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关键词：医院 网络时代 基建档案管理

随着互联网的推广、信息化浪潮席卷而来，与之而来的是医院医疗业务量的迅速膨胀，医院建设规模的不断发展壮大，由此医院建设的改革变得越发坚决且深入，在此过程中基建档案作为承建整个医院发展建设的根基，在有源可查，有据可依方面越来越体现出其不可代替的作用，当前为避免其淹没在网络时代的洪流中，重中之重是做好基建档案的归档、整理以及可持续使用，应采取一切积极有效的措施，做好基建档案的保护工作，在基建档案管理过程中，坚决杜绝破坏性因素的存在，使医院的后期发展与规划工作有据可依，这是每一位医院基建档案工作者的光荣使命与工作职责。

一、基建档案在医院管理中的作用

不管是在我们的生产实践活动还是科学技术实践活动中，科技档案作为我们发展的见证，都扮演着重要的角色，而基本建设档案作为科技档案的重要组成部分，在历史的发展和延续的过程中，所占有的分量也是举足轻重的。从内容上来划分，医院基建档案主要分为三种类型，即基建文件材料、施工文件材料与竣工文件材料。其中基建文件材料是医院在建设项目之前准备的文件资料，包括征地、立项以及规划申请等资料；施工文件材料是医院在施工过程中形成的文件资料，包括有关地基、基础原材料、主体工程、安装、装饰装修工程以及隐蔽工程等记录和有关材料；竣工文件材料是指施工项目竣工验收报告以及竣工验收前各种专业图纸的保存，包括建筑、结构、设备、电气等图纸资料。

基建档案作为医院发展建设的重要资料，主要具备周期长、整体性、专业性、现实性等特点。其中基建档案周期长的特点主要表现在：基建工程项目分为立项、设计、施工及竣工等多个环节，在以上所有环节中，基建材料需经多个部门而形成，此过程需要经历相当长的一段时间，因此，基建项目周期相对较长。基建档案的整体性主要表现在：基建工程对象为单体工程项目，具有一定的独立性，所形成的基建档案具有较强的系统性与整体性。基建档案的专业性主要表现在档案形成及使用功能等方面存在较强的专业特点。基建档案的现实性主要表现在普通文件资料归档后，现行功能已基本完成，后期主要用于历史考查。与普通文件资料不同，基建档案归档后，现行功能并未完成，其现行效用在后期较长一段时间内仍然得以运用，可以说基建档案具有非常强的现实价值。

基建档案的形成过程涉及多个部门，包括项目规划部门、勘察部门、设计部门、施工部门、监理部门、建设单位主管机构等。基建档案的形成一方面反映出基础建设工程的静态面貌，另一方面反映出基建工程变化、发展的动态过程，与基建工程的实际面貌具有极强的一致性。医院基础建设工作的开展，医院基建档案是对它的全程记录，在基建工程的统筹建设和后期管理具有极其重要的借鉴和指导价值，在医院的发展与建设过程中，起到重要的作用。医院基建档案不仅为医院的规划、建设及管理工作提供有效依据，而且为产权纠纷、经济问题、历史查证及科学研究工作提供重要素材，为较为复杂的项目施工环境提供重要参考资料，具有非常重要的价值，因此，逐渐获得医院相关管理者及建设单位的支持与鼓励。

2012年，作为潍坊市唯一一所三级甲等中医医院，为解决病人反应的潍坊医院磁共振检查拥挤、不方便的问题，考虑能否在内科楼一楼东北侧再购置一台磁共振，于是这块基地的现状、隐蔽管线分布以及所能承受的荷载成为了决策的关键，这就必须要有原来的结构管线图作为参照，否则无法准确确定其承载力和管线分布，进而无法进行土方开挖以及一系列的后续施工。基于此，医院基建档案工作人员通过查找基建档案资料，为施工人员提供了完整的结构管线图等有关资料，保证了基础加固施工、磁共振的安置以及放射防护工作的顺利进行，这样不仅为医院节约了人力物力，更重要的是避免了施工过程中安全隐患。

虽然我院对基建档案的管理存在不少成功的范例，但对照国家档案法，国家基建档案管理要求，医院的基建档案仍存在着不足和缺陷，有待于今后进一步提高和重视。

二、基建档案在其形式过程中存在的问题及产生的原因

在当前的网络时代，人们只重视电子版本基建档案的整理和完善，忽略了对历史基建档案的规整和修复，从而造成了部分重要资料的缺失，具体表现在：一是注重工程建设的质量、进度、安全，忽视对档案的管理，目前工程项目管理中普遍存在此种弊端。负责工程项目的管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，忽视建设工程中档案资料的管理。

究其原因：首先医院基建档案管理的作用不像整个工程项目效益这么立竿见影，导致部分医院对基建档案的管理上不够重视；其次医院未将基建档案管理工作纳入医院管理人员年度绩效考核中，致使档案管理人员态度不积极；最后医院在基建档案工作的模式上缺乏创新，甚至依然保持着一些陈旧的管理方式，影响档案发挥其服务于医院中心工作的作用。

