人事档案与个人档案篇(1)

关键词：信息化技术；人事档案管理；影响；应用；探究；

随着经济的发展与社会的进步，人事档案作为个人成长的历史记录逐渐成为一种重要的战略资源。为适应社会发展的需要，人事档案管理随着信息化技术的发展逐步实现信息化管理的过程，通过信息技术的应用来提高人事档案管理的效率，加强人事档案管理的质量。

1信息化技术对人事档案管理的影响

1.1改变传统人事档案管理模式

在信息化社会中，信息资源逐渐成为社会经济活动中必不可少的战略资源，人事档案是个人成长的重要信息资源，它是人力资源管理的重要组成部分，实现人事档案管理的信息化使时展的应然取向[1]。传统的人事档案管理主要采用纸质方法来承载重要的信息，导致大量信息丢失的现象，如高校的人事档案管理中，由于高校岗位的类型较多，工作人员的数量就相应增多，繁杂的工作量就会增加了人事档案管理的难度，降低人事档案管理的效率。信息化技术利用计算机与网络技术的优势，通过电子文件来保存人事档案信息，如使用MicrosoftOffice办公软件可以对人事档案的人员进行计算与汇总，通过表格的形式来呈现人事档案管理的相关内容，可以对人事信息一目了然。

1.2提高人事档案管理工作效率

传统的人事档案管理工作中，由于受到纸质信息管理的影响，使得人事档案管理的工作非常繁琐。信息化技术的到来为人事档案管理提供了资源共享的平台，扩展了人事档案管理的范围与领域，如信息化技术中网络技术的应用可以使人事档案的相关内容在网络平台中共享，不需要对人事信息进行重复的记录，实现了人事数据信息的实时更新，同时，工作人员都可以通过信息化技术的网络服务共享来获知自己的人事档案信息，及时发现档案信息中的问题与错误，并采取有效地措施解决档案问题，消除不必要的矛盾。人事档案管理的信息化能够降低管理人员的工作量，提高工作人员的业务水平，有利于提高资源利用的有效性，提高人事档案管理的效率与水平，真正的实现人事档案管理的办公自动化及信息化。

1.3增强人事档案管理服务水平

人事档案管理的重要功能在于档案的查询、编辑、修改及更新等服务方面，在传统的人事档案管理中，查询的方法主要采取的是人工查询，这种查询方式大大降低了查询的效率；在编辑、修改与更新过程中，也会出现对原始人事档案的破坏，造成人事档案的客观性受到严重影响，导致人事档案的其权威性受到质疑。信息化技术的出现则为人事档案的管理带来新的思路与方法，计算机技术的处理功能与网络技术的共享功能，使得人事档案管理的服务水平得以提高，如人事管理人员可以在电脑上迅速的调出需要查询人员的姓名、职称等相关信息，还可以及时的修改相关信息，并更新辞职或离职人员的信息资源，这样可以保证人事档案的准确性与真实性，促进人事档案的高效、高质管理。

2信息化技术在人事档案管理中的应用

2.1加强人事档案管理应用信息技术的思想

社会的信息化发展促使人们越来越重视信息的重要作用，信息化技术在人事档案管理中的应用实质就是要实现信息管理自动化系统的开发与应用，这种自动化的人事档案管理系统具有即时性、快捷性及动态性等方面的特点，它能够实现传统人事档案管理无法实现的功能，如快速的查询功能、及时的更新功能等，这就要求人事档案的管理人员必须端正态度、摆正心态，愿意接受改变、接受新的技术，如有些人事档案管理人员由于工作年限较长，不愿意改变已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先进的信息技术，这些都不利于信息化技术在人事档案管理中的应用与推广，因此，必须要加强人事档案管理应用信息化技术的意识，促进人事档案管理人员从实际出发，立足现代信息技术的发展，综合考虑人事档案信息化管理的过程与内容，实时监控档案管理中的问题，及时寻找针对性的解决措施，增强信息化技术对于人事档案管理的积极影响。

2.2推动人事档案信息化管理的一体化进程

人事档案管理的内容包括人事档案的建档、归档、转档、查询、借阅、借出、盘点及处理等方面，这些内容既相互独立，又相互影响，它们形成一体化的流程，如档案的查询是建立在建档与归档基础之上的，没有建档与归档也就无法查询相关的人事档案，同样档案的处理需要原有的档案信息作为处理的对象与基础，因此，每一个流程与环节都是相辅相成，相互促进的关系。信息化技术在人事档案管理中的应用使得档案的每一个内容与环节都实现了管理的信息化过程，管理人员可以在计算机或其他网络设备上快速的实现档案的查询、盘点、转档等方面的功能，加强人事档案信息资源安全、快捷的共享，通过计算机技术与网络技术的应用促进人事档案管理中所有业务的一体化运作，如人事档案信息的接收、存储、提取、使用、管理等方面，实现人事档案管理服务一体化的职能[2]。

2.3促进人事档案管理中信息技术的软件开发力度

人事档案管理中信息化技术的应用需要信息化操作平台的支持，没有信息化操作平台的支持，实现人事档案管理的信息化是不可能的，这就要求人事档案的管理人员大力研发人事档案管理的信息化软件或技术，对各类操作不断进行更新与升级，从而建立起整体的人事档案管理信息系统。在人事档案管理信息系统的建立过程中，要全面考虑档案工作的实际情况，如管理系统需要具有查询、传输、维护、处理等方面的功能，这些功能能够实现人事档案管理的安全性、实用性及科学性。

2.4提高人事档案管理应用信息化技术的信息沟通

人事档案管理部门是整个企业或高校的重要组成部分，它不是独立存在的个体，而是关系到企业或高校整体部门的生存与发展，因此，人事档案管理应用信息化技术需要促进不同部门之间的沟通与交流，建立各个部门之间的协调机制，确保人事档案信息的完整性与规范性，实现人事档案信息资源的安全可靠，促进人事档案管理信息化速度的提高。

3结论

信息化技术在人事档案管理中的应用是现代化科技发展的必然趋势，要不断的加强人事档案管理中信息化技术的应用，促进人事档案管理的安全性、可靠性，提高人事档案管理的更新速度及利用效率。

参考文献

[1]张雨薇，李锋．人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J]．科协论坛，2013（3）：98.

