客户档案管理篇(1)

二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、 档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人；

（二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、 B角各执一份，档案资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐；

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

六、档案的借阅

（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；

客户档案管理篇(2)

关键词：客户档案；电力营销；管理

中图分类号： G271文献标识码： A

前言

客户档案的主要内容有客户的基本资料、电源、用电、计费参数、计量、设备以及供用电合同等相关信息，是开展电力营销业务的前提与基础。对于电力营销管理工作而言，其客户档案的管理工作显得至关重要，客户档案信息的准确完整性对于电力营销工作中的线损与电费计算、报表统计与分析等各项业务的准确性和服务质量都有直接的影响。

一、我国的电力部门运营机制

从我国目前的电力部门的运营体制来看，在全国范围内以“厂网分离”、“竞价上网”等为核心内容的电力体制改革已经逐渐开展起来，在目前的这种环境下，导致供电公司所面临的营销环境在不断的发生变化，这种变化意味着供电公司所面临的竞争形态已经由以前的传统的区域垄断转变为现在的比较先进的、科学的广域竞争，产品渠道则由以往比较普通的单向的一厂一网转变为现在的市场状态下的竞价上网，客户主导代替了以往的生产主导的运营模式。主动竞争代替了被动发展的发展动力，国家的相应政策也由局部开放代替了以前的政策管制。在这种情况下，电力公司的经营方式就必须发生相应的转变，因为它已经失去了以前的垄断权，要学会在市场中进行竞争，不断强化营销意识，特别要注意在营销工作中注意客户关系的管理，树立客户关系管理意识，不断提升服务水平，从而达到提升企业的核心竞争力的目的，促进企业的持续、优良、有序发展。

二、客户档案信息对电力营销的影响

1.客户基本信息对电力营销业务产生的影响

客户的基本信息主要有户号、户名、通讯电话等，是供电企业与客户形成供、用电关系的主要依据。如果客户所提供的是一个错误的户名，供电企业与客户之间形成的是一种错误的供用电关系，一旦出现法律纠纷，而其法律依据将不充分，容易使得供电企业的陷入被动局面，造成严重的损失。如果用于日常业务联系的通讯电话不正确，非常状况下供电企业通知客户有关用电信息的时候，客户无法及时获取相关信息，将会给客户产生不便，客户也就无法享受供电企业所提供的优质服务，对于供电企业的服务质量产生负面影响。

2.客户电源信息对电力营销业务产生的影响

客户的电源信息主要包括供电线路、产权分界点、电压等级、容量、电源数量以及电源相数等信息。假如客户的供电线路名称有误，尽管对于电费计算不会产生影响，然而客户的用电量却无法统计到具体的供电线路上，从而导致供电线路实际的售电量出现偏差，对于计算该条供电线路的线损率的准确性产生影响。并且由于供电线路的名称不正确，假如供电企业合同没有经过核实而应用该线路名称，合同中的供电线路就不是正确的，产权分界点也就不正确，合同双方签字生效之后将存在严重的错误。一旦双方由于产权责任出现纠纷而诉诸法律手段，而该合同却没有发生法律效力。假如供电企业计划对客户所使用的供电线路进行短期停电检修必须事先通知客户，则会出现无法通知到位的现象，造成客户没有做好停电的相关准备工作，容易产生较大的损失。并且一条供电线路的信息不正确容易导致多项有关业务出现问题。因此，电源信息对于一个供电企业的各项管理工作显得非常关键，所以供电企业必须确保供电电源信息不出现差错。

3.客户用电信息对电力营销业务产生的影响

用电的具体地址、类别、合同与用电容量以及客户种类等都是客户用电信息。其中用电类别是一个供电企业用来区分各种用电客户，执行电价的重要依据，假如由于工作人员出现错误，将非工业用电当成农业用电，本来应当执行非工业电价却执行了农业生产电价，从而导致电费计算出现错误。假如电量非常大，对于售电均价产生较大的影响，从而对营销分析产生很大的影响，导致供电企业在分析市场用电的结构、负荷以及用电需求等出现偏差。

4.客户用电设备信息对电力营销业务产生的影响

供电企业掌握客户负荷的特点、用电性质以及需求等最直观的一种信息就是依靠客户的用电设备信息，同时也是供电企业对广大客户合理、安全、有序以及节约用电的主要依据。

供电企业必须掌握客户用电设备的准确信息，包括了设备的名称、设备型号、电压、电流、功率、制造厂家、检验报告以及合格证书等，并将所有客户按户逐一进行登记，妥善保管，随时进行更新，确保客户设备的台帐资料与实际使用的设备完全符合，避免不合格设备投入运行，以免对电网的安全、稳定经济运行产生隐患。

5.客户计费参数信息对电力营销业务产生的影响

计算标准与方式、电价代码以及功率因数标准等是计算客户电费的标准与依据。基本电费、电价、变损以及功率因数标准针对不一样的用电类型与容量的客户执行不一样的标准，执行了错误的标准，计算的电费就会出现错误，导致收取客户的电费就会出现错误。计算的电费出现错误，统计报表就会错误，不仅影响到售电收入，还影响到供电企业对售电的统计与分析。

