推进信息化管理篇(1)

[关键词] 企业；信息化；精细化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 01. 023

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）01- 0038- 01

精细化管理是一种新型管理观念，对于转变企业传统的粗放式管理现状，提升管理效率与能力具有非常重要的促进作用，如今已经在企业中形成了十分广泛的共识，并且逐步被大量企业所运用。近年来，正大青春宝药业有限公司以开展“细管理、稳质量、降消耗、保增长、促和谐”活动为载体，全面实施精细化管理，有力地促进了企业发展，就是一个很好的例证。但是，因为思想观念与体制机制等各种原因，有些企业在企业精细化管理的过程中产生了和精细化管理目标不相协调的状况，更为关键的是企业精细化管理的不健全反而造成了工作效率的低下，进而影响到企业的运行效果。鉴于此，企业应当在其实施精细化管理的过程中，逐步摸索出适合于企业自身发展状况的具有信息化特色的精细化管理方式，从而更好地提升企业管理水平与运行成效。实践证明，把信息技术应用于企业精细化管理之中，能够为企业实施精细化管理提供更为先进的现代化技术手段，解决精细和效率之间的矛盾，进而提升企业运行之成效。

1 企业精细化管理发展现状

鉴于当前我国市场经济程度正在不断提高，企业积极探索与完善自身管理的能力也在不断提升，而精细化管理这一管理方式已经在企业中得到了良好的推广与应用。一个规模化企业常常会牵涉到诸多人员以及工作流程，对其实施管理是一个相当复杂的系统性工程，实施精细化管理的优势就在于对于每一流程均能加以干预，以求加以管控。然而，目前的大多数企业对于精细化管理所持有的理解主要局限在概念或者简单的架构上，但是对于深层次管理和怎样有效应用并未能加以充分理解。同时，信息化和精细化的高度融合已经成为了当今时代的显著特征，企业在促进信息化和精细管理过程中一定要高度重视。当前，我国大量企业已经认识到了信息化对于企业管理能力提升的重要意义，纷纷强化本企业自身的信息化建设，比如，大力推广办公自动化，特别是应用ERP系统，这已经成为展示一家企业信息化管理能力的一个重要标志。然而，目前阶段信息化和精细化之间的相互融合程度还不够，信息化所具有的潜力与优势还远远未能真正地发挥出来，信息化和精细化在相互结合之中还面临着比如技术、理念等方面的各种问题，这将严重影响到企业管理效率的不断提升。

2 运用信息化手段推进企业精细化管理的对策

2.1 强化企业管理的基础

企业管理层一定要清醒地认识到，信息化实际上只是开展精细化管理的有效工具之一，一定要全面借助于各种有效的载体，这样才能更好地发挥出信息化所应当具有的作用，所以，一定要夯实企业自身管理之基础，从而为本企业的信息化融合建立起更加有效的载体。就基础管理的视角来考虑，完善企业基础管理的核心就是更好地细化责任，对企业中各部门的责任加以细化，从而不断提升执行力，注重监督，以求建立健全企业内部管理机制。企业在健全完善其基础管理时，完全可以运用目标分解、流程再造以及定额管理等多种方式，对本企业的基础管理内容予以强化，并对企业人力资源管理、企业财务管理、企业物资管理等诸多环节加以完善，进而形成包含计划、组织、协调、领导、控制等在内的全套精细化管理方式，并为信息化手段的运用奠定更好的基础。

2.2 建立有效的企业信息化平台

企业的信息化平台一定要和其实际情况相互结合，这样才能更好地发挥出自身作用。信息化建设是随着现代计算机技术、现代网络技术与通讯技术等的发展而逐步发展起来的。信息化手段是各种信息技术相互融合之后共同发挥出来的作用，简单地推行某种技术不但会造成企业的效率低下，而且还会降低企业的可靠性。因此，假如单一地使用某种适合于企业的自动化技术，但是却没有计算机控制系统所进行的辅助，那么这种信息化程度只能是浮在表面上的。对于企业来说，所涉及到的信息系统不但多、而且杂，因此，这一信息化平台肯定应当切实做到全面和有效，而且还应当能够相互衔接，从而形成一套完整的体系，让信息化所具有的效能在最大限度上得到释放。所以，现代企业的信息化推广中一定要事先对信息化建设实施统一而全面的规划，从而保障各信息系统能够实现良好的衔接，并和精细化管理目标保持一致。

2.3 全力发挥企业员工的智慧

企业无论何时都应当将人的因素始终放在首位，从而形成信息化管理手段下注重于精细管理的企业文化，使精细化管理观念能够根植于本企业每一位员工的头脑之中，将企业管理精细至企业中的每一个岗位之中，切实形成物物有人管和事事有人做的新型管理局面。与此同时，还应当切实规范企业中各个岗位的工作流程，落实岗位责任，层层分解指标。同时，企业应建立技术服从管理的理念，将先进工艺与管理技术具体应用到减少成本之中，从而走出一条集约化生产的新路，进而提高本企业的管理质量与水平。

