档案管理范本篇(1)

档案管理制度

一、局档案工作机构

成立局工作鉴定小组，由办公室、处、行政处、计财处有关人员组成。

局的档案工作机构为现行局的综合档案室，档案室对局机关档案实行综合管理。其日常工作由办公室领导，业务上受国家省、币档案局监督和指导。

二、综合档案室的职责

3负责组织每年文书立卷、归档工作。

4.统一管理局各种门类和载体的档案，做好收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。

5.按规定向币档案馆移交应进馆的档案，接受局直属撤销单位的档案。

6.负责收集与局业务有关的资料。

7.办理领导交办的其他有关档案业务工作。

8.协同有关处室对基层单位的档案工作进行业务和督促检查。

三、档案综合管理范围

凡属局各处、室和党、政、工、团组织形成的文书档案、基建档案（包括房改工作档案）、设备档案、声像档案、已故人员档案（人事部门存三年后再移交）均由档案室管理。人事档案由人事处管理。业务档案由各业务处按归档要求收集、整理、装订成册、编号目录，将档案交综合档案室管理。

四、文件材料归档

1.本局在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文字、图表、照片、录像带和各种专业性文件），必须及时立卷归档，以保存局的历史面貌。

2.归档的基本要求

（1）归档的文件材料必须准确地反映局工作活动的真实历史面貌；

（2）归档的文件材料必须进行立卷整理，要符合立卷的原则和要求。

3归档时间

（1）党、政、工、团的文书立卷和各业务处室的业务档案，应于翌年第二季度归档完毕。

（2）基建文件材料归档应与该基建工程建设同步进行，工程竣工验收后三个月内向档案室移交。

（3）设备文件材料应于设备开箱时验收登记，设备安装调试或投入使用三个月后向档案室移交。

（4）会计档案由财政部门整理立卷后，按20xx年7月1日实施的《会计法》规定，在对务部门保管一年后移交综合档案室

（5）已故干部职工档案，按市委组织部市档案局（xxxx）6号文规定，干部职工死亡后，其档案在人事部门保存三年后向档案室移交。

（6）声像档案自形成一个月内向档案室归档，凡归档的照片（连图片）、录音带必须有文字说明（包括时间、地点、入物（职务）、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带还应有解说词〕。

4.归档份数，党政文件一般归档两份，一份连底稿作档案保存，一份作文件汇编。其他门类的文件，一般归档一份，比较重要的可增加归档份数。

五、档案的管理

I局的全部档案为一个全宗，全宗内有档案，按门类进行分类，根据同级和上级档案行政部门的要求，编制分类方案，编制类和编号的方法要便于保管和使用。

2.建立和健全档案工作各项制度，把档案工作列入机关工仁和业务活动计划，把基建工作列入有关部门和人员的职责范围和岗位责任制。

六、加强档案室的保护工作，改善档案保管条件，并定期对档案保管的状况进行检查，发现问题向领导汇报，及时采取措施，保护档案的安全

1.根据国家和同级档案行政管理机关的规定，拟订档案保管期限表，为又书立卷和档案鉴定提供依据。

2档案的鉴定工作，由局办公室牵头组织有关业务处室组成鉴定小组，负责提出鉴定意见。

3,销毁失去保存价值的档案，必须登记造册，经局分管领导批准，指定两人监督销毁，并在销毁清册上签字。

4.档案的移交按国家有关规定，将永久、长期保存的档案，向币档案馆移交并办好移交手续。

档案管理范本篇(2)

【关键词】 高校;财务档案;规范化管理

什么叫高校财务档案规范化管理?笔者认为,高校财务档案在管理上应是“按规定就范并形成制度”。长期以来,高校财务档案在管理上存在粗放的管理方式,只求以适应日常工作需要,忽视提升水平,财务档案得不到很好的重视,更谈不上规范化管理,以致管理财务档案的人从不强调专业和熟悉,多以业务“弱者”来胜任,达到不错、不乱、不丢的“三不”就行,距规范化管理存在较大差距。高校的财务档案,如何实现规范化管理,这是值得研究的问题。本文针对这个问题,以广西工学院财务档案管理方面为背景进行肤浅研究。

一、新形势下高校财务档案规范化管理的重要性

(一)高校财务档案管理的基本内容

依据《会计档案管理办法》,“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括:1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证。2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿。3.财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。4.其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。5.电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:每年一次数据库备份;软件升级前数据库备份;经过盖章签字的会计资料;每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;所有版本的系统数据库、软件。6.其他应该存档的相关文件资料。

(二)高校财务档案规范化管理的重要性

高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分和承上启下的一项重要资源。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,是否方便索阅、利用、保管,直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况、新问题不断出现。高校财务档案也是如此,如何管理好高校财务档案并实现规范化管理,以及在管理过程中如何采取规范措施,寻求解决的办法,是高校档案管理中所面临的一个重要问题。

二、广西工学院财务档案规范化管理的现状及存在的问题

(一)广西工学院财务档案管理现状

1.财务档案管理意识淡薄。本来,高校财务档案管理应该得到较好的重视。但在当前高校财务工作人员少、工作量大且繁杂、形成财务档案的要素多。在这样的情况下,管理工作仍未得到有效重视,明显地对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。因此有的只对财务档案资料的账证表收集整理,往往忽视了可为财务档案范畴的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、请示报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等未完整搜集,有散失、霉变的。广西工学院目前有几十个部门,上千教职工,有的对档案的意识淡薄,甚至将一些文件资料占为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走,给财务规范化管理带来了一定的难度。

2.财务档案未有专人负责。财务档案管理工作人员未专职化,即使有人专管,也仍与财务档案规范化管理有差距。加上目前财务档案业务分工比较模糊,很多时候没有明确具体的工作人员,做档案工作的大多数是兼管,有时候就把年龄偏大的人员放在财务档案管理岗位上,以应对日常工作,只要对财务部门内部产生的档案要素做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了。这对于财务档案管理,推进规范化建设极为不利。

3.财务档案没有专门库房。就说在广西工学院的财务档案还没有一个专门的财务档案保管用房。现有的档案室也只有近年的,年远的财务档案则归到学校档案室。因而有一些财务档案资料存放在办公室的办公桌上,或抽屉里,既缺乏安全性,且易丢失。从这一点看与财务档案规范化管理的要求相差甚远。

4.财务档案分类不科学。在一般条件下,一个单位的财务档案与文秘档案应该分开装订不能混杂,这是档案管理的基本要求。可在实际工作中就有将文书档案、会计档案装订成一册,乱堆乱放。这是业务素质问题,专业性不熟悉的表现,缺乏科学分类,给日后的档案检索、查找,给财务规范化管理增加了难度。

(二)广西工学院财务档案管理存在的问题

1.对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。财务档案工作是保存,服务现实,承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。

2.财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性。就我校以前情况来看,会计档案管理人员都是会计兼职管理,由于会计人员工作量大,内部人事变动,都是各自保管自己经手的年度会计档案,导致数年财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定,不算一个合格的财务档案工作者。

