档案工作精细化管理篇(1)

【关键词】企业;档案工作;精细化;管理

企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化，从业务工作、服务利用等方面推进档案工作流程化、规范化发展，才能跟上企业发展步伐，适应企业发展需要。

1．企业的档案管理

企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。企业档案的原始凭证性，决定了档案必须高质量、高稳定，特别是信息化建设速度加快、网络办公的普遍应用，这就要求要求从档案形成伊始就必须精细地管理，做到落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，每一个管理者都要到位、尽职。工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。这样，企业档案工作才能提升工作质量，才能体现企业管理的水平。

2.档案精细化管理的机构和队伍建设

要适应精细化管理的需要，首先要加强机构和队伍的建设。

(1)面对企业档案的多样化，企业档案管理应进行合理的规划和明细。企业要配备专门领导分管档案的工作。

(2)档案的机构设置。企业应该根据自身的规模和本身的管理模式对档案管理进行分析，从而设置专门的档案机构。对于大型企业，应该成立和设置适合企业本身的档案馆。一个企业的档案管理模式，并不适用于所有企业，面对不同的模式，企业管理者应该认真进行研究，制定出适用于自身的企业档案工作的管理模式，才能使档案工作管理更加完善和全面。

(3)企业档案管理人员的配备问题是很多企业值得思考的一个问题。企业的档案管理是企业发展和进步的一个至关重要的环节，所以对企业档案管理人员如何选择也就更值得研究。对于企业的研发、经营和管理以及企业的重大项目，应配备与其相关的专职的档案管理人员，并保持其稳定性。

3.档案精细化管理的制度建设

企业的档案管理部门，必须贯彻落实国家有关档案工作的相关法规和方针政策，建立健全的档案管理规章制度，完善相应的档案管理规定，制定详细具体的、可操作性强的管理措施，将档案管理纳入相应的企业发展规划和工作计划之中，为档案工作的持续稳步发展提供相应的保障。

(1)加强制度建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理长效机制。

(2)建立档案管理责任制。根据档案管理要求，对档案管理进行定岗定责，建立“领导主抓、部门分管、专人负责、全员配合”的多层次档案管理体系。

(3)健全档案管理制度。制订适合企业的《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等制度，逐项细化档案收集、整理、保管、利用等各个环节的操作要求。

(4)细化档案管理工作流程。制订《文件归档办法》、《文件资料归档范围和保管期限表》，建立档案收集渠道，明确相关责任人。以此要求全体员工在经营管理活动中积极介入档案工作的日常工作，移交应归档的文件资料，确保档案管理合法、规范、有序。

(5)将归档工作纳入企业的绩效考核指标。

4.档案精细化管理的重点建设

企业档案工作应该满足企业各项活动在信息和责任等方面的需求，为企业的管理提供有效和便利的服务。因此必须确保档案的完整性、准确性和安全性。

(1)必须要采取相应的手段和措施，确保企业档案不受到任何威胁和破坏。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案库房建设符合国家标准。

(2)在科技日益进步和发展的今天，计算机和网络技术成为了便利和快捷的代表，已普遍应用到在企业档案管理中。但因网络黑客的攻击或因计算机的寿命致使硬件损坏，将造成难以弥补的损失。所以，对计算机系统中的档案信息必须用光盘或移动硬盘定期备份；企业网络应与互联网实施物理隔离或实行局域网管理。作为重要的凭证，纸质档案是电子文件无法代替的，白纸黑字无疑是最好的档案保存方式，专门的档案库房和档案馆是企业保存档案途径的不二选择。

5.档案精细化管理的日常工作

企业档案工作的日常管理业务，其内容主要包括两个方面,即档案实体管理和档案信息管理。应加强日常管理，不断改进档案工作。

5.1档案实体管理

档案实体管理,是指以档案保管单位(卷、盒、件)为对象的管理工作,主要通过档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和移交等六个环节来完成;对于企业的档案管理，其文件整理是档案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是体现一个企业档案管理工作的重要途径。档案管理人员应将收集到的文件资料进行分类、排列与编目，从而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，档案整理工作亦是如此，只有从开始的点点滴滴做好，才会在以后慢慢累积的过程中不会感到档案卷宗的冗杂和散乱，便于对档案更好的整理。

档案管理人员在进行档案整理的时候，要认真核对，杜绝遗漏现象的发生；检查的时侯，要核实档案数目和种类，要认真清点，杜绝任何错误的发生。

一个企业的档案相当于一个企业的历史，企业成立时间越长，历史就越长，档案就越多，档案保管人员就更应该小心谨慎，防火防潮，定期进行对档案上灰尘的擦拭，确保档案的完整和安全。对于因时间久远而破损和泛黄的纸张，档案的管理人员应该进行定期的修复和抄写，以确保档案系统的完整。当档案保管人员进行职位调整和交接的时候，双方要认真进行手续交接，填写交接表，清点档案数量，确保档案数目不会因为人员调度而出现混淆。

