人事档案电子化管理篇(1)

1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题

1.1人事档案管理现状及存在的问题

目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。

1.2档案信息电子化管理存在的问题

档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：

1.2.1原始性及真实性的问题。

电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：(1)电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。(2)电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。(3)电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。

1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。

1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。

2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性

2.1新时期人事工作的迫切需要

进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。

2.2已具备了物质条件设施

现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。

2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。

2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。

3 进一步规范人事档案的电子化管理

3.1人事档案管理与人事信息管理同步化

是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。

3.2强化制度化建设规范人事信息管理

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。

3.3提高档案管理人员技术水平

由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。

3.4加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。

人事档案电子化管理篇(2)

1 我国医院传统人事档案管理工作的缺陷

1.1 管理方式和管理手段陈旧僵化

当前我国社会上多数医院、特别是经济实力较差的中小医院硬件设备建设能力不足，导致实际人事档案管理工作的开展缺乏适当的场所，一般只是在工作人员的办公室进行，档案的存放设备简陋并且缺乏保密性，严重限制了管理水平的进一步提升。同时，由于医院缺乏对人事档案管理工作的重视，导致所招聘的人事档案管理人员本身专业素质不足，并且在入职后往往不会对工作人员实施专业的岗位培训，导致工作人员人事档案管理能力较差，对工作的认同感相对较低，影响了医院人事档案管理工作的优化开展。

1.2 档案管理机制建设不够完善

医院传统人事档案管理机制的不完善主要表现在人事档案的管理人员一般不会主动的搜集和归档档案资料，工作流程也不够具体、细致，工作人员的实际工作缺乏相应的规范性，在工作人员奖惩制度方面的建设也缺乏合理性。这些问题的存在导致医院人事档案管理工作工作量大，工作任务冗杂，并且由于不能够对工作内容进行具体的划分，导致重复工作现象出现，对工作效率的强化也产生着一定的不良影响，限制了人事档案管理工作的进一步发展。

2 医院人事档案实施电子信息化管理的优势

2.1 有助于在医院内部建立科学的电子文档机制

在加强医院人事档案电子信息化管理的过程中，医院领导部门和档案工作的实际管理者应该重视加强电子文档和归档机制的建设，积极加强对医院内部人事档案管理人员进行专业素质和计算机能力的培训，保证工作人员在掌握相应的人事档案管理专业知识技能的基础上，能够运用自身计算机方面的能力独立完成各项人事档案电子文档的编制和规定工作，为人事档案管理的电子信息化建设奠定坚实的基础。同时，医院各部门还应该加强对人事档案电子信息化管理工作的重视，充分发挥各部门优势为人事档案电子信息化管理工作的开展提供相应的辅助，促使电子信息化建设得到更好的发展。

2.2 有助于进一步实现档案管理工作的网络化

在加强对医院人事档案实施电子信息化管理的过程中，工作人员会参照人事档案的原始数据，借助计算机信息管理系统，将不同部门的人事档案信息全面的录入到计算机中，进而构建全面、系统能够实现信息共享的数据库，最大限度的提升医院人事档案管理工作的网络化和数据化程度，促使医院人事档案管理的服务性得到显著的增强，为医院人事档案利用率的进一步提升创造条件。

2.3 能够进一步深化人事档案的信息内涵

现阶段，随着新医改政策的实施，医院各项管理工作也在不断的变化和调整，在一定程度上给医院人事档案管理工作的合理开展带来了一定的难度。而加强人事档案的电子信息化建设，能够以医院人才队伍为基础对人事档案的相关信息进行科学而系统的分析和整理，促使管理水平得到显著的提升[1]。并且在电子信息化管理的辅助下，人事档案的信息内涵也会逐步得到相应的增强，在档案管理信息系统的支持下，能够实现对医院人事档案的网络检索和电子化应用，为医院人才培养、人才晋升工作的开展提供一定的支持，为推进医院持续稳定发展做出应有的贡献。

3 医院进一步加强人事档案电子信息化管理的途径

3.1 建立健全的电子信息系统

对于医院人事档案管理的电子信息化建设来说，只有建立健全的电子信息系统才能够为电子信息化管理工作的开展提供相应的保障。而要构建完善的电子信息系统首先应该具备较为完善的硬件设施，为电子档案信息的共享和电子档案作用的发挥创造条件[2]。同时，在具备硬件设施后，还应该注意对软件的强化，即应结合人事档案电子信息化管理需求对档案管理人员进行计算机技能培训，提升档案管理人员的计算机专业素养，保证管理人员能够胜任人事档案电子信息化管理工作。唯有如此才能够为人事档案的电子信息化管理创造条件，促使医院人事档案管理作用得到充分的发挥。

