档案一体化管理篇(1)

[关键词]电子档案；文档一体化；管理分析

文档一体化管理，是随着计算机技术的发展而提出的—个档案管理领域的新课题。随着当代网络技术的发展，“电子档案”、“虚拟档案”等概念的提出与运用，文档计算机一体化管理被赋予更新的内涵。

一、文档一体化管理的内容及其发展

我国的文档一体化管理基本与计算机技术在我国档案领域的应用同步进行和发展，随着计算机技术尤其是网络技术的发展，文档一体化理论和实践也不断深化和发展。

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。

文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用，提高工作效率。在实际工作中，文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担，对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作，稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理，为了提高工作效率，“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式。

文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有效地结合起来，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理。

二、电子文件与档案

随着以计算机为主的信息技术的发展，电子文件作为办公自动化的直接产物，正在并逐步替代传统的纸质文件而成为信息传递的主角，给办公、管理等领域带来巨大的影响，档案部门也不例外。

（一）电子文件及其特点

电子档案的前身是电子文件。电子文件即通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比，它具有以下特点：

1.电子文件的读写方式有了革命性变化。传统文件以文字、图形等为记录符号，可供人们直接阅读；电子文件以需要解码的二进制数字符号做记录符号，读写都依赖计算机。

2.电子文件的内容与载体的依附关系发生变化。传统文件的内容与载体密不可分，内容脱离原载体时可能破坏原文件的原始记录件，载体原件与复制件的区别较显著；电子文件的内容与载体不具有密不可分的关系，内容可以同载体分离并转移到另一载体上，因此使电子文件失去物理意义上的原始实体状态；此外电子文件还可以由若干记录模型结合而成，因而存在着虚拟状态。

3.电子文件的结构发生变化。传统文件的结构是为阅读者显示的，并作为文件真实性的重要标准，构成文件的组成要素；电子文件的实体结构并非一目了然，而其内容与载体可以分离，因而结构有时对读者并无实际价值，所以电子文件适于建立逻辑结构，以便识别每份文件并显示其组成部分。

（二）电子文件的影响

电子文件的脱离载体生存的“数字式存在”形式，以及它在网络技术下快速传递等特点，使它在文件档案管理工作中带来了巨大的便利：一方面使信息处理走向无纸化，减轻办公、业务部门和档案部门的文书、档案实体管理的压力，另一方面可以利用计算机实现快速检索，提高查全率和查准率，有效地满足人们的利用需要；同时，计算机的海量存储和网络化传输可以成功实现信息资源的共享。不过，也正是电子文件的以上特点，在改变人们文件与档案的概念、提高信息管理水平的同时，也给档案部门带来了新的挑战。

1.电子文件内容和载体的可分离性和物质结构的可变性，给电子文件和档案的管理带来了困难，即难以确认电子文件的原始性，档案“原件”及因此而具有的凭证价值难以确定，更难以保障。

2.电子条件下，文件的归档范围、程序、时间及档案管理的来源原则等都面临挑战。

（三）电子档案的发展趋势

尽管目前在大多数档案部门仍以传统的手工管理方式对文件和档案进行管理，而且受经济实力、人员素质和传统习惯等方面的影响，传统方式还将在相当长时间内存在，在许多办公室，计算机文件已取代手写的文件；计算机辅助设计，已在许多企业取代手工制图，并制定了相应的国家标准；诸如邮件取代信件、电子商务取代商务合同、信用卡取代存折、存单；也都发生在我们身边。尽管电子档案与传统档案相比，其原始性、合法性、长久性和可靠性方面还有一些问题有待解决，但电子档案的存在和认可确实已成为不可拒绝的事实：美国司法部诉微软公司的案件中，电子邮件已作为重要的诉讼证据；我国《合同法》认可电子文件的合法性；国家颁布的关于CAD的标准承认电子档案的合法性；全球范围的电子商务和电子政务已开始登场。

在信息技术飞速发展的今天，计算机技术已发展到社会各领域。自1971年我国气象部门首次用计算机管理气象档案，到现在不少单位档案部门与业务部门联网，计算机已经从“文件、档案的管理——检索”，发展到“文件的产生——保管——管理——利用”的整合模式。电子档案的长久、海量的存储，方便、迅速的检索和利用，与其说是发展趋势，不如说是技术发展的必然。档案部门只有勇敢地接受信息技术的挑战，才能在新形势下由必然王国走向自由王国。

参考文献：

[1]张武军.电子文件文档一体化管理中的问题[J].中国档案， 2005（8）.

档案一体化管理篇(2)

关键词：图书档案；新时期；管理一体化；高校

随着社会经济的全球化发展，我国教育与科技不仅得到了量的飞跃，也得到了质的飞跃，科技化与数字化的生活方式与工作模式开始在社会上流行起来，因此，高校图书档案管理也得到了科技化与数字化的发展，形成一体化管理模式。新时期的到来不仅使得人们对于信息量掌握的欲望愈发强烈，使得人们改变了其信息需求方式，还创新了信息存储工作的模式与内容。因此，我国高校图书档案管理工作在这一新时期发展的背景下，应该对其传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立不受时间与空间限制的一体化管理工作模式，为高校学生提供更为全面、更为多样的信息服务，丰富并满足高校学生的现代化信息需求。高校图书档案管理是收集信息、处理信息的主要工作场所，是高校学生和教师在校园内获得知识与信息的重要渠道，更是满足新时期社会经济的发展需求，因此，促进高校图书档案管理一体化是高校提高其整体管理工作效率与水平的一大重点。

