地质档案管理篇(1)

1加强领导，建立组织，收集数据

抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。另外，还要与外购、有关单位进行交换、复制索取以及标准化的网络收集等。形成完整有效的地质数据文件。

2建立制度，编制方案，完善规则

长期以来，地勘工作执行和延续计划经济的管理体制，缺少市场经济体制中的竞争意识和对原始数据质量问题的关注意识。只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则如：范围、规范性引用档、术语与定义、归档范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等，还包括地质项目的设计档案、设施工档案和竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。

数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作。管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强培训依法制档

目前，地勘单位的数据文件管理工作远不能跟上飞速发展的地勘形势的要求。一个单位数据文件管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案数据的组织者对档案数据的重视程度有着极大的关系。数据文件作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员素质差的现状，一是要结合地勘单位的特点，加强对数据文件管理人员的培训，应该组织其学习、贯彻《中华人民共和国档案法》。《中华人民共和国档案法》明文规定，一个国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。但目前地勘单位的数据文件管理缺乏有力的档案执法机制是一个比较突出的问题。在档案未形成时，就有档案资料散落在工程技术人员及合同管理人员或是一些领导者个人手中的现象，根据现存在情况，应档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。结合正在实施的保密协议签定工作形成有法必依、执法必严的局面，推动档案工作向规范化、标准化的方向发展。认真学习档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训。从目前看，许多档案部门缺乏现代高科技人才，其中档案、信息处理复合型人才就更加奇缺，大部分档案人员现代技术水准偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就难以实现档案信息化了。因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新科学先进的管理方法，因此必须通过各种不同形式的培训，提高档案人员业务能力和管理水平，自觉增强责任意识，把档案提升一个新台阶。

4档案信息电子化纸质档案数字化

资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程,行业不同,信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇,地勘单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。为提高地勘单位的整体素质,推动地勘单位的改革与发展,充分利用好信息化这个武器,走出一条适合自己的信息化建设之路。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于存储查找和利用，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地勘单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。

［摘要］目前地勘单位的档案数据管理，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和严重损失，因此，加强地勘单位档案管理工作，提高地勘人员质量意识和建立地质档案数据管理体系。推动档案管理工作的规范化、信息化，标准化。

［关键词］地质资料档案管理信息化标准化

参考文献：

地质档案管理篇(2)

一、地质单位人事档案管理工作的现状

（一）领导不够重视，管理部门松散。长期以来，一些领导认为人事档案就是装订、保管、查档等简单的事务工作，对业务建设、人员配备不够重视。人事管理部门也不主动提升业务能力，拓展工作内容，处于得过且过的状态，致使人事档案管理的有关规章制度不够健全，有些管理设施不到位。加之地质单位相对于很多单位来说有自己的特殊性，大部分二级单位及职工长年在野外施工，流动性大，管理起来很松散，人事档案材料的收集就不够及时，这就导致人事档案管理工作会经常出现一些疏漏。

（二）档案管理人员素质偏低。野外地质单位人事档案管理人员，大部分身兼数职，素质参差不齐，档案管理业务不够精通，在忙于人事部门日常工作的同时，也难抽时间学习人事档案管理方面的业务知识，提高自身业务素质，导致人事档案管理人员素质偏低，档案管理不到位，更不懂得如何利用人事档案内的有效信息，使人事档案管理工作变成了普通的保管工作，档案的作用发挥不大。

（三）缺乏人事档案管理数据库。随着社会的进步，信息时代的到来，建立人事档案管理数据库是必然的趋势，简单的档案管理方法，早就不适应现代档案管理工作的需要。但是直到现在大多数地质单位都没有建立人事档案管理数据库，一直沿用简单的档案管理方法，一方面浪费时间，另一方面增加了档案管理工作人员的工作量。

二、做好档案管理工作的措施

（一）加强领导，转变思想观念，强化档案意识，认真细化人事档案管理工作。地质单位领导应重视人事档案工作，配备政治素质好、事业心强、思想作风正派、文化程度高，能够适应人事档案现代化管理工作需要的专职或兼职人事档案管理干部，并保持档案管理人员的相对稳定。督促人事档案管理人员修订完善本单位的人事档案工作八项制度，积极投入资金，改善档案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温）措施落到实处，配备必要的档案保管、保护和办公设备。同时坚持把人事档案目标管理工作列为组织工作年度目标责任制考核的重要范围，做到有计划、有部署、有检查、有落实，保证人事档案工作的顺利开展。

此外，应定期加强人事档案管理人员的业务培训，组织档案管理人员积极参加各级业务培训班、进修班，提高人事档案管理人员的专业技能。而人事档案管理人员应规范认真按时做好人事档案的整理和审核工作。在材料收集工作上立足一个“全”字，做好干部履历表、年度考核登记表、工资审批表、学?v材料、党团材料、职称评定、干部任免等材料的及时收集，并严格按照档案整理工作细则，认真鉴别归档，排列有序，装订整齐，达到完整、真实、条理、实用的要求。