5.2档案信息管理

档案信息管理是以档案所蕴含的内容信息为对象的管理工作,是对档案深层次的智能管理,其目的在于采取有效手段,开发档案信息资源,充分发挥档案的作用,主要通过检索、编研和开发利用等三个环节来实现。

6.档案精细化管理的改进

企业档案业务部门作为企业的一个管理部门和基层单位，除了按其职责，做好日常工作，组织学习档案法律法规，提高员工的档案法制意识，宣传普及档案知识外，还应更细致地开展工作并加以进一步改进。

(1)关注公司重大业务，提前了解归档材料有关情况，提出档案收集和相应的文控管理建议。

(2)制定档案移交工作流程，提前向移交方发送详细、具体、可操作性强的归档要求，明确归档范围、书写材料、附件、移交目录等各个工作步骤的质量要求。

(3)制定档案整理工作流程，明确组卷、装订、编目、信息化等各个工作步骤的质量要求。

(4)主动沟通，跟踪了解归档文件的形成情况和工程进度等情况，针对具体问题给出指导意见。

(5)完善各项档案规章制度。

(6)提供优质的档案利用服务，跟踪统计利用效果，征求完善意见。

企业档案管理作为企业的一项基础管理工作，作为企业精细化管理的重要组成部分，就一定要从企业对精细化工作的管理要求入手，结合企业自身特点，落实、推进、持续完善精细化的制度、流程，使得企业档案管理水平得到提高，为公司的生产、经营打下稳步前进的基石。

【参考文献】

［1］刘晓莉.企业管理制度与企业内部规划[J].关于企业内部的档案管理制度的讨论,2009:45-46.

［2］覃兆刿.企业档案的价值与管理规范.企业档案究竟该怎样分类和管理,2012:77-79.

［3］刘朝天.我们身边的经济学2011.我国的经济体质变革[J].企业的管理制度与监督机制:78-79.

档案工作精细化管理篇(2)

[关键词]档案；精细化；管理

企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。

一、与时俱进做好档案精细化管理工作的重要意义

（一）精细化管理理念融入档案工作中能实现企业档案服务功能最大化。档案管理工作程序与方法的标准化、规范化管理即在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。现代企业高速发展，管理水平不断提高，股改上市、国际竞争等活动普遍开展，对各项业务工作提出更高要求，多种管理科学在各项业务工作中得到普遍应用，特别是企业信息化建设速度加快、网络办公要求档案管理精细准确。同时，档案精细化管理也能够如实反映一个企业管理水平高低的重要依据。对档案进行科学有序的精细化管理，可以充分的挖掘出档案的利用价值，寻找到发展的新思路，有助于企业的可持续发展，也有利于经济水平的进步。

（二）档案精细化管理能够做到落实管理责任，将管理责任具体化。企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，档案的原始凭证性要求档案质量必须高而稳定，所以只有从档案形成伊始就精细地管理才能保证档案的终身质量。因此，企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化。

（三）企业档案的精细化管理能提高企业经营管理机制。现代企业广泛应用先进的管理科学，企业档案管理这种非常传统的工作，作为企业管理的一个重要组成部分，应当积极吸纳新的管理学知识，努力实现档案工作创新。企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。

二、企业档案管理精细化实践探索

（一）健全制度，落实责任制。首先，健全管理制度。建立健全《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《文件归档制度》、《档案统计制度》、《档案网络化管理制度》等制度，做到以制度强化管理，保证了档案的安全，提高了档案管理工作效率，发挥了档案在企业管理中的作用。其次，认真落实责任制。要高度重视档案工作。要切实加强对档案工作的领导，要保证档案管理必要的经费开支，严格落实档案管理责任制，实行专人负责，确保档案资料的安全。档案资料安排专人负责、专室存放，微机管理与档案装订管理相结合。

（二）建立健全档案管理流程。社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中。因此，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。

（三）领导必须切实对档案精细化工作重视程度。精细化管理的发力点在于抓落实。领导是企业运营的核心组织者和指挥者，具有决策、组织、指挥、创新和人事管理等方面的职能。企业档案实行精细化管理，需要领导者发挥组织职能，充分了解档案管理工作在企业发展过程中的重要性，使企业档案为企业的发展服务，为在激烈的市场竞争中更大的跨越与发展。企业负责人要真正从思想上把它摆上议事日程，从建设一流企业和科学化管理的高度认识档案工作的极端重要性，着力加强企业档案人才建设，把思想好、素质高、懂专业、热爱档案工作并且有一定研究能力的人员选拔到档案管理岗位上来，造就一支过得硬的专业队伍。

（四）以精细化管理为目标，加快档案的现代化管理进程。我们要结合档案管理精细化、规范化的发展要求，积极探索和完善企业档案管理模式及标准。对资料的收集、整理、移交、归档、保管、借阅、销毁等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理流程。结合公司档案管理工作，对资料的收集、审核、整理、归档按以下流程操作：收集资料分析资料确定归档范围分类装订排列编号装盒编目上柜。科学按照永久、长期、短期三类档案保管期限进行分类整理、归档保管。

三、结束语

档案是企业的信息资源，是企业的宝贵财富，是企业改革和发展的轨迹，档案管理在企业管理中具有不可替代的作用。同时，企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。因此，用精细化的管理手段保存好这些档案是所有企业档案管理中的重中之重。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社.