3.2 医院领导和档案管理人员加强对人事档案管理工作的重视

在我国传统的医院人事档案管理工作中，工作人员进行档案搜集和整理工作的积极性相对较差，并且由于对自身工作的重要性人事不足，在实际工作中不注意提升自身素养，最终导致在进行电子信息化建设工作后，档案管理人员很难适应电子信息化管理需求，影响人事档案电子信息化管理工作的开展[3]。因此在实际工作中应该加强医院领导对人事档案信息化建设工作的重视，并在领导的重视下引导档案管理人员转变管理意识，逐步提升自身管理能力，以更好的态度为医院人事档案电子信息化管理工作的开展而服务。同时，基于电子档案在安全管理方面的重要性，还应该加强工作人员的安全意识，注意引导工作人员严格按照工作流程实施规范化管理，为人事档案信息化管理提供相应的安全保障。

3.3 进一步加强人事档案的信息数据化建设

从当前我国医院人事档案管理现状看，要想实现电子信息化管理，就必须对传统的管理模式进行优化调整，这就要求将传统的纸质档案逐步录入到计算机系统中将其转化为电子数据资源，为档案的共享、检索和利用提供一定的便利[4]。同时，进一步加强人事档案的信息数据化建设，还应该在完成数据库的建设后对人事档案实施系统化管理，建立相应的数据信息管理规范，为档案管理工作水平的提升和人事档案管理服务能力的强化奠定基础。

人事档案电子化管理篇(3)

【关键词】事业单位；档案管理；电子档案

引言

档案作为事业单位的基础工作之一，对于单位未来的建设发展有着不可取代的作用，档案管理的主要职能就是整理和规范档案资料，并且做好这些档案的管理，为单位制定下一步工作计划提供支持和参考。在社会信息化的背景下，电子档案也逐渐开始普及，在引入电子档案之后，单位的档案管理效率得到了明显提升，并为事业单位各项工作的开展奠定了良好基础。

一、事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题

虽然目前大部分的事业单位都认识到了档案管理信息化的重要性，也开始普及电子档案，但是由于电子档案在我国发展时间很短，因此电子档案管理中依旧存在很多问题，下面针对这写问题进行具体分析：

1.电子档案安全问题。

电子档案主要借助计算机信息技术，利用计算机设备实现档案信息的搜集、传输以及归档，与传统纸质档案相比，电子档案在信息获取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，电子档案却存在很多隐患，电子档案在发送、接收过程中，很容易遭受到外部因素的影响，一旦病毒入侵，档案信息就有可能被窃取和篡改，进而造成十分严重的损失。

2.档案管理人员素质不高。

电子档案对事业单位档案管理者的要求更高，管理人员在具备了良好的专业素质之后，还需要具备较高的职业道德素质，能够自我约束，并且对计算机信息技术操作技巧和流程十分熟悉，这样才能够充分发挥出计算机信息网络的优势，从目前事业单位的档案管理情况来看，档案管理的工作量过大，内容繁杂，档案管理人员本身素质不高，无法将全部精力都投入到电子档案工作的研究上，另外，流动性是人力资源的显著特征，由于岗位人员流动比较严重，频繁的更换人手，也在很大程度上影响了电子档案管理工作的落实和发展。

3.电子档案管理不规范。

从目前事业单位的电子档案管理的情况来看，电子档案管理的不规范性比较普遍。档案管理人员对纸质档案比较重视，并且长久以来单位档案管理人员已经习惯了纸质载体，在引入电子档案之后，很难在短时间内彻底转变工作思路，也没有充分认识到U盘以及光盘、移动硬盘等电子档案载体的重要性与使用方法，这些载体与纸质载体相比，具有一定的不稳定性，但是目前管理人员没有进行规范性的管理，电子档案备份也没有及时进行，电子档案防范措施有些不规范，导致电子档案管理中存在很多漏洞。

