不动产档案整理范本篇(1)

[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

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[10]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2010，（3）.

不动产档案整理范本篇(2)

【关键词】标准化体系；生产管理；企业档案管理；规范化

1.前言

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对企业生产管理及档案工作缺乏足够的认识，认为生产管理就是把企业产品质量抓好，把现场环境卫生搞好就行了。至于档案工作更是可有可无，认为档案管理员只是一个企业资料仓库的保管员，档案管理工作也不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。然而，作为企业管理的重要组成部分，生产管理和档案管理的管理质量上不去，直接导致不少珍贵档案资料缺失，生产过程中积累的技术经验无法留存，企业成本增加，负担加重，整个企业管理也呈现出一片混乱，令企业高层领导大伤脑筋。近年来，随着科学技术的发展，人们认识的进步，企业生产管理日益标准化的需要，档案管理工作的规范化也变得越来越迫切。科学认识档案管理与标准化体系生产管理的本质内涵，准确把握两者之间的辩证关系，对于能否全面推行标准化体系的生产管理，科学、规范化地实行企业档案管理至关重要。

2.标准化体系生产管理与企业档案管理的内涵

2.1标准化体系生产管理

标准化体系规定了质量方针、目标、职责和程序，并通过建立相关体系进行过程管理、质量策划、质量控制、质量保证和质量改进。目前，IS09000标准已经被100多个国家转化成本国标准。1996年ISO又制定了IS014000环境质量体系标准，它是企业自愿采用、自我约束性的标准。

标准化是一个永恒的话题，“没有规矩不成方圆”。过去非制度化、非程序化和非标准化成为我国企业传统生产管理模式的特征之一。它反映在管理业务、管理方法、生产操作、生产过程、报表文件、数据资料等各个方面，特别是在生产现场：生产无序，管理混乱，“跑、冒、滴、漏”以及“脏、乱、差”等现象比比皆是。随着国际标准化体系管理逐步融入全球领域，这种落后的生产管理方式已远远不能满足现代化生产的需要。生产与运作管理的制度化、程序化和标准化是科学管理的基础，现代生产与运作管理要求的是科学化的管理。在管理工作中，要完全按照各种规章制度、作业标准、条例等执行，一切都做到有据可依，有章可循，按制度办事，按作业标准操作，按程序管理。打破传统落后的生产管理模式，低耗、优质、高效地进行生产一直是企业管理者追求的最高目标。

2.2企业档案管理

企业档案是指企业在各项生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的全部档案的总和（包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、安全卫生和党、政、工、团工作等各方面的资料）。

著名企管专家谭小芳老师表示，一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度，没有历史的国度迟早会消亡。没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验，一定是个难题。大量事实证明，档案在企业管理中起着不可忽视的作用：它准确地反映了企业的成长历程；能防患企业商业秘密外泄；是决策制订的参谋和帮手；是企业文化的活标本；是企业对外宣传的资料库；是员工成长的珍贵史料；是有力的法律武器。

3.标准化体系生产管理与企业档案管理之间的关系

规范化的档案管理是实行企业标准化体系生产管理的基础，标准化体系的生产管理是企业档案管理规范化的前提条件。企业的日常生产管理体系越标准、越规范，它形成的各项记录资料就越真实有效；而它作为企业档案内容的信息来源也就更完善更有说明力，档案管理工作做起来也更科学更合理。反之，档案管理工作又是企业实行标准化体系生产管理的重要保证；档案资料作为企业各项活动的历史积累和真实记忆，科学、合理、规范的档案管理能快速、准确、及时地为企业的日常生产管理提供有力的凭据和参考价值，必要时还能起到指导作用。

因此，规范化的企业档案管理与标准化体系生产管理之间是相辅相成、相互促进、辩证统一的。离开科学、合理、规范化的档案管理，企业的标准化生产管理就无据可依，无凭可证。而离开了标准化体系的生产管理，所谓的规范化档案管理也就成了无本之木，无源之水。

4.标准化生产管理及规范化档案管理的初步实践

4.1生产记录表格的规范

针对企业当前生产管理现场各类记录表格杂乱无章的现象，笔者因持有标准化体系内审员资格证书且具有多年内审及基层技术管理经验，有幸被领导委以重任――在一个月内将各个部门正在使用的所有表格收集起来并加以整合优化。在此工作过程中，笔者发现本公司虽然也推行标准化质量、环境体系，但是却没有真正落到实处，导致各个部门各自为政，同是一份“异常处理单”，三个部门就使用了三个不同版本的表格，更有甚者，同一部门使用的“xx生产统计表”现用的表格和以前的居然也不相同。为了将所有表格达到格式统一，笔者严格参照标准化体系程序文件及作业文件的具体要求，在与各个部门负责人协商、取得一致的基础上，以方便于生产管理为原则，对内容与生产脱节、多余的表格加以删除，对内容表述不详的表格加以完善，并将其按标准要求一一编号，并尽量做到一表多用，以减少版面印刷费且方便管理，仅直接使用于生产管理的表格就整合了52份。公司上下通过使用标准化格式的表格后，生产管理现场已然规范了许多。当然，生产管理的标准化不仅是记录表格的规范，还包括产品生产、质量保证、质量控制、质量检验、质量监督等全过程制定并严格贯彻一系列相关标准，才能有效地保证产品质量的稳定和提高。可见，全面推行规范的标准化体系的生产管理刻不容缓。

