档案管理的目的和意义篇(1)

关键词：高校档案;档案管理;创新机制;管理模式

高校档案管理工作作为衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依据，同时对于高校的建设与发展具有重要意义。但是长期以来，高校档案管理并没有受到社会以及高校管理者的足够重视，在高校档案管理过程中，无论从社会还是到高校管理者以及教育体系的相关部门没有真正认识到高校档案对于高校建设和可持续发展的意义，因此高校档案管理的发展速度和管理水平远远落后于高校的实际发展水平。高校档案管理在实际应用和发展中存在管理意识薄弱、管理手段相对比较滞后、高校档案的利用效率较低等诸多问题。

一、高校档案管理的重要意义

关于普通高校档案管理的重要性，可从国家明确规定的《普通高等学校档案管理办法》中看出端倪。《普通高等学校档案管理办法》明确规定高校应当将档案管理工作作为高校基础管理工作，并应当将高校档案管理工作纳入高校管理整体体系之中[1]。高校档案管理主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料以及科研档案资料、党政工档案资料。这些档案资料从某种程度上是高校教育、科研管理的缩影，对于高校的发展和规划具有重要意义。

（一）高校档案管理对于提升高校教学水平具有重要意义。教书、育人是高校存在的最根本目的，也是高校对于社会的最重要的价值所在。高校的教学档案主要包括高校在教育过程中所积累形成的文字材料、图文、影像视频等用于教学的资料。这些教学资料往往是集高校所有教师的知识、文化和教育方法等之大成，是高校教学过程中教师与学生们劳动成果、学习成果的积累，这些资料基本能够反映教育的发展的历史变迁和当时的思想动态以及最先进的教学理念、教学思想等。高校教学档案资料对于今后的教学不仅仅是可供研究的宝贵资料，更是可供其它教师、学生在教学过程中可以借鉴的宝贵资料。同时高校教研部门通过研究高校教学档案，能够适时评估当前高校的教学质量，为推进教学改革和提高教学质量具有重要意义。

（二）高校档案管理对于提升高校科研水平具有重要意义。在开展教学活动的同时开展科研活动是高校建设的主要目标之一。高校档案管理对于科研档案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研档案记录了高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素。通过科研档案的记录，能够充分反映高校教研工作的水平，能够全方位检查高校科研过程中存在的问题，提升高校科研水平，获得更好的科研成果。

（三）高校档案管理是高校进行学生管理的重要手段。高校档案管理的重要组成部分之一学生档案资料，主要记录了高校学生的个人资料、学习成绩、身体状况、家庭背景等重要档案资料，这些档案资料一般会伴随学生终身。高校学生档案资料对于高校管理学生有重要作用[2]。通常高校学生都多大数千甚至上万人，学生的整体状况，包括学习状况、身体状况、家庭背景状况都是高校在实际管理过程中必须掌握的原始材料，通过对学生档案的管理、分类，对于学生的家庭状况了解，可以按需为学生申请特困奖学金;通过了解学生的学习成绩状况，给学生分发奖学金;通过了解学生的特长与爱好，有针对性地培养学生的特长;通过对于学生档案的掌握，为学生未来的升学、就业提供帮助。这些都是高校档案对于高校学生管理的意义。

（四）高校档案管理对于高校党政工作开展的意义。党政工作也是高校的生存与发展的必不可少的重要工作之一。党政资料作为高校档案管理的重要组成部分，对于高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案主要记录高校教职人员的人事档案资料，高校党员档案资料，高校政务资料等。高校党政工作档案对于高校教职工队伍的管理，对于高校教职工、高校党团组织、党团活动的开展以及高校整体政治生态具有现实意义。高校党政工作是保证高校科学发展观的理论依据，高校党政档案管理则为高校党政工作的开展提供了理论基础，记录了党政工作开展状况。通过党政档案管理，提高了高校行政机构改革，高校院系设置与调整，高校教职工绩效考核，高校人事调动管理等提供参考与评定依据，有利于高校党政工作的顺利开展。

二、高校档案管理中存在的问题

高校档案管理伴随着高校的发展不断进步，然而由于当前高校的国际化进程不断加快，高校师生力量暴增以及档案管理的信息化、专业化程度不断加强，高校档案管理在实际工作中也出现了一些与高校当前发展速度不相符的问题，主要表现在如下几个方面：

（一）高校对档案管理工作的重视程度不够。高校的档案管理工作与现今的高校的高速发展不匹配，高校的教学规模和高校的管理模式日新月异，但高校的档案管理还停留在手工阶段。高校档案管理的重要意义还没有在高校管理者心目中留下较深刻的印象。高校的管理过程中片面重视高校对于教育、科研的作用，但没有认识到档案管理工作对于教育、科研以及校园管理的积极作用，根据发达国家著名大学的管理经验，高校档案管理对于学校积累教学方法、分层管理学生、积累科研经验有重要意义。

