文书档案论文篇(1)

文书档案工作又有高度的政治性，又是一项由许多具体环节组成的事务性的工作。文档、档案工作的性质决定了从事这项工作的人，要有强烈的事业心和崇高的责任感。首先，要理解文书、档案工作的重要性，热爱自己所从事的文书、档案工作。其次，对文书、档案工作在机关工作中的地位和作用要有正确的认识，这样才能勤勤恳恳、默默无闻地做无名英雄。文书、档案工作是一项服务性的工作，是为领导机关和领导同志服务，为基层服务的。这种服务体现在每一件公文的办理中，具体说，党政机关为了贯彻党和国家的力针、政策，将要制定、和利用一些公文，而从公文的起草到印刷、发送出机关，都离不开文书、档案工作。上级机关下达的指示、命令，下级反映情况、汇报工作的公文，也都要经文书、档案工作人员的手来具体办理。可以说，党和国家的各顶事业的成就，中间都包含着文书档案工作人员的一份辛勤劳动。文书档案工作人员应当感到光荣和自豪，并以高度的事业心和责任感做好文书、档案工作。

二、遵守纪律，严守秘密

文书档案工作人员处理、管理的公文，许多是涉及党和国家以及单位政治、经济、军事、科学文化等重要秘密，或重大的机密科研成果。如果我们不严加防范，失去警惕，就有可能使党和国家在政治上、经济上遭到不可弥补的重大损失。文书档案工作人员接触和掌握了大量重要的核心机密，因此，文书档案工作人员不仅要严格遵守保密纪律，而且应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯;不该说的，绝对不说，守口如瓶，不该看的，绝对不看;不该记录的，绝对不记录。不在私人通信上或公共场所、家属子女面前谈论机密信息，与亲戚朋友的交往要适度，要谈吐有止;遵宁纪律，同时也要严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。文书档案工作人员是机关中经常在领导同志身边工作的人员，同领导同志接触机会比较多，了解的机密也比较多，因此，他们在为机关、为领导同志服务的同时，又有假借领导同志名义谋取私利的机会和可能，也有失密、泄密的可能。因此文书档案工作人员应严格遵守纪律，清正廉洁，严守党和国家的机密，以自己的言行确保一切秘密的安全。文书档案工作人员应当严格遵守党和国家制定的一系列有关保密工作的方针、原则和条例，确保国家秘密。

三、精明干练、主动负责

文书档案工作是一项服务性的工作，要严格按照领导机关和领导同志的意图办事，同时还要处理许多事务性的工作。因此，文书档案工作人员应当头脑灵活，思路敏捷，办事利落、迅速而有条理，大事小事，案前百事，能分清轻重缓急，大事不误，小事不漏。文书档案工作的服务性和事务性，决定了文书、档案工作人员要有勤奋工作，主动负责的工作态度。文书档案工作人员应当腿勤、手勤、脑勤。在一些规模较小的单位，文书档案工作人员同时兼任秘书工作，工作任务里，因此更需要勤奋并且要有积极主动的负责精神。

四、埋头苦干、严谨精细

埋头苦干和严谨精细，是文书、档案工作人员应有的工作态度和工作精神，也是职业的行为准则。文书档案工作是属于事务性、服务性的工作，这些工作往往都很具体、繁杂，每一桩，每一件，不干不行，干好义不容辞，要做好这一工作，就必须具有兢兢业业、勤勤恳恳、积极奉献的精神。文书、档案工作又是十分细致的工作，有许多相当细小、零碎的环节，稍一马虎，就会出现这样或那样的纰漏和差错，只有具备严谨精细的工作精神，才能做到周到、圆满。

五、谦虚谨慎

文书档案论文篇(2)

【关键词】案卷；文书；作用

根据对以往文书档案管理的分析可知，案卷在管理中发挥了十分重要的作用。在现今社会，经济科技技术的不断更新，计算机网络技术的出现极大的丰富了文书档案管理的程序，为文书档案管理提供了方便，但是案卷在现代社会仍有其自身的价值。

1.计算机的广泛应用赋予了案卷新的使命

案卷是保持文件之间历史联系的重要手段。案卷能够准确的再现历史，能够把各个文件之间的联系串联起来。通过案卷的串联在加上某些文件固有的联系，可以更明确、更清晰的记录和再现历史。但相对于一些机关行政的文件，这种情况刚好相反。文件之间的联系是通过日常工作不断的积累产生的，相对关联性不大，且文件本身易损害，复原相对困难。机关的相关文件本身并不能直接的反映历史联系和信息。所以，案卷作为对文件的整合手段在现在来说才更具价值。

