怎样做好档案精细化管理篇(1)

1、档案的法制知识。

在第一堂课中，麻城市档案局的喻老师就给我们讲述了我国及我省的档案法的制定情况，并详细地学习了档案法违法行为。让我们对哪些行为属于档案违法行为，它有些什么特征，违反了档案法将产生什么样的后果，会受到什么样的制裁等档案法制知识进行了全面而系统的了解。为我们以后的档案管理奠定了良好的理论基础。

2、立卷归档的“三合一”制度。

在我们进行档案管理过程中最重要的一项前提工作是制定一份合理、科学的立卷归制度。本着科学发展观的精神，加强学校档案资源建设，提高我校档案工作的管理水平，坚持“以人为本、以我为主、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则制定学校档案“三合一”制度，即立卷归档制度要求机关单位都要制订分类方案、归档范围、保管期限表。只有首先明确这三大类的内容界线，我们才能进行档案管理的后续工作。

3、各类资料的归档管理规范。

我们主要学习了文书文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料、电子文件材料的收集、分类、组卷、排列、目录封面的填写、归档以及需注意的问题等一系列程序。

4、纸质档案数字化的管理。

邓老师给我们介绍了世纪科怡档案管理软件。该软件主要是将纸质档案通过扫描枝术实现数字化，通过电脑进行储存保管。我们大略的学习了该软件的较常用的几个功能。

我们参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。虽然在培训中学了这么多东西，但是要真正的掌握，熟练地运用于实践中还是有一定的困难的，也需要一段时间去探索、去实践。

我仔细地想了一下，归纳了我们这次学习的最主要内容就是新的档案管理方法和世纪科怡档案管理软件的运用。

在听了老师精湛的讲解，看了师范运用新的档案管理方法整理出来的档案之后，我们可以看出传统的方法与新的方法之间主要存在以下几个不同之处：1、档案盒封面。不过两者进行比较也是大同小异。新的有四个内容：全宗号、年度、保管期限、机构（问题），而传统的则内容要详细些，排版也稍有差异，但在我个人看来，这并不影响后续工作及查阅。2、在新整理的档案里面，师范将归档文件的装订方式由以前的穿孔式变为现在的袋装式这个有很大的变化，不需要写卷内文件目录，每袋首页都盖了专门的归档章。然后将相同类别的都装到一个盒子里面。（这个我一直存在疑惑，没有目录，我们将怎么去快速查阅出来？）

将纸质文件数字化管理，可以节约空间，快速检索，输入之后直接生成可以省去很多步骤。但是也存在一些弊端，设备的要求电脑、扫描仪、各类备份载体都有严格的保存运用要求，对于档案资料较多的单位比较适用。

学习了别人的先进理论与成功实例后，我一直在想我们学校的档案管理与他们的有些什么区别，存在哪些差异。在以后的档案管理中应该怎么做。对照了我们的档案与他们的，觉得也没有什么大的区别。仔细想一下“三合一”的内容，我们那个册子目录里面除了没有保管期限外都有，再个就是格式稍有差异。有一个缺点就是在纸张要求上不规范，应该全部用a4的纸。我想我们不应照搬他们的做法，在遵循“三合一”的指导思想下，探索出适合英才的档案管理办法。由于知识水平与经验有限，目前也想不出比较好方法出来，我会努力学习实践，在以后的档案管理中做到以下几点：

1、努力提高自身档案管理的专业知识和业务能力。认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。对档案工作自身的要求，要全面了解和掌握，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能，同时要勤总结，勤改进，不断创新。

2、虚心向别人学习，努力改正自己的不足。

3、档案的管理从平时做起，养成自觉性。在平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。

怎样做好档案精细化管理篇(2)

一、精心组织，落实责任

1、狠抓落实，确保档案工作万无一失。配备具有较好政治、业务素质的专职档案人员，并保持相对的稳定，责任到人，严格执行档案工作制度，对各部门形成的各种材料的搜集、整理、立卷和归档进行监督和指导，维护档案的完整、准确与安全。

2、增加设备，提高档案管理工作信息化程度。档案管理的规范化，直接反映在档案设备的升级换代上，档案库房温湿度表、温湿度周记仪；档案消毒设备；影像档案储存设备，微机的全程控制。这些档案设备的添置，极大地改善了档案管理的硬环境，为提高档案管理工作科学化程度起到了关键的作用。

二、明确思路，突出重点

1、强化围绕企业中心工作，为领导决策和企业发展提供及时、可靠的资料。从对企业负责的高度，深刻认识档案工作的重要性，从思想上、行动上确保档案工作为企业发展服好务。

2、强化为基层部门档案工作的指导和服务，做到细心和精心。档案工作烦琐复杂，尤其企业档案工作涉及面又广，这就需要档案工作者要做到细心周到的服务，精心严谨的作风，以最快的速度准确地收集到需归档建档的资料。

三、夯实基础，提升水平

1、全面普查案卷，去糟取精。由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件。

2、重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。

3、统一分类号保证检索查全率。根据《电力档案管理文件汇编》制定出具体细则。根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。统一认识统一标准，从而达到标准化和规范化管理。

4、规范题名保证检索查准率。在填写题名过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

四、加快推进现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。

2、分级次著录，省时省力。为三个层次进行著录，将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理可以减少著录条目和录入条目，提高效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号，大大地提高著录速度。

五、转变观念，创新模式

1、档案工作也要创新。主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。

2、档案工作管理模式要创新。包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。

怎样做好档案精细化管理篇(3)

【关键词】企业;档案工作;精细化;管理

企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化，从业务工作、服务利用等方面推进档案工作流程化、规范化发展，才能跟上企业发展步伐，适应企业发展需要。

1．企业的档案管理

企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。企业档案的原始凭证性，决定了档案必须高质量、高稳定，特别是信息化建设速度加快、网络办公的普遍应用，这就要求要求从档案形成伊始就必须精细地管理，做到落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，每一个管理者都要到位、尽职。工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。这样，企业档案工作才能提升工作质量，才能体现企业管理的水平。

2.档案精细化管理的机构和队伍建设

要适应精细化管理的需要，首先要加强机构和队伍的建设。

(1)面对企业档案的多样化，企业档案管理应进行合理的规划和明细。企业要配备专门领导分管档案的工作。

(2)档案的机构设置。企业应该根据自身的规模和本身的管理模式对档案管理进行分析，从而设置专门的档案机构。对于大型企业，应该成立和设置适合企业本身的档案馆。一个企业的档案管理模式，并不适用于所有企业，面对不同的模式，企业管理者应该认真进行研究，制定出适用于自身的企业档案工作的管理模式，才能使档案工作管理更加完善和全面。