人事档案与个人档案篇(2)

关键词：和谐社会；人事档案；安全管理

我国的人事档案具有鲜明的特征，是人事管理中不可或缺的重要信息资料。人事档案涵盖个人的学习、工作及教育经历，还可体现出其思想品质、业绩成果，且档案中还涵盖个人的党团历史参加信息，这些信息可为其转正晋升、职称评级、社会保障办理等提供重要依据。和谐社会的构建是以人为主体的，人事档案安全的保障关乎每一个社会个体，是和谐社会能否顺利构建的重要决定因素。

一、和谐社会环境下人事档案安全管理的实施背景

1.人事档案性质特殊、安全管理需求迫切。人事档案记载的是真实性的资料信息，具有信息集中性、专门性以及动态变化性的特点，同时档案资料属于机密性资料，需要给予严格的安全保护。人事档案可为人的考察、筛选提供依据，可作为人员调动或晋升的参考资料，还可为人物传记编写、历史研究等提供有价值的信息资源，在人力资源开发方面也具有重要应用价值。与此同时，人事档案还关乎个人的职称申报，是职务定级必不可少的资料内容，还与个人的政审以及户口密切相关，人事档案还涉及到社会保障政策的制定与实施。鉴于人事档案十分重要，因而需要加强对其的安全管理与保护。2.现实性问题存在逐步加剧安全管理的紧迫性。在国家政策制定与实施、单位管理、人员发展几个方面，人事档案均展现出了重要的应用价值，然而人事档案安全管理方面因存在档案丢失、故意删改、随意丢弃问题，或是存在一些死档或无头档案，这些问题若未及时解决，可能导致国家遭到一定损失，或影响到单位或个人的直接利益。基于这些现实性问题，必然要将人事档案的安全管理列为和谐社会环境下必须妥善解决的问题。3.人事档案管理方式不再契合社会发展需求。传统人事档案管理主要采用的是成套装订方法，打孔、装订等工作量大，人力及物力成本较高，与社会发展中的需求变化适应性不高，需要通过人事档案成套装订方式的取缔，转换为以归档材料件作为整理单元的方法，对其进行分类、编目并装盒存储，可省去裁边、打孔等需要损坏原档案的整理行为，可在人事档案管理成本降低的同时，保障档案资料的完整性、查找的便利性、保管的安全性，因而结合社会发展需求实施人事档案的安全管理势在必行。4.安全管理的技术条件逐渐完备。信息时代背景下，信息技术手段已与多个领域深度融合，而基于安全保密原则的人事档案管理仍以纸质作为载体，明显不契合信息时代的社会发展趋势。在信息技术逐步完善、保密技术逐渐优化的过程中，利用计算机参与人事档案管理辅助条件基本完备，能够实现更加高效与便利的档案管理，因而，信息技术的现代化发展推动了人事档案管理改革，同时也为安全管理的实现提供了充足的技术保障。