（二）利用人事档案，制定人才培养发展计划。通过对人事档案的查阅就可以了解到每一个员工的长处和短处，所以地质单位人事档案管理人员应该充分利用人事档案中的有效信息，为地质单位制定出更好更科学的人才培养发展计划。比如专业技术人员，可以根据单位资质的需求，对专业技术人员进行业务培训及指导，以满足资质的需要。而且通过上级对专业技术人员的认可和培养可以加深专业技术人员对单位的忠诚度并激发其潜能，通过培养专业技术人员可以提高专业技术人员的工作效率，这样也会为单位带来利益。以此类推，不管是对待专业技术人员还是管理人员都可以通过人事档案制定培养发展计划形成一个良性循环。

（三）建立人事档案管理系统数据库。人事档案是每个人的身份、学历、职务等各个方面的证明，传统的人事档案管理就是保存管理，并不能发挥出人事档案材料本来应该具有的作用。信息时代的到来，促进了信息的数据化，所以建立一个人事档案管理系统数据库是必要的，通过计算机、扫描仪等现代设备和技术，把人事档案中的材料变为电子数据资料，建立人事档案管理系统数据库后，再次查阅、归档、统计人事档案信息的时候，只需要通过计算机人事档案管理数据库就可以迅速完成，为人事档案管理人员节省了大量的工作时间。

除此之外，地质单位这种对于专业人才要求比较高的单位，建立完备的人事档案管理数据库，就可以在需要人才的时候，通过档案管理迅速找到一手资料，为地质单位人才培养储备信息。

地质档案管理篇(3)

【关键词】 地质档案管理；信息化建设；必要性；对策

一、地质档案信息化建设的必要性及内容

1、地质档案信息化建设的重要意义

目前，我国经济虽然得到了不断发展，并且发展迅速。但是许多方面还是跟不上时代的潮流，许多传统的管理模式已经不能满足目前的发展需求，因此，某些特殊的行业需要进一步更新技术，变换模式，以达到更好地管理效果。就如同档案管理的信息化建设一样，新时代的档案部门也需要向现代化的档案管理迈进。地质勘查单位的档案管理仍然使用着传统的管理模式，这样就导致工作效率不高且跟不上档案生成的速度。因此，实施档案信息化建设是十分必要的。

2、地质档案信息化建设的主要内容

所谓的地质档案信息化建设就是要借助于现代的计算机、扫描仪、电子科技以及网络等现代化科学技术的设备来完善管理模式。档案信息化建设的主要管理体制就是要建立一个更为高效、快捷、健全的系统，使得档案的管理更为科学、系统，在收集或者查找时更为方便快捷，这样还可以使得地质档案的信息能够上传到云端得到共享，并且突破空间与时间的限制，最大限度地实现资源的经济效益和社会效益。

二、地质档案信息化建设存在的问题

1、目前我国地质档案管理现状

在我国，大部分地质勘查单位的档案管理工作都是较为简单的，其主要任务就是做好相关资料的收集，并且将这些资料进行分类整理，做好相应的记录然后保存好。由于目前我国大部分的档案都是传统的纸质档案，这样的管理方式不仅不环保，还有许多弊端：第一，由于档案是纸质的，随着档案的增多，其所占据的空间也会不断加大，工作人员在管理过程中的工作量也会增多，而且检索的难度也随着数量的增多而加大；第二，纸质的档案对于其存放的环境和条件有着较高的要求，不能在潮湿或者阴暗的地方存放档案，对存放文档的地方还要经常进行杀虫防虫工作，除此之外，要做好存放档案地点的消防工作；第三，纸介质容易老化并且容易磨损，因此稍微保管不善就容易造成损失，严重的则会丢失原始数据。由此可见，我国的档案管理现状目前还不能适应经济和社会发展需要。

2、地质档案信息化建设存在的不足和问题

（1）档案管理人员的观念落后。大部分的管理工作人员都认为信息化建设跟目前的档案管理工作并没有直接关系。无论是领导班子还是普通的管理人员，都不认为信息化管理优于手工管理，甚至有人认为利用现代科学技术的管理模式存在着会将数据丢失的更大风险等弊端，比如在没有保存的情况下断电，黑客入侵导致信息泄露。

（2）部分地质档案的管理人员素质较低。在我国，有许多地质单位中的档案管理人员都不是专业的管理人员，有些是在单位里面身兼二职、或者三职，甚至有些只是兼职。这样就导致了在管理工作上，管理人员的工作热情不高，积极性不强，技术水平也处于低下水平，以至于更增加了传统管理模式带来的弊端，并且管理人员的能力低下阻碍了档案信息化建设的进一步提升。

（3）地质单位的档案管理设备较为落后。由于大部分管理人员都不愿打破传统的管理模式，并不认为信息化管理会优于目前的管理模式，因此，这就导致部分单位的档案管理设备仍是以前陈旧的设备。这些设备并不能满足目前如此大的档案容量，所以某些单位的档案资料堆放杂乱，甚至有些单位直接将档案放在一些陈旧的仓库里，导致了部分档案资料或者数据有所损失。

