办公信息化论文篇(1)

作为人才培养、科学研究、社会服务重要阵地的高校，无论教学、科研还是管理、服务工作都有大量的业务、政务、事务、信息要处理，这些都需要办公自动化的辅助。

一、办公自动化在高校行政管理中的作用

上传下达科学化。办公自动化作为信息处理与管理的数据库。是决策的支持系统和信息工具。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。实行办公自动化后。秘书工作的大部分业务都可以借助先进的办公设备进行处理，可充分利用积累的文件数据，实行文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化管理，大大地提高了工作速度和效率。 左右联系标准化。学院办公室是学院工作的领导进行决策的场所。领导做出决策，指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向各基层单位或校级相关部门。通过应用办公自动化，可以将文档格式、文档管理编码、信息、交换格式、名词术语等标准化，有利于实现信息交换，扩大资源共享，提高工作效率。有效地保证信息的完整与安全性。 内外沟通窗口化。办公自动化在高校行政秘书工作中充当着窗口的角色，办公自动化程度的高低反映出行政秘书效率与质量的高低。首先，通过办公自动化。行政秘书不仅能够及时了解机关环境的变化，而且有利于机关领导及其他同事了解自身工作，拓宽对外联系面。同时。通过邮件、聊天群等，秘书可以和单位的领导或其他同事进行信息传递、信息共享。使信息流动速度加快，避免因信息流动不畅而引起的矛盾，从而有效协调内部关系。其次，行政秘书通过互联网可以不受时间和空间的限制去浏览网站，及时了解校内校外各类的相关信息或变化情况。

二、办公自动化要求行政秘书必备的素质与技能

在新的办公方式下，需使用新的办公手段。行政秘书要适应这种快节奏和高准确度的工作，必须具备相应的素质与技能。这样才能把部分行政工作进行有序化的管理，为领导进行决策提供科学有效的服务。

办公信息化论文篇(2)

关键词：自动化办公；B/S模式；方案构建

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 08-0000-01

一、政府自动化办公管理系统构建意义

随着计算机网络技术的飞速发展，自动化办公是应运而生的崭新领域，将传统办公流程与现代科学技术有机结合，利用无纸化、自动化办公方式来解决传统政府部门日常办公中存在的效率低、质量差等问题。目前，自动化办公已经在社会各个领域得到了广泛应用，例如银行机构自动化办公、科技企业自动化办公和政府部门自动化办公等。在自动化办公发展过程中，虽然取得了很多优秀成绩，但仍然存在部分问题，包括企业投资成本过高、实际效果不够明显，重复性建设过多等。

目前，在我国政府机构中，很多部门没有完全实现自动化办公方式，仍然采用传统的手工方式办公，难以提高工作效率，不能保证办公的准确性。因此，本文在实地调查了政府部门工作存在的问题基础之上，结合现代科学技术，提出了基于B/S模式的政府自动化办公管理构建方案，为政府信息化建设提供了一定的理论参考价值。

二、政府自动化办公管理系统总体设计

（一）系统用例设计。基于B/S模式的政府自动化办公管理系统主要包括普通用户和系统管理员两种用户，他们分别拥有各自不同的权限。系统管理员主要负责对系统数据进行维护，包括用户注册信息审核、用户添加、用户修改和用户删除等，同时负责对系统基础数据进行维护。普通用户则可以使用系统中除管理员之外的权限功能。

1.登陆注册管理模块。登陆注册管理模块包括系统登录子模块和注册审核子模块，它们分别由不同的系统管理员负责操作。

2.个人办公管理模块。个人办公管理模块包括电子邮件子模块、日常管理子模块、备忘录子模块和个人设置子模块等。

3.协同办公管理模块。协同办公管理模块包括收文发文子模块、会议管理子模块、会议室管理子模块等，其中收文收发子模块负责对公文流程进行管理。

4.信息交流管理模块。信息交流管理模块包括单位论坛子模块和单位公告子模块，具有论坛留言、留言回复等功能。

5.综合管理模块。综合管理模块包括人事信息子模块、用户管理子模块、资产信息子模块和考勤信息子模块等。

（三）数据库平台设计。SQL Server数据库属于关系型数据库，是目前广泛应用在各个领域中的数据库系统，尤其是在大型软件项目开发过程中占据较大份额。由于Oracle数据库资金成本过高、My SQL数据库规模受到限制，因此，SQL Server数据库的使用是软件开发过程中的首选。本文提出的B/S模式政府自动化办公管理系统建设方案采用SQL Server数据库是较为典型的数据库系统，利用用户身份验证的方式设置用户名密码，用户在远程访问时需要输入网络地址和网络端口号。

