财务部档案管理篇(1)

随着我国农业结构体制的不断深化，由于农机管理部门和其它部门的合并，使农机管理与安全监理的建设体制也在不断地发生变化，各个地区以及行政管理都发生了深刻的改革，农机管理部门在隶属关系上界线不清楚，使农机专业人员大量流失，人员管理混乱，固定资产损失严重，责任不清，产权不明的现象较为突出，档案失去原有的意义，造成固定资产严重流失，给国家造成不可估量的损失。

我们之所以要把农业机械管理部门的财务档案管理工作这一新研究课题进行系统化研究，对加强我国农业机械在新形势下，农业机械推广及安全监理相关部门的流动资金管理以及农业机械管理部门的固定资产管理都有非常重要的现实意义。

1我国农业机械管理的现状

建国以后，我国对农业的现代化发展制定了明确的发展方向，发展科教兴农、农业机械化成为我国农业发展的新课题。20世纪80年代初期，我国农业机械推广和业务监理还处在发展初期，在管理制度以及人员分配上仍十分薄弱。近几年来，农机化管理在建设数量以及专业技术人员上都在成倍增加，由过去的单一技术推广扩大到技术、物资、信息咨询、企业协同发展、技术培训以及经营服务等方面，办公场所在不断地更新、扩大，活动阵地也伸展到农业生产的各个领域。管理范围的扩大，相应农民经济收人也在不断地提高，固定资产和流动资金也初具规模，在一定的时期内形成具有中国特色特定性质的经济实体，为我国城乡建设，特别是在粮食安全上，作出了不可磨灭的贡献。农机化事业的良好发展势头便会相应的需要系统的财务管理制度来维持。但是，由于现阶段发展变化速度较快，财务管理在体制上仍存在与之不相适应的现象。农机管理部门财务人员的专业素质仍然有待提高、管理制度在科学规范上需要进一步的完善，少数单位财产管理、资金运用上仍然存在很多问题，漏洞百出，是发生刑事案件的重灾区。加强农机管理部门的财务档案管理水平，对推动我国农机化事业的健康发展，振兴农业机械化事业都有重要的作用。实践证明，加强财务管理，可以从管理水平、效益上提高农机化建设的质量，不断地增强其管理运作能力，促进地域经济与各项生产活动大踏步的发展，从而加速新技术、新知识的推广，增加农民收人，推动我国农业现代化健康稳步发展。

2农机管理部门财务档案管理工作要点

财务档案管理信息记录包括对农机部门日常工作预算、财务状况、收人与支出、财务管理制度、经济核算信息、农业机械在使用及管理中的费用、流动资产分配方案等，固定资产建档记录对加强国有资产管理、防止资金的流失、完善与监督有着重要的信息参考、管理、方案制定与修改指导价值。其中对农业机械的财务信息管理尤为重要，也是农业化体制、财务管理的主要服务目的，其包含以下几个方面:

2.1财务档案信息管理

农机化管理指的是对农业机械根据其不同的设备种类和设备型号进行分类具体化档案归类管理。每一单一机械以及型号设置单独的数据库，分别记录机械的价值变化、具体使用单位、机械运行情况以及维修信息等。价值变化的记录，应当包括机械的采购信息、机械使用产生的价值损耗以及价值的恢复(维修)。实用参数变动对比记录方式，对机械的具体使用日期、使用的单位信息、机械操作负责人统一录入。对设备修理的具体日期，产生的费用以及修理次数都详细的归档在农业机械信息库中，并定期的根据跟踪信息及时更新，反映出机械的最新使用状况，以合理的分配经济预算并计算经济投人所对应的价值变化。档案信息应做好备份，一份为固定资产明细由会计保管，一份为随机更新资料库，由具体负责人进行信息的跟踪和更新。

2. 2机械保养信息档案管理

机械保养是保证机械完整和延长使用寿命的必要措施。保养工作虽然是机务人员的职责，但是，财会人员应当进行必要的监督。按照机务操作规程，定期考核机务人员的保养记录信息，一方面可以促进机械保养工作，另一方面，通过了解机械保养中的原材料和工时的消耗，有利于促进人力和物力的节约。

2. 3预算财务档案管理

单位预算档案管理是指对农技推广站根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划进行统一档案管理。要根据当地政府、上级业务主管部门的要求和本站肩负的新技术试验、示范、培训、推广以及技术承包、经营服务等工作任务的需要，编制单位预算。财政补助额度一经确定，单位预算规模则由单位根据资金来源、事业发展和工作任务的需要自行确定，并自求预算平衡。预算档案管理对于整合分析农机站的资金投入分配，协助上级单位和农机站本身的整体规划提供了指导分析价值，从而保障农机站能够长期良好的运营。