二、事业单位档案管理中的电子档案管理

在分析了事业单位电子档案管理中存在问题之后，单位领导就必须要认识到强化电子档案管理力度的重要性，下面针对电子档案管理的措施进行分析：

1.保证电子档案在利用中的安全。

事业单位在进行电子档案管理的过程中，最重要的就是要确保电子档案的安全性，事业单位内部领导要强化档案管理工作人员的安全管理意识，由于计算机网络本身存在很多不稳定因素和不安全因素，因此必须要全面做好硬件、断电以及病毒入侵等方面的防御，并且电子档案管理者要全面掌握这些防范措施，减少这些不安全因素对电子档案安全管理的威胁。另外，档案立卷人员在档案存档过程中，必选秉持安全性原则，档案管理部门的办公设备与软件要及时更新、完善、升级，定期对电脑硬件进行检测和维修，做好计算机系统为安全防护工作，最大限度的提升电子安全管理的安全性。

2.完善相关法律法规。

法律法规的完善与健全是电子档案管理能够稳定运行的关键，也是人们行为与思想得以约束的保障。针对事业单位电子档案管理的情况来看，健全电子档案管理的相关法律法规是非常必要的。只有这样才能够加快电子档案管理的规范化与科学化的速度。具体来说，电子档案管理制度要从文件的制作、审核以及搜集等环节进行详细规定，同时每个单位根据自身的特点进行完善和补充，最终达到提升本单位电子档案质量与效率的目的，使电子档案管理有法可依，有章可循。

3.提升档案管理人员的综合素质。

在强化事业单位电子档案管理的过程中，必须要强化档案管理者的信息化管理理念，要帮助这些工作人员彻底掌握操作的规范与技巧，首先单位应该制定人才培训制度，定期开展人才培训活动，及时更新财务管理者的知识体系，强化其职业技能，另外，加大网络信息技术的宣传与普及力度，实现各种信息数据的分类与整合，这样才能够充分发挥出电子信息档案的优势，真正提升单位的档案管理效力。

4.完善电子档案管理的软、硬件设施。

既然是电子档案，那么必然需要借助各种计算机软件和硬件设备来实现，在这个基础上，单位必须要配置成熟的技术以及性能稳定的软件系统，不能使用盗版软件以及未知软件，单位要定期对计算机内网进行查毒，定期进行防火墙升级和杀毒软件升级。

结束语

我国事业单位在落实电子档案管理的过程中，必须要积极借助先进的管理技术与理念，同时以国家整体市场经济的发展趋势为背景，确保电子档案的安全性与完善性，单位应该积极培养新型档案管理人才，建立完善的档案管理制度与规则，这样才能够更加符合当前国家档案电子化建设的要求。

参考文献：

[1]刘晓焱.水库电子档案管理初探[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015(12).

[2]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务,2015(24).

[3]刘妍.论如何加强电子档案的管理与利用[J].办公室业务,2015(24).

人事档案电子化管理篇(4)

关键词：医疗 事业单位 电子档案

信息技术的发展，使我国档案管理技术已经进入了信息化的时代。电子档案以其特有的优势逐渐取代了传统纸张档案，成为了各大单位、企业档案管理工作的首选。医疗事业单位服务的主要目标是病人，在工作中涉及到大量病患资料、档案以及相关信息，使用电子档案可以有效防止这些档案信息在储存、使用过程中发生遗失或损坏，是医疗事业单位档案管理未来发展的主要趋势。

一、医疗事业单位电子档案发展现状

（一）缺乏对医疗事业单位电子档案管理工作的认识

事业单位的首要任务是为人民服务，而医疗事业单位工作中的重点就是为病人服务。医生的天职在于治病救人，而电子档案工作则是一项后续性的完善工作，与治病救人几乎没有任何关系。因此，许多医疗单位管理者、工作者以及病人患者、家属等，对于医疗事业单位的电子档案工作并不重视。由于对于医疗事业单位电子档案管理工作的认知程度不足，使从事该项工作的工作人员，在一定程度上并不受单位领导部门的重视，导致工作热情与积极性不高。

（二）管理制度有待于完善

首先由于电子档案的管理制度不完善，许多医疗事业单位在管理病人档案时，都是根据自身的实践经验以及自身对档案管理工作的理解来进行管理的，不仅缺少科学、系统的管理方法；其次，由于单位高层领导对档案部门不够重视，在制定档案管理制度时并没有考虑事业单位自身情况，而是直接将其他现成的制度条例搬过来，导致部门无法完全按照制度条例来工作。

