档案处理方式精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案处理方式范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

关键词：Silverlight；档案；系统

0、引言

学生档案是在中学、大学学习期间所形成的各种材料的汇总，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。一方面近年来学校办学规模迅速扩张，学生数量急剧增加，有关学生的档案信息的数量也在成几何级数增长。面对如此庞大的海量信息，传统的纸质管理已远远不能满足需求，另外为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，利用计算机信息管理系统对学生的档案信息进行统一管理已经成为一种必然趋势。

随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。

1、Silverlight技术

RIA（Rich Internet Applications）富互联网应用，具有高度互动性、丰富用户体验以及功能强大的客户端。RIA具有的桌面应用程序的特点包括：在消息确认和格式编排方面提供互动用户界面；在无刷新页面之下提供快捷的界面响应时间；提供通用的用户界面特性如拖放式以及在线和离线操作能力。RIA具有通信的特点则包括实时互动的声音和图像。客户机在RIA中的作用不仅是展示页面，它可以在幕后与用户请求异步地进行计算、传送和检索数据、显示集成的用户界面和综合使用声音和图像。Silverlight是一种新的Web 呈现技术，具有RIA的特点，该技术使开发的程序能够在各种平台上运行。该技术支持创建丰富的、具有绚丽视觉效果的交互式体验，并且可以随处实现：无论是在浏览器内、在多个设备上还是在桌面操作系统中[1]。区别于传统网络程序的开发是基于页面的、服务器端数据传递的模式，把网络程序的表现层建立于HTML页面之上，而HTML是适合于文本的，传统的基于页面的系统已经渐渐不能满足网络浏览者的更高的、全方位的体验要求。使用Silverlight进行学生档案管理信息系统的开发，能够实现数据的快速读取、查询，并且实现用户权限的安全访问，实现高效的MIS系统。

2、系统设计与开发

2.1系统开发的必要性

开发学生档案管理信息系统，可以做到对毕业学生档案信息进行安全、规范和高效的管理，为各级用户提供充足的信息和快捷准确的查询手段，让毕业学生可以快速和清楚地查找学生档案的基本信息和档案的处理方式及去向，从而解决因学生档案信息管理而产生的大量繁琐工作，使档案管理工作能够系统化，规范化和自动化。

通过对学校的实际情况和特点进行认真了解分析，通过计算机技术对学生的档案信息进行分析处理，理清并优化学生档案管理工作流程，使学生档案管理工作更加安全、准确、及时、迅捷、高效；从而推动学校数字化校园建设。

2.2 软件环境要求

该系统是基于Web的一个开放式系统，需要在服务器端进行软件环境设置，操作系统为Windows Server 2008；数据库为SQLServer 2008 Express；开发平台为Visual Studio 2010 sp1+Silverlight4.0；开发语言使用C#4.0；

软件客户端需要用户使用IE 6.0及以上版本浏览器、其他兼容浏览器（FireFox等）。

2.3 系统体系结构

本系统包括服务器端应用程序和客户端Silverlight应用程序。表现层（Silverlight+浏览器）通过WCF与服务器端进行数据交互，数据约定公开了服务器应用程序中的实体类结构[3]。WCF技术最基本的通信机制是SOAP（Simple Object Access Protocol 简易对象访问协议），这就保证了系统之间的互操作性，即使是运行不同的上下文中[2]。因此使用WCF可以跨进程、跨机器甚至于跨平台的通信，只要支持标准的Web Service，即可进行通信，减少了开发的难度，是系统兼容性更强。

2.4 数据库设计

本系统数据主要包括了毕业生的基本信息和档案信息，数据库字段主要包括：姓名、学号、性别、专业、所在学院、档案寄送地址、机要号、材料（包括报到证信息和登记表信息）。采用SQLServer2008数据库可以快速、方便的存储和读取，实现和Silverlight平台的无缝集成。

2.5系统主要功能

①系统管理：对系统进行初始化，对用户进行管理；

②数据导入功能：将每年的毕业生信息导入到SQL数据库中；

③毕业学生档案信息查询：学生档案实时状况，档案存放情况，档案去向及处理方式，档案查询；

系统运行界面图如图1所示：

3、结论

Silverlight技术是RIA应用的开发技术之一，具有丰富的媒体元素，能够呈现绚丽的界面、流畅的动画、开发时数据内容分离，以及支持与客户端的多种方式的网络通信能力，能够开发具备丰富表现力和互动要求高的应用程序[4]。西南林业大学学生档案管理信息系统综合利用Silverlight技术的特点，进行对毕业学生档案信息进行安全、规范和高效的管理，为毕业生提供了充足的信息和快捷准确的查询手段，让毕业学生可以快速和清楚地查找学生档案的基本信息和档案的处理方式及去向，从而解决因学生档案信息管理而产生的大量繁琐工作，使档案管理工作能够系统化，规范化和自动化。

参考文献：

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[2]谭淇.基于WCF服务框架与Silverlight的Web应用研究[J].计算机与现代化，2011，（01）.