2. 4资产档案管理

资产档案管理是指对乡镇农技推广站占有或者使用的能以货币计量的经济资源进行信息数据库统一管理，其中包括各种财产、债权和其他权利信息。资产包括流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。单位应当根据国家和地方有关规定精神，建立健全现金、存款、存货等流动资产的内部管理制度，并对各种款项及存货进行定期和不定期的清查盘点，保证账实相符。农机站占有和使用的房屋和建筑物、专用设备、一般设备、图书等固定资产要计价建账，登记注册，明确权属，加强管理，应当定期和不定期地对固定资产清查盘点，借助计算机信息管理软件，建立信息可检索和分析数据库，监督资产的流人与流出。

2. 5材料及电子归档档案管理

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此将以上各种档案类型发生在工作中的相关文件、资料、报表、照片、录像、等材料进行整理并且用电子档案归档是以后档案发展的方向。相关文件主要有红头文件请示、报告、申请、通知等，将本单位与相关单位的各类收、发公文分别放置，并做成台账统一管理。本单位工作中的各类工作报表及要求存档的资料包括本县农机购置补贴实施方案、政策公示材料也要分门别类，按时间、类型分别放置。还有国家政策性文件及省、市下发的通知、公告，全县各乡镇购机补贴汇总表、明细表、公示明细表，全年农机化工作内容等，对这些电子信息档案分别建立各自的文件夹，实行专门电脑保存管理，进行备份，确保电子档案的安全。

财务部档案管理篇(2)

关键词：行政事业单位；财务档案管理；创新模式

一、加强新时期行政事业单位财务档案管理的重要性分析

行政事业单位财务管理工作主要是根据国家相关法规、政策以及财务制度等方面的规定，而制定出的一种有计划的编制单位预算体系，其可以科学合理的运用资金与使用来核算与控制自身单位的经济活动，从而确保行政事业单位内部的各项工作可以顺利运转。与此同时，做好行政事业单位的财务管理工作的主要理念就是，尽可能以最小的资金成本为现代社会与人民提供更多的切实服务项目与利益。而财务档案管理工作是确保财务管理工作可以顺利开展的主要因素，所以做好财务档案管理工作，才可以有效推动我国各项事业的安全发展，而且还可以有效节约“三公经费”，为国家的财产安全提供良好的基础保障。除此之外，不断完善与创新管理模式同时不断促进与完善行政事业单位的经营体制，可以有效提高行政事业单位的工作效率，使行政事业单位可以为现代社会与人民提供更多更好的公共服务，切实以民众民生为理念，全面抓好以为民生谋取更多福祉，从而推动现代社会与国民经济的双向发展。

二、新时期行政事业单位财务档案管理中存在的问题

1.财务档案管理人员的意识不足

在行政事业单位内部的财务档案管理部门中，无论是管理人员还是工作人员没有充分理解财务档案管理的重要性，从行政事业单位领导的角度而言，在财务部门的工作人员所考虑的主要是铁路督察各管一段的工作理念，虽然知道财务档案的管理非常重要，但却认为那是财务档案管理人员的工作，而财务档案的管理人员所考虑的主要是在所有财务档案中，都会有相应的环节负责人与审核员，自己只需要做好财务档案的保管与销毁工作就可以。从财务档案管理人员的角度而言，行政事业单位对于财务部门的资金核算等管理工作较为重视，但是对于财务档案的管理工作内容并不是非常重视，甚至是经常被忽略掉。而且在工作人员需要财务档案的时候才会对其有所重视，但在重视的同时也会感觉使用财务档案的相关手续较为烦琐。

2.财务档案管理工作的经费不足

在财务档案的管理工作中经费不足主要体现在以下两点：第一点，虽然在行政事业单位中财务档案部门是其中的一部分，但对于财务部门与档案管理部门都没有明确的实际经费，在部门中的员工、场地、设施等多方面产生的实际经费，通常都是由行政事业单位提供，这样在部门日常运转过程中就没有可以预算的经费，最终导致财务档案的管理工作缺少经费方面的保障。第二点，在大部分行政事业单位中对于财务档案的管理工作的认知较为不足，对于财务档案的存放环境、设施、时间与空间等都不够重视，通常都会认为只要财务档案没有丢失就好，所以就不会在财务档案的管理部门中投入过多的经费。

3.财务档案管理的工作不够规范

目前，在很多行政事业单位中针对财务档案管理的立卷、保管、销毁等工作，并没有相关规范可以遵守，在财务档案的立卷与归档工作中，并没有构建设立案卷的相关制度，最终就会导致在财务档案的立卷、分类与归档工作中较为混乱。在财务档案的保管工作中，也缺少定期入库与归档的验收制度，最终导致财务档案管理部门所保管的采集档案，无法得到及时整理与入库，甚至有很多财务档案的装订与签章都不够规范。在财务档案的查阅与销毁工作中，也因为交接不明、手续不全、程序不清等问题，最终导致查询财务档案时非常困难，而且由于积累案卷太多无法及时展开销毁工作。

