机关档案管理篇(1)

一、机关档案室人本管理模式

在现代信息管理中，档案管理系统始终作为一个独立系统，主要是由档案信息、档案设施、档案管理人员、档案管理目标和任务等相关要素组成。其中，机关档案管理人员是现代档案管理系统各个要素中最活跃和最重要的因素，因此在机关档案管理模式中，必须把管理的视角和关注点从“档案”向“人”进行转变，要树立“以人为本”的管理理念，在工作设计和管理方式等方面，要更多地考虑人的因素，要对人充分尊重和关心，对机关档案管理人员的工作积极性进行充分调动，积极思考和主动学习，从而实现机关档案管理系统现代化功能。首先，现代档案服务知识性新特点，要求机关档案室管理必须充分重视知识和人才。现代信息化管理是当前经济社会发展的必然趋势，这种信息管理服务的形式也是与电子化、信息化、智能化相互融合。档案服务的知识性特点，要求机关档案室工作人员必须具备更高的计算机网络知识与技能、现代信息技术开发与应用能力，必须从观念上转变传统档案管理的服务意识，要能够根据现代信息管理和档案知识性特点要求，对机关档案管理工作进行重新规划，更好地适应现代信息管理和服务要求。其次，现代档案的服务社会理念的建立，要求机关档案室管理必须具备更强的服务意识，以用户为中心。以用户为中心，是机关档案管理事业存在和发展的关键所在。但是，由于传统档案管理中的“重藏轻用、以藏为主”的档案管理理念影响深远，导致一部分档案管理人员的思想意识仍停留在传统的档案管理模式中。在现代档案管理中，强调“一切为了用户”的服务意识，要以档案用户为中心，积极开展各种档案服务活动。特别是随着我国档案管理体制改革的深入，对于档案服务有了更为全面的要求，档案用户对于档案管理部门的服务质量要求也更高，要求档案管理部门不仅要能够提供档案原始资料，还要能够快速编写其所需要的相关参考资料，开展档案信息二次加工，甚至是三次档案加工工作。这些都要求机关档案室必须转变档案管理模式，树立“以人为本”的人本档案管理新模式。

二、机关档案室“人本管理”模式构建策略

1.积极开展机关档案深层次档案信息服务。机关档案室人本管理模式构建，就是要以档案用户为中心，通过各种现代信息技术的应用，积极开展深层次机关档案信息服务工作。社会管理需要是机关档案管理开展的前提。机关作为非盈利社会组织，其所有工作的开展都要以为社会提供服务作为基础和前提，档案管理工作也必须更好地服务社会。机关档案室只有在对自身价值和定位有准确认识的基础上，坚持服务社会和服务机关的宗旨，并在为社会和机关提供档案服务中不断发展，在不断提升档案服务质量中获取档案管理工作的长足发展。因此，机关档案室的档案管理工作要尽可能满足社会和机关档案需求，尽可能更多地参与社会管理和服务活动，从而使机关档案室工作人员对机关档案重要性和价值有更加清醒的认识，认识到机关档案是机关服务社会的重要组成部分。机关档案使用需求是机关档案室开展机关档案管理工作的前提和基础，机关档案室是否能够为使用者提供优质档案服务，是衡量机关档案管理工作的主要标准。首先，机关档案室要做到自我加压，练好内功，自觉接受档案使用人员的监督。机关档案室作为机关档案使用者查档唯一场所，档案管理人员的服务态度、服务质量、对馆藏资源熟悉度，都是体现机关档案室服务质量和形象的重要方面，因此机关档案管理人员在提供档案服务中，要热情、熟练，给档案使用人员一种轻松氛围，使其感觉机关档案室并不“神秘”。其次，机关档案室要采取各种措施加强与档案使用者之间的沟通与联系，如设立机关档案室意见建议箱，在机关档案管理人员和使用人员之间建立良好的沟通渠道，广泛收集档案使用人员的合理建议，要让档案使用人员乘兴而来、满意而归。

2.充分尊重机关档案管理人员的工作兴趣。国内心理学家在研究中发现，在人们日常工作的重要性排序方面，晋升机会、工作满足感和成就感、责任感等非物质激励因素占据比较重要的地位与作用。因此，机关档案室在人本管理模式建设中，必须为机关档案室工作人员提供更多的发展机会，使他们可以向着既定的目标和方向发展，同时也要根据档案管理人员的个人兴趣与性格特点，为其提供更多的晋升与发展机会，并配合机关档案管理人员培训，使他们能够以更加积极和饱满的工作热情投入到机关档案日常管理和服务工作中。通过机关档案技能培训，大大缩减机关档案管理人员和机关档案管理需要之间的能力差距，使档案管理人员成为机关档案室人本管理模式转型发展的重要资源。