1.1保持电子文件之间的历史联系

依托电子政务系统，要做好电子文档的归档、管理工作。电子文档与纸质档案有着明显的区别。它们在对文档归档的方法上都各有优点。建立电子案卷是一种适应社会时代的手段，利用现今的计算机数据库技术，通过读取物理标识，建立一个电子文件信息的逻辑性整体——电子案卷，只要保持物理标识的独立性，他们之间的关系就会维持稳定性。所以案卷能够确保电子文件之间稳定持久的联系。

1.2进行同一记录两种版本的统一管理

电子文件可以通过进行电子签名来完善其档案价值。但是纸质的文件相对来说更具法律效益和权威性，这是电子文件所不能给予的。同时，纸质档案也要通过建立数字副本来保持文件的长久性和可再生性。电子案卷能够为两者的持续联系提供保障。当电子文件不能使用时，电子案卷可以帮助使用者浏览目录和相关文件；当可以使用电子文件时，电子案卷中的目录内容就可以通过计算机进行登记和处理。通过这样的方式，达到电子版与纸质版的有效结合，为文件的使用者提供方便。

1.3实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合

伴随着现代科技的飞速发展，一些机关文书的档案开始采用照片、录音、录像等多种形式。虽然它们内在功能和规律各有不同，但是它们同样构成历史内在联系。所以我们要通过对记录方式和载体的整顿，优化文档管理，达到案卷和电子文件的有机结合。我们可以先将具有历史联系的文件通过立卷形式，进行有序的分类归档。案卷是历史和文件联系的桥梁，可以把二者统一结合起来，还可以借助科技手段，让电子案卷通过多媒体的形式再现历史事实。

2.案卷是开发利用档案信息资源的重要基础

文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。

2.1保护电子文件的利用价值

档案是一种独特的信息资源，它能够再现历史的真实性，它的作用是不可替代的。一份档案的价值只有在整体中才能发挥价值。通过对这些有这历史联系的文件进行整合才能还原历史的真实性。正确的归档电子文件，需要严格的管理和科学的技术。它们决定着电子档案存活的持续性和真实性。加强档案的科学化管理，做好就电子文件的归档保管工作，是历史得以进步的必要条件，是信息资源建设的重要保障。

2.2电子文件开辟了一条档案信息利用的新途径

档案信息库建设就是对现有档案信息资源进行整合，是档案信息化基础和核心。档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。

3.改革立卷方法，适应文书档案管理信息化发展的需要

档案管理者应该加强文书档案的管理工作，通过利用现今的网络技术，实现档案管理的现代化。案卷的作用虽然很重要，但是对于案卷的改革，必须遵循时代的要求。立卷是文书档案管理的基础，对档案管理各项工作的开展都有着重大的意义。档案管理者应该通过对不同文件的分析和管理，制定出行之有效就的管理办法，运用科学化的手段和管理模式，提高档案工作的工作效率。

3.1要明确案卷概念和明确组卷规则

过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。

3.2运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷

无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化的文书档案管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等着录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与文书档案管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。

4.结论

综上所述，通过对案卷在文书档案中的作用的详细论述，我们可以了解到案卷与电子文件是对立统一的，要把两者结合起来才能完成对历史的再现，要把两者各有的作用分开来看，才能保证机关企业的良好运作。随着社会的进步，时代的发展，我们应不断的完善文档管理的程序，克服其局限性，让文档管理为社会做出更大的贡献。

【参考文献】

[1]赵铁良，刘胜利.浅谈案卷在数字和网络世界中的作用[J].黑龙江史志，2009（07）.

文书档案论文篇(3)

1．应具备良好的政治素养和职业道德。

爱岗敬业、无私奉献是做好图书档案工作的前提。电大的中心工作是教学，图书档案管理要为教学服务，是教学辅工作，因此电大图书档案管理人员大多是幕后工作者，选择了这项工作就意味着选择了一项不计名利的工作，要有耐得住寂寞、守得住清贫。在新时期，不能简单用市场经济的价值观来评价图书档案工作的价值，应树立图书档案工作者的职业使命感和荣誉感，培养敬业、乐业以及创业精神，把工作当作实现自身价值的需要，在平凡的岗位创造不平凡的业绩。因此，强烈的事业心和高度的责任感是电大图书档案工作者应具备的基本素质。

2．应具备一定专业理论知识和科学文化素质。

随着新的技术革命的深入发展，对图书档案管理人员知识及素质无论从广度还是深度都提出了更高的要求。图书馆学及档案学逐渐向多学科相互交叉渗透的综合性学科发展，包括社会科学、自然科学、应用科学等。因此，电大图书档案管理人员应具备丰富的图书、档案、情报、文献编纂学等专业基本知识，了解管理科学、领导科学、信息科学、决策科学、预测科学等方面的知识，并要把这些专业知识灵活运用于自己的实际工作，从而积极有效地服务于学校的教学及管理工作，及时、准确地为领导的决策提供依据，为各部门工作提供可靠的信息，为学生提供必要的资料。

