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档案管理的原则精品(七篇)

时间:2023-06-01 15:29:18

档案管理的原则

档案管理的原则篇(1)

一、动态管理原则

动态性是人事档案管理的本质属性,在人事档案管理过程中要坚持动态管理的原则。一方面,人事档案作为一种人力信息资源,是一种动态的资源。在整个社会发展过程中,随着生产力的发展,人力信息资源处于一个不断产生、积累的过程,随着时间的推移呈现出不断丰富、不断增加的趋势,人事档案管理也就要不断地为国家,为社会积累、开发人力信息资源和提供丰富的人力信息资源利用服务。另一方面,就人事档案相对人个体而言,人事档案信息是具有动态性的。人事档案及人事档案信息随着个人的出生、成长变化而不断发生变化。在个人的出生、成长过程中,随着人事档案相对人受教育程度的增加、技能的提升、岗位的升迁等,人事档案信息内容不断地丰富。因此,人事档案管理要根据人事档案相对人各方面情况的变化,主动、及时地收集反映人事档案相对人动态变化信息的材料,系统、准确地再现人事档案相对人的真实面貌。

二、系统管理原则

1.从组织体系角度分析。人事档案管理工作是我国组织、人事工作的一个重要组成部分。作为一种重要资源,人事档案信息在我国行政决策、社会管理中发挥着十分重要的作用,为实施我国“人才兴国”战略提供了重要信息基础保障。《中华人民共和国档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”,中共中央、国务院《关于进一步加强人才工作的决定》明确了“党管人才”的原则,我国现今普遍适应的《干部档案工作条例》(1991年4月2日中央组织部、国家档案局)中也规定:干部档案由具有干部管理权限的组织实行统一管理,分级负责。人事档案的管理应在党和政府的统一领导下,由政府通过制定相关的法律法规、政策方针对人事档案管理重大问题进行统一规划和调控,统一提供人事档案公共信息利用服务。对我国人事档案实行集中统一管理,是人事档案属性和建设中国特色社会主义人事档案管理体系的重要体现,也是我国人事档案管理的总原则。

2.从人事档案管理环境分析。人事档案自形成伊始就不是,也不可能是独立的卫士。在社会发展过程中,人事档案管理不可避免的会受到许多因素的影响和制约,包括社会因素、法律因素、技术因素,人的因素,等等,这些都影响着人事档案管理服务的内涵和人事档案管理服务的能力。为什么在封建社会时期人事档案毫无疑义就是君主控制臣民的工具,而在当代社会关于人事档案知情权等问题却不断被提出?这与社会因素等的变化、发展不无联系。同时,人事档案管理本身也包括了对人事档案实体、人事档案信息、人事档案管理设备、资金、人员的管理,它离不开人事档案(或人事档案信息)的形成者、形成事由,及技术因素等。因此,人事档案管理过程中应注意与其周围环境的协调。

3.从人事档案信息内容角度分析。针对人事档案本身而言,全面反映人事档案相对人特征的信息是系统的,缺少了人事档案相对人成长过程中某阶段信息的人事档案不能全面反映人事档案相对人的整体面貌。人事档案管理是一个庞大的系统工程,在管理人事档案和改革人事档案管理的过程中,应当要注意用系统的观念对其自身及所处的环境进行全面、系统的分析。人事档案管理不是单纯地累积和保管人事档案材料,其核心是以原始的人事档案材料为基础,对反映人事档案相对人特征的信息进行重新组织、系统加工和优化,并提供人事档案信息利用服务。

4.从人事档案来源分析。一方面人事档案信息依附于特定的载体而存在。人事档案信息是在人事、组织等社会管理活动中形成的反映人事档案相对人主体特征的历史记录,人事档案信息依附于纸张、磁盘等特定的载体。另一方面人事档案信息依赖于组织、人事等社会管理活动而产生。公民如果没有参与到组织、人事等社会管理中,那么也就不可能形成人事档案信息。人事档案信息来源于组织、人事等社会管理活动,同时又为组织、人事等管理活动提供参考和依据。因此,在业务上,人事档案管理必须接受人事、组织等管理部门的指导。