4.2“高起点、高要求、高标准”三高档案室的建立

笔者所在的企业为一家新能源公司，因历史遗留问题，加之领导层更换交迭，企业至2011年11月前都没有建立档案库，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无踪影（譬如大型设备出了故障，连一本说明书及操作手册都找寻不着，令维修人员无从下手，只得请厂家派技术人员前来维修），造成了许多不必要的浪费；整个公司办公区随处可见有用或无用的文件资料……以总公司为首的高层领导痛心之余，决定以本公司为“档案管理”的新试点成立档案室，而且以最快的速度建立起了约52平方米的档案密集柜库房及24平方米左右的档案管理办公室，同时还配置了专用电脑、打印/复印一体机、扫描仪、碎纸机等一系列档案管理的专用设备。软件方面：对档案室提出了“高起点、高要求、高标准”的三高标准，并要求所有部门对档案管理人员给予工作上的全力支持与配合。笔者因为有着丰富的档案管理经验而“临危受命”，在查阅了大量相关技术资料的前提下，又走访了某“人才市场档案馆”，学习其先进的档案管理经验，随后编写出了适合本单位的《档案管理标准》、《档案室管理制度》等一系列建设性档案管理文件及《档案移交接收清册》《档案查（借）阅审批表》等日常管理文件。仅至2011年底，便已成功接收科技档案共计506册；文书档案共计1969册；销售档案共计573份；财务档案共计249册；人事档案共计1437份；行政档案共计426册。且档案室自2012年四月初正式实行“档案借阅”制度以来，已先后为工程、研发、财务、人资、生产等提供了上百人次的档案借阅工作，对各类生产管理提供了极为重要的参考资源。本企业档案室在短短一年的时间内就充分发挥出了其档案管理的重要作用，由此看来，企业档案作为继承、保护与开发事业，对企业科技的发展占有举足轻重的地位。因此，档案管理的规范化是企业档案事业发展的必然要求。

5.全面推行标准化体系生产管理，实现企业档案管理的规范化

笔者从事了多年的基层技术管理工作，对制造型企业的生产流程、国际标准化体系的生产管理，规范、现代化的档案管理了然于心。并深切感受到企业要发展、要壮大，除了要有过硬的技术攻坚力量、雄厚的经济实力外，实行规范、标准化体系的企业管理是企业取得成功的法宝，而生产管理和档案管理既是企业管理不可分割的组成部分，又是企业赖以生存的基石。因此，全面推行标准化体系的生产管理，实现企业档案管理的规范化刻不容缓。要想最终达成这一目标，可以从如下几个方面着手：

（1）公司高层领导者应本着高度重视企业标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作为立场，在取得现有成果的基础上，进一步赋予标准化管理人员和档案管理人员行使职能的充分权力，并制定相关激励机制，把标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作放在人才队伍建设的高度上来，提高相关人员的工作积极性，以便形成一股后进之力，推动标准化生产管理和规范化档案管理的进程。

（2）企业标准化工作是一项重要的基础管理工作，它既是长期工作，也是日常工作。因此，领导者应更新观念，将标准化体系执行人员从兼职的状态中脱离出来，以便加大对全员标准化体系知识的培训宣传力度，使全体员工切实理解企业推进标准化体系生产管理的方向和决心。同时，企业标准化体系执行人员要将标准化体系生产管理的概念具体化、书面化、格式化，让每个员工触手可及、触目可望，并对企业标准体系的实施进行认真的策划，对实施的结果进行检验、分析和改进，通过评审采取有效的措施，推动企业标准化体系的持续改进，真正做到生产现场的标准化管理。

（3）企业的档案资料是保证企业可持续发展的重要保障，档案管理又是企业整体管理体系的重要组成部分。企业应注重抓好档案管理人员的业务技能培训，更新观念，力求创新，不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。档案行政管理部门与各主管部门应密切配合，进一步加强规范化管理的检查指导，以此带动整个企业对档案工作的认识，真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。档案管理人员自身要坚持与时俱进，除认真按国家《档案法》及已制订的有关档案管理的各项规章制度进行程序化操作外，还必须认真学习文化知识和计算机信息技术，适时实现计算机智能化、网络化管理，将档案管理融采集、处理、存储和传播为一体，促进公司档案管理工作的标准化、规范化、科学化管理，以便提高档案工作效率，更好地为公司的发展提供全面、高效、优质的服务。

（4）管理层适时监督、各部门负责人积极配合，做好标准化体系生产管理及规范化企业档案管理的反馈工作。标准化体系执行小组及专职档案管理人员要及时将日常生产管理的反馈信息进行处理，以便不断加以修正。

结束语

只有我们全民动员，切实将标准化体系的生产管理和科学、规范化的档案管理落到实处，才能促进企业健康稳定的发展，我们的企业也才会经久不衰，百年传承。

参考文献

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[3]王学芳.浅谈企业的标准化管理[J].机械工业标准化与质量，2011年2月总第453期

不动产档案整理范本篇(3)

为了指导各机关单位做好8号令的贯彻实施，陕西省商南县档案局从2007年年初开始，确定县财政局、土管局、县农行等5个单位为试点单位，编制出不同类型《机关单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(以下简称《归档范围和保管期限表》)的范本，使档案业务指导人员心中有数，稳步推进。