6.客户计量信息对电力营销业务产生的影响

客户计量信息主要包括电能表、失压仪、互感器以及计量点等信息，这些信息都是一个供电企业准确计量客户电量的重要依据。计量设备参数必须准确无误，所设置的计量点以及计量方式必须科学合理，从而确保供用双方能够实现双赢，真正体现出公平、公正、公开，否则也很容易出现计量纠纷。一只互感器变化将会导致电量出现异常，电能表表号如果登记有误，会让客户对电量的准确性发生怀疑，进而不相信供电企业，影响到供电企业的形象及其电力营销工作。

7.供、用电合同信息对电力营销业务产生的影响

供、用电合同当对于供、用电双方行使的权力和履行的义务作了明确规定，同时也明确了各自需要承担的法律责任，供、用电合同是收取电费的关键依据，也是客户缴纳电费的重要依据。假如供、用电合同信息不正确，容易导致双方的权利、义务以及法律责任产生变化，应将严重影响供电企业拓宽电力市场以及提升服务水平。为了确保客户档案的准确可靠性，供电企业的负责采集客户信息的相关责任人必须对业务非常精通，并且具有高度的责任感，从而确保所采集到的第一手资料的准确可靠性。电力企业负责客户档案管理的工作人员、维护工作人员必须对存档进行严格审核，严禁任意变更与涂改，确保档案信息的准确性，为电力企业顺利开展其它各项业务提供信息保证。

三、结语

综上所述，电力营销当中的客户档案管理是多方面的，包含有客户的用电信息，基本信息，电源信息，供用电合同，计量信息等各种重要资料，是电力营销管理工作实施的基础和前提，本文首先对我国的电力营销管理工作做了分析，继而阐述了电力营销管理过程中档案管理的重要性，以及客户档案管理对电力营销的影响。

参考文献：

[1]王敏,许世辉,王宏军,赵光静等.国家电网公司标准化建设培训教材[M ].中国电力出版社,2012.

[2]杨期余.配电网络[M ].中国电力出版社,2008.

[3]国家电力监管委员会电力可靠性管理中心.电力可靠性技术与管理培训教材[M ].中国电力出版社,2007

客户档案管理篇(3)

【关键词】 电力营销管理 客户档案 重要性

客户信息一般都在在供电企业中被记录在案，这些信息包括用户个人资料、用电量、所缴纳的费用等情况等等，信息的准确性能够极大的影响电力企业的日后工作和工作效率。甚至能够直接影响是否能够正常开展供电企业工作。所以这一重要影响一定要被我们重视起来。

1 电力营销管理中客户档案管理的现状

1.1 管理的方式陈旧

目前真正的客户档案管理的模式还没有在供电企业中形成，所以就不可能对客户进行具有专门工作人员提供的幼稚的服务系统。所以不能够使用户的相关费用进行有效地收缴。这种整理方式比较笼统的档案，就是取法相应监督的结果，错误很容易在客户档案中蔓延开来。所以针对客户档案管理工作，必须要找出一套切实可行的方案和工作办法。

1.2 缺乏专门的人员和场地对客户档案进行管理

客户档案管理的工作并不是在所有企业中都得到了应有的重视，一些企业中，并不能有效的整合客户的档案信息，更不用说客户档案会有专业人员进行管理。这导致的直接后果就是档案混淆，不能保证档案的真实有效性。有的企业也不能保证客户档案可以存放在专门的地方。客户档案管理毫无标准可言，更不能被有效的管理。这样是对电力营销极为不利的。

2 电力营销管理中客户档案的重要性

2.1 客户档案可以有效的维护供、用电双方的权益

客户的档案可以使供电用电双方的交易明细有章可循，所以管理好客户的档案信息很重要，尤其是在用电纠纷出现的时候，可以为纠纷的解决提供重要的依据。人们的法律意识随着社会的快速发展也不断加强，并且相当看重对于自己切身利益的维权。电力企业要想在出现法律纠纷之时，能够保障自己的利益，就要防患于未然，即有效地管理统计客户信息档案。这样可以通过客户信息档案，可以调出客户之前的用电记录和交易信息，久违法律纠纷提供有效的依据，从而使由于记录不明确而出现的投机现象。只有这样，才能在使双方利益得到真正意义上的保证。

2.2 客户的基本信息的重要性

在电力营销的用户的基本信息包括：用户名、地址、电话等，这些信息必须要有明确详细的记录，只有这样，才能使用户与供电企业之间的关系明朗化透明化，可以及时有效的解决意外的问题。如果不这样做或者是信息不真实，那么要想了解部分问题用户的信息，就会变得很困难。这样的结果很可能就是导致双方利益受损。进而使优质的服务职能停留在口头上，并不是切实可行的。这会给相关的营销部门带来负面的影响，所以在实际工作中，必须要求电力管理部门加强这方面工作，要保证采集的客户信息一定要是真实的，只有如此，才能使电力部门工作和用户生活顺利进行。