三、加强地质档案信息化管理的对策建议

1、各级管理者要重视地质档案信息化建设工作

领导班子和直接管理人员若是不重视档案信息化建设，那么就算引进再多的现代化设备也是不能够解决目前存在的问题。因此，要从档案信息化的优势出发，修正管理人员对信息化建设的错误认识，以改善档案管理模式和工作方式为目标，加强各层管理人员的管理工作并且要求他们必须重视信息化建设。由于人们对档案信息化建设还存在着一些认识误差，因此，在思想观念上还需要进一步地更新和突破。除此之外，还需要对管理人员进行每周一次的再教育，使得他们的技能水平上升一个层次。

（1）更新档案管理观念。一直以来，地质单位档案的管理模式都受我国计划经济管理模式的影响，部分档案工作者的思想观念陈旧，认为一个完整的管理库才是一个最安全的“保险箱”。因此，这些人往往都是不信任现代化的科技管理，要想改变目前的现状，必须要更新档案管理者的陈旧观念。

（2）树立档案信息共享的观点。要想突破目前的区域界限，就要懂得共享资源。要更好地共享资源，就要在保证不泄露自己信息和档案资料的前提下，利用因特网将信息和档案结合起来，这样才能更大限度的发挥档案的自身价值。

2、重视引进新设备并加强地质档案管理人员的培养

提升档案管理人员的整体队伍素质是非常必要的，要培养专业的管理人员，提高他们的工作积极性，增强工作热情，这样才能更好地做好档案管理工作。因此，地质单位应投入资金聘请专业的管理人员，培养专门管理档案的管理者，要让其熟悉现代化技术的应用。必要时，应该引进一些新的适合地质工作的设备，这样才能更好地管理资源，达到资源的共享，并能提高档案管理质量，提高工作人员的工作效率。只有与时俱进，才能不被社会淘汰。

四、结语

信息技术的发展与运用能在较大程度上提高档案管理工作效率。为更好地做好地质档案的管理工作，更大程度地实现经济效益和社会效益，只有更好地发展信息化建设，将信息化技术用于档案管理中，才能做到与时俱进，才能发展档案事业并创新档案管理模式。

【参考文献】

地质档案管理篇(4)

[关键词]地质档案；管理；利用

1、地质档案的特性

（1）地质档案形成的周期性长，区域特征明显

地质现象复杂多变，在通过各种勘探方法掌握工作区的各种地质现象后，最终形成报告，往往需要很长时间。所以，地质档案是地质现象的综合反映，它的形成具有明显的地域性和周期长的特点。

（2）地质档案内容广、综合性强

地质工作是一项多专业、多工种、多手段的综合性工作，它的内涵很广，诸如区测、普查、勘探、物探、化探、岩矿测试、水文工程、环境、各种矿产等等，相应地也会产生这样多的档案材料。

（3）地质档案利用广，具有持久性

广泛搜集、反复地翻阅利用已有的地质档案、地质成果，在此基础上进行现场踏勘，并结合工作的性质、特点、任务要求编制设计以指导工作进行，这在地质部门和其他有关部门已成为惯例。这样不仅避免了一些重复劳动，节省了人力、物力和财力，加快了工作步伐，而且通过对已有的地质档案的综合研究分析判断，已发展到寻找深部隐伏矿并渗透到人类生存环境保护工作上面。现根据地质档案本身的特点，浅谈地质科技档案的管理与利用工作。

2、科技档案的基础工作为收集、整理、统计、鉴定等

科技档案的收集。我所档案管理部门经过十几年的摸索与实践，并根据《地质科学研究档案立卷归档办法》形成了一套比较可行的、较系统的管理方法。具体做法是：明确一条原则，就是在执行、贯彻和制定有关科技档案管理规章制度工作中，始终明确坚持执行集中统一管理地质科技档案的原则。按照有关管理要求，结合我所实际，把处于分散状态的科技材料集中统一起来，维护科技档案的完整和安全，健全科技材料归档制度。如何在工作中贯彻和实现这一原则，我们具体抓了三个环节：

（1）地质工作开始前，抓住立项材料环节。立项材料是档案的基础，是项目审批的必备材料，也是项目验收的依据。重视项目准备阶段的立项材料收集工作，为科技档案材料的收集工作打下了基础。

（2）项目进行中抓住科技资料收集环节。地质项目进行过程中的原始数据记录、图件、材料等是整个地质原始档案的核心，必须作为中心环节来抓。我们根据地质项目工作周期长短不一的特点，请项目技术负责人指定一人负责地质资料的收集整理工作，把分散在地质人员手中的材料集中保管，使其具有系统性、准确性、完整性，这样做，是为今后科技档案的归档做好了充分准备。