篇(2)

【摘要】

当今社会是一个信息化技术飞速发展的时代，随着科学技术的不断发展，文件和档案的形式也不只是局限于传统的纸质图书和资料，更多的现代化新型的软格式材料应运而生，同时在档案管理上如果还继续使用针对传统文件和资料的管理方法，势必在对新型电子化资料的管理中受到限制。

【关键词】

档案；现代化；管理

随着信息技术的发展，档案文件的形式越来越多样化和现代化，传统文件的管理方式因其管理对象的性质有着根本上的不同，所以不能适应新型的现代化档案管理要求。因此，为了适应不断更新变化的现代档案形式，只有通过对现有档案管理方法进行分析和改进，结合现代化档案的特点，制定出能够适应新型档案管理的现代管理方法。

1 存在的问题

首先，档案管理在目前社会人员的工作中没有被广泛重视。多数的档案工作仅仅是局限于专业的档案管理部门，而没有将档案管理普遍进行，这对档案管理工作的现代化发展具有很大的制约作用。其次，目前的传统档案管理形式落后，条理性不强，对传统档案的管理仅仅是存在着形式上的管理，并不能真正对档案的管理做到细致、有效，同时管理人员在工作过程中对档案的执行标准不能完全遵守，更导致了传统档案管理的混乱状态。再次，档案管理的相关制度需要完善，目前在档案管理中出现各种问题，很大一部分是由管理制度不科学、要求不细致和完善造成的，如果要彻底改善目前档案管理混乱、无规律、不科学的现状，必须要改进管理制度。最后，档案管理之所以没有受到应有的重视，还是因为对档案的使用频率不高、使用过程不注意保护，造成了档案的缺失和破坏。由于使用频率低因此对档案管理也无法引起相应的重视，长久的管理缺失导致了档案管理工作停滞，档案保管工作更无法保证档案的完整性和系统性。

2 档案管理现代化的对策

2.1更新档案管理观念

要改变当前社会中档案管理工作落后甚至缺失的现状，首先要提高社会对档案管理工作重要性的认识。档案是各项工作开展过程中的重要参考资料，如果不注重档案保护和管理工作，对现代化的档案继续以传统的落后管理形式进行管理，势必会造成档案被严重破坏，而且对档案的有效利用将会起到直接的制约作用。另外对档案管理制度的不完善，进一步加重了档案管理工作的负面管理效果，造成档案管理系统性缺失，管理秩序混乱、内容无条理可言。因此，只有对现代化的档案特点进行分析，提出能够保证档案有条理进行管理、安全系统的进行保管等基本要求得到满足的新型档案管理制度，然后结合传统档案管理中出现的问题，进一步分析原因和管理缺陷，利用科学的现代化档案管理理论，对传统管理制度进行优化和改进，将管理制度发展成可以适应目前科技化档案形势的现代化档案管理制度。

2.2采取标准化流程

要适应现代化档案管理要求，更应注重管理流程标准化的重要性。只有采用标准化的档案管理手段，才能使档案在管理过程中以一种明确、有条理的形式存在，从而令档案在使用选取上提高工作效率。另一方面，通过标准化的档案管理流程对现代化档案进行管理还能保证档案的系统性和完整性，从而保证档案质量和完善保存。

2.3手工处理和现代化技术的协调

档案的现代化存在形式包括传统的图书文献和一切纸质资料，还有现代的新型电子资料和多媒体资料，对不同形式的档案管理方法肯定也会不同，这就需要针对各种形式档案的特点，采用相应的管理方法，对档案进行正确的操作和保存。传统资料的整理和保存都需要通过手工处理去实现，现代资料的搜集和审核工作也要一步一步通过手工完成，因此通过手工处理方式是对档案管理的基本管理要求。另外，针对传统资料的归档、分类、编目等工作，通过现代化的科技手段进行的话，则比手工处理方式更加高效和精细，同时对先进科技资料的保存也是通过现代化的技术手段进行管理的，所以现代化的管理技术能够保证档案管理工作进行更高效、更准确。综上所述，档案管理在技术方面应当以手工处理为主要形式，现代化技术手段为辅助支持，去更好的完成档案管理工作。

2.4实现档案的现代化

传统的档案形式在管理和保存的工作中相对电子化资料更占据空间，保存环境要求更加复杂，而且保管方式要求更繁琐，而现代化的电子档案在保存上占据空间小，保存环境要求低，保管方式也更加简单，如果将档案的形式逐渐电子化，再利用现代化的管理方式，那么将会使档案管理的工作更加容易进行。

3 结束语

目前的科技形势下随着现代化档案形式的不断加入，对档案管理提出了更高的要求，通过对当前档案管理中出现的问题进行分析，针对现代化的档案形式特点，结合先进的档案管理理论，对当前档案管理模式进行改进和创新，建立起现代化的档案管理制度，保证档案能够被更好的利用。

参考文献：

［1］杨淑梅，崔立红.浅谈档案管理现代化［J］.机电兵船档案，2014（2）：2425

［2］李春风.浅谈档案管理现代化趋势［J］.商情，2014（11）：257

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一、档案信息化建设中存在的问题

（一）数据的异构性

档案部门按受的档案来源具有多样性，不仅具有各自的特殊属性，而且存在着复杂的内部结构和处理方式，这就导致数据具有较强的异构性，给档案信息化建设工作带来了较大的难度。档案作为重要的数据记录，其对于国家、企业和个人的发展都具有极其重要的意义。但在档案记录过程中，由于受制于各地区发展时间、发展效果等因素的制约，档案在数据统计、记录和处理方式上存在一定的差异性，从而导致数据出现异构性，对档案信息化建设产生了一定的阻碍作用。

（二）高度的分散性

在档案信息化建设还受到档案高度分散性的影响。我国幅员辽阔，在档案管理工作中，为了确保档案记录的详细性和准确性，则不同地区及不同单位在档案更新时间、记录方式和处理方法上都存在一定的差异性，在这种情况下进行档案信息化建设，虽然科学技术和信息技术较为发达，但这种分散性则会对档案信息化建设带来较大的制约影响。在档案分散性表现中，更多的表现为档案资料分散在各个管理部门及单位中，这不仅导致信息的重复性及无差异数据情况的存在，而且数据量较大，而时间有限，从而对档案信息化建设带来了较大的阻碍作用。

（三）管理的滞后性

在档案信息化建设工作中，除了做好信息化工作以外，档案管理工作也具有非常重要的意义。在档案信息化建设过程中，需要档案和定量人员针对实际情况来进一步精简、优化和重组档案管理业务流程，同时还需要加大对信息化无毒的融入，从而确保档案信息化建设工作能够取得了良好的成效。但在当前许多档案信息化建设工作中存在着管理滞后性的问题，而且由于管理上的滞后性，从而导存在较大的问题，甚至导致较大的安全隐患存在，不利于档案信息化建设工作的顺利开展。

