文件档案管理论文篇(1)

【内容提要】文件运动始终在矛盾的对立统一和物质运动的普遍联系之中，它阶段性、螺旋式地向前发展，其过程与形式具有多样性、不平衡性等特点。【摘 要 题】文件理论【关 键 词】文件运动规律/阶段性/螺旋式……【 正 文】 文件（档案）作为一种客观存在物，它与所有的客观事物一样，总是在一定条件下按照一定规律阶段性、螺旋式地向前发展变化的。其阶段性表现为文件（档案——下同）运动的周期性，其螺旋式表现为文件运动周期的连续性与循环性。在档案学研究中，其阶段性特点已为档案学家发现并概括为文件生命周期理论，而螺旋式特点则为档案学家们所忽略，近年来，国内档案学者有所研究，但主张为“文件运动的回流形式”，其认识仍未超越文件生命周期理论。笔者认为，文件运动的阶段性和螺旋式正是文件运动微观与宏观的两个互补性规律，并就此略陈管见。 一、文件生命周期理论作为文件运动阶段性质变的微观规律，既是世界档案实践和理论的一般原理，也是各国档案实践和理论的个别结论 文件从现行——半现行——非现行是一个相对独立而完整的运动过程，通常称作文件生命周期，它是客观世界物质运动阶段性在文件运动中的一种表现形式。最早发现文件运动周期性特点的是美国档案学家，最早形成理论成果的是英国档案学者，该理论自20世纪50年代初诞生以来，经过半个多世纪的发展，现已相当成熟了。随着经济全球化和科技国际化的加速，各国文件、档案工作实践的发展，国际档案界对该理论的认识和运用也显现出求同存异的时代特性，即在不断增强和扩大共识之时，也很重视与本国实际相结合，这一特征既符合事物发展的客观规律，也顺应了世界多元化发展潮流。 首先，从文件生命周期理论的形成过程和运用范围来看，它实际上是国际档案界集体智慧的结晶。现代世界档案学史表明，文件生命周期理论的实践和理论源头来自：20世纪40年代美国的文件中心和文件生命周期论述，正式提出则是由英国档案学者在1950年第一次国际档案大会上完成的，其后又经加拿大、阿根廷等国档案学家的丰富和发展，才不断完善起来。作为新的档案工作实践的科学总结，文件生命周期理论不仅清晰地揭示了“文件”转化为“档案”的阶段性质变的基本规律与特点，而且普遍适用和作用于各国档案工作实践。尽管各国国情不尽相同，对该理论认识和接受的程度也参差不齐，但是，只要建立了档案工作的国家大多受到这一理论的影响，这是不争的事实。 其次，从文件生命周期理论的具体运用情况来看，各国又结合本国社会经济制度、历史文化背景与文档工作实际，作出了不同的理解、反映和表达，又表现出一定的实践与理论的个性。我国档案学者在这方面的研究成果就很有典型意义，如20世纪的60年代初曾三从我国文档工作实践中发现的“档案自然形成规律”，80年代陈兆＠①提出的“文件运动周期理论”，90年代何嘉荪提出的“文件运动规律”等。这些中国式的文件生命周期理论，不仅具有我国档案实践和理论的特色，而且丰富了世界档案学理论宝库，为文件生命周期理论更加国际化充实了新内容。 第三，文件生命周期理论的重大贡献。文件生命周期理论虽然只是反映文件运动阶段性质变规律的理论，但是，从半个多世纪档案工作实践和理论发展的实绩来看，其贡献是不可低估的。一是理论贡献，它对于深入研究和把握文件运动的周期规律、正确认识和处理文件与档案对立统一的辩证关系、科学地指导文档工作实践，具有十分重要的理论意义。二是实践贡献，它对于科学合理地组织文档工作流程、切实有效地实行文档一体化管理、促进文件向档案健康有序的转化，具有极其重大的实践意义。三是创新性贡献，除包括上述两大贡献外，它还对进一步探索文件运动的基本特征，拓宽研究视野和提高认识层次，为发现文件运动的其他规律，奠定了基础、创造了文件和提供了可能性，因此，档案学界称它为20世纪档案学史上“划时代的里程碑”。 二、文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质变的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在逻辑联系 从系统论、信息论、控制论的角度来认识，文件运动作为社会大系统中的一个信息系统，它是根据利用者需要，通过人工干预使“文件”与“档案”两种不同的社会价值循环转化的一个信息流。其特点有时间的无限性、空间的转换性、内容的一致性、价值的互变性和动态的可控性等；其实质是客观世界物质运动质量互变规律和否定之否定规律在文件运

