸质档案

以纸张为载体的档案被我们称为纸质档案，这类档案具备着不易被篡改、档案原始记录性得以实现较好保存的特性。在纸质档案的具体应用中，其本身拥有着载体稳定、使用寿命较长、能够为企业提供充分的查考依据等优点，而同时纸质档案也存在着占用库房面积大、易于磨损、造成纸张浪费、难以实现信息资源共享等劣势，这些优势与劣势的存在使得我们能够较为深入的认识纸质档案[1]。

1.2 电子档案

与纸质档案对应的，通过算机磁盘等设备进行存储的档案被称为电子档案，其本身与纸质档案在载体上便存在着本质性的不同。对于电子档案来说，其本身具备着处理便捷、易于共享的优点，这些优点的存在使得电子档案在现代化社会中能够发挥远胜于纸质档案的功用。不过值得注意的是，电子档案本身也存在着技术依赖性较高、面临多重安全风险等劣势，这些也必须引起我们的高度重视[2]。

2 电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状

在简单了解电子档案与纸质档案后，为了能够更为深入完成本文研究，我们还需要明晰电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状。在笔者的实际调查中发现，纸质档案与电子档案在电力设计企业的日常运行中都发挥着较为重要的作用，其中电子档案主要满足企业中同类型的工程设计图纸参考与套用的需求，而这一需求的满足就使得电力设计企业的工作效率实现了较好提升，以往使用人工调晒底图4min/1张到电子档案支持下实现的打印机出图2.5s/1张就是电子档案优越性的最好体现；而在电力设计企业纸质档案的应用中，纸质档案主要用于工程验收、决算等工作中，这一应用主要是由于纸质档案具备着原始记录性这一真实可信的法律凭证所致。结合电子档案与纸质档案在电力设计企业中的应用我们不难发现，两种档案都存在着较高的存在必要性，但由于电力企业的纸质档案管理往往需手工操作，并存在着耗时长、效率低的问题，这就使得电力设计企业的档案管理本身需要改变当下的管理现状[3]。

3 电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理的思考

结合上文论述我们能够较为深入的了解电力设计企业纸质档案与电子档案管理，而想要保证两种档案能够较好满足电力设计企业运行需求，我们就必须实现纸质档案与电子档案的优势互补，即电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，而结合相关文献资料与自身实际工作经验，笔者提出了重要电子档案文件纸质化、电子档案与纸质档案并存、正视电子档案管理难点三方面建议。

3.1 重要电子档案文件纸质化

为了保证电子档案与纸质档案更好服务于电力设计企业，电力设计企业首先就需要实现重要电子档案文件纸质化，这样才能够保证自身档案管理工作更好服务于企业长期可持续发展实现。上文中笔者曾提到，纸质档案本身具备着较强的原始记录性，而这一特性恰恰是电子档案所不具备的，而由于我国当下的电子档案的凭证价值较低，这就使得电力设计企业必须将可能用于生产经营、经济纠纷、事故责任认定的电子档案文件纸质化，这样才能保证档案管理更好服务于电力设计企业[4]。

3.2 电子档案与纸质档案并存

除了重要电子档案文件纸质化外，想要实现高质量的电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，电力设计企业还必须实现电子档案与纸质档案的并存，这里的并存指的是电力设计企业档案管理工作需要既保存电子档案又保存纸质档案。具体来说，电力设计企业需要将需要永久保存的电子档案纸质化，将具备企业信息资源共享需求的纸质档案电子化，这样才能够保证电子档案与纸质档案的并存实现，二者也才能够更好服务于电力设计企业，为其长期可持续发展的实现提供有力支持[5]。

3.3 正视电子档案管理难点

除了上述两方面外，电力设计企业想要较好实现自身的纸质档案和电子档案并行管理，还必须正视电子档案管理难点。对于电力设计企业的电子档案管理来说，这一电子档案管理本身对于电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全等都存在着较高的要求，这些要求的存在本身就对电力设计企业的纸质档案和电子档案并行管理提出了较高挑战，为此电力设计企业必须高度重视自身档案管理工作，大力看展计算机管理系统的开发、优质档案管理平台的构建、做好机密档案的加密等都属于电力设计企业可以开展的具体措施。值得注意的是，电力设计企业的电子档案管理需要实现主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的信息资源共享，这样才能保证电子档案管理更好服务于电力设计企业。

4 结论

在本文就电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理展开的研究中，笔者详细论述了纸质档案与电子档案的相关概念、电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状、电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理的思考等内容，而结合这一系列内容我们能够清楚认识到纸质档案与电子档案并存管理的重要性，希望这一认知能够为相关企业带来一定启发，保证其档案管理工作更好服务于自身发展。

参考文献

[1]陈宏娟.图书馆纸质档案和电子档案的并行管理研究[J].东方企业文化，2010，10：164-165.

