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【关键词】电子文件管理系统 公共服务体系 构建

随着社会经济，文化以及现代化科学信息技术应用水平的不断提升，社会当中生活于各个地区和各个行业的人民群众，对于公共服务工作开展的质量以及效率也提出了更高水平的需求内容。为全面提升社会公共服务管理工作的发展现状，相关管理工作人员开始不断革新自身的发展观念、采取现代化的电子文件管理系统，力求能够在最短时间内全面优化和完善我国社会公共事业服务体系的构建。

1 简析电子文件管理系统的公共服务体系

电子文件管理系统是在二十一世纪初期，我国逐渐进入到科技信息经济发展进程中时产生的一项新生词汇，是一个现代化的分布式高科技应用管理系统。在现代化的新型电子文件管理系统当中同时具备着众多类型的公共服务体系，不同服务体系之间存在着各不相同的服务功能。在我国当今社会的发展进程之内，经过同行业发展领域当中相关专业工作人员对电子文件管理系统开展的研究和分析，发现电子文件管理系统当中的公共服务体系可以分为近十种不同的服务类型。进程间通信、命名服务体系、异常操作服务、信息安全服务以及电子辞典信息查询服务等，都是电子文件管理系统的公共服务体系之中的重要组成部分。

2 公共服务体系的安全保障服务

在电子文件管理系统公共服务体系的众多服务内容当中，立足于PKI现代科技信息技术之上而实现的数字签名，是最具代表性的公共服务内容之一。相关领域的专家学者又将电子文件管理系统公共服务体系中PKI签名的这一安全保障功能称之为数字签名服务。数字签名通过电子信息的展现和记录形式，应用于识别或者记录他人的个人身份信息。数字签名安全服务技术能够将人们的签名笔记作为信息识别的解锁钥匙，将指定个人的信息内容进行总结和记录。通过利用PKI的电子记录功能，将信息内容与相应的签名笔记进行一一对应。在保证签名者个人身份信息完整性的同时结合加密解锁的技术应用手段，全面提升网上签名信息传递的安全性与可靠性。

在我国现今社会的发展进程当中，电子文件管理系统公共服务体系当中的安全数字签名技术，在数年时间里已经发展成形了多种不同的应用类型。单位签名、设备签名以及个人身份签名等，都是安全数字签名当中主要包括的内容。单位签名主要可以根据签名主体发展地位的不同而进一步划分为机构签名以及部门签名两种不同的存在形式。部门签名主要用以证明相关单位的法人身份，而机构的数字签名相比单位数字签名的应用范围更为广阔。数字签名可以根据使用的电子设备的不同而划分为安全鉴别服务器的签名、VPN虚拟通道的签名两种主要的组成形式。无论是哪一种数字签名的存在形式，其在扩大电子文件管理系统的社会影响、提升经济效益以及提升社会服务价值方面，都发挥着重要的推动和影响作用。

3 公共服务体系构建和实施的意义

3.1 扩大电子文件管理系统在社会上的影响范围

公共服务体系的构建全面提升了电子文件管理系统的应用效率，让社会上相关的企业以及用人单位实现了业务管理系统到电子文件管理系统的全面转化。相比传统的企业业务管理系统，电子文件管理系统公共服务体系的构建将相关工作人员向电子文件管理归档的方式得到了丰富和发展。

一方面，工作人员可以通过OA系统的在线传输管理功能，向接收方发送印有单位机构数字签名信息的电子文件数据。电子文件管理系统当中的公共服务体系对单位的数字签名信息进行验证。只有验证有效的元数据管理信息才能成功发送至接收方，工作人员在得到接受确认信息后才能开展正常的电子文件管理工作。另一方面，相关文件信息管理人员还可以通过脱机载体机进行离线归档的管理。将单位或者企业的数字签名信息导入到电子文件管理系统当中进行离线归档管理，以保障信息验证以及文件接受的准确性。公共服务体系的构建简化了电子文件管理系统的信息验证管理流程，添加了信息文件归档和传输的途径，有效扩大了电子文件管理系统在社会上的影响范围。

3.2 提升电子文件管理系统社会经济收益的发展水平

随着全球范围内经济一体化发展趋势的不断加剧，全国范围内的各大中小企业在社会主义市场经济管理体系当中的经济局势日益严峻。电子文件管理系统在应用过程中能够带来和产生的社会经济效益，就成为了广大社会成员热切关注的焦点话题。随着社会法律法规制度的不断完善，电子文件管理系统方面有关的法律条文也在不断的优化。在法律约束力不断提升的带动和影响下，电子文件管理系统中公共服务体系构建的可信度和规范度逐渐提升。无论是在电子文件管理系统的数字签名信息移交，还是在电子文件信息的存档管理方面，相关信息内容的安全性和保密度都得到了提升。将更加可信的公共管理体系引用到电子文件管理系统当中，在一定程度上提升了广大社会成员对数字签名信息传递技术应用的支持和信任。随着数字签名技术应用范围的不断扩大，其帮助电子文件管理系统在社会各行业之间收到的经济收益，也将呈现出飞速提高的发展趋势。

3.3 突出电子文件管理系统的社会服务价值

现代化公共服务体系的构建有着更加便捷的服务功能，也能在一定程度上进一步突出电子文件管理系统的社会服务价值。相比传统的电子文件管理系统有着一定的区别，在公共服务提及的影响下，电子文件管理系统的网络用户被细致划分为两种不同的用户类型。其中一种是在网络在线的应用状态下利用全部开放的电子文件，不需要申请个人独有的数字签名，被Q之为是电子文件管理系统的普通用户。另一种则是分布在国家电力网络建设公司当中的特殊服务用户，这类用户有权使用电子文件管理当中不开放的电子文件。这一类公共服务对象因其拥有较为特别的使用权限，相关专家学者将其称之为是电子文件管理系统的特殊用户。

