档案专项管理篇(1)

【关键词】水专项档案；管理

水体污染控制与治理科技重大专项是《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006-2020）》16个重大专项之一，是建国以来投资最大的水污染治理重大科技项目。水专项旨在研究重要流域水生态环境、污染控制和治理，突破和开发安全饮用水技术，建立适合我国国情的水体监测、控制和水环境质量改善技术体系。水专项档案管理工作是水专项工作的重要组成部分，是国家的重要科技资源和宝贵资产，必须加强水专项档案工作的规范化管理。

一、水专项档案的归档范围

（一）综合材料。重要文件、领导的重要讲话记录（录音）、会议纪要（记录）、工作简报、工作动态、通知报告、大事记、出版刊物、影像资料等。

（二）实施方案编制阶段。项目（课题）实施方案、编制组名单、编制说明等。

（三）实施方案论证阶段。论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。

（四）组织实施阶段。阶段实施计划和年度计划，专项项目（课题）指南，招投标文，评审、评估报告及专家意见，任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录，综合材料，数据整理材料，样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结，专项及项目（课题）执行情况、年度报告，专项及项目（课题）调整申请及批复，专项工作报告等。

（五）评估验收阶段。研究报告，研制报告，记述报告，论文专著报告，专利文件，检测鉴定报告，评估报告，专家意见，审计报告，验收全套材料（专家名单、会议记录、验收意见），成果推广应用报告，成果登记表，专项总结报告等。

（六）其他需要归档的重要材料。如报刊材料、获奖证书、会计档案、实物档案、照片档案等。

二、建立水专项档案工作管理网络

水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。项目、课题和子课题承担单位应建立档案管理网络，明确水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，切实加强领导的重视和管理力度。为加强水专项档案管理工作，调动专职档案员积极性，专职档案员应成为水专项课题组成员，负责水专项档案管理工作。

三、加强档案宣传、教育、培训工作，加大监管力度

水专项课题在立项及实施过程中，水专项主管部门应对课题和子课题承担单位档案管理人员开展宣传、培训、交流工作。加强各级领导重视，增强水专项课题相关人员档案意识，调动各承担单位参与档案管理工作的积极性。专（兼）档案员通过培训、交流，开拓视野，增长业务知识，汲取先进经验，为保证水专项档案管理工作有序地开展提供指导和帮助。

水专项工作在实施过程中，上级主管部门应组织档案管理领导小组，对课题和子课题承担单位进行不定期巡检，开展监督、检查、指导档案工作。通过上下互动管理机制，有效地保证水专项档案的规范化管理。

四、加强档案工作全过程跟踪管理，确保档案质量

前期指导。水专项工作量大，时间跨度长，课题涉及多领域、多学科、多部门。档案工作与课题实施工作应同步进行管理。专职档案管理员必须提前介入前期档案管理，制定归档制度、归档范围、归档要求和归档计划，要求课题及子课题承担单位按照统一的标准、要求归档，确保档案的规范化管理。水专项课题组应指派兼职档案负责课题的收集、整理工作。

中期检查。在水专项课题实施过程中，专职档案员应积极参与水专项工作中去，了解和掌握水专项课题进展情况，跟踪检查课题实施过程中文件材料形成、收集情况，将“事后收集”变为“事前知晓”和“事中监控”。注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性、真实性和有效性。针对检查中存在的问题应通知课题负责人及时修改、补充、完善，确保水专项档案的案卷质量。

参与验收。水专项验收工作包括财务验收、档案验收和课题验收。其中档案验收是档案管理规范化的关键。水专项管理部门应组织专家先期进行档案的验收，没有完整、真实、准确、系统的科研档案材料，不予验收。专（兼）职档案员应参加水专项的各项验收工作。通过验收工作，查找档案工作方面存在问题和不足，积极进行整改，进一步提高档案工作管理水平。

审核鉴定。课题结题后，课题负责人要将课题和子课题全部文件材料原件送交档案室。专职档案员根据科技档案的归档要求对课题的文件材料原件进行审核鉴定后，专职档案员协助兼职档案员将文件材料进行认真分类、整理、立卷后，移交档案室集中统一管理。档案室在接收实体档案的同时，应同步接收电子档案。

文件材料在整理、立卷过程中，应注意如下问题：一是归档文件材料必须是原件，若为复印件需加盖公章。二是子课题提供的文件材料需认真收集、整理归档。文件材料需加盖公章归档，如实施方案、技术报告、财务审计等材料。三是在财务验收工作未通过时，课题承担单位会对课题相关内容进行修改、调整，如：课题实施方案、经费预算、财务审计等材料，兼职档案员在归档时应将课题形成的所有修改前、修改后的文件材料归档。四是课题验收时，提供给专家审阅的课题汇编材料可作为资料归档。五是重要文件材料需多套归档，如技术报告、调查报告、提供给专家审核的课题汇编材料等。六是开展数字化扫描工作，做好电子档案的归档工作。七是加强会计档案、照片档案、实物档案的收集、整理、归档工作。八是所有归档的文件材料与上报水专项管理部门的文件材料内容要求一致。

五、加强档案保管，做好档案利用工作

为了保管好水专项档案，根据《实施科技重大专项的保密规定》，水专项相关部门要制定档案保密制度、档案借阅制度，保证水专项档案在借阅过程中的保密与安全。凡借阅水专项档案，需经单位主管领导审批，并做好签字登记工作。凡重要的档案资料一般不得提供原件。借阅档案一般只借阅课题汇编材料。

水专项工作是民生工作，水专项档案具有重要的作用和社会价值。项目、课题与子课题相关单位要高度重视档案工作，要从管理机制、组织建设、制度建设、过程管理等细节方面进行全方面控制、管理，切实有效地保证档案工作的规范化管理，更好地为政府决策、为国家水污染治理工作提供服务。

【参考文献】

[1]林芳美.关于做好云南省地震行业科研专项档案管理工作的思考[J].国际地震动态，2015（1）.