推进信息化管理篇(2)

【关键词】档案；信息；自动化；管理

一、推进档案自动化，须提高档案标准化、规范化水平。

随着我国各项经济体制改革的不断深入，各项工作都在力求标准化、规范化、现代化，档案工作也不例外。规范化、标准化的档案管理是实现档案管理现代化的重要中间环节。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中，首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、推进档案自动化，必须着眼于提高系统的整体水平。

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、推进档案自动化，必须加强档案人才培养教育。

档案队伍自身素质的高低直接影响着档案自动化水平的提高。当今社会各类新知识、新信息、新技术层出不穷，并大量在档案管理工作中广泛的应用。为适应新的形势的要求，档案工作人员不仅要有档案专业知识、计算机知识、同时还要精通网络技术、多媒体技术及具备信息处理分析能力。为达到这一标准，一方面对在职人员有计划组织进修、培训，通过举办档案业务、电脑培训班，组织实地参观等方式，使档案人员掌握信息技术的新知识，不断提高档案专业理论知识和业务水平；另一方面还要不断吸纳众多的掌握多方面、多层次的知识人才，组成优化的群体结构，努力造就一支高素质、高层次的复合型档案队伍。

四、推进档案自动化，必须提高管理水平。

从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务及时规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。

五、推进档案自动化，必须努力探索新技术。

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机、工作站、服务器、性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

参考文献：

推进信息化管理篇(3)

    关键词:电网企业 信息化 营销 创新

    0 引言

    营销业务管理的信息化,是电网营销技术进步与创新的核心,是电网企业落实科学发展观、实现集约化经营的重要手段和工具,是实现技术创新、管理创新、服务创新、文化创新的重要载体和推动力,也是电网企业实现“一强三优”战略目标的重要支撑和保障。

    长期以来,电力行业一直存有“以生产为驱动、以企业为中心”的价值观念,即使在政企分开、转制成为企业后,也未能真正转变传统思维和价值观念,“老三电”(计划、节约、安全)的印痕还不时闪现于营销服务的不同环节。

    2002年,宁夏电力“厂网分开”后,轻装上阵的宁夏电力公司,实行了“以客户为中心”的营销理念,把提高服务水平作为公司核心竞争力来打造。在缺电的情况下,公司一方面加大电网建设和改造力度,强化安全管理、调度管理,另一方面千方百计挖掘潜力,优化资源配置,加强需求侧管理,在电力供需矛盾突出的情况下,实现了“限电不拉路、错峰不减产”的目标,为宁夏经济发展和人民生活提供了有力的电力保障。

    无论是“限电不拉路、错峰不减产”,还是“灯泡不灭”活动,都是基于以客户需求为导向的价值观,二者一脉相承。如今,“以客户为中心”的价值观已经在宁夏电力公司上下根深蒂固。

    要做到服务质量好、水平高,运作成本低、效率高,更好地满足客户需求,就必须进行持续的管理变革。持续管理变革的目的是实现优质、高效的流程化运作,确保从客户需求出发、到满足客户需求的所谓“端到端”的服务,才能实现营销服务的职业化、现代化。

    标准化的模式与流程是提高效率、节约人力的基础。信息越快捷、越准确,管理的层次就越少,成本就越低。采用信息化手段是推进管理创新是实现上述目标的捷径。

    1 电网企业开展信息化工作的必要性

    在全球化、信息化的新经济时代,大力推进企业信息化建设,不仅是用信息技术改造提升传统电力工业持续快速发展的需要,而且是电网企业应对国内外同业竞争的必然要求。电网企业的信息化应贯穿企业的整个价值链。日本的东京、关西电力通过对生产、营销、配电、调度等系统的全面整合,实现了供电可靠性99%以上到户的承诺,比没有实施信息化整合的其他电力公司成本降低了约50%。韩国电力公社通过对全国电力营销、配网、呼叫中心、物资供应等系统的整合,使得韩国电力物资采购、招投标60%以上的交易通过网上电子商务平台完成,极大地提高了效率,降低了采购、库存成本。

    2 电网企业推进营销信息化实现管理创新的实例

    在党的十六大上,曾提出坚持以信息化带动工业化、以工业化促进信息化、走新型工业化道路是我国加快工业化和现代化的必然选择。党的十七大,又提出工业化与信息化的融合,把信息化提高到一个很高的战略高度。当今的社会已经逐步进入信息社会,信息化、网络化的趋势更加明显。

    伴随着人类社会进入信息经济时代,信息已经作为一种资源,与物质资源、能量资源一起构成现代经济社会和技术发展的三大支柱性资源,在社会活动的各个环节发挥着重要的作用。 国网公司也将信息化建设与电网建设、人才建设并举,提出建设“数字化电网,信息化企业”的战略目标,以企业战略和业务需求驱动信息化发展。

