档案管理规划篇(1)

关键字：规划档案管理；工作探究；具体措施；意义

1 概述

1.1 规划档案主要内容

规划档案主要由规划管理产生的各类文件材料组成，它不仅是规划审批、管理的必要组成部分，还是对工程建设进行监管、审查的重要凭证，是工程实施的关键性凭据。

规划档案中的文件主要来源于工程建设相应的工作部分，包括用地审批，工程管理，管线及相关工程审批等。这三个环节基本囊括了规划管理材料的全部组成，涵盖了项目初期的用地申请报告，施工项目的计划内容，初期项目的规划和调研等文件；工程实施中关于建筑图纸、设计说明的相关材料，以及管线设计和施工等材料；工程后期的监督、审核等文件。

在具体项目实施中，不仅包括文本类文件资料，还包含电子数据、图纸图像等材料。这些在规划管理过程中具备实际参考和存留意义的材料，构成了意义重大又相对庞杂繁复的规划档案。

1.2 规划档案管理工作的特点

从规划档案涵w的文件中可以看出，其所含文件内容广泛，种类繁多，横跨了工程建设的各个阶段所应具备的材料，又包括了多方信息，如项目本身相关资料和审批所用材料，以及相应监督管理文件。这就要求规划档案在保存和整理时，必须严格按照规章制度的要求，严谨整理避免疏漏。

除此之外，由于规划管理材料的重要意义和特殊性，在项目过程中，会涉及到很多相关部门的审批或手续。因此在规划档案管理过程中，应当注意到规划管理材料具有来源广泛的跨部门性质，以及规划档案所特有的社会性。

同一规划项目的相关规划管理材料，虽然类别多、种类广，时间跨度大，但是相互之间存在这一定的关联，互相支撑且缺一不可。因此在规划档案的归整时，呈现出比较独特的归类特点。即同一项目不可拆分整理，且应当保证其不同时期不同文件的统一的名称、地点等基本信息。

2 做好规划档案管理工作的意义

2.1 适应形势，加快信息化建设

经济社会飞速发展的当下，城乡建设速度日益加快，规划档案管理工作记录了工程建设的整个过程，并留存了在项目中有价值、有意义的数据和材料。这些文件在见证了建设规划的过程，在未来的改造或重新规划中又能够提供及其重要的借鉴或参考意义，因此在一定程度上，也推动着城乡建设的发展。

在目前的规划档案管理工作中引入自动化办公流程，利于档案文件的操作和管理，有助于未来规划中可以对已有材料进行调用和参照，并且为我国信息化建设提供极大的助益。

2.3 依法办事，提供依据

随着城市建设速度的不断加快，规划档案管理工作在项目工程筹测、规划与存档中的意义不言而喻。它不仅是项目本身实施、审批的重要材料，还影响未来城乡规划改造中的参考和利用，同时还是解决建设纠纷必不可少的重要根据。

因此，规划档案管理工作不仅拥有着记录着规划建设成果的巨大价值，同时也保障了对建设项目的依法监督、依法管理、依法规范，是不可或缺的重要法律依据。

3 加强规划档案管理工作的具体措施

3.1提高人员业务水品和思想觉悟

在信息化改革的大潮中，工作人员应当学习新知识，熟练掌握工作技能。在加强学习的同时，不断提高自身的知识素养和专业技能，以应对不断革新升级的业务流程。不但要做到业务水平的与时俱进、不懈创新，还要大胆破除陈旧思想，去粗取精。与此同时，机关单位需加强对档案管理人员的创新意识培养，提供更多的现代化电子信息技术课程支持。让工作人员充分掌握所需技能，并在工作中学习，在实践中总结经验并大胆创新，开拓进取。

对于档案管理人员的思想政治教育要重视起来，培养其正确的思想觉悟与服务意识。档案管理工作中不仅要依法办事、依章办事，更要以人为本，提高服务的质量，切实保障各方利益，化繁为简满足各个方面的不同需求，建立良好的服务和管理意识。工作中要强调自身业务能力的不断充实和更新，还应当注重对自身工作积极性和创新性的发掘。做到爱岗敬业，从我做起，真正实现规划档案建设工作的更加完善。

3.2 创新管理体制

规划档案管理工作中，应当重视应对新形势下出现的新问题，着眼于利用现代科技解决问题。规划档案管理工作需要顺应当前潮流，加强制度管理，加快内部相应工作流程的升级改造。将现代化的管理手段和制度应用于实际工作，从传统的业务模式转变为数字化信息操作，有利于档案的快速操作和管理。同时，规划档案文件数据库的搭建，也有利于文件资源的共享，帮助各级各类部门对于相关资源的查找和使用，保障信息应用的及时性。因此，机关应当加工管理体制和业务流程的创新改革放到首位，积极敦促管理人员对于新知识、新技能的学习，引入高新技术手段和人才，破旧立新，根据实际工作需要不断更新制度和方式方法。