（3）项目进行完，抓好验收环节。当地质项目完成后，科技档案管理人员要参加验收，以便对科技档案的完整、准确进行鉴定。地质部门的科技档案实行由业务部门立卷的制度。由参加项目的地质科技人员按照《科学技术档案工作条例》和其他有关规定，做好地质科研档案的立卷归档工作。归档的文件材料，规格要统一，填写的《卷内材料目录》字迹工整、清晰，要注明科技文件的名称、作者、编写日期、保管期限和注明密级。左侧锁线。卷内文件材料要按其自然形成规律排列，保持文件材料之间有机联系。对归档的科技文件材料要进行全面的审查，这是保证归档项目质量的关键。项目负责人要及时向档案管理部门提交全面的科技材料。档案室要负责检查归档材料是否完整、准确和系统整理，否则，不予验收。

经过大家的努力，我所目前在科技档案管理工作方面做到了项目组专人收集材料责任明确，项目负责人认真把关，科技档案管理部门专人负责审查，形成了比较合理的科技档案管理系统。随着科技项目的日益增多，我们正在加强管理力度，把科技档案工作做得更具体规范化。

科技档案的整理。有了齐全完整的档案材料，还必须进行系统的整理，给予正确分类。大体把科技档案分为五大类：即化学分析报告、选矿测试报告、科研专题成果报告、地质勘查报告（原始档案、复制本档案）、水质分析报告五大类。总体按专业分类、按时间顺序排列，每个专业除《总目录》外，还分别建立《分目录》。

经过科学的分类以后要进行整理编目工作，档案编目工作是档案整理工作的深化和发展，也是深入提示档案内容，全面开发档案信息的重要手段。为满足科技人员调卷的需要，而建立了查找性的检索工具，编制有《案卷总目录》《案卷分目录》和备考表。《案卷总目录》反映了建所以来，每个专业所有的科技文件档案的主要内容和形式特征，其登载的内容包括：档案号、专业分类代码、顺序号、项目名称、归档日期、数量、备注。《案卷分目录》登载的内容包括（以地质勘查原本档案为例）：封面、索引、分类目录。备考表记录资料的齐全程度，遗留问题，立卷人、审查人和归档日期等。

科技档案的鉴定。鉴定工作是一项不可缺少的重要环节，按照一定的标准，鉴别科技档案的价值，并根据价值的大小来确定保管期限，对失去保管价值的档案材料进行销毁。地质科技档案原则上都是按长期卷来保管。由其是实验测试数据和地质原始本档案必须永久保存。

科技档案的统计。统计工作指的是制定计划、总结经验、改进管理、提高效率以及维护科技档案的完整与安全的具体措施。通过统计数字了解和反映科技档案的数量与质量，及科技档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作的基本情况。

地质档案管理篇(5)

地质档案是在地质调查研究、矿产勘查等活动中形成的科技档案，是地质工作活动的记录和成果。地质档案管理模式的发展经历两个阶段：第一阶段，基于实体保管的传统档案管理时代，偏重地质资料的收集与保管。地质档案种类繁多，按类型可分为：为国家进行基础建设提供相应决策服务的地质资料，如区域地质调查、化探、物探等;为工农业生产和国防、科技发展提供原料产品基地的地质资料，如矿产、石油、煤层和天然气等;关系国计民生服务的地质资料，如水文、工程、灾害、环境、地震等;为地勘经济建设提供服务的资料，如合同、协议等;不同形式和不同载体实物资料，如岩矿芯、磁盘、标本等。传统地质档案管理以实物管理为主，对环境要求高，档案损耗速度快，档案查找沿用传统人工方法，信息查找依靠手工及借阅者和馆员的个人经验，费时费力。地质档案具有较强的专业性，并且有保密性要求，普通的档案管理者往往不懂技术，经验不丰富的年轻地质工作者对如何查找地质档案的流程不了解，在查找过程中容易发生遗漏，难以有效提取所需信息。档案信息资源的服务能力较弱，未得到充分有效开发利用。第二阶段，基于信息管理的数字地质档案管理时代。特点是在继承传统档案管理的基本功能的情况下，以数字档案资源为主要管理对象、以信息技术为手段、以互联网为依托，实现档案信息的有序整合和便于检索利用。基于信息管理的数字档案管理属于我国电子政务建设的一部分。目前，我国的电子政务建设已经开始向基于知识管理的第三代电子政务过渡，作为电子政务的一部分，基于信息管理的数字地质档案管理也应融入知识管理的理念，从用户需求出发，把对知识的管理和对人的管理融为一体，对馆藏地质档案进行知识挖掘，对信息进行精简、提取、发现在信息中有用的知识单元并对其进行集合组织，使之成为使用者容易检索识别的知识信息内容。

2用知识管理思想指导地质档案服务

用知识管理思想指导地质档案服务，主要体现在服务内容上以用户为中心，为用户提供解决问题方案的服务；在服务方式上是基于档案内容的服务。除了常规的借阅、档案检索等显性知识服务，还可提供的服务有：