三、人本管理原则

公民是国家的基础,保障公民权益是国家的根本目的。坚持“以人为本”,就是要把人民的利益作为一切工作的出发点和落脚点。在人事档案管理坚持人本管理原则,一方面人事档案管理服务工作要面向广大公民,重视与人民切身利益相关的档案材料的价值,建立覆盖广大人民群众的公共人事档案管理体系,让广大人民参与到人事档案管理的过程中来,接受人民的监督,通过多种形式为广大人民提供有效的公共人事档案信息利用服务,不断满足人们合理的人事档案信息利用需求,维护和保障社会公共利益与人民的基本权利。另一方面,在人事档案管理过程中,人事档案管理人员要本着以人为本,为民服务的思想,认真对形成的人事档案材料及其信息的准确性、真实性进行科学地鉴定与审核,鉴别其真实性、准确性,人事档案相关表格中记载的职务、职称、奖惩情况等都应与档案材料保持一致。同时,加强对反映人事档案相对人特征的客观性档案材料的收集,减少或控制主观性材料在人事档案中的比重,更要避免将随意性的材料混入人事档案。

此外,在人事档案管理过程中坚持人本管理原则,还体现在对人事档案管理人员的尊重和保护。一方面要加强人事档案管理人员队伍建设,另一方面也要从思想上和行动上关心和爱护人事档案管理人员,促进、满足和维护他们自我实现的需要和权利,尽可能地发挥人事档案管理人员的自身优势,最大限度地为社会、为广大公民服务。

档案管理的原则篇(2)

信息系统工程监理(简称信息监理)是指在政府工商管理部门注册的且具有信息系统工程监理资质的单位,受建设单位委托,依据国家有关法律法规、技术标准和信息系统工程监理合同,对信息系统工程项目实施的监督管理。根据信息部《关于

目前,信息监理的主要内容可概括为“四控、三管、一协调”,即:质量控制、进度控制、投资控制、变更控制;合同管理、信息管理、安全管理和关系协调。具体内容包括:协助业主编写招标文件、评标标准、进行评标及合同谈判;审查承建单位选择的分包单位;审核承建单位提出的材料和设备清单及其所列的规格和质量;审查承建单位提出的项目组织实施方案、施工技术方案、进度计划、质量保证计划和资金分解计划,提出修改意见;督促、检查承建单位严格执行工程承包合同和工程技术标准;检查工程进度和施工质量,验收分部分项工程,签署工程付款凭证;检查项目建设的变更情况,审核变更办理报批手续;调解业主和承建单位之间的争端;督促整理合同文件和工程档案;提交竣工验收报告;审查竣工决算与竣工资料。

信息监理档案的构成

从监理的角度来分类可将信息监理档案分为以下四大类,即:监理总控类、监理实施类、监理回复类、监理内部类。

监理总控类档案,是指在正式实施监理工作前所形成的纲领性、指导性、规划性文档。其他文档都是从总控文档派生出来的或者说总控类文档是其他类的上层文档。主要包括集成合同及附件、监理单位案、监理合同、监理任务书、监理说明书、监理规划、监理实施细则、监理总结报告、施工技术方案、总体方案以及有关规定、办法、规程等文件。

监理实施类档案,是指信息监理方在开展信息系统监理活动中所形成的工程作业记录。主要包括监理咨询报告、招标计划、合同变更指令、计划变更表、变更申请表、进度监理总计划、网络进度计划、月施工进度计划表、进度实施情况表、监理工程项目完成工程量汇总表、工程暂停令、开工令、复工令、返工令、施工进度的记录和统计、施工进度纠偏监理记录、质量监理保证计划、质量监理阶段报表、质量事故报告、抽查复查记录、质量等级评定报告、质量跟踪反馈单、投资监理计划、项目总状况报告表、项目投资完成情况报表、计量结单、索赔单、工程造价分析报告、沟通记录表、监理日报、监理周报、监理月报、专题监理报告、监理会议纪要、监理通知单、专题监理报告、初验报告、验收报告、总结报告、验收鉴定书及其他监理实施文件。

