档案储存管理篇(1)

1.1档案信息资源网络存储

随着互联网上档案信息资源类型的日益丰富和数量的大量增加，如何安全有效地存储这些档案信息资源，就成为档案信息资源管理工作者需要面对的实际问题。档案信息资源固然可以有多种类型的存储方式，其中，利用互联网进行网络云存储是最具有优势的存储方式。网络云存储是指通过一定的技术手段和特定载体，将档案信息资源永久存储在云端的虚拟空间中的过程。对于档案信息资源网络存储而言，云存储最大的优势在于，将各自独立单位存储的档案信息资源，通过网络变为云存储系统中的一个组成部分，从而实现多个档案信息资源管理单位所存储的档案信息资源实现云端的网络存储与服务。在档案信息资源管理工作中，如果将大量的档案信息资源与云环境下的网络云存储技术相结合，就可以实现档案信息资源的高速、海量、稳定、安全存储，从而为云环境下档案信息资源的网络化服务提供基础条件。云存储还可以充分节约本地的档案信息资源存储空间，从理论上讲可以利用互联网云环境下无限容量的云存储空间，进行档案信息资源的短期存储、中期存储、长期存储或永久存储。由于云终端是迄今为止最为经济、安全的计算机网络解决方案，档案信息资源数据保存在具有专业安全人员保护的云环境中，黑客常用的传统用户终端攻击会失去威胁。因此，云环境下档案信息资源的集中化管理更容易升级安全保护措施，安全性也更高。

1.2档案信息资源网络存储的意义

在档案信息资源管理机构所建设和拥有的各种不同类型和数量巨大的档案信息资源中，并非所有的档案信息资源都需要予以存储，需要根据其客观利用需求为依据，既要考虑其现实利用的价值，更要兼顾其长远的历史保存价值和参考利用价值。按照档案信息资源管理工作中有关档案信息资源保存期限的规定，档案信息资源的保存期限可分为无限期的永久保存、16一50年的长期保存和15年以下的短期保存3种。而如会计档案信息资源的保存期限则分为永久和定期两大类，其中定期保存包括3年、5年、10年、15年和25年共5个时间档次。对于具有永久保存价值和长期保存价值的档案信息资源，为了便于其内在价值可以得到长期地可持续性地有效挖掘、充分研究和开发利用，实现其价值的保值甚至增值，需要在特别安全的措施下予以存储，而云环境下的网络存储即可达到这一目标。在云环境下档案信息资源的网络存储，既包括永久性、长期性、短期性和临时性不同时间期限的存储，也包括保密性和共享性不同限制级别的存储，还包括本地和外地不同地域范围内的存储。在实际的档案信息资源网络存储过程中，存在着各种不同类型的存储方式，其中就有利用互联网开放存取模式下的网络开放存储方式，这也是几乎零成本的档案信息资源网络存储方式。因此，研究和探讨云环境下档案信息资源网络存储的各种方式具有十分重要的现实意义。

2云环境下档案资源的网络存储方式

2.1利用档案资源网站进行网络存储

对于数量巨大的原始档案信息资源，档案管理部门可直接利用云环境下的档案信息资源网站的服务器，相当于代替该部门进行原始档案信息资源的网络存储。利用这种原始档案资源网站服务器网络存储的最大优势，是可以完全不占用本地计算机的存储空间。其次，由于档案信息资源网站所收录的档案信息资源数据，无论在其更新频率、服务范围、文献类型、文献数量和安全保障等方面，都具有很高的可靠性，所以，档案信息资源的内在质量可以得到充分的保证。另外，档案信息资源网站由于建设专业化程度较强，因此也可以为用户提供更加良好的档案信息资源利用服务。网络存储方式在非云环境下，可能会受到档案信息资源网站稳定性的影响，这样一来，可能会给那些该网站独有的档案信息资源造成无法弥补的损失。而这种情况在云环境下将不复存在，由于所有的档案信息资源都被存储在具有安全保障的网络公共云服务器上，在巨大的网络存储空间中，档案信息资源会越来越丰富。