二、档案信息化建设的强化措施

（一）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

第一，各个地区在进行档案信息化建设的过程中，要将着重点放在管理方面，遵循档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换。由于目前的工作量较大，因此在时间上可以向上级申请宽限。

第二，加强对本单位电子文件积累、鉴定、归档等一系列的工作，保证产生有保存价值的电子文件真实、完整。此项工作是总体工作当中的重点，并且对后续工作具有很大的影响，如果因为一时心急或者某些主观上的因素，导致最后的价值缺失，势必对档案管理造成很大的负面影响。

（二）提高现代化管理手段，实行资源共享

在当前我国档案信息化建设工作中遇到了较多的困难，因此为了提高档案信息化建设水平，则需要加大对现代化管理方法和手段的应用，加快推动信息资源的共享进程。当前我国现代化档案管理手段具有多元化的特点，再加之通过加快档案信息资源共享的实现，不仅可以有效的避免数据重复情况的发生，而且对于提高数据处理和记录能力具有极其重要的意义。

（三）提升服务意识

过去的档案管理属于被动性质，只有别人向档案管理人员和部门寻求帮助，这种情况的长期持续，导致很多地区的档案管理工作陷入了一种困境。未来的档案管理工作绝对不能被动接受，而是要主动出击，只有提升服务意识，深入挖掘市民的需求和企业的需要，才能更好的进行档案信息化建设。我国作为一个人口大国，档案的数量及其庞大，如果错漏了某些人或者是某些地方，势必导致我国在后续的发展中，遇到很大的阻碍。本文认为，临时需求分为主动性和反应性两类，主动性需求是指在用户提出要求之前就已经准备好答案的需求，反应性需求则要求作调查研究。因此，自助式服务是解决档案部门穷于应付无暇他顾的基本对策，也是信息化管理系统优势的体现。

（四）坚持质量第一

首先，所有的档案在归类、转移、信息化的过程中，每个步骤都要达到一个较高的水准，不能因为时间上的限制或者赶进度等一些托词，忽略质量。

其次，档案从业人员需要努力提高自身的职业素质，加快自身专业知识的更新，树立良好的服务意识，确保为档案需求者提供标准的档案服务。对于来访者需要热情接待，耐心的给予帮助，能够更好的满足来访者的需求。

第三，档案信息化建设是国家的重点工作，所有的地区必须参与，无论是偏远的山区还是技术不发达的地区，如果此时搁置，那么后续工作也接不上，所以此时完成工作会为后面的一系列工作争取很多时间，对提高工作质量具有很大的帮助。除了上述的工作以外，我们还需要做到四个并重：软件与硬件并重;信息资源整合与理顺调整职能并重;农村管理应用与企事业管理并重;拓展建设与安全防范并重。

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关键词：大数据时代；档案信息资源；共享平台；性能优化；数据库优化

Abstract：Internet and archival information resources sharing platform is being integrated deeply.It is need to process data between server， Web client， mobile client and other platforms. With the increase of the number of users， the performance requirements of the system should be improved with the use of the file information resources sharing platform.Not only should the platform be able to adapt to the existing network environment， but also to make the data processing response to favorably control， the platform's concurrent service processing ability has been enhanced.Therefore，we can optimize the performance of the shared platform from three aspects of the function of the file information resources sharing platform， the data network transmission level， the database level， the platform service architecture level and so on， Optimized platform can meet the performance requirements of the era of big data and promote the use of the system fluency， and to maximize the user experience in the use of the platform.

Keywords：Big data era； archives information resources； sharing platform； performance optimization； database optimization

档案信息作为一种重要的信息资源，其有效开发和合理利用，不仅是社会技术进步的需要，更重要的是关系到档案信息创新成果能否充分运用到社会生产和各项活动中。档案信息资源共享平台的构建便于档案机构向外部提供公开的各种档案信息资源[1]，而大数据具有大量、高速、多样、价值等特征，它正在以一种独特的方式和手段对海量数据集进行深入挖掘和分析[2]，将互联网技术与档案信息进行创新融合将成为未来发展的必然趋势。当前互联网技术，尤其是移动互联网技术的发展，为档案信息资源共享平台的实现提供了新的实现，其中将传统的Web平台上的资源共享于移动平台的性能瓶颈成为打通平台互联互通的难点。在大数据时代，针对档案信息资源共享平台，从实际使用平台用户的体验方面入手，在数据传输、后台数据处理方式和应用服务架构等三个方面对档案信息资源共享平台进行优化，为档案信息资源共享平台的性能优化提供了综合的解决方案参考。

1 大数据时代档案信息资源共享平台性能需求

大数据时代来临之前，档案信息一般采用档案网站进行，用户群体也仅限于普通的计算机用户，这种方式存在档案信息资源匮乏，服务方式单一，资源利用效率不高[3]。大数据时代背景下，随着移动互联网技术的发展，用户除了可以通过电脑进行档案信息的检索利用外，还能够随时随地通过移动设备接入档案信息资源共享平台进行检索利用，这就对档案信息资源共享平台提出了性能需求，在现有的网络条件与设备配置条件下，能够运用移动设备进行档案信息的检索、上传、下载及评论等相关操作，在实际的操作过程中由于各种限制，应用会出现卡顿现象，这就对档案信息资源共享平台在性能方面提出更高的要求。