（三）对电子档案管理工作的重视程度不足

在我国医疗事业单位中，由于电子档案管理工作的性质与其他部门存在一定不同。因此，单位的管理者对于电子档案管理工作的工作人员的要求并没有其他部门单位那么严格，尤其是在工作人员的选拔方面，不仅缺乏有效的选拔机制，也缺乏对在岗人员的考核机制，致使从事电子档案管理的工作人员的专业素质水平较低。

对电子档按管理工作重视程度的不足，还表现在设备的更新方面。许多医疗事业单位的电子档案管理设备，已经使用多年，技术功能方面远远落后于高科技设备，在一定程度上影响了电子档案管理工作效率与质量。

（四）其他不利于医疗事业单位电子档案发展的因素

电子档案管理是通过使用计算机技术、信息化技术等高科技手段，代替传统手工档案管理的一种科技手段，能够提高档案管理工作的质量和效率，确保档案信息资料的安全。除了上述介绍的几点问题以外，在医疗事业单位电子档案管理的发展过程中，还存在一些明显的误区：有些人认为，电子档案管理就是使用一台电脑设备对电子档案信息进行全方位的管理；也有的单位为了节省档案管理工作消耗的资金，减少成本投入，使用拼凑的形式，将许多不同型号的设备进行组合，形成所谓的电子档案管理系统，不同规格、型号的设备在使用的过程中难免会相互影响，发生故障，使档案信息的安全难以得到保障，制约了医疗事业单位档案管理工作的发展。

二、改变医疗事业单位电子档案管理工作的策略及建议

（一）明确电子档案管理工作的重要性

在医疗事业单位传统的理念中，电子档案管理工作并不是一项重要性的工作。因此，要使用科学合理的方法，对医疗事业单位传统的管理观念进行适当的更新，明确电子档案管理在医疗事业单位工作中的重要地位，树立现代化、电子化的档案管理意识，对医疗事业单位实施科学化的管理方式。

（二）完善电子档案管理制度与选拔制度

医疗事业单位的电子档案管理工作与其他档案管理类的工作职责一样，在一定的意义上来讲，医疗事业单位的电子档案管理工作需要对病人从入院到出院全过程中所有资料进行存储，为有可能产生的医疗纠纷案件提供依据。因此，加强电子档案管理工作十分重要。在建立电子档案管理制度时，其内容应该包括电子档案的收集与归档以及电子档案的利用与保管，并规定相应档案的保管期限以及归档范围等。对于从事电子档案管理工作的工作人员选拔时，要严格规定录用的标准、条件，对于满足条件的才能给予录用的机会，以免因为专业水平不足导致档案管理工作中出现失误，为单位带来不必要的麻烦。

（三）提高电子档案工作人员的专业素质

首先，不仅要建立严格的员工录用选拔制度，还要加强在岗人员的专业素质培训；其次，从事医疗事业单位档案管理工作的工作人员，不仅要熟练的掌握计算机的相关知识与档案管理方面的相关知识，还要熟悉医院科学研究的相关内容。只有熟练的掌握这些相关知识，才能结合实际情况，充分发挥电子档案管理的优势，促进医疗事业单位的快速发展，使其能够为病人提供更优质的服务。

（四）加大资金投入的力度

技术设备的相对落后，将会导致工作效率不断下降。因此，医疗事业单位应该加大资金投入的力度，强化自身的基础设施建设，使用先进的技术设备，提高医疗事业单位电子档案管理工作的效率及质量。由于技术设备不断更新，对电子档案管理工作从业人员的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技术设备的同时也要对工作人员进行及时的培训，使其可以将新设备的优势最大程度的发挥出来，促进医疗事业单位电子档案工作的不断发展与进步。

三、结语

综上所述，信息技术水平的不断提升，使得电子档案管理工作的作用不断显现且发挥出来，而医疗事业单位开始逐渐意识到了电子档案管理的优势，加大了对电子档案管理的重视程度与资金投入力度，使得电子档案管理工作在技术和设备方面不断得到重视与提高。在未来的发展过程中，电子档案管理工作要本着以自身为本，力求突破创新作为发展方向，以更好的为病人服务为核心，不断促进医疗事业单位向着全面、和谐的方向发展。

参考文献：

[1]⑾丽.加强事业单位档案信息电子化的对策[J].黑龙江科技信息，2014，（27）.