在公共服务体系的推动下，电子文件管理以及数字签名信息认证的过程当中，所有涉及到网络在线传输的信息内容都能够得到适时的加密处理。只有指定的数字签名用户本人，才能解开信息加密钥匙读取其中的信息内容。全新的管理模式使信息传输的保密工作深入落实到电子文件管理系统运作的始终，让电子文件管理系统能够更好的被社会成员利用，从而突出体现出了其重要的社会服务价值。

4 结论

电子文件管理系统是一项现代化、高科技的数字信息管理系统，计算机信息处理技术是电子文件管理系统产生和发展的基础支持。在广大社会成员个人生活节奏以及工作节奏不断加快的现代化社会发展进程当中，电子文件管理系统的公共服务体系的构建是必然的社会发展趋势。相关工作人员要将相应服务管理系统的构建严格遵循国家认证系统构建的法律法规。只有拥有较高可信度的服障低常才能为社会成员的生活带来真正的便利。

参考文献

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[5]周杰.浅谈公共服务体系下公共图书馆电子阅览室的管理[J].科技情报开发与经济，2011（01）：86-88.

作者简介

周峰（1970-），男，山东省人。硕士研究生。高级工程师。研究方向为行政办公业务管理、公文、档案及电子文件管理，企业办公信息化管理。

周翔（1977-），男，江苏省人。硕士研究生。工程师。研究方向为行政办公业务管理、电力系统自动化。

杨迪（1982-），男，满族，辽宁省人。硕士研究生。工程师。研究方向为信息系统建设管理，办公自动化技术，信息安全保密技术。

黄敬林（1979-），男，福建省人。大学本科学历。高级工程师。研究方向为电子文件管理、档案数字化管理。

张敏（1989-），女，湖北省人。大学本科学历。工程师。研究方向为电子公文安全传输，办公自动化技术。

作者单位

1.国家电网公司 北京市 100031

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1．1Robinhood策略引擎

Robinhood是一款非常优秀的开源软件，它通过遍历文件系统目录树收集元数据信息，将收集到的元数据信息保存到数据库。通过统计分析数据库中存储的文件信息，实现文件系统的管理与监视功能。Robinhood的架构如图1所示。信息采集器的功能是收集文件系统的元数据信息。它运用多线程技术，深度优先遍历文件系统。在Linux操作系统中，单个目录下文件的数量没有限制，如果广度优先会有内存溢出风险;但是Linux系统对文件目录树的最大深度做了规定，一般不超过256，所以，采用深度优先遍历可以规避这个问题。文件清单管理器实现了对MySQL数据库的基本操作，比如查询、插入、删除、更新等。它接受来自信息采集器、资源监视器和基于Web监视模块的服务请求，提供数据服务。资源监视器根据用户提供的“清理策略”配置条件，通过文件清单管理器查询数据库进行匹配。在“清理策略”中，以文件的过期时间、文件归属等信息为条件，实现对文件系统的自动管理。例如，管理员可以设定将文件最后更新时间在2000年以前且属于用户Jack的文件删除。基于Web的监视模块调用文件清单管理器提供的数据库访问接口，对数据库中文件元数据信息进行分析统计后生成图形报表，并以Web网页形式展示。由于数据库保存文件系统的元数据信息存在一定的滞后性，如果信息过于滞后，将无法正确有效地管理文件系统。目前Robinhood的架构只能运行于单台计算机，单台计算机的有限的计算能力，制约了Robinhood的快速遍历文件树的性能，无法保证数据库信息及时更新。经过测试，Robinhood遍历一次大型文件系统需要耗费数天时间，比如，对于一个拥有17000000文件数量的文件系统，一次遍历需要耗时31h。这使得数据库中存储的文件元数据信息过于滞后而无法使用。

1．2集群管理调度器

TORQUETORQUE作业管理系统是Clustering公司接管了开源软件OpenPBS，提供后续支持的一个开源版本。TORQUE作业管理系统架构如图2所示。如图2所示，TORQUE作业管理系统包含一个主节点(HeadNode)和多个计算节点(ComputeNode)。在主节点上运行着PBS_Server进程，而在计算节点上运行PBS_Mom进程。客户端的命令(Command)可以安装到任意节点上(包括没有运行PBS_Server或者PBS_Mom的节点)。在主节点上还运行着Scheduler进程。Scheduler与PBS_Server共同管理集群计算资源的使用以及作业的分配。目前，多数TORQUE的使用者选择更加高级Maui［7］或者Moab［8］替代内置FIFO(先入先出)策略的Scheduler。用户通过qsub命令向PBS_Server提交作业。当PBS_Server接收到作业后，先将作业排入等待执行队列，然后由Scheduler负责从PBS_Server中获取作业、队列、计算资源信息，并将作业与可用计算资源进行匹配，PBS_Server根据资源匹配的结果将作业分配给PBS_Mom。PBS_Mom接收PBS_Server分发的作业，并管理作业在本地执行。TORQUE作业管理系统周期性地向空闲计算节点推送作业。当作业在计算节点执行完毕后，由PBS_Mom向PBS_Server报告该节点资源使用情况，PBS_Server收到信息后将该节点的计算资源标示为空闲，并等待下一调度周期的到来。如果一个作业的执行时间过短，即远小于一个调度周期时间，则计算节点在执行完该作业后将处于饥饿状态，使得集群的计算资源利用率过低，因此，TORQUE作业管理系统更适合运行时间长于调度周期的作业。

2文件管理工具的设计与实现

为了解决单台计算机遍历文件系统的性能瓶颈，本文根据分布式计算的要求对Robinhood进行改进，下文简称为改进的Robinhood。图3展示了本文工具的拓扑结构，各个节点通过网络相互连接。在每个计算节点上部署了改进的Robinhood，它根据目录切分算法实现了文件系统目录树的自动切分，并将符合条件的目录树以作业的形式向PBS_Server提交，从而实现了对文件系统的多任务并行遍历。MulticastServer基于TCP/IP网络编程技术实现。它通过调用TORQUE提供的命令接口，获取PBS_Server上的作业队列信息(作业排队数，作业运行数等)，然后将信息发送到改进版的Robinhood。数据库(Database)部署在一台专用计算机上，改进的Robinhood收集的元数据信息最终汇总到数据库中。