2.3 客户的用电信息的重要性

在电力营销管理中，用户的用电信息主要是指用户使用电的种类、用电量、使用的地址等，营销管理部门掌握好这些信息后，就可以达到审核用电情况、明确用电类型的目的。从而可以更加准确的计算用电费用，以减少工作的失误，从而降低供电企业的经济损失。所以明确客户用电信息这项工作是十分必要的。一定要提高电力企业的工作人员的素质能力和职业道德，以最大程度的减少由于工作失误而造成的损失。

2.4 客户档案管理的有效进行有助于提高营销员工的工作效率

客户的档案管理工作是由电力营销人员来负责的。为了为以后的工作提供便利，他们必须要做的就是严格整理审核所有用户信息，在出现问题时可以很及时地利用这些信息区处理问题。工作人员一定要端正这方面的工作态度，不能马马虎虎，这项工作不仅要做，还要保证工作质量。更要确保统计信息的真实性完整性。否则就需要有关部门加大这方面工作的整改力度，以确保这项工作有序的进行。

2.5 建立用户档案，可以有效化解风险

由于漏缴电费的现象时有发生，所以为了应对诸如此类的客户，一定要见此相对完善的客户档案系统。只有这样才能使占便宜的用户的行为更加规范，才能减少这种对企业也造成不便的情况。完善的客户档案被建立完成后，电力企业就可以对用户之前的交易状况有更加明确的了解，可以筛选出这些不缴纳电费、或恶意拖延的客户，可以为供电企业规避风险，降低成本，从而使供电企业的的发展更为迅速健康。

2.6 用电源信息对的重要性

客户的用电信息出现的问题集中在以下三方面：线路、电压、电源问题。比如，如果用户的用电信息由于电线路出现问题不能准确、及时的输送到供电线路上，将会导致供电部门统计用户用电量不够准确。而且电力营销部门要在提前通知用户的前提下执行对用户的电路检修工作，这是为了避免由于不告知用户情况下而对用户的用电造成影响。所以工作人员在实际的工作中，要及时的对用电线路进行检修，保证用电信息源的准确，这是十分必要的。只有这样，才能规避一些不必要的损失和麻烦。

3 结语

只有保证拥有真实的客户各项信息，将客户信息进行有效的整合，建立完善的客户信息档案，确保数据的正确性，并将数据信息及时传递给供电企业，才能真正做到提供优质的服务给客户。这是一项需要坚持的工作，只有这样下去，才能使工作有据可循。当然这需要各个部门之间的协调合作，尤其是电力营销的工作人员，都应该对档案进行定期的有效的整理，由此才能使客户的档案信息管理更加规范化。从这一方面出发，就能在很大程度上促进供电企业的良好发展。

参考文献：

[1]张燕.供电企业客户档案管理现状及对策[J].现代营销（学苑版），2011（8）.

客户档案管理篇(4)

供电企业客户档案的特点

客户档案与文书档案、科技档案有所不同，它属于供电企业专门档案，专业知识性强，具有如下特点：

1．档案保管期限长。因客户档案关系到供用电双方责权利的保障，只要供电单位具备能力，原则上为永久保管。

2．档案中包含有用户房产证、身份证、营业执照等复印件。

3．在日常供电业务中，随时产生“销户档案”。

4．续档量大，具有动态管理的特点。对新增的客户增容、更名过户、迁址、移表等业务文件资料，应及时补充到原客户档案中，而不能替换原文件资料。

加强规范管理，提升客户档案管理水平

1．严格档案制度，规范基础业务管理。根据档案管理的工作要求，结合营销管理工作实际，由档案专职人员协同市场营销人员，对供电客户资料管理现状和存在的问题进行研讨分析，经广泛征求意见、基层调研、反复修改，共同编制出《供电客户档案管理规定》、《供电客户档案分类编号方案》及《电力客户档案保管期限表》等管理制度，使单位供电客户档案管理有章可循，积极推动客户档案管理规范化、标准化、一体化工作进程。

2．保障档案安全，建设标准库房设备。在领导的重视关注下，按广东电网公司档案安全保护工作规范要求，对各供电公司建立起供电客户档案专用库房，并相应安装了档案密集柜，配备了电脑、彩色打印机、抽湿机等硬件设施，使客户档案库房建设符合国家标准，为确保档案安全、最大限度延长档案寿命提供保障。

3．设定档案分类，制定编号原则。为加强供电客户档案分类的稳定性和唯一性，避免因业务变更导至类别变化，从营销业务性质考虑，将供电客户档案分为“高压客户”和“低压客户”两大类，低压客户又可细分为“低压非居民客户”和“低压居民客户”，以电压等级区分，10kV及以上电压等级的用户为高压客户，380V及以下电压等级的用户为低压客户。大类用英文字母标识，H表示高压、L表示低压。档案编号力求简明合理、减少代码差错、便于续用库藏空间，按档案的分类划分，客户档案号由供电公司代号—类别号—柜号—案卷顺序号组成。具体如下：