[2]王蕾.城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探[J].城建档案，2016，06：48-49.

[3]赵波.电子档案和纸质档案的集成化管理措施分析[J].黑龙江科技信息，2015，16：174.

纸质档案论文篇(3)

（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主

档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。

（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低

高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。

（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够

高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措

（一）从手工到现代，从纸质到数字化

首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。

（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设

首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设

二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。

纸质档案论文篇(4)

【关键词】电子档案；纸质档案；需求；共性；差异

1电子档案利用与纸质档案利用的需求共性

1.1档案利用需求的社会性

档案，必须具有一定的社会价值以及社会内涵，能够对社会的发展起到一定的影响作用。针对电子档案以及纸质档案进行利用的过程中，充分的认识到档案利用需求的社会性，就能够使得档案的利用可以有效的推动社会的发展，实现资源的高度共享。电子档案与纸质档案都具有这一特性，两者都对社会的发展有着积极的影响作用。所利用的档案中具有的社会价值，主要是在档案信息资源合理开发的基础上体现出来的，档案利用需求的社会性能够对各种工作的开展奠定扎实的基础。

1.2档案利用需求的层次性

档案信息有着层次的划分，这就使得档案利用需求也有着一定的层次性。档案利用者都会根据自身的实际需求以及行业的实际需求来进行档案信息的选择，有些利用者需要的是一次性的档案文献，而有些档案利用者则需要的是二次档案文献，部分档案信息利用者只需要最原始的档案信息文件，而部分档案信息利用者却可以参考多种档案信息文件，而这些就构成了档案利用需求的层次性。无论是纸质档案还是电子档案，这种档案利用需求的层次性都存在于其中。

1.3档案利用需求的多样性

档案种类丰富，每种类型的档案都根据具体的档案利用者需求的数量来进行内容的完善，例如，根据档案利用者表达的情况，可以将档案利用需求分为表达需求以及未表达需求两种。而根据档案内容是否满足档案利用者需求，可以将档案利用需求划分为实际需求以及非实际需求两类。同时，档案利用者阶级层次以及岗位的不同，也可以将档案利用需求划分为科研人员需求以及普通民众需求等。由此就可以表明，档案利用需求具有多样性。

1.4档案利用需求的动态性

通常而言，电子档案以及纸质档案在档案利用需求上，都具有动态性的特点。随着时间的推移以及地点的变更，档案利用者对于档案的需求也会出现一定的变化。在不同的区域中以及在不同的生活水平上，档案利用者所需要的档案文件水平也会有所不同，同时档案满足档案利用者需求的形式也会出现一定的差异。造成这种问题出现的主要原因就是档案利用者所处的地理位置不同，所接受的背景文化教育也不同的影响。在社会不断发展的进程中，科学技术得到了极大的改进，在将先进的科学技术应用到档案利用需求中，并对档案利用的方式进行转变的情况下，档案工作服务的对象也会逐渐发生着转变，档案利用的需求也会有所不同，这样就体现出了档案利用需求的动态性。

1.5档案利用需求的可诱导性

档案利用需求的可诱导性，主要对档案利用者的需求进行引导和调节。例如，社会和档案部门本身加强档案宣传工作，就能影响档案利用者的需求发生变化和转移，使某些潜在的欲望变为明显的行动。若改变档案利用的政策和环境，也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。

1.6档案利用需求的重复性

档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求得到满足，又会产生新的利用需求只要具备一定的条件，档案利用需求就会多次重复现。

2电子档案与纸质档案利用的需求差异

2.1档案利用需求载体的差异

电子档案与纸质档案毕竟是两个不同的个体，两者之间虽然有着一定的联系，但是两者之间的差异也较为明显。就根据档案利用需求的载体来说，电子档案主要是利用的电子设备，而纸质档案则主要利用的是纸质文件。载体的不同，决定了档案形式的不同，在档案中，档案载体是其重要的构成部分，无论是何种载体的档案，只要合理的采用有效的保护措施，就能够使得档案得到长时间的保存。目前的电子档案在利用先进的科学技术将档案信息存储于硬件设备上，从而对档案信息进行长时间的保存，这样的形式一旦形成，就无法更改，而电子档案也无法脱离信息技术以及设备而独自存在。