一、新时期高校图书档案管理一体化的意义

新时期发展背景下，社会对于图书档案管理工作的要求越来越高，我国高校传统图书档案管理工作逐渐不能够适应社会经济的发展需求，进而延缓了学校教育事业的发展进程，因此，高校图书档案管理一体化不仅是适应我国社会经济发展需求，更是推动我国及整体教育事业向前发展的重要动力之一。

（一）新时期高校图书档案管理

1.高校图书管理定义

高校图书管理是指高校对学校所具有的文献信息、人力资源、资金储备以及其他资源进行有计划、有组织的协调控制行为来达到理想管理目标的工作过程。高校图书管理工作能够为全校师生提供十分有效的文献书籍、资料期刊等信息资源，有利于教师提供自身教学素质，优化其教学模式；辅助学生进行论文写作、丰富学识视野以及提升学术涵养等一系列素质培养工作。

2.高校档案管理定义

高校档案管理是指高校档案管理部门对学校档案信息进行收集与整理，为高校将档案信息科学、合理应用于其他各项管理工作中提供有效、坚实的保障。高校档案管理是高校完善整体档案工作的重要基础，是服务于学生、教师以及社会的工作。

（二）图书档案管理一体化

一体化指的是企业或是单位对某一项工作实施综合模式的管理，而高校图书档案管理一体化则是指高校将图书管理与档案管理之间进行相互融合，对其图书档案管理进行综合统一的管理，促进高校图书管理和档案管理的共同繁荣与发展。

（三）新时期高校图书档案管理一体化的意义

1.一体化的图书档案管理有助于高校减少人力与资金成本

我国高校对图书与档案的分散管理模式虽然在一定程度上形成了小范围管理方面的有效性，但这种小范围内的有效性管理对于高校整体图书档案管理系统所需的管理要求却是微乎其微。分散管理模式下的图书管理与档案管理在收集、整理信息过程中会产生人力劳动资源、资金成本、时间成本以及其他资源的浪费现象，使高校损失人力劳动资源与财政投入等管理成本。而高校图书档案管理一体化则是将图书管理与档案管理进行融合、统一的管理，相较于图书与档案的分散管理模式来说，一体化的图书档案管理模式在收集文献、资料信息过程中仅用二分之一的人力资源就可以收集相应信息，实现人才资源共同使用，有助于高校缩减人力资源的使用成本，并在处理信息过程中达到事半功倍的效果；高校图书与档案管理的一体化有利于高校规范其图书与档案工作制度，统一图书信息与档案信息的检索模式等工作，促进有效信息的共同开发与使用，为高校节约管理过程所需要的时间成本与资金成本；网络信息化促进管理一体化的主要动力，而网络信息技术打破了信息传递的时间与空间限制，因此，高校图书档案管理一体化利于其减少图书档案管理的空间管理成本。

2.高校图书档案管理一体化实现了信息资源的科学、有效整合

高校的图书管理与档案管理工作虽然有着不同的工作概念与工作要求，但是这两项管理工作模式都是为了对高校现有信息资源进行科学、合理、有效的整合与开发，为全校师生与社会提供信息服务工作。高校图书管理与档案管理工作都有着共同的工作环节——信息资源的收集、整理、保管以及可供利用四个环节，而我国高校图书管理与档案管理工作的展开离不开信息资源的收集与整理，即信息资源的收集与整理是保障高校图书管理工作与档案管理工作的重要基础，所以，高校图书档案管理的一体化可以提高信息资源收集与整理的工作效率，进而提高图书档案管理工作效率。除此之外，高校图书管理与档案管理工作在工作目的、工作内容与工作形式上还有许多相似的点，这些相似点在高校执行信息资源整合过程中发挥重要作用，因此，高校图书档案管理一体化帮助高校实现了科学合理、有效的信息资源整合。

3.高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通

新时期背景下，发达的网络信息技术使全世界的信息传递速度变快，因为高校所具有的信息资源十分有限，所以多方合作已经成为信息资源共享、增加信息资源的主要方式，高校以档案管理亦是如此。高校图书档案管理的一体化将分散式管理的图书工作与档案工作进行了有机融合，形成统一管理系统，将分散的图书、档案信息资源都聚集在一起，以便于开发出新型信息资源，实现资源共享的同时还加深了信息资源的流通性，因此，高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通。

二、新时期高校图书档案管理一体化所存在问题

新时期发展背景下，我国高校传统的图书档案管理工作模式逐渐满足不了现代化社会的发展需求。随着社会发展的日新月异，高科技电子产品开始出现在人们的日常生活与工作当中，如计算机网络信息技术的出现为高校图书档案管理工作提供了数字化、智能化的功能与作用，可以及时将图书档案信息反馈于全校师生，但高校在发展图书档案管理一体化期间还是存在一些问题，致使管理一体化发展进程缓慢：首先，高校图书档案管理工作人员对于一体化管理没有一个正确的认识。正确认识管理一体化的工作概念与工作机制是有效执行图书档案管理一体化的重要基础，而我国高校图书档案管理工作还在实行的是传统管理工作模式，相关工作人员仍然持有传统管理思维，对现代社会发展的管理一体化工作模式认识不够透彻，只考虑当下情况，缺乏资源整合、综合执行管理工作的意识；其次，高校图书档案管理工作人员欠缺熟练操作计算机技术的技能。随着社会经济发展，计算机技术也得到了快速发展，新时期图书档案管理一体化要求图书档案管理工作人员具备操作计算机技术的能力，而我国高校图书档案管理人员虽然具有一定的相关管理知识理论，但对于计算机网络这一新兴技术掌握力度尚未熟练，就目前情况来看，我国高校同时具备专业图书档案管理知识与熟练掌握计算机技术能力的工作人员屈指可数，所以我国高校图书档案管理工作水平较低；最后，高校不重视图书档案管理工作的改革与创新。我国多数高校在发展过程中很少将注意力放在图书档案管理工作创新改革这一方面，更不用说为图书档案管理一体化发展置办相应硬件设施，因此，图书档案管理工作的创新改革意识在高校发展中的极低存在感影响了我国高校图书档案管理一体化的发展。

