合同存档管理篇(1)

关键词：纸质档案；电子档案；整合利用；并存发展

1 引言

档案是记载“历史”的原始文献，是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中，传统的档案以纸质档案为代表，其与电子档案的区别如表1所示。

根据表1，电子档案与纸质档案各有优缺点，而通过整合利用，可实现势互补。从目前的形势来看，电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在，这就要求档案管理人员主动认清这一新形势，并制定全面、科学的档案管理策略。下面，笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用，再进一步探究其并存发展。

2 电子档案与纸质档案的整合利用

目前，档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台，以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案，而现代档案管理的对象是电子档案，且在这一过程中，也需高效管理纸质档案。据此，笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用：

2.1 同步归档

无论纸质档案或电子档案，在收集、检验和审核以后，都应按归档要求进行归档，其中针对电子档案的归档，其应先存入特定的计算机硬盘中，再标上归档标记。

2.2 同步整理

电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同，则为了高效开展档案整理工作，建议采用折中（或合二为一）的方法来同步整理电子档案和纸质档案，如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。

2.3 同步利用

针对电子档案与纸质档案的同步利用，具体表现如下：在档案查阅时，可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式；在档案利用时，可重点选取电子档案，而若要求选用纸质档案，则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来，既可实现高效利用档案，又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲，电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下，实现档案的分阶段电子化管理。

3 电子档案与纸质档案的并存发展

电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性，而这种必要性主要表现在如下方面：一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用，前者不能轻易取代后者；二是纸质档案不可取代，究其原因是纸质档案的使用时间相当长，且在法律体系范围内，纸质档案的权威性无容置疑，外加电子档案的安全保证要求较高，则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展，笔者提出如下建议：

3.1 完善电子档案管理体系

为了提高电子档案与纸质档案的管理成效，创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此，笔者建议做到如下几点：一是强化档案管理意识，档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新；二是解放思想，摒弃“重馆藏、轻利用”的理念；三是丰富馆藏内容及提高其质量；四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求，并按需改变档案管理手段、流程等；五是纸质文件改为电子文件的组合形式，并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程；六是利用电子档案的著录与组盘，进一步完善电子档案的管理，以实现交叉管理电子档案与纸质档案。

3.2 建设档案保管设施

无论是纸质档案或电子档案，其都需在一定的物质条件下进行有效保管，即要求保管条件安全及保管设施完备。对此，企事业单位应重视对档案保管设施的建设，即：统筹档案库房的安排，以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性，亦或说档案库房应远离危险场所，且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此，建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房：一是检查库房窗、门的防盗与加固效果；二是检查排水管道有无从库区穿过；三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施；四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等，以保证档案保管设施与档案管理规范相符。

3.3 深入学习档案管理理论

电子档案是社会发展的产物，其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此，档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动：一是深入学习电子档案管理理论，以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解；二是深入研究电子档案管理制度，并在充分认清现状的基础上，建立健全电子档案管理制度，用以指导对电子档案的管理；三是在实践中积累电子档案的管理经验，并在分析表1的基础上，整合利用电子档案与纸质档案，从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。

3.4 健全档案管理制度

在信息技术发展的推动下，出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此，档案部门应逐渐健全档案管理制度，以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此，首先，档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等；其次，应实现电子数据标准的统一，并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等；第三，档案部门应根据纸质档案管理经验，完善纸质档案的管理制度，并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度；第四，加强纸质档案的整合利用与鉴定工作，并在档案管理内部推定“双套制”，即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。

4 结语

21世纪是信息化的时代，要求整合利用电子档案与纸质档案，并促进其并存发展。其中，针对电子档案与纸质档案的并存发展，应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力，同时还应注重对人力资源的培养，即：组织档案管理人员学习社会主义核心价值观，以提高其使用感与责任感；培养高尚的职业道德，使其认清档案管理对保密性的要求；学习专业知识，使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。

参考文献

[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015，（13）：88-88.

[2]李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016，（20）：126-127.

[3]田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015，（19）：343-343.

[4]张冬梅.纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J].卷宗，2014，（11）：49-49.

[5]郭洋洋.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题[J].黑龙江科技信息，2016，（14）：181-181. .

合同存档管理篇(2)

甲方：___________________________

乙方：___________________________

根据国家有关法律规定，本着双方互惠互利，共同发展的原则，经甲方、乙方双方协商，特订立本协议，以便双方共同遵守。

一、乙方自愿将档案、资料寄存在甲方。

二、乙方寄存的档案、资料所属年度为_________到_________;档案数量为_________卷，具体见交接清单。

三、乙方的档案寄存保管期为_______年，从_______年______月______日起至_______年______月______日止。

四、乙方按标准向甲方缴付寄存费_________元后，双方办理寄存档案的交接手续。

五、寄存期内乙方因特殊情况须提前退回寄存档案的，甲方不退还寄存费。

六、寄存期满乙方如需延长寄存期，应重新签订协议。

七、因不可抗力造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。

八、甲方的义务和权利

1.负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员。

2.负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全。

3.负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索。

4.拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的身份证明。

5.对寄存期满不取走的档案有权进行处置。

九、乙方权利义务

1.寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托甲方提供有偿整理编目服务。

2.应按收费标准向甲方缴纳费用。

3.查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明(单位介绍信、身份证、工作证)。寄存者利用其所寄存档案不再收取档案利用费

