档案管理主要内容篇(1)

关键词：科技馆；档案管理与利用；内容；建议

科技馆在自身的发展中形成了档案，它是历史和工作活动的真实记录，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是工作查考的凭证和制定政策的参考，是弥足珍贵的无形资产。结合在市科技馆工作的实践，我发现科技馆档案管理工作是基础性工作，完整收集、科学管理、充分利用是科技馆档案工作最主要的内容，在具体实践中又是一个链条的各个环节，这就要求办公室及各业务部门负责人务必相互配合，提高整体档案意识。科技馆管理人员更须经常主动向领导汇报工作，配合中心工作，充分利用档案，发挥档案的特殊功能和作用。

一、 科技馆档案管理与利用工作最主要的内容

在实践中，目前档案管理最主要的内容有：

完整收集：档案工作人员要经常地、主动地向各部门、各承办人了解各项工作的资料情况，做到心中有数，并进行跟踪、把关、收集，以确保档案的完整性、准确性、系统性。

科学管理：合理组卷、立卷，将来在利用、查找时才方便、快捷，为利用服务。要制定管理制度并贯彻执行，形成规范化管理。

充分利用：以查考、汇编、统计、研究、复印等形式，为领导制定政策提供参考，为全馆及各部门总结工作积累数据，为对外宣传、举办专题展览提供素材，在与外部出现纠纷时提供诉诸法律的凭证，与各馆交流时提供管理制度，办法经验等。

1、收集、存放――做到底数清、收集齐、分类明。文件在整理立卷前，还不是档案，平时由办公室专人负责收集。因为办公室是文件的枢纽部门，各部室向馆级、馆级对部室，向馆上级请示、上级批复、馆对外文件都要经过办公室，应收集原始件，馆发文件至少要一式三份暂存（为入卷、汇编用）。各部室都要注意积累，有条件的单位各部室配计算机，行文一律要求用计算机打印则更便于统一格式、纸型，如建有局域网实现网上传送更方便。若是手写稿，一定要用钢笔，不可用圆珠笔、铅笔。如上级领导批示有用圆珠笔的则复印一份存档。其别要注意的是：有关公安消防、劳动法规、工程合同、承展合约等文件，主办人为工作方便，常常自己保管，但档案管理人员一定要底数清，先复印一份备查，原件一经用完，马上保存原件，给主办人复印件，不能含糊。当年正在运行中的文件平时应分类存放，如上级党政机关来文，本单位报字、办字文、党字文、简报、会议纪要、年度工作计划总结、劳资人事、各部门请示和报告、接待记录、重大活动安排、经济合同、工程合同、宣传广告协议、学术交流、展览协议等，可以按发文部门、文件种类、承办责任人几种类别分放，在整理立卷时就容易多了。要特别注意收集那些上级领导、机关部门对我馆请示和报告的批复，我馆申报、参评各种奖项、荣誉称号，上级批准颁发获奖的文件、决定，要从上级发文中提取出来，将原件收入馆档案相应案卷，与我馆相应报出的文件放在一起。

2、立卷――每年第一季度对上一年文件进行整理立卷。按照档案专业要求，应是谁发生，谁使用，谁立卷，这在大型企业、党政机关是行之有效的办法。在科技馆，如果以办公室为文件的集散地、总枢纽，最好是办公室整理立卷，与部室结合，在最后录卷、订卷之前，请有关部门负责人过目，检查有无遗漏，分卷是否合理，以方便使用。

3、利用――为领导、内外提供服务也可使用条码技术，迎接流通管理质的飞跃。科技馆档案管理实践中经常看到，档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁的手归还等。借出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找，花费了几个小时，甚至有时一两天才有可能找到这条记录。解决这些问题，用识别器及计算机处理系统通过核实，存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案借由出到归还的管理和统计， 方便、快捷、准确，极大提供效率和管理水平。

二、新时期做好科技馆档案管理与利用工作的若干思考和建议

1、不断改善科技馆档案资料结构

科技馆档案管理与利用工作要结合新时期经济社会发展的特点，注重对档案资源中丰富的经济、科技等档案信息资源的整合与利用，为领导决策、地方经济发展和知识创新提供参考；不断整合与利用文化、教育等方面的档案信息资源，更好地促进先进文化建设；充分开发档案信息资源中与人民群众息息相关的档案信息资源，维护广大人民群众根本利益。同时，不断开阔视野，拓展科技馆档案工作领域，加强对新建领域建档工作的监管力度。此外，科技馆档案资源建设的重心要放在围绕中心服务大局的需要上。比如：政府职能正在转向经济转型升级、市场监管、社会管理和公共事务上。科技馆档案管理就要以此为中心做好相应馆、室、藏档案存量档案资源建设，而且要加强正在形成中的重大社会活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、单位信用档案、共建单位档案等增量档案资源的建设。唯有如此，科技馆档案资源结构才会得到不断改善，才会充分体现地方特色和时代特征。

2、建立健全科技馆档案管理制度

建立健全科技馆档案管理制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合科技馆的特点和档案管理实际，以适应科技馆档案管理与利用的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既要能约束领导又要能约束职工。领导的形象和行为直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。在规章制度执行过程中，要做到有功必赏，有过必罚，充分体现制度的权威性。

3、切实加强科技馆档案信息化建设

认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与实际工作的突破与变革，应以档案信息建设积极推动档案工作的变革，在不断采用现代信息技术装备科技馆档案管理部门、不断提升科技馆档案管理与利用现代化水平的同时，以自己独特的利用方式及服务方式，为地方提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，使科技馆档案管理与利用工作更好地为社会发展服务，不断满足社会对科技馆档案信息的需求。

档案管理主要内容篇(2)