3．图书档案管理人员应具有较高的信息处理能力。

图书与档案两者都是以文献信息为工作对象，都强调管理和利用。信息时代不再仅仅整天忙于收集、整理、进库取卷等烦琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。档案管理人员必须熟练操作运用计算机、复印机、传真机等现代办公设备，以提高工作效率。数字化图书馆的建立，要求图书管理人员，除了必须掌握图书馆学、情报学、文献信息学、计算机学与检索参考咨询工作所必须具备的知识和技巧以外，还应熟练掌握网上各种资源信息的检索，有效地选择利用各种检索工具，做好信息检索与咨询辅导工作，更好地为广大师生服务。

二、多措并举提高电大图书管理人员素质

内蒙古广播电视大学正处于向开放大学转型的关键时期，图书档案管理是学习支持服务的重要手段，打造一支思想过硬、业务精湛、管理能力强、具有开拓创新精神的高素质图书档案管理人员队伍，以此推动图书档案管理工作整体水平，是时代的呼唤，更是建设内蒙古开放大学的需要。

1．坚持思想政治理论学习，提高道德修养。

良好的政治素质是图书档案工作人员的内在要求。图书档案工作人员必须在思想和行动上必须和党中央保持高度一致。坚持经常学习党的路线、方针、政策和科学理论，注意关注和了解国际局势和国内局势，掌握时局动态，了解国家、自治区及学校的中心工作，围绕中心工作积极主动地开展图书档案工作。牢固树立主动服务意识和奉献精神，树立“一切为了学生”的理念，增强责任感和使命感，既要坚持原则，照章办事，又要改革创新，提高效率，在服务中树立良好形象。

2．加强业务学习和培训，提高业务水平。

图书档案管理人员业务理论水平低、新技术知识缺乏的状况普遍存在，加强现有人员的业务学习和培训是当务之急。目前学校已经建立每天学习一小时的学习制度，要求业务人员每天根据自身的业务需要进行自主学习，不断充实提高。图书档案管理人员应建立定期检查制度，才能使这种学习制度不流于形式。此外，还应多创造条件进行参观访问和学习交流，加强与国家开放大学、发达省市电大及普通高校之间的业务交流，尽快学习了解别人的先进经验，及时查找自身的缺陷和不足，借鉴好的经验并运用于实际工作中。加强业务培训，根据现有图书档案人员队伍的现状，对不同层次、不同需求人员，按需施教，学以致用。对于初涉图书档案领域的新人，需要进行基本专业知识的培训学习，尽快掌握图书档案管理工作的基本技能。对于现有的专业队伍，应加强信息化培训，熟悉本学科及相关领域新知识新动态，特别是计算机网络知识及数字化图书馆的开发及使用方面的培训，使所有图书档案管理人员能够与时俱进。

3．加强责任心和服务意识。

图书档案管理人员的基本职责就是要维护图书档案的完整，防止丢失与破损，确保图书档案的安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。在第一时间为需要者提供第一手资料。对于电大图书档案管理这个学习支持服务领域，服务态度和服务意识是第一位的，电大图书档案管理主要面对服务对象的是学生，因此服务态度是第一位的，应该让学生有宾至如归的感觉，坚决杜绝“脸难看、事难办”的作风。

4．增强创新意识。

文书档案论文篇(4)

[关键词]文书立卷；改革；档案

一、引言

随着计算机技术和网络技术的快速发展，档案管理工作也朝着现代化和电子化方向发展。这对文书档案归档立卷工作提出了新的要求。我国传统的归档立卷方法，存在着立卷过程复杂繁琐，主观随意性和个人化色彩比较浓重的问题。同时，由于传统的立卷方法缺乏统一的评价标准，立卷人员对于案卷质量常常难以把握。因此，在档案管理工作信息化和数字化的时代，对文书档案立卷的方法进行改革，对提高我国档案管理的水平具有非常重要的意义和作用。为此本文就这一问题进行了研究，并提出了自己的一点想法。