1、强化培训，深刻领会8号令的精神实质。8号令业务性强，涉及面广，我们通过举办培训班、研讨会等多种形式开展对8号令的学习，熟悉编制《归档范围和保管期限表》的标准、要求、方法和格式，为全面贯彻实施8号令打下坚实基础。

2、联系实际，做好《归档范围和保管期限表》的编制。各机关单位在制定编制方案时，与本机关档案分类方案统筹考虑，深入调查本机关各部门的职能任务，突出“以我为主”，体现本级职能，在充分利用原有机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的基础上，重点关注8号令新增加的内容，防止遗漏或重复。严格按照档案鉴定的原则和方法，依照文件重要程度准确划分和确定保管期限。

3、加强监督指导，严格履行审批程序。贯彻实施8号令的关键是履行“审批制”。所以，档案行政管理部门必须加强监督指导，严格履行审批程序。《归档范围和保管期限表》通过档案业务指导人员初审同意，再报经县档案行政管理部门审查并以书面函复后方可执行。

4、加强组织领导，纳入考核目标。我们成立由县档案局和相关部门领导组成的实施8号令工作领导小组，全方位、多角度推进8号令的实施，开展贯彻8号令专项执法检查活动，并将此纳入工作年检、评先树模和规范化管理评估的重要内容。县直各单位也成立相应机构，具体负责《归档范围和保管期限表》的编制、审核和上报工作，县档案局应及时给予审批，确保顺利实施。

实施8号令中值得探讨和注意的几个问题。

1、实施的范围

8号令实施的范围为各级党政机关、人民团体、具有行政管理职能的事业单位(包括二级单位)。上述机关所编制的《归档范围和保管期限表》要一并报审，编制对象为机关的文书档案。军队系统、企事业单位可参照执行。国、省属机关单位按照本系统要求执行，由其上级主管机关审批，但应向当地档案行政管理部门抄送备案。

2、实施的时间进度

商南县在2007年年底完成《归档范围和保管期限表》的制定和审批任务，2008年全面实施，即在整理2007年度归档文件时，全部统一按8号令执行。2006年以前形成的文件材料未整理的，考虑到档案实体和保管期限的统一性，作为特殊情况对待，可按8号令要求整理，以利于档案的排架和管理。已整理入库档案不做变动。

3、“以我为主”归档原则的掌握

贯彻“以我为主”的归档原则，要正确把握好三个问题：一是要准确把握文件归档的时效性，办理完毕的文件才能归档；二是明确归档范围，要正确区分文件与资料，特别是本单位在工作中产生的，在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的资料，以减少归档文件的冗杂，提高档案利用的效率和效果；三是要维护全宗的完整性。在归档工作中要掌握重点，分清主次，防止应该归档文件的散失；同时，又要防止不该归档文件的混入，使归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案工作的规范化、标准化管理奠定坚实基础。

4、上级文件归档合理分工

8号令将上级文件归入永久保存的档案，限定在“直属上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”的范围，这一规定对上级方针政策性文件的归档，做了一个很好的分工，避免了上级文件重复归档的问题，这是一个很大的进步。商南县在实际工作中，对上级文件归入永久保存的范围，做了如下分工：县委以上直至中央委员会的党内文件，由县委办公室归档；县政府以上直至国务院的行政文件，由县政府办公室归档；其他县团级机关和县直部门直属上级机关制发的，属于本机关主管业务的重要文件，由各机关和部门分别归档；乡镇机关对上级机关制发的方针政策性文件，一律不做永久保存(归入定期为宜)。这样就可以避免档案进馆后大量重复的问题。

5、几个具体问题的处理

(1)按8号令要求整理的档案和原有档案(指按《归档文件整理规则》要求整理的盒装档案，不包括以前的案卷)如何排架存放问题。我们主要采取分类方式：

一是实行《归档文件整理规则》较早的单位，形成的盒装档案较多，按8号令要求整理的永久保存的档案，可以和原有永久保存的档案一起排架存放；定期档案和原有盒装短期档案一起排架存放；原有盒装长期档案封闭管理(因不再产生长期档案)，待日后向档案馆移交时再做处理。

二是2005年以后实行《归档文件整理规则》的单位，产生的长期档案较少，可将保管期限做出调整，排在永久档案内管理。

三是还没有实行《归档文件整理规则》整理档案的单位，要以实施8号令为契机，将《归档文件整理规则》和8号令同步实施，这样就不会出现档案不好排架管理的问题了。

(2)对上级机关制发的方针政策性文件的归档问题。鉴于几十年来一直单独立卷归档的做法和基层单位每年收到这类文件较少的实际，实行8号令后，在整理这些文件时将它作为“方针政策类”集中整理，不再将这些文件细分小类，也不再将这些文件和自己产生的文件混杂在一起归档，使这些文件归档相对集中，便于保管和利用。

(3)对于规模较小的基层单位，每年产生的文件很少(不超过2盒为度)，对定期档案的整理，可以不采用标时制，直接归入定期档案既可。

(4)归档文件的分类问题。基层单位宜采用按问题分类，不宜按机构分类，因为基层单位内部机构不健全，加之不同机构产生的文件数量太悬殊，类与类之间不平衡，按问题分类具有很大的灵活性。

不动产档案整理范本篇(4)