3.财务档案管理不够完善规范。设置规范完善的财会档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的需要,但在实际工作中高校财务档案有不完善、不规范的,如人员兼职,档案装订由各岗人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责,管理环节分散等,造成档案管理工作一系列不规范。还有设施也不完善,没有专门库房,不符合“七防”要求,缺少档案检索工具,查找不方便。加上纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案,且未按规定鉴定、销毁。谁来销毁?即使超过保管期限数年的也不销毁,从而影响了档案整体工作的质量和效果。

三、广西工学院财务档案规范化管理的建议

(一)制定规章制度约束以保障财务档案规范化管理

制度规范人,人遵守制度,是制定制度来保障“规范化”管理的初衷。任何一个部门或单位,要想把某一项事业管理好,必须制定规章制度来约束。广西工学院财务档案要做到规范化管理,同样要制定出一个针对性的规章制度来约束。制定规章制度应明确几个问题。

1.根据高校财务档案的特点,多年来财务档案的来源,搜集整理,保管借阅,查询利用等相关规定要明确。如《立卷归档制度》。

2.管档案的人员业务素质专业要求要明确。对财务档案的管理人员应该有一些具体要求,相关知识,电脑运用。如《财务档案工作人员职责》。

3.档案库房及其设施要明确。档案室(馆)及其设施的日常管理职责。如《档案室(馆)日常管理维护制度》。

4.财务档案的调阅手续、进出移交、鉴定销毁程序等,应严格按规定办理手续,必须经有关领导人审批,履行登记、签字手续,任何人不得违反。如《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等。

5.档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,对重要档案丢失的责任追究。这些都要在规章制度中明确。如《财务档案保管制度》。

(二)建设财务档案规范化管理的几点设想

就广西工学院财务档案规范化管理来说,说难也不难,说易也不易,关键是“按规定去就范”。当然,“规定”是人定出来的,“就范”也是人去做(执行),如何做到两者的统一,这才是实施高校财务档案规范化管理的重要一环。

1.领导重视是建设财务档案规范化管理的关键。俗话说:领导重视做什么都顺利。事实也是如此,在高校,领导重视了财务档案规范化管理,一定能得到顺利进行。一是领导是一个单位的核心,领导有决心,做每件事情得到支持。二是群众看领导,领导是榜样,群众会跟上,自然地成为一种号召力。三是在建设中遇到什么难题易解决,如说用人上,在经费上。四是能给组织制定规范化管理者增强信心。

2.提高对构建财务档案规范化管理的认识是基础。提高对财务档案规范化管理认识,就是认识它的重要性,一个单位的财务档案必须规范化管理。就学校来说,从校领导到教职工认识统一到位,就有信心和决心办好。若加上领导带头,以身作则,不论是在领导者本人做的事,还是其指派他人去做涉及财务档案有关的事,都按规定行事不违反,财务档案规范化的实施也就顺理成章了。

3.强化财务档案管理人员素质。首先要有专职人员,要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,以此推进档案工作从而适应不断发展的新形势需要。其次要挑选文化、业务素质较高、工作能力强,电脑操作熟练,热心做财务档案管理工作的人,并保持人员相对稳定。最后是去兄弟院校参观学习取经,从中提高财务档案管理人员的实际工作经验能力。可在岗位练兵,边学边干边提高。总之,财务档案管理人员要熟悉财会业务、档案来源元素、文件材料,能按照规范管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷,对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散、不乱的“四不”。财务档案管理人员同样纳入年度目标考核,奖优罚劣,调动高校财务档案规范化工作的积极性。

4.建设规范合格的财务档案专库。实践证明,财务档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。改变那样的学校档案馆(室)与财务档案合一,案卷置放不分,查阅与财务档案无关的也在财务档案上乱找乱翻的种种“乱象”局面。有规范合格财务档案管理专库,是建设财务档案规范化管理的一个重要条件,而且防止档案泄密的有力保证。大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是添置更新档案室设备,如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存储。

5.做好财务档案规范化的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的一般原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据工作的需要以及为高校积累历史文化财富的需要,全面确定财务档案规范化管理的保存价值,准确地判定档案的保管期限。

6.充分发挥财务档案的潜在作用。一是编制档案检索,编制案卷目录,专题目录,文号目录等档案检索工具、索引;二是运用计算机进行检索,确保调档迅速准确,提高财务档案管理的效率;三是建立财务档案统计台账,如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案移交清册等;四是将基建会计档案分开编号存放,并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证,一同归档;五是利用各种财务基础数据资料分析高校发展,为领导决策服务、为学院服务。

【参考文献】

[1] 财政部.国家档案局.会计档案管理办法[Z].1998.

档案管理范本篇(3)

《中国档案》：国家档案局新颁布的《企业档案工作规范》是在什么背景下提出来的?

王岚：企业档案工作目标管理取消后，各地及中央企业开展企业档案工作的业务指导缺少适用依据，而现有《企业档案管理规定》高度概括的原则性要求也过于简要，无法指导企业档案具体业务，使企业特别是新建企业缺少建立健全档案工作的指南；档案工作标准化建设多年，也制定了不少标准，但由于缺少系统性管理规范，目标管理停止后，这些标准难以单独发挥作用，只能是停留在关注诸如案卷如何组织的具体业务环节；再有，近年来出现的新理念、新观念、新技术和新要求如何融入企业档案管理?很多企业正在开展的档案信息化建设也由于缺乏规范性指导文件而需要明确方向。总之，在新的历史条件下，用什么手段连接国家档案法规与企业档案工作实践，已经成为制约企业档案工作深入开展的关键。

正是在这种背景下，为总结企业档案工作经验，适应新时期管理创新和信息技术发展的新要求，国家档案局组织有关省市档案部门起草制定了《企业档案工作规范》。应当说该《规范》的制定实施，是市场经济要求、法律法规要求、业务指导需要和管理创新的必然，它将促使企业档案工作从过去的主要依靠行政管理方法，转向规范性要求与良好实践榜样的引导；从单一载体与内容的传统档案管理，转向优化传统管理基础上的创新管理；从按专业统一管理过渡到市场经济要求的以资产为纽带的系统管理。对企业档案工作指导来说，也是由行政规章为中心向以标准为中心、促进企业依照标准自律的转变，符合完善市场经济体制的要求，也是档案管理创新的体现。《规范》的贯彻实施，将是今后一个时期企业档案工作的一项重要内容。

《中国档案》：《企业档案工作规范》有哪些主要特点?