(3)企业档案管理人员的配备问题是很多企业值得思考的一个问题。企业的档案管理是企业发展和进步的一个至关重要的环节，所以对企业档案管理人员如何选择也就更值得研究。对于企业的研发、经营和管理以及企业的重大项目，应配备与其相关的专职的档案管理人员，并保持其稳定性。

3.档案精细化管理的制度建设

企业的档案管理部门，必须贯彻落实国家有关档案工作的相关法规和方针政策，建立健全的档案管理规章制度，完善相应的档案管理规定，制定详细具体的、可操作性强的管理措施，将档案管理纳入相应的企业发展规划和工作计划之中，为档案工作的持续稳步发展提供相应的保障。

(1)加强制度建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理长效机制。

(2)建立档案管理责任制。根据档案管理要求，对档案管理进行定岗定责，建立“领导主抓、部门分管、专人负责、全员配合”的多层次档案管理体系。

(3)健全档案管理制度。制订适合企业的《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等制度，逐项细化档案收集、整理、保管、利用等各个环节的操作要求。

(4)细化档案管理工作流程。制订《文件归档办法》、《文件资料归档范围和保管期限表》，建立档案收集渠道，明确相关责任人。以此要求全体员工在经营管理活动中积极介入档案工作的日常工作，移交应归档的文件资料，确保档案管理合法、规范、有序。

(5)将归档工作纳入企业的绩效考核指标。

4.档案精细化管理的重点建设

企业档案工作应该满足企业各项活动在信息和责任等方面的需求，为企业的管理提供有效和便利的服务。因此必须确保档案的完整性、准确性和安全性。

(1)必须要采取相应的手段和措施，确保企业档案不受到任何威胁和破坏。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案库房建设符合国家标准。

(2)在科技日益进步和发展的今天，计算机和网络技术成为了便利和快捷的代表，已普遍应用到在企业档案管理中。但因网络黑客的攻击或因计算机的寿命致使硬件损坏，将造成难以弥补的损失。所以，对计算机系统中的档案信息必须用光盘或移动硬盘定期备份；企业网络应与互联网实施物理隔离或实行局域网管理。作为重要的凭证，纸质档案是电子文件无法代替的，白纸黑字无疑是最好的档案保存方式，专门的档案库房和档案馆是企业保存档案途径的不二选择。

5.档案精细化管理的日常工作

企业档案工作的日常管理业务，其内容主要包括两个方面,即档案实体管理和档案信息管理。应加强日常管理，不断改进档案工作。

5.1档案实体管理

档案实体管理,是指以档案保管单位(卷、盒、件)为对象的管理工作,主要通过档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和移交等六个环节来完成;对于企业的档案管理，其文件整理是档案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是体现一个企业档案管理工作的重要途径。档案管理人员应将收集到的文件资料进行分类、排列与编目，从而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，档案整理工作亦是如此，只有从开始的点点滴滴做好，才会在以后慢慢累积的过程中不会感到档案卷宗的冗杂和散乱，便于对档案更好的整理。

档案管理人员在进行档案整理的时候，要认真核对，杜绝遗漏现象的发生；检查的时侯，要核实档案数目和种类，要认真清点，杜绝任何错误的发生。

一个企业的档案相当于一个企业的历史，企业成立时间越长，历史就越长，档案就越多，档案保管人员就更应该小心谨慎，防火防潮，定期进行对档案上灰尘的擦拭，确保档案的完整和安全。对于因时间久远而破损和泛黄的纸张，档案的管理人员应该进行定期的修复和抄写，以确保档案系统的完整。当档案保管人员进行职位调整和交接的时候，双方要认真进行手续交接，填写交接表，清点档案数量，确保档案数目不会因为人员调度而出现混淆。

5.2档案信息管理

档案信息管理是以档案所蕴含的内容信息为对象的管理工作,是对档案深层次的智能管理,其目的在于采取有效手段,开发档案信息资源,充分发挥档案的作用,主要通过检索、编研和开发利用等三个环节来实现。

6.档案精细化管理的改进

企业档案业务部门作为企业的一个管理部门和基层单位，除了按其职责，做好日常工作，组织学习档案法律法规，提高员工的档案法制意识，宣传普及档案知识外，还应更细致地开展工作并加以进一步改进。

(1)关注公司重大业务，提前了解归档材料有关情况，提出档案收集和相应的文控管理建议。

(2)制定档案移交工作流程，提前向移交方发送详细、具体、可操作性强的归档要求，明确归档范围、书写材料、附件、移交目录等各个工作步骤的质量要求。

(3)制定档案整理工作流程，明确组卷、装订、编目、信息化等各个工作步骤的质量要求。

(4)主动沟通，跟踪了解归档文件的形成情况和工程进度等情况，针对具体问题给出指导意见。

(5)完善各项档案规章制度。

(6)提供优质的档案利用服务，跟踪统计利用效果，征求完善意见。

企业档案管理作为企业的一项基础管理工作，作为企业精细化管理的重要组成部分，就一定要从企业对精细化工作的管理要求入手，结合企业自身特点，落实、推进、持续完善精细化的制度、流程，使得企业档案管理水平得到提高，为公司的生产、经营打下稳步前进的基石。

【参考文献】

［1］刘晓莉.企业管理制度与企业内部规划[J].关于企业内部的档案管理制度的讨论,2009:45-46.

［2］覃兆刿.企业档案的价值与管理规范.企业档案究竟该怎样分类和管理,2012:77-79.

［3］刘朝天.我们身边的经济学2011.我国的经济体质变革[J].企业的管理制度与监督机制:78-79.