    宁夏电力公司将各类营销自动化、信息化技术作为电力营销业务的重要支撑手段,在各地市局广泛应用,营销信息系统建设取得了很大的成绩,积累了丰富的经验。

    经过多年的努力,宁夏电力公司已建立起了营销信息管理系统、负荷管理系统、客户服务系统、低压集抄系统等,覆盖下属6个地市供电局、24个县级供电局,有效提高了工作效率,以营销信息化方式,实现了管理创新,并取得了销售业绩和服务质量大幅上升的好成绩。

    3 电网企业实现营销信息化的三个步骤

    营销信息资源的整合,将改变电网企业传统的以生产为导向的经营理念,将其转向“以客户为中心"的服务理念,架起企业与客户沟通的桥梁。电网企业实施营销信息化,通常有以下三个步骤:

    3.1 实现基础设施整合、信息资源整合和业务整合,聚合孤立与潜在的信息资源,形成知识凝聚效应。

    3.2 实现管理流程和组织机构整合优化,以技术创新促进管理创新、机制创新,乃至文化创新。

    3.3 实现公司战略资源的整合与增值,实现集团化运作,最终构建企业电子商务系统,这个系统包含合作伙伴、企业员工、企业客户、政府部门等。

    营销部作为最贴近市场、最贴近客户的部门,是推动公司流程优化和组织改进的原动力。从这个意义上讲,营销就如“龙头”,它始终追寻着客户的需求,整个企业机体随龙头摆动,机体内部的相互关系保持不变,使管理更加简捷、高效、优质、低耗,实现“全员营销”。

    4 以信息化推进电力营销管理创新的实现途径

    在21世纪知识经济的大背景下,电网企业想要在日益激烈的市场营销中取胜,必须不断创新。对内借助新技术的开发、应用,建立和完善适应市场经济环境并具有较强应变能力的电力营销体系;对外通过现代化信息网络,实现营销服务的自动化、信息化,建立起与政府、客户信息交流的桥梁。这不仅是企业自身发展的需要,也是社会对企业发展的要求。其主要实现途径有:

    4.1 技术创新。技术创新是企业实现管理目标的必要的手段和工具。技术创新的关键是要贴近客户的实际需求,结合电力营销业务的特点。此外,电力企业应当真正成为技术创新的主体。对于电网企业来说,客户的需要,社会、政府的要求,自身业务的特点,是决定技术创新成败的关键因素。

    4.2 管理创新。传统的管理变革,让企业效能提高比较困难,而通过信息化的方式相对较为容易。信息系统建设要采取自上而下,上下结合的策略与方法,对企业的核心流程进行深入的分析重组。信息系统归根到底只是工具和手段,其作用和目的是支撑企业管理创新和信息化目标的顺利实现。信息化的实施过程就是通过IT技术和管理软件,不断优化业务流程,从而改变传统的管理模式,实现管理创新。

推进信息化管理篇(4)

一、总体规划是关键

“凡事预则立，不预则废”，推进管理会计信息化一定要事前周密计划。根据企业所处的行业、企业自身的发展阶段等，选择适合企业管理会计信息化的“阶段模式”，所谓“阶段模式”即是指从单向业务阶段到部门协调阶段再到组织集成阶段的模式。此外，还有因地制宜地设计功能拓展路径、实现方式路径。

二、规范信息系统应用是主攻

调整会计核算资料必须对会计信息标准和业务信息标准进行规范统一，使得各类业务数据满足管理会计的要求。随着信息化应用范围的扩展，目前的数据库多已由最初的关系型数据库进化到多维数据库。其维度的设置，包括数据类别及其内涵必须有统一的标准，数据表、字段等的设置也要在这一标准下统一。如在业务系统中，一般来讲，成本管理本身较之会计核算对于成本数据的要求要详细很多。在信息系统初始化阶段，必须对两大系统科目内涵及对应关系进行科学合理的设计，避免出现多重交叉导致后期的数据无法关联。

三、实现全面预算实时控制是重点

全面预算是管理会计的重要内容，企业可以通过手工方式也可通过信息系统开展全面预算的编制，但在预算的执行监控上，特别是控制类预算，如费用、成本的控制上，则必须依靠信息化手段才能达到理想的效果。利用流程化管理，把数据嵌入企业的信息系统，在业务发生的同时即可进行实时的进度监控和支出控制。控制策略可以采用强控制，凡超预算项目严禁生成凭证，也可采用预警方式，控制类项目支出达到一定金额或比例即进行自动提示。对于收入类预算，同样也可及时采集相关数据予以展现。

在业务系统普遍信息化的条件下，更可以在财务预算的基础上，对业务预算的执行开展控制。

四、实现风险预警、趋势等智能预测是趋势

商业智能是信息化应用最具创造价值的环节，通过对信息的搜集、管理和分析，使企业决策者获得隐藏在数据背后的风险和机遇，适时调整经营管理策略。从管理会计的角度来分析，成本分析、预算管理、商业机会的发现等都可以通过商业智能来获得。在实施商业智能过程中必须注意以下几点：

