教职工个人档案篇(1)

关键词：高职院校；人事档案；收集工作

高职院校人事档案真实地记录了教职工个人经历和社会实践，反映了教职工的个人履历、品德作风、受教育情况、工作表现和业务能力水平。人事档案收集工作，是人事档案工作的第一个环节，是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线。当前，高职院校人事档案收集工作存在收集不齐全、归档不及时、材料内容不准确、形式不规范等问题，影响了高职院校对人事档案的利用，如何做好收集工作是高职院校人事档案管理工作需要解决的问题。

一、高职院校人事档案收集工作的重要性

人事档案内容涵盖了个人履历、学历学位、思想品德、工资待遇、工作能力等方面，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高职院校人事档案一方面可以维护教职工的切身利益，例如，教职工在退休时需要人事部门出具工作年限、学籍档案证明、专业技术职务等信息，如果这些材料不全将直接影响教职工办理退休的相关事宜；再如，每年职称评审时，都需要人事部门出具参评人员的个人学籍档案证明材料，如果学籍档案材料不全会直接影响教职工个人的职称申报工作。另一方面，人事档案是高职院校选拔和任用干部的重要依据，通过人事档案提供的信息，组织可以全面地了解个人的德能勤绩，从中选出优秀的人才和干部。高职院校人事档案收集工作是人事档案工作的第一个环节，为高职院校人事档案管理提供客观物质对象，收集工作是保障人事档案材料真实和完整的第一道防线，同时直接关系到后续的其他业务环节。高职院校人事档案收集的内容既包括教职工在历史上形成的又包括新近产生的人事档案材料，可以说收集工作既是人事档案工作的起点，同时又是一项经常性的工作，贯穿于人事档案工作的整个过程，因此高职院校人事档案管理始终都要加强收集工作，保障人事档案材料的完整性、真实性和有效性，为人事档案管理的其他环节打下良好的基础。

二、高职院校人事档案收集工作存在的问题

1.收集不齐全材料不齐全的现象在高职院校人事档案管理中普遍存在。干部履历表、个人自传类材料、政审材料、奖励材料、年度考核登记表、工资变动审批表等几乎在每个人员的个人档案中都有不同程度的缺失。2015年辽宁金融职业学院以人事档案专项审核工作为契机，对全校人事档案进行了统一审查和清理，发现几乎每个人的个人档案中或多或少都存在材料不全的现象。主要原因是长期以来学校对人事档案工作重视不够，教职工的档案意识不强，没有及时将发生变动的档案材料送交到人事部门，有的甚至将档案材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。另外人事部门没有配备专职的人事档案管理人员，没能将属于归档范围的档案材料归入到个人的人事档案中去，散存在人事部门相关工作人员手中，造成了人事档案材料收集不齐全的现象发生。

2.归档不及时高职院校人事档案材料收集工作被动滞后，往往做不到第一时间归档。对于人事档案材料的归档时间，在2009年12月中组部颁布了《干部人事档案材料收集归档规定》，对人事档案材料收集和归档给予了明确要求和规定，要求在人事档案材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。高职院校档案管理部门对档案收集工作也有实施细则，细则对人事档案归档时间有明确的规定。而在实际工作中，部分材料形成部门对制度、规定执行不严格，或是对人事档案业务知识缺乏了解，加上档案管理部门主动催要不够，同时缺乏相应的督察制度，导致高职院校人事档案归档不够及时，被动滞后，不符合规定要求。在辽宁金融职业学院人事档案管理的实践中，人事档案归档工作一直难以做到及时，人事部门和教职工个人都存在归档拖沓情况。学校于2017年制定了《辽宁金融职业学院人事档案管理办法》和《辽宁金融职业学院人事档案材料归档范围及要求》两项学校内部人事档案管理制度，其中对归档时间做出了明确的规定，即各部门在材料形成一个月内送交档案部门归档。在制度执行的过程中，人事档案材料归档情况虽然较从前有所改善，但仍然存在拖沓现象，不能按规定时间及时将人事档案材料送交至档案部门归档。

3.材料内容不准确，形式不规范在高职院校的教职工个人档案中，档案材料内容不准确、手续不齐全、形式不规范的现象屡有发生。有些档案中所填写的出生日期、参加工作日期、学历、工作经历等重要信息前后不一致，甚至出入较大，很难判定真实情况，真实性是档案的生命，失去真实性就等于失去了档案赖以生存的生命线。部分档案材料形式不符合规定。如一些干部履历表缺少照片、本人签名、人事部门公章、填表日期等其中一项或多项信息；有些考核材料缺少本人签名，有的没有组织部门公章，有些奖励材料复印件没有加盖组织人事部门公章。这些情况造成人事档案缺少应有的真实性和严肃性，严重影响了人事档案工作质量，给组织人事部门提拔干部、评聘职称、晋升工资、计算工龄、核准退休时间等都制造了不小麻烦。辽宁金融职业学院在2015年人事档案资格审查时，集中清理了学校在岗在编人员的人事档案，发现有大量的人事档案材料存在内容不准确、形式不规范的现象。主要原因是辽宁金融职业学院在2002年由行业办学转制成为由辽宁省教育厅主管的大专院校，转制之后一直没有配备专职的人事档案管理人员，直到2011年通过公开招聘聘任一名档案专业的硕士研究生专门从事人事档案管理工作，这才改变了人事档案管理混乱的局面。另外一方面，辽宁金融职业学院人事档案来源广泛。教职工主要来源为大学生毕业分配、机关分流、企事业单位调入、退伍安置、公开招聘等渠道，不同来源渠道的人事档案质量参差不齐，在原单位就存在内容不准确、形式不规范的情况，需要进行重新审核和整改。

三、高职院校人事档案收集工作问题的对策

1.加大档案宣传力度，提高教工档案意识高职院校教职工对档案普遍不够了解和重视，针对这种情况，档案部门应该加强宣传，让教职工了解档案工作、认可档案工作、支持档案工作。应该摒弃以往形式单一的、互动性差的宣传方式，采取一些喜闻乐见的宣传，如举办档案知识讲座或培训，在校园网上开辟档案宣传专栏，宣传《中华人民共和国档案法》《干部人事档案材料收集归档规定》等人事档案管理相关的法律法规精神，列举档案利用效果典型事例，让教职工了解党和国家关于人事档案管理的法律法规和政策规定，认识到它是一个与每个人切身利益密切相关的大事，从而提高教职工的档案意识。

2.建立人事档案收集体系，畅通收集渠道高职院校人事档案形成的部门众多，涉及的范围较广，有学校各行政部门、各院系等，要建立以人事档案管理部门为主、其他相关部门和院系为辅的档案收集体系，各司其职，各负其责，通力配合，共同做好人事档案的收集工作。形成人事档案的部门要建立上交制度，将本部门属于人事材料归档范围的材料，积极主动上交至人事档案管理部门；建立一支人事档案信息员队伍，加强队伍的培训，并充分发挥信息员的作用，畅通人事档案收集渠道，并根据人事档案材料形成的规律和特点，采取平时收集与集中收集、定期收集与不定期收集、跟踪收集与补充收集相结合的办法，将反映干部个人德、能、勤、绩的材料全面、准确、及时地归入干部人事档案。同时人事档案管理部门要与各人事档案材料形成部门建立日常联系机制，按要求定期收集档案资料，并检查核对，如发现缺失，要及时追补，以确保高职院校人事档案材料及时收集归档。

