纸质档案管理篇(1)

纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：

1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：

1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

纸质档案管理篇(2)

关键词：纸质档案；电子档案；管理

随着信息化技术的快速发展和应用普及，档案管理工作也发生着深刻的变化。数字化工作的推进使得电子档案大量产生，这在对管理工作带来便捷的同时，也对传统的纸质档案造成了冲击：经过数字化的纸质档案是否还有保存的必要，电子档案是否需要再传化为纸质档案是值得档案工作者思考的问题，而鉴于纸质档案与电子档案并存的管理模式正逐步形成，如何处理好二者的关系也成为了电子设计企业档案工作的重要课题。

1纸质档案和电子档案的特点

纸质档案、电子档案都是对人类经济社会发展的原始记录，具有相同的本质属性，只因有不同的载体形式而在管理方式上存在差异，二者既有共性又有个性。1.1纸质档案的特点纸质档案是以纸张为载体的档案，由于其是由办理完毕的具有保存的价值的文件直接转换而来、不易被篡改，也最大限度的保证了档案的原始记录性。纸质档案的优点在于载体稳定，使用了符合要求的纸质载体、书写材料后，在合理的保存环境中，使用寿命较长，并且因其客观记录了原始情况，能够为企业生产经营与发展提供充分的查考依据。在优点突出的同时，纸质档案同时有其自身的劣势：在保存方面，纸质档案占用库房面积大，易受外界环境的影响，反复使用会造成纸质档案的磨损，而现有的正本副本同时入库的管理模式也造成了库容的增大以及纸张的浪费；在利用方面，在同一时段，纸质档案只能供一个对象使用，信息资源不能共享，降低了使用效率。1.2电子档案的特点电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。由于电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，在保存环境等与纸质档案有差别的同时，其也具有自身的特点。第一，处理便捷。电子档案可通过计算机直接处理，对电子文件的信息进行分类、汇总等，将这些信息转换成所需的形式，省去了传统档案工作中的手工操作环节。第二，易于共享。电子档案不受时间与空间限制，可实现异地网上信息检索查询、案卷借阅，网上全文信息的检索、浏览和下载，可满足多人同时在线共享使用，打破了纸质档案利用排它性的局限，使其重复利用率及共享性高。电子档案的缺点在于，存在对技术的依赖性、载体的不稳定性和面临多重安全风险，虽然借阅了保存的空间，但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状

在实际管理过程中，由于纸质档案的内容和载体的紧密结合使其充分体现了档案的原始记录性这一基本属性，并保证了档案可以成为一种真实可信的法律凭证，在电力设计企业的生产过程中，纸质档案充分的发挥了为工程验收、决算等工作提供真实的凭证；在发生工程事故时提供分清事故责任的最佳证据等多种价值。纸质档案的大量存在也造成了管理效率的降低，笔者所在的电力设计企业每年约入库设计图纸约30余万张，案卷15000余卷。纸质档案的接收、整理、编目、归档、入库上架的全过程，均需手工操作，耗时长，效率低。而对于电力设计企业而言，同类型的工程设计图纸参考、套用的频率很高，同时，在线浏览、异地查阅的需求量很大，仅靠单一的纸质载体无法满足使用需求，电子档案的存在是必不可少的。同样以笔者所在的企业为例，同类型工程设计图纸套用率大多在15%以上，使用人工调晒底图，平均4min/1张，而使用计算机辅助下载电子档案，现有技术已实现按项目、专业以及案卷批量下载，约2.5s/1张，且直接发接至蓝(白)图打印机出图，大大提高了工作效率，节省了大量的人力与时间。