1.数据源要全面准确。准确的分析必须建立在大量真实准确的数据之上。传统的商业智能独立于业务系统，多采用数据仓库（数据集市）的方式管理数据，对于数据仓库的建立必须充分考虑相关的分析需求，保证数据的全面性。随着管理软件的发展，目前已经出现很多一体化集成应用的管理软件，商业智能作为其重要的组成部分，已经可以直接从业务系统中抓取数据，可以更好地保证数据的可靠性。

2.分析模型必须要适用。商业智能分析模型建立在会计信息之上，还要依托业务信息，运算量庞大，科学合理的分析模型会提高分析的效率和效果。管理会计是内部会计，具有很强的独立性和个性，必须符合单位的实际情况，单纯的生搬硬套效果反而适得其反。

3.展现形式的选择要结合内容及目标受众。商业智能有灵活多样的展现形式，具有各自不同的特点，图形直观、表格信息量丰富、Flash具有动态效果，数据单一的指标类适宜采用图形，较为复杂的内容宜采用表格形式，预测、对比等分析可以采用Flash等动态形式。另外还要根据目标受众是核心岗位人员还是决策层加以选择。

五、强化会计人员管理智能是基础

管理会计信息化的发展既需要理论界的推动，更多的还要依靠会计人员充分调动思想，通过自身的努力提供更加有价值的决策支持，让更多的企业领导重视管理会计的作用。因此，会计人员不应局限，应更多的研究业务，研究信息化手段的应用，不断丰富完善管理会计的实务应用，为企业价值创造提供更多保证。

本栏目参考文献：

[1]韩向东.管理会计信息化的应用现状和成功实践.

推进信息化管理篇(5)

关键词：物资 信息化 管理

1 概述

众所周知，物资在工程建设项目成本中占50%-60%的比重，是工程项目成本管理的主战场，关系到施工项目超过半数的成本支出，关系到企业的经营效益和长远发展，其物资管理水平的高低对保障项目的施工和整体经济效益有着非常重要的影响，随着现代信息技术飞跃发展，对施工过程中所需物资的计划采购、验收保管、供应使用、消耗管控等运用信息化手段进行科学有效地计划、组织和控制，是顺应市场发展潮流，促进企业良好发展的必然要求。

2 推行物资信息化管理的必要性

2.1 推行物资信息化管理是呼应时展，提升项目物资标准化管理水平的有效之路。

物资管理系统可以根据物资管理标准要求，对管理过程中的计划采购、物资供应、限额发料、周转使用、供应商结算管理等，建立统一的系统化、流程化、标准化工法，建立统一的报表、统计口径、数据采集标准等，可以使企业物资管理制度得到有效的落实，进而推进物资标准化、精细化管理进程。

2.2 推行物资信息化管理是消除管理缺位，促进整体物资管理水平提升的有效途径。

在物资管理供应过程中，由于人员素质良莠不齐，往往出现各施工项目物资管理水平参差不齐，实施物资管理信息系统之后，由于管理的标准化和模块化操作，对于管理过程中出现的偏差，可以及时进行纠偏，使各项目物资管理水平得到均衡发展。

2.3 推行物资信息化管理是提高劳动效率，实现数据实时准确统计永久追溯的有效手段。

施工过程中，物资种类繁多且量大，同一物资往往又有很多不同的规格型号，多数易于搬动，有一定的管理难度，以目前大桥局一公司施工部分武汉鹦鹉洲长江大桥项目为例，施工合同价4.8亿，物资供应过程中，从钢筋水泥砂石料到灯泡焊条安全帽等等共涉及49类2000多种不同规格型号的物资，2013年度的进料单就有500多份，此外产生大量的采购计划、供应商信息、报验资料、结算审批、合同订单、物资报表等信息资料。物资人员除了需要要承担这些室内工作以外，还需要抽出很大精力兼顾现场，确保现场的物资供应和物资安全，实施物资信息化管理之后，可以避免手工操作带来的错误漏洞，提高工作效率，做到物资统计核算的准确性。并可以实时地查询相关的数据，及时准确反映分部分项工程物资消耗情况及库存信息。

3 中铁大桥局集团物资信息化系统建设推行情况

中铁大桥局集团从2009年开始推行工程项目信息化管理建设以来，取得了良好的效果，也存在一些不足之处，对物资管理而言，目前是《中国中铁工程项目综合管理信息系统》的物资模块和《工程项目物资管理系统》两个系统并轨使用。

3.1 《中国中铁工程项目综合管理信息系统》物资模块基本介绍

《中国中铁工程项目综合管理信息系统》由中国铁路工程总公司在2008年进行研发，2009年4月试运行，2009年9月进入全面推广运用。它以推动工程项目精细化管理为目的，以合同管理为主线，以进度、质量、安全、成本控制为重点，进而实现工程项目管理的横向一体化。它通过用户系统进行日常工作，以及自定义项目管理的工作流程，实时体现工程项目的动态管理。系统设计有合同管理、成本管理、机械管理等17个子功能模块，这些功能模块按照集团公司、子分公司、项目部不同层面而实现不同管理要求。