3.从源头抓起，把好人事档案材料“入口关”对收集归档的材料，要从源头抓起，以实事求是为根本原则做好甄别和鉴定工作。干部人事档案真实地记录了每名干部的成长历程，是组织人事部门选人用人的依据，所以档案管理人员要有高度的责任心和事业心，依据国家档案管理文件的相关规定和要求，仔细甄别，严格鉴定，把好入口关，将那些经过审查的、手续齐全的、内容真实的、填写符合规定的、符合政策的人事档案材料及时归档。特别是要对档案材料中的年龄、学历、职务、履历等重要信息进行仔细甄别，一旦出现前后不一的现象要认真审核，核实后要如实重新填写，对于那些不真实的材料必须退回或清除，防止伪造、假冒的归档材料混入到人事档案中，从源头上杜绝人事档案失真问题的发生，保障人事档案的真实性。要严格规范档案材料填写的格式，材料要手续齐全、头尾清楚、信息齐全、单份材料不掉页，系列材料不少份，确保人事档案材料内容准确、形式规范。

4.充实人事档案材料内容，建立人才信息资源储备库要不断地充实人事档案材料内容，建立学校人才信息资源的储备库，为组织选人用人提供依据，为学校的发展服务。收集的重点将不再像从前那样侧重于收集反映教职工个人社会履历、学历学位、思想表现等方面的内容，而是要注重收集记录和反映教职工工作能力和兴趣爱好的各类材料。注重收集能够反映教职工教育教学水平和科研能力的科研成果和业绩方面的内容，如将各类创造发明、鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录，有突出贡献的优秀专家、国家科技奖等形成的表彰材料等充实到人事档案中，使高职院校人事档案成为学校人才信息资源完整的储备库，为高职院校选人、用人提供全面参考和重要依据。高职院校人事档案材料的收集是一项常规工作，也是一项复杂、细致的工作。要通过提高教职工的档案意识，建立人事档案收集体系，把好材料“入口关”，充实人事档案的材料内容等一系列有效措施，做好人事档案收集工作，确保人事档案材料的真实性、完整性和有效性，为人事档案管理工作的其他业务环节打下良好基础，从而更好地服务于学校和教职工个人。

参考文献：

〔1〕李媛.高校人事档案收集的重要性、方法及要求〔J〕.黑龙江档案，2016，（6）：49-50.

〔2〕冯惠玲，张辑哲.档案学概论〔M〕（第二版）.北京：中国人民大学出版社，2013.

〔3〕何宗哲.试论高校人事档案材料的有效收集〔J〕.企业科技与发展，2018，（12）：176-177.

〔4〕任琰.试谈人事档案材料的收集与整理〔J〕.理论研究，2016，（2）：166.

教职工个人档案篇(2)

档案学专业高等教育与职业教育同属档案教育范畴，二者在宏观管理上必定有共性特征，但由于教育起点及教育专指度方向存在着一定的差异，导致二者在受教客体、授教主体、培养单位、培养层次、课程设置、评审考核等方面存在着独特的个性。

（一）受教客体不同

档案学专业教育受教客体指的是接受档案教育的人。档案高等教育的受教客体是指已通过高级中学课程考试并报考或以调剂的方式接受高等学校档案学专业教育的学生。学生以在校学习为主，通过三年到四年的理论知识学习，毕业后有选择性的从事档案学专业相关工作或其他专业工作，是不具确定性的档案学专业人才。档案职业教育的受教客体大多为在职档案工作者，目的为了进一步加深理论层面的修养，学习掌握新技术，掌握与本岗位相关知识。另外，普通公民也有接受档案教育的权利，通过对档案及档案工作的了解，切身感悟档案所带来的社会效益与经济效益，一方面培养公民的档案利用意识，普及档案基础知识，另一方面，拉近档案与公民的距离，发挥档案的潜在价值。

（二）授教主体不同

档案高等教育依托高等学校，一个专业的设置首先要配备的便是理论知识过硬、专业技能熟练的专职教师，也就是说，档案学专业高等教育的授教主体是高校专职教师。从档案学专业相关期刊的发文便可看出，高校专业教师是档案学专业的学术领头队伍，高校也会定期聘请其他学校有影响力的教师或实践工作领域技术带头人，为档案学专业学生举办学术讲座。相比高等学校固定且权威的教授主体，档案职业教育的教授主体则展现出其多元化的一面，个别职业培训学校可能会有为数不多的专职档案教师，大多数培训机构是采取外聘权威档案学专业或相关领域专业学者的形式开展教育工作，涉及岗位责任教育时，有时也会由行政管理人员进行强化指导及培训教育工作。

（三）培养单位不同

档案高等教育的培养主体是普通高等学校。普通高等学校是经国家教育部按国家规定的高等学校设置标准，并通过严格审批程序批准的，以统一考试的形式招收学生的教育机构。档案学专业学生在学校里能够进行全面系统的学习，学校丰富的学习资源以及课外历练活动，不仅可以提高学生的专业理论知识，同时能够扩大视野，吸收多元档案文化，通过实习、调研等活动增强实践能力。高等学校长期以来，都是档案学专业人才输出的龙头，是我国档案教育体系的核心。档案职业教育培养单位以各级各类档案机构为主，针对其岗位需求以及对新技术、新政策接收的渴望，有针对性地开展教育培训工作。档案机构有责任不断更新、吸纳多元的档案领域知识与技能，培养档案工作者的工作素养，提高档案工作者对岗位工作的认知与认可，激发档案工作者的潜能，更好地为档案事业建设服务。

（四）培养层次不同

档案学专业高等教育分为本科生教育、硕士研究生教育及博士研究生教育三个培养层次。本科生教育以理论知识与技能操作为主，通常以教师讲授的形式进行知识传授，其毕业后的就业方向多为企事业单位。研究生教育以培养学生自主学习能力为主，加大学生对理论知识的研究，这部分学生毕业后从事档案工作的可能性极高，也是档案学理论研究与发展的接班人。档案职业教育针对不同的培养对象组织进行不同的课程培训，笼统地讲，初级教育是对非档案学专业毕业生从事档案工作进行的知识普及，中级教育是对受教育者岗位技能及职责的教育培训，而高级教育是对特殊岗位操作技能的理论与实践讲解，如数据库的建立与维护，高级管理人员课程培训等。