二、传统文书立卷方法存在的问题分析

传统的文书立卷方法是以案卷为单位组卷的，案卷是手工检索时期的必然产物，以案卷为单位的组卷方法是与当时生产力和科技发展状况相适应的，加上当时社会条件过多地强调安全、保密，使档案工作重心偏向整理、保管；传统的档案装订采用的是“三孔一线”的装订方式，这种方式具有便于管理、不易散失等特点；传统立卷以问题为中心，我们可以通过案卷目录、卷内文件目录来进行分层查找，限定检索范围，增强手工检索的目的性和效率，从这个意义上讲传统的立卷方法是有益的。但是在档案管理工作信息化和数字化的时代，传统的文书立卷存在着越来越多的弊端，多年的实践证明以卷为单位的组卷方法使档案工作诸多环节陷入困境。具体表现在：

（一）工作程序繁琐，工作量大

传统的立卷归档方法首先要对卷号、卷内文件目录、案卷目录进行统一编写，然后按照三孔一线的方法进行装订。在卷皮和卷内文件目录上，案卷标题名要进行重复抄写，在卷皮上还要对其它的相关内容进行填写，工作过程之繁琐，工作量之大，与新时代高效率生产不相适应。

（二）案卷题名难以拟写

实践证明，案卷组卷方法是归档文件整理难度加大，立卷工作的难点就是对案卷题名的拟写。在各种教材中都要求归档文件应当按照6个特征立卷，并要求讲6个特征综合使用，他要求在名称之中体现出责任者、问题、名称等，对于字数又有要求，名称也会对日后的编目，检索等工作顺利进行有着重要的影响。事实上，由于立卷人员的知识结构参差不齐，认识程度也因人而异，因此，这种复杂的工作过程和工作方法，让档案人员很难掌握，整理结果也往往是一人一个样。

（三）保管期限划分不准确

档案的保管期限是档案保管价值的体现，它直接决定着到期档案的鉴定和销毁。事实上，在进行传统的档案保管期限划分时，存在两方面的问题，一方面是档案人员很难用历史的、全面的和发展的观点来准确判定档案的价值。尤其是大量的档案还不是以整卷为处理对象，所以尽管费了九牛二虎之力，但结果仍是既破坏了原貌，又在质量上很不理想。另一方面是管理人员认识不同，常常出现保管期限划分不准确、组卷不合理等问题。

（四）档案价值难以衡量，开放鉴定难

档案是否开放，其形成时间长短已经不是问题，主要是看其是否可以让人们知晓。由于传统的以案卷为单位组卷，每当开放鉴定时，面对案卷中大部分可开放仅有一二件不能开放的案卷就比较难处理。结果便是要么干脆整卷不开放，要么拆卷重整。然而这两种处理方法均不是上策，前者无端缩小了开放范围；后者耗费很大的工作量不说，并且对档案的原始状态进行了一定的破坏，而且对以后的编目等工作带来一系列的麻烦。

（五）不适应计算机检索的要求

随着档案工作时间的不断发展，机关办公自动化进程大大加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理工作。由于计算机检索速度的快捷，以及高效、灵活的缩减方式和强大的随机多途径的检索能力，加上各种应用软件的配合使用，使计算机成为档案管理不可缺少的工具。在过去，由于技术条件的限制，手工检索是传统的利用途径，利用计算机查找传统的归档文件，只能通过模糊检索，并必须经过两次检索才能得到所需要的文件，这种方法已远远不适用计算机检索要求。在这种情况下，我们完全可以对归档文件简化整理，而在查找时，则依靠现代化检索手段来弥补。

（六）不便于档案文件的复制

传统立卷装订要求必须拥有整齐下边、右边，且对于纸张规格要去统一，大要进行剪掉，小要尽心裱糊，特别是装订线的地方要求进行裱糊。这样在进行复印，就必须要将装订拆开，否则文件的复印将不完整。

以上所列的几大问题，根本原因均出于“卷”。如果我们的基本保管单位是件而不是卷的话，那么在各种鉴定、整理工作中就会方便得多。为此，“立卷”改革是势在必行。

三、文书档案立卷改革措施和方向

文书立卷改革中，对于“件”的把握和界定是一个重点和难点问题。因此，对于“件”进行定义和划分的关键，就是在遵循档案管理工作相关原则的基础上，建立合乎人们检索思维和档案历史形成特征的最小管理单位。档案整理中，无论哪种类型档案，常常都是存在“一事一文”和“一事多文”这两种形式。

目前，我国进行的文书立卷改革方向，常常仅仅是针对文书档案，主要原因有以下两个，首先传统的立卷方法对于计算机档案管理的相关要求不适应；其次，在文书档案之中，存在着非常明显“一事一文”的特征，只要稍加改革传统的档案管理模式，就可以轻松地借助计算机辅助管理。传统的管理方式之中，大多数文书档案都可以轻松地进行平面化管理，事实上，传统的文书档案中也存在着“一事多文“的格式和形式，对于这些文件如果不按全宗进行处理，在进行后期检索服务时，会出现很多问题。