二是基建档案在管理上缺乏完善的制度，在档案管理的职责上分责不明确，基建档案涉及范围广、数量大、收集难、专业性强，加之医院的基建项目往往持久性工程，期间不可避免产生大量签证、联系单、通知单等现场文件材料，但是由于医院本身不是专业的房产开发商，其管理人员较之变动频繁，基建档案管理制度不健全，同时缺少对基建文件系统的整编标准，档案管理人员缺乏对基建档案及时收集、整理及归档的意识。在整个工程建设中建设、勘察、设计、施工、监理等单位对本单位所担负的工程项目的责任和任务不十分明确，或明确但执行力度不够，致使基建档案归档针对性不强。此外，由于医院本身性质的特殊性，导致部分医院工程项目验收了，但是基建档案没有及时进行专项验收，造成归档资料缺失，为日后工程的改建、扩建、维修等一系列工作带来隐患。

三是前期针对工程项目的手续文件等资料的收集、整理工作存在漏洞，许多医院通常没有专门针对项目的筹建办，更不用说专业的基建档案的管理人员，由此导致工程项目前期的土地、规划、立项、招投标等资料的收集缺乏有效的监管措施。有的文字资料，表格的内容填写不齐全、不规范、表达不准确，有的图纸质量偏差。有的工程图纸会审意见和设计变更联系单较多，但竣工图上没有作相应的修改和注明变更号码，造成竣工图纸失去时效性和准确性。有的文件没有及时统一规整，随着时间的推移，科室的轮转，这些文件材料的收集整理难度越来越大，甚至遗失，而这些失误有的很有可能给医院造成严重的经济损失。

导致以上诸多问题的产生的原因，总结起来主要有4个方面：

一是医院领导和技术人员基建档案意识薄弱，重视基建档案工作的力度不够，负责基建工作的人员与档案管理人员工作上缺乏沟通，步调不协调统一。

二是医院只注重临床人才的培养，忽视了对基建档案管理方面的人才引进，对文本基建方案管理无法形成有效的监管体系。

三是作为施工单位往往只重视工程的主体建设，工程的施工进度，而施工资料的整理、收集和编制不能及时跟附整个项目的进度，没有成立专项小组来做基建档案的编制工作，更没有完整的规章制度来保护并搞好竣工档案的编制工作。

四是部分负责工程档案资料编制的人员素质差。有的甚至是由工地项目部施工员兼职，缺乏专业知识，同时对编制基建档案的能力不足。

三、医院基建档案存在的问题、原因及对策

综合几年来自身在基建档案的管理方面的经历和经验，结合医院实际的工程项目，摸索积累了一些有利于基建档案管理的方法，现详述如下。

第一，抓落实、重时效。派专人专项负责，重视和加强基建档案收集、整理工作。在医院的日常事务管理过程中，相关管理人员应积极配合医院基建档案工作人员，保证基建档案工作的真正落实。第二，对于改扩建或者项目维护工程，应对地下管线进行有效整理与完善，全面收集隐蔽资料，对地下管线的走向通过管线图的方式仔细标注，最后整理归档。我院在医院基建档案管理工作中，对全院约90%的地下管线等信息进行了详细标注，以便于为今后的修整工作提供依据。

为进一步保证医院基建档案的完整性与系统性，确保已归档档案与工程实体项目、档案记录与施工情况的一致性，在基建档案管理过程中，应做到以下几点：第一，实施宣传教育，提高档案管理人员的档案意识。

第二，建立健全基建档案监督管理机制，保证基建档案资料与施工过程的同步进行。

第三，对档案资料进行收集与累积，与施工单位积极沟通，向其详细讲解归档要求及相关档案内容，保证档案收集工作及资料累积工作专人专管，确保工程竣工档案的完整性。

第四，强化对基建档案管理工作相关人员的业务培训，提高其管理水平。

第五，采用行政管理手段，保证施工单位与建设单位对基建档案的收集、整理与归档工作的顺利配合。

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【关键词】高校；基建档案；规范化；标准化

基建档案， 也称基本建设项目档案材料，是高校档案的重要组成部分。它是高校规划、建设及其管理工作中形成的应归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。有其独有的凭证、参考、历史记录的使用价值，故此不仅可为现实服务，还可对新建、再建、扩建、改建、维修工程项目提供增值作用。虽然基建档案的作用及其重要性已得到客观的评估及重视，国家也已制定了相应的法规：1988年《中华人民共和国档案法》颁布实施，1989年国家教委了《普通高等学校档案管理办法》，但基建档案的状况不容乐观。

随着我国高等教育事业的蓬勃发展，国家加大了对教育投资的力度，高校的扩建和合并组建越来越多。以宁夏医科大学为例，政府在2000年投资建设宁夏医科大学新校区，建设了一大批现代化的教学用房、办公用房、实验楼、学生公寓以及配套的基础设施，随之而来的是基建档案数量以惊人的速度增长。而基建档案本身就种类繁杂，而且数量较多，这样一批数量庞大的基建档案材料如何按照相关法律法规的要求进行分类、整理、立卷、归档，是目前各高校亟待解决的问题。