监理回复类档案,是指监理单位在收到承建单位或者建设单位和工程文档时,由监理单位负责回复或批复意见的文件。主要包括招标文件评价记录、投标文件评价记录、开标过程确认表、工程合同评审表、工程技术文档审核表、质量保证资料检查记录、工程开工报审表、工程延期申请表、费用索赔申请表、分包单位资格申请表、软件开发文档审核表、工程设计方案审核表、设备开箱检验报告、项目付款阶段验收报告、工程款支付申请表、工程款支付建议书、索赔处理意见、项目各阶段培训检查记录、报验申请表、提交资料回复单及其他监理意见文件。

监理内部类档案是指监理单位为开展工程在监理单位内部发行的各种文件。主要包括内部决议文档、内部控制文档、监理日志、监理总结报告、监理大事记及其他内部文件。

信息监理档案的管理原则

1.坚持领导重视、全员参与、专人负责、全过程、全方位管理的“三全一专”原则。为了进一步提高信息监理工作水平,促进信息监理工程的程序化、规范化、科学化,监理单位应该要求各部门认真做好监理档案的管理工作,实行总监负责制,派专人管理,制定专门管理办法。

2.信息监理档案是整个信息系统工程档案的一个部分,它与系统项目业主档案、承建单位档案共同构成一个完整工程项目档案整体。信息监理档案的管理必须从工程项目整体出发,制定统一的文档编制策略。信息监理档案应与信息系统工程形象进度同步建立,按类别及时整理归档,要求真实齐全、纸张统一,编有检索目录,便于各方查询利用。

档案管理的原则篇(3)

一、电子档案管理原则

(一)完整性原则

电子文件在形成过程中,不仅各部门可以完成,而且个人也可以独立形成电子文件,这就导致电子文件处于分散式的分布状态。而且电子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上,具有非实体化的特征,这就导致其无法像纸质文件那样直观的体现出来,所以为了确保电子档案的完整性,则需要在电子档案管理的各个环节采取相应的措施确保信息的完整性,而且在归档时需要确保信息、程序、软件及纸质文件的完整性。

(二)可读性原则

电子文件生成过程中由于其所使用的计算机硬件和软件的不同,则其存储的格式也会有所不同,再加之目前计算机技术的快速发展,硬件和软件不断的更新换代,在这种情况下,一些新的设备和旧设备之间存在着不兼容性,这样存储的电子文件脱离了所支持的硬件和软件系统后,则不具有可读性。所以在电子档案管理工作中需要在进行档案收集时,将其记录的支持软件归入到收集工作中来,使所收集的档案符合信息格式的要求,对其可读性进行技术分析,确保日后能够更好的进行利用,使其具有长期的可读性。

(三)可靠性原则

电子档案的存在离不开可靠性。由于电子文件可以不留痕迹的对其进行修改,无论是文件的签署和对网络信息进行控制都需要具有专门的技术,这样就导致电子档案的可靠性受到人们的质疑。所以需要采取各种切实可行的技术措施、制定科学合理的制度规范,从而实现对电子文件可靠性的保障。同时在对电子档案管理工作中,还要把好收集关,确保进馆的档案具有真实可靠性,同时还要对各个环节的操作规程进行严格遵守,做好备份,避免信息丢失,确保信息的真实性和可靠性。

二、电子档案管理中应该注意的问题

(一)集中统一管理

近年来,随着办公自动化(F0A)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及,使用计算机制作文件的机关越来越多,大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门;也就是说,大部分电子文件没有归档,处于分散保存状态。从档案工作的发展看,各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档,实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享,有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划,有利于加速档案工作的现代化进程。

