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[论文摘要]该文阐述电子政务环境下管理电子文件的原则，并从保证公文的真实性、完整性、可读性和安全性出发，提出对电子文件实施科学管理的具体措施和技术手段。

电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、以及收文办理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。

传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。

1电子文件管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

2电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。

三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。

2.2身份识别技术

身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。

2.3防写技术

将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实性的目的。

3电子公文的完整性保障

传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。

目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的档案信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。

4电子文件的可读性保障

电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议采取以下几种措施：4.1采用通用技术

目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式；图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式；多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

4.3拷贝法

拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。

4.5迁移法

迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法，通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”，随着电子计算机技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。

以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。

5电子文件的安全性保障

建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。

5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育

在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。

5.3建立全过程的管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害。

综上所述，要实现电子政务环境下电子文件的科学管理，就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则；为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以确保管理目标的实现。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

篇(2)

对于其中有什么“黑幕”，土生阿耿无从知晓，现在也懒得去关心。我还是先根据有关报道梳理一下正方和反方的辩论意见，然后给出我的一些文艺法感怀。

正方（影片方）声称，之所以选择突然退出大学生电影节南京开幕现场，是因为“我们无法满足（南京）本届大学生电影节组委会必须某大明星参加开幕活动的要求。我们对本届大学生电影节重点强调的大学生文化品位的观点无法认同。”“开幕电影不是追星族的晚会，我们的电影在北京大学没有明星的情况下，2100人的百年讲堂扌橄贝笱ё痈粗氐缬暗闹魈澹獗臼俏颐遣渭颖窘齑笱缬敖诘淖畛趵碛伞6窘齑笱缬敖谀暇槲岬墓ぷ魅梦颐巧罡惺颐蔷醯谜馐嵌缘缬耙帐醯牟蛔鹬亍N颐且卜⑾终馄涫凳亲槲崮掣鋈说钠肺焕从跋煺龌疃姆较颉！?反方（组委会方）的辩护意见是：“本来开幕首映式放《青春爱人事件》，北京的组委会原来安排导演颢然和演员周靓、郭涛来南京。投资方提出三人坐飞机，我们的经费有限，来回机票要7000多元，就希望他们改坐火车软卧。投资方说颢然坐软卧可以，两位女演员不行，我不知道这两位女主演都是什么大腕？”“他们说北大放映没带明星，其实他带了王思懿。东大对文化素质教育相当重视，这也是我们要承办此次电影节的主要原因。《青春》在北大放映时还是售票的，而我们都是赠票，就是希望吸引更多的大学生。”

要是用一句话概括双方的意见，那就是：正方宣布退出的原因是“难以满足”反方的要求；反方辩称的主要理由也是“难以满足”正方的要求。看来，是由于正方和反方都难以互相满足，才出现了第12届大学生电影节上的尴尬的一幕。

可是，双方“难以满足”的到底是什么要求呢？表面看来双方都抛出去了一大堆的说辞，但说到底，片方的意思就是：电影《青春爱人事件》的导演（编剧）和主演前往南京必须要乘坐飞机，可谓“白日放歌须纵酒”；组委会的意思就是：假如主演不能亲临现场，何谈吸引领导和观众？可谓“青春作伴好还乡”！这种“须纵酒”的意识其实就是“大腕情结”；“青春做伴”的意识其实就是“明星排场”。真正“难以满足”的，不是别的，正是文艺领域流行的“大腕情结”和“明星排场”！

文艺领域一旦被“大腕情结”与“明星排场”充斥，就会闹出不少笑话。电影《青春爱人事件》投资方北京磐石天地影视文化发展公司与第12届大学生电影节南京组委会的风波，就是“大腕情结”与“明星排场”闹出来的一场不大不小的笑话。尽管它气伤了片方和组委会，但却使无数旁观者笑掉了不知多少颗大牙。土生阿耿的大牙多次被文艺圈内的骚事笑掉，掉了又镶，镶了又掉，上次被电视节目“狼狗咬美女”〔注〕笑掉之后刚刚镶好，这不，没过几天又被笑掉！试想：那些大腕们也真会耍，火车软卧不屑一坐，非要坐航空器不可；组委会也真会找卖点，明星们不来，领导就不出席。呜呼哀哉！