3纸质档案和电子档案并行管理的思考

从纸质档案和电子档案特点和在电力设计行业档案中的作用中不难看出，两种档案形式各有优点和存在的价值，既有相对性和独立性，又有统一性，二者相辅相成，优势互补。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着很多关联。首先，根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存、相互兼容、协调发展的状况将持续相当长的一段时期。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，现有技术无法支撑环境通过数字证书、电子印章等先进技术来保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值，而纸质档案的原始性更具有说服力。因此，在线收集的电子文件不能成为生产经营、经济纠纷、事故责任认定的凭证，在线流传的文件及签批流程应转化为纸质文件一并归档管理。其次，笔者认为在现有技术条件下，电力设计企业从自我保护的角度出发，应采取“两条脚走路”的模式，即电子档案与纸质档案并存。也就是同一类档案信息，既要保存电子档案，又要保存纸质档案。一方面将需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时转化成纸质档案作常规保存，继续用传统的档案形式来保持其原始性、参考性和凭证性；另一方面以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，以满足企业信息资源共享的需求。再次，我们在全面推广使用电子档案，享受科学管理档案便利的同时，也应清醒的认识到电子档案管理中的难点，如电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全的要求较高等等，这些给档案管理工作的信息化建设发展带来了诸多问题，档案管理部门应主动加强计算机管理系统的开发，构建优质的档案管理平台，为档案进行加密存储与管理，对电子档案的使用者权限进行限制，采用先进的网络技术和病毒防御技术，确保数字档案馆数据库的安全等，力求建成信息资源共享、主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的知识型数字档案馆。

4结语

电力设计企业档案记录了中国电力设计水平及电力设计企业发展的历程，因其历史性、直观性，使其不仅成为了电力设计企业的重要资源，还为电力设计发展及科学研究提供凭证和参考，因此更应该提高档案的信息开发和服务水平，使让电力设计企业档案信息不仅能够安全可靠，而且也要方便使用，这就需要纸质档案和电子档案在电力设计企业档案中优劣互补。在实际管理过程中，必须通过合理的应用方式，充分发挥纸质档案和电子档案的优点，让电力设计企业档案不仅只是停留在参考的层面，更进一步的开发其中的信息资源，使其成为一个平台，让企业的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与企业的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，为电力设计企业的生产经营发展提供更加全面、便捷的服务。

参考文献：

[1]纪晓群，等．电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J]．兰台世界．2013，(29)．

[2]薛雯，仲杰．数字化背景下档案双套制管理模式的再思考[J]．办公室业务，2016，(9)．

纸质档案管理篇(3)

【关键词】纸质档案；档案安全；影响及对策

由于纸质档案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，纸质档案管理与电子档案管理方面有很大的不同。由于这些不同，纸质档案管理具有独特的优势和劣势，所以在现代档案理中，应当运用纸质档案和电子档案相结合的方法，在管理和制度方面建立科学的方法，并提高档案管理人员的素质，科学管理纸质档案。

一、纸质档案的特点及缺陷

纸质档案是指以纸张为载体的信息档案，而电子档案是指用现代信息科技，如电脑、光盘、U盘、图像记录等方式为载体保留信息的方式。如今，虽然作为新兴载体的电子档案倍受关注和青睐，但传统的、具有原始性质的纸质档案也不容忽视。据了解，纸质档案具有以下特点：1.档案载体较为单一；2.记载信息的固定性和稳定性；3.信息的隐蔽性和原始性；4.缺乏一定的复用性；5.传输较为繁琐。

二、 纸质档案对档案安全的影响及优势

（一） 纸质档案可以较为独立地完成信息记载和传输。首先，相比电子档案等其他记载信息的方式，纸质档案可以独立地完成信息的记载。在纸质档案的记录中，纸质档案的阅读、调阅和使用都可以单独完成，而电子档案则更多地需要依靠阅读工具，如电子计算机技术、光盘技术等高科技，信息与设备结合，只有两者共同使用才有一定的作用。

（二）纸质档案载体稳定、可较长期地保存资料。纸质档案相比其他档案记载方式有更加稳定、耐用的特点，因为档案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些电子档案并不能达到这个要求。因为电子信息会受到多种因素的影响，如环境的防磁性、抗病毒和资料的储存空间都有较大的要求。

（三）纸质档案记载方式传统而便于理解。在档案管理和查阅、记录的过程中，一般都需要更快捷的、更简便的查询和调阅方式，而电子档案相比纸质档案来说，运用的是更为先进的记录技术和调阅方式。在这个过程中，由于一些档案管理人员缺乏专业的培训，或者有些档案管理人员属于老一代的“机盲”，在这种情况下，会操作、懂电脑的特别少。所以纸质档案没有局限性。