[关键词]高职秘书专业 文档管理 教材建设 内容构建模式

[中图分类号] G712 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）11-0048-02

文档管理类课程是高职秘书专业的主干课程，各院校大多开设“文书工作与档案管理”“秘书文档管理”“档案管理”等课程。文档管理类教材也是高职秘书专业教材建设的重点项目。受制于专业特点、学生就业岗位及教育层次限制等因素，高职秘书专业文档管理类教材在内容构建上应追求适合于高职秘书专业学生就业实际的模式。本文以实证为基础对目前出版的高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式做一些分析。

一、“文书工作+档案管理”内容构建模式

该模式的版本如《文书工作与档案管理》（吴凤祥，高等教育出版社2001）、《文书工作与档案管理》（赵映诚，高等教育出版社2003，2007）、《秘书文档管理》（汪溢，大连理工大学出版社2008，2010）、《文书与档案管理》（刘萌，电子工业出版社2010）、《企业文档管理》（崔淑琴，暨南大学出版社2010）等。

最早的高职秘书专业文档管理类教材就是采用这种模式，而且一直作为该类教材内容构建的主要模式沿袭至今。这种模式实际上将教材分为前后两大相对独立的部分，前一部分是文书工作，后一部分是档案管理。文书工作部分（实际上主要是机关文书工作）的内容一般包括文书工作概述、文书种类、文书体式、文书稿本、文书形成、收文与发文、整理与归档等环节和内容，即传统文书学的内容。档案管理部分的基本思路同于下述“档案管理”内容构建模式，即由档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研及专门档案和特殊载体档案结构而成。这种模式的构建主要基于“文书与档案的特殊关系”，认为“文书是档案的前身，档案是文书的归结”。各版本在结构上基本没有太大差别，内容上基本以党政机关文书工作与专业档案机构档案管理为构建基础，其中某些内容往往又和秘书（应用）写作教材中的相关内容交叉或重复，如公文格式及常用文书写作。

崔淑琴、李艇主编的《企业文档管理》探索了较为新颖的思路。教材首先突出了“企业”这个定位和特色，基于“档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研、经营和管理等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业运作及管理等各方面发挥着重要的作用”的角度，介绍“适应企业特点、体现企业规范化和科学管理水平的档案体系”内容，区别于以往同类教材以党政机关文书工作与专业档案机构档案管理内容为构建基础的做法，介绍了企业现行文书及其形成、企业文书管理工作和企业档案的收集与整理、鉴定、保管与统计、开发利用、检索与编研，以及企业档案现代化管理、企业特殊载体档案、企业文档管理软件应用，还特别介绍了中外合资、合作经营企业与中小型企业档案管理的特点。该教材在宏观上打破了以往版本文书工作与档案管理各占一半的模式，在微观上着眼于企业实践，如企业现行文书的形成分别介绍了企业党群工作和行政管理文书的形成、企业产品科技和基建设备文书的形成、企业生产技术和经营管理文书的形成及国家标准公文格式自动排版系统，明显不同于以往版本。企业文书管理部分也不像以往版本那样繁琐地介绍基于机关特点的收文、发文等各个环节，而是立足企业文书运转实践的简洁说明。还有像中小型企业档案管理的特点等内容也是此前版本鲜见的。

二、“档案管理”内容构建模式

该模式的版本如《档案管理学简明教程》（王立维，浙江大学出版社2004）、《档案工作实务》（吴广平，北京大学出版社2008）、《档案管理技能训练》（陈琳，机械工业出版社2009）、《档案管理实务》（楼淑君，重庆大学出版社2010）、《档案管理实务》（何屹，北京大学出版社2010）等。

这种模式的内容设定就是档案管理活动的一系列环节和内容，一般包括档案管理概述、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案提供和利用、档案编研、档案登记和统计、专门档案管理（人事档案管理、会计档案管理等）、特殊载体档案管理（声像档案管理、照片档案管理、电子档案管理）等，其基本思路与一般意义的档案管理学类教材一致，特别是早期版本。近期版本则结合专业特点等作出了一些调整，如楼淑君、钟小安主编的《档案管理实务》采用“项目导向、任务驱动”的编写模式，除项目一“档案与档案工作”（相当于概述）外，项目二至项目六分别是文书档案管理、科技档案管理、人事档案管理、会计档案管理、特殊载体档案管理；项目七至项目九分别是档案保管工作、档案检索、档案利用服务与档案编研工作，档案的收集、整理、鉴定等内容则没有纳入；项目十和十一分别介绍了综合档案室建设与管理、档案事务所的创建。陈琳编著的《档案管理技能训练》以训练贯穿全书，但内容设定仍是始于档案收集止于特殊载体档案管理，该教材在最后一章介绍了档案管理软件操作。

三、“信息工作+档案管理”内容构建模式

该模式的版本如《商务秘书信息与档案工作》（刘萌，中国劳动社会保障出版社2005）、《秘书信息与档案管理实务》（余红平，外语教学与研究出版社2009）、《信息与档案管理》（贺存乡，浙江大学出版社2010）、《秘书信息工作与档案管理》（王琦，中国人民大学出版社2011）等。

这种模式出现较晚，版本总体数量较少，主要集中在近几年。这种模式将“文书工作+档案管理”内容构建模式的文书工作换成了信息工作。信息工作部分一般包括信息与信息工作概述、信息获取、信息整理、信息存储、信息传递、信息开发与利用服务、信息决策服务与反馈等内容。档案管理部分仍如常规。这种模式基于档案是一种特殊的信息资源而构建，体现了文档管理类课程教学及教材建设在内容选择上的新探索。事实上，大多数院校在教学实践中还是倾向于前两种模式的。