王岚：《企业档案工作规范》首次将企业档案工作整体纳入体系建设，形成框架性系统管理标准。《规范》的制定具有以下特点：

一是管理创新。《规范》适应市场经济体制的要求，系统、全面地提出了企业建立和开展档案工作的基本要求，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有系统管理标准的历史。《规范》的制定，不是简单地将各种现行文件、标准汇集，而是在企业档案工作的整体框架下，充分考虑现代企业制度要求、法规要求和国际标准的理念，将其有机地组合起来形成统一的规范性要求，在档案管理规范化建设方面具有创新性。

二是观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准IS015489.1《档案管理通则》中首先正式提出档案的资产属性概念。2004年底，两办《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》首次将“信息”界定为“生产要素、无形资产和社会财富”。档案作为企业核心信息资源，其资产的属性逐步开始被人们认识和接受。《规范》首次将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”。这一认识对企业档案管理观念创新具有重要的意义和作用。同时，由于企业档案涉及企业各个环节、各项活动，作为系统管理的重要条件，“领导作用”和“全员参与”这两项管理原则在《规范》中也有突出的体现和要求。这些创新适应并反映出现代企业管理的新要求，也符合国家法规的要求和“走出去”发展战略中“法规遵从’的理念。

三是经验基础。《规范》从档案工作的原则、体制、制度、业务、信息化及设备设施等方面，对企业档案工作提出了具体要求，是企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。《规范》明确提出的要求，都是基于我国企业档案工作多年的经验，并且包括目前企业正在应用的标准，是对档案工作的基本要求。因此，《规范》有着深厚的实践和经验基础，是良好实践的总结，是企业开展档案工作参照和依据的规范管理范本。

四是信息化方向。《规范》中设专门一章，与档案业务并列和对应，说明企业档案信息化建设的重要地位和作用，体现对企业档案工作发展的方向性要求。该章对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化、网络化服务、电子档案安全保管等提出了原则性要求。同时考虑到信息技术的持续发展和各类企业信息化所处不同阶段的发展不平衡状况，《规范》又不拘泥于某些具体的技术细节，为下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。

《中国档案》：企业和企业档案部门如何运用《企业档案工作规范》来加强企业档案工作?

王岚：《规范》贯彻实施的对象是企业，企业才是《规范》的主体。《规范》的条款要求既来自企业多年实践，也是规范、指导企业开展档案管理的重要指南。但在我国多年企业档案工作实践中，档案行政管理部门对企业档案工作宣传、培训、甚至发文件的对象往往是企业档案部门及人员，好像领导根本不用管这么具体。在新形势下，企业档案人员应该更加主动宣传和推动《规范》贯彻实施。

企业档案人员在得到《规范》的信息或版本后，在学习、理解的基础上，应主动向企业分管领导汇报该《规范》的内容与要求，特别是领导责任和全员参与方面的要求，以及实施《规范》与企业各项国际标准贯标认证的关系和企业的收益，使企业能不断提升档案意识，让《规范》在企业的实施真正做到白上而下、全员参与。如，档案部门可将《规范》所涉及的对领导和全员责任的内容和要求，做出解释说明上报给领导，争取企业领导支持。有的中央企业就已经在管理层和业务层的培训中增加了档案管理知识和档案法规规范要求的内容；有的企业档案部门主动与企业信息化部门沟通，讲解档案信息化与企业信息化建设的关系，对提升企业的档案意识起到很好的作用，也为实施《规范》和开展档案信息化建设奠定基础。特别是有的世界500强企业已经将企业档案信息化建设的内容列入企业信息化建设的规划之中，使企业档案信息化真正做到与企业信息化同步发展。

所以，当前企业贯彻《规范》的关键，正是体现在《规范》的创新点上：即建立在档案资产观、信息观之上的领导重视与全员参与。企业只有在这方面下功夫、做到位，具体档案业务问题才能迎刃而解。

《中国档案》：档案行政管理部门如何运用和宣贯《企业档案工作规范》，指导企业开展档案工作?

王岚：《规范》颁布后，国家档案局已经对各地和中央企业档案部门进行宣贯培训。下一步各地和中央企业档案部门可根据实际情况、采取多种形式组织企业学习、培训。对象可以是档案人员，也可以是分管领导，甚至是企业管理人员和

业务人员。或者与有关企业主管、联系部门(如国资委、工商联)对企业分管负责人培训，或在企业领导的培训中加入有关企业档案工作规范的讲座，宣传企业贯彻《规范》的重要作用和意义。《规范》宣贯中应注意几点：

一是注重宣传和提升企业档案意识。宣贯《规范》的关键是，首先应在自身和帮助企业转变观念、提升对企业档案工作的认识上下功夫。

第一，建立档案属于企业核心信息资产观念。企业各类信息都有可能是生产要素的组成部分，但是作为企业各项活动中形成的真实记录，只有档案才可以说是企业自身无形资产的组成。

第二，档案管理是企业管理控制的根本。要使企业领导和员工认识到，现代企业制度的“产权清晰、权责明确、管理科学”要求和现代产权制度的“归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅”的要求，没有有效的档案管理支撑将难以实现。

第三，有效的档案管理是企业法规遵从的关键。随着经济全球化加快和我国“走出去”发展战略的实施，企业在国际竞争的环境中需要证明自身依法经营。同时，随着信息技术的普及，国际上对公司、企业的业务、财务数据设定了严格的存储保存期限。今年财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合印发了《企业内部控制评价指引》、《企业内部控制审计指引》和《企业内部控制应用指引》三大文件。这些文件中都有对企业档案管理的要求，说明企业生产、经营和管理中档案的形成与管理已经成为影响、制约企业行为的关键，档案管理日益重要。

第四，有效档案管理为企业服务创经济效益。企业设立的主要目的是创造财富和价值；企业资产经营管理的目标是保值增值、追求效益。企业档案不仅本身具有信息资源、知识资产的价值，而且对企业有形资产的运营、维护、管理和保值、增值具有不可或缺的独特作用。因此，有效的企业档案管理是为企业服务、能够创造经济效益的重要活动和工作。

二是充分认识《规范》的重要作用。档案工作标准化多年的实践已经证明，标准在企业档案规范管理、提升和评估档案管理水平、满足企业各项活动对档案信息需求等方面，都起到了积极的促进作用。《企业档案工作规范》与过去的标准相比，不同之处在于，它是全面运用管理八项原则和国际档案管理新理念而设计的框架性管理标准。《规范》突出的特点就是系统性和全面性：不仅是要规范档案工作的单一环节，单项业务，而是对企业档案工作提出系统的要求；不仅档案部门要贯彻，而且企业凡是涉及档案，甚至涉及档案前身――文件形成的环节也要遵循。

《企业档案工作规范》虽然是推荐性标准，但它是我国企业档案工作几十年经验的总结，是汲取国际标准共识的良好管理实践(good managerial practice)的范本，是国家有关档案管理法律法规要求的集中体现，符合管理的全面性和系统性，企业实施《规范》有利于市场竞争地位和企业自身的管理。因此，企业贯彻实施《企业档案工作规范》，是企业依法管理档案、达到法规遵从的捷径，是企业保护自身合法权益证明的有效办法，是企业提升各项管理成效的不可或缺的保障。