二、基于和谐社会环境下的人事档案安全管理策略分析

1.转变档案管理观念，提升人事档案管理透明度。干部人事档案制度自建立之初便带有政治属性，在人事档案制度逐步发展后，其与户籍制、身份制以及单位制等政策成为了配套体系，属于人才流动的一种陈旧的限制方法。需要通过传统人事档案管理观念的转变，对陈旧规章及观念的限制进行破除，逐步实现传统人事档案管理制度优化，构建公共人事档案管理制度，建立起公共人事档案管理的观念。公共人事档案是指将人事档案视作公共资源实施管理，要增强人事档案的开放性，提高其流动的自由度，档案资料主体可结合市场需求自行选择人事档案资料的保管单位，可挑选适合的保管方式，以便档案资料可快捷高效地调取与利用。此种新型人事档案观念的引入，必将使人事档案的政治功能逐步削弱，使之控制功能得以下降，可使人事档案具备更强的公共属性，拥有更高的公共服务价值，可实现对人事档案资料主体权利的有效保护，实现更加透明化的人事档案资料安全管理。2.优化管理方式，实现人事档案现代化管理。相较于其他档案资料而言，人事档案中涵盖部门特殊时期的政治资料，或涉及个人隐私信息，然而其中也有大量人力资源信息资料，包含个人的学历、职称级别、工资等级等多个方面信息，因而档案管理中不能局限于传统的保密保管思路，而是应将人事档案资料的价值开发与有效利用作为重点，通过人员名册或人事卡片等检索工具的利用，构建专业人才数据库、高职称人才数据库等多个主题的人事档案资料库，利用计算机统计各类档案的具体内容，依托现代化信息技术的引入，确保人事档案现代化管理的实现，从而实现更加快捷化的人员筛选、任用以及晋升。3.提高政府行政支持力度，基于法律实施严格的监督与指导。各级政府部门要为人事档案安全管理体系的建立提供支持与扶助，需要从政策角度确定人事档案管理的公共服务属性，将之作为公共服务工作而开展，除三公单位或人才交流中心可以承担人事档案管理与保存的职责以外，还可将私营企业以及社会组织纳入到档案管理实施单位的范畴当中。同时，要立足法律层面突出人事档案管理地位，通过健全人事档案管理制度，为人事档案的安全管理提供实施依据，严厉惩处管理不尽职、工作疏忽的档案管理部门或人员，在正向激励及负面激励两种方式的联合应用下，推进人事档案安全管理体系的构建与完善。4.调整实体档案动态运行管理模式，保障人事档案便捷整理与安全利用。档案管理部门应全面梳理与分析人事档案的安全管理流程，确保在认真学习、深入理解的基础上做到全面的贯彻与落实。人事档案的动态化运行管理过程中，要完善档案资料存储仓库、硬件设施及设备，同时还要制定全面、完善、可行的档案材料实体安全保障措施，确保个人档案资料能够完整、及时收集与整理，淘汰传统繁琐的档案整理方式，以件为单位进行档案整理，在提升人事档案资料查询与调取便利性的同时，尽可能提高档案资料管理的安全性。传输利用档案资料之时，要确保各项手续的完全履行，严谨负责地管理档案流通，消除档案资料泄露或丢失隐患。5.强化档案管理者素质能力、提升人事档案管理成效。人事档案安全管理需要由具备良好政治素养、遵纪守法、了解人事管理规定的专业性人才负责，既要遵循人事档案安全管理的保密性、真实性、完整性原则，还要具备高度的责任意识与严谨工作意识。人事档案管理人员要具备良好的业务素质，了解档案分类方法，可在深厚的业务能力、丰富的档案管理经验基础上快速完成内容混乱或可分辨率不强的档案资料。同时，负责人事档案管理的人员还要具备高超的信息技术应用能力，以便能够利用信息化手段实现网络化的人事档案管理。可在完善的信息化设备设施、高水平的信息化人才基础上逐步实现人事档案的信息化，利用缩微扫描技术实现人事档案资料的网络化，从而增强对实体档案资料的保护性、提升资料利用的便利性。因此，应加强人事档案管理者的政治素养、业务技能、信息化技术、责任意识等多个方面的培训，在服务优化的同时实现其素质能力的逐步提升。6.基于网络实现信息共享，强化人事档案安全保护效果。人事档案管理应契合信息时展特征，逐步实现信息化建设。应从人事档案信息化基础完善入手，引入现代化档案管理技术，购买最新的档案管理软件，学习新型档案管理方式，实现人事档案的数字化、构建人事档案资料数据库，并加强档案管理系统的开发与研究，加快信息网络化建设进程。同时，还应将人事档案信息化安全保障作为重点，在有效利用具有开放性特征的互联网的同时，也要做好安全防护，独立性开发人事档案信息安全保障技术、研发新型安全保障设备，并自主研发密码设置、访问控制、审核监控以及系统安全保障等相关技术，构建覆盖面广、防护安全的人事档案安全管理防护体系，从而保障人事档案的管理利用安全。

三、结语

人事档案管理现已逐步引入计算机管理模式，相关部门相继颁布了多项关于档案收集、归档、整理等方面的规章制度，为人事档案管理提供了制度依据，管理过程规范化程度也逐步提升。人事档案管理关乎每一个公民的利益，若是人事档案安全出现问题，可能会为档案资料主体带来严重的损失。为此，和谐社会背景下，必然要注重于人事档案的安全问题，应转变档案管理观念、优化管理方式、提高政府行政支持力度、基于法律实施严格的监督与指导、调整实体档案动态运行管理模式、保障人事档案便捷整理与安全利用、强化人事档案管理者素质能力、基于网络实现信息共享，从而保障人事档案资料的安全管理。

参考文献：

[1]张立群.事业单位人事档案管理的安全保障策略研究[J].企业文化(中旬刊),2019(11):195.

[2]董杰.人事档案数字化及安全保密控制[J].黑龙江档案,2017,1(220):76.

人事档案与个人档案篇(3)

关键词：人事档案管理 问题 对策

人事档案是记载一个人政治面貌、学习工作经历、工作情况等信息的重要载体，是组织部门和用人单位选人用人的重要参考。科学管理人事档案，是发现人才、识别人才、培养人才、使用和管理人才的重要手段。随着经济社会的快速发展和人才流动的日益频繁，人事档案管理中的矛盾和问题越来越突出。本文拟对当前人事档案管理工作中存在的问题和加强人事档案管理工作的对策进行初步探讨。

一、当前人事档案管理工作存在的问题

1.社会对人事档案管理工作普遍不够重视

人事档案管理工作是一项平凡琐碎的工作，不直接产生经济效益，更不容易干出工作成绩，所以很难引起社会的重视。一些单位领导对人事档案管理工作往往是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，认为人事档案工作无非就是“修修补补、抄抄写写、查查看看”的事务性工作，不是单位的重要工作。有些档案管理人员“半路出家”，缺乏应有的专业知识。许多用人单位尤不愿在人事档案管理方面投入人员和财力。许多毕业生意识不到档案的重要用途，工作后流动性强，档案又不能随身自带，只好把档案长期留在学校或人才交流中心置之不理，导致大量“死档”。

由于对档案管理工作普遍重视不够，导致人事档案管理工作常常处于被动应付状态，难于充分发挥其服务功能。

2.档案管理内容不能与时俱进

目前人事档案收集归档的材料主要包括个人履历、自传、鉴定考核、学籍和职称、政审情况、党团关系、奖励与处分、职务任免、工资晋升等方面的材料。这些档案材料只能片面反映一个人的历史面貌和静态情况，很难全面、完整地将个人的特点和才能表现出来。近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德能勤绩廉表现、具有长期查考价值的材料（如年终测评分数、个人特长、信用记录等）未能及时补充到干部人事档案中来。这样就使人事档案很难对人才进行全面深入的考核，对用人单位的参考价值也就非常有限。