4．利用网络技术，加强客户档案信息化建设。将供电客户档案“卷内目录表”和“客户档案归档范围表”，嵌入单位电力营销信息管理系统中，利用系统信息库数据，通过相关系统功能模块操作，使客户档案归档内容在系统中能自动生成，并打印出归档案卷卷内目录表，从而使档案目录可随着系统实际业务的流转和变化及时调整档案目录最新数据，保持档案的有效性和可靠性，并且改变了供电企业客户档案以往手工书写档案目录的落后形式，大大提高了人员的工作效率。

5．优化库藏空间，规范档案整理和排架方式。根据档案保管要求和客户档案分类，供电客户档案装具分为“高压客户”和“低压客户”两种档案盒，盒内档案实体应全部去除金属钉子，采用“三孔一线法”或“左上角粘贴法”装订方式，将卷内目录表，放在案卷首页。“高压客户”为一户档案装一盒，盒背脊包含用户名、档案号、户号、地址等内容，卷内文件盖上档号章、填上档案、处月等内容；“低压客户”为若干户档案装一盒，盒背脊包含供电公司代号、类别、档案柜号、起止卷号等内容。排架方面，也按照高压和低压客户档案分类，按序上架保管。对于被鉴定为销户的客户档案，要从“永久档案”中抽出，而将新建的客户档案放入“销户档案”位置，从而以“顶号换空间”的手段来满足供电客户档案库存需求，最大限度地利用库藏空间。

客户档案管理篇(5)

客户关系管理作为企业运营管理的重要组成部分，其目的主要在于改善企业和客户间的关系，着眼于解决方案的基本策略，把市场营销的科学管理理念利用信息技术集成在软件上，并通过先进的现代信息技术，在企业和顾客之间构建一种具有数字化特征的实时性、交互性的交流管理系统。客户关系管理的一个典型特征就是以客户为中心，对收集到的客户数据进行分析，从中掌握每一位客户的需求，然后据此对自身机构以及业务流程中的薄弱区域或者存在的问题进行改进，以满足客户的需求，让客户满意[3]。将客户关系管理应用到档案工作中，能够确保档案服务工作的各个过程和阶段均是服务于对档案的提供利用，也就是用户，能够最大程度上发挥出档案信息的价值。前文已经提到，当前我国档案服务工作中，由于档案工作机构墨守成规，未能真正了解到用户的多样化需求，当前工作依然停留在简单的档案资料借阅上，导致整个档案服务工作处于被动状态，而这也是当前档案工作机构未能够受到全社会重视及认可的一个最大原因。引入客户关系管理理论能够促使档案服务工作，立足于用户的需求，对用户及市场进行细分，在此基础上提供切合用户需求的信息服务，唯有如此才可以实现档案工作机构与用户的良好互动，才能够实现档案的价值。

二、客户关系管理理论在档案服务工作中的应用策略

1.分析客户关系管理的环境因素。档案机构应当综合考虑客户、竞争对手以及本档案管理部门的情况，寻找出本档案管理部门和其他部门之间的不同之处，重点要分析自身存在哪些优缺点，寻找出亟须改进的薄弱环节以及能够利用的优点。也可以采用对客户分级的方式，更加准确地寻找出客户的需求，了解到每一位客户的现在以及未来价值。在掌握当前客户及潜在客户的需求与期望的基础之上，合理预测出每一位客户未来的需求。借助客户的满意度评价，对本机构中的服务内容、服务方式以及服务过程等作出全面、细化的服务工作，以便能够确定业务服务质量，提升服务优异程度，与此同时也可以寻找出增加服务优异程度空间，并采取切实可行的措施，以不断激发出档案管理部门员工对于满足客户需求方面所具有的责任心以及灵活性。

2.建立用户档案数据库。数据库数据的录入一般应涵盖用户联系方式和客户需求，其中前者应包括顾客编号、名称以及所在地区、联系地址、联系电话等，后者则应包括顾客在机构利用档案的次数、利用的档案类型、查找档案的时间间隔，除此之外，建议将用户的经济状况、档案需求的动机以及其他特殊服务也罗列到其中。在这些需求的基础之上，采取市场客户分析以及客户关系管理分析等，全面评价基准以及自身服务能力，寻找出每一位客户的特点和要求，探索出有效的、可行的业务模式，清楚地寻找出客户的真正需求点，并反思自身能够为客户提供什么服务，是否具备该服务实现的技术、人员、资金条件等。通过这种方式，能够帮助档案机构重新评估自身的核心竞争力，更加明确地寻找到自身的业务资源，尽可能探索出更多的服务内容、服务方式以及服务目标。

3.确定客户关系管理策略，推广档案服务。我们所说的客户关系管理策略主要包括策略模式、营运过程模式以及收益结构模式等三大部分，其主要目的在于创造客户、维持客户并且培育客户。档案机构在制定客户关系管理策略的过程中，必须能够对客户需求表现出有力的收集能力，并具备较高的对客户服务能力以及和业务相关部门的合作能力。客户关系理论中的一个最大化策略就是终身价值策略，要求档案机构能够具备客户关系的维持能力，具备主动销售、相关交叉销售和降低销售成本等多种能力，以便能够对档案服务的相关内容、服务方式、服务流程做出专业化的宣传推广，根据实际情况也可以选择专业的行销机构来从事这项活动。