（五）课程体系设置不同

档案学专业高等教育与职业教育的培养重点略有区别，决定了二者在课程体系设计上有所差异。档案学专业高等教育是以档案学专业基础理论知识、信息资源基础知识、管理学科基础知识、实践技能知识为主要课程，实习、实地调研课程为辅。其中必修课以专业核心课程为主，管理学、信息管理学等大类课程则以选修课的形式出现，理论课程占档案学专业高等教育的大部分，实践动手及上机操作课程居于次席。相对于高等教育课程体系设置的完整性与系统性，档案职业教育更具专指性和针对性，其培养重点在于岗位工作的培训与指导，通过学习增强岗位责任意识与实践指导能力，因此在课程设置上以实践课程为主，理论课程为辅。特别是在档案信息化建设加快的进程中，数字化建设是目前职业教育的重点课程。

（六）评审考核方式不同

目前，大多数高等学校以学分制为学生在校期间课程学习的考核方式，对于学分修满且各科合格通过的学生正式予以毕业并授予学位，考试方式仍然以学期末考试为主要形式，实习报告及毕业学位论文是检验学生综合能力的主要途径，其评审主体为高校专业教师及高校管理人员。档案职业教育的评审考核则采取职业资格认证制度，评审主体是权威的职业资格认证机构，“以法规体系的形式保障档案职业资格认证制度的实施，确立不同等级、不同级别的档案职业资格认证制度，并确定申请档案职业资格认证考试的入门标准”。［2］

二、异中求同

从微观教育特色来看，档案学专业高等教育与职业教育在上述六个方面有着不同程度的差异，从宏观角度讲，档案学专业高等教育与职业教育必须符合国家教育理念，与国家宏观教育政策保持一致，换言之，二者具有相同的教育理念、一致的培养目标及类似的教学手段。

（一）教育理念相同

无论是档案高等教育还是职业教育都必须遵照国家有关教育法律法规，以人的全面发展为宗旨开展教学工作，培养具备独立完成各项工作的管理岗位、科研岗位、技术岗位相关人才。前者是对档案学专业学生理论知识的普及，讲授范围大而全，后者是针对岗位工作的细致培训，讲授范围小而精，虽然二者的教学分工不同，但是不能将档案职业教育简单地视为档案高等教育的继续或补充，二者是档案学专业教育系统的不同部分，承担着上述不同的责任与义务。总体来讲，二者的教学理念均以马列主义人的全面发展为基本原则，按照教育部的指示培养档案事业的高级技术人才与管理人才，为培养档案事业的建设者和接班人而努力。

（二）培养目标一致

档案学专业高等教育与职业教育归根结底都是对人的培养，更为确切地说都是对档案学专业人才的培养，为社会提供理论知识与实践技能兼备、适应时代变革、拥有创新创造精神的人才队伍，是档案教育的最终目的。档案学专业高等教育承担着教育规范档案学专业学生的任务，为这股潜在的档案工作队伍开辟路径，培养学生对档案工作的热情，使其毕业后自愿加入档案工作者的队伍，为档案事业而努力奋斗。档案职业教育能够满足档案工作者终身学习的愿望，档案一直被视为统治阶级的工具，是史学研究者的智囊，远离公众视野，档案工作也被挂上神秘的面纱，档案工作若想彻底摆脱被人遗忘的阴霾，则必须顺应社会潮流，与时俱进，实现档案事业的可持续发展。为此，档案工作者适时地接受新政策、新理论、新技术就显得尤为重要。人是社会的存在，档案工作者的活动是档案事业发展的动力，档案高等教育与职业教育的培养目标便是最大程度的开发档案工作的人力资源，并将其培养成一支复合型、创新型的人才队伍，在国际形势严峻、经济结构变化多端的复杂社会背景下，树立为党和国家档案事业奉献的高尚品德，进而全面提升档案工作者的职业素养。

（三）教学手段类似

传统的教育模式下，以教师讲课的方式为主要教学手段，无论是高等教育学府还是职业教育机构大多采用教与学的模式。不同的是高等教育下的学生拥有与教师更多的沟通机会，及时发现问题解决问题，与教师形成良好的互动，有助于理解、消化所学的理论知识，然而由于职业教育的教师随讲随走，很多在职者原本对理论知识就摸不到头脑，讲座过后可能更是一头雾水，只能在实践中摸索着前进。实践教学则相反，受高等教育的学生在校只能进行简单的实验操作，且集中于档案数字化的上机操作，即便是在学校安排的实习阶段也是对档案库房管理等工作进行大致摸底，而档案工作者却能够将所学的新技术及时的在岗位工作中得到演练，除档案数字化工作外，档案整理、修复、保护等技术性工作得到加强。由于互联网的迅速蔓延，档案教育工作逐步实现网络化教学，一方面，档案学专业学生与档案工作者可以通过网络教学模式获得最前沿的精品课程，了解国内外档案工作动态，并且有选择性的接收感兴趣方向或本职岗位工作相关的知识与技能。另一方面，学生也可以通过浏览各级各类档案机构网站获取档案实践工作中应注意的事项及管理规范等，二者实现良好的沟通，可以促进档案教育事业的发展。

三、协同机理

我国档案教育结构体系是一个多层次的复杂集合体，随着档案事业的发展，高等教育依然是档案学专业人才输出最重要的渠道，包括档案技术人员、管理人员、行政人员、研究人员等。另外，档案在职教育是档案工作者终身学习理念实现的平台，二者的协同共建是档案教育体系内在发展的需要，也是档案事业与时俱进的需求。此外，社会、经济、人等因素也为二者的协同共建起到了推波助澜的作用。

（一）档案学专业教育的内在需要

从上图可以看出，档案学专业教育系统包括档案高等教育、档案职业教育及其他档案社会教育，每个子系统并非完全独立，而是相互促进、相互影响、彼此协同的。档案学专业教育系统不断更新与完善，是促进每个子系统更加紧密合作的内在因素，也可以说是档案教育事业发展的主要矛盾。具体到档案高等教育与职业教育而言，二者之间的界限随之减小，出现了档案高等教育职业化倾向与档案职业教育学术化倾向。档案职业教育的学术化倾向是指，在大学资深教师及学术讲堂的吸引下，一些职业教育培训机构或各级各类档案机构，努力完善教育课程，加强与高等院校的合作，逐渐完善职业教育的学术化倾向。诸如各级档案机构创办的档案学会，邀请高校知名教师做会员，聘请高校教师做讲座等。“档案高等教育的职业化倾向是指，为增强学习者的就业能力和职业适应性，传统的学术性高等教育项目被重新设计或进行改革，以满足工作世界的需求。”［3］不可否认，高等院校的理论课程比例远远高于实践课程，这种情况下的高等教育无法输出复合型人才，加大就业能力和职业适应性的课程至关重要。

