档案管理意识篇(1)

[关键词] 医院档案；档案意识；管理；对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 054

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）08- 0095- 02

档案是人类活动的真实记录和智慧的结晶，同时也是历史文明的记载。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。而医院档案则是用于医院服务的医疗资料文件，医院发展历史以及医院的各项活动的资料。医院档案是医院工作的重要组成部分，并在医院发展建设及各项工作中发挥着重要的作用，也是日后查阅利用的珍贵资料，因此，重视医院档案，加强医院档案管理显得尤为重要。本文就增强医院档案意识谈点体会。

1 档案意识淡薄的主要表现

当前，随着社会的日益发展，档案工作只有与医院各项工作相配合开展，才能使整体的医疗管理水平得到协调运行，而我们普遍看到的现状如下。

1.1 领导重视程度不高

因为档案并不受到单位领导的重视，由此造成部分医院目前依旧缺乏自主贯彻有关法律法规的环境，从而致使档案工作的全面规划难以开展。某些领导缺乏对档案重要性的认识，管理不科学，选人用人不当，忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性，甚至不关心档案部门与相关工作人员，在一定程度上阻扰档案工作的开展。由此，也就没有更多人去采取积极手段宣扬档案，更不会主动地引导身边的人去认识档案。甚至出现单位用档时查找不到，使一些“真材”没有“用武之地”，档案资源的利用率不高，档案人员成为闲人。

1.2 宣传力度过低

因为长时间受传统思想的影响，档案部门与工作人员固步自封，仅仅只对医院档案管理系统内部开展档案宣传，对医院其他部门影响不大。我国制定的《档案法》明确要求一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和每个公民均有保护档案的义务。由此可以证明档案面向的对象与范围并不少，但是现阶段我国医院档案宣传工作还存在3个问题：

（1）宣传目标模糊，导向性很低。具体档案宣传过程中，医院档案部门缺乏对在医院中进行档案宣传目标是什么，根据目标应该开展怎样的宣传工作这些问题进行详细的分析与思考，由此导致宣传目标模糊，导向性很低。

（2）医院档案部门开展档案宣传工作时，就算每年均开展活动来宣传有关知识，但是因为宣传内容与方式陈旧、落后与单一，难以进行互动，由此造成员工参与兴趣不大。大部分医院职工对档案的认识依旧还处在传统印象和陈旧的理解中。因此必须开展普遍的宣传，才能够在最大程度上激发大众的自主性，使医院职工自愿参加到档案保护工作中，保证档案的齐全、完整、系统，以提高档案开发利用效率。

（3）宣传对象没有充分认识档案宣传理念。由于社会上流传类似“档案宣传对个人贡献不大”等错误的观点，由此造成某些医院职工认为档案宣传与个人关系不大，因此没有必要过多了解，由此致使其没有接受档案宣传的需要与愿望[1]。医院职工对档案宣传理念认识不到位，能够致使其对档案宣传产生抵触与被动接受的消极情绪。

1.3 归档意识过于薄弱

部分医院档案管理者与机关文秘工作者树立的档案意识比较薄弱，没有全面了解档案工作对医院管理的影响。因为档案缺乏相关重视，缺乏相应的规章制度与实施细则，因此造成档案非常混乱，缺乏一个统一的体系。比如：文件收文登记后没有仔细保管与定期移交给档案部门，而是随手一摆或者丢弃。同时，档案人员没有狠抓档案移交质量，忽视档案收集、归档以及保管等有关工作，不重视在文件生成时进行监督与指导，从而致使某些文件丢失，造成没有必要的损失，不利于档案的开发与利用。作者整理档案时发现了很多问题，例如部分不需要进馆的档案已经移交，影响档案严谨性，使其质量越来越低；还有少数文件材料签署错误；某些红头文件缺少盖章，某些文件拟稿、审阅与签发存在漏洞或者没有使用专业的笔来签发，这些现象均在最大程度上降低了档案的参考与凭证功能；此外，工作时某个环节材料存在缺陷，可直接影响到档案的完整性。

2 提高档案意识的策略

2.1 领导重视档案工作

使用正确的措施提高领导的档案意识是提高全员档案意识的关键所在。单位领导人的思想意识可以直接决定档案管理工作，通过提高领导对档案工作的重视度，全面理解档案工作对医院发展的影响，档案意识才可以对广大医院职工造成影响与辐射。领导提高档案意识，才能够将档案工作纳入到单位议事日程中，从而协助档案部门处理好工作中暴露的问题，并且选择有效的对策，保证档案管理工作资金充足、设备到位与人员齐全。医院档案工作者应该充分抓住合适时机，多向领导汇报相关的法律法规以及方针政策等，从而帮助领导从多个角度认识医院档案工作。另外，档案工作人员在日常工作中需要主动向领导请示汇报，通过医院档案工作的正反两面的经验教训，影响领导者的档案感性认识，促使领导关心与支持档案工作，协助档案管理人员处理实际遇到的各种问题。