需要注意的是，在引入自动化办公流程的同时，应当着重注意信息的安全性。严格规范各项规章制度，及时检验各项流程是否有疏漏，以保障档案信息的安全。在具体的工作实践中探索新的工作方式，规范规章制度，探究更加符合实际需要的管理体制。只有不断创新，严格制定和遵守各项制度，才能够保障制度的可行性以及文件资源的安全性。

3.3 领导加强重视，积极开拓进取

领导加强自身思想觉悟，在员工激励、促进工作氛围，以及各项财力、物力、技术等支出方面予以大力支持，势必会极大的助益于规划档案管理工作的发展。领导的正确引领和指导有利于确立合理有效的工作目标；能够帮助工作人员及时调整心态或技术中出现的问题；可以有效的协调好规划档案管理中涉及到的各部门各单位之间的协作关系。领导的合理评价和适时调整能够促进工作人员的办事态度与学习方向。在实际工作中，领导对创新制度、创新方法以及创新人才的启用，可以极大的带动规划档案管理工作的不断发展和进步。

参考文献

[1]陈芳.档案管理现代化的意义[J].管理观察.2016（33）

[2]廖思兰.提升档案管理效率的措施分析[J].城建档案.2016（11）

[3]吴新华.刍议劳动保障档案管理工作中存在的问题与解决对策[J].才智.2016（32）

[4]邵文宁.提高档案管理水平完善档案管理对策[J].办公室业务.2016（23）

[5]乔前岐.浅谈如何做好办公室档案管理工作[J].办公室业务.2016（24）

[6]刘雅丽.做好企业档案管理工作的几点思考[J].民营科技.2016（12）

[7]张玉辉.探讨加强新时期的残疾人档案管理[J].科技展望.2017（02）

[8]刘丹.信息化技术在档案利用效率中的作用[J].黑河学院学报.2016（06）

档案管理规划篇(2)

关键词：城市规划档案；数字化；管理

城市规划档案的数量相对比较大，同时在管理的过程中也存在着很多的难题，检索需求也相对比较大，在现代城市规划档案管理的过程中，一定要积极的去利用数字化档案管理技术的合理应用，采用数字化档案管理在技术上的优势，从而更好的提升管理的质量，满足更高层次的要求。

1 数字化档案管理技术应用分析

数字花档案管理通常就是将纸质的文件用扫描或者是录入的方式直接将相关的内容存储到计算机数据库系统当中。数字化档案管理技术在应用的过程中，档案信息检索和备份十分的便捷，同时，它也减少了对空间的占用，提高了空间的利用效率。对我国城市建设过程中城市规划档案管理的要求一定要有所了解，在当今的城市规划当中，应该积极的引进数字化的档案管理技术，同时还要采取有效的措施加强对人才的培养，这样才能更好的满足现代的城市规划档案管理的基本要求。同时还要在工作中建设一个数字信息化水平相对比较高的管理中心，针对数字化档案管理工作的具体要求对系统中的硬件和软件设施进行适当的调整，这样才能更好的确保管理目标的实现。

2 城市规划档案数字化管理的分析

2.1 注重硬件设施的选型与配置，满足城市规划档案数字化管理需求

城市规划档案在应用的过程中，其数量非常大，同时检索的要求也比较严格，所以就必须要有先进稳定的硬件设施作为支撑，计算机硬件方面要不断的提高配置，这样才能更好的保证计算机处理数据的速度和能力，满足城市规划档案的要求，所以在数字化建设额过程中，一定要充分的考虑到档案数据处理的具体要求，同时还要选择恰当的硬件设施。防止硬件设施自身能力不足而产生的负面影响。在重视硬件设施选择的同时，还应该加强备份工作的数字化建设，只有这样，才能更好的提升档案内容的可靠性和安全性。

2.2 科学选择数字化档案管理软件系统

为了更好的实现城市规划档案管理的基本要求，城市规划档案数字化当中一定要科学的选择管理软件，充分的考虑到城市规划档案管理工作的实际情况，在图纸数据的检索和应用方面，数字化管理当中一定要对软件进行严格的测评，同时还要以此为基础做好后续的工作，只有这样，才能保证科学目标的确立和实现。在选择和测试软件的时候，一定要选择合适的方法，此外还要保证软件自身的安全性和稳定性，只有这样才能更好的保证系统的积极作用得以充分的体现。

2.3 建立城市规划档案数字化管理体系，保障管理目标的实现

为了更好的保证城市规划档案管理的质量和水平，在城市规划档案数字化管理中，一定要创建一个完备的工作机制。对于数字化档案管理工作的需求和数传统工作的差异，去建立和完善一个比较科学的档案管理体制，在工作中还应该以数字化档案工作的基本要求为前提，保证城市规划档案工作的顺利进行。此外，还要建立一个细致的管理体制，按照工作的实际需要去设置工作岗位，明确不同岗位人员应该承担的职责，只有这样，才能更好的保证城市规划档案数字化管理工作的正常进行。