3.建立健全机关档案室人本管理激励机制。第一，要建立机关档案室人本管理物质激励机制。机关档案室在人本管理模式建立过程中，必须充分认识到物质激励的重要性，特别是针对机关档案室的地位和机关档案管理人员物质收入，采取相应的物质激励手段，如奖金、福利待遇等方面，给予相应的补偿，使其能够充分感受到自身价值所在，从而以更加积极的态度投身于机关档案管理工作中。第二，要建立机关档案室人本管理精神激励机制。对于机关档案管理人员而言，物质激励虽然比较重要，成就感和认同感的精神激励发挥的作用也是不可忽视的。机关档案室要为机关档案管理人员提供更多的晋升和发展机会，使他们对自身的工作成就感更加认可。第三，要建立机关档案室人本管理领导行为激励机制。对于机关档案室人本管理模式的建立，领导者发挥的作用是十分明显的，机关单位领导要以身作则，以自身良好职业操守引导机关档案管理人员的行为，稳定机关档案管理人员的心理与情绪，更好地激发他们的工作积极性，使机关档案管理人员更加真切地感受到领导行为的感召力，从而更加自觉地增强自身工作的责任感。

机关档案管理篇(2)

时代在进步，技术在革新，政府机关档案管理工作必须要紧跟时代的发展。档案计算机管理的概念呼之欲出，从狭义上讲，档案计算机管理就是指档案通过硬盘、软盘、磁盘及光盘等介质进行存储，进而形成电子文书、电子报表、电子图纸等形式的电子材料；从广义上讲，档案计算机管理就是在组织内部通过搭建网络平台，使各机构之间、各部门之间形成良性的、开放式的档案信息平台，让档案资源更高效、更便捷、更安全以及更共享。政府机关档案实现计算机管理是十分必要的，这不仅是现代档案管理发展的要求，也是政府机关档案管理人员信息化和现代化意识的体现。首先，为了提高档案管理工作中对档案检索的效率，传统纸质档案自然而然受到了电子档案形式的冲击，放眼全世界，放眼新时期的各企业单位，档案计算机管理高效便捷的特点已经形成共识，这是计算机技术本身赋予这项工作的优势；其次，实行政府机关档案计算机管理势必能够提高相关管理人员的信息化和现代化意识，只有让这种意识武装了头脑，现代化管理才能真正实现政府档案的计算机高效管理。

2政府机关档案计算机管理的应用策略探讨

2.1加强计算机技术的普及，实现档案计算机管理最大化。这是政府层面、国家层面的策略意识问题，我国国内档案工作计算机管理的普及程度已十分可观，在此基础上应进一步加大计算机网络技术的普及力度，为档案事业的信息化建设开辟更广阔的空间。多年以来，计算机技术的发展日新月异，其快速高效的信息处理能力为政府部门的管理工作起到了基础性的保障作用。对于政府机关档案管理工作而言，计算机技术的注入势必会带来高效的工作，从基础性的业务管理到档案采集、归类、整理、检索及编目环节等，操作功能完善了，专业化程度高了，大大提升了档案信息资源信息化管理的效率，也提高了档案信息资源开发利用的效率。

2.2传统档案与电子档案做好优势互补。政府机关档案计算机管理的进程中，传统的档案管理形式并未消亡，计算机网络技术的出现还不能解决我国政府机关档案管理中的所有问题，旧形式与新技术需要长时期的磨合。我们发现，政府机关档案计算机管理的过程中，电子文件的信息自身存在着一些不足和局限性，如随意增删的问题、原始性和凭证性模糊的问题、法律效率低下的问题等等，这就使得政府机关内传统纸质档案管理的形式在相当一段长的时期内还会存在，这套内部的双轨制档案管理系统会长期并存，两种形式的优势互补能够保证文件的真实性和凭证性。现在的问题在于如何将两套体系做到有的放矢，这就需要在两种机制之间建立一个互补的通道，将电子文件和纸质文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。

2.3档案计算机管理的安全性是重中之重。计算机技术给政府机关的档案管理工作带来的好处不言而喻，但随之而来的就是安全性的问题，对于电子档案而言，一旦安全性出现问题，整个政府机关的工作都会面临着威胁。所以，档案管理过程中使用计算机网络技术，必须把安全、保密的原则放在第一位。档案的重要性众所周知，是记录组织和个人活动的重要凭证，尤其是其中的一些文件、材料等，如果这些不采取相应的保密措施，一定会给机关带来损失。信息安全的关键在于“管理”，建立相应的管理制度是必须的一环，从上而下地提出具体明细的保密安全细则，对档案中涉及的秘密信息必须采取保密安全措施，如对信息采取加密的措施、动用保密文件要通过领导的审批手续、对相关计算机设置密码及使用权限的设置、安装防火墙、对系统上的防病毒软件进行升级、增添漏洞补丁等，除此之外，还要对计算机的电磁泄漏问题进行控制，与非计算机要分开，计算机不能相互访问，非计算机不能处理、存储信息，有内容的计算机不得上互联网，不得用互联网传输信息，内部网与互联网必须实施物理隔离，对平时不用的密码、密钥或有关载体应配备保密文件柜或保险柜存放，对管理使用计算机的人员要按规定进行管理、培训。