（二）我国高校档案管理手段滞后。信息化的发展使档案管理全面进入了信息时代，然而我国多数高校的档案管理发展水平严重滞后，一些高校的档案管理还停留在手工阶段，多数高校没有较为先进的信息化管理体系来对高校档案进行科学化的管理。高校的档案管理工作的信息化程度较低，管理模式和档案建设、分类、检索等手段落后，导致档案利用率低，不能充分发挥档案在高校学生教育培养，科研过程控制以及重要资料的保存，教学过程的优化和记录等中的作用。同时高校对于档案管理人才的培养和培训工作滞后，使档案管理相关人员难以适应现代化的档案管理工作的实际需要。高校档案管理信息化系统没有形成，一些形成了初步的档案管理系统，但档案管理系统与高校校园网络共建信息平台中往往不能与共享信息和通讯。此外高校档案管理信息更新缓慢，利用率不高也是我国高校档案管理中存在的主要问题。

三、高校档案管理模式创新的路径

（一）构建高校高效档案信息管理系统。高校先进化的信息管理系统是提高高校档案科学化管理的必要手段，在当前社会信息化的进程中，面对高校的教职工规模不断扩大的现实，高校的科研、教学、学生信息档案等档案信息越来越复杂，海量档案信息利用传统手工档案管理方式已经不能满足实际需要，因此构建高校档案管理信息化体系是高校档案管理模式创新的必经之路。构建高校档案信息管理系统的首要任务是调研档案管理和档案应用过程中的实际需要，统一高校档案管理信息系统的标准和联网协议标准，确保高校档案信息化管理体系能够在高校校园网、高校数据接口、数据库来源等统一协议，确保高校档案信息化管理体系能够实现校园网、互联网、教育网等信息在有权限范围内共享，实现信息资源共同管理。其次，高校档案信息化管理体系的构建应当全面整合高校档案中的教育、科研、党政、教职工人事档案等方面全面信息整合与档案资料数据统一采集，建议统一数据库，并及时更新数据库，避免重复数据库建设。再次，在高校档案信息化管理体系构建过程中必须重视信息化管理体系的安全性。信息化的最大弱点就是安全性，安全性在网络体系中可能会造成致命的缺陷。高校信息化管理体系构建过程中必须通过加强系统操作应用权限，通过数据加密保护以及信息认证和信息传输加密以及网络签名等方式加强高校档案管理信息化体系的构建。

（二）提高高校档案管理地位。档案管理对于高校教学质量和人才培养水平以及高校基于高校档案管理在提升高校教学水平、提升高校科研水平、提高高校进行学生管理水平、提高高校党政工作开展效率上的重要作用，高校档案管理水平是体现高校学术研究水平和科研技术水平的重要手段，高校管理者和政府相关部门应当高度重视高校档案管理工作，提高高校档案管理在高校整体管理中的地位，通过整合高校信息化档案管理资源，合理规划高校档案管理的未来出路，通过不断加大对高校档案信息化管理的投资，构建科学现代化的高校档案信息化管理系统。国家对于档案管理建设制定和出台了相关标准，在高校档案管理体系的建设中应当按照相关标准提高高校档案管理系统建设水平。同时应当加大高校档案管理相关人员的培训、培养力度，专业人员，通过档案管理理论和实际管理培训，提高档案管理队伍的人员素养，提升高校档案管理的整体水平。

（三）创新高校档案管理的实际应用。高校档案管理的主要目标之一是为高校日常教研活动和开展校园文体活动提供帮助。创新高校档案管理模式的主要目标之一是提高档案对高校各项管理工作的开展提供切实帮助。提高高校档案管理的实际应用首要任务是提高档案管理人员的服务意识，应当与高校各个院系和相关职能部门之间做好信息联动，深层次研究和总结高校档案信息中的对科研、教学和人事管理有价值的信息资料。其次应当强化高校档案信息的检索、开发和利用。高校信息档案管理部门应当结合各个部门、院系、科研小组的实际情况，建立快捷方便的高校档案的检索体系，使使用者能够在权限范围内方便地检索相关资料，从而提高高校档案的利用和实际应用， 使档案管理起到为科研、教学和校园管理服务的作用。

（四）创新高校档案管理人才培养机制。高校档案管理模式的创新和提升离不开专业的档案管理团队和管理人员。创新高校档案管理模式必须培养专业素养强、思想道德素养高的高校档案管理团队。应当根据高校档案管理的岗位职责需要，优化档案管理团队，明确各个岗位的岗位职责和人员素质条件。其次应当通过健全的管理制度和绩效考核制度，规范档案管理人员的作业标准和工作绩效，提高工作效率提高准确率和积极主动性，通过激励制度保证档案管理工作及时、标准、规范。再次，通过可持续发展的教育工作和再学习制度保证档案管理人员持续进步、提高，及时学习最新、最前沿的档案信息化管理知识，开展多样化的技能比武、演练和档案管理技术研讨会等活动保证档案管理知识、人才培养的有效性。

四、结语

总之，高校档案能够为高校学术研究及应用提供最有价值的资料，同时对于高校文化建设和高校校园文化的形成与传承具有重要作用，我们必须正视高校档案管理中存在的问题，通过创新高校档案管理模式，提高高校档案管理水平，促进高校可持续发展。

参考文献：

档案管理的目的和意义篇(2)