怎样做好档案精细化管理篇(4)

关键词：新形势 民生档案 发展前景 民生问题

民生关乎社会稳定，人们幸福，党中央也密切关注我国的民生动态，并为把我国建设成一个富强、幸福的国家而努力奋斗。2016年，我国的民生档案工作迈上了新的台阶，作为民生档案工作的攻坚阶段，政府在中央经济工作会议上提出了新的要求。在2016年民生清单中，除增加了延迟退休等条例之外，扶贫、环保、就业、医疗依旧是民生工作中重要的一部分，如针对大学生、农民工、苦难企业等实施的就业托底工作，今年的扶贫领域中新增加例如精准扶贫、精准脱贫等管理办法，改善医疗卫生环境，降低医疗服务价格都是民生工作中的重中之重。

一、我国民生档案工作存在的问题

1.透明度不高。对社会公众不能做到完全透明是我国民生档案管理工作一直以来存在的弊端。透明度不高容易滋生等问题的发生，此外，由于大众不能起到良好的监督作用，从根本上也不能解决民生问题。

2.信息化程度不高。步入21世纪以来，信息化成为各个领域中最普遍的词。是否达到信息化不仅关系着工作效率，也关系着工作的完整性与精确性。就目前现状而言，我国的民生档案管理工作在处理相关数据时还存在着不精确、不完整的问题。

3.管理人员素质有待提升。进行民生档案工作的管理人员需对我国目前民生情况的现状、近几年我国民生发展、人们的普遍需求以及民生建设的重点有着全面的了解，此外，管理人员需要有专业的基础知识，经历过专门培训，有着对工作的热情。但现如今，我国的相关工作人员大部分没有达到这样的要求。

4.目标不够细化。目标过于笼统不利于相关政策的正常实施，虽近年我国的民生计划已经有部分细化到具体数字，如“在2016年的环保问题上要求地级市PM2.5浓度再下降3%”、“组织央企解决1万个贫困村的水电路”等，但依旧有部分目标过于模糊，不利于改善民生工作的正常进行。

二、建设民生档案工作的意义

1.有利于了解社会民生发展现状，促进社会稳定。民生档案作为反映民生问题的直接手段为中央改善民生问题提供了极大的便利，通过对我国近年来的生活状况的分析，我国2016年将扶贫、环保、教育、就业等作为政府大力着手解决的问题，也正是由于中央对民生档案工作持积极态度，我国的民生问题在近年来才有了比较良好的改善。民生问题关乎人民的幸福健康，改善民生不仅为人们提供了良好的生活环境，安全的生活保障，稳定的社会福利，同时也起到了社会稳定的作用，实现了国家的长治久安。

2.有利于构建和谐社会，践行科学发展观，体现以人为本的思想。科学发展观是我国政府一直秉持的观念，自从我党提出科学发展观以来，国家对民生问题便越来越重视，通过解决各项民生问题使人们的生活逐步进入小康水平。民生档案的建立使得在不同时间段我国不同的民生问题得以迅速的反应出来，给了党中央针对问题提出解决措施的重要依据，一方面体现了以人为本的思想，另一方面推动了我国的民主政治建设。

3.有利于解决民生问题，为改善民生提供理论依据。民生档案作用之一便是反应我国改善民生的进程以及在改革过程中存在的问题。近几年来，我国的扶贫工作进展良好，取得了显著成效，但在清查贫困人口、培训等方面还有很多不足，因此，在2016年度的中央工作会议中便将“精准扶贫”、“查清贫困人数”等问题作为扶贫的重点；此外，环保问题也是2016年民生问题中的重点，治理雾霾已经成为刻不容缓的事情。因此，反映在民生档案为解决问题提供了依据。

三、我国民生档案工作的发展趋势

虽然目前我国民生档案的管理依旧有很多问题，但党中央、人民群众都在为建设更加完善的民生档案做准备。根据前文的分析，我们可以预测到未来的民生档案必将有以下几个特点。

1.范围更加广泛，内容更加具体。随着我国经济水平的不断发展，未来的民生问题将涉及到更多的方面，与人们的关系也更加密切，但在民生档案的管理中对其中的内容的分割会更加细致。

2.制度更加完善，管理更加透明。完善的制度包括高级的管理人才，精细的管理模式以及良好的监督制度。在民生档案方面积累的经验越多，也就意味着有一套更加完善的制度，对我国民生的问题的改善届时将会起到更大的作用。此外，未来的民生档案工作会将政府“做什么”、“怎样做”等问题像公众进行公示，透明的管理加强了党政的廉洁建设。

3.信息化水平更高。近几年“互联网+”模式进入了高潮时期，未来的民生档案工作也必将会是以“互联网+”的模式运行，不仅节省了人力成本，还提高了办事效率。

总之，未来我国的民生档案管理工作会迈上新的台阶，对人们生活水平的改善作出巨大贡献。管理好民生档案，积极服务人们时贯彻党的十提出的“保障民生”精神的具体措施，是我国经济发展的新的目标，同样也是民生档案管理单位的重要职责，因此应对其有极大的重视，最大程度上促进我国的民生建设。

参考文献

[1]王玲.谈民生档案工作对推动档案事业发展的积极作用[J].黑龙江档案，2011（5）

[2]王璐.对新时期民生档案工作的思考[J].2月建筑科技与管理学术交流会，2015（7）

[3]张倩兰.从馆藏档案的利用看民生档案的作用[J].山东档案，2015（13）

怎样做好档案精细化管理篇(5)

【关键词】 教学管理；教学档案；电子档案

【中图分类号】G642.47 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）9-0-02

高等教育应该坚持稳步发展和提高教学质量相结合，把提高教学质量作为高等教育发展的核心任务来抓，这就要求高校要坚持教学改革，以教学为中心，把主要精力放在搞好教学和培养好学生上。

要搞好教学，需要高校全体教职工及广大学生们的共同努力。学校要办出特色，办出水平，首先需要学校领导能高瞻远瞩，具有正确的办学理念，确立学校适应现代化发展和社会进步的办学方针及目标；其次要求教师们具有较高的素质，能与教育现代化相适应，能教好书，育好人。而要实现这个目标，使教书育人工作能有条不紊的进行，就需要有教学管理工作的支撑。教学管理工作是学校管理中最基本的管理工作之一，教学管理工作的好坏直接影响到教学工作的有序进行，在整个教学工作中起到了很关键的作用。特别是处于教学管理工作最基层的各教学系的教务员，他们直接面对院、系级领导教学理念的贯彻执行，直接面对课程的设置、安排，直接面对教师的聘任、联系和沟通，还直接面对各教学班学生的各项教学活动、考试安排，学习成绩的核实、管理等诸多方面的工作。可见，教务员的工作涉及面广，对工作能力及责任心等要求都较高。作为一个教学秘书，怎么样才能使如此繁杂的本职工作能有张有法、有条不紊的进行，我认为，为各项教学活动建立适用的档案是个很好的方法。