2.2利用网络硬盘进行网络存储

网络硬盘简称网盘，是一些网络公司推出的网络在线信息资源存储服务，向用户提供包括档案信息资源在内的各种文献信息资源的存储、备份、访问、共享等文件管理功能，使用起来十分方便，相当于设置在网络上的移动硬盘。网络硬盘的原理是网络公司将其网络服务器的硬盘或硬盘阵列中的一部分容量，分享给包括注册用户使用。随着具有网络存储功能服务网站的出现和快速发展，网络硬盘逐渐成为档案信息资源进行网络存储的重要工具。而具有云存储功能的网络硬盘的快速发展，又使得网络硬盘的存储空间容量记录也在不断被刷新。如目前提供初始存储容量最大的网络硬盘是“速度盘”，其初始免费永久开放存储空间的容量为5OOGB，单个文件容量可达ZGB，并可以实现批量巨传存储。再如作为云存储网络硬盘之.的“115网盘”，单个文件容量可达SGB，目前已经存储的信息资源容量已经高达145PB，文件数量达到17亿件的海量数据。因此，网络硬盘成为云存储档案信息资源的重要工具，特别适用于进行大容量和需要永久存储的珍贵或重要的档案信息资源的网络存储。档案管理机构也可以把网络硬盘看作置于网络云端上的移动硬盘，无论是在单位或在其他任何地方，只要可以连接到互联网，就可以管理、下载或巨传档案信息资源到网络硬盘中，而不需要随身携带，更不怕丢失资源。目前，可用于档案信息资源网络存储的网络硬盘网站已有不少，可供用户选择利用。

2.3利用同步盘进行网络同步存储

档案储存管理篇(2)

关键词：电子档案；存储技术；前期研

在对电子档案存储技术进行研究中，发现其中还存在一些问题，这些问题的存在不仅仅影响电子档案的存储，对其内部信息的安全性也不能有效保持，针对于这一点就需要对电子档案存储技术中存在的问题进行深入分析，并根据分析结果提出有效解决措施。另外在这个过程中还需要对其自身设计的前期研究进行深入分析，保证研究结果符合现在社会电子档案的发展需求，这样对于促使我国电子档案的发展起到非常重要的作用。

1 电子档案存储技术中存在的问题

1.1 数据丢失的风险

在对电子档案存技术进行研究中明发现我国现在进行电子档案存储的主要载体就是光盘和磁带库，这些存储地点在使用的过程中经常会发生故障，而且发生故障的概率可以达到40%以上，也就是说采用这些存储介质进行电子档案存储经常会发生数据丢失的现象，加大了电子档案存储的风险。而且在对这些存储介质进行研究的过程中，发现其自身还存在一定寿命问题，这些问题的出现都会加大电子档案数据丢失的风险。对于在存储介质使用过程中出现的问题来说，主要表现在两个方面。即光盘划伤和磁带粘连的现象，这些现象不仅仅会导致介质中存储的档案信息准确性受到影响，还会导致相应电子档案信息发生大幅度丢失。

1.2 标准规范的缺失

电子档案和纸质档案进行比较中，发现电子档案在进行存储的时候，并不能对存储条件和现状有一个全面的了解，因此在这个过程中要想保证电子档案存储发挥自身最大的作用，就需要采取合理有效的方法对保存数据的准确性和安全性进行有效检测。磁盘作为目前电子档案存储中常见的存储介质，在使用之前需要对其自身的阵列参数和配件进行有效检测，其根本原因在于不同参数的磁盘阵列之间的标准也有很大的差异，这就导致在制定统一的存储标准时还存在一些阻碍。因此在发现磁盘阵列发生问题的时候需要对出现问题的原因进行全面分析，并及时与制造商进行沟通，只有这样才能从本质上保证存储设备的正常运行。

1.3 管理制度滞后

要想保证电子档案存储的安全性和准确性，就需要在进行档案长期存储的时候建立完善的管理制度，这样对于促使我国电子档案存储管理的顺利实施起到不可忽视的作用。但是在实践研究中发现我国在进行电子档案存储管理中并没有制定有效的管理制度，这就导致电子档案的存储管理还存在一些问题。尽管在进行电子档案存储管理的过程中还会对相应的设备进行检查和维护，但是其对电子档案存储管理并不能起到全面的保障作用。而且在对电子档案存储磁盘进行维护的过程中，并没有制定合理的维护周期，其大多数是通过与厂商合作进行的不定期维护，这种维护中涉及的责任和其他方面还有不明确的地方，自身的科学依据也没有全部体现出来，这种现象对我国现在实施的电子档案存储管理还会产生非常严重的影响。

2 电子档案存储技术中问题的政策建议

2.1 加紧出台电子档案存储技术的政府性文件

目前主流的存储技术中，没有哪一种存储技术能够被完全替代。为了实现电子档案的长期存储，档案管理部门应尽快出台电子档案存储技术的政府性文件，指导档案部门正确选择适合本部门需求的存储技术。可从介质和设备、利用、成本三个方面考虑。

2.1.1 介质和设备方面

存储设备的容量是档案部门首先要考虑的因素，随着电子档案存储量的增大，选择合适的容量且扩展性强的存储设备，可靠性高且有相应检测标准支持的存储设备，无疑是档案部门的首选。光盘的可靠性较高，对于数据量较低、长期离线存储的电子档案，可以采用光盘作为存储载体。磁盘阵列在数据存储的安全性方面是其他存储设备无法比拟的，它的多种数据保护技术，可在磁盘发生损坏的情况下，保证数据的完整性。