三、政府自动化办公管理系统详细设计

（一）信息交流管理功能设计。通知公告是单位信息的公开渠道，利用用户管理渠道完成公告管理，公告管理主要负责实现公告、编辑、阅读等功能，本文采用了CSS和DIV的静态布局，同时利用MVC开发模式实现动态编码，BBS论坛是社会化交流平台，一个功能简单、内容丰富的BBS论坛主要为单位员工进行交流沟通使用，具有话题、留言回复等功能。

（二）协同办公管理功能设计。协同办公是相对于个人办公来说的，主要面向的是全体员工和多部门机构，本系统设计的协同办公管理功能主要负责实现公文管理、会议室申请和会议室管理等。公文管理包括三个功能，分别是公文收文管理、公文发文管理和公文流程监督，公文管理是政府机构日常办公中的重要功能，其管理流程如下：

1.当接收到上级发出的公文文件后，将文件信息存储到数据库系统中，添加相关处理信息，对数据库流程进行监管。

2.由政府相关部门的管理人员完成公文处理，添加处理信息后提交数据库系统实现更新。

3.公文发文流程与公文收文流程相似。

4.政府部门相关领导和负责人对公文收发流程进行监控，催办公文处理。

会议是政府部门组织宣传和科学决策的关键途径，因此，会议管理功能成为了政府部门办公管理的关键部分，用户点击申请会议室按钮，则可以预定会议室。

（三）综合管理功能设计。综合管理指的是对基础数据进行管理，包括用户信息管理、人事信息管理、考勤信息管理和资产信息管理等。

人事信息管理主要负责对政府部门工作人员的基本信息进行管理，包括信息查询、信息编辑、信息修改和信息删除等功能。考勤信息管理是政府部门日常办公的关键组成部分，考勤管理功能需要集签到、审核、考核与一体，利用JSP动态网页技术完成应用程序设计，通过连接远程数据库对考勤数据信息进行有效控制。资产管理主要是针对政府部门的固定资产及附属设备进行管理和维护，包括办公电脑、桌椅、打印机、传真机等其他耗材设备的申请与管理。

四、结论

综上所述，自动化办公管理系统已经应用于社会各个领域部门，政府信息化建设势在必行，自动化办公管理系统作为政府部门工作正常运行的重要保障，对其深入研究和开发建设具有深刻意义。本文在查阅了文献资料基础上，结合政府部门工作实际，提出了基于B/S架构的政府自动化办公管理系统构建方案，具有一定的实际应用价值。

参考文献：

办公信息化论文篇(3)

互联网的出现与迅速发展，信息技术步伐的加快，使得企业面临着众多的挑战与竞争。在竞争过程中，对于一个集团企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。

随着中国加入WTO，各行各业都在努力提高自身的竞争力，电信的重组、企业信息化管理进程的加快都在说明一个趋势：传统以红头文件为主的、强调公文处理的办公自动化将从主导地位逐渐减弱，以强调信息服务、知识管理为主的企业信息服务系统将逐渐代替原有的办公自动化。

商场如战场，新一代的战争是信息化战争，如何通过互联网这一利器，使企业信息化建设完善起来? 这就需要一种高效，稳定的办公自动化系统！该系统应具有：公文流转、文档管理、财务数据统计与分析、信息、人力资源管理、邮件等功能为一身的办公自动化系统。

2 办公设备的组成

国内外办公设备的发展很快，计算机主要是性能的全面提高和价格的全面降低。信息网络从较少到大规模建成接近了国际水平。其它设备有的从无到有，有的性能提高价格降低。下面分别叙述。