1.1 平台能够适应现有的网络环境。档案信息资源共享平台在大数据时代应用的最大的特点是支持移动客户端，移动设备可以支持的网络已发展到今天的3G、4G，但仍存在大量的只支持2G的移动设备，这就限制了使用移动客户端进行检索利用的效果，主要表现为数据传输速度慢。另一方面，4G网络虽然网络速度可以满足要求，但是使用现有的平台进行检索利用，需要耗费大量的流量，由于目前流量资费的限制，会使用户转向采用移动互联网进行学术研究的习惯转变带来障碍。由于以上用户实际体验及网络环境实际的限制，就需要对档案信息资源共享平台做实质性的优化，目标是优化数据网络传输及提升后端处理的效率。

1.2 平台的数据处理响应有效控制。档案信息资源共享平台是面向终端用户的应用，平台上线应用后随着用户量的增长，档案信息的利用量也会快速增长。用户使用档案信息资源共享平台最多的是档案信息的检索与档案信息的处理，在实际的档案信息处理中需要一体化、便捷化、知识化的数字化融合服务[4]，这就要求平台的检索效率有较大提升。现实情况是对于数据量非常大的表，其检索效率随着数量的增长会变得越来越低。同时，平台对于档案信息的操作比较频繁，比如上传、审核、编辑数字化的档案信息等操作，在实际的档案信息处理过程中会出现数据丢失的情况。因此，平台在数据处理响应方面要求系统能够满足高效检索、实时处理信息的能力。

1.3 平台的并发服务处理能力增强。随着移动互联网技术的发展，大数据档案信息资源共享平台会出现终端用户同时对平台进行操作，这就会产生很多的并发数据请求， 遇到该情况系统的服务会出现死锁现象，同时会影响后继用户正常使用系统。档案信息资源共享平台的优化后需要能够有效提升用户体验，做到用户同时使用平台不会出现请求得不到有效处理，进一步改变用户使用该平台进行检索利用的方式，做到随时随地采用移动客户端进行档案信息的实时交互。

2 数据网络传输层面优化

数据网络传输层面的优化目标主要有最大限度减少档案信息数据中间传输过程中的数据量，另外对于档案信息资源共享平台，对超长信息上传与浏览操作产生的传输数据量压缩至最低，并使系统能够适应用户实际的网络环境。

2.1 采用JSON提升数据传输效率。对于档案信息资源共享平台首先要解决的是传输效率问题，使用户在操作的过程中能够正常使用系统，从系统开发与实践的角度看，主要是减少平台在数据交互中的传输的数据量。档案信息资源共享平台在数据传输前会将需要传输的数据转换成JSON（JavaScript Object Notation），它是一种轻量级独立于编程语言的文本型数据传输格式[5]，相对于传统的XML格式数据传输，JSON数据格式比较简单，易于读写，格式都是压缩的，占用带宽小[6]，实际的平台中会将需要传输的原始信息转换为JSON格式，到达目标后将JSON数据再次转换成需要操作的数据类型，具体的方式如图1所示：

通过JSON方式进行数据压缩后，由于传输的档案信息数据量的减少而提升了系统的传输效率，用户在实际的档案信息检索过程中可以大大加快档案信息数据中间传输的时间，从而使用户的系统使用体验得到有效改善。

2.2 采用GZIP进行传输数据压缩。档案信息资源共享平台上传与下载的档案信息量，在传输过程中需要占用大量的网络资源，因此系统操作员在实际的浏览与上传档案信息过程中会出现卡顿现象。针对大信息容量的数据传输，可以采用GZIP压缩的方式进行优化。该方式最早由Jean-loup Gailly和Mark Adler创建，一般对纯文本内容可压缩到原大小的40%[7]，这样文件的体积就缩减很多，传输速度相应提高，采用gzip虽然可以取得较好的压缩比，但它在分析和压缩编码的过程需要进行大量的计算[8]，档案信息资源共享平台采用.NET提供的GZipStream类进行压缩与解压处理，此类在 .NET Framework 2.0 版中是新增的，提供用于压缩和解压缩流的方法和属性，用户完成档案信息资源的上传下载压缩解压过程如图2：

采用GZIP压缩可以大大节省服务器的网络带宽，内容压缩后可以大大提升用户使用平台的体验。

2.3 采用CDN解决相关传输问题。我国目前档案信息资源共享平台用户使用的网络环境包括电信、移动、联通等网络，如果档案信息资源共享平台仅部署在某个网络环境下，其它网络环境的用户使用平台由于跨运营商的原因访问平台就会比较慢，这样很容易造成不同网络环境的用户使用系统的体验不同，从而最终导致部分非平台部署网络环境用户的流失。另外，当系统在某个瞬间有大量用户同时使用系统时，仅靠一台服务器来提供服务也会出现传输性能问题。针对以上性能问题，可以采用CDN技术来解决相关传输问题。CDN的全称是Content Delivery Network，即内容分发网络[9]，它是一种基于Web的网络体系结构，能够更加快速有效地传送Web内容。其基本思路是尽可能避开互联网上有可能影响数据传输速度和稳定性的瓶颈和环节，使内容传输的更快、更稳定[10]。使用CDN技术后档案信息资源共享平台数据访问与传输的方式如图3所示：

通过以上方式对数据传输方面进行优化，数据中间传输过程可以有效减少传输的信息量，有效减少无效的数据传输，同时在另网络层面减轻带宽压力。

3 数据库层面优化

数据库层面优化主要处理档案信息资源共享平台数据操作指令到达数据库服务器后进行的优化，主要目的是让数据层面的检索与操作均在数据库上进行处理，仅传入数据处理需要的信息，在处理后也仅输出用户需要的数据信息，包括采用存储过程、检索服务加索引，大表数据采用分离加分区的处理方式。

3.1 采用存储过程技术减少网络流量。档案信息资源共享平台用户在实际的系统使用过程中，数据操作是最频繁的动作，在实际的网络中进行数据交互时如果采用大量的SQL语句，主要存在如下问题：一是随着用户量的增长，数据的频繁操作会使数据库的执行效率变差；二是复杂的SQL的传输会使网络的通信量增加，通信速率会降低。