三、新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式

1.提高财务档案管理人员的意识

在行政事业单位中出现财务档案管理人员的意识较为不足的问题时，可以通过提高财务档案管理人员意识的创新模式，来合理、有效地解决这种问题。第一，需要针对财务部门的所有员工展开财务档案管理工作的知识培训，还可以将财务档案的管理内容与操作过程等加入财务人员的岗前培训中，或者是纳入继续教育的培训过程中，从而使财务部门的工作人员可以了解财务档案管理工作的重要性，并学会财务档案的基础整理知识、业务与操作等，从根源上展开财务档案的管理工作。第二，在财务档案的管理部门中管理人员，需要找好自己对于管理工作的理解，并规范自身在财务档案所有环节中的管理工作，从而有效提升自身的管理水平。第三，在行政事业单位中财务部门的员工之间需要不断完善传、带、帮的工作，将自身所拥有的工作意识、技术经验与其他员工之间交流，争取从其他员工身上学到长处，并将自身的长处传授其他员工，从而确保更好地展开财务档案的管理工作。

2.增加财务档案管理部门的经费

首先，需要对财务档案的管理部门的硬件方面的所有设施，加大投入的实际经费，例如财务档案的相关设备与场所等，从而确保财务档案管理部门中，所有硬件都可以达到相关标准规定的实际要求。其次，需要明确财务档案的管理体制，并严格遵守相关部门的标准规定，提前明确财务档案的保管责任，然后交由行政事业单位中的财务部门，将财务档案的管理部门所需经费纳入本年度的总经费预算中，从而使财务档案的管理部门可以用来预算的经费有所保障。最后，无论行政事业单位的整体规模大小，都需要着重关注财务档案管理部门的经费问题，并为财务档案的管理工作配备相应的场所，在更换财务档案的管理人员时，一定要重视财务档案是否是完整的保管与交接，而且还需要为财务档案的管理部门配置保管方面的设备，从而确保在行政事业单位中的财务档案不会出现任何丢失的现象。

3.规范财务档案管理的工作内容

在规范财务档案管理的工作内容时，需要根据管理工作的实际内容来展开。在针对财务档案的立卷与归档工作时，就需要将行政事业单位的财务业务与财务档案的实际数量相互结合，从而制定出较为合理、科学的方案来提前做好案卷的预设工作，而且还需要针对财务档案定期展开整理规范，将行政事业单位在日常产生的所有财务凭证，展开规范整理的同时统一进行装订、封粘与签章流程，在经过详细的检查后确定所有环节结束后统一展开装订，在装订工作结束后将所有财务档案按照顺序放置在档案盒中，从而确保在其中不会出现蒙混过关的财务档案。另外在财务档案的管理工作中，如果是采用的手工记账，就需要在账簿活页的空白处，按照顺序将档案的账页编号写下目录，而且在展开装订工作的过程中需要在封粘处标出签章，如果是采用电算化记账，就需要打印出所有类型的会计账页，并对其展开规范整理再根据时间按照顺序打出序号，根据序号来编出目录再装订封粘，这样在日后查询与销毁财务档案时，就可以根据装订出所贴的签章来找出所需档案，也不会积压案卷导致无法及时销毁，从而规范整个财务档案的管理工作。

4.合理运用安全防范技术

在创新行政事业单位财务档案管理模式的过程中，可以通过为其建立相应的数据库来实现对财务档案的管理工作，同时将互联网融合进实际财务档案管理模式当中，使得相关管理人员可以通过数据库管理的方式来降低自身的工作压力，同时还可以有效避免档案出现丢失或被盗的情况，从而为行政事业单位的财务管理工作提供良好的基础保障。除此之外，在建立数据库之后需要合理运用安全防范技术来实现对数据库安全管理的工作目标，将较为有效的安全防范技术实际应用到数据库安全管理工作中时，其可以有效规避互联网中的不稳定因素与网络病毒，而且还可以为促进财务档案管理工作提供良好的保障，通常情况下，可以将访问控制技术、身份识别技术、存取控制技术等技术合理的运用到行政事业单位行政档案管理工作中，从根本上进一步提高工作效率，为财务档案管理工作的顺利开展提供良好的基础保障。综上所述，行政事业单位内部的财务档案管理工作存在较多的问题，例如财务档案管理人员的意识不足、工作内容不够规范等，这不仅会影响财务档案的正常管理，也会影响整个行政事业单位的管理工作。因此，一定要针对财务档案的管理工作中存在的问题展开详细分析，进而提出新时期行政事业单位财务档案管理工作的创新模式，促进财务档案管理工作更加规范。

参考文献

1.岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究.兰台世界，2017(A01).

2.李耀华，郭玉红.新常态下行政事业单位财务档案管理探析.办公室业务，2016(10).