作者从自身体工作体会浅析基建档案工作中所面临的问题并探讨相应解决方法：

1）作为基建档案管理者认为基建档案主要存在以下问题

（1）档案工作者长期处于封闭、半封闭的被动服务状态。在收集上你送我要，在利用上你查我调，把自身的职责理解为“看堆守摊”。有的在职责认识上重指导轻监督，业务指导事无巨细，致使有的基建部门认为立卷、归档是档案部门的事。由于监督软弱无力，造成立卷部门有法不依，有章不循。

（2）基建档案立卷部门档案意识薄弱，不重视档案工作。《档案法》颁布多年了，各校也相继制定了一系列规范制度。但是，基建部门对档案工作的认识还远远不够，主要问题有两个方面：第一，主管领导档案意识淡薄。主管领导是规章制度的制定者，是布置、检查档案工作的组织者。由于档案部门宣传力度不够，某些领导基建档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围，使档案工作陷入“说起来重要，干起来忘掉，忙起来不要”的局面。第二，兼职档案员工作繁杂，对基建档案无暇顾及。兼职档案员多数对档案知识和技能不熟悉，未接受过培训或仅有几天的短期培训。而基建档案具有综合性、专业性、成套性等特点，因此，兼职档案员对收集、整理、立卷、归档等一系列工作力不从心。加之没有相关的工作计划、考核标准，兼职档案员又承担着繁杂的工作，没有时间和精力兼顾基建档案工作。

2）基建档案自身的特殊性易造成归档难

（1）基建档案材料收集不齐全，基建档案具有专业性、成套性和效益的潜在性等特点，这在一定程度上造成了收集归档难。专业性指基建档案是工程勘察、设计、施工等专业技术活动的历史记录，涉及到工程地质、水文地质、土建施工、电器仪表安装施工等专业活动，要求兼职档案员既了解档案专业知识，又要熟悉基本建设的相关知识。基建档案专业性特点使立卷工作难度大、要求高。

成套性指基建档案形成于工程酝酿、决策、施工、竣工验收的全过程，是工程动态的详细记录。而基建档案形成于规划、设计、建设、管理等多个部门。基建周期短则数月，长则数年。基建档案的整体性要求易造成收集难。

（2）承包建设部门移交的基建档案材料整理不规范。

（3）存在工程竣工前后名称的不一致情况。

针对以上存在的问题，作为基建档案工作一员，笔者认为可从以下几方面入手，逐步提高基建档案工作标准化和规范化，使其能为大学的发展发挥出应有的作用：

1）转变服务观念，树立主动参与，多层次、全方位服务意识。长期以来，档案部门闭关自守，档案人员默默无闻地辛勤工作，这种敬业精神一直为人称赞。但这从另一方面也反映出档案部门滞后、刻板的工作方式已经严重制约档案工作的发展。人们常说“有为才有位”，档案部门要推动基建档案工作，乃至全校档案工作，必须实现两个转变，即从“封闭型”向“开放型”，从“被动型”向“主动型”转变。首先要充分利用现代化手段，多角度、多层次开发基建档案信息资源。

根据基建档案的内容和利用者的需要，档案馆可重点进行介绍性和参考性编研。介绍性编研主要介绍基建档案的库藏概况、档案价值等；参考性编研是对基建档案的内容进行摘录、汇编，为利用者提供系统的参考资料。例如，清华大学档案馆编研的《房屋建筑概况》，包括800栋建筑物的建筑面积、使用面积等14个信息项，成为历任校长及基建处、房产处、学校规划室等必备的常用手册。

随着计算机、网络、多媒体等高新技术的发展，计算机将在档案馆占主导地位，而传统的档案工作方式越来越不适应现代档案工作的发展，因此，利用现代化手段满足利用者需求势在必行。例如，某高校针对基建档案图纸只有一套，难以满足多个部门同时利用，图纸借出也不利于安全保管的状况，采取扫描方式将利用率高的基建档案以光盘形式存储起来，实现了多途径快捷服务。

实践证明，档案人员只有抓住机遇，迎接挑战，转变坐、等、靠的被动思维方式，发挥自身优势，树立主动参与、求新求变的主动思维方式，基建档案工作才能更上一层楼。

对校领导采取办法：“一送，二汇报，三请，四提”；对基建部门主管领导侧重档案法规的宣传，使他们在思想上重视，从而促进基建档案建设工作。

2）从专业人员上确保基建档案工作的顺利完成

由于档案工作者普遍不具备基建专业知识，难以适应较为复杂的基建档案整理工作。因此，作为单位的管理者来说，应该从基建档案工作的实际出发，引进一些建筑学或土木工程学专业的毕业生，用正反两方面的事例宣传基建档案的重要作用，侧重档案基本知识和技能的传授、指导，使其了解工程的基建程序、档案归档范围，掌握编制要求、装订办法等。之后可以将他们安排到基建处专职从事基建档案的管理工作，让他们提前介入工程的前期准备阶段，在工程开工、竣工到验收过程中指导、监督、检查施工企业整理基建档案材料；或者将他们安排到档案馆负责基建档案的立卷归档工作，这些专业技术人员定能将基建档案的整理水平提升到一个新的高度，以确保基建档案工作的顺利完成。

