文书档案管理论文篇(1)

[关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

3 文书档案电子化的发展趋势

（1）建立标准规范体系。文书档案电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于档案电子化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。目前电子档案工作尚无统一标准，这就需要国家档案行政部门制订一整套系统化、规范化的规则，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。档案电子化标准规范作为一个规范化的系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理功能。它不是简单地模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现的，一个具有高效率、高质量、简捷及合理化的工作模式，能够把原有档案信息管理系统的数据库，平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

（2）完善安全使用制度。在电子档案使用过程中，应当：①应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全；②注意电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接对接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法。另外储存电子档案选用的载体不耐久等原因，也影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性；③注间电子档案的法律效力问题。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子档案由于没有固定的载体，所以制订相应的法律认定条文有一定的困难，这也就是光盘、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。与纸质档案相比，电子签署等非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可，制约着电子文件的效力和归档保管的意义。

（3）加强人才队伍建设。档案电子建设最关键的是高素质创新人才的培养，这关系到档案工作数字化建设的成败。①档案管理者必须具有多元化的知识结构。档案电子化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动和文档一体化管理，这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能；②档案管理者要全面掌握档案专业知识。如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理，以及档案著录、标引、检索、编研等有关档案专业知识的基本技能；③从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。

4 结 语

文书档案电子化管理是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务功能不可缺少的手段，但是文书档案电子化是一个艰苦的、长期的过程，建立一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

主要参考文献

文书档案管理论文篇(2)

关键词：医院；档案；创新性管理

社会飞速发展过程中，越来越多的资料和信息大量的出现。而在一些特定的场合和机构中，这些资料和信息都具有十分重要的作用，因此需要专门的部门进行收集和整理，进而加以管理。从这一角度来强调，档案管理在人们的日常生活中起着十分重要的作用，尤其是在医院等这些公共场合，需要对病人的档案加以手机和整理，从而提高医院对病人病情的掌控管理。而传统的档案管理已经在医院的发展过程中，呈现出一种发展的疲态。这就需要医院相关部门针对传统的档案管理进行现代化的改进，推动医院档案管理朝着现代化的方向发展。

1 我国医院文书档案管理的现状

1.1 整个医院档案管理基础差

自强调医院要重视档案管理之时开始，我国医院均采用一种传统的人工收集和整理的管理方式，而这种传统的管理方式一直使得医院的档案管理处在半封闭化的状态之中。一般人是无法翻阅这些经过收集和整理的档案。而传统档案管理方式进行管理的主要目的是将病人的资料进行收集并且能在未来的时间段内进行翻阅和参考，主要强调这些资料不要丢失这种基本性的管理原则。而人们在进行档案资料收集过程中，由于缺乏遵循原则，并且对档案管理工作不够重视，并且医院财政部门缺乏对其的经济支持，从而使得我国医院的档案管理基础差。

1.2 工作之间存在着脱节的现象

我国医院档案管理在传统的管理方式中，主要划归为行政文书的工作，而在实际的工作过程中，文书工作与档案工作之间采取的是不同的管理方式，从而使得档案管理工作之间存在着脱节的现象。另外，由于行政文书工作人员在工作过程中，由于缺乏必要的档案管理意识，从而在管理过程中，出现档案纸张不规范、装订不合格以及其它性问题，从而导致档案在后期查询时出现无法利用等情况，严重影响着整个档案的性质和价值。

1.3 档案管理的概念不清

传统档案管理方式是以人作为主要的管理成员进行，需要不同工作人员之间进行共同的努力。对档案所需要的各种信息和资料进行手机和整理是档案管理人员的主要工作。然而在现阶段的医院档案馆力过程中，工作人员进行档案管理的工作意识十分薄弱，档案资料和信息的整理总是存在着各种缺陷，使得整个医院在档案管理工作中严重拖了医院发展的后腿。并且医院对档案管理的工作重视不够，并没有将这项工作列入医院所必须要管理的工作，因此，这对于档案管理工作的不重视，也严重束缚着医院档案管理工作的顺利开展。