此外，还有将信息工作、文书工作和档案管理三者合一的。《职业秘书资料与档案管理教程》（陈祖芬，清华大学出版社2008）也更新了文档管理类教材的编写模式，较具新意。

四、两个需要深入思考的问题

上述三种高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式，既有传统认知的延续，也有课程改革的探索。究竟哪种模式更适合专业教学，或者说更有利于学生未来就业？由于各院校课程设置、课程目标等不尽一致，难以也不宜作出统一的评判。但着眼于今后的教材建设，下述两个问题需要进行深入思考。

一是文档管理类教材内容构建要以学生就业实践为基础。高职秘书专业学生就业的主要去向是中小型企业，而非大型企业、党政机关或专业档案机构。中小型企业文档管理工作还不完善，甚至可以说是千差万别，有的设立了专门机构并配备了工作人员，有的则不是这样，文档管理工作往往与综合办公室等工作合在一起。高职秘书专业学生到中小型企业就业，很多都是综合性岗位，文档管理工作只是其中的一部分。所以，从总体上来讲，高职秘书专业文档管理类教材的内容构建应以中小型企业文档管理工作实践为基础，尽管它还不完善，但这也正是借教材建设对中小型企业文档管理工作进行深入研究的契机。用大型企业乃至党政机关或专业档案机构的工作方法指导中小型企业的文档管理工作是不现实的，将属于本科层面的内容简单横移到高职秘书专业教材中来也是不切实际的。目前许多高职秘书专业文档管理类教材虽然篇幅薄了，但内容并未见少，不自觉地还存在追求学科化和系统性的倾向。这值得教材编写者深入反思。

二是文档管理类教材中相关内容的组合与衔接要更科学。无论是文书工作与档案管理组合，还是档案管理与信息工作组合，都应进行更深层次的探究。如文书工作的内容基于传统文书学的内容，事实上在追求效益和讲求效率的企业管理运行机制下，由于受人员规模等因素制约，中小型企业的文书工作不可能像大型企业乃至党政机关那样繁杂，所以目前基于党政机关特征的文书工作内容其实与学生就业岗位实践存在较大距离，而且像公文格式、行文规则等内容往往与秘书（应用）写作类教材存在交叉或重复。同时，组合在一起的内容如何做好逻辑上的衔接目前也做得不够，如文书工作与档案管理组合，仅仅说“有了文书才有档案，没有文书就没有档案”似乎欠妥，因为文书档案是档案的主体但不是全部。再如档案管理与信息工作组合，档案是一种特殊载体的信息，但如何在一本教材中将二者有机地融合在一起而不是“貌合神离”地单独“摆放”，这是教材编写者应该进一步要做好的工作。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 金常德.高职教育秘书文档类教材建设述评[J].兰台世界，2008，11（下）.

[2] 楼淑君，钟小安.档案管理实务[M].重庆：重庆大学出版社，2010.

档案管理主要内容篇(3)

［关键词］人事档案；管理体制；改进

1人事档案管理现状

传统的人事档案管理工作的缺点在随着社会经济的逐步发展和建立越来越多的档案中显现出来。企事业单位的档案管理工作中存在很多的问题，其也对档案的管理和使用产生了巨大的影响，主要表现在以下几个方面。1.1人事档案材料的内容质量低现阶段企事业较多的人事档案的内容质量低，大多数档案数据存在材料的表象性和形式性，缺少关键性和针对性，反映不了个人的经历、学历、薪资、待遇与政治面貌等内容，对一个人的思想道德、工作能力、业务水平、技术能力与专业专长反映也较少，缺乏研究、利用价值。1.2“无头绪档案”较多随着人潮的流动，人才资源的频繁转动，人事调动与档案之间衔接不够紧密，常常出现一些“无头绪”的档案，这就使大家看到了人事制度的弊端。查不到当事人的相关信息和下落的档案被称为“无头绪”档案，这个档案的情况主要是由于人员变动而档案没有及时的跟随变动的情况造成的。调入转出登记制度的疏忽,会导致有的人事档案与人脱离，人事管理部门不仔细、不定期的检查核对制度,对错漏的档案不容易发现,随着时间的变化,这些档案也会成为“无头绪档案”。1.3传统的人事档案管理体制将被淘汰传统的人事档案管理制度在随着社会市场经济的发展和人事制度的改革中逐渐的显现出很多的问题，比如说在管理体制上的多面管理，管理体系上的三大类，管理方式上档与人的同时调离，封闭式档案管理模式，各个环节衔接不紧密，导致多重浪费等，这些问题的出现会加速传统人事档案管理体制的淘汰。

2人事档案管理存在问题的原因分析

2.1管理机制落后人事档案管理制度长期以来一直使用“计划的管理”为制度管理的主要形式，这种管理方式缺乏灵活性和朝气性，一切都是以计划的最初形式为主，俗话说计划赶不上变化，这种制度已经完全跟不上档案管理工作发展的步伐。人事档案的工作主要是在政府政治手段的管理下行使其职能的，而人事档案相关材料的收集和整理是整个档案管理的核心也是最容易出错的地方，而管理机制的落后也加大了管理的难度。2.2整理不规范企业人事档案工作也是这样的，在大多数单位中都是以将每个人的材料档案整理成册为前提进行的档案管理规范化，但由于涉及的内容繁多混杂，涉及的层面内容杂乱，有的没有整理过，有的重复整理，有的没有整理为一整套系统的内容，有的没有按要求、规范进行整理。整理过程的不规范性给档案的管理和整理工作带来了很多麻烦。