2．1改进的Robinhood

改进的Robinhood实现分布式计算需要2个必要条件:(1)将一棵大的目录树切分成多棵独立的小目录树;(2)与TORQUE作业管理系统集成:将切分好的目录树以作业的形式提交给TORQUE作业管理系统，实现分布式计算。2．1．1基于组播通信的队列信息获取遍历文件系统的作业在运行期间，需要根据PBS_Server的当前作业队列信息对文件系统目录树进行切分，提交新的遍历作业。如果所有运行Robinhood的计算节点都向PBS_Server查询当前作业信息，将会对PBS_Server造成严重的额外负担，影响它的服务质量。为了解决这个问题，本文采用一个独立组播服务器(MulticastServer)向PBS_Server查询队列状态信息，并以组播方式将消息推送给改进的Robinhood。2．1．2文件系统目录树的切分算法运行时间过短的小作业会造成集群的作业调度效率低下，本文在实现上应尽量避免产生过多的小作业。对于一棵目录树来说，最大的目录是根目录，最小的目录是包含文件数最少的叶子目录，某个目录在文件树中所处的层次(即深度)在一定程度上决定了该目录的大小。基于此，本文提出以下假设:目录的大小与目录的深度有关:目录深度越小，则该目录是大目录的可能性越大;目录深度越大，则该目录是大目录的可能性越小。在算法的设计过程中，首先要考虑的是大目录的定义标准，即当前目录的深度是小于多少才算大目录。规定一个确切的数字显然是不合理的，因为不同的文件系统目录树的形状会有很大差异，所以需要设计一个动态调整算法，自适应不同形状的目录树。对目录进行合理切分并按切分结果提交作业，使得每个作业运行的时间合适是保证改进的Robinhood高效运行的关键。如果切分的目录过大，会造成PBS_Server上排队作业数目极少，甚至没有;但是，如果切分的目录过小，则导致排队的作业数增多，作业运行时间过短。所以，大目录判定的阈值越小，产生的作业数越少;大目录判定阈值越大，产生作业数越多。由此，本文提出了动态调整目录切分与排队作业数量的算法，通过获取的实时作业排队数，动态调整判定大目录的阈值。基于目录切分与作业排队数的算法流程如图4所示。算法涉及的变量如表1所示。算法描述如下:(1)初始化阈值(DNum)。DNum的初始值不应设置过大，对于千万级别文件数量的文件系统，缺省值为5，这是一个经验值，在算法的运行过程中自动调整大小。(2)比较当前作业排队数(Queue_num)和最大作业排队数(QMaxNum)。如果Queue_num小于QMaxNum，则跳到第(3)步;如果Queue_num不小于QMaxNum，则跳到第(6)步。(3)调用函数获取当前目录的深度，跳到第(4)步。(4)比较当前目录深度(depth)和阈值(DNum)。如果depth小于DNum，则跳到第(5)步;如果depth不小于DNum，则跳到第(6)步。(5)调用相关接口，生成作业，并向TORQUE提交作业。(6)比较当前作业排队数(Queue_num)和最小作业排队数(QMinNum)。如果Queue_num小于QMinNum，则跳到第(7)步;如果Queue_num不小于QMinNum，则跳到第(9)步。(7)PBS_Server上的排队作业数过少，说明大作业的要求太严苛了，需要放松要求，增大阈值DNum，增大的步长为1。接着跳到第(10)步。(8)比较当前作业排队数(Queue_num)和最大作业排队数(QMaxNum)以及判定DNum。如果Queue_num大于QMaxNum而且DNum大于1，则跳到第(9)步;反之，跳到第(10)步。(9)PBS_Server上排队作业数过多，说明DNum数值过大，产生了过多作业;或者文件系统即将遍历结束。此时需要减小DNum，减小的步长为1。接着跳到第(10)步。(10)当前目录本地遍历，直至结束。

2．2工具的扩展性

文件系统数据保存到数据库后，使得文件系统信息的获取更加方便快捷。利用数据库的特性，可以对系统的功能进行扩展。例如:(1)生成特定格式的文件列表，供相关备份软件进行文件备份;(2)通过Web形式，对系统信息进行可视化展示，实现系统监控;(3)实时分析数据库中文件系统元数据信息，动态调整用户使用文件系统策略，对文件系统进行更细粒度的管理等。2．2．1系统备份功能扩展马里兰高级自动网络磁盘存档工具(Amanda)［9］通过系统管理员配置主备份服务器，对网络上主机的文件系统实施备份。Amanda本身并不是备份程序，它其实只是管理其他备份软件的封装软件，比如，对于Linux操作系统，Amanda通过调用系统命令tar或dump对本地文件进行打包备份。本文工具集成了Amanda，提供快速备份功能。对于同一个文件系统，Amanda只能以单任务的形式对文件进行备份，即使有富余的计算资源也无法使用。由于数据库中保存着文件系统的元数据信息，通过对数据库的查询可以分析出文件系统的目录结构，那么可以事先对文件进行切分，实现Amanda在多台计算设备同时备份同一文件系统的不同部分，从而提高文件系统的备份效率。2．2．2Web监视功能扩展根据数据库中的信息，可以进行相关的统计归类工作，得出系统中每个用户、每个组的文件数目等信息。通过PHP［10］和HTML5［11］技术，将这类信息很直观地以图形的方式在网页上展示。除了网页上固定显示的信息，管理员还可以在网页上通过搜索功能自定义查询数据库中的数据。2．2．3文件系统管理本文通过用户自定义管理策略，定期查询数据库中的文件元数据信息，与管理员自定义策略进行匹配，并执行相关的管理操作。基于数据库的文件系统管理，能快速获取系统状态，及时响应管理员的管理需求。