4.前台和后台业务的整合。通过信息技术和多种渠道来收集用户资料、用户消费偏好及其交易历史记录等，并将其全部储存到顾客资料库中，在此基础上把不同部门或者各个分公司的顾客资料库全部整合到统一的顾客资料库内，以确保客户资料的完整性。构建用户交互平台。所谓用户交互平台是指档案服务工作中利用用户知识来提供的个性化服务，主要目的在于增加机构服务能力，为客户提供更加周到的服务，主要包括电话服务中心以及呼叫中心、个性化服务等几个内容，这是确保用户满意的一种有效的立体化服务体系。也可以在网站上进行在线交流，现阶段国内经常使用嵌入聊天软件，辅之以网站留言板以及电子邮件来实现，典型的例子如“档案界”网站所使用的在线客服，实际上就是类似技术的应用，能够很好地满足用户对于服务的反馈需求，并且可以给出及时的反馈，对于档案馆尽可能全面地收集用户反馈意见具有重要帮助作用。

客户档案管理篇(6)

【关键词】档案信息；服务；数据库；质量

在时代迅速发展着的今天，人们对数据库已然有了一定的认识，尤其是大数据时代的发展，更是直接推动者各行各业的工作内容信息，实现了深层次的融合，所展现出来的档案信息也更加科学完善。一直以来，档案信息管理都是企事业单位工作的主要内容，对于整体工作效率的提升，有着十分重要的作用。现阶段，我国的经济建设步伐不断加快，企事业单位迅速发现，当前的档案管理方式，已然存在较多的不完善，需要进行科学地改革和调整，进而使得整体的工作效率发挥到最高，满足当前社会发展的实际需求。在众多的档案信息管理方法中，构建档案信息服务数据库属于最为先进的一种，而且它的工作实效性相当高，有利于档案管理部门在较短的时间内为客户提供全面有效的信息服务。但是，建立档案信息的数据库并不容易，不仅需要将一定的数据信息内容完全地输入进入，而且需要进行不断地更新和完善。同时。还面临着外界的多重威胁，如果不能进行科学有效地优化和调整，将会在后期的管理过程中，出现较多的问题。

一、构建档案信息服务数据库的基础：档案信息输入

在实际的档案信息服务数据库的建立中，档案管理人员首先需要将现有的档案数据信息完全地输入档案信息服务数据库当中，而这一项工作地开展，不仅仅是档案信息服务数据库建立的基础，同时也是后期档案信息服务的重要标准，对整个档案信息数据库有着最为直接的影响。

在档案信息输入数据库的过程中，档案管理人员需要切实地重视以下几个注意事项：首先是对档案信息数据的分类。如果在输入信息的过程中，没有对数据库的内容进行分类，将会对整体的档案信息服务产生最为直接的影响，导致整体的档案服务信息十分混乱，查找起来相当地不容易。在为客户服务的过程中，也容易产生相当大的时间损耗，使得服务质量大幅度地下降，人们更加会对这样的服务流程产生一定的不满。因此，档案管理部门在建设档案信息数据库的时候，需要实时地进行档案信息的分类，将它们分别进行归档整理，一方面便于档案信息服务数据库在较短的时间内建设完成，另一方面也有利于档案信息服务数据库具有全新的服务特点，能够切实满足人们的实际需求。同时，在对档案信息管理进行明确地分类以后，企事业单位对于它的工作和服务内容也会更加完善，分别根据其中的不同内容，创设最为合理的服务体系。其次，在进行档案信息输入的过程中，为了便于查找，还要为不同的数据信息分别打上一定的标签，这些标签一般会选取具有一定特点的编码，查找起来十分容易。当客户想要查找数据的时候，工作人员能够在最短的时间内，根据标签的特殊性，迅速有效地为客户寻找到相应的档案信息资料。再之，档案信息输入是一项完善明确的工作流程，需要操作人员具有较高的认知度，同时还必须保证数据的准确性。如果输入的数据存在多方面的问题，不仅不利于基础的档案信息服务，还会使得人们降低对档案信息服务的关注度，产生多种不好的印象。最后，建立数据库的目的，本身是为了更好地服务于客户，如果对于客户的服务并没有丝毫的改善，则不需要花费大量的资金和时间和建设数据库。因此，在进行档案输入的时候，需要工作人员具有高度的责任感，认识到自己工作的重要性，积极地进行工作上的创新和整改，一旦出现某一部分的误差，应当迅速做出调整，如果调整不善，则应当对客户的档案资料进行针对性地重新输入或者搜集整理。