2.4 引入绩效考核机制，保障城市规划档案数字化管理质量

在现代城市规划档案数字化管理需求的层面上来说，城市规划管理部门应该在工作中积极的引入绩效考核机制，这种机制的应用可以对城市规划档案管理部门的工作质量和工作水平进行考察和评价，再以考核的结果为基础，减少工作中出现其他问题的可能性，此外还要将绩效考核制度当做是重要的核心，对数字化档案管理额人员的工作水平和工作效果进行客观的科学的评价。在这一过程中还要以岗位职责的要求当做一个基本的标准和原则，对你岗位人员的工作水平进行全面的考评。对工作中的问题应该及时的发现和改进，测评机制的应用使得档案管理工作人员的工作积极性更高，工作的质量也有了非常显著的提升。

2.5 强化数字化档案管理软硬件系统的维护，保障档案管理工作质量

针对城市规划档案数字化管理需求、针对档案管理工作中信息系统安全需求，城市规划档案数字化管理工作中应加强软硬件系统的维护管理。针对现代互联网环境下病毒、木马等危险因素，城市规划档案管理部门应加强软硬件系统的维护管理。通过软硬件防火墙、杀毒软件的安装，提高城市规划档案信息安全。同时，加强对档案录入、管理人员计算机安全信息知识的培训。由计算机操作人员为基本单位，定期升级防病毒软件数据库，减少危险网站登录对系统安全的影响。通过软硬件系统的维护、管理，提高城市规划档案数字化系统安全水平，保障城市规划档案数字信息安全。

3 注重人才培养与引进，促进城市规划档案管理水平的提高

我国传统城市规划档案管理中，多采用纸质文件档案进行存储管理。现代数字化档案管理技术对档案管理人员提出了新的要求。因此，现代城市规划档案管理部门应加强人才的培养与引进。针对数字化档案管理技术需求，对档案管理人员开展培训工作。从计算机硬件应用环境保护、计算机软件应用技巧的培训入手，强化数字化档案管理人员基础操作能力。在此基础上，强化档案管理人员的计算机安全知识，以此为基础提高城市规划档案信息安全。针对数字化档案管理工作需求，城市规划档案管理部门还需要加快相关人才的引进，以软硬件维护人才引进为基础、以档案管理岗位人才引进为重点，促进现代化数字档案管理工作的开展。在我国现代化城镇建设中，城市规划档案管理工作重要性日益凸显。为了满足现代城市建设中规划档案管理工作需求，城市规划部门应加快数字化档案管理技术的运用。以数字化档案管理技术优势，满足城市规划档案管理工作需求。同时，针对数字化档案管理工作对管理体系、人员素质等因素影响，加快管理体系的建立与完善。同时，针对数字化档案管理对软硬件系统的需求，引进高新技术人才。针对城市规划档案管理工作内容，科学设计软硬件系统，以此为基础，保障城市规划档案数字化管理工作质量，促进我国城镇化建设工作的开展。

结束语

当前，我国的城市化发展水平有了非常显著的提升，在城市规划和建设的过程中也出现了越来越多的档案，以往的纸质档案不仅查找困难，同时在很多的方面也需要改进，在这样的情况下，我们必须要采取有效的措施来提高城市规划档案数字化管理的质量和水平，从而也为我国的城建工作提供良好的条件。

参考文献

档案管理规划篇(3)

关键词：规划审批档案 城市档案管理 动态管理

城建档案管理过程中，主要以规划审批档案和工程竣工档案为重点，其实这二者占的馆藏比重，一般均在90%以上，所以了解其特点与用途，对于城建档案管理人员，尤为重要。相对而言，规划审批档案应用性、保密性更强，因此解析规划审批档案，显然更为迫切。

1 规划审批档案

1.1 规划审批档案的形成过程

规划档案形成的过程，实际上也就是规划审批的流程：计划部门下达前期工作计划，相关部门审查意见核发《规划选址意见书》，规定建设用地范围及规划控制线，提出建设用地规划设计条件测绘部门对规划用地界线及控制坐标点、用地面积进行测绘规划部门组织审批前公示核发《建设用地规划许可证》审查建筑方案消防、人防等部门进行审查核发《建设工程规划许可证》。

1.2 规划审批档案的特点

与建设工程竣工档案相比，规划审批档案有以下特点：

1.2.1 数量较少。这里所说的数量，是指无论整体上，还是个体上，审批档案的数量远远低于竣工档案，比如某城建档案馆一年进馆的审批档案大约有600卷，而竣工档案则在4000卷以上。这所以出现这种现象，是因为审批了一个项目，可能要盖多栋楼，也就是说一个审批档案，可能衍生出数个竣工档案。另外，审批档案立卷时，一项大多是一卷，偶尔有多卷的，但一般也不会超过5卷；而竣工档案则恰恰相反，立卷时一项一般很少低于5卷，大多均在10卷以上，动辄20卷往上，这就造成了二者数量上的巨大差异。