2.2 健全档案管理工作制度

作为单位的领导，要树立全局长远观念，安排职能部门制定严格的档案管理制度，按标准贯彻执行，每个科室（部门）配套专人负责档案，严格收集移交程序，严格归档具体时限，与个人绩效考核挂钩。档案管理人员必须通过有力的宣传动员，让全体员工认识到档案对全局工作和对自身工作的重要性，使员工在日常工作中主动提供医疗、教学、科研、重大活动等相关资料，那么档案资源就可以无所遗漏、渊源不断，改变以往只靠档案人员收集、寻觅、索求的被动局面，使每个员工成为档案资源的创造者和利用者。

2.3 通过加大宣传力度来提高增强档案意识

加大宣传力度是提高人们档案意识的前提，因此医院应该充分发挥其优势，通过印发档案知识普及手册、张贴档案知识宣传海报、橱窗、院报、知识竞赛以及举办普及教育讲座等多种形式开展档案知识教育工作，起到帮助群众更好认识档案的作用，并且高度重视档案工作[2]。通过宣传，持续增加大众对档案及其相关工作的认识，从而使其可以全面认识档案工作的作用与价值，提高职工的使命感与责任感，并且主动重视档案及其有关工作，进一步充分发挥档案的功能，提升档案管理水平。

2.4 构建一支专业的档案管理队伍

档案工作的开展，离不开档案人员，而一支专业水平高的档案管理队伍是提高档案工作质量的基础，优秀的档案管理人员可直接或间接引导群众产生档案意识。有效收集档案资料做到三勤：嘴勤、手勤、腿勤。做好基础的服务，丰富室（馆）藏资源，以更开放的形式向广大利用者提供相应的信息。

（1）医院给档案管理人员提供大量培训机会，使其学习相关的法律规章制度，充分掌握各种先进理论并且应用在个人工作上。学习档案工作法律法规，并且全面理解其精神，一方面可以提高个人思想境界，另一方面还能够增加社会档案意识，在很大程度上推动档案事业的发展。

（2）档案管理人员应该具备较强的责任感与业务能力。不要认为档案只是机械地做好收集、分类、装订、编目等简单工序 ，熟悉整理案卷流程就行，它不仅要求将文件转化成档案，积累档案信息，更要不断地熟悉本室（馆）所藏档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系，深入研究档案，进行二次或三次文献的加工，搞好编研工作，形成各类文献汇编、史料汇编及参考资料，使档案资源得到有效的开发利用，充分发挥档案效益。所以说，档案工作不仅具有很强的专业性，而且程序复杂、要求非常严格，可直接对档案工作质量的高低造成一定影响。

（3）伴随新技术的快速发展与普遍使用，越来越多新载体档案应运而生，比如声像档案、电子档案以及机读档案等。以往陈旧的保护手段已经难以确保档案的安全和完整，由此需要档案工作人员具备专业水平，并且娴熟各种现代化管理技术，只有两者兼备，才可以对各类档案进行规范的管理，尽量发挥档案作用，更好地为医院提供高效优质的服务。

3 结束语

综上所述，医院档案是医院的宝贵财富，我们应加强领导，重视档案工作，增强全员档案意识，进而才能为档案收集、整理、立卷、保管、利用等打下良好基础，为医院各项管理工作的有序进行保驾护航，为医院乃至社会的发展做出贡献。

主要参考文献

档案管理意识篇(2)

（一）学校管理层对档案管理认识不够

调查发现我国许多学校的档案管理工作存在诸多问题，管理漏洞百出，一旦需要查找相关档案时，往往是无从寻找。究其原因，主要原因之一就是学校的管理层对学校档案管理工作的重要性认识不够，对学校档案管理的重视程度不够。许多学校的管理层片面地认为学校作为教书、育人的场所，只要做好育人和相应的科研工作就足够了，从而忽视了学校的档案管理工作，没有意识到档案管理对于总结学校的教育经验，积累和探索学校的教育方法，维护学校的教师和学生的合法权益和人力资源档案等方面的重要作用[1]。由于学校管理层的不重视，因此导致了学校的档案管理工作松散，即使学校有负责档案管理工作的人员，也由于领导不闻不问，加上建设资金投入不足、硬件设施落后、人员培训力度差、待遇同比教师或其它岗位差，因此工作积极性不高，思想动态不稳定，档案材料不能及时整理、归档，从而导致了档案管理混乱的局面。

（二）学校档案管理中服务意识差管理水平落后

学校的档案管理人员业务水平普遍不高，服务意识较差，不能适应现代学校档案管理的需要。学校档案管理工作长期处于手工阶段，不能与时俱进，信息化程度低，管理方式和档案建设手段还比较落后，工作效率低、准确性和完整性差。由于学校档案管理工作不受重视，人事档案管理缺乏专业的人才，缺乏培训学习机制，相互之间对于人事档案管理的经验交流少，导致了管理人员业务水平不能适应管理的需要。