[2]谢俊雪，郑书宏，张玉兰等.加强专项档案管理确保归档材料规范准确完整提高档案质量及利用率[J].河北农业科学，2012（3）.

档案专项管理篇(2)

一、事业单位财务专项资金档案管理的意义

财务专项资金档案管理的重要意义主要体现于四个方面：一是响应了国家法律的号召，严格贯彻执行《档案法》、《会计档案管理办法》及《会计法》等，这对国家相关单位提升依法治档水平具有重要意义;二是有效的提升了事业单位工作效率，在经济新形势下，单位资金管理逐渐呈现出复杂化、多维化的特征，且网络经济的渗透使得传统简明化的档案管理办法逐渐在子系统与细节处理方面呈现出一系列问题;三是益于单位管理者更准确、快速的做出决策，清晰、如实的归档可以使得管理者快速获得决策的一手资料，更益于财务计划制定、预算编制、财务问题提炼、纠正等;四是档案管理的细分化、信息化、严格化更便于各部门工作人员快捷的查找历史资料，获取有效信息。因此，无论从国家政策层面，还是单位内部利益层面，档案管理均具有深远意义。

二、事业单位财务专项资金档案管理现状

(一)档案管理传统化

互联网经济下，档案管理也需要实现网络化。但目前许多事业单位尚未实现档案管理现代化模式，未能与数字化信息技术相接轨。这种传统化主要表现为系统信息化和财务人员信息化两方面：一是档案管理方式过于陈旧，个别单位仍然沿用上世纪90年代的手工记账、整理、归档方式，且仍采用纸质档案形式，这样既不安全，又占用库存成本，部分单位虽然采用微机操作，但缺少输出设备;二是档案管理人员老化，信息技术要求单位人员必须具有现代网络技术操作能力，而当前的事业单位档案管理通常是准退休人员，这在一定程度上导致单位难以实现财务人员信息化。

(二)监管片面化

监管是单位防范档案管理风险最直接、有效的手段之一。但事业单位当下呈现出三方面不足：一是监管设备落后，在大数据智能时代仍然采用手工签字的事后监管方式，显然已经落后于部分违规手段;二是违规代价小，公款私存现象近几年虽然加大了惩罚力度，但仍局限于任中监管，未延伸至任后;三是监管主体只是财务部门或审计部门，难以形成监管的长效化、常态化，甚至财务部门或审计部门被操作后，监管不能起到任何作用。

(三)专项资金使用不规范

事业单位中有两种专项资金使用不规范现象：一是白条抵库现象，这就使得财务账面金额大于实际库存现金，在一定程度上导致账实不符，难以入档，尤其此类现象发生在跨会计年度期间，档案管理更加复杂;二是公款私存现象，主要表现为专款挪为私用和专款挪为其他项目用，这直接导致会计档案账证、账实、账账均不一致，甚至出现跨项目入账，使得档案管理难度呈现几何级增加。

三、规范和加强事业单位财务专项资金的档案管理策略

(一)搭建与维护信息管理平台

信息系统平台搭建主要着手于财务人员信息化和业务处理信息化两方面。首先，单位必须招聘年轻财务人员，实现新老交替，强化财务人员网络意识、法律意识、责任意识;部门领导必须重视档案交接、保存、销毁环节，严格把控管理信息系统登录权限，同时必须保障电子账簿与纸质账簿双管齐下，这益于保障档案安全;定期培训单位老员工，加大继续教育力度，强化档案管理服务能力和信息应用能力，专业上鼓励老员工带新员工，信息系统操作上鼓励新员工带老员工。其次，单位必须加大信息技术投入，加快实现单位内部各部门间的信息共享、线上信息传递、实时获取信息，增强电子档案、电子账簿在部门内部的传递、使用频率;强化内部信息技术风险防范意识，组织开展部门信息科技治理、信息科技风险管理、信息安全、信息系统开发以及测试和维护、信息科技运行、信息科技外包等方面内部控制，建立健全风险状况的防范机制。

(二)创新监管机制

档案管理的规范与强化需要借助监管机制的创新，这主要体现于三种机制创新：一是科技监管机制创新，积极拓展和提高计算机在档案管理监管领域的应用和使用层次，搭建业务数据平台，实现会计、稽核信息系统与档案管理信息系统之间的数据传输与对接，促进各类业务数据的共享与监测，加快监管信息系统建设，完善业务分类监管模型，通过数据+模型分析的数据化监管模式，查找线索、确定重点、精确范围，实现实时监控、动态监控。

二是联动监管机制创新，实施重大项目联动监管机制，在部门间充分实现横向、纵向的协调配合，共享监督成果，一方面建立检查联动机制，强化档案管理、会计、审计等各部门间的沟通交流，有效整合各自资源优势，共同参与项目检查，形成监督合力;另一方面建立监管与业务部门间检查成果的相互反馈机制，实现有效的互补。

三是违规机制创新，以经济审计为切入点，推进监督全覆盖。积极稳步推进经济责任审计工作，使经济责任审计从离任审计向任中审计，从事后监督向事中、事前监督的转变，实现审计监督的常态化、长效化，促进部门领导主动作为、有效作为。一方面单位必须建章立制，夯实基础，另一方面要把握重点，有的放矢。以档案流程设计为主线，突出重点机构，以风险为导向，突出重要环节，对不同部门归档时间、准确性、分类有效性配以相应的评价标准，强化违规机制的目的性和针对性。