(二)纸质文件和电子文件双套归档

目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存,是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前,这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性:一方面,在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下,档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面,电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象,不应看作不必要的重复。可以预见,纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为档案,但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系,能够并轨的就实行并轨。

(三)实行文件、档案一体化管理

目前计算机信息系统中,文件与档案之间的界限是无法分清的,大量电子文件的产生也加快了档案一体化管理的进程,而且在电子文件的形成过程中,及电子文件的运转阶段,电子文件管理都需要以文件和档案一体化的模式出现,这已是其必然的选择。文件、档案一体化管理并不是两项管理工作的简单累加,而是需要在合程管理和前端控制原则指导下重构整个管理流程。

档案管理的原则篇(4)

吉林省白城市档案馆馆藏档案都是建国后形成的,该馆从1996年开始试行提前接收市直机关纸质与电子档案双套制进馆,到2000年按照档案保管期限表,每年接收进馆的档案全部实现了纸质与电子档案的配套管理。白城市档案馆从科学的数据统计分析中找到了改变馆藏质量的答案。

(一)对进馆档案数量和档案利用率的综合统计分析

白城辖区内6个综合档案馆1981年至2000年20年间档案进馆数量平均每年以20%的速度增长。而档案的平均利用率则由1996年的14%下降到2000年的1.9%,平均每年降低2.4%。可见?熏进馆档案增多,利用档案减少是普遍的现象。

(二)对机关现行文件收发及归档情况的综合统计分析

白城市档案馆依据归档范围及保管期限表,对市委办公室等8个有代表性的立档单位1999年和2000年两个年度文件归档件数占收发文件总数的百分比、进馆件数占收发文件总数的百分比、进馆件数占归档总件数的百分比进行统计分析:

归档件数与收发文件总数比例的平均数由1999年的28%降到2000年的14%;进馆件数与收发文件总数的比例平均数由1999年的17%降到2000年的2.7%(国外不超过5%)。进馆件数与归档总件数的比例平均数由1999年的66%降到2000年的20%。

根据综合统计分析?熏辖区内综合档案馆现存档案需要数字化的比例并不大,档案价值鉴定任务却很重。与其齐头并进全部开展档案数字化工作,不如走先进行价值鉴定后数字化的路子,以收到事半功倍效果。

白城市已在市直机关进行了档案保管期限改革的实践,积累了经验,尽管没有现成的鉴定模式和具体方法,但从思想准备、业务基础、人员素质等各个方面条件已基本具备,完全可以实现新的突破。

二、工作组织流程

组成行政领导和档案业务人员结合、档案局业务指导人员和档案馆业务人员相结合的组织工作体系。领导小组决策鉴定的原则,鉴定小组把握档案取舍、整理小组重新整理纸质档案、现代化小组完成档案数字化任务。

工作流程是集中办公、流水作业、按年推进。

三、具体操作原则

鉴定工作以文件档案保管期限表为主要参考,结合以下原则综合分析具体操作:

年代原则,对不同历史时期的档案采取宽、严不同原则。级别原则,采取本级单位档案从宽、上级或下级单位档案从严的原则。职能原则,涉及市委、市政府及综合部门主要工作的档案从宽、涉及一般部门工作的档案从严的原则。问题原则,涉及综合工作及上级挂号的单项工作的档案从宽、涉及一般性工作的档案从严的原则。有用无用原则,鉴定时只要是无用的档案,不论是哪个级别、哪个年代的都要剔出的原则。凭证作用和参考作用原则,有凭证作用的档案从宽、参考作用的档案从严的原则。不重复原则,采取以主要发文单位为保留单位的原则。档案多少原则,特殊时期保存下来很少的档案可以从宽的原则。特色原则,全国普遍开展运动形成的档案当地党委和政府从宽,有地方特点工作形成的档案主要立档单位从宽的原则。横向推进原则,认真分析了在一个年度内市委、市政府及各部门文件之间横向联系多于一个全宗内各年度文件纵向联系的实际,采取各个全宗齐头并进开展鉴定的原则。