目标管理；人事档案管理；改革方向

人事档案工作，是事业单位各项基础工作的重要组成部分，人事档案对事业单位的经营决策、事业单位的宣传推介及维护事业单位的合法权益等有着无可替代的参考作用和凭证作用[1]。因此，人事档案管理工作在单位发展过程中具有十分重要的意义。但是随着时代的发展，人事档案管理也出现了一些新的问题，包括管理法规滞后、管理方式单一、管理模式封闭、管理内容陈旧和管理手段落后等问题都在不同程度的影响着人事档案管理的效率。同时人事档案管理人员的奉献精神、业务知识、政治素养也有一定的欠缺。多种因素共同制约着人事档案管理的效率，需要进一步的改革和发展。目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，而使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。将目标管理的理念应用到人事档案管理中，可以有效的激发档案管理人员的工作积极性，注重档案管理人员个体与档案管理工作质量的协调发展，提高人事档案管理效率。本文拟通过对目标管理下人事档案管理改革进行分析，提出有针对性的改革方向，为促进人事档案管理工作的内涵式发展提出可资参考的策略。

树立明确档案管理目标，提高人事档案管理工作有效性。人事档案管理，真实的记载了全体干部职工工作的各个方面，是各单位管理工作中的重要环节，而人事档案管理又是组织人事管理工作的重要组成部分，是国家选拔任用干部的重要依据[2]。正是因为人事档案管理如此重要，因此，全面推行人事档案工作制度化、规范化、科学化管理，认真贯彻落实中组部的干部人事档案工作目标管理暂行办法和干部人事档案目标管理考评标准。这样才能提高人事档案管理效率，逐步使人事档案管理工作实现内涵式发展。这就要求各单位，进一步明确人事档案管理的目标，对所有档案从收集开始就要及时的进行归类，提高档案管理人员对档案管理中各个细节的监控，为实现人事档案管理目标打下良好的基础。具体来说，各单位为了有效实现档案管理目标，需要：加强宣传营造氛围，确保全员意识提高。即采取多种方式宣传档案目标认定工作的目的和意义；加强档案基础设施，确保做到“三个到位”，即人员到位、软件到位、硬件到位；加强档案管理工作，确保细节注重“三抓”。即抓奖惩兑现、抓规范管理、抓开发利用。

转变档案管理人员考评机制，完善绩效考核与管理办法。长时期以来，档案管理部门一直被人们视为“清水衙门”，档案管理工作也被视为“没有前途”的工作。真是因为缺乏对档案管理工作的重视，因此档案管理人员的考评工作一直问题比较多。很多单位将对档案管理人员的考评纳入到其他岗位中，比如与技术人员、行政人员一起进行评价。显然，档案管理人员大部分从事的都是服务类的工作，很难通过指标量化来衡量其工作业绩。这就使得档案管理人员的工作被认可的程度低，职称晋升困难，严重影响了档案管理人员的工作积极性。因此，新时期我们需要进一步完善档案管理人员的考评机制。具体来说，对档案管理人员工作的考评可以结合同时测评、网上测评、领导测评、自我测评相结合，从事服务的就要看起服务质量好坏，从事科研的就要看其科研水平，分类管理[3]。一方面要建立严明的奖惩措施，对于那些能够兢兢业业的工作在档案管理一线，尤其是能够积极与时俱进，经常提出创新性思想的就要奖励。而对于那些不能积极参与工作，消极怠工的要给予一定的惩罚，以此来激发档案管理人员的工作积极性。

优化档案部门管理制度，引导档案管理人员个性化发展。目前，很多单位的人事档案管理工作不适应单位工作的发展，也不适应时代的发展，其中比较典型的就是档案部门管理制度不合理，不能有效的将档案管理工作的发展与档案管理人员的发展有机联系起来，影响了档案管理人员工作积极性[4]。而目标管理制度下，以人为本的理念是一项非常重要而且具有实际意义的理念，我们需要更加有效的将以人为本的理念融入到人事档案管理的制度制定、优化中来，以期更好的促进人事档案管理工作的有效发展。比如有的档案管理人员缺乏足够的信息技术储备，那么我们就应该给他们提供学习和进修的环境，提高他们相应的技术；再比如一些工作人员善于钻研，喜欢在管理档案的软件硬件方面创新，那么我们就应该给他们创造更广阔的空间，并设定有效的激励制度，使他们可以放开手脚的去创新。确有需要，甚至可以更换岗位，以促进档案管理人员自身的最有发展。另外，那些不适应社会发展的档案管理制度，也要本着档案为人、为单位、为社会服务的观点推进改革速度，使档案管理工作更好的适应社会发展。

人事档案工作，是一个单位中全体工作人员德行、才能、业绩等方方面面的真实记录和反映，对于单位人才队伍的内涵式发展有不可替代的意义[5]。将目标管理制度融入到人才档案管理工作中是一种新的思路，对于促进人事档案管理工作持续、健康发展具有积极意义。但是，我们也需要正视目标管理制度给人事档案管理工作带来的挑战，尤其是目标制度带来的奖惩分明的业绩管理办法，必然会对过去传统模式下的平均主义思想浓厚的人事档案管理工作带来很大影响。因此，我们需要更加充分的了解和认识目标管理制度，并不断调整人事档案管理的模式，这样才能使二者更好的融合，再经过不断的磨合和改革，最终才能使人事档案管理工作更好的服务于整个单位的发展。