（1）计算机

Personal Computer(个人计算机)、服务器、小巨型机、大型机、巨型机发展的总趋势是性能提高，价格降低。

（2）信息网络

信息网络是传播信息的网络。用户只有通过它才能实现信息资源共享。从历史看信息网络有多种形式，而现在的信息网络是以电信网络为主。它是实现国家信息化的重要基础设施。我国的电信主干网络是由公用电信网、广播电视网和计算机网组成的。

（3）其它设备

①印刷设备

②视频音频信息采集设备

③语音文字输入设备

④简单的办公设备

3 今天的办公自动化理论与方法

（1）系统科学

为办公自动化建立办公模型与决策模型，通常办公自动化系统要用系统工程的方法来组织、实施。

（2）行为科学

研究在社会中人的行为产生的原因和规律，希望对行为预测和控制，改善与协调人际关系。

（3）信息科学

这是研究信息的采集、贮存、传播、处理的科学。目前正在不断发展中。

（4）管理科学

根据一些信息研究如何对国民经济或局部问题进行预测和决策，宏观与微观调控物质、能源、资金、人员。

由于办公设备日新月异的发展和办公理论的进一步完善为实施办公自动化建造了非常强大的基础平台，使得近年办公自动化的应用从两方面有了重大的发展：办公自动化小系统与办公自动化大系统。

4 办公自动化开发的重要性

办公自动化的发展实际上取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。展望未来，全世界都将进入可持续发展的时期，由此引发了国家政府企事业单位和个人对于各自办公活动的更高的要求。如：更全面更准确的管理活动；更周到更详细的服务活动；更加正确更加远见卓识的决策。科学技术突飞猛进的发展造就了更高性能的办公设备和全球无处不在的有线无线电信网络。在社会实践中不断完善的办公理论将更本质更准确地描述办公活动。

对于计算机信息系统最基础的工作是要进行各方面基础数据的采集。其中至关重要的首都公用信息平台将充分发挥作用，成为信息资源网络的依托和资源共享的基础。

在不久的将来，公用电信网、广播电视网、计算机网三网合一。每个人都有一个计算机网络终端，直通Internet，在其上面可以得到他(她)想要得到的任何知识与信息。他(她)还可以网上购物，进行网上商业活动。每一个单位都有一个通过防火墙和Internet联接的Intranet。国内的无处不在的信息网络将缩小三大差别，大量的高效的网上工作，改变了社会的就业状况。商业电子化和金融电子化为人们的消费和投资带来了极大的方便。社会的产业组织形式的一部分从现实的有形的工厂、机关变为无形的信息节点。

办公信息化论文篇(4)

关键词 办公自动化 计算机技术 应用

中图分类号：TP3 文献标识码：A

1 办公自动化概述

办公自动化是信息化时代的一种重要产物，通过引进先进的计算机技术，在办公室中建立自动化信息处理系统，实现自动化的办公室事务办公。工作人员利用多种计算机软件、硬件、办公设备以及通信设备，进行信息的维护、更新、储存、加工、传输和收集工作，将企业的信息处理系统、自动化办公系统、公务管理系统等集中到计算机网络中。从本质上来讲，办公自动化是一个利用、传递、处理、变化和收集信息的过程，由办公环境、办公信息、技术工具、办公制度、组织结构、工作人员等要素构成。

办公自动化采用多种现代化计算机设备，以计算机技术为核心，利用行为科学、系统科学和通讯技术进行自动化的办公，进行使用、存储和收集图像、文字、图形。数据、语音等多种信息资源的办公事务工作，以工作人员为主体，以计算机科学技术为理论指导，综合运用网络通讯技术和计算机技术实现办公自动化。办公自动化将各种信息资源、办公室和工作人员紧密结合在一起，构成一个完善的人机信息系统，以企业内部的计算机网络系统为重要平台，高效、安全、友好的进行信息沟通交流，完成各种办公事务，有效地提高办公效率。