三是关于原有的目标管理。有些地区和中央企业目前正在进行的企业档案管理水平认定、合格评定活动，其认定标准或办法可以参照《企业档案工作规范》进行修订。在修订前，企业自愿进行认定的，可以按原标准或办法进行。国家档案行政管理部门做出有关对《企业档案工作规范》评估(考核、认定或合格评定)的办法后，各地区、各中央企业应按照相关行政管理要求开展标准的评估工作。

四是关于《规范》实施中的变通。由于我国企业数量大、类型多、规模不一，在《企业档案工作规范》的实施中应了解和掌握标准应用的变通。标准如果实施，原则上应全面贯彻执行每一个条款。但在实践中，对于通用性管理标准，因其适用范围广泛，而社会组织在类型、规模、行业等方面却具有极大差异性，因此必然需要有针对特殊情况的变通，要注意切合实际加以把握。如《规范》的资料性附录就是示范，企业应根据自身文件性形成范围和内容，制定具体的归档范围和保管期限。

档案管理范本篇(4)

关键词：档案工作 规范化、标准化 公文 立卷归档 信息化建设

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济建设和社会事业发展中的重要作用日益显现。与此同时，也对档案工作提出了更高要求。档案工作要适应新形势新任务新要求，实现规范化标准化，必须正视问题，细化措施，强化领导，从注重文书处理入手，扎扎实实的改进档案工作，全面提高档案工作水平。

一、制定考核内容是档案工作规范化、标准化的前提

1.档案工作的管理及考核内容

档案工作管理体制要健全，档案工作渠道要畅通，要配备业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。同时档案工作要纳入工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责要健全，归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存，档号编制科学、规范，定期检查档案。

2.档案工作的管理制度及考核办法

档案工作要有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。贯彻执行档案法律法规和相关规章，定期组织档案人员进行《档案法》的学习，建立档案工作管理网络，促进档案业务建设的协调发展。建立档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、重大活动档案登记，及时准确填报统计报表。编有档案的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。

二、公文制发质量是档案规范化、标准化的关键

公文的制发决定着公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，都具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿看，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。可以说，公文是档案的前身，档案由公文转化而来，公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们要强化系统思维意识，在公文制发中就要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应该使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、立卷归档是档案工作规范化、标准化的内容

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。立卷归档即归档的文件要以本单位形成的文件为主，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、案卷质量是档案工作规范化、标准化的保证

提高案卷装订质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的重要因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

五、档案信息化建设是档案工作规范化、标准化的方向

档案管理范本篇(5)

本文从对档案管理制度体系认识存在问题入手，阐述了档案管理制度的分类和档案管理制度体系的具体外延，探讨了档案管理制度体系的发展趋势。指出目前我国档案管理制度体系具体包括法律、行政法规、地方法规、规章、档案管理机构内部制度等。今后，档案管理制度体系会随着调整档案管理行为日趋复杂的需要而继续扩展。

【关键词】

档案管理；制度体系；法律依据

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。因为档案本身对国家、社会和个人记载信息、传递信息具有不可替代的价值，档案管理行为可以直接影响国家利益、社会利益和个人利益，因此档案管理行为必须纳入法律调整范围，实现“依法治档”。本文拟从法律视角分析档案管理制度体系，以明确“依法治档”中“法”的外延。

一、对档案管理制度体系认识的不足

实现“依法治档”的前提是认识清楚所依何法，亦即档案管理制度体系的外延范畴。现阶段，档案管理从业人员对档案管理制度体系的外延范畴认识不尽一致。通常来说，存在以下认识。

一是认为档案管理制度体系专指《档案法》。这种认识只涵盖了国家法律层面对档案管理的规范，对档案管理制度体系的外延局限于法律，没有看到其他层次的规范。

二是认为档案管理制度体系包括《档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》等由国家层面颁布实施的规范性文件。这种认识将档案管理制度体系的外延扩展，包含了法律、行政法规和部门规章，其局限性在于，只涵盖了法律渊源内的规范，忽视了非法律渊源的档案管理制度。

三是认为档案管理制度体系专指档案管理机构内部规章制度。这种认识将档案管理制度体系局限于非法律渊源的规范，忽视了法律渊源内的制度。

以上几种认识，对档案管理制度体系的认识都是不全面的，不利于档案管理行为的规范。

二、档案管理制度的分类

档案管理制度体系应包括一切规范档案管理的规范性文件。分门别类的厘清不同效力层次、不同类型的规范性文件，正确适用各类档案管理制度，构建完善的管理制度体系具有重要作用。总体来说，可分为法律渊源的档案管理制度和非法律渊源的档案管理制度。

1、法律渊源的档案管理制度

从法学角度看，法律渊源是指法的表现形式。如“法律渊源指法律的权威及强制力的来源或法律的存在形态”“因产生形式与来源不同因而对法律制定和法律适用具有不同效力和不同法律意义的法的各种表现形式。”都是法学领域对法律渊源的界定。从这一概念着眼，法律渊源内的档案管理制度，应该包括法律、行政法规、地方法规、国务院部门规章等层面。其共同特点有以下三点，其一，都是由国家制定和实施的；其二，都具有普遍的约束力，不是局限于某一机构，某一特点人群适用的；其三，都是以国家强制力作为实施的保障，一旦违反此类制度，行为人将由国家公权力课以法律责任。此类规范的效力高于非法律渊源的规范，适用范围广于非法律渊源的规范，是档案管理制度体系的重要组成部分，也是其他档案管理制度制定和实施的基础和依据。

2、非法律渊源的档案管理制度

法律渊源的档案管理制度尽管效力高，适用范围广，但是这些规范性文件并不能涵盖各个领域、各个地域的全部档案管理行为。由于行业不同、地域不同，具体的档案管理机构所面对的实际情况也有所不同。此时，因地制宜、因时制宜制定针对特定范围的档案管理制度就成了规范具体档案管理行为的必要。实践领域中，各档案管理机构都会制定各种规章制度，用以规范内部管理行为和对外催收、归档行为，这些规范性文件就是非法律渊源的档案管理制度。之所以称为非法律渊源的规范，是因为这些规范并非由国家制定或认可，而是具体档案管理机构自行制定；这些规范性文件不以国家强制力作为实施的保障；这些规范性文件并不对社会具有普遍约束力，通常只在一定范围内有约束力。

从以上两类档案管理制度的关系看，二者相辅相成。前者是后者的依据和基础，后者是前者的必要补充。二者共同构成我国档案管理制度体系。

三、档案管理制度体系的具体外延

档案管理制度体系是由法律渊源的档案管理规范和非法律渊源的档案管理制度规范共同构成，以法律渊源的规范为基础和主干。目前，我国档案管理制度体系的具体外延应包括以下几种。