2.1.2 利用方面

档案部门对存储数据进行分级管理，根据数据的重要性、利用率等因素，将数据放到不同的存储设备中，利用率高的数据存储在在线存储设备中，利用率低、长期备份的数据则存储在离线存储设备中。这样有利于减少总体成本、优化设备性能、改善数据可用性。

2.1.3 成本方面

存储介质的性能和成本呈正比关系，性能越好，存储速度越快，单位存储成本越高，反之亦然。要从成本、容量和性能三个方面因素综合考虑，选择合适的存储设备，且不可追求低成本，要保证设备的质量和性能。

2.2 制定完善电子档案存储载体的行业标准

目前，因许多存储技术产品标准和检测标准缺失，档案部门为了保证电子档案长期存储的可靠性，不得不投入大量的人力物力，因此，健全档案行业存储设备标准体系势在必行。随着电子档案数据量的逐渐增加，档案部门在选择存储设备时，更加青睐于磁带库和磁盘阵列等大容量的存储设备。为了适应存储设备发展的需要，此类设备检测标准的制定和检测设备的研制，成为档案部门电子档案存储标准化的必然趋势。

2.3 大力开展存储技术可靠性的研究

从存储技术的发展来看，为了满足计算机应用的不断需求，不同存储介质和设备的传输速率、容量等性能有了极为显著的提高，功能也在不断扩展。然而，档案部门在注重磁盘阵列性能的同时，更加注重电子档案的长期存储，这就要求存储技术的可用性和可靠性非常高。目前，针对于存储技术长期存储的相关研究较少，且存储控制器、存储芯片等核心技术掌握在少数外国公司手中，因此应加大开展存储技术可靠性研究的力度，探索影响磁盘阵列存储电子档案的可靠性关键指标，开展存储介质和存储设备的相关试验和测试工作，为档案部门合理使用电子档案存储技术提供依据。

结束语

综上所述可以了解到我国现在电子档案存储管理在实施的过程中还存在一些问题，这些问题主要表现在三个方面，即数据丢失风险、标准规范缺失和管理制度之后这三个方面问题，这些问题的存在对电子档案存储管理来说都会产生非常严重的影响，针对于此就需要对这三个方面的问题进行深入研究，并根据研究结果提出有效解决措施，从根本上提升电子档案存储管理的安全性和准确性，对实现我国电子档案存储管理的发展也起到不可忽视的作用。

参考文献

[1]张杰.信息化应用与高校审计档案存储研究[J].经营管理者，2014（11）.

档案储存管理篇(3)

[关键词]电子商务；档案管理；特点；智能需求

毫无疑问，随着电子商务的发展，智能化的电子商务将逐渐走入人们的日常生活。电子商务智能化是指利用数据仓库、数据挖掘技术对客户数据进行系统地储存和管理，并通过各种数据统计分析工具对客户数据进行分析，提供各种分析报告，如客户价值评价、客户满意度评价、服务质量评价、营销效果评价、未来市场需求等，为企业的各种经营活动提供决策信息。或者说电子商务智能化是企业利用现代信息技术收集、管理和分析结构化和非结构化的商务数据和信息，创造和累计商务知识和见解，改善商务决策水平，采取有效的商务行动，完善各种商务流程，提升各方面商务绩效，增强综合竞争力的智慧和能力。而电子商务档案管理的智能化将是电子商务智能化的一个靓丽的奇葩。电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。随着电子商务时代的来临，众多的电子商务活动将产生包括电子邮件、电子签名、电子合同、支付帐单、交易记录、产品资料等大量的有别于纸质文件的数字文件。同时企业在信息化管理、生产和科技活动中也会形成越来越多的存储在硬盘、光盘、网络硬盘、移动硬盘等存储介质上的电子文件。面对如此众多的商务档案既需要对其进行收集、归档，使之条理化、系统化、科学化，同时又要确保电子商务档案的完整性、有效性、真实性与安全性。因此，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。