二、构建档案信息服务数据库的核心：以人为本

构建档案信息服务数据库的基本目的，是为了更好地提升对客户的服务，因而管理部门不能仅仅重视其中的档案内容和管理方法，而应当对其中的服务内容进行着重地关注，根据不同的客户，提供最为切实的档案信息服务。比如，某一个客户急需找到自己在本企事业单位的档案资料，但是操作的流程相对较为复杂，需要经过多个部门的层层批准。在这个时候，管理部门应当本着人本主义的思想，在确定客户所找寻档案没有任何不良问题的基础上，迅速地通过数据库中的寻找服务进行，进而使客户能够在最短的时间内找到这一部分档案内容。如果由于运行机制上的问题，不尊重客户的主体需求，将会使得以人为本的主体思想变为空想，客户的利益也会因为企事业内部的机制而受到损失，进而会遭到这部分客户的反感，导致以后的工作开展存在较多的困难和问题。在档案信息服务数据库建立的过程中，管理人员应当充分尊重人们的主体需求，对不同的客户需求进行针对性地搜集，在了解了客户的真实需求之后，切实地为客户提供优质的档案信息服务。比如，一部分商务人员的档案信息资料经常需要用到，人事档案部门应当为数据库设计科学合理的数据统计分析功能，准确分析出客户使用档案的排序，并把这部分商务人员的档案资料进行着重地划分，与其他的资料区别开来，便于在最短的时间内，迅速为他们找到。

构建档案信息服务数据库，需要有一定的机制作为管理的基础，而这部分机制地设定，必然需要将以人为本的思想作为核心的思想内容，根据当前社会的主体需求，不断设计科学有效的管理体制内容。同时，为了提高工作人员的工作积极性，管理部门可以采取两方面的制度管理：首先是薪酬制度。一定的薪酬制度，是工作人员的主导工作动力，如果档案管理人员具有较高的工资，他也会对自己的工作更加上心，渴望得到部门领导的认可，同时也是对自己的一种认可。经过研究发现，当前的国内，有相当多的档案管理人员的服务态度，都伴随着薪酬制度的涨幅发生一定的变化。工资本身较高的，长期没有变动，管理人员也不会有太大的满足感，所表现出来的服务态度也不会太好。工资本身较低的，一旦发生工资的涨幅，其自身也会重新生成一定的工作积极性，进而努力投身于社会进行工作。其次，由于档案信息服务数据库本身依赖的是网络，而互联网面向的是广大的社会人，如果其中存在一定的不法人士，对本企事业单位的数据库进行损坏，将会给企事业的整体运营机制产生较大的危害，并直接地导致各种问题的产生，如客户信息数据丢失、数据信息混淆等，对于这些问题，想要直接地进行克服是不可能的，只有强化现有的防护措施，才能使得数据库长期处于较高的运行状态，为人们提供优质的服务。因此，管理部门不妨完善现有的责任工作制，将责任完全地下放到每个管理人员的身上，督促他们产生较强的责任感，认真地对待自己的工作，从而产生较高的工作效益。

三、构建档案信息服务数据库的最终结果：丰富优质的服务

在F如今的企事业单位工作中，之所以要在较短的时间内，迅速有效地构建档案信息服务数据库，本质原因在于能够很快地为客户形成一定的服务内容和形式，进而获得人们的认可和支持。可以看出，优质的服务是构建档案信息服务数据库的最终结果，因而，对于这一部分的内容，管理人员应当格外地重视。相当一部分的公司，虽然建立了切实有效的档案信息数据库，但很快发现，其能产生的效益并不高，而且不容易得到人们的支持和推崇，于是出现一种孤立的状态，实际的效用并不高。之所以出现这样的状况，与其没有形成丰富优质的服务有着最为直接的联系。当前时代下，人们的物质生活水平有了很大地提升，不再注重于原有的生活状态，开始追求更高质量、更加丰富的生活态度和理念，而人们的生活方式和理念追求，也在这样的形势下发生了很大的变化。对于自己所得到的服务形式，也希望企事业单位能够提供全面多样的服务内容，一方面用以愉悦人们的身心，获得人们的赞同和认可。另一方面也会使得整个企业的发展更加有效，整体的品牌打造地十分完善。档案信息服务数据库的建立，仅仅是为客户提供服务的基础，在实际的档案信息服务中，工作人员需要正确认识当前时代的种种变化，根据人员的主体需求，分别为人们提供最为切实合理的服务内容，使得企事业单位的服务质量能够在最短的时间内上升到相当优越的地步。

在实际的服务内容创设上，首先必须坚持以人为本的服务理念，将人们的实际利益放到工作的第一位，并进行不断地创新和完善。其次，当前的经济建设不断加快，人们的生存和生活状态有了全面地改善，以往的档案管理服务过于枯燥乏味，整个档案部门的工作人员也没有太高的工作热情和活力。因此，管理部门应当对现阶段的服务内容进行多方面地优化，为其赋予不同的时代特色，促使新时代的人们能够正确地认识这些服务内容，进而进行科学有效地优化。在实际的档案信息服务中，管理部门可以将档案数据库放在基础部分，通过现阶段的科技设备，将档案数据信息实时地展示给每一个客户。最后，档案信息服务数据库有必要与客户建立明确的联系。当前的社会，档案管理的最主要功能在于为客户提供最为现实科学的服务内容，而在整个服务链上，与客户的整体联系与互动起着十分重要的纽带作用。为此，管理部门可以为公众设计一定的互动平台，收集整理他们对档案管理信息服务的建议并进行针对性地改革。

结束语

现阶段的档案管理，建立档案信息服务数据库具有相当高的效益，而且能够整体性地提高档案部门的服务质量，档案管理部门应当采取合理科学的档案管理机制，以优化企事业单位的整体服务质量。