[1]徐拥军，张 斌.人事档案工作的困境与出路[J].北京人事档案，2007.11

[2]吕国英.如何做好人事档案目标管理工作[J].太原师范学院学报（社会科学版），2005.02

[3]张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[J].兰台世界，2006.24

档案管理的目的和意义篇(3)

关键词：行政办公室：档案管理：规范化对策

一、前言

自改革开放以来，我党立足于全心全意为人民服务，并加大了服务型政府建设，对行政各项工作进行了调整和优化。办公室作为行政工作的基本部门，主要负责档案管理、信息上传下达等工作，工作内容较多，且占据十分重要的地位。但是当前档案管理工作由于各部门之间缺少沟通和交流，出现了各自为政的现象，无法将资料有机整合到一起，在一定程度上增加了档案工作开展难度，且效率较低，缺乏规范性，不利于行政办公室各项工作的开展。因此加强对办公室档案管理规范化对策的研究具有积极的借鉴意义，能够帮助我们正视该项工作的同时，还能够注重细节工作，提高管理规范化水平。

二、档案管理概念

所谓档案管理，主要是指档案的收集、整理及保管等活动的总和。就本质来看，档案管理工作是一项管理性、服务性及政治性工作，在整个管理过程中，它不生产物质财富，主要负责各个部门历史文件管理工作。同时档案管理并非独立性工作，渗透至社会管理系统中的各个环节，为社会实践工作提供服务和支持，这也是区别于其他工作的主要特点。目前，我国档案管理工作尚处于发展阶段，整体管理水平还有待提升，需要我们给予更多的关注，并加大研究力度，从根本上实现档案管理制度化、规划化发展目标。

三、档案管理规范化的重要意义

加强对档案的规范化管理是一项具有现代意义的工作，特别是在信息时代下，档案中蕴含着的大量资料信息，也是以往工作的总结，能够为行政办公室未来工作提供更多依据和支持。具体来说，规范化管理的意义表现在以下几个方面：

第一，顺应时展趋势。新经济环境下，市场经济、新理念等外部环境发生了根本性变化。而万物发展规律证明了应时而谋、因势而动、顺势而为，才是持续、稳定发展的基本规律，只有顺应时展，反思自身存在的不足，不断革新自身理念、处事方式，才能够获得长足发展。档案管理工作作为行政工作的一部分，记载着行政工作的过往，具有较强的参考意义，落实好该项工作，是行政工作顺应时代的具体表现。

第二，提高服务中心管理水平的具体表现。档案管理是行政办公室的主要内容，具体来说，就是档案人员对以往工作相关的资料等进行整理、归档，并帮助行政工作发现其中存在的不足及问题，采取针对性措施，加以调整和优化，不断提高行政服务质量。同时，档案管理作为行政文化建设的基本内容，对于树立良好政府形象具有积极地推进作用，最为关键的是能够通过对档案资料的充分利用，对职工进行绩效考核，实现对职工的全面、具体化管理，从而真正意义上落实行政现代化管理目标。

第三，有利于行政事业持续发展。管理工作贯穿于行政服务工作全过程，档案管理作为其中的一部分，通过行政工作的历程、经验等资料进行回顾和整理，能够总结其中的经验。尤其是档案中的资料都是部门的精华之所在，任何事物发展过程都并非一帆风顺，通过档案工作这一载体，我们能够进行反思，并结合外部发展趋势，制定科学的发展规划，从而促进服务中心持续发展，为社会主义社会建设奠定坚实的基础，取得公众们的信任和认可，并与我党共同创建美好的未来。

四、提高规范化水平的措施

现阶段，规范化管理是行政服务中心新时期发展的必然要求，其不仅体现在制度、管理等方面，还表现在管理方式及人员培训等更为具体的方面。因此笔者结合多年工作经验，建议该项工作可以从下列方面人手：

（1）重视规划管理，完善管理制度

目前，我国正处于市场经济转型阶段，人民群众对于行政服务质量提出了更高的要求，而作为影响质量的主要因素，档案管理工作规范化水平成为实现上述目标的重中之重，只有真正落实了规划化管理目标，才能够为档案管理工作提供保障。具体来说，行政部门领导作为―个部门的组织者和引导者，要从自身人手，树立新型管理理念，重视档案管理工作在整个行政服务中心的积极作用的发挥，并经常过问该项工作实施现状，适当增加人力、资金等方面的投入，为该项工作的有序开展保驾护航。同时在部门内部应积极宣传该项工作，并成立专门的管理部门，由领导负责，领导档案人员全面开展档案规划化管理工作，立足于当前工作现状，收集并梳理存在的问题，提出解决对策，提供组织保障。

制度具有根本、长期等特点，是档案规范化管理的关键。因此在档案规划化管理工作中，我们要充分利用制度手段，约束和限制不规范行为。在实践中，要立足于部门发展新目标、新形势，将制度完善工作列入到重点工作列表当中，对现有档案制度中存在的不足和缺陷进行完善，及时取消不合理内容，并在此基础上提出相应的内容，形成系统化制度体系。不仅如此，还应重视对制度的执行，定期对档案人员进行培训，构建相应的激励机制，促使档案管理人员能够在工作中，发挥主观能动性，实现对档案管理的规划化处理，减少档案遗漏、丢失等不良问题。

