现代化档案管理篇(1)

【论文摘要】随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理,从20世纪80年代开始,我国已经步入了档案管理现代化时期。

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进。

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育。

加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识，拓宽服务领域。

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。

要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。

参考文献：

现代化档案管理篇(2)

关键词：计算机技术；档案管理；现代化

1 档案管理现代化的定义

档案管理现代化是指以系统论等现代管理科学为指导，使用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等；利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。

2 档案管理现代化进程中的问题

2.1 档案标准化程度低

进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

2.2 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

2.3 档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍，而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，尤其是基层单位，存在着档案室建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求，投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

3 实现档案管理现代化的对策

3.1 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

3.2 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.3 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

3.4 强化管理意识，加大投入力度

首先要关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。最后，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。

参考文献

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报，2002（12）.

现代化档案管理篇(3)

关键词：档案管理；现代化；措施

随着科学技术的不断发展，社会信息化及电子政务的出现，实现档案管理现代化是历史发展的必然。档案现代化管理相对传统管理而言，是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机数字通信等技术组成的最佳结构体系。它能充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下其整体动态的最佳效果。

计算机数字通信的应用遍布社会生活的各个领域，它已经成为一种普遍存在的工作方式，档案存取、办公自动化、电子文件数量的增加，都对计算机提出了较高的要求。档案数据处理的特点是数据量大、结构复杂、保管时间长，计算机要求被加工的档案数据必须正确、完整和规范并可及时增加和修改，硬盘作为电子档案的载体，发挥着不可替代的作用，它容量大、体积小，可以把大量档案、文件的数据存储在里面，并且可以随时随地修改，成为存放档案较为理想的载体，大大节省了空间，使得查找和管理更为方便，从而提高了工作效率。

一、档案管理现代化的特点及内容

1.档案管理现代化的特点

一是数字化。借助各种现代高新技术，实现档案资源数字化存储、加工、流转、利用与控制。包括档案资源数字化整理、建设档案数字化信息资源库、建设档案数字化信息网络。二是网络化。借助计算机与网络技术，实现不同档案保管单位之间以及用户之间的信息检索与共享。

2.档案管理现代化的内容

一是管理思想的现代化。管理思想现代化，就是要更新观念，提高对档案管理现代化的认识。要实现档案工作的最终目的，必须要有先进的管理思想和科学的管理方法，做到“洋为中用”。在认识上，要大力宣传档案现代化管理的重要性及优越性。二是管理人才的现代化。它是档案管理现代化的保证，应当有一批掌握现代化技术，具有管理才能和专业知识的人才。因为社会的需要，档案工作者仅仅掌握专业知识是不够的，还必须掌握各种相关的学科知识，特别是现代科学知识。另外，要重视新型人才的培养，培养一批高级档案管理专业人才，实现人才的更新。三是管理方法的现代化。它是档案管理现代化的体现，主要是运用现代化的管理。建立健全规章制度，是档案管理方法现代化的一个重要部分。四是管理手段的现代化。它是档案管理现代化的标志，它包括运用计算机等现代设备和手段对档案进行管理。充分和利用现代化管理设备和保护措施，加大对档案管理工作的投入，尽快实现档案管理手段现代化。各级档案部门要在档案管理软件和硬件建设上下本钱，充分使用现代化的管理手段，提升档案管理工作科学化、信息化水平。

二、加快档案管理现代化的有效措施

1.更新档案管理观念是前提

没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，也还是不能解决现有档案管理观念滞后性和档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。

2.加强基础工作是根本

加强基础工作是档案管理现代化的前提，要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。在档案管理基础工作的各大环节中，计算机数据的准备工作是一个大的工程，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案现代化的进程。

3.集中统一管理机制要健全

目前，档案信息现代化的管理体制同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要是集中统一管理不力，应下决心解决这一问题，从管理制度上保证业务技术规范、标准，软硬件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息现代化管理之中，以利于档案的系统化查找利用，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。

4.抓好数据库建设是关键

目前，档案管理现代化从总体上看，仍处于由文件处理向信息管理的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将大大提高档案管理现代化水平。