3）针对基建档案材料收集不齐全的困难：将收集工作纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围内。要求基建工程一开始就与建立档案工作同步进行，工程建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行，工程竣工验收要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

以上所述，是笔者从我校基建档案材料中发现的问题而引发的思考，以期抛砖引玉，尽快促成高校基建档案工作的标准化和规范化，使高校的基建档案工作能为学校的建设、管理提供更高效的服务。

【参考文献】

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关键词：基础设施建设 前期档案 管理

工程基础设施建设前期管理已经得到了足够的重视，各单位工程基础设施建设管理部门也积累了不少工程基础设施建设前期管理的先进经验，但对于工程基础设施建设前期管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。

工程基础设施建设前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证国有资产的完整。

一、基础设施建设档案管理存在的问题

1.面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基础设施建设档案管理工作中同时产生了问题和困难。基础设施建设工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基础设施建设档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

2.档案管理意识不强，领导和档案人员对基础设施建设档案重要性的思想认识不够，基础设施建设档案工作的学习宣传力度不强，基础设施建设工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基础设施建设工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基础设施建设档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基础设施建设档案管理的观念和认识是做好基础设施建设档案工作的前提和保证，目前，随着经济和科技的发展，在适应基础设施建设档案管理新要求方面存在一定的问题。

3.传统的基础设施建设档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基础设施建设档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基础设施建设档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基础设施建设档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基础设施建设档案管理措施不完善，对当前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考。

4.基础设施建设档案管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立基础设施建设档案管理部门，基础设施建设档案管理不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。基础设施建设档案管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，基础设施建设档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

二、充分认识工程基础设施建设前期档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在工程基础设施建设前期竣工验收中的重要性。此外，项目档案对工程基础设施建设前期日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响工程基础设施建设前期发挥最大效益。

三、如何做好工程基础设施建设前期档案管理工作

1.各级领导要高度重视工程基础设施建设前期档案工作。工程建设是百年大计，工程基础设施建设前期档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

2.加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。成立工程基础设施建设前期档案工作领导小组，建立工程基础设施建设前期档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

3.定期召开工程基础设施建设档案工作会议。项目建设单位对工程基础设施建设档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。

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党的十九大对基层党建工作作出了总体规划和安排，明确基层党建工作的政治站位，将基层党建与业务相结合，创新党建工作具体形式，为全面深化改革创造条件。基层党建档案是记录党建各项工作资料的有效载体，也是总结历史经验，建立全面科学的资料库的基础性材料，所以探讨优化基层党建档案管理工作具有重要意义。

一、当前基层党建档案管理工作存在的问题

1、对基层党建档案管理工作的认识存在误区

在全面深化改革的大背景下，加强党建档案管理工作是实现基层治理，增强党组织活力的切入点。现阶段，基层人员对党建档案及其管理存在认识误区，档案管理工作缺少针对性和目的性，将党建档案管理工作等同于资料的整理、摘录和保管，缺乏积极认真的工作态度，导致党建档案管理事务与实际业务脱节，并未发挥其综合价值。

2、基层党建档案管理体系存在漏洞

党建档案管理工作具有全局性和政策性，并不断发展变化，因此开展党建档案管理工作必须建立全局意识，充分考虑各方面因素。当前，基层档案管理存在诸多漏洞，管理体系急需完善。比如党建档案缺乏检查机制，目录混乱、文档残缺现象时有发生；党建档案管理设备落后，未按时定期进行消毒和防潮处理，党建资料的保管和统计流程不规范。

3、基层党建档案管理人员业务素养较低

基层党建档案管理人员的任用机制导致其业务素养无法满足岗位要求，主要体现在三方面：一是责任心缺失，职业稳定性较差；二是安于现状，不注重学习党建热点事件和完善档案管理知识体系；三是欠缺档案资料收集意识，未有效及时开展党建档案资料的归档和装订工作，导致归档和装订环节极不规范，加大了调档和查阅难度，甚至造成了档案的残缺和灭失。