3系统评估测试

系统所使用的软件版本为Robinhood2．4．0，TORQUE2．5．5，MySQL．x86_64。计算节点的操作系统版本为ScientificLinux5．5。各个计算节点的配置为:8×2．67GHz的CPU，24GB内存，千兆以太网卡。部署MySQL数据库的节点配置为:8×2．67GHz的CPU，24GB内存，千兆以太网卡。网络上的计算设备通过千兆光纤相连。

3．1遍历速率与最大作业运行数的关系

测试的是AFS文件系统［12］，文件系统中保存了17000000左右的用户数据文件。通过设置不同最大作业运行数分别进行测试。如图5所示，最大作业运行数与遍历速率成正相关。在最大作业运行数为16时是一个转折点，在此之前它基本是一个线性上升的态势，当最大作业运行数大于16以后，曲线趋于平稳。图6展示了最大作业运行数与数据库负载关系，可以看到数据库负载和最大作业运行数成正相关。当最大作业运行数达到24时，数据库服务器负载达到满负荷状态。

3．2实验结果分析

图5结果显示，当最大作业运行数小于16时，遍历速率以线性方式增长，以后趋于平稳，说明随着并发作业数的增加，遍历速率在前期有一个线性增长的过程，后期趋于一个极限值。图6显示的数据库负载与最大作业运行数成正相关，当最大作业数大于16时，数据库的负载接近满负载状态。通过对比图5和图6可以发现，当数据库的负载在达到满负载之前，遍历的速率会随着最大作业运行的增加而增大;而当数据库达到满负载之后，遍历速率基本也不再上升。

3．3实验结论

通过以上分析结果，可以得出以下结论:(1)本文设计的系统表现出了良好的文件遍历性能，当数据库的负载达到峰值的时候，本文工具的遍历速率约为每秒2600个，是单作业(速率约为每秒530个)的4．9倍。(2)当前MySQL数据库性能是本文系统的瓶颈，它的性能决定了系统遍历速率的上限。

4结束语

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关键词：档案管理计算机应用探讨

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。

因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情，在下面将以我自己所掌握的情况简单介绍一下开发学生档案管理系统开发过程和所涉及到的问题及解决方法。

一、系统功能

现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。

我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。归纳起来，功能大约有以下几点：1．学生信息的录入。不同地域的学生通过各种途径不择地点、不择时间地自主上传自己的基本档案（不合要求的档案可以由管理员及时清除）。

2、学生信息的查询。学生的档案信息发在网上可以让全班、全校的人来查询。使用者可以通过多种方式（学期，年级，班级，姓名，学号等）来查询，查看自己需要的学生信息。

3、学生信息的修改。通过网络在任何地方，档案管理人员均可随时对转入、转出的学生进行添加和删除，实现了信息的动态管理。

好处为：

1、可以存储历届的学生档案，安全、高效；

2、只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；

3、可以迅速查到所需信息。

二、ASP的简单认识

ASP的全称是：ActiveServerPages，是在服务器端脚本编译环境，使用它可以创建和运行动态、交互的Web服务器应用程序。ASP可以与HTML页、脚本命令和ActiveX组件组合创建交互的Web页和基于Web的功能强大的应用程序。ASP应用程序很容易开发和修改。所以笔者推荐广大教育工作者在教学工作繁忙的情况，使用ASP来制作适应教学的交互性强的动态网页是非常适合的。

以下罗列了ActiveServerPages所独具的一些特点：

1、使用VBScript，JScript等简单易用的脚本语言，结合HTML代码，即可快速地完成网站的应用程序的编写。

2、无须编译，容易编写，调试方便可在服务器端直接执行。

3、使用普通的文本编辑器，如Windows的记事本，或在FRONTPAGE等流行软件中都可进行编辑设计。

4、与浏览器无关(BrowserIndependence)。用户端只要使用可执行HTML码的浏览器，即可浏览ASP网页的内容。ASP所使用的脚本语言(VBScript、Jscript)均在WEB服务器端执行，用户端的浏览器不要求能够执行这些脚本语言。

5、ASP能与任何ActiveXscripting语言相容。除了可使用VBScript或JScript语言来设计外，还通过plug-in的方式，使用由第三方所提供的其他脚本语言，如：REXX、Perl等。脚本引擎是处理脚本程序的COM(ComponentObjectModel)物件。

6、ActiveServerPages的源程序，不会被传到客户浏览器，因而可以避免所写的源程序被他人直接剽窃，提高了程序的安全性。

7.可使用服务器端的脚本来控制产生客户端的脚本。

8、ActiveXServerComponents(ActiveX服务器元件)具有无限可扩充性。可以使用VisualBasic、Java、VisualC++等编程语言来编写你所需要的ActiveXServerComponent。

由此可见，将ASP技术用于教育任务繁重的教师建设网站是最适合的。

由于笔者本文主题是讲解用ASP技术实现档案管理的自动化管理的过程，其目的在于由一件具体事例的完成过程来抛砖引玉，使更多的教师懂得怎样在学校网站应用现代网络技术实现网络自动化管理。所以对于网络的一些基础知识不作过多铺垫，下面仅列出本文所需基础知识：

1、懂得基本的HTML语言。

2、懂得基本的VBScript或JScript语言。

3、有数据库操作基础，最少会一种数据库（如最简单的MicrosoftAccess）

三、网上学生学籍管理实现的目标

主要是对学生信息（如学号、姓名、性别、家庭住址等）进行管理。本模块又分为五个子模块：

（1）录入学生信息

（2）查询学生信息

（3）修改/删除学生信息

其中，学生信息查询不需登录即可使用，其他模块则需要先登录后才能使用。

四、网上学籍自动化管理实现的几个ASP文件简介

在这里我只是简单的提出如何用ASP技术实现以上目标。实现网上学籍的自动化管理和BBS、在线论坛等的建立机制有许多相似的地方，但在数据库的建立或管理方法方面却有许多不同之处。以下笔者以范例的方式来分析利用ASP技术来实现的方法。整个自动化管理机制大致可由如下几个ASP文件和一个数据库文件来组成，它们的大致功能如下。