（二）档案事业发展的动力需求

档案教育的目的是要解决档案事业可持续发展与档案学专业人才供给不足之间的矛盾，从全国范围来看，档案实践工作者中非档案学专业毕业生为数众多，导致这一现象的原因有历史遗留的问题，也有人为原因。首先，新中国建设初期，档案教育系统并不完善，社会档案意识偏低，档案学专业人才屈指可数，很多行政岗位工作者兼管档案工作。其次，档案长期不被人重视，甚至被认为是政府机关的仓库，管理档案无需过多专业知识，致使很多未接受档案学专业教育人员进入档案机构工作。随着时间的推移，档案开放度的提高，特别是当档案机构成为政府信息公开的合法场所之际，公众对档案的认识逐渐提高，当公众懂得用档案保护自己合法权益而进行查档利用工作时，也就意味着档案工作不再深居政府大院，全方位的满足全体公民利用需求也必将成为档案工作不可逃避的任务。因此，加强档案学专业知识的学习也就成为档案工作者提高职业素养的渠道，档案学专业教育方向从单一转为多元、教育层次已提高到博士层面，同时进行档案教育的内部整合，培养理论知识与实践能力优胜的专业人才，才能为档案事业的发展提供源源不断的人力资源。

（三）社会发展、科技进步及人全面发展需求的外在推动

教职工个人档案篇(3)

关键词：高职院校；师资业务；档案管理

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）39-0023-02

师资业务档案体现了教师在教学实践、学术研究、专业进修等一系列活动中的综合业绩，对于教师的考核、职务聘任、工资晋升、工作调动、奖惩等具有重要的参考价值，它产生于教师的业务活动，反过来又对教师的业务活动起到了反馈和促进的作用。

一、加强高职院校师资业务档案管理势在必行

高职院校是实施高等职业教育的普通高校，其定位是培养出一批具有大学知识，而又有一定专业技术和技能的人才，其知识的讲授是以能用为度，实用为本。在高职院校中，教师是教学的主体，教学质量的高低取决于教师的能力。在高职院校中加强师资业务档案管理，能够有效地反映教师能力，记录教师的特点，展示教师的专业技术水平，促进教师专业技能的提升，为高职院校教师队伍的建设发展、为教学水平评估提供翔实的资料。

二、高职院校师资业务档案的对象

1.校内专任教师、兼课教师。他们是高职院校教师的主体，他们的学习、工作和生活情况要通过师资业务档案进行记录，他们是师资业务档案收集的主要对象。

2.校外兼职教师、兼课教师。他们受聘给学生上课，指导、参与学校的专业建设、课程建设和实训基地建设等工作，他们在人才培养、专业建设等方面起到了不可替代的重要作用，为他们建立师资业务档案，有利于对他们的工作进行系统评价，有利于学校师资结构的提升与评价。

3.学校的客座教授、教学顾问、指导专家。他们是校外专家学者或政府部门人员，他们为学校的人才培养、科学研究和社会服务起到重要作用。

三、高职院校师资业务档案的主要内容

在2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》中指出，师资业务档案要包括“教学过程的记录”、“科研过程的记录”、“进修培训过程的记录”。高职学校师资业务档案如果要全面反映教师的业务水平，为学院工作提供服务，应该包括以下几个方面内容。

1.教师的基本信息。教师的信息诸如姓名、性别、年龄、籍贯、出生年月、政治面貌、毕业院校、所学专业、职务职称、任职年限、学历学位、工龄、特长、成绩奖项等，这些内容构成了师资业务档案的基本信息。

2.教师的专业技术职务。学院职称管理的相关制度、专业技术职务评审的要求、聘任的相关条例；学院每年通过专业技术职称评审人员的信息、聘任的相关文件、职称评审推荐的原始记录；学院教师系列职称结构分布图、各学科专业技术岗位情况的统计。

3.教学与科研档案。教学档案：教师每学期的讲授课程，讲授的学时数，专业课、公开课、实验课、讲座等课程的授课数量，优秀教案、教学质量评价结果。科研档案：教师的科研成果、著述，在核心期刊、国家期刊、省级期刊以及各类学术会议上交流的学术研究、论文见解，与他人共同著述的作品和科研、教研成果鉴定书。

4.教师评价与进修考察档案。教学评价：教师本人的教学计划书、计划表，教学记录，教学心得，学校观摩记录，同行专家的听课评价与学生的教学评价。进修考察：参加继续教育情况、国内外专业进修情况；参加企业、社会实践情况；担任班主任工作情况；指导新教师情况。

5.奖惩考核档案。教师的荣誉与奖惩的记录，教师参加专业技能比赛获奖，指导学生参加专业技能大赛的成绩；教师的年度考核、业务培训考核等相关资料。

四、高职院校师资业务档案管理现状及对策

高等职业院校在师资业务档案管理方面，普遍存在重视度不够、制度不健全、管理手段落后、管理人员不专业等问题，师资业务档案给学校的工作难以提供有效的服务。

1.档案管理重视度不够。师资业务档案是学校加强师资队伍建设，考评教师教学能力和学术水平的重要内容，也是教师晋升职称、年度考核、评优选先的重要依据，同时也是衡量一所高校教学质量和学术水平的重要标尺。但目前对师资业务档案管理普遍重视度不够，学校领导在考核一个教师的时候，只凭主观判断，不能很好地利用档案资料全面地评价教师的才德；教职工缺乏师资业务档案管理的意识，不能主动做好自己档案的收集、总结和上交工作，片面地认为做好档案工作是管理人员的事情，与自身无关，甚至不愿意把自己的档案交给管理部门，造成了师资业务档案管理工作的被动性。加强师资业务档案管理，学校领导要广泛重视，充分发挥师资业务档案在教职工的考评、考核中的作用，增强教职工的档案意识。人人关心、重视这项工作，高职院校师资业务档案的管理才能提高。

2.档案管理体制不健全。目前多数高职院校档案管理职责不明，未建立专门的档案部门统一管理。比如：个人档案有组织部门管理，教学档案由教务部门管理，科研档案由科研部门管理，培养进修档案由师资部门管理。这就造成了教师业务档案管理零散，如果要查找、提取档案需要到不同的部门，影响工作效率，给使用造成麻烦。加强师资业务档案管理，要形成科学的管理制度，建立专门的档案管理部门统一管理，做到及时收录，积极整理，严格管理。

3.档案管理手段落后。师资业务档案信息内容全面，覆盖范围广，科研和学术水平高，而目前大部分高职院校，因人力、物力、财力受限，师资业务档案的管理手段仍然采用手工或半手工方式管理，使师资业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等技术严重滞后，从而影响到师资业务档案的归档和利用。加强师资业务档案管理，要更新管理理念，利用现代化管理手段科学统筹，构建师资业务档案信息数据库，建立系统、高效、快速的现代化管理模式来实现师资业务档案管理的系统化、信息化，充分发挥师资业务档案管理在高校管理中的积极作用。

4.档案管理人员受限。高职院校因为人员编制等原因，师资业务档案工作大部分是兼职完成，并且多数是非档案专业人员。师资业务档案管理有很强的专业性，对教师提供的材料，要有很强的辨别能力，要具备过硬的专业知识和责任心。在管理中，还要能够做到主动发现资料，进行催交，保证师资业务档案的完整性和可靠性。

教师师资业务档案客观地记载着教师的教学活动、科研成果、专业技能的水平，综合公正地反映教师的业务水平和工作能力。师资业务档案不仅代表着教师的水平，它反映的是整个学校的教学质量和管理水平，展示的是全校教师的学术水平。因此，加强高职院校师资业务档案管理是一件有重要意义而又艰苦细致的工作，要严谨对待。

参考文献：

[1]郭素萍.高校教师业务档案管理工作存在的问题与对策研究[J].考试周刊，2008，（45）.