（四）具有保密性。在当今科技发达的年代，科技发达给现代生活带来了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盗取的现象也更普遍了。所以纸质档案在这一点上可以确保信息的隐秘性和保密性。只要保管的地方合理，档案室封锁严密，基本可以保证信息不泄露。因此，纸质档案的存在，很大程度上保护了原始数据，杜绝了某些别有用心的人希望通过破坏电子数据而达到其特有目的的幻想，维护了档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹几乎是不可能的。因此，各部门对一些重要数据进行处理时，为确保这些信息的安全可靠性，必须及时备份形成纸质档案。可以说，办公自动化系统中的不安全因素，充分体现了纸质档案存在的重要性，同时也稳固了纸质档案在档案中的地位。

三、纸质档案管理的对策研究

（一）与电子档案相结合。既然纸质档案和电子档案都各有利弊，在建立纸质档案的过程中，就必须研究电子档案和纸质档案各自的特点，可以将纸质档案作为原始凭证和永久保存档案，将电子档案作为备份档案建立相对独立又相互联系的系统。应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道。

（二）集中管理。在纸质档案管理的过程中，要注意档案管理的科学性和集中性。建立集中管理的纸质档案管理制度，不仅可以更好地完成档案的及时归档、整理和取用，还可以防止非档案保管人员对档案的完整性和可持续使用性造成的破坏。

（三）建立科学的管理制度。由于纸质档案的无法更改性和永久性，应必须保证档案在建立之初就有一个很好的、正确无误的归档和保管。因此，对纸质档案的科学管理和建立是十分有必要的。并且在建立档案的过程中，应该为每一份档案建立相应的记录制度。实施档案保管和整理的责任制，确保发生业务之后可以及时地归档，在其他人员借阅档案后，也能及时地整理到位，从而使档案的保存更加完整。

（四）加强档案管理人员素质。最后也是最重要的一方面，就是必须加强档案管理人员的相应素质。第一，档案管理人员应当了解纸质档案在保管过程中需要注意的问题，如防潮、防虫和防腐蚀等。第二，档案管理人员应记录在编，防止自管自盗的现象发生。第三，档案管理人员还需要了解一些现代档案管理的制度，从而使纸质档案管理更加科学化。

四、结语

虽然在信息科技大力发展的今天，电子档案被越来越多地提及，但由于其还有一些无法改变的缺陷，纸质档案并不能完全被电子档案代替。所以对纸质档案的研究仍然十分有必要。在纸质档案管理建设中，我们也应该跟上科技发展的步伐，在纸质档案建设上抢占制高点，这样才能使纸质档案与电子档案在发展中交相辉映。

【参考文献】

纸质档案管理篇(4)

【关键词】电子档案管理； 纸质档案管理； 安全管理； 措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

一、电子档案与纸质档案在保管中的差异

（一）管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

（二）保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

（三）保护措施的差异。当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

（四）自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的保存环境要求。

1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解―氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形，极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。

2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使得记录信息受到损毁；化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见；生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读出效果变差。一个客观事实是，生存的环境存在很多电磁干扰，如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

（五）管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。

二、 电子档案的安全管理策略

（一）改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点：

1.加快相关标准的制定。当前，电子档案管理需要相对复杂的技术环境，因而采用更加科学、更加标准的管理方法，这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理，我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准，前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。

2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作，一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作，确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，看是否存在病毒。

3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来，社会更加青睐于办公自动化，随之带来了更多的电子档案。在这种背景下，档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识，还需要具备电子文件、电子档案管理知识，如此才能很好地顺应时代潮流，促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

（二） 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点：

1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征，档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标，正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则，如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调，并制定相关人员或专门机构负责；电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录；生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档；长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档；对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度，这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。

2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理，那样的话会带来许多不必要的麻烦，如设备的频繁更新会造成资金的浪费，此外，当设备落后，电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档，而集中管理是定期管理，会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响，正是因为这些问题的存在，国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前，我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段，尚不成熟，因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理，电子文件的实时归档也运用了这样的方式。

3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体，因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施，其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月，国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者起草《电子签章条例》（草案）的任务书，电子签章具有法律效应，电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符，这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。

三、结语

要想做好电子档案的安全保护及管理工作，需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外，不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，不仅重视电子档案管理，也重视纸质档案管理，合理、科学地开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还将促进电子档案时代档案事业的发展。