二、解决基层党建档案管理工作的方法

1、摒除落后观念，重视基层党建档案管理工作

无论是一线档案管理人员还是档案部门负责人，应摒除落后观念，消除形式主义，与时俱进，重视并发挥基层党建档案的综合价值。以规范党员档案管理为例，党员档案包括入党资料及历程，同时涉及关系转接、政审以及其他重要原始材料，对于党员个人发展具有重要意义，是基层单位进行评优或者晋升的关键性材料，一旦档案残缺或者丢失，就会形成“问题档案”，甚至造成“有人无档”的状况，给推动党员队伍建设带来一定难度。所以，必须积极注重学习十九大中党建工作的新提法和新内涵，把党建档案管理融入实际工作，明确主体责任，提高党建质量。对于档案工作人员而言，需要积极主动向领导汇报现阶段党建工作的基本概况，并结合单位实际业务需要，基于档案管理视角，向领导者提供相应的决策信息，促使档案工作汇报常态化和规划化，逐步提升基层党建档案管理的影响力。

2、推进和加强基层党建档案管理中的制度化和规范化建设

首先，重视基础性、日常性工作，规范档案管理。加强对入党申请书等基础资料的归档，并将奖惩激励以及组织生活记录等基础性材料纳入归档范畴。同时根据业务需要，对党员干部的综合表现进行档案记录，构建“实绩档案”和“痕迹档案”，激发全体党员干部的内生动力，为创新人才选拔机制提供必要档案信息支持。

其次，落实基层党建档案工作机制。招聘和培养高素养的档案管理人才，提高档案工作人员的整体水平。档案管理人员对党建档案进行科学分类，明确对应编目，在档案盒、档案册、档案封面以及装订上力求统一。同时，定期对基层党建活动进行跟踪和记录，将活动中的文字、图片以及音视频信息进行收集和整理，及时查缺补漏，根据单位业务需要以及党组织安排，对原始材料按照以下维度进行归档，比如“三会一课”、党风廉政建设、党的群众路线教育实践活动等，通过按季度、半年以及全年统一整理的形式，保证党建档案的准确性和时效性。

3、加强基层党建档案管理信息化建设

在互联网发展以及全面深化改革的大背景下，党建档案资料呈现出爆发式的增长态势，传统档案管理模式不仅效率低，还容易造成档案损坏，因此信息化已经成为党建档案管理工作发展的必然方向。第一，党建档案管理信息化。互联网快速的发展，使得党建成果记录和展示形式更加多元化，相对于传统纸质档案而言，数字化资料极具极强的传播性和拓展性，因此需引进数字化多媒体硬件设备，为数字资料的保管提供专属机房，通过对温度、湿度条件的调节，提升档案管理的安全级别。第二，拓展档案信息服务范围。加快组建自由的党建档案信息服务矩阵，依托数字档案馆、政务网、微信微博以及移动终端，打破信息共享瓶颈，围绕基层民众需求创新便民服务模式，增强档案部门的服务能力，充分发挥档案信息的综合价值。

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    key words:university; construction file;management

   摘　要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中 存在的主要问题及原因进行分析,并对解决这些问题的具体做法进行探讨,提出了加强基建档案科学化管理的建 议.

    关键词:高校;基建档案;管理

    凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形 成,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本 建设工作的真实原始纪录,是学校档案的重要组成部 分,也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理,逐 步完善管理方法具有现实意义.

   

一、高校基建档案建设的特点和作用

(一)基建档案的特点 基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价 值性等特点以外,还具有它独有特点.

    1.成套性。完整的基本建设项目档案形成,需要 每一个环节的文字或图纸记录,完整性决定每一个单 项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相 对独立而又不可分割的有机整体,故高校基建档案具 有成套性的特点.

    2.专业性。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯 一的,也是今后维修、验收、审查唯一依据,故高校基建 档案具有专业性的特点.

    3.实用性。基本建设完成后,建筑物的结构、性质 等方面可以在档案中体现,建筑物的产权认定及以后 维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作,基建 档案也起到证明作用,故高校基建档案管理工作具有 实用性的特点.

    4.滞后性。由于基本建设项目完成是一个周期 长、投资大的工程建设过程,且涉及面宽而广,在实际 操作过程中又存在有弹性因素,因而基建档案自然滞 后于所反映的基建项目,故高校基建档案管理工作具 有滞后性特点.

   

(二)基建档案的作用 作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案, 在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要 作用体现在: 1.凭证作用。俗话说的好:“空口无凭,立字为 证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成 的所有资料,包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记 录等技术资料,它客观地记载当时的历史情况,反映学 校基本建设的完整过程,这些技术资料具有凭证作用.

    2.参考作用。基建档案对查考过去情况,掌握历 史材料,研究有关事物发展规律,起到广泛参考作用.

    完整系统的基建档案会给sdjkfdjksfh萨仿盛大萨芬后来的建设者有益的参考与 启迪。可以通过考查过去的资料,研究和探究事物发 展的规律,在工作中吸取精华、去其糟粕,充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依 据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决产权纠 纷.

   

二、高校基建档案管理中存在的主要问题

(一)档案管理工作滞后,跟不上管理发展需要 档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环 节,势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着 档案管理现代化进程的加速,无论是管理理念、控制手 段,还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件 设施和档案人员素质方面,与档案现代化管理的要求 还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼 职档案员,兼职档案员遇到工作忙的时候,对基建档案 无暇顾及。往往造成对档案资料简单装订、没有系统 专业化地按照要求管理等简单化现象,造成档案资料 不完整,直接影响了基建档案质量,跟不上高校改革与 发展的需求.