2 计算机技术在办公自动化的重要作用

如今的信息化时代，企业办公的主要工作内容是准确、及时的收集和处理各种信息，只有准确、快速的获取市场信息，企业才能掌握先机，及时做出反应，提高企业的综合竞争力，推动企业快速发展。计算机技术作为办公自动化的基础，是信息处理和收集的重要载体，在办公自动化中发挥着不可替代的重要作用。以计算机技术为核心，办公自动化采用现代化的网络通信技术以及多种办公设备，快速、全面、广泛的使用、存储、加工、整理和收集各种信息资源，构建企业内部的自动化信息处理系统，实现企业内部资源的共享，提高办公效率。

3 计算机技术在办公自动化中的应用

3.1 计算机技术为办公自动化提供了多种软件资源和硬件设备

在日常工作中，办公自动化主要负责信息检索、信息传输、信息处理以及文字编辑等业务，而这些工作都需要使用计算机，因此无论是计算机硬件设备，还是多种计算机软件系统都是办公自动化的关键设备。办公自动化的软件资源主要包括专用软件、通用软件、支持软件和系统软件等。办公自动化的专用软件主要包括设备管理软件、整理管理软件等；通用软件主要包括图形处理软件、文字处理软件等；支持软件如计算机数据库系统，如Access、SQL server 2008等；系统软件主要是指计算机操作系统。

3.2 计算机技术实现了自动化的文档管理

在办公文档管理过程中应用计算机技术，在计算机网络系统平台上完成文件的批复和审阅，工作人员可以结合工作的实际要求设置工作流程，对于文档的操作人、操作时间、修改痕迹以及批阅痕迹等都可以进行保留。工作人员在收到公文时，首先在文档管理系统中进行登记，然后将文档发送给拟办人和承办人，最后将文档进行保存归档。文件归档之后，可以根据文档的机密、秘密和绝密等级进行查询，由文档管理系统的管理人员设置不同用户的查询权限。在这个过程中应用计算机技术，可以实现自动化的收发文控制，按照不同的权限和等级，使用、共享和保存各种信息、知识以及文件。计算机技术在办公自动化中的应用，用电子化文档代替传统的纸质文档，构建专门的文件管理数据库，提高了文档的保存和管理水平。

3.3 利用计算机技术构建信息平台

很多企业都利用计算机技术构建用于信息交流和信息的信息平台，例如电子刊物、电子论坛等，在信息平台上企业可以及时公布公告事项、技术交流、规章制度等，使工作人员及时了解企业的动态变化。利用企业的信息平台，可以为企业员工提供所有工作人员的电话号码查询，提供相关的法律法规、规章制度的查询，在企业内部共享多种信息资源，同时在信息平台向社会共享一些重要信息，如企业的文化内涵、形象宣传、政务公开等。

3.4 利用计算机技术实现自动化的工作流程

在办公自动化中利用计算机技术，可以实时的监控和跟踪整个办公流程，协调各个部门、各个岗位之间的工作内容，提高企业人力、物力和财力等资源的利用率，提高办公效率。每个企业都有很多流程化的工作，例如公文的汇报、请示、审批、沈发文以及处理等，这些工作的流程多是固定的，通过利用计算机技术，可以实现自动化的工作流程，减少人为失误，优化资源配置，提高工作效率。计算机技术在办公自动化中的应用，可以在企业系统平台上自主设置用餐管理、用章管理、接待日程、领导日程等内容，结合日常的办公事务如图书管理、物品管理、车辆管理、会议管理等，实现自动化的事务管理工作。

办公信息化论文篇(5)

一、××年工作总结

（一）强化业务学习，工作能力进一步增强。一是坚持学习理论知识。本股室人员以党员先进性教育活动为契机，加强对邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，集中组织学习了《》、《先进性教育读本》、中央号文件、中央、省、市经济工作会和党的十六届五中全会精神，有效提高了对科学发展观、县域经济、和谐社会等理论知识的认识，增强了政治敏锐性和鉴别力，观察、分析、处理问题的能力进一步增强。二是深入学习业务知识。针对科室人员流动大、人数少、年轻人多、新手多等困难，为使新人尽快上手，组织股室人员对⒊年科室材料进行了整理和学习，同时通过以老带新、岗位炼才、召开科室材料研究讨论会等方式加强了学习交流，确保了工作学习“两不误”、“两促进”。三是积极学习技术知识。科室人员通过参加培训、自学及经验交流等方式加强了无纸化办公和网络知识学习，所有人员均能熟练运用公文交换系统、网络文件服务器和打印机等设备。