4.对寄存的档案拥有所有权。寄存期满，如不继续寄存须在期满后60天内取走所寄存的档案。

5.享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

6.对因甲方管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。

十、本协议执行过程如有未尽事宜，双方协商解决。

十一、本协议一式二份;甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方(盖章)：_________ 乙方(盖章)：_________

法定代表(签字)：_____ 法定代表(签字)：_____

_________年____月____日 _________年____月____日

劳动合同范本(二)

甲方：_________________

乙方：_________________

甲乙双方经协商达成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。

二、合同有效期为_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，合同期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。

四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。

五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止合同，脱离托管关系，托管费不予退回。

六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。

七、本合同期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案有关的证明、材料。

八、本合同期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。

九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。

十、本合同单方或自动终止时，托管关系自然解除。

十一、本合同未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。

十二、本合同一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。

甲方(盖章)：_________ 乙方(签字)：_________

代表人(签字)：_______

_________年____月____日 _________年____月____日

劳动合同范本(三)

甲方：_____________________

乙方：_____________________

经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方保管档案达成以下协议：

1.甲方根据《档案法》和_________部、人事部有关规定，为乙方保管档案。乙方应在签订本协议及缴交档案保管费后，按有关规定及时将档案及相关资料转入甲方，否则甲方不予提供相关服务。

2.经乙方申请，甲方按国家有关规定，只为乙方提供出具档案保管证明以及借阅档案的服务，不提供其他服务。此外，乙方的就业及与其他机构的关系、工资福利、社保医疗、人身权益及人身意外等均应自理。

3.乙方应遵守国家及省、市的法律法规，遵守甲方有关档案及人事管理规定和计划生育管理的有关规定。

4.本协议期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本协议期满，乙方应及时与甲方续签或将档案转出;否则，视为乙方继续委托甲方保管档案，甲方可依规定的收费标准每年向乙方计收档案保管费，并保留追收乙方欠费的权力。

5.乙方应于签订本协议时向甲方缴交档案保管费_________元，协议期内如档案调出，费用不予退还。

6.本协议由甲方代表人签字，加盖公章及乙方签章后生效。甲、乙双方各执一份，具同等效力。

7.本协议未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。

甲方(公章)：_________ 乙方(签字)：_________

合同存档管理篇(3)

关键词：数据；智能；招标档案管理；非结构化平台

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通过业务系统开发招投标及合同档案归档接口，基于档案管理系统开辟专项管理平台，进行招投标及合同档案统一管理和利用。招投标及合同档案存储在非结构化平台，基于非结构化平台的大数据研究成果，开展适合招投标及合同档案的智能查询、自动分类、特征建模等应用建设，及提供可视化的文档分析管理工具，提升档案管理及利用水平。

1 应用开发的基本目标

（1）梳理ERP系统及电子商务系统中的招投标文件及合同档案数据，研发基于档案管理系统的批量数据归档传输接口，存储于非结构化平台，利用数据分析、挖掘技术，研究各阶段招投标资料及合同档案非结构化数据的自动归档、提取、分类、聚类及语义关联。为招投标资料及合同档案利用奠定基础。（2）开发历史招投标档案及合同档案迁移工具，开展历史数据的迁移工作，并对迁移后的数据进行验证，保证数据迁移的完整性和准确性。（3）基于非结构化数据管理平台，提供招投标及合同档案的信息统计分析功能，构建公司全量招投标档案及合同档案数据一站式搜索服务，实现对不同类型的招投标档案及合同档案数据的集中检索，解决跨系统、跨业务的多源信息分散搜索问题，实现一对一的精确检索。实现图谱化的招投标档案及合同档案数据动态关联检索、实现基于用户兴趣域的非结构化数据自动推送；（4）研发可视化分析技术，提供智能交互界面，实现招投标档案及合同档案的可视化分析、挖掘。最终达成招投标档案及合同档案资料在非结构化数据平台上的统一存储及智能、快速、准确的利用。（5）开展招投标及合同档案权限控制研发，用户的根据当前职位、当前岗位、工作历程、参与的事项，建立用户权限模型及实现档案查询、管理及利用的统一权限控制。

2 技术方案

2.1 系统架构

本文研究主要要求通过技术手段从数据平台中发现并归集招投标及合同档案，具体则指通过设计的自动分类、聚类等规则实现招投标及合同的整理归类，自动筛选。总体架构如图1：

招投标及合同档案专项管理应用，基于档案管理系统提供的统一标准归档接口，从ERP、电子商务等系统采集招投标及合同档案数据，并通过非结构化数据管理平台进行数据存储等。实现招投标及合同档案专项业务管理水平提升。