人事档案电子化管理篇(5)

关键词：事业单位；电子档案；管理对策

传统档案载体以纸质材料为主，其保存要求受外部条件影响，有较大局限性，且查阅利用较为不便，档案信息的价值不能得到充分体现。如，保存反映某特定业务工作的纸质档案，有可能需要十几个卷宗盒；档案工作依赖于人员手工操作，而这一过程往往工作繁杂、工作量大，工作水平和工作质量均比较低下。随着办公自动化系统的普及以及信息技术在档案管理工作中的运用，电子档案应运而生，与之相伴的电子档案管理工作也不断发展。与传统的纸质档案管理工作相比，电子档案管理的诸多优势十分明显。事业单位开展电子档案管理工作，可有效提高档案利用工作质量和效率，进而有效提升档案管理整体水平。具体来说，首先，开展电子档案管理工作，能够通过网络实现电子档案的在线收集、传输、整理等，并确保电子档案的利用借助信息系统快速而准确地完成，最终实现跨部门的资源共享。其次，档案信息网站建设已经成为电子档案管理工作中的一项重要内容，在网站建设过程中充分利用电子标签、无线条码阅读器等先进技术，可增强网络化服务能力、提高自动化管理水平，进而有效提升电子档案管理水平。随着事业单位“增量档案电子化”工作的不断深入，事业单位形成了一定规模的电子档案，要确保电子档案的稳定与安全，必须加强电子档案的规范管理。

1事业单位电子档案管理存在的问题分析

当前，事业单位开展电子档案管理工作中存在较多的问题，这些问题一定程度上阻碍了档案管理工作整体质量和效率的提高，同时也给档案资料信息的安全性和可靠性带来威胁。首先，电子档案的安全得不到保障。开展电子档案信息收集、整理、传输等工作，均需借助计算机和网络进行，虽然工作效率得到明显提升，但是工作过程中存在安全隐患，如，当计算机遭受病毒入侵时，档案信息会被窃取、恶意篡改或者删除。其次，在档案管理人员的配置上，多数事业单位缺乏综合素质较高的复合型人才。开展电子档案管理工作，要求管理人员具备更高的素质、更强的能力和更宽的视野，具体来说，管理人员需具备较高的职业素养与较强的档案业务能力，能够较为全面地了解行业工作发展情况，并具备一定的与互联网、信息技术相关的知识，能熟练操作计算机。但是，目前事业单位档案管理工作均普遍存在管理人员素质与能力低下的问题，此外事业单位不重视针对档案管理人员的相关培训与再教育，并缺乏必需的工作制度和针对档案管理人员的职业规划，致使档案管理人员工作热情低下、缺乏工作积极性。

2加强事业单位电子档案管理的若干对策

2.1加强档案工作的宏观管理

必须加强事业单位档案工作的宏观管理，不断提升工作成效。首先，事业单位的档案工作分管领导要对电子档案管理工作予以足够重视，及时领会上级档案部门相关工作要求，并予以贯彻落实；还要增加工作经费，保障工作开展所需的物力与人力。其次，建议国家档案局尽快制定出台专门针对事业单位电子档案管理的行业规章，指导全国的事业单位开展电子档案管理工作；省级和市级、县级档案局根据本地区经济社会发展实际，依照国家档案局的要求，制定本地区事业单位电子档案工作规章，确保事业单位电子档案管理工作走上法治化轨道，提升整体档案管理水平。再次，建议档案行政管理部门作为同级事业单位电子档案管理工作的监管单位，依法对工作进行监管。在此过程中，应及时总结工作经验并予以推广，还要发现问题与不足，有效开展业务指导。

2.2重视档案信息安全

电子档案的存储与传输均通过网络进行，存在一定的安全风险，因此在档案管理过程中必须加强对档案信息资料的安全防护，保证信息的安全与可靠。在实际管理过程中，可通过配设防火墙、实行身份验证、采用加密手段与双备份机制、落实专机专用原则等方式，为电子档案信息的安全提供坚实保障，杜绝电子档案安全事故的发生。此外，还应积极创建科学的电子档案信息安全监督体系，对电子档案管理过程进行实时与动态监控，该体系能够对档案形成、传输、获取、使用等全过程进行实时动态管控，还能有效过滤垃圾文档。此外，档案管理人员还可针对不同类型的文件资料编制相应代码，便于对档案信息进行监督和管控。