[2]段悦.建立和利用高职院校教师业务档案的思考[J].北京电力高等专科学校学报，2011，（19）.

教职工个人档案篇(4)

(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到，数字化管理不同于传统的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变，要制定相关数字化管理的制度和政策，提高全体教职员工的数字化意识，这样才能保证数字化管理的有效实施。

(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识，从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。

二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件

加大经费投入，搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从以下几个方面入手:

(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。

(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要有一个科学合理的信息服务系统。

(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。［1］

三、推进教学档案管理的机制创新

推进教学档案数字化管理，不仅是理念和技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。

(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案管理提供条件。

(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决策部门，及时发现并解决其中的问题。

(三)以人为本，建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高职院校各项工作提供服务。［2］

四、提升教学档案管理人员的基本素质

目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟待提升。一般来说，数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来，主要有如下几个方面的要求:

(一)具有一定的计算机操作能力。［3］现代科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化管理就难以实施。

(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息

资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。

(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产品的功能。

(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断总结经验，并进行理论提升。

五、创设教学档案快速服务和高效使用平台

档案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广大教职员工。

(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站，只要在网站上设置一个档案查询专栏，教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息，既不需要专程去档案室查询，也不需要翻阅大量的档案材料，只需在网上搜索相关主题，就能看到与此相关的信息，真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接，大量节省了人力、物力和财力。

教职工个人档案篇(5)

关键词：高职院校 人事档案 现状 创新

中图分类号：F240 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）10-233-02

近年来，高职教育蓬勃发展，内部人事档案管理工作也需要进一步提高，以更好的记录教职工工作业绩，为学校教育事业发展服务。

一、高职院校人事档案管理工作存在的问题

（一）人员机构配置不尽合理

当前，绝大部分高职院校人事档案室属于非独立机构，挂靠院校组织人事部门，其职能主要是执行而非决策。比如，忻州职业技术学院目前在职教职工总计540人，包括离退休人员人，所有的人事档案管理工作也全部归属组织人事部门，而组织人事部门仅有14人，而真正管理人事档案的人员仅有2人，人事档案传统意义上的管理也是疲于应对，与科学创新管理的目标相差甚远。随着高职院校管理体制改革的深化，这种管理模式已越来越难以适应人事档案科学管理的要求。

（二）人事档案归档整理滞后

多年来，高职院校人事档案管理不够规范，创新意识比较淡薄，很多教职员工调动调整工作，常常出现新档案不能及时归档，旧档案不能及时更新，查询时有时还出现缺失的现象，很多地方档案日期不一致，部分档案资料还有后来补全的现象。以上这些情况，都给档案管理工作带来了较大的困扰，影响了正常的档案管理工作。同时，还存在着对人事档案管理不严，在档案借阅、转递的过程中发生遗失等现象，给人事档案管理工作造成一定的负面影响。

（三）管理人员业务能力较低

近几年我国高等教育规模不断扩大，高校教职工人数明显增加，人事档案库存量增长，个人材料进档频繁，既增加了档案管理工作量，也增大了归档难度。高职院校的档案管理人员大多都没有经过专业的培训，部分高职院校把档案管理工作人员当作高校富余人员的临时安置点，只能忙于应付日常事务，没有学习的时间，对档案的管理采取以往循规蹈矩的方式，与国内国际的高标准管理模式差距很大，严重制约着人事档案管理水平的提升，不利于人事档案工作的发展。我针对忻州部分规模较大高校档案管理人员计算机应用技能情况做了一项调查，反应情况如下：

（四）人事档案软硬件配置明显不足

目前，高职院校的人事档案管理大多数还是采用单一的传统管理模式，没有统一的干部人事管理软件系统。档案管理仍然采取纸张装订的形式，手工检索，人工管理，工作量大，效率低，准确性差，使得在档案整理的过程中既繁琐又操作困难，这种原始低效的管理条件，对于个人档案的提取十分的困难，无法形成对人事档案资源的开发和合理利用。

大多数高职院校硬件配置也不符合档案管理的基本规范要求，有的档案室就是普通办公室门窗，封闭不严，起不到防盗的作用;有的甚至把档案室安排在办公楼顶层或是地下室，长期存放会导致很多档案的潮湿发霉，不仅影响查阅，更有可能影响高职院校档案的保存。目前各种软硬件配置模式严重制约着档案管理工作的发展，不能紧跟社会发展。

（五）档案管理模式简单粗放

人事档案主要内容包括人事履历材料、组织鉴定、考核情况、学历、学位、培训和专业技术职务情况还有政审、职务任免、入党、入团的材料、奖惩材料、工资调整等，它能充分反映个人经历、德才成绩、工作表现、受奖励、处罚、历史背景及重大事件的经历等等。目前很多高职院校人事档案管理工作还局限在纸质档案的建立和保管层面上，管理仍沿用过去传统守旧的模式，并没有随着科学技术水平的不断提升实现档案管理的创新。对于一些教职工的个人成果或者是科研贡献，不能及时归档，档案无法及时反映教职工的当前状态，更不能体现档案管理的个性化需求，无法保障教职工档案信息的准确性和科学性。

二、高职院校人事档案管理的创新

（一）管理模式的创新

国家档案局《干部档案工作条例》中指出，每管理1000卷档案配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。一些高职院校已认识到人事档案管理工作的地位和作用，在高职院校机构改革中，先后将人事档案从院校人事部门或其他部门分离出来，升格人事档案管理的职能部门，并充实了专职人员，人事档案实现了“职能分离，集中管理”的管理运行模式。这种模式由被动执行变为主动决策，对促进高校人事档案管理变革具有重要意义。组织人事部门也从传统的人事档案管理中解脱出来，专职从事政策法规的研究执行，专业人员的分类管理和培训等。高职院校人事档案工作的主体地位形成之后，就要着眼于学校的发展方向和特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，只有这样，才能实现高职院校人事档案工作的超越。

（二）管理理念的创新

人事档案管理也需要解放思想，更新观念，彻底改变传统保守的人事档案管理理念和重管轻用的思想，树立现代化管理意识。一要树立“以人为本，服务至上”的工作理念，对人事档案室管理水平的评价不仅要看场所、设备，更要通过对人事档案管理水平的评价来确定。更直观地说，主要应看档案室对资源的开发利用程度和服务效果，工作重心要从对档案室设备、档案资料的管理转向对教职工服务。档案管理人员要面向教职工，走向教职工，想教职工之所想，急教职工有之所急，实现“人”与“档”的有机融合。二要努力营造互动共赢的工作氛围。学院主要领导要提高认识，高度重视，就可以为人事档案管理工作输送优秀的管理人才资金保障，否则，创新人事档案管理就无从谈起，难以真正实施。其次，要强化校内宣传，取得学院各方面的理解和支持。