一、影响企业档案资源完整度的原因分析

1.文件材料归档范围的参考执行性不强。文件材料归档范围是各部门移交文件材料的重要依据，一般都是由各机构自行梳理后交档案管理部门汇总形成，但在此过程中，梳理人员受档案专业知识水平限制，存在对归档文件材料的归档价值判断不准的问题，而文档人员受相关专业知识的限制，在审查其合理性的过程中同样存在判断不准的情况，双重原因造成归档范围可能不准确；另一方面，文件材料归档范围具有随企业发展而动态更新的属性，需要不断补充或调整，这些补充或调整若未能及时更新至归档范围内，会造成应归档而未归档的问题。

2.各部门所移交归档文件材料的完整性无明确的评估依据。各部门虽然参考归档范围制定了年度归档计划，并按计划开展移交工作，但从档案管理部门的角度来看，档案人员未能介入各部门的日常业务，无法了解各机构实际文件产生情况，企业文档人员只能被动接收归档的文件材料，而无法主观评估归档计划的完整性以及是否移交了所有应归档的文件材料，这也正是很多企业档案管理部门一直沿用的被动接收而非主动搜集归档文件材料的模式，同样存在导致档案资源完整度低的潜在风险。

3.部门内部档案工作要求不明确，部分员工档案意识不够，对档案资源的重要性认识不足。要求不明确主要表现为部门内缺少日常档案工作开展的依据（如本部门的文档工作细则等）和必要的内部职责分工，导致内部管理混乱；意识不够和认识不足主要指部分员工实际工作中为便于自己利用将一些文件材料“牢牢掌握”在手中，造成部分应归档文件材料散落在各处而未能交由档案管理部门进一步开发其利用价值；还有一部分员工则过于重视实体工作成果的验收而忽视了工作过程中应形成的归档文件材料的收集，也造成应归档文件材料的流失。

二、提升企业档案资源完整度的措施分析

从上述影响企业档案完整度的原因分析来看，笔者认为应将“完善制度，化被动收集为主动搜集”作为核心思想纳入到企业的文件材料移交归档接收工作中，并据此提出以下建议措施。

1.建立覆盖全企业的的档案工作网络。档案工作网络是以档案管理部门为业务中心，各部门为业务点的企业档案工作模式，是将档案工作纳入到各部门日常业务的主要方式，其本质是档案管理部门在其它部门的业务延伸，即各部门设置兼职档案工作人员来处理本部门的日常文档管理，在业务上接收接受档案管理部门的监督和指导。档案工作网络的有效运行，是企业档案工作得以正常开展的重要组织保障，保证了各部门的档案工作有专人牵头负责，为档案管理部门了解、监督和指导各部门的档案业务开展情况创造了条件，对企业档案资源完整度有着较大影响。

2.加强档案管理部门的前端监控，从制度上做好对业务文件材料产生的管控。制度完善的企业，各项业务的开展都应有明确的程序、规章或相关文件作为依据，以笔者所在公司为例，所有业务活动遵循“一切以程序为依据”的原则，各部门均建立了完善的业务程序体系，更在程序中设定“记录”章节，以说明执行本程序应产生的记录，这些记录正是企业档案的第一来源。为了保证记录章节的有效和规范，公司在程序文件生效的流程中设定了文档审查的环节，由档案工作人员对程序文件的质量和“记录”章节所描述内容的完整性和准确性进行重点审查，以确保所有业务活动可能产生的记录能有明确的来源，并和执行中的文件材料归档范围进行筛查对比，确保所有应归档的记录都纳入文件材料归档范围。

3.积极关注并研读公司及各部门的重要文件，从文件中来验证、补充应归档文件材料的完整性。公司层面的重要文件如大事记、总经理部例会纪要等是公司层面业务活动的主要记录载体，各部门的重要文件如年度工作计划、工作总结和定期的例会纪要等都是了解其业务开展情况的重要途径，以大事记为例，其本身是公司档案全宗卷的重要组成部分，其所记录的公司活动一般都会产生相关的照片，因此档案人员在接收照片档案的时候，可以将大事记作为重要参考依据来判断照片档案是否完整；再比如，总经理部及各部门定期会议所形成纪要会对一定阶段内的业务开展情况进行汇报总结并在此基础上布置下一阶段的任务，而专项任务则可能会产生专项需归档文件，因此，通过研读文件能较好的了解公司及各部门业务开展情况，对掌握各机构可能产生的应归档文件材料有较大的参考意义。

4.建立由企业档案管理机构牵头、各职能机构配合的定期梳理机制。档案管理制度完善的企业基本都设立了由文档人员、各机构负责人及关键岗位人员组成的档案鉴定委员会或小组（其主要职能是对保管期满档案的价值鉴定和后续处理），结合第2、3条的措施的执行结果，档案管理机构可以将归档范围的定期梳理和调整作为该委员会的日常工作事项之一，档案管理机构与各业务机构人员进行面对面的交流、梳理和确认，及时更新企业的文档材料归档范围。

5.提升企业文档管理的信息化水平，实现文件全生命周期内的跟踪和管控。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，如果能通过信息管理系统实现对所有文件在其生命周期内的全流程跟踪和管控，且档案人员被授予了各系统的相应权限，那么档案人员则能全面、清晰、准确的了解整个企业的文件产生情况，在年度文件材料归档接收过程中就能有明确的评估依据，极大的降低文件材料应归档而未归档的风险。因此，较高的文档信息化管理水平是提升企业档案收集完整度的重要技术保障，实现文件管理精细至每一个流程、环节可跟踪的信息化管理亦可作为一个企业档案管理工作的重要目标之一。