3.档案材料不够规范

一是档案材料没有及时更新，造成材料缺失现象严重。现代社会人才流动非常频繁，客观上给档案材料的及时收集造成了困难；另一方面，有些用人单位档案管理人员责任心不强，档案转出和转入单位档案管理人员缺乏沟通协调，没有及时提供新的材料，造成很多档案材料不连续，出现空白，造成“断档”。二是档案材料格式混乱。有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力；有些材料用纸大小不一，难以进行装订；有些档案装订混乱，乱孔、脱页现象较多，影响档案的保存。

4.档案材料失实现象严重

有些档案材料如考核鉴定、个人总结、入党申请等只写成绩，不写问题，只写优点，不写缺点，只写对自己有利的，不写对自己不利的，不能实事求是地反映一个人的情况；有些人为了利益需要，擅自涂改年龄、工龄等档案信息，更有甚者，不惜买假文凭、造假档案，欺骗组织，近年来发现的王红英、黄梅芳、王亚丽、薛新民、徐楷、沈庆华等档案造假案典型地反映出当前人事档案诚信缺乏的严重程度。这些现象，严重影响了档案的权威性和公信力。

5.档案管理的信息化程度不高

大多数单位档案管理工作电子化、信息化程度很低。有些只是录了工作人员“三龄一历”、职称、职务等基本信息和人事档案目录，没有使用专用档案管理软件进行档案管理，没有实现档案数字化等；有些单位档案管理工作甚至还处在手工、半手工状态。这种状况造成档案管理工作效率低下，容易对档案造成一定的污染和毁损，容易弄虚作假，难以实现资源共享。

二、加强人事档案管理工作的对策

1.加大宣传培训力度，真正重视人事档案管理工作

领导干部要重视档案管理工作。挑选热爱档案管理工作、原则性强，保密意识强、兢兢业业、甘于奉献的人员从事档案管理工作；要对档案管理人员进行专业、系统的培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《干部人事档案管理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作并掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。

同时，要向广大企事业单位积极宣传档案的重要作用；督促其及时更新、收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。向各单位员工和高校毕业生宣讲档案在就业、升职、出国等方面的重要作用，尽量避免“弃档”、“死档”等现象。

2.完善丰富档案内容，提升档案利用价值

在档案内容上，要与时俱进，除了现行规定收集归档的材料外，还应逐步建立起档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等部门的合作机制，收集平时工作业绩材料（包括工作实绩、获得奖励、科研成果、培训学习等）、个人信用记录材料（包括银行信用和社会信誉记录等）、缴纳养老金材料、户籍材料、签订合同材料以及个人特色材料等，提升人事档案的社会服务功能。

3.统一档案材料要求，促进档案材料规范化

一要规范档案材料收集途径、内容、时间，确保及时归档、更新；二要督促用人单位和相关部门及时收集档案材料，避免档案材料的缺失；三要严格把关，规范档案材料的手续，对于缺少日期、签名、印章等的材料要求有关部门和人员及时完善，避免档案材料的效力缺失；四要尽量统一纸张大小，便于档案材料的整理和装订。

4.加大教育和惩处力度，增强人事档案的公信力

一是加强宣传教育，严禁为了个人利益涂改、伪造档案材料；二是对于收集来的材料，尤其是学籍、职称、业绩等材料要仔细查验，发现问题立即清退；三是对造假严重者要严厉打击，依法对其进行曝光或处罚。

5.提高信息化程度，逐步实现档案材料的资源共享

一要建立档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等共建、共享的人事档案信息平台；二要各级档案管理部门要加大资金、人员投入力度，开发或购买相应的计算机管理软件；三要对档案管理人员进行信息化培训，使其尽快掌握信息化管理本领。

参考文献

[1]莫若琦，杨力.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].经济与社会发展，2007（5）

[2]傅华.聚焦人事档案[J].中国档案，2003（4）

[3]陈潭.人事档案功能的新趋向[N].北京日报，2009-08-17

[4]张天红.对新时期人事档案管理工作的几点思考[J].才智，2009（27）

人事档案与个人档案篇(4)

人事档案的管理工作与传统的管理模式相比，已经今非昔比。但是，人事档案的管理工作在提高中，仍存在一些问题。为了提高人事档案管理工作，下面对人事档案管理的现状和存在的问题进行探讨。

1.1人事档案管理与档案规范指导性

要提高人事档案管理的应用功能，应提高人事档案的规范管理水平。目前主要应增强对人事档案管理工作的检查指导，尽快形成科学有效的规范管理方法。此外，还需要建立相关的领导小组，改变现在人事档案管理工作的业务不精，人手不齐，缺乏人事档案工作的现状。重要的是要加强对人事档案管理人员的重视，要加强对档案管理人员进行有效的培训，彻底改变人事档案管理工作低效，滞后的现状。

1.2人事档案管理与档案管理意识

企业人事档案管理是企业活动中最基本的工作之一，但许多事业单位中，确对档案管理认识不足，一些单位领导对人事档案管理的重视不够，存在着落实不到位，应付了事，检查随意，更提不到监督执行。还有人认为现在只重视能力，不重视的历史。这些都显示现在许多企业单位缺乏对人事档案管理工作的重视，也显示出对人事档案管理的意识不够强烈。此外还有许多毕业生对人事档案管理的地位，性质，作用了解不清，意识比较单薄，因此，弃档现象非常多，导致人事档案管理一直处在被动的状态，很难实施高效的人事管理工作。