“大腕情结”与“明星排场”之所以难以满足，并由此殃及电影节受益群体的观赏利益，从法治的角度观察，就是因为文艺立法不完善，尤其是文艺法律责任方面尚无科学的理论支持。文艺法是调整文艺关系的法律规范的总称，文艺关系产生于文艺行为，文艺行为包括基本文艺行为和非基本文艺行为，前者如文艺创作行为、文艺演出行为、文艺传播行为和文艺管理行为等，后者如文艺委托行为、文艺投资行为、文艺中介行为和文艺诉讼行为等。文艺行为主要由文艺主体（包括艺人）之作为而生。文艺主体的文艺理念在文艺行为中起着决定性的作用。本案中的电影节中的电影展映属于文艺传播行为之一种表现形式，南京组委会在电影节开幕式中放映电影《青春爱人事件》，从文艺法上说，组委会和片方在发生文艺传播行为，双方构成文艺传播关系。文艺传播行为不同于文艺管理行为，前者形成的文艺关系是平等主体之间的文艺关系，后者形成的文艺关系是不平等主体之间的文艺关系。这就要求组委会和片方双方当事人之间必须以平等理念创设文艺行为，建立文艺关系。平等理念指导下的文艺关系不允许“特权”的存在，没有高低贵贱之分和大小优劣之别。就片方派出的导演和主演来说，仅仅是片方在文艺传播行为中的一个具体文艺参加人，而不是文艺关系主要当事人。此具体文艺参加人尽管是导演和主演，在文艺欣赏者眼中往往被称为“大腕”，但仍然应当遵循平等理念，前往南京参加电影节乘坐的具体交通方式可以由双方平等协商，没有硬性规定非要乘坐最高档次之交通工具，更没有铁杆规则允许这些“大腕”可以因不能乘坐飞机就可以罢场。认为自己是“大腕”，要像邀请古代帝王那样乘坐“官轿”，孔雀屏开，天子设琼林之宴；玉璃扇展，群臣赴金殿之筵，简直是一种不知天高地厚之“耍腕行为”。在组委会之意识流里，必须有明星在场，领导才能出席，这是一种“明星排场”在作祟。作为文艺传播关系的当事人一方，其主要传播义务就是要依约放映电影《青春爱人事件》，也是片方赋予的传播权利，至于“明星”是否到场，本应不影响影片放映义务之履行，但过分膨胀的“明星排场”还是冲昏了组委会组织者的头脑，个别领导很可能就把自己放置于“明星”之阶位，是否出席电影节要取决于“明星”是否在场，全然不顾文艺传播行为本身之意义。一方有超浓度的“大腕情结”，一方要讲究不俗气的“明星排场”，而双方又互相不能满足对方的这些“高雅要求”，于是，一场“风急天高猿啸哀，渚清沙白鸟飞回”的壮观场面从天而降。

也许真如片方所说，突然宣布退出是由于组委会内部“有黑幕”；也许真如组委会所说，突然宣布退出是由于片方妄图“恶炒作”。但是，在中国电影百年华诞之际，在第12届大学生电影节上，真正的预约影片没有上演，却上演了如此一场“人不来鸟却惊”的滑稽闹剧，代替了电影《青春爱人事件》，充当了南京大学生电影节开幕式上的首映节目，可忙坏了我们的媒体人了。然而，没有文艺法框定下的文艺合同，其实际约束力往往在现实中又远远小于普通民事合同，张口一个“大腕”，闭口一个“明星”，就可以轻飘飘地把合同撕得粉碎，这似乎不是道德规则所能管得住的，而法律规则中的民法和合同法尽管有违约责任之律条，然而其怎能管得住文艺行为中的“以违约换利益”之异化了的惯常现象？

篇(3)

业务模型设计依据管道SCADA系统维护流程，采用面向对象思想对系统业务模型进行描述，业务模型如图1。数据库设计根据客户方要求，数据库设计需要每个区域每种类型的数据分开存储，以防数据混乱，但基本就分为四类：字典数据库、静态数据数据库、子表数据库、测试相关人员数据库。

2系统实现

2.1数据录入

遵循“所见即所得”的思想，主要的录入界面与报告证书界面保持高度一致，这样每个页面就代表了一个报告，为了更方便用户使用，我选择了用树形结构的菜单。子表数据的录入使用了DatagridView控件。

2.2数据查询

本系统采取的措施为，将每个功能模块需要查询的属性列名存储在字典数据库中，当我们指定了某个功能模块后，就可以在数据库中查询需要被查询的属性列名。这样不仅有效的达到查询的目的，还使代码量减少。

2.3报告出具

2.3.1Word报告出具

由于word本身是一个实现了自动化的COM组件，所以我们可以用C#语言和其提供的结构来访问和操纵Word文档。具体实现步骤如下：（1）生成word程序对象。（2）指定word模板路径。（3）生成word文档对象并打开模板文档。（4）获取模板中的所有书签。（5）给所有书签赋值。（6）保存word文件。