为了避免以上面临的性能瓶颈，档案信息资源共享平台在实际的数据操作过程中采用存储过程技术，在使用存储过程时只需用提供存储过程名和必要的参数信息，这样在一定程度上也可以减少网络流量、减轻网络负担。由于存储过程在创建时即在数据库服务器上进行了编译并存储在数据库中，所以档案信息资源共享平台数据处理采用存储过程运行要比单个的SQL语句块要快。

3.2 采用索引技术提升数据检索效率。快速检索档案信息是平台用户最基本的需求，平台上线之初，由于用户数据量有限，档案信息检索效率较高，随着用户数据量的增长，用户需求的档案信息也会出现爆炸式增长，信息检索的效率会随着数据量的增长而降低。针对检索效率性能瓶颈，档案信息资源共享平台采用了索引技术来提升数据检索效率。索引分为聚簇索引和非聚簇索引两种，聚簇索引是按照数据存放的物理位置为顺序的，而非聚簇索引就不一样了；聚簇索引能提高多行检索的速度，而非聚簇索引对于单行的检索很快，根据数据库的功能有唯一索引、主键索引和聚集索引。档案信息资源共享平台在实际的应用中将表的主键作为惟一索引，对于索引列是选择数据类型较小且常作为检索条件的字段作为索引字段。

3.3 采用分区表技术提高访问速度。档案信息资源共享平台存储档案信息的表随着用户新增信息的增加会变得十分庞大，此时需要将大型表拆分为多个较小的表，表数据会按指定的规则分放到不同的文件里，把一个大的数据文件拆分为多个小文件，还可以把这些小文件放在不同的磁盘下由多个CPU进行处理。通过使用数据分区技术可以大大提高访问速度，分区可以显著提高访问大表时的性能，并且分区的存在对应用系统是透明的[11]。对于档案信息资源共享平台大数据量的数据表进行分区后，除了可以提高查询效率，还可以对历史数据进行区分存档。

4 平台服务架构层面优化

平台服务架构层面优化主要解决多用户及并发用户使用平台时调用服务的瓶颈问题，档案信息资源共享平台终端用户使用客户端进行数据操作都离不开对服务的调用，如何使用户的体验达到最佳，即用户使用系统过程中能够使用最快的方式完成一次服务调用，这部分优化具体思路为采用WCF架构，并对WCF进行优化，同时对于档案信息的存储与转发采用MSMQ（微软Message Queue）技术，数据库服务与应用服务采用独立布置的方式。

4.1 采用数据库连接池规避平台崩溃。档案信息资源共享平台终端用户的包括传统的个人计算机、平板及移动终端，从系统开发与实现角度，这部分的优化需要将数据操作部分进行集中管理，所有平台涉及到的基础操作均采用调用一个集中服务集群，可以采用WCF（Windows Communication Foundation）技术作为系统的整体架构。WCF是由微软开发的一系列支持数据通信的应用程序框架， 在具体使用过程中，WCF自身最频繁的操作为数据库的访问与操作，传统的WCF的数据处理方式是调用数据库操作类，每次调用服务需要进行一次数据库连接操作，数据库连接操作是比较耗费网络的操作，采用该方式影响了整个应用程序的伸缩性和健壮性，当同时有大量用户使用平台并进行数据库操作时，就会出现平台卡死直至退出的现象，因此需要对该模块进行优化。现有数据库连接池的参数配置都是在初始化时一次设定，连接池在运行过程中其值不会改变[12]。本系统采用的方式为将数据库连接部分用连接池技术解决，数据库连接池负责分配、管理和释放数据库连接，它允许应用程序重复使用一个现有的数据库连接，而不是再重新建立一个。连接池初始化后，档案信息资源共享平台终端用户在实际调用WCF进行数据操作时，并非建立一个新的连接，而是从连接池中取出一个已建立的空闲连接对象，使用完毕后，用户也并非将连接关闭，而是将连接放回连接池中，以供下一个请求访问使用。采用该技术后，平台在涉及到数据库操作部分不会因为数据连接资源紧张而导致平台崩溃的情况出现。

4.2 采用MSMQ减少用户等待时间。随着档案信息资源共享平台用户数量的增长，其并发请求会越来越多。如果采用传统的同步技术，同一操作的下一个请求的开始需要等待上一个请求的结束，现有的平台用户真实的需求是对系统性能的体验，同步方式需要长时间的等待，从而影响了系统的用户体验过程。对于档案信息资源共享平台，采用MSMQ技术（MSMQ全称是Microsoft Message Queue，即微软消息队列）是一种利用队列机制实现部件间或者是应用程序间通信的技术，其工作原理如下图所示：

由图4可以看出，消息的发送者把自己想要发送的信息放入一个容器，然后把它保存到一个系统公用空间的消息队列中，采用消息队列机制，发送方不必要担心接收方是否启动，是否发生故障等因素，只要消息成功发送出去，就可以认为处理完成，本地或异地的消息接收程序再从该队列中取出发给它的消息进行处理。采用该技术可以大大减少用户的等待时间，由于采用了异步通信，无论是发送方还是接收方都不同等待对方返回成功消息，就可以执行余下的代码，大大提高了处理的能力，在信息传递过程中，具有故障恢复能力，MSMQ的消息传递机制使得通信的双方具有不同的物理平台成为可能。

4.3 采用服务集群来提升平台的整体服务能力。随着移动互联网应用的广泛普及以及档案信息资源共享平台用户数量的增长，完成应用程序自身与数据库方面的优化后，需要从硬件部署方面来提升档案信息资源共享平台的性能。该部分的优化思路为采用WCF服务集群来提升平台的整体服务能力，同时在数据处理上采用主备数据库的架构来完善数据库服务能力以及确保数据库服务的稳定性，具体的部署方式如下图所示：