档案工作精细化管理篇(3)

一、与时俱进做好档案精细化管理工作的重要意义

（一）精细化管理理念融入档案工作中能实现企业档案服务功能最大化。档案管理工作程序与方法的标准化、规范化管理即在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。现代企业高速发展，管理水平不断提高，股改上市、国际竞争等活动普遍开展，对各项业务工作提出更高要求，多种管理科学在各项业务工作中得到普遍应用，特别是企业信息化建设速度加快、网络办公要求档案管理精细准确。同时，档案精细化管理也能够如实反映一个企业管理水平高低的重要依据。对档案进行科学有序的精细化管理，可以充分的挖掘出档案的利用价值，寻找到发展的新思路，有助于企业的可持续发展，也有利于经济水平的进步。

（二）档案精细化管理能够做到落实管理责任，将管理责任具体化。企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，档案的原始凭证性要求档案质量必须高而稳定，所以只有从档案形成伊始就精细地管理才能保证档案的终身质量。因此，企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化。

（三）企业档案的精细化管理能提高企业经营管理机制。现代企业广泛应用先进的管理科学，企业档案管理这种非常传统的工作，作为企业管理的一个重要组成部分，应当积极吸纳新的管理学知识，努力实现档案工作创新。企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。

二、企业档案管理精细化实践探索

（一）健全制度，落实责任制。首先，健全管理制度。建立健全《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《文件归档制度》、《档案统计制度》、《档案网络化管理制度》等制度，做到以制度强化管理，保证了档案的安全，提高了档案管理工作效率，发挥了档案在企业管理中的作用。其次，认真落实责任制。要高度重视档案工作。要切实加强对档案工作的领导，要保证档案管理必要的经费开支，严格落实档案管理责任制，实行专人负责，确保档案资料的安全。档案资料安排专人负责、专室存放，微机管理与档案装订管理相结合。

（二）建立健全档案管理流程。社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中。因此，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。

（三）领导必须切实对档案精细化工作重视程度。精细化管理的发力点在于抓落实。领导是企业运营的核心组织者和指挥者，具有决策、组织、指挥、创新和人事管理等方面的职能。企业档案实行精细化管理，需要领导者发挥组织职能，充分了解档案管理工作在企业发展过程中的重要性，使企业档案为企业的发展服务，为在激烈的市场竞争中更大的跨越与发展。企业负责人要真正从思想上把它摆上议事日程，从建设一流企业和科学化管理的高度认识档案工作的极端重要性，着力加强企业档案人才建设，把思想好、素质高、懂专业、热爱档案工作并且有一定研究能力的人员选拔到档案管理岗位上来，造就一支过得硬的专业队伍。

（四）以精细化管理为目标，加快档案的现代化管理进程。我们要结合档案管理精细化、规范化的发展要求，积极探索和完善企业档案管理模式及标准。对资料的收集、整理、移交、归档、保管、借阅、销毁等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理流程。结合公司档案管理工作，对资料的收集、审核、整理、归档按以下流程操作：收集资料分析资料确定归档范围分类装订排列编号装盒编目上柜。科学按照永久、长期、短期三类档案保管期限进行分类整理、归档保管。

档案工作精细化管理篇(4)

现代化社会的发展，对高速公路的需求量在不断增大，公路建设项目在逐渐开展，在公路项目实施与建设的过程中，会涉及到大量的资料和档案材料，且资料具有很高的存在价值，档案管理工作一直都是一项重要的工作。为了强化对高速公路档案的管理，应将信息化技术应用其中，转变传统单一的档案管理模式，注重管理的全面化与系统化，将精细化管理模式应用其中是正确之选。为此，本文就高速公路档案的精细化管理进行了分析与探究。

关键词：

高速公路；档案管理；精细化管理

在高速公路档案管理工作中，其中涉及大量的资料内容，包含项目合同、成本、设计图纸以及诸多的项目资料等，都属于档案管理的重要内容。为了提高档案管理水平，应实现对档案的精细化管理，旨在对档案资料的综合性管理，借助信息化、网络化平台开展数字化管理，无论在档案归档、整理和调阅方面都相较于传统有了明显的提升，保证公路项目建设的全面性和系统性，进而提高管理效率。首先，对高速公路档案管理的现状进行分析。