三、新时期高校有效实施图书档案管理一体化的途径

传统图书档案管理工作模式已经不能够满足现代社会对于高校图书档案管理的发展需求，只有对传统图书档案管理进行相应创新改革，建立健全管理一体化的工作机制，才能使我国高校图书档案管理工作适应现代社会发展需求，共同促进新时期的可持续发展。

（一）正确认识管理一体化概念，加强工作人员创新意识。

正确认识管理一体化概念、改变传统管理思想是高校将图书管理与档案管理有机结合在一起的关键所在，是建设管理一体化机制的基础，因此，高校需充分理解图书管理与档案管理的优势所在，主动反思传统管理工作中的不足之处，积极开发出有利于图书管理与档案管理进行有机结合的创新思维，为高校图书档案管理提供思想依据以及创新方案，并将这些思想依据与创新方案观察落实到高校实际图书档案管理工作中去，以此来保证图书档案管理一体化的长远性发展。此外，高校还应促进图书管理部门与档案管理部门之间的相互交流与合作，进而共同推动图书档案管理一体化发展。

（二）加强图书档案管理一体化的硬件设施建设。

新时期发展所带来的新型电子技术与信息网络为高校图书档案管理一体化发展提供了技术方面的支持，推动着管理一体化的发展。因此，高校应积极引进有利于图书档案管理一体化发展的硬件设施与互联网络信息技术，建设多个管理平台，健全网络平台管理机制，增加图书档案管理工作渠道的同时统一管理标准机制，保障图书档案管理的一体化发展。

档案一体化管理篇(3)

一、文档一体化管理的重要性

众所周知，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有机地结为一体，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。由于文档一体化有共同之特点，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，他们的源头、户头都是一致性，都可以用统一标准进行管理，做到即输进库。基于二者之间的关系，开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等(见下图)。这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。

二、文档一体化管理的必要性

近几年来，随着办公自动化程度的提高，出现了大量各种形式的信息文件，纸质文件逐步被电子文件所替代，纸制档案逐步向电子档案过渡，这给传统的档案管理工作带来了新的挑战。文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具，有其相对稳定的物质载体。文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态，它与其他物质一样是运动的。文件从其形成后的运转，承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用，经历了一个完整的过程，档案管理理论界称之为文件的生命阶段或文件周期，它将文件形成和存在过程划分为四个阶段，即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。通常后两个阶段的文件即是档案。企业单位档案室主要保存第三个阶段的文件，其特点是：1文件形成部门刚刚使用完毕，留待以后继续存查和利用，所以说在一段时间内，仍离不开这些文件，具有档案的第一价值；2保密性较强，处于封闭状态；3文件对形成单位依附性大；4有相当部门文件只有一定时期内有利用价值；5具有永久保存价值的文件，一般必须通过这一阶段的保存和利用。

三、文档一体化管理的可行性

为适应市场发展的需要，机构整合，就意味着管理体系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理结构、规章制度、利益保障体系，并尽快使各项工作正常运转。“文档一体化管理”工作模式随着新机构的成立而开始了，原文书管理和档案管理这两个程序综合为一人管理。打破了以往文书工作和档案工作使用两套人马的工作模式，文件的收发、登记、传阅、收集、整理、分类、鉴定、检索、保护、利用、信息统计等环节均由文档管理专职统一跟踪管理，中间过程量大而杂，要真正做到有条不紊可真不容易。为了防止文书管理和档案管理脱节，充分发挥“文档一体化”管理的职能，更好地为企业的生产经营服务，通过竞聘考核聘用了经验丰富、综合素质高的文档管理专职来担任此项工作。文档管理专职上岗后，认真总结经验，根据文书管理与档案管理的特点，从企业自身特点出发，制订有效的工作方法，制订出文书、档案管理的各种管理制度、办法，充分利用这些规章制度、文件办理程序来制定管理框架，规范档案管理，明确管理职责；同时充分地利用现代化管理手段，利用电子文件收发处理，对归档文件进行著录管理，使文书处理和档案管理这两个工作流程很好地整合起来完成。文档管理专职对文件的收发、公文处理、文件归档等过程清清楚楚，利用文书与档案共同的著录信息，既减少交叉登记、重复劳动的现象，更不会再像以往那样出现“两个和尚挑水喝”甚至于“三个和尚没水喝”尴尬现象，大大提高了企业的办公效率。

结语

综上所述，在办公自动化的条件下，实行文档一体化管理体制的好处有三：一是提高效率，信息共享；二是规范管理，统一标准；三是科学合理利用人力、物力等宝贵资源，减少浪费。

目前企业文档一体化管理仍处于一种初期阶段，还有很多地方仍需要我们不断地完善、规范。作为企业文档专职管理人员，要做的工作还很多，关键是不断地提高自身的修养，不断地总结经验。随着时代的发展，科学的进步，对信息化管理要求越来越高，这项工作对我们来说，任重而道远。

档案一体化管理篇(4)