1、法律

我国《立法法》第七条规定“全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会行使国家立法权”，即只有全国人民代表大会及其常委会制定的规范性文件才能成为制定法律。除宪法外，法律在整个法律渊源中具有最高效力。国家已经以立法形式来规范档案管理行为，1987年全国人大常委会通过的《中华人民共和国档案法》就是专门规范档案管理的法律。从制定机关看，它是由国家立法机关制定的；从效力上看，它在一切档案管理制度中具有最高效力，其他档案管理制度不能与之抵触；从适用范围上看，国家范围之内无论任何行业、任何机构的档案管理均应适用。因此，《档案法》是我国档案管理的基本法，是整个档案管理制度体系的核心。

《档案法》之外，《行政处罚法》中对档案行政处罚的处罚方式、处罚程序有具体规定；《行政许可法》中有对行政许可决定公示的规定，行政许可决定本身是档案材料的一种，许可决定的公示也是一种档案管理行为；《刑法》中有对涉及档案的犯罪行为定罪量刑的规定，这些都是在《档案法》这一基本法之外，对档案管理行为进行调整的法律。因此，法律层面的档案管理制度不局限于《档案法》，凡是调整档案管理行为的法律都是档案管理制度体系的一部分。

2、行政法规

《立法法》第五十六条规定“国务院根据宪法和法律，制定行政法规”。据此，国务院批准颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》是在行政法规层面的档案管理制度。根据《立法法》第七十九条的规定，《中华人民共和国档案法实施办法》的效力高于地方法规、规章，在档案管理制度体系中效力层次仅次于《档案法》。《档案法实施办法》同样在全国范围内具有普遍约束力，任何行业领域，任何区域都应适用。

3、地方法规

各省、自治区、直辖市人民代表大会及其常委会制定的，适用于本辖区内的档案管理制度都属于地方性法规。这些地方性法规的效力低于《档案法》和《档案法实施办法》。

4、规章

规章又分为部门规章和地方政府规章。第一，根据《立法法》第七十一条规定“国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构，可以根据法律和国务院的行政法规、决定、命令，在本部门的权限范围内，制定规章”。如由国务院档案局制定的《企业档案管理办法》和国务院档案局、教育部联合制定的《高等学校档案管理办法》等国务院职能部门制定的档案管理制度属于规章。此类规章效力低于《档案法》和《档案法实施办法》，是针对特定行业档案管理的具体制度，在行业内具有约束力，但对其他行业的档案管理则不具有约束力。第二，地方人民政府制定的档案管理规定属于地方政府规章，效力层级与部门规章一致，适用范围不同于部门规章，并不在全国某一行业领域普遍使用，而是在制定机关管辖范围内适用。

5、档案管理机构内部制度

是指具体档案管理机构制定的各类管理制度。这些制度不具有强制力，一般只对档案管理机构内部工作人员和与档案管理机构发生档案移交、利用关系的组织和人员产生约束力。这些制度不属于法律渊源的档案管理制度，却是档案管理制度体系中不可或缺的组成部分，用以调整大量法律渊源内的档案管理制度所涉及不到的具体情况，是档案管理机构适用最频繁、最直接的制度。

四、档案管理制度体系的发展

随着社会经济发展，档案管理工作的重要价值也日趋明显。可以预见，随着社会对档案利用需求的不断增加，档案管理的难度也将不断增加，与档案管理相关的纠纷事件也会大量出现。届时，现有的档案管理制度体系不见得可以适应调整档案管理行为的需要。如因档案移交、保管、利用产生的纠纷不得不通过司法程序解决时，就有可能出现司法人员对档案管理制度体系中某些条款理解不一致而需要进一步明确的情况，司法机关就可能需要专门针对档案管理纠纷出具司法解释。而这种司法解释就是在上述各种档案管理制度类别之外的而属于法律渊源内的档案管理制度。因此，档案管理制度体系的外延也会随着调整档案管理行为日趋复杂的需要而继续扩展。

【参考文献】

档案管理范本篇(6)

二十世纪八十年代末期开始，按照国家、省档案局的有关规定，市县档案行政主管机关以开展档案目标管理达标活动为主要手段，督促指导各机关、企事业单位在加强档案行政管理、规范档案业务、改善保管条件、开发档案利用等方面进行整改提高，实现档案室工作的规范化、制度化建

设。多年来，经档案行政主管机关和有关市县级单位的共同努力，大多数单位通过了档案目标管理等级标准验收，全面提高了机关、企事业单位档案综合管理水平，形成积累了一大批保存价值大、整理质量好的档案资源，为档案馆丰富馆藏并顺利接收档案奠定了坚实基础。

然而，我们也应清醒的看到，近年来，机关、企事业单位档案工作的巩固发展情况并不令人乐观。从临沧市、县级单位档案工作现状看，新情况不断发生，老问题又恢复重现，新老问题交织在一起，给档案室工作的向前发展造成了严重障碍。主要表现在：少数单位档案法制意识淡薄，不依法履职的现象在一定范围内不同程度存在，档案管理混乱的落后状况得不到及时改变；部分单位档案目标管理达等级标准成果不能巩固发展，档案业务建设出现倒退，不能按时完成年度归档，档案室工作年度考核检查仅为基本合格或不合格；新领域、新单位的组织者或当事人，不明白怎样建立并开展档案工作，单位成立初期，文件材料收集不齐，档案管理混乱现象较普遍；一些单位随着机构、人员的调整变更，没有及时配备档案人员，档案工作出现了断层现象。

针对上述存在问题，究其原因可能很多，但归结起来，主要还是不了解掌握开展档案工作的基本途径，没有坚持依法治档，无章可循，无径可行而造成的。突出表现在责任不落实，无人具体管；任务不明确，不知怎么做；档案专业技能欠缺，做不好。因此，把握开展档案工作基本途径，坚持依法管理，认真做好档案室工作是对各立档单位的客观要求。

二、做好市县级单位档案工作的基本途径

确保市县级单位档案工作的持续稳定发展，涉及的具体工作内容虽然很多，但是，万变不离其宗，只要牢牢把握住开展档案工作的基本途径，其他问题就能迎刃而解，抓住了关键环节，档案室工作就会得到巩固发展。经多年的工作实践总结，笔者认为，做好各单位档案室工作的基本途径就是：建立健全档案工作体制，坚持依法办事；明确职责任务，切实履行职责；掌握业务技能，规范档案管理。

（一）、健全档案工作体制，坚持依法办事

建立健全机关、企事业单位档案工作体制，形成开展工作的有效运行机制，提供坚强组织保证，是做好档案工作的根本前提。当前一些单位档案工作不能正常开展，最关键的一点，就是随着单位领导和档案人员的变更，档案管理网络人员没有及时调整充实，出现了无人管的不良状况。综合档案室形同虚设，发挥不了职能作用。各级各立档单位必须提高档案法制意识，依照档案法律法规，健全完善档案工作管理体制，保证档案工作依法开展。