一、精细化管理概述

精细化管理是一种全新的管理理念，注重管理“精”与“细”，以此来提高管理的效率和质量，是在原本常规管理的基础上而开展更为深度的管理，管理更具全面性与系统性。精细化管理旨在强调管理责任的明确设定，做好社会分工，同时要求服务质量的精细化，管理模式的开展，应最大程度上的降低管理所消耗的资源和成本，既要降低成本，也要控制管理质量，是精细化管理的重要目标，在各个领域都得到了广泛的应用。新时期，高速公路建设项目逐渐增多，会产生大量的档案资料，管理起来难度较大，资料冗杂，针对此类问题，应注重公路档案管理工作的明确分工，实现管理责任的明确划分，各司其职，各自做好自己的本职工作，保证管理的效率和质量，能够全方位、无死角式的对档案资料予以管理。

二、高速公路档案管理的现状分析

1.对档案管理的重视不够。

在高速公路档案系统中，所保存的资料和资源都是企业的重要资料，是项目开展的重要借鉴，是积累经验的见证。但是，部分领导由于对档案管理缺乏正确的认知，将企业经营的重点放在业务推进方面，往往忽视了档案管理工作，认为档案管理属于后勤部的工作，当需要档案资料时，档案资料管理相对混乱，甚至部分重要资料丢失，会对企业带来巨大的损失，已经为时已晚，若想加强档案管理工作，强化对档案管理工作的重视程度，从思想上予以重视。

2.管理模式相对滞后。

传统的高速公路档案管理模式相对滞后，大都会设置小型的项目管理部，由2-3个人进行管理，认为档案管理工作只是简单的记录与登记，管理模式信息化建设缺失，未意识到信息化建设的影响力和功能，传统的人工档案管理模式已经不适应现代社会的发展趋势，且高速公路项目涉及的材料和档案资料较多，为管理工作带来难度。另外，档案资料的表现形式众多，包含文书资料、影像资料、录音文件等多种类型，若管理模式不当，会导致档案的归档与整理工作不到位。

3.缺乏高素质管理人才。

人才是开展一切工作的重要条件，其专业性的发挥，决定着档案管理的质量和效率[3]。但就目前形势来看，企业为降低人力资源成本，会选择非专业类或兼职类人员来负责档案管理工作，其在档案管理上的专业性有所缺失，在档案收集、归档和整理等方面缺乏专业技能，缺乏档案管理资质，是当前亟待解决的重要问题。

三、高速公路档案精细化管理的措施

1.完善档案管理制度，实现对档案管理的系统性约束。

通过对高速公路档案管理现状的分析，了解到其在档案管理方面存在着多种问题，管理质量和效率不高。为转变当前的现状，应完善档案管理制度，严格约束管理人员的管理行为，制定严格档案管理规章制度，强调制度编制的详细程度，重视对档案的收集、分析、归档与清点等重要工作，按照项目的类型或重要度予以分类。在档案系统中，其中涉及的都是项目的相关重要资料，如施工合同、设计方案与图纸、成本协议、人力资源方面的合同与协议等多项内容，其中当属合同最为重要，其在起初项目承包时发挥重要作用的前提下，在最后的项目验收过程中会发挥重要作用。验收过程中，会对工程量的完成情况进行验收，要与相关的合同材料予以核对，公路企业应出示相关的合同证明材料，以表示施工队已经完成工程量，其决定着高速公路企业的经济效益。为此，应成立项目管理的专项小组，制定科学的管理规章制度，若出现违规操作或档案管理不到位等行为，应根据情节的严重性给予相应的处理与惩罚。

2.建设精细化的管理团队，为档案的全面管理提供条件。

管理团队是实施公路档案管理的执行者，必须加强对专业人员的筛选，必须具备档案管理的专业化证书，规定持证上岗，淘汰非专业类或兼职类人员，发挥专业管理团队的专业化优势，可大大提高档案管理的质量，为档案的全面化管理提供条件。高速公路企业应及时吸引新一代的高素质人才，能够为企业注入新的活力，能够在档案管理中具备创新性的观点与方法。同时，选择新一代的年轻人来加入管理团队，主要是觊觎其专业的计算机操作能力，不仅仅要具备档案管理专业技能，还要具备计算机操作技能，满足档案信息化系统建设的需求。同时，为了实现管理团队人员的精细化，要从多个方面予以考虑，要具备公路交通、项目工程施工、环保、信息技术与档案管理技能等多项技能，对后续的档案管理工作会构成积极影响。