   

(二)档案管理意识淡薄,归档质量不高 在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理 意识不强,基建档案会存在许多问题。首先,归档的文 件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有 凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些 签字、盖章都不全,失去原有作用。其次,文件归档材 料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字 迹模糊。另外,还有些工程项目档案内容失实,图物不 符,不少材料分散在承办人和技术员手中,需向知情人 询问才得已纠正,其中设计变更、施工记录等散失最为 常见。一直以来,高校对基建档案工作的认识还远远 不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些基建 管理人员档案管理意识淡薄,存在“重建设,轻档案” 的思想。甚至还出现建筑物竣工后,经手人员将建设 资料随便锁进自己的柜子,没有及时把资料移交给档 案员归档的现象,造成竣工资料的不完整性,影响了归 档的质量.

   

(三)缺乏有效管理机制,造成管理偏差 基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶 段,项目文件资料形成周期长,涉及单位广,专业技术 性强,从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归 档经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一 环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性.

    为加强和规范基建的档案管理工作,各高校会制定出 相关管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差异, 许多高校所制定的基建档案规范大相径庭,出现所制 定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在 实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的基建档 案工作跟不上改革与发展的需要,影响了基建档案的 完整、准确和系统性.

  

三、加强高校基建档案科学化管理的对策 随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善,档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校 基建档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效 用,笔者以为应从以下几方面加强管理:

(一)加强基建档案工作领导 国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中 第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基 础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发 展规划,加强对档案工作的领导和管理。”可见,档案管 理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部 分,领导对档案工作的重视与否,是搞好基建档案工作 的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工 作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工 作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究 和解决档案工作中的实际问题.

   

(二)提高档案人员素质 搞好工程建设,要把提高档案人员的素质放在重 要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是 否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部 门作为基建档案的产生和使用部门,档案人员更应当 自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任 心和自觉性。在具体工作中,注重加强档案人员素质 训练、加强科学管理,要从基建管理和档案管理两方面 进行专业学习知识和培训,不断提高档案管理人员的 业务水平及档案管理能力.

   

(三)完善基建档案管理制度 完善基建管理的各项规章制度,是做好基建工程 档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全 与否,完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管 理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这 是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。[2] 高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的 规章制度,并经常进行检查、督促。在实际运作中,因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术 性强,所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进 行约束和指导。工程建设项目完成后,不论

是总承包 还是分包,不论建设工程项目大小,必须坚持工程项目 建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验 收同步;坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做 好基建竣工归档工作,明确项目档案工作的分管领导 到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安 装编制竣工技术资料、图纸的人员到位.

   

(四)做好基建档案工作“三同步”管理 “三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要 求,其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工 作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、 整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交 一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]在制定本单 位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时,应 建立项目基建档案管理工作制度,在与施工单位签订 合同时,把项目基建档案工作要求附在合同中,使施工 单位既明确基建档案的总要求,又明确如何做好这项 工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数,从 而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象,使 基建档案进入正常化管理.

   

(五)实现档案工作网络化管理 随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使 用,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理,将大大提高工作效率,更好地为工程建设与管理服 务。目前高校基本建设档案的管理工作,已经进入从 经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理 方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查 找。如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利 用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建 设,实现档案工作网络化管理,基建档案将更好地被管 理和利用,更好地适应现代化管理需要.

   

四、结语 基建档案是高校的宝贵财富,是高校基本建设工 作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改建、 扩建和资产评估的依据,随着时间推移,人们会越来越 认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要 性。因此,我们必须做好基建档案建设及管理工作,把 好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不 断地提高业务水平和服务质量,使高校档案为我们国 家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务, 做出更大贡献.

    参考文献: [1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[j].科技情报开发与经济, 2005, 15(10): 236-237.

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1 基建工程档案的含义及归档工作的要求

首先，基建工程档案是指在建筑工程项目实施过程中，所形成的对企业、社会和国家具有保存和使用价值的文字、图表、图纸、影像等多种载体的文档资料。它涵盖了建筑工程项目的立项、规划、设计、施工及投入使用和维护的所有环节。在档案资料的管理上要求集中统一管理，以保证档案资料的完整性、系统性、准确性、安全性和有效性。

基建工程档案归档工作至关重要，基础要求为：归档资料需准确、完整、易保存；归档文件需一式三份，本单位、城建档案馆和上级主管部门各一份；移交需在工程竣工验收后的三个月内完成。所要归档的资料包含了所有项目环节的所有资料。例如，项目有关所有批复书、计划书、合同、图纸、施工图、工艺规程和标准、各种施工和验收记录、竣工和验收记录、工程决算和总结等等。可见归档内容的复杂性，对归档工作要求不仅要精细、准确、系统，还要保质保量。

