工程档案管理方法篇(1)

关键词：水运工程；档案管理；方法

水运在整体交通体系中占有重要地位，在新的历史时期下水运工程建设面临着新的任务与挑战。需要及时了解工程情况及对其进行分析与判断。而水运档案则是在项目建设过程中形成的，除过其涉及的面广点多特点外，还具有持续积累的特点。鉴于这一特点， 需要在项目建设过程中随时注意收集形成的材料与文件。

1 水运工程档案

水运工程档案指的是在项目建设过程中从项目立项到项目建成投入运营，在这个过程中所产生的能够反映工作建设情况，并且对工作后期管理与维护有利的各种资料。水运工程档案与水运工作建设的关系十分密切，水运工程档案是水运工程项目建设工作安全，质量，资金，科研等项目的基础，是对工程建设情况的反映。水运工程档案管理工作是参与建设工作各单位的一项基础性工作。档案管理工作的有效开展对于其它各方面工作开展都是有利的，水运工程管理工作水平也会由此而得到提升。因此在工作中，需要对该项工作重视并采用科学有效的方法促使相关目标达成。

2 当前档案管理工作存在的问题

首先是管理工作人员意识不强。档案管理是一系统性较强的工作，需要参与建设工作的各单位人员予以重视并给予必要的配合。主要负责人思想认识不到位，相关人员在工作开展过程中就不会重视，工作结果得不到保证。工作开展过程中需要通过某些新的方法应用获得更好的效果，由于工作人员思想上松懈，不会主动去学习，充实自己。档案管理团队的教育学习工作没有开展或者是不会开展。在整个工程建设过程中，所有人工作的重点在于项目本身，而轻视了档案管理工作，将其视为一种事后性的工作。

其次是管理机构自身存在问题。由于参与建设各单位间缺乏有效沟通与交流，责任没有具体落实到位，管理工作存在空白地带。部分企业考虑到企业成本问题，往往没有设置专门的部门负责档案管理工作。而在人员构成方面，非专业性现象非常突出，档案管理人员通常不是水运工程专业，并且人员具有流动性。专业技术人员对于工作不重视，与管理人员缺乏有效沟通。在资料收集环节存在缺失。所有的这些因素都不利于档案管理工作高效规范开展。

档案管理制度有待健全。由于水运工作涉及到大量技术性的资料，但是管理人员的知识与技能又无法有效满足工作需要。在档案管理工作方面，缺乏统一标准，资料收集归整无序，缺乏系统性，资料收集与整理往往不能够与项目建设同步开展。同时对于档案存放没有明确的制度规范，存放场所及管理设施无法满足工作需要。档案管理信息化程度低，不仅不利于当下工作开展，也不利于后期工作开展。

档案质量问题。由于工作在各方面存在不到位情况，导致了档案质量达不到预期标准，无法发挥其应有的作用。

3 加强档案管理的相关措施

3.1 项目档案管理的制度要完善

在工程建设过程中由于参与建设的单位较多，因此有必要制定统一的制度。就档案格式内容等方面进行规范，创建标准化的管理工作流程，规范操作，从而来保证档案能够真实的反映项目建设情况，并且发挥其本身应有的作用。

要明确责任人，对档案管理工作全面负责。同时要明确该责任人及档案管理工作人员相关权限与职责，便于后期工作开展。同时要明确参与建设人员责任，配合档案管理工作人员开展工作。档案管理工开展的流程要明确。并将上述内容以制度形式确立，传送至各参建单位，各单位要对所属部门人员开展学习工作，便于后期档案管理工作开展。

3.2 流程规范与标准化

档案管理工作人员要制定一套规范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具体内容要制定相应标准。流程与标准要以书面文字形式传送至各参建单位。各单位在相关资料形成过程中依据标准进行。包括了在施工过程中用到的表、单，便于后期资料收集与整理。流程规范与标准化不只是将档案管理部门考虑在内，而是要将项目建设的所有单位与建设环节都考虑到其中，形成完整的体系。

3.3 管理人员

由于项目建设涉及到的专业性内容非常多，在管理人员配备方面，要考虑到专业性与非专业性的合理搭配。同时要考虑到管理人员与工程技术人员合理搭配。在档案管理队伍中要保证至少有一名经验丰富的技术人员。档案管理人员要不定期开展学习工作，了解档案管理相关知识和国家在此方面的标准与规范。加深管理人员对于工作的认识。学习不必局限于某一种形式，可以灵活进行，只要保证达到最终想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重视人才培养工作，培养适应水运项目档案管理人才，以此来满足水运项目建设工程不断发生的变化对于管理工作及档案管理人才的要求。

3.4 重视信息技术的应用

对于收集到的资料应该包括两种形式，纸制的与电子的。作为对纸制资料的补充，电子资料在管理与利用方面更加方便快捷。同时可以借助于计算机强大的计算与分析功能，对已经收集的资料进一步深挖，从中获取有用的信息。从另一个方面来看，电子信息不会占用太大的物理储存空间，资料保存较为安全。而计算机办公已经普及，只需要利用已有设施或者是稍作升级就可以满足工作需要。对于已经收集归整的信息资料要定期进行检查。

3.5 档案管理其它方面的辅措施

任何一项管理工作都不可能只依据单一方式实现理想的管理目标。在档案管理工作方面可以适当的将考核与激励结合。在整个项目建设期间，对于档案管理工作出色的部门与人员予以适当奖励，而对于管理工作存在问题没有成效的，则要予以相应考核。激励与考核可以是物质性的也可以是非物质性的。另外也可以从工作的不同环节来约束。如工程验收环节，财务结算环节。从而督促各单位在建设工作中做好档案管理工作。

4 结束语

项目档案是工程建设过程的见证，具有重要的研究与利用价值。目前在水运项目建设过程中，档案管理工作还存在某些方面的问题，影响到了档案管理工作正常开展。作为管理工作人员，要结合项目实际情况，对现有工作存在的问题找出解决方法。在已有的基础上创新，发挥档案的最大价值与作用。

参考文献

[1]唐海平.浅谈水运工程档案管理的体会[J].交通科技，2012（6）.

[2]胡志富.找准水运工程档案管理提质切入点[J].建材与装饰，2016（33）.