一、电子商务档案的特点

电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的数字化特征：1.具有虚拟性。与其他档案存在形式相比，电子商务档案具有明显的虚拟性特征。首先，电子商务行为本身发生在虚拟的网络传输空间。其次，电子商务活动各环节产生的交易信息和记录具有虚拟性。例如，根据电子商务的交易内容，它首先涵盖了通过网络实现的原材料的查询、采购、产品的展示、定购到发货、储运等一系列以实物商品为内容的贸易活动。其次，电子商务还包括网上商品信息的提供。其三，包括各种计算机软件，娱乐节目的联机定购，联机数据库的查询，网上信息咨询服务等等。其四，提供支付手段的电子银行和其他金融服务毫无疑问这些商务活动所产生的档案文本都具有显着的虚拟性特征。2.具有复杂性。电子商务档案通过数字信息存储在存储介质上，人们用肉眼无法直接识别，更无法直接进行手工操作管理，只有借助于计算机系统才能进行解码，才能转化成人眼可以识别的记录。同时，随着计算机技术的发展，存储在各种介质上的电子商务档案信息的信息格式、规范、传输协议、链接方式、存储形式不尽相同，这就客观上造成了电子商务档案信息的复杂性。3.具有集成性。相对于纸质档案信息的单一性来讲电子商务档案信息无疑具有集成性的特征。现存的电子商务档案信息不但是文字或数字信息，而且可以很方便地将图像信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实地记录商务活动的各个环节。由此可见，对电子商务档案的管理应针对其特点，在档案的归档、保存、利用方面尽量提高其智能化程度，以符合时代的智能化需求。

档案储存管理篇(4)

关键词：电子商务；档案管理；特点；智能化；发展趋势

1 电子商务档案的特点

1.1 复杂性

电子商务档案的相关信息是以数据的形式存储在存储介质上，其是通过数据编码的形式而存在的，无法通过手工来操作，也无法直接用肉眼来识别，只有通过计算机操作才能够将其转换成可以为肉眼识别的信息记录。在科学技术快速发展的时代，对于档案信息的传输协议、连接方式以及存储形式等不断的变化，具有多样性的特点，所以在客观上导致了电子商务档案信息具有复杂性的特点。

1.2 集成性

相对于纸质档案而言，电子商务档案在信息的集成性方面具有很大的优势。因为电子商务档案信息存储的特点，使得同一份档案信息中可以包含文字、数据、视频、图片等各种形式的内容，对于电子商务交易的整个过程可以详细的记录下来，充分的体现出全面性、客观性的特点，所以具有很高的集成性。

2 电子商务档案管理的发展趋势

2.1 信息存储智能化

1.借助智能存储设备

电子商务档案在进行信息保存的时候需要借助于电脑、服务器和相关的移动存储设备等，而在对电子档案文件进行访问的时候也离不开这些设备的支持。电子商务其发展方向在于信息提取的及时性、便利性，以及不受到时间地点等的约束与限制，能够达到随时获取档案信息的标准。对于将来的智能化存储设备来说，这是基本的要求，对电子档案进行智能化管理的一个特征也在于电子档案存放之后的提取方式的转变。当智能化信息存储在进行输出的时候，应该是能够对不同的智能化设备都支持的，而且对于拥有权限的智能化设备还应该给与其关于电子档案信息的编辑、备份、安全管理等特别操作的权利，这也是为了让档案信息可以得到更好的保护。

2.存储设备智能化管理

未来信息储存的发展方向就在于信息存储智能化，这种电子档案管理模式让存储和管理结合在了一起，也让计算机系统、工作模式以及连接方式都发生了很大的改变，也将一些不必要的行为省略了，还可以让电子商务档案信息其安全以及实时访问得到保证。实际上，电子商务档案存储的智能化是由计算机系统当中的软件与硬件来进行决定的，而所谓智能化存储就需要让计算机其部分的运算以及控制功能可以下放到存储设备当中，让存储设备不只是能够进行数据存储，还可以拥有一定的运算与控制的功能。借助于智能存储技术，电子商务档案管理可以获得更多效益，不但可以让人工操作得带减少，也能够让过去对于档案管理所需空间得到节约，更能够缩短时间以及让运输、仓储相关费用得到节约。智能化存储管理技术能够实现对于存储系统当中存在的问题相关监控与调整工作，从而第一时间发现问题与潜在隐患，并且采取一定的措施进行处理，让数据存储的安全与持续得到保证，也让电子商务档案存储智能化水平得到提升。

2.2 信息检索智能化

1.智能检索

对于诸多档案信息而言，电子商务档案信息只是其中之一，也是电子商务的兴起才出现的。通常情况下，对于档案信息的检索主要发展在于自然检索、手动检索、计算机辅助检索以及计算机智能检索，对于电子商务档案信息其检索来说，也是类似的。计算机的智能技术不断带动着电子商务档案学信息检索的智能化，而面对拥有各式各样信息存储方式的电子商务档案，因为其信息内容可能包含文字、数字、图片、图像、声音等，还可能有加密信息与不加密信息的区别以及本地存储与其他存储等情况，关于电子商务档案信息有关的智能检索就拥有了更为重大的意义。对于智能检索而言，其基础就在于文献以及检索词的相关度，并且对文献重要性进行综合考察作为指标，再对检索的结果进行排序，从而让检索效率得到提升。