2.2 架构遵从

本文在概要设计、详细设计中均遵照前期项目中的业务架构、应用架构、数据架构、技术架构进项细化。

2.3 技术架构

应用展示层：主要包括综合检索、关联检索、自动推荐和可视化展现功能。采用JSP、Flex、Html等关键技术确保数据可视化效果和浏览器兼容性，增强用户体验。接口层：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式预留统一的标准接口，提供系统集成使用。服务层：主要包括基础公共服务、业务建模及算法解析组件服务、分布式调度任务、搜索引擎服务和数据可视化组件，采用“微服务”形式隔离各个服务，为系统提供柔性支撑能力，并支撑应用层实现。存储层：主要包含非结构化数据存储、索引数据存储和关系数据库。数据集成：通过统一的集成接口实现平台、业务系统的多源异构系统数据的集成。

3 研究成果

非结构化平台的智能招投标档案管理系统的建设成功彻底避免了纸质档案批量大，查询不方便的问题，并且信息检索按照检索内容的广度、深度、关联度以及智能化程度不同，检索的结果也不尽相同。结合档案管理系统实现非结构化数据的自动归集，为跨业务关联使用档案数据奠定基础。以及开发了可视化工具，可以直观、迅速地揭示数据趋势和外露层。按目的，可视化技术又可分为三类：探索型、验证型、表示型。总之，各项技术的完成都是一次重大的进步，都是顺应大数据信息时代下的潮流方向，接下来需要更加多元化的探寻非结构化平台的研究方向，为推动信息时代进一步发展做出应有的贡献。

4 结束语

合同存档管理篇(4)

 

公司领导：

现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，缓解档案管理压力，配合公司2008年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理，并提出相应的优化方案。

一、纸质档案管理现状

目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至2018年01月05日，公司在保项目 笔，按照目前的档案管理要求，也就意味着已有 笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。

（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、系统及人员，未来即便相应档案全部归档到位，后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大海捞针。

（二）存储空间问题。

（三）未来业务量压力

二、电子档案进展情况

2017年10月1日，公司担保业务系统正式启用，所有业务基本实现了线上处理。但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备，主要受限于四个方面：

（一）担保业务系统电子印章尚未启用，审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章，并保留纸质档案；

（二）担保业务系统中的档案管理模块尚未开发，无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能；

三、业务档案管理优化建议

（一）尽快在业务系统中开发档案管理模块，实现电子文档的归档、查阅等功能。目前，担保业务系统中缺乏档案管理模块，导致审批流程类资料（如提请放款通知书）仅存储在服务器中，无法在系统中查阅，仅当前任务处理人员可见，一旦任务处理完毕，经办人员无法查阅已出具文件；

（二）配备专业的存储设备，提升担保业务系统运行效率，确保电子文档的存储空间，进行灾难备份，确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度，担保业务系统很快就将出现超负荷运转的情况，担保业务系统不时也会出现卡顿情况，运行效率有待进一步提高；

（三）适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1.优先启用审批流程类资料（如提请放款通知书）的电子印章，并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储，在提升业务处理效率的同时，减轻审批类纸质档案的存储压力；2.为各区域办事处配备专业扫描设备，提升电子档案的成像质量，减轻相关人员的扫描和审查压力；3.梳理客户核保类合同签署环节的流程，逐步启用客户核保类合同的电子印章，实现客户核保类合同以电子档案存储为主，纸质档案存储为辅，以解决区域办事处人员与省公司的距离问题，并减轻合同类纸质档案的存储压力；

（四）适当调整业务档案管理方式，梳理完善担保业务系统相关流程。1.小额批量类业务，合作机构之间正式往来函件（含推荐确认表、待核保贷款客户表、待核保借款客户确认函、已放款客户明细表、解除担保责任通知书、履行担保责任通知书、代偿证明等）以纸质档案方式存储，借款人基础资料（如身份证、营业执照、审批单页、缴费凭证、借款合同、放款凭证、保险单、贷后检查报告）、公司审批流程类资料均以电子档案形式存储于系统各个审批、收费、放款、保后等流程中，方便随时调阅；2.独立调查审批类业务，基础资料中除了必要证件，其他基础资料均已电子档案方式存储，审批类资料均以电子档案方式存储，客户核保类合同逐步以电子档案方式存储，合作机构类合同及往来函件等均以纸质档案方式存储。

合同存档管理篇(5)