6.建立应归档文件材料的跟踪机制。对于特定类型的文件，如移交范围明确或定期产生的文件材料，建立由文档人员进行定期跟踪的机制。以笔者所在的公司为例，公司档案主要来自内部各部门和外部合同单位，外部合同单位应移交的文件材料会在双方签订的合同中予以明确，为保证这类文件材料能系统、完整的移交到文档管理部门，文档人员为每一份合同建立了跟踪信息，包括应移交文件材料的名称、移交责任人、移交时间等，便于后续做好有针对性的跟踪工作。对于按期移交的，及时关闭跟踪信息；对于到期未移交的则主动催交，必要时双方进行专项沟通和协调，对移交内容、时间等进行适当调整。

7.对各机构的日常文件管理工作进行定期专项监查和指导。日常业务开展过程中有序、良好的文件管理才能保证各机构所产生文件材料的系统和完整，通过定期的专项监查和指导，一方面能有效监督各机构日常文件管理工作的有效性，发现存在的问题和良好实践，为其提供相应解决方案的同时在企业内部进行良好经验的推广应用，提升公司档案管理的整体水平；另一方面，这也是档案管理人员了解各机构文件产生情况，为后续文件材料的归档接收提供评估依据的有效途径。

8.加强档案宣传与培训，凸显档案资源和档案工作的价值，持续提升员工的档案意识水平。通过开展档案普法宣传教育、档案利用典型案例宣传等方式，使广大员工充分认识到档案资源开发利用在企业发展过程中的重要作用和地位，凸显档案资源的价值和档案工作的影响力，加深员工对档案工作的认识程度，提升员工的整体档案意识水平，最终为企业档案资源的搜集创造良好的工作环境。

三、结语

不动产档案整理范本篇(5)

作者：肖迎霞 单位：富裕县房产管理处 强化房产档案基础工作。 做好房产档案收集工作。随着房产档案来源渠道日趋多元化，对房产档案管理部门收集工作提出了更高的要求，房产档案管理部门必须提高工作效率，制定完善的工作流程。首先，规范房产文件材料的归档范围和分类方案，全面落实档案人员岗位责任制和房产档案归档制度；其次，分派业务处理能力较强的档案管理人员到基层单位进行立卷业务指导，从而确保相关资料收集齐全、完整，并做好房产档案移交管理工作；再次，提高房产档案收集质量，对档案目录、归档卷数、案卷质量等进行认真检查，坚决退回记录不全、地址不清、记录不规范的房产材料，并要求重新整理、移交。 提高房产档案整理工作质量。房产档案整理工作是将收集来的房产资料进行系统化分类、归档，进而形成有序资料体系的过程。首先，房产档案管理部门要对全部档案资料进行筛选整理，对重要材料实施重点保护管理；其次，严格遵循档案管理规则，科学分类、合理排列、整齐装订档案材料。为了提高房产档案的直观性和真实性，应当将房产照片一并纳入到档案管理范围内，与原房产材料进行统一保存。 做好房产档案编目工作。编目工作质量的高低直接关系到房产档案的开发利用效率和科学管理水平。为了满足房产档案动态管理的需求，应着重解决好档案管理动而不乱这一难题。由于同一地号的产权档案在增减变动的情况下，其档案始终依次排列在同一地号内，但是在档案实际使用中，必须按照街道、路、巷、门牌号等进行检索，所以必须改革传统的房产档案编目工作，使原始登记与变更登记相统一。 重视动迁房屋的档案管理工作。随着城市建设速度的不断加快，产生了大量的旧城改造工程，然而由于旧房产产权产籍注销工作与拆迁工程未能实现同步进行，导致旧房屋的产权产籍注销只能由动迁户自主到房屋产权管理部门办理。加之，部分拆迁工程在仓促时间内开展，增加了房产档案管理工作的困难，从而影响了房照补发、产权确认等工作的顺利开展。所以，应当从建立健全拆迁档案管理制度入手，强化拆迁档案管理，将拆迁档案工作全面交由产权产籍管理部门负责，落实统一管理，及时做好产权注销登记，提高房产档案管理的准确性和完整性。 提高房产档案开发利用效率。 坚定为大众服务的思想意识。房产档案管理不仅要为政府有关部门的档案需求者提供服务，还要为了解房产档案信息的普通群众提供服务。所以，房产档案管理部门应当建立档案用户信息资料库，对重要的单位和个人房产信息进行收集和整理，并建立房产档案信息利用服务网站，为房产档案资料需求者提供优质服务。 全面开发房产档案信息内容。档案信息的全面性和真实性，以及服务内容的有效性和便捷性是提高房产档案管理部门工作质量的核心所在，也是对档案实施动态管理的价值体现。开发房产档案信息，其主要任务是获得有使用价值的房产档案信息，在遵循档案信息收集原则的基础上，结合社会发展趋势和信息使用者的需求特点，对房产信息进行鉴别、筛选和重新整理归档为高质量的信息资料，以满足利用者不同层次的使用需求。 创新房产档案服务方式。房产档案利用程度与档案利用服务方式息息相关。在传统的档案利用服务方式中包括档案外借、阅览、查询、展览、制发复本、开具证明、档案咨询等服务。 伴随着市场经济的不断发展，房产档案管理部门应当创新服务方式，将档案服务推向市场，提高档案的利用价值，以获取良好的社会效益和经济效益。例如，在市场上寻找服务商机，针对不同人群的需求提供专题活动。