关键词：图书；情报；档案；一体化管理

中图分类号：G25 文献标识码：A

《辞海》中解释："一体化是指事物之间相互渗透、相互转化、相互制约的变化和趋势。"所谓图书、情报、档案一体化管理，是指将图书、情报、档案各自独立的系统统一为一个整体。打破图书、情报、档案之间的检索障碍，建立一个集开发、利用、服务于一体的新型文献资源服务体系 ，通过三者之间的协调与合作，实现图书、情报、档案的资源共享。构建以网络为中心的规模化、系统化服务格局，彻底以改变传统的分散的、单一的信息处理和服务方式。这样的管理体制强调在分工合作的基础上，实现行业、部门在更大范围、更高层次上的信息资源的共享[1]。图书、情报、档案一体化的理论，从系统论的角度出发，对三者工作进行统筹规划和科学管理，它强调一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等指标之间的协调配置，以网络技术为基点，为用户提供集成的一站式服务。 通过实现系统化和规范化管理，从而发挥各自以及总体的最大效能。

1国内外对图书、情报、档案一体化管理的研究

中国人民大学教授吴宝康1956年指出，档案界要开展两个一体化研究，即文书、档案工作一体化研究和图书、情报、档案一体化管理研究。1974年联合国教科文组织在巴黎召开"政府间国家文献、图书馆、档案馆基础结构规划会议"，提出了建立"国家情报系统"（NAIIS）的计划。从20世纪70年代开始，我国也逐渐认识到了图书、情报、档案信息资源整合的重要性，理论开始转向实践。1978年，在中国科学院召开的图书情报工作会议上，赵克北提出了图书情报工作一体化的建议，决定在全国实行"图书情报一体化"管理体制，一时间引起全国包括档案、图书、情报界在内的文化系统的广泛关注。1985年6月，原教育部和国家档案局在成都召开档案学专业教育改革座谈会，会上强调当前档案工作和档案学研究面临的两个一体化的前景之一就是档案与图书、情报工作一体化"。最先实践图书情报工作一体化的是中国科学院文献情报中心，其前身为中国科学院图书馆 。之后各类情报所、图书馆、出版社也纷纷做出尝试，如1987年，中国农业科学院将其所属图书馆、科技情报研究所和中国农业科技出版社合并为"中国农业科学院科技文献信息中心"。天津医学科技信息研究所也在原来医学图书馆的基础上合并发展，集图书、情报、杂志和网络于一体。1995年上海图书馆、上海情报所合并，成立了上海图书、情报新馆，形成一体化管理。1996年哈尔滨医科大学图书馆和省医学情报研究所合并，成立黑龙江省医学文献信息中心，实现了一个大学图书馆与一个情报研究部门的合并。1987年国家组织建立"部级图书情报协调委员会"，随即部分企业如武钢、宝钢等相继实行档案、图书、情报的一体化管理，充分发挥了文献信息的整体功能。2003年天津泰达图书馆作为一个全新的"图书、情报、档案一体化和功能创新的、综合满足全区用户需要的新型图书馆开始启用，这也是我国目前唯一实行图书、情报、档案三位一体的一体化管理体制，文献信息服务高度综合的现代化大型图书馆。

2图书、情报、档案一体化管理的可行性分析

2.1根源的一致性 根源的一致性是三者实现一体化的内在条件，为一体化管理提供了可行性保证。图书、情报、档案同属于知识信息，并通过一定的物质载体存储和传递知识信息，三者存在着天然的联系。在古代，图书、档案同源一体，古代人在生活和交往中，用结绳刻契的方法，标记社会实践活动和各种信息，起到保存、借鉴、传播的作用，这是就成为人类最原始的图书档案[2]。远古的图书、档案的收藏、利用是一体的。档案管理机构图书、修史与档案三位一体 ，难以分开。如古代集图书、情报、档案于一体最典型的机构是的具有国家图书馆（或档案馆）性质的藏书阁。随着生产力的不断提高，人类需求不断发展扩大，对图书、档案也产生出了多种不同需求。因此，原始的一体化结构开始分化：图书在档案的基础上发展并超越了档案的界限、范围和内容，成为可以广泛传播文献。情报是一种社会信息，情报活动自人类社会存在以来就有，它的信息源除了生产、生活中的直接信息外，主要隐含图书、档案中。可见，图书、情报、档案同出一源，三者相互渗透、相互交叉，又在一定条件下可以相互转化。

2.2相同的管理方式 图书、情报、档案管理工作虽然各自拥有自己的工作体系，但它们都是由工作子系统、业务建设和业务指导子系统、检索利用子系统以及教育和研究等子系统构成的。三者在每个子系统的诸多要素和工作流程上非常相似，都要经过收集、加工和整理有关的文献，进行开发传递，向社会提供信息服务。在信息的输入、加工、存储、输出方面，都要经过分类、存贮、统计、保管、检索、编辑和利用等，他们的管理方法具有同一性。这种同一性便于对图书、情报、档案部门进行统一领导、管理、监督和指导。

2.3信息技术的发展 信息技术的发展为图书、情报、档案一体化提供了技术支撑，推进了一体化管理的进程。如清华同方开发的RFID图书档案管理系统。该系统分为五部分：①数据中心，它由中心数据服务器和管理终端组成，负责对图书档案管理信息集中进行储存和处理；②内务管理系统，它由管理终端和标签发行、打印终端组成，负责图书档案信息RFID标签的统一制作以及对新建图书档案装入RFID标签等工作 ；③流通管理系统，负责在用户归还时根据管理员在出借时在标签内写入的相关信息检验图书档案 ，并验证RFID标签内信息的；④查询系统，使用管理终端和手持机可以方便地查询每一件图书档案位置 ；⑤管理系统，对系统功能和权限设置、账号管理等，以自动化、信息化技术为依托，使得该系统可大大提高管理效率，信息技术保障了一体化的进程。