1.4 档案管理的整理工作不符合规范

医院对档案管理工作的不重视，使得它也没有颁布特定的规定来规范亿元的档案整理工作。这使得许多工作人员随心所欲进行档案所需要的资料和内容进行收集和整理。使得许多重要的资料在收集过程中存在着丢失等情况，并且许多收集起来的资料毫无长远的参考价值，使得档案缺乏最重要的参考价值。

1.5 档案管理方式十分落后

许多医院对档案管理仍然使用传统的人工方式，从而使得整个档案管理工作严重拉低医院现代化的整体水平。并且为相关部门在查询、搜索等方面存在着局限性，严重不利于档案作用的发挥。

2 针对目前我国医院档案管理的现状所提出的创新档案管理的方式

2.1 创新管理理念

创新医院档案管理理念，对于医院档案资源的管理利用和实现医院现代谁起着十分重要的作用。在档案馆里过程中使用现代电子档案的管理方式，以及运用现代高科技的信息技术，能够提高整个医院的档案管理工作效率，更能够提高整个医院档案的整体质量和价值。然而现代科学技术的运用也面临着诸多的挑战，需要医院上下多方面共同努力。以新的观念去迎接新的挑战，努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变，从过去传统的手工型向现代化管理型转变；从被动服务向主动服务转变；从注重保管向注重提供利用转变。

2.2 环境的创新

加强硬件建设，促进文书档案管理技术现代化是适应现代医院建设发展的需要。因此应加大对文书档案设施的投入，配备必需的基础设施和办公设备，实现电子化、自动化管理。同时，选择适合医院文书档案管理的软件，并在档案工作人员中开展计算机培训，以掌握档案计算机管理运用技术，提高档案现代化管理水平。

2.3 文书工作与文书档案管理工作的创新

文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，甚至可以认为是一种工作的两个不同阶段，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，同时要具备一定的档案管理学知识，熟悉掌握档案工作业务环节的基本技能。这样，在实际工作中才能确保文件收集完整、及时和准确。为此，我院档案室副主任兼任了文书工作，并且参加医院一些大型活动和院长办公会，保证了文件收集的完整与安全。档案管理部门应严格执行文书档案归档管理制度，做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作。认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，为实现文书档案工作一体化做好准备。

2.4 利用手段的创新

医院文书档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务，拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。目前将计算机这种高效地处理庞大信息的现代先进工具引入到文书档案的管理中，通过该技术的应用将大大简化文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。应用计算机、光盘等高科技检索工具，借助网络信息系统的平台，档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料，这可有效地提高文书档案查借阅效率，丰富了文书档案查借阅手段，这也是文书档案管理发展的必然趋势。

结束语

综上所述，实现医院文书档案管理的创新。一方面，医院领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提升文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强医院内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现文书档案管理的飞跃。

参考文献

[1]贾芳琦.论医院文书档案管理的创新[J].城建档案，2015（12）：27.

文书档案管理论文篇(3)

1.1操作方便

电子图书档案管理最明显的特点就是操作方便，主要表现在两个方面：第一，电子图书方案管理无论是增加还是删除都非常容易，并且删除后的信息不留任何痕迹；第二，电子信息准确性较高，因此，电子图书档案管理的检索操作非常简单。

1.2传递快捷

电子图书档案管理综合运用各种网络技术，其传递速度完全不受时间和地域因素的影响，通过网络传播可以快速递将档案信息传递到需求者手中。另外，电子图书档案管理还可以从一个终端向多个终端传递，从而达到资源共享的状态。

1.3复制时不容易丢失

与纸质档案管理相比，电子档案管理复制后不仅清晰度保持不变，还不会出现纸质档案管理中出现几遍、信息丢失等问题。通过数字化的信息处理，电子文件在复制的过程中依旧可以保持原本的特性。