3.创新档案管理开展模式，以实现对档案的全方位的管理。

传统的档案管理模式对信息技术的应用力度不够，对档案的收集、分类与整理效率较低，为缓解当前的现状，应创新档案管理开展模式，以实现对档案的全方位的管理，创设企业专属的档案信息化系统，将公路项目相关的项目名称、项目设计资料、工程量、经典工程设计等内容设置多个专栏，将档案信息上传至网络系统，可实现档案信息的内部分享。建立内部档案信息化系统，应为领导或重要人员设置专属账号，旨在保护档案资料的安全性，项目档案资料属于企业的商业机密不容他人窥探，对信息化系统进行及时的维护，提高档案信息的安全性。档案管理团队要定期的档案信息化系统中的资料进行清点，如若有领导来调阅档案资料，应及时进行登记，或为领导设置人脸识别技术，建立完善的监控系统，保证对档案资料的全方位管理。档案信息化系统的建立，在具备诸多优势的同时，也存在着诸多的弊端，如信息错删、误删现象，亦或是信息化系统被黑客、病毒软件袭击等，会对信息的安全性与完整性构成威胁。因此，档案信息管理人员应及时进行信息的备份，并运用计算机网络安全技术对系统进行及时的保护，提高信息化系统的稳定性，实现对档案资料的精细化管理。

四、结语

综上所述，通过对现阶段高速公路档案管理现状的分析，了解到其在管理意识、管理模式等方面还有所欠缺，档案管理缺乏全面性，档案管理意识不强，制约着高速公路档案管理工作的开展。实施精细化管理模式，应从不同方面着手，强调档案管理的精细化，其主要表现为档案管理制度、档案管理形式、管理人员等多方面，通过精细化的管理，以获取足够的档案管理效能，为公路项目的实施提供保障。

作者：王志红 单位：吉林省高速公路管理局长春分局

参考文献：

[1]黄庆欣.高速公路管理局档案管理常见问题与应对策略[J].才智,2014,25:327.

[2]钟宝珍.高速公路建设项目档案管理关键控制点的探讨[J].城建档案,2014,10:58-59.

[3]吴轶.高速公路档案精细化管理的实践探索[J].浙江档案,2015,03:63.

档案工作精细化管理篇(5)

关键词：档案；管理；精细化；创新化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-00-01

随着当前改革有序的推动和管理理念的不断成熟，档案的利用价值越来越显示出其重大作用。档案的作用、价值和地位是随着现代制度的建立和对档案认识的不断深化而逐渐提高的。现代化的档案管理制度已成为促进社会和谐发展不可缺少的因素。

进入新世纪以来，随着市场经济体制趋向完善，知识经济和信息经济的快速发展，各单位迫切需要按照现代科学管理要求，创建和谐单位，急需在加强档案管理规范化建设的基础上推进档案管理创新。但是，目前大多数单位的档案管理仍停留在“传统型”或“初创型”阶段，档案管理现状明显滞后于现代管理要求。因此，进行档案管理创新发展对促进社会和谐发展具有重要的作用。

一、档案管理现状及存在问题

1.管理理念滞后，没有把档案管理工作摆到应有位置

部分领导对档案工作的认识仍停留在陈旧的观念上，认为档案管理工作只不过是文件资料的搜集、整理、保存和查阅，是一项简单的管理业务辅工作，不创造经济价值，忽视档案管理在生产经济活动中的重要地位和作用，更没有把它上升到现代科学管理和信息化管理的要求来认识，因此没有将它摆到重要的管理位置上。

2.管理模式滞后，管理制度不健全

档案管理体系跟不上发展的需要，没有随着单位规模的扩张、经营层面的增加而相应建立档案管理网络，仅依靠档案工作人员“孤军作战”。甚至有的职工把有关图书资料、文件资料、技术设计图纸等私自保管，从而造成档案不全，档案资料散失的现象，严重影响了档案的完整、安全及档案信息资源的利用作用。

3.管理人员薄弱，综合业务知识落后

单位没有配备专职档案工作人员，是由其他管理人员兼职，对于规模很小的单位为精简人员，可以兼职，但问题在于专职、兼职的文化程度和专业知识落后，有的未经专业培训，缺乏档案管理专业知识，更缺乏对计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力，并有相当一部分档案工作人员不热忱于本职工作。

二、促进档案管理向精细化和创新化方向发展

推进档案管理创新发展的目的主要体现在围绕现代的科学管理要求，对档案技术、经济资源进行科学整合和优化配置，建设成为单位的信息资源中心，实现管理理念、管理方式、管理模式、组织形式、管理制度的精细化管理和创新化管理，实行规范与创新相结合。

1.管理理念和方法要趋于精细化

要推进档案管理精细化，关键取决于更新理念。应充分认识到档案工作在市场经济体制趋于完善、知识经济和信息经济快速发展的新形势下的重要地位和作用。促使领导把档案工作纳入现代管理创新的重点内容来抓，并加强档案工作人员、各级经营管理人员对档案管理重要性的教育，使之形成共识，充分利用和发挥档案信息资源的实用价值作用，更好地为组织发展和提高经营管理水平服务。