工程档案管理方法篇(2)

1科学系统地分类,使基建企业工程档案管理专业化

基建档案正确地分类,是保证卷宗内档案系统整理、编目、利用及运用计算机管理的基础。高校档案管理的重点从过去的文书档案、教学档案、会计档案管理转移到以基建工程建设为主的科技档案管理。

根据国家档案局制订的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》,结合基建工程档案的自然形成规律和特点,在保持档案本身所固有的内在联系和系统性、便于保管和利用的原则下,将科技档案分成4大类:基础工程建设类、建筑类、设备类、科研类。根据高校基本建设发展的重点,将基础工程建设类作为其中第一大类。其档案资料属于所有档案中最重要的一部分。

2依据国标、行标,使归档基建工程文件材料规范化

结合国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》(CJJ33-2005)、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》(CJJ94-2009)的标准要求,制订《基建工程文件归档规定》,对基建工程建设竣工资料中归档文件材料的内容进行调整、补充,确定了基建工程文件的归档范围,并对归档的文件质量做出明确要求。在工程竣工验收时,力求做到归档的基础建设工程文件内容真实、齐全、系统,其归档的文件质量符合要求。只有这样,才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。

3文件的内容要求

3.1 基建工程文件材料归档内容

(1)工程依据文件。

①工程项目建议书、申请报告及审批文件、批准的设计任务书、初步设计、技术设计文件、施工图和其它建设文件;②工程项目建设合同文件、招投标文件、设计变更通告单、工程量清单等;③建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册文件、报建审核书、报建图、竣工测量验收合格证、工程质量评估报告;④财务文件(预算书)。

(2)交工技术文件。

①施工资质证书;②图纸会审记录、技术交底记录、工程变更单(图)、施工组织设计等;③开工报告、工程竣工报告、工程保修书等;④重大质量事故分析、处理报告;⑤材料、设备、仪表等的出厂的合格证明,材质书或检验报告;⑥施工记录:隐蔽工程记录、焊接记录、管道吹扫记录、强度和严密性试验记录、阀门试验记录、电气仪表工程的安装调试记录等;⑦竣工图纸:竣工图应反映隐蔽工程、实际安装定位、设计中未包含的项目、工程管道与其它市政设施特殊处理的位置等。

(3)验收合格记录。

①测量记录;②隐蔽工程验收记录;③沟槽及回填记录;④防腐绝缘合格记录;⑤焊接外观检查记录和无损探伤检查记录;⑥管道吹扫合格记录;⑦强度和严密性试验合格记录;⑧设备安装合格记录;⑨储配与调压各项工程的验收及整本验收合格记录;⑩电气、仪表安装测试合格记录;在施工中受检的其它合格记录。

(4)竣工图。

竣工图有:①总平面图:比例为1∶2000或1∶5000;②平面(带状)图:比例为1∶500或以标准地形图绘制;③纵断面图:比例为横向X∶1∶500,纵向Y∶l∶50或l∶100;④工程及特殊部位(重要的隐蔽工程)施工图。

(5)工程竣工验收文件(各项工程的程序验收及整体验收记录)。

①工程竣工总结;②竣工验收记录;③财务决算文件(决算文件及交付使用财产总表和财产明细表)。

(6)监理文件。

①监理规划;②监理月报中的有关质量问题;③监理会议纪要中的有关质量问题;④进度控制;⑤质量控制;⑥造价控制;⑦分包资质;⑧监理通知;⑨监理工作总结。

3.2 基建工程文件材料归档内容

(1)设计文件及设计变更文件;(2)设备、管道组成件、主要材料的合格证、检定证书或质量证明书;(3)施工安装技术文件:焊工资格备案、阀门试验记录、射线探伤检验报告、超声波试验报告、隐蔽工程记录、基建管道安装工程检查记录;(4)质量事故处理记录;(5)城镇基建工程质量验收记录:基建分项工程质量验收记录、基建分部(子部分)工程质量验收记录、基建单位(子单位)工程竣工验收记录;(6)其它相关记录。

4文件的质量要求

(1)归档的工程文件应为原件。

(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(3)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

(5)工程文件应字迹清楚,图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备。

(6)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。

(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图复印件。

(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。

①竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。②竣工图章尺寸为80mm×80mm;③竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

(9)利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过1/3的,应当重新绘制竣工图。

(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠》方法(GB/1O6O9.3－89)统一折叠成A4(297mm×210mm),图标露在外面。

5落实规章制度、使基建工程文件从形成到归档利用制度化

高校基建归档制度的建立是确保各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化。在基建工程档案管理方面制定相应的规章制度,从而使基建工程文件从形成到整理归档直至保管利用都有了一整套管理控制措施。

首先把文件材料的形成、积累、整理、归档作为工作程序纳入到基建工程建设、管理的各项规章制度中。且它们是与建设的进程同步,即“工程立项开工与竣工资料收集同步;工程施工过程与竣工资料形成同步;工程完工验收与合同竣工资料验收同步”。只有把它纳入到工程建设和管理的规章制度中,并使其规范化,才能为工程提供完整的竣工资料。其次、把文件材料管理纳入到设计单位、建设单位、监理单位及各施工单位的职责范围内,并纳入到各工程计划、施工技术、质量管理的制度中。在进行工程验收时,文件材料是否完整、准确、真实是工程技术监督检查、质量检查、管理的一个重要环节,是保证工程验收合格的重要因素。没有完整、准确的文件材料就不算完成计划,没有质量合格的文件材料,工程就不算达标,验收就不能通过。

第二,把文件材料管理纳入到工程技术人员岗位责任制中。明确资料管理人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中各自所必须担负的责任,并进行考核。竣工资料的归档控制:为了确保已竣工的档案资料按时归档,确定了财务部门必须在得到档案室关于竣工资料已归档的签章后方可进行工程尾款结算这一内部制度,保证了竣工资料的归档率达100%。档案的移交:工程竣工后由工程承办部门编制资料移交目录,按目录清单向档案室归档,双方签章,各持一份,以示凭据。

6加强信息化建设,实现基建工程数据管理现代化

为了提高基建工程及其设施的监控及管理水平,科学、准确、有效地掌握全市基建管理信息,可以建立SCADA系统、GPS卫星定位系统、GIS基建地理信息系统。档案部门配置主要以管理工程建设档案为主的档案管理系统。

(1)基建信息管理:为了准确把握地下管线信息,GIS部门在每项管线工程竣工后,根据管线竣工图现场测量并结合GPS坐标定位,形成详细、准确数据后输人到GIS系统,形成了一套完整的基建管网分布图。对于管网改造GIS部门也及时修改,从而实现了对地下基建管线信息的全面的数据化管理。并定期对移交到档案馆的管网数据光盘覆盖更新。确保为高校基本建设提供第一手基建信息。