（2）强化管理体系，保证信息真实性

笔者认为针对档案规范化管理工作，我们在开展工作中，应进一步完善档案管理体系，实现对档案工作的统一管理，形成合力，重视对该项工作的协同体系建设，将各个部门整合到一起，共同构建联席会议制度，将该项工作拓展至领域、部门及环节全过程，特别是要重视人员能力建设。21世纪，知识更新速度远远超过我们的想象，只有掌握新知识、新技术，才能够更好地担任这份工作，继而实现对档案资源的深度挖掘，提高信息资源利用价值。值得注意的是，不同于其他信息，档案信息资源具有保密性特点，需要我们对管理人员进行保密知识教育，保证管理人员的综合素质能够与时展趋势相契合。

新时期下的档案管理人员要转变工作风格，由原来的等、靠、要被动状态转变为主动与其他部门保持非常密切的联系，能够在第一实践收集各类资料信息，做到认真检查和核实，科学归档并保存，从而确保信息的真实、可靠性。不同于传统时代，如果一味坚持传统方式无法全面反映行政事业发展历程，且信息价值也无法得到最大限度的发挥。因此档案人员应立足于社会发展现状，扩大档案资料收集范围，无论是业务、还是职工都应成为其中的一部分，促使档案规范化工作能够改进行政工作，从而为进一步挖掘行政工作资源创建良好的平台。

（3）构建网络体系，规范档案利用

现阶段，信息技术与我国行政工作的深度结合，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前，笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统，为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机飞速发展趋势下，档案网络化将会得到了进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进，积极引进先进信息处理技术，邀请专业技术人员，结合服务中心的工作特点，构建针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程，我们要明确认识到培养技术人员的重要性，促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识，在系统出现问题时，能够及时解决问题，确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是，我们还需要与政府其他部门建立合作关系，构建网络化管理体系，实现信息共享及传达，以此来适应服务型政府发展需求。

档案管理工作的终极目标是发挥其保存及应用价值，为社会实践提供借鉴和参考。只有开发和利用档案的应用价值，才能够为行政工作水平的提升做出更多贡献。因此在行政服务中心内部，我们应在现有档案基础之上举办档案展览等活动，充分发挥档案资源的社会宣传功能，将静态的档案转变为动态的资源，以此来引导职工能够树立正确档案规范化理念。不但如此，还应创新档案利用方式，进一步拓展档案的服务范围，深化其服务功能，逐步朝着电子化、网络化等方向发展，形成一体化档案信息体系，从而激活档案的社会效益。

五、结论

根据上文所述，随着社会不断进步和发展，档案管理的时代意义及社会效益越来越突出，然而当前档案管理工作不够规范，使得档案信息的利用价值大打折扣。本文在档案管理工作概念基础上，分析和研究了档案规范化管理工作对于服务中心的重要意义，从网络层面、档案资源利用等角度提出了相应的建议及对策。在此基础上我们也能够进一步明确档案管理工作的内涵，在日后工作中逐步重视该项工作，并构建立体化工作体系，从而促进我国行政事业的改革及发展。

参考文献：

[1]李艳.如何推进事业单位档案的规范化管理[J].才智，2014，（33）：303，

[2]姜春丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].现代经济信息，2014，（22）：74+76.

[3]张磊.探究如何推行档案工作规范化与标准化[J].黑龙江史志，2014，（21）：234.

[4]尤卫玲，王琦.学生档案管理规范化对高校学风建设的意义[J].中国成人教育，2015，（01）：75-77.

[5]王芙宁.档案管理规范化对现代企业管理的重要性[J].赤子（上中旬），2015，（04）：139.

[6]丁红.浅谈以人事档案管理升级工作为契机加快档案管理规范化建设步伐[J].齐齐哈尔医学院学报'2014，（01）：101-102.

档案管理的目的和意义篇(4)

30年来，伴随着中国特色社会主义事业的发展，我国档案事业也取得了极大的成就。本刊从这期开始特设“纪念改革开放30周年”专栏，约请专家学者，从不同角度和不同侧面，回顾总结档案事业30年来的成绩与经验。

1978年，我们党召开具有重大历史意义的十一届三中全会，开启了改革开放历史新时期。30年的改革开放，使社会主义和马克思主义在中国大地上焕发出勃勃生机，给人民带来更多福祉，使中华民族大踏步赶上时代前进潮流、迎来伟大复兴的光明前景。在党中央、国务院的领导下，档案部门紧跟整个国家改革开放的历史进程，在为改革开放服务的同时不断推进自身的改革开放，各方面工作取得了长足的进展，中国特色社会主义档案事业体系已经初步形成并且不断自我完善，在我国改革开放和现代化建设中发挥了越来越重要的作用。

回顾30年来我国档案事业改革开放的发展历程，集中体现出以下特点。

一、档案事业管理手段发生新变化

1987年我国第一部档案工作法律――《档案法》的颁布，在我国档案事业发展史上具有里程碑意义，它结束了我国档案工作无法可依的历史，标志着我国档案事业从此进入依法管理的新阶段。1996年《档案法》经过修改，加大了执法力度，增强了可操作性，更加适应改革开放的新形势，进一步保证了《档案法》的有效实施。《档案法》颁布实施以来，国家档案局单独制发或与有关部门联合制发了100多个档案行政规章和规范性文件；有30个省、自治区、直辖市的人大常委会和16个有立法权的较大的市通过了本地区地方性档案法规，有33个省级和市级人民政府通过了近60件档案行政规章，各级地方档案部门还制发了大量规范性文件。日趋完善的档案法规体系，为档案事业管理提供了充分的法律依据和法律保障，各级档案行政管理部门依靠法律手段，实现了对档案事业更加有效的管理。档案法制工作机构普遍建立，档案行政执法工作不断规范，档案执法监督机制逐步形成，档案违法案件得到及时查处，促进了我国档案事业在法制的轨道上健康发展。