随着经济全球化和知识经济、信息经济的快速发展，各个单位更加需要注重市场信息、知识信息的积累与应用，这就迫切需要通过档案管理的规范与创新，更好地发挥信息资源的集聚和开发利用作用。要改变传统的档案利用服务方式，逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等企业档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位的服务体系，更主动地为领导决策、规划、总结、研究和生产经营等各项工作服务，充分开发利用档案信息资源，更好地发挥信息资源共享作用。随着规模的扩展和产业的提升，组织机构和管理层面发生明显变化，加上现代管理制度要求运作规范、高效，更加讲究法律程序化，势必只有推进档案管理创新，才能更好地适应单位内部与外部环境的变化，更好地适应规范化、法制化、高效化的管理。此外，各个单位可以根据自身情况决定档案管理组织形式机构，但无论组织机构如何设置，都必须遵循统一管理与分级管理相结合的基本原则；都必须推进由单一的行政管理组织向依法治档的组织转换；从单纯的档案资料管理组织向集档案、情报、信息于一体化管理组织转换，促使档案工作从低效率、低产出向高效率、高产出转化，建立起充满生机活力的复合型档案管理新组织。

2.管理模式和制度要趋于创新化

一个单位之所以能持续快速地发展，主要得益于机制、技术和管理的不断创新。同时，科技革命和管理革命都需要档案管理创新。未来的竞争既是科技的竞争，也是管理的竞争。产品技术需要不断创新，管理也需不断创新。要把档案室建设成为组织的信息中心，成为发展服务的资料库、智力库、情报库，实行虚拟和实物相结合，历史和现实相结合，主动和被动相结合的管理模式。利用档案管理规范创新的信息资源平台，及时准确地提供各方面的信息资源和佐证材料，确保历年档案资料的综合利用。这就足以说明规范和创新档案管理的重要作用。

推进档案管理制度创新，要从加强档案管理规范化建设入手，按照现代管理制度创新和依法治档的要求，从档案资料的源头抓起，制定档案进馆时间，根据不同项目制定归档范围，开展科技档案编研，扩展档案管理的涵盖面和辐射面作用，推进档案管理体系和管理制度的完善与创新，健全行之有效、广泛参与的档案管理制度，使档案管理更趋规范化、制度化和科学化。

三、结语

根据档案管理精细化和创新化发展的新思路，建立和完善一整套新颖的档案管理机制是档案收集工作精细化和创新化的前提和保证，具有高素质的档案管理人员是档案事业发展的动力。因此，随着市场经济的不断发展，信息已成为各个单位发展不可或缺的重要资源。推进档案管理的精细化和创新化发展，不断提高档案管理工作，并充分借鉴档案管理成果显著的单位先进经验，对事业的发展无疑具有十分重要的推动作用。

参考文献：

[1]刘连俊，等.浅论知识经济时代档案管理人员创新精神的培养[J].经济师，2003（3）.

档案工作精细化管理篇(6)

关键词:医院人事档案；信息化管理；策略

医院人事档案是对医院在职人员的工作进行记录的重要资料,是人力资源管理的重要依据。随着信息时代的快速发展,医院人事档案的管理也逐渐实现信息化,从传统的人工管理转变为信息化管理,产生了一种全新的管理模式。由于医院在扩大规模的过程中会招聘很多新的工作人员,同时也有一些工作人员离职,因此医院的人事档案需要不断更新,以便医院的领导人员能够对医院工作人员的基本情况有所了解。在医院人事档案的发展过程中加强管理信息管理系统的构建,可以提高医院人事档案的管理效率,促进医院人事档案管理过程中的各项工作得以准确及时完成。比如建立信息管理系统,使得人事档案的更新更加快捷、方便。当前医院人事档案管理过程中的信息化水平还不够高,很多医院档案管理人员在进行管理的过程中对信息技术的应用水平较低,最终导致医院人事档案不全面、不规范,对医院的发展有很大的阻碍作用。

1医院人事档案精细化管理的必要性

医院人事档案管理方法的创新是对医院人事档案管理工作效率进行提升的一个重要措施,当前很多医院人事档案在努力加强对管理模式的改进,积极制定医院人事档案管理的规章制度,对医院人事档案的各项工作进行协调。精细化管理是人事档案管理过程中的一个重要步骤,关键是做到责任的落实,只有将档案管理目标明确化、具体化,才能让档案管理人员对自己肩负的责任更加清晰,因此,在医院档案管理过程中必须要做到目标化管理,应做好清晰的医院档案建设发展规划。随着当前医疗市场的不断扩大,医院对医护人员的需求越来越多,因此医院的医护人员不断增加,尤其是一些大型“三甲”公立医院,其医疗服务辐射范围有了很大的拓展,各类医护人员数量增加,医院的人事档案也越来越多。如何安全有序做好医院档案建设是医院发展过程中的一个重要任务,尤其是在当前的时代背景下,人力资源是提高医院竞争力的主要因素,加强对在职医护人员的科学管理,就必须要借助各种人事档案。医院应该要建立一套精细化的发展规划,比如可以制定一条以“5年发展规划—3年建设规划—年度管理计划”为脉络的医院档案建设规划,使得医院的人事档案管理战略目标可以更加清晰,而且能够将这个目标一一分解,使得各个阶段性目标更加具体,便于人事档案管理工作的落实。为了实现人事档案精细化管理,则必须要对传统的管理模式进行创新和改革,在医院人事档案管理过程中,表现出来的问题主要是管理信息化程度不足。比如管理人员对信息化的认识不够,对各种信息化技术的应用不到位,很多档案管理人员在工作过程中依旧采用传统的人工管理方式,没有借助各种信息技术手段进行高效管理,传统的管理方式导致很多档案信息不规范,甚至出现了一些人员的档案缺失的现象,对医院工作人员的积极性有一定的打击,进而会影响医院的整体发展。在信息时代,加强医院人事档案管理模式的创新,结合各种信息技术对档案管理工作进行创新是一个必要的过程。