1.2.2 利用主体不同。规划审批档案的利用主体是规划局，主要是针对违法违章的查处。如超面积、违反规划红线的工程建设，其主要内容有立案审批表、调查笔录、送达证、停工通知书、复工通知书、行政处罚决定书存根等。当然，涉及个人房屋变迁引起的法律纠纷，有时也需要审批档案来最终确认，不过相对而言，这部分利用量还是远远低于规划局的。工程竣工档案的利用主体主要是个人，多用于房屋格局的改造，以及电路方面的维修等民生方面的用途。

1.2.3 内容侧重不同。规划审批档案集中记录了建设单位或个人在工程建设前期所办理的各种手续和所做的各项前期准备工作，主要反映了建设工程的政策性和合法性。工程竣工档案则体现了工程的施工情况，诸如隐蔽工程施工记录、各种原材料的试验试压报告、工程质量的验收与评定等，它主要反映了工程建设质量的可靠性。

1.3 规划审批档案的收集

城市规划审批档案形成于城市规划管理活动中，涉及的部门和单位也不同，因此，应区分不同情况，将城市规划管理文件材料的收集与归档纳入日常工作管理和有关的制度规定之中。首先，要加大宣传力度，从提高社会对档案的意识入手，依法治档。其次，建立专门的文件归档制度，规定相关部门和相关人员的职责权限，保证各类文件材料的收集和归档。相关部门和单位要按照《档案法》的要求，积极主动地将城市规划管理文件向城市规划管理部门移交，以确保城市规划审批档案的齐全、完整。

1.4 规划审批档案的重要意义

1.4.1 规划审批档案是规划管理工作的核心

由于城市规划管理是保证城市规划编制和实施的手段，因此，在实施具体的城市规划管理中，每时每刻都离不开城市规划管理档案。如在建设用地管理工作中，涉及建筑用地的申请、审批工程选址、施工放线等，都要以有关的批准文件工程设计图纸等文件材料为工作凭证。可以说在整个规划管理工作各个环节中，都与规划审批档案有着直接或间接的联系。规划审批档案是进行规划管理各项工作的前提和条件，没有规划审批档案或规划审批档案不完整、不准确，都将给规划管理工作带来困难。

1.4.2 规划审批档案是规划管理成果的最终实现形式

开发利用城市规划审批档案信息资源，要围绕城市规划、建设、管理中心工作，围绕重点工程、重大事件、重要活动等对规划审批档案进行加工，如编辑城市规划审批档案年度目录、城市规划管理数据汇编、公建住宅小区档案汇集等文件材料，有针对性地提供给上级领导和有关部门，对城市的发展建设起到良好的推动作用。依照国家有关开放档案的规定，适时公布城市规划审批档案信息，使社会各界都能充分利用已开放的规划审批档案，解决办理产权证、土地证、小区环境建设标准等一系列关系到老百姓切身利益的问题，使规划审批档案起到应有的作用。

2 规划审批档案的动态管理

按照《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国实行“一书两证”的规划审批制度，即项目建设应取得城市规划主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。然而一个建设项目在其完整的生命周期中会不断发生属性的变化，例如建设用地的用地性质、位置和界限的变更，建设工程的扩建、改建、翻建及道路改造，项目产权变更等等。这些变化客观上要求城市规划主管部门不断变更原有规划审批的结果，而从项目的成套性出发，在对规划管理审批档案（以下简称审批档案）的管理中，就要始终保持动态跟踪的机制，这样才能确保审批档案内容的完整、准确。因此，动态管理是审批档案管理的基本方式。

所谓动态管理就是指为保证审批档案内容始终与其记录的规划审批业务的一致性，档案内容应根据其记录对象的变化而变化，其管理方式必须适应档案内容不断变化的要求，随时反映规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。当前审批档案动态管理中普遍存在两个问题。现代信息技术的应用将档案人员从繁重的撤并卷工作中解放出来，但无论是半撤并卷方式还是阶段管理方式，动态管理的实现都仅局限于档案管理环节，缺乏过程控制是当前审批档案动态管理中普遍存在的问题。

首先，缺乏有效控制档案完整、准确的措施。当前，审批档案的管理普遍是由规划行政主管部门形成并移交档案，由城建档案馆负责保管和提供服务的。这种形成、管理与利用相分离的管理体制显示档案部门的工作是以被动接收档案为开端的，缺乏对文件形成过程的监督和控制，这也就导致了档案质量缺乏保障。

其次，档案管理基础数据的重复采集。目前，审批档案管理系统存储与检索所需要的基础数据依然是由城建档案馆工作人员以手工录入的方式来完成的，不能有效利用规划审批业务系统中的数据，造成大量的重复劳动，工作效率低下；同时也增加了由于著录数据错误而导致档案无法利用的风险。