2.4专业教育的发展 图书、情报、档案专业教育为一体化提供人力资源。美国著名社会学家加纳德先生曾经说过："物的现代化是表层的，人的现代化才是深层的。现代化要先化人，后化物。" 图书、情报、档案一体化管理离不开人的因素，人才的培养必须以教育为依托。近年来，教育事业蓬勃发展，图书、情报、档案专业教育已形成专科生、本科生、研究生和博士生四个不同层次的教育体系，每年向社会输送数以万计的毕业生，为图书、情报、档案一体化提供丰富的人力资源。根据教育部下发的《教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》文件精神，各高校以"宽口径、厚基础"为依据，在巩固专业核心课程的前提下，也加大了对综合课程、交叉学科课程的设置，学生的综合专业水平得到了极大的提高，为实现图书、情报、档案一体化提供了人力保障。

2.5国家政策法规的保障 国家应履行宏观管理的职能，实行信息化建设的"统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互通互联、资源共享"的一体化管理模式。法律政策颁布专门的法律政策，合理解决图书、情报、档案的有限阅读问题。合理解决图书和情报的著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题，对于发挥图书、情报、档案整体功能具有积极意义[3]。早在1987年10月，由原国家科委牵头，成立了部际图书情报工作协调会， 原国家科委、文化部、国家教委、中国社科院邮电部、国防科工委、电子工业部、国家标准局、国家档案局、国家专利局等15个部委参加了该协会，它是全国文献资源系统的最高协调机构。在标准化方面，国家也为图书、情报、档案一体化提供宽松的政治环境，1985年国家标准局就适用于图书、档案、情报各部门的《情报与文献工作词汇基本术语》，通过立法手段为，加快了一体化的进程。

3结论

总之，图书、情报、档案一体化整合模式的实现具有丰富的理论与实践基础，是我国文化事业发展的大势所趋 。图书馆、情报所和档案馆的快速发展建设、网络、计算机及信息技术的普遍应用、行业之间的广泛联盟和交流以及国内外的许多成功案例都为我国图书、情报、档案事业的一体化整合式发展提供了现实依据和可靠的保障。

参考文献：

[1]巩淑芳.高校档案馆与图书馆信息资源共建共享研究[J].科技信息，2010（35）.

档案一体化管理篇(5)

关键词： 图书； 情报； 档案； 一体化管理

中图分类号： G250 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）03-0135-01

1985年6月，国家教委和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中提出了“档案、图书、情报一体化”问题，并提出了档案、图书、情报的发展规划，至今已有二十余年了。学界和业界皆对图书、情报、档案一体化从理论上进行了诸多讨论和分析，在实践中，各国也确实取得了一定的成果。但是，在我国，由于受我国国情以及各种体制等多种因素的影响，真正实现中国特色的图书、档案、情报一体化，还需要一个相当长的过程。在此，笔者根据自己在图书馆、档案室多年的工作实践，就图书、情报、档案一体化管理谈谈自己的看法。

一、一体化管理的理论依据

1.图书、情报、档案学科同出一源、同为一体。情报产生在语言文字未出现之前，人们起初用手势、声音传递情报，语言产生后又用语言传递，这些信息被称为“口头情报”。直到文字产生后才有了“文字情报”。远古结绳记事，可以看作是最早的档案萌芽。后来中华先民把这些档案加以汇辑，传播到外界，流传于后世，是原始档案功能升级，从而形成最早的图书[1]。信息技术和网络技术的发展，使得三个学科更是呈现出一种融合的趋势。

2.图书、情报、档案本质属性相同。情报、图书、文献和档案都是一种信息[2]。信息是三者的本质，是相互联系的纽带，是共同的基础和出发点。图书、情报和档案都是社会信息资源的组成部分，都可以被存储、传递和利用。它们都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递；都有现实的实用性；都是实现现代化的物质基础和先决条件[3]。

3.图书、情报、档案的职能、管理手段和发展方向相同。图书、情报、档案工作的核心问题都是信息及其载体的搜集、选择、整序、存储、传播及利用。管理手段主要是分类、编目、归档、主题、索引等，在过去都是手工操作，现今大都是自动化管理。广泛采用现代化技术是图书、情报、档案管理的共同发展方向，它可以使信息传递网络化，从而达到高速、高层次、高效的目的。

4.根据著名的贝塔朗菲定律：整体系统的属大于各孤立子系统的总和。这一定律应用到图书、情报、档案一体化研究中，就是图书、情报、档案各自作为一个独立的系统，其功能简单相加的总和，将小于图书、情报、档案一体化的整体功能。因此，图书、情报、档案一体化的本质就是整体内各个子系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着“合”的方向发展，促进系统属性和功能的增加[4]。

二、一体化管理的可行性

1.图书、情报、档案一体化是经济和社会发展的需要[5]。随着知识经济时代的迅速发展，知识、技术等要素在经济增长中的作用不断增强。社会组织之间的依存度增强，社会各界对信息资源需求质量不断提高，并且呈现多元化的趋势。实行一体化管理，将图书、情报、档案集为一体，形成综合性信息网络，有利于图书、档案、情报资源的融合与集成，为社会提供多维的、综合的、一体化的信息服务，满足社会主义各项事业现代化建设的需要。