教学档案的建设和管理工作是各高校教学工作中都会重点抓好的一项工作，这一工作也得到了各高校及其院系教务员的重视，有不少的论述和报道[1，2，3，]。系级教务员的建档工作是学校档案工作的基础，怎样才能做好系级教务员工作呢？首先要充分认识建立系级教学档案的重要性，其次要分析和掌握建立系级档案工作的特点和规律。就我们计科系而言，我们在充分认识系级档案工作重要性的同时，认真进行总结归纳和创新，很好地完成了教学管理工作，建立起各种具备查考、总结和利用价值的、符合实际情况、实用而简洁的档案，它们在教学活动中发挥了很重要的作用。本文就系级教务员怎样才能做好基层建档工作，发挥好基层档案员的作用，建立起必需的、实用而简洁的教学档案，浅谈一些个人的体会。

一、档案工作的重要性

要做好系级教务员的建档工作，首先要认识到这项工作的重要性。档案是历史的原始记录。档案记录着人们改造客观世界和主观世界的实践活动的过程，在这一活动中人们需要查过去工作和生产的情况，研究事物发展规律，继承已有的成果。因此档案具备查考、总结和利用的价值。高校教学档案是指高校教师、学生、教学管理人员在日常教学活动、教学建设、教学管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录音和录像等文件资料。高校的社会活动主要是围绕教学展开的，各项教学档案的建立会客观的记录教学活动的历史情况，保留各教学进程、各个教学方面和环节的真实情况。教学工作中的各项档案是教学规律研究的可靠资料，人们可以通过它继承前人的研究成果，吸取经验教训。因此在教学管理工作中，建档工作是非常重要的。档案工作是教学管理各个环节中最重要的环节之一，不建立完善的档案收集，整理，归档体系，将会给教学管理带来难以估计的困难，系部将无法了解教学活动的整体情况，不能宏观地对教学管理进行长期计划，也无法对短期教学活动进行细致的分析和了解，难以掌握教学主体，教师和学生以及教学的情况。因此，档案工作对于教学管理起着举足轻重的作用。可以说，基层建档工作的好坏与整个学校教学工作的好坏息息相关，是做好学校教学工作的保障。

二、系部档案的特点

高校系部的教学档案工作是学校最基层的档案工作。对于记录系部教学活动有着极为重要的意义，相对其他部门，系部教学档案有着以下特点：

1、多样性：教学档案作为系部教学管理的重要组成部分，涉及到教学管理的方方面面，因此，档案也是多种多样的，整理档案需要根据不同类型档案的特点分门别类的进行整理和归档；

2、复杂性：教学档案由于涉及的内容很多，各种不同的教学活动所需要的资料也有所区别，因此，教学档案有其复杂性；

3、时效性：教学档案是学校进行教学活动的记录，通过教学档案能够了解学校的整体教学活动的发展，但教学资料也和其他资料一样有着时效性，相对来说如课堂情况的反馈等可列为短期保管，因为它仅反映当期的课堂教学情况，对宏观管理没有太大作用，而学生的论文，试卷等资料等则根据其性质需列为长期保管。

三、系部档案的分类

将看似繁杂的档案进行分门别类，以便于存档和查找。

首先根据类别分为行政档案和教学档案，再根据两个大的类别进行细分。如行政档案可根据具体形式分为报告、申请、财务预算等等；而教学档案则可以根据不同时段分为：开学、期中、期末考试（试卷，成绩登记表，成绩分析，考场记录表等等）；各时间段又可按工作要点分类，如：教学检查、教师教学资料（教学大纲、教案、教学日历等），毕业设计（答辩安排表，毕业论文，其他资料等等）。

四、系部档案的收集

档案的收集是档案工作的重中之重。而系部档案的收集看起来很琐碎和繁杂，如何将档案收集工作做好是一个问题。根据我多年档案工作的经验，我总结出以下几点：

1、日积月累

档案工作看似繁杂，其实只要每时每刻都注意收集，整理，档案工作可以变的很轻松。准备一些夹子和公文袋，开始的时候，需要不断提醒自己，凡是重要的资料都进行集中收藏，同一类别的文件，依照时间顺序统一用文件袋或者夹子保管在固定的地点，一旦发生新的资料，用完后立刻放入同类文件资料袋或用夹子夹好，并做好登记表格。教务员通过表格进行管理，经过一段时间的锻炼后，便能够很自然的将文件分门别类的收集、整理了，之后，无论是查找还是后续整理都会非常方便，久而久之，日积月累，档案自然而然的就形成规模了。

2、耐心细致

档案的收集工作由于其重要性，档案工作人员必须认真筛查，档案的整理要耐心，细致。

3、档案整理

档案作为教学活动的记录，有着及其重要的作用，但并非是所有的东西都要归入档案中，档案人员要通过自身的业务学习和平时工作的积累，摸清教学档案究竟包括哪些内容，才能更好的从千头万绪的原始资料中甄别出应该归档的资料。

4、要不断学习，提高档案管理水平。

要自觉学习一些档案管理的基础理论和相关的法律知识，特别是针对各种文件资料的收集、整理、立卷、归档等具体操作环节进行规范性学习，以提高自身的建档和档案的管理水平。

5、建立电子档案

随着社会现代化的逐步深入，档案工作也需要与时俱进，在传统的纸质档案基础上，必须建立起相应的电子档案，我们可以将档案资料通过电脑编写目录，并将所有资料的电子版通过刻录光盘的形式加以保存，电子档案的优势相对于纸质档案更便于查找、阅览和传发。保存也较传统的纸质档案更为便利和节省空间。

电子档案也存在问题，一旦保存资料的载体出现问题，所有的资料档案便可能丢失，因此电子档案要做备份，还可以采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行档案管理。

多年来我们通过对各项教学活动档案的建立和改进的实践，提高了对建立实用而简便的教学档案重要性的认识，也给后续的教学工作带来了方便。我们的实践说明教学档案的建立是没有固定模式的，可以是表格式的，可以是电子版，只要能方便的发挥其各项功能即可。由于我们的努力，学校在每个学期要求进行归档处理的档案材料，我系都能够及时上缴归档。我们在建档工作中探索了一些模式，也积累了一些经验，但还需要进一步的提高，期望能对学校的教学管理和教学质量的提高贡献一份力量。

参考文献

[1]刘姝虹.加强教学档案管理的建设与利用.吉林省经济管理干部学院学报[J]2012.6.26卷（3）.

怎样做好档案精细化管理篇(6)

青春是一团火，笑容与彩霞飞映，汗水伴露珠潇洒，脉搏跳动着奔腾的节奏，智慧弹奏着优美的旋律!青春用它火一样的热忱，全身心地投入，获得动人的笑颜。共同阅读青春话题演讲稿中学，请您阅读!

青春话题演讲稿1尊敬的学校领导、老师、亲爱的同学们

大家好!