5.重视人才培养和引进是方向

推进档案信息现代化的关键是人才，档案信息现代化的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响现代化水平的提高。要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施加快现代化技术人才的引进和培养，抓好知识更新、引进、消化，使档案人员掌握信息技术的新知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径，多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

6.集思广益、科学决策是保证

目前，档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务与推进现代化进行结合起来，正确的领导和协调起着重要的作用。因此，要提高行政决策的科学性和决策过程的民主性，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析、集思广益，这样才能避免失误。要加强档案信息现代化建设的协调工作，提出长期发展目标和指导方针，审定规范标准、实施方案，为提高新政决策水平建立制度保证。

档案的现代化管理是一个系统性工程，需要各级档案部门顺应形势，加强合作。从档案管理现代化的基础工作开始做起，树立现代化管理意识，在广泛采用先进技术基础上，构筑网络档案管理平台，促进档案管理部门和档案事业的科学发展。我们要抓住机遇，在现有基础上积极采用先进的科技手段，努力实现档案管理现代化，为档案事业发展做出贡献。

参考文献：

［1］　郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向［J］.广东档案，

2006，（5）.

［2］　秦爱华.浅议档案管理现代化问题［J］.档案管理，2012，

（5）.

［3］　张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策［J］.

办公室业务，2009，（8）.

现代化档案管理篇(4)

基于以上对当前档案管理中存在的问题及其成因分析，笔者认为可从以下几个方面着手应对：

（一）必须转变传统的档案管理观念，增强现代化意识

现代化档案管理必须要求有现代化的管理观念。档案管理的主要内容是要有现代化的管理思想。假如档案工作者不具备现代化思想意识，就会直接影响管理档案的现代化进度。没有现代化档案管理思想，即便是有先进的档案管理和保护设施，也不能被称作现代化的档案管理。在实现这种现代化管理的进程中，相关档案工作者一定要树立科学管理的思想观念，并建立起与时俱进的档案管理意识，彻底转变重管理轻利用和封闭保守等观念，将传统被动式服务的档案管理转变成主动式服务管理，由封闭式服务模式转化成开放式服务模式，更好的使档案工作适合社会主义现代化经济的发展。

（二）建设好硬件设施，具备现代化的技术和装备

在档案管理中，要充分运用现代科技，及时配备科技现代化所必须的计算机、光盘记录机和互联网等办公设备，开发新的档案管理软件，加快管理档案的现代化进程。这就要求政府增加财政支持的力度，相关档案部门也应大大提高工作水平，得到更多的财政支持；与此同时，相关档案部门应利用自身存有的档案资源，从各个方面挖掘潜力，开发出种类多样的档案信息来适应社会的需求，把档案的内在价值变成经济效益。

二、加大开发档案资源的力度

首先，要想迅速的获取档案信息，必须要凭借现代化科技手段。基于档案信息量的不断增加，再加上电子载体的大量涌现，档案工作必须应用计算机及多媒体技术，打破传统的纸质载体的信息储存方式，对档案信息进行文图声同时储存，实现现代化多层次、全方位的档案管理。要快速了解档案信息，就必须要选择统一标准的软件，软件要首先具备先进性，与此同时，还要符合我国的国情，使档案的管理达到现代化水平。其次，在档案的收集和管理中要介入电子文献。电子文献具有很多特性，比如信息共享、动态文件特征、载体稳定、不可识别性、依赖性、形式多样性等，再加上寿命短，体积小的特点，所以应尽快建立电子化信息管理系统，自其产生便对有关业务进行监督，从而来确保拥有持久性的信息。

三、结语

现代化档案管理篇(5)

关键词：档案管理;电子政府

档案之有用，源于之其特有的、强大的凭证价值和参考（情报）价值。曾经指出：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与档案工作。档案管理作为国家利益的捍卫力，经济发发展的拉动力，社会进步的保障力，科技创新和文化繁荣的促进力，其管理具有重要意义。在信息化浪潮中必须确保先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，提高档案工作整体水平。随着信息时代的发展。档案管理方式已发展到以电子档案为中心，业务处理过程档案化以应用为中心的新模式。本文将对档案的现代化管理进行分析，提出几点意见［1］。