(2)基建工程档案管理:对已竣工的基建工程。

档案一套移交档案馆,一套由本单位保管。利用档案管理系统软件对归本单位保管的基建工程档案进行微机管理,并实现了对全部室藏档案的目录录入、检索。通过导入、扫描、摄影等数码技术将一些重要文件的内容通过系统中原文管理功能存入档案管理系统数据库。档案管理系统软件的运用使基建工程档案管理更有序、查询更方便,利用更及时。并且提高了档案的查全率和查准率(我们依据《城市建设档案著录规范》中基建工程著录项目完善了档案管理系统,使录入的信息更适应基建工程档案管理的需要)。

综上所述,高校基建在基建工程建设中只有严格执行了基建工程管理的各项规章制度,实行规范化管理,并通过工程技术人员辛勤负责工作、才能保证基建工程档案从形成到归档按质按时、井然有序,才能体现基建工程的整体管理水平和质量。档案工作者只有对基建工程档案的科学管理、辛勤用心服务,才能实现档案资源的有效开发利用,才能为高校的工程建设、决算审计、基本建设管理、领导决策提供最准确的资料及最详实的数据,才能更好地为学院的基本建设服务。

参考文献

[1] 李红云.做好建筑工程档案管理工作[J].科技资讯,2008(10).

[2] 董宏理,韩振华.规范基建工程建设行为提高基建工程管理水平[J].城市基建,2009(1).

[3] 刘志忠.浅析基建工程成本管理[J].城市基建,2007(7).

工程档案管理方法篇(3)

一、工程建筑档案的特点及管理现状

1、工程建筑档案的特点

工程建筑档案能综合反映出工程项目的所有内容资料，它不但包括工程项目的方案设计，各项合同和协议书，上级部门的审批文件，征地、拆迁及安置的文件，施工现场的水文地质和气象文件资料等，而且还储存建筑项目建设中主要资料，如施工中使用材料的质量证明文件、试验报告资料、开竣工的报告、图纸会审、设计变更和技术交底等;同时还有监理方与其他第三方的资料、竣工图和施工总结等重要文件。建筑工程资料的特点包括：⑴一次性：因建筑工程项目自开始到结束属于一次性操作，故与之匹配的建筑工程档案，也是自工程开始到竣工结束都只有一套;⑵确定性：建筑工程档案将贯穿于建筑工程的整个过程，是建筑项目建设变化的见证，故建筑工程档案具备真实性、完整性，明确地记录着工程的情况;⑶实用性：建筑工程档案能反映出工程建设的真实情况，具备保存及使用的价值。不但是项目后期的管理、维修和扩建的主要依据，而且也可作为同类型的项目建设参考的依据，故其实用性较强。

2、工程建筑档案管理的现状

（1）信息化建设缓慢

尽管我国已经逐渐加快建筑工程建设档案信息化的建设步伐，但是对其的关注及投资力度还较小，不能满足社会经济的发展需求。在工程建筑档案的信息化建设中，因大部分工程建筑档案均源于不同的地方，所以信息比较分散，无法对其实行统一、规范的管理。另外，尽管工程建筑档案管理信息化建设已经受到越来越多的人的关注，但是多数工程建筑档案管理单位在实际工作中，依然存在侧重于实体工程建筑的档案管理，而忽视档案信息化建设的问题，对工程建筑档案的信息化，并未采取积极的措施进行完善，导致信息化建设缓慢的现状。

（2）信息化建设动力不足

现阶段，工程建筑档案信息化建设一直处在起步阶段，因此，在实际的信息化操作过程中，还会出现诸多的不足，这是由于工程建筑档案在实际的信息化建设中，并未出现针对性较强的群体，从而导致工程建筑档案管理信息化建设比较缓慢。另外，缺乏信息化建设人才也是导致工程建设档案管理信息化建设动力不足的主要原因。加上档案管理者不重视工程建筑档案管理的信息化建设，因此，在具体操作中出现不尽心或者不关心的现象，导致工程建筑档案管理信息化建设在实际工作中无法发挥出真正的功用，缺乏真实性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑档案管理方法

随着我国工程建筑行业的不断发展，越来越多的建筑单位认识到工程档案管理信息化建设的重要性，如规范档案资料的储存方式、方便档案资料的查询等，因此，加大工程建筑档案管理信息化建设的关注力度，并完善工程建筑档案管理的信息化基础配置，能提高我国工程建筑档案的管理能力。

1、增强工程建筑档案管理的现代化意识

工程建筑档案是建筑工程中重要的组成部分，它能直接反映出工程建筑的施工状况、质量安全和工程进展等。但我国的工程建筑档案管理方法比较落后，信息化建设速度比较缓慢，因此，与实际建筑工程的发展脱轨，跟不上时代的发展，实用性和有效性得不到充分发挥，无法为工程建筑提供时效性较强的档案资料。为了提高工程建筑档案管理的有效性，可在工程建筑档案管理信息化建设中添加部分现代化的元素，如借鉴网络技术，建立电子信息库，以方便档案管理和传递。也可将工程建筑档案管理与信息化建设实行有机结合，改变传统工程档案管理中手抄写和书架储存的模式，从而避免实物保存中破损、腐蚀后无文件参考的局面。建立一套科学合理的工程建筑档案信息化管理模式，能加快工程建筑档案管理的工作步伐。

2、加大对管理人员的培训力度

档案管理人员需全程参与到工程建筑档案管理中，并做好建筑工程档案的收集、分类、保存等工作，因此，档案管理人员的业务技术、综合素养和职业操守等，均会对工程建筑档案管理工作的可靠性和科学性产生影响。但是，目前在工程建筑档案管理过程中，依旧沿用传统的管理模式，管理方式比较落后，已经不能满足我国社会经济的发展需求。因此，加大对工程建筑档案管理人员的培训力度，转变其落后的管理方式，提升管理人员的综合素质，成为目前提升工程建筑档案管理效率的最佳方式，也是实现我国工程建筑档案管理信息化的关键环节。工程建筑档案管理单位需为管理人员提供学习信息化技术的机会，或者定期派遣专业的信息化管理人才对管理人员实施技术培训，提升管理人员的信息化管理能力;管理单位还需引进先进的管理理念和方式，强化工程建筑档案管理人员的工作意识，建设一支专业技术强、信息化操作熟练、综合素质高的人才队伍，为工程档案管理的信息化建设的成功奠定基础。

3、加强工程建筑档案库的信息化管理

想要对工程建筑档案管理工作实施规范化、系统化的管理，实现信息的共享，就要加强工程建筑档案库的信息化管理建设。将需实施归档的工程建筑档案，按照统一格式向档案管理系统提交，并由系统实施自动归档。归档后需将档案资料保存在数据库的平台内，确保工程建筑档案信息化建设系统具备统一性，让档案资源能实现共享。另外，档案管理数据库还需实现自动化，并在数字化系统中将档案资料标明其存放位置，从而实现快速检索。