（三）学校档案管理的档案收集、归档意识差

通常学校的大量经费和人力资源都投入到学校基础设施建设、购置教学设备设施与教学之中，往往忽视了对学校档案管理工作中的基础设施建设与档案管理中人力资源的投入。在学校管理中，一些管理人员由于档案建设制度不健全、档案管理人员紧张，因此在档案建设管理时通常将重要的档案文件放置于个人手中，认为方便查找。这就造成了档案丢失或档案被破坏的隐患，不利于档案管理。学校档案管理的收集和档案归档意识较差，一些教职工甚至不愿意将档案交规学校管理，这既有教职工档案归档意识差的原因，另一方面也因为高校档案管理水平较差，甚至有档案丢失的情况出现，因此也导致教职工对于学校的档案管理信心不足，不愿将档案交规学校保管。

二、强化学校档案管理服务意识的对策

（一）加强学校档案管理的服务意识

观念是行动的重要引导。要强化学校档案管理中的服务意识，从而提高学校档案管理的整体水平，首先应当增强档案意识，转变思想，增强档案管理意识和档案管理中的服务意识。增强档案意识是做好学校档案工作的前提，要强化学校档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求学校的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识，协助档案管理专员做好档案管理工作。首先档案管理在机关工作中的重要性，应当得到学校教职工的认同，要彻底摈弃档案工作可有可无的思想，要将档案工作当成重要的学校管理任务来执行。其次，学校档案管理与各个职能部门之间的协作关系应当明确。档案管理的根本是为了各个部门、各个机关传递、储存信息服务的，是大家储存信息、利用信息的手段和窗口。档案管理办公室应当定期给各个业务部门或教职工培训档案归档和档案收集的讲座，使大家了解档案管理员的工作职责，和大家主动提交档案的意识。

（二）强化学校档案管理中主动服务意识

当前学校的档案管理和档案服务中，主要还是被动服务。档案工作的服务方式和服务需求使档案管理常常被动地为教职工等服务，即当教职工有了档案查询或档案借阅等的需要时，才上门找档案管理人员要求服务。这种被动的档案服务管理有待进一步深化和改革。要提高学校档案管理中的服务意识和服务水平，首先应当强化学校档案管理中主动服务意识。档案管理人员应当主动服务，积极主动地为档案使用人员着想，积极创造便利的服务条件，主动提供档案服务。如主动为需要档案的教职工或学生提供咨询服务、答疑服务和查阅服务等。强化主动服务的观念，需要档案管理人员进一步提高服务水平，在档案查找和档案利用、档案归档、档案归还上下功夫，提高档案查准率和查全率。积极主动地创造档案服务条件，提高档案管理水平，主动为学校管理层的决策和学校教学服务以及学生服务，主动提供多种服务，使档案管理工作转化成教学资源，从而使档案管理工作产生良好的社会效益。

（三）强化学校档案管理中的信息化服务水平

在数字化信息化的发展和广泛应用的社会背景下，档案管理工作既面临机遇也迎来了挑战，档案管理数字化已经成为时展的需要和大势所趋。在学校的档案管理中建立档案管理数字化系统也需要各个部门的通力配合，才能建设成高效的档案管理数字化的系统。档案管理数字化系统包括档案数字化采集系统和档案数字化查阅系统以及档案日常管理系统，各个系统应当相互协调，相互适应。数字化采集系统不准确、不及时势必影响档案数字化查阅系统对信息的准确、快速获取；同理，日常管理系统跟不上数字化采集系统的需要，不能及时分类管理采集系统收集的档案也造成档案数字化查阅系统的使用效率。档案管理的信息化的根本目的是为了给教职工提供更方便快捷的档案服务，因此学校档案管理中不仅要提高信息化建设，更要提高信息化服务水平。

（四）强化学校档案管理中的服务接待水平

要做好学校档案管理工作，档案管理人员首先应当具备爱岗敬业、为师生服务的态度和决心。档案接待工作是学校档案管理的主要任务和档案管理的根本目的。因此，要做好档案接待工作首先应当具备一颗热爱这个工作岗位的心[4]。其次，在日常工作岗位中要用良好的仪表仪容和文明礼貌的用语服务教职工和学生，要耐心细致地解答师生的提问。当前我国许多政府或公共服务部门存在许多“门难进、脸难看、话难听、事难办”的不良现象，引起了老百姓的极大不满和强烈反感。学校的档案管理部门作为为学校师生服务的部门，应当高度重视档案管理中的服务接待工作，应当充分发挥档案接待工作的服务性质，为师生提供优质的服务和礼貌的用语，以及专业的档案管理服务，使师生能够在接触档案管理时感受到温暖和便捷。

三、结语

档案管理意识篇(3)

关键词：档案管理；安全管理

Abstract: the basic content of archives management including file collect, collate and identification, cataloguing and retrieval, editing and research, statistics and use of service, is one of the office work. On one hand, archives information construction, provides the means and methods of efficient and convenient for utilization and file management, on the other hand also to the file information security has brought new problems, archives information security issues have become increasingly prominent, how to ensure the information security has become an important issue in the management of the archives in the information era. But also to ensure that a project file security must be solved.