士不可以不弘毅，任重而道远”作为一个__后的年轻人，一个国家，一个民族的希望所在，心中无不闪烁着梦想，那么现在就是我们努力实现梦想的时候。当前我们正处于一个承前启后，继往开来的转折点，有一大批的工程项目等着我们去建设，有一系列的技术等着我们去攻关，有一大片市场等着我们去开拓，有一整套的经验等着我们去探索。

当一个人把自己的青春融入到自己的事业的时候，那么他的青春不会流失，他的事业也必将在岁月的历练中折射出耀眼的光芒!“有的人活着他已经死了，有的人死了他还活着，生命的意义在于活着，并且要好好活着，正如《士兵突击》中的许三多，总是说要好好活，总是说好好活就是做很多有意义的事，那么什么才是有意义的事呢?怎样才能活的更有意义呢?我想那就要奉献。如果我们不付出，不创造，不追求，不奉献，那这样的青春必会稍纵即逝。回首过去，没有追忆，人生渺茫，这绝对不是我们活着的意义。

我们选择了工程单位，从某种意义上来说，就已经选择了奉献。远离了都市的繁华，城市的喧嚣，绚丽的生活，时尚的气息，沉淀了心情在这里驻足，扎根。我们是失去了一些东西，但是我们没有失去最为宝贵的青春，我们也没有辜负自己的青春，因为我们正用汗水见证着成长，用奉献丈量着价值，拥有青春的人们在这原本荒凉的土地上创造人生的奇迹，抒写青春的乐章。

我们项目部就是是年轻的一分子，就是青春的象征，在这里的年轻人们都拥有着美丽的青春，我们是热血沸腾的一代，虽然我们出生于不同的年代，工作在不同的岗位，但我们拥有一个共同的家。在这里，我们信守着同样的企业精神，写下同样的奉献承诺，怀揣着同样奋斗的梦想，拥有同样的壮美青春。纵使我们的一生平淡无华，也无关紧要，因为只有我们自己最清楚平凡的岗位需要我们付出，完美的工程需要我们付出，构建和谐企业更需要我们年轻人共同付出，而这些付出无疑就是一种奉献，它不分大小，多少，先后。让我们悄悄地奉献，因为我们的人生会因为奉献而变得充实美丽。

拥有青春的人们，让我们拿出奥林匹克的精神，点燃心中的圣火，在和谐社会的大环境下，释放青春的激情，展现青春的风采，秀出激昂的主旋律，为公司的明天而努力奋斗!

让我把这次演讲作为礼物献给你们，献给公司，献给所有美丽的青年工作者;让我把这次演讲化作誓言，让她成为我们前进的动力，吹响我们心中的奋进的号角。

我的演讲完了，谢谢大家!

青春话题演讲稿2尊敬的学校领导、老师、亲爱的同学们

大家好!

我是来自__班的___。性格活泼开朗，处事沉着、果断，能够顾全大局。今天我很荣幸地站在这里表达自己由来已久的愿望“我要竞选学生会主席。”我在这里郑重承诺“我将尽全力完成学校领导和同学们交给我的任务，使学生会成为一个现代化的积极团体，成为学校的得力助手和同学们信赖的组织。”

我已经在团委会纪检部工作了近一年的段时间，从工作中，我学会了怎样为人处世、怎样学会忍耐，怎样解决一些矛盾，怎样协调好纪检部各成员之间的关系，怎样处理好纪检部与其它部门之间的关系，怎样动员一切可以团结的力量，怎样提拔和运用良才，怎样处理好学习与工作之间的矛盾。这一切证明我有能力胜任学生会主席一职，并且有能力把学生会发扬光大。

假如我当上了学生会主席，我要进一步完善自己，提高自己各方面的素质，要进一步提高自己的工作热情，以饱满的热情和积极的心态去对待每一件事情要进一步提高责任心，在工作中大胆创新，锐意进取，虚心地向别人学习要进一步的广纳贤言，做到有错就改，有好的意见就接受，同时坚持自己的原则。

假如我当上了学生会主席，我要改革学生会的体制。真正的做到“优胜劣汰”，做到“日日清，周周结”，每周都对各部门的负责人进行考核，通过其部门的成员反应情况，指出他在工作中的优点和缺点，以朋友的身份与他商讨解决方案并制定出下阶段的计划。经常与他们谈心，彼此交流对生活、工作的看法，为把学生会工作做好而努力。开展主席团成员和各部长及负责人常作自我批评，自我检讨的活动，每月以书面材料形式存入档案。我还将常常找各部门的成员了解一些情况，为作出正确的策略提供可靠的保证。还要协调好各部门之间的关系，团结一切可团结的力量，扩大学生会的影响及权威。

假如我当上了学生会主席，我将以“奉献校园，服务同学”为宗旨，真正做到为同学们服务，代表同学们行使合法权益，为校园的建设尽心尽力。在学生会利益前，我们坚持以学校、大多数同学的利益为重，决不以公谋私。努力把学生会打造成一个学生自己管理自己，高度自治，体现学生主人翁精神的团体。

我知道，再多灿烂的话语也只不过是一瞬间的智慧与激-情，朴实的行动才是开在成功之路上的鲜花。我想，如果我当选的话，一定会言必行，行必果。

青春话题演讲稿3亲爱的朋友们：

人最宝贵的东西是生命。"生命对于我们只有一次。一个人的生命应该是这样度过：当他回首往事的时候，他不因虚度年华而悔恨，也不因碌碌无为而羞愧--这样，在临死的时候，他能够说："我整个生命和全部，都已献给世界上最壮丽的事业--为全人类解放而斗争。"--保尔.柯察金

保尔他说到了，并且做到了，即使在常人看来是不可逾越的困难，保尔以他超人的毅力实践着他生命的誓言--将自己的生命和全部精力，献给解放全人类的斗争，一本《钢铁是怎样炼成的》诉说着一切，我们也从他身上看到了学习的榜样。保尔.柯察金，一个时代最可贵、美好的精神品质凝聚于他的身上--为理想而奋斗的精神，钢铁般的意志与顽强奋斗的高贵品质。

也许我们并没有像保尔那样崇高的志向,因为我们只是平凡得不能再平凡的人,我们无须面对战乱,也无须为之献身,,但我们同样拥有理想,我们也同样要经历坎坷,我们应该学习保尔的坚强,勇敢与执着.现在的生活固然安定,但决不能就此放荡自己。