1 档案工作的概述

广义上的档案工作是指档案事业，所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。狭义上的档案工作是指档案管理工作，具体业务工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。档案工作具有管理性,服务性和政治性［2］。

随着时代进步，现代档案工作发生了以下四点转变：

1.1 在工作定性、定位方面，从附属性、机要性转为服务性、职能性；

1.2 在工作格局方面，从封闭转为开放，从以保管为主导，转为以开发利用为主导；

1.3 在服务对象方面，从单纯为领导服务、为本单位内部服务，转为同时面向全员和社会服务；

1.4 在服务方式方法上，从被动的、手工的、内向型的服务，转为主动的、开发性的、数字化和网络化的服务

当前档案管理主要存在的问题为档案总量偏少，载体形式单一，并且载体结构具有缺陷。

其相应的解决措施为：

(1)密切关注经济社会发展和各项工作的新领域、新业务、新事物，拓展建档范围，加强收集工作；

(2)健全档案管理制度，保障档案收集完整；

(3)在档案结构的多元化上下功夫，重视各种门类、各种载体特别是电子文件的归档和收集。

2 档案的现代化管理

2.1 构建现代化档案管理新理念。

构建现代化档案管理新理念，需要明确的档案管理任务和发展目标：以妥善保存档案，便捷应用为发展目标。

2.2 解决适用、配套的管理设施。

不少档案管理设施仍停留在50、60年代的木制柜，由于条件有限落实困难，温湿度控制乏术。档案资料堆积混杂，

档案基本管理设备缺乏［3］。

因此，在档案管理中需要注重场所，装具以及信息化设施使用情况，确保档案的妥善管理。

2.3 实行制度化、规范化、标准化管理。

制度化、规范化、标准化三者之间有密不可分的关系。制度是对各方关系、行为准则、办事程序作出统一规定。规范是对工作的数量、质量、方式、方法等作出统一规定。标准是对普遍性的业务技术作出统一规定。制度根据法律、法规、政策制定，偏重宏观，以调整关系、规范秩序为主要目的，有强制性。规范、标准以科学、技术以及普遍性的经验的综合成果为基础制定，偏重微观业务，侧重业务性、技术性和操作性，一般属非强制性。其中，档案工作的标准化为重中之重。

档案工作的标准化是一个过程，即标准的制订和实施的实践过程。其实质为简单化，统一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

档案工作标准化体系的构成包括档案工作基础标准，档案工作业务技术标准以及与档案工作标准相关的标准。

——档案工作基础标准。包括档案专业基本术语标准、档案馆代码编制标准，档案种类划分标准，档案计量单位标准，档案统计工作标准，等等。

——档案工作业务技术标准。包括档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准，档案保管与保护标准，等等。

——与档案工作标准相关的标准。如：文件制成材料质量标准，底图、蓝图制作规范，竣工图编制标准，技术文件格式，国家机关公文格式，CAD电子文件光盘存储与归档标准，等等。档案工作标准体系，就其横向结构而言，一般分为国际标准、国际区域性标准、国家标准、行业或专业标准、地方标准、企业标准等。

因此，在档案工作标准化的实施过程需要增强贯彻标准化的意识；认真学习、掌握标准文本的内容、要求；要有推行标准的保障措施，运用法律、经济、行政手段保证标准的贯彻执行。

2.4 大力推进档案信息化。

档案信息化既是整个档案管理现代化的重要基础，也是体现档案管理现代化水平的主要标志。档案信息化的三大任务，分别为文档一体化管理，电子文件归档管理和档案数字化、网络化。