解决当前审批档案动态管理中存在的问题，深化动态管理要从前端控制和过程控制入手，同时要充分发挥现代信息技术的作用。目前，审批档案的动态管理大都是在档案管理环节实现的，即在城建档案馆的检索系统，通过数据库方式实现项目信息的关联，以此提供利用服务。这种方式是造成档案数据错误和工作效率低的主要原因。在规划审批过程中，大多数工程项目在申请立项时首先都要进入收件窗口。如果在窗口收件过程中自动生成条形码，并对其信息归属进行相应的处理，这样既能准确揭示档案内容的历史联系，又有助于对项目审批过程的动态跟踪。但是在项目审批环节利用条形码建立的项目信息需包括：①着眼于建设项目的全程管理，揭示项目不同规划审批过程的信息；②反映项目内容交叉或包含、撤销等关系的信息，如工程分期建设、地上和地下建设、建设主体加层、建设主体变更等相关信息；③与其他类别相关档案信息的关联信息。在完整建立以项目为核心的审批档案信息关联的过程中，将分散在办文和公文管理中的审批档案信息包含其中，这样才能真正完整地实现全部审批档案的完整揭示和便捷利用。

参考文献：

[1]卢凤娣.城建档案利用的几点启示[N].中国档案报，2000年.

[2]钟晓军.从档案利用看城建档案管理[N].中国档案报，2001年.

[3]应莉华.规划管理档案分类初探[N].中国档案报，2000年.

档案管理规划篇(4)

关键词：计划生育；档案管理；规范与创新；管理数字化

随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作、促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。

一、计划生育档案管理存在的问题

1、档案意识不强。

一些领导和工作人员档案意识不强，他们对档案管理工作的重要性认识不足，没有把档案管理工作放在重在位置，没有从对历史负责，对事业负责，对群众负责，对自己负责的高度去重视档案管理工作。他们在工作中态度不端正、不积极，不认真、不细致、不规范，不能及时的、完整的、系统的收集计划生育档案资料，对重要的档案也是敷衍了事，甚至弄虚作假，篡改、编造档案资料。

2、管理模式落后。

现阶段在计划生育工作中，主要通过人工管理方式进行档案管理，用手工来对计划生育档案资料进行整理和归类，档案管理工作效率低、质量差、出错率高，丢失文件材料的现象时有发生。一些偏远贫困的乡镇，连完善的档案管理制度、固定的档案室和借阅室、必需的档案管理设备都没有，档案管理工作混乱、低效，给违规违纪人员制造虚假证明提供了可乘之机。

3、专业水平不高。

计划生育档案管理队伍中，缺乏专业的档案管理人员，档案管理人员普遍年龄偏大、文化素质和业务能力偏低，大多数由老弱妇女或勤杂人员担任。他们没有机会参加业务技能培训，档案专业知识极度匮乏，实际操作能力差，对档案的全宗、类别、保管期限等混淆不清，归错类、编错号、盖错章现象经常出现。因退休离岗等人员变动频繁，往往导致档案资料散失。

4、服务能力较差。

归档后的计划生育档案资料由于保管不善等种种原因，经常难以查到。一些工作人员为了自己工作方便，更不愿上交重要资料，加重了档案资料的灭失和查阅难度。基层计划生育工作中录制拍摄了大量照片、录音、录相、视频等，往往无人收集，或收集后粗放的存在旧纸箱里，最后被当废品卖掉。在制作宣传品、专题片时，再想查看这些资料，已经根本不可能。

二、计划生育档案管理的规范

1、完善档案管理制度。

制定归档资料收集制度，严格按照档案资料分类方案、归档范围、保管期限的收集。明确收集范围，既收集纸质档案资料，又要收集照片、录音带、录像带、U盘等磁介质载体资料和数字化视频资料，还要收集有保存价值的珍贵的实物资料。制定档案工作人员培训制度，提高档案人员素质；严格档案材料及时归档制度，完善档案资料借阅和利用制度，提高档案利用率。

2、加强档案阵地建设。

加大对档案工作投入力度，将其作为一项促进卫生计生事业发展的基础性投入，列入财政预算。努力解决档案保管条件、装备规范化、设备现代化方面存在的因难和问题。加强档案室基础设施和硬件设备建设，配置防盗网、排风扇、空调、温湿度计、除湿机等防盗、防潮、防湿、防火、防蚀安全保管的防护设备，积极改善档案保管环境和条件。

3、规范档案日常管理。

强化法制意识，认真贯彻执行《档案法》和档案管理各项规章制度。凡是已经归档入库的档案一律不能拆卷或抽出长期外借。对一些利用频率特别高的档案或为迎接上级检查需利用的档案，由档案室统一提供复印件，确需利用档案原件的，要做好外借登记手续，利用后应及时归还档案室。有效落实档案管理责任制，出现档案资料错误或遗失，严格追究责任。