4、强化信息化管理的安全意识

科技信息的迅速发展，不但能给工程建筑档案管理更多的管理途径，而且能大幅度提高我国工程建筑档案信息化的管理效率，实现现代化管理。但是日新月异的信息化发展，也为竞争对手及不法分子提供窥探工程建筑档案的机会，工程建筑档案信息化存在不安定的因素，档案管理单位不重视档案保密工作等，都将会导致档案外泄，给施工企业及档案管理单位带来巨大的损失，不利于建筑行业的稳定、健康发展。因此，相关的档案管理部门需在实施工程建筑档案信息化建设中，将工程建筑档案内的重要内容进行加密处理，运用计算机操作技术，提高机密工程建筑的档案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑档案信息化管理与实际工作有机结合在一起。另外，在工程建筑档案管理信息化建设中，还需注重对纸质工程建筑档案的保管力度，使工程建筑档案管理更加科学合理。

工程档案管理方法篇(4)

关键词:建筑;施工现场;档案管理;经济效益

中图分类号:F284文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企业工程项目多、施工工期长、涉及面广,工程档案从现实材料到立卷归档有一个漫长的周期,档案工作成效和质量难于保证,也拉长了建筑企业从工程开工到工程竣工的经济周期,影响了建筑企业的经济收益。如何有效开展工程项目施工现场的档案工作,促进建筑企业合情合理合法获取最大限度的经济效益,是困扰建筑施工企业管理工作的难题之一。结合在建筑企业的工作实践,笔者认为,要做好工程项目施工现场的档案管理工作,争取企业经济效益,必须准确把握和执行法律法规及管理规范,切实做到“及时学习领会”、“认真贯彻落实”、“切实严格执行”三个方面。

一、及时学习领会好法律法规和行业规范,为企业获取经济效益提供信息支持

建筑施工企业有其特殊的行业特点,加之建设工地分散、点多面广,给工程档案的收集、整理增加了困难,企业开展档案管理工作的难度不小,给企业争取经济效益增加了难度。

建设项目的报建、开工、施工、结算、验收等各个环节,以及建设工程竣工资料的编制、结算的确认、建设项目的创优申报都离不开工程资料。工程项目的质量保修、经济纠纷的处理与解决,建筑施工企业的生存、发展和壮大,同样离不开工程资料。建设项目施工过程中的资料积累,形成了建筑企业的工程档案。从一定的意义上来说,工程档案对于建筑施工企业的生产管理全过程,都起到至关重要的凭证和证据作用。如果工程项目施工现场的档案管理工作存在问题,例如,档案收集不及时、归档不完整等等,势必造成工作重复,影响工期,增加工程成本。

档案法律法规和管理规范,是政府和建设、档案主管部门对建筑企业档案管理工作的强制要求,同时也是企业开展档案工作的指引。法律法规和行业规范,可以使档案管理工作规范化和常规化。因此,学习好、领会好档案法律法规和行业规范,是做好建筑施工企业档案工作的关键。对于每一个档案管理文件或行业规范的出台,我们都要认真研读,加强理解,准确领会把握规范、制度和管理文件的主要内容及其精神要点。企业和档案工作人员只有正确领会、透彻理解了法律法规和管理规范的实质,才有可能正常开展工作。

首先,建筑施工企业的档案工作人员要及时知悉档案法律法规的颁布和行业规范的实施,及时开展工作。其次,企业在具体执行法律法规和行业规范过程中,要结合企业的实际,落实贯彻文件的具体部署。在施工过程中,要求报送的资料必须及时报送,应该备案的资料必须及时备案。由我司总承包施工建设的广东电信广场,在多年的施工建设过程中,先后经历了三次工程档案归档标准的变更。每一次工程档案归档标准变更后,项目部都及时组织档案工作人员学习领会和理解新标准,并根据新标准的要求进行工程档案的编制、备案和归档,确保了三次工程档案归档标准变更的顺利过渡和实施,档案管理工作中减少了大量的重复工作,为企业节省了不少的人工成本,争取到了可观的经济效益。

二、认真贯彻落实好法律法规和行业规范,为企业获取经济效益提供政策保证

做好建筑施工企业档案管理工作,在学习领会档案法律法规和行业规范的基础上,还必须抓紧抓好档案法律法规和行业规范在实际工作中的贯彻落实。建筑施工企业和档案工作人员要把握好重点,了解档案管理部门及建设主管部门出台管理文件或规范的目的和要求,认真做好档案法律法规和行业规范的传达贯彻和落实工作。在工程资料收集和工程档案管理工作中,档案工作人员要以档案法律法规和行业规范作为开展工作的依据。在施工现场的具体工作实践中,要使档案管理部门及建设主管部门出台管理文件或规范的目的和要求真正体现、落实在管理的每一个环节,力争工程资料收集和归档一次成功,为顺利推进下一阶段的工程施工创造条件,减少误工、延期等不利因素造成的工程成本,为企业争取时间、创造效益。

贯彻落实档案法律法规和行业规范,建筑施工企业和档案工作人员还要紧紧围绕企业生产管理这一中心,结合施工现场的实际条件,充分发挥人的能动性和积极性。要克服工作中的困难,严格贯彻落实档案法律法规和行业规范,不打折扣,保证工程资料和档案工作的质量。要力争施工现场工程资料一次合格,减少重复工作,为工程竣工后的项目创优、工法申报、企业资质申请等工作打好基础,为企业创造间接利润,获取经济效益。

贯彻落实档案法律法规和行业规范,不仅要依靠发挥档案工作人员的工作能动性和积极性,还要有档案组织机构的推进和监督。设立专门的档案管理部门,配备档案管理兼职人员,是比较符合建筑企业档案管理工作的做法。一方面,建筑企业的生产管理基本上在施工现场进行,90%以上的工作量可以在施工现场完成。另一方面,建筑施工企业有其便利条件,就是按照施工现场人员配备要求及工程资料收集归档的工作需要,施工现场都配备了专职的资料员。按照一人两职责的要求,将专职资料员设置为兼职档案工作人员,要求资料员在做好施工资料的同时,按照档案法律法规和管理规范,做好工程档案的收集归档工作。作为国有大型建筑企业,我司设立了专门的综合档案室,负责工程资料及工程档案工作的开展、推进和监督工作。在人员设置上,综合档案室只设专职档案工作管理人员一名,其他全部均为兼职档案工作人员(即在施工现场的资料员)。这也是我司结合企业具体实际,贯彻国家档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案工作管理模式,它符合建筑企业业务工作的特点和需要,减少了档案归档过程中的重复工作。实践证明,我司的做法,较好地促进了施工现场的资料收集和工程档案管理工作,为企业节约了大量的人工成本,间接创造了经济效益。