2.5 着力进行档案信息资源的有效开发。

档案信息资源开发具有很大的潜在价值，但其目前有以下问题：1、档案资源匮乏；2、数字化程度低；3、可检索性差。因此应该大力开展档案信息资源的有效开发。

3 结语

档案的现代化管理是档案事业不断进步的重要动力和源泉，做好档案管理，思想上要高度重视，要根据自身的情况来确定工作思路，加强档案的基础业务工作，重视档案收集完整和齐全，重视档案编研工作，重视档案信息化建设和实现网络化的查阅和检索，积极争取职能部门的支持，存进档案管理与信息化的结合，推动其不断发展。只有现代化管理，才有使档案管理具有更广阔的发展空间。

参考文献

［1］ 王丽梅. 简谈新时期档案管理工作的重要性［J］. 青年文学家, 2011, (10)

［2］ 卫双囤. 谈档案的管理和有效利用［J］. 山西档案, 2011, (S1)

现代化档案管理篇(6)

【关键词】档案管理；信息化；数字化；管理效率

0.前言

档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求，档案信息数字化、网络化是时展的要求。数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制，在任何地点、时间只需有一网的电脑，就可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段，而且还能提高档案的管理效率。

1.档案工作的信息化

一是随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。二是现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。三是现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直存在。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免丢失信息造成信息遗漏。四是随着公众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。

2.档案信息的数字化

档案信息化建设作为一个系统工程，而档案信息的数字化则是这个系统工程中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。

对纸质档案进行数字化处理主要有三种方式：第一种是通过计算机人工录入；第二种是通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第三种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件。前两种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用前两种方式就会暴露出如下致命弱点：采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢；用OCR字符识别的准确率低，尤其对于手写体字迹或印刷质量稍差的字迹；而第三种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。对于实物档案则可以通过用数码相机对实物进行拍照， 以数字图像的形式存储到计算机存储设备中。

对于声像档案的数字化主要包含两方面内容：一是将普通摄像机拍摄的模拟视频信号可以通过专门的视频采集设备将之数字化，并加工成数字视频档案；二是指通过数码摄像机拍摄下来的录像，本身就是数字视频，输入到计算机直接就可以通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。

通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的档案信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。

3.数字化档案信息的管理

我国各级各类企业档案部门开展档案管理数字化的实践与探索始于20世纪90年代，随着计算机、信息网络技术的发展，档案管理信息化的应用技术和水平也随之不断发展和提高，大致可以归纳为三方面的发展方向。第一、档案文件目录信息检索系统的建立与应用。档案文件目录信息检索系统的应用，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆（室）的库藏档案数量巨大，档案的利用频繁，为了方便利用者，提高查询效率，档案部门利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。第二、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。第三、档案工作数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理智能化、自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。

4.档案信息利用网络化实现信息的高度共享

档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内。人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

档案信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门和所属各单位档案部门的计算机资源整合在一起。各部门和各单位的个体计算机通过网络共享网络信息资源，同时为档案馆核心数据库提供档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉——互联网，实现档案资源的共享。

档案信息化建设的最终目的就是要切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。

现代化档案管理篇(7)

在信息化时代下档案管理现代化和档案信息化不仅互利共赢，也是一对主要的矛盾，怎样让他们的关系更好的发挥，不仅是社会的必然选择，也是档案管理部门服务社会的关键。笔者在本文中首先分析了信息化和档案的关系，接着就怎样准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化工作进行了深入的解读。

一、信息化与档案的关系

1.档案信息是一种重要的信息资源

我们都知道，人类自身深深地关系到文明的进步和发展，而这种进步和发展正是建立在对信息的记录、传输和利用之上。这是一种自从人类发明文字以来就被文明发展进程所验证的事实。在信息化时代下，信息档案功能发挥的关键步骤是把开发利用档案转变成应用、使用档案。人类知识的结晶都存在于档案之上，它是对人类生活最真实的记录，也就意味着档案具有信息源的作用，它在社会发展的过程中必然要担当更重要的角色，发挥更大的作用。