如图5所示，在软件优化完成后，通过增加硬件资源的方式来优化平台是最有效的性能优化方式之一，该方式可以有效提升服务的分布式处理与并发处理能力。

经过对档案信息资源共享平台架构层面的优化，采用WCF技术集中处理数据[13]，在服务器层面优化了服务的处理效率，在数据传输过程中，采用JSON方式进行数据传输，对于文件资料的传输经过gzip压缩后进行传输方式，大大减少了传输过程中的信息量，所有的应用在实际的操作过程中均采用存储过程的方式，既减少了调用服务传输的信息量，又加快了数据处理的效率。在经常使用的平台档案信息检索方面，数据库层面关键字段加上了索引，从而大大提升了信息检索的效率。多层面、全方位的平台优化使系统满足了大数据时代的信息系统对性能的需求，在此基础上更是满足了终端用户对平台体验的需求，从而使平台能够真正满足用户对于档案信息资源共享平台的性能需求，真正实现档案信息资源整合、信息、数据加工和提供档案信息的检索利用的一体化建设[14]。

*本文系2016年度教育部人文社会科学研究规划基金项目《大数据时代档案信息资源共享平台构建的研究》（项目编号：16YJA870001）阶段性成果。

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关键词:高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1.1档案信息时展的要求

首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中,面对浩如烟海的信息,对人们来说,信息已不再是一种稀缺的资源,而是相对过剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以网络为基础的新经济,其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来,我国先后筑起中国互联网(chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(cstnet)和中国金桥网(chinagbnet),并均与国际互联网internet接轨。就全国高校来看,1994年以来,由于"211工程"和cernet工程的促进,很多高校纷纷着手建设校园网,至1996年底,已有220所高校建成校园网并连入cernet, 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来,高校档案馆自动化建设经过10多年的努力,开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用,而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索,不是针对具体的档案信息,比如,这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作,常常须先手工做好著录或填写好手工目录后,再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系,它只为档案部门内部服务,作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循相应国家标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3数据库建设滞后;

经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与cernet和internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源司共享。

      2.2.4经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆网络化建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

3高校档案管理现代化的初步构想

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摘 要 在当前计算机环境下会计电算化改变了会计数据处理方式和账务处理方式及内部控制制度，使财务人员减轻了劳动强度，提高了会计信息收集、整理、传输反馈的准确程度。但计算机软硬件的固有属性、黑客、病毒及内部控制等因素给会计电算化带来很多风险，对此文章充新技术运用、人员管理、制度控制三方面提出了对策建议并对会计电算化的前景进行了展望。

关键词 计算机环境 会计电算化 风险

会计电算化是以计算机为主的现代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用计算机实现的会计信息系统。计算机技术的普遍应用，推动了会计电算化系统向深度和广度的方向发展―即实现会计电算化系统的网络化。因此本文对我国会计电算化面临的问题、对策及发展前景进行探讨。

一、计算机环境下会计电算化面临的主要问题

1.计算机软硬件的固有属性带来的风险

在计算机环境下，计算机的强大功能一方面大大加快了会计数据的处理速度，另一方面由于技术上和管理上的缺陷，也造成了数据传输过程中的安全无法得到保证。会计电算化网络在运作过程中，其正确性和有效性常受到物质基础和技术障碍的威胁。

2.会计电算化数据风险

数据风险主要是由电脑黑客、病毒及内部控制所造成的。电脑黑客是指非法侵人网络的用户或机构(未经授权)。电脑病毒除通过软盘、光盘、磁带等途径进行传播外，现在通过网络环境进行传播已经成为最主要的途径[1]。

3.会计数据的高保密性面临威胁

通常会计数据对外具有较高的保密性。为了保证会计数据的真实安全，在会计岗位的设置上要讲求层次分明，在会计业务的控制上要确保审批严格，这些都是手工会计方式下行之有效的内部控制方法。现在变手工分散操作为计算机集中数据处理，新型磁介质载体将取代纸质档案成为新的管理方式[2]。磁介质载体信息具有可变性、可操作性和对系统的依赖性。

二、推进计算机环境下会计电算化的对策

1.加强新技术运用，提高网络系统安全性

在建立网络系统时，应该从技术上和管理上考虑安全措施。对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰[3]。制定计算机机房管理规定，制定防火、防水、防盗、防鼠的措施。计算机房应采用安全保护措施。在操作系统中建立数据保护机构，调用计算机机密文件时应登录户名、日期、使用方式和使用结果，修改文件和数据必须登录备查。

计算机病毒也是网络安全的一大劲敌，要采取适当的防病毒措施。对病毒的防御现在通用的方法是采用防火墙技术，它可以将包括病毒在内的非法人侵访问抵挡在内部网络之外，从而起到对内部信息的保护作用。对于信息流则普遍采用加密技术，以防止信息在传输过程中被泄密，数据加密的主要方法是对称加密和非对称加密。

2.加强对数据输人的管理、控制

在输人系统前，数据要经过检验，输人工作应由多人多组分担；对输人的数据、代码等进行必要的校验，以保证合法性、真实性。可根据会计核算的要求和网络系统的特点，把同类凭证按凭证顺序号分成几组进行输人。为了保证数据处理的及时性，应采用集中分散式和授权式两种控制方法。

3.建立健全计算机环境下的会计电算化制度

（1）建立会计电算化岗位责任制。对会计人员的管理要体现“责、权、利相结合”的原则，建立、健全岗位责任制，一方面是为了加强内部牵制，保护资金财产的安全[4]；另一方面能够提高工作效率，充分发挥系统的运行效益。此外，还要加强会计人员的培训，逐步提高会计人员的业务水平。

（2）规范日常操作管理。首先，规范计算机使用系统管理。保护计算机设备，防止各种非指定人员进人机房和操作计算机，保证机内的程序与会计数据的安全；其次，规范上机操作管理制度，主要包括上机操作的规定，操作人员的职责等。