(一)个人档案管理的内容

哈佛大学人事档案可分为四大类:教师档案、高级管理人员档案、学生和校友的档案以及家庭档案。从上述分类可看出，个人无论是教师还是管理层亦或是学生，其所产生的个人档案成为了哈佛大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案包括:自传材料(包括个人简历、荣誉、奖励、学历、新闻稿、日记、口述史和访问、家族情况、传记出版物)、咨询材料(包括建议书、合同、报告、通信和笔记)、专业/职业联系文件(包括信件、电子邮件的打印稿、审查和推广记录、论文和文章、简历和媒体报导)、专业组织和会议文件(包括议程、会议记录、报告、笔记)、证明材料(包括与主题直接关联的文件、目录、指南、个人参考书目和期刊)、项目工程研究文件(包括建议书和计划、研究简报、研究数据、证明文件、调查结果的分析报告、会议记录)、特殊介质(包括照片、底片、幻灯片、音频、录像带、样品和手工艺品、激光唱片、动画电影、地图、规划、图纸、三维物体模型和大事记)、演讲和业务陈述文件(包括演讲注释、摘要和幻灯片)、学术评估和推荐材料、教学材料(包括授课记录、课程教学大纲、作业、考试、评分标准、手册、笔记本、成绩单、到课记录、作业或考试、论文)、工作档案(包括手稿、未发表的论文、草稿或笔记、出版商的合同以及相关的回复、评论、报告和长条校样)等。哈佛大学档案馆十分乐于收集教职员工的个人档案以及通过管理教职员工产生或负责的档案来对他们提供帮助。

(二)个人档案管理的方法

哈佛大学个人档案的管理方法分为以下几种:按档案名称管理;按档案形成日期管理;按档案名称的首字母顺序进行管理;综合管理。1．名称排序法即根据档案内文件的名称进行排序的方法。这种档案管理方法简单方便，对于内容较少、时间跨度小的档案管理更为实用。2．首字母顺序法即根据档案内项目或组织名称的首字母顺序对档案进行排序的的方法。这种档案管理方法适合于小型项目档案的管理。3．时间排序法在个人档案的类型确定并已区分开来的条件下，可根据档案形成的时间顺序进行管理。这是一种公认的适应性较强的档案管理方法。适用范围包括:自传材料，演讲演示材料等。4．综合排序法当个人档案包含的内容多而杂时，采用综合性的档案管理方法很有必要。这种综合性的档案管理方法分两种，一种即将档案进行分类整理之后，按照每一类档案的名称、主题、年份等要素进行管理;当个人档案涉及的年度跨度过大，可采用第二种综合管理方法，即将个人档案先按照年份进行整理后，再在各个年份的档案中按照档案名称的首字母顺序进行整理。适用范围包括:教学档案，工作档案等。

(三)个人档案管理的特别注意事项

个人档案的内容多，类型丰富，管理起来有一定难度，应当特别注意以下几点。1．特殊介质档案的双套制管理在对个人档案中的特殊介质档案进行管理时，应特别注意将电子档案及其相对应的纸质档案如论文等一起存放，以保证档案的完整性。除了给特殊介质档案按照名称、日期、主题等做好标识之外，还应当做好注释，以方便日后的查找利用工作。2．个人档案管理应依法规行事非本校工作产生的档案按照联邦法规或合同规定进行管理。为确保可获得性，合同材料应当与对应的项目文件一起放在有明显标记的文件夹内。如在对出版商的合同以及回复进行归档时应当清楚地在单独的文件夹上做出标识。3．确保个人档案的机密性保证档案的机密性是档案管理的原则性要求之一，人事档案管理同样也需遵守这一硬性要求。在对个人档案进行管理时，档案管理人员不仅需要牢记各种规章制度，而且需要用专业的档案管理手段包装档案的机密性。如关于同事或其他专业人员的评估和建议文件可以用单独的文件夹保存以确保机密性。

二、规范有效的电子档案管理

同纸质档案一样，电子档案是高校功能、政策、决策、程序、运转及其他活动的见证，其包含的信息具有历史价值。哈佛大学人事档案管理中的电子档案管理介绍了电子档案的管理方案、电子邮件的管理建议以及电子档案的命名规范和扫描工具的利用。

(一)利用电子档案系统来管理各种电子档案

哈佛大学人事档案管理的经验表明，可以利用电子邮件的分层目录结构(多层邮箱或文件夹系统)以及桌面的电子档案系统来管理电子邮件和其他电子档案。通常来说有三种方案。方案一，建立不同类别的文件夹，将个人文件移到文件夹中保存。方案二，建立不同类别文件夹并为每个类别建立按年份排列的子文件夹，再将个人档案移到各文件夹中保存。方案三，先按年度创建文件夹，再根据类别在年度下建立文件夹，从而将个人档案放到不同文件夹保存。

(二)对于电子邮件的管理建议

电子邮件的超大容量使其比其他任何档案的管理更有难度。哈佛大学档案馆提出的对于电子邮件的管理建议如下:将电子邮件按文件夹的形式组织起来易于识别其存放位置和内容;当归档管理时要考虑到附件的内容;使用系统提供的规则程序来整理和筛选接收到的电子邮件存放进相应的文件夹中;用相同的方式组织接收和发送的信息;在没有加密的情况下不要通过电子邮件发送机密信息，电子邮件并不是一种安全的传输方式;运用命名规范来使组织和排序简便化。