三、计划生育档案管理的创新

创新计划生育档案管理模式，有效利用现代化技术手段，推进档案工作现代化建设，运用计算机和现代化信息管理手段代替手工操作，提高档案管理水平和档案工作者的效率，确保档案工作准确无误。

1、档案资料的数字化。

做好现有档案资料的数字化转换工作。购置计算机、硬盘、光盘、扫瞄仪、照相机、摄像机等录入存储设备，将现有纸质档案尽快录入存储到硬盘、光盘、U盘等载体上，将其转化成数字化资料。将对于新产生的文件、表格、图片、音视频等档案资料，直接分类保存成为数字化资料。数字化应注意以下两个问题：

（1）创新数据管理方式

在探索档案管理数字化工作模式的过程中，要立足于计算机信息、网络技术的优势，寻求与档案数字化管理相适应的工作方式，建立专业化的管理程序，保证档案数字化管理更加完善和高效。通过网络化手段，可以实现多台计算机的有效连接，并且按照不同的管理功能和职责，可以对这些管理平台进行分类，构建分散与统一相结合的系统处理模式，保证发挥整体的最大效用。

（2）创新管理工作方式

由于档案信息量往往比较庞大，在管理过程中尤其要注意工作效率问题。运用计算机管理，可以根据档案信息资料的重要程度、价值以及使用程度等具体判断标准对其进行统一整理和分类管理。一般情况下，对于属于开放性性质的档案以及使用频率较高的档案，需优先处理。其次，在实际管理工作中，还可以按照案卷的类型，利用档案的潜在特征、中心内容对其进行著录，以此来减少录入条目，减少工作量。最后，对于案卷基础较高的档案，在进行著录时，可以在全目录中分类标引；形式相对特殊的档案还可以直接录入姓名和时间等要素，再作分类处理，以此来提高实际的著录效率。

2、档案管理的信息化。

充分利用文档管理集成系统对传统的档案管理软件和数据库管理程序进行改造、升级，开发适合工作实际的计划生育档案管理系统，对工作流程进行改良，对智能检索技术进行改进，提高档案管理和信息检索的速度和效率，全面提升档案管理的智能化、信息化水平。

3、档案利用的网络化。

在保障档案管理的安全性的基础上，通过计算机网络咨询、实时浏览等功能的应用，及时更新档案信息。通过计划生育档案信息管理系统与其他公共信息服务 平台的对接，实现档案信息在互联网背景下的资料共享。深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，使其更好的为社会发展服务。

四、结语

当前计划生育政策总体上在我国取得一系列进展的同时，其关于档案的管理工作仍然存在着一些问题，对我计划生育政策进一步的实施造成了阻碍。我们在开展计划生育的同时，要不断反思这些过程中存在的问题并试着找出适合且有效的解决办法与对策，在克服与解决一个个问题的同时，使得计划生育档案管理工作走向规范化与标准化，使得计划生育工作能够顺利进行，从而对国家的发展贡献微薄的力量。

参考文献：

[1]李忠平.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探析[J].科技视界.2013.（24）：192.

档案管理规划篇(5)

关键词：医院人事档案；管理；发展

中图分类号：G27 文献标识码：A

医院人事档案是医院在人才引进和人才管理过程中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资、业务管理等部门在培养、选拔、使用和考核人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、思想品德、科研教学、职称考评、继续教育、业绩考核以及奖励等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。准确把握新时期医院发展的特点，以人为本，积极践行科学发展观，加强医院人事档案管理，促进医院人事制度改革，适应当前医改是医院人事档案实行现代化管理的根本任务。

1 医院人事档案管理的现状

由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

医院人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。医院人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2 医院人事档案管理的规划

随着医院规模的不断扩大，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。

2.1 增强对人事档案管理目的和意义的认识

医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，由被动服务向主动服务转变，不断扩展延伸服务功能，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作提供优质、方便、快捷的服务。

2.2 健全医院人事档案管理制度

实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。规范医院人事管理的流程，合理利用开发人才信息资源。制度建设一方面要适应完善社会主义市场经济体制下的人事制度改革的新形势，医改的新政策，又要遵循人事档案工作自身的发展规律，改革措施要落到实处，有实效，出高效。

2.3 加强医院人事档案管理，有效利用人才资源

医院人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强医院人事档案管理，实行医院人事档案的社会化、开放式管理模式，有利于人才脱颖而出，有利于建立以竞争、择优为导向的充分展示才能的选拔任用机制，更有效利用人才资源。

2.3.1 建立卫生技术人员业务档案

建立卫生技术人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状；专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。

2.3.2 实行人事，促进人事档案的社会化开放式管理

人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。

2.3.3 建立以人力资源信息为基础的医院信息管理系统

建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。

2.4 提高档案管理人员的自身素质

新形式下要提高档案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

2.5 加强人事档案管理的现代化手段

档案管理规划篇(6)