人生需要一盏指路的明灯，这明灯就是"理想"。求索的道路是漫长、艰难、曲折的，但只要有理想的明灯引航。我们就有坚定、正确的方向，排除万难，迎来人生辉煌。假若，这盏明灯因经不起风风雨雨的考验，而失去它原有的万丈光明，那么漫漫长夜，在怪石嶙峋、充满艰难险阻的"登山"旅途中，磕磕绊绊，迷失方向也就在所难免了。

而比起保尔，我们是幸运的。他双目失明，双耳失聪，在那样一个无助的世界里，在一片黑暗和寂静的世界里，站起身，靠着刻苦、努力，成为一个伟大的作家，写出了《钢铁是怎样炼成的》这部警世之作。是他坚强不屈的意志，使他变成世界上第一个一辈子聋而不闻、盲而不见、而却不是哑而无言的人，他的精神筑就了他的伟大。

我们有明亮的眼睛、灵敏的耳朵，这些都是海伦不可求的。我们还有美丽的校园、宽敞明亮的教室、亲切和蔼的老师、快乐友好的同学......这一切都这么美好，我们有何理由不去珍惜它们呢?如果我们都像海伦所写的那样"把活着的每一天都看做生命的最后一天"的话，我们过得每一天都会非常有意义、有朝气，对生活充满热情;假如我们的每一天都那样充实，我们何愁只有三天光明?因为我们的心灵已经代替了眼睛!

意大利的空想社会主义者托马佐.康帕拉为了祖国的解放而战斗。他被捕后，在狱中度过了27年，每次严厉拷打使他昏死过去，但每次苏醒过来后，他的第一个信念就是"我能思索，我还活着!"他不屈不挠，以自己的心血铸成了人类思想史上最早的空想社会主义著作之一《太阳城》。著名史学家司马迁虽然因得罪了汉武帝，而被"净身"，但他并没有因此而放弃自己的理想，他忍辱负重，终于写成了被誉为"史家之绝唱，无韵之离骚"的《史记》。

每个人都有自己的理想，每个人心中都渴望着成功。然而前进的道路不可能是一帆风顺的，总会遇到困难和挫折，那么多名人告诉我们应该怎么做。所以从今天开始，不要再虚度年华，不要沉湎昨天，不要观望明天，一切从现在开始，从今天开始。

奋斗，从今天开始!

青春话题演讲稿4“人的一生只有一次青春。现在，青春是用来奋斗的;将来，青春是用来回忆的”。青春的年华最珍贵，即使感觉会有些无奈或是痛苦但是这会是人生最有价值的财富，再回首，发现原来奋斗过的青春才是最美好的才是回忆最充实的。

青春，常常被赋予希望、阳光、激情、奋进、浪漫、诗意等内涵，正因此，她成为无数诗人、文学家反复吟诵的旋律。青春是人生旅程中最美丽的风景，也是多梦的季节。做梦是青春最大的权利，哪怕这梦有时不知“天高地厚”，有时幼稚可笑，但因是青春之梦，谁也不会太计较。只有让青春的枝头挂满梦想的花朵，才有人生金秋的收成。

然而近些年来，青春话题似乎变得有点沉重。一些青年人的脸上常写满焦虑、无奈、浮躁、失意。在不少人心中，梦想已然凋零，激情不再燃烧，诗意难觅踪迹。风华正茂的年纪，内心却已落英缤纷。

按说，今天的青年人，生活远没有父辈们那么奔波、拮据、窘迫。这一代人的成长，正好伴随着中国发展最快、最好的年月，算是幸运的一代。他们有理由也有能力，比上一辈人生活得更从容、更有激情，让人生驰骋于更广阔的天地。但现实情况却并非如此，许多青年感觉生活得疲惫、憋屈，缺少阳光、色彩。

究其原因，当下的青年人承受了与他们的年纪不相称的现实压力。他们的青春记忆里挤满了现实的纠结：升学、就业、成家、工作升迁、买车、买房……凡此种种，层层加码，把年轻人结结实实地困在生活的重轭里。在这种情况下，他们难有激情去放飞青春梦想，也鲜有闲情逸致去仰望天空。面对激烈的竞争压力，青年人比的不是谁有理想、谁有激情，而是比谁更“实际”，更“唯物”、更“老成”。结果，“现实主义”打败了“理想主义”，“精致的利己主义”蚕食了青年登高望远的能力。不少青年纠结在狭小的利益算盘中，无视共同体的责任和青年人的使命，让人生的理想越飞越低，低到只在自己的城堡里贴地而行。长此以往，不仅青年的路会越走越窄，而且对社会和国家发展不利，反过来又会影响青年的未来。

俗话说：“大河有水小河满，大河无水小河干。”只有把人生理想融入国家和民族的事业中，才能最终成就一番事业。青年人只有把目光从个人的小天地中挣脱出来，将个人理想与家国情怀结合起来，让个人理想与中国梦对接起来，才有真正出彩的人生。因为，“只有进行了激情奋斗的青春，只有进行了顽强拼搏的青春，只有为人民作出了奉献的青春，才会留下充实、温暖、持久、无悔的青春回忆”。

青年兴则国家兴，青年强则国家强。在当今这样一个竞争如此之激烈，生活节奏如此之快的社会大环境下，旧的思想模式真的已经被淘汰了，适者生存。所以，少年，请不要辜负了本应奋斗的青春。

青春话题演讲稿5尊敬的领导，敬爱的老师，亲爱的同学，你们好!

多少次挥汗如雨，伤痛曾填满记忆，只因为始终相信，去拼搏才能胜利。总是让心声装满期待，总是让梦想连着未来，我们的心海，载着青春的挑战。青春容易让我们迷茫，让我们失去自我，但青春，也是一笔宝贵的财富，拥有了青春，就拥有了我们人生的第一桶金，也就拥有了梦想。是的，梦想，今天，我是带着我的梦想来的，而此刻，站在这个舞台、正值青春的我，并不迷茫，我想通过自己的努力成为一名优秀的档案人员。用自己的实际行动来谱写一个普通档案人员不平凡的赞歌。

今天，是我第一次走进南通档案馆，当我见到一排排高大密集的档案架，里面全是整齐的档案盒，档案盒里放着一本本装订成册的案卷，成千上万，数不胜数，那时，我仿佛沉浸在岁月的年轮中，接受着历史的洗礼，岁月，侵蚀了我们的青春，却增加了历史的厚重感，而这份厚重感，却是历经了千千万万档案人员的手，那是一双神奇的手，几张薄薄的纸片，几份零散的材料，几本旧得发黄的老书，却在档案人员的手中变得整齐、精致，如艺术品一般。