Keywords: file management; safety management

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

档案作为人类社会活动的真实纪录，是人类文明进步的接替，也是世界文化遗产的重要组成部分。当前档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，才能使档案信息资源得到充分利用。

一、档案管理工作的重要性

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

二、正确认识档案管理工作中可能存在的不安全因素

1.档案实体存放的不安全因素

档案室是单位资料管理的中心，易燃的纸质档案在保存档案资料中占有比例较大，所以，档案室是单位消防工作的重点。也是，档案管理人员工作的重点。此外，在技术防范上如档案室内温度、湿度的控制，防火、防虫、防霉、防盗等工作，如何把这些不安全因素全部控制在安全范围之内，需要做出大量的工作。

2.档案信息的不安全因素

当前，办公室里电脑的应用已经普及，网络的优势已经成为办公首选，信息系统经常发生潜在的病毒和黑客的入侵危机，给信息安全带来严重的威胁。我们在日常工作当中，必须注重防范这些电脑病毒侵蚀和黑客的破坏，采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。除去网络信息外，传统意义上的档案信息内容外泄也随时存在。

3.档案设施的不安全因素

现如今，一般单位的档案室配备有计算机、打印机、复印件、扫描仪等设备，并且在档案库房安装了相应的防火、防盗系统、温、湿度控制系统等技术防护设施。这些设施在日常的工作当中，不确定会发生这样和那样的故障，为了保障档案室工作的正常稳定的运行，必须对这些设施做到认真的维护和必要的保养。

4.借阅过程中的不安全因素

个别档案利用者利用档案借阅环节的监管不严、档案管理人员的疏忽大意，擅自在档案资料中勾划、撕毁、丢失、不按期归还，甚至盗取档案中的相关内容。

三、单位档案管理人员应该具备的安全意识

档案管理员在档案管理过程中， 既有保证档案实体、 档案信息和档案设备安全的责任， 又要有保护自己的人身安全和档案利用者人身安全的责任。因此，档案管理员应该具备以下素质和安全意识。

1.档案管理人员要增强档案信息安全意识，树立全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是档案信息安全的思想基础，要通过专业知识的培训、宣传教育等学习手段，提高档案管理人员的相关知识，逐步培养和强化档案信息安全意识。

2.牢固树立“安全第一，预防为主”的安全保护意识，在日常工作当中，重视安全。经常观察安全保护设备的运行状况，能够及早发现隐患，并且及时消除隐患，以预防为主， 把专门针对档案工作制定的规章制度，落实到位。把档案室营造成一个档案管理员和档案利用者正常活动的安全场所。

3.保持高度的责任感，严格执行档案材料的借阅归还制度，做到人人履行借阅登记程序。杜绝因人为因素造成档案材料的丢失和损坏。

4.从档案库房安全制度执行情况看档案实体的安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等制度的贯彻落实，建立档案库房相应的管理制度。这样，可以有效的防止档案信息不安全问题的发生。

四、采取正确的预防措施确保库存档案的安全

1.落实责任制提高防范知识确保档案实体的安全

在日常的档案管理过程中，防虫、防尘、防盗、防光等“八防”工作外，重点是防火。 除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如： 对消防基础知识做到以下的应知应会，知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施， 知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散利用者逃生等。

2、树立信息安全意识保证档案信息安全

档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改 IP地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。

3、重视落实设施检查制度确保档案设施的安全

档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中， 用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。经常检查档案室内高处的附属配件及悬挂物，以免松动脱落，造成档案的损坏。

另外，要定期为档案库、阅览室消毒，合理使用馆内采暖通风设备，保证空气质量，确保档案管理员和档案利用者的身心健康。

4.加强对电子档案的保存提供复制件代替原件

电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。目前异质备份的做法有：将网上收到的文件下载转换成纸质文件；将原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案；将照片、录像带通过翻拍、翻录方式制作成光盘存档等等。

为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制， 以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。

五、结束语

总而言之，科学技术的飞速发展，社会生产力的迅猛提高，信息化的容量越来越大，资料作为一种信息资源也显得愈来愈为重要。因此，档案管理工作者要树立责任重于泰山的思想意识，把档案安全放在管理工作的首位。档案管理者的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理过程中的基本任务，也是目的。在日常工作中做到档案资料不损坏、不丢失，不出现任何问题，是我们每个档案管理者的责任。通过采取有效防范措施，在构筑档案实体安全与档案信息安全防范体系的同时，做好档案在利用过程中的安全工作，确保档案安全工作有条不紊的安全运行，使档案资料在实际工作中，发挥其不可替代的重要作用。

档案管理意识篇(4)

本文把人事档案工作放在改善发展环境的大背景下来探讨，突出说明了服务在人事档案工作中的重要性，认为服务是人事档案工作的基本职能；存在的问题，认为存在“三个差距”； 以及在人事档案管理中强化服务的问题：提高服务意识，创新服务体制机制，炼好服务本领。

关键词：人事档案管理服务

Abstract: The essence of personnel archives work is the service. This is the need of economic and social development needs, the development of enterprises, is the need for talent development. In this paper, the background of the personnel archives work on improving the environment of development, highlighted the importance of service in personnel archives work, that service is the basic function of the personnel archives work; the problems that exist, "the three gap"; and strengthen the service in one thing: to improve service in Archives management consciousness, mechanism innovation service system, builds up the service ability.