2.4让档案计算机管理工作更符合标准化流程。政府机关档案计算机管理过程中，必须要确定相关的标准化和规范化，只有严格执行《档案著录规则》等内容才能保证政府机关在档案计算机管理过程中的档案数据库结构，努力实现档案信息资源的社会共享，增加政府机关工作的透明性，规范性。

2.5切实提高档案管理工作人员的综合素质。实现政府机关档案计算机管理离不开管理人员的素质，这是不得不提到的一点。计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法，这样就要求档案人员的素质要不断提高，逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作，而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力，努力掌握计算机管理档案的理论和技能，将档案数据接收、存储、提供等业务环节利用计算机进行管理，学习与档案信息化相关的计算机知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识等，提高网络化管理意识，由传统档案管理向网络化管理方式转变，培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才。具体来说，档案管理人员应该通过培训、自身学习增强责任意识，还要不断提高自身的管理意识，在日常的档案管理工作中，及时发现问题，通过协调处理，严格遵守《档案法》相关的管理制度，进而形成良好的档案管理氛围。

3结束语

机关档案管理篇(3)

1.1电子档案原件真实性问题

从整体上看，电子文件是很容易被删除的，并且，删改之后不会留下任何痕迹，同时，在计算机形成之后的文件材料上，一般是无法留下自身的任何笔迹，一些单位的管理者同样也没法在已经形成的文件资料上进行签发，这样，在今后的工作中无法确定这份材料是否具有一定的真实性和权威性，如果是有人出于自身的目标将软盘中所存在的内容进行删除，也难以发现其中所存在的问题和确定。

1.2档案的保密性问题

网络上的任何终端设备都是利用能够索取到存储在网络上的某一个设备上的电子文件，同样的，在另外一方面，一个终端的信息文件可以同时发给几个网络上的终端，这样对于一段时间内所需要的内容进行保密，或者是可以限制提供利用内容的安全保密问题，这样就带来了全新的威胁。

1.3档案保留时间过长

在当前，随着办公自动化的不断深入，现在有很多的单位都基本上实现无纸化办公，所有的情况和决策存储在网络上，只需要进行操作一下键盘便可以得到所有需要的资源信息，而且，这种方法可以使得档案存储简化程序操作，但是，如果是网络突然出现瘫痪，这样就很容易出现黑客的问题，如果情况严重的话，遇到病毒问题和其他方面故障，电子文件就会同时消失，造成难以预料的经济损失。2.4软件管理的统一问题在当前的计算机软件研发过程中，很多方面都是落后于硬件的发展，已经不能完全适应各个方面的信息管理需求，并且，在档案管理的过程中，各个地区之间以及单位之间不适用统一的软件，这样就会影响到互相之间的利用程度和互联网的问题。

2如何做好相应的电子档案文件管理

2.1做好相应的技术处理工作，实施文件管理战略

从一般的情况来看，新型文件资料的归档处理是非常重要的，这就必须要求档案管理者深入分析文件工作领域，对产生的大量电子文件的接受和处置等工作进行相应的指导，这样就能够切实保护好电子文件原始信息，从而可以更好地进行文件信息重组，在另一个方面，可以通过采取技术上的科学处理，能够进一步做好信息的及时归档，例如，可以将一些归档的电子文件逐步改为“只读性”文件，就是只能读不能进行相应的更改文件，这样就能够识别相应的电子文件，切实保护好电子文件的原始信息，确保各个电子文件的可靠性，在机关档案管理中发挥重要的作用。

2.2进一步解决好电子档案的保存问题

从一般的情况来看，通过化学磁性材料为载体的电子文件，要想进行长期保存，这就需要信息上的读出必须是无接触性的，也就是不存在磨损问题。电子文件信息上的记录必须要在介质层面上被密封在塑料保护层面上，这样就能够确保不被外界磁场上的影响，但是，我们也知道，电子档案文件所能够形成的时间是非常短的，一般是缺乏实际中所存储验证，从以上的情况中可以看出，电子档案管理的长期化，这必须要有待档案管理者进行深入分析和研究的客体，为此，对于一些保存时间较长的档案，必须要进行备份，这样就能够有效防止出现各种问题。