【关键词】计划生育档案；档案管理；规范化；管理制度；资金投入

为提高计划生育服务水平，确保各项工作的制度化和规范化，采取相应措施，提高档案管理水平，促进档案管理规范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人员的综合技能偏低，制约档案管理水平的提升，需要采取措施改进和完善。

一、新形势下计划生育档案管理工作规范化的意义

采取相应措施，推动档案管理规范化具有重要作用，也是必须重视和关注的内容，其重要意义表现在以下方面：

（一）有利于实现信息互通。规范档案管理，有利于档案管理人员和利用者进行有效交流和沟通，为档案资料查阅和利用创造便利。通过对档案信息的记录、采集和查阅，可以对计划生育档案的政策法规、生育指标、生育措施、优惠政策等资料进行整理和归纳。进而有效解答人民群众遇到的疑惑和困难，促进信息有效交流和沟通。

（二）有利于方便管理决策。计划生育档案记录计划生育档案政策的执行和落实情况，采取措施促进档案管理规范化，有利于管理部门在作出相关决策时，具有可靠的参考资料和依据。在制定计划生育决策时，通过查阅各项历史资料和记录，进行对比和分析，然后结合当前计划生育工作实际，有针对性地制定解决方案。不仅提高决策水平，还能推动计划生育各项工作顺利进行。

（三）为流动人口提供服务。促进计划生育档案管理规范化，建立并完善档案管理制度，能对流动人口的数量和方向进行准确把握，及时掌握流动人口的婚育情况，了解不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。并且还可以实现信息交流与互动，构建计划生育信息交流平台，防止工作疏漏，促进计划生育档案管理水平的提高。

二、新形势下计划生育档案管理工作的不足

由于相关制度没有严格落实，一些管理人员素质偏低，制约档案管理水平提升，存在的不足表现在以下方面：

（一）制度缺失。一些单位的计划生育档案管理制度不完善，相关人员职责不明确，制约各项工作有效开展下去。奖惩激励机制不健全，难以有效调动管理人员的积极性。管理人员的培训机制不完善，难以有效提升管理人员素质，对计算机技术的掌握程度不够，制约档案管理工作水平的提升。

（二）投入不足。相关单位将工作重心放在其他方面，对档案管理不够重视，资金投入不足，难以有效提升档案管理工作水平。由于资金缺失，计算机、扫描设备等投入不够，忽视设备更新和完善。管理人员培训的资金投入不足，难以提高他们的素质。奖惩激励机制不健全，制约管理人员素质的提高。

（三）管理不当。一些档案管理人员的责任意识淡薄，管理台账不完善，没有严格执行管理范措施。对档案资源的开发和利用存在不足，管理流程不规范，难以提高计划生育档案管理水平。

三、新形势下计划生育档案管理工作规范化的路径

为弥补存在的不足，推动档案管理规范化，可以采取以下改进措施：

（一）健全制度，明确责任。建立健全完善的档案管理制度，明确管理人员职责，推动管理工作制度化和规范化。建立并严格落实责任制，让档案管理人员认真履行职责，严格落实各项制度措施，提高管理工作的规范化水平。建立完善的管理人员培训制度，落实奖惩激励机制，让管理人员努力开展工作，提高计划生育档案管理水平。

（二）增加投入，强化管理。增加相应的资金投入，合理安排档案管理预算，满足各项工作需要。资金投入用于管理人员工资、管理人员培训、计算机和扫描设备的购买和更新等。要加大资金投入，满足档案管理的资金需要，为各项活动顺利开展提供资金支持。重视资金使用的监督和管理，确保各项资金落实到位，使其为计划生育档案管理工作的有效开展提供保障。

（三）健全台账，规范管理。根据计划生育档案管理的相关规定，制定健全完善的制度措施，有效规范档案管理。在建立健全本单位档案资料管理制度的同时，还要严格管理规章制度，明确相关人员的职责和权限，推动档案管理规范化。另外还要建立并完善本单位的档案卷宗目录、全引目录、归档文件目录、查询借阅登记簿、利用登记簿等。建立计划生育档案安全检查、档案库存温度和湿度记录簿，有效规范和引导各项工作，努力提高档案管理水平。

（四）改进服务，注重利用。提高档案管理人员素质，改进服务，为档案资料使用人员提供热情、周到的服务，提高人们的满意度。构建完善的管理服务系统和信息平台，方便档案资料查阅。注重对计划生育档案资料的查阅和利用，对档案资料进行整理和汇编。从而为决策者提供便捷服务，让利用人员能够高效、便捷、迅速使用所需要的档案资源，最大限度挖掘档案的利用价值，为计划生育各项工作顺利开展提供参考和依据。

四、结语

总之，推动计划生育档案管理规范化具有重要意义。作为管理人员，应该明确不足，健全并落实各项制度措施，增加资金投入，注重档案资源利用和开发。从而有效规范档案管理工作，提高服务水平，为计划生育各项工作开展提供更加优质的服务。

【参考文献】

[1]张永和.人口和计划生育档案工作的科学管理[J].经济研究导刊，2009（26）：163-164.