文件档案管理论文篇(2)

一、文件鉴定四要素

文件鉴定包括文件价值鉴定、文件法律标记鉴定、文件齐全完整鉴定和文件技术鉴定等四个要素。

1、文件价值鉴定。国家档案局制订的关于文件归档范围和档案保管期限的规定，是为指导全国范围的文件鉴定工作制定的原则性操作指南。具体的文件鉴定工作细则只有结合本单位实际，充分考虑到本单位工作特点，进行适当修订、调整和补充完善。档案保管的目的是维护本单位的历史面貌，满足本单位各项工作的查考需要。文件价值鉴定就应当本着“以我(本单位制成文件)为主、为我(即本单位)所需”的原则，一切围绕本单位日后查考需要保存档案。笔者在2007年对某公司机关档案的利用情况按文件来源进行了分类统计。在全部归档文件中，本单位制发文件(又称发文)占利用总数的76％，其次是直属上级文件，其他文件的利用率不超过3％。这就是文件价值鉴定“以我为主、为我所需”原则普遍适用的依据。文件价值鉴定还要强调全面性和前瞻性，从本单位实际工作需求出发，凡是今后有利用价值的文件都要归档。

2、文件法律标记鉴定。档案法律效力是由归档文件法律标记自然延伸下来的，它是档案的法定原始性凭据。文件法律标记鉴定包括两点：其一是鉴定文件有无法律标记，比如文件定稿是否已经签发，正本是否加盖公章，合同文本相关各方的签字和公章是否齐全；其二是鉴定上述文件法律标记是否完整、规范、清晰。具体包括文件法律标记是否使用永久性字迹材料标识，合同协议是否具有清晰的印信、指纹，并在法定(指定)位置上签署，文件签发、签署日期、签署意见等是否齐全，签署字体是否清晰、规范等等。

3、文件齐全完整鉴定。文件齐全鉴定主要针对文件的归档范围，要求收集不同渠道产生的各门类应归档文件以及不同版本、不同载体应归档文件。例如合同协议的正本、副本是否齐全，会议文件是否包括了会议通知、会议发言稿以及会议通过的文件、议题等归档材料。同时，文件编号应当连续不间断，空号、重号应当注明。文件完整鉴定主要是针对某一份具体的文件，要求每一份归档的发文具备正本与定稿两种文本，正文与附件齐全，文件中间无缺页，办理的收文应贴附领导批示和部门办理意见的文件处理单等等。

4、文件技术鉴定。文字反差是否良好，有无字迹模糊、字迹过于清淡而不易识别现象，归档文件纸张有无缺残、折皱，纸张克重是否符合要求，文件文面有无污渍、霉斑、孔洞，等等。同时，外文版文件必须注明中文标题和内容摘要。

二、“文件鉴定四要素”的综合意义

1、为鉴定理论奠定基础。

“文件鉴定四要素”首次明确了完整的独立的文件鉴定概念，使之与档案价值鉴定相互区别开来，维护了文件鉴定工作的相对独立性，由此为文件鉴定理论奠定了基础。文件鉴定只有包括了以上四个方面的要素，才可以构成一个工作标准，一个系统的工作方案，一个完整的工作流程。文件鉴定只有遵照以上四个要素先后操作，才能按部就班、有条不紊，进而保证文件鉴定工作的质量。

2、为案卷质量把关。

许多案卷质量存在着的问题是在归档鉴定时因为疏忽而导致的。比如文件归档后因为缺少附件而影响使用，最为典型又时而发生的例子是规章制度、技术标准的文件时，只有主件而无附件(随文的规章制度或技术标准)，该类文件则不具备实际上的利用价值。还有的是文件字迹模糊或大片污损，造成阅读障碍导致误读误解，最终导致企业的重大经济损失，或者是企业合法权益受到损害。这些问题若在文件鉴定时没有发现或加以纠正，等到产生重大不良影响或造成严重后果时将是无法挽回的。

3、为档案法律效力把关。

档案的生命在于其所具有的法律标记。没有法律标记或者法律标记不完整、不规范、不清晰，必然影响到档案的法律效力，有的甚至法律效力尽失而成为废纸。这就需要文件鉴定者本着对单位、对历史负责的态度开展鉴定工作，发现问题、及时纠正解决或妥善处理，为后人留下具有完整、规范、清晰法律标记的档案，以维护档案的法律权威性和法律效力。

文件档案管理论文篇(3)

关键词：档案管理 电子文件 纸质档案 差异

自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。

1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异

目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。

电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。

因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。

2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异

当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。

而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。

因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。

3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异

在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。

而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。

在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。

4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异

电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。

5、结语

综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。

参考文献

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[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).