2 基建工程档案归档工作的重要意义

企业基建工程档案资料将立体的工程项目以文字、图像、图纸、图表或影像的方式记录下来，更加直观和容易解读。不仅是对工程项目的一个历史记录，而且是后期投入使用、维修、改造及扩建的依据和凭证，缺少档案资料就无法保证整个工程项目的安全性和可靠性。基建工程档案从静态和动态两个方面集中反映了工程的发展变化和施工过程，是所有环节中最为基础和重要的前提条件。

通过对工程档案资料的查阅和解读，在后期工程的改造和升级上就会容易很多。不仅可以节省设计时间，还能够为技术改造难题提供解决方案和建议。当前，很多大型工厂或企业都在力求将老旧工程项目进行改造升级，这就需要用到前期保存好的档案资料，通过对档案资料的理解分析，以最快和最高效的方案进行改造升级，减少了人力物力的投入，为企业赢得了效益。

3 基建工程档案归档工作常见难题

企业基建工程项目周期长、环节多且复杂，在档案归档工作中常常会遇到资料收集、整理、保存、管理等方面的问题，这些问题会导致档案资料不完整、不准确，不仅会影响归档工作，而且会给整个工程项目带来更多的麻烦。目前，常见的档案归档工作问题有以下几方面：

3.1 对档案归档工作不重视

很多企业都将工作重心放在了立项和施工等环节上，对文案性工作的重视性不强。尤其是很多领导不够重视，导致档案管理工作较为涣散，工作不到位，落实性不强，只是将档案归档工作作为一项简单的文字工作来对待。这种行为直接影响了工程项目资料的收集、整理和归档。在档案归档工作中就会出现资料不齐全、不准确、不系统、不合格等表现。

对档案归档工作不重视还表现在对归档文件弄虚作假，混淆资料。很多领导人为档案归档工作繁琐复杂且不重要，就私自制造要归档的文件，而没有将重要的真实文件进行归档，导致后期工作无法查找到可用的文件资料。

3.2 档案归档意识薄弱

这种情况不仅是由于领导不够重视导致的，还由于档案管理人员和工作人员在归档工作中没有提高认识，敷衍了事，在收集和整理阶段没有认真和仔细对待。例如，应该是原件的文件错收集成复印件，应该是图纸加数据的资料只收集到了图纸资料等等方面的错误，都使得档案归档工作显得可有可无，混乱无序，虽然这种情况并不是所有企业都会存在，但是，它所带来的不利影响是十分巨大的，对工程项目的安全性和使用性将产生恶劣影响。

3.3 档案工作人员素质不高

基建工程档案归档工作的复杂性和系统性较高，对工作人员的专业要求也比较高。但是很多企业的档案管理队伍建设较差，工作人员管理能力和管理水平及素质不高，不仅专业性不强，而且责任意识也不高，这对档案归档的质量产生了直接深远的影响。

4 基建工程档案归档工作的几点建议

4.1 建立健全档案管理制度

政府职能部门和企业管理部门应该建立健全基建工程档案归档的管理制度，制定管理规范和工作制度，从严要求档案管理部门的工作。从制度、秩序、奖惩三个层面进行规范，使档案管理工作有章可循、有标准可参照，明确工作职责和任务。

在归档工作的具体标准上应该明确归档范围、明确归档资料编织单位，明确图纸、图表等的完整度、准确度。对所要归档资料的要求要明确复印件、影印件、盖章及位置等。关键是明确每个环节的职责并强化问责制。

4.2 加强监督、检查和管理

企业应该加强对档案管理部门工作的实时监督、检查和指导。根据项目工程实施进度配套制定档案归档计划，并及时下达指令，明确责任人很归档移交期限，对每个归档环节都明确负责人和工作范围。阶段性归档工作结束后要及时进行审核和考察，对出现问题的环节和人员进行处罚。

4.3 强化意识和队伍建设

企业应该从上至下进行档案归档意识强化，加强宣传，强化基建档案的重要地位。并加强各部门间的沟通交流和探讨，及时接受监督检查，便于档案资料的收集和整理及归档，提高基建档案的工作水平。例如，施工和监理等部门或单位应该和档案管理部门及时沟通，将资料在竣工验收之前进行移交归档，并办理相关手续。

招收具有专业性和责任意识强的档案管理人员，加强队伍建设。对现有的管理队伍，邀请专家进行定期的业务培训和考核。提高工作人员归档工作的准确性、系统性和规范性。

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【关键词】 高职院校;基建档案管理;规范化;途径

近年来，在《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》号召下，各地市的高职院校如雨后春笋般快速建立起来。高职院校基建档案是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的对学院未来的发展有价值的文字、图表及声像载体等材料。基建档案的价值是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。高职院校基建档案不仅是记录基建历史的真实写照也是涉及各方面权益的凭证和依据，在维护学院权益和学院未来建设、发展方面的作用无可替代。它是高职院校基本建设发展和科学规划工作的真实记录，同时也为学院的后勤服务工作提供了有力的信息保障，是整个学院档案的重要组成部分。因此，加强高职院校基建档案的管理势在必行。本文简要分析了高职院校基建档案在整个学院档案中的重要性及目前管理的现状，提出了提高高职院校基建档案管理规范化的途径。