（3）做好会计业务处理程序的管理。要按照《会计基础工作规范》的要求处理会计业务，保证输人数据正确合法，会计软件处理正确，当天会计业务当天记帐，期末要及时结帐和打印输出会计报表，灵活运用计算机对数据进行综合分析。

（4）实施计算机软件和硬件系统维护管理。系统维护人员负责系统的硬件设备和软件的维护工作，及时排除故障，确保系统的正常运行[5]。系统维护员可进行维护工作但不得操作会计软件进行会计核算工作。

（5）强化会计档案管理。实现会计电算化后，会计档案的磁性化和不可见性，要求对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份。

三、会计电算化的前景展望

1.会计电算化向网络化的进一步发展

会计软件的网络化目前大多限于局域网，信息传输的范围小，制约电算化会计效能的发挥，未来的电算化会计将向着广域网的方向发展，信息传输范围大大增加，使会计数据的异地共享成为可能。

2.会计电算化新领域――在线财务报告

在线报告是指相关单位在国际互联网上设置站点，向信息使用者提供定期更新的财务报告。其特点是利用国际互联网作为传播媒体，增强了会计信息的时效性、交互性。在线报告的出现改变了传统的财务报告顺序结构，主体单位还可根据不同用户的要求提供更加个性化的财务报告[6]。

四、结语

目前，我国的会计电算化基本还停留在减轻劳动强度、提高工作效率上，对财务信息及业务信息的利用和分析还比较薄弱。我们要进一步加强对财务管理信息的深化处理，达到提高企业效益的根本目的。会计电算化网络系统的下一步发展目标是网络财务，充分利用互联网使上下级单位联网运行。要赶上网络财务这班快车，就必须在管理模式、观念和人员素质方面努力提高自己，使财务管理水平更上一个台阶。

参考文献：

[1] 孙莲香.会计电算化.北京:高等教育出版社.2008.

[2] 郝晓岚.从会计电算化到会计信息化.经济研究导刊.2011.6.

[3] 何柳芳.浅谈中国会计信息化的三十年发展.商业会计.2010.10.

[4] 魏庆辉.我国会计电算化的现状、问题及对策.产业与科技论坛.2007(9).

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关键词：中央银行；影像系统；事后监督；作用；功能

中央银行会计凭证影像事后监督系统(IAS)由凭证影像子系统(IMS)和事后监督子系统(AAS)构成，2007年8月底在全国范围内推广。该系统的上线运行发挥了积极有效的作用，为解决监督和核算方面的若干问题提供了系统支持。通过密切关注其运行情况和开展调查分析发现，系统的某些功能作用未得到充分体现，内部控制环节仍隐藏漏洞和风险，需要进一步地了解和拓展其功能作用。

一、IAS系统发挥的积极作用

1.提高凭证资料传递时效，有效解决了事后监督滞后问题。一方面，有效地排除了地域限制因素。由于离中支较远，一些支行网点的原始凭证不能于次日传递至事后监督中心，严重地影响了监督的及时性。系统上线运行后，县支行网点的凭证资料均能在核算当日通过系统扫描上传至事后监督中心，实现了县支行网点核算业务的次日监督。另一方面，有效地排除了非人为因素。天气、路况或车辆故障等情况都会直接影响到县支行凭证资料的传递和监督时效，特别是在今年年初，冰雪灾害天气严重影响了县支行凭证资料的传递。有些中支充分利用了IAS系统，先根据凭证影像对其核算业务进行全面监督，待纸质核算资料送达后再将其与凭证影像进行比对，保证了事后监督工作进程。

2.提供核算差错取证来源，较好规范了核算差错处理方式。在手工监督过程中，监督员要对会计凭证的合法性、合规性、真实性、完整性及处理手续是否规范等进行全面的人工再次审核，对于发现的漏盖印章、凭证填写错误等规范性差错，核算部门往往可以通过补盖印章或更换凭证来掩盖差错事实，因此，差错的处理方式存在较大的灵活性。IAS系统上线后，核算部门要将凭证资料扫描上传至事后监督中心形成影像数据，一旦进行了业务截止处理，影像数据则不能修改，形成差错取证资料，有效避免了随意更改核算差错的现象。

3.促进核算部门加强内控，全面提升了基层会计核算质量。《IAS系统操作规程》第二章第二节规定，“IMS网点主管依据原始凭证及其他资料全面核对该网点凭证影像及业务信息，确保凭证影像信息真实准确。核对不符，由操作员进行更正后，主管重新审核。全部核对相符后网点主管应及时进行业务截止处理”。这进一步明确了会计核算网点业务主管和前台会计人员的职责，促使核算部门不断加强内部控制，更侧重于事前事中的操作环节，提高了会计工作人员的操作谨慎性和工作责任心，杜绝了屡查屡犯的现象，提高了核算质量。

4.实现会计核算资料信息化，为电子档案的建立奠定了基础。IAS系统建设的目标之一就是档案电子化。这为电子档案的建立提供了有利条件，为会计档案的管理模式提供了新的思路。一方面，可以提高会计档案管理的效率和质量。直接对凭证影像资料进行基础性的整理和分类，使得档案管理员从对原始凭证资料和整理、打码和装订等工作中解脱出来，有效减轻了档案管理员整理档案的工作量，避免了档案整理过程中人为错误的发生。另一方面，可以降低会计档案资料的保管成本。形成的电子档案资料不再受温湿度、灰尘、蠹虫的影响，延长了档案资料的寿命，而且可免去原始凭证资料的装箱装盒，大大降低了成本。

二、IAS系统功能作用的充分发挥存在“瓶颈”