3加强人事档案管理的措施

3.1优化企业人事档案内容优化企业人事档案内容具体可从以下几个方面做起:①强调“个性化”与“辨识度”；②减少主观内容；③摈除冗余内容；④添加新内容。3.2建立有效的人事档案管理体制要打破各级部门条条框框的人事档案的旧管理体制,实行相对集中的统一的管理体制。县级机构的人事档案可由县档案馆统一管理,不必分散在县直机关,有专门的档案机构和人员进行管理,这样可防止部门、单位之间互相推诿扯皮,便于社会利用,提高档案利用率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理,但应相对集中。应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度,而不是单一的干部档案管理制度。

4加速实现人事档案管理的信息化

4.1提高对人事档案管理工作的认知人事档案的内容主要体现和记录着一个人的个人经历，政治内涵，道德内容，作风等相关资料，是一个人全方位的记录和证明，起着关键性的、可参考的作用，也是能证明一个人各项资料的重要内容，有的因为档案的转移和流动，很多资料、经历以及评价都丢失了，导致出现补办档案的现象，但是这也很容易造成档案的不完整性和不衔接性。因此，一定要重视对个人档案信息的管理、整理，个人也要注意自己档案移动的方向，很多人在离开学校步入社会很多年以后才知道自己的人事关系不知去向，在与用人单位签订一些必要的合同的时候，才发现档案的缺失，然后再去补办整理，造成了许多意想不到的麻烦和经济损失，因此，一定要提高管理人员和个人对人事档案的认知。4.2注重思想提升，跟紧时代步伐在社会经济的前进中，人事档案在促进社会进步，经济发展中起着非常关键的作用，且为了适应社会的发展，人事档案也在不断地进行改进，在当下的各个行业中，都很重视一个人过去的经历、经验和工作内容，而人事档案恰恰能够体现这些内容，所以，人事档案的管理更应该注重思想的提升，紧跟时展的步伐。

5结语

科学的规范的管理人事档案制度是当前档案管理中的关键手段，是提高人事档案管理的主要措施。在人事档案管理的过程中，要坚持以实际状况为主，与时俱进，这样才能在社会发展的过程中发挥其应有的作用。

主要参考文献

档案管理主要内容篇(4)

关键词：新时期；学校；档案管理；创新

当前，我国各项事业的发展速度都得到明显的提升，但是发展的质量并没有随之而提升，在学校档案管理方面，一些管理工作仍没有做好，档案管理的规范化水平较低，人员的素质参差不齐，现代化信息手段较少使用，创新的元素较少，因此，我国档案管理工作仍有非常长的一段路要走，笔者结合自身的工作经验，探讨如何创新学校档案管理工作，为实现档案管理规范化做出一点贡献。

1 目前学校档案管理工作存在的主要问题

目前，我国的计算机普及率大大提高，计算机在越来越多的领域中发挥着作用，一些学校和部门开始尝试使用计算机管理档案，这种管理的思路非常正确，通过计算机管理能够提高管理效率，减少人力的使用，而且还能节省空间，避免传统档案出现发霉变质的情况。但是，计算机管理方法也需要通过各项原始数据信息进行，如果原始数据出现问题，会影响管理的质量，输入的数据信息是“垃圾”，输出的结果则是更高级的“垃圾”。所以，做好档案管理的基础工作非常重要。

目前，我国的学校在档案管理方面的主要宗旨是对档案进行保管，不让档案出现丢失情况。这种宗旨会造成馆藏的内容过于庞杂，无法形成科学的分类，而且档案的时间跨度非常长，查找起来非常不方便。主要的问题集中反映在以下几个方面：一是档案的编号不规范，有的档案没有目录号，有的卷宗内出现多个档案；二是档案的标题不规范，有的档案的标题不能反映出档案的主题内容，有的档案的标题过长，在查找时非常不方便，有的档案甚至没有标题；三是大多数的档案缺少内容目录，查阅卷宗的人员在查找所需的内容时，会浪费较多的时间；四是多数案卷没有标注页码，在查阅时需要自己计算页数；五是组卷非常混乱，有的组卷按照时间进行组合，有的按照职能部门的管辖权限进行组合，有的按照文种进行组合；六是案卷的厚薄程度不一样，有的档案内只有一、二页纸，有的档案内有五、六百页纸。综上所述，学校的档案管理基础工作乱象较多，必须要对管理工作进行创新和改进[1]。

2 创新学校档案管理工作的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精

在全部档案中，会存在许多无用的档案，或者制作非常粗糙的档案，这些档案的存在不仅增加了工作的数量，还占据了档案管理资源，为此，需要对这些档案进行清理，保留有价值和制作精良的档案，这是档案管理标准化的第一步工作。学校应当设置一个综合性的档案管理部门，其主要的职责是要对管理的档案进行清查，剔除这些无用的档案资料，然后才能为计算机信息化管理提供帮助。

（二）按照规范标准进行重新组合

对于厚度过厚、内容比较复杂的档案，要进行重新组卷，该工作的主要原则是将具有相互联系的文件组合到一起，对于那些没有页码、没有目录的档案，要重新进行编码和制作目录，保证重新组合之后的档案更加规范和标准，通过重新组卷的方式，能够最大限度地解放馆藏场地，优化管理资源，提高管理的效率。

（三）规范著录工作

著录工作是实行计算机管理的一项重要基础工作，会对计算机管理的真实性和可靠性产生重大的影响，因此，相关部门要按照《档案著录规则》中的规定，规范自己的著录行为，由于各个档案管理部门的条件存在差异，且计算机管理又提出新的技术性要求，所以各个档案管理部门，要从自己的实际情况出发，结合计算机管理方法的技术要求，制定出相应的著录细则[2]。