（1）进入本软件首页后，显示软件总体功能，提供多种对学生档案的管理方式，以及用户的注册。

（2）登陆页面用于登陆和用户的注册。

（3）注册后将学生的基本信息写入数据库。

（4）可查询浏览学生的基本档案信息。

（5）查询信息后可以对数据进行修改、删除。

五、数据库的搭建

使用Access2000实现关系型数据库

学生基本档案：

存储了学生的档案包括：学号、姓名、年龄,性别，族别，出生年月，联系电话，家庭住址，其中学号为该表的主关键字。

学生入学状况：

存储了学生的入学状况包括：学号，年级，班级，入学时间。它的学号必须在学生基本档案中存在。

用户密码登记：

存储了系统用户和普通用户的信息，包括：姓名，口令，登记日期

学生考试计划登记表：

存储了每次考试的基本信息，包括：考试编号，科目，年级，班级，考试日期，考试类别等。

学生考试成绩：

存储了学生各科考试的成绩，包括：学号，考试编号，考试类别，科目，成绩。

在以上表中，学生基本档案和学生入学状况以及学生考试成绩中的学号是相互关联的，学生基本档案中该学号存在，那么在学生入学状况和学生考试成绩中才能存在该学号。

而学生考试计划登记表和学生考试成绩中的考试编号是相互关联的。只有用户做了考试计划以后，才能对学生进行考试信息登记录入，才能输入成绩入库。

六、ASP文件实现自动化管理过程的细节

ASP技术以其简单易操作，且功能较强大完全能够完成以上所要求的各操作目标。下面分操作及ASP文件的组成来介绍实现具体细节，其中着重介绍用〈VBsript〉语句的操作。

首页登陆验证判断

学籍管理系统的首页，主要用于用户的注册和判断用户是否已注册，并提供信息管理、成绩管理、考试管理的入口。其中判断用户注册是否正确的代码为：

functionCheckForm()

{

if(document.Login.UserName.value=="")

{

alert("请输入用户名！")；

document.Login.UserName.focus()；

returnfalse；

}

if(document.Login.PassWord.value=="")

{

alert("请输入密码！")；

document.Login.PassWord.focus()；

returnfalse；

}

}

functionClearForm()

{document.Login.UserName.value=""；

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关键词：办公自动化系统 电子文件 管理

高速信息网络时代，各种信息系统广泛地应用到人们的工作中，如PDM、ERP等，其中办公自动化系统（Office Automation，简称OA）即是在各单位广泛应用的一种系统。

一、办公自动化系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式

从上世纪80年代起步，经历了起步阶段（个体办公）、应用阶段（网络信息）、发展阶段（知识管理）。OA系统经过多年的发展已经趋向成熟，功能由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。许多单位使用OA系统传递信息、处理公文、进行事务管理，极大地提高了工作效率。

OA系统有各项功能，其中最主要的功能之一是公文处理。公文，也被称为文件，是人们开展管理活动的一种基本方式，也是管理中的重要资源，其对管理的意义重大，有人曾说，办公即办文。传统的办公模式是以纸质文件、红头印章为标志，文件在处理完毕后，其中有价值的，被保存成档案，成为日后备查的凭证。在OA系统中传输处理的公文被称为电子公文或电子文件。由于利用了网络，OA系统中的电子文件在处理速度、便捷性等方面有了传统公文模式无法比拟的优点，有人认为无纸办公、数字化办公时代的已经到来。

但是，由于OA系统在设计开发中的问题，OA系统中的电子文件管理存在一系列的问题，包括：OA系统中的安全性问题、OA系统中电子文件与档案的一体化管理问题、OA系统中的电子文件元数据标准问题、OA系统中电子文件保存格式问题等。这些问题不解决，OA系统中的电子文件就不可能起到档案的凭证作用，无纸办公时代也不可能到来。国家档案局推荐的管理方式仍然是“双套制”，既要保存OA系统中的电子文件，又要把OA系统中电子文件转化为纸质文件保存，档案管理人员的工作量不但没有减少，反倒增加了。

因此，从档案管理、电子文件管理的角度来看OA系统中电子文件处理的需求特点、功能，提出适合档案管理的OA系统的模式，完善OA系统在电子文件管理方面的功能。不仅在电子文件管理理论上要有所创新，而且对于OA和其它信息管理系统中电子文件管理都具有重要参考应用价值。

二、国内外档案学界对于电子文件的特点、电子文件管理的原则、电子文件管理系统（ERMS）开发方面不仅有系统的研究，也有一些实践

OA系统和电子文件管理系统有不同的特点，将OA系统和电子文件管理系统进行分析比较， OA系统在电子文件管理方面的功能要求，需进一步改进现有的OA系统的电子文件管理功能。

国内外的档案学者普遍认为，纸质文件是稳定的（stable）、永久的（permanent）、静态的（static）、消极的（inactive）、固定的（fixed）、严格的（rigid）；而电子文件是不稳定的（unstable）、非永久的（impermanent）、动态的（dynamic）、积极的（active）、交互式的（interactive）、流动的（fluid）、可变的（transformable），电子文件的这些特性导致了记录方式的重大革命，传统纸质文件的管理理念、模式、制度、技术、方法等都无法管理电子文件。电子文件在给我们的工作生活带来极大便捷和效率的同时，也产生了许多难题和严峻挑战，包括真实性挑战、真实性挑战、长期保存挑战等，要想使各类系统中的电子文件符合档案管理的要求，必须树立全程管理、前端控制、风险管理的理念。

在OA系统方面，国内外的学者认为基于网络的OA系统经历了多年的发展，已经日趋成熟，它不仅是处理信息和事务的工具，还应该是知识管理的重要软件。在软件的开发中，不断应用一些新技术改造OA系统，如工作流技术、数据挖掘技术、签署加密技术等。但是在OA系统中的电子文件管理方面，还存在一些不理想的状况，如现有的OA系统的元数据使用没有统一标准，各个软件公司自行设计元数据方案，致使不同的系统之间无法交换数据；现有的OA系统在电子文件保存格式方面也没有统一标准，在系统中各类文件格式都有，致使有些格式无法向档案部门移交；许多OA系统在设计时仅仅考虑了公文处理和传输的需求，没有考虑文件转化为档案永久保存的需要，致使在系统中的文件难以转换成档案。