[3]王红蕾,单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报(自然科学版),2004,(2).

文件档案管理论文篇(4)

以文件为单位组织室藏，是由少数单位档案部门发起并已产生了一定 影响 的管理方式。对于这种管理方式，档案界各说不一，笔者以此文参与对这个 问题 的讨论。 一、以文件为单位组织室藏消除了传统的档案观念 传统的档案观念，案卷是基本单元。案卷是构成全宗的基本单位，案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成，以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识，形成一个完整的案卷概念。 而以文件为单位组织室藏，则使?档案"或"案卷"的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位，首先使"档案"这一概念发生了嬗变。档案，是"机关或 企业 等分类保存的文件和材料。"①"是按一定 规律 集中保存而形成文件材料的组合…。相对的系统化、文件的有机体系才是档案区别于文件的本质属性之一。"②这里给档案所下的定义是：1档案是由若干份文件按照一定规律形成的组合体，是文件集合的概念。2档案与文件相互区别的本质属性，是文件的系统化和有机联系，而所谓的文件系统化和有机联系，一般是指文件按类别特征、问题特征、职能特征等构成的相互之间的关系。没有这些特征和相互关系，只靠文号联系，显然就是缺乏文件形成规律的有机联系，也就是从根本上抹煞了档案与文件的本质区另别。这样，以单份文件为保管单位，则使"档案"的概念荡然无存。那么，档案室、档案管理、档案管理人员、档案全宗以及《档案法》中所述一些基本术语的概念都失去了本质上的意义。皮之不存，毛之焉附﹖ 二、以文件为单位组织室藏不适用于 科技 、声像等门类档案管理 以单份文件组织室藏，从 目前 状况 分析 ，仅仅适用于原来意义上的文书档案。文书档案中的单份文件，相对独立性很强，或者说本来就是互相独立的案卷单元。以其为基本单位组织室藏，只要考虑好如何过渡，如何检索即可。而科技档案则与此相反。某一工程项目、某一产品或某一台设备的档案，不管是仅有几份科技文件或几张图纸，还是若干案卷，卷内文件或图纸的 自然 联系是不容分割的。它的各种文件、图纸，仿佛人的肌体，合则生命存在，失则生命丧失。 会计 档案、人事档案和声像档案都存在诸如此类的问题。会计凭证是由若干份凭证以旬或月为单位合订，组成保管单位的。如果以单份凭证为单位保管，则会给管理和查找利用带来不少的麻烦。人事档案往往以某个人为单位组成案卷，如果将某一个人案卷中的各种材料打乱，单份保管，也是不合情理的。声像档案是由某一盘录相带或某一片磁盘组成自然保管单位的，其上面记述了若干份文件或若干项活动，也无法将它们硬性分开单独保存。光盘档案更是以数千乃至上万份的文件组成一个自然保管单位，更是无法将其中的某一份文件分开管理。 如果在一个档案全宗内实行以单份文件为单位组织室藏，其它门类归档材料以案卷为单位组织室藏，必然给档案的分类、编号、编目、统计、保管等项工作带来明显的差别，这种差别是否会给管理带来诸多的不便呢﹖ 三、以文件为单位组织室藏不适用于手工管理 归档文件的最初登录形式，是发文簿或收文簿。根据手工管理档案的经验，通过收发文簿查找归档文件，一般是万不得已而为之的事情。这主要是由于这种检索途径几乎是漫无边际的查找。文件的六大特征，其中仅有文号这一线索一般单位的各种收文由于采取按时间顺序混编的 方法 ，此线索则无。而按发文文号查找，只是在所查文件的文号准确无误的情况下才可以顺利查到。如果不清楚所查文件的文号及准确的发文日期时间长了，多数档案利用者难以提供出这一查找线索，同时没有其它检索途径或标识加以配合，那么，只能从文件标题中查找，这往往会将发文簿从头翻到尾，其效率极低。在一个年收文数千份的机关，用此方法查找某一份收文，更如同大海捞针。由于收发文登记中掺杂了若干不归档文件，须有明确标识才可以辨别归档和不归档文件。如果将归档文件加以逐份标识，则增大了管理上的工作量。但是，手工检索单份归档文件，确实需要重新编制一份归档文件目录。对于身兼多职的基层档案管理人员来说，手工编制数千份归档文件目录，又是一件令人头痛的烦事，而编制完毕的这份归档文件目录，究竟能提供几种检索途径，能否实现有效、快速的检索，都是有待解决的问题。 单份文件保