2.1为用户提供个性化数据处理与分析服务平台

标准化档案管理信息服务通常是根据关键字进行查找所需资料，侧重于显性知识的挖掘，信息查找范围往往局限于报告名称和关键字，对地质工作覆盖范围、工作程度、工作方法等信息无法直观的了解，导致信息查找效率低下、信息遗漏等问题。在知识管理的理念下，地质档案馆员可针对用户需求，利用信息系统检索库中资料与信息，抽取相关的报告、图件、表格等，按照标准格式生成电子报告供用户利用。该服务所提供知识产品质量的优劣取决于地质档案知识库是否有效。档案知识库的建立要经过“知识积累—创造—应用—形成知识平台—再积累—再创造—再应用—形成新的知识平台”的循环过程后逐渐成长，逐渐成为信息查找更可靠的来源。

2.2逐步开展地质档案数字化和数据挖掘工作为知识创新服务

知识管理强调的是知识的创新,而有价值的情报产品是通过有能力、有经验的档案管理者才能综合提取和归纳出来，这种提取和归纳从某种意义上来说属于数据挖掘工作。我国信息技术普及程度很高，但因人力物力的限制，目前地质档案的数字化程度并不令人满意，尤其是原始地质资料，数字化和共享程度都很低，数据挖掘工作更受此限制。地质档案管理应平衡多方诉求，合理制定计划，逐步开展档案数字化和数据挖掘工作。一方面，地质单位面临激烈的市场竞争，可通过需求分析将更多的资源投入到见效速度快的情报资料以及其他即时研究得出的信息。这里就需要分析档案使用者的需求，可采用分析借阅数据或建立在线交流等开放式的交流方式，根据业务需求，优先开展该类情报收集和数据挖掘工作。另一方面，地质单位还承担着基础科研的任务，应分主题、分阶段，由有经验的地质档案管理员和技术工作者选取有价值的档案进行数字化和关键信息提取，使地质档案充分发挥应有的作用。

3显性知识和隐性知识的有效转化是地质档案知识服务的关键

地质档案知识服务的质量取决于知识库的有效性，目标为最大程度将组织成员的隐性知识和显性知识都积累到知识库中，满足地质技术人员的知识创新需要。需要强调的是，隐性知识只有通过显性化才能被更多的人员应用，真正发挥它的最大价值；显性知识只有变为档案管理员自身的隐性知识才能在工作中得以应用。因此，在知识管理流程中，它们之间的相互转化尤为重要。依据SCEI模型，显性知识和隐性知识的转化过程为经过社会化、外部化、综合化、内部化4个过程来实现个人之间、个人与组织之间知识的传递，并形成一个不断成长的知识螺旋。下面分别就地质资料知识管理在每个过程应注意的问题阐述如下：社会化过程是指个人将自己的隐性知识交流和分享给他人的过程。这里的个人，既包括地质档案管理员，还包括一切与地质档案有关的人员。一方面，地质档案管理员应通过各种方式向档案使用者共享和传递隐性知识，如特殊资料的查找、系统使用办法培训等；另一方面，年代较久远的地质资料由于技术人员的更新换代逐步被遗忘，新的技术人员往往因不了解历史资料，或查找资料困难，费时多而难以找到有用的信息而不去查找。珍贵的历史地质基础资料渐渐被尘封在库房中失去利用价值。如果地勘单位不能很好地管理其所获得的知识，将有失去其知识基础的风险；档案管理员应及时与经验丰富的老地质工作者交流，鼓励他们用书写、讨论、演讲、辅导等形式来共享和传递隐性知识，并通过对地质档案进行加工，如档案数字化、档案标引、数据库建设、资源整合等方式，分期分批的进行馆藏资源数字化加工和专题建设，提高信息保障水平和供给能力，使用户获取信息和知识的需求得到满足。外部化过程是指地质档案管理员在工作中将自己的隐性知识沉淀和转化为显性知识的过程；地质档案管理员可通过OA系统中规章制度、文档工作流、地质档案知识库建设、技术论坛、搜索引擎、数据仓库和在线分析、数据挖掘和知识挖掘等进行知识的转化和积累。其中，地质档案知识库的建立是地质单位知识积累和再积累的关键，是促进知识再创造的基础。综合化过程是将转化得到的零碎的显性知识转化和组合、系统化的过程，是个体成员在接受显性知识以后进行理解消化，并用专业的语言表述出来的一个过程。只有经过深刻理解和消化，个体才能形成自己新的显性知识。接受新的显性知识的个体成员通过技术论坛等平台交流，可促进档案管理者和使用者之间的知识交流，建立尊重知识的内部环境，并最终形成组织的一般显性知识，为组织的工作提供支持。知识综合化的有效手段有知识库管理、文档管理、数据库搜索等。内部化过程是指地质档案管理员通过学习和交流形成自己的隐性知识的过程。地质档案具有较强的专业性，覆盖面广，对档案管理员的知识、技能等综合素质提出了更高的要求，档案管理员应重新认识自己的角色，从单一角色向多元化角色转变，改变以往人们印象中的档案管理人员素质低的局面。随着计算机和互联网技术的普及，地质档案的用户对档案信息的加工、存储、查询、利用等有了新的要求，在知识管理理念下的地质档案管理员需具备的素质有：熟悉本单位地质业务专业知识和业务流程，如地质环境调查、工程物探勘查、遥感与信息技术等；掌握主流专业软件使用方法，如MAPGIS、ARCGIS；掌握和利用各种信息技术，如智能搜索、推送技术、知识发现、数据融合，为实现构建知识服务窗口，信息、知识的有效共享与服务提供可能性。