2.推理化分析

计算机科学技术的发展让电子商务档案信息的智能检索拥有技术支撑。计算机推理思想对于档案管理其智能化的应用，可以让档案管理其检索系统做到对于基于模式识别以及物景分析的图形图像检索系统，也更有利于档案信息搜索工具借助于别的基础理论实现更智能的模式开发。

2.3 档案应用智能化

1.客户管理智能化管理

电子商务档案其应用智能化，首先在于客户关系管理的智能化。对于电子商务档案而言，客户档案是重要的组成部分，而电子商务档案也相当于是让商家客户之间有了新的交流方式，那么企业的管理者在对客户关系进行管理的时候也应该变化思维方式。智能化的客户关系管理可以让企业对客户的服务得到加强，也让客户的满意度以及忠诚度得到提升，更能够让企业的效率与效益得到提升，这同样需要加强关于客户关系管理系统以及智能化的客户数据库开发以及应用。

2.商情智能化预测

智能化的商情预测，是电子商务档案应用智能化的另一个重点。客户数据庞大，而企业的营销信息、销售信息以及服务信息也非常多，只有高度商业智能的数据分析以及数据处理系统才能够很好的实现对于它们的分析与管理。智能化的商情预测系统，借助于数据挖掘思想以及数据仓库的管理技巧，一对一的营销策略、以及个性化的售后服务智能化的数据分析与处理，可以使得客户的需求得到满足，也能够让企业的盈利能力与盈利空间得到拓展与提升。

3.商业数据智能分析

商业价值的实践以及商业需求的满足，只是智能化数据分析以及数据处理系统的部分效用，关于对于市场以及客户的不断学习的过程，让企业的商业流程重新进行塑造，更是让企业管理者拥有更加智能化决策分析工具的重要方式。智能化的营销策划，需要利用到智能化营销策划其管理系统，而企业借助于此可以对产品以及市场信息做到全面分析，对高效的营销计划进行制定，而销售与服务指标应该切实可行，从而让企业管理得到优化。

3 结语

电子商务的快速发展推动了电子商务档案的发展，而关于电子商务档案管理其智能化趋势也变得越来越明显。相比于纸质档案管理，电子商务管理更加复杂，不但包含文字图像信息还包括声音视频等数据资料。对于电子商务档案的智能化管理，需要来自于企业的多方面配合，而这也是科技发展的必然趋势。

参考文献

[1]姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.

档案储存管理篇(5)

1储存空间

纸质档案的管理对空间有着极大的需求，一般都会储存在档案室里面，这对档案室的环境有着很高的要求，也占据了较大的空间。而且纸质档案的管理需要专门的人员进行监察，也需要定期的进行维护，极大的增加了档案管理者的工作量。

2环境因素

纸质档案在保存过程中，极易受到潮湿、虫蛀、高温影响。各种因素的作用会导致纸张易碎、模糊、损坏，降低纸质档案保存寿命，对纸质档案的真实性与直观性造成了较大的影响。

3其他档案载体的发展

由于信息化技术的普及，电子档案开始越来越广泛的在档案管理工作中进行运用，对传统的纸质档案形成了较大的冲击，对纸质档案的发展有着很大的制约作用。

二、电子档案的优点与缺点

1电子档案的优点

1.1提高效率

随着计算机信息技术的普及，极大的提升了工作效率，也为工作人员在储存、查找方面提升了速度，保证高效高质的查阅工作进度，也减轻了档案管理工作人员的工作量。

1.2档案储存

通过电子档案储存系统，降低了档案对于空间的需求，也保证了档案储存的完整性。档案也不再需要担心储存过程中受到环境因素影响其保存寿命，提高了档案的保存年限。

1.3保密性能

电子档案储存的载体是计算机系统，通过对系统进行加密措施，做好档案的保密措施，没有相关权限的人或者没有得到授权的人，是无法进入电子档案储存系统的。

1.4提升工作质量

人为因素过多的介入，会直接影响档案存在错误的概率。电子档案很好的避免了这样的问题，直接的提升了档案管理工作的质量与利用率，保证了电子档案的价值体现。

2电子档案的缺点

2.1容易被人为篡改

计算机作为电子档案储存的载体，很容易受到管理人员、黑客技术、电脑病毒等因素对实际储存的电子档案进行拷贝、篡改，而且在篡改或者拷贝之后，往往不会留下痕迹，这导致我们对电子档案的真实性与权威性有了很大的疑问。

2.2安全患

电子档案作为信息数据储存在计算机系统中，因为系统漏洞问题，极易导致黑客入侵系统，窃取、拷贝、篡改电子数据，这样就会破坏电子档案的保密性，给档案管理工作造成了一定的影响。