2.3.2Excel报告的出具

Excel报告的出具有两种方案可以实现。一种是基于流和COM组件的操作，一种是只基于COM组件的操作。考虑到效率，我们选择后者，实现步骤如下：（1）获取到处的数据表。（2）将所有满足要求的数据以流的形式全写入一个excel中。（3）生成Excel程序对象。（4）定义一个新的工作簿。（5）打开模板工作簿（此模板可以说一个空的excel文档，不起到任何作用,只是提供了一个载体而已）。（6）得到一个sheet。（7）将数据分割为一个一个的报告，并循环填充表格的表头（可适当的增减行列，以达到需要的目的）。（8）另存为。（9）退出Excel，并且释放调用的COM资源。

3结束语

篇(4)

与劳动价值论有关的一个敏感的问题就是剥削问题。在新的社会经济形态和历史条件下，如何认识剥削现象？笔者相就两个问题联系起来谈一谈自己的看法，向大家请教。我的结论是，在劳动者权益日益得到保护和知识经济条件下，剥削不仅难以发生，而且无意义性增强，剩余是对创造性劳动成果的计量。因此，新的价值论是：重复劳动创造价值，创造性劳动创造剩余。

一、剥削的经典含义

众所周知，剥削是无偿占有他人劳动成果的一种关系。这种占有既可以是采取直接的形式，即通过对劳动者本身的占有或半占有进而无偿占有其劳动成果，如前资本主义就以这种形式为主；也有间接的占有形式，既劳动者形式上是完全自由的，通过劳动力的买卖进而支配劳动力以无偿占有劳动者的劳动成果。这是一种纯粹的剥削，是资本主义的剥削形式，这种剥削掩盖在等价交换的平等的关系下。

在研究剥削问题是，除了要搞明确上述概念之外，还应该把握下面的一些关系。

第一，不要将剥削这种性质的社会关系与剥削在历史和现实的生产力及社会发展中所起的作用相混淆。现在有很多人因为“剥削有功”而否认剥削的存在性是错误的。这也包括剥削所得并未用于个人或家庭消费而是用于投资扩大再生产这种情况。

第二，离开劳动价值论就无法讲清剥削。有的人认为，资本等非劳动要素也应该得到报酬，因此，资本获得一定利润是合理的，它不能叫剥削。这种观点也是错误的。还有的人甚至认为非劳动要素也创造价值，就更荒谬了。因为，这样一来，我们就无法定义剥削这种特殊性质的社会生产关系了。这种观点实际上是混淆了价值的创造与使用价值的创造（非劳动要素可以创造使用价值，但不能创造价值）。

第三，不要简单地将剥削和分配方式联系起来。社会产品如何分配是由生产方式决定的，而不是由是否要消灭剥削来决定，因此，虽说非生产要素参与分配往往就包含着剥削，但并不能因此就取消其他生产要素参与分配。

第四，作为劳动者和作为剥削者的身份要分开来看。许多人认为，私营企业主大多参加劳动，而且劳动强度大，特别是在资本的原始积累阶段，并据此认为不存在剥削。这也是似是而非的。其实，这一点马克思也早就提到过，资本家管理企业，这是一种劳动，他作为这样一种劳动者，也是应该得到报酬的，但是，这并不否定他利用资本的权力无偿占有他人劳动成果的关系，不能否认他作为资本家是剥削者的关系和性质。

二、打工者的故事

经济学喜欢通过讲故事来说明问题和规律。为了便于分析，我也先编一个典型故事（它实际上也存在），即“打工者的故事”：阿明一家三口，靠耕种2亩地和其他副业艰难地维持着一家生活。平时就算是累死累活，得到的收入每月算地来也不到500元。随着大农业的发展，农产品价格还有下降趋，更增加了阿明的危机感。于是阿明将2亩地交给了家人，自己到大城市打工去了。他在一家私企找到了一份工作，阿明同样是拼命干活，每月能挣到800元，他省吃俭用，除了每月的开销500元之外，还能往家寄300元。这样一来，阿明的一家的生活也就宽松多了。

问题：在这个故事中，阿明在家里和在工厂里打工付出的是一样多的，但打工却多收入300元，能认为阿明受到了老板的剥削吗？

有很多人说，没有剥削。甚至还有人对这类打工者进行问卷调查。结果是，有很大比例的打工者认为没有受剥削，特别是那些收入较高的打工者；还有一部分答“说不清”；其他人则说“无所谓”。

但我认为，问题并不是这么简单。因为，我们很难保证种地和做工是同样的付出。例如，农业劳动比较自由散漫，而做工纪律要求严格得多；种地可以在各种工作的变换中得到一定的休闲，而做工的连续性强，紧张得多。