2.图书、情报、档案一体化是信息技术发展的必然。高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制，使得全方位的信息共享在技术上成为可能。网络型信息共享是资源共享最理想的模式。在实践中也有一些机构进行了三者的一体化，从其表现形式分：一种类型是把图书、情报、档案集中到某个部门管理，实现全部的一体化，例如美国国会图书馆既是图书馆，又是档案馆，还是情报研究机构；另一种类型是把图书、情报和档案相互交叉地保管在一个部门，实行部分的一体化，如中科院文献情报中心、上海图书馆等；也有的将图书馆与档案工作合在一起的，如玻利维亚国家图书馆和档案馆、柬埔寨国家档案图书馆。

三、一体化理论和实践中存在的问题

1.缺乏正确的理论指导。在我国，各高校的图书、情报、档案学专业在院系归属上呈现多样化的特点：有的设在管理学院，有的设在信息学院，有的设在人文学院，等等。这说明这些专业长期处于一种依附状态，一直未能形成统一独立的专业定位，其发展和走向也未能形成学明确的思路，其理论水平也处于一种滞后状态。学科建设现状无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导。

2.宏观管理无力。宏观管理的一体化是一种战略管理的过程，是图书、情报和档案三个独立的系统改变封闭、孤立的各自为政的状态，加强横向联系和纵向伸展，组成一个统一协作网络的过程。目前，三个系统从上到下处于三足鼎立的状态，缺乏横向联系。图书馆系统基本上属于文化部和教育部管理，档案系统由国家档案局指导与协调，而情报系统则主要由国家科技部管理。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、情、档协调机构和统一的规章制度是一体化的核心内容[6]。

四、一体化实现的条件

1.改变传统思维，统一思想认识。首先，解决观念上的种种偏见，在思想上明确是图书、情报、档案一体化是科学发展规律所决定的，是经济社会发展的必然，是图书、情报、档案三界所面临的一件迫切的任务。在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、情报学、档案学三者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，探索图书馆、情报、档案一体化的途径，是信息时代的现实需要，是创新管理机制的必要手段。

2.加强宏观管理，统一制度标准。从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范对工作中的各种行为加以控制和约束，改变三个独立的工作系统封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系，加强三者横向联系，尽快实行图书、情报、档案实体的相互交叉管理。只有制定了统一的、权威的机构和系列的规章制度，实现了管理制度的一体化，才能使三个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相补充、互相协调、互相配合、协调发展。

3.寻找三者共性，统一技术标准。图书、情报、档案一体化建设的前提是基础工作的规范化和标准化。没有统一的技术标准，一体化管理就无从谈起。目前，作为三个独立的工作系统，它们的标准化工作均取得了令人瞩目的成绩。今后的任务是要以一体化为目标，重新审视已制定的各项标准，结合图书、情报、档案工作的工作特点，寻找三者具有互换性和交融性的结合点，制定出凸显共性、适用更广的技术标准，以推动一体化的进程。

4.加强队伍建设，培养通用型人才。图书、情报、档案一体化需要一支具有新型知识结构的通用型人才队伍。他们要有较高的知识层次和先进技术水平，具有一定的组织协调能力和科学研究能力、熟练掌握图书、情报、档案管理技能、专业理论知识、有资源共享意识，为一体化工作提供坚强的后盾支持。通用型人才的培养，有赖于专业教育。图书馆学、情报学和档案学各有自己特定的研究领域、研究方向和研究对象。

参考文献：

[1] 孙伟江，付杰.档案、图书、情报工作一体化管理的思考[J].兰台世界，2004（4）.

[2] 钱学森.论系统工程[M].湖南：湖南科学技术出版社，1982：87-98.

[3] [4]季晓林.图书馆办馆新模式：图书、情报、档案一体化管理――天津泰达图书馆办馆模式的认识与思考[J].图书馆学刊，2005（5）.

档案一体化管理篇(6)

关键词 档案 图书 联系 管理模式

档案与图书产生和发展的过程，档案与图书同宗同源，它们之间有着密切的内在联系，历史发展至今天的信息社会，档案、图书实行一体化管理，建立“二位一体”的文献、信息中心，实现部门之间的横向联系和协作，最大范围地发挥信息资源的作用，这是档案、图书事业发展的必然趋势。

一、档案与图书工作间的联系

由于档案与图书两学科间的密切联系，所以也就由此产生两者工作间的密切联系。档案工作一般包括8个环节，即收集、整理、保管、鉴定、统计、编研、检索和提供利用；图书馆工作的4个环节是收集、整理、保管和利用。两者虽然在工作环节上有所不同，但归纳起来，都包括两个方面：即基础工作和提供利用工作。另外档案工作与图书工作的目的、意义，甚至在工作方式上也都有相同之处。

（1）档案和图书的收集和整理都是做好档案工作和图书馆工作的基础。1）档案和图书都是做好档案工作和图书馆工作的物质基础和先决条件。档案馆和图书馆之所以称其馆就是因为都收藏了丰富的档案和图书，作为开展档案馆工作和图书馆工作的物质基础。为了工作的需要对档案和图书的收藏都有明确的要求。档案馆工作要求把档案收集齐全，为社会做出更多的贡献；图书馆工作要求建设一个科学的高质量的藏书体系，来满足读者的需求。2）档案和图书的整理和保管都是做好档案工作和图书馆工作的关键。要想做好档案和图书的利用工作就必须对档案和图书进行有序地整理，科学地管理起来。档案和图书在分类、编目及保管等管理程序上基本相同。

