档案管理的价值篇(1)

【关键词】知识管理；档案价值；资源

现阶段，人们处于知识时代背景下，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用，而档案管理同样具有重要地位。从实际情况来说，部分管理者对于档案价值的认识程度不够，在管理工作中，注重对人的管理，忽略了档案的价值，难以有效提升管理水平。在强调知识流转的环境下，档案价值有了新的特质，在知识管理中，发挥着重要的作用。

1知识管理背景下档案价值特性和体现

传统意义上的档案价值特性，依托档案业务流转，体现了档案的记录性特性。经过相关部门筛选后，用作资料使用，档案的实用性价值才得以体现。在知识管理背景下，档案价值发生了变化，如图1所示，具有以下特性：①集成性和灵活性。档案价值主要体现实用性方面，当主体利用档案来解决相应的问题时，档案才具备了使用价值。知识管理背景下，强调全过程管理，为循环往复的管理过程。不仅转变了档案使用价值实现的模式，也改变了档案价值呈现的模式，使得档案价值贯穿于知识流转的全过程，具有集成化和灵活性特点。②多元化和共享性。在知识资源共享的背景下，档案知识也具有开放性和共享性特点。对于档案的利用，不再是单一的模式，多元化模式，能够为不同的利用主体，提供相应的服务。利用主体按照自身的实际需求，来获取相应知识，实现知识共享。依托知识共享，档案价值的实现摆脱了时间和空间的限制，便利了使用者，实现了资源共享。③显性化和增值性。知识具有显性和隐性区分，档案是显性知识，能够促进档案增值，档案价值的增值性可以加速档案价值的显性化。④知识化和永久性。知识管理背景下，档案价值是以知识为着眼点，注重知识属性，促使档案价值体现。基于价值链分析，通过知识管理，实现价值链和知识链的无缝对接。如图2所示，组织内外部知识均为知识获取的主要来源和保障，通过获取和处理利用等，形成知识链体系。档案作为组织内外部知识固化的信息记录，是隐性知识经过价值链的循环运动转化为显性知识的表现，所以说，组织内外部知识的流转运动与档案价值的实现密不可分，档案参与知识管理，其价值体现在知识循环体系的各个环节。

2知识管理中档案价值的形成机理

2.1档案的社会需求

档案价值遵循“没有使用价值的事物是没有价值的”规律，从知识价值角度来说，持有档案价值二元论的研究学者认为，知识价值的实现是基于使用价值的实现，知识价值的实现载体为档案价值。基于此，若想实现档案价值，需要符合社会需求。当实物档案被应用时，才能够具备档案价值，在此之前仅具备知识自身的价值，属于非需求性价值。知识管理背景下，此规律被无限放大。随着社会需求的变化，推动着档案电子化和管理系统化发展。基于此，为了实现档案价值，要从社会需求出发，满足社会应用要求。

2.2档案价值构成因素的相互作用

档案主体、档案以及档案实践活动为档案价值实现的主要因素，处于档案实践环境下，各种因素的相互作用，实现了档案价值。档案实践环境因素作用于档案要素，若社会环境变化，档案管理理论发生变化，则上述三要素也会发生改变，此类变化具有系统性，属于全面塑造，对档案价值理论，有着极大的冲击影响。知识管理兴起后，为了更好适应环境变化，档案保管理论发生了变化，出现了电子化档案保管模式。电子化档案保管模式包括新来源观、知识服务以及宏观鉴定部分构成，通过优化档案保管以及管理流程，更好的发挥知识价值。

2.3档案主体的技术和技能

在档案实践活动中，检验档案主体技术以及技能为档案价值形成的检验性因素。从某种角度来说，档案实践活动相当于档案使用和服务民众的过程。在具体实践的过程中，检验档案主体技术技能，要以便捷和有效为基准。档案价值的实现和具体体现，贯穿于档案实践活动，是否可以满足档案使用主体的需求，达到其使用期望，是档案价值的核心部分。基于二元论观点，可以将档案价值分为信息价值、工具价值。档案价值的体现在于其使用以及使用价值[1]。