2.3不断规划维护好电子文件的真实性和安全性法规

在电子文件的形成过程中，只有实现文件的处理和归档，电子档案才能得以进行保存，并且能力利用各种环节，确保各个信息丢失之后能找回，即便是拥有完整的信息安全技术，需要改变相应的管理措施，确保各项措施得到落实，为此，我们就必须要建立相应的法律法规和管理制度，这在很多程度上可以维护好电子档案的原始性和真实性，使得人们能够自觉地遵守相应的规章，只有通过立法来确认相应的电子文件，同时，电子档案法律凭证必须要做到，确保各个国家档案来实现管理部门电子文件和电子档案。

2.4确立电子档案的安全指标体系

目前，计算机信息技术在电子档案管理中得到广泛的运用，这样在一定程度上可以极大提升档案管理的工作效率和质量，进一步扩大了档案管理的社会影响力，同样的，在另外一个方面，对相应的档案管理工作也提出了新的要求，例如是存储介质上的不稳定性，以及一些信息技术过于久远，在面对黑客和电脑病毒破坏等方面显得无能为力，而且，由于电子档案管理是一个全新的过程，而不是产品的生产过程，我们不能利用一个安全产品就能够将所有的问题都解决。所以，针对目前的情况，首要目标就是要能够识别信息系统所存在的问题，其中就包括是风险本身可能所存在的各种安全风险，并对这些威胁进行科学研究和评估，采用更加科学高效的模型和方法进行全面地评价，才能真正的做到档案管理的高效管理。

3结语

机关档案管理篇(4)

【关键词】机关档案；管理；信息化

作为国家的重要事业之一，档案管理对于造福人民、服务社会有着重要意义。随着科学技术的不断发展，档案管理逐渐迈入信息化、科技化、电子化时代。但是纵观机关档案整体性的管理策略，还存在资金不足、思想认识不足、缺少专业人才等诸多方面的问题，使得机关档案的管理工作无法做到与时俱进，这样就可能给机关档案管理信息化建设带来阻碍。所以，当今时代下的机关档案管理工作就应该加强信息化建设与管理，这样才能推动机关档案管理工作的持续进行。

一、机关信息化与机关档案信息化要实现同步推进

作为各级机关部门，应该认识到档案信息化工作对于机关的重要性，能够统一规划，专注于加大投入档案信息化资金的力度，确保机关档案的信息化建设能具备所需的人力、物力、财力等，从而切实担负责任，做好各级部门之间的相互协调与协作。协调处理能解决档案信息化建设遭遇的困难或问题，有效推动建设档案信息化与建设机关办公自动化、电子政务之间的相互协调，从而围绕信息化工作开展档案的信息化管理工作，使机关档案信息化能与机关信息化实现同步发展。但机关信息化要求机关做到与时俱进，从而为机关的档案管理信息化建设提供更好的环境与条件，帮助解决档案管理信息化建设问题。在当下机关加强信息化建设的环节，档案人员应迎难而上，积极参与信息化建设，将档案信息化建设变成机关信息化建设不可或缺的部分，从而将两者相互地结合起来，实现机关的可持续发展与进步。要求档案管理人员迎难而上，就应该提升档案管理相关工作人员的综合素质，做好档案信息化管理方面的培训工作，让他们意识到档案信息化管理对于机关发展的重要性，从而推动机关档案信息化与机关信息化的和谐发展。

二、专注法规、标准，实现科学化、规范化的机关档案信息化管理

开展机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理，能够实现统一的规范，满足统一的标准，让电子文件归档，传统载体档案逐渐实现数字化，并通过数字化的传递、保管和利用等工作，实现规范化、标准化、有序化的要求。在档案的信息化建设之中，各个机关都需要执行电子文件管理、档案数字化相应的技术标准和法律法规，这样才能保证数字档案资源的规范性、长期可读性、格式统一性的要求，方便后续的存储与共享，最终推动档案信息资源的开发利用融入规范化、科学化的轨道。对于具有保存价值的电子文件，在机关档案管理中应该实施集中化管理，完善技术标准的统一，监理文件管理指标体系，实现规范化的电子文件管理。在机关档案数字化加工之前，应该得到档案行政管理部门的认可，并且能够在业务的指导与监督下进行操作。此外，机关还应不断完善获取档案信息的能力，改变以往重藏轻用的观念，注重增强机关档案信息服务功能，使档案信息的作用得到最大限度地发挥，从而提高机关档案管理的信息化水平。