2.2档案利用需求方式的差异

不同形式的档案虽然有着许多的共性，但是也有着一定的特性。例如在档案利用需求方式上，纸质档案与电子档案之间就有着明显的不同。纸质档案无法利用系统检索工具直接确定档案的存储位置，而电子档案则可以有效的利用系统检索工具，在海量的档案资源中找出档案利用者所需要的档案信息。另外，纸质档案的利用方式相对较为单一，而电子档案的利用方式则较为多样。在对电子档案进行检索的时候，可以根据具体的需求，在计算机上进行快捷目录查找，从而实现档案资源快速利用的目的。

2.3档案利用需求原始属性的差异

档案只有保持真实性和原始性，才具有参考的价值。纸质档案存储的主要对象就是原始资料，虽然其也有正本以及副本之分，但是相较于电子档案来说，其利用的价值更高，因为纸质档案的原始属性保存的最完整。而电子档案则是对原始档案修改之后进行的存储，而且随着社会的发展，还针对档案内容进行了补充和调整，所以档案中的原始属性已经出现了偏差。

2.4档案利用需求途径的差异

在利用需求的途径上，纸质档案与电子档案之间有着很大的不同。纸质档案主要是根据相关档案机构所准备档案原稿以及各种文件进行存档，在利用上，纸质档案一般被成列在档案馆，为阅览而服务。而电子档案是利用计算机信息技术来进行档案的备份和存储。其借助网络来实现对档案信息的多元化传播，从而使得档案的利用率得到提升。相较于纸质档案电子档案的传播速度更加的快捷，而且所收集和利用的信息量也相对较多，使得档案实现了高效共享

3结语

总而言之，档案是国家发展的基础，档案中所记载的内容，是国家以及社会的历史，其对于我国现今社会的发展有着重要的参考价值。目前的档案形式主要为电子档案和纸质档案两种。这两种档案在利用需求上，既有着共性也有着差异性，针对两者的共性进行详尽的讨论，并对两者的差异性进行对比研究，就能够为档案信息的高度共享奠定良好的基础。而通过本文的研究，则可以更加进一步的推动我国的档案事业的发展。

参考文献：

[1]方芳,李书锦,姚路明.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济,2011(2).

[2]刘艳慧,王溪.电子档案与纸质档案在整理和保护中的差异及对策[J].黑龙江科技信息,2011(12).

纸质档案论文篇(5)

关键词：数字化时代；档案双套制；问题

数字化时代档案是否可以实行双套制，或者实行双套制是否具备一定的价值，其判断的主要依据是两种档案所记录的内容是否相同，两者之间是否能够被完全的取代。如果两种档案各方面的内容几乎都一致，则实行双套制完全没必要。但是目前我国的两种档案完全有实行双套制的必要，因为无论是从载体或者价值方面，两者之间都存在着很大的不同，因此实行双套制具备一定的合理性。

1 档案双套制有其存在的必要性和合理性

在讨论有无必要实行档案双套制之前，除了要明确双套制的涵义外，还要进一步界定所讨论的双套制的数量限度问题。因为在实现办公自动化和档案现代化管理的过程中，不管我们主观上是否愿意实行档案双套制，其实在机关办公室、档案室和同级档案馆中，都必然会客观存在或多或少的档案既有纸质载体又有其它非纸质载体的情况，就这部分档案而言，虽然也是双套保存，但这种情况并不是我们所要讨论的档案双套制。我们所说的双套制是指在普遍意义上和大规模层面上需不需要搞档案双套制，如果离开了“度”和数量的限制，讨论双套制问题便会失去意义。

双套制有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，双套制则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那双套制就不算重复保存制，该不该实行双套制就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。主要表现在以下几方面：

以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。缩微品档案也有局限性，它的设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般档案部门难以达到其所要求的温湿度标准，从实际应用情况看，大多数缩微设备利用率普遍不高，操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。

而双套制正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。

2 数字化时代实现档案双套制面对的挑战与解决措施

数字化时代，档案管理制度也应该进行相应的改革，以此适应数字化时代的发展，就档案研究而言，大部分学者都认为档案管理实行双套制度比较科学合理，尽管几乎所有人都赞同这一观点，但是却很少有学者对其所面对的挑战以及解决措施进行探讨，也正是笔者对此进行研究的重要原因。