Key words: personnel file management; service

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：

档案管理是人事工作的基础性工作，它不仅具有很强的专业性，更具有很强的服务性。每一个人事档案工作者，都应该站在改善服务环境的高度，切实增强服务意识，完善服务流程，提高服务质量，更好地服务于人事工作，服务经济社会发展。

一、增强服务意识，是经济社会发展的客观需要

人事档案工作有诸多属性，最基本的属性还是服务。以往我们谈人事档案工作，从专业角度谈得多，强调的是“管理”，就是怎么收集、怎么整理、怎么保管、怎么统计等等，就专业谈专业，常常把它的服务属性放在比较次要的位置。其实，在市场经济条件下，人事档案工作的服务属性更加突出。

1、劳动力市场化需要突出服务性。人事档案工作的服务重要对象就是各级各类人才。经过改革开放30多年的发展，人才已经走上了市场化的道路。人才大多数要通过人才市场，寻找就业单位；同时，用人单位又通过人才市场寻觅人才。在这个过程中，各级各类人才的档案通常要保留在人才市场。

人事档案是与当事人的工资、职称评定等切身利益密切相关的。作为人事档案管理部门，如果服务跟不上，就可能影响到当事人自身的发展。从这个意义上说，做好服务，就是对当事人负责，就是“以人为本”。

2、改善发展环境需要突出服务性。“人往高处走，水往低处流”。人才的流动同样如此。尤其是那些高端人才，以及大量的具有较高技能的熟练劳动者，他们不仅追求较高的工资待遇，较好的社会保障，较好的居住条件，还追求较好的工作环境、服务环境乃至社会环境。这些需求的满足，很大程度上需要政府提供完善、优质的公共服务。

人事档案工作就是一个基本的服务环境，如果单纯停留在管理而不是服务跟不上，就很难吸引人才，留住人才。就开发区来说，它具有较强的探索性、超前性的特点，不仅在产业发展上领先一步，而且常常是人才的高地，在经济社会发展中起着先头兵的作用。这一特殊的环境，决定了开发区人事档案做好服务的极端重要性，因为这里是外来人才打交道最多的地方。可以说，人事档案服务工作，是一个地区、一个部门服务环境优劣的直接体现。

3、企业的发展需要突出服务性。企业是市场的主体，也是经济繁荣的重要支撑。在我国的众多企业中，大型企业因其基础好，装备先进，人才充足，生产出来的产品也较有保证。反观中小企业，虽然总量上占据了绝大多数，但是突出的问题是人才缺乏，不仅造成管理落后、产品质量差、原材料等资源浪费，甚至有的铤而走险，生产假冒伪劣产品。

为企业提供人才服务，是人事档案工作的基本职能。人事档案管理部门应该很好发挥自身这种人才资源优势，把人事档案工作与企业人才需求更好地结合起来，不断满足企业的各种人才需求，促进我国中小企业的健康可持续发展。

二、当前人事档案中存在的问题

站在服务的角度看，人事档案工作作为基础的公共服务之一，与经济社会发展对人才的需要，人才本身切身利益的需要以及企业的需要来看，还有许多不相适应的地方。

与经济社会发展的差距。市场经济条件下，人才的流动性十分频繁，这也给档案工作带来了巨大压力。现在许多地方招商引资，上大项目，上高端产业。这些建设，一般来说都伴随着大量的人才引进。还有社会建设、国家机关招录工作人员等，都涉及到人事档案工作。存在的突出问题，就是运转效率低，一个人从一个单位到另一个单位，光办人事手续就要好长时间，甚至是几年的时间。人事档案工作专业性、政策性都很强，但是这并不影响提高认识档案工作效率。在讲究政策性的同时，切实提高办事效率，是人事档案工作需要下功夫解决的问题。

与人才切身利益的差距。人才是一个地方经济社会发展的宝贵财富。一方面要吸引人才，让更多的高端人才实现自身价值，另一方面是留住人才，让人才能够在安心、舒适的环境下愉快工作。问题是，许多地方十分重视吸引人才，下尽了工作，做足了功课，但是却忽略了人才的使用，在留住人才上缺乏诚意，缺乏招数，致使引进来的人才不安心，留不住，这样的例子在实际工作中并不少见。

档案管理意识篇(5)

摘要 随着国内人事制度改革工作的不断深入，人事档案的利用率也迅速提高。加之当今互联网和信息技术应用的普及，计算机管理技术也不断深入各层管理，档案已不仅仅以单一的纸质形式存在，而将会以各种形式的电子文件形成信息化管理。企业人事档案管理人员应准确领会领导意图找准工作方向，强化使命责任意识、主动服务意识、创新发展意识和动态管理意识，全力做好人事档案管理工作。