物资模块作为17个子功能模块之一，设计采用了三种基本管理流程。分别是：对于构成产品主体的材料，如钢材、水泥、砂石料等物资流程采用大宗料流程；对于其他的大临设施、辅助设施、零用料等采用其他材料流程；对于业主提供的甲供材料，按直进直出的甲供料流程。通过此模块施工项目物资管理部门完成物资计划、物资采购、物资合同（订单）、物资租赁、物资收发存、供应商付款、物资盘点等管理工作，并产生各种管理信息；子（分）公司和集团公司物资管理部门则完成供应商的评审，合格供应商，完成集中采购，同时可以查询各类物资信息及物资报表，按物资类别掌握其采购价格，为工程投标、物资招标、成本测定提供决策支持。

3.2 《工程项目物资管理系统》基本情况介绍

《工程项目物资管理系统》是由中铁大桥局集团武汉物资有限责任公司提供工作流程，西安智通软件公司提供软件研发编制服务。2007年在部分项目进行试运行，2009年通过开展集中培训以及培训下基层方式，逐渐在施工项目推广运用，目前局内共有74个项目在使用该系统。项目物资管理部门运用该系统，对材料计划、工号材料消耗、作业队材料消耗、周转材料、低值易耗品、材料供应商结算等进行管理，实现对材料成本与库存的控制，有效控制材料消耗成本。

3.3 《中国中铁工程项目综合管理信息系统》物资模块与《工程项目物资管理系统》比较分析和改进建议。（表1）

3.4 物资信息化系统推进运用过程存在的问题

问题主要表现在：①推广运用不均衡，达不到全面覆盖的要求，个别项目领导重视不够，缺乏系统运用的硬件设施；②数据录入质量不高，录入不及时，数据不完整，如工作流的设置达不到规范要求，工程经济部门的成本分解部位达不到分部分项核销要求，计量单位不统一等等；③对物资系统信息软件的管理功能运用不够全面，如周转材料、物资租赁、物资计划应用不够全面；④现场物资管理人员对系统的运用不够熟练，录入不细心，出现错误数据又不能删改；⑤项目物资人员整体吃紧，两套物资系统信息软件的并轨使用，造成了一定的重复工作。

4 推进物资信息系统实质运用的措施

首先要加强领导，提高认识。企业领导和项目经理要充分认识到信息化工作的重要性，亲自力推，分工负责，落实责任；其次要加强物资管理人员人才培养工作，通过加强培训、学习、经验交流，以及加薪、晋升的绩效考核等方式，全面提高物资人员的计算机操作技能和业务能力，培养既懂现代采购管理知识，又懂信息技术，适应现代企业管理和发展的管理人才；第三要建立考核评价体系制度，根据系统运用质量对项目经理及系统使用人员进行奖罚考核，以提高项目使用积极性；第四要结合工作实际，对系统软件进行不断完善和改进，将现场物资管理工作要求与系统软件紧密结合，以免出现“两张皮”现象，减轻让项目人员切实感受到高效率和便捷；第五要加强开展现场培训和现场帮扶工作，只有切切进入实质运用，信息化建设才能算取得成功。

5 结束语

在今后一个时期内，坚定不移地全面推进物信息化建设和实质应用工作，既是顺应时代潮流，也是全面落实实现物资管理标准化、规范化、精细化要求的有效途径，同时更是使企业整体把握工程物资管理，缩短沟通距离，有效控制物资消耗成本的有效利器。

参考文献：

[1]于波.中国中铁工程管理系统推广项目过程管理[D].吉林大学，2011，4.

推进信息化管理篇(6)

关键词：档案管理；信息化；信息孤岛

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）04-0677-02

1 概述

档案信息化经过二十多年的发展，已经成最初的尝试变成了大规划建设，当前已经进入了深层次应用探索阶段。在二十世纪80年代中后期，随着电子文档的出现，档案保管机构面临着信息化时代的挑战，此时的档案信息化建设进入启蒙和认识阶段；随着信息技术发展以及档案信息化的优点逐渐展示出来，档案信息化工作逐步推进，并取得了初步成效，并在更大范围内开始了信息化基础建设；进入二十一世纪之后，信息化建设进入快速发展阶段，并已经开始了深层次应用探索阶段。但是，随着档案信息化建设的不断推进，一些前期建设的问题逐渐暴露出来，而且要进入更高层次的应用似乎也存在着某种瓶颈，尤其是高投入低效重复建设等问题正困扰着档案信息化管理的进一步提升。

2 档案信息化概述

档案信息化概念是在档案行政管理部门规划和组织下，在档案活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。随着档案信息化成为一种趋势，中办发[2004]34号文件《全国档案信息化建设实施纲要》明确了档案信息化的目标和任务，是要提高计算机管理档案的普及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作。档案的信息资源建设是档案信息化建设的核心任务、是信息化建设取得实效的关键；信息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志。