【参考文献】

纸质档案管理篇(5)

1电子文件档案的缺陷使加强纸质档案管理成为必需

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取、并可在通信网络上传输的文件，将电子文件整理、归档后即形成了电子档案。电子档案以其高密度存储、多信息集成、大容量传输等相对于传统档案无可比拟的优势，日渐成为各类文件档案的主导形态。但是，从信息技术的发展现状来看，电子档案也存在它固有的缺陷，甚至某些优势本身也同时成•60•为其难以克服的劣势，概括起来主要有:

1.1存储介质的不稳定性降低了电子档案的真实性和可靠性

首先，电子文件的载体一般都具有重写性，这就使电子信息的更改和复制变得轻而易举，并且价格低廉。又由于电子文件的技术特征只体现在计算机运行过程当中，而不表现在最终的运行结果上，这就使电子信息更改之后可以不留任何痕迹，复制之后无法区分原件与复制件，造成电子档案的真实性难以得到保证。其次，不论是磁性载体还是光学载体，与传统的纸质载体相比，其稳定性和耐久性都明显不如，它更容易受到外界物化因素的影响，比如材料的氧化和变质、磁场的作用、系统软件的不断升级、存储介质的预期寿命等，并且影响因素更多、更复杂，因而也大大削弱了电子文件作为档案管理的可靠性。表1是经过现代科学研究证实的各种存储介质的预期寿命:

1.2文件结构的复杂性影响了电子档案的系统性和完整性

文件结构包括物理结构和逻辑结构，简单地说，载体及其状况代表着文件的物理结构，文件内容的编排就是逻辑结构。对于纸质文件来说，载体与信息是不可分离的，因而其物理结构与逻辑结构是统一的。而电子文件的物理结构与逻辑结构关系则比较复杂，由于文件内容并不固定依附于特定的载体，它可以通过拷贝的形式依附在多个载体上，也可以通过分布式存储的方法，将文件内容分解后存储于不同地点和设备，这样就造成同一份电子文件的内容在存储时出现载体分离现象，我们在读取这份文件时就需要从不同位置的载体中分别抽取，如果缺少其中的某一部分，则该电子文件的系统性和完整性就受到了破坏。

1.3信息载体的可分离性削弱了电子档案的原始性和凭据性

传统档案的信息直接固定在某尸载体上，与载体成为不可分离的一个实体，而且文件最初形成时的标记也被同时固定于这一实体当中，使之具有明显的原始性特征。电子档案的信息则不具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性使得一个电子档案往往要经过几次形态转换才能保存或还原，而经过转换以后的电子文件显然失去了它的原始价值。另一方面，电子文件有两种存在形式-机读形式和人可读形式。脆胃机读形式，就是储存在计算机设备上的电子数据，这其实是电子文件最原始的形式(原件)。但由于这种形式只有计算机及其附属设备才能识别，而不为人所直接识别，因此无法作为凭据使用。所谓人可读形式，就是将电子数据通过计算机处理和设备的辅助，转换为文字、数字、符号、图形等可为人识别的表达方式。但也正是由于这种转换，使得最终输出的电子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，电子档案的真实性和完整性往往容易被人质疑，因此与纸质档案相比，电子档案的凭据作用受到了极大的削弱。

1.4网络环境的共享性减少了电子档案的安全性和保密性

电子文件的共享性是通过网络环境实现的，但随着网络化的发展，网络安全问题日益凸现。例如，非授权访问、冒充合法用户、线路窃听等非法手段会侵犯文件所有人的合法权益，造成电子档案的泄密;利用网络传播病毒、干扰系统正常运行等恶劣手段会破坏文件数据的完整性，造成电子档案的缺损甚至完全丢失;修改文件内容、改变文件来源和目的地、改变文件分组顺序、篡改回执等主动性攻击手段更是直接影响到电子档案的安全可靠。