3知识管理中档案价值的发挥

3.1加强档案管理部门建设

（1）做好人才队伍建设。在知识管理中档案价值的充分发挥，首要任务是做好档案管理工作。基于此，需要加强档案管理部门建设。在具体工作中，要做好档案管理人员把关。档案管理工作人员要具有较强的责任意识，能够高效的完成档案管理工作，认识到档案的价值，充分发挥档案的价值。（2）做好人员培训。随着档案价值实现环境的改变，使得档案价值的体现和实现，有了新的变化，这需要档案管理人员能够不断更新档案管理知识体系，树立终身学习的意识，积极学习新技术和新知识，更好的适应档案管理以及服务工作。在具体工作中，要注重组织档案管理人员进行业务培训，使其能够掌握电子化档案管理以及应用相关知识，进而充分发挥档案价值[2]。（3）要建立奖惩机制。档案价值的实现，在于其使用价值的实现。基于此，为了发挥出档案价值，要从档案采集和处理等全过程入手，做好严格的把控。这需要档案管理人员具有责任心，能够积极投入，参与档案管理工作。因此，发挥奖惩机制的作用，对于工作表现较好的人员给予相应的奖励，反之给予一定的惩罚，进而调动其工作积极性。（4）要加大资金投入力度。知识共享时代下，若想提高档案资源的利用率，提升其利用价值，实施电子化管理模式，已经成为发展的必然。基于此，需要加大信息化建设，购置档案管理必须的自动化设备以及用品，提高档案管理工作的效率以及质量，进而提高服务质量。

3.2实施全过程管理

知识管理背景下，强调全过程管理，因此为了实现档案价值，发挥其最大价值，实施全过程管理，有着必要性。以电子化档案制作为例，要做好加工全过程的管理，保证加工的效果[3]。开展数字化加工，其具体工作包括档案分类管理以及图像处理等工作，在具体落实方面，要明确工作责任和内容，分工协作，保障档案数字化加工得以有效开展。参与数字化档案加工的全体人员，要严格按照技术标准以及工作规则，保证操作方法的规范性，进而保障档案数字化加工的质量。当完成档案数字化加工后，要从档案接收、登记和扫描等环节入手，进行质量检查。在检查的过程中，要认真核对数据的录入和关联等，做好档案质量的把关。只有保证了档案资料的真实性，及时做好档案收集和整理，实现即时调阅，才能够提升档案的使用价值，进而实现档案价值。基于此，要做好档案的全过程管理，保证其价值的实现。

3.3做好安全管理

知识管理中，档案价值的实现，要保证信息的安全。若档案管理出现安全问题，会降低档案的价值，甚至会造成巨大的损失。基于此，做好安全管理，有着必要性[4]。在具体工作中，要完善档案管理措施，健全数字化档案审批制度，合理运用数字化技术，严格执行质量控制程序，按照规范要求，移交档案成果，保证档案原件以及数字化档案资料信息的安全性。从档案管理的全过程出发，做好严格的把控。落实安全措施，保证档案资料的安全性。依托计算机技术，采取网络监测以及锁定控制等措施，保证信息服务的安全性。档案管理人员要及时备份信息，做好数据加密。需要注意的是，要做好档案分类标识，便于档案资料的使用以及管理。只有档案被使用了，其使用价值才能够实现，进而实现其价值。

3.4营造良好的实践环境

档案价值的实现，需要良好的环境，通过档案价值实现三要素的相互作用最终达到价值目标。基于此，在档案实践活动中，要注重营造良好的环境。档案实践环境的不同，对档案使用者的要求也不同，档案使用活动也不同，实现的价值自然差异。档案主体的档案技术应用水平，直接影响着档案使用的效果，而档案客体的具体形态以及状态会影响主体档案使用，因此为了提升档案价值，档案主体和客体均需要不断地完善，同时还需要做好档案自身的管理，提升档案自身的价值[5]。

4结束语

综上所述，知识管理背景下，档案价值具有灵活性和共享性等特性。档案价值的实现，是基于社会需求，依靠档案使用的技能和技术，挖掘档案自身的价值，开展档案实践活动最终实现。为了实现档案价值，需要营造良好的档案实践环境，做好档案管理工作。

参考文献

[1]霍燕.基于知识管理的企业档案价值研究[D].天津师范大学，2016.

[2]王洁.基于知识管理的企业档案信息开发和利用模式研究[D].山西大学，2016.

[3]张海韵.基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究[D].广西民族大学，2015.