2.3缺乏管理制度

计算机信息存储技术目前还缺乏较为有效的管理制度，不同的地区、不同的企业对档案的管理系统也不一样，对档案的统一利用有一定的影响。

三、档案管理系统的设计

1数据库设计

为了满足我国实际需要，一般采用全关系型GIS数据库管理方式，这种模式的优点众多，主要因为其升级投入过程不需要过多的资金，但是对其的应用相对较于纯熟，缺点就是这种全关系型GIS数据库管理方式的读写效率较低，但是值得推广使用。

2数据扫描

档案数据扫描是通过计算机控制相机进行摄影，这样就能在保证扫描质量的前提下提升对于档案数据扫描的效率，这种方式扫描可以将JPG图片类文件转化为PDF阅读文件，这种PDF格式文件相较于JPG图片文件更小，更有利于系统的存储工作。

3自动入库

传统的档案管理系统需要人工对档案进行入库封存，这样增加了档案管理人员的工作量。现阶段档案管理系统通过扫描，将文件格式转化，将会自动存入相应的数据库。

4安全性保存

数据档案管理主要是对其做好保密措施，保证档案能够安全的保存，这样才能切实的保障档案数据的真实性与有效性。

四、结束语

档案储存管理篇(6)

一、调研背景

现代信息技术的发展，在改变着我们的生活方式的同时，也改变着我们的工作方式，传统的以纸为载体的档案存储方式受到冲击，电子档案管理，如今已是档案管理中的一个热门话题，它已为许多企业所采用。在现代化的进程中，引入现代管理的思想，建立一套可面向企业电子档案管理系统，也是十分必要的。本课题基于我国企业管理信息化建设现状，结合在实际工作中所遇到的问题和收获，对企业电子档案管理系统的具体需求方面进行研究，提出构建适应本企业的电子档案管理体系。

二、企业档案管理现状

目前，在很多企业中，档案都是采取的分散管理，像本公司这种大型国有企业，部分繁多，各种职能部门及下属的分公司，每个都有自己的档案管理室，档案员大都兼职。企业未能实现档案统一管理的原因主要有：（1）档案数量众多，中心档案室并没有足够的存储空间来放置全部公司档案。（2）涉及部门众多，全部存入档案室职能部门，在利用档案时便存在很多手续，耗费大量的时间。（3）历史原因，企业自成立以来就采用的档案分散管理，如想统一构建一个档案部门存在巨大的困难。为了摸清企业档案存储的情况，中心档案室对档案存储的各部门进行了检查，对全公司各部门的档案存储情况进行了汇总并指出相关问题。1.各部门档案兼管人员明确、归档职责明确归档内容明确，人员素质较高、责任心强。2..档案管理部门及档案员对检视、准备细致、回答检查所问的内容肯定、准确。3.虽然多年来经过搬迁及机构整合的各种原因，各单位应该保存的文件全部妥善迁移，或经批准移交技术中心。4.账目清楚、借阅归还及时，为了方便管理，多数单位建立或部分建立了电子账目，有条件的单位已在建立电子档案，这表明探讨建立电子档案已是我们面临的任务。5.进入技术档案室的档案比之各单位，更能得到比较专业的管理，安全、稳定、查借阅方便，配备一定电子化设备后，更易实现档案的电子化。6.检查中最突出的问题：早期文书档案各种存储介质导致字迹模糊，应尽快进行电子化复制；各职能部门均存在重使用轻存档现象，各种审批批复后，文件不能及时主动入档，待档案整顿时催缴；有涉及完工、质保、维修、资质、查阅的资料因使用方便存放在个人手里的现象，应该提倡尽可能使用复印件，或用后归档，用前借出；部分档案因限于库房面积，档案未进橱，堆放。对企业档案存储情况的了解对于下一步构建企业电子档案管理体系提供了必要的信息。

三、传统纸质档案与电子档案的优缺点

1.纸质档案的特点：首先，是档案信息的原始凭证性。纸质档案是从文件直接转化而来，客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。其次，信息存储介质的耐久性。实践证明，纸张、胶片最适宜长期保存。中国有大量的古代字画逾百年、乃至千年而保存至今，就是极好的证明。最后，纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点。纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。档案信息形态包括：印章、签字和笔迹等真实性鉴定。例如，年代久远的文书档案，上面的印章，发文部门经办人签字红线图标志，依然清晰。这些纸质档案在任何时候都可为法律提供有力证据，并作为权威材料。2.电子文件的特点：首先，电子文件的原始性不易被认可，转化为档案有障碍。其次，电子文件的对于载体有依赖性，例如：早期存储的声像文件因为播放器材老化，很多读取困难。最后，电子文件载体的特性使其难以长期保持，且安全系数低，这些都是造成纸质文件与电子文件大量并存的主要原因。纸质档案与电子档案既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题，各级档案工作者应积极地将电子档案的管理纳入现行档案管理体系，在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。

四、电子档案管理系统的现状

档案储存管理篇(7)