三、切实严格执行好档案法律法规和行业规范,为企业获取经济效益保驾护航

工程资料的准确性,对于工程施工过程及生产管理的重要性不言而喻。工程资料特别是工程档案上的错误,对于施工企业将会是毁灭性的打击。因此,建筑施工企业要在及时学习领会、认真贯彻落实的基础上,至关重要的一点,就是必须切实严格执行档案法律法规和行业规范。也只有这样,法律法规和管理规范的威力及作用才能充分发挥,否则就会成为一纸空文。因此,起着推动和监督作用的档案管理部门,要对工程资料严格把关,做好审核工作,并将相关资料及时归档。建筑企业要根据建筑形势的发展变化,根据档案管理的工作要求以及施工现场的实际,不断调整工作方式方法,针对工作中出现的新问题,要采取新思路、新办法、新措施加以解决。

切实严格执行档案法律法规和管理规范,为企业争取经济效益,一是要注意处理好生产管理与档案工作的关系。建筑企业的生产管理与企业开展档案管理工作是异途同归的两个方面,两者相得益彰、互为促进。以档案法律法规和管理规范为工作依据,做好、管好施工现场档案资料管理工作,正确处理好企业生产管理与档案工作管理的关系,不仅不会削弱企业生产管理的力度,而且有助于促进企业的生产管理工作,促进企业“向管理要效益”。

二是要注重发挥好工程档案资料的真实凭证的作用。施工现场的档案管理工作,要以档案法律法规和管理规范为依据,为工程项目管理提供准确数据,及时有效地为企业生产、经营和管理服务。工程档案资料具有参考借鉴价值,对工程技术的推广和应用有启迪助推作用。如,在生产管理过程中甲乙双方就工程量产生意见分歧或发生经济纠纷、合同纠纷,工程档案还可作为原始凭证,为建筑企业“作证”,作为甲乙双方确认工程量的证据,为企业争取经济效益。

三是要高度重视信息技术环境下档案信息的安全工作。要抓紧抓好档案法律法规和管理规范学习和贯彻落实,抓好档案工作队伍的教育管理和档案岗位责任制的落实。对于特殊的工程项目特别是军事、银行等保密工程,要加强对档案工作人员的保密意识教育,增强人员责任意识,不断推进档案管理工作制度化和规范化,切实做好特殊工程资料的收集、归档和保密工作。避免因工程泄密或工程档案资料泄密,造成不必要的法律诉讼成本,间接为企业争取经济效益。

四是要加强与建设主管部门和档案管理部门的工作沟通,做好与质监、安全、建协等部门的沟通和联系。按照各专项工程的要求,以档案法律法规和管理规范为标准及依据,分类做好消防、城建等分项资料,及时收集整理归档,为工程项目的分步分项验收及早做好准备工作,减少因分步验收紧急做资料赶任务而发生的加班工资,减少人工费用。

在现行的建筑企业运作机制下,企业档案管理特别是施工现场的档案管理工作不能循规蹈矩、墨守成规,必须在学习领会好、贯彻落实好、高效执行好档案法律法规和行业规范的基础上,及时解决施工现场档案管理工作中的实际问题,不断深化创新管理方式方法,推进管理工作逐步发展完善,一定会扭转施工现场档案管理工作的被动局面,建筑企业获取最大经济效益的目标一定会得以实现。

参考文献:

[1]陈作明.档案学研究中若干问题的思考[J].浙江档案,1996,(9).

[2]成虎.工程项目管理[M].北京:高等教育出版社,2004.

工程档案管理方法篇(5)

随着国家经济政策调整和区域一体化的发展，国家在基础设施方面的投资增长迅速，该契机促使大型企业经营发展模式由传统单一的以项目为主逐步拓展为以投资业务发挥引领作用的新型商业模式——投资项目。投资项目涉及交通、基建、水利、航道、城市建设等众多领域，这类项目权力与义务关系复杂、风险因素多、风险系数大。投资项目档案反映了项目建设的真实历史面貌，是项目建设、验收、运营及移交的重要凭证和参考性资料，对于企业规避风险、防御或处理纠纷具有佐证作用。本文结合工作实践，研究投资项目档案管控的原则与方法，旨在更好地发挥投资项目档案的价值。

一、投资项目档案管理现状及问题分析

投资项目档案验收是项目竣工验收的前提和必要条件，也是项目竣工验收的先行官，做好投资项目档案管理工作的重要性和必要性显而易见。(一)投资项目档案管理现状投资项目档案从形成、收集、归档到发挥作用，需要参建方包括投资主体、设计、施工、监理、竣工验收等单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。尽管各参建单位都了解投资项目档案的重要性，但是限于投资项目档案的特点、传统管理方式以及各参建单位的主观因素，投资项目档案管理现状不容乐观。1.投资项目数额大、周期长、参建方多、资金来源广，导致档案易遗失或散失。在较长的建设周期里，投资项目档案工作一直处于动态和持续补充状态，而且由于承建方众多，使得投资项目档案文件材料难以做到及时归档，齐全完整很难保证。2.投资项目建设管理人员档案意识薄弱，往往只重视红头文件和结论性文件材料的管理，对项目建设过程中产生的一些过程性与随机性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料归档完整率、准确率不高。3.文件材料收集归档难。投资项目建设周期较长，项目人员流动性较大，文件材料管理经手人多，极易造成管理断档或断层现象，增加了文件材料收集难度。4.档案完整性、系统性欠缺。投资项目档案的形成具有分散性和阶段性特征，由于投资项目建设管理人员对档案工作认识上存在偏差，因此很难确保档案文件材料的系统、齐全和完整。(二)存在问题分析1.传统观念中，档案管理部门注重档案整理和保存环节，而忽视档案收集过程的管理。究其根源在于档案人员无法对投资项目建设全过程进行有效跟踪，收集过程被孤立，不能与后续档案管理环节进行无缝衔接。2.投资项目档案一般在项目建设完成后才移交到企业档案部门，但是在项目建设过程中，项目建设与管理部门对文件材料的收集把关不严，而企业档案管理部门未参与项目建设过程，档案管理环节缺失，对档案的完整性、系统性无法掌控。3.传统的企业档案部门仅有对投资项目档案文件材料的业务指导权和监督权，没有过程监控权，致使项目档案质量的审核是在归档之后，存在监管滞后的缺陷。针对上述问题，本文认真研究了针对投资项目管理的有效应对策略，提出建立科学、合理的档案管控模型，跟踪投资项目建设流程，以达到对项目文件材料进行全程管控的目的。