不动产档案整理范本篇(6)

一、资产清查中暴露的固定资产档案管理问题

严格依照国有资产清查文件完成自查、账物核对、现场盘点、数据校核等清查工作，运用实地调查、电话访谈、档案查询、个案面谈等方法，在全面获得了固定资产真实、完整信息的同时，也发现了资产档案管理存在的不少问题。

（一）部分固定资产无档可查。据调查，不少单位对资产进行校核时查不到相关档案，对账上有的、清查时没有的资产无法进行追根溯源；零星档案也是分散在会计和文书档案中，很难查到资产流向等信息。对账上没有的、清查时有的资产，也难以确认资产来源、金额、使用情况等，有的仅凭相关人员的口述进行界定，主观性较强。

（二）部分固定资产档案不完整、不规范，利用率低。固定资产登记上账时较为粗略、模糊，类别细分不够科学，致使档案资料参考价值降低。比如，台桌类、桌椅类资产数量较为庞大、分类细碎，原始材料上没登记资产规格、型号、尺寸、保管人、使用部门等关键信息，致使部分固定资产无法进行深入清查。尤其是饮水机、屏风等耗损性强，价值较小、移动方便的资产更易去向不明；部分电子类固定资产（譬如：刻录机、办公设备零部件）更新换代快，如不能按规定及时处置，故时间一长，不明去向，此项资产的档案资料无法补充。

（三）固定资产档案管理缺乏动态性，资产档案出现断层。部分固定资产使用时间跨度较长（譬如：摄像机，使用年限6年），使用频率高（譬如：安全、检查、监视、报警设备等资产）、使用部门和使用人流动性较大（譬如：台式计算机），对其使用、借还等情况搜集的工作量较大，若未能进行及时跟踪管理，致使相关档案出现空白。

二、固定资产档案管理问题分析

固定资产档案管理既涉及到资产，又关系到档案，是复合型工作，如果相关负责人不具备较为复合的知识结构和技能，就难以对该部分档案进行严格检查，不易对一些不规范的资产材料进行查漏补缺和重新整理。

一是资产管理者档案管理意识相对欠缺。资产管理者不懂档案相关知识，在管理过程中容易漏掉重要文件材料。譬如：资产保管人认为只要是资产一股脑放进仓库里就行，进出仓库的登记不科学，甚至不登记直接入库，这样就无法形成原始材料。资产管理者不能及时根据资产生命周期与资产申购部门、资产使用人、各部门进行沟通交流，致使资产账目登记不全、登记错误等情况出现。

二是档案管理者不了解资产管理流程，难以鉴别或补全材料。资产管理员常常把资产资料送到档案管理员手里，因不了解资产管理等相关情况，往往资产管理员送来的算数，无法进行材料鉴别，不利于档案资料的完整齐全。

三是资产档案相关制度不健全。多数单位进行资产管理是依据省级部门的资产制度，有的虽然制定了本单位的资产管理规定，但丝毫没提资产档案管理或只是几句带过。相关部门或人员保密工作不到位，尤其是档案管理不善的单位，因无依据可查，资产流失率增加。

三、强化固定资产档案管理，提高归档质量

因固定资产涉及办公用房、居住用房、车辆、专用设备等广泛范围，且使用年限较长，固定资产档案管理也相对复杂，管理难度比较大。

围绕资产生命周期，把资产管理文件从生成到永久保存或销毁看作一个系统，以文件生命周期理论为基础，在档案管理的“前端”即文件的形成前便进行干预和控制，对中端即“处理、鉴定、整理、编目等等具体管理活动及末端文件保存或销毁“产生积极影响，提升档案工作的效率，提高档案管理质量。

（一）完善固定资产管理等相关制度，促进固定资产档案管理规范、科学。固定资产管理与档案管理相辅相成，相互促进。一是根据国家、省级行政事业单位固定资产管理政策，结合资产管理与清查中的新情况、新问题，建立健全固定资产管理规定，及时制定或修订适合本单位实际、便于操作的固定资产管理细则，使固定资产管理有章可循，利于形成可靠的资产资料。二是建立健全固定资产档案管理制度，确定资产档案的归档范围和保管期限表等内容，确保收集过程有章可循；严格执行归档材料收集标准，主动细致地收集，按照各类档案的分类原则和方法进行分类整理。及时整理不符合要求的材料，补充必要材料，确保归档内容的完整与规范。建立档案收件簿，规范材料装订，以便日后查阅，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化轨道。

（二）重视档案收集和价值鉴别工作。档案收集是档案管理各项工作的基础，鉴别是保证档案材料归档质量的重要手段。实行动态跟踪管理，在资产购置、验收、入账时做到卡片信息正确、清晰、齐全、规范。严格依据资产流动的实际，对资产账目进行更新、完善，把借用单、转移单、故障维修记录、调拨单、登记入库单、资产清查盈亏表、报废审批单、核对单、处置单等信息作为重要档案资料加以保存确保资产档案的系统性、完整性和规范性。对收集起来的档案进行真伪和价值鉴定，对档案材料范围、完整性、真实性进行鉴别，对材料形成手续进行审查，对鉴别后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及时进行处理。尤其是资产清查等重点工作的材料搜集整理工作，作为重要的档案资料。对账上没有、清查时出现的资产另外登记造册，每条资产数据登记完整齐全。将那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件“档案化”，要确保文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性并且能够证明，使文件可以作为证据和作为档案保存。