2.3建立电子档案安全保障体系

在事业单位电子档案管理过程中，保证档案安全是工作的重中之重。一般来说，事业单位往往看重应用先进的信息技术提升管理水平和工作效率，必须要认识到应当利用这些信息技术确保电子档案的安全，这一点非常重要。利用信息技术确保电子档案安全的一项可行性做法是，建立电子档案安全保障体系，并确保体系的科学性与有效性。笔者认为，电子档案安全保障体系建设主要包含两方面内容，即硬件设施体系和软件设施体系。就硬件而言，需要对机房环境、服务器使用状况进行严格监控，安排专业技术人员及时更换老化的设备和线路，还要不断优化电子档案保管环境；同时采取相应措施积极对相关硬件设备进行维护和保养，特别要重视对防磁设备进行有效管理和定期维护。就软件来说，应积极建立事业单位文档中心以及用户访问平台，实现电子档案的统一管理和查阅利用的规范化；还要及时对电子档案管理所使用的相关应用程序进行安全检查，并安排专业技术人员定期对计算机进行全面扫描，及时了解是否存在感染病毒或存在安全漏洞等情况，如果存在需第一时间进行处理，确保其运行的安全性。建立档案安全保障体系，还应增加经费投入，保障工作所需的人力与物力。

2.4开展档案人员专业能力培养工作

要加强对事业单位档案管理人员的专业培训与再教育，不断提高他们应用信息技术开展电子档案管理的能力，使他们成长为集管理型、研究型、操作型于一身的复合型人才。首先，事业单位需要更新人才理念、提高对档案管理人员培养的重视程度；同时还要制定符合本单位实际的档案人才培养机制，为档案管理人员制定详细的职业规划并提供上升渠道，以此激发他们的工作热情与积极性。其次，事业单位需要丰富人才培养的方式和途径，可通过组织参加档案部门举办的业务培训、聘请相关领域的专家开展主题讲座、赴工作成效卓越的兄弟单位进行考察学习、进修等多种方式，为档案管理人员提供更多的高质量学习机会，促进管理人员整体素质和能力的有效提升。事业单位还可根据实际需求，合理拓宽人才的引进渠道，择优选用综合素质高、业务能力强的复合型管理人才，负责电子档案管理工作。

参考文献：

[1]刘越男.数字时代地方政府档案集中管理容和方式的探索——我国电子文件中心问题的实质[J].档案学通讯,2013,11(4):396-397.

[2]罗滦,傅荣校.电子文件管理机制与传统档案管理机制比较研究[J].浙江档案,2012,6(9):85-86.

[3]刘文萍.提升电子公文归档与电子档案管理——浙江省档案局出台《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》[J].中国档案,2015,15(3):640-641.

[4]李艳军.浅谈我国行政单位档案管理的电子化建设[J].山西档案,2013,17(S1):330-331.

[5]王志宇,赵淑梅.非结构化电子档案数据管理探析[J].档案学通讯,2014,1(5):296-297.

[6]陶水龙,田雷.电子档案元数据管理方案策略研究[J].档案学研究,2016,15(2):46-47.

[7]何萍,朱一骅,张洋.供电企业电子档案集中管理模式研究[J].电气应用,2015,12(S1):321-322.

人事档案电子化管理篇(6)

一、现行高校人事档案管理制度

随着信息化社会的到来和计算机等智能工具的广泛应用，信息的主要储存介质发生了变化，由原来的单一的纸质介质，逐步出现了可以储存电子文档的光盘、磁盘等电子介质。人事档案的管理也逐渐形成了纸质档案与电子文件并存的管理模式。

长期以来，纸质作为信息的主要载体被广泛应用，纸质档案不易涂改，有修改的痕迹容易发现，纸质档案的真实性和安全性得到保障，使纸质档案具有很强的凭证效力和法律效力。纸质档案具有不可忽略的优势，作为档案信息的主要储存介质仍然行使着历史使命。电子档案是新兴的档案信息储存方式，与传统纸质档案相比较，电子档案容易被修改和被破坏，且修改的痕迹不容易被发现，稳定性较差。由于技术方面的限制，电子档案不易于安全保密。因此，电子档案的凭证效力难以得到保障，法律效力更难以得到司法部门的认可。基于上述因素，高校人事档案将在很长一段时间内由纸质档案和电子档案并存，两者互补优势，共同发挥作用，高校人事档案管理将会形成多元化模式。