4结语

地质档案管理篇(6)

1.充分了解工程档案的特征

工程档案是建设项目在立项、设计、施工、监理和竣工活动中形成的具有保存价值的基建资料、监理资料、施工资料和竣工图的统称，是工程项目的真实记录。它和地质档案一样，也是地勘单位建立市场经济体制，参与市场竞争的有利保障。建设项目从立项到项目竣工，交付使用涉及立项、勘察、设计、施工、监理、竣工等阶段，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容，因此会形成大量的工程资料。施工项目工期较长，工艺复杂，所用建筑材料种类繁多，因而会导致工程档案比较分散和复杂。工程档案只有全面反映工程施工的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才能保证整个工程的档案完整、真实，它才具有实用价值，才可以被继承和积累，新的项目才可以吸取以前的经验，避免重犯以往的错误。

2.现阶段影响工程档案规范化管理的因素

2.1各施工单位对工程档案管理工作认识不够

建设项目工程备受社会重视与关注，有的重点建设项目属于“形象工程”，为老百姓办实事的“民生工程”。往往会在建设设计、施工、监督等环节上列入重点，引起相关部门的高度重视。因此施工单位对工程进度和质量有较高的要求，而对不能产生直接经济效益的工程建设档案工作缺乏应有的认识，觉得工程档案资料没有地质档案资料重要。在项目施工过程中，没有认识到工程档案是城市规划、建设及管理的重要依据，缺乏历史责任感。

2.2工程档案管理机制不健全

很多建设项目都点多线长，一个大项目一般要分成几个标段，标段内又发包，参加施工的队伍多、杂，素质参差不齐。建设单位与施工总承包单位，施工总承包单位与各分包单位之间职责不清，缺少沟通与配合，造成工程资料流通渠道不畅通，各阶段工程文件资料的齐全、完整得不到保证，更谈不上建设项目档案的规范化管理。

2.3档案人员素质偏低，业务水平不高

在项目工程建设中，大部份施工单位都存在不配备专职档案员的现象，工地上资料员流动性大，文化层次不高，一般是以新同志为主，工期紧时，有时甚至临时抽调，身兼数职。有的没有经过专业档案培训；有的对地质档案资料收集整理熟悉对建筑施工业务不熟。缺乏应有的工程技术知识和档案专业知识，造成工程资料收集不齐全、归档不及时、不规范等问题，很难适应建设项目工程档案规范化管理工作的需要。

2.4工程档案档案质量不高

工程项目档案管理是工程项目管理的重要组成部分。但个别施工单位存在重建设轻档案管理现象，没有严格按照《建设工程文件档案整理规范》进行工程资料的收集、整理和归档，所以编制的工程档案资料成套性差，有的缺少工程勘察资料，有的缺少监理资料，完整性不够。普遍存在着工程资料书写不规范,字迹模糊,用圆珠笔填写；资料归档不齐，施工日记等内容缺项、漏项、签章手续不完整；缺少工程材料合格证原件；隐蔽工程验收记录不齐全；工程资料内复印件多等现象。

3.加强建设项目工程档案规范化管理工作

建设项目工程是一项系统工程，它的建设与投入使用，对于社会经济发展具有深远的意义。做好建设项目工程档案规范化管理是我们每一个档案工作者义不容辞的工作职责。因此，施工单位的每一个档案工作人员都要有强烈的档案意识，要充分认识做好档案工作，不仅是为当前工作服务，而且是为历史负责任的表现。

3.1对建设工程档案工作的思想认识

施工单位领导在重视工程进度、质量的基础上，要向对待地质档案一样对待工程档案工作，要把工程档案的收集、整理、归档等工作落实到实处。档案管理部门应采取多种形式，加强相关法律法规的宣传，不断提高施工单位领导及施工人员对建设工程档案工作的思想认识。

3.2完善工程档案管理机制

建设项目由于规模大，工期长，形成资料多，涉及众多环节。要想建设项目工程档案做到规范化、标准化就要根据具体情况，制定相对管理程序，促进档案的规范化管理。施工单位在工程建设过程中，按照档案工作集中管理的原则，逐步完善涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，实行分级管理办法，明确一位项目主管领导主抓档案工作，配备一名专职档案管理人员，全程跟踪在建项目的工程资料，促进工程档案完整、准确、规范、及时归档，确保项目工程档案的完整与齐全。

3.3提高档案管理人员的业务素质

建立一支文化程度高，专业知识较全面，事业心较强的专业化队伍，是保证工程档案规范化管理工作顺利进行的重要保证。因而，在工程建设过程中，档案管理部门应深入施工现场进行跟踪指导服务，针对工程一线档案工作人员业务管理上存在的问题，加强工作指导，必要时组织施工单位专（兼）职资料员进行短期业务培训。