双套档案制度的建设，需要档案有两套来源，就目前而言，这两套来源主要涵盖了两方面，一方面是网络时代下，计算机的使用所产生的电子文件以及与之相似的纸质文件，根据归档的具体要求，需要将其都送入档案室内，并且全都由档案馆来整理保存；另一个方面是数字化时代，电子档案也向着数字化方向发展，在这一过程中，所形成的电子档案。另外，对于相对机关来说，有些档案并不适合应用两套制度，只有需要发文的部分才能使用两套制度，即发文部分的档案既存在着电子档案，又存在着纸质档案，而收文的部分通常情况下都是纸质档案，而与之相关的电子文件往往储存在另一方的发文机关中。但是因为现阶段，我国的机关与机关之间已经进行了全国联网，各个机关收发文件都可以在网上进行，阅读相关的材料也可以直接在网络上进行，因此无论是发文，还是收文都没有什么显著的差别。但是因为有些人对纸质文件已经形成了依赖，因此通过都会将电子文件打印出来，用纸来阅读，因为数字化时代档案双套制存在着比较严重的问题就是纸质与电子档案共存。

此外，档案双套制还需要解决一个比较实际的问题，即选择可以实行这套制度的档案，需要制定出统一的标准，否则会显得十分混乱。只有对档案加以详细的分析，划分出科学合理的执行标准，才能提高档案管理效率。但是现阶段要想完全的划定出一个范围或者制定出一个标准来实行双套制，还有些困难，这不仅仅需要研究人员深度研究，还需要国家档案部门制定法规，从法律角度上来界定这个问题。双套制的应用应该涵盖以下内容：首先，双套制原则应该进行有效的界定，其次，依据现阶段人力、物力等实际的承受能力；最后，安全保管以及利用方面的问题，所选择应用的双套制的档案，既需要具备代表性，还应该具备典型性。

上述内容可以看作是档案实行双套制的一种措施，在此基础上，相关人员可以按照归档范围或者是保管期限来实行，因为我国的归档范围的执行制度以及保管期限的标准，我国已经经过了长期的实践具备可行性，而且其科学性也能够保证。

结束语

综上所述，可知数字化时代档案管理实行双套制既具有一定的必要性，同时也具备一定的合理性，但是现阶段我国档案馆中接收机关可以实行该制度，将接收的档案全部实现电子化，但是有些规模比较大的档案馆就不适合应用双套制度，因为档案馆藏过多，如果要全面的实现数字化，不仅需要浪费大量的数字化成本，而且员工的工作量也加大，因此这类档案馆只要保持原有状态即可。

参考文献

[1]潘蓉.对档案“双套制”管理的思考[J].档案天地，2003（4）.

[2]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002（1）.

纸质档案论文篇(6)

【关键词】档案利用；需求比较；探讨

档案是人类记忆的基石，是人类生活发展的纽带。根据《中华人民共和国档案法》的解释，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的具有保存价值的各种不同形式的历史记录。因此，档案在人们的社会实践中直接形成并被有意识地保存下来，其目的在于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求，只有档案广泛地被需求者所利用，为社会创造出更多的物质与精神文化财富，才实现档案的价值。进入电子网络时代的今天，电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，都发生了较大的变化。因此从两者利用需求的共性与差异进行系统地的比较，对建立与发展档案信息网络信息共享有重大意义。

一、电子档案利用与纸质档案利用的需求共性

以档案的本质作比较，档案利用者对档案利用需求都是对档案价值的实现。因此，从档案利用者的角度分析电子档案利用与纸质档案利用两者仍有相似的特征。

（一）档案利用需求的社会性与层次性

随人类文明程度的提高和对档案利用需求的增长，档案的利用渗入到人类社会的方方面面。从档案利用的内容与形式来看，纸质档案利用与电子档案利用的需求，主要体现档案利用需求的社会性与层次性。

一是档案利用需求的社会性。国际档案理事会主席王刚同志指出：“无论是对社会的纵向发展或横向联系，档案馆所拥有的档案都称得上是维系的纽带和联系的桥梁，档案贯穿着人类文明的始终，档案渗透于人与人的各种关系之中，只要人与人的关系存在，就会有档案存在。”因此，档案利用需求的社会性，体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用，在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作提供了借鉴。二是档案利用需求的层次性。从利用档案信息的形式来看，档案利用者的需求具有层次性。其在于档案利用者所从事的职业不同，需求的档案信息内容也不相同，有的档案利用者需求的是一次档案文献信息，有的需求二次档案文献信息或三次档案文献信息。一般说来，需要解决某些具体问题而查找真凭实据的，表现为对一次档案文献信息的需求；需要完成某些研究任务或了解某一方面、某一地区的大致情况而查找参考依据的，表现为对二次或三次档案文献信息的需求。 