（三）管理人才的创新

档案管理人员的综合素质和业务水平，直接决定了人事档案管理创新的结果和效果。要树立人力资源是第一资源的思想，针对档案专业人员成长和工作特点，着力加强高职院校人力资源管理创新，努力营造一种尊重个性、鼓励创新的良好环境。一是全员聘任竞争上岗，在全院范围内选拔政治强、业务精、作风正、工作实的专业人员，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动各类工作人员的积极性。也可以通过招聘有档案管理专业的本科院校毕业生充实到档案管理工作中，总体提升人事档案管理水平。二是加强在职培训与继续教育，完善档案干部终身教育体系，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，定期输送档案管理人员到高校档案管理专业培训学习，或参加国家和省织织的各类档案管理培训活动，提高档案培训质量，保证专业知识的不断更新和充实，防止档案管理人员知识老化，着力提升现职档案人员的文化和专业程度，增强档案人员运用专业理论解决实际问题的能力。同时，鼓励档案人员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如计算机课程培训，归档文件整理等，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。三要吸纳勤工助学学生作为兼职人事档案管理人员进入档案管理队伍，挖掘学生的潜能，使得他们了解相关的知识和工作职责，不仅能在生活上对学生给予帮助，也为他们铺设了锻炼自我的平台。

（四）管理内容的创新

人事档案内容虽然是按照国家和党的政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的、记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现及业绩成果等内容的原始材料收集与规范化管理，是人事档案工作的基础，没有收集就不会有完整的人事档案和健全人事档案材料，只有通过规范化收集和管理，才能把分散在部门或个人中的材料集中统一管理归档，才能保证人事档案材料完整、准确。一要畅通人事档案材料源的沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料，对于不符合规范要求的资料，要及时通知形成档案资料的部门，补送资料或补办手续。二要创新规范化管理理念，建立健全人事档案工作法规体系，建立人事档案管理细则和标准，规范归档机制、健全归档范围、归档时间和归档要求，通过制定相关制度，完善人事档案的管理。

（五）管理手段的创新

信息化技术的高速发展，不断影响着各个领域。人事档案管理为了适应发展形势，必须进行全方位、多层次信息管理系统提升改造，把先进的技术和手段应用到档案管理中，达到提高效率的目的，实现档案管理现代化，是各类高职院校管理手段创新的基本要求。一要加快高职院校人事档案信息化建设步伐，以信息化推动档案利用服务模式的创新，通过档案资源的有效整合和档案的数字化、利用的网络化，积极推进网上查询查阅利用方式的普及，打破传统服务方式在时间与空间上的局限，构建高效、快捷、便利的利用体系，通过信息化提升档案公共服务的水平和质量。二要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出人事档案管理方面的要求和建设。认真研究解决人事档案现代化管理与学院办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把人事档案工作重点与学院中心工作结合起来，为教学、训练、科研等服务，使高职院校人事档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

三、结语

全面加强高等职业院校人事档案管理的建设，以创新的思路促进管理的规范化、科学化，使传统档案管理向创新管理者转化。只有这样，才能推动人事档案管理向更好的方向发展。

参考文献：

[1] 张燕.做好高职院校干部人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息，2008（26）

[2] 刘畅.浅谈高职院校干部人事档案的管理[J].科技向导，2012（8）

[3] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）

[4] 王敬.高职院校档案管理创新与实践.中国新技术新产品，2009（11）

[5] 黄柳飞.论高等职业院校人事档案管理创新体系建设.黑龙江史志，2013（7）

教职工个人档案篇(6)

关键词：任务驱动 工作过程 物业档案管理 学习领域

1 概述

《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。

2 任务驱动的目标性教学

任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。

3 基于工作过程的教学分析

①工作过程与职业教育。基于工作过程的职业教育，在教学设计上建构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。②职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析。物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。③基于工作过程的教学环节。物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。

4 学习情境设计

2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源、……等等。

4.1 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。基于完整的工作过程来设计学习情境。任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。

4.2 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计档案的工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境①文件管理；学习情境②档案收集；学习情境③档案鉴定；学习情境④档案整理；学习情境⑤编目与著录；学习情境⑥档案保管；学习情境⑦档案编研；学习情境⑧提供利用；学习情境⑨统计分析；学习情境⑩现代化管理。

4.3 学习情境具体设计。每个学习情境由完成一个以上的学习任务来实现，在学习任务的具体设计上，也是按照工作过程来排序的，通过理论实践一体化教学模式，学生边学边做，在完成任务的过程中学习与理解专业知识，获取档案管理的能力，才能适合高职培养技能型人才的需要。学习情境，是对物业档案管理学习领域的具体化，它是小型的主题学习单元。每个学习情境，都是个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。在学习情境的具体设计中，主要结构有：具体任务，就是要完成的学习型工作任务；工作流程，完成任务的工作步骤；工作方法，引导学生自主学习，主动工作；与其他任务的关系，各个工作任务与过程间的无缝对接；培养的知识、能力与职业素养，教学要达到的目标；成果形式，即实施行动完成任务的结果；评价方法，即对每个任务结果的考核评估办法。学习情境的具体设计以学习情境①文件管理、学习情境②档案收集为例，见表2。

5 教学要素分析

除了上文提到的学习型工作任务、教学过程外，任务驱动基于工作过程的物业档案管理学习领域学习情境构成要素还包括：教学内容、教学资源、考核评价。

①教学内容。高职教育，不能是本科内容的压缩和模仿。高职院校物业档案管理教学内容的深度和广度要结合实际，要根据高职院校学生特点、教学资源情况以及课时等因素，确定教材和教学内容。将教学的重点放在档案管理过程、方法与专业知识的运用上，而不是对档案管理理论知识的研究，高职培养的是技能型人才而不是研究型人才。有了这样的理念，才能突出高职的特点，才能使教学内容具有针对性和实用性。②教学资源。教材和参考文献、教案和讲义、引导文案、多媒体课件、视频、网络信息资源、教学软件、多媒体教室，档案馆、物业管理公司等实习基地的多元化立体教学资源。③考核评价。通过考核，检验学习效果，通过评价，及时发现问题，解决问题。对高职物业档案管理课程的考核，要改变传统以一张考卷笔试的一次性考核模式，将整个教学过程作为学生学习成绩的考核过程，让学习过程考核与终结考试相结合，从知识掌握程度、实际操作技能、完成任务的质量、专业能力、工作能力、学习能力、行动能力、创新能力、职业素养、综合素质等多方面对学生进行考核和评价，评价的方式除传统的笔试外，可以多样化，如表2中的自评、互评、口试、教师综合考评。

考核评价体系由三部分组成：任务完成情况的评价与考核、学生平时成绩、期末笔试成绩。以此，达到笔试考核和操作考核相结合、知识能力考核和素质考核相结合、课程评价和常规考核相结合，全面考核学生的专业知识、工作技能、职业态度等综合素质。

参考文献：

[1]王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究[J].图书情报工作，2009（23）：91-94.