1.支付业务事中控制的流程未有效落实

营业部本级网点的核算资料传递不受地域限制，事后监督中心可以对其进行及时监督，系统的上线意味着既要整理审核各类凭证及清单报表报送事后监督中心，又要将各类凭证、附件及相关报表等转化为影像传至事后监督中心，以现在的网点及核算中心工作人员进行操作时只能采用兼岗方式进行，这就会使得营业部工作人员的工作量无形增加。《中国人民银行办公厅关于中央银行会计凭证影像事后监督系统在全国推广运行的通知》(银办发[2007]176号)明确指出，“各分支机构可根据实际情况对没有县支行网点的营业部门或营业部本级网点是否运行影像后督系统做出统一规定。”因此，营业部本级网点都不愿意运行该系统，随意性较大。然而，联行柜对于支行网点支付往账的审核就缺乏系统约束，系统的支付业务事中控制功能难以发挥作用，控制资金风险的作用仍难以保证。

2.凭证影像处理的高效性未充分体现

系统建设的原则之一就是高效性原则，即通过数据交换的方式减少业务人员的重复劳动，提高工作效率。根据目前的情况来看，有些中支已实现了对县支行网点会计核算业务的次日监督，系统上线运行后，一方面增加了县支行网点的工作量和工作压力，工作人员除了要整理审核各类凭证及清单报表报送事后监督中心外，还要将各类凭证转化为影像传至事后监督中心，工作量无形中倍增；另一方面，增加了事后监督部门的工作量和工作压力，监督员除了要完成在AAS系统中再次录入凭证信息与从ABS系统提取的数据进行自动比对监督，以及对会计凭证的合法性、合规性、真实性、完整性及处理手续是否规范等进行全面的人工再次审核外，增加了原始凭证与凭证影像的比对环节，从某种意义上来说，没有实现真正意义上的凭证影像监督，而是一种重复劳动，降低了工作效率。

3.县支行网点凭证影像数据的完整性难以保证

一是凭证影像的更正方法未明确。日常监督过程中，“事后监督通知书”的发送和整改反馈均通过影像系统来完成，但是，错误凭证影像的更正方法没有明确，对于核算差错整改中涉及到会计凭证更正的，仍只停留在系统之外，备份的凭证影像数据库中的差错记录没有更正后的凭证影像，给电子档案的查阅带来不便。二是补传遗漏影像的方法未明确。操作规程要求，IMS各网点主管在当日全部影像业务处理完毕和审核无误后，应及时进行业务截止处理。在实际操作中，各县支行网点办理业务截止处理的时间并不一致，部分业务量较少的网点往往处理得较早，时而出现部分资金汇划信息在业务截止后才收到的情况，由于没有明确补充上传影像的方法，导致上传至事后监督中心的凭证影像数据不完整。

4.内部控制和风险控制环节仍存在漏洞

一方面，IMS主管的影像审核权“形同虚设”。IMS网点操作员完成凭证影像业务处理后，主管应根据原始凭证对当日上传凭证影像及业务信息进行全面复查。但在实际操作中，对于IMS主管已签署“核对无误”审核意见的影像，网点操作员仍可以查看、修改或删除，主管对凭证影像的审核“形同虚设”。另一方面，未设置操作密码恢复的审批程序。操作员不慎忘记了操作口令，可由监督管理员根据监督部门主管授权，将该用户的密码状态恢复到初始状态。但实际操作中，监督主管的授权是在系统之外进行的，监督管理员可以将任何用户的密码恢复默认值，存在操作风险隐患，如果发生风险案件，也难以明确责任追究。

5.查询查复和影像档案调阅管理功能尚未利用

数据显示，IAS系统上线运行近一年来，有些中支辖区内县支行网点通过系统办理查询查复和影像档案调阅的笔数几乎为零。通过调查了解到，大部分县支行网点根本不了解这些系统功能的存在，不知道可以通过系统办理查询查复业务和影像档案的调阅，更不明白这些功能的操作程序；有些网点还错误地认为，每日的凭证资料扫描上传事后监督中心后，需要自己备份保存系统之外的凭证影像文件，以供随时查阅。《操作规程》中第二章第一节“业务截止”中已明确规定：“当日业务全部处理完毕后，IMS网点主管应及时清空网点客户端保留的影像文件。”如需调阅历史会计档案，应按规定程序通过IMS系统向事后监督部门申请电子档案的调阅。

三、IAS系统功能作用需进一步完善和拓展

1.实现凭证截留，建立电子档案。IAS系统运行到一定阶段后，考虑将所有的会计核算部门纳入IAS系统，实行纸质凭证截留，实现凭证资料电子化，各会计核算网点不再需要将纸质核算资料传递至事后监督部门，体现成本节约原则，降低核算资料传递过程中可能丢失的风险。核算中心联行柜可依据支行网点上传的凭证影像信息，逐笔审核支行网点发起的支付往账业务，强化联行事中控制。事后监督部门则直接根据凭证影像录入AAS系统并与从ABS系统中提取的核算数据进行比对监督，减少监督程序，提高监督效率。

2.完善相关制度，增加内控环节。针对系统上线运行后出现的新问题，不断完善《IAS系统操作规程》，明确不同类型的错误凭证影像的更正方式和凭证影像的补充上传方法，保证凭证影像数据的完整性；提高IMS网点主管对凭证影像的审核级别，保证其能充分把握对凭证影像的最后审核权；增加监督主管对用户密码恢复初始状态的审批程序，将该授权纳入IMS系统控制，加强对用户操作口令的管理，防止监督管理员对用户操作口令更改的随意性。

3.加强业务培训，增强功能认知。加强系统业务知识培训，使监督人员和核算人员进一步了解系统的功能和作用，熟悉系统的操作流程。IMS各网点主管应按照《操作规程》的有关规定严格内部控制，认真复查凭证影像，杜绝因业务截止处理过早而造成凭证影像不完整的情况，确保凭证影像信息的真实准确和完整性；IMS网点主管应及时清空网点客户端保留的影像文件，如需调阅，应严格按照规定程序办理查询查复和影像资料的调阅手续。