对于从传统档案向档案信息化管理，已经基本完成了纸质档案数字化的工作，就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化能让档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，满足人们的档案利用需求，这也是档案信息化的初级阶段。

当前档案信息化工作主要包括几个重要部分，如档案目录的数据建设，这可以从根本上提高档案利用效率、质量；档案全文数据库建设，可以保护档案信息、提高利用效率、提高档案质量，并且能够实现全文检索；加强档案多媒体数据库建设。在档案信息化过程中，要努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步发展，把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，同时要坚持档案信息化建设发展、服务、安全三项基本原则。

3 档案信息化管理的几个重心

1）确保网络安全是首要任务

网络环境越来越复杂，操作系统虽然不断升级完善但是新系统也暴露出大量的问题，黑客和病毒更是经常肆虐，这些都将档案信息化面临的网络环境更加复杂化，而且稍有不慎则使得档案信息化的优势荡然无存。党和国家机关办公自动化系统（包括档案信息化系统），涉及大量国家机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。要采取彻底的方法措施，确保党政机关的信息安全。

当前对档案信息的安全管理存在如下疑惑，如认为技术人员的事情，安全他们负责；技术人员不是档案管理人员，持怀疑态度；网络不安全，不能将档案数据上网；对已安装购买的防火墙、防病毒软件不升级；从管理上下功夫，有效的备份措施。至于具体的措施，需要在实际工作中不断摸索，根据标准安排具体实施，同时也不断关注网络安全最新技术等。

2）建立完善的档案信息化保障体系

档案信息化标准规范建设标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件，然而在前期数十年的建设中，由于经验不足使得重复建设比较常见，而且各地建设都是按照自身需要发展，所以造成一种无标准可遵循的状态，而没有标准规范建设则会使得后期档案信息化工作越加艰巨。

另外，档案信息化是一个长期任务，需要付出巨大的财力和物力，所以档案信息化建设必须从制度上、财务体系上、人员安排上予以保障，只有这样才能够使得档案信息化顺利推进，不断满足新时代对档案管理的需求。同时，对于档案信息化管理的程度对于不同的人却又有不同的理解，例如有的人还满足于手工管理模式，而有一些则倾向于使用单机版管理模式，再高级一点的则要建立局域网管理模式。档案业务部门根据需要先行一步，首先从本单位的业务发展逐渐开展起来，然后等待时机成熟后再考虑与主管单位相关部门之间的信息实现集成。而档案信息化的长期建设，要求我们对档案信息化的远景目标有一个清晰的认识，并分阶段实施完成。档案信息化人才队伍建设，这也是档案信息化必备的力量。

3）多知识融合、数据共享是未来的重点

前期的档案信息化建设一般来说都是局域性质的，而且由于数据库等标准不统一，使得信息共享成为一种困难，信息孤岛问题已经成为前期档案信息化的瓶颈问题。信息化工作是一个长期的、系统的、多知识融合应用的综合工程，需要在总体规划的基础上，根据实际需要逐步开展，并逐渐创造条件，提高业务管理水平，提高全体员工的综合素质，在档案馆内部资源管理、馆藏数字化和电子文件归档等方面不断探索新思路、新模式，实现一体化的现代管理，实现全馆内部信息的集成，实现档案馆与相关业务部门之间信息的集成与资源共享。

档案数字化必须应以需求为导向，以共享为基点以优选为前提，以便于检索、在线利用为发展方向这也是应该提倡的档案数字化优化模式框架与工作思路。档案数字化不是对所有档案进行数字化，作为一项系统工程，档案数字化工作及其流程需要全面论证和精心筹划。档案数字化的根本目的是提供利用。具有利用价值、满足利用需求应是档案数字化的最大动力，也是衡量档案数字化工作成效的首要标志。对档案数字化工作的需求分析最重要的就是对利用需求的了解和预测。满足实际工作的利用需求，实现资源共享，是档案数字化的契机和初衷，一般来说釆取由近及远的原则。

4）档案信息化必须考虑实际情况 不可好高骛远

实现办公自动化的单位，保存有纸质文件的电子版，其内容与对应的纸质文件完全相同，但是没有电子公文所应有的外部特点，如电子印章、电子签名等。但在启动档案信息化项目之后，建议实行电子文件和纸质档案双套制的管理方式，这样可以避免日后重新扫描纸质档案，节省成本。可以以数字化为契机，全面优化档案管理，提升现代化管理水平，形成档案价值鉴定、数字化转换、数据库建设、网站建设、提供利用的相互促进同步发展的良性循环。

4 结论

档案信息化建设是一项艰巨的任务，是一个长期的过程。在档案信息化建设过程中，一定要高瞻远瞩，具有一定的前瞻性，遵循标准，同时考虑以后的需求以及系统升级的可能性；同时，档案信息化建设又不可好高骛远，应该根据自身单位的实际情况，分步骤进行档案信息化建设。

参考文献：

[1] 费薇娜.高校体育档案的重要性及管理信息化探究[J].科技信息，2009（7）.

[2] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.