1.4表现形式多样

与纸质档案管理相比，电子档案管理的形式多种多样。无论是图形、文字，还是声音、影像等网络信息都可以成为电子档案管理的内容，并且，这些信息无论是单独存在还是互相搭配都可以形成档案管理模式。

2加强电子图书档案管理的措施

我国电子图书档案管理工作在不断探索发展中取得了较大的成就，但是，在实际应用过程中还存在很大的问题，例如，伴随着经济的发展，电子图书档案存储的要求越来越高、电子档案的真实性受各种因素的影响可靠性较低、社会对电子档案的安全性以及工作人员的能力要求越来越高等。笔者结合多年电子图书档案管理经验，针对管理工作中存在的问题，对加强电子图书档案管理的措施做了简单介绍。

2.1加强环境保护，保证存放空间安全

电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本保障，加强电子图书档案管理首先应该加强电子图书档案管理的环境保护。电子图书档案的环境主要包括工作人员的办公场所以及存储工具等，工作人员的办公环境保持清洁卫生、温度适中的同时，还必须安装抗雷、抗电击以及抗磁场力等设备。另外，为了保证存放空间的安全，还应该对存储的电子图书档案进行备份处理，最好选择多个位置储存。最后，定时检查存储工具，发现问题，及时采取措施予以补救。

2.2加强管理制度设计

为了保证数据储藏的安全，必须根据电子图书管理的实际状况，加强管理制度设计。在进行电子图书档案的编制工作时，应该专门安排业务水平较高的工作人员参与电子档案编制工作，确保数据的真实可靠性。其次，工作人员应该及时整理电子档案，尤其是档案的归类管理，工作人员应该以档案的级别作为归档的依据，确保各级别信息准确无误后，进行归档处理。最后，电子档案编制结束后，必须交由领导检查核实，确保信息准确无误后进行存储。

2.3加强系统管理设计

为了保证数据的读取安全，必须加强电子图书档案系统管理设计。很多时候，电子图书档案的信息安全性不够高，主要原因是系统管理体系不健全或者是有人而已破换管理系统。针对以上问题，设计者可以对电子图书资料进行加密设计，为了防止破译，密码不能太简单，最好定期更换密码，确保信息的安全。另外，根据需求设置访问权限，杜绝任何人都可以获取信息等问题产生。最后，定期对系统进行维修保护，有的网站因多种原因会出现系统漏洞，这时候应该加强防火墙设置，保障信息的安全性。

2.4加强人员工作能力培养

为了保证操作的安全，还应该加强工作人员能力的培养。根据市场的需求，结合工作人员的实际状况，通过培训加强工作人员的业务能力，业务能力主要包括计算机的操作能力和扎实的网络基础知识能力。条件许可的情况下，聘请具有扎实专业功底的人担任电子图书管理工作，为电子图书档案的安全管理提供保障。

3结束语

文书档案管理论文篇(4)

关键词：文书档案；整理；保管方法

文书档案的利用率逐渐升高，因此，做好档案的整理和保管工作是前提和基础，最重要的是档案管理方式不断地与时俱进，主要是为了能够更好地适应社会的发展。在做好档案的管理工作的基础上要不断创新，进而发挥文书档案管理工作的效率，提高管理工作的价值。

1 文书档案的归档范围和保管期限

从文书档案的归档范围上看，不同的单位具有不同的规定，同时也需要根据档案信息本身的特点来进行归档。其保管期限也是如此，档案的价值是确定保管期限的重要因素。各大企事业单位都是根据档案文件对于单位发展的贡献和价值来判断文书档案的归档范围和保管期限。进行归档的文书档案主要可以分为以下两种：一种是针对单位分发的文件类型，其中包括单位机构、人事以及职称、物资、经费等等工作内容做出的皮肤、通告等。这一方面的文件具有一定的法律效益，因此，需要进行长期保存。相关的文书档案管理工作人员需要对这类文件加强重视。另一种就是上级下发的法律或者是政策的规定，作为企事业单位执行的依据，这些文件只是在一时具有较大的效力，但是一段时间之后，就是失去了作用，因此可以进行短期的保存。