2医院人事档案信息化管理策略

2.1建立精细化的档案信息数据库

由于医院医疗规模不断扩大,诊疗服务人群不断增加,因此每年都会增加很多新的档案,这些档案包括医院病案、人事档案、科技档案、文书档案等,不同的档案属于不同的科室和部门,各个科室之间分类比较混乱,因此导致档案资源分散、数据分离,出现了“信息孤岛”的现象,这种现象在档案管理行业中尤为普遍。传统的粗放式管理模式对现在已经不再适用,在信息化时代进行人事档案管理,应该要通过数字化手段建立统一的档案信息数据库,对医院的人事档案信息以及其他类型的档案进行集中化管理。档案信息数据库是医院档案管理的中心,针对不同类别的档案应该要建立不同的存储空间,每一个存储空间又要进一步分区,比如按照档案的格式、档案的形成时间、档案的等级等进行分区,再对各类档案进行分类,将其填入到不同的分区中,从而实现信息化管理和控制。比如在人事档案管理过程中,要对医院医护人员的基本信息进行了解,并且根据各种档案信息的类别进行归类整理。对医院在职人员的信息进行查询是一个重要环节,人事档案信息化管理过程中应该要实现自动查询和统计,查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能,统计功能包括档案统计、人员数量和各类材料统计、转递、查(借)阅统计等功能,要对这些功能进行完善,从而使得医院领导人员能够对医院员工的基本情况有所了解,促进人力资源管理和利用水平的提升。以某医院为例,该医院为三甲医院,医护人员数量较多,传统的人工管理模式已经不再适用,档案管理过程中正在逐渐实现完全信息化,该医院对档案管理的自动化功能进行完善,比如在人事档案管理过程中,对人事档案目录进行管理,包括档案材料类号、序号,形成材料时间、份数、页数、备注等,可以通过计算机软件自动生成目录和超链接,点击相关的目录就可以直接转到相应的信息目录下,对各种人员信息进行查看。再比如在人员档案管理过程中经常需要转递管理,转递管理应包括转递方面(转入、转出)、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号等多个方面,医院在对各个新入职的工作人员进行管理的时候都需要查看相应的信息,从而实现新档案的整理。

2.2建立健全的人事档案管理制度

在信息化时代背景下,应该要对传统的管理制度进行改革,要结合信息化时代的背景特征,对医院的管理制度进行重新设计,从而使得医院人事档案的管理水平得到有效提升,能够对医院的各个科室、各个部门的人员信息进行汇总。首先,应该要对档案信息管理制度进行完善,在医院档案管理部门要逐渐推行信息化工作模式,在对当前医院在职工作人员的基本信息进行整理的时候可以借助计算机系统进行归档,档案管理人员要学会尽快接触各种信息系统,采用计算机技术进行信息的归纳、整理,逐渐摒弃传统的人工管理方式,对人事档案管理过程中的各项工作进行落实。其次,要对医院的档案管理系统的建设和管理进行完善。比如在日常工作中要加强对各种计算机设备的配备,要加强软件信息系统的建设。尤其是各种通信设备、计算机设备等硬件设备,是进行信息化管理的基础,在医院人事档案管理过程中实现信息化管理,应该要对各种管理的硬件设施和软件设施进行完善,应该要根据医院档案信息化管理的要求对计算机设备进行配备,建立相应的数据库等,在这个过程中应该要争取更多上级财政的支持,档案管理部门要将需要的设备罗列出来,向上级部门申请,经批准之后与采购部门进行沟通,对工作中所需要的各种硬件设备进行采购和配置。最后,要完善档案数据库管理系统。“大数据”时代的档案信息管理要为医院提供完整、准确、及时的档案数据,因此,要建立精准的档案数据库管理系统,借助大数据分析技术,按照用户的信息需求以及检索行为,从海量档案数据中及时精准地找到所需的信息和数据,按照用户的信息需要从海量的档案数据库中找出有关的数据。

3结语

综上所述,医院人事档案管理是医院发展过程中的一个重要内容,包括的内容较多,主要是对医院工作人员的各种信息进行记录的一类档案,由于医院的工作人员多、人员组成比较复杂,因此医院人事档案数据较多,管理难度也比较大。在传统的管理过程中主要采用人工管理方式,很容易出错,也容易导致一些档案的丢失。随着信息时代的快速发展,医院人事档案面临的挑战越来越大,管理信息化是医院档案发展的一个重要趋势,为了提高人事档案的管理效率和精细化程度,减少管理过程中的出错率,在医院的档案管理过程中应该要积极加强对传统管理模式的改进,加强对各种信息技术、通信技术的应用,完善信息化管理制度,提高医院人事档案管理过程中的信息化水平。

参考文献

[1]王咏梅.以信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国电子商务,2014(11):138-139.