[2]王雅南.任务驱动工作过程导向的高职信息检索学习情境设计[J].图书馆学研究，2011（6）：16-19.

教职工个人档案篇(7)

【关键词】档案意识 培养 档案工作效益

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674－4810（2012）07－0023－03

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案作为一种社会财富，一种重要的信息资源，近年来随着档案部门管理水平和宣传力度的不断加强，正日益为广大民众所认知，并在社会传播过程中受到越来越多的关注和使用。大众对档案的认知水平有所提高，但对档案价值的认识和利用还远远不够，据调查，当需要探究某个未知对象时，83.6%的人选择使用网络，67.7%的人会选择去图书馆或资料室，而只有14.2%的人会想到或可能会去档案馆。除了对象属性、使用效率等客观因素的影响外，档案作为一种有原始记录特性的资源，其利用率显然大大低于前两者，与档案本身巨大的历史和参考价值相比明显不成比例。这虽然与档案工作的硬件建设有关，但更与大众的档案意识直接关联。

一 档案意识淡薄是高职院校当前普遍存在的问题

档案意识是人们对档案及档案管理工作在社会各个领域实践活动中所处的地位、所起的作用、所具有的性质的一种认识，这种认识的正确与否和强弱程度，直接关系着档案效益的发挥。社会上各行各业、担负着不同工作的人们，对档案和档案工作的认识水平，共同构成了社会的档案意识，它反映着整个社会对档案和档案工作的认识和态度，表现出社会对档案和档案工作的重视程度，也是反映社会文明程度的一个重要方面。从上述的调查数据中可见，当前社会的档案意识尚未普及，如何提高人们对档案和档案工作的认识水平仍然是我们增强档案社会职能、提升档案工作效益的关键环节。笔者通过对高职院校档案工作的了解和研究发现，高职院校师生也不同程度地存在档案意识淡薄、档案管理工作质量不高的现象，而且档案意识淡薄是我国高职院校当前普遍存在的问题，在一定程度上制约着高职院校的整体发展，需要进一步从教育发展、人才培养的高度去看待档案意识的培养问题，并采取切实措施，为增强档案意识、提高档案工作效益做出积极努力。

二 当前高职院校档案意识淡薄的主要表现和原因

作为社会档案意识反映的一个缩影，高职院校档案意识淡薄有其历史原因和现实的客观原因，主要表现在以下方面：

第一，历史的原因造成了许多档案馆（室）工作与公众的距离，让人们有一种敬而远之的心理，不关心档案的作用和价值，也不会产生利用档案的念头。各院校“养在深闺人未识”的档案馆（室），俨然是一个保密机关，较为封闭，档案和档案工作被蒙上了一层神秘的面纱，因此不少人根本不知道档案到底为何物。在高职院校，一般职工觉得档案馆（室）是保密重地，与自己没有关系，除非因工作需要必须查阅存档的文件，否则不会轻易地踏进档案部门的大门；学生更认为学校档案工作与己无关。这种状况，正是直接导致学校师生的档案意识淡薄的主因。

第二，学校各级领导对档案工作重视不够。档案工作是高职院校一项政策性、业务性都很强的重要工作，由于受传统观念、工作方法和思维习惯等主客观因素的影响，不少高职院校领导并没有从根本上认识到档案工作的重要性，在潜意识中存在重建设、轻档案的思想。如在档案工作人员的配备上，许多高职院校的绝大多数档案管理人员没有按档案工作要求去配备；不少院校没有落实必要的档案专用经费，不太重视档案的保管条件，不能实现“两室”“三室”分开；院校领导对档案工作疏于过问，不把档案工作纳入议事日程等。领导对档案工作的认知观念无形中影响着干部职工对档案工作的态度；同时，领导忽视往往给档案部门带来人员缺少、经费不足、设备陈旧的尴尬局面，在很大程度上制约了高职院校档案工作的有效发展和师生对档案工作的认识水平。

第三，档案工作人员职业意识不强，对档案的作用和意义认识不足。档案是人类社会活动的原始记录，具有很高的凭证价值，隐藏着许多信息，在政治、军事、经济、科学、技术、文化、教育等方面都可发挥其特有的重要作用。当前，我国有相当一部分高职院校是合并组建院校，档案分散，档案管理人员变动大，加之合并重建档案的难度大，部分档案工作者对档案工作的重要性认识不到位，导致很多高职院校档案工作效率较低，还主要依靠手工处理，档案人员还存在“坐堂等客”的工作方法，没有从被动的保管员转为主动的服务者，未能从封闭走向开放、主动融入社会，为社会和学校的发展服务。

第四，高职院校许多基层部门没有充分认识到档案管理工作在整个教学、科研和管理中的重要作用，归档意识不强，不能很好地配合学校档案馆（室）做好档案的归档、管理工作。有的基层部门兼职档案管理人员归档拖拉，对应归档的档案材料不能按时按规定移交。有的工作人员只图自己在工作中使用方便，没有把文件、资料保留存档的习惯，造成了工作中各个环节的文件材料不全，或归档材料不规范、不完整，在很大程度上影响了正常的教学、管理工作秩序，同时也影响了档案材料的真实性。这些问题的发生，归根到底还是因为档案意识不强，档案工作不到位，致使高职院校档案工作无法进行有效的统一管理而产生的。

第五，高职院校大学生档案意识极为缺失，对自身档案内容不了解，对学校和社会的档案管理制度及转档程序知之甚少，甚至还存在大学毕业生“弃档”现象。很多大学生毕业后，不清楚自己在校学习期间所形成的学生档案会在自己毕业后成为干部人事档案或工人档案，不清楚自己的档案会随着自己的毕业离校而发生转递的情况；有些毕业生虽然知道，但对此事不关注。这两种情况都使大学生毕业后没能及时关注自己人事档案的下落。如果学生有档案意识，毕业后能及时了解自己的人事档案的下落，发生档案丢失的情况就会大大减少。

三 大力加强档案意识培养工作，切实提高高职院校档案工作效益

笔者认为解决当前我国高职院校师生档案意识缺失，提高高职院校的档案利用率和档案工作效益，应从以下方面入手：

1．强化高职院校各层次领导的档案意识

“工作好不好，关键看领导”，只有领导充分认识到档案工作对学校教学、管理等工作的重要性，才会将档案管理工作列入议事日程，认真开展档案工作的研究、规划、布置、考核和检查指导，帮助解决学校档案工作中存在的问题和困难，才能对教职工增强档案意识起到积极的推动和影响作用。同时，档案工作者也要抓住有利时机，把党和国家有关档案工作的法规、方针政策和工作要求等多向领导汇报，使领导更加了解和认识档案工作。同时在工作中要勤于向领导请示汇报，善于利用档案工作中正反两方面的经验教训，加强领导对档案工作的感性认识，帮助解决工作中的实际问题。