（四）统一分类号

计算机在检索时，会根据档案的分类号进行，所以，分类号制作的质量会影响计算机检索的结果和效率，为了保证检索的效率，档案管理人员在分类过程中，要根据我国的《中国档案分类法》进行分类，同时，还要根据各地的具体情况进行划分，提高档案的可利用价值，另外，在分类工作中，要加强分类的审查力度，及时纠正不合理的分类，并且要经常组织工作人员统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，实现规范化管理的目标。

（五）规范题名

由于一些的档案的题目缺失，在检索时会遇到障碍，为此，需要对这些缺少题目的档案进行重新命题，保证这些档案在检索时能够出现，命题过程中，要注意题目的准确性，工作人员最好对档案内容熟悉一遍，确定其主要内容，再根据内容进行命题，对于那些题目过长的档案，要进行改变，减少题目的字数，并保证题目的概括性。

（六）加快档案现代化管理进程

目前，通过计算机进行档案管理是一个重要的趋势，相关部门一定要认识到计算机技术的优越性，扩大其应用的范围，促进计算机与档案管理工作的有效融合，提高档案的利用率。在具体的工作过程中，要注重计算机检索与原始资料的联系，使得原始档案资料能够及时找到，提高查全率，在著录工作中，要采取分级次著录的原则，这样不仅能够节省著录的时间，还能有效地节省人力，提高工作效率。一般可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或参考价值不高的档案，进行案卷级著录；对于那些一卷内包含几个文件，或者多个档案涉及同一个内容的案卷，且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而重要的文件或者反映主题庞杂的文件，则使用文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，还能减少著录的条目和录人条目，提高工作效率[3]。

总之，目前我国职业院校的档案管理工作还有许多不足之处，其中管理工作问题是最先需要解决的问题，相关部门要正确认识档案基础工作的重要性，要进一步规范档案的基础工作，增加创新的内容，让更多先进的技术应用进来，对档案的题目、内容、组合等进行重新确定，提高其规范化水平，同时，要注意档案基础工作与计算机的衔接过程，使得档案能够通过计算机发挥出作用，提高我国学校档案的管理能力和水平。

参考文献

[1]孟凡蕾.强化档案意识，提升学校档案管理水平[J].黑龙江科技信息，2011，31.

[2]武云娜.试论中等专业学校的档案管理工作[J].科技情报开发与经济，2011，15.

[3]魏少辰.抓住学校升格机遇，加强档案管理工作[J].科技情报开发与经济，2011，34.

档案管理主要内容篇(5)

【关键词】服务；档案信息管理；方案

在经济高速发展的今天，人们逐渐发现了提高企事业单位工作效率的主要内容，并不完全在于主体内容的完善上，还需要考虑到与之相关的各项工作内容，尤其是档案信息管理，亟待获得全面有效地改善。在社会的长期实践当中，很多的企事业单位提出了一些科学有效的改进措施，并创设出了一些新颖的管理方案，但是对于整体工作效率地提升并没有太大的作用。究其原因，可以发现，当前的企事业档案信息管理虽然不遗余力地引进一些现代化的管理方法和设备，但是理论性质的服务理念依然没有获得太大地改变，工作人员完全地秉承着“以完成任务去完成工作”的理念去工作，没有太多的工作热情和积极性。当前国内企事业单位的档案信息管理，非常奇怪的一部分内容在于他们都没有形成良好的服务意识和观念，工作人员都没有认识到自己工作的重要性，仅仅认为档案管理是公司的一个必要部门，按秩序去完成其中的工作即可。在这种心理的推动下，很多的工作人员开始出现了懈怠的心理，不愿意积极主动地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而现阶段的档案管理，不仅对整体的服务效益有着相当大的影响，而且成为了服务链中的一项重要内容，能够为客户提供最为直接切实的服务。如果在这个时期，持续保持以往的档案信息管理状态，将会直接影响到整体的服务质量，对于企事业单位的工作进程将会产生较多的阻碍。为此，我国国内的企事业单位，需要对当前时代下的档案信息管理内容进行多方面地完善，秉承单位内部的服务理念，采取最为合理的管理方法，进而推动整体服务质量的提升。

一、分层管理法

在现阶段的企事业单位中，存在相当多的信息资料需要进行合理地分类和整理，如果本身的档案数据资料过于冗杂，将不利于服务工作的开展，查阅资料的速度会显地十分慢，难以满足人们的实际工作要求。分层管理方案便是应对这种状况的最好管理方式，它的特点主要凸显于针对性的分层管理上，即在收集整理资料信息的基础上，对全部的信息资料加以分类，分类的标准一般被定为服务对象，根据不同的服务对象，进行科学的分类。之后再根据不同的类别，提供最为切实的档案信息服务。相比于其他的档案信息管理方法而言，分层管理法的实践性相当强，实效性也会更高。需要注意的是，在以往的企事业单位工作中，已然有相当一部分的档案管理人员对各种资料进行了分类，因而很多人将分层管理法视为一种陈旧的管理办法，本身的实际效用已然发挥到了极致，没有太多提升的空间。但是本文中的分层管理法，并不是简单的档案分类，而是整体档案管理中的分类，包括档案服务对象、信息收集目标、信息资料内容，同时，还有必要在档案信息管理部门下，分设一些下属部门，由这些部门分别对自己的工作内容进行管理。此外，对于不同部门所提供的服务内容，也需要有一定的区别。分层管理法的科学性，主要体现在服务理念的遵循上，之所以要开展多样的服务内容，最主要的原因在于服务对象的不同上，人们在实际的工作中，所需要的档案信息服务内容是不同的，对它们进行科学有效地区分，能够使整体的管理流程更加科学有效，人们能够从中迅速有效地找到自己想要的档案资料。分层管理法的开展，在于对管理主体、管理对象、管理内容的细化，而其中的细化管理，不仅是整体工作开展的基础，而且是优化服务质量的主要方法。现阶段的企事业单位工作，十分注重对工作的细化，而且只有对工作进行细化，只能实现精细化的管理，为人们提供更好的服务，因而企事业单位的档案信息管理，需要实时地应用分层管理法，以提高自身的工作效益。