【关键词】电子商务；档案管理；智能化；发展趋势

一、电子商务档案管理智能化现状

（一）电子商务档案管理流程

借助于数字信息以及存储介质可以将电子商务档案完成，而在进行电子商务档案管理的时候，是没有办法直接做到手动进行关于电子商务档案的操作或者是管理的，这个时候，计算机系统就是最不可或缺的存在。正是计算机科学技术以及网络的不断发展以及智能化的深入，当电子商务档案其信息是存储在不一样的储存介质上时，对于其中的信息规范与格式要求也会有所不同。因为不同的网络服务商而导致的传输协议或者网络链接方式的差异，同样会让其储存形式、数字化程度以及计算机功能都不一样，这些情况的存在让电子商务档案信息变得复杂起来。电子商务档案信息和过去的纸质档案信息存在很不一样的地方，首先是其未被单一的数字，或者文字信息局限，并且可以让信息得到系统的、全方位的存储。无论是图像信息还是音频视频之类的音像信息，都是可以用合适的形式在文件当中进行完整记录的。在查找读取信息的时候，这要打开文件夹就可以完成，并且可以记录得更加详细与真实。

（二）电子商务档案管理的缺陷

电子档案并不会受到时间或者是地点的限制就能够做到查找信息或者是信息共享，并且和纸质档案对于保存的环境与条件要求高不一样，电子档案其在进行保存的时候主要是对防磁性以及温湿度要求高，但是其保存所需空间并不大。只不过，在对电子商务档案进行管理的时候，关于电子文件的归档管理存在复杂性，也就让其档案管理工作变得更有难度。这是因为很多负责电子文件档案处理的工作人员其在工作的时候，受到关于纸质档案管理思想的影响，对于电子文件归档管理意识不够高。或者是有的工作人员为了减轻自己的工作负担，并没有主动关注关于电子文件的归档工作。还有可能是工作人员其本身的技术不足，对于计算机的使用操作并不熟练，既无法对电子文件在归档管理当中遇到的问题做好正确处理，也没有办法做好点子文件的归档管理工作。

对于档案而言，其原始记录性是很重要的属性，并且体现在了档案的内容与形式上，正是因为档案具有原始记录性，它才拥有法律凭证的作用。电子商务档案属于电子文件，它的形式和内容之间是相对对立的，而其内容很容易被改动，固有形式会有所变化，也就会影响到其原始记录性。和纸质档案不同，电子档案不但容易被篡改，且篡改之后还可以不留下痕迹，因而在进行管理的时候，容易造成一些问题。电子文件本身还存在虚拟性，那么关于原件的界定就会很困难。即使信息技术发展迅速，但是数字签署技术并没有得到普及，要在电子文件上进行盖章或者签名也并不存在可行性，那么在对电子文件进行真伪鉴别的时候也就会变得艰难。正因如此，在讨论电子商务档案其原始记录性的时候，必须有全新的概念才行。

在电子文件越来越多的现在，对于文件原始顺序的来源原则得到了更多的关注。想要做好电子档案管理，尊重其来源是非常重要的一点，也能够更好的从行政管理与法律责任的角度去对电子文件归档管理问题进行处理。在实际使用当中，工作人员可以根据需要来进行电子文件的随时复制，又再对其信息内容进行重新的组合，这么一来，电子文件原有的顺序就很容易被打乱。这样的情况就意味着，当电子文件在运转期间，要把握好它的原始性并不容易，而在进行文件整理的时候，关于文件原始联系的说明不可或缺。要让来源原则变得更加丰富，也可以以所有生命周期当中的文件其组合变化以及电子文件管理实践作为基础与依据。只是这样的方式对于电子文件来源的明确判定要求比较高，不单单是将档案与文件维护好，在进行整理时要根据原始顺序来进行。

二、电子商务档案管理的发展趋势

（一）信息存储智能化

1.借助智能存储设备 电子商务档案在进行信息保存的时候需要借助于电脑、服务器和相关的移动存储设备等，而在对电子档案文件进行访问的时候也离不开这些设备的支持。电子商务其发展方向在于信息提取的及时性、便利性，以及不受到时间地点等的约束与限制，能够达到随时获取档案信息的标准。对于将来的智能化存储设备来说，这是基本的要求，对电子档案进行智能化管理的一个特征也在于电子档案存放之后的提取方式的转变。当智能化信息存储在进行输出的时候，应该是能够对不同的智能化设备都支持的，而且对于拥有权限的智能化设备还应该给与其关于电子档案信息的编辑、备份、安全管理等特别操作的权利，这也是为了让档案信息可以得到更好的保护。