《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》都明确规定：国家机关、企事业单位应设置档案机构和配备档案人员，负责管理本单位的档案，并对下属单位的档案工作实施监督指导。健全机关、企事业单位档案工作体制，实质上就是成立档案工作机构，明确档案工作有领导分管，有专人具体负责，这种管理体制的形式，就是要成立并健全各单位的综合档案室，发挥其管理职能作用。多年档案工作实践告诉我们，在各立档单位内成立综合档案室，明确单位分管领导，确定综合档案室主任和档案人员，并根据内设机构情况配备兼职档案人员，形成档案管理网络，是符合当前档案室工作实际的。综合档案室负有集中统一管理本单位档案和监督指导所属单位档案工作双重职能，既要对本单位全部档案实行统一管理、统一制度、统一标准。又要切实监督指导好下属单位的档案工作。

在健全档案工作体制的基础上，要坚持依法管理，实现档案工作的“有法必依，执法必严、违法必纠”，用法制保障档案工作的持续稳定发展。各单位坚持依法管理档案工作，主要是体现在制定并认真执行档案工作制度，用制度保证各项具体任务的顺利完成。一般机关、企事业单位，应建立并落实好档案管理网络人员岗位职责、档案工作综合管理办法、文书处理、归档文件整理、档案保管、保密、利用、鉴定销毁等制度。

（二）、明确职责任务，切实履行职责

根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《云南省档案条例》有关规定，机关、企事业单位档案机构履行下列职责：“贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督指导所属机构的档案工作。”国家对各级各立档单位的档案工作法定职责是十分明确的，关键是要认识到位，依法履职。

按照国家有关规定，机关、企事业单位要进一步明确在档案管理方面的职责任务，增强责任心和使命感，尤其是要制定出档案管理网络人员的具体职责任务，便于监督、检查、落实。首先要明确单位分管领导的职责，主要从加强领导，把档案工作纳入 计划和议事日程，创造工作条件，督促检查落实上加以规定。其次要明确综合档案室主任的职责，主要从组织学习档案法规和业务标准，督促收集归档工作，对本单位档案工作实行统一领导、统一制度等进行规定。第三是要明确档案人员的职责，主要从统一管理本单位全部档案，统一档案业务标准，组织开展各类档案的归档整理，确保归档质量，业务建设规范化、积极提供利用等进行规定。只有任务明确，职责分明，档案管理网络各岗位人员各负其责，认真履职，按制度办事，才能保证档案工作持续稳定发展。

（三）、掌握业务技能，规范档案管理

市县级单位在健全工作体制，明确职责任务的基础上，关键就看档案专兼职人员是否熟练掌握档案专业技能，结合单位实际，切实做好各类档案的收集归档和保管利用工作。从边疆民族地区市县级单位实际出发，面对档案专兼职干部新手多，业务生疏，开展档案工作难度大的状况，综合档案室档案人员，在学习掌握档案工作标准的基础上，应把握并做好三个环节的关键工作。

1、制定好全宗内档案实体分类与保管期限划分方案。树立起统一管理全宗内各类档案的观念，结合单位实际制定出一个科学、适用的档案分类及保管期限划分方案，规范全宗内各类档案实体的归档整理。综合档案室档案人员首先要了解掌握全宗档案的构成情况，分清档案门类、明确归档范围、正确判定归档文件保管期限。其次要制定出档案分类及保管期限划分方案，基本方法是：

第一，分清档案门类。就市县级单位一般情况看，档案门类主要有：文书、会计、科技（基建）、音像、实物、职工档案。少数单位还有专业（业务）档案。第二，对每一门类档案进行分类，合理设置类目。比如有的单位就把文书档案分为综合类、组织人事类、业务类（体现主要职能特点的类别）。第三，确定基本归档范围条款，在每一门类档案的类目之下，细分出归档范围条款。第四，对归档范围的文件划定参考保管期限。把档案门类、类目、归档范围条款、保管期限等项目内容以表格形式制作出来，就形成了档案分类及保管期限划分方案。示例：

某单位档案分类及保管期限划分方案

档案

门类

类目

归档范围条款

保管

期限

一

文

书

档

案

┊

略

综

合

类

┊

略

1.本单位年度工作计划、总结、统计表。

2.本系统下属单位年度工作总结、统计表、重要报告。

3．有关行政主管机关普发的就业、劳动保障、奖惩、工资政策规定。

┊

略

永久

长期

短期

二

会

计

档

案

┊

略

会

计

凭

证

类

┊

略

1.本单位会计原始凭证、计帐凭证、传票汇总表。

┊

略

15年

一个立档单位的档案分类及保管期限划分方案，是指导并规范本单位各类档案归档整理的重要业务文件，它能使档案人员在从事档案工作时，一目了然的进行对号入座的归档整理，便于较好地把握归类合理、范围清楚、期限判定准确、确保归档质量的要求，从而保持档案业务规范化建设的连续性。档案分类与保管期限划分，根据不同的档案门类，国家档案行政主管机关和专业主管机关有不同的规范要求，要结合实际选择参照标准。值得注意的是，企业档案分类还要参照《工业企业档案分类试行规则》。

2、依照档案分类方案和相关业务标准，开展认真细致的归档整理工作。在坚持遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用原则的前提下，按照各门类档案的具体标准和分类方案，对各类归档文件材料进行收集、分类、鉴定、组件或组卷、装订、排列、编档号、编目录、装盒、统计、上架等的规范化整理。档案专兼职人员必须掌握并应用好如下的规范标准，即：文书档案整理执行《归档文件整理规则》；会计档案整理执行《会计档案管理办法》；科技档案整理执行《科学技术档案构成的一般要求》；音像档案整理执行《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》；电子文件归档整理执行《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》，等等。

同时，各立档单位上一年度文件归档整理，必须在下一年的6月底前完成，并向同级档案行政主管机关报送归档情况。档案室工作年度考核检查必须达到合格。真正建立起管理科学、业务规范、保管安全、方便利用的档案室工作。

档案管理范本篇(7)

关键词：档案管理；违法违纪；处分规定；依法治档；作用

中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局联合的《档案管理违法违纪行为处分规定》（以下简称《处分规定》），自2013年3月1日起施行。“《处分规定》是我国档案工作领域第一部系统规范档案管理违法违纪行为处分方面的规章，它完善了档案管理违法违纪行为的责任追究制度，构建了一个更加健全、更加合理的档案行政责任体系。”[1]对于推动档案行政管理部门依法履职、依法治档具有重要的作用。

由于《处分规定》是专门就档案管理违法违纪行为如何处分作出的规定，所以表述全面而清晰，不仅与《档案法》第二十四条所列8种违法行为一一对应，还为《档案法》有关条文中已经明确的和新出现的档案管理违法违纪行为的处理提供了行之有效的途径。尤其重要的是《处分规定》以档案所有权为依据，原则明确了法定（特指本《处分规定》）档案的范围，这对于强化依法治档具有非常重要的意义。笔者结合学习就此谈些粗浅的体会，以供大家探讨。