财务部档案管理篇(3)

关键词：公立医院 财务档案 流程管理

公立医院财务档案是指在会计核算以及财务管理过程中形成的各种文件及其材料，是对资金运动和经济业务进行全面记录的重要资料，是检查公立医院财务制度遵守情况的重要凭据。医院财务档案包括：医院会计凭证、会计账薄、会计报表、工资、保险、奖金等书面形式的财务核算资料以及财务文件。医院财务档案一方面渗透在日常财务管理业务中，反映了会计核算过程中控制的有效性；另一方面完整有序的财务档案也为现今公立医院财务管理工作的决策和计划提供了原始依据。

1.财务档案管理及其现状

公立医院财务档案的内容因医院规模、隶属关系等具体情况而有所不同，基本上由财会档案、膳食档案、基建档案、工会档案等组成。归档范围主要分为会计凭证、会计账簿、财务报表、工资表等其他财务核算的专业资料，以及财务档案移交清册、保管和销毁清册、电子财务档案等。从过程看，财务档案管理分为档案收集阶段、档案整理立卷阶段、保管阶段、销毁阶段，不同内容的财务档案有不同的保管年限。

因财务档案的信息量大、专业性强、查阅频繁等特点，所以公立医院绝大多数采用的是财务部门负责档案的归档和保管工作。医院的综合档案室负责监督和指导工作，由于主观和客观环境的限制，这种管理方法对财务档案的保管质量形成负面影响，给医院的财务工作造成了障碍。

1.1客观条件的制约

第一、相关部门及其工作人员对财务档案的重视程度不够。在实际交接过程当中工作人员极少数会主动地核对清点财务档案的数量与目录等、也很少去关心档案的整理是否合乎档案管理规范的要求。第二、医院档案库房的保管条件不符合法律法规要求的环境条件，财务档案的破损等速度加快，没过保管期限即发生霉变等情况时有发生。

1.2档案人员因素分析

档案管理人员主观上对保管财务档案工作重视度不够，主观上不愿意学习或者借鉴先进管理经验以改进档案管理方法和流程。财务档案工作人员的工作重心更是放在了归档、整理等方面，对财务档案及日常的案卷维护则相对重视不够。再者，医院档案室基本上能配备专业人员，而财务档案的管理人员则多为兼职，无法落实精细化管理。特别是在财务资料查阅频繁的情况下，财务档案工作存在任由科室内部人员任意翻阅财务档案的情况，致使财务监督和管理环节存在诸多的漏洞。

1.3具体规章和电子档案的不完善

公立医院档案管理中虽然制订了相应的财务类档案管理规章，但切实可行的财务档案管理细则的具体工作则相对欠缺，相应的档案流程管理规范则相对更为匮乏。

公立医院的财务电子档案基本上未纳入档案管理范围，财务档案管理的内容欠缺完整性。目前公立医院的会计凭证、数据、账薄等以服务器等存储介质的电子财务数据没有相关的制度规章来指导和约束，相关会计专业软件的配套光盘等资料也均散落于各自分管的财务人员手里而未有效地归档整理。

1.4档案借阅量大，管理困难

因科室内部人员查阅财务资料次数量大、频繁，借阅工作全部由兼职的档案管理人员来完成显然不可能，所以在实际工作中财务人员借阅档案不加记录，日后出现责任也难以问责。同时，部分财务人员档案管理意识薄弱，财务档案借阅后归还不及时，财务档案散落于其他经手人员的情况发生频繁；甚至连凭证次序错号入盒、随意摆放现象也屡提不止，财务档案的寻回工作困难。

1.5档案销毁工作不到位

财务档案到期未按制度规定及时销毁，导致已经过了保管期限的财务档案、资料、文件仍闲置于库房，占用档案室空间、耗费医院人力成本。

同时、到期财务档案期满销毁过程中，尚未了结的会计原始凭证需要单独抽出并且另行立卷保管直至债权债务结清为止。然而实际工作中则容易出现未抽出单独立卷的情况，这种现象一经发生，销毁后则无从查起，责任重大。所以很多公立医院在财务档案管理过程中宁愿让陈年老账堆积于库房，也不愿主动配合医院档案室开展到期档案的销毁工作。

2.财务档案流程规范

为确保和提高财务档案案卷的质量，加强财务档案的生成、整理、装订、入库等各个环节的规范工作尤为重要。医院可以从整个财务流程中的一系列岗位加强监督工作，从出纳、会计、稽核、归档等各个岗位把好关，在源头上加强财务档案质量的管理工作。

财务档案管理人员在接收档案、资料时，对各档案提供者交来的不全或者不齐的资料一律不予接收，严格按照移交清单核对、清点交接的数量，在交接记录上双方签字确认、明确各自责任。同时医院档案员可以根据往年的档案交接记录，列出往年应入库的财务档案类别及其目录，分别对每年新增或者减少的财务档案予以说明，这样在交接时可以做到心中有数。在立卷过程中，凭证盒的备考表书写规范、保管期限按档案法的规范填写、有修改或补充等情况在备考表中予以说明。

目前多数的公立医院均采用手工登记财务档案日常借阅事项。对于三级甲等这样级别的大型公立医院，医院财务档案库存量大、借阅频繁、同时财务档案管理工作仍由会计人员兼职，笔者以为条件允许可以单独建立医院财务档案管理信息系统加以控制和监督。财务档案信息系统对借出、归还、已归还等均留有详细记载以备核查，有效预防资料丢失现象的发生。同时运用条形码对档案的借出与归还进行日常管理，防止串盒现象的发生。这种财务管理信息化的模式有助于简化借阅手续，随时反应出财务档案的延期归还情况，并催告借用人及时归还入库。