2．不断提高档案管理人员的业务素质和档案意识，尤其要强化档案服务意识

档案人员的思想政治素质及业务能力充分反映在档案管理的质量和水平上，而且与档案人员的档案意识息息相关，因此，建设一支高素质档案工作人员队伍，是做好档案工作的基础。

第一，注重档案管理人员的培养，不断提高他们对档案工作重要意义的认识，加强工作责任感和事业心。要从政治、工作、学习、生活等方面关心档案管理人员，使他们安心工作，在工作岗位上更好地发挥作用。

第二，帮助档案管理人员在工作中解放思想，不断学习调整知识结构和能力结构，定期组织他们参加有关培训或外出参观学习，更新业务知识和技术水平。

第三，要强化档案服务意识，提高档案的利用效率。档案管理人员必须牢固树立“服务第一”的思想，全心全意为教学、科研、管理等各项工作服务。要深入基层及时了解学校师生对档案信息的需求，开发好档案信息资源，更好地发挥档案工作在学校发展建设中的作用，以自身的工作实效改变人们对档案的消极看法，不断提高人们对档案的重视程度。

第四，要重视和加强兼职档案人员队伍建设。兼职档案队伍对贯彻档案法律法规和落实学校档案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部门不够重视，兼职档案员档案意识薄弱，加之兼职档案管理人员流动性大，工作责任不明确，许多兼职档案人员存在应付思想，导致档案材料收集难、保管难、归档难。因此，对兼职档案人员的教育和培养不容忽视，高职院校应进一步稳定兼职档案人员队伍，强化其责任心，提高业务能力，使兼职档案员能够真正成为高职院校基层档案工作的骨干力量。

3．积极开展多种形式的学习宣传活动

开展档案法规和档案知识的学习、宣传，是增强广大师生档案意识的重要手段，高职院校应对此项工作常抓不懈。要结合实际组织学习和广泛宣传，使学校师生能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案工作的良好氛围。由于长期受档案神秘传统意识的影响，人们对档案材料的开发利用不同程度地存在顾虑，重存、重保、轻用，许多富有价值的档案材料都没有被学校师生有效利用，从而制约了学校档案服务功能的有效发挥。学校在这方面一定要解放思想，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，为广大师生员工服务，为社会各界服务。高职院校可采取多种多样的学习宣传形式，如：通过校报、黑板报、橱窗、书籍、智能办公系统和校园网等，宣传国家档案法规及相关管理制度，让广大师生学习档案基本知识，分清文书、教学、科研档案及人事档案等的区别，学会利用档案的基本方法，充分认识档案资料的价值和作用，增强档案意识，从而更加重视和支持档案工作。

4．建立健全档案管理制度，使档案工作制度化、规范化、科学化

增强档案意识，要有相应的约束机制，其重要的一条就是要用规章制度管人管事，懂规矩，才能明事理而强意识。事实证明，一些部门档案工作规章制度落实不好，工作人员的档案意识就差；反之，制度坚持好，档案基础工作做得好的，工作人员的档案意识也较强。所以，制度是基础，落实是关键。高职院校应根据实际情况，建立科学规范的档案管理制度，在实际工作中做到有法可依，有章可循。同时，档案工作制度的落实也必须敢于“动真格”，把档案管理工作纳入各部门和各级管理人员的岗位责任，作为考核工作职责和管理水平的内容之一，与各个部门、各级管理人员的考核、晋职、奖惩、绩效挂钩。同时，要抓好检查指导，监督和推动档案工作的开展。通过建立制度，抓好落实，使档案工作由抽象到具体，由“幕后”到“台前”，真正融入到教学、科研、管理的各个环节，形成各级领导重视、全体教职工自觉配合的良好局面，使档案工作向制度化、规范化、科学化的方向发展。

5．重视和加强在校大学生的档案意识培养工作

高职院校大学生是一支未来的国家建设的生力军，是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量，是档案知识宣传教育的薄弱环节，但同时也蕴藏着较好的档案意识培养时机。抓好大学生的档案意识培养，对社会档案意识、家庭档案意识提升均有积极的意义。高职院校可从以下几方面着手培养在校生的档案意识：

第一，利用新生入学教育的机会培养学生档案意识，在新生入学教育中增加档案基础知识与档案信息运用技能的内容，特别是与学生有密切关系的内容。如印发有关“学生档案”的资料，让学生了解自己的档案应包括哪些内容，在学习阶段形成的档案哪些会装入学籍档案，今后社会和工作单位会如何利用自己的档案等。还可利用新生填写学籍表、学年鉴定表、团员登记表、入团、入党申请书、志愿书等机会培养学生的档案意识。老师在指导新生填写这些材料时，应因势利导地告知学生作为档案保存的这些材料有什么要求，填写不规范会有什么样的影响等。

第二，加强对大学毕业生档案使用的宣传教育。毕业生就业指导课、就业讲座可加入档案意识培养内容，介绍档案对求职及个人发展的重要作用，说明档案转递的基本程序和要求，教育毕业生重视自己的档案、关注毕业生档案转递去向、利用新的工作单位的档案材料加快适应新工作岗位等档案知识。

第三，在平时的课程学习中教会学生利用档案。例如，在《应用文写作》及选修《档案管理学》教学中，除了让学生掌握基本的档案理论知识外，更重要的是要培养学生的动手能力，学会利用档案。可以拿出一些档案复印件或重份的档案，如公文范本档案，让学生亲手接触档案，使教学更直观，对学生档案意识的培养起到潜移默化的作用。

6．加强高职院校档案管理的信息化建设，提高档案管理工作效益

档案管理人员要不断提升档案信息开发利用能力，提高档案的现代化管理水平，创新档案管理方法，实施档案信息化，充分利用网络信息管理优势，建立健全档案工作网络体系，实现学校档案信息的资源共享和档案利用价值的最大化，充分发挥档案的功能和作用，提高档案服务质量，随时主动为学校的中心工作和建设大局提供优质服务，让师生员工真切感受到档案工作在学校发展建设中的重要作用，深入体会到档案的价值，进而促进广大师生档案意识的提高。

综上所述，高职院校档案工作是一项重要的管理工作，也是对师生进行教育的一项重要内容，只有重视档案意识的培养，加强管理制度的建立健全和检查落实，加强信息化建设，提高档案利用率和服务水平，才能唤起师生的认同和重视，形成各部门、各级管理人员支持配合、师生共同做好档案工作的良好局面，从而切实提高高职院校档案工作的效益。

参考文献

［1］谢宝琴.关注大学生档案意识的培养［J］.兰台世界，2007（6）

［2］尧欣.提高档案的社会关注度［J］.北京档案，2010（9）