1.5信息的系统依赖性增加了电子档案的管理成本

电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机应用系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。电子文件的系统依赖性包括对字符编码、软件、硬件、标准、技术设备更新以及加密技术的依赖，例如:一旦设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被损坏以至丧失;不兼容的计算机设备会使电子文件无法读取;不同软件生成的电子文件难以实现格式转换;出于安全保密需要，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，以及随着科学技术的发展，软硬件更新换代速度的不断加快，又进二步加大了电子文件的系统依赖性。因此，很有可能出现的普遍情况是一一文件载体保存完好，却无相应的读取环境。而要使电子文件得以有效利用，就必须在妥善保存文件载体的同时，确保文件原有的读取环境完整保存，这样无疑大大增加了电子档案的管理成本。

1.6信息的环境依赖性增大了电子档案保管和维护的技术难度

首先，电子文件中的信息必须依存于数字化的环境，为保证这些以数字化形态存储的信息能够被读取和理解，就要依靠相应的读取、显示等软硬件设备，并保存相关参数，因而增加了电子档案保管的技术难度。其次，由于数字化形态的信息不能被人所•直接阅读，其维护工作也就不可能像传统档案那样直观;再加上电子文件载体的信息记录密度较大，且载体上的数字编码往往要经过加工、加密、压缩编码等特殊处理，更增加了人们读取和理解的难度。电子文件的这种非直读性使其日常维护工作涉及多方面的复杂因素，对技术性也提出了更新、更高的要求。

2现论技术的发展使加强纸质档案管理成为可能

以纸质档案为代表的传统档案，由于数量繁杂，体积庞大，且信息与载体密不可分，给档案的收集、整理、保管、检索、利用、编研等各项管理工作带来了不便，因而有逐渐为电子档案所替代的趋势。但随着现论技术的进一步发展，改进和加强纸质档案的管理便具备了更加成熟的主客观条件:

2.1现代档案学的建设为加强纸质档案管理提供了理论指导

从档案学的发展状况来看，现代档案学不仅成为一门独立的科学，而且已经建设成包括.档案管理学、档案编纂学、档案保护学、档案文书学、档案史料学等若干分支学科构成的科学体系。这些分支学科大量的研究成果，为改善纸质档案的收集、编纂、保管、传递等各个环节提供了丰富的理论指导。

2.2现代科学的发展为妥善保护纸质档案提供了客观条件

现代物理、化学、生物学、气象学、光学、建筑学和环境科学等多学科的理论发展，均有助于提高纸质档案保护的技术水平。比如，通过建立环境自动化保护体系，可以实现档案库房温湿度的自动调节和防火、防盗的自动监测;通过预防纤维素氧化和水解的物化措施，可以成倍延长纸张的预期寿命;通过建筑结构和光热效能的综合运用，可以有效改善纸质档案的生存环境，等等。

2.3缩微技术的成熟使纸质档案的传递和存储变得更加经济

档案存储的缩微技术，是利用光电摄录装置，把以纸张为载体的档案文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品，进行储存、传递和使用。目前档案缩微的形式主要有两种:普通缩微摄影和激光全息超缩微摄影。缩微技术的成熟，一方面使我们在传递、运输和查阅档案文件时，无需再面对汗牛充栋的浩瀚典籍;另一方面，缩微复制品的普遍运用也对纸质档案原件起到了很好的保护作用。此外，目前世界上有些国家已经承认缩微复制品与档案原件具有同等法律效用，档案经缩微后，原件可以不再全部保存。如果这一原则能够获得广泛认同，那么档案的存储成本将会得到极大的降低。

2.4计算机的推广使纸质档案的查找和利用变得更加方便

电子计算机的普遍应用，可以实现纸质档案编目与检索的自动化。而计算机检索和手工检索相比具有明显的优势:一是方便实用。利用计算机提供的各种软件，可以通过查找关键字方式轻易地找到所需的档案资料，还可以把若干项目结合起来进行组合查询。二是简明快捷。只要在检索系统上输人几个关键词语，甚至可以采用模糊查询的手段，方便地查找纸质档案在档案室中的确切位置，而且检索速度大为提高。三是检索效果好。使用质量较好的软件时，计算机检索的“查全率”和“查准率”都会明显高于手工检索。

3纸质档案管理的现状仍需得到进一步改进和加强

前文说明了电子信息时代加强纸质档案管理的必要性和可能性。但从当前档案管理的现状来看，纸质档案的管理工作仍然做得不够，还需进一步改进和加强，主要表现在以下几个方面:

3.1档案管理人员观念陈旧

我国档案工作的传统职责是“资政存史”，档案管理人员习惯于长期的封闭禁锢、因循守旧、与世无争，“重保管、轻利用，重历史、轻现实”的状况一时难以得到根本扭转。这就要求我们必须大胆解放思想，积极转变观念，尽快树立和不断增强开放服务的意识，创新发展的意识，竞争生存的意识，下大力气研究传统档案的开发与利用，在妥善保管的同时努力提升档案文化的品位，经常性地开展专题展览活动，积极从事档案编研工作，不断推出高质量的研究成果。

3.2专业馆与各单位发展不均衡

随着对档案工作重要性的不断认识，目前除图书馆、档案馆、资料馆等专业场馆外，企、事业单位也大多建立起了自己的档案管理部门。但在办公自动化技术日益成熟的今天，很多单位纯粹依赖于电子档案，过分强调“无纸化办公”，忽略了纸质档案的收集与保管，使电子档案成为无源之水。一旦由于载体受损或计算机系统升级而造成电子档案的缺失，往往会给单位工作带来极大的被动。

3.3纸质档案与电子档案不相配套

由于电子档案的原始性、真实性、凭据性不如纸质档案，而纸质档案在存储、传递、查阅等方面又不如电子档案，因此两套档案仍将长期并存，双轨运行。但目前不少单位电子档案是电子档案，纸质档案是纸质档案，虽然双轨并行，却是平行运作、互不关联，失去了并存的实际意义。只有在电子文件归档的同时，附上与其内容一致并带有完整签章和说明的纸质文件，让两种载体相互配套，并轨运行，才能真正达到加强档案管理的最终目的。

3.4档案文书质量不高

文书是档案的源头，文书处理工作质量的好坏，将直接关系到日后档案工作能否顺利开展。重视后道的档案管理，而忽视前道的文书质量，这种本末倒置的做法成为一些企、事业单位的常见现象。文书体例不合规范，文字撰写不符要求，文件资料不够完整，严重影响了档案的保存与使用价值。这就要求我们从源头抓起，在加强档案管理的同时狠抓文书的质量管理，全面提升文书和档案的管理水平。

3.5档案调阅和周转速度不快

形成这种状况的原因主要有两个:一是室藏档案结构缺乏整体性，卷内文件组合缺乏连续性，造成查找资料困难，影响了调档速度;二是零散文件移交不全，借出文件长期滞留，造成归档资料支离破碎，影响了周转速度。这就要求档案管理部门与业务部门保持经常性的业务联系，把好整理立卷关;督促文书部门建立严格的呈阅、催交制度，把好文件运转关;规范文件交接、鉴定、归档手续，把好归档接收关;积极组织协调，做好零散文件和帐外文件的收集工作，把好体外循环关。

纸质档案管理篇(6)

[关键词]　档案；档案管理；双轨制；措施

[中图分类号]　G740

[文献标识码]　B

在全球化信息时代的影响下，传统的单一纸质档案已不能适应当今快节奏的传播利用，由以计算机网络为主导的这面旗子占领了档案管理领域，并逐步取代纸质档案。随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用，图书馆档案管理近年来也随之由传统的纸质文件逐步向电子文件转化，但这个转化是复杂、持续的，由于各种原因，他们的并存期、依赖期会相当漫长。不过电子文件的入档比例呈逐年增长态势，形成两者并驾齐驱的局面，所以图书馆档案实行双轨制管理是现代社会发展的要求，是图书馆档案管理发展的必然趋势。

一、档案管理“双轨制”的内涵

从形式上看，电子文件仅是形成最终传统意义上档案实体的过渡性文件。随着信息技术的发展，出现了无纸化办公的情况，电子文件的优势越来越凸显，从而对传统档案的管理方式提出新的质疑和挑战。

电子文件的出现，不仅是存储方式的改变，更是档案管理范式的转变。总的来说，档案“双轨制”管理主要是指对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。“双轨制”不但是管理方式、方法上的调整或者说是某种扩充，更重要的在于它还从根本上改变了传统档案管理的理念，是对传统档案管理理念的一次扬弃，给传统的档案管理注入了新的活力。在管理层面上，“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理；而在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规范。