3.提升财务档案管理水平

3.1转变观念、重视档案管理

财务档案的安全和保密工作的重要性不言而喻，若有损毁或者缺失将会给医院带来难以预计的损失。专设财务档案管理岗位，挑选掌握财务和档案双方面专业知识的人才成为必需，只有这样才能让档案管理工作日趋专业化，精细化。同时对医院财务档案的利用手续、借阅细则等加以完善规范，在财务部门内部明确各个岗位职责，协同保卫部门配备防火、防盗、防虫害等的安全设施，提升医院财务档案的安全防范意识和措施。

3.2建立制度约束机制

发挥制度约束机制，充分利用医院财务档案管理规范加强内部相互约束的作用。结合公立医院的实际情况，健全有形的或无形的财务档案管理制度，细化财务档案的查阅、利用、复制、移交等流程。保存的财务档案一般不得外借，如遇特殊情况则须经负责人批准才允许外借。同时，将财务软件及其生成的电子财务数据纳入财务档案管理的范畴，通过服务器、计算机等存储介质实行至少双份备份的机制，有效防止因系统瘫痪或者微机损毁导致的数据丢失，保证财务数据的安全性和可靠性。

3.3加强档案交接手续工作

加强财务档案的移交管理工作，在移交过程中档案管理部门必须清点移交的案卷，保证移交财务档案的完整性。加强检查财务档案质量工作，即档案是否符合装订要求、案卷排序有无错位断号现象、移交双方是否都签字确认、交接双方的移交清册是否都已各自存档等等。同时，建立定期检查财务档案库房制度，定期检查财务档案库房，对于与档案无关的文件资料一律不得存放于档案室并移交相关责任人。

3.4强化财务档案的销毁管理

对于已经超过保管期限的财务档案必须定期进行鉴定，同时作出销毁或暂存的决定。实际销毁时，由医院财务部门和医院档案管理部门共同监销；对于涉及财政票据等档案资料的，可协同财政等相关部门清点核对后共同监销，并分别于销毁清册上签字盖章。制作财务档案销毁清册，归档备查，同时向单位负责人书面报告监销和销毁情况。对于尚未结清的债权债务凭证单独抽出立卷后，应当在财务档案保管清册和财务档案销毁清册中注明。

参考文献：

［1］姚玲，张煜．武警部队医院财务档案管理的几点体会[J]．武警医学，2002(4)．

［2］郑奇茹，殷忠东．会计凭证档案管理之我见[J]．云南档案，2010(1)．

［3］陈士凤.浅析会计档案存在的问题及对策［A］.2002年档案学术论文集，2002(78）.［4］牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质［J］.中国中医药现代远程教育，2010（8）.

［5］韩铁兵.医院财务档案管理中存在的问题及解决办法［J］.健康必读杂志，2011(7).

［6］徐云芬.审计档案质量控制之我见［J］.浙江档案，2007(9).

财务部档案管理篇(4)

一、基层财政档案重要性分析

基层财政档案是乡镇财政部门所作的关于财政管理以及收入的重要资料，它对于研究我国乡镇财政部门财务管理工作有着重要的意义。首先，它是乡镇财政部门的财务资料库。乡镇有关部门进行相应的财务管理工作时，可以直接的调出这些基层财政档案，针对基层财政档案的数据进行相应的调查，进而做好财务管理工作。其次，它是决策制订的参谋和帮手。我国乡镇在进行有关经济方面的决策时，可以参考基层财政档案的有关数据，根据乡镇的实际情况进行经济决策。再次，它能准确反映乡镇财政的成长历程。通过建立基层财政档案，可以充分的反应出乡镇在这几年的财政状况，针对财政状况进行乡镇财政的进一步规划，从而促进我国乡镇的健康稳定发展。

二、基层财政档案管理策略探析

1、加强财政档案管理人才培养，制定财政档案管理标准规范

一方面，乡镇财政部门应该加强财政档案管理人才培养。财政档案管理人员应该不断增加财政档案管理基础以及专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另外，财政档案管理人才还应该转变思想观念，树立财政档案管理市场意识，使得财政档案管理适应市场需求。另一方面，制定财政档案管理标准规范。首先，乡镇财政部门应该建立财政档案管理机构，增强人员财政档案管理责任意识，强化财政档案管理机构管理职能。其次，建立健全财政档案管理制度体系建设，在基本管理制度体系的基础上，还应该加强财政档案管理制度体系执行力。

2、加强财政档案管理信息化建设

目前计算机信息技术在我国基层财政档案管理中的地位越来越高，在计算机信息技术支持下进行基层财政档案管理，可以极大地提高基层财政档案管理效率。为此，乡镇财政部门应该加强基层信息化财政档案管理体系建设，结合基层财政档案管理的实际进行档案管理体系建设。另外，加强对于基层信息化财政档案管理体系的完善以及维护，建立财政档案管理完善以及维护队伍，提高他们的财政档案管理水平以及能力。乡镇财政部门可以充分利用现代信息技术进行财政档案管理监督，提高基层财政档案管理水平以及科学性。