文书档案的归档工作包含的范围相对较广，不仅有正式的文件，还有对短期工作的总结和报告、领导的讲话以及工作部署的文字形式等等。对于相对重要的内容要将进行永久性的保存，如果是价值和作用一般的档案可以进行长期保存，然后根据档案的具体应用情况来确定以后的保存时间。同时要做好档案文件的归档工作，尤其是一些合同或者是协议等都需要进行归档处理。

以下下属文件包括计划、总结以及报表等要进行归档处理，其长期性和短期性，需要根据文件的重要程度来确定。由于企事业单位的档案归档类型较多，且文书档案具有一定的权威性，因此，需要将其分成党群工作文件、行政管理文件、经营管理文件以及生产技术文件等等。归档工作主要是为了保证以后工作的合理性和高效性。

2 文书档案的整理方法

2.1 文书立卷责任部门

从文书档案立卷责任管理部门来看，主要是有文书或者是相关的收发人员来进行档案信息的收集和归档。我国为了保证档案立卷工作的科学和合理性，已经建立了一定的立卷制度。可见立卷工作的重要性。档案对于企事业单位来说可以说起到了监督和控制的作用，但是有些小的企业单位还没有明确的管理制度，档案管理工作的规范程度还不够。在具体的工作过程中，都是有文员来进行档案的归档和整理工作，其规范性和全面性就得不到保证。造成档案的内部质量不高，立卷制度不完善，文书档案管理工作无法适应社会发展的需要。

2.2 文书立卷的基本要求和方法

在进行文书立卷工作的过程中，需要遵守的主要原则就是文件材料本身的规律和联系，要保证文件本身的整体性，对于不同价值的文件进行分类整理，其保管方式也存在着明显的差异，可以从以下几个方面来进行具体的阐述：

2.2.1 分年度。正确的整理方式是要将文书档案按照年度来进行整理，这也是立卷工作需要遵循的基本特征，如果是特殊的文件要进行立卷工作，其中包括一些计划和统计报表等。

2.2.2 分级别。在分级别处理的过程中需要严格按照上下级文件的密切关系来进行，要将上下级的文件进行分开组卷。但是如果是一些批复可以将其放到一起，要注意区分上下级。

2.2.3 分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。

2.2.4 分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

2.3 文书立卷的操作程序

2.3.1 初步立卷：根据每年形成的材料数量，剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。

2.3.2 拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。

2.3.3 卷内文件排列与编号

a卷内文件排列，密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。

b装订的案卷要编页号，卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。

3 文书档案的保管措施

3.1 编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。

3.2 根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。

3.3 编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心。

3.4 每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

结束语

文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。■

参考文献

[1]史卫军.新时期档案工作的走向[J].吉林水利，2003（S1）.

文书档案管理论文篇(5)

一是系统主要功能模块设计：在设计图书档案管理系统的过程中，需要对图书档案管理的特点和要求充分考虑，在Windows环境下，应用的工具就是VisualBasic6.0系统。系统采取了一系列的技术，如VB编程技术、数据库技术等，促使新书录入、图书查询以及图书退换和查阅等功能得到实现。二是人机对话接口设计：通过人机对话接口，输入以及输出工作才可以顺利实现。系统将下拉式菜单、工具和按钮等给应用了过来，有着友好的界面，即使不是计算机人员，对于系统操作也可以很容易完成。

2图书档案管理系统的实现

一是系统版权界面的设计：系统将Windows界面风格的设计方法给应用了进来，在启动时，系统采用的是splash效果，会有一个信息提示窗体出现，将软件的版本号以及软件开发者等信息显示出来，在初始界面的顶层设置窗体，同时设计了标签、图片框以及计时器等，有着较为优美的界面，与普通软件的编写风格较为符合。

二是普通用户使用界面的设计：因为图书档案管理工作比较的重要，用户如果没有权限，那么只能查询图书，借书、还书等工作是无法实现的，可以更加科学方便的进行管理和操作。读者进入到系统界面之后，所拥有的功能是一个部分，比如查询图书、打印结果预览等等。