二、理清投资项目档案管理职责

投资项目档案质量是企业实现投资目的的基本保证之一，而且关系到投资项目完工后使用、改造、维护和责任归属等一系列问题。因此档案管理过程应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规则》《建设项目(工程)档案验收办法》《建设工程文件归档规范》执行。

(一)投资项目的特点决定了档案管理具有责任重、数量多、难度大、要求高、涉及广的特点，投资项目文件材料收集归档周期长且较复杂，易造成遗漏，因此理清投资项目参建方的权属关系是做好投资项目档案管理工作的基础。参建单位具体情况见表1。

(二)明确投资项目参建方的立卷归档职责是做好档案管理工作的保障。投资项目档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，投资主体或受其委托的项目公司对投资项目文件材料的完整、准确和系统负责。1.投资主体档案工作职责投资主体对项目档案管理统筹规划，负责制定档案工作方案，对档案工作提出总体要求，明确双方在投资项目文件材料归档工作中的权利和义务，为投资项目文件材料归档工作提供支持和保障。2.项目公司档案工作职责项目公司根据投资单位和档案行政管理部门对投资项目文件材料归档工作的要求，结合项目实际情况，设立与项目建设相适应的档案管理机构、库房，配备满足投资项目档案管理需要的档案人员，负责所辖范围文件材料归档移交工作。3.参建单位档案工作职责参建单位包括设计单位、施工单位、监理单位及总承包单位，应遵照项目公司关于项目文件材料归档工作相关条款的约定，分别负责所承建工程或任务文件材料的收集、整理、归档、监督、检查、审核、汇总工作。

三、明确投资项目档案主要内容

投资项目档案是项目在投资立项、审批(核准、备案)、土地征迁、招标投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、竣工验收、运营、回购或移交等全过程中形成的具有保存利用价值，经鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。为了确保企业投资项目档案的完整、准确和规范，为项目的执行和运营提供有效的信息和法律保障，降低投资风险，根据《中央企业档案工作规定》，投资项目参建方应按照“谁形成，谁负责”的原则，对项目建设过程中产生的项目档案的形成、积累、整理和归档各负其责；投资主体对项目投资、建设、运营、回购或移交等阶段及各阶段衔接产生的管理文件归档工作负责。1.投资单位收集投资筹划、尽职调查、专项评估、可行性研究、审查、出资、后评价、资产处置及成立项目公司进行建设管理产生的批准文件或会议纪要、特许经营协议等内容。2.项目公司收集项目资金筹措、建设实施、交(竣)工验收、运营管理、养护维修、债务偿还、资产管理以及移交过程中产生的项目文件。3.设计单位收集内容包括项目进行勘察后经综合分析、论证编制的地质勘察资料、初步设计、方案设计、总体规划设计、施工图设计等文件。4.施工单位收集内容包括编制施工组织设计和施工计划，在组织工程施工过程中形成的技术、材料、设备等文件。5.监理单位收集对项目质量、进度和建设资金使用等进行监控形成的文件。6.总承包单位收集内容包括项目总承包范围内管理文件及汇总整理各分包单位编制的全部项目文件。

四、建立投资项目档案管理模型图

投资项目建设实施过程有其计划性和组织性，是人工、材料、机械、施工组织方法及建设环境条件等有机结合的过程。参照系统工程中的霍尔三维结构方法，根据上述参建方管理职责及收集内容构建投资项目档案管理模型如图1。该图的水平面横轴表示投资项目档案管理阶段，包括7个环节，纵轴表示投资项目参建方，空间轴表示项目建设阶段。该图清楚地反映了投资项目档案管理与项目建设的关系，投资项目档案产生于项目建设各个阶段，不同的建设阶段有不同的责任主体，形成不同的投资项目档案。投资项目参建方按照项目档案管理内容要求分别负责项目档案管理阶段的工作。按上述思路构建了一个顺畅、有序、可追溯的文件管控模型，生动系统地体现了投资项目档案的全程管理思想，对企业投资项目档案管理具有指导性、针对性和实用性。

五、科学制定投资项目档案管控原则与方法

(一)管控原则

将档案管理思想融入整个投资项目管理的生命周期，在投资项目档案管控中运用全程管理原则，即事前介入、事中控制、事后审核、验收归档，该原则要求把档案管理纳入项目建设计划中，实现全程有效控制。档案管理人员在投资项目伊始即提出档案管理要求；建设过程中进行有效跟踪，检查指导项目文件材料管理工作；竣工档案验收前进行初审，为投资项目档案验收严格把关；实现投资项目档案的科学管理和利用。

(二)管控方法

本文将全程管理原则贯穿于基本方法中，以期实现对投资项目档案的管控，通过制度建设、合同控制、岗位职责、环节控制具体落实执行全程管理原则，有利于提高投资项目档案管理水平。1.通过制度进行前端控制传统管理模式下档案管理人员一般不参与投资项目的调研、立项、评估等前期工作及实施环节。档案部门一般是中途介入或事后介入，由此造成投资项目档案管理难以规范化。全程管理原则要求档案管理人员实施前端控制，即在投资项目启动时从顶层框架上设计出一种符合投资项目建设的档案管理制度，将档案管理工作基本要求与工程管理相关要求有机结合，抓住管控源头。档案制度建设与贯彻落实是管控的核心，是实施投资项目档案全过程控制的保证。2.通过合同进行法律控制合同约束具有法律效力。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件及其整理、归档责任。”采取明文规定的方式，将项目档案的收集归档责任纳入合同中实施管理，明确规定参建单位的档案收集义务、归档要求、档案工作进度及奖惩措施等，运用法律手段约束参建单位，最大限度地防止档案的流失，实现档案管控的主动权和法律保障。3.通过职责进行人员控制人员控制主要是明确相关人员岗位职责中有关档案工作的义务。项目伊始，明确档案机构对口的部门与单位，形成档案管理网络，明确项目负责人、档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任，分别负有全局督促、具体档案业务与协调、整理项目文件、清点检查随机文件等职责。通过专、兼职档案人员的分工和协作，发挥各方专业知识优势，提高档案的准确性、有效性和系统性。4.通过考评完善过程控制投资项目建设每个阶段都有严格的节点要求，根据建设节点设定档案完成移交节点，要求投资项目档案管理人员及时、动态地掌握投资项目文件的流转状况，协调各方收集归档；将考评机制引入档案工作中，结合档案节点制定工作计划，考评结果通报档案工作完成情况，确保投资项目档案文件材料的形成归档与项目建设同步，最终实现整个投资项目档案管理的全程控制。