我们还应看到，大多私企生产技术和设备比较落后，厂房简陋，劳动条件差，常常在毫无保护的情况下让工人在危险的工作环境下劳动，或者长期与有毒害的物质接触，使工人的身体健康受到损害。这些打工者常常一天劳动10至12个小时以上。与国有企业的职工相比，他们除了领取一些工资之外，常常享受不到任何福利，也没有劳动保险和养老保险。除此之外，他们还承担着随时被开除的风险，忍受着被歧视的眼光，他们的生活条件和环境也常常是恶劣得让人难以置信……实际上，这些私企靠了就是这种廉价的劳动力和对劳动力的掠夺式使用的条件下才能获得利润。因此，这里发生的正好是资本原始积累中典型的、超额的剥削。

上述情形的剥削之所以发生，原因是多方面的，如劳动力供过于求，劳方没有工会的组织力量与之取得适当的平衡，法制的不完善及其有关部门实际管理力度的不足等等。

三、对劳动者集体力量的无偿占有

在上面的打工者的故事中，我们假定劳动力的供求平衡，劳动者建立有力量足够强大的工会组织（如与雇佣方进行集体谈判），而国家有关保护劳动者的法律也很完善，有关部门的监管也很有效，那么，是不是剥削就不存在了呢？也就是说，在劳动条件、强度和时间完全相当的情况下，农民自己种地比打工得到的收入多，打工者是不是还受到剥削呢？在这种情况下，应该说没有理由认为打工仍然受到了剥削。但事实上并非如此。关于这一点，马克思早在《资本论》中就作了明确的分析。马克思认为，农民自己种地，是作为单个的劳动力而发挥作用；而当他替别人打工是，他就与其他工人有了相互分工与协作，在这里形成了一种扩大了的集体的或集合的劳动力量，他的劳动力就不是单独地而是作为集体力量的一分子而发挥作用。实际上，资本家正是因为利用这种分工协作中的集体力量才获得了更大的生产效率，超过了个体劳动者，打败了个体劳动者，获得了利润。在这种情况下，打工者作为单个劳动力可能是完全得到了报酬的，即雇佣者为打工者的单个劳动力付了报酬（工资），但打工者作为集体力量的一分子却未得到报酬。这就是说，剥削的对象主要已不是单个的劳动者，而是劳动者集体，剥削表现为不给劳动者的集体力量付酬。

四、创业者的故事

为了进一步分析剥削问题，我再讲一个故事：A和B各雇了20个工人办了两座同样的小工厂。当初，他们都采用了同样的技术和设备，位置也相似，工人的水平也相当，给工人的工资也同样多。一开始，他们生产的产品市场还很大，产品也很好销，所以，他们都能获得不错的收益，而且就这样维持着他们各自的生产经营。但后来，竞争者越来越多，他们的销售量和利润也越来越下降，终于有一天，他们基本上都只能维持简单的生产而没有什么剩余利润了。这时，A意识到了问题的严重性，他投资改进了生产工艺，并采用新的管理方式，加强市场营销。因此，A又开始能获得利润了，并且不断增加。而B基本上一切照旧，没有大的改进，仍然只能维持简单的生产，赚不到什么钱。

这个故事说明什么呢？

首先，它表明，在市场竞争充分的情况下，资本家甚至连劳动者的集体力量也不能占有了。如果再加上劳动者的基本权益得到较好保护的条件下，情况就更是如此。

其次，要获得利润，要有剩余，必须进行创新。创新本来不存在所谓“社会必要劳动时间”的问题，因而没有价值，而企业剩余正好提供了计量创造性劳动的方法。

上述情况在现代社会日益具有普遍性。所以，我们很容易得到一个简单的但也是极为重要的结论，即知识经济时代的新价值论：重复劳动创造价值，创造性劳动创造剩余。

故事中的B，只是重复地进行着他们自己熟悉的生产劳动和管理，因此，没有剩余；而A能够进行创新，投入了创造性劳动，因此能获得剩余。在知识经济发展的条件下，重复劳动和创造性劳动的区分具有重要意义，它使创造价值与创造剩余发生了分离。在这里，剩余不再表现为多余的价值，而直接表现为剩余。