1.3人事档案管理与档案管理手段

人事档案管理是一项耐心，细心的专业人事工作，人事档案具有机密性，政治性，专业性特点。人事档案管理需要专门人员进行管理，单独存放。但现在很多基层单位管理人事档案的工作人员都身兼数职，有些还是半路出家，没参加过任何人事档案管理培训。还有很多单位，还是利用手工整理档案资料，即使是在这个计算机已经普及的时代，对人事档案的查阅方式，竟然还是以人工为主，谈不到无纸化办公，更缺少适合人事管理档案的计算机系统。导致了企业档案管理水平和行业需求相差甚远，这与科学的人事档案管理要求更不符合。

1.4人事档案管理缺乏时效性

在目前很多企业的人事档案管理过程中，人事档案存在许多档案资料过于陈旧，记录事件久远等情况。由于长期搁置，归入人事档案内的很多资料没有得到有效的鉴定，常出现信息过时的情况。同时，还有很多人事档案资料只是走个过场，没有进行真正有效的管理，对企业真实人事管理的现状和工作情况反映比较少，这些都可能阻碍人力资源部门的工作进展，也不利于有效的利用人才和使用人才。

2、如何提升人事档案管理功能的措施

提升人事档案管理功能的措施，是人才交流的重要措施，因此，要加大力气，尽快采取措施，提升人事档案的功能。

2.1规范化，信息化与档案管理制度的措施

建立高质量，高水平的人事档案管理，需要科学的方法和手段，由于传统的档案管理方法有许多局限性，也不符合实际情况，所以迎合时代的趋势，淘汰落后的人工化档案管理方法，逐步建立起规范化，信息化的人事档案管理系统，来提高人事档案管理的功能。

2.2档案管理的功能与应用措施

从企业科学选用人才的角度来看，企业为了能在激烈的竞争环境下站稳市场，需要对自身员工有充分的了解，知人善任，才具有针对性，才能更有效的给员工安排适合的工作。为提高企业人力资源部门的工作质量，在编写和记录人事档案内容的时候，就要尽量把个人的工作经验，工作经历，专业特长，性格优势，道德水平等都记录在人事档案内，这样就可以提高人事档案的价值，为企业用人决策提供可靠的依据，也可以增加个人特色的内容在里面，作为人事档案的参考。

2.3档案管理的功能与监督机制措施

在高科技时代人事档案管理功能的提升，制度是保障因素。所以一定要严格依照人事档案管理的制度来办事，做到有法可依，有章可循。人事档案需要制度来维护，用人事档案的管理制度来保证档案管理工作的质量，需要定期对人事管理工作进行监督指导，成立人事档案工作的领导小组，制定出相应的工作计划，每年不定期的检查人事档案管理的真实情况，提出有效改进建议，提升档案工作的管理功能。

3、结语

人事档案与个人档案篇(5)

信息化技术在干部人事档案管理中的应用，结合了信息学与管理学，是在具体管理模式上的创新发展，对干部人事档案资料的安全管理、高效使用具有重要的价值。在信息化技术在干部人事档案管理中的应用发展过程中，正确的认识目前干部人事档案管理中存在的不足、努力构建完善的干部人事档案管理机制与平台，丰富干部人事档案管理方法与措施，提高干部人事档案管理效率等各项工作是我们亟待探究并努力发展的方向。

二、传统干部人事档案管理工作中存在的问题

1、效率低

传统的干部人事档案管理工作，其由于过度的依赖人工的“检索”和管理，导致了在实际的管理工作中效率相对较低。尤其是近年来，面对日益增多和复杂的干部人事档案管理工作，传统的“纸上谈兵”的管理模式显然已经不能满足新时期干部人事档案管理工作的要求。

2、保存问题

干部人事档案资料，与其他档案管理的内容相同，对于如何就档案资料的妥善保存是摆在传统档案管理工作人面前的一个重要课题。比如有些地方，常年雨水充足，潮湿的空气和交高的温度等不利于档案资料的保存。这也是当前干部人事档案管理需要去改革的一个重要内容。

3、信息传输慢

干部人事档案，服务于整个干部人事管理工作，其档案管理资料的内容，是反应一个干部的整个人事过程。而传统人事档案资料往往在调阅的过程中，出现一定的周期性，需要进行纸质档案资料的申请调阅等，传播效率的问题制约了干部人事档案管理工作的发展。

三、信息科技时代下干部人事档案管理工作的发展探究

1、充分利用信息技术的优势，积极构建在线管理平台

信息科技推动了档案管理事业的发展，信息科技时代下，档案管理工作迎来了新的发展机遇。当前，很多档案管理部门都在积极的构建档案管理系统，实现对干部人事档案资料的在线管理，提高了整个档案管理工作的成效性。比如，过去的干部人事档案调阅往往需要去相关的部门申请办理，而现在可以通过实时的电子系统，进行相关的调阅申请工作，极大的提高了干部人事档案管理工作的成效。

2、推动电子化、数字化的档案管理发展

电子化、数字化的档案管理是信息科技时代的重要发展方向。电子化、数字化的档案管理模式，进一步转变了传统档案管理中存在的各种问题，提高了档案管理工作的效率，使得档案资料在进过一次扫描入系统后，实现永久的库存保障，降低了纸质档案在实际调阅中面临损毁丢失的风险。