档案管理的价值篇(2)

关键词：信息化建设；医院；档案管理

档案管理是医院整体管理工作中不可或缺的一个部分，可以体现这个医疗机构的管理水平，因为档案不仅是对该医疗机构发展成长的记录，还是未来发展进步的启迪。对于医疗事业来说，实践是非常重要的，而在长期的实践中积攒的病患档案更是医院的宝贵财富，多家研究可以帮助医院提升医疗水平、积攒宝贵的经验。所以相比起引进更先进的医疗设备和技术，实现档案管理的信息化建设更具有价值和意义。

一、医院档案管理中档案信息化建设的必然性和意义

1.档案信息化建设是医疗事业发展的必然结果

如今医疗事业和信息技术都在快速发展，想要让医院的管理工作更上一层楼，医疗档案的信息化管理是必不可少的。计算机以及互联网络具有超强的交互能力，这是医院全面信息化建设的基础，人机交互可以代替传统的所有需要人工操作的流程，只有挂号和缴费时需要有人工操作，其他的所有环节病患都可以通过医疗卡和条形码来实现，这张医疗卡里存储有病患的所有信息，不管是检查、化验还是就诊哪个环节，都可以自动流转病患的档案信息。同时病患还可以更快的完成查询和取单，提高了病患体验的同时医院的工作效率也得到了成倍的提升，可谓事半功倍。

2.档案信息化建设的水平可以反映医院管理水平的高低

医院的管理水平从一定程度上代表着医院的整体素质，医疗事业如今也提出了更高的要求给医院的管理者们。随着信息化的到来，我国的医疗机构档案也在扩大自身的规模，因此在档案管理方面的要求也更高，进行档案管理的信息化建设不仅仅是可行，而是必行，医疗档案管理工作需要抓住这个机遇重组医院的业务，让医疗工作的各个方面都能实现档案管理的信息化，用良好的数据基础来帮助医院大幅度的提升自身医疗水平。

3.档案信息化建设让档案管理者的素质也得到了提高

在医院档案管理工作实现了信息化建设以后，档案管理着的工作效率自然也得到了提升，管理层次更上一层楼，因此可以更好的改善档案管理者的素质。医院的档案管理者至少要基本以下几种素质才能算是合格：档案管理人员自身的专业素质和职业道德素质都必须到位；档案管理人员应该保持着良好的意识，不断提升自己的服务技能和意识；档案管理人员要积极学习计算机应用技能以及相关的网络技能，识别更好的操作信息化的管理系统；档案管理人员对于细节部分要更加的重视；从事档案管理工作需要具备足够的工作热情和精力。

4.档案信息化建设对于医院核心竞争力的提升有很大帮助

医院的核心竞争力不是从医院房屋的规模以及医疗器械的数量上体现出来的，真正能反映医院核心竞争力的，是医院的医疗水平以及和医疗水平相符合的医疗档案管理水平。某些医疗机构虽然具有不俗的医疗水平，但是在医疗档案管理上有很多不足，信息化建设水平较差，那么未来其医疗水平的提升力就非常有限了。有的医院则能做到稳扎稳打，将档案管理以及信息化建设落到实处，医院人员有非常详尽的资料信息可以用来参考，有了这个坚实的基础自然可以推动整体医疗水平的提升。完善的信息化档案管理服务为全体医护工作者们提供了条件，去提高自身的整体素质，而医疗工作者整体素质的提高最终则会体现在医院的核心竞争力上。5.档案信息化建设可以为上级提供有效的决策依据病患的所有资料在档案管理信息化建设完成后，都可以采用数字化的形式录入计算机中并永久的进行保存，这些数据信息是非常宝贵的，可以用来让决策层进行参考。上级部门可以使用网络系统中的虚拟通道，登录进下级医院的数据库中并监事和查询其医疗数据，在制定医疗事业的相关政策和制度的时候，有了这些数据资料的参考价值，可以更好的保证政策的有效性和针对性。

二、做好医院档案管理信息化的措施

如今我们的社会已经进入了信息时代，全面的信息化也早已悄然来临，医院实现档案管理信息化也是必然的，是医疗机构管理工作中的重要内容。但是信息化建设带来的不仅有给予，还有很多挑战，所以医院在进行档案信息化建设的时候也要遵循一定的原则，首先要遵循规范进行、保证安全可靠，其次要保证效益、具有一定的前瞻性，再次是建设过程中要注意交互协作、实现归档双轨制，最后是要保证其实用性，长期进行储备。