三、完善机关室藏档案的数字化加工

机关在传统载体档案信息资源的研究中，应该积极开展数字化的档案管理工作，将档案信息资源的总量增加，发挥机关档案管理部门的综合优势，整合机关档案的信息资源，才能逐渐实现各个部门之间的数字化档案管理的互通。各个层次的机关应该对室藏档案的数字化工作进行统筹的安排，这样才可以严格遵循科学管理机关档案的工作规律，针对各类基础性的机关档案工作进行分类与鉴定，夯实档案管理的数字化基础。如果条件允许，机关应尽可能针对纸质档案建立全文数据库，并加强多媒体数据库建设。按照《纸质档案数字化技术规范》中的一系列标准与要求，再配合照片、录音、录像等提出数字化档案管理的具体规范，就能真正实现档案数字化，建立健全纸质档案的多媒体数据库、全文数据库。在移交机关档案馆的纸质档案或其他载体的档案时，应该充分考虑到数字化的档案管理。

四、结论

总而言之，开展机关档案管理的信息化工作是一项长久的、系统的过程，想要将现阶段的机关档案管理工作完善，不局限于传统的档案管理现状，就应该对机关档案管理面临的问题进行妥善地分析和处理，再配合上级机关领导的高度重视，确保技术、资金等方面到位，就可以做好机关档案的信息化管理建设工作。时代的发展，让我们认清当前档案管理工作的现实，所以，想要推动机关的稳步发展，档案信息化管理工作必不可少。

【参考文献】

[1]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012（05）：82-83.

机关档案管理篇(5)

【关键词】网络 档案管理 机关单位

1.前言

当今社会已经进入互联网时代，网络技术的日益普及和发展为行政管理工作提供了极大的便利，档案管理工作也是如此。机关档案是机关事业单位在长期发展过程中形成的原始资料，档案作为一份特殊的历史记录，是单位发展的历史和见证，对机关事业单位的生存与发展提供现实依据，也是机关单位人事管理、人事劳资和干部提拔使用的重要依据，是机关事业单位未来发展的前提和保证。在互联网时代，机关档案工作面临着挑战和压力，如何利用网络使档案管理日趋现代化，是当前档案工作者的重要使命。

2.网络对机关档案管理的影响

伴随着网络的发展，档案管理工作呈现信息化、网络化以及数字化的趋势，其对机关单位档案管理工作具体影响有：

2.1档案载体日趋多元化

之前，机关事业单位的档案保存多以纸质材料为主，纸质材料不仅存在保管上的难度、存在丢失的可能性，档案资料一旦丢失对当事人是无法弥补的损失。而网络化时代，电子文件不断增多，新兴的信息存储技术，例如缩微技术、扫描技术、光盘技术等等大大提高了档案信息存储的容量，使得机关档案的载体形式发生了很大的变化。而且利用很小的空间就可以存储大量的档案信息，领导的讲话、机关事业单位的活动、电子文本以及一些视频资料都可以下载到光盘等载体进行储存，存储密度也比纸质档案高出许多倍，而且还既有直观性、选择性、易操作性等优势。

2.2档案信息利用率提高

之前，档案资料使用人在查阅档案时存在诸多不便利的因素，时间和空间的限制使得档案利用率不高。而在网络化时代，档案管理可以部门可以充分利用计算机网络进行档案的传输，充分发挥了信息资源综合和集成共享的优势，大大节约了档案使用人的时间。档案使用人不再受时间和地点的限制，随时随地都可以利用档案管理部门提供的信息查阅服务来检索和寻找所需的资料，不仅准确高效，在档案信息服务的内容和方式上也提高了一个新的层次。

2.3为档案资料共享提供了便利

事业单位档案资料众多，散落于各个部门之中。在纸质材料时代，部门之间的档案材料缺乏有效沟通与资源共享。网络时代，机关事业单位通过建立数字化档案室，加强了档案一体化管理，通过计算机系统整合了各个部门的档案资料，也将音频、影视、实物等档案资料统一纳入数字化管理，各个部门都可以再数字化档案系统查阅所需的资料，实现了档案资源的合理配置和资源共享，最大限度地实现信息资源利用。

3.网络环境下对机关档案管理的几点建议

网络时代的机关单位档案管理是种技术，更是管理理念，如何做好这一工作，需要我们从各个方面入手来提高机关单位档案管理效果。

3.1提高领导对档案信息化管理的认识

如今，加强机关单位档案管理现代化已经成为潮流，档案管理的作用和重要性也日益被人们所熟悉和认可。作为机关和事业单位的领导领导要强化责任意识，认识到电子政务时代档案管理的意义所在，将档案管理工作纳入领导工作日程，不断提高领导的现代化管理水平和网络相关知识，在日常工作中采取有效手段加强档案工作与互相网的整合。作为普通档案管理人员，也要认识到信息技术发展对档案工作的挑战和冲击，要打破常规，更新观念，打铁还需自身硬，在平日工作中不断更新档案信息化管理的知识结构，切实提高工作水平和工作效率，以更好的服务质量适应互联网时代的需求。