(三)采用统一标准的命名规范

电子档案表现形式与纸质档案明显不同，如若不注意规范电子档案的命名，而使用电子软件默认的初始化命名，则势必使电子档案的查找利用难度增大，同时也不利于电子档案的分类保存，因此电子档案必须使用统一标准的命名规范。哈佛大学档案馆认为，使用命名规范能够在文件和共享驱动器中保持一致性，使得分类整理更具有预测性，同时能够控制版本并在没有仔细检查的情况下提供文件和文件夹的内容线索。创造的命名规范将满足有用的分类，节约空间、缩写、符号、格式日期等条件，以提高排序，保持尽可能简短的名字，让它们容易阅读，并使用文件名来表达作者和版本控制信息。

(四)充分利用扫描工具，保证备份

哈佛大学档案馆认为，很多珍贵的纸质档案因为年份久远，保存难度大，其档案价值难以发挥，即使对纸质档案进行修补也不能保证其完整性，且这些原始文件为实现永久保存，不能提供原件利用，只能以复制件的方式提供利用，扫描件便成了珍贵档案提供利用的一种有效方式。扫描是一种管理档案和强化工作流程的有力工具。对于原始档案和扫描件的处理必须遵循高校档案的管理、保存和销毁的法律法规。同时，为了保证扫描件的提供利用，需要加强与扫描件相关的元数据的管理，元数据提供了上下文、记录的内容和结构，没有此元数据，扫描档案将失去大部分的证据价值和内容。此外，要注重扫描件存储所需的软件和计算机硬件得到定期维护保养，使得档案易于读取利用。

三、在线利用的干部档案管理

作为高校人事档案的主要内容之一，干部档案无疑是高校人事档案管理中的一个不可或缺的部分。哈佛大学人事档案管理中的干部档案管理可谓是与当今社会接轨，不仅实现了干部档案的在线利用，而且开展了档案数字化工程，干部档案管理技术性颇强。

(一)通过联机检索系统在线利用的干部档案

哈佛大学干部档案管理的代表组成部分即校长档案。校长档案不仅介绍了校长的职责、建校四百多年来校长角色的转变，而且收集了历任校长的行政办公文件和个人文档。其中行政文件记录了校长从制定机构政策到参与学术项目的各种高校正式业务，个人文档则刻画了校长们的生平，包括任职前后的事业以及学术追求和家庭活动。更值得一提的是，关于大多数校长们的个人文档的详细叙述资料都是提供在线阅览的。除了那些易碎的难以保存的原始文件限制利用以外，很多文件都是开放利用的。可在网页上直接浏览的个人文档分为两类:文件目录和HOLLISsearch。HOLLIS是哈佛大学建立的联机检索系统，可以通过名称或者例如“教师”、“学生”、“通信”、“日记”、“剪贴簿”等检索词进行人事档案目录的网上索引，人事档案在HOLLIS系统上都可以查询到目录。除了检索人事档案的目录之外，部分人物传记档案也可以在HOLLIS系统上检索出来，如希欧多尔•罗斯福收藏集(TheodoreRooseveltCollection)和埃米莉•迪根森档案(TheEmilyDickinsonArchive)等人事档案的主要内容都存储在HOLLIS系统中可供查找利用。

(二)干部档案的数字化工程

哈佛大学干部档案已全面实现了数字化管理。从2004年开始，哈佛大学档案馆开始对收存的档案进行二次加工，并于2009年对档案进行了数字化处理。信息技术的开发利用离不开资金的投入，西德尼•维伯基金的支持使得这一档案数字化工程开展十分顺利并取得了成效。其中，档案数字化工程对早期校长们的论文进行了数字化处理使其成为了在线利用资源，同时部分文档还有电子扫描件。档案数字化工程让哈佛大学的人事档案管理在一定程度上实现了电子档案和纸质档案的双套制管理，这一数字转换使得珍贵的不能提供原件利用的档案也能以电子档案的形式实现其档案价值，也保证了档案原件的完整和永久保存。同时也为不能来馆查找利用档案的人员提供了远程查找的便利性。

四、离职员工档案的全方位管理

哈佛大学的人事档案管理工作十分重视离职员工的档案管理。在学校的管理规章制度中，有专门的关于离职员工档案管理的规定，可以说哈佛大学离职员工档案的管理是有规章可循的。哈佛大学的离职员工档案管理涵盖了离职员工档案管理的方针政策、责任划分、档案的处理以及离职员工预先自行整理档案的指导意见。

(一)以学校规章为据，妥当管理离职员工档案

哈佛大学的人事档案管理特别注重按照国家的法律法规以及学校的规章制度的要求来管理，离职员工档案的管理也不例外。当一位员工离职时，根据学校文件管理政策，所有经其负责的文件都要进行评估和处理。哈佛大学档案馆要求学校办公室设置好程序以确保员工在离职时其所有的文件都得到了恰当管理，同时，重要的学校信息不能因为疏忽而被损坏或公开。