参考文献：

[1]杜二瑞.企业固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2007(1)：14-15

[2]范越，秦晓宇.国有企业投资项目档案管理的探讨[J].项目管理技术，2009(3)：40-43

[3]曹玉娟.化工企业投资项目竣工档案资料管理[J].南方论刊，2012(11)：81-82

工程档案管理方法篇(6)

【关键词】法院档案管理；新模式；构建与应用；研究分析

引言

对于法院档案管理来说，就是指对一些基本案件的具体过程以及卷宗进行一个初步的管理，来保证以后查阅的方便，并为以后的案件审理提供一个基本的参考。因此本文将对目前法院档案管理的新模式构建与应用进行分析，主要从进行法院档案管理的新模式构建与应用研究的意义、法院档案管理的新模式构建与应用过程中存在的问题以及法院档案管理的新模式构建与应用策略等三个方面展开分析，并提出科学的发展策略，促进法院档案管理工作的与时俱进。

一、进行法院档案管理的新模式构建与应用研究的意义

在社会主义国家的发展过程中，档案管理工作对于整个社会的发展起着至关重要的作用。首先，它关系着社会案件的审理以及结果的判定，并且对以后的案件审理有着非常重要的借鉴作用，因此对目前法院档案管理工作中存在的问题展开研究，及时地分析存在的问题对于法院档案管理工作的的顺利开展具有十分重要的意义；其次，通过研究可以促进目前的法院档案管理工作，改变传统的、不合时宜的管理方法，来进一步促进档案管理方法的进步；最后，通过开展法院档案管理的新模式构建与应用研究，可以进一步规范法院工作，促进案件的公平、有序管理，为进一步公平的审理案件提供一定的借鉴，实现国家司法工作的规范化运行。

二、法院档案管理的新模式构建与应用过程中存在的问题

（一）法院档案管理技术手段落后

根据目前的调查显示，在法院档案管理的过程中存在着档案管理技术手段落后的问题。简单来说就是所有的档案仅仅是通过纸质化的方式进行保管，这样就容易造成法院档案的遗失和破损，不利于查阅和保存，同时还会对今后的档案应用带来不必要的麻烦。尤其是随着社会信息化的进程不断加快，越来越多的资料开始面临信息化的问题。对于法院档案的管理来说，同样出现了管理技术手段落后的现象，这将对法院工作造成严重的影响，甚至会大大降低法院档案管理工作的工作效率，所以必须要采取科学的档案管理手段，实现档案管理的与时俱进。

（二）法院档案管理意识比较薄弱

除了以上问题之外，在法院档案管理新模式构建的过程中还存在着法院档案管理意识薄弱的问题。因为在信息化时代的背景之下，档案资料问题关系着法院工作的效率以及基本的考核标准，所以说如果缺乏对档案管理工作的重视将会严重影响法院案件审查的效率，甚至会对正在进行审理的案件造成严重的影响。要知道，意识问题将会对实际操作程序有着重要的指导作用，那么如果没有好好利用法院档案管理意识，发挥意识的重要作用，那就不利于法院档案管理的发展与进步，所以必须要进一步解决法院档案管理意识薄弱的问题。

（三）法院档案管理缺乏专业的人才

最后法院档案管理新模式的构建，还必须要具备专业的新技术管理人才。因为通过目前的调查结果显示，大部分的法院档案管理人员都是采用一些老员工来对档案进行管理。虽然这些老干部对档案的运用和查阅具有十分丰富的经验，但是却并不具备使用现代技术的能力，因此这个矛盾的存在将会严重制约法院档案管理模式的创新发展，必须要加强专业档案管理技术人才的引进与变革。

三、法院档案管理的新模式构建与应用策略

（一）加强法院档案管理信息化模式构建

法院档案管理的新模式发展的方向就是不断地与时俱进，进一步加强法院档案管理信息化模式构建。通过将法院中的案件档案都通过计算机来进行管理，逐步实现档案管理的信息化，这样一来就进一步方便了相关人员的查阅和管理。首先，要引进专业的计算机设备，来实现档案管理的设备的完备；其次，还要安装一些档案信息管理系统，实现信息管理的网络化；最后，还要加强法院之间的档案信息化连接，这样才可以更好地实现档案管理的信息化和一体化进程。

（二）以现代化管理理念构建法院档案管理新模式

为了更好地实现法院档案管理的新模式的发展，还要加强对档案管理意识的培养，并以现代化的管理理念构建法院档案管理新模式。首先，档案管理人员就必须要具备现代的档案管理理念，采用高效率的工作方式，来实现对档案的管理和应用；除此之外，还要在档案的保存和管理过程中，不断地去学习和借鉴其它先进的管理方式，这样就可以进一步促进法院档案管理工作的与时俱进，发挥现代化管理理念的重要作用，为法院档案管理新模式的进一步发展，奠定一定的意识和理论基础。

（三）分配专业的法院档案管理人才

最后，在法院档案管理新模式构建的过程中，还要不断分配专业的法院档案管理人才。第一，要对管理人员的专业素质进行一个严格的测评，这样就可以保证对档案管理工作的熟悉程度进一步提高，便于工作的顺利开展；第二，还要对管理人员的信息化操作水平进行测试，因为只有具备熟练地机算机操作能力，才可以进一步来辅助法院档案管理工作，促进档案管理新模式的发展，使得法院档案管理工作朝着信息化的方向稳定发展；第三，还要对档案管理人员进行定期的测评和考核，来保证管理人员的能力和知识水平不断提高与进步。

四、结束语

通过本文的进一步研究发现，在目前法院档案管理的过程中还存在着一些问题，例如档案管理模式的落后等，因此本文提出了合理地解决措施，以信息化的档案管理方式进行研究和分析，来进一步促进法院档案管理方式的变革与应用，实现档案管理的科学化、高效化。

参考文献：

[1]李瑞.构建法院档案工作新模式之我见[J].陕西档案，2014（02）.

[2]翁东东.毕尧翔.基于云计算的法院档案管理系统研究[J].电子世界，2014（07）.