三是管理员登陆界面设计：结束了splash界面之后，图书信息管理系统的初始界面就出现了，在这个时候，查询功能以及登陆功能都可以实现，只有登陆之后，系统的全部功能方可以获取到。要想将登陆窗体打开，就需要借助于工具栏或文件菜单中的登陆选项来实现。在设计登陆窗体时，将命令按钮、组合框以及标签等应用了进来，操作人员将用户名以及密码输入进来之后，就可以进入到系统主界面，系统的全部功能都可以实现。采用的是屏蔽形式的密码框，以此来促使系统安全得到保证。确定按钮集中了登陆窗体的主要功能，要想实现它的功能，管理员只需要将用户名和密码给正确输入进来即可，如果用户没有权限，那么登陆工作就无法实现。用户有三次机会来对用户名和密码进行输入，如果错误出现，系统将会提示信息框，避免系统密码被解码器所破解，连续三次错误，登陆窗体将不会再次出现。

四是图书查询：图书查询是系统非常重要的一项功能，它需要连接数据库。在处理相关数据信息时，比如查询方面，将SQL语言以及数据访问对象给应用了过来。在查询的过程中，结合系统需求，读者和管理人员结合实际需求，来对不同的查询方式进行选择，在对所借的图书信息进行查询时，可以通过四个选项，分别是书号、书名以及作者和出版社等。在本界面中，将组合框应用了过来，借阅者可以对查询途径进行选择，将查询内容输入到文本框中，将查询命令按钮单击下去，查找到的图书信息就会被显示于控件中。

五是图书借阅：借书功能就是由本模块所实现的，读者借到图书后，系统就会将消息框弹出来，将成功借阅图书的信息给显示出来，然后修改数据库中的相关数据。本功能模块可以分为两个部分，首先是用户信息，指的是需要将借阅者的借书证号、性别以及姓名等详细信息输入进来；其次是新借图书，需要输入新书书号以及借书日期等详细内容，确定之后，用户就可以对图书成功借阅，并且本用户借到的图书也可以被显示于控件中，弹出相应的消息框，提示用户已经成功借阅了图书。

六是新图书录入：新图书录入也是需要重视的一个方面，只有在数据库中储存新的图书，在以后的图书借阅过程中，记录和校对工作方可以顺利进行。进入到主界面之后，如果对新书进行了购买，新书录入模块就会出现，输入相关的信息内容即可。

3结语

文书档案管理论文篇(6)

秘书人事档案和秘书部门人力资源管理有着天然而又紧密的联系，其重要作用体现在以下几个方面：

1. 有助于最大限度地发挥秘书部门人力资源的效力。秘书人事档案全面记录了秘书的个人经历、德才表现及发展过程,通过档案可以了解秘书的过去,掌握现在,从而预测其发展潜力 , 及时发现人才 , 避免压制人才 , 埋没人才 ; 依据秘书人事档案提供的信息 , 可以使秘书扬长避短,各司其职, 最大限度地发挥秘书的管理效力。

2. 促进秘书部门人力资源的合理配置。利用秘书人事档案能够进一步了解秘书的相关信息 , 从而对其进行科学管理 , 根据不同秘书的能力和不同的特点 , 在秘书部门进行合理配置 , 因事而择人 , 因人以治事 , 把秘书配置到最能发挥作用的地方和岗位 , 充分发挥秘书的特长 , 促进部门之间、系统之间、组织与组织之间秘书合理有序地流动 , 避免秘书积压和用非所学的现象产生 , 为各级各类机构的发展，合理地配置秘书人力资源。

3. 有利于秘书部门人力资源需求预测的科学化与规范化。影响秘书部门人力资源需求的因素主要来自机构内部 , 有效的秘书人事档案对分析机构内部人力资源状况是否适应机构的变革与发展要求 , 制定科学的人力资源计划起着重要作用 , 脱离秘书人事档案管理而做的秘书部门人力资源需求预测是盲目的。