3.4建立相关制度，加强对施工单位指导和监督

地质档案管理篇(7)

新中国成立60多年来，我国形成了海量的地质资料，具有可被重复开发利用、能够长期提供服务的重要功能，为国民经济和社会发展提供了重要基础信息支撑。随着科学信息技术的突飞猛进，特别是以计算机互联网技术在社会经济建设和生活中发挥越来越重要的作用，地质档案的信息化也得到了前所未有的重视。地质档案的信息化是以地质资料通过计算机技术进行数字化处理，并以通信、网络、数据库技术为基础，在国土资源管理部门相对应的地质资料档案管理机构中汇总集成，实现互联互通，并向社会提供资料查询、学习、研究和综合开发利用。新世纪以来，我国相继出台了地质资料信息化的多个文件。2001年，国土资源部在257号文件中，提出了“为推进地质资料数字化，促进地质资料全社会共享”。

2003年，国土资源部了《地质资料管理条例实施办法》和《欠交地质资料补交办法》《保护期内国家出资勘查开发形成的地质资料利用办法》和《馆藏地质资料管理规定》，有力地推动了地质资料汇交工作，促进了地质资料汇交率的提高，开始网上查询服务。2005年，国土资源部、国家保密局联合《加强地质资料社会化服务的若干规定》，通过明确地质资料保密范围、利用程序、技术处理、加强服务等方式，使我国绝大多数馆藏地质资料都能被社会利用。2006年，国土资发〔2006〕98号《关于建立健全地质资料网络服务体系的通知》特别强调要加快网络服务体系建设步伐，进一步扩大地质资料目录信息公开范围。各省级国土资源行政主管部门在各自门户网站主页设立“地质资料管理与服务”栏目，建立全国地质资料目录信息网站（栏目）之间的链接，形成国家级地质资料目录数据中心，实现目录信息互通共享，提供高效、便捷、全面的地质资料目录信息网络化服务。2006年，国土资发〔2006〕210号，为了进一步完善成果地质资料电子文件汇交制度，提高数字化地质资料管理和服务水平，地质资料汇交人严格按《地质资料管理条例》及其实施办法的规定汇交纸质地质资料的同时，应按照《成果地质资料电子文件汇交格式要求》制作和汇交地质资料电子文档。2010年，国土资发〔2010〕59号，“国土资源部关于构建地质找矿新机制的若干意见”，大力推进地质找矿成果资料共享。

2010年，国土资源部推出了“推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案”，将推进地质资料信息服务集群化产业化工作作为重要抓手，促进地质资料管理职能的全面到位。在推进地质资料信息化过程中，大致经历了三个阶段：一是老资料的信息化处理阶段，该阶段是对所有形成的原本以纸介质为主的地质资料进行数字化处理，通过计算机录入、扫描、复制、数字化摄影拍照等，形成数字化的地质资料；二是提交数字化的新资料阶段，通过明文规定，各种形成的地质资料在汇交纸介质等资料的同时，必须汇交数字化的地质资料，实现了地质资料汇交以后直接可用；三是地质资料信息的综合开放服务，以“推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案”出台为标志，以科学发展观为指导，以需求为导向，以提高地质资料管理水平和地质资料信息社会化服务能力为目标，构建广泛服务社会、灵活多样的服务新机制。通过对地质资料信息进行集群开发，为我国的经济社会发展提供系列、权威、集群化的地质资料信息产品。以地质资料信息服务集群化促进地质资料信息服务产业化发展，以提供公共服务产品为基础，以地质资料增值服务为扩展，延长产业链，逐步形成地质资料信息服务产业，为建立服务型国土资源部门和提升宏观调控能力提供有力支撑。同时，在地质资料管理方面长期存在资料信息分散、综合研究不够、数字化信息化程度不高、服务渠道不畅、服务能力不强等问题，使地质资料信息的巨大潜在价值未能得到充分发挥。

二、安全保障现状及易发生的安全事件

地质资料信息化服务过程中，涉及安全保障问题主要有两种情况：

一是不公开的资料，如国土资发〔2006〕98号中规定“涉及保密的放射性矿产和海域地质资料”，不在公开的信息化服务范围之内，涉及军事、海洋和放射性矿产的地质资料查阅利用，应执行其主管部门保密范围的规定；

二是除《国土资源管理工作国家秘密范围的规定》《测绘管理工作秘密范围的规定》所列国家秘密目录范围内的地质资料外，其他资料均可公开提供给社会利用。保密范围内的地质资料，如果由多个相对独立的单件组成，其中不的单件资料可以单独公开供社会利用。在地质资料档案的信息化服务过程中，以数字形态存在的档案信息安全问题是我们面临的重大问题，如何确保电子文件长期不失真、不失密、不丢失，并且若干年后还能被读取利用，是我们迫切要解决的问题。目前主要有两类问题。