3、基于信息管理系统的干部人事档案管理考评体系

良好的考核与评价体系，是衡量一项工作成效与否的重要标准。在过去，针对干部人事档案管理工作的考核与评价，往往相对简单和粗狂，未能就整个档案管理的过程和相关工作人员自身的主观内容进行有机的结合，正是基于这样的问题，很多干部人事档案管理工作往往出现考核不全面的现象。因此，在针对干部人事档案管理工作的考核与评价中，相关的管理部门应该充分利用信息系统的框架优势，对整个干部人事档案行为进行系统化、全面化的考核。比如可以把每一个档案管理人员的工作认识、工作作风、工作创新力、服务意识、工作主动性和积极性、主管领导的评价、同事的互评等与硬性的考核内容结合在一起，形成一个考核与评价的生态圈，对每一个干部人事档案管理的工作人员进行考核与评价，并且把评价的结果与每一个档案管理人员自身的福利、待遇等相挂钩，激发每一个档案管理人员主动、积极的参与到干部人事档案管理工作中。

4、重视网络与系统安全，切实保障干部人事档案

信息科技时代，网络安全以及成为了一个重要的话题，也是当前企事业单位和每一个公民都在密切关注的问题。21世纪是一个高度发达的网络时代，关注系统自身的安全，对于企事业单位自身的健康发展来说至关重要。从熊猫烧香到勒索病毒，一次一次的网络病毒爆发都要求我们时刻保持一颗清醒的头脑，切实的做好信息系统的安全和维护工作。因此，相关的档案管理部门重视和成立一支专门的信息安全和管理队伍，定期的开展相关的系统安全检查和网络维护工作，充分的保障每一个干部人事档案资料都能够妥善的保存。

人事档案与个人档案篇(6)

高校人事档案档案改革管理中心改革开放以来，各行各业都有了根本性的变化，档案界也不例外。高校档案实行了各类档案统一管理，而且haod制订了各类档案的管理规范，从收集、分类、整理、编号等各个环节进行了改革，既便于管理，又方便利用。

可是人事档案作为档案中的一个重要门类，长期以来一直由人事部门管理，在档案管理的重大改革中，人事档案管理还没有受到任何冲击，造成了人事档案管理相对滞后的状况。

一、现阶段高校人事档案管理的现状及弊端

人事档案是综合记录和反映个人经历、品德、业绩才学和工作表现，并以个人为单位组织起来的文件材料，是党政组织、企事业单位了解、选拔和使用人才的重要信息源。现阶段我国高校人事档案管理模式是在计划经济体制下建立起来的、既陈旧又不健全的管理模式。现行的人事档案管理制度是可行的，但是随着改革开放和社会主义市场经济体制的建立发展，社会有关各高校事业单位关、停、并、转和整改等，使大量的失业、择业人员涌入市场，流动人口增大，人事档案调动频繁，再加上一些用人单位和个人对人事档案的作用认识不够，造成无档或死档。

现阶段我国人事档案管理存在的弊端主要表现以下几方面：人事档案隶属混乱；人事档案管理极其分散；人事档案管理不规范；没有建立平时立卷的制度；人事档案管理人员素质及业务水平低下；人事档案管理条例不健全，即原有的人事档案内容陈旧贫乏，不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩情况等。

以上人事档案存在的问题，将严重地阻碍我国高校人事档案事业的发展，妨碍了我国人才的合理配置，极大地影响人事档案的真实性和权威性，对全面建立社会主义市场经济体制是极为不利的。鉴于我国现阶段人事档案存在的种种问题，在电子时代的今天应思索出一条人事档案管理的新路子，使我国人事档案的管理更加标准化、规范化、统一化、完善化、法制法。

二、高校人事档案的整理

随着改革开放的深入，许多档案都不同程度地对社会开放，起到了极大的作用，取得了社会效益和经济效益。而人事档案历来不对档案的本人开放，这是不正常的。人事档案中有许多内容是由本人产生或与本人切身利益关系密切的材料。除了需要保密的部分外（不过这类材料将会越来越少），应对本人开放，增加透明度。这样有利于一些矛盾的解决和社会的安定，以前为了政治运动的需要在人事档案中装入不符合事实的材料而产生的冤假错案的教训是深刻的。如果仍然按照原来的整理装订方法，就不利于人事档案的查阅、利用与开放。

人事档案的整理、装订也要进行必要的改革。最好是按每份材料装订，而按类别排列的方法组卷。这样，谁需要哪份材料或哪类材料都可以灵活提取，使用很方便。同时也能更好地针对查阅人员和控制使用范围，起到保密作用。但由于材料按份装订而不是按卷装订，所以每份材料除了填写卷内目录外，还应编排档号、分类号及序号。这样可以避免材料排列的混乱和遗失，也方便借阅的登记，同时也便于按份输入计算机进行管理。

三、构建高校人事档案管理中心的优越性

高校构建人事档案管理中心是我国档案界专家为重组人事档案管理又一个新的理念。从国外经验看，随着电子化工业向信息化社会发展，许多国家也先后设立了高校人事档案管理中心，其优越性体现在以下方面：第一，构建高校人事档案管理中心可以集中管理各地区的人事档案，有利于科学地管理人事档案。通过利用人事档案信息资源进行人力资源的整体配置和合理开发，在“人档分离”为主要特征的人事制度的基础上可以随时做到“档随人走”，使人事档案随人员有序流动，有利于保障人事档案的完整性与安全性。第二，构建高校人事档案管理中心可以缩小我国人事档案管理的外延，丰富人事档案管理的内涵，便于推广人事档案科技管理水平。第三，建立高校人事档案中心可以科学的、系统的管理档案，让专职专业技术人员科学地管理人事档案，使人事档案能真实客观地反映个人经历、品德、才学和工作表现，是树立人事档案权威性及管理水平的又一新举措。第四，我国正从一个法制不太完善的国家走向一个全新的、法制健全的国家，而建立高校人事档案中心来管理人事档案，可防止别有用心的人篡改人事档案，也可以防止一些不法分子上网破坏人事档案，这样便于维护高校人事档案的安全。第五，建立高校人事档案管理中心，有助于国家人事信息网的建设。各级各地可严格按照国家制定的统一标准和规划，对高校人事档案进行开发，建立各种人事档案信息数据库，人们据此上网查阅高校人事档案，这样可以避免人事档案在各单位之间的流动，减少人事档案传递失误的可能性。