[2]张卫,李薇,刘丽娜,等.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国急救医学,2015(S2):401-402.

[3]景荣.应用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制的研究[J].中国保健营养,2016(10).

[4]高蓉.医院档案建设中精细化管理的方法[J].办公室业务,2016(15):27.

档案工作精细化管理篇(7)

关键词：监理工作,档案资料,档案管理

中图分类号：G271文献标识码： A

引言

监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录，它体现监理工作的痕迹和成果，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，监理档案管理是监理管理工作的重要环节，是监理标准化建设的重要组成部分，是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。

一、监理档案管理工作中存在的问题

1、对档案资料的重视程度不够

长期以来，相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是传递、保管的事务性工作，技术含量低，不是监理项目部的主要工作，只是其它工作的辅助，只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付，能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。

2、缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看，有的监理项目部成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因，工程档案由其他专业人员代管和兼管，形成的档案材料五花八门。

3、档案资料管理力量薄弱

大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。

4、项目部档案管理制度不健全

项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习，没有完善的档案室管理制度，导致对资料的传递、存放、查阅、检索，更新、检查等不能完全控制。

二、改进监理档案资料管理的措施

1、要提高对档案工作重要性的认识

工程建设监理过程中中普遍存在对工程档案资料管理工作不太重视，到上级检查或工程完工即将交工验收时，才突击应付整理，这给档案管理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，对监理档案在思想上重视程度不够。项目部主要负责人要重视档案工作，充分认识到档案管理对监理工作提供重要的信息资源作用。监理档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。要不断提高对档案工作重要地位的认识，切实加强对档案工作的管理，将档案工作纳入监理管理和建设的工作计划上，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有计划，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。

2、项目部建立与工程相适应的档案管理模式

根据工程项目特点，监理部建立与工程项目实际相适应的监理档案管理模式，明确相关的职责，确保基本的资源配置，增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更新观念，提高认识，变被动为主动，实现档案资料的规范化管理。

3、提高档案管理人员素质，实施精细化管理、发挥主观能动性；

（1）一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和管理素养；具备一定的工作能力和文字表达能力。随着电力工程建设建设和信息的飞速发展，社会对监理的要求也越来越高，监理档案队伍中需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员的积极有效的工作才能发挥作用。

1）提高档案人员的思想觉悟

档案工作是一项服务性很强的工作，监理档案工作人员要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神，对档案工作有高度的责任感和荣誉感，以及正确的行为。要注重职业道德修养，业务上精益求精，要有主动性、自觉性。要适应监理档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清档案工作的意义和价值，努力调整心态，澄清观念,振奋精神，强化职业道德，爱岗敬业。

2）掌握科学化、规范化、现代化的管理技能

计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一份文件不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开现代信息技术，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

（2）通过精细化管理把档案管理的职责落实到人，使档案管理的各项工作落到实处。档案工作涵盖面广，若分工不够明确，则易造成工作遗漏，且出现了问题往往无人承担责任。因此，在实际工作中，要将每一个人的岗位职责落实在纸面上，实现岗位职责的精细化管理，如谁负责施工单位资料报审，谁负责输变电管理系统的维护，谁负责监理内业的管理，谁负责会议纪要、图纸会审纪要等等。甚至可以细致到谁负责某家施工单位的资料报审，谁负责输变电系统的影像资料，谁负责输变电系统公文流转等。

除了做到工作职责分工明细外，还要做到工作的连贯性，当有人因休假或其他原因不在时，其所负责的工作细致地分配给其他人。

相同的工作，如果以更积极的工作态度，更高标准的要求，就会把工作做地更加出色。举例来说，档案资料工作可以在日常细节上做的更加细致和全面：

1）检查报审表格式是否正确，编号、流水号是否正确，保证表中无错别字。

2）检查报审表和附件份数是否符合规定。

3）检查附件是否齐全、附件中的各项内容包括表号、盖章、编审批等是否符合。

这些例子都反映了精细化管理、发挥主观能动性在档案资料管理工作中的突出作用。

4、建立档案管理制度，档案工作做到有章可循

由于档案管理工作面广，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。同时还应传达项目文件归档制度说明的信息，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明，从而提高档案的归档质量。