五、利润主要反映创造性劳动的成果

从上面的分析看，在现代生产条件下，剩余或利润实际上主要是创造性劳动者创造的，如果把利润更多地分给创新者，则能够激励创新，从而创造出更多的利润。

不过，创新者可以是管理者，也可以是普通的职员、工人，还可以是资本家，当然，也可能是他们相互合作共同完成的。在后一种情况下，利润则应该在他们之间进行分配。但是，一般情况下，资本所有者最有条件成为主要的创新者，当然，这里的所有者并不是那种纯粹的食利者，而是实际的决策者。这就是说，作为决策者的资本所有者，是主要的创造者，既承担着创新失败的风险，也占有创新成功的利润，这种情况已不是剥削。

现代社会，创造性劳动日益重要，生产方式的特点已不再是简单的生产社会化，而是生产的智力化、创新化，由此决定的分配方式就是：重复劳动者得到契约所规定的固定报酬（工资），而创造性劳动者得到不确定性的剩余（利润）。这种分配方式形成的一个主要标志就是知识产权的确立和日益发达。应该说明的是，一般的或常规的管理者也不是创造性劳动者，而是重复劳动者，企业的创造性劳动者主要是技术人员、高层经理人员以及作为决策者的资本所有者。

因此，我们可以认为，在现代社会，纯粹的剥削实际上大多固定在有限的范围之内（利息、地租等），在新的历史条件下（如前所述），利润已越来越不反映剥削关系，而是反映创造性劳动的成果，资本所有者常常作为主要的创造者，从而获得这种利润，知识产权则是创新者占有利润的表现形式。这样，剥削关系在现代社会中已日益淡化。

六、资本的窘境

我再讲一个资本的故事：X看到市场上某产品很畅销，并且前景也很好，于是决定投资生产。他建造厂房，购进专用的设备，仿制出该产品出售，利润很不错。可是，该产品原来是Y的专利产品，X因此被Y推上被告席，法院以X侵权判其赔偿巨款，X宣告破产。

这样的故事会在现代社会中会经常发生，我称之为“劳动打败资本”，或者说，劳动，主要是创造性劳动，正使资本陷入困境之中。如果我们不想成为这样的故事中的被告话，资本就得向劳动屈服，先去购买专利，然后才能投资生产。否则，说不定那一天你就成为被告，因为生产者可能不知不觉中就侵犯了人家的专利。所以，有人说“购买专利就是购买保险”。相反，如果你没有多少资本，而只有劳动却想战胜资本的话，有了什么好的想法，你就要把它设计出来，并去申请注册专利，它有一天可能成为一笔惊人的财富。

本来，当利润越来越决定于创造性劳动成果的时时候，剥削自然也就主要表现为对创造性劳动成果的无偿占有。在传统社会里，包括在资本主义早期，这种情况是偶然发生的，是生产中的附带因素吸收到资本当中而被无偿占有的；现代知识经济条件下，创新变成了常规，变成了经常发生的事情，对创造性劳动成果的占有对资本来说已具有决定性的意义。这就是说，一方面是传统的剥削越来越失去重要意义，越来越受到限制和弱化，另一方面又产生了对创造性劳动的无偿占有这种新的剥削形式，并且不断强化。或者简单地说，剥削并未真正消除，而只是改变了形式。

但是，当创造性劳动成果以专利的形式受到保护，并从属于它的创新者的时候，对创造性劳动成果的无偿占有就很难进行，这就像“资本的故事”中的情况那样。实际上，即使是资本将创造性劳动力购买回来，以“职务发明”的形式以很低的代价占有创造性劳动成果，一般来说是没有效率的。这主要是因为创造性劳动无法计量，也无法监督，如果创造者觉得不公平（与成果估计产生的效益相比相差太大），他会将真实的情况隐藏起来，只将一些小的成果贡献出来，将大的成果留待离开公司以后，或者干脆偷偷地卖给其他公司，等等。这正是为什么要让主要的创新者持有公司大量产权或股份的原因。

当然，还有许多其他因素或机制也都在削弱资本的权力和剥削的可能性。如人们越来越富裕，资本越来越充盈的时候，资本的竞争会越来越激烈，这会使资本的地位下降。固定资产的专用性，使得投资下去以后就很难改变用途，或者改变用途会大大贬值，这也削弱了资本的灵活性。在公司制度中，资本可以进进出出，但只是换手，而不能抽走，它们常常只是获得一个相当稳定的平均收益，企业则获得了独立的生命，实物资产，特别是品牌等无形资产，离开企业生产经营者长期磨合凝聚形成的集体力量很可能就一文不值，所以，资本得迁就劳动者、企业创造者，这就是著名的“内部人控制现象”。

七、富裕社会中剥削的无意义性

从上面的分析来看，剥削由对一般性劳动成果的无偿占有转向主要是对创造性劳动成果的无偿占有，但随着社会制度的日益完善，对劳动者和对适应产权的保护，这种剥削的可能性也是越来越小。下面我还要进一步分析，对创造性劳动成果占有的无意义性也在增强。