[3] 熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J].档案学通讯，2011（3）.

推进信息化管理篇(7)

随着我国经济的发展，旧的传统的财务管理模式越来越不能满足经济发展的要求，尤其是加入WTO后，全球经济的一体化使中国的经济环境发生了很大变化。为了提高企业的管理水平，促进企业管理现代化，增强企业市场竞争力，必须进行信息化建设。这是我国国有企业实现跨越式发展的必经之路，也是中国经济实现管理变革的要求，而财务信息化是这种管理信息化变革的核心。

一、推进国有企业财务管理信息化的必要性分析

（一）传统的以资金运动为对象的财务管理模式无法适应信息化条件下的经营管理要求

在信息技术飞速发展的今天，企业信息化建设大多是基于开放式的网络体系，并结合企业经营模式和管理模式的变革对企业信息系统进行重构。企业的信息系统不再局限于企业内部信息流通畅的封闭式系统，而是与企业所处的行业供应链各个环节保持内外信息流通畅的开放式系统。一些企业在激烈的市场竞争中，努力做到了产品销售规模的增长，但经济效益却逐年下降；一些企业费尽心机开发出的新产品完工投产后，往往设计成本偏高，市场无法接受其销售价格进而导致停产，使得企业蒙受了极大的经济损失。这些情况的出现，缘于企业管理者仍局限于传统的以资金运动为对象的财务管理模式，没有及时进行企业财务信息化建设，这种落后的传统财务管理手段阻滞了企业资金管理水平的提高。

（二）推进企业财务管理信息化是提高财务会计信息质量的有效手段

当前，我国国有企业改革发展过程中面临的重要问题之一就是企业内部财务会计信息失真。这在很大程度上影响到管理者的决策，造成对财务资金管理的失控。随着市场竞争的日趋激烈和国有企业改革的不断深化，传统企业财务管理体制、资金运作方式、监管手段等方面的弊端愈加突出，特别是在一些大的国有企业中，其资金的集中管理和内部多级法人资金分散占用的矛盾日益突出，子公司多头开户现象较普遍，资金失控，投资随意性大，使用效率低下。此外，由于受内部人为控制的影响，会计核算不准，报表不真实，有时合并的会计报表掩盖了子公司的实际经营状况，账物不符，造假账问题突出，盈亏不实的现象比比皆是，从而加大了国有企业的经营风险。

（三）推动企业财务管理信息化是提高国有企业管理水平与经济效益的必然选择

信息化是现代企业发展的一个大趋势，信息技术的发展和应用使得企业由传统的经营模式逐步转向电子商务等新兴模式，同时要求在管理方面进行企业全过程的重整和组织结构改革。因而，一方面，企业财务管理要适应企业信息化管理的要求；另一方面，企业财务管理也要支持企业信息化管理的要求。企业利用信息技术进行财务管理其意义不仅在于解决手工操作劳动量过大等问题，而且要改变传统的企业财务管理手段。因此，仅实现了财务管理信息化还不够，关键是要以此带动企业管理水平的提高，从而提高企业的经济效益。当前，推动我国国有企业财务管理信息化是新形势下参与市场竞争，走向国际化的必然要求。国有企业应立足自身优势，充分挖掘自身潜能，运用信息技术、互联网、电子商务等现代化的管理手段，推动财务管理信息化建设，改造企业原有的落后的财务流程和运作模式，以成本、效率为核心，全面提高企业的经济效益。

二、当前国有企业财务管理信息化过程中存在的问题

我国国有企业财务管理信息化建设工作的总体水平还比较低，处在起步阶段，甚至比不上国内一些民营企业。尽管当前一些大企业对应用信息技术手段加强财务的集中统一管理已有了进一步认识，但是，我国企业信息化建设是在我国工业现代化尚未实现、市场经济体制建设尚不到位的情况下进行的，财务管理信息化作为一项系统工程还有很艰巨的工作要做。当前存在的主要问题和难点是：

（一）组织管理体制的制约

在我国从计划经济体制向市场经济体制转轨过程中，要求在国有企业中普遍建立起现代企业制度，这是我国国有企业改革的目标。但现实是，虽然很多国有企业在形式上建立了现代企业制度，而在实质上并未达到现代企业制度的要求。国外许多大企业采取事业部制、总分公司制的组织结构，在这种高度自主、集中统一的组织管理体制下，企业可以实行良好的资金预算管理制度、财务集中管理以及资金的合理调配制度，而这些为财务管理体系的信息化奠定了良好的基础。反观我国的国有大企业，大多实行的是多级法人体制，一些大企业中有几十个甚至上百个子公司、孙公司，每个公司都强调各自独立的法人地位，这种组织管理体制的资产和财务风险主要集中在子公司、孙公司。因而，在有关法规不健全的情况下，这种组织管理体制上的障碍阻碍了财务管理信息化的发展。