档案管理的原则篇(5)

全宗理论是档案学的基本理论,但它不是如何具体划分全宗的问题。即应该提出划分全脱离实际的“纯理论”,而是具有重要实用全宗的原则,并对一般情况下可能出现的问题的应用理论。因此,全宗理论要对全宗以科学的限定。

一、全宗原则――档案实体管理的理论基石

全宗原则,又称来源原则,是档案实体管理的理论基石,也是当前世界各国公认的档案整理原则。它的名称源自“来源”在档案术语中的特定含义。全宗原则指的就是档案管理部门按照档案的来源进行整理和分类,要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。

全宗原则是伴随国家档案馆的出现而逐步产生的,最早起源于近代法国。国内有学者把全宗原则的核心思想归纳为以下三个基本点:(1)尊重来源。这是全宗原则的第一层内容,指档案管理部门首先应按照来源标准整理档案,保持档案与其形成者之间的来源联系。档案作为人类活动的产物,在产生和处理过程中会形成多方面的历史联系,如来源联系、内容联系、时间联系、形式联系等,其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系,也是最根本的联系。因为只有在明确档案形成者的前提下,揭示档案的内容、时间、形式等联系才有意义,才能全面深刻地反映形成者的活动面貌。实践证明,馆藏来源众多的档案管理部门只有首先划清来源的界限,才能将档案与其特定形成者及其活动对应起来,确保档案作为原始记录的这一本质属性。(2)尊重全宗的完整性。这是全宗原则的第二层内容,指一个全宗是一个特定机关或个人活动中形成的有机整体,整理档案必须维护全宗的完整性,做到每一个全宗都能独立保存,同一全宗的档案不可分散,不同全宗的档案不得混淆。如果做不到这一点,档案与其特定形成者之间的来源联系势必遭到破坏,不仅档案形成的本来面目无法恢复和保持,档案所记录的历史事实的真实面貌也难以维护。(3)尊重全宗内的原始整理体系。这是第三层内容,指全宗内的档案整理充分利用原有的整理基础,尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法,不宜轻易打乱重整。一般来说,全宗在形成机关都是经过一定整理的,形成了较为固定的原始整理顺序和标记。实践证明,形成机关的文书和档案人员对档案的形成过程和特点最为了解.他们构建的原始整理体系能最大限度地提示档案形成的历史联系和历史原貌。因此档案馆对全宗内档案的整理应充分利用原有基础,这样不仅可以避免重复劳动,而且有利于保留档案形成和整理的本来面目,更好地实现档案作为社会实践活动原始记录的功能。

二、深化全宗原则:电于文件时代“新来源观”的提出

(一)电子文件时代全宗原则面临的挑战

全宗原则自从其诞生以来,一直受到档案界的普遍认可,但随着信息技术革命对档案工作带来的巨大影响,全宗原则也受到了冲击,一些学者不断提出了质疑。第一,来源共同性作为一个原则受到了挑战。有学者认为“源于各种不同结构组织体的数据的产生改变了单一来源的概念,电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的。也有学者从计算机具有强大的运算能力方面提出了看法,认为“计算机的智能管理和自动分类与组合功能,使得档案工作可以放弃文件的来源和全宗不可分散原则”。两者的潜台词有一点差异:前者担忧原来的全宗原则无法解决新情况,后者则较乐观地认为在来源问题上可以简单化了。第二,档案文件与其形成者“一一对应”的原则受到了挑战。有学者认为“以往那种以一个实体机关作为一个文件群体形成者的传统模式逐步有所突破。计算机与远程通讯手段的结合、关系数据库的普遍使用及超国际网络的出现,使得不同机构使用共同的数据资源和共同参与形成一批数据不仅成为可能,而且成为日益增多的事实”。