四、高校人事档案发展的趋势

建立高校人事档案中心的最终发展趋势是实现网络管理。在我国加入世贸的今天，构建国家人事档案中心是一种适应发展需要的新理念。电子上网是社会进步的标志，人们可以通过触摸屏幕或拖动鼠标来查询网上信息，这不仅操作简单，利用方便，而且能够实现资源共享。利用网络服务传输档案信息，不仅能使用户享受到现代化的数字信息服务，同时也促使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐，与现代科学技术同步发展，使其适应经济社会发展的需要。网络在发达国家档案领域中应用相当广泛，人们通过网络查询资料是国外电影中常见的镜头，如某死者不知其姓名、住址，通过死者照片上网查询，便可知该死者的一切信息资材。网络以其快捷、便利的优点成为世界各国实现信息交流和资源共享的手段。建立了我国各级各地高校人事档案管理中心后，可以对各种高校人事档案信息数据进行开发、编研，并利用现代化的手段在全国构建一个统一的人事档案信息管理网络，为人才市场提供更加公开、公平、公正的竞争环境，促进社会主义市场经济体制更加完善。利用者通过互联网进入人事档案网页后，经登录办理相关手续后，允许进入网站的相关数据库检索，阅读所需的人事档案信息或通过留言、电话、电子邮件等与人事档案中心联系，高校人事档案中心可以通过邮政传递为利用者提供档案复印件或档案证明，以达到利用人事档案的目的。由此可见，网络查询高校人事档案以其快捷、便利等特点全方位的为用户服务，它是人事档案为社会服务的必然结果，也是高校人事档案管理今后的发展方向。

总之，通过互联网络开展人事档案利用服务是高校人事档案工作实现产业化的途径之一，也是高校人事档案工作走向现代化管理艺术的必由之路。

人事档案与个人档案篇(7)

[关键词]档案服务；人事档案；档案管理；档案服务能力

人事政策的执行落实，关系到社会的安定稳定；人事政策的执行落实，相当程度上离不开档案服务能力的提升。档案服务能力的提升依赖于处理好人事档案与文书档案的关系，依赖于档案的管理环节。

所谓档案服务能力，是指档案专业系统控制并运用档案资源，服务社会各项建设事业、参与社会管理，最大限度地实现档案价值的本领或力量。人事档案的服务能力，往往悠关党和政府的人事政策的落实。这里专门讨论对档案信息有需求的人事政策的落实，其涉及档案服务能力的情形。

人事档案工作是人事工作的重要组成部分。笔者作为一名人事档案员，拟用最近两个人事政策实施的实例，从人事档案与档案馆藏文书档案的关系、人事档案的管理环节这两个日常档案管理的角度，表达对提升档案服务能力问题的认识。

先介绍档案服务成功的实例。由于注重提升档案服务能力，顺利地完成了省赋予的“解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险”的政策实施。2013年3月15日福建省财政厅等两部门下发《福建省解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险的实施办法》。县级转发，并对年龄认定、劳动关系认定等档案材料的要求作了细化。其中，属于人事档案材料的有本人招工（干）登记表、履历表、工资表等十份左右原始档案。属于文书档案的有调动表、职工花名册、工资名册等。历史原因，部分本应归人事档案的材料竟移位到文书档案（档案馆）。以教育系统为例，我们考虑到上述实际，把操作步骤具体定为：先到县教育局人事档案室查找个人原始档案，再到县档案馆查找补充。全县本系统第一轮百余人报名，确定上报省部门审核23人，仅获批3人。县报送严格依照原始档案，省审批也准确、完整地依据县送原始档案（复印件）并及时反馈，故档案服务水准不容置疑，档案服务能力倍受尊重。求助档案服务、努力补充查找原始档案，成为社会共识。当事人对上级人事政策理解不深、有关部门操作经验不足，似乎与档案服务能力没有关系。但“至善乃止”。如果档案员主动学透相关人事政策文件精神，提升档案服务主导能力，引导其完整地查找档案材料，而不是依其要求被动提供材料，档案服务能力精益求精，该项人事政策必落实透彻。启示一：档案员要加强学习，甚至要了解一些非档案专业的知识（如人事政策的某些要求），只要有利于档案服务能力的提高，相关知识都可以学习。启示二：亡羊补牢，尤未晚矣――人事档案员带领其前往县档案馆补充查找，档案馆档案员更热情地协助该补充查找，促使其尽快补办成功。无形之中，档案员的档案服务能力得到了提高。