参考文献：

[1] 魏双跃. 关于档案管理现代化的几点思考[J]. 赤子（上中旬）. 2016（19）

[2] 赵兰. 浅谈机关档案管理现代化[J]. 档案天地. 2016（12）

[3] 陈旭巍. 档案管理现代化建设探究[J]. 科学中国人. 2016（35）

[4] 韩旭. 对加强档案管理现代化的几点认识[J]. 吉林交通科技. 2012（03）

客户档案管理篇(7)

关键词：电子商务档案管理智能化

中图分类号： G271 文献标识码： A

电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的虚拟性、复杂性、集成性等数字化特征。随着电子商务时代的来临，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。对电子商务档案管理的智能化需求主要体现在电子商务档案的检索智能化、应用的智能化。电子商务档案信息检索的智能化发展历程同步于图情信息智能检索技术的发展历程。电子商务档案应用的智能化体现在智能化的商情预测、营销策划及客户关系管理。

一、有关电子商务档案管理的特点

1.电子商务档案具有虚拟性，电子商务档案形成与电子商务交流过程之中，其主要包括电子文档、邮件、图案、声像以及其他电子签名、材料数据交易信息等等，他们本身就不具备实物档案的现实特征，仅仅是以数据、比特的方式存在于电子设备和网络之中。因此，电子商务档案具有明显的虚拟性。其具体表现在如下几个方面：一是电子商务档案的形式具有虚拟性，电子商务是在电子交流的平台上使用专门的电子交流工具完成，有时候客户与商家之间根本不用见面就能够完成商务交易，并且双方之间的交流是通过虚拟的网络进行传输的，其交流信息档案都通过虚拟网络进行上传下载，因而电子商务档案的形式具有虚拟性；二是电子商务档案内容具有虚拟性。电子商务档案一般由比特构成，无论是文字、图像、声音还是软件产品、交易信息、记录等等属于虚拟内容，并不存在实体；三是电子商务支付方式具有虚拟性。电子商务在交易过程中所使用的支付方式一般以电子银行或者其他专业的金融服务来执行，其本身不存在现金交易或者其他实物抵扣的方式。而在电子银行交易过程中所产生的电子文档、电子账单、电子签名等都是通过虚拟的手段来实现的，其支付的方式具有虚拟性。

2.电子商务档案具有集成性特点，电子商务档案与传统的档案信息具有十分大的差异，除了其本身的虚拟性以外，还具有集成性特点。电子商务档案不仅包含了文字信息、数字信息、图案信息等等，还包括具有整体统一性的立体档案，其集成了文字、数字、图像、声音、视频等等各种信息，电子档案将多种多媒体信息集中在一起，可以完整、真实地记录商务交流活动。

3.电子商务档案具有储存、携带便捷性以及危险性电子商务档案并没有实体，因此，其储存和携带都十分便捷，但是，由于其本身的虚拟性，它十分容易受到电脑病毒、黑客攻击、木马、存储介质损耗的引起的安全性问题，它本身具有一种易被破坏的危险性。

二、有关电子商务档案信息储存的智能化趋势

目前，企业电子商务档案信息一般保存在企业自有硬盘之中，包括企业电脑、服务器以及相关移动存储设备之中，对这些文件的访问必须要有支持硬件设备启动的条件方可成功访问。而电子商务的发展必然要求对于信息的提取即时化、便捷化，要摆脱时间、地点的限制，做到实时获取商务档案信息。这是未来智能化存储设备的基本要求，而对于电子档案存放后的提取方式转变与支持也是电子档案管理智能化的一大特征。智能化信息存储在输出时，可以支持各种智能化设备，并且还将支持具有权限的智能化设备对所储存的电子档案信息进行编辑、控制、备份、安全管理以及其他特殊操作，并且对于另外一些不安全的潜在输出请求进行预设处理、分级保护、安全管理，以达到保护档案信息的目的。智能化存储管理为未来的信息储存指明了方向，将存储与管理相结合，将能够使企业计算机系统、连接方式、工作模式等发生颠覆性的改变，减少大量冗余行为，并且能够确保电子商务档案信息的安全与实时访问，为企业电子商务提供强大的支撑。

三、有关电子商务档案信息检索的智能化趋势

1.电子商务档案信息智能化检索是历史发展的必然结果。随着计算机智能技术的发展，尤其是图情信息智能检索的最新成果，为电子商务档案信息检索的智能化发展注入了新的活力。电子商务档案信息存储形式多种多样，既有一般固定长度的信息，也有非固定长度的信息，既有用文字、数字表达的信息，也有用图形、图像、声音表达的信息、既有加密信息，也有不加密的信息，既有存储于本地存储设备上的信息，也有存储于异地设备甚至“存储云”上的信息。因此，对电子商务档案信息的智能检索意义重大。所谓“智能检索”,就是以文献和检索词的相关度为基础，综合考查文献的重要性等指标，对检索结果进行排序，以提供更高的检索效率。智能检索的结果排序同时考虑相关性和重要性，相关性采用各字段加权混合索引，相关性分析更准确，必要性指通过对文献来源权威性分析和引用关系分析等实现对文献质量的评价，这样的结果排序更加准确，更能将与用户愿望最相关的文献排到最前面，提高检索效率。由此可见，在电子商务飞速发展的今天，电子商务活动的全球化特征越来越显着，频繁的商务活动遍布世界的每一个角落，由此产生的电子商务档案信息越来越具有商务活动全球性、信息管理系统分布性、交易语言复杂性、交易方式多样性等特点。因此，传统档案信息检索工具已经不能满足用户的需求，智能检索工具的开发和使用必然成为信息时代用户畅游信息海洋的必然选择。