[2]武丽荣.人口与计划生育档案规范化管理途径[J].兰台世界，2014（6）：67.

档案管理规划篇(7)

学校综合档案室于1991年11月25日成立，全校各种门类和载体的档案由综合档案室集中统一管理，在人员结构上：共有34人，其中：专职档案员1名，负责全校档案的立卷归档工作，档案的查阅和编研工作，拟定全校的档案管理工作计划和方案，指导全校的档案业务工作。兼职档案员33名，负责本部门文件材料和重要资料的收集和整理。在学历结构上：10%研究生学历，70%本科学历，20%专科以下。在年龄结构上，80年以后出生的占80%，其他占20%，在职业规划方面，60%的档案管理人员知道自己的能力、性格、兴趣爱好，对当前个人的发展状况满意还算满意，认为使自己的目标实现不了的主要原因是发展的机会很少，空间也不大，工作量太大，缺少学习、培训和提高的机会。30%的档案管理人员对档案职业生涯规划知道的很少，明白自己职业生涯规划的空间和职业能力不足，10%的档案管理人员对档案职业生涯规划根本不知道。说明学校对档案管理人员的职业生涯规划体系尚不健全，缺乏体系的规划和培养，同时也说明保山学院档案管理人员实施档案职业生涯规划的重要性。

二、保山学院档案管理人员职业生涯规划和管理

（一）保山学院档案管理人员职业生涯初期的开发与管理

1、档案管理人员职业生涯初期存在的问题。档案管理人员的职业生涯初期，一般是进入档案室工作到30岁，大多数人认为档案管理工作是没有多少价值的职业，学校领导、社会和学生等对档案职业也存在着误解，认为档案职业是无专业技能的行业，是人人都可以干的职业。因为新进人员本来就缺乏对档案职业的了解，所以容易造成职业茫然，鉴于这些现象，档案管理人员表现出对自己从事的档案工作的自信心不足，在档案管理过程中采用不积极的态度，从而导致工作质量下降。

2、对档案管理人员职业生涯初期的开发和管理。在这个阶段，档案室的领导和老同志要帮助他们熟悉工作环境，引导他们进行自我定位，做出个人的职业生涯规划。具体办法如下：

（1）首先帮助新进的档案管理人员认识自我，制定职业目标和职业发展方向。新进档案室的档案管理人员对组织和自身都缺乏一种准确的判断，所以档案室的领导和老同志要关心他们，了解他们的工作能力、优点、不足和特长，掌握他们的心理需求，有针对性地进行引导，使他们迅速融入档案室这个大家庭，做档案室的基础工作，比如：档案资料的收集整理，使他们在工作中得到成长，同时向他们灌输职业生涯规划的意识，帮助他们确立自己今后的发展方向和目标。（2）其次对新来的档案管理人员做上岗引导和岗前的业务培训对于初次走上岗位的档案管理人员，给他们作上岗指导和岗位配置非常重要。在上岗前的指导中，可以给他们介绍综合档案室的历史、各项规章制度、人员结构等等，这样有利于减少档案管理人员入馆初期的焦虑和不安情绪，让他们迅速地适应新环境。

（二）保山学院档案馆员职业生涯中期的开发和管理

1、档案管理人员职业生涯中期存在的问题。档案管理人员进入职业生涯中期，一般年龄在30―50之间，由于档案管理工作比较清贫、寂寞和社会地位偏低，一个人常常工作了10多年之后，才发现自己没有被领导赏识，工作业绩平平，也不被认可，没有炫耀的社会地位，也没有工作的满足感，更没有工作的成就感。在这个时期，档案管理人员如果出现了以上种种问题，对工作就会丧失信心，工作热情也会相应的骤减，对待工作就会采取应付的态度。2、档案管理人员职业生涯中期开发和管理。在职业生涯中期，档案管理人员确立了职业生涯的发展方向，在这一方向上会做出很多努力，以便争取在档案管理工作中得到稳定的地位和相应的薪水，如果档案室不能满足档案管理人员各个方面的需求，可能会失去优秀的人才，也可能会导致档案管理人员的不满情绪，以至于他们为档案事业献身的精神越来越差。所以在这个时期主管和分管档案室的领导，要搭建一个能够让他们实现职业生涯目标的平台，提供有利的条件，使他们实现职业生涯的目标，体现他们的价值。

（三）保山学院档案管理人员职业生涯后期的开发和管理

1、职业生涯后期存在的问题。档案管理人员进入职业生涯后期，一般年龄在50岁到退休之间。这个时期由于精力、体力逐渐衰退，档案管理人员对职业生涯发展的需求也随之降低，原来的工作热情减低了，这个时候对家庭、社会和个人爱好等活动的需求越来越高。因为职业生涯后期的档案管理人员，已经在档案室工作了很多年了，对档案室有很深厚的感情，即将要到退休时间，很多人会有失落感。