2.信息化是知识经济时代主线

信息化主导的是知识经济，在这样的大背景下，各种信息化手段是我们知识的来源，尤其是目前广泛利用的电子通信技术，在整个地球范围内人们都可以轻松的实现沟通，大大的扩展了人们的空间存在，全球性的信息共同体必将形成。在这样的社会形态下，档案管理工作者的第一选择肯定是档案管理的信息化，因为这统一了工作的内在选择和外在需求。

3.信息资源开发利用要服务于客观发展需求

一般说来，当我们对档案管理服务的功能进行探讨的时候，原始档案上所记载的信息资源是我们所依赖的。这种类型的信息化资源就其发展过程来讲，对业务处理和运行进行满足是其刚开始时候的着眼点，当然也对信息开发的内部一般规律相符合，总的来讲，数据、信息、知识的模型是信息开发的依据和基础。从微观层面来看，系统集成、数据集成是信息资源开发刚开始的组成部分，以数据库为背景，深入的挖掘信息资源，并对不同数据的应用进行满足。就流程上来讲，和传统的档案管理利用没有多大差别，这样看来它应该在档案管理的范围之内。

4.档案的可持续发展有赖于信息化提供相应的动力

信息量大、内容丰富，对信息的需求多、信息的有效性不均衡这些都是信息化社会的特点。也是目前我们生存的社会的显著特点，怎样让信息化的这种优势正确的发挥，让它在现代档案管理的科学化整合化中发挥作用，对于这个问题是每个档案工作者需要深入思考的，为了更快地对信息化的需求进行适应，生产需要和生活需要是我们重视的两个点。首先我们要落实对档案管理体制的改革，这才是让档案管理工作实现信息化的重要环节。

二、准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

这是正确处理好档案管理标与本合理关系的正确途径，现阶段应把档案管理信息化建设落实到档案管理现代化的根本发展要求中，这样才能更好地推进档案管理工作更上一个台阶。下面我们着重从档案管理信息化和现代化两者的关系入手，探讨分析档案管理现代化的实现问题。主要有以下几个方面的思考：

1.信息化建设促进档案管理现代化

通过分析笔者发现，对档案管理工作而言时代的必然产物是档案信的息化建设，然而这种不可避免的原因我们可以这样认为，档案管理现代化是档案信息化管理发展的趋势和方向，这也是我们对两者关系进行把握的理论基础。但是，信息化建设如何推进现代管理呢，笔者建议从档案管理的日常工作开始，出台有效的管理体系，通过科学的手段如办公自动化系统等，从以前纸质办公发展纸质办公和无纸化办公相结合的方式。就当前阶段而言，这是管理、开发、利用档案的有效方式。

2.档案管理现代化反哺信息化建设

档案管理现代也要反过来对档案管理的信息化建设进行促进，如今有关现代化建设中各种硬件和软件设备已经使用到具体的操作之中，信息化的建设步伐被极大的促进，所以我们要对各方面的利益关系进行统筹协调，更好的利用这种得之不易的发展形势，以发达国家为鉴，避免在对相关制度进行改革的过程中出现重大错误，这也是我国和国际化档案管理行列的标志。

3.正确处理档案信息化和档案管理现代化应该注意的几个原则

（1）前瞻性：数字化档案是档案信息化建设的最终目标，对档案资源和档案管理规定进行信息系统的处理并通过通过网络传输，让档案信息的合理分配和利用得以实现，让社会对信息资源尽可能的共享。这个过程非常的繁杂，离不开硬件和软件的开发、利用。

（2）实用性：对社会需求进行服务的过程中需要突出自己的特色，让我们的信息具有鲜明的特色，让信息需求人员从数量众多的信息资源中选用我们的；我们要以信息使用者的角度为出发点，对信息资源进行加工、处理，让信息的形成更加的紫铜、有序，让它们有机的联合在一起。只有设身处地的为使用者着想，不断地拓展信息资源的实用性，才能实现最终的目的。

（3）协作性：对于这一项矛盾，档案管理的信息化建设和档案管理的现代化需要正确的认识和很好的解决，我们只有对其的深刻性进行充分的认识，才能在具体的操作之中对程序、分类、步骤按照预先的环节有机的结合和进行。