2.存储设备智能化管理 未来信息储存的发展方向就在于信息存储智能化，这种电子档案管理模式让存储和管理结合在了一起，也让计算机系统、工作模式以及连接方式都发生了很大的改变，也将一些不必要的行为省略了，还可以让电子商务档案信息其安全以及实时访问得到保证。实际上，电子商务档案存储的智能化是由计算机系统当中的软件与硬件来进行决定的，而所谓智能化存储就需要让计算机其部分的运算以及控制功能可以下放到存储设备当中，让存储设备不只是能够进行数据存储，还可以拥有一定的运算与控制的功能。借助于智能存储技术，电子商务档案管理可以获得更多效益，不但可以让人工操作得带减少，也能够让过去对于档案管理所需空间得到节约，更能够缩短时间以及让运输、仓储相关费用得到节约。智能化存储管理技术能够实现对于存储系统当中存在的问题相关监控与调整工作，从而第一时间发现问题与潜在隐患，并且采取一定的措施进行处理，让数据存储的安全与持续得到保证，也让电子商务档案存储智能化水平得到提升。

（二）信息检索智能化

1.智能检索 对于诸多档案信息而言，电子商务档案信息只是其中之一，也是电子商务的兴起才出现的。通常情况下，对于档案信息的检索主要发展在于自然检索、手动检索、计算机辅助检索以及计算机智能检索，对于电子商务档案信息其检索来说，也是类似的。计算机的智能技术不断带动着电子商务档案学信息检索的智能化，而面对拥有各式各样信息存储方式的电子商务档案，因为其信息内容可能包含文字、数字、图片、图像、声音等，还可能有加密信息与不加密信息的区别以及本地存储与其他存储等情况，关于电子商务档案信息有关的智能检索就拥有了更为重大的意义。对于智能检索而言，其基础就在于文献以及检索词的相关度，并且对文献重要性进行综合考察作为指标，再对检索的结果进行排序，从而让检索效率得到提升。

2.相关性分析 在进行智能检索结果排序的时候，相关性与重要性都是需要考虑的，而相关系选择各个字段其加权混合索引能够分析得更加准确，而重要性则是与文献来源权威性有关系。通过这样的方式，让检索结果得到更加准确的排序，也让检索的效率得到提升。电子商务的发展快速也让其活动越来越具有全球化特征，而电子商务档案信息其全球性、信息管理系统的分布性、交易语言复杂性以及交易方式多样性等特点越来越显著。这样的事情势必导致过去的档案信息检索工具无法让用户需求得到满足，而智能检索工具开发的必然性与必须性也得到了凸显。

3.推理化分析 计算机科学技术的发展让电子商务档案信息的智能检索拥有技术支撑。计算机推理思想对于档案管理其智能化的应用，可以让档案管理其检索系统做到对于基于模式识别以及物景分析的图形图像检索系统，也更有利于档案信息搜索工具借助于别的基础理论实现更智能的模式开发。

（三）档案应用智能化

1.客户管理智能化管理 电子商务档案其应用智能化，首先在于客户关系管理的智能化。对于电子商务档案而言，客户档案是重要的组成部分，而电子商务档案也相当于是让商家客户之间有了新的交流方式，那么企业的管理者在对客户关系进行管理的时候也应该变化思维方式。智能化的客户关系管理可以让企业对客户的服务得到加强，也让客户的满意度以及忠诚度得到提升，更能够让企业的效率与效益得到提升，这同样需要加强关于客户关系管理系统以及智能化的客户数据库开发以及应用。

2.商情智能化预测 智能化的商情预测，是电子商务档案应用智能化的另一个重点。客户数据庞大，而企业的营销信息、销售信息以及服务信息也非常多，只有高度商业智能的数据分析以及数据处理系统才能够很好的实现对于它们的分析与管理。智能化的商情预测系统，借助于数据挖掘思想以及数据仓库的管理技巧，一对一的营销策略、以及个性化的售后服务智能化的数据分析与处理，可以使得客户的需求得到满足，也能够让企业的盈利能力与盈利空间得到拓展与提升。

3.商业数据智能分析 商业价值的实践以及商业需求的满足，只是智能化数据分析以及数据处理系统的部分效用，关于对于市场以及客户的不断学习的过程，让企业的商业流程重新进行塑造，更是让企业管理者拥有更加智能化决策分析工具的重要方式。智能化的营销策划，需要利用到智能化营销策划其管理系统，而企业借助于此可以对产品以及市场信息做到全面分析，对高效的营销计划进行制定，而销售与服务指标应该切实可行，从而让企业管理得到优化。

结语

电子商务的快速发展推动了电子商务档案的发展，而关于电子商务档案管理其智能化趋势也变得越来越明显。相比于纸质档案管理，电子商务管理更加复杂，不但包含文字图像信息还包括声音视频等数据资料。对于电子商务档案的智能化管理，需要来自于企业的多方面配合，而这也是科技发展的必然趋势。