文件档案管理论文篇(5)

1、教学综合类。

上级教育主管部门和学校下达的指导性、指令性文件材料。包括教育改革、招生计划、毕业分配等方面的计划、指示、规定和办法等。

2、教学管理类。

各种教学管理制度、教学计划、教学大纲以及教学质量检查、教学竞赛活动、教学观摩、课堂教学和考试质结等原始资料。

3、教学研究类。

教学改革方案、教研室教研活动计划、教学方法研究和总结;合格课程、重点课程、课堂教学质量测评、优秀课程建设等材料。

4、师资类。

教师队伍建设规划、师资需求、培训、业务考核、教师发展培养规划、职务评聘材料及教师个人业务档案等。

二、年级教学档案具有鲜明的教学一线的特点

1、档案的内部性和原始性。

学校教学档案大多是系年级教学管理和教学实践活动中自然形成的历史记录,并为其直接管理和使用,一般不经过文书专业处理部门的收发登记,其中不带文号的资料居多。

2、内容的专业性和多学科性。

由于学校年级的设置、学科划分比较细致,各年级在课程设置、教学内容、学时分配、教学方法等方面有所不同,因而这些教学档案材料表现出很强的专业性和多学科性。

3、运行的周期性和成套性。

教学档案,不是以自然年度为周期,而是以学期或学年,甚至更长的时间为周期。如学期或学年度工作计划、总结、招生计划、某一课程的授课计划、学生统计报表等。

4、资料形式呈现多样性。

教学档案的内容丰富,载体形式多样化,除了纸质的文件材料、教学计划、大纲、学生成绩,还有照片、录音、录像、课件等记录材料。

三、学校档案的具体内容与管理方法

1、传统纸质档案管理

学校办公室在每年度结束后，将一年的学校办公文件印刷本、原稿、审阅意见书等，按照档案的归档要求，集中整理立卷移交给综合档案室，归档文件材料必须完备、整齐、系统，符合规范要求。归档时认真、仔细填写每卷的目录表，以及双方签字的移交清单。将已经处理完毕的各种文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交学校相关的档案部门。通过严格的价值鉴定，区分出这些档案的价值，最总根据其价值确定重要程度和保管期限。然后根据相关的的分类方法并根据其重要程度、保存期限分别进行立卷。同时将每一卷档案填好备考表，将卷内的缺点和缺少的内容一一注明。在保管上纸质档案要注意其对环境的要求。首先是其库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在百分之五十至百分之六十之间。其次库房内要有有效的防护措施，例如防火、防水、防潮、防霉等“八防”。

2、电子档案管理

具有长期保存价值的电子文件需要归档保存。电子文件的归档，是通过计算机整理好的电子文件和它所生存的环境条件一并转存在电子存储载体（如磁盘、光盘）上加以保管。电子文件归档后形成电子档案。电子档案是一个全新的事物，具有与传统载体档案不同的许多特性。由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、光盘的排架长度与占用空间小，海量存储、传输快，便于检索，无限距离传输等特点，所以它对保管场地的面积要求不高。但电子档案的保管方式比传统载体档案的保管方式要复杂很多，它所具有的缺点也是不能忽视的：

（1）电子档案载体寿命仍需实践进一步验证；

（2）电子档案对环境的依赖程度较高；

（3）电子档案安全保护措施比较复杂；

（4）电子档案的原始性、真实性难以保证。

因此，我国《电子文档归档与电子档案管理规范》明确指出：“具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档”，这说明现阶段文件的归档仍应以纸质文件为主，两种载体的长期并存和实行“双套制”管理是必然的。

①电子文件收集

《归档文件整理原则》、《电子公文归档管理暂行办法》等规定，为新的档案载体形式的管理提供了工作目标和依据。电子文件形成后，要保证收集积累过程中的电子文件齐全、准确、完整、有效。注意修改过程中及时更换最新版本。

（1）电子文件收集范围。

电子文件的收集范围为应该作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

（2）电子文件格式。

单位形成的同一类型的电子文件格式应统一要求。文本文件采用XML、WORD、PDF、RTF、TXT格式，图象文件采用TIFF、JPEG格式，视频或多媒体文件采用MPEG、AVI格式，声音文件采用MP3、WAV格式等等。

②电子文档的规理整合

齐全性、准确性、完整性、一致性；收集范围、保管期限、密级，每项都是做好归档工作的前提。归档电子文件按时间、类别区分，以件为单位分项目进行整理脱机存储在光盘、硬盘、U盘等载体上。