这是一个真实的故事。有我国首富之称的著名的民营企业家，希望集团的董事长在接受记者采访时说了下面一些话：

希望集团现有几十亿元的资产，你认为我用得了吗?你看我穿的衬衫多少钱？400元我买了11件。我想说的是这样的生活对我来说已经足够了。至于说传给后人，我们的祖先早就说过：富不过三代，你给他们那么多钱有什么用？那样反而会害他们，让他们不思进取。

我觉得财富带来了责任感、价值感、成就感。通过艰苦奋斗，我们积累了大量的财富，同时树立了很高的信誉，取得了社会地位；带来了无限的发展空间。刚开始我们的追求很简单，就是要改变贫穷的生活状况。但是对于今天的我个人来说，财富本身已经不重要了，用财富去改变周围的环境，尤其改变其他人的生存状况，让朋友和企业员工的自身价值得到体现，让他们不断成长，这是我今后最大的追求。

财富是促进企业发展的必要资源。对现在的我来说，它是社会财产，尽管在法律上它现在归在我的名下，但长远看来，它并不属于我一个人。它是我们所有员工创造出来的，它将被用来继续增加社会财富，用来培养更多的人。当然现在我对这笔财富拥有支配权。我也珍惜这样的权利，这是因为我认为由财富创造者来支配财富对于整个社会来讲更有效率。如果现在把它分散了，它就无法发挥更大的效能。

他的想法实际上代表了很多明智的富翁的一种观念。当人贫穷的时候，确实太关心物质的占有和剥削之类的问题，但当足够富有之后，他们会觉得真正的收获倒不是已经获得的巨额财富本身，而是自己在这个奋斗过程中的自身的发展。如果自己真的再将这些财富消耗于个人目的，其途径必然是吃喝膘赌违法犯罪，就会成为一个恶人。是否应该将这笔财富都留给后人，这取决于后代是否能成为一个创新者，如果真能，他会觉得没有必要，而留给他的时候，他也会让这些财富继续为社会服务；如果不能，他会保不住，反而害了他。这就是说，无论何种情况，都没有必要将巨额财富留给后人。

篇(5)

现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。

一、文件中心

文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自，其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务，不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文件运动规律办事。

由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。

但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?

二、商业性文件中心

受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供，且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色，完全按照文件运动规律办事。

由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件，经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备条件又不经济的单位，商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。

三、基层档案管理部门

文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的，在文件中心和商业性文件中心诞生之前，半现行文件管理首先是由本单位自身承担的，而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式，由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理，且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存，基层档案管理部门不是文件的最终归宿地，这些文件通常只为本单位服务，显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。

把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内，这使半现行文件与其用户间的距离“最近”，从而使半现行文件的方便利用达到了最优化，因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的，因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言，笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面，至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件，半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理，这些问题仍值得探讨。

当一个单位规模较在，半现行文件数量较多时，建立自己的基层档案管理部门，配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者，购买必需的档案装具，提供必要的用房，再辅以健全的制度等，显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件，虽然这种模式并非社会化，但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置，尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小，半现行文件数量不多时，如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则问题显而易见：文件管理者往往采用兼职保同，变动频繁，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设，文件管理硬件设施较差，库房简陋等，这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件，如果硬是执行，再去满足要求，那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源，大大提高了文件管理代价，这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。

四、企事业档案馆和联合档案室

随着档案事业的不断发展，中外都形成有许多企事业档案馆，这种档案馆

不同于一般档案馆，它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构，其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理，又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门，将来可能发展为企事业档案馆，因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式，显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。

篇(6)

电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：

（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。

（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。

二、加强电子档案管理的有效策略

探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：

（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。

（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。

（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。

三、结语

篇(7)

[关键词]电子文件；文件管理；现代化

[中图分类号]G270 [文献标识码]A [文章编号]2095-3712（2014）13-0090-03[基金项目]陕西省教育科学“十二五”规划课题“高校电子政务系统文件管理风险的防范与对策研究”（SGH13253）。

[作者简介]韩卓泉（1972―），女，陕西彬县人，硕士，宝鸡文理学院体育系教师，研究方向：档案管理。

在传统文件管理的过程中，文件的生成、归档和最终处置三个环节将文件生命周期清晰地划分为现行期、半现行期和非现行期，通过生成、采集、整理、鉴定、归档、移交或销毁等相对独立的管理环节完成文件管理。传统的档案管理思想与方法有许多可以为电子档案管理所借鉴，但电子档案管理不能完全模仿传统文件的管理，否则将造成无可挽回的损失。电子文件的特点使得其整个生命周期的全程管理与一体化管理更应得到重视。电子文件的现代化管理主要包括以下几个方面：