工程档案管理方法篇(7)

关键词：市政工程档案；收集工作；城市建设

城市建设是百年大计，各地政府都非常重视，各地工程一个接一个上马。同时，城市建设工程竣工档案的收集、归档问题也日趋突出。城建工程档案的收集是基础，是反映城建工程建设过程的第一手资料；城市建设工程涉及的单位和人员较多，由于他们对档案管理的法律法规认识不足，普遍不重视档案的收集与整理，出现了一些偏差。因此，加强档案的产法和宣传，强化建设及施工单位和人员的档案法律意识，重视城建工程档案的收集和归档，为我国城市发展和经济建设打下坚实的基础。

一、档案收集的难点

1.1、相关法规不健全长期以来，我国出台了20多部有关城市建设管理的法律及规章，涉及到城市重点建设、河道管理、城市绿化、拆迁、古迹保护等领域，但真正涉及到市政工程档案管理的不多。目前只有建设部颁布《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等少数法规具有明确的针对性，但仅这此法规也还有很大缺陷，存在很多问题。由于没有相关法规作保障，因此在工程档案预验收通过后，城建档案馆再没有能力去约束设计、施工和建设单位，要想将与工程相关的档案收集起来非常困难。无论是国家颁布的《档案法》还是地方相关法规都不能克保市政公用工程档案完整、准确及时地进馆。

1.2、未能有效地保障归档率。不同类型的工程档案的预验收与归档，存在一些差别，国有企业稍好一点，有些民办企业或者联办的工程就差一些，资料难以收齐和归档。工程竣工验收或备案后，由建设单位将工程准备阶段文件、地勘材料、监理说明报告、施工图纸及竣工图等全套资料向档案馆移交。而有些市政工程主是地方政府主导的工程或者部门的自建工程，基本不需要办理房地产确权，也就不愿意移交相关档案，且对档案管理部门的要求置之不理了。

1.3、建设单位归档意识不强原建设部2001年修改颁布发的《城市建设档案管理规定》中明确规定：由建设单位收集、建设工程项目各环节的文件资料，等全项目档案，在建设工程全部竣工验收后，及时向城建档案馆报送。但是，部分工程的建设单位所关注的是工程形象、进度和质量，对档案不太关注，重视程度不够，在建设过程中至验收后，未能按照要求形成档案并归档，多数将由施工单位代为负责，因此出现与档案管理部门不和谐的情况。

二、完善城市建设档案收集工作的策略

2.1强化档案法规监督,坚持依法治档首先要出台一批政策法规，从法律上保证城市建设工程档案的收集与管理，要加大档案法律法规的宣传，要在全社会形成尊法、守法的风气,尤其是取消竣工档案保证金后,应该尽快出台相应的法规,要配备专门的机构和执法人员对档案进行监管和控制,对移交竣工档案不合格或不及时的单位及其法人代表,要有经济处罚的措施出台，对恶意不交档案的要提交司法处理;工程竣工验收与竣工档案交验合并处置,可以采取建设单位不交竣工档案,规划部门不予办理其新建工程的办法;在工程竣工验收方面,工程质检单位和城建档案馆进行联合行政执法，确保档案完整才算峻工完毕。任何一项市政工程竣工以后,竣工档案没有移交的者的,分清施工单位和建设单位的责任，分别处理，是施工方责任的，建设行政主管部门将视情节对施工单位采取“不分配新施工任务,取消参加市政工程投标资格”的处置;体现执法监督在城建档案工作中的重要地位。形成良好的档案管理法律意识,让法律理念贯穿工程建设的每一环节,努力改变城市建设工程项目档案被动移交为主动移交，扭转这一态势。

2.2抓住主要矛盾，从基层做起市政工程建设档案收集工作做的好坏，又直接影响着城市档案管理的质量和数量，也关系到城市建设和经济建设。但现状却是：中标施工单位长期以来不重视档案工作，管理机构及人员不健全，技术人员配备不全，总认为是可有可无，造成档案丢失，资料不全等诸多问题。，缺乏档案管理的专门设备。目前，市政工程项目档案工作面临的无人重视，无人管理的局面，市政工程建设从立项到施工的作业线上，各种分散的文件材料、资料、图片流失在各有关科室、临时聘请工程建设技术人员手中。没有形成一整套完整的保管体系，只有在验收时才临时整理。一旦工程完工，人员散失，档案资料也随之流失。而有些工程技术人员将各种文件材料视为自己辛勤工作劳动的成果或者私人财产，在工程的结束后全部自行带走。市政工程建设要形成完整档案体系，其包括前期规划、设计、勘察等资料，它有助于我们有重点地开展文件资料料的收集和归档；制订和总结出行之有效的本专业收集措施和方法，使收集工作顺利进行并卓有成效。

2.3将材料“转化”为档案，健全归档制度市政工程档案是由文件材料转化而来的，这是事物发展的必然性的决定的。因此，文件材料的状况直接影响着档案的质量。市政工程人议题、立项就会产生很多文件和材料，这就要求档案人员细心去做，注意每一个环节，比如会议记录，每一个人的发言都不可遗漏。对每个建设施工单位科室所形成文件材料，分别指派专人负责，并逐项地划定归档范围和保管年限，使立卷人了解需要收集和整理的文件材料的内容，避免重复和遗漏。尤其是从事市政工程建设档案工作的人员，应掌握国家《档案法》和地方有关部门有关档案的法规政策，增强法制观念，了解基本内容，具备市政档案专业知识，掌握档案管理特别是现代计算机数字技术，要有设计和管理的能力，具备市政工程建设技术基本知识和规范。

2.4以工程档案预验收为手段，采取强硬手段收集整合工程档案预验收与归档环节，档案人员必须实质性参与验收之中，不可充当看客。以预验收为手段，将市政工程档案预验收和档案归档整合为一个程序环节，将全套工程档案的收集齐全完整作为工程档案预验收的必要条件。严格执行“二次归档”的办理程序，首行进行建设工程档案的预验收，将工程立项准备阶段文件、地勘文件、监理说明报告及施工竣工图纸直接归档，施工文件及竣工验收文件经简单装订后交回建设单位用以办理工程竣工验收和相关手续，待工程竣工验收或备案手续办结后再向城建档案馆移交进行二次归档。

作者:龚志军 单位:襄阳市市政工程总公司

参考文献：

[1]陈茂银.浅谈如何做好企业改扩建项目档案的收集工作[J].科技视界.2013(16)

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[4]王为邦.再议城市建设工程档案的收集管理工作[J].工程与建设.2014(03)

[5]孙文靖.浅谈当前档案收集工作存在的问题及解决对策[J].科技档案.2014(02)

[6]王京芬.浅论技术档案收集工作[J].办公室业务.2011(S1)