再介绍一个档案服务不尽如人意的实例。是有关“清退的公办、民办、代课教师”的统计、待遇问题，由于各种原因导致档案服务能力拖累人事政策实施的情况。2011年之后，教育部、省教育厅先后下发了关于解决上述人员待遇的文件，市教育局下发了补充通知，不可谓不重视。统计时间跨度大，节点是1962年前后、1979年前后、1998年前后，对原始档案的需求相当严格和浩大。县（区）教育部门进行了实际操作。但是，两年、三年眼看过去，相应人员的统计、待遇仍未尘埃落定。一个重要的原因，是部分基层单位档案缺失严重，无法准确摸底统计。档案服务能力的弱化引发了相关人员及其家属的强烈不满，也给上级及时决策造成了困难。据悉，有的学校仅保有1990年之后的档案材料，档案缺失程度令人咋舌；大部分学校档案材料从改革开放起源。县一中建有专门的校史馆大楼、档案材料可以追溯到解放前，这类单位少之又少。人事档案、文书档案性质的材料都呈稀缺状态。档案如此缺失，怎么能指望相关人事政策顺利实施、有关人员待遇政策及时落实？

人事档案与文书档案的关系，笔者概括为：互相补充，各有长短。保管期限、管档单位不同：人事档案全部是在专门的人事档案室永久保管，不用担心材料到期、销毁；文书档案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交档案馆之前多由各职能办公室附带保管，有时会出现难以查找甚至已遭销毁的情况。人事档案较单纯（以个人为立卷单元，更稳定，易查找），由《干部人事档案管理细则》规范；文书档案较综合（比较包罗万象、材料丰富，但可能较难查找），由文书档案管理法规规范。

可见，要做好人事政策等工作，就要提升档案服务能力；要提升档案服务能力，就要努力提高档案查找（检索）的能力；要提高查档能力，就要求档案员充分认识和发挥人事档案室和档案馆各自特有的长处，弥补各自的不足。如，部分人士因身份问题、历史问题，其人事档案散失，就只好到档案馆查找线索；上级人事政策文件要求提供多种档案材料时，也可能要求人事档案室、档案馆共同提供档案服务。上文所述补充材料的例证，即人事档案室保管的材料没有其工资信息，人事档案员就必须引导其另行到县档案馆查找文书档案。人事档案员的积极引导，文书档案员的热情再接待，该同志如愿以偿找到了工资材料原件。这里体现的是：人事档案与文书档案的互补互助，人事档案员与文书档案员的通力合作，档案员对提升档案服务能力的自觉性。通过实际工作中对档案服务对象的积极引导、热情接待，潜移默化，档案员的档案服务能力得到了提升。

以上两个事例，也一定程度上回答了日常档案管理中“如何提高档案服务能力”的问题。

一是：要加强身心修养，增强体魄，提高道德水准。上述两例，都是时间性较强的中心工作，要求在规定期限内完成大量查档工作，保障人事政策的按时实施。这就要求档案员有在短时间内进行高强度劳动的强健身体和道德勇气，同时不能收取加班费。档案员面对这种政策性、应急性的档案服务，必须多一点义务思想、雷锋精神，不斤斤计较经济待遇，以高质量完成档案服务为唯一追求。这是提升档案服务能力的主体保证。

二是：要重视协调人际关系，包括与领导的关系，与其他部门的关系。基层人事档案室无法配备多名专职档案员，比如笔者所在的人事档案室，就长期只有一名专职档案员。新颁布的人事政策往往对档案服务要求甚为紧迫。怎么办？除主动加班加点，就只好请局领导临时安排协助查档人员。档案服务过关，紧接着是干部、财务部门的流水作业，这就要与这些部门协调时间安排。良好的协调能力，是提升档案服务能力的剂。

三是：要引进现代化管理手段。本室正在进行的非在职人员基本情况电子材料录入取得初步成果，加快了检索速度。利器在手，何愁服务能力不提升？

一正一反，两个档案服务的例子，体现了提高档案服务能力的必要性及部分实现途径。追本溯源，提高档案服务能力，不是空中楼阁，要从平时抓起、从档案的管理环节抓起。

人事档案的管理有收集、鉴别、整理、保管、检索、利用等八个环节，每一个环节都关系到档案服务能力的提高。这里试析人事档案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它们与档案服务能力的关系。

收集能力。笔者平时注重主动出击，养成定时专项通知催收材料的习惯，各种登记表格也力求完善，便于到时即刻准确再次催收。所有通知、表格都收藏在U盘。常年专项催收通知分别与录用人员材料、转正人员材料、年度考核材料等常规材料有关。每年的相应时间即通过宽带教育网专线发出专项通知，收集进度全部登记在专门表格，期限到达立即以手机短信催欠，保持相对高压。这样，档案收集的能力就比较强势，基本能保证档案材料不“欠收”，为档案服务能力的提升打下了物质基础。

整理能力。表现在整理方式的创新能力上。首先是整档工具的“四大发明”：人事档案装订专用穿引钩（摒弃直形针）、目录专用业务条章（摒弃传统抄写）、新录用人员专用电子目录、档案分类专用架。其次是管理程序的统筹兼顾：先由专职档案员做好档案分类等技术密集型步骤，再定期聘请临时人员协助完成上目录、装订等劳动密集型步骤。工具的创新和管理程序的合理化，使得档案整理时间比传统方式减少了50%以上，极大地强化了档案整理能力，也把档案管理员从繁重的体力劳动中解放出来，从而为提升档案服务能力提供了足够的空间。

利用能力。电子档案是重要的辅助手段。本室早在2002年就完成了在职人员基本情况的电子化，近年在不断推进非在职（退休等）人员、未录用人员、原民办人员等诸类人员基本情况的电子化。档案的电子化，推动了档案服务的“实时化”、“高效化”，能直接提升档案员档案服务的能力。

将档案服务能力作为档案事业的核心能力去建设，这是现代档案发展的必然选择。加强日常档案管理，能有效地提升档案服务能力，从而高质量完成人事政策的落实等实际工作；人事政策等实际工作，又会催促档案服务能力的提升。

参考文献：