在依法管理档案事业的前提下，各级档案部门还以改革创新的精神，根据不同时期的不同特点，不断丰富档案事业管理工作的方式方法，如对机关档案工作、档案馆工作、科技事业单位档案工作开展了目标管理考评活动，对各地区开展了档案事业发展综合评估活动，以及其他多种形式的考核、评比、认证等活动，对于强化档案事业管理，推动档案事业发展，都取得了显著的成效。

二、档案工作管理体制进行新调整

按照行政管理体制改革的要求，档案工作管理体制也进行了改革，其核心内容是依法分级对全国各地区、各部门的档案工作进行监督与指导，依法对全国各级各类档案集中统一地进行管理与利用。1993年，中央一级档案机构实行改革，国家档案局与中央档案馆合并，履行全国档案事业行政管理和中央档案保管利用两种职能，随后地方各级档案部门也相继改革，实行局馆合一的管理体制。这种具有两种职能的档案工作管理体制是由社会主义初级阶段的基本国情决定的，适应了党政机构改革和经济体制改革的总体要求，并且已被实践证明是科学有效的管理体制，充分体现了中国特色社会主义档案事业的显著特点和巨大优势。自实行局馆合一档案工作管理体制以来，各级档案部门坚持全面履行档案事业行政管理和档案保管利用两种职能，紧紧围绕两种职能开展各项工作，促进了两种职能在内在统一基础上得到不断加强，实现了中国特色社会主义档案事业的全面发展。

三、档案资源建设取得新成果

改革开放和现代化建设的不断推进，对档案工作提出了新的要求，各级档案部门越来越深刻地认识到，加强档案资源建设，是档案事业保持强大发展后劲的重要基础条件。从这一认识出发，各级档案部门不断加大了对国家和社会需要、具有保存价值的档案资源的监管力度，依法加强和规范档案接收、征集工作，并根据中国特色社会主义各项事业的发展变化，及时调整档案接收、征集范围。在以各级国家档案馆为主体、档案室为基础、其他档案所有者为补充的国家档案资源建设工作基本思路指导下，经过坚持不懈的努力，目前已初步形成了门类齐全、内容丰富、载体多样、配置合理、管理科学、有中国特色的国家档案资源建设格局，为进一步发展档案事业、更好地服务于中国特色社会主义建设奠定了坚实的基础。

30年来，改革开放和现代化建设发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，档案资源建设也就随之延伸到哪里。随着档案工作不断渗透到经济社会的各个领域，农业农村档案、重大建设项目档案、非公经济组织档案、信用档案、社区档案、民生档案、家庭档案等等，被源源不断地纳入档案资源建设的范畴。档案行政管理部门与有关专业主管部门制发了一系列专门档案管理的行政规章和规范性文件，确保将各种门类的档案收齐管好，在中国特色社会主义事业建设中发挥应有的作用。党的十七大召开后，档案部门以科学发展观为指导，提出了建立覆盖人民群众的档案资源体系的新目标，又开始了档案资源建设的新的伟大工程。

科学整合档案资源，是档案资源建设的重要方面。改革开放以来，探索档案资源整合的脚步一直没有停顿。从建立联合机关档案室、机关档案管理中心、文件中心，到建立区域性档案目录信息中心，再到把分散在本地区各职能部门的专门档案统一由同级国家综合档案馆管理，都是对如何保证国家档案资源得到最合理配置和最有效利用的有益尝试，对进一步加强国家档案资源建设起到了积极的促进作用。

四、档案管理保护达到新水平

从改革开放之初基本运用手工方式，到目前大量采用现代科学技术，档案管理和保护工作发生了巨大变化。目前，温湿度控制、安全消毒、防火防盗报警、自动监控、缩微、复印、机械化修裱、电子计算机等现代化设备在档案部门普遍使用，不仅把档案人员从落后的手工劳动中解放出来，更重要的是使档案的管理更加科学，档案的安全更有保障，档案管理和保护工作的整体水平有了大幅度提升。

改革开放促进了综合国力的不断提高，各级政府加大了对档案馆建设的投入。30年来，一大批符合《档案馆建筑设计规范》、适应新时期档案工作要求的

新馆舍相继建成并投入使用，原本大部分档案库房不符合档案保管条件和缺乏必要设备设施的状况得到了很大改观。虽然目前档案馆舍建设的发展还不平衡，但我们相信，随着中国特色社会主义事业的继续前进，一定能够建成更多具备社会性、文化性、开放性、现代性、标志性的档案馆舍，以满足方方面面对档案工作的需求。