考虑到其理论意义与应用价值，显然需要将档案管理的理论与方法应用到OA系统的开发与应用中去，否则的话，OA系统中电子文件很难具有相应的凭证价值，档案管理人员仍然无法从“双套制”得到解放。因此，从档案学的角度对OA系统中的电子文件管理进行研究便成为现在档案管理中的一个重要研究课题。

三、OA系统在大中型企事业单位中已经广泛应用，但是OA系统中的电子文件管理功能却不完善

OA系统能处理信息，却不能保存档案，有的单位想进行完全的无纸化办公，解放人力，却又有种种顾虑。大中型企事业单位的OA系统使用状况也存在问题，这就需要进一步提出符合电子文件管理要求的OA系统的功能模型，为OA系统的开发提供参考，加速档案管理信息化的进程。

对OA系统中的电子文件管理功能首先要通过实证研究的方法，总结不同的系统的功能要求，再通过实证调研的方法，分析OA系统在电子文件管理方面的规律；通过对比研究，明确现有的OA系统在电子文件管理方面的不足，强调在信息网络时代，以档案管理的理论为指导，构建符合档案管理需求的OA系统，强化OA系统中的电子文件管理以及与档案管理实现无缝连接。

四、对社会经济发展和学科建设的作用和意义

机关档案室是我国档案事业的基础，从80年代开始，我国就在进行机关档案体制改革的尝试，但成效甚徽。随着信息技术的广泛应用，对机关档案室管理的改革时机也日益成熟。对其档案室的管理模式、管理方法、管理技术进行系统研究，使档案信息在其形成之时就能进行整合，包括和政务信息网的整合，以及档案信息网的整合，提高管理效率，促进我省乃至全国的政府信息化建设和档案信息化建设。

同时，对档案学科的发展也具有重要的意义。一是档案档案室管理模式的探索是档案学领域的一个非常重要的研究问题，许多学者分析了美国文件中心的优点，但在我国由于体制等原因一直无法实施，近年来，有学者提出，将机关档案室合并为文件中心的条件日渐成熟，但还没有人进行深入的研究。另外，在信息技术发展的今天，各省的档案馆都纷纷提出要建设数字档案馆，但作为数字档案馆的基础――机关档案室却缺少相应的管理规范，显然应该从档案的源头开始做好数字化规范工作，也有利于数字档案馆的进一步发展和研究。

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关键词：网络技术；服务器；文件管理；权限

中图分类号：TP393.08 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 16-0035-02

一、引言

Windows Server 2003是微软的服务器操作系统。最初叫作“Windows .NET Server”，后改成“Windows .NET Server 2003”，最终被改成“Windows Server 2003”。相对于Windows 2000做了很多改进，如：改进的Active Directory（活动目录）（如可以从schema中删除类）；改进的Group Policy（组策略）操作和管理；改进的磁盘管理，如可以从Shadow Copy（卷影复制）中备份文件。特别是在改进的脚本和命令行工具，对微软来说是一次革新。

二、FAT文件系统的管理

运行Windows Server 2003的计算机的磁盘分区可以使用三种类型的文件系统：FAT、FAT32和NTFS。下面将对FAT及NTFS这两类文件系统进行比较，以使用户了解NTFS的诸多优点和特性。FAT (File Allocation Table)指的是文件分配表，包括FAT和FAT32两种。FAT是一种适合小卷集、对系统安全性要求不高、需要双重引导的用户应选择使用的文件系统。

（一）FAT文件系统简介。FAT16是用户早期使用的DOS、Windows 95使用的文件系统，现在常用的Windows 98/2003/XP等系统均支持FAT16文件系统。它最大可以管理2GB的分区，但每个分区最多只能有65525个簇（簇是磁盘空间的配置单位）。随着硬盘或分区容量的增大，每个簇所占的空间将越来越大，从而导致硬盘空间的浪费。FAT32是FAT16的增强版，随着大容量硬盘的出现，从Windows 98开始流行，它可以支持大到2TB (2048GB)的分区。FAT32使用的簇比FAT16小，从而有效地节约了硬盘空间。FAT文件系统是一种最初用于小型磁盘和简单文件夹结构的简单文件系统，它的主要特点是向后兼容，最大的优点就是它适用于所有的Windows操作系统。另外，FAT文件系统在容量较小的卷上使用比较好，因为FAT启动只使用非常少的开销。FAT在容量低于512MB的卷上工作时最好，当卷容量超过1.024GB时，效率就显得很低。而对于400MB～500MB以下的卷，FAT文件系统相对于NTFS文件系统来说是一个比较好的选择，这是因为，NTFS文件系统需要引入额外磁盘的空间开销。所以对于使用一般操作系统的用户来说，FAT是一种合适的文件管理系统。不过对于使用Windows Server 2003的用户来说，FAT文件系统则不能满足用户的要求。

（二）FAT文件系统的优缺点。FAT文件系统的优点主要是所占容量与计算机的开销很少，支持各种操作系统，在多种操作系统之间可移植。这种可移植性使FAT文件系统可以方便地用于传送数据，但同时也带来较大的安全患。从机器上拆下FAT格式的硬盘，几乎可以把它装到任何其他计算机上，不需要任何专用软件即可直接读出。