一、高职院校基建档案管理现状

1、领导重视程度不够

合并中的高职院校领导大多都把学校工作的重心放在教学管理和招生就业上，认为基建方面只要把工程的质量关把好就行了，对于基建档案的重要性认识不足，重视程度不够。

2、管理人员素质不高，责任心不强

大数多的基建档案管理人员都是临时指派的，不但没有专业工作能力而且没有责任心，更谈不上和学院档案馆档案管理工作的统一。

3、管理制度不规范，管理手段落后

目前基建档案管理大多没有明确的管理制度，多是进行最基本的材料收集、整理与保管，没有按制度对基建档案资料进行分类、编研，至于基建档案的利用更是得到不保障。在高职院校合并初期，工程量大，基建档案多，加上领导的重视程度不高，现代化的管理工具也不能及时配备，手工管理模式仍是目前管理的常态。手工管理效率低，不能完全体现基建档案的参考价值和使用价值。

二、高职院校基建档案管理规范化的途径

1、提高重视程度，增强全院师生的基建档案意识

首先要积极主动的通过学院网络、广播、报纸等媒体大力宣传基建档案在学院建设发展中的重要作用，引起全院师生对基建档案的重视;其次，要求各部门要积极参与配合，把日常工作中接触到的基建档案要及时交给基建档案管理人员让及时归档;再次，要在各部门明确1名基建档案管理工作的对接人，对这些对接人要定期实行培训，让其全面了解基建档案的归档案范围和近期的收集动向，以方便大家更好的为基建档案管理工作服务。

2、做好基建档案制度建设，强化执行力度，提高基建档案服务水平

要根据本院的实际情况和档案管理需求，建立起适合合并时期高职院校的基建档案管理机制，来保障基建档案管理工作的常态化开展。一是要做好保密制度，确保基建档案不失密、不泄密;二是要制订好《基建档案工作制度》、《基建档案借阅制度》、《基建档案保密制度》、《基建档案库房管理制度》、《基建档案利用制度》，使基建档案归档有明确的范围，立卷有严格的标准，借阅有特定的制度，保密有条例，库房管理有合理的措施，开发利用有明确的方向和目标。三是各项制度要上墙，基建档案管理工作者要严格按照制度办事。只有这样基建档案管理人员才能做到一丝不苟，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建档案监督管理机制

基建档案是学院建设过程中形成的第一手资料，在学院以后的建设发展中起着至关重要的作用，所以基建档案的监督管理机制一定要完善。完善的监督管理机制能有效地发现、制止、纠正基建档案使用过程中不利于档案保密的各种不良行为，以保证基建档案的完整与安全。

4、对基建档案管理人员要不断进行再教育，提高其创新服务能力

学院的基建档案管理人员基本上都是兼职的，各方面的素质都有待提高。要不断对基建档案管理人员进行继续教育，提高基建管理人员的业务水平和思想境界。在新形势下，传统的档案管理模式和服务方式已经不能满足时代的需要。通过继续教育学习使得基建档案管理人员掌握现代化管理手段，把基建档案管理由原来的手工管理变成现在的数字化管理。通过学习，让基建档案管理人员从思想深层认识到基建档案在高职院校档案管理中的重要性，以促使其发挥更大的潜能做好基建档案管理工作。

5、拓展基建档案的信息来源，提高基建档案收集的完整性

高职院校的基建档案管理工作由于各方的重视程度不高，这就要求我们基建档案管理人员首先要明确出基建档案的收集范围，其次要依据基建档案形成的规律和特点，有效的指导和组织各相关部门做好基建档案的立档工作，确保基建档案立档工作的顺利进行。

6、充分利用信息化管理手段

通过计算机技术对文件、图表、档案的全部信息进行统一管理，对基建文件信息的生成、基建档案信息的转化、基建档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，来提高基建档案管理的效益，实现基建档案管理信息化。计算机辅助管理已成为新时期档案管理的发展趋势。把竣工图等材料可以通过EXCEL电子表格建立档案数据库，使基建档案管理全面进入信息化时代。

学院基建档案管理工作是一项既重要又专业性很强的工作，所以在今后的工作中基建档案管理者要提高认识，采用电子化和信息化的管理方法，高效管理，使高职院校基建档案的管理与时俱进。

【参考文献】

[1] 王辉，葛成全.如何加强高职院校基建档案管理[J].兰台世界，2014.S3.52-52.

[2] 张梅.如何做好基建档案管理工作[J].咸宁学院学报，2009.29.

[3] 黄姝.对优化企业基建档案管理工作的几点认识.黑龙江档案，2014.08.15.

[4] 苏立明.谈中小学校档案工作.兰台内外，2013.02.28.

[5] 宋小杰.强化档案意识 完善档案管理.档案天地，2015.09.20.