（2）档案馆工作和图书馆工作的最终目的都是为了把档案和图书提供利用。档案馆和图书馆所收藏的档案和图书就是为了提供利用的，这是档案馆和图书馆的职能决定的。档案馆和图书馆在为利用者和读者服务的内容上有很多共同点。第一，可以利用档案和图书为领导层决策服务。领导要熟悉情况，总结经验，制定计划等，常常需要从档案中查考过去的记录，以避免决策的失误。第二，可以利用档案和图书为生产活动服务。档案中记载了丰富的科研生产成果，经验和教训。可以为四化建设提供丰富的历史资料。图书可以为生产提供新技术、新工艺、科学管理等信息，促进生产发展。第三，可以利用档案（特别是技术档案）和图书为科学研究服务。任何一项科学研究，如果没有档案和图书资料，就没有办法进行。

二、档案、图书一体化管理的必然性

（1）顺应学科发展趋势。当今学科的发展趋向，是以高度综合为主的整体化。其结果，引起了学科间的相互交叉、相互渗透，产生了一些横断性、交叉性学科。在网络环境下，图书、档案一体化的趋向日益明显，为学科的“整合”奠定了理论基础，同时也为档案、图书一体化管理创造了条件。

（2）顺应管理改革的趋势。由于档案、图书专业内核的近似，将档案、图书实行一体化管理，不仅是改革综合化的趋向使然，本来图书、档案就源于一体，它们在发展过程中，将经历从一体走向独立，又从独立走向一体化的过程。因为随着社会的不断发展进步，分化独立的纵向发展缺乏横向联系，封闭守旧的局限性越来越大。尤其是在如今的信息社会，世界经济走向了一体的大趋势下，计算机技术、通信技术、信息数字化技术推动着图书馆、信息和档案事业走出地域的限制，走向全球范围的一体化。因此，图书、档案一体化管理也就成为必然。

（3）现实需要。图书、档案一体化管理不仅是当前图书、档案工作研究的重要内容，也是图书、档案工作适应改革开放，创效益求生存的现实需要。实现图书、档案一体管理，探索出一条符合精简、效能、统一原则的新路子，使图书、档案工作在新的历史时期发挥更大的潜能，既是现实的需要，也是图书、档案事业自身发展的需要。

三、档案、图书管理的新型模式――体化

（1）档案、图书一体化管理的概念。所谓一体化管理，是指建立一个集图书、档案等文档资料综合开发、利用、服务于一体的新型信息服务体系，实现图书、档案的资料共享，形成规模化、系统化、网络化服务。以改变过去分散的、小规模的信息处理和服务方式。

（2）组织管理。建立一个由图书馆和档案馆组成的联合体，保留原有职能和内部机构，但要统一建库格式和服务模式，将原馆内实施的封闭管理和独立体系转变为开放性的网络结构，面对信息服务用户形成一个整体，以达到资源的合理支配。联合体领导负责制定检索、分编、建库及服务规则，统一访问标识和索引。此外，还要负责协调馆际关系，合理调配技术力量，科学管理综合信息资源。这样，既增强了图书、档案工作的互补性，又不会影响各部门内部的规范管理。

（3）结构形式及服务方式。利用计算机网络技术和现代通信技术组建联合信息网络，把分散的图书、档案信息资源联成一个集成信息网。该信息网由信息资源采集、信息产品库、用户服务器及用户终端等部分组成，用户可通过与网络终端相连的综合信息目录浏览器查找所需的信息。其服务方式，首先，图书馆和档案馆要在联合体的组织协调下，根据部门特点，制作出自己的网页，为用户提供浓缩信息服务。其次，建立用户信息使用档案，实行追踪服务。

四、档案、图书一体化管理的优势

（1）先进的管理理念。档案、图书一体化的管理方法不是简单的行业增加，而是在强调分工合作的基础上，实现行业资源要素全方位优化，提高管理活动的效果和效益，实现要素间的互补匹配，使集成后的整体发挥更大的作用。系统论里有一条著名定律，即整体（系统）的属性和功能大于孤立部分（小系统）的总和。图书、档案系统的属性和功能之和，并不等于图书、档案这两者所组成的信息系统的属性和功能。信息系统的属性和功能必然大于图书、档案两个子系统的属性和功能之和。因为图书、档案融为一体后，减少了重复检索的环节，缩短了信息生产周期。尤其是建立了统一的现代化的图书、档案网络之后，信息数据库可相互检索利用，便于图书、档案部门之间的横向联系和协作，实现更大范围的资源共享。

（2）服务与管理提升到新的层面。在一体化管理中，图书、档案工作应为了确保建库质量，我们应从基础抓起，兢兢业业，不懈努力，遵守基本原则，保质保量把特色数据库建设好。

档案、图书的一体化管理，有利于现代科学技术迅速应用，在现代信息社会中，生产建设和科学技术的发展日新月异，它的明显特点是速度快、成果多、知识产量大，随之而来的知识老化的速度也加快了。科研人员在进行一项科学技术研究，开展新产品试制时都必须利用大量的科技档案、科技图书、科技情报资料。因此，对档案、图书等在提供利用方面提出了更高的要求，建立综合的一体化管理体系势在必行。

（作者单位为白山市档案局）

参考文献

[l] 降莎.建设特色数据库是知识时代图书馆谋求发展的对策之一[J].图书馆论坛， 2001（6）.

[2] 试论图书馆特色数据库的建设[J].图书馆，2002（3）.

[3] 徐守志.关于CAI.IS特色数据库建设的思考[J].图书馆学研究，2001（1）.

[4] 邓晓辉.谈网络环境下特色数据库的建设[J].图书馆学研究，2001（1）.