三、医院档案管理现代化建设的重点内容所在

想要做好医院的档案管理工作并对其实现现代化的管理，有以下几点是需要注意的：其一是做好纸质记录工作，只有打好这个基础才能完成后续的信息档案工作；其二是做好信息网络化工作以便进行档案的监测和化验；其三是实现医院工作各个方面的信息网络化建设，具体来说包括设备与后勤管理方面的档案、检测和化验档案、病历和医生开具的处方的档案、基础建设和人才信息档案以及反馈信息的档案等。

四、结束语

医院的档案管理工作要做好信息化建设，它既是现代化的医院档案管理的要求，也是不断发展的医疗事业对医疗机构提出的要求，还是医疗机构提升自身管理科学和规范程度的要求。医院档案管理信息化，会在未来的医疗现代化发展上发挥出越来越重要的意义和价值，为医疗事业贡献出自己力量。

参考文献

[1]　覃曈.档案信息化建设在医院档案管理中的作用研究[J].财经界（学术版），2015（，6）：271.

[2]　孙锐.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].城建档案，2015（，7）：19-20.

档案管理的价值篇(3)

[关键词]大数据；高校；人事档案管理；价值；优化路径

1大数据时代高校人事档案管理的价值

在高校的人事档案管理中，应用大数据有非常重要的价值。第一，收集价值。在人事档案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比较多[1]。传统的档案管理通常用纸质的方式进行，使用起来不是很方面，时间久了还会造成数据丢失的情况。在档案管理中应用大数据技术能够系统的收集高校的人事信息，并且对这些信息进行准确的分类和储存，为实现人事档案管理的信息化打下良好的基础。第二，管理价值。高校的人事档案中有非常复杂的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的过程中应用大数据可以发挥计算机以及云存储技术的作用，促进人事档案管理工作效率的提高，使档案管理工作能够更加有序的进行。第三，使用价值。在高校的人事档案管理工作中应用大数据可以通过计算机的检索功能获取需要的信息，更加便捷的进行档案管理工作，这对人事决策是十分有利的。

2大数据时代高校人事档案管理的优化路径

2.1更新人事档案管理的理念

在大数据背景下，高校应该对以往的档案管理理念做出改变，对档案管理信息化的重要性有充分的认知。高校可以应用大数据对复杂的人事档案进行收集、分类以及存储，在这个基础上制订与高校的实际情况相符的管理系统。另外，高校还应该使档案管理制度不断完善，修正现阶段的管理机制，让每一个管理人员都明确自己的职责，细化工作内容，让档案管理人员在实际工作中严格按照相关的制度来进行信息化管理。

2.2积极构建大数据管理平台

在更新了档案管理的理念之后，高校应该加大在资金方面的投入，对管理人事档案所需要的硬件设备以及软件技术进行更新。在硬件和软件都达到标准之后，可以在这个基础之上构建大数据的管理平台。在构建管理平台时，应该对原始数据进行收集和管理，并且辨别其真伪[2]。与此同时，要以部门为单位建立基础的数据库，准确地将每一份人事档案中的编号、姓名、民族等基本信息录入。在完成基本信息的录入之后，再对人事档案进行有效分类，方便在以后需要的时候进行查询。在基础数据库中，还应该将人事档案和与之相关的职能部门连接在一起，方便以后对数据进行及时更新。

2.3构建“大档案”思维

在大数据背景下，高校在进行人事档案管理工作时应该对以往的思维模式做出转变，构建“大档案”思维，从多个角度对人事档案的资料进行收集和管理。在对大档案进行构建的过程中，应该将端口作为基点，全方位检测档案资料，从而促进人事档案管理效率的提高。同时，对于档案信息的安全性要引起足够重视，以防档案信息被窃取，保证知识产权不受到侵害。大档案体系有很大的规模，信息量也比较全。因此，在管理过程中，应该对档案信息之间的有关联系有准确理解，从而将档案管理信息化的作用真正发挥出来。

2.4改进高校人事档案管理方法

高校的管理人员应该对人事档案管理加大开发力度，提升管理人员的管理意识，从而更好地满足社会的需要。管理人员可以通过信息技术来进行人事档案的管理，将科技的作用真正发挥出来，用数字化的方式来进行档案管理，如拍照、录像等。高校还可以使用数字技术对档案信息进行存储，实现资源共享，通过借阅登记的方式为用户提供信息服务。这样一来，用户就可以自行对档案信息的数据进行查找[3]。管理人员还要建立完善的高校人事档案管理数据库，将更多有价值的信息挖掘出来，从而促进人事档案管理质量的提高。通过在人事档案管理工作中应用信息技术，并且对制度进行创新，能够更好地实现档案管理工作的数字化、信息化和网络化。