关键词 人事档案 信息化 管理

一、企业人事档案管理应具备的“四种意识”

（一）使命责任意识

使命责任意识是指档案管理人员从事企业人事档案管理应具有的责任心和使命感这是做好人事档案工作的前提。人事档案管理的特殊性和重要性决定了档案管理人员必须以高度的责任心和强烈的使命感完成日常工作一是深刻理解人事档案对企业员工的重要性，强化档案管理人员的使命感。

（二）主动服务意识

要甘于奉献、甘于寂寞。能够从事干部人事档案管理工作是组织的信任，是组织对个人能力的肯定，一定要沉下心来、静下心去，认真细致地做好每一项材料的收集整理鉴别工作，确保经手的档案材料真实完整。

（三）创新发展意识

人事档案管理要想满足企业提出的不同需求，必须保持创新和发展。档案管理人员应积极适应时代的要求，树立创新发展意识，学习新知识，充实新内容，使用新手段，从而促进人事档案事业的进步。

（四）动态管理意识

在现代企业管理中，由于人力资源配置和使用的流动性更强，员工调进调出的频率更高，职务调整节奏更快，这需要人事档案管理人员必须树立动态管理意识，了解档案收集规律，及时对人事档案进行更新和维护，有力保障企业对人力资源的适时需求。

二、企业人事档案管理中存在的问题

（一）管理制度不完善

人事档案管理不严格，标准不规范，缺乏起码的档案管理制度，如交接手续不严密，重视程度不够等，这样就造成了档案管理工作的责任不明确和管理的混乱等。

（二）效率低

基于各种旧观念的束缚，以往传统的人事档案管理还停留在纸质的档案素材上，依靠手工操作，在档案建立检索时，严重阻碍了操作效率，既费时又费力。

（三）未合理达到资源共享

一般来说，大部分人事档案管理部门还是沿用的手工检索查阅，再加上目前档案管理人员自计算机与互联网知识处在薄弱环节，相对的信息化程度较低.只停留在一些较简单的操作上，而面对信息化的繁杂技术就显得有些力不从心了，研究与开发就更不值得―提了。同时，人事档案信息管理未设有明确的标准加以规制，导致了各科室数据通用性能只低不高，加剧了重复劳动的现象。

三、完善人事档案管理的对策

（一）完善人事档案管理制度是信息化的基础

人事档案信息化管理中，要不断更新原有制度，尤其是那些不能紧跟形势、不能适应新任务的制度，要推陈出新，及时建立相对科学合理的人事档案信心管理制度，确保人事档案管理工作更加规范化。另外，在档案信息的的收集方面，要注意完整性与及时性，并要保证档案信息的查准率，同时，要科学、严谨的对档案进行整理归档，在各个环节实施过程中，严谨防范档案的安全问题，尤其是对档案新天界的内容进行及时、主动的补充、更新。

（二）实现档案数字化

冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，为社会提供高效、优质的服务。利用计算机技术对人事档案进行信息存贮、查找，进而实现网络化管理。

（三）实现信息资源共享

介于人事档案管理的覆盖面较广泛，所接触的管理对象以及服务对象有一定的社会性，导致了人事档案的来源趋向于复杂性。人事档案的利用可谓是无孔不入哦，像是外资、国有企业管理、技术人才的招聘，合格或优秀人才的选拔或职位变迁，以及应届毕业生的就业甚至是国家公务员的考核或任职都与认识档案息息相关。采用现代化管理手段与方式管理人事档案，可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，南单一的途径变为开放式的交流模式。

档案管理意识篇(6)

论文摘要:企业档案信息化是适应企业档案管理发展的必然要求，是一个综合性很强的系统工程。不仅需要企业领导的高度重视，档案管理者也要更新观念，努力探索档案收集整理利用的客观规律。充分运用现代前沿信息技术，发挥人才优势，整合企业内部各方面的力量，把企业档案信息化建设向深广领域推进。

1.企业要从战略发展的高度考虑档案信息化向题

从历史经验来看，档案绝不单单是企业运行情况相关资料的‘储藏室”、“保管箱”，档案替理也不应是流水帐式的简单管理，对于档案的管理理应成为企业运行管理中很重要的一个环节。大多数企业领导已经充分认识到，开发利用档案信息资源是进行科学决策和管理的根本需要，但各企业实际情况不同，如何建设并利用好这样一个管理咨询信息系统，不同企业应灵活处理;全面提高档案利用效率，最大限度地满足企业各部门对档案利用需求，不但需要企业高层领导的高度重视并积极协调，更需要企业领导具备战略的眼光和务实的作风，将档案信息化建设纳入企业信息化总体规划之中，将档案建设纳人企业内部各部门的岗位职责范围之内，有计划、有组织、有安排，做到层层落实，项目清晰，并应当投人甲定资金予以支持。

2.企业档案信息化管理的主要内容

企业档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。其主要内容包括:

(1)档案资源技术信息化。档案资源信息化是档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。其主要内容包括:一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库;二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