首先，使得文件之间的有机联系分散了，这样多年以后在文件成为历史性档案时，就难以进行考究。其次，存在着类别层次混乱的问题，从事由角度对“一事多文”和“一事一文”两种档案进行实体划分时，他们在类型上是属于同一个管理层次和类别的，在对其进行分类时，应该是以一个全宗单位为一件，不可与其他类别的文件混淆和拆散。在进行档案整理工作之中，实际上存在着目录结构和实体结构两种方式的。所谓实体结构就是要按照实体分类原则、全宗原则及最低类目中档案特征整理方法，最大限度地对于文件材料之间的有机联系进行保持和管理，这些原则也是目录结构的基础。第三是不利于相关的检索要求，提高工作效率和提高检索质量是文书立卷工作的出发点和归宿。

档案实体整理的成套性问题成为计算机时代和网络时代档案管理的不可回避的问题，当然，在实体整理时保持一成不变也是不可取的。实体整理也应该是一个不断发展和变化的过程。事实上，档案管理工作往往存在着一定的滞后性和稳定性特点。检索体系管理和档案信息管理往往存在一定的超前性和预测性，因此，文书档案在实体整理上，应该按照“一事一文”和“一事多文”两种情况立卷。同时，根据文书档案的内容特征进行分开处理，在此种情况，文件级的整理方法是不易全盘采用的。具体整理方式可以是对“一事一文”的相关文书实行文件级管理的方式，而对于“一事多文”要组成一件进行相关文书实行文件级管理的方式，而对于“一事多文”要组成案卷，这样既保持了文件的有机联系，又实现了文书档案的快速归档整理。

四、改变现有的装订方法

档案整理工作的原则之一就是“便于保管和利用”因此在进行档案装订时，完全可以借鉴传统案卷装订形式采用综合处理的方法，例如，可以进行多份文件的合订。这种合订的方式，就解决了上文提到的“三孔一线”装订方式存在的诸多问题。一般，在进行合订时要注意四个原则：第一，为了满足保密的相关要求，按文件密级进行分开装订；第二，单独装订数量较多的成套性文件，方便日后的使用；第三，单独装订日常工作中需要经常借出的文件；第四，保持适当张订件数，方便复印。

文书档案论文篇(5)

关键词：办公室；文书档案；管理效率；常见问题；解决对策

1 文书档案管理的重要性与特征

1.1 重要性

文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。

2 文书档案管理现状中出现的问题

2.1 文书档案管理制度方面不完善

通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。

2.2 办公室文书与档案工作认知不足

文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。

2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养

由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

3 办公室文书档案管理效率提升对策

3.1 利用信息化管理提高效率

办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。

3.2 提高“文档一体化”意识

文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。

3.3 完善文书档案管理制度

单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。

3.4 保证文书档案齐全完整

办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。

4 结束语

总的来说，在办公室的文书档案管理工作中，要想有效利用、保存好相关的文件信息资料，就需要转变观念，从思想上和行动上高度重视档案管理和文书管理工作，善于运用创新思维，着重强调档案管理和文书管理工作人员的专业素质和理论素质，让管理人员认识到自身工作的责任和使命，让单位的有效资源得到最大化地利用，最终实现单位历史信息资源的全面优化，同时也从根本上体现出单位的综合管理水平，推动单位全面稳定发展。

参考文献

[1]王威.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].华章，2010（18）：64.

文书档案论文篇(6)

摘要：求学网论文网带来了论文书档案管理中存在的问题与对策，供您参考阅读，希望对您设计论文有所帮助!

总结：论文书档案管理中存在的问题与对策就为大家分享到这里了，希望对您撰写文章有帮助，更多精彩论文尽在求学网论文网!

文书档案论文篇(7)

电子档案的主要来源就是纸质档案，借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件，采用一系列的技术手段，促使库存档案的数字化得到实现，产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后，和传统的纸质文件相比，电子原件可以作为纸质元件的副本使用，因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件，同时，在网络上传和复制文档的过程中，人为因素发挥了较大的作用，那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此，在电子文件形成的过程中，就需要形成一份电子文件，将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来，保证电子文件拥有齐全的信息，查询和辨别起来较为方便，这样才可以有效增强档案原始性，在较大程度上提升电子文件的利用程度，同时，电子文件的数据信息方面，也需要对人为干预进行减少，因此，就需要对系统自动提取产生足够的重视，档案管理人员如果发现了问题，可以向归档人发回。

二、电子档案的存储与备份

电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。

三、电子档案的检索和利用

我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。

四、结语