1 原则划定法定档案范围，利于明确依法治档目标

与档案管理违法违纪行为相对应的就是法定档案的范围，即档案管理违法违纪行为有其特定的侵害对象，只有在对法定档案实施违法违纪行为时，才需要受到相应的行政处分或处罚。

1.1 明确法定档案的范围是依法治档无法绕过的一个坎儿。“每部法律都有自己特定的调整范围和对象，这种调整范围和对象界定得越是明确，该法律的实施就越是可行。这也可以说是立法的起点和终点，是一个根本性的问题。”[2]在立法中明确规定法律法规的调整对象和范围的意义，就在于其可以使该法所要解决的问题和所要规范的社会关系成为明确的有限的目标，防止范围无限扩大或不确定而无法解决问题。没有明确的法定档案范围，《档案法》的实施就没有一个明确的、特定的对象，于是《档案法》也就无法得到真正意义上的执行。

1.2 《档案法》对法定档案的表述。《档案法》第二条指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”从本条可以看出，列入我国法定档案范围，即凡对这部分档案造成损害就必须受到《档案法》制裁的是我国档案中“对国家和社会有保存价值的”这个部分。除此而外的档案，即只要不是“对国家和社会有保存价值的”的档案，就并非属于法定档案的范畴，也就不列入《档案法》调整的范围。

另外，《档案法》第二十四条又指出：“在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。”这就明确了只有损毁、丢失；擅自提供、抄录、公布、销毁；涂改、伪造保存在档案馆中的档案时，才属于《档案法》的调整范围。

由此看来，《档案法》对于法定档案范围的规定存在着两个方面的问题：一是法定档案的范围过小。各级国家档案馆保管的档案都是按照国家档案局9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等有关法律法规的规定接收进馆的，也就是说凡馆藏档案在进馆之前均是由各立档单位档案室保管的。而且其保管年限按照《档案法实施办法》第十三条规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”在这么一个颇长的保管时期里，如不对这些档案采取有效的管理和控制措施，对以后进馆档案的质量必定会造成一定的影响。所以，为了国家档案馆档案来源的齐全、完整、优质，就应当将法律监控前移，但非常遗憾的是在《处分规定》实施之前还没有做到。

二是对于法定档案的具体范围，还只明确了有权确定的责任主体，而无实际的确定范围。目前只是在《档案法实施办法》第二条明确了“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围”。即对档案是否属于“对国家和社会有保存价值”的问题，还只明确了确认的主体：即一般档案的价值和范围由档案的形成者自行确定；而法定档案范围必须由档案行政管理部门根据各自级别来确定相应的对象。由于确定法定档案的范围是一个比较复杂的系统工程，并且按照目前常规的管理思路确实难以做到。所以，事实上，法定档案的范围还无法先于档案管理违法违纪行为出现之前确定。而法定档案的范围始终不够明确，这无疑给依法治档工作带来了巨大的影响。

1.3 《处分规定》对法定档案的表述。《处分规定》第二十条明确，“本规定所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案”。从本条可以看出，列入我国法定档案的范围有两大部分：一是从档案的所有制性质来看，凡“属于国家所有的档案”均属于法定档案的范畴；二是从保管地点来看，只要是保管在“各级国家档案馆的档案”，均属于法定档案的范畴。这就使得确定“对国家和社会有保存价值的”档案这个原本非常复杂的问题变得简单而可行了。

现在《档案法》对法定档案范围的论述中存在的主要问题，是对日后需要接收而目前尚未接收进国家档案馆保存的那部分档案还无法得到有效监控。这个问题在《档案法》施行了25年后仍然找不到更为细化的方法之前，以所有权来明确法定档案的范围不能不说是一种有效的选择。因为这是一种相对原则、简便、可行的方法。凡各级党委、人大、政府、政协及其办事机构，各人民团体、国有企事业单位其本身属于国家所有，所以，他们的档案实际也就具有了“国家所有”的属性，将其从所有制性质入手，纳入法定档案的范围操作也比较方便。

2 全面列出违法违纪行为，使依法治档更具针对性

《处分规定》自第三至第十六条共列出20种档案管理违法违纪行为，其中属于档案资源管理方面的有“利用职务之便，将所保管的档案据为己有的”等10种；属于档案资源利用方面的有“出卖或者违反国家规定转让或交换以及赠送档案的”等8种；属于档案资源组织方面的有“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的”等2种。

2.1 所列违法违纪行为与《档案法》所列的8种违法行为一一对应。《档案法》第二十四条所列应当“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”的违法行为共有：损毁、丢失属于国家所有的档案的；擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的等8项。现在《处分规定》中将这8项全部列为档案管理违法违纪行为。

2.2 将《档案法》规定必须做到和不得作为的违法行为列入违法违纪行为。《处分规定》在论述“档案管理违法违纪行为”时，还将《档案法》第十至第十八条等条文中规定必须做到和不得作为的违法行为列入其中：如对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有；国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档；机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案；各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化；保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理；禁止擅自销毁档案；禁止出卖属于国家所有的档案；属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境等。《处分规定》在将文字论述稍作变动后，都将其列入了档案管理违法违纪行为。

2.3 将执法实践中出现的具有典型性、普遍性的行为列入违法违纪行为。我国25年多档案行政执法实践证明，随着经济社会的发展，档案管理违法违纪行为的形式逐渐增多，已经超出了《档案法》第二十四条和其他条文中提到的依法必须做到和不得作为的行为。要想使依法治档得以深入、顺利进行，就有必要对各种档案管理违法违纪行为进行整合和细化，将档案行政执法实践中发现的具有典型性、普遍性的问题进行全面梳理，纳入调整范围，构成更加健全合理的档案行政责任体系，使档案行政管理部门等执法、执纪机关对档案管理违法违纪行为的处理更具有针对性和可操作性。如利用职务之便，将所保管的档案据为己有的（《档案法》里讲的是归档材料，这里讲的是档案）；未配备安全保管档案的必要设施、设备的；档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的；违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的；在档案利用工作中违反国家规定收取费用的；拒不按照国家规定开放档案的等行为。现在都已经列入档案管理违法违纪行为。

3 增强档案行政执行能力，利于依法治档落到实处

3.1 法律、法规的实施需要依靠强有力的行政执行力。“行政执行力”是指各级政府及其公共部门和工作人员对国家法律法规及上级行政机关的决定、政策、规章、命令等的执行能力。强有力的行政执行力是保证法律法规和行政决策得以实施的重要条件和手段，提高行政执行力是提高政府效能的迫切要求。

档案行政执行的一个很重要方面就是对违法责任人所实施的行政强制措施，即根据档案法律法规或规章，对档案管理中已经构成违法违纪但尚不够刑事处罚的行为所采取的一种强制性措施。没有强有力的行政执行力，依法治档就难以落到实处。

3.2 行政执行需要强有力的措施

3.2.1 原先档案行政管理部门在行政执法中缺乏有力的措施。《档案法》在第二十四条中明确了8种违法行为，需要“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”。