2.科技的进步，人工智能技术的发展，超大型计算机的使用也为电子商务档案信息检索智能化发展提供了技术支撑。未来电子商务档案智能化的发展将借助于人工智能技术的最新成果而更加人性化。将人工智能领域中的计算推理等思维活动渗透到档案管理的智能化应用中，利用人工智能的研究成果开展基于模式识别、物景分析的图形图像检索系统，满足用户对图形图像档案信息的检索需求，利用人工智能关于联想记忆模拟、自动定理证明、专家系统、自然语言处理等基础理论开展电子商务的自动谈判系统、跨越语言障碍的档案信息搜索工具，满足电子商务国际化的需求。例如：模式识别可用于基于图像的检索，而电子商务活动的基础就是建立在对图形、图像的选择上，交易双方首先是根据对被交易商品的图形、图像进行商务洽谈，然后达成交易意向。因此，对被交易商品的图形、图像的保存是电子商务档案信息的一个重要组成部分。再如，专家系统是智能检索实现的基础，从海量商务信息中筛选出能够进行交易的产品信息离不开人工智能检索系统的应用。

3.从电子商务档案的特征来看，有关电子商务档案智能化管理的需求更加依赖于图形图像智能检索工具的研究和利用，而对于图形图像智能检索工具的研究和利用始于上个世纪七十年代，首先开展的是基于内容的图像智能检索的研究，重点在于采用标注的方法对图像设置检索关键字，并建立文本数据库管理系统，从而实现对图像的智能检索。这种方法的缺点在于当图像数据库中图像数据较大时则检索较难实现，当图像内容复杂时，标注起来较困难，因此，这种检索方法同时还要求图像内容比较单一。而另一种基于内容的图像检索技术逐渐受到业界的关注即基于视觉特征的图像检索技术。由于任何图像都包含物体本身的纹理、形状、颜色、空间关系等特征，因此，基于视觉特征的图像检索技术采用提取图像所包含的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等信息建立图像的特征矢量库，并以此特征矢量作为索引关键字。与以往采用人工标注方式对图像内容进行标注的方法不同的是视觉特征的提取是从图像中自动提取的，并且检索的过程采取视觉特征间的匹配。与传统的检索方法相比，基于内容的图像检索融合了图像理解技术，从图像的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等维度分析图像的特征，从而可以提供更加有效的检索途径。

四有关电子商务档案应用的智能化趋势

1.客户关系管理的智能化，客户档案毫无疑问将是电子商务档案的一个不可忽视的组成部分。在企业从事电子商务的过程中，电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式，这就要求企业管理者以全新的思维来看待客户关系管理。客户关系管理源于“以客户为中心”的新型商业模式，是企业树立以客户为中心的发展战略的核心部分。企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的服务，以提高客户满意度和忠诚度，提高企业效率和利润水平。通过客户关系管理系统企业加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、改进企业的管理漏洞、吸引更多的优质客户进而达到优化、提升企业管理能力、提高企业利润水平的目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用。智能化的数据库技术是所有其他技术的基础。

2.智能化的商情预测，面对浩如烟海的客户及企业营销、销售和服务信息，如果没有一个具有高度商业智能的数据分析和处理系统是不可想象的。智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想、数据仓库的管理技巧、一对一的营销对略、个性化的售后服务、智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求，提高企业的赢利能力、拓展企业的赢利空间。同时，智能化的数据分析和数据处理系统将不仅实现现有的商业实践和商业需求，更将不断地实现向市场、客户的学习过程，不仅仅只是重塑企业商业流程，而是能够为管理者提供智能化的决策分析工具。

3.智能化的营销策划，借助于智能化的营销策划管理系统，企业将能够更加全面地分析产品及市场信息，制定高效的营销计划，设计切实可行的销售及服务指标，协调产品、服务、物流等渠道的配合关系，实现企业管理的最优目标。

随着电子商务的高速发展，带来的大量电子商务档案也开始进入人们的视线。电子商务档案比传统的纸质档案管理复杂得多，因为其中涵盖了包括文字、图像、声音、视频等一系列数据资料。因此，智能化的电子商务档案管理是必然趋势，而仅靠企业的档案管理人员单独作业是无法实现电子商务档案管理智能化要求的，必须依靠企业多方面的配合管理。

参考文献：

[1]姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章,2012(19):303.

[2]沈江胜.关于电子商务档案管理的两个问题[J].黑龙江史志,2012(12)。