3.2不断创新档案管理服务手段

机关事业单位档案管理网络化重在应用，如何利用档案网络化创新服务手段是档案管理人员需要关系的课题。机关单位可以建立档案馆网页，以网站为基础，开展网上利用服务，要进一步加快档案信息资源数据库建设，积极上传各种有效信息和数据，网络化时代，档案电子文化的上传和下载通过网络就可以完成，档案管理部门要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，及时有效的收集电子文件，并在档案馆的服务器上归档。尤其是加强电子文件数据库建设，在网站上建立电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化和自动化。机关单位还要建立电子文件数据管理中心。电子文件数据管理中心作为机关单位信息资源的重要组成部分，集中管理各部门的电子文件数据，并在网站上提供档案信息的文件查询和检索服务，档案信息使用人可以通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。当然对于一些限制性信息和保密电子文件要做好保密工作。通过这些措施实现档案信息和数据的高效使用。

3.3提高档案管理人员的信息素养和能力

机关单位档案管理的信息化操作者是档案管理人员，管理人员的信息素养和能力对档案管理工作有效性具有关键作用。信息化时代，机关单位档案管理人员不仅仅是档案管理者，还是信息财富的管理者和提供者。作为档案管理人员要不断更新知识结构和业务工作水平，以适应网络化管理的需要。然而，很多机关单位档案管理人员或者缺乏档案管理专业知识，或者只是兼职人员，缺乏事业心和职业素养，导致档案管理工作停滞不前。为此，机关单位要提高档案管理工作在机关事业单位中的地位和作用，充分发挥档案管理工作人员的主观能动性，建立档案管理专职人才专职管护。加强对档案工作人员进行互联网相关的知识的培训以及爱岗敬业的道德品质，提高档案管理人员的知识结构和整体水平。有条件的单位要积极招聘网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才等，来做好网络时代机关事业单位的档案管理工作。

总之，机关事业单位档案管理工作是其日常工作的一个不可或缺组成部分，网络化的发展对机关事业单位档案管理工作意义重大。作为档案管理人员要充分认识到这一点，在日常工作不断探索和创新档案管理手段和方法，切实提高机关单位档案管理水平。

参考文献：

[1]唐明利.浅议网络时代的档案管理[J].科技情报开发与经济，2006（ 23）

[2]郑丽萍，略论网络时代的档案管理工作，兰台世界， 2007（6）

机关档案管理篇(6)

[关键词]机关单位；档案管理；规范化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）45-0338-01

一、机关单位档案管理现状

抓好机关档案管理不仅有利于提高本单位的工作水平，也有助于还原历史真实面貌。其档案资料是属于国家档案资源的重要部分。自《档案法》与《档案法实施办法》正式实施以来，我国的档案工作得到了长足的发展，各机关单位认真贯彻落实相关政策，并重视对档案管理队伍的培养，使档案管理水平得到了极大的提升。目前，不少机关单位的档案管理水平达到了省一级档案管理标准。由此可见，档案管理正逐步朝向制度化、规范化的方向发展。

二、机关单位档案管理中存在的问题

（一）忽视档案管理工作

很多单位对档案管理的认识不足，不知道档案资料是单位的重要信息资源，档案工作常被忽视，档案部门也成为无人问津的“冷部门”。在单位改制的时候，该部门常成为精简或兼并对象。另外，单位常常安排工作人员兼职管理档案，由于缺乏专业知识，加上薪资偏低，岗位不固定，档案人员对工作的热情较低，往往应付了事。长此以往，将严重制约档案管理的进一步发展。

（二）管理方式严重滞后

尽管机关单位的档案管理工作有一定的进步，但其管理机制仍比较滞后，跟不上单位自身发展的步伐。目前，各部门的档案资料仍由部门自身保管。比如，财务部负责保管相关财务档案，技术部负责保管相关技术资料等。这种档案保管方式相对落后，不同部门间呈封闭、隔离的状态。因此，从整体上看，档案管理比较散乱、无序。另外，绝大多数的档案人员没有受过专门的培训，缺乏专业知识，业务水平低。

（三）档案管理科学化水平低

随着信息时代的到来，很多企事业单位正逐步实现了办公信息化、文档一体化。电子档案的兴起，极大节约了人力、物力，只需借助电脑便能完成文档的保存、修改、复制、传输等。这也说明传统的人工管理模式与原有的管理技术早已无法满足档案信息化发展的要求。另外，传统的纸质档案稳定性相对较好。电子档案一般存储在光盘、软盘等载体上，容易受损，导致电子档案的缺失。因此，如何采用现代化的管理方式来解决电子文档保存的稳定性是我们面临的一项重要任务。