（二）充分挖掘潜力，工作效能进一步凸现。一是改善办公条件。在办公经费十分困难的情况下，政府办公室领导给予信调工作极大支持，将严重影响办公效率的电脑和打印机等硬件进行了更新，为进一步提高办公效率打下了基础。二是完善科室制度。继续执行了信息材料收发和首问责任制，完善了全员信息、内部信息报送每周学习等制度，确保内部运作规范有序，办事和行文程序紧凑快捷。三是强化信息联络。进一步加强了与省、市政府信调部门及各镇（乡）、部门信息员的联系，实现信息材料报送和分发无纸化，大大节省了信息材料报送、分发的成本和信息传递的时间，提高了工作效率。

（三）坚持“质”“量”并举，信调工作质量进一步提高。紧紧围绕区委、区政府的中心工作，把握群众关心的热点和难点问题，按照突出现实性、深刻性、指导性的要求，努力发掘有情况、有分析、有建议的高层次信息，准确全面地收集、整理并及时上报，信息调研工作名列省市前茅。一是区级信息调研质量提高。××年月至××年月编发《政务信息》期、《信息快报》期、《政务调研》期、《每周政情》期，其中件信息调研材料被区委、区政府领导批示。二是市级信息调研再上台阶。市政府办公室采用我区信息条、调研篇，其中条（篇）被市领导批示。三是省级信息调研创新高。省政府办公厅采用我区信息条，信息采用居全省区县信息直报点第一；采用调研篇。

二、××年工作思路

××年，信调股将继续以邓小平理论和党的十六大和十六届五中全会精神为指导，在区府办的领导下，强化科室人员能力建设，开拓创新，认真分析新形势下我区各项工作所面临的机遇与挑战，紧紧围绕区委、区政府确定的全区经济和社会发展目标，高标准、高质量搞好“三服务”，建一流团队，创一流成绩。

（一）突出工作创新，增强工作能力

继续加强邓小平理论、“三个代表”重要思想、十六大和十六届五中全会精神的学习，以提高工作能力为目标，推动信调工作创新开展：一是推行量化考评。通过量化考评，科学客观评价股室人员的工作实绩，以此为依据对先进者进行表彰并激励暂时落后的同志加强学习、迎头赶上。二是开展以岗炼才。配合办公室将新进人员安排到信调股锻炼，将各岗位工作人员进行小幅度轮换，促使股室工作人员成为熟手、能手、多面手。三是组织轮训。加强对区级部门和镇（乡）办公室工作人员的指导，联系他们到信调股参与政务信息编制等工作，通过组织轮训，使信调股与部门镇乡工作人员合作更加融洽、工作更加高效。四是开展基层调研。积极参加随行领导的基层调研，学会善于思考基层问题，将基层调研成果融合到办公室工作中，避免当前容易出现的调研文章与实际情况不完全吻合的问题。

（二）明确工作目标，做好领导参谋

办公信息化论文篇(6)

关键词:办公自动化(OA);Lotus Domino/Notes;系统安全

中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2010)02-343-02

The Design and Implementation of College OAS Based on Lotus Platform

WANG Xing-da1, YANG Fan2

(1.School of Electronic & Information Engineering, Beijing JiaoTong University, Beijing 100044, China; 2.Hebei College of Finance, Baodin 071051, China)

Abstract: After briefly introducing Lotus Domino/Notes platform,this paper detailed introduces the design and implementation of OAS of Hebei University of Finance and mainly describes the designed structure,function and part implementation of the system in detail.At last it discusses the security of the system.