除了上述的各种优点以外，分层管理法还有着一定的局限性，如果企事业单位的档案信息管理工作，本身并没有太大的工作量，如果再对其进行分类，将会是画蛇添足的行为，对于整体的服务质量提升，并没有太大的作用。而且，在应用分层管理方案的时候，需要对服务内容和服务主体进行一定的分类，而相当多的企事业单位没有明确的分类标准，导致很多档案信息，在进行查阅的时候，出现较多的阻碍。同时，在档案信息管理部门下分设相应的分类部门之后，一旦服务内容和责任出现不明确的状况，将会严重影响到档案信息服务工作的正常开展。此外，分层管理法的开展，对于管理内容的分类，并没有明确的分类标准和方向，很多的档案管理人员，习惯于按时间进行分类，将较为陈旧的档案划分到一个下属部门，较为新颖的档案划分到另一个下属部门，以促进整体工作效益的提升。但是，在实际的工作中，这些管理人员又发现了一些严重的问题，那就是时间的划分上，不能确定最为合适的时间标准。大多数的企事业单位在运用分层管理法的时候，将时间的标准设置为两年，两年以前的属于陈旧的资料内容，两年以内的属于较为新颖的资料内容。在这样的分层管理中，档案管理人员需要对档案不断地进行更新工作，严重影响了正常工作地进行。

二、数据库结合法

信息时代的到来，人们的生活发生了很大的变化，很多传统的内容得不到人们的认可，而且不再是当前社会的主题。在现阶段的企事业单位管理中，存在一种科学有效的管理方法，即数据库结合法，将现有的管理设备和管理方法，与数据库完好地结合起来，双方进行科学地互动合作，进而使得档案信息管理的工作内容更加完善科学。数据库结合法的运用基础，在于对网络数据库的完善，在这个过程中，档案管理人员需要优先利用网络技术，创设出独立的数据库，并将收集整理到的全部内容，实时地输入其中，以提高整体的服务效率。数据库结合法的最大效用在于，档案管理人员能够在最短的时间内，迅速有效地为客户找寻到相应的档案信息，并选取针对性的服务内容进行服务。现阶段的企事业单位档案管理，运用最多的方法都是数据库结合法，将企事业单位的整体档案管理与服务，完全地与数据库结合起来，双方相辅相成。由于互联网是该项工作开展的基础，因而这种方案下的档案管理最为完善科学。同时，传统的档案管理采用的主要的是纸质资料的收集整理，当前的档案管理在采用全新的数据库以后，能够全面地更新档案管理方法，为人们提供最为切实的服务，而且信息资料的收藏空间将会变得相当大，不会像传统的档案管理那样，需要对档案进行翻阅查找，整体的搜寻过程十分不易。

数据库结合法也有着自己的缺点，它的最大缺点在于网络的特点，即面向的人群是全体的社会人。因而在运用它进行管理的过程中，容易受到外界的直接威胁。最主要的行为体现在数据信息的直接侵入上。随着科学技术的逐渐完善和更新，越来越多的人群掌握了相当多的信息技术和网络手段，而其中不乏存在一些社会的不良分子，他们对于网络技术的应用，更多地偏向于资料的盗取或删除。虽然企事业单位的数据库建立相对较为独立，但是始终建立在互联网的基础上，于是长期面临着外界的各种挑战和威胁。而一旦档案信息资料遭到损毁，无疑是对档案管理部门的致命打击，整个部门会趋向于瘫痪。在这样的状况下，档案管理人员首先需要具有极高的专业素质，高效地操作电脑，并将数据库的防护措施进行全面的完善，使得整体的工作效益趋向于最高。

三、自我档案管理

在新时期的经济建设发展过程中，企事业单位工作的工作开展，首先必须具有一定的工作理念，而当前的社会，企事业单位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整体的服务理念也应该服务于人。为此，一部分企事业单位对现有的档案管理工作进行了创新，开辟了自我档案信息管理的方式。这种档案信息管理档案，虽然十分推崇客户的自我管理，但指地并不是完全地将管理权利和流程赋予客户，而是为客户提供一定的管理平台，由客户对自己的信息进行更新、完善以及查阅，后台的服务依旧是由企事业挝坏牡蛋腹芾聿棵趴展。在现代化的经济建设进程中，自我档案管理明显属于一种十分大胆的想法，并且也具有了相当高的可行性。在实际的档案管理工作中，一旦客户产生了档案信息服务的需求，首先需要与档案管理人员取得联系，然后将自己的实际需求内容完全地阐述给管理人员，然后再由管理人员进行相应资料的检索。这个过程相对较为麻烦，而且很多时候容易出现多种失误的现象，不利于整体档案管理质量地提升。而在自我档案管理当中，客户可以根据自己的主题需求，直接地检索自己想要得到的档案信息，并进行知识体系内容的攫取。

自我档案管理也存在一定的不足之处。对于自我档案的管理，首先需要人群具有一定程度的认知基础和对先进设备的运用能力，如果客户不具备这些方面的内容，那么自我档案管理将不会产生实际的效用。而事实上，现阶段的国内人群体系，虽然知识人群占据了很大的比例，但是依然有相当一部分人群，缺乏良好的科技认知和使用能力，因而自我档案管理对这部分人群是不适用的。为此，企事业单位的档案管理，往往不能全方位地采用自我档案管理，还需要秉承服务理念，根据客户的不同状况，制定最为切实的服务内容，以获得人们的支持，进而产生相当大的服务效益。