3、强化领导，高度重视

乡镇财政部门有关领导应该加强对于财政档案管理的重视，这也是做好我国基层财政档案管理工作的重要环节。为此，基层领导应该转变传统的那种财政档案管理模式，创新财政档案管理新模式，将财政档案管理作为基层的大事情来办。另外，基层还应该加强对于财政档案管理人员招聘以及培训的重视，将财政档案管理人员的管理意识与服务水平充分的调动起来。基层领导还应该加强对于财政档案管理制度的制定以及完善，将对于财政档案管理人员的行为置于管理制度的约束以及管理之下。强化领导，高度重视，是做好财政档案管理的关键步骤。

财务部档案管理篇(5)

关键词： 企业；财务档案；管理；信息化；探讨

1 企业财务档案管理中的现状

企业财务档案管理的目的主要有两个。第一，是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二，是为了能够更好地使用财务档案，为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，企业财务档案一般不得外借和查阅，如果说非要外借或查阅，则需要经过企业负责人批准，并按照管理规定办理相关手续，才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准，并办理相应的登记手续，涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准，且只能查阅，不能复制和外借，没有权限的管理人员是不能接触财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求，几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案，给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理，没有将财务档案进行专门的分类管理，在使用过程中查找财务档案比较麻烦，导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。

从上述分析来看，目前在企业财务档案管理中还存在不少的问题，实际上存在的问题还远不止这些，除了前面论述的问题之外，很多企业的档案管理经费短缺，一些企业甚至没有专业的档案管理人员，一些企业的档案管理设施也不符合快速发展的财务档案管理要求，这些问题对企业的财务管理和经营管理信息化也造成了很大的影响。

2 企业财务档案管理信息化问题的对策建议

针对企业财务档案管理中存在的问题及对财务管理和企业经营管理信息化的影响，企业在发展过程中必须重视财务档案管理中存在的问题，根据企业财务档案现状和相关法律法规的要求采取针对性的措施来解决这些问题，结合自身在财务档案管理中的一些经验和认识，笔者认为应该注意以下几点：

（1）提高认识，不断完善财务档案管理制度。企业财务档案管理中的问题，很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。第一，企业应该组织与财务档案管理有关的财务管理人员、档案管理人员加强相关法律法规的学习力度，学习《会计法》、《档案法》、《档案法实施办法》、《会计档案管理办法》、《企业档案管理规定》等等，通过各种形式的学习培训活动，不断增强这些人员对档案管理重要性的认识，从思想上重视财务档案管理工作。企业领导层必须重视财务档案管理工作。第二，企业要不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合企业自身的财务管理状况，健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，突出程序规范及责任，为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件，

（2）强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，企业负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。

（3）规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中，企业既要保证财务档案信息的安全和完整，又要为企业经营和财务管理活动提供服务和支持。由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息，一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密，从维护企业根本利益的角度来讲，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过企业负责人的批准。企业内部管理人员基于工作需要查阅财务档案材料的，除了经过档案管理部门的同意之外，还应该严格做好借阅登记，档案材料只能查阅摘抄，不能复印。在使用上，档案管理人员应该严格按照档案管理基本要求和程序，对财务档案进行科学的分类，并放到对应的位置，并制作财务档案管理目录，方便进行快速的查找。

（4）搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。

（5）搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络，保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。

（6）搞好财务档案管理辅助决策系统建设。做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案财务档案信息，通过采集整理和网络传输，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。最大限度地提高财务保障的决策水平。

3 结论

总之，企业财务档案管理工作是企业管理的重要组成部分，在财务档案管理工作当中，企业应该不断完善财务档案管理制度，并严格贯彻到管理实践当中，不断提高信息化水平，真正发挥其在企业经营管理中的重要作用。

参考文献

[1] 艾文国：会计电算化[M].北京：高等教育出版社，2003.

[2] 财政部、证监会、审计署、银监会、保监会.企业内部控制基本规范[M]，立信会计出版社2008

[3] 常勋.财务会计四大难题[M]，上海：立信会计出版社2008

财务部档案管理篇(6)

关键词：高校 财务会计档案 管理 对策

中图分类号：F234.3

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）07-084-02

在高校迅速扩张，生源急剧增加情况下，高校经费的来源渠道增多，各类纵向、横向、专项及其他自筹的经费数量也大量增加，高校财务核算工作亦向精细化发展。在此情况下，纸质财务档案数量的增加和电子财务档案的快速发展，财务管理档案亦要求向信息量大、时效性强、查阅方便的方向发展，对传统的财务会计档案管理手段和方法提出了严峻的挑战。在高校适应整个社会快速发展的同时利用好财务档案就尤为重要，笔者就目前高校财务档案管理的现状，从高校财务档案管理的实际出发，提出几点提高财务档案利用率的改进建议。