(二)明确的责任划分，完善离职员工档案的移交工作

哈佛大学档案馆对离职员工档案管理的责任给出了明确的划分。预离职员工及其领导以及档案的交接人员对档案的管理负有责任。离职之前，员工应向其上级领导提供一份其所占有的学校文件的清单并告知每份文件的存放位置。可能的话，员工及其领导应当一同对文件进行检查。否则，员工的直接上司须对确保文件被正确地保管、移交或销毁负责任。这些程序可以作为离职手续如离职清单的一部分记录下来。当需要信息技术人员确保电子文件的移交、保管或删除的准确性时，员工的领导有责任运用学校的政策对员工的电子文件进行处理。办公室应当设置好电子文件清理的初始化程序。在没有得到离职员工的领导的明确批准的情况下，信息技术人员不得采取任何删除学校文件的行动。

(三)加强对离职员工预先处理档案的指导

哈佛大学档案馆对于预离职员工离职前自行处理档案给出了一些指导意见。对于现行文件和非现行文件的处理应该区别对待。现行文件应当移交其他员工进行保管，在特定情况下，员工的地位以及文件的敏感性可能要求移交记录应存档。在查阅一般的文件目录以及任何特别文件目录之后，再决定非现行文件是否保存。非现行电子文件需要打印的，取决于电子文件价值的时间长度以及电子文件的电子形式是否有存在的必要。在决定对文件进行保存或销毁之前应当联系文件管理服务中心。在离职之前，可以与同事或领导沟通交流他们所需要的资料，以大致确定保管和销毁的文件范围，为确保档案材料的保全性，可查阅文件目录来决定文件是应当被销毁还是交由同事或移交档案馆，确定之后可先自行分类然后交由单位处理。哈佛大学档案馆特别强调，要注意所有格式的档案的保存或销毁或移交的规则，也应当检查所有公共工作空间和个人工作空间的可存放文件的地方，以防有所遗漏。

五、专业的档案管理人员

在专业人员的配备方面，哈佛大学的人事档案管理不仅具有一支专业的档案管理人才队伍，且每个档案管理人员都具有专门的职责分工，相较于其他档案馆单一的档案文员而言具有绝对的优势。

(一)档案管理人员各司其职，分工明确

哈佛大学档案馆每一位档案管理人员都有自己专门负责的档案管理部分，同时其档案馆的主页上都有每位工作人员的工作内容和联系方式。这样一支训练有素、专业能力强、分工明确的档案管理人员队伍由以下人员组成:综合档案管理人员(包括高校档案管理员、档案馆助理)，馆藏服务类档案管理人员(包括馆藏服务档案专家、加工处理档案专家、特殊材料编目/处理档案专家、项目经理)，公共服务类档案管理人员(包括研究员、高级参考档案专家、参考资料助理、资产管理助理、公共服务档案专家)，馆藏发展类档案专员(包括馆藏发展联合高校档案专家、馆藏发展/鉴定档案专家)以及档案管理专员(包括档案管理服务的联合高校档案专家、高级电子档案分析专家、档案操作专员、档案管理助理、档案经理、档案分析师)等。各位档案管理员不仅具备基础的档案专员知识，而且都能熟练进行计算机操作，同时不同档案管理专员能满足各种档案管理的需求，切实做到了各司其职，人尽其用。这种分工明确的专业化的档案管理得益于哈佛大学几百年来档案管理经验的积淀，也使得哈佛大学档案管理工作开展得愈发成功。

(二)档案管理人员培训

合同存档管理篇(6)

关键词：电子档案；纸质档案；优劣；综合

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）05-00-01

在网络技术和信息技术飞速发展的大环境下，电子档案无可替代地成为档案管理的重要形式，但电子档案受电脑的控制，存在一定的缺陷，这时就需要纸质档案来补充，将两者有机结合，使之优势互补，对档案管理具有重要的现实意义。

一、电子档案管理相对于纸质档案管理的优势

1.管理效率的提升。电子档案使档案信息资源迅速聚集，让档案信息资源得到高效利用。档案真实地记录了人类的社会活动，档案完整程度越高，连续性越强，其质量和价值就越大。反之则其价值就会降低。传统纸质档案信息的保存、交流和传递实际是通过其载体的保存、交流和传递实现的。这样不管从体制、方式，还是手段，都给档案信息的积聚和统一管理带来很大障碍，档案连续性、完整性和积聚性的效应就无法实现，使得纸质档案易分散，不便集中统一管理。[1]电子档案信息的承载介质发生了根本性变化，能集成多元化信息，做到图文并茂，三维立体显示，使当时的活动真实地再现出来。这些信息可以通过磁带、磁盘、光盘得以保存，甚至脱离载体贮存在计算机系统内，而且信息可以迁移，使生产和管理效率得到极大的提高。电子档案的这种优势大大改善了纸质档案不便于集中统一管理的弊端，提高了档案信息资源的利用率。例如，在过去的高考中，全国各地的考生资料和填报志愿信息，都必须将纸质档案收集好，并在全国各地的范围内进行运输和传递，费时费力，进行查阅时也必须逐项翻阅，效率低下，而随着科技的发展，电子档案的投递极大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的资料上传后，北京院校立即可以在网上查阅到，完全省去了档案运输、分发的繁琐环节，极大地提高了管理效率。