结束语

新时代的企事业单位档案管理，在社会经济发展的重重挑战下，必然需要进行多方面的改革，无论是哪种管理方法的选择，都需要秉承严格的服务理念，切实地为公众提供服务。

参考文献：

[1] 张天龙. 干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J]. 企业改革与管理. 2016（22）

[2] 马欣. 新时期如何做好人事档案管理工作[J]. 赤子（上中旬）. 2016（18）

[3] 张巍巍. 人事档案管理[J]. 中外企业家. 2016（29）

[4] 邓强，马玉妍. 做好新时期事业单位人事档案管理工作探拓――在发挥大数据优势的背景下[J]. 边疆经济与文化. 2016（12）

档案管理主要内容篇(6)

1.社区档案管理内容

社区档案管理的内容主要包括以下六种人群的档案：老年人健康档案、慢性病人（高血压和糖尿病）健康档案、重性精神病患者健康档案、孕产妇健康档案、0～6岁儿童健康档案、结核病患者健康档案。社区医院档案主要由社区资料、社区医疗情况以及社区内居民的健康状况这三部分组合而成，①社区资料。社区资料中含有社区位置、社区的环境以及社区教育等。②社区医疗。社区医疗主要就是指社区内医疗机构的种类、数量以及社区居民就医情况等。③社区居民健康。社区居民健康包括社区居民数量、性别、年龄以及职业等。

2.社区医院档案管理存在的问题分析

当前，社区医院档案管理存在的问题主要体现在以下几个方面：第一，档案管理意识浅薄。社区医务人员在进行工作的时候，没有对工作涉及到的内容进行及时的记载，对于档案的保存也没有概念，不能意识到档案管理的重要性。不仅如此，对于档案管理中的具体要求也没有进行全面的了解，导致不管是病例的书写还是医案的内容都出现不规范现象，尤其是对原始资料的处理更是不加以重视，在进行资料整理的时候也是敷衍了事。第二，档案管理人员流动性比较大。社区医院档案管理中的人员兼职的比较多，流动性比较大，都没有足够的时间来对档案管理工作进行深入的了解，也没有进行系统性的档案管理相关知识的培训，在进行短期的档案管理中导致各种问题的出现。第三，缺少完善的档案管理体制。社区医院档案管理中涉及到的档案管理方面的制度是比较少的，由于没有完善的档案管理体制，就会导致档案管理标准的不确定性。第四，对社区医院档案管理的内容没有进行全面的了解，导致管理的范围不明确，往往会出现许多应该纳入到档案管理中的内容却没有纳入，致使资料的丢失。而归纳到档案管理中的内容也没有进行及时的更新，导致资料的陈旧。第五，档案管理设备不先进。居民的健康信息更新不及时。

3.社区医院档案管理的改进措施

3.1 建立社区医院档案管理相关体制。社区医院的档案管理必须要建立在完善的档案管理相关体制之上，所以，一定要建立社区医院档案管理相关体制。在进行体制建立的时候要结合社区医院自身的特点，通过参考相关的法律法规来进行制度的建立。要对病案的记载、护理日记的书写以及业务报告等进行规范，完善档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密、库房等管理制度，以此来保证档案管理工作中的每个环节都能够有章可循。

3.2 加大资金投入。社区医院在档案管理方面要进行资金的投入，购买先进的档案管理设备以及信息梳理设备，比如，计算机、自动防火防盗O备等，只有这样才可以真正的达到档案管理现代化的需求。除此之外，档案管理部门可以把纸质档案的保管转变为以电子形式的方式来进行保存，这样也方便对个人档案的查找，省去人工翻找的时间，在一定程度上能够有效的提升工作的效率。

3.3 加强对个人档案隐私的管理。社区医院在进行档案管理的过程中首先要取得社区居民的信任，尤其是关于社区居民个人隐私更是要加以重视，可以设立个人隐私保护制度，倘若出现隐私泄露的情况时，要对相关负责人员进行严厉的处罚，造成的后果比较严重的时候，要移交到当地的公安机关进行处置，通过建立个人隐私规定来确保社区居民个人隐私的安全性。

3.4 注重“活建活用”。社区医院档案管理中的“活建”主要体现在档案率要活以及档案内容要活这两个方面。第一，建档率要活。针对社区内的高危人群以及老年人群发病情况等，来建立建档率考核指标，在考核期间要加强电话核查以及走访核查方式来进行，从而确保档案的真实性。第二，档案内容要活。社区中大部分人都处于健康状态，所以，针对这类人群在档案管理中可以适当的简化，而对于患有心理疾病或者是传染性疾病的人群要分门别类的进行档案管理。“活用”主要体现在建立社区联网档案信息系统，要保证该系统的网络化以及电子化，从而使社区医护人员能够通过档案信息系统随时在线查询社区人员的健康状况，不仅如此，还可以在档案中加入新的档案内容。社区医院档案管理的主要作用便是能够为社区人员提供服务，倘若档案没有进行有效的运用，档案的建立自然也就失去了作用。

3.5 居民档案的利用。社区档案管理中一定要对居民的档案进行充分的利用，通过开展社区卫生服务来防止出现盲目追求建档率所进行的建档行为。社区卫生服务机构的科室布局和诊疗流程要合理，可以把居民的档案柜放置挂号、病案室，并派专人进行管理，这样不管是提取还是管理都是比较方便的，也有利于社区居民档案利用率的提升。