档案一体化管理篇(7)

关键词：高校；档案；图书；一体化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）06-0-01

21世纪是信息化社会，科学技术更新发展迅速，随着信息时代的到来，人们对信息的需求方式和内容也发生了巨大变革，传统的图书馆储藏信息的方式已经满足不了现代社会以及人们发展需求，将大量时间浪费在对信息资源的查找方面是不可取的。在这种大背景下，不受时间、地点、空间、借阅等条件限制的一体化个性信息服务，由于具有信息内容丰富，形式多样的特点，可以极大的节省人们查找信息资源的时间，方便人们随时随地都可以查询到需要的信息，被人们所期待。这是传统的图书馆所不及的，也是单纯档案部门的工作无法实现的。所以，将信息资源有效整合，是快速实现信息共享的有效手段。图书馆和档案馆作为高校获取信息的最主要渠道，也要适应社会发展要求，走一体化发展之路，实现信息资源的有效整合。

一、高校档案、图书实现一体化管理的重要性

（一）全面满足读者的信息需求

随着信息时代的到来，计算机网络的进步和发展，通过互联网查询所需要的信息已经成为很多人的选择，到档案馆或者图书馆查询信息要耗费大量的时间和精力已经无法满足现代人快节奏的生活、学习和工作需要，对于原始档案信息、系统理论方面的知识以及参考资料的查询非常不便。然而，从宏观角度来说，图书和档案管理工作从本质上说都具有专业性和服务性的特点，都具有为国家经济、政治、文化、教育、科技发展提供理论依据和信息保障的职能。从微观的角度来说，图书和档案信息都具有为不同读者和用户提供信息服务的职能，信息在利用的过程中才能发挥其价值，读者对信息的需求会反过来促进图书和档案发展的一体化。

（二）实现资源共享，节约成本

数据库的建立是一项长期的、系统的，需要耗费大量的人力、物力、财力的工程，为充分发挥高校图书和档案的价值，将图书和档案纳入高校的数据库是重要举措。第一，将两者有机结合建立数据库能够实现信息资源与文献资料的共享、方便管理，为高校的科研工作更好的服务；第二，网络技术与信息资源的整合有利于建立一个完善的检索体系和检索平台，将图书信息、档案信息电子化，用户可以不受时间、地点的限制，随时使用网络链接所需要的信息资源，另外，数据库的建立有利于信息资源的实时更新，为早日实现图书档案的一体化提供条件；第三，以计算机网络为载体，积极使用网络通讯技术、数据库技术、信息处理技术以及多媒体技术，将图书、档案有机联系，加快图书信息与档案信息的电子化和专题化建设，加强信息网络服务，尽可能的满足学生、学校以及社会的发展和科研需要。

二、高校图书管理工作中存在的问题

高校图书、档案管理工作主要体现在以下几个方面：第一，图书档案管理人员普遍存在着信息意识缺乏、计算技术水平较低的问题，缺乏对专业信息技术人才的引入，限制了图书、档案管理一体化步伐；第二，硬件条件不足且更新缓慢，远远达不到图书、档案管理一体化的要求；第三，没有认识到图书、档案管理一体化的重要意义，缺乏长期的规划和管理。

三、实现档案、图书管理一体化的有效依据

图书、档案的共通之处是建立图书、档案信息一体化的有效依据，两者的共通点主要体现在以下几个方面：图书和档案在检索方法、组织方式、加工处理、保护与管理以及新技术、新材料的利用方面的共通点为实现信息的一体化管理创造了条件。从本质上说图书、档案都是通过为用户提供信息和材料的方式服务的。除了共通性之外，图书和档案又具有各自的优点和特性。比方说图书是对文献资料的总结、归纳、整理和编撰，所含信息量丰富、内容齐全，包含所有学科，系统性强、理论性高，一般情况下是对客观事物或者客观世界中客观规律的描述，探讨了事物的发展规律和发展方向。档案具有原始性、真实性、可靠性的特点，一般就是对人类信息活动的客观记录，因此，图书和档案具有很多共通之处，这为档案、信息一体化的建立提供了条件，两者各自的特性又有利于优势互补充，将图书、档案信息的作用和效果得到最大化的发挥。

四、高校图书档案一体化管理的措施

高校图书馆的数据库建设是信息资源建设的重要组成部分，其中自建数据库的发展较快，自建数据库通常都是以高校自身图书档案管理的特殊性为依据建立起来的。很多高校的自建数据库包括自行开发的报刊、文摘、书本、学位论文、教师论文等；部分高校将档案管理的工作划分到图书管理名下，虽然与一体化的管理还有很大差距，但是在具体做法上已经开始融入数据库的建立，统一化检索、统一化管理、统一化服务；还有一些高校利用图书和档案优势互补的特点，将连着的特点结合起来，努力挖掘本校优势和特色，将特色资源的开发范围进一步扩大，比如说建立学士学位论文数据库、历史发展资料和图书数据库、教师论文数据库等，客观上促进了高校图书档案管理的一体化。

综上所述，受主客观条件的限制，目前要实现图书、档案管理的一体化还具有很大难度，图书、档案管理的一体化仍然有很长的路要走，但是数据库的建立在一定程度上为图书、档案一体化的建立提供了条件和基础，相信不远的将来，在社会各界的共同支持和努力下，高校图书和档案的一体化管理最终会实现。

参考文献：

[1]苏雪梅.新形势下乡镇图书档案一体化管理新论[J].兰台世界（中旬版），2013（10）.

[2]金娟.信息时代高校档案、图书、情报一体化管理构想[J].郑州大学学报（哲学社会科学版），2011（5）.

[3]钟均志，李凤莲.高校档案、图书、情报不能一体化管理――与王芊同志商榷[J].机电兵船档案，2012（14）.