2.存储空间的压缩。纸质档案虽然稳定、永久、直观和方便阅读，但其占用空间大，信息存储量少，而且档案载体在频繁的利用中会受到很大损坏。电子档案高密性的存贮特点让信息收集对象更广、收集范围更宽、收集空间更大，使档案信息能系统、科学、及时地服务于社会。电子档案载体（包括磁盘、磁带、光盘等）信息存贮量是以往各种信息介质无法比拟的。例如，目前一张普通的光盘容量可达600MB-4 000MB，仅用60片光盘可以贮存30万卷的档案信息，这相当于一个中等规模的省级档案馆的贮存量，60片光盘仅用一个书包就可装完，而30万卷的档案信息换成纸质档案则将把600立方米的空间挤得满满当当。

3.资源共享的实现。传统纸质档案使档案信息资源受到极大的限制，很多时候，众多的用户无法同时享用某一档案资源。电子档案以数字化形态存在，方便信息资源共享，突破了地域、行业、国界的限制，使全世界不同种族、肤色、信仰、语言的民族畅通便捷地交流，缩小不同地区、国家间的距离障碍，使资源共享范围得到极大地扩展，满足更多人对档案资源的利用需求。例如，过去人们为了查阅某项资料，只有去图书馆进行借阅，高峰期还要排队等候他人归还，极不方便，而电子档案的出现，实现了众多用户可借助互联网同时查阅同一份资料，而且理论上用户人数可以实现到无限多。

二、电子档案管理相对于纸质档案管理的劣势

电子档案与纸质档案都是人类在社会实践活动中用来指导现实工作的信息传输工具。但相对于比较成熟完善的纸质档案管理，电子档案也有着自身的劣势。

1.载体寿命有待验证。纸张是纸质档案的主要载体，人类对保护纸张寿命的技术已很成熟。纸质档案的寿命可以达到上百年乃至上千年。电子档案载体材料通常是磁性物质和光盘。磁性物质材料易出现退磁、消磁等现象，一般只有3-5年的寿命。光盘主要由金属、石英、高分子聚合物构成，利用激光存取信息，其寿命或许有70年左右，但还需等进一步验证才得以知晓是否有70年寿命。

2.环境的要求严格电子档案与纸质档案载体都会受到自然环境的影响，只是影响程度不相同而已。纸质档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会出现霉菌、色斑或纸张老化，但科学的防范措施能减轻水解和氧化反应的危害程度。[2]相对于纸质档案，电子档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会使电子档案载体发生氧化反应而变形，或划伤磁盘、磁带、光盘表面，或使载体老化、变质、磁粉脱落导致电子档案载体上纪录的信息无法被计算机系统读出，从而使电子档案信息失去保存价值。

3.安全保护困难。纸质档案的安全保护实际上就是对纸张的保护。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破损纸张、恢复扩散字迹、进行一些必要的缩微复制等工作，纸质档案就得意长期保存。电子档案的安全保护工作就比较困难，它的安全与载体的寿命、环境因素、系统本身脆弱、电脑病毒等等一系列因素的影响。如，电子档案信息在联机状态时，上网的载体没有处于严密的保护状态下，很容易受到网上黑客的攻击。

4.原始性保存不易。纸质档案看得见，摸得着，它以最直观的形式展现了信息的原始性。而电子档案的信息与载体可分“家”，信息与载体不一定结合在一起，使得信息的大小、贮存空间、位置都不确定，致使电子档案的原始性不易被认可。此外，电子档案载体的不同也会使其内容有所变化。比如，文本档案经过不同的格式复制转换后，档案信息的原始性就很难被人们所接受。

三、电子档案与纸质档案的综合管理

从电子档案与纸质档案的优劣比较中，不难得出结论：电子档案与纸质档案必然会长期并存协同发展。面对这种形势作为档案工作者就要把电子档案管理和纸质档案管理相结合，进行集中统一管理。对于管理人员，电子档案和纸质档案管理和控制要有专业人员；管理流程上，电子文件、纸质文件必须在统一的管理流程当中；信息资源的开发利用上，电子文件和传统文件信息资源必需综合开发利用。

由于电子档案与纸质档案管理上存在着显著的差异，要设计一套能同时管理这两种类型档案的管理系统并非易事，需要我们档案工作者以及相关技术人员的共同努力。

参考文献：

[1]陈招娣.电子文件管理的几点思考[J].兰台世界，20011（9）：15.