Key words: Office Automation(OA); Lotus Domino/Notes; system security

随着计算机和网络技术的应用日益普及,政府和企事业单位的信息化进程的步伐得以加快,逐步建立了自己的内部网络系统(Intranet)。以知识管理为核心的办公自动化(Office Automation,OA)系统成为高校信息化的重要组成部分,实现各部门之间办公信息的采集与处理、流动与共享,实现知识化、科学化管理与决策,确保办公信息的完整性、权威性和不可抵赖性。在经过对一些兄弟高校和政府企业单位的考察调研的基础上,结合本单位办公经验和实际,河北金融学院开发了基于Lotus Domino/Notes平台的OA系统,实现了学校公文的顺畅流转,提高了办公效率,降低了管理成本,推动了学校内部各项工作的规范化、制度化和科学化管理。

1 Lotus开发平台的特点及优势

Lotus Domino/Notes是IBM Lotus公司开发的集电子邮件、文档数据库、快速应用开发、移动计算、以及Web应用等技术于一体的信息开发和运行平台,可实现跨平台、支持多种操作系统的网络环境和硬件操作。Notes因其先进的文档数据库和功能强大的电子邮件系统、工作流开发、标准的Web应用服务等优势而得以在办公自动化、协同工作环境、企业信息集成和知识管理中广泛应用。该系统平台包含的组件有:①Lotus Domino Server是服务器端组件,包含有OA系统协同工作、工作流管理、信息和共享等等服务组件,拥有邮件服务器、Web服务器、文档型数据库服务器、目录管理服务器等。②Lotus Notes是客户端应用组件,二次开发的OA系统也运行在客户端上。③Lotus Designer是进行OA系统二次开发的平台环境,能开发出适合用户需求的OA系统,它可以轻松的完成角色控制管理。④Lotus Administrator是用于Domino服务器的客户端,包括注册用户信息管理、数据库设置、日常服务器状态统计等等的配置。由于高校办公自动化系统是一个集成公文管理、知识管理和传统MIS于一体的系统,因此,在众多的OAS开发工具中,笔者认为选择LOTUS产品更合适。

2 系统功能设计

2.1 系统总体结构

河北金融学院的办公自动化系统的设计目标是提高行政办公流程的网络化和管理自动化水平,使各级单位更好的利用和共享各种公文信息资源,提高办公事务处理的效率。

基于Web技术的网络体系结构目前主要有客户机/服务器(Client/Server)和浏览器/服务器(Browser/Server)两种模式。基于Client/Server模式具有专业性和交互性强、网络通信量低以及速度快等优点,但存在着客户机负担重、移植困难、系统维护复杂、升级麻烦和用户界面风格不统一等缺点。基于Browser/Server模式具有易于维护和升级,用户界面具备一致性和友好性、操作使用方便、应用程序开发与管理成本低等优点。通过以上分析,该校选择基于Lotus Domino/Notes平台构建办公系统,采用C/S和B/S相混合的开发模式,所有应用均在Domino服务器上运行,所有用户都通过Web方式访问学校的办公系统。其基本实现模拟如图1所示。

2.2 系统模块设计

根据该校实际日常办公需要,在充分对工作流程和需求进行了解后,将系统功能划分成多个模块,功能涵盖我的办公桌、行政管理、个人助理、个人信箱、交流中心、公共信息等6个极具价值的模块。系统模块设计图如图2所示。

其中各个子系统包括的功能有:

1)我的办公桌:是把菜单中几项比较常用的功能,醒目地列在操作区上,方便用户操作。用户登录进来之后,主操作区上默认显示“我的办公桌”的内容,如图3所示。

通过控制面板还可以对“消息到来时是否弹出窗口”、“计论消息到来时是否闪动图标”、“讨论信息到来时是否声音提示”、“修改个人信息”、“定制桌面”等进行统一管理。

2)行政管理:“行政管理”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能。“公共通知”,在目录项菜单点击“公共通知”来公共通知。“行政管理”下的“工作流”包含发起流程、我的流程、工作查询、待办流程、已办流程。“行政管理”下的“文件柜”对目录进行增加节点、添加子目录、修改、删除操作。“行政管理”下的“任务督办”是用于显示检查任务办理情况。“行政管理”下的“工作计划”分为“我参与的计划”、“我拟定的计划”、“添加计划”、“查询计划”和“计划类型”三部分。“行政管理”下的“员工事务”用于员工工作记事、员工考勤、明确岗位职责。“行政管理”下的“组织机构” 是对本单位组织架构进行统一管理的模块,包括新增部门、修改部门、删除部门,支持部门排序功能,支持系统缓存功能(可加快访问速度)。