(三)建立健全档案管理及其相关工作领域制度

档案管理制度的强化和规范涉及的不仅仅是档案管理部门，它还涉及到各类业务部门。因此，必须建立健全相关部门的管理制度。主要着手于以下三方面：一是专项资金管理制度，建立专项资金反馈制度，有结余或未投入项目的专项资金必须上交，将专项资金用于固定资产购置、工程项目改造等，必须统一按照单位会计制度进行核算、核销;二是积极落实《档案管理办法》，设计档案归档流程，会计等相关部门自觉对信息分类，严格记录档案查询、入档、销毁等环节，且一切记录均要按照单位制度进行备份;三是规范档案管理程序，档案管理的移交、存档、销毁等必须在部门领导监督下进行，如果存在只交接内容、没有明确义务与责任的情况，则要对监督领导、交接人员一并处罚。

档案专项管理篇(3)

1、对工程项目文书档案管理重视程度不够。主要表现在：作为业主单位，重项目建设质量和成本，而对项目建设中的档案管理和文件资料的收集归档往往不予重视，忽略档案记录数据资料对工程质量的阶段反应的功能和对日后使用维护的重要性。作为建设单位，存有应付心理。上应付政府及各管理部门，下应付业主，在项目档案收集、记录、整理上能省则省，不行再补。作为监理单位，则随业主要求去做，业主严则严，松则松，能省则省，过关为原则。

2、工程项目文书档案管理缺乏规章制度和规范程序。文件收集存在随意性、整理不到位、不规范、保存不重视，随意乱放。整体档案管理没有制度遵守，缺乏程序可循，导致文件收集不全，丢失严重，档案作用得不到发挥。

3、工程项目文书档案管理质量不高，个别文书真实性受质疑。由于业主单位要求不严，施工单位缺乏专职档案管理人员或管理人员业务素质低，在档案管理方面存在应付思想等原因，导致存在档案事后补填，仿照同类工程仿造等现象，造成档案质量不符合要求，与工程实际不符。更有甚者，为了项目审批，造假现象不无存在，造成档案的真实性受到质疑，给工程建设和日后使用维护带来无限隐患。

4、工程项目文书档案保存不符合规范要求。尽管业主单位建有档案室，但由于工程施工不是单位的主业，因而工程项目文书档案也就没有成为档案管理的重点，档案管理人员缺乏工程项目专业知识，因此工程项目文书档案管理不能符合规范要求也就成为自然。施工单位对档案管理的重点是关系到自身责任利益的部分，而对全面的建设施工档案规范管理没有积极性。以上原因导致工程项目文书档案保存不全面不规范。特别是对于影像、光盘等信息化档案，没有配备专业设备去保存，往往造成损坏和缺失。

二、规范工程项目文书档案管理的措施

建立工程项目文书档案，规范工程项目档案管理，以此实现对工程项目的规范管理，通过预算计划和工程进度记录档案实现对项目的资金管理；通过监理记录、物资采购合同，实现对项目的质量管理等。这一切的前提是建立规范的工程项目文书档案，并根据工程项目文书档案的特性和存在的问题，提出改进、完善措施，规范工程项目文书档案管理。

1、提高认识，健全队伍，完善各级文控体系。提高认识，重点是提高业主和施工单位领导的认识，把工程项目文书档案当作百年大计去抓，投入资金，完善档案仓储设施、设备，落实专兼职档案管理人员，建立各级文件管控体系，健全管理制度，理顺工程项目文书档案管理程序，做到文件收集与项目进程同步，传递及时准确，数据真实清楚、科学有据。使每个工程档案都成为完整的历史，体现其独特历史背景和不同的文化理念。成为推动建设文明发展的载体。

2、提高档案质量，完善仓储设施。提高工程项目文书档案质量体现在文书档案的科学性、准确性、真实性、完整性和规范化方面。各级专兼职档案管理员要按照建筑档案管理规范和单位管理制度，认真做好文书档案收集、整理、归档、仓储工作。特别是业主单位的档案管理员，要与施工单位、监理单位以及政府各有关管理部门保持沟通联系，及时收集有关资料，监督各有关部门的文件数据的真实性和准确性，为项目档案负全责，为单位项目管理提供详实准确的档案依据。提高档案仓储质量，按照不同的档案载体，采取不同的特殊的仓储办法，如电子档案的防磁化，建设蓝图防褪色等，配备应有的防护设备，保证档案仓储期限和质量。

3、运用科学手段，实现工程项目文书档案管理现代化。档案管理现代化，就是利用计算机办公系统和网络系统，实现档案管理的电子化和网络化。一是利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷的特性，将纸质档案的目录、编号输入计算机；将电子档案、数字音像档案内容输入计算机，建立文书档案数据库。二是利用计算机办公系统，实现各种档案的快速准确查找、調阅。三是利用网络系统实现档案室与各有关单位的文件传输，做到快速收集、快速借阅。四是利用电子安全、室温、火险监控设备，实现档案室安防自动管理。

档案专项管理篇(4)

思想观念的转变、档案意识的提高是做好项目档案工作的前提。长期以来，档案管理被视为项目管理的附属，甚至可有可无。全员档案意识不强导致项目档案工作长期处于被动局面，造成项目档案归档不及时、不齐全等问题，导致项目后续运行维护、技术改造等工作缺乏足够的文件支撑，影响到电网工程建设的顺利推进，这些问题引起了公司上下各方面的重视。因此，广东电网公司首先在观念上进行了转变。一是领导观念转变。公司分管基建工作的领导高度重视档案管理工作，提出将“归档齐全”作为电网建设项目验收的必要条件之一。2012年“登高”工作启动后，领导提出将档案管理作为工程建设管理的一项重要内容长抓不懈，先后在多个场合提出要加强工程项目档案管理，并到工程建设现场指导项目档案工作，还通过召开项目档案专项工作会议，让档案管理人员宣讲项目档案管理的重要性和管理方法。广东电网公司上级主管单位南方电网公司领导也对公司项目档案管理工作给予了高度肯定和积极指导。领导观念的转变为公司项目档案工作开展赋予了极大的主动权。二是职能部门和参建单位的观念转变。为切实转变固有的思维观念，公司将项目档案管理纳入了各部门、参建单位的绩效考核指标，明确了项目主管部门、业主项目部对项目档案管理的主体责任，项目主管部门主动承担起档案管理总指挥的职责，充分发挥其项目管控能力和对参建各方的指挥协调作用。同时，通过将项目文件归档质量纳入项目总承包、设计、施工、监理等单位的工作职责和考核指标，各参建单位档案管理的积极性和主动性也得到极大提高。