二、实施“双轨制”管理的必然性及意义

纸质档案与电子文件由于其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，决定了必须对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子文件并存管理的“双轨制”。

电子文件的特点随着其自身的不断发展而丰富和扩充。而其中的“可共享性”、“存储的高密度性”以及“信息的可操作性”是电子文件被大众认可及迅速普及的主要原因。根据这些特点，相对于纸质档案而言，电子文件的优势在于提供方便、快捷的查询、复制及数据交换、挖掘等信息服务上。这是信息社会或者说网络社会对档案管理提出的基本要求。这是一个信息爆炸的社会，如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将是不可能的事。

双轨制的管理模式能够适应现代档案网络化、数字化建设的需要，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储，实现档案实体管理和信息化管理相容并有机地结合起来的现代管理模式。这种管理模式既能充分开发、利用档案信息资源，同时也能起到保护档案原件的作用。从而将更加重视知识管理在资源配置、业务流程和人才开发等方面的作用，使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。提高档案管理的水平，发挥档案的更大作用。

三、构建符合现代档案“双轨”管理机制的措施与对策

(一)加强现代化基础设施建设工作

档案工作是“利在当代、功在千秋”的事业。所以要想加快实现双轨制下档案管理高效率，必须增加经费投入，购置实现档案管理现代化所必须的一些设备，如高性能的计算机、扫描仪、数码照相机、数码摄像机、快速刻录机、打印机等，以及维护档案安全的保护设施、配套的软件等，加强基础设施建设。没有坚实的物质基础也就无从谈起档案管理现代化的建设问题。

(二)做好馆(室)藏档案的优化工作

档案馆(室)对所保管的案卷进行全面、认真、细致的普查，这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。首先要对馆(室)藏档案进行全面的清查工作，剔除那些重份和无查考利用价值的文件和资料，然后按照管理规范和科学的方法重新进行分类、组卷、编目、撰写案卷标题等，避免在实行计算机管理档案的过程中出现重复工作。同时，在重新整理的过程中还可以对破损、掉页、字迹退变等案卷做一些修复和抢救工作，可以说是一举两得，也避免了工作效率低的情况发生。重新组卷不仅可以优化馆(室)藏、科学保管，而且可以提高计算机管理档案的利用效率。

(三)解决电子档案文件存储问题，加固档案管理的“双轨”构架

电子文件的存储问题是“双轨制”管理的核心问题之一。电子文件的存储包括两个方面的内容，一是海量存储的问题，一是长期保存的问题。解决这两个问题的办法，就目前的科技水平而言，就是通过“在线存储”、“离线存储”和“近线存储”的办法，对海量电子文件加以长期保存和备份。在线存储是指授权用户可以根据需要，随时下载数据，一般用于存储被频繁调用的数据。离线存储，顾名思义，是对“在线”数据的“离线”备份存储，因此又称备份级的存储。这部分数据不经常被调用。“近线”存储是对“在线”和“离线”的折中，适用于存储访问量不是很大，但又有一定需求的数据。

(四)规范管理，统一接口，打通纸质档案与电子文件之间的物理隔阂

融合是时代的主旋律。纸质档案与电子文件并存的管理过程中，必然存在着不相协调的矛盾和冲突。在矛盾处发现一致，在冲突中寻求融合，是档案“双轨制”管理的根本出发点，也是构建其“双轨”管理的理论基础和实践的必然选择。根据时代特征和科研生产的实际需求以及现有的纸质档案的管理模式，构建一套动态的、发展的，多接口、全兼容的电子文件管理体系业已成为现代档案管理者的共识。“双轨制”其实是一种混合管理模式，由于时代的变迁和科学的进步，任何单一的档案管理模式都难以适应现今复杂的档案信息格局。“双轨制”的“双”也不是字面上“两种”的意思，或者可以说是一种“混合制”的管理模式。

全兼容是指不但要从软件上保证纸质档案与电子文件的一一对应，同时也要从硬件发展的角度，对历史和将来的数据进行兼容性维护，保证其电子数据和纸质档案都长期可用，杜绝由于硬件系统的升迁而对历史数据所造成的毁灭性破坏。唯一性是指一定要保证对包含同一信息内容的纸质档案与电子文件的一一对应。