一、高校财务档案管理的现状

1.高校财务部门同档案管理部门缺乏沟通，部分高校财务档案的管理同学校其他档案管理脱节。目前，大部分高校的财务管理档案都是财务部门自已管理，学校档案综合管理部门对财务档案过问甚少，有的高校名义上统一管理，实际上只是统一存放，形式上统一而已。综合档案管理部门的人员对财务档案缺乏必要的了解，至于财务档案的利用分类仍是财务部门的事情，更谈不上财务档案发挥效益，二者管理上缺乏沟通，导致了综合档案管理和财务档案管理上的脱节。

2.高校财务档案管理不规范，离专业档案管理的要求相距甚远。财务人员在日常的工作中注重财务的核算与资金的管理，对档案的要求只是便于日常工作的需要，对档案专业的管理知识知之甚少。有的高校财务部门没有专职的档案管理人员，更谈不上研究财务档案的管理、利用，导致规范、管理、监督、利用的脱节，失去了财务档案的重要性。

3.高校财务人员对档案管理意识淡薄，缺乏足够的重视。高校经费的增加致使财务部门的管理、核算工作量加大，同时导致纸质财务档案数量大量增加。在大部分人的意识中，财务部门主要的工作就是财务的管理和核算，保障教学、科研的正常运转，在有限的时间内无暇顾及财务档案的管理利用；还有的高校财务人员少，应付日常的财务核算工作就已忙乱不堪，根本无暇顾及档案的管理。

4.电子会计档案管理未得到足够重视。信息技术的发展，使人类进入了以互联网为主要特征的网络信息时代。信息技术的发展带来管理现代化，要求财务管理人员除了应该具备现代财务管理的理论和方法外，还必须掌握计算机软件的应用技能。在高等院校的财务管理工作中，会计电算化经过多年的发展已经得到普及，对提高工作效率，规范财务管理起到重要作用。但是，相应的电子会计档案的管理却未得到足够重视，没有相应的人员、设备、制度配套，管理也不规范。

高校财务档案管理中存在的问题使财务档案失去了它的规范性、严肃性和严密性，也使高校财务管理的规范性大打折扣，在学校总结历史、制定发展规划中起不到应起的作用，在某种程度上使学校蒙受了损失。

二、高校财务档案管理改进的措施

经济社会的快速发展及人们生活水平的提高，对会计工作的要求也越来越高，为适应经济管理和社会发展的需要，高校必须不断改进管理方法，建立新的管理体系，及时、准确、批量地提供高质量的会计信息。就高校财务会计档案管理制度化、规范化、科学化，提出以下几点建议：

1.加强同档案权威部门的沟通。档案本身不仅仅有其重要性，在管理和使用上还有其特殊性、专业性，在管理规范上有其专业标准。随着社会经济的全球化发展和高校外延与内涵的提高，高校档案的利用率和使用价值越来越高，在对高校档案利用上也越来越细，这就要求我们高校的档案管理者在档案收集、管理上要规范、科学，同专业档案管理部门建立经常性联系，提高对档案管理重要性的认识，实行一把手负责制，明确专人负责财务档案的收集、整理、归档、查阅等日常工作。在规范化管理的同时建立便于高校档案利用的新方法，创建有高校特色的档案管理办法。

2.建立健全档案管理制度，努力构建并完善高校档案管理制度。为了使学校的档案充分发挥作用，提高利用率的同时为学校发展提供详实、可靠的依据，必须建立健全财务档案管理制度，制定财务会计档案工作的总体规划，明确岗位职责，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项程序，制定《财务档案工作职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、保密制度》、《财务档案查阅制度》等等。

在完善制度建设的同时，强化财务管理人员的素质，提高信息意识、市场意识、现代化意识和法治意识，提高他们的实际工作能力和责任心，具备“德、能、勤、公、廉、俭”六个方面的素质，将财务档案管理纳入学校财务管理工作的总体规划中，做到财务档案管理工作有章可循。

3.优化管理手段，充分发挥财务档案的作用，服务学校的建设。财务档案信息化是社会信息化发展不可缺少的一部分，是档案工作的基础，也是档案工作符合社会发展需求走向现代化的必由之路。因此，我们在改善财务硬件方面的同时也要改善财务档案管理工作的硬件设施，财务档案管理要配备防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等基本的环境设施，还要配备计算机、打印机、复印机、去湿机、灭火器、扫描仪等现代化的办公设备，并对财务档案基础信息进行计算机存储，方便各类检查对会计数据的查找，为学校决策迅速、及时地提供准确数据。

在财务档案管理上，要按照相关的要求，首先编制档案检索，编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等检索工作；二是利用计算机进行检索，确保调档的迅速准确；三是建立财务档案统计台账，如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记薄、财务档案数量统计台账、财务档案移交清册等。另外，基建财务档案需分开编号存放，并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证一同归档。

4.强化电子档案的建立与保存。由于高校实行财务会计电算化的时间较长，会计档案和财务软件的版本也比较多，高校要做好电算化财务会计档案的收集、保存和利用工作。首先要建立健全法规和制度，如细化《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》等内部管理制度。其次高校自身要培养复合型人才，既要有专业的会计知识和档案管理知识，又要精通信息技术，熟练应用会计电算化软件。另外，财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以备万一计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统；做好档案的保存，确保财务电子档案远离磁场。要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制。