健全机制

由于公司项目管理部门与档案管理部门长期以来沟通协作不到位，档案管理部门未能有效介入项目管理前端，项目文件材料往往直到项目竣工投产后才开始收集和整理，致使文件归档和移交迟滞，归档质量也缺乏保障，甚至出现参建单位完成工程结算后即离场，留下大量文件无人整理归档等现象。对此，广东电网公司主要以“三个机制”为抓手加强前端控制：一是沟通机制。建立项目主管部门、计划部门和档案部门的沟通联动机制，共享项目建设计划，保证档案部门及时掌握项目建设进度。二是交底机制。建立项目档案“三级交底”机制，将项目档案管理和归档移交要求在工程开工前及时宣贯给项目主管部门、业主项目部、各参建单位和各层级档案管理人员。三是检查机制。建立中间检查和归档审查机制，通过中间检查加强项目文件过程管理，通过归档审查在项目竣工投产前和档案移交前对项目档案进行整体审查，及时发现整理质量问题并限期整改。由此，项目档案由末端的被动收集转变为前端的主动监控，传统单一的档案验收转变为档案交底、中间检查、归档审查和档案验收组成的全过程管理。

完善架构

电网建设项目持续周期长，项目档案数量大、专业性强，对档案管理人员的专业素质和稳定性要求极高。而公司项目档案管理人员往往身兼多职，缺乏档案专业素养；施工单位档案管理人员流动性大，档案工作队伍不稳定，严重影响项目档案管理成效。为此，广东电网公司逐步完善架构：一是强化管理责任制，逐步完善各部门共同参与的档案管理组织机构，规定项目经理、总监为项目档案管理的负责人，对档案管理工作直接负责。二是明确要求在各级基建业主项目部设立专职文档信息管理员，负责项目文件材料归档和整理工作，要求建设单位、参建单位各档案管理人员定期参加档案行政管理部门组织的专业培训，严把持证上岗关。三是积极引进各层次档案专业人才，提高档案管理人员的综合素养，项目档案管理的专业性得到了明显提升。统一标准电网建设领域长期缺乏国家或行业层面权威的档案管理标准和规范，档案的分类、组卷和编号等基础整理要求分散在各类新旧标准规范中。广东电网公司也一直缺乏一套统一的管理办法和业务指引。项目档案管理长期以来面临标准不一、管理随意的困境。为统一标准、细化指引，公司组织系统内业务专家，编制了“一册一表”。一是根据电网建设项目管理特点和项目文件的内容特征，编制了《基建项目档案归档整理作业指引手册》，明确了项目文件管理前期准备、中间检查、归档审查、移交归档和验收五大环节，并对各环节的重点工作步骤、负责部门（单位）、时间节点和备查资料提供了详细指引，明确了项目建设每一阶段的档案管理要求和目标。二是编制了《基建工程档案收集进度表》，详细规定了工程建设各个阶段应产生的文件材料及归档时间、责任者、格式、份数等要求，有效促进了项目文件收集与项目建设的同步进行。三是明确要求将各部门和岗位的档案管理职责、要求等制度规定上墙宣贯并定期对照检查。为加强档案专项验收，公司还与广东省档案局联合印发了《广东电网建设项目档案验收工作规范（试行）》，成为全省首个与政府联合印发的档案行业规范。“一册一表一规范”的出台，使公司项目档案管理实现了由随意到规范的转变。

强化考核

档案专项管理篇(5)

关键词：重点建设项目；档案管理；思考

中图分类号： G271 文献标识码： A

1、重点建设项目及其档案的主要特点

1.1、重点建设项目的主要特点

一般来说，重点建设项目是指列入企业发展规划，取得企业计划、财政等管理部门批准、计划重点投资的工程。这类工程的特征如下：一是规模大，且多以企业投资为主。

二是工期长，工期要求准确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点建设项目要求在某个具体的重大事件或重大节口前需完工。

三是参建单位多，涉及专业广。以油库建设工程为例，就包含储运、工艺、设备、电气、自控、给排水等。

四是备受重视与关注。重点建设项目的建设在一定时期内对于提升企业形象，完善市场布局，推动当地经济发展具有十分重要的现实意义。

1.2、重点建设项目档案的特点

重点建设项目档案是一条重要的信息链，贯穿建设项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测、设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映。其具有以下几个特点：

一是档案数量多、保存价值高。一般的重点建设项目规模大，形成的档案数量多。而重点建设项目在建设过程中，采用的先进工艺，技术含量高，组织管理周密，使得档案具有较高的利用价值，它不仅对工程现阶段及将来的管理和利用有重要意义，而且对其他地区兴建相同类型的建设项目，具有很大的参考价值。

二是涉及工作面广。它从形成、积累、整理、审核到移交，需要建设、监理、施工等所有参建单位共同完成，而不是建设单位或者施工单位单方面能够完成，只有协调配合，才能保证档案资料的完整、准确、系统。

三是形成时间长。重点建设项目建设工期长，在建设过程中，各种文件材料的形成、积累、归档的时间也相应较长。

四是门类繁多，涉及的学科和专业技术面广。涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、消防、建设施工、设备、安装等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。