(二)电子文件时代“新来源观”的提出

电子文件时代“来源原则的重新发现”并非是传统来源原则的简单重复,相反蕴涵着丰富的辩证色彩.可以说是一种透过现代信息技术发展和文件载体更新的表象,更加深入地把握档案专业基本理论和核心原则的辩证回归。因为这种“重新发现”是以一种“新来源观”为基础的。

档案管理的原则篇(6)

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

在人类社会发展的过程中,档案管理工作的出现,主要是为了对其相关的数据信息进行管理,从实现数据档案的有序化,以确保现代化社会经济的稳定发展。而且随着科学技术的不断发展,人们也将许多先进的技术手段引入到其中,则就使得档案管理的方法逐渐向着多样化、智能化的方向发展。这样不仅很好的满足了现代化社会经济发展的相关要求,还有效的保障了档案管理工作的质量和效果。另外,从当前我国档案管理的实际情况来看,随着其信息数量的不断增加,其内容结构日益复杂,我们为了使其档案管理活动的各方面作用得到充分的发挥,我们对其不同的档案管理理论进行分类,进而为档案数据管理工作的正常运作,提供了前提条件。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

在现阶段档案管理的过程中,人们已经将计算机技术应用到了其中,这样不仅使得档案管理工作的质量和效率得到进一步的提高,还很好的满足了现代化档案建设工作的质量。不过,由于在不同的档案管理工作其中,其计算机管理技术的应用方法存在着一定的局限性,因此这就容易导致档案管理存在着许多的问题。为此我们在档案管理理论发展当中,就必须将全宗原则引入到其中,进而为档案数据可建设管理工作起到一个良好的指导作用。

第一,全宗原则作为档案分类管理中的基本理论之一,它在档案管理工作中不仅有利于数据可的建设,还保障了数据信息的可靠性和有效性。这和普通的逻辑分类方法相比,全宗原则的应用还进一步的提高了档案信息管理的质量,满足了现代化档案数据库建设的相关要求。

第二,我们在现代化数据库建设的过程中,全宗原则的应用除了有着良好的指导作用以外,还可以对相关的档案信息数据进行记录维护,从而使得数据信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我们在档案信息管理的过程中,数据库的建设在其中有着十分重要,为此我们在对数据库进行建设施工的过程中,我们将全宗原则的相关内容进行相应的控制管理,满足现代化档案数据管理的相关要求。

第三,从当前我国档案管理工作的实际情况来看,其中还存在着许多的问题,这就对现代化数据管理工作有着严重的影响。而全宗理论的应用,不仅使得数据库建设的质量和效益得到保障,还很好的满足了现代化档案信息管理的相关要求,让档案数据信息的可靠性和真实性得到有效的保障。

三、全宗原则在档案管理中的实际应用

目前在档案管理工作的过程中,全宗原则作为其基本原则,已经成为了现代化档案管理工作的重要部分,并且将其应用在各种档案管理工作当中。但是,这种原则在实际应用的过程中,无法对其中存在的问题进行很好的解决,这就使得人们在档案数据库建设的过程中,要面临着许多的挑战。

第一,全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管,但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展,同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化,这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴,同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体,其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求,因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系,设置专门机构,提供专门的库房和设备,虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系,但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。

第二,自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的,也可以是逻辑性的,这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制,而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性,但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。

档案管理的原则篇(7)

一、全面把握档案业务监督指导的基本含义

1.档案工作业务的监督和指导主要集中在档案管理基础业务中,对档案信息的加工过程进行监督和管理。档案管理部门主要以层级的形式存在,每个档案管理部门都包含相对应的下属部门,工作人员的监督和指导行为是职责所在。

2.档案工作的监督和指导具有一定的特殊性,内容范围相对较广。第一是对机关、团体及各类单位的文件信息形成和利用的过程进行监督和指导。第二是管理人员可以对档案馆的工作内容进行监督和指导。第三是对档案行政管理部门的工作进行监督和指导。第四是对档案学会、协会等的档案管理工作进行监督和指导。第五是对相关的档案理论和科学技术研究所以及档案管理培训工作过程进行指导。