3)个人助理:“个人助理”下的“网络硬盘”是用于查看和使用公共共享目录下的网络资源。“个人助理”下的“通讯录”是对个人通讯的管理,可以方便的添加通信录信息,对通信录进行查询等操作。“个人助理”下的“日程安排”,可以查询显示所有安排的日程,添加新的日程,并且有提醒功能。如图4所示。“个人助理”下的“设置”,当本人不在的情况下可以设置人。“个人助理”下的“短消息”。收信人在30秒内可以收到短信,收信人屏幕上会弹出一个提示窗口,提示查看短信,收件人如果已看过该短信,点击“我知道了”则不再提醒,点击“删除短信”则该短信不再保存,点击“回复短信”则可直接回复。“个人助理”下的“控制面板”,通过它可以对“消息到来时是否弹出窗口”、“计论消息到来时是否闪动图标”、“讨论信息到来时是否声音提示”、“修改个人信息”、“定制桌面”等进行统一管理。

4)个人信箱:“个人信箱”下的“收发邮件”是用于收发邮件。如图5所示。“个人信箱”下的“邮箱配置”是用于初次使用邮箱,或者对邮箱修改和删除操作。增加邮箱时需要填写“邮箱地址”、“用户名”、“密码”、“邮件服务器”、“POP3端口”、及“SMTP端口”。

5)交流中心:通过论坛、博客两种方式,为教职工和学生提供自由交流的空间。

6)公共信息:“公共信息”下的“图书管理”是对本单位内部订阅的图书的信息管理功能模块,实现图书的添加、借阅、归还、类别、查询等管理。“公共信息”下的“办公用品” 是对办公用品的信息管理,包括类别管理、领用登记和查询、借入库登记、归还登记等。“公共信息”下的“资产管理” 是对固定资产类别管理。“公共信息”下的“车辆管理”共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、“车辆信息管理”、“车辆维护管理”、“车辆信息管理”和“驾驶员管理”六个部分。“公共信息”下的“会议申请与安排”共分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”和“会议室设置”、“管理员设置”和“会议纪要”六个部分。

2.3 系统的安全性

本系统安全性主要依赖以下四个方面:

1)总体结构设计中考虑的安全问题,为了满足学校办公的可靠、机密等要求,内部办公系统采用C/S结构,以Notes为主要开发工具;在面向全校的信息化方面采用基于Web的B/S结构。

2)借助于网络操作系统自身的安全性,本系统的服务器操作系统采用Microsoft Windows NT4.0。

3)从应用系统的设计上来考虑安全性,Lotus Notes提供的安全控制从数据库到字段有严格的用户管理(口令、用户身份识别、角色检测、查询权限);每个模块有哪些人可以使用都有严格的规定,每条信息由哪些人可以查询都有严格的规定,可保存每个人对正文的修改痕迹。

4)利用已有的安全手段和技术(防火墙技术、加密机、电子加密等)在内部Intranet与外部Internet之间构筑防火墙来保证内部网络的安全。

3 结论

本文介绍了基于Lotus Domino/Notes平台的河北金融学院办公自动化系统的结构体系、功能模块,讨论了系统的安全性。该系统得到成功的应用,真正实现了无纸化办公以及学院内部的信息共享,大大提高了学院的整体办公效率节约了大量的人力物力资源。随着科技、社会的不断发展,高校信息化的程度还会不断提高。办公自动化系统是一个不断发展、不断完善的有机体,在未来还将出现智能化、移动化和多媒体化的特征。

参考文献:

[1] 姜旭平.信息系统开发方法[M].清华大学出版社,1997,20-22.

[2] 张大斌,表绍文,熊伟,朱中熠.基于Lotus Domino/Notes办公自动化系统的开发研究[J].计算机研究,2001(10):14-17.

[3] 尹晓燕,吕淑萍.OA系统中动态工作流模型的设计与实现[J].应用科技,2003,30(3):30-32.

办公信息化论文篇(7)

关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。

与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志，2015（1）：276-276.

[2]青玮，张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（3）：46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版），2010（8）：130-131.