信息技术的快速发展和广泛应用对档案的管理和保护产生了深刻的影响。越来越多的机关、团体、企业事业单位开发使用了档案信息化系统，并将其纳入本单位办公自动化总体布局，文件归档和档案管理更加便捷；有计划地开展本单位档案数字化工作，不仅方便查询利用，而且有助于保护档案原件。各级各类档案馆以实现计算机检索为目标，全面开展档案目录数据库建设；以实现档案全文信息查询为目标，加快推进档案全文数据库和多媒体数据库建设；以保护档案原件为目标，重点进行重要珍贵档案的数字化工作；数字档案馆建设取得阶段性成果，对档案馆信息化建设起到了很好的示范作用。

五、档案利用服务实现新突破

1980年，中共中央书记处作出开放历史档案的决定。随后《档案法》又以法律的形式规定，国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。从此，档案利用服务工作由原来主要为政治服务发展到为政治、经济、军事、外交、科学、文化、教育等各个方面服务，由原来单纯为工作查考提供档案发展到为工作查考、领导决策、编史修志、历史研究、科技研究、文艺创作、社会教育、维护个人权益等多种需求提供档案，由原来主要接待党政机关工作人员发展到接待各行各业的公务利用者、个人利用者以及外国利用者。

档案利用服务工作的这一重大突破，促进了档案工作由封闭、半封闭型向开放型转变，同时也促使档案工作者进一步思考，如何更加密切档案部门同利用者的关系，如何更加充分地发挥档案工作的服务功能。各级档案部门以突破点为新起点，全方位地开始了新形势下做好档案利用服务工作的新探索。在为公务利用提供服务方面，档案部门除做好传统形式的查档利用接待工作，还主动根据党和国家工作大局及本机关、本地区工作需要，开发档案信息资源，有针对性地摘编档案信息资料，提供给有关方面参考；配合重大工作或重要纪念活动举办档案展览、拍摄电视文献片、出版档案史料汇编；落实中共中央、国务院《关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的若干意见》，发掘档案的独特教育作用，在各级国家档案馆建立爱国主义教育基地、中小学生校外教育基地等等。通过积极主动的服务方式，档案工作与党和国家各项工作紧密融合，很好地发挥了应有的作用。

千方百计为人民群众提供优质档案服务，是近年来档案利用服务工作新的亮点。从已公开现行文件利用到政府公开信息提供查阅，从接待普通百姓来馆利用档案到“流动档案馆”送服务进社区、到乡村，从提供传统载体档案利用服务到构筑多功能的网络档案服务平台，从单纯提供档案利用到开发出越来越多的档案特色宣传品、纪念品，从敞开大门吸引群众到档案馆参加各种主题活动到巡回展览办到学校、社区、广场等公共场所，不断创新的服务方式，使档案工作越来越贴近人民群众，人民群众也越来越信任档案部门。目前，档案部门已经把建立方便人民群众的档案利用体系与建立覆盖人民群众的档案资源体系相并列，作为档案工作落实科学发展观的基本落脚点，正在加快实现档案工作体系向以人为本、以人民群众为主体的重大转变。

六、档案科学教育迈出新步伐

根据党的科教兴国战略，我们提出了“依靠科教振兴档案事业”的方针，并将此确立为我国档案事业发展的一个长期战略思想。专业研究与群众性学术研究相结合，档案学理论与档案技术研究取得了丰硕成果。改革开放以来，共有11项档案科技成果获国家科技进步奖和发明奖，547项成果获国家档案局科技进步奖励；941多项学术成果获中国档案学会档案学优秀成果奖。作为档案管理现代化基础和前提的档案标准化工作取得重大进展，迄今共档案工作方面的国家标准10项，行业标准40项。档案科研成果的推广应用和档案工作标准的推行，促进了档案管理手段和利用方式的变革与创新，使档案工作的科技含量不断提高，档案工作的面貌得到了极大改变。

以培养和造就高素质档案干部队伍为目标，档案专业教育得到了迅速发展。学历教育与在职培训相结合，多层次、多形式的档案专业教育体系已经形成并不断完善，为档案事业培养和输送了大批专门人才。各级档案部门以加强领导班子建设为重点，以加强思想政治建设为主线，以加强素质能力建设为主题，全面加强队伍建设，档案干部队伍的政治素质、文化素质、业务素质有了大幅提高，为档案事业的健康持续发展提供了有力的人才保障。

七、档案宣传出版呈现新特色

世界上惟一的部级档案专业出版机构、惟一的全国性档案专业报纸以及众多各具风格的档案专业期刊，以立足档案、面向社会为宗旨，构成了中国特色的档案宣传出版工作。30年来，档案宣传出版工作奉献了一大批档案报刊图书精品，宣传党和国家方针政策及档案工作法律法规，开展档案工作业务交流，传播档案工作知识，公布档案史料，介绍档案事业发展成就，不仅为广大档案工作者提供了学习业务、研讨工作的园地，在业务指导、推动工作方面发挥了积极作用，而且在档案部门和社会公众之间架起了一座桥梁，使更多的人了解档案工作、关注档案工作，社会档案意识有了明显提高，为档案事业发展营造了良好的社会氛围。

八、档案工作对外交流与合作打开新局面

档案管理的目的和意义篇(5)