一、电子文件生成阶段的管理

电子文件的生成是指电子文件产生的过程，它是电子文件生命周期的开始。一般说来，电子文件来源于两个方面：一是职能部门自身创建的；二是从工作网络上采集的。无论文件以哪种方式产生，一旦产生后，为了固定下来并区别于其他文件，都需要对其命名。电子文件的命名与传统文件的命名有相同处，也有不同点。电子文件的命名应注意以下问题：第一，唯一性原则。电子文件命名在整个系统中应具有唯一性。这个原则保证了文件检索的高效和准确，同时可避免在存储过程中，后来存储的文件取代前期存储的同名文件以造成文件失的情况。第二，概括性原则。该文件名应能高度概括被保存文件的主要内容，即将文件的关键内容纳入文件名中，便于管理者从文件名可知晓文件的大概内容。第三，关联性原则。若该文件具有不同版本，则通过该文件名应能辨析不同版本间的联系。第四，规范性原则。若文件名需要用缩写表示，应采用约定俗成的通行缩写形式。另外，对文件、文件夹命名时应考虑以下三个问题：一是唯一性，即某一个文件夹的名称应是该系统中唯一的；二是主题性，即该文件夹名应简洁、明了地揭示该文件夹内文件的主题，便于文件的分类整理；三是关联性，即当某份文件需要同时保存在不同的文件夹内时，为了便于揭示主题的关联性，应对该文件进行标示或链接。

二、电子文件的采集

电子文件的采集应当由形成（制作）者或承办者按照归档要求进行。因为只有文件形成（制作）者或承办者才最清楚电子文件的内容、价值及与其他文件之间的关系，由他们采集，能保证电子文件的归档质量。电子文件的数据类型有文本文件、图像文件、图形文件、声音文件、影像文件、多媒体文件、数据文件、计算机程序文件等，这些不同数据类型的文件给文件的完整采集增加了难度。电子文件采集的范围除考虑文件的自身价值外，还应考虑到以下因素，以保证被采集文件的完整性：第一，电子文件采集的内容应与内容信息一样，作为文件一个不可或缺的部分一并保存。任何只有内容信息而不具备背景信息的电子文件都是不完整的，缺乏凭证性和理论研究意义。第二，精确定位系统内文件的被保存位置，并支持文档管理系统的各种管理功能。合理采集、维护并利用元数据，是确保信息完整、真实、可靠和长期可读的有效措施。因此，在电子文件采集之初就要进行元数据添加工作，将电子文件的背景信息、结构信息植入到元数据中去，最大限度地保证文件的证据力。

三、电子文件的鉴定

电子文件的鉴定，是指鉴别电子文件的价值、确定其保管期限的过程。鉴定工作应由文件形成部门与档案部门合作完成。传统文件的鉴定工作集中在内容鉴定上，即通过非现行文件的内容信息来识别文件的证据价值或信息价值，确定文件是否需要长期、永久地保留。电子文件的内容鉴定，可以借鉴纸质文件鉴定的原则、标准与方法；传统的文件保存期限表对文件保存期限的规定，同样适用于电子文件。技术鉴定是指对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对信息的真实性、完整性与可读性的认定和对文件载体性能的检测。电子文件的技术鉴定应考虑以下几个方面：第一，真实性。真实性鉴定可从对电子文件的版本的鉴别入手。非正式版本的文件不具有法定的证据价值。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，可以借助计算机记录下来的相关元数据（如生成日期、责任人等）进行比较和鉴别。第二，完整性。完整性鉴定主要从文件的相关性分析入手，注意审查数据库中数据与栏目是否吻合、结构是否正确。第三，检查程序文件的收集情况。如果一些特殊的计算机程序文件没有收集进文档管理系统，就会造成相关电子文件的无法读取。