一是规定应保密的，被公开信息的情况。此类问题主要是当事人对相关法律、规范不清楚，无意识之中造成重大影响。如放射性矿产资料，曾有一段时间全国多家报纸、网站大规模公开我国西北地区砂岩型铀矿重大发现的地质成果；又如某地发现火山岩型大型铀矿，在某局会议上公开表扬；又如某单位，发现了钪矿，并与某企业仅仅进行概念性合作，就广泛公开了信息；又如某单位，在某地发现了大型稀土矿床，未经正常程序进行公开。以上等等，都是违反了保密和相关法律、法规。

二是处理不当的问题。主要集中在测绘成果的应用上，如：地理信息数据违法存储、使用，连接互联网的计算机中存储测绘成果，计算机违规连接互联网，存储介质在计算机和非计算机间交叉使用，违规擅自复制扫描测绘成果，未按原密级进行管理，擅自非法转让转借测绘成果等。造成地质资料信息安全问题的主要原因有：单位和个人法律意识淡薄；管理制度不健全或执行不严格；资料脱密不倒位，测绘成果保密措施不落实，保密管理领导责任制执行不到位；未依法确定保密要害部门部位；存储处理设备未采取安全保密防护措施；测绘成果的领用、保存、复制、使用、销毁等环节台帐不完整、不规范，缺乏有效的监督管理；测绘成果存储处理设备管理混乱，缺乏防护措施；没有开展测绘成果保密宣传教育和日常检查工作等等。

三、地质档案信息化安全保障的对策与建议

1.强化法制意识，提高人才素质

在法律源头上开展地质档案管理人员和开发使用人员的培训学习教育，重点对《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《国土资源管理工作国家秘密范围的规定》《测绘管理工作秘密范围的规定》《国土资源业务档案实施办法》《计算机信息系统安全保护条例》等相关法律法规的学习。让管理人员和开发利用人员知法、懂法，扫除信息化利用的安全保障中法律盲点，自觉地遵守法律法规，依法保管，合法开发利用。在信息化服务、开发和利用的重点单位，如地质资料馆藏机构、地质调查机构、地勘单位、各矿山企业及调研机构等，组建稳定的地质资料信息管理、服务和开发利用的信息技术人员，并加大培养和培训，提高管理、维护、服务、开发和利用人员的素质和能力，根本性提高技术人员的信息化利用素质。

2.加强组织领导，规范标准制度

地质资料的信息化利用因其规模大、技术难度高、开发利用复杂，所以安全保障的难度很高。因此，从国土资源部开始，一直到市县基层国土资源局、地质勘查单位和各资料利用企业，建立起资料信息化利用的安全保障领导小组，落实安全保障责任，才能保障地质资料信息化利用的安全可靠。重点在地质资料信息集群集成与深度开发、资料汇交、数据库建设、网络连通、产品开发等关键环节上，做好领导工作，落实好各项责任。严格执行上级要求，做到每年有计划，年度有考核。由于地质资料开发利用的难度很高、环节多、牵涉面广，因此必须完善各项制度，规范工作技术标准。落实实物地质资料管理制度、原始地质资料管理制度、成果地质资料管理制度，遵循相关地质资料档案管理技术标准规范和地质矿产行业信息化标准，推进与强化基层对重要实物地质资料、原始地质资料、工程勘查地质资料汇交管理与服务职责，推进地质资料的数字化和信息化。

3.统一信息平台，严控网络安全

在地质资料的开发利用过程中，应当建立起统一共享的服务平台系统，依托互联网，形成以国土资源部门下属信息档案机构的门户网站为基础的网络化统一对外服务系统，进行资料数据目录和公开资料数据的信息化服务利用。对于非公开地质资料数据，则按照有关规定依程序进行开发利用。对于信息化服务利用的数据中心的基础运行环境，最重要考虑的是安全系统，特别是包括主机与服务器系统、存储备份系统、基础软件等应在安全有充分保障的基础上，选择国产硬件为主，空间数据管理软件可选择国内外主流产品等。目前地质资料共享服务平台必须依托Internet对外提供服务，因仅限非地质资料传输。地质资料严禁在网络上传输，地质资料严禁与网络相连接的设备上存储与备份。

4.加强脱密研究，信息可用安全

地质资料信息化开发利用，一定要加强脱密研究，以扩大利用地质资料的数量和规模，并可加快资料信息服务的速度和提高资料的利用率。根据相关要求，对有密级控制的各项地质资料进行复核检查：一是按年限规定，已可解密的地质资料尽快按程序进行解密处理，及时解密，直接进行信息化处理利用；二是地质资料中，非全部密级控制的部份，按相关要求对可直接利用使用的部分进行利用；三是对密级控制的部分，如果符合脱密要求，按照一定的技术处理即可利用的，应进行脱密处理；四是根据当前条件下，仍需保密的地质资料，则按相关要求继续保密，其利用仍按相关规定进行。地质资料信息的安全可用是信息化服务开放利用的基础，必须严格控制，依法依规进行。严格区分地质资料与非地质资料在管理、利用上的区别，确保网上共享的数据都是非的地质资料。

5.层层把关检查，信息万无一失