但问题是“县级以上人民政府档案行政管理部门”既没有直接对责任人给予处分的管辖权，又缺乏对“有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分”的监督权，所以实际执行力不强。“不能不”网友曾在《档案界》论坛发帖：当在培训班上针对有些档案管理违法违纪行为“讲建议处分”后，他们局长就对他说：“以后少讲建议之类的话，档案就是我档案局说了算，你还建议什么？”[3]是啊，这位局长的话讲得一点儿也没错，在档案行政执法中，档案局是主要的执法机关，是应当由我们档案局说了算。但问题是没有切实有效的依据和措施，我们实在是想说了算也算不了。

3.2.2 《处分规定》的施行为依法治档提供了强有力的行政执法措施。自《档案法》实施以来，在25年多的档案行政执法实践中，我们不难发现在对档案管理违法行为的查处中，绝大部分行为只是违法行为，还不构成犯罪。所以，对档案管理违法违纪行为的行政惩处是依法治档实践中的主要形式。而档案行政管理部门对于这种行政惩处的实施，却又缺乏强有力的执行措施。随着《处分规定》的施行，将会为依法治档提供强有力的行政执法措施。

一是对《档案法》提出的8项违法行为提供了行政处分的依据。从实践来看，《档案法》所列的8项违法行为中大部分只是一般违法行为，还够不上刑事犯罪，即使有少量的档案违法行为已经构成犯罪的，对其进行的罪罚也往往是从属于其他犯罪行为而受到制裁的。如纵火案中烧毁了档案，以纵火罪论处；盗窃案中涉及了档案以盗窃罪论处；侵犯知识产权案所指向的是档案，以侵犯知识产权罪论处等。正是由于以上原因，所以《档案法》实施25年多来，真正依据《档案法》受到惩处的档案管理违法违纪行为是少之又少，以至于不少区县级档案行政管理部门在这方面的月度统计上往往是零报告。

面对这些违法行为，以往我们在档案行政执法实践中，档案行政管理部门所能作出的直接行为往往只是发出整改通知书，责令责任单位和责任人限期改正。但如果改正不到位，或出现根本就不当一回事的情况时，就基本上是处于无奈的状态。随着《处分规定》的施行，在行政惩处方面就有了强有力的抓手，可以在法罚之前先用行政处分来实施有力的监督。

二是对《档案法》有关条文中提出的应当作为和不得作为的违法行为提供了行政惩处的依据。在《档案法》第十至第十八条中列出了像“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”等多种人们必须做到和不得作为的法律行为，而当此类违法行为出现时，由于没有惩处的相关规定，故而就无法真正得到应有的行政处分。尤其是对尚处于档案的前身――文书处理阶段的归档材料的违法行为，尽管《档案法》第十条明确，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，在表述中还用了“必须”、“不得”的字眼儿，但由于没有列出应当承担的法律责任，而终难落到实处。

现在《处分规定》将此类行为也列为档案管理违法违纪行为。尤其是对档案资源的组织方面共列出了“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的”和“拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的”两种违法违纪行为，这给归档文件管理中的违法违纪行为的依法查处提供了有力的依据。尽管这种行为损害的对象是档案的前身，似乎还不属于档案的范畴，但由于归档文件材料的形成质量是否符合归档要求、应当归档的文件材料收集是否齐全完整，都从根本上会对档案的质量产生根本性影响，所以很有必要对其依法加强监督管理。

三是为原先没有列入法律、法规的具有典型性、普遍性的违法行为提供了行政处分的依据。如未配备安全保管档案的必要设施设备的、未建立档案安全管理规章制度的、档案安全事故发生后，不及时组织抢救的等8项档案管理违法违纪行为，原来在《档案法》和《档案法实施办法》中找不到直接对应的条款，因此，在行政执法实践中，当发现此类行为时要想对其进行行政惩处，往往是“上不够天、下不挨地、悬在中间还隔着皮”。而现在在执法检查中再发现此类行为的话，就可先对其提出责令限期改正的要求，如在规定期限内不能很好改正或是根本就没有改正行为的话，就可以依据《处分规定》的相关规定和处分级别，对责任人给予行政处分。

3.3 《处分规定》强化了行政执行力

3.3.1 《处分规定》由三家联合，形成了合力。《处分规定》按照“部门联合规章由联合制定的部门首长共同署名公布，使用主办机关的命令序号”的规定，[4]采用的是监察部令的序号，主办机关是监察部，又有移送制度的明确规定，在具体办理的实践中就比较可行。

各级监察部门、人力资源和社会保障部门、档案行政管理部门可以按照《处分规定》要求，在查处档案管理违法违纪案件中，发挥各自优势，建立案件查处协作配合机制，各司其职，加强协作配合，相互支持，形成工作合力，更好更有效地惩处档案管理违法违纪行为。

还可以把查处档案管理违法违纪案件与建立健全预防档案管理违法违纪行为工作机制结合起来，认真研究深入查找当前档案工作中存在的漏洞和容易发生档案管理违法违纪行为的薄弱环节，建立涵盖档案管理全过程的基本规范和责任追究制度，努力形成一道有效的预防和制止档案管理违法违纪行为发生的制度和屏障，以更加有效保护和利用档案，推进依法治档进程，促进档案事业科学发展。

3.3.2 明确规定了各种档案管理违法违纪行为的行政处分的形式和种类。《处分规定》第二条明确规定，对于“有档案管理违法违纪行为的单位，其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任”，并“由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分”。处分的等级为：给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职、开除处分。这就使得档案行政管理部门直接或建议有关部门对档案管理违法违纪行为给予必要的处理有了明确的依据和强有力的措施。

3.3.3 建立移送制度，有利于形成行政执法的合力。《处分规定》第十八条明确规定：“任免机关、监察机关和档案行政管理部门建立案件移送制度。”具体为，“任免机关、监察机关查处档案管理违法违纪案件，认为应当由档案行政管理部门给予行政处罚的，应当及时将有关案件材料移送档案行政管理部门”，而“档案行政管理部门应当依法及时查处，并将处理结果书面告知任免机关、监察机关”；第十九条还规定“有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任”。建立案件互为移交制度有助于监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局三部门开展联合行动，有效地整合了各方执法力量，理顺了档案执法工作秩序，排除了过去档案行政管理部门在执法工作实践中遭遇到的管辖权制约，形成了一个既分头执行、又环环相扣的整体，对于档案管理违法违纪行为的处置形成了一张难以冲破的法网。

《处分规定》的实施，在明确档案管理违法违纪行为、明确法定档案范围、提高档案行政执行力等三个方面具有巨大的作用。相信随着《处分规定》的贯彻落实，我国的档案依法行政工作必定会取得更好的成效。

参考文献：

[1]上海市档案局.关于认真学习贯彻监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》的通知[J].上海档案，2013（7）.35.

[2]严永官.法定档案的范围亟待明确[J].浙江档案.2007（8）.32.

[3]《档案界》论坛.“县区交流”. “新郑市档案局集中开展全市档案行政执法检查”.

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