三、 加强档案管理工作的几点思考

（一）深化认识，强化责任感。一要提高认识。要充分认识档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

（二）依法加强企业档案管理工作。首先，企业要依据《案法》、《档案工作规范》等法规制度，结合工作实际制订本单位的档案工作制度和办法，用以规范档案工作。其次，建立档案管理网络，确保归档材料的齐全完整。档案部门应密切配合相关部门，积极参加重要设备开箱、基建工程竣工验收、科研课题和有关的生产技术会议，对主要职能活动中形成的档案实施同步管理。最后，科学合理管理档案。按照工作规范对档案进行著录、分类、编目和标引，实现档案工作的标准化，为开发档案信息资源打好基础。

（三）注意搞好档案信息资源的开发利用开发档案信息资源为企业服务，是档案工作的根本宗旨，也是实现档案价值的根本途径。在信息社会和竞争激烈的环境下， 对信息的重视与否和利用得是否充分，对单位的生存发展起到十分重要作用。实践证明，哪个单位档案信息开发利用得好，对单位的经营决策起的作用大，哪个单位的档案管理工作，就能引起企业领导的重视。所以，档案管理总部门应当充分发挥信息资源优势，把档案信息资源的开发利用，作为档案管理的一个重点来做。

四、提高机关档案管理水平的建议

（一）高度重视，进一步提高管理水平各机关单位主要领导必须高度重视档案管理工作，认识到此项工作的重要意义。首先，要作好工作协调，并成立档案工作领导小组，由单位领导担任组长，各科室负责人为组员。然后，根据单位工作实际，逐步健全档案管理机制。其次，要积极开展业务培训，提高档案工作的专业性与规范性。另外，还应适度增加人员，给予一定的经费支持，促进档案管理工作的顺利开展。再次，可采取绩效考核机制，将档案管理纳入绩效考评，注重对管理过程的监管，进一步增强工作人员的责任意识。

（二）细化归档范围，提高档案管理的规范性

首先，将机关单位涉及到的各项活动，并具有一定参考利用价值的相关资料都纳入归档范围。这样才能确保档案资料的完整性、准确性及系统性，更好地为单位工作服务。在丰富档案资料的过程中，不仅要重视数量，更要重视质量。因此，归档整理工作必须严格按要求执行，确保档案管理的规范性。一是各份文件要有完整的页数，且各种文件资料的种类与份数也必须完整；二是在归档过程中，注意不要将下列文件分开：转发和原文，印件和定稿，请示和批复，文件的正件和副件；三是对于年份不同的资料不能放在一起进行立卷；四是根据先后顺序放置卷内资料：五是根据要求的格式填写案卷中的相关文件目录。另外，禁止任意删改相关文件材料的标题；六是根据要求将案卷封皮一一填写清楚，案卷题名必须简单、明了；七是如果资料有金属物，应先摘除后再放入卷内。如果资料有破损，应先采用专门的裱糊方法进行裱糊。对于字迹扩散、模糊的资料，应复制一份，将原件与副本共同立卷；八是在备考表中详细填写卷内相关文件资料的情况。

（三）重视业务培训，提高档案管理人员的业务素养

单位档案管理部门应积极组织开展业务培训活动。向档案工作人员传授相关理论知识与业务技能，进一步提高他们的专业素养，确保档案管理的有效性。同时，档案行政管理部门要积极深入各机关单位，开展面对面的指导与业务培训。并以执法检查为契机，深入到不同的机关单位，指出档案管理的不足，并给予相应的指导。另外，相关部门要增强服务意识，主动为各机关单位提供服务。比如，免费培训档案工作人员，帮助单位完善档案管理机制，建立档案管理网络等。这样，促使机关档案管理逐步迈向规范化、科学化的正轨。

（四）继续加强档案管理的信息化建设

加快实现档案管理的信息化与现代化正符合社会潮流的发展。因此，机关单位必须在现有基础上，进一步重视档案信息化建设。首先，要配备相应的信息设备，如电脑、扫描仪，便于信息的整理、录入。其次，要健全档案管理机制，并构建一个系统、完善的档案管理网络，使档案资源能得到有效的利用。

参考文献：

[1] 毕正华.加强机关档案的管理【J].山西档案，2012，（7）：160.