3.6 制定统一的社区医院档案管理标准。社区医院档案的管理一定要制定统一的标准，对应该归纳到档案管理中的内容进行明确，这样能够有效的解决档案信息不完整以及只注重形式的现象。除此之外，对于收入到的档案中的文件不仅要保证文件的统一性，还要进行编号的编排，这样对于今后的查找阅读工作能够起到一定的协助作用，其中，需要注意的一点就是关于过时的档案资料要进行及时的销毁，从而保证档案资料的先进行。

4.结语

当前的社区医院档案管理的发展空间还是比较大的，尽管与西方发达国家相比的话依然存在很多的不足，但是，这种现象主要取决于我国人口众多，再加上医疗卫生的制度的不完善，导致社区医院档案管理存在各种各样的问题。因此，政府部门也加大投资力度，提高档案的利用率，从外，还要提高社区医院档案人员的待遇，增强社区医疗卫生机构的吸引力，使大批优秀人才主动参加社区的档案管理工作，以此来保障社区医院档案管理的发展。

参考文献：

档案管理主要内容篇(7)

关键词：人事档案管理；档案管理；人事档案；档案审核；科学化；档案

近年来，我单位强化干部档案工作，以完善档案内容建设为重点，以服务干部工作为目的，在本部门内开展干部档案管理的评审活动，取得了比较好的效果。

1 高度重视，强化措施，切实抓好干部档案审核工作

干部档案审核是一项政策性强、业务量大、涉及面广的重要工作，为了使这项工作在全省范围内深入开展，我们抓住关键环节深入研究，周密部署。

1、领导重视，为干部档案审核工作提供有力保证。对此，我局在局长办公会上专门研究了干部档案的审核工作，成立了由主管局长挂帅，局内相关科室和有关单位、部门负责人参加的干部档案审核工作领导小组，并划拔了专项资金，确保审核工作的人力、物力和财力。对此，县上级组织工作部门的主管领导亲自过问此事，并明确指出：“干部档案管理工作无小事，只要档案人员想到的，一定要保证让他们做到”；组织部门的主管副部长和我局的局长直接负责审核工作，并定期听取汇报工作，协调解决在审核中遇到的难事，确保了审核工作顺利开展。

2、精心组织，确保干部档案审核工作落到实处。为确保审核工作定位准确、起点高，我们做到人员、制度、责任“三个到位”。一是人员到位，采取“硬抽人，抽硬人”的方法，从干部中的各科室、下边基层单位共抽调10多个政治素质强、业务水平高、有工作经验的管理档案人员和负责干部任免的同志进行了5次集中审核；二是责任到位，制定了切实可行的工作计划和工作机制，确保工作进度和质量。根据工作需要，把参与审核人员分成审查组、复核组、收集组、整理组、服务组五个小组，每组指定一名负责人，制定小组工作计划、填写工作进度表；三是制度到位，按照分层审核、分阶段推进的思路，制定了《干部档案审核工作实施方案》、《干部档案审核制度》、《干部档案审核考评制度》和《干部档案审核流程图》等，明确了审核要求、方法和步骤，使审核工作有章可循、科学规范，确保档案审核工作顺利进行。

2 突出重点，抓好收集，不断完善干部档案内容

收集补充干部档案材料，完善档案内容，是干部档案工作的重点，也是档案审核工作的难点。我县缺乏干部档案管理工作的经验，以前的干部档案管理工作在不同程度上存在着零散的状况，收集难度非常大。基于此种情况，我们在实际工作中为了确保材料齐全、内容完整，对此进行了多方努力，取得了一定的成绩。

1、建立一支干部档案信息联络员制度。全县档案管理部门选派业务熟悉的同志担任档案信息联络员，及时对干部档案审核中发现的问题进行上情下达、横向联系。在查补缺少的档案材料中，有的基层部门还成立了查补材料领导小组，主管领导亲自挂帅，指导和协调解决材料收集工作中的疑难问题。通过不断的努力，我系统目前共有30多名档案信息联络员，在收集材料过程中发挥了重要作用，形成了以各级基层单位部门为主体、材料形成单位具体负责、纵横贯通的材料收集网络，并且保证材料收集网络随着人员的流动而更新。

2、采取“四种方法”收集档案材料。一是定向收集，针对缺少材料的单位进行收集，努力做到“件件有着落、件件有回音”；二是定点收集，针对形成的材料单位进行收集，管理档案人员与上级单位保持密切的联系，及时收集档案材料；三是跟踪收集，针对跨单位调任或调转的干部进行认真核对，并补全了档案；四是上门收集，针对多次催要，仍不积极上报查补材料的单位，我们发扬主动上门的精神，上门解释情况，争取得到配合，保证了档案的完整性。

3、实现了“三项一致”的目标。在材料收集齐全的基础上，我们及时更新、维护干部档案管理信息库和电子档案信息，实现了干部实际情况与档案管理内容上的一致，档案内容与信息库中的信息一致，信息与《干部简要情况表》中的内容相一致。在完成审核任务的基础上，我们着眼于干部档案内容建设的长效机制，针对审核中发现的问题上，进一步完善了干部档案收集、鉴别、整理、保护和保管、利用、传递、查借阅、保密、统计分析等相关制度，严把入口关，防止不合格的档案与不真实不规范的材料流入基层单位，实现材料收集的经常化、制度化、规范化，确保档案内容的完整性。

3 立足服务，提高效能，充分发挥干部档案的作用

加强干部档案内容建设的最终目的，是为干部工作提供高质量的服务。为此，我们积极挖掘档案潜力，开发档案信息资源，提升了干部档案服务的水平。

1、任前严格审核档案，避免干部“带病上岗”。在干部工作中，我县一直坚持干部任前档案审核制度，通过认真核对档案，全面了解拟提拔干部的经历、政治思想、业务能力、工作实绩等内容，做到观其卷、知其人。