其次，要建立健全管理制度，从设计软件的开发论证，到整个局域网内OA、PDM(PDS)等计设文件管理软件的架设与管理入手，规范其归档和管理流程，统一执行标准和接口，明确从电子文件到纸质档案转换接口的唯一性，以保证电子文件的真实可用及与纸质档案一一对应，打通纸质与电子文件之间的物理隔阂。

再次，运用技术手段，保证纸质与电子文件之间的动态链接，以及纸质与电子文件都真实可用，充分发挥“双轨制”对现代档案管理的作用与职能。数据库和网络技术的结合，可以为海量电子文件以及纸质档案存储条目提供快捷的全文检索或是条目查寻。进一步完善的PDM系统和归档管理软件的无缝对接，为电子文件的适时归档、动态修改提供了可行的渠道，又从技术上确保了电子文件的真实可用及其输出的纸质档案与实物的完全符合。

(五)加强人才队伍建设工作

从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。加之整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，而现有的立卷归档工作队伍尚不适应工作发展的需要，不仅需要档案和计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，必须通过组织业务学习和技术培训，全面提高档案人员队伍素质，提高其综合业务能力，改善档案工作人员的知识结构和学历结构，尽快使他们熟练使用现代化设备，掌握信息管理的基本知识和技能，这样才能担负起电子文件归档工作和双轨制下档案工作的重任。

随着双轨制下档案管理的进一步开展，档案管理将逐步进入电子化、网络化阶段。我们要以档案和计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，按着全国档案信息化建设的目标和任务，认真做好双轨制下的档案管理工作。是一种必然的发展趋势。因而目前我们只有做好纸质文件和电子文件的并存管理——“双轨制”的管理，才能更好地迎接“无纸化”时代的到来，实现最为理想的档案管理。

[参　考　文　献]

[1]邱晓威.电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].中国档案，1999(3)

[2]冯惠玲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2000

[3]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2003

纸质档案管理篇(7)

做好公文制发工作。在公文制发中,不仅要注重公文的内容,更要规范化、标准化地制作公文,为档案工作的合理有效管理打好基础。一要注意检查制发公文是否经由领导同意并签字,要通篇检查公文的内容,看有无不符合要求的地方,一旦发现有错误的地方,应及时向有关人员提出并予以改正。二要检查公文用纸幅面尺寸规格、排版形式是否统一、规范、标准。三要检查公文字迹是否工整清晰。四要检查行发的公文文种使用是否合理,拟制格式是否规范,禁止滥用简称和使用不规范的文字。

做好公文档案的分类分卷管理。在推进档案工作规范化、标准化工作进程中,要注意解决好立卷方法问题和案卷装订质量问题。首先,对各类文件进行分类,如上行文归一类,下行文归一类。这其中又可细分,如上行文涉及哪一单位的归一类,下行文涉及哪一科室的归一类,并编码排号,建立搜索引擎。要注意防止应归档文件的散失,需要存档的文件,必须及时准确地存档。对不用归档而需要销毁的文件,必须严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》予以销毁,使不该归档的文件不致混入,这样能保证档案的完整性和系统性。

完善档案室的基础设施设备。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独建立。档案室的门窗等应专门加固,加装防盗门、防盗窗,以防被盗窃。档案柜最好采用铁皮柜,并做好防火防水的准备,档案室要配置灭火防水设施,档案管理员必须通过培训,能掌握使用方法并熟练应用。档案管理还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。

加强对档案管理人员的培训和管理。档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全。因此,必须做好对档案管理人员的培训和管理,不断提高其业务素质和工作技能。

做好档案保管过程中的保密工作。作为存放档案的档案室,必须制定严格的库房管理制度,除专职档案管理人员外,无关人员一律禁止入内。由于档案管理人员具有知密早、知密多、知密深的特点,因此,档案保密工作的好坏与档案管理人员的素质高低有很大的关系,管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,要做到心中有数,守口如瓶,不该说的话一句不说,不该办的事一件不办。

同时,日常管理工作中档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅利用。凡是调阅的文件,要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。档案使用完毕后应及时清对检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。

做好档案保管期限与保密期限的区分工作。重点解决好两个问题:一要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用。二要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。