或许，档案人十年如一日，埋头苦干，任劳任怨的酸甜酷辣不为人知，但他们仍用辛勤的双手无私奉献着，他们让我学会了三个“心”，耐心、细心和责任心。

有人说，耐心播种，你会有一个丰收的秋天，耐心倾听，你会得到别人的尊重，耐心是一种高尚的秉性，也是一种伟大的气质。从每一份案卷的文字要求到档案章的清晰地填写再到每一个钢钉端正装订，无不体现出档案人的极致耐心。都说细节决定成败。档案工作极其细致，一个字，一个标点符号，甚至一个钉子都会影响到档案的质量，档案人员的细心，可能会挽回上百万元的损失，甚至抹去他人多年的冤屈。

有一种责任心，它不仅仅是担当，更是对自身的考验，正因为这种责任，让档案人员具备了高度的保密意识，也是因为这种责任，才让中国五千年的灿烂文化得以传承到今。

怎样做好档案精细化管理篇(7)

关键词 监督指导 发展 保障

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.07.009

Reconsideration of University Archives Supervision Work

LI Fuqin

（Wuhan University Archive， Wuhan， Hubei 430072）

Abstract University Archives Information Resources in both the colleges and universities to carry out long-term work constantly to improve the results achieved， but also a strong guarantee for the development and innovation of colleges and universities. However， with the development of university education， university archives consequent huge number， variety， quality， and data is incomplete， varying the size of the phenomenon. These problems can not be addressed promptly and effectively， have a serious impact will the construction and development of University Archives. Therefore， strengthening the supervision of the work of the university archives， it is an important guarantee for the development of university archives.

Key words supervision; development; guarantee

1 正确认识监督与指导的关系

“监督”就是监察督促，要以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《普通高等学校档案管理办法》等有关法律法规为准绳，对本部门的档案行为是否符合法律和有关规定。检查内容包括档案机构的设置、人员配备、储存条件、保管措施、档案归档、管理办法、资源利用等档案工作。对没能按规定办的要严格督促执行，对违反法律法规和有关规定的要求，领导要根据情节轻重给予处理，直至追究法律责任。所以，监督具有强制性。“指导”就是根据有关法律法规规范和上级有关部门制定的工作目标、任务等档案业务工作进行指导。不具有强制性。其内容主要包括，档案工作中所出现问题：如具体业务、技术问题、技能问题、传播方式，文件归档程序、档案管理规范化、档案化、标准化、档案管理科学化工作等，传授大家怎样做。监督和指导工作虽然是两种不同的工作，但它们是互相作用互相联系的，是围绕一个目标和任务而开展工作的，是互不分割的基本职能和互联关系。

2 加强档案监督指导工作的重要性

（1）是新形势下为中心工作服务的新要求。档案监督指导工作作为新时期、新形势下加强档案建设的一项重大举措。档案监督指导工作要本着宣传档案法律法规，全面提高高校档案工作的整体水平，为学校中心工作服务为大局。充分发挥档案行政管理部门的监督指导职能作用，认真对各类档案机构、部门的工作进行全面系统科学的检查和评估，对档案工作的现状和未来的发展作指导，这对档案建设和发展其意义深远。在新时期新形势下，如何搞好档案指导工作，强化档案的行政职责，提高档案监督指导水平，是各级档案机构、档案部门，搞好档案建设的重要任务。

（2）是贯彻《档案法》的具体体现。监督指导工作要本着宣传法律法规，提升全社会的档案法律意识。《档案法》赋予县级以上档案行政管理部门“组织档案行政执法检查，查处档案违法行为”的职责和使命。贯彻落实档案法的监督指导以及依据给予的权限，采取多种形式，开展监督检查工作。针对档案馆（室）的基础设施建设，馆藏档案资源建设，档案服务利用情况，档案妥善保护及安全等方面进行督查，要以档案管理部门行为为主体执法监督的这一主要形式对内部制度建设，法律法规的规范条例，形成有效的制约机制。要有计划、有目的地开展互相督查，联合调查，专题调研和重点抽查等方式实行执法监督检查。以档案管理部门行为为客体的执法监督检查，则通过自觉接受政府、人大、司法及社会各界指导检查来落实，认真贯彻履行监督职责，使档案管理走上法治化、规范化、常规化的轨道。

（3）是促进档案事业发展的根本保障。高校档案馆及管理部门都要认真行使监督职能，根据情况成立档案行政监督指导工作小组，必须做到五个方面的步骤：一听、二看、三评、四反馈、五整改。其内容包括：档案事业的经费情况、馆舍建设经费落实情况、专业队伍建设情况、人才培养情况、档案保管条件情况、设施设备现状、重大建设项目和重大活动情况等。全面掌握情况，规范考核内容，及时发现问题，提出整改意见，跟踪调研落实。只有这样，才能有效地推动各级档案机构和部门，按照《档案法》去执行。使档案工作规范化、常态化得到根本保障。

3 监督指导工作中存在的问题

目前由于多种原因，高校档案监督指导工作仍然存在一定的问题，其主要表现如下：

（1）档案实施细则不配套。从目前的执法情况来看，在档案中监督指导工作中出现的许多法律法规问题却缺乏相应配套的法规细则，在实际操作中无法执行，没有法律依据。如：《档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理。任何人不得据为己有”。“档案法实施办法第二十七条”从内容上看虽然也规定了罚则，但是在实际工作中，有些人为了个人利益和便利，就不按照规定的移交时间或内容来移交，更有甚者拒绝移交应归档的文件材料。这给档案监督指导工作带来一定的难度，导致档案文件资料收集不能保证齐全完整。

（2）监督管理力量不够强。一是宣传力度不够，各级档案管理部门没有充分利用和发挥好监督宣传这个舆论阵地。在普及宣传档案法律法规的知识上没有履行好自己的职责，无下工夫，力度不够，档案法律意识淡薄。二是执法手段比较弱。在执行档案法律法规的贯彻落实中，许多实际工作中的情况需要由其他部门来行使执法权。所以这就制约了执法监督指导工作的有效开展。三是档案监督指导思想认识不一致，对于自己的职责和义务认识不足，在执法过程中碰到问题就不能正确地面对，怕麻烦，怕困难。四是执法监督队伍不完备。在档案局、馆一般是一套班子两块牌子，由于人员少，导致执法监督机构不健全，执法人员的整体素质不高，在执法主体显得无能为力，这样就会影响档案执法监督不能顺利开展。