总之，高校规范财务档案的管理不仅仅是简单、快速、方便地查阅相关资料和为学校领导的决策提供依据，我们还可以利用各种基础的财务数据资料分析学校过去发展的轨迹，更能分析学校的经济发展趋势及未来，从而找出财务运行中的特点及不足，为学校的长远发展规划及预防对策提供详实的数据。

参考文献：

1.赵爱民.试论如何做好档案的保密与开放.经济师，2012（2）

2.王尧，吴加琪.新时期高校档案工作面临的问题及改进对策.高教领导参考，2012（13）

财务部档案管理篇(7)

关键词：高校；财务档案；信息化；管理

现代档案管理工作已成为复杂的系统。高校的档案工作，是高校的档案馆、室直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项工作的总称。高校档案管理包括基础工作和利用工作两大部分：收集、整理、鉴定、保管、统计等工作属于档案实体管理；编制目录、文献汇编和参考资料等信息加工，连同提供阅览、复制、咨询、函调、外借等信息输出，同属于档案信息开发。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、量大等状况，与社会利用档案要求集中、系统之间的矛盾。近年来，高校办学规模不断扩大，办学层次的不断提升，加强高校财务档案信息化管理，成为当前高校档案管理中的一项重要课题。

一、高校财务档案的定义及特点

高校财务档案是指高校在行使教学、科研、社会服务和文化传承这四大功能过程中，直接形成的具有保存价值的各种财务支出和收入材料。与高校财务档案管理相关的法规是《会计档案管理办法》。

《会计档案管理办法》明确了高校财务档案的范畴：是指记录和反映单位经济业务的会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。财务档案是重要史料和证据，每年形成的档案应当由高校财务部门按照归档要求整理装订成册并编制财务档案保管清册，在财务年度终了后可暂由财务机构保管一年再移交档案机构统一保管。

随着国家财政经济工作的不断发展，财务标准的变化越来越频繁，各种标准划分越来越细。随着高校计算机网络技术的发展，产生了一种新型档案信息形态———信息化管理，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。

二、高校财务档案信息化管理的重要性

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案部门通过提供档案信息为社会实践服务，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。当前，各个高校都在加强内涵建设，提高综合管理水平。财务档案管理水平。随着经济社会的不断发展，信息化建设已经成为我国现代化建设的重要组成部分，高校财务档案管理也必须顺应时代要求和社会发展，走信息化建设之路。

三、高校财务档案信息化管理的可行性

高校财务档案信息化建设包括网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统等，主要内容是指相关部门在科学收集、开发、管理、利用、储存高校财务档案时，大量运用现代信息技术，可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。使档案形成科技含量高、储存便捷安全、查询迅速、全面电子化、环保无纸化的特点。计算机在高校档案管理中，被用于自动编目、自动检索、自动转档和对有保存价值的文件辅助立卷。这些广泛应用，使得高校档案部门使用计算机管理财务档案，有着得天独厚的条件。

电子财务档案本身具有巨大的优越性：易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也方便打印输出；便于计算、分析，快捷获得所需结果。电子财务档案不仅可以满足日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，节约了办公成本，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。借助现代化的设备和手段，高校财务档案管理基本上应用电子计算机处理和储存，形成电子财务档案，利用的效率越来越高。

四、高校财务档案信息化管理存在的问题

缺乏统一标准：在进行财务档案管理信息化建设的时候，任何高校都是从零开始，从无到有的，这就导致高校财务档案管理信息化建设没有统一的标准作为参考；建设目标不明确：目前，还有很大一部分高校在档案管理模式上没有形成一种统一领导、分级管理的体制，还没有清醒地认识到档案管理信息化的重要性；部门之间缺乏协作：不少人都有这样的认识———高校财务部门是最忙的，档案管理部门是最闲的，两个部门往往也互相推诿，缺乏协调配合；财务档案管理队伍整体素质有待提高：从事人员中，能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案，尤其是可以将纸质档案有效地转变成数字化档案的人员较少。

五、高校财务档案信息化管理的注意事项

首先，要及时采集动态数据。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。高效能的高校财务档案信息库一建立，必须立即着手数据的录入。在转换过程中，为了保障其质量和完整性，必须注意数据准确、内容完整、录入规范、数据库安全。

其次，大力提升档案工作者的素质。随着信息高速公路进一步拓宽，数字化的存储技术储存已经变成现实。由于档案信息数字化的发展，档案信息呈爆炸式地增长，档案利用的骤增———一方面要对文件进行准确分类，另一方面根据利用者要求提供所需信息，使档案信息分析成为一项非常重要的工作。这就需要加强培训，使从业人员掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，最终实现对专业性较强的高校财务档案的精准把握。

参考文献

[1]侯贤祥.高等学校财务档案信息化建设存在的问题及应对策略[J].财会研究，2011（10）.

[2]郭生华.高校档案的信息化建设与服务管理功能的关系初探[J].青海师范大学学报：哲学社会科学版，2010（05）.