关键词：新农村建设；档案工作；问题；对策

党中央提出了建设“生产发展、生活宽裕、乡风文明、村容整洁、管理民主”的社会主义新农村的目标和要求，建设社会主义新农村是我国现代化进程中的重大历史任务，它凸显了农民、农业、农村问题是全党工作的重中之重，是关系社会稳定、改革开放和现代化建设全局的重大问题。作为档案部门应如何按照科学发展观，谋划“三农”新的路线图，破解“三农”档案新课题，为农业农村“三个文明”建设服务，是档案部门义不容辞的责任。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,档案资源是国家资源的重要组成部分,做好档案管理工作是企事业发展的重要前提，大力加基层档案管理工作,对于繁荣农村经济,推进村镇政务公开具有重要的意义。

一、当前农业农村档案工作存在的问题及原因

从目前菏泽市农业农村档案工作的整体情况来看，大部分乡镇农村档案保管条件没有得到根本改善，业务指导人员的足迹在乡村已变得生疏，档案业务培训也悄悄远离了乡村，这些问题将如不尽快解决，将会严重影响社会主义新农村建设。出现这些情况的其根本原因:

(一)农业农村档案工作没有受到各级政府的高度重视，没有将农业农村档案工作摆到应有的位置，农业农村档案工作的发展未能列入当地国民经济和社会发展计划，缺乏统筹规划和科学引导，一些基层领导档案法制意识淡薄。农业农村档案事业经费不足成为农业农村档案事业发展的桎梏，一些乡镇每年预算中的文化事业经费难以用到档案管理中去，导致基础设施无法改善，档案保护装具严重滞后。

(二)各级档案行政管理部门工作力度不足，宣传力度不够，与农村经济建设和社会发展脱节，工作没有新思路，缺乏新办法，工作重点不突出，没有瞄准农村新的经济增长点拓展工作领域，及时开展多方位服务。

(三)农业农村档案工作领导体制不健全，责任不明确，乡镇一级政府的档案行政管理职能没有得到充分发挥。没有健全的工作制度，档案人员兼职过多，变换频繁，业务素质和工作能力偏低，自身的业务建设难以正常开展，更没有能力依法承担起对村级档案工作的监督指导任务。(四)农业农村档案工作的业务监督指导跟不上。没有相应配套出台具体的管理办法和可操作性的业务规范。缺乏对乡、村两级档案人员业务技能的培训，同时基层档案行政管理部门也普遍存在着业务指导人手少、经费不足、交通工具缺乏等制约开展农业农村档案工作的不利因素。

(五)在已经达标的乡镇和建档的农村中，工作大多处于低水平状态，广大农民利用档案信息的意识不强，档案信息内容单一、服务形式有限，档案管理实际效能得不到有效发挥，档案服务效果不明显，工作流于形式，得不到延续和巩固，没有真正起到达标和建档的作用。

二、新形势下做好农业农村档案工作的对策

(一)用科学发展观指引农业农村档案工作，营造农业农村档案工作的政策环境。农业和农村档案工作是推进农村经济改革，维护农村社会稳定，促进农业和农村经济发展，增加农民收入的一项基础性工作，对切实解决好“三农”问题，具有重要意义，也是建设社会主义新农村的重要内容。各级党政领导应对“三农”档案工作的重要意义有明确的认识，给予足够的重视，为全面启动和大力加强农业和农村档案工作创造政策环境。要把农业农村档案工作纳入农业农村工作发展的总体规划，纳入本地经济社会发展的整体规划，建立长期有效的管理机制，积极探索适应社会主义新农村的档案工作发展之路。

(二)立足实际，突出重点，巩固农村建档成果，提升管理水平。针对目前我市农村建档整体下滑的实际情况，当务之急就是要摸清情况，挤掉水分，采取统一规划与分步实施的步骤，突出建档重点。要因地制宜，分类指导，实事求是，杜绝形式主义，采取“先帮扶后放手，先建立后规范”的工作原则，实实在在完成农村普及建档和规范化管理的工作目标。对经济薄弱的农村要做到“四有”:即有人管、有专柜、有制度、有档案。经济实力强的农村要引导他们在现有工作基础上不断丰富建档内容，实现规范化管理和现代化管理。

(三)拓展服务领域，创新服务形式，提高服务效能和服务水平。农村是开展档案工作的大舞台，农民是农村档案服务的对象，搭建为“三农”服务的信息平台，让农民认识档案、了解档案、利用档案，使档案更好地为农村发展稳定服务、为农民增收致富服务、为农村基层政权组织、基层干部依法行政服务，是我们档案工作的根本任务。适应农村发展的需要，适应广大农民对法律法规、科技文化知识的需求，把档案信息送到农民手中，是我们档案工作者的重要职责。

档案管理的目的和意义篇(6)

【关键词】档案；信息化；工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1. 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化； 二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2. 促进档案信息化建设的几点建议

2.1档案工作人员要树立档案信息意识。

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.2提高档案信息化水平技术。

2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定； 其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3提高档案信息管理水平。

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.3.1随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

3. 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4. 结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献

[1]唐宝莲，吴建华. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J]. 科技档案， 2006，（03） .

[2]夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案， 2010，（03） .

档案管理的目的和意义篇(7)

【关键词】档案；信息化；工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3 提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4 结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

[1]唐宝莲,吴建华. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[j]. 科技档案, 2006,(03) .

[2]夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[j]. 云南档案, 2010,(03) .