目前，高校人事档案管理主要存在两种形式：双套制、双轨制。

所谓双套制是指电子文档的管理、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质档案保存系统内管理的方式。双轨制是指在文件生成和运转过程中，两者共存，即电子档案和纸质档案同步随业务流程运转，文件在进入运转程序时就形成电子档案和纸质档案两种版本，业务人员对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。而最终双轨制的办理结果也是档案的双套归档。

这种管理模式下会产生大量的重复性工作，任何档案信息的更新必然要两种档案方式同时进行。纸质档案的存储需要大量的空间，不利于检索和查阅，容易受环境影响造成损毁。而随着信息技术的不断成熟、电子档案在立法方面的不断进步，电子档案容易操作、储存空间小等优点被人广泛接受，电子档案的优越性不断突显，逐渐出现独立存在的电子档案。如何加强建设和完善档案管理的信息化，建立健全电子档案管理模式显得尤为重要。

二、如何建设信息化的档案管理

（一）建立完善的电子档案管理平台

第一，建立完善的电子档案管理制度，制定电子档案管理标准化的流程，对电子文件的录入、编辑、修改、更新和归档制定相应的规范措施。第二，建立完善的电子档案管理系统，利用先进的计算机技术，建立统一全面的管理系统，可以实现对不同条件的人员信息的检索、统计、归纳等操作。第三，建立严格的安全保密措施，可以采取专人管理、权限认证、数字签名以及各种加密措施保障电子档案的安全性和保密性。

（二）提高档案管理人员的整体素质

要实现高校档案管理信息化，需要有高素质的档案管理人员作为前提。无论是管理业务能力还是电子计算机等智能工具的操作能力，都对档案管理人员提出了更高的要求。要保障高校人事档案信息的真实性、可靠性以及及时有效地利用，需要对档案管理人员进行业务能力和操作技能的培训。一是要加强档案管理人员对本职工作的认识，熟悉高校档案管理的工作流程，明确工作职责，树立高度的责任心，确保管理信息的真实可靠。二是加强档案管理人员对利用计算机等智能工具管理人事档案的能力，包括对档案信息的收集、整理、编目、归档、查阅等能力，保障电子档案同纸质档案发挥同样的作用。

（三）在具有安全保障的电子信息平台上，逐步实现纸质档案转变为电子档案

首先要整理、核对现有的纸质档案，确定档案内容的真实可靠。对人事档案的内容进行归纳整理，相同内容以统一的标准进行规范，是进行纸质档案向电子档案转变的基础性工作。其次对已经形成的电子档案进行日常的更新和维护工作。由于高校人事档案对应的个体是每位教职员工，他们的档案信息不是一成不变的，因此需要每隔一段时间，对每位教职员工的信息进行统计，更新原有的档案信息。这一过程要保证充分地得到教职员工的支持和合作。

三、结束语

高校人事档案管理工作的信息化进程是一项长远的工作，需要从上到下的支持和努力。校领导要认识到档案信息工作的重要性，推动信息平台的建设;管理人员要提高自身的综合素质，增强保密性，只有这样才能推进高校人事档案信息化的进程。

【参考文献】

人事档案电子化管理篇(7)

一、事业单位使用电子档案管理的优势

（一）方便、高效、快捷

档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。

（二）提高了档案信息的利用率

档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、强化事业单位电子档案管理的策略

（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。

（二）加大资金投入，改善档案管理环境

事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。

（三）培养专业的档案管理人员

档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。

（四）加强对基础设施的管理

电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。

（五）确保电子档案管理工作的安全性

电子档案管理工作的重中之重是确保其安全性。首先要具备充足的安全意识。依托于电脑存在的电子档案，具有不稳定性，电脑自身硬件问题，断电，网络病毒的侵害，办公软件的不健全都会对电子档案的生成、存储、共享带来损坏或丢失，给存档工作造成巨大损失。不仅如此，各种不稳定的因素就要求了立卷人员在存档工作中必备的安全意识。及时对办公软件修护和升级，对电脑硬件及时检修，输入信息之后养成及时保存的习惯，加大对网络安全建设的投入，引进先进的技术管理，做到网络安全的建设，做到计算机的定期更新和升级，防止病毒的入侵。另外，要进一步对电子档案管理法律法规进行完善，确保网络环境的安全性，从而为电子档案信息的安全奠定良好的基础。