2、当前重点建设项目档案管理存在的主要问题

2.1、当前，不少重点建设项目参建单位对工程建设的进度、质量、安全生产和资金调度等问题非常注重，对工程档案管理缺乏应有的重视，在项目建设过程中重建设、轻档案，待到建设工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收，致使建设项目档案的完整性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到日后该建设项目档案的利用。此外，重点建设项目档案管理机制不完善。一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象；二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度的不健全，造成档案资料管理不连续的现象；三是档案管理制度不健全，有些建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，但在施工过程中对档案资料提供利用管理不严格，存在借阅档案不登记，随用随拿，用后又不及时归还，造成档案资料损坏遗失的现象。

2.2、档案人员业务水平不高，档案质量不符合归档要求

不少重点建设项目在建设期间都是由抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，工程完工，“指挥部”解散，管理权限移交。因此，在重点项目建设中，不配备专职档案员，更谈不上专业档案员了，档案管理人员一般临时抽调又不固定，且身兼数职，精力有限，没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，造成建设项目资料的收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不完整，档案载体只有纸质资料，缺少电子、声像资料等问题。这些现象不仅直接影响了建设项目档案归档质量，而且导致重点建设项目档案不能真实地反映现状，给日后的利用带来困难。

2.3、档案管理经费投入不足，保管条件较差

受重点建设项目建设时间紧、参建单位多、管理复杂、机构临时性等特点的影响，一些重点建设项目建设单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在办公桌上，甚至堆放在地上；也有部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室，或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因为工程资金紧张，能省则省，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。

3、加强重点建设项目档案管理的建议

重点建设项目是一项系统工程，它的建设与投入使用，对于本企业发展具有深远的意义。做好重点建设项目档案的管理，不仅是档案工作者义不容辞的责任，而且是全社会的历史责任。

3.1、加强领导，健全制度，明确责任，规范管理

建设单位在工程建设过程中，首先要加强领导。根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配备既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现重点建设项目档案的规范化管理。其次是健全制度。通过规章制度的制定，将责任明确，各负其责，规范管理。

3.2、加强业务培训与指导，实施同步跟踪管理

企业档案管理部门要主动与规划计划、工程建设等职能部门加强联系，及时了解和掌握重点建设项目立项、施工建设情况。在获得重点建设项目计划安排信息后要主动介入，与建设单位或“工程指挥部”取得联系，从工程开工前到工程竣工验收全过程跟踪培训、指导，随时了解工程进度及档案资料的形成情况，实行重建设项目各阶段档案规范化、标准化的有序管理，提高重点建设项目档案的归档率。

3.3、加强监督检查，确保重点项目档案及时归档

重点建设项目档案管理机构要以国家和省、市或企业有关档案管理的法规及规章制度为依据，进一步规范重点建设项目档案的管理，不断提高重点建设项目档案归档率，加强重点建设项目档案管理情况监督和检查，如果档案专项验收未完成，项目尚不能竣工验收。

总之，重点建设项目档案资料十分珍贵，它是工程建设的真实记录，是全面鉴定工程质量查明事故原因、追究事故责任的重要依据，是各单位档案的重要组成部分。

参考文献

[1]张艳.加强重点建设项目档案管理 提高重点建设项目档案归档率[J].城建档案,2013,09:35-38.

[2]王恒.重点建设项目档案管理之我见[J].城建档案,2013,09:42-43.

[3]林纪华.重点建设项目档案管理工作初探[J].福建工程学院学报,2011,02:202-204.

[4]曾淑珍.重点建设项目的档案管理[J].城建档案,2008,07:48-50.

档案专项管理篇(6)

【关键词】总承包；档案管理；问题；措施

近年来，总承包单位围绕着建立国际工程公司战略目标，不断开拓工程总承包市场，在工程总承包项目管理上积累了丰富经验。但是，工程总承包档案管理却普遍严重滞后，严重影响总承包项目的收款工作及业务快速发展。然而，电力工程档案是评价质量的信用依据，对工程质量起着监督和验证作用，是电力企业信息资源的重要部分。《国家重大建设项目档案验收办法》提出未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。而且，业主及上级主管单位在工程达标投产考核时对工程档案验收极为重视，工程档案管理验收不合格，工程就不能达标。同时，《火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/T241-2012》明确规定对申报优质工程的火电建设项目，应在档案专项验收合格，且按DL/T5210的规定通过程质量整体评价（含档案整体评价）后才能申报，可，项目档案管理是工程创优的必备条件之一。因此，实行工程总承包的建设项目，工程档案管理是总承包项目管理的重要工作，要想向业主单位交把“金钥匙”，就必须重视工程档案管理。

一、电力工程总承包档案管理的特点

电力工程总承包的档案形成的渠道多，牵涉面广、专业性比较强，参建单位比较多，不同地区、不同行业、不同性质的单位都有可能，同时，在实际工作中，电力行业档案标准与其他行业档案标准有些规定会存在差异，来自不同行业的参建单位档案人员对电力档案见解不同，众说纷纭，经常为执行哪个标准而争论不休。因此，总承包档案管理过程中，除了深入了解本身电力行业的标准，还要必须了解与之有关联的行业或专业的标准，同时要组织，协调沟通，指导各参建方的档案管理工作，保证整个总承包项目的档案管理工作有序开展。

二、 电力工程总承包档案管理存在问题

对于在建的总承包项目和已竣工的工程档案管理，根据各项目部反映的问题，结合档案管理实际工作综合分析，主要存在以下问题：

1.重建设，轻档案管理。很多参建单位对档案管理重要性认识不足，在工程合同中对档案管理的条款很少，甚至是没有，往往只是抓工程质量和进度，忽视档案管理工作，而是等工程快到竣工时，才知道工程档案要验收，导致后期因资料移交问题，与建设单位出现了很多扯皮问题，从而影响了工程收款的工作。