（二）国有企业自身的财务会计预核算体系薄弱阻碍了财务管理信息化的发展

当前，国有企业面临的现实之一是财务会计预核算体系薄弱。这主要表现为：财务管理体制过于分散，多数企业很难实现集中资金的预算管理制度；不少企业的财务会计工作没有完全按照国家颁布的《企业会计准则》与《会计制度》来进行，充分有效的财务信息难以形成；不少行业没有形成统一规范的产品编码体系；工业企业生产装备自动化、信息化水平低，不能准确提供完整的实物信息；不少企业普遍缺乏信息技术和财务管理的专业人才，难以完成信息化产品的开发。所有这些，构成了我国国有企业推进财务管理信息化的内部障碍。

（三）财务管理软件的发展滞后于财务管理信息化的要求

要建立行之有效的财务管理信息系统必须开发出融企业文化和管理理念于一体的财务管理软件，而目前绝大部分国有企业的财务软件只是用来做账和核算，对外提供会计信息资料，很少有软件能同完成预算、成本管理、资金核算的需要。对企业来说，提供集事前、事中、事后三个阶段，含管理会计、财务会计、审计监督为一体的财务管理软件是企业信息化发展中的当务之急。国外大公司的一些软件在考虑企业集中管理的功能方面具有很大优势，但也不完全符合我国企业发展的特点；而国内的软件虽然对个别行业的单体企业管理功能的开发已具有一定的基础，但仍不符合大型企业集团实现集中统一管理的需要。因此，如何加强我国软件企业与国有大型企业之间的合作，开发具有针对性的财务集中统一管理的财务软件，是推进我国企业财务管理信息化建设的又一个难点。

（四）国有企业领导人缺乏信息安全意识以及措施不到位，影响了财务管理信息化的发展

有人说，信息是21世界最重要的资源，及时可靠的信息可以为企业在经济活动中取得先机，获得比别人更多的收益，反之，如果企业没有做好自身的信息安全保密工作，内部的重要信息泄露，可能给企业带来灾难性的后果。当前，部分国有企业的信息安全意识还不够，财务管理信息系统安全保密功能不完善，尚未建立起牢固的信息安全管理机制，没有设立企业内外部各个级别安全防火墙，其后果是财务会计信息和其他资料被轻易地泄露，被盗等现象时有发生。此外，随着网上交易公开化的推进，操作人员和信息使用者干预系统的机会增大，加之一些企业使用的是公用通讯线路，系统面临的安全隐患也必然增多，从而增大了企业经营的风险。这些对推进国有企业财务管理的信息化无疑是大为不利的。

三、推动我国国有企业财务管理信息化建设的一些建议

（一）国有企业领导人要牢固树立起财务管理信息化的管理理念

在当前瞬息万变的新形势下，企业之间的竞争更加激烈，信息将成为企业之间竞争的重要资源之一，谁能够迅速地获取更多有价值的信息并做出及时正确的反应，谁就能在竞争中取得有利的地位。作为现代国有企业的领导人，必须树立起包括财务管理在内的管理流程、管理方式的信息化、现代化的意识与理念。通过建立企业财务管理信息系统，加强企业财务管理和资金的合理调配是现代大企业财务管理的主要特征，因而，国有企业领导人要注重运用科学的理论和方法去改善其经营管理尤其是财务管理，加快企业全面管理信息化的进程。伴随着国企改革的深化和我国加入WTO，大力推进企业财务管理信息化建设，不仅有助于加强企业内部财务管理与资金监控，提高资金的使用效率和风险控制，而且对于增强我国企业的核心竞争力、积极参与国际竞争有着十分重要的战略意义。

（二）统筹规划、有步骤的推动财务管理信息化建设

财务管理信息系统是整个企业管理信息系统的核心系统。因而，在推动企业财务管理信息化建设时尤其需要慎重，这直接关系到企业整体信息化建设的成败。为加快财务管理信息化建设，首先必须对企业管理信息系统进行整体规划，将财务管理信息化与企业管理其他子系统的信息化相结合，综合考虑，相互协调。可以先从企业基础设施信息化做起，按照先易后难、分步实施的原则；按照财务、物资、生产管理的顺序分阶段推进，及时做好各个信息化子系统之间，以及各个子系统与整体之间的沟通，从而推动企业财务管理系统以及整个企业管理系统的信息化。

（三）规范国有企业自身的财务会计预核算体系

财务会计信息是企业领导人进行决策的主要依据。针对当前财务会计预核算体系存在的一些问题，首先，国有企业要严格按照《企业会计准则》与《企业会计制度》的规定进行会计处理，使输入财务管理信息系统的数据比较可靠有效；其次，要加强对国有企业资金预算管理制度的建设，实现对预算资金的集中管理，减少资金管理中的漏洞；再次，国家有关部门要制定全国统一、行业统一、并与国际标准相接轨的产品编码体系，以保证信息数据能够在各行业，各部门之间交换时被正确识别；最后，要吸收和培养既熟悉信息技术又懂财务管理的专业人才，这样更能够针对企业的具体情况来促进企业财务会计预核算体系建设，推动财务管理信息化的发展。