（三）结合固定资产管理系统，加强档案信息化建设。资产系统以资产卡片为主要形式实现对资产的登记、查询、统计等基本管理，但电子文件的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位，在较长时间内纸质文件和电子文件还会继续并存。按照国家档案局的要求，可根据归档要求导出资产卡片等电子版数据，并与相同版本的纸质文件一同归档，对预算、审批、购置、调剂、维修、出库、报废等相关档案资料进行数字化处理，电子档案相应地自动生成，查阅相当方便，也有效地保存了原件 。

不动产档案整理范本篇(7)

[关键词]农机；科研档案；现代化管理

[中图分类号]G271[文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）06 ― 0174 ― 02

一、农机科研档案的内容和特点

农机科研档案是现代科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。科研课题管理、科研成果管理、科技人才管理、科研仪器管理、科研统计管理，都与档案管理有着密不可分的联系。建立完整的农机科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志，而农机科研档案的科学化、规范化管理直接影响农机科研管理工作效率的提高。

农机科研档案是在农机科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、计算机软件数据、声像等各种形式的文献资料。农机科研档案是开展农机科研活动的真实记录，是科研人员知识与智慧的积累，是科研储备的一种形式和重要的信息资源，其本身具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特点。农机科研档案从内容上划分，包括科研准备阶段中科研课题申请书、项目立项文件、经费下达文件、项目合同书、审批文件、任务书、项目计划书等文件；研究实验阶段中的项目实施方案、试验设计书、试验原始数据、实验报告、项目进展报告、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的试验工作总结，科研报告、论文、专著、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；科研成果推广应用阶段中的推广应用方案，转让合同，科研成果中间试验计划；科研产品推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。从载体材料上可分为：纸质档案、照片档案、录音录像档案、计算机软盘光盘档案、实物档案等不同形式。

二、农机科研档案的内涵和作用

1.农机科研档案是进行积累科研经验的重要准备。

农机科研发展的延伸，要求有农机科研经验的积累，而积累农机科研经验的最重要形式，就是把农机科研活动经历及其成果真实的记录到农机科研档案中，这就是说，农机科研档案是记录科研思维、科研成果的一种表达和存在形式，它对于促进农业机械现代化具有重要作用。

2.农机科研档案是进行科学研究的佐证材料。

农机科研档案是科学研究不可缺少的佐证和参考材料，农机科研人员在制定科研计划、编写课题任务书时，都必须要进行查新，对过去的农机科研档案中的同类成果，要吸取精华剔除糟粕，借鉴已有的成果，为己所用。要想进行科学研究，就必须大量地阅读和占有可靠的资料，这些都要以完整、准确的农机科研档案作为依据，同时，它还是判定科研成果归属与解决知识产权纠纷的重要依据。因此，农机科研档案不仅是进行农机科研活动的重要佐证材料，还是农机科研活动的必要依据，所以说，农机科研档案同农机科研活动的关系密不可分。

3.农机科研档案是进行学术交流的有力工具。

学术交流是农机科研活动的一项重要内容，农机科研档案既是科研活动的真实记录，又是学术交流的有力工具。随着社会的发展，农村对高端农机产品需求不断加大，产品更新换代不断提速，这就促使农机科技人员要创新研发理念，不断推出符合市场需求的新产品，农机科研人员之间的交流也在不断扩大，国内外同行间的交往不断增多，但即使是信息交流高度发达的今天，农机科研档案作为学术交流工具的作用仍然不可代替。

三、农机科研档案的现代化管理

农机科研档案现代化管理是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的系统化、定量化、智能化的需求，充分的调动人的主动性、积极性、和创造性〔1]。建立健全现代化农机科研档案是为农机科研事业发展服务的，多年的实践证明，我省农机科研档案采取的多是传统的手工管理方法或部分电子管理方法，在当今电子信息化形势下产生了一系列问题，档案管理上手段、上水平，实行现代化管理已成为一种必然趋势。因此，实现农机科研档案的现代化管理，才能适应农机科研事业发展的需要。

1.认真查阅各类农机科研档案。

农机是农村发展经济，农民增产增收的重要手段。在整个农业的生产经营、技术装备、田间管理、种子包衣、种植收获、畜牧养殖、土壤改良、农村能源再生利用、农产品加工、运输、及农技推广服务中，农机科研作为一个重要科技系统积累了许多有价值的技术资料， 这些资料是农机科研工作的直接记录，也是重要的科技资源〔2]。

认真查阅各类农机科研档案，是实现农机科研档案分类管理的标准化、规范化的首要工作。黑龙江省畜牧机械化研究所自1961年建所以来，承担国家、省市科研课题182项，获国家专利57项（其中：发明专利8项），为我所科技人员尤其是青年科技人员留下了许多珍贵的农机科研成果和相关各类设计图纸、光盘影像资料及样机、实验设备等物质资产，由于多年来未做全面的清查，未建立计算机管理的电子档案，因而不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要进行认真查阅，除去那些过时的无用的资料，保留适应现代农机发展趋势的资料，才能保证今后在全所实行高效的计算机管理的电子档案。