(2)档案管理方法科学化。档案借巡匡作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客劝珠见律进行合理的组织计划和控制。白然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外，管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用叨隆手段，以及使用这些手段乃至最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是旁彬势下管理现代化的核心。

(3)管理人员素质酬弋化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。

(4)档案月赂的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现，档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化，非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长，经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。

3．抓住机遇，全面推进企业档案信息化建设

企业档案信息化建设正面临着难得的发展机遇，而且现代信息化技术的发展也提供了十分优越的客观条件，因此，必须统筹谋划，精心实施，在秉承传统工作的基础上，做好以下几点:

(1)建立健全制度，规范档案管理。企业档案部门要把握信息化带来的企业管理的新思维、新模式，树立创新意识，运用先进的技术手段，实现企业档案制度创新。建立健全适应企业信息化环境下的档案管理制度，保证企业档案工作在企业信息化环境下扎实有序发展，完善企业档案的收集范围，及时调整和扩展企业档案信息的接收范围，尤其提男肠些对企业可持续发展具有潜在价值的文字材料;建立电子文件的归档办法，完善企业文件材料的归档制度;建立数字化档案信息管理和利用制度，保障电子档案信息的数据储存及利用的安全。 转贴于

(2)更新观念，多渠道开辟档案信息资源。对企业发展至关重要的档案信息要格外予以重视，适当勿二大档案收集对象和收集范围，不仅要收集与档案关系密切的各种资料，对枚关企业生产经营决策的信息资料也要注意收集。同时，企业档案的收集要充分利用现代通信电子手段，从收集信息的深度和广度两个方面加以拓展，档案保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有直接关系的文件。

要以市场为导向，挖掘各种适销对路的档案信息。如：企业为了定价，就必须知道市场状况;为了制定促销策略，就必须了解产品销售周期性及市场竞争状况;为了发掘新产品，就必须全面了解生产厂家，如此等等。如果档案人员能在这些方面为企业及时提供真实、详细的档案资料(数据、文字、图表等)，就会为企业的正确决策提供有力的支持，其为企业提供的服务就是高级的信息服务。

(3)加强档案人才队伍建设，建设好档案管理工作软环境。社会的发展、科技的进步一方面给档案管理理论、管理模式、档案工作领域和工作手段与工作方法带来强烈冲击，另一方面又对档案管理人员的素质提出新的更高的要求，因此，提高档案管理人员的素质，是加速档案工作利技进步、推动档案事业利学发展的关键。为适应档案管理信息化建设的需要，必须对在岗档案工作人员不断开展多渠道、多形式的岗位培训，让管理档案的专业人员历经时间积累和沉淀的能力，就会让档案为社会各界有效利用，并适应档案信息化建设的要求。

要确立档案信息化建设所需人才队伍建设的标准，明确培养目标和方向，完善档案信息化人才队伍培养的制度与机制，加快档案复合型人才培养，对不合理的岗位设置应及时予以调整，对做出突出贡献的档案管理人员给予表彰奖励;要挑选一批思想政治觉悟高，业务能力强，热爱档案事业，具有一定企业管理业务水平的人员充实到档案队伍中来。

(4)加强理论知识学习，增强责任感和使命感。档案工作者自身要不断提升专业素质，开拓思路，勇于进取，超前介人企业管理流程，全方位参与企业信息化建设，将自身有机融人到信息系统中，使档案工作与五处业设计、生产、施工、管理等工作流程想衔接，以加强对企业各种类型文件材料运行的监控。档案工作者还要积极参与国际质量认证体系的贯标活动，实现文件、档案的制度化、规范化管理，主动配合企业计算机人员，建立和完善企业档案自动化系统。同时还必须积极主动地从各个渠道获取及综合处理各类信息，并编制出有一定水平的综合性、专题性的报告，供企业决策者分析和判断，提高服务水平。

(5)积极推进，尽快实现档案管理数字化。档案管理数字化是一项艰巨而又紧迫的任务。档案工作者不能观望等待，要主动出击。首先，在行文不规范的企业中，尽快完善文件制度，为各种机读档案目录的建立及管理软件的编制做准备;其次，根据企业馆藏特点，结合行业通用标准，及时编制出索引工具，以实现档案的自动化检索功能。

档案是历史的原始记录，是人类社会的真实记忆。历史的延续和社会的发展都在档案中留下最可靠的印记和乡彭变。时间越久远，档案的历史价值就越发突出，档案也越显珍贵。对于酬统档案数字化过程的加速，也是刘这些传统的有效保留和传承。

档案管理意识篇(7)

一、档案

（一）什么是档案

《中华人民共和国档案法》第二条规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

从这个定义我们可以看到，档案来源非常广泛，包括官方、非官方、单位组织、家庭个人都是档案的形成者；档案内容十分丰富，包含了生产、工作、生活等一切社会活动；档案载体不断进步，古代有甲骨、竹简，近代有纸质，现代有音牒、光盘；档案作用其价无比，它在经济发展、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