（3）监督指导工作的不全面。在档案监督指导的实际工作中，存在着意见不统一，认识上有差异，其主要是反映在档案馆藏建设上，重藏轻用，重量轻质的观点，由于有这样一种思想的存在，档案监督指导工作显得不那么重要了;另一方面是在档案监督指导过程中存在着只求稳，不求新，不求齐，怕出问题怕出麻烦的想法。这样使许多档案人员在工作中不认真负责，盲目将各种不要求归档的文件和材料列入到归档范围，这样就增加了工作量，导致监督指导工作受到一定的影响。

（4）监督指导工作的不统一，高校档案监督指导工作是整个档案建设和发展的一个重要环节。高校档案馆每年都会有计划地、有步骤地对各个院系部门负责档案监督指导工作的兼职档案人员进行学习和学和辅导;另外，在整体档案指导工作中，也要要求档案指导人员对每个兼职档案员进行一对一指导，对每个系统部门又要开展学习和辅导，这就造成档案监督指导工作的重复性。耗了大量的人力、物力、财力，还没有明显的效果，使监督指导工作的效率不高。

（5）监督指导队伍的不专业。高校各学院在条件允许的情况下，都会要求配备非专业的学生帮助处理办公事务，这些非专业的学生也要负责处理档案工作。他们都不是档案专业的学生，所以对档案知识和档案工作的程序和掌握程度不高。这样，使他们只能完成一定的工作量和任务，碰到问题不能从专业的角度进行分析和解决，同时也缺乏一般的档案知识，所以，导致在档案监督指导人员要花更多的时间和精力来完成指导工作任务。

（6）档案人员的不专职。在高校档案整理工作中，大多数部门不能做到专人专职，这些兼职人员没有认真长期做好档案工作的思想，所以在档案管理，档案建设，档案发展不能提出很好的、具有可行性的建设性的意见。有时在工作中，由于兼职专心不够，特别是在档案移交时间不是很充足，时间很紧，档案的纳入，档案的分类，显得很粗糙。

4 档案监督指导工作新探索

（1）加强法治宣传，做好监督指导。高校档案管理部门要充分发挥人民群众舆论监督作用，通过各种渠道和途径、各种形式有效地开展档案法制宣传教育活动。充分利用好电台、电视台、广播、报纸等舆论阵地，要有计划、有组织、定期地开展档案法制教育展览和知识竞赛活动，使广大人民群众了解《档案法》，增强法制意识。特别是高校领导干部首先要带头学法、守法、用法，要有档案法律法规意识，促进全社会重视和支持档案工作。

（2）加强档案执法主体建设。一是要强调执法主体，明确规定行使处罚权，才能为开展档案执法监督检查创造条件。加强执法主体建设是各级档案行政管理部门的职责，努力争取政府的支持和关心，解决执法人员的行政编制。二是建立档案执法监督网络系统。在档案行政管理部门根据工作需要，应当设立负责执法监督机构。在重点部门和单位要聘用专职人员，组织一个强有力的执法监督网络体系。三是优化执法队伍，提高执法人员的整体素质。要按《档案法》以及有关规定促进档案事业的发展，要注重培养优秀的现代型的档案执法人才，培养一支政治素质强、工作作风硬、业务能力精的执法队伍，使执法监督检查工作得到有效保障。

（3）做好档案监督指导工作要有专业专职。专业是做好档案监督指导工作的前提条件和基础。第一，专业。档案专业是一门学问，是一门学科。没有专业知识就不懂得档案工作的流程和方式，就不能很好地把握监督指导的标准和方法。第二，专职。有了专职人员，他能把所有的精力（学习精力、工作精力）投入到现实档案工作中去。由于对档案监督工作的规定，方式，程序和规范都比较熟悉，这有利于工作效率和质量的保障。第三，专业专职。在搞好档案管理，档案的建设和发展中，能提出积极的建设性的意见，在工作中，能分清层次，重点突出，科学合理地安排工作，提高工作效率。特别是对于复杂的类型各异的档案，专职专员显得特别重要。例如：在教学和实践调研中，所形成的科研成果，而且是专业性比较强的科研成果，它与普通的文书档案有很大的不同。这就需要专业专职人员准确地把握这些成果的类别，能合理地分类建档，完成这一工作。

（4）建立多样性人才培育机制，做好人才储备。人才是关键，人才是事业发展的动力。高校档案馆是以服务高校建设和发展的中心工作为理念。高校事业的发展也离不开档案馆资源信息服务。特别在当今社会显得尤其重要。高校档案馆要在人才队伍建设培育机制上做好文章，要做出培育计划。第一：校内培训。对于那些专业知识扎实的，认真负责的，积极大胆工作的，有培育前途的年轻人，按照不同层次的要求，有计划有组织地进行培训。第二：校内校外培训。根据高校档案馆的发展需要，要把那些积极肯干的，有能（下转第27页）（上接第19页）力的好苗子作为重点培育对象，到国外或校外进行学习。在培训和学习过程中，随时掌握他们的学习情况和思想动态。为他们的学习尽可能地提供方便，使他们能安心学习。第三：建议在校档案馆专业大学和研究生当中，挑选一定比例的人才作为储备。档案专业的大学生和研究生在档案馆学习过程中，可以注重发现人才，跟踪考察，重点培育，把那些有能力刻苦学习，积极肯干，综合素质好的学生作为储备人才。这有利于档案专业健康有序的发展。

（5）加强交流，促进联系。加强档案人员之间的联系。促进密切交流，是搞好档案工作的一个重要环节。高校档案工作人员不但要与本馆人员相互交流，而且还要与本院系部分的兼职档案人员进行交流和沟通。一般来说，档案馆的工作流程把那些整理好的、分类好的、鉴定好的档案在高校档案信息网站上公布。但是，各院系兼职的档案人员在实际工作中，往往不会注意到或者去查看所公布网站上的信息，一旦出现，特别是一些比较重要的信息，例如一些标准规范要注意什么问题，怎样处理和解决些问题或办法等等，一旦没有及时查看，就会耽误时间。因此，要求档案监督指导工作人员，要以饱满的热情，积极主动的态度与兼职人员进行联系，做到交心谈心，沟通思想，传递信息，交流经验，及时处理好工作中所出现的问题，正确理解和认识档案监督指导的重要性，树立大档案意识的观念。

高校档案监督指导工作是档案事业健康和发展的一项重要环节，是搞好档案管理提高档案整体质量的重要抓手。因此，我们必须认真学习，宣传贯彻《档案法》，正确认识档案监督指导工作在高校建设和服务中心工作的重要性，只有这样，才能充分发挥档案监督指导工作在高校档案建设中的作用，为开创新局面创造有利条件。

参考文献

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