三、NTFS文件系统的管理

NTFS（New Technology File System，新技术文件系统）是Windows Server 2003推荐使用的高性能文件系统，它支持许多新的文件安全、存储和容错功能，而这些功能也正是FAT文件系统所缺少的。Windows 2003 Sever的NTFS文件系统提供了FAT文件系统所没有的安全性、可靠性和兼容性。其设计目标就是在大容量的硬盘上能够很快地执行读、写和搜索等标准的文件操作，甚至包括像文件系统恢复这样的高级操作。NTFS文件系统包括了文件服务器和高端个人计算机所需的安全特性。它还支持对于关键数据、十分重要的数据访问控制和私有权限。除了可以赋予计算机中的共享文件夹特定权限外，NTFS文件和文件夹无论共享与否都可以赋予权限，NTFS是惟一允许为单个文件指定权限的文件系统。但是，当用户从NTFS卷移动或复制文件到FAT卷时，NTFS文件系统权限和其他特有属性将会丢失。NTFS文件系统设计简单却功能强大。从本质上来讲，卷中的一切都是文件，文件中的一切都是属性，从数据属性到安全属性，再到文件名属性。NTFS卷中的每个扇区都分配给了某个文件，甚至文件系统的超数据也是文件的一部分。

（一）NTFS文件系统的优点。NTFS文件系统是Windows Server 2003所推荐的文件系统。它具有FAT文件系统的所有基本功能，并且提供如FAT文件系统所没有的优点。更为安全的文件保障，提供文件加密，能够大大提高信息的安全性。

（二）NTFS的安全特性。NTFS实现了很多安全功能，包括基于用户和组账号的许可权、审计、拥有权、可靠的文件清除和上一次访问的时间标记等安全特性。许可权。NTFS能记住哪些用户或组可以访问哪些文件或记录，并为不同的用户提供不同的访问等级。审计。Windows Server 2003可将与NTFS安全有关的事件记录到安全记录中，日后可利用“事件查看器”进行查看。系统管理员可以设置哪些方面要进行审计及详尽到何种程度。拥有权。NTFS还能记住文件的所属关系，创建文件或目录的用户自动成为该文件的拥有者，并拥有对它的全部权限。管理员或个别具有相应许可的人，可以接受文件或目录的拥有权。可靠的文件清除。NTFS会回收未分配的磁盘扇区中的数据，对这种扇区的访问将返回0值。这样可以防止利用对磁盘的低层次访问去恢复文件已经被删除的扇区。

四、管理文件与文件夹的访问许可权

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科技项目申报需要Word文档在线编辑，普通word程序无法实现，本文描述如何利用NTKO office 控件进行在线文件编辑，并且实现文件审批前后不同阶段的权限控制。

【关键词】NTKO Office 数据流图 科技项目

1 概述

在科技项目管理系统的实现过程中，大量的文档需要上报，包括《科技项目申请书》、《科技项目任务书》、《科技项目成果鉴定书》等多项需要填报的文档需要在线编辑，这些文档在申报时需要填写内容，在申报的过程中需要在网页中填写内容，并根据填写内容自动生成word文件中，另外，在申报完成后进行权限控制，保证申报完成之后内容不可修改，保证文件的严肃性。

2 NTKO OFFICE文档控

NTKO OFFICE文档控件支持在线编辑，痕迹保留，手写签名，电子印章，全屏批注，电子签名[数字签名，数字证书签名]，简单OCR等实用功能，支持PHP，ASP，JSP，C#，，DOMINO等各种web编程语言和服务器。

NTKO OFFICE文档控件能够在浏览器窗口中直接编辑Word、Excel、Wps等Office文档并保存到任意Web服务器。实现文档和电子表格的统一管理。同时支持强制痕迹保留，手写签名，电子印章，版本控制，附件上传等办公自动化系统必备的功能。经过反复筛选，从性能和易用性上以及价格是目前满足科技项目功能的最佳选择。在该系统中，主要应用NTKO office word 组件功能。

3 NTKO OFFICE文档控在科技项目管理系统中的应用

3.1 文件的安装及引入

在购买的安装文件OfficeControl.cab，将该文件引入路径。注意该路径在以后网页文件中引用，在网页首次安装时，需要按照安装普通控件的方法进行安装，注意在此要降低IE安全级别，方便控件的安装。

在程序中的调用：为保证程序显示的工整，用图片的方式说明引用方法，程序引用方式（在）如图1所示。

Object id参数为对象的id，该值唯一，classid为注册表中该控件的id，codebase则是文件引用的路径，注意，该内容要和上面引入的路径对应。其他则为程序的参数，这些参数包括产品标题、宽度、高度、产品key等内容，引用方式必须和文中描述内容一致。这样控件就引入了程序。

3.2 在程序中生成申请书生成的实现

申请书的数据通过读取数据库中已填写的数据，对应到书签插入数据，在此，要说明word中的书签功能，该功能可将程序插入到设计者想要的位置。在这里，我们把书签的名称和字段的名称命名相同，这样就可以通过动态读取的手段把数据动态插入word模板，申请书主信息首先打开word模板，然后提交页面请求，获取数据，再利用for循环，对应word的书签插入数据，这样数据就进入相应的位置。在程序中，Bookmarks为书签，SetBookmarkValue为设置值。

3.3 权限的控制

在这些文件获取数据后，将不允许修改，对权限的控制简单，在参数中直接设置即可，这样保证了文件的安全性，如图2。

4 结束语

NTKO Office功能强大，该控件已经在各级科技项目管理系统中普遍使用，该控件也保留了文档编辑中的宏功能，这些宏功能可以进行控件不能涉及到的操作，该控件不但可以设置word中的功能，而且还可以设置常用的其他办公控件的功能，并且可以在不同的编程工具中实现，尤其是在日常办公文件较多的管理信息系统中实现，具有很好的推广功能。

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【关键词】文件档案管理  规范化  系统化  建议 

【中图分类号】G647        【文献标识码】A         【文章编号】1674-4810（2015）31-0130-02 

数据化信息时代的到来，使各个单位的文件档案管理工作面临前所未有的变革和发展。尤其是高等教育单位，文件档案管理工作的重要性和繁重性以及高校与其他单位的紧密联系决定其必须加快信息化建设步伐，改变工作方式及提高工作效率以适应大数据时代的要求。 