2.5提升档案管理人员的业务水平

为了更好地实现高校档案管理的信息化，提高档案管理人员的技术水平是十分必要的。负责档案管理的工作人员不仅要精通专业的档案管理知识，信息技术水平也要达标，并且还要具有良好的思想觉悟和责任感。因此，高校在进行信息化的人事档案管理时，应该对管理人员进行业务上的培训，提升他们的业务水平和综合素质。在招聘档案管理人员时，应该综合考量他们的专业水平和计算机水平，从而使档案管理人员的质量从整体上得到提高。

3结语

总而言之，在大数据背景下，高校的人事档案管理工作应该进行不断优化和完善。因此，高校应该对人事档案管理的理念进行更新，积极构建大数据管理平台，构建“大档案”思维，改进高校人事档案管理方法，提升档案管理人员的业务水平，从而有效提高高校人事档案管理工作的效率。

【参考文献】

[1]黄昆.高校人事档案管理及应用研究[J].兰台内外,2019(19):21-22.

档案管理的价值篇(4)

一所高校的历史是在建设、发展、改革进程中各方面成果的长期积累，是对学校历史发展过程的真实、客观的记录。挖掘、管理校史不仅对于总结办学规律，推进教学改革具有重要作用，还可以很好地梳理学校的发展历程，传承学校优秀的文化传统和精神，服务于学校科学研究，实现人才培养的目标。

一、校史档案及管理相关问题

“校史档案”是以文字、声像、实物等载体形式展现的关于“学校”这一组织历史资料的记录，它是有关学校历史的具有一定价值和意义的信息记录，在内容上包含了学校从建立到现在的发展历史，主要有历史沿革、办学理念、校训、学风警言、教风警言、对学校发展有重大影响的事件或活动、获得的主要荣誉、取得的主要成就、历任学校领导、杰出校友、学科建设、国际国内交流与合作等方面。

“档案管理”是对收集的信息进行归档、存储维护、鉴定和利用统计数据为相关组织或个人提供服务等活动的总称，其目的就是为了方便检索、利用，最终实现其应有价值和意义。“校史档案管理”是学校相关管理人员对学校历史发展的文字、影响等资料进行专业化管理，以便于对学校综合改革与全面发展过程中提供重要参考。

高校的校史档案是一所高校长期办学成果的集中体现。一所高校的历史，以档案形式加以更好地管理，能展现学校厚重的文化底蕴，能更好地传承和发扬学校长期积淀形成的精神文化和优良传统，通过各种校史教育、校园文化活动让大学生认同大学文化精神，传承和发扬大学文化精神，在潜移默化中让大学生以学校为荣，并将这种自豪感转为历史责任感而勤奋学习、报答母校、服务社会；让教师、管理者总结教书育人经验，推动学校改革发展；同时，做好校史档案管理，能够让社会更好地了解学校、积极关注学校，促进交流与合作，从而推动学校的改革与发展。

二、校史档案管理的价值

校史档案是学校宝贵的无形资产，在对校史进行档案管理的过程中，通过总结经验和吸取教训，可以传承学校的优良传统和文化精神，对一所高校的建设与未来发展起着引领作用。

（一）见证校史

高校校史反映大学发展的轨迹，通过文字、图片、声像和视频等形式，真实再现学校历史发展过程中各方面的重要工作，包括创始人、建校时间、办学宗旨、教学、科研、师资队伍建设、院系调整、历任学校领导、杰出校友、重大的校园活动、国际交流活动等。

档案自身的特点决定了它是高校建设、发展的“见证人”，是历史的痕迹物证，具有见证往事的作用。从档案的形式上看，校史档案上保留着历史的真迹，有些是原来事件发生时的照片、录像和录音，有些留有事件当事人的笔迹，这些都是事件的原始记录和反映[1]。从档案的内容上看，具有客观详尽的特征，是在一定历史时期，当事人直接使用过或直接相关系的一系列资料。