四、针对目前中学档案管理存在的问题与对策

1、针对认识不够,加强领导重视,提高认识

在中学校教学中，存在学院教学部门领导对教学档案管理工作重视不够，经费投入不足，就连做教学档案的人员也有相当一部分认识不清楚，同时各教职工对档案工作在教学科研中的重要性认识不到位，由此，出现不能及时的将原始第一手材料移交到教学档案管理人员手里等现象。针对以上现象我们首先应成立教学档案管理工作领导小组，分管教学的年级长任组长，由教务处处长任副组长，配置具有专业知识、专职档案管理人员，负责对教学档案建设与管理进行全面的业务工作，最后应重视对教学档案工作的宣传，增加人员的档案意识。

2、针对教学档案实体分类构建的不完善，加强分类构建

大部分中学校都没有专门的组织机构，因此对教学档案实体分类不完善，不全面，针对这种情况，我们应按学年度，由年级、班级、教学研究室三级分别进行收集、整理和归档，按电子文件和纸制文件的不同载体分别归档、保管。

文件档案管理论文篇(6)

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

2.档案一体化管理

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：

(1)档案一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

文件档案管理论文篇(7)

关键词：文书档案管理 工作

随着我国高科技产业化进程的逐渐加快，正在向信息网络化、资源共享化方向发展，这一切都使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。加强档案的资源建设、实施现代化管理、推进档案工作的法制化进程已经尤为今后工作发展的必然趋势。

一、做好文档一体化的必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

二、加强文档资源建设工作

1、严把档案收集关。缓和档案馆应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理，为档案的收集、整理工作奠定基础。在接收档案前，有关部门要下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等，以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。同时，要扩大档案征集范围，主动向社会征集有价值的档案，对个人所有的、具有保存价值的档案可采取代存、寄存、征购等办法进行监管，对保存在纠偏馆、博物馆和图书馆中具有文物价值的档案资料，可采取复制和建立目录及编制简介等形式，达到丰富馆藏，为利用者服务的目的。

2、处理好质量与数量的关系。馆藏数量的多少一直是档案馆馆藏丰富与否的重要标志。从近年来馆藏建设的实践看，各级档案馆应该不断丰富和优化馆藏，正确处理好馆藏数量与质量的关系，使馆藏建设从片面追求数量转变为两者兼顾。

三、加强文档现代化管理工作

1、档案资源信息化。在信息时代，档案资源信息化是通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，即档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

2、档案保护现代化。传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，不仅要研究有效保护和保管档案载货的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。

3、管理手段现代化。档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先，档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次，先进技术手段的应用。要不断将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

4、档案管理标准化。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据，保证各项档案工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立种类档案管理标准，形成档案管理标准体系，确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

四、加强文档管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，加强参加在职教育的主动性和积极性。

3、明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

五、做好文档的鉴定工作

(1)文书档案鉴定工作的方法

鉴定文书档案价值的基本方法就是直接、具体地审查档案,通常这种方法也被称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张审查档案材料,从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析,确定其价值,而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等简单判定档案的价值。一般情况下,文件题目和案卷目录应该正确反映文件和案卷的内容及成分,但有时候也会出现题目不当或组卷不合理的情况,导致题目和目录不能正确提示文件或案卷的内容和成分。若简单地根据他们去判定档案的价值,就可能发生错误。为了保证鉴定工作的质量,必须直接审查档案材料的内容。

(2)文书档案鉴定工作的步骤

第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。国家档案局对归档文件的范围作出了明确规定,各单位应根据规定,结合本单位的实际情况确定具体的归档范围。文书工作人员和档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识,用档案价值鉴定的原则和方法指导归档文件的选择。

第二步,对归档文件确定其保管期限,即确定档案的“生存期”。通常的做法是各单位在每年的归档类目中预定每个案卷或每份文件的保管期限,正式整理时再根据文件的内容和保存价值确定每卷或每件最终的期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关文书立卷人员具体实施。

第三步,到一定年限后对档案的价值进行复审。复审主要采取两种形式:一是移交复审,即需要向档案馆移交档案的机关在移交档案时,由本机关档案人员和档案馆的接收人员共同对移交档案的期限加以审查。二是到期复查,即对于定期保管的档案在保管期满后,重新审查这些档案是否需要继续保存。对于保管期满但仍具有保存价值的档案,要重新划定保管期限,对于确实失去保存价值的档案,要剔除并按规定程序进行销毁。