2.工程总承包项目档案管理基本是个空白，档案意识薄弱。往往认为档案人员工作只不过是一些收发文的文职工作而已，项目部临时聘用没有工程档案专业知识，对工程项目管理管理一窍不通的资料员。然而，总承包项目工程周期长，专业性较强，文件种类繁多，内容繁杂，数量较多，如果没有专业的档案管理人员，很难将档案收集，管理好。或者有些总承包项目，没有设专责档案管理人员，往往一人兼任多职，疲于应付日常事务，没有过多的精力和时间投入档案工作，忽略了项目前期阶段的资料收集，导致文件资料严重丢失，等到项目快到完工时，才投入人力、物力搞突击，造成移交档案质量差，准确性，真实性、完整性达不到规范要求。

3.在现场施工高峰期，技术人员忙于现场施工进度质量管理，同时要兼顾堆积如山的项目文件的审查签字，面对如此繁重的工作负荷，再加上对档案工作不重视，技术人员往往就把档案质量把关忽略，而档案部门人员只能被动接收项目资料，即交什么就收什么。直到项目竣工文件移交验收时，才发现档案存在技术专业质量问题，但此时，大部分技术人员已经调离项目，而档案人员却无从下手，导致项目档案最后无法移交验收。

三、总承包项目档案管理的基本要点

（一） 项目前期准备及策划

1.把档案工作纳入合同管理制。在项目立项开始，档案人员要提前介入，参与项目各阶段合同谈判。在合同中要对项目文件的收集内容、整理、移交责任和竣工档案的执行标准，套数、时间和违约责任，是否向城建馆移交等提出明确要求，从合同条款约束参建各方，保证项目档案的完整、准确、系统性。

2.明确档案管理职责分工，采取经济考核制度约束。根据总承包项目管理实际情况，建立项目档案管理网络，明确项目部、各分包商等的职责。分包商单位应按照职责要求，把档案管理纳入工程负责人和有关部门责任制，把项目文件管理作为工程建设工作中重要一项，以保证档案管理工作与工程建设同步。另外，由于项目建设周期长，人员流动性大，很多项目技术人员在过程中就没有重视档案，等到项目文件移交时才发现档案存在技术质量问题，造成了项目文件无法移交。因此，在项目实施过程中，应把档案管理工作与经济考核挂钩，进行考核约束项目部每位成员及分包商。

3.设立文档专人专责，唯一接口。保证文件的归口统一性。总承包项目内部各部门、以及与项目参建单位各方的文件流转接口，要建立唯一接口档案网络体系。总承包项目部设立文控中心，作为本项目资料归口负责管理部门，配专职文档管理人员负责项目文件资料的分类、登记、编号与发放，整理及归档等，确保文件流转高效、版本可控，归口统一。

4.制定统一标准化。在项目开工时，总承包单位应及时与业主单位，监理单位，分包单位，共同沟通协调，把项目文件的编制标准（使用表式，文件编号、项目名称，各参建单位名称等）、质量要求，原件份数，竣工文件整理组卷标准、以及各参建方档案责任等相关事宜，以书面形式明确下来。同时，加强档案规范标准的宣贯，增强项目成员档案意识。在制定标准时，应由档案人员与专业技术人员共同结合完成，档案部分由档案人员负责，专业部分由专业技术人员提供，通过档案管理与专业技术相融合，确保标准内容全面、系统性和可操作性。

（二） 加强项目管理实施过程管控

1.加强项目过程中文件的收集和积累。项目文件的收集工作的好坏将直接影响项目档案的齐全完整性。项目文件收集的工作要从文件形成的源头抓起，要采用“日记式”，不要“回忆式”，做到每事必有记录、每事必能跟踪，从工程项目的前期规划、立项、初步设计，审查，开工到竣工验收投产的全程档案的收集，形成首尾链接，互为因果，全程控制的完整体系，确保项目文件系统性，完整性。

2.加强过程管控，确保项目档案与工程建同步。在项目档案管理过程中，总承包项目部以“档案与合同相结合、过程指导与控制相结合、检查与整改结合”的工作思路，保证项目档案管理与工程建设同步。总承包项目要求分包单位按照工程实际进度节点制定项目文件编制报审的计划、归档的计划；并定期组织业主，监理，总包单位的技术人员及档案人员进行对分包单位的资料进行过程检查，就存在的问题，提出整改措施，限期整改，否则不给予支付工程进度款。

（三） 加强项目竣工档案审查工作

项目竣工档案质量审查是项目档案移交的一个重要环节，是确保项目档案质量必不可缺少的程序。而项目竣工档案审查分为技术审查和档案审查。在项目建设中，技术人员是项目文件形成的主体，他们对项目文件形成过程，文件所记录的内容，施工工序、执行标准，以及现场实际情况最有了解，因此，技术人员负责审查与工程技术有关的内容，进行技术方面把关，而档案审查，由档案人员从档案保管与利用的角度，系统整理的要求，对档案的完整性，成套性、系统性整理的规范性、归档文件的质量等进行审查把关。采用技术与档案相结合审查，既确保了项目档案的内在质量，也保证项目档案的完整、系统、有效性。

（四）工程总承包项目档案管理应注意问题。

1.竣工图的竣工图章标准问题。

由于电力行业的标准《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）中对竣工图章的样式和使用的规定与《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）存在差异，给档案人员对标准的执行和实施带来了很大的困惑，因此，在项目竣工图编制前，总承包项目应与业主单位进行沟通，尤其是竣工图需要向城建馆移交总承包项目，更应该主动与城建沟通协调，取得一致意见，避免引起不必要的矛盾与返工。