四、电子文件的保管期限

确定电子文件保管期限的工作，需要档案部门与文件管理部门协调进行，由档案部门制定详细准确的电子文件保管期限标准，由文件管理部门根据实际情况执行。这是文档一体化管理策略的重要体现。虽然机构内其他工作人员有义务在文件运转和使用过程中对其价值进行评议，但只有文档管理人员才最有资格确定电子文件的保管期限。文档管理人员有责任将一系列既定的保管期限表存入系统，并依此定义系统的鉴定模块。在文件的整个生命周期中，文件管理员也可以根据需要变更文件的保管期限。文件保管期限不应当是永久恒定的，文档管理人员应根据文件自身的变化、利用率的改变、特殊事件的反应，对文件保存期限做出适当的调整与修正。在文档管理系统中，任何文件都应能够利用保存期限表进行鉴定。系统必须具有文件鉴定的自动提示功能，文件初次被打开（或关闭）时，系统应当提示工作人员根据文件保存期限表对文件的价值进行鉴定。系统还必须具有自动追踪每份文件的保管过程的能力，一旦期限截止就开始执行最终处置程序。对于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文档管理系统可设置提示和警告，允许在执行最终处置程序之前，启动特殊的处理程序，由管理者或文件管理员对文件再次鉴别。

五、电子文件的归档

电子文件尽管有许多不同于纸质文件的地方，但在归档原则上有许多方面是一致的，应坚持由形成电子文件的机构向档案部门归档。同时，应贯彻优化精练的归档原则，对归档的电子文件进行鉴别、选择和去粗存精，避免在经济上和管理上给档案部门带来不必要的负担。电子文件的归档方式通常有两种，即逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指档案部门不接收实体电子文件，仅在计算机网络上接收归档的电子文件目录，并通过网络对归档的电子文件进行远程管理。逻辑归档方式不改变归档的电子文件的存储位置和存储方式，使之不脱离原机构的文档管理系统，始终保存在生成环境的系统中。这种管理方式既有利于电子文件的完整与真实，又可保持电子文件的长期可读，也方便电子文件生成机构对档案信息频繁的查考利用。电子文件经逻辑归档后，其所有权发生了变化，不再仅属于原机构，档案部门有权对归档的电子文件实行在线管理、信息加工与公共服务。物理归档是指移交时将电子档案实体从原机构的文档管理系统中转移至档案部门的档案管理系统中。至于是否要删除本机构系统内已移交的电子文件，可视各机构具体情况和文件价值而定，档案部门一般不作强行规定。物理归档方式与传统档案管理模式类似，有章可循，操作性较强，有利于档案部门对归档电子文件的直接管理，避免因机构管理不善引起的信息流失，同时也减轻了电子文件形成机构的文件管理负担。物理归档主要有两种方法：一是脱机移交，二是在线移交。脱机移交是指电子文件形成机构按归档要求将电子文件进行脱机处理，存储到脱机数字媒体（如磁带、磁盘、光盘）上，再向档案部门移交。在线移交方式充分利用了网络传输便捷的优势，还可以采取相应的安全措施，确保数据完整。同时，由档案部门进行电子文件实体化工作，有利于统一归档文件的格式，便于电子档案实体的管理。

六、电子文件的最终处置

对电子文件的最终处置一般包括三种：销毁；在本机构文档管理系统内长期保存；向档案部门移交。后两种处置方式中，经过鉴定后被保存下来的电子文件，可称为电子档案。电子文件的销毁，是指通过删除文件、格式化或破坏载体等方式，使文件不可能再以电子方式重建，其内容无法恢复与还原。不再具备保存价值的电子文件，在经过鉴定确认其已失去现行效用后，应当及时销毁。销毁工作的执行必须慎重仔细，以电子文件保管期限表为基本依据，并执行严格的审批程序。在文档管理系统中，应通过保留相关元数据的方式记录文件的销毁情况，生成销毁报告。文档管理人员应当注意，将一份文件从磁盘上删除并不等于销毁文件。除非存储载体被完全重新格式化，或者新产生的文件占据了原磁盘空间，并达到一定时限，否则无法保证该文件确实不可再建。有时即使文件已被删除，也仍可利用软件工具直接读取磁盘驱动器，通过某些方式使该文件重新恢复。因而，对于敏感性文件，要通过对其物理载体的破坏来确保文件被销毁。当文件存在多份拷贝时，文件管理员要注意同时销毁这些拷贝。在文档管理系统中，一份文件可以通过超链接的方式被多个文件夹同时收录在内。当文件需要被销毁的时候，应特别重视对各个链接的检测，看该文件在其他文件夹中是否仍有保留。

总之，电子文件的出现，是社会政治、经济和文化发展的客观要求，也是人类文明发展的必然结果。同时，档案事业的存在和发展有其特定的政治、经济和文化生态环境，为电子文件的产生和发展提供了必要的条件。随着计算机辅助设计的广泛应用，电子文件逐渐步入社会的各个领域。在信息网络化迅速发展的推动下，电子文件已经成为信息化社会中不可或缺的管理和保存社会记忆的工具。

参考文献：

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[3] 张薇，等.浅议CAD电子文件归档管理[J].黑龙江史志，2008（9）：27.