二、模块化思想概述

( 一 ) 模块化思想的概念

模块化是一种处理复杂系统分解为更好的可管理模块的方式。模块化用来分割，组织和打包软件。每个模块完成一个特定的子功能，所有的模块按某种方法组装起来，成为一个整体，完成整个系统所要求的功能。具体来说，模块化是指解决一个复杂问题时自顶层向下逐层把硬件或软件系统划分成若干模块的过程。每个模块完成一个特定的子功能，模块之间相互独立，或者近似独立；模块可以按照设计规则分散设计并独立测试，同类模块相互竞争，所有的模块可以自由选择，按某种方法组装起来，成为一个整体，并完成整个系统所要求的功能。

( 二 ) 模块化思想的哲学理论

基础马克思主义认为，整体是指事物的各内部要素相互联系构成的有机统一体及其发展的全过程。部分是指组成事物有机统一体的各个方面、要素及发展全过程的某一阶段。形象地说，整体和部分更像是一个鸡蛋壳，完整的时候是整体，破碎后每个碎片就是部分。马克思主义认为，共性指不同事物的普遍性质；个性指一事物区别于他事物的特殊性质。共性和个性是一切事物固有的本性，每一事物既有共性又有个性。共性决定事物的基本性质，个性揭示事物之间的差异性；个性体现并丰富着共性；共性是绝对的，个性是相对的、有条件的；共性只能在个性中存在。模块化思想便是从整体到部分，再从部分到整体的过程，也是从共性到个性，再从个性到共性的过程。模块化思想要求，首先根据任务的目标把整体分为合适的各个模块，这就是从整体到部分，也是从共性中找出个性，然后再根据为了达到目标各种需求对各个模块进行优化整合，这就是从部分到整体，也是把各种个性中共性的部分结合为一体。也可以说，模块化就是为了达成目标而从整体（共性）到部分（个性），再从部分（个性）到整体（共性）的过程，这其中从部分（个性）到整体（共性）是整个模块化过程的核心。

( 三 ) 模块化思想应用的流程

模块化思想的应用可以大大节省成本和时间，不用重新设计，只需根据任务的不同而选择合适的模块加以组合应用，进而实现目标。模块化思想的应用主要包括以下三个步骤：

1）根据需要将一个整体对象划分为不同的模块；

2）根据不同的任务需求将不同的模块组合起来；

文书档案管理论文篇(7)

随着社会的不断进步，随着各项工作的改革发展，档案越来越多地在人们的政治、经济、文化诸多方面发挥着它不可替代的愈来愈重要的作用，下面是编辑老师为大家准备的浅谈农业科研所如何加强文书档案的管理。

目前传统的文书档案管理形式已经远远不能适应工作的需要。农业科研所在科研、党政管理等项工作中形成的大量具有保存价值的文书档案材料，因种种原因不能完全归入到档案室里。所以，改革目前的文书档案管理工作，健全农业科研所的文书档案管理体制，使档案更好地服务于农业科研是一项十分重要的任务。

据了解，许多单位的文书档案都没有按规定进行分类管理，档案室虽然是一个单位档案管理的最高机构，但许多职能部门为了今后查找资料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存，组织、人事部门也各自有自己管理的人事档案，而档案室又没法协调好这方方面面的关系，导致一个完整的档案有时被分割成好几部分。同时，因为农业科研所的主要工作任务是进行农业科研，大多承担了国家、省、市重点项目，科研人员对科研档案建档意识较强，也比较重视，但对文书档案却缺乏应有的重视。加上有些人对档案工作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，影响了归档材料的质量。

目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文化程度不同，工作性质不同，文书档案专业知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档，概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案开放工作带来了许多困难。

大部门起草后的机关文件必需由部门秘书打印、下发、整理、归档。机关各部门各发各的文件、各送各的材料、各归各的档案，互不帮助，互不协调，这不仅是人员资源上的浪费，而且反映了机关工作杂乱无章。