2.加强特殊载体档案收集归档。

所谓特殊载体档案就是非纸质档案的统称，包括照片档案、影像档案、电子文件、实物档案等，它们是从另一个角度反映项目建设的全过程，是证明工程质量的合格，优良性的关键材料之一。在档案专项验收，达标投产及创优检查当中，特殊载体档案是检查中必查的其中一项。因此，在项目实施过程中，应加强收集归档的力度 。

3.项目档案原件份数和归属于何处。

根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）规定，“工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套（原件）应移交当地城建档案管理机构保存。”，然而，档案专项验收，机组达标投产，创优工程检查，往往档案的核查必须提供原件，特别是涉及到项目前期依据文件，隐蔽工程，关键部位的施工文件，所以，对于需要向城建馆移交档案的总承包项目，开工之时，要加强与业主、城建档案馆沟通，确认项目文件原件的份数以及原件归属等问题。否则，将影响项目档案移交、机组达标投产，工程创优。

（五） 提高档案人员素质

项目档案管理是项目管理的窗口，反映项目的基础管理水平，而档案管理人员的素质决定着档案管理的水平。

电力行工程建设既有通用性，又有极具专业性，因而对电力行业的总承包项档案员是有独特的要求。既要懂得自己本身档案行业的国家规范标准，电力行业的档案标准，又要了解电力行业的特点，了解行业生产运行流程，了解行业工程建设各阶段的启动和验收流程，只有这样才知道项目档案要收集什么，归档什么，控制什么，才能对整个工程档案进行监督，指导、把控。同时，要做到腿勤、口勤、手勤；热心、细心、耐心，多关注现场施工进度情况，真正融入项目档案管理工作，充分发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案，让档案工作与项目同步发展，充分全面提高了自己素质。

（六） 建立档案信息化管理平台。

目前，有些总承包项目档案保存形态主要以纸质形式存在，现场的管理人员不能随时调阅施工图纸，技术人员各行其是编制项目文件，项目文件出现不规范，不统一，甚至会因人员变动，项目文件会出现遗失；项目文件流转审查只靠工程秘书“跑腿”传递等原因，影响了项目齐全完整性，规范性，项目管理信息无法及时传递。然而，随着计算机和信息技术迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强，所以，总承包项目应建立现代化的档案管理信息技术和先时的管理理念，来改善档案管理中不合适的方法和手法，通过项目档案信息化管理，建立项目档案标准体系，将档案信息输入计算机数据库，实现项目管理无缝连接，提高档案管理工和效率，使档案管理工作俗蓟，规范化。

三、结束语

工程总承包档案是建设工程的历史记录见证，是工程竣工验收，交付使用、维护、改造等的重要依据。因此，总承包项目应以人为本，以顾客为至上的管理理念，重视项目档案管理工作，提供高档案管理水平，促进电力企业管理水平发展，为企业发展打下更好的基础。

参考文献：

[1]《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）.

[2]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）.

[3]《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）.

档案专项管理篇(7)

随着我国经济的高速发展和科学技术的日新月异，企业为了提高自身的核心竞争力，加大了固定资产投资项目的投资力度，不仅新建、扩建、改建了许多科研、生产基地，也添置了许多新设备，在此过程中产生了大量的固定资产投资项目档案。固定资产投资项目档案是建设项目立项、实施、竣工验收等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等形式的真实记录，是企业资产的重要组成部分，在项目建设、运行、维护等各项工作中发挥着极其重要的作用。

一、固定资产投资项目档案管理的重要性

1.是项目竣工验收的前提条件《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办〔2007〕161号)和《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》(科工计〔2015〕931号)中明确规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收”。项目档案专项验收工作的开展，有利于加强项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2.是项目顺利推进的有力支持固定资产投资项目档案管理不是简单的对项目实施过程中产生的文件材料的收集、整理和提供利用，在项目实施过程中，档案管理人员可以通过“三纳入”“四参加”“四同步”管理，全面跟进项目建设，对项目实施有效的监管和控制。项目档案的形成与管理贯穿整个项目建设过程，通过规范项目档案管理工作，可以为项目的顺利推进提供有力的档案支持。3.是项目后续维护的有效凭证固定资产投资项目档案是固定资产投资项目的重要组成部分，做为项目实施全过程的真实记录，在今后项目工程的实施、改建、扩建，设备采购、运行、维护中都有着不可替代的重要作用。固定资产投资项目档案具有原始记录性，是检验项目质量的重要依据，是追溯责任的有效凭证，也是企业维权的有力证据。