一所高校越是发展，其校史资源越是丰富，就越需要对校史资源进行档案管理，总结高校办学经验与教训，提炼大学精神和大学文化，使之成为引导当代大学生追求理想的无形力量，成为高校进步、发展的源泉。校史档案管理就是通过对这些反映高校发展历程档案的集中管理和开发，使档案对校史的考证价值显示出来[2]。比如，通过整理、归纳、分析重庆大学早期档案材料，可以发现该校在建校初期的一些办学成效。第一，在学校建设方面，它从1929年建校时开设的只有预科班发展为1932年开办本科，再到1960年发展为全国重点大学，师资力量和硬件设施有了极大的改进。第二，学科建设方面，该校由开办时的两个预科发展到1946年成为拥有理、工、商、文、法、医六所学院的综合性大学。这些办学成效既是学校对建校之初便确立的“研究学术 造就人才 佑启乡邦 振导社会”办学宗旨的体现，也是高校在经济、社会快速发展的今天思考如何进行学科调整、如何规划学科建设提供了有价值的参考。

（二）教化育人

一是，校史档案是对学校的历史的“纯记录”。虽然，校史档案以数据、图片、影像等形式记载学校的历史，是对学校发展历程的真实再现和客观反映。但是，校史档案中又蕴含有一代又一代以学校发展为己任的前辈，他们克服各种艰难困苦，前赴后继，为学校的发展打下坚实的基础；蕴含有学校各个时期的名师大家，他们毫无保留的研究学术、造就人才、佑启乡邦、服务社会的理念；蕴含有一批又一批以实现中国梦为目标的大学生，他们勤奋求学、奋发图强的实际行动。这些丰富内容的校史档案本身就是非常有教育意义的教材，高校通过展现最原始、最真实、最有说服力的档案材料[3]，可以使大学生产生心灵的震撼，认同大学精神本质，激发大学生对真理的渴求和对世界的求知，激发大学生知校、爱校、兴校的热情，坚持以“勤学、修德、明辨、笃实”为座右铭，自觉遵循社会主义核心价值观。无疑，这些校史档案都是高校对大学生开展思想政治教育和人生观、世界观、价值观教育的最有效、最直观、最能让人信服的素材。

二是，校史档案材料中的一些内容还可以直接用于教化育人。校史档案自身的价值在于对于任何一所高校，它都是学校发展历程的真实写照，能凝结高校的精神文化和传承优良传统。以高校的校训为例，校训高度概括了高校优良传统和使命宗旨，是引导学生大学期间甚至以后人生道路的行为准则，可以激发学生克服困难、从事科学研究的信心和决心，对培养学生的创新精神和营造良好的学术氛围创造条件。如清华大学的校训是“自强不息、厚德载物”，厦门大学的校训是“自强不息、止于至善”，重庆大学的校训是“耐劳苦、尚俭朴、勤学业、爱国家”。这些校训都对处在成长关键期的大学生起到至关重要的导向作用，无形中发挥着无可替代的感染熏陶作用，潜移默化着每一个大学人的行为，对人才的成长和发展起着无比重要的作用。

三是，建立、管理高校校史人物档案，也能够起到很好的教化育人的作用。高校的校史人物档案上记载了高校发展历史中值得后人学习的优秀榜样[4]，他们有的是在专业领域的大师级人物，有的是在管理岗位上做出过卓越贡献的教育家，有的是克服重重困难、勇攀科学高峰的科学家。他们自力更生、艰苦奋斗、刻苦钻研、勇于创新的精神，无时无刻不在感染每一位莘莘学子，给他们带来无穷无尽的正能量。

（三）传承校园文化

校园作为高校教育的重要基地，需要一种积极向上的精神风貌和文化氛围。而校史档案中蕴含的学校的办学理念、价值观念、道德观念、思想作风和工作作风是学校营造文化氛围的重要元素，校史档案中蕴含的学校的创业奋斗史和警示后人的教训史则是学校进行大学生思想政治教育的宝贵素材。校史档案可以借助各种载体，扮演校园文化的见证者和传播者的角色，通过学校历史的沉淀和延伸，使学生认同、传承大学文化，向时代精神靠近。

其一，校史档案是对学校发展历程的真实体现和“记忆”，档案管理则是这种真实体现和“记忆”的重要因素。校史档案管理具有积淀校园文化的功能。正是因为高校的校史档案自身的真实性、客观性，使得校史档案管理能对校史文化资源进行完整、真实地保存。