（二）档案利用需求的多样性与动态性

一是档案利用需求的多样性。电子档案利用与纸质档案利用的需求，受其自身的职业、素质和爱好等的不同而显现出千差万别。档案利用者需求可以划分为许多种类，如：根据需求表达与否，可分为表达的和未表达的需求；根据需求和客观要求是否一致，可分为实际需求和非实际需求；根据需求表达方式，可分为主题和指名需求；根据档案利用者的不同类型，还可分为管理人员，科研人员和公民个人需求等。档案利用者需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。社会越发展，社会所拥有的职业越多；生活文明程度越高，人们的爱好会越多，爱好的层次会越高，也就更加多样化。二是需求的动态性。档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化。档案利用者需求的满足方式和水平，是由其所处的历史条件所决定的。随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性。   

（三）档案利用需求的重复性与可诱导性

一是档案利用需求的重复性。档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求满足了，又会产生新的利用需求。只要具备一定的条件，档案利用需求就会多次重复出现。二是需求的可诱导性。档案利用需求的可诱导性，主要对档案利用者的需求进行引导和调节。例如，社会和档案部门本身加强档案宣传工作就能影响档案利用者的需求发生变化和转移，使某些潜在的欲望变为明显的行动。若改变档案利用的政策和环境，也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。如使某些不能利用的档案变为可以利用，使利用不方便变为方便等等。档案利用者需求的可诱导性，是以档案利用的巨大潜力为基础的。这种潜力表现为档案信息资源具有巨大的潜力，又表现为档案利用者的需求具有巨大的潜力。

二、电子档案利用与纸质档案利用的需求差异

无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。但从两者对档案利用者的需求影响上作比较，电子档案利用与纸质档案利用的需求差异有：

（一）档案利用需求载体的差异

      从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。我国自有文字以来，形成甲骨、竹简、石刻、贝叶、纸质，直至今天的文字、图片、声像、缩微品等档案，无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。可见，载体和结构的形式已成为档案不可分割的重要组成部分，这些载体的档案只要避开天灾人祸，遵循管理和保护的要求，就能达到长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体。任何电子档案当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备了，也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。电子档案利用的需求，其载体是通过计算机系统识别处理，并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上，在网络上传送的数字代码序，是一种数字利用记录，利用者需要依附在计算机上读取。

       （二）档案利用需求方式的差异

      纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案馆（室）检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆（室）文档室可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快、方便。

        （三）档案利用需求原始属性的差异

      档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。正是如此，纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性，而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。

       （四）档案利用需求途径的差异

      纸质档案利用的需求，主要通过档案机构采取提供档案原件或档案副本、复制品以及档案信息加工品。其需求途径有两方面：一是提供利用档案阅览服务。这种满足档案利用者的途径特点是传播途径单一、传播速度缓慢。当然这种提供档案阅览服务的途径也不利于档案原件的保护。同时纸质档案是直接提供利用，会加速档案受损程度，其又无形中扩大了档案利用者原始利用范围，即由于档案成卷的装订，使得档案利用者在查找阅览其所需要利用的档案材料的同时，也获得了浏览其他与利用范围无关的档案的机会。二是档案展览与陈列服务。这种档案提供利用途径，是纸质档案管理部门通常通过介绍档案馆（室）藏中有关档案内容的一种服务方式，其直观性强，但展览内容的更新速度较慢，其还包含如档案外借服务、档案咨询服务等提供利用途径。电子档案利用的需求途径，借助了中间媒介物——电子计算机与网络，档案利用信息传播的途径显多元化。其特点突出表现信息传播速度的加快和信息量的增长，实现档案利用信息的共享。档案收藏部门应用计算机技术来进行档案利用管理活动，形成各种各样电子化的档案信息资源。在提供满足档案信息需求和利用档案信息上，档案利用管理部门与档案利用需求者，实现了一种无形的虚拟的档案利用实践活动。电子档案利用的电子网络的传输，能够迅速根据档案利用者的需求，多途径、多角度迅速而准确地查找到所需要的档案或档案相关信息，满足档案利用者可能出现的深度需求；档案利用需求者，又不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还。