2.对农机科研资料进行规范化管理。

加强农机科研档案管理的规范化和数字化建没，应制定农机科研档案管理的中长期规划，这是转变目前农机科研档案管理薄弱状况，不断提高农机科研和科研管理水平的有效途径。建立现代化农机科研档案，用现代化手段保存档案，目的就是更好地为社会为农机科技人员提供有效的利用空间。规范化的农机科研档案，能够推动农机科研事业为“三农”服务，为现代化大农业服务，在农机科研事业发展进程中，实现档案管理工作的自身价值，也会实现对农机科研档案管理工作的检验和推动，从而实现档案管理工作助力农业生产机械化和社会主义新农村建设。把农机科研档案这一信息资源变成活的物资财富，还要树立农机科研档案利用的创新意识，把档案利用由静态保管，变为动态利用〔3]。

3.真实录入农机科研档案数据。

农机科研档案的数据录入综合性强，有科研课题立项申报档案、科研课题执行计划档案、科研成果鉴定档案、科研成果各类奖项申报档案、科研成果国家专利申报档案、各类科研成果图纸、农机科研成果推广、转让档案、技术服务档案、科技人员专用研究工具设备档案、实验室各类仪器设备档案、农机科研成果中试加工设备档案等等几大门类。档案管理人员要按照农机科研不同研究方向产生的各类档案和各类技术资料档案进行分类、整理、加工、鉴定、立卷，使之成为有参考利用价值的科技信息资源。档案工作人员既要熟悉档案业务又要熟悉农机科研专业知识，还要深刻领会和掌握农机科研行业标准，树立高度的工作责任心，真实做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。 农机科研档案人员肩负着为“三农”服务，为现代化大农业助力的历史职责，有义务将经手的所有档案资料运用计算机进行管理，建立完善电子档案，丰富科技信息资源，推动农机科研事业发展。

4.对农机科研成果进行规范化分类。

农机科研档案管理应具有系统性、完整性、规范性、安全性、时效性和真实性。标准化、规范化既是对农机科研档案科学管理的一种控制手段，又是管理的基础，是提高农机科研档案管理水平的必由之路，也是实现农机科研档案管理现代化的前提。我们要在农机科研单位推行档案标准化管理，就是要在搞好调查研究和科学分析的基础上，建立起符合农机科研档案工作规律和特点的档案标准化管理制度，使档案管理各项工作环节按一定的标准来进行。对农机科研档案工作的技术、方法和设备在一定的原则下进行规范，对农机科研成果按照行业标准进行分类，共分大类、小类和品目三个层次。其中大类分以下十四种：耕整地机械、种植施肥机械、田间管理机械、收获机械、农产品初加工机械、农用搬运机械、排灌机械、畜牧水产养殖机械、动力机械、农村可再生能源利用机械、农田基本建设机械、设施农业机械和其他机械。小类和品名在在大类的基础上再进行细分。这样分类进行计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要，从而达到标准化和规范化管理〔4〕。

5.对农机科研档案进行科学整理和命名。

农机科研档案必须经过科学的整理和编目，才能系统化、条理化，才能揭示农机科研档案的内容，为提供利用创造条件。如果农机档案整理得比较粗糙，没有规范农机科研档案的标题或命名不科学，组卷过大以及案卷题目不能揭示卷内文件内容，造成部分档案有目难查，使不少有重要价值的档案被埋没，这就给农机科研档案利用工作带来极大的不便，档案管理人员只能凭经验扩大查档范围。其结果既加大了查阅者的工作量，又浪费了利用者的宝贵时间，更重要的是许多本该提供利用的档案因此而未能被利用，体现不出科研为社会服务，为经济建设服务的理念。传统的农机科研档案管理模式中，科研成果、档案资料作为信息实体被单独保存着，各个档案信息资源都是相互独立的，既没有按照农机行业相关标准命名，也没有体现出农机行业特点，不利于分析、使用。而建立农机科研资源信息库，通过电子档案数据中心把农机科研档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，通过准确查询农机科研成果分类号或者相关农业机械的全称，进行检索，从而保证了所查询资料的准确率。

运用计算机对农机科研档案进行现代化管理，不但具有快速进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录等优点，同时计算机还具有判别、诊断、筛选、鉴定等功能，关键是转变了农机科研档案工作人员以往的工作观念。可以说，运用计算机进行档案管理是农机科研档案管理上的一大飞跃，实现农机科研档案管理现代化，须加速实现科研单位档案工作人员素质现代化，如果科研单位档案人员没有现代化意识，就会影响农机科研档案管理现代化的进程。农机科研档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，农机科研档案事业才能不断兴旺发达。农机科研档案管理在农业机械化和现代化大农业中起着提供信息、推动发展的作用。所以，农机科研档案工作者要熟练运用计算机做好科研资料的收集、整理、鉴定、归档工作，提高农机科研档案资源的开发利用效率，让适应农村经济发展的科研新成果尽快转化为生产力，为农民增产增收做出更大的贡献。

〔参 考 文 献〕

〔1〕 张红梅.浅谈档案现代化管理〔J〕.档案管理.2011，（05）.

〔2〕 郝丽娟.浅述科技档案在农机化工作中的作用〔J〕.农村牧区机械化.1996，（02）：35