合同存档管理篇(7)

关键词 农村土地流转；档案管理；重要性；做法；建议；河南周口

中图分类号 F321.1；G271 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2013）08-0343-01

近几年，随着农村综合改革的不断深入，农民专业合作社强劲发展，农村劳动力转移力度不断加大，周口市农村土地流转呈现出快速发展的态势。截至目前，全市土地流转总面积为11.9万hm2，签订流转合同的面积5.93万hm2，保存签订的流转合同55万份。周口市各级农村经营管理部门充分认识新形势下规范农村土地流转档案管理的重要性和紧迫性，把农村土地流转档案管理工作纳入重要工作日程。

1 农村土地流转档案管理的重要性

随着城乡统筹步伐的加快，农村土地流转面积大幅增加，农村土地流转档案资料管理显得尤为重要[1-2]。根据中共中央18号文件，农业部2002年5号文件和12号文件要求，农村经营管理部门要建立健全农村土地流转档案管理制度，搞好档案管理，需要管理的档案主要类型有：规范性文件；与流转相关的农业发展规划；流出流入申报表；流转信息表；流转合同；土地转包、转让、互转等土地流转申请书；流转委托书；流转协议书；流转确认书；土地流转公证书；土地承包及流转纠纷调解资料等等。土地流转档案的形成，对规范土地流转工作，有效维护农户的使用权、收益权和流转权，妥善处理土地流转纠纷具有十分重要的意义[3]。

2 农村土地流转档案管理的做法

2.1 正确引导，规范流转程序

加强农村土地承包经营权流转档案的管理，是维护农民利益、农村稳定的重要举措，是落实“三个代表”重要思想和科学发展观的具体体现。为规范档案管理工作，周口市举办由档案员、业务骨干所参加的土地流转培训班，将土地流转的具体操作规程、资料收集存档要求等进行讲解，提高工作人员业务水平，确保土地流转档案完整、准确、规范和安全。

2.2 明确步骤，规范签订

首先，流出土地农户提供身份证、农村土地承包经营权证、土地流转申请表；流入方提供身份证（或企业营业执照）、资信和经营技能证明等。土地流转服务机构做好流出土地农户信息的收集、审核、汇总、。组织有流转意向的双方进行协商与洽谈。双方洽谈一致后，在土地流转服务机构的指导下签订河南省统一规范的流转合同，并将土地流转委托书、土地流转合同、土地流转登记簿等资料分类、整理、归档。

2.3 统一内容，分级建档

完善农村土地流转档案的重点是乡镇、村2级，县级原则保存土地流转情况统计表，关于土地承包及流转方面的群众上访情况与处理结果等，如果乡镇还没建立土地流转服务机构，可以到县土地流转服务中心办理，县级代乡镇保存土地流转档案等。乡镇保存档案主要包括：土地流转统计表，土地承包及流转的矛盾调解意见书，经乡镇鉴证的土地承包和土地流转合同，流出流入申报表，流转信息表，土地转包、转让、互转等土地流转申请书等。村级保存档案主要包括：土地承包合同，土地流转合同，土地承包及流转的矛盾调解意见书，流转土地丈量记录，土地承包经营权证书发放清册及汇总表，土地流转台帐，流转委托书等。

3 加强土地流转档案管理的建议

3.1 加强领导，严格督查

各级农村土地承包管理部门要树立档案管理意识，本着对党、国家、人民和事业负责的精神，建立健全分级负责、层层落实的土地流转档案管理工作制度，开展现有土地流转档案材料清理检查工作。

3.2 规范流转合同

土地承包经营权流转当事人双方签订书面合同，报发包方和乡镇土地流转服务机构备案。未经承包方书面委托，发包方和其他任何组织、个人不得代承包方与流入方签订土地承包经营权流转合同。流转合同要明确流转形式、面积、期限、费用标准及支付形式、当事人的权利义务、违约责任等。各村应及时掌握情况，为土地流转农户提供统一的协议，做好指导、服务工作，规范使用土地流转合同文本。

3.3 加强常规管理

安排有责任心、工作细致的人员负责，建立健全档案保管、保密、人员岗位责任制等制度。及时收集、整理农村土地流转、土地经营权变更等农村土地承包管理相关资料，按规定装订归档，要做到装订规范，存放有序。档案人员变动，要及时办理移、接交档案手续，防止档案遗失。

3.4 推行土地流转信息化管理

建议县、乡、村土地流转档案保管单位配备相关设备，建立档案信息管理平台，对土地流转合同推行电子备案，改变过去纸质流转合同只能在本地存查的档案管理方式，异地能够查询流转信息，实现县、乡、村农村土地流转档案信息资源共享，提高土地流转信息查询速度，延长档案存档时间。

4 参考文献

[1] 杨俊君.规范农村土地流转档案管理的若干思考[J].浙江档案，2011（9）：41.