二、档案业务监督和指导的一般原则

1.统一领导原则。统一指导原则在档案管理工作中发挥了重要的作用,在党的方针政策的正确引导下,档案事业管理机构一般采用统一领导分级管理的原则,对档案工作进行改进和完善,提升档案工作人员的业务素质和能力,分层次分专业加强管理,提高档案业务工作质量,达到管理监督和指导的目的。

2.总揽全局原则。所谓的总揽全局原则主要体现在具体的档案业务指导工作上,业务指导部门采用系统的理论来对档案工作进行分级指导,协调处理局部与整体、局部与局部之间的关系。

3.分级指导原则。分级指导原则是指在档案体系范围内,根据统一领导分级管理的工作原则,按照指导部门及相关单位的数量、层次和规模,确定指导的宽度和范围,以便指导者发挥自身的创造性和主动性开展工作。

4.分类指导原则。分类指导原则是指在具体工作业务中,对不同情况进行指导和分析,提出有针对性的工作要求和方法。做到具体问题具体分析,不片面采用相同的方法解决问题,针对指导对象的差异性,采用科学合理的指导路线。

5.重点指导原则。对存在问题较多的或档案管理人员频繁变更的单位进行个别重点指导,帮助他们尽快熟悉档案业务,掌握基本操作技能,尽快进入工作状态。对某一时期的重点活动或中心工作进行档案业务指导和监督,处理主要矛盾和次要矛盾的关系,完成重要档案材料的归档工作。

6.专项指导原则。通过建立协作组的方式检查各单位档案工作情况,对其中带有普遍性的问题进行专项指导。如发现各单位对专项材料的标题不符合规范,就可以通过专项指导来解决。针对各单位出现的问题,从结构、内容、文字概括等方面进行具体指导,明确规范,纠正错误。

三、做好档案业务指导具体工作

1.加强联系,进一步发挥档案业务指导的作用。一是各级组织要认真贯彻国家档案事业的法律、法规和地方关于档案工作的方针政策,执行档案工作各项标准、规范,加强档案基础业务建设、档案资源建设、档案法制建设;二是要加强档案行政管理部门与各系统、各级档案部门的联系、沟通,提高档案工作网络效能,保证档案业务工作的完成和档案工作整体水平的提高;三是掌握和了解档案事业发展的经验,不断推进档案工作的创新和发展。

2.转变观念,与时俱进改进业务指导方法。服务是档案工作永恒的主题。业务指导工作一定要贯彻“服务”这个主题,在服务中实施监督,在服务中体现指导。在具体工作中要转变思想观念,突破传统做法,以机关、事业单位及国有企业为基地向各个领域、各个方面、各个层次全方位拓展,特别是私营经济领域、信用体系建设领域也应纳入档案业务指导的范围。

3.突出重点,注重业务指导工作的实效性。要做好对一般单位和一般业务工作的指导,要集中力量对重大活动、重点项目及改制企业档案管理的指导力度和频率。还要紧跟时展的脉搏,加强对档案信息化建设、档案资源开发利用工作的指导和监督。

4.加强教育,提高档案业务指导队伍的工作水平。首先要提高认识,增强业务指导工作的责任感;其次要加强学习,提高法制政策水平和业务能力;第三要转变作风,增强业务指导工作的实效。要经常深入实际,加强调查研究,掌握被指导单位的情况,及时发现工作中的亮点,总结和推广先进经验。要注意及时发现新情况、新问题,抓住重点、难点,加强研讨,提出工作对策。第四要勇于创新,不断探索业务指导工作的新思路、新方法。要善于从不合时宜的观念、做法中解放出来,敢于突破传统模式,与时俱进,开创符合档案事业发展规律的档案工作业务指导的新路子。