（二）档案有哪些种类

按档案的内容性质可划分为文书档案、科技档案和专门档案，或者可划分为党政档案、科技档案、会计档案、诉讼档案、审计档案、工商企业登记档案、商标档案、新闻档案、艺术档案、国土档案、房产档案、婚姻档案、气象档案、人事档案等等。

二、档案工作

档案工作的内容有广义和狭义之分，从广义上讲，档案工作包括了档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案理论工作、档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事工作。从狭义上讲，档案工作有档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用等环节的工作。这里主要讲四个环节的工作。

（一）档案收集要全面

凡是反映本单位职能活动的各种载体的文件材料都要收集齐全。一个单位所归档的文件材料要能够全面地、真实地反映本单位的基本历史面貌和工作情况。要实行文书档案、会计档案、专门档案集中统一管理。就一个事件、一项工作、一次会议、一个产品、一项工程、一个科研课题而言，要把不同形式、不同价值、不同载体的文件材料收集拢来，不仅要收集红头文件，还要收集非红头文件；不仅要收集正本，还要收集底稿、附件；不仅要收集文字材料，还要收集图纸、图表；不仅要收集纸质档案，还要收集录音、录像、光盘、实物、标本等非纸张载体的材料。

具体收集文件材料的范围如下：

1.上级机关的文件材料：上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料；上级颁发的属于本级机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；上级领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；代上级机关草拟的并被采用的文件的最后草稿和印本；上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。

2.本机关的文件材料：本级召开的代表大会、工作会议、专业会议等的全套会议材料，以及各种声像材料；本机关党委（党组）、行政领导会议记录、纪要；本机关颁发的（包括转发的及与其他机关联合颁发的）各种文件的签发稿、印制稿；本机关的请示（批复）与上级机关的批复（下级的请示）文件；本机关及其内部机构形成的工作计划、总结、报告；反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本机关形成的调研报告、典型事迹材料；本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等材料；内容重要的来信来访记录、摘要单、调查处理报告等；机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；本机关有关区域变化、地界、水利纠纷、土地征用以及建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；本机关合并、撤销、更名、启用印信及其组织、人事（包括任免、奖惩、录用、调资、调动介绍信、离退休、抚恤等及各种人员名册、报表）文件材料；本机关制定的规章制度，编写的历史沿革、大事记、简报、年鉴，重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册，本机关与有关机关签定的各种合同、协议书等文件材料；各种普查工作中形成的文件材料。

3.下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、预、决算等文件；直属单位报送的重要科技文件材料。

（二）档案整理要规范

档案整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

各类档案要分别按照不同的整理方法进行整理。文书档案按照《归档文件整理规则》、会计档案按照《会计档案管理办法》、照片档案按照《照片档案管理规范》、各行各业的专门档案均按照上级行业主管部门和档案局印发的档案管理办法进行系统整理归档。

（三）档案保管要安全

档案的安全尤为重要，因为如果档案一旦受损，造成的危害往往是无法用钱财进行弥补的。因此，要改善档案的保管保护条件，做到“十防”：即防火、防盗、防水、防光、防尘、防虫、防鼠、防霉、防高温高湿、防有害气体。具体地讲，一要选择好档案库房，要选一栋楼房的中间层次和中间位置，安装铁门铁窗；二要购置必要设备，如质量好的柜子，温湿度计、去湿机、空调等；三要经常检查，有无安全隐患，及时发现隐患及时解决问题。

三、档案保护技术

档案的寿命是有限的，不管多么重要、珍贵的档案，它的内容都是通过一定的物质材料书写、记录而体现出来的。由于世界上的一切物质都处在永不停息的运动之中，虽然从宇宙整体来说，物质是不变的，但对于具体的物质材料来说，是会变化乃至消亡的，因此，档案制成材料的老化、褪变，最终损毁，是不可避免的自然规律。档案的保护技术，就要求我们最大限度地延长档案的寿命，为子孙后代服务。

（一）档案制成材料要耐久

档案制成材料包括纸张、墨水、光盘、照片等等，我们均在市场上购买，它的耐久性也有专门机构研究。我们所要做的是用耐久性好的材料，如存档的文件材料要用碳素墨水、蓝黑墨水，不用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写材料。因为纯蓝墨水和红墨水、圆珠笔，它们的色素均为有机染料，水溶性好，颜色鲜艳，但不耐光、不耐热，耐水性低，字迹容易褪色；铅笔的主要原料是石墨和粘土，虽然耐光，但不耐磨，很容易被磨擦掉。

（二）档案保护条件要改善

1987年8月29日国家档案局的《档案库房技术管理暂行规定》提出的档案库房温度标准是14-24℃，相对湿度为45-60%，因为空气潮湿会加速档案纸张中纤维素水解，使耐水性差的字迹洇化扩散，并加剧有害气体、灰尘等不利因素对档案的破坏，潮湿还有利于档案害虫和霉菌的生长、繁殖。高温会加速各种有害杂质对档案的破坏，如加速纸张水解、氧化，使档案制成材料强度下降，不利于档案保管，因此，必须要添置必要的设备，改善档案的保护条件，做好“十防”要求。