机关档案管理篇(7)

随着我国有关档案法律法规的颁布，各机关对档案管理的重视度也有所提高，但是，目前我国机关档案管理还存在着许多不足之处，深入了解机关档案管理在政务工作中的作用，并找出相应的对策对我国机关档案管理现状进行改善，有助于更好地建设中国特色社会主义政治。

【关键词】

机关档案；政务工作；作用；改善对策

我国档案工作的建设起步较晚，近几年来才逐渐被人们普遍重视，随着2014年《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的颁布，各企事业单位以及团体机构组织才将档案管理纳入到日常工作中来。由于机关政府等肩负着服务社会和管理社会的责任与使命，其档案管理就显得愈发重要。机关档案管理同其他事业单位和学校等公益性机构中档案管理不相同，具有很强的政治性和保密性，在对其进行管理时需要较强的专业性和技术性。同样，机关档案所起的作用也与其他档案不同，该档案不仅服务于机关单位本身，也服务于整个社会，关乎国计民生。要想做好机关档案管理，就必须了解其在机关政务工作中所起到的作用，从而意识到其重要性，才能潜意识地去做好管理工作。

一、机关档案管理在政务工作中的作用分析

（一）机关档案管理为机关内部控制建设提供可靠依据。

机关档案记录一个机关中各行政事业活动内容的具体信息，涉及了对国家政策的贯彻以及根据社会情况而制定的一系列解决方案和措施等。机关档案管理包括档案材料的收集、归类以及移交归档等一系列活动。机关档案的资料汇总以及档案信息的归纳，能为机关作出相应的政治决策提供依据，只有利用好档案，机关单位才能找出之前中存在的问题，才能及时进行改进，从而加强其内部控制建设。

（二）机关档案管理对国家机密信息的保护起着保障性作用。

众所周知，机关单位的许多活动往往事关国家机密，机密一旦泄露，一方面对国家政权会造成一定影响，另外还会影响社会的稳定。机关档案管理可以从信息收集、材料归档、档案移交保存以及档案信息利用各个环节制定相应的规章制度并采取措施对信息进行保密。这样档案管理既可以保证机关档案信息可以充分发挥其作用，还可以对国家机密信息起保护作用。

（三）机关档案管理为政务工作的正常运行奠定基础。

机关档案管理是机关政务中重要一项，做好了机关档案管理，就会使得政务工作有条不紊地进行。机关档案管理还可以为其他政务工作带来方便，例如人事调动、财政工作以及相应的干部职工的业绩评定，因为机关档案中记录了所有人员的工作具体情况，从而提供依据较为可靠，从而保证政务工作的公平公正以及公开透明，从而为政务工作正常运行奠定基础。

二、加强政务工作中机关档案管理的对策研究探讨

（一）加强机关档案管理意识，打造专业化管理队伍。

加强机关档案管理意识，就要在机关内部加强档案管理重要性的宣传，让各干部职工意识到档案管理对政务工作以及自身利益带来的好处，并且对机关单位内部人员进行定期的相关知识培训或者开展与此内容相关的活动。同样，机关单位在进行档案管理工作人员选拔时，要严格把关，确保其道德素质修养，加强专业技能的培训与考核，使得机关档案管理人员在档案管理时严于律己，更加的专业，从而打造机关单位自身专业化档案管理队伍。

（二）创新机关档案管理工作方法。

随着社会现代化建设的发展，要想机关单位工作进度跟上社会变化，就必须在现有基础上创新档案管理工作方法。加强机关单位档案信息化建设，建立机关单位内部档案信息交流平台，对机关单位内部各部门档案整理汇报活动进行及时更新，各部门需要调用相应的档案可以在网上提出申请，由档案管理工作者整理好后再送交即可。这样可以保证档案工作有条不紊地进行，保证档案信息及时更新。

（三）完善机关档案管理工作相应制度。

无规矩不成方圆，机关事业单位在进行档案管理工作时，必须有相应的管理规章制度以及奖惩制度。目前，所有机关单位都有档案管理的制度，但大多数是沿袭前几年的或者根据相关法律法规笼统地进行编制，没有根据机关单位具体性质进行，所以机关单位要建立符合自身性质和发展的档案管理制度。另外，实施档案管理工作奖惩制度，对于机关档案管理中不配合的部门或者工作人员以及管理工作态度不认真的进行严肃处理。

（四）加强机关内部控制建设。

在针对机关单位档案管理人员、方法以及制度建设的同时，还应该加强机关内部控制建设。从整个单位各项情况统筹规划，才能合理地对机关档案建设提供足够的财力物力以及人力，使得机关单位内部各项工作与档案管理工作联系在一起，相辅相成，从而达到事半功倍的效果。

三、结语

机关档案管理因其特殊性质，在进行相应管理时候应该根据各机关单位的性质采取不同的管理方式，并在实践中不断探索出新的方法，在为机关单位内部控制建设带来益处的同时，也能更好地服务于社会，使得机关单位充分发挥其职能，为实现中华民族伟大复兴这一中国梦作出相应的贡献。

作者：蓝娟 单位：中共山东省枣庄市市中区委宣传部

【参考文献】