      档案资源的社会共享，是当今电子时代“档案信息高速公路”的热门话题，也是建立与发展“档案信息网络”一项复杂的系统工程，需要我们档案管理部门以社会信息化为依托，借鉴纸质档案利用的需求与电子档案利用的需求各自优势互补，整合档案资源创新管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃，正是我们探索纸质档案利用需求与电子档案利用需求的共性与差异的根本所在。

  

参考文献

       [1]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[m].北京：中国档案出版，1999．

纸质档案论文篇(7)

关键词：电子档案；纸质档案；并存发展

1 电子文件与纸质文件的比较

1.1 电子文件的优越性

电子文件是人们在各种社会活动中，通过使用计算机而产生的一类数字化信息记录形式。从理论上说，电子文件的本质与传统的纸质文件是相同的， 两者都是在人类活动中为处理各种事务的需要而形成和使用的，具有规范体式和法定效用的信息记录。然而，电子文件因为有着与传统纸质文件完全不同的特性而与纸质文件存在差异，并具有纸质文件无法比拟的优越性。

1.信息的便捷性

电子文件由于其数字化信息处理的特性，其内容信息在复制、传递过程中不会发生任何变化，便于信息的交换和传递。电子文件能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容。同时，利用电子文件，可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文件的查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。相比之下，传统的纸质文件在处理同类工作时却落后许多。

2.信息的高存储性

电子载体的物理资源占用量少，就拿一张光盘的容量来说，其存储量可达600MB――4000MB，可以保存35万页打印纸上的文字信息或10万页图形信息。还可以存储多门类的不同档案，如声像档案、照片档案等，电子文件的这一特性，降低了档案人员的劳动强度，使他们有更多的精力去做好档案的开发和利用工作。

3.信息的共享性

传统的纸质文件在同一时间、同一地点只允许一个人使用，具有信息的独占性；而电子文件在同一时间、同一地点可以被多个不同用户同时使用，且不受时间和空间的限制，具有信息的共享性。

4. 信息传输速度

文件信息传递是否快捷，是直接关系到人们利用文件信息的效率问题。随着互联网的普及， 电子文件显示了它无与伦比的优势。它可以通过网络在全球范围内广泛传播，其传输速度仅以秒为单位计算。相比之下，纸质文件却只能通过单一的邮寄方式传递，不论要传送的文件多少，其每次传送时间都要以天为单位计算。这里就体现了电子档案的优势。

1.2 电子档案的缺点

电子档案尽管有很多纸质档案无法比拟的优点，但由于它自身的特性，因此，它同时也具有一定的不足。

1.信息的稳定性

电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是删改方便，而且改后不留痕迹，于是很难像纸质文件那样确定哪个是原件，哪个是更改件。再加上电子档案与载体的可分离性，也造成了电子文件在被传递或更换载体时，存在着被改动而不易察觉的可能性。这就给电子文件的信息安全造成了不可估计的隐患。

其次电子文件非常容易遭受病毒的侵袭，一旦感染上病毒，电子文件中的数据就会遭到破坏以至变成废品，而且折弯、挤压、磨损、震动， 甚至阳光直射以及不适宜的触摸也会使其数据丢失。相比之下，纸质文件在承载信息的稳定方面仍处于较高优势。

2.信息的依赖性

电子文件必须依赖响应的技术设备（计算机、显示器等硬件）及操作系统和相应的软件，如果失去了相关的硬件和软件的配合，就无法生成、传递、识别。也就是说，特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。一般的说，计算机更新换代比较频繁，但是当时是使用这些机器设备形成的，需要永久、长期保存的电子文件也许还要保存几十年甚至上百年，如果到时一旦技术过时或厂家不在提供技术支持，那么这些电子文件很可能就会失去利用价值。相反，纸质文件却不用借助什么设备，无论何时何地，只要光线允许，便可一目了然。

2 电子档案与纸质档案的互动发展

随着现代化办公的发展，电子档案和纸质档案关系也越来越密不可分，扫描仪、刻录机等现代化办公设备的运用，实现了纸质文件转换成电子文件的可能性。随着电子文件的增加和普及，以及档案管理软件的应用，传统的档案工作有了日新月异的变化，档案查询和利用的变得更加快速便捷。同时立卷的简化也带动了相关工作的简化，如排架方法、档案统计、档案检索、编制等，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。随着档案检索、查阅档案实行电子化，不仅增加了档案检索的速度和时间，并且使得纸质档案得到更好的保护。

3 纸质档案管理促进电子档案管理的进一步完善