二、固定资产投资项目档案管理存在的问题

1.对固定资产投资项目档案重视程度不高首先，档案部门在科研单位中属于科研保障部门，主要任务就是做好科技档案的收集、整理、保管和提供利用，为科研技术人员提供档案支持。军品科研单位为了实现盈利和自身的更好发展，以科研生产为主要任务，虽然档案工作不可或缺，但对其重视程度明显不高，这样就增加了开展档案工作的难度。其次，固定资产投资项目档案不同于科技档案，它不能直接产生经济效益，因此部分单位领导对固定资产投资项目档案的重要性缺乏必要的认识，从而对固定资产投资项目档案管理工作不够重视。同样，项目管理人员和建设人员也存在着轻视固定资产投资项目档案的情况，认为可有可无，这就直接导致项目实施过程中产生的文件材料收集不齐全、不完整。此外，许多企业普遍存在着档案工作岗位待遇低下的问题，造成业务骨干流失、人才缺乏，特别是人员更替频繁的现象突出。固定资产投资项目档案管理是一个复杂的过程，具有专业性强、涉及知识面广、建设周期长等特点，新职工缺乏相关的业务知识和实践经验，不能很好地胜任这方面的工作。这些都是阻碍固定资产投资项目档案管理工作有效开展的不利因素。2.固定资产投资项目档案收集不完整固定资产投资项目档案的收集工作是项目档案工作的重点和难点，是做好项目档案管理工作的基础，也是项目档案验收检查的关注点。俗话说“巧妇难为无米之炊”，档案收集的完整性一直是困扰档案部门的一大难题。一个固定资产投资项目的建设周期往往是一年、两年甚至几年，项目建设周期长，在此期间不免会发生人员变动，文件材料交接不清楚、不完整的情况时有发生。同时，固定资产投资项目建设涉及部门繁多，对外有施工单位、设计单位、监理单位等，对内有项目管理部门、财务部门、设备使用部门、档案部门等。因此工程建设期间，产生的档案文件材料数量大、类型多，既有管理性文件材料，又有专业技术性文件材料。这些问题都给固定资产投资项目档案的收集工作带来了一定困难。3.固定资产投资项目档案整理不规范固定资产投资项目档案来源渠道多，如基础建设项目，参建单位各自完成档案的收集、整理工作，在开展固定资产投资项目档案管理工作时各单位没有统一的衡量标准，档案管理岗位上的人员不同，各自对标准规范理解的程度不同，这些都会造成在进行档案移交时档案状态的多样性。同时，在项目档案整理的过程中，由于没有统一的文件材料归档范围和整理规范，经常会出现项目档案整理不规范的情况。常见的问题有：应归档文件材料遗漏；接收了归档范围之外的无用的文件材料；归档文件材料不是原件；文件签署不齐全、签章不完备；归档文件材料随意涂改；归档文件材料附件、相关资料不完整等。这些档案整理不规范的问题都给固定资产投资项目档案管理工作带来了诸多不便。4.固定资产投资项目档案管理人才缺乏固定资产投资项目档案管理复杂性高、专业性强、涉及知识面广，包括土建、设备、工艺、监理、招投标等相关专业领域，这就对档案管理人员的专业素养提出了较高的要求。一方面，档案部门作为企业内部职能部门，档案管理人员日常工作量大、兼职多，每天忙于繁杂的事务性工作，缺乏对专业知识的系统学习和业务提高，从而使档案管理工作消极被动；另一方面，档案管理人员在单位中一般地位不高，低收入留不住真人才，档案管理岗位人员流动性较大，而新员工自身缺乏对固定资产投资建设项目的整体了解，在固定资产投资项目档案管理过程中往往力不从心。

三、加强固定资产投资项目档案管理的应对措施

1.提高全员认识，健全规章制度要始终把固定资产投资项目建设和档案建设放在同等重要的位置，做到项目管理部门和项目档案管理部门统一认识，始终把创建一流项目档案作为我们的工作目标。在项目档案管理上，应始终坚持实行前端控制，全过程参与，与项目建设同步。建立健全项目档案管理制度，针对项目档案归档范围、保管期限、管理方式等具体问题，编写相应的管理文件，制定相关规章制度。通过对规章制度的宣传贯彻，实现全员档案意识的明显增强，为项目档案管理工作的有效开展打下良好基础。2.制定归档计划，优化收集工作健全完备且行之有效的规章制度是开展固定资产投资项目档案收集工作的坚实后盾，在此基础之上，制定切实可行的档案归档计划是促进项目档案收集工作的有力措施。在以往的工作中，往往会出现为了应付检查而临时补订归档计划的情况，这无疑没有发挥归档计划的实际作用。在编制归档计划时，我们应做到多方面沟通，不能闭门造车，任何单方面制定的归档计划都是不完善、不全面的。单位项目管理部门每年应按照项目节点制定项目档案归档计划，在档案管理部门的指导下，明确各类档案文件材料的责任归档部门和归档时间，并按计划进行检查，督促项目档案责任部门做好项目档案文件材料的积累和移交工作，以确保各类档案文件材料的及时归档。3.转变工作方式，规范整理工作针对参建单位多、各单位之间档案整理标准不统一的问题，建设单位档案管理部门应转变工作方式，提前介入项目档案的收集、整理工作。根据各单位参与项目实施的具体情况，有针对性地制定相关规章制度，明确归档范围；及时跟踪项目建设进度；定期对项目管理人员、建设人员的档案工作进行业务指导和业务培训。值得注意的是，在指导项目档案工作时，要加强对重点档案文件材料的收集、整理工作。如项目前期管理性文件、隐蔽工程文件，项目开、竣工仪式照片、录像等。4.加强业务培训，提升专业素养档案管理人员作为固定资产投资项目档案管理工作的行为主体，其自身素质至关重要。因此，要做好固定资产投资项目档案管理工作，必须提高档案管理人员的业务水平。首先，要加强档案管理人员对建设项目的整体了解，做好档案管理“三纳入”“四参加”“四同步”，全面跟进项目的实施；其次，定期组织档案管理人员参加项目档案业务知识培训，不断提高专业知识和专业技能；第三，开展实地考察，学习其他单位先进的工作方法和成熟经验；第四，实施奖惩激励机制，对固定资产投资项目档案管理工作中表现突出者给予表彰和一定奖励，鼓励档案人员积极主动地提升档案管理水平。多项并举，努力打造一支高素质、高水平的档案管理队伍，为固定资产投资项目档案管理工作提供有力的人员保障。5.做好自检工作，备战档案验收《重大建设项目档案验收办法》中明确规定：“在项目档案验收前，项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》进行全面自检”。各单位在申请固定资产投资项目档案专项验收前，都应组织开展项目档案自检工作。项目档案自检工作是推动项目档案管理工作的有力举措。通过档案自检工作可以发现项目实施过程中存在的问题，形成自检报告，并有针对性地采取整改措施，进一步提高固定资产投资项目档案管理的质量，为顺利通过固定资产投资项目档案专项验收打下坚实基础。

参考文献：

[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J].机电兵船档案，2011(1)：38-40

[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007(1)：5-8

[3]刘曼.关于固定资产投资项目档案管理工作的体会与思考[J].档案工作，2015(8)：71-72