目前，高校正逐步实现文件档案管理信息化，包括教务系统、财务系统、通知发文、其他各项审批手续等。这些信息是高校进行教学、科研、管理的依据，对高校本身的发展及社会的进步都具有重要价值。科学归档、合理保存重要信息关系到高校有价值的历史资料的长期保存。建立健全电子文件档案管理机制，是高校档案部门和档案工作者责无旁贷的任务。尤其是文件档案初始信息的管理，作为整个文件档案管理工作的基础和关键，必须引起相关人员的高度重视。 

高校信息化建设，由于缺乏系统化、规范化，其发展进程缓慢。因缺乏统一规范化的指导，各部门虽都建立了自己的业务系统，但缺乏有效的系统集成，使得信息无法在一定层面上共享，导致各部门间信息的重复录入保存，甚至出现同一信息各部门更新状态不一致的现象，影响信息的实时性和准确性，严重制约着高校的发展。同时，由于电子文件的数据信息具有易流失、易更改等特点，文件内容、结构和背景信息出现差错的可能性比纸质文件要大得多。高校信息化管理不完善，权限不明确，缺乏监管机制，也是导致信息缺乏准确性的原因之一。另外，受传统归档思想影响，高校更侧重于纸质文件归档模式，纸质文件归档与电子信息化进程不同步的现象也经常出现。 

针对以上问题，对高校文件档案管理提出以下建议。 

一 建立高校信息化建设的系统化、规范化管理制度 

实施科学合理的文件档案管理目的在于精确有效的利用以及永久性保存的适时利用。目前，高校信息化建设的管理较为混乱，权责不明确，缺乏统一管理的制度标准。 

《高等学校档案管理办法》第十六条规定，档案归档实行部门立卷，即由档案材料产生部门进行立卷。档案馆进行归档保存前，需通过数据审核，即部门用户也就是立档人进行确认，确认后才能接收、打印、归档保存。这样可以解决由于人为因素导致的电子数据与纸质档案不一致的问题。从学校层面建立信息化建设的整体规范化制度，明确各部门的职能权限，为各部门信息化业务系统的建立提供导向，最好能够提供标准化建设流程及细节要求，使各部门完成信息化建设有章可循、有据可依。因此，针对文件档案的特点，从档案的形成、收集、整理、归档、保存等各个环节明确相关部门管理规范及职责范围显得尤其重要。 

二 对高校各部门业务系统进行系统化、规范化集成 

传统各部门业务系统的集成方式多为点对点的紧耦合对接方式，当业务系统需要更改或者升级时，就会显得非常脆弱。应根据高校各部门的业务特点，建设集成化的高校档案资源管理系统，在不改变学校现有的应用系统的基础上，实现资源共享和电子数据实时归档，解决各部门之间的“信息孤岛”现象。 

以江苏某高校为例，其科技部门统计的各位老师的科研成果等信息应和本人的人事信息关联起来，形成以管理服务对象为导向的管理服务模式，这样可以保证信息的完整性和唯一性。同样，该高校财务报销系统中，实验材料类的财务报销应和固定资产及办公用品等其他类别的报销一样，实现报销进程信息共享并且可跟踪。这样可以避免纸质材料上交后出现无法了解报销进展的情况。尤其是可以避免因报销过程中缺乏及时有效的沟通导致不符合规范的单据一直处于未被处理状态而错过年度内报销时机。 

三 坚持信息资源的全程管理和前端控制 

现行文件档案管理的质量直接决定其管理的成败，因此要求档案管理部门必须积极进行文件的前端控制和全过程管理。若要防止信息失误、控制差错，需重视信息建立的初始阶段。高校对文件电子格式、数字信息凭证等要求必须在文件形成之初就严格加以规范，以确保档案自身质量及管理质量，避免无意义的重复劳动。只有这样，才能防止电子文件在运行和利用过程中遭到篡改或破坏。同时也可以减少重复作业和滞后作业，优化管理功能，提高系统管理效率。 

四 加强相关管理人员的素质培养 

人才的选择和培养是管理体系中最为重要的环节。管理人员素质的高低将直接影响高校档案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有档案管理知识、有档案管理专业技术的人才来壮大档案管理队伍。二要定期对档案管理人员进行考核培训。培养电子文件档案管理人才，必须结合实际工作内容的需要，顺应未来发展趋势，紧密联系工作内容对不同层次人才的不同需求，因需施教，注重实效，学以致用。要重视职业道德的培养以及相关基础知识的培训。例如，财务信息、人事信息、国有资产信息等实际管理工作技能的训练，根据有关要求对文件进行数字化处理、录入、明确阅读权限，适时上传给相关领导进行审核，做好电子文件档案的管理、维护等日常工作。 

具体办事人员素质的提高必不可少，整个管理队伍的统筹调配也需重视。因此，要明确各工作内容的分管领导，确定文件档案的报送员和审核员，文件审核员一般由本单位分管领导或办公室主任、秘书科长等担任，对上报的文件进行审核把关，以便正常开展工作，确保电子文件档案的安全保管。 

同时，根据各部门的实际情况建立一定的激励制度可以创造良好的竞争氛围，使相关人员主动提高自身素质，确保文件档案管理工作的高效、有序进行。 

总之，文件档案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，实行信息化管理是高校未来发展的必然趋势。重视高校文件档案管理中存在的问题，努力探寻切实可行的解决办法，是高校管理者应有的姿态。为了保证高校文件档案管理工作的稳定发展，使高校信息化建设走上一个新台阶，我们需要综合各方面的建议，结合高校实际情况，不断实践、改进，形成具有自身特色的信息化建设和管理的道路。 

参考文献 

[1]刘劲松.高校档案信息资源管理刍议[J].华章，2013（23） 

[2]余红叶.基于文档一体化管理的高校档案信息化建设分析[J].大众文艺，2013（8） 

[3]符昌慧.高校电子文件归档管理情况分析及对策[J].档案与建设，2015（2） 

[4]向禹.基于SOA架构的高校档案资源管理系统设计与实现[D].中南大学，2013