其二，开展高校档案有效管理对校园文化具有传承的功能。比如，将编辑、出版的校史在师生中展览，可以展现学校的辉煌历史和丰厚的人文精神底蕴，它反映了学校在各项教育活动中的成果和业绩，可以提高学校形象和知名度，扩大学校对内对外影响度，促进校际、国际交流与合作，唤起校友的美好回忆，增强校友对大学精神和文化的认同感，激励校友回报母校，激发师生对学校的自豪感。

（四）服务科研

档案管理的价值篇(5)

一、引言

随着信息技术的不断发展和进步，各行业的管理方式发生了深刻的变化。射频识别技术（英文缩写rfid），是一种新型通信科技，它的工作原理是依靠系统自动提取对象特征数据进行匹配和识别，整个工作过程完全由设备自主完成。它是一种最新的自动识别技术，也成为电子标签。rfid具有处理速度快，处理信息量大，使用期限长等诸多优点。如果将rfid 技术与档案管理工作相结合，通过发挥其的技术特点可以有效提高档案管理工作效率，是未来图书馆重要的技术改造方向之一。

二、rfid技术在档案管理应用中的可行性

据统计资料显示，1990年，全国共有馆藏资料281236卷，电子文献目录56.8万条；2000年，全国共有馆藏资料321145卷，电子文献目录68.1万条；2011年，全国共有馆藏资料357021卷，电子文献目录105.26万条。面对如此巨大的馆藏资料，如果仅仅依靠人工开展管理工作，既繁琐又容易出差错。所以，必须要加快图书馆档案管理信息化步伐，而使用rfid技术则能够突破传统馆藏资料管理方法的局限性，显著提高图书馆管理工作效率。

rfid 技术能够广泛应用到资料流通、借还登记、目录搜索以及信息查询等工作环节中。假如放弃传统的条形码识别方法本文由收集整理，在每份资料文献中添加rfid电子标签，再利用配套电子设备进行扫描识别，则可以有效提高图书馆总体工作效率。不管档案被放置在何处，都可以通过电子扫描的方法获得它的准确位置。借助rfid系统，图书馆工作人员可以快速准确的查找文献资料，提高工作效率。总体来说，利用rfid技术改造图书馆管理工作条件，有以下几方面的优点：

（一）提高管理人员的工作效率

资料传送是图书馆文件管理中经常遇到的环节。过去的文件接管模式是，文件在送至档案室归档前，工作人员先做好文件资料信息登记和备案，再将资料移交给档案库，档案室管理人员再仔细核对文件信息并签收入档。

借助rfid 技术，能够有效缩短文件传送工作流程。在传送之前，先在微机上选择文件接收人员名字，后者可以登录系统查看相关文件信息，当文件被传送过来时，不需要人工核对文件资料信息，只需要用扫描仪读取文件上的电子标签即可将信息输入到电脑系统当中，这样就完成了文件接收工作，整个过程十分轻松简单。

（二）简化文件管理流程与借还手续

文件被档案室接收之后，首先要做好受控工作。首先要将文件按照不同的类别和档案号进行归类在传统工作模式下，该环节依然由人工来完成。主要有三个主要工作内容：（1）印章管理，每份文件资料上都要加盖专用章，再按照要求填写档案文本信息，例如页码、时间、类别等；（2）在制定文件标签粘贴在文件上面，其标签信息大致与第一步的信息内容相当，每个文件都有制定的标签粘贴位置，上面附带文件的个性信息；（3）再将文件信息输入到电子表格当中，用打印机输出纸质表格，将其贴在文件封面上。

不管是哪种人工文件管理工作，都存在诸多缺陷和不足之处，例如字迹潦草、墨水褪色难辨、信息出入、粘贴不规范、容易磨损等。因此，在面对大量文件存档工作时，工作效率会明显下降，一个微小的差错可能要耽误工作人员大量时间精力。

而rfid 技术可以有效化解上述难题。只要将文档资料信息一一输入到电子信息系统中，电脑就会自动生成标准的rfid标签，利用其替代传统的条形码和纸质标签，可以有效缩短工作流程，提高档案管理工作效率。

文件、档案的借还是图书馆档案管理的重要工作，以往同样采用人工处理方法，工作效率比较地下，出错率较高。按传统工作方法，要依靠人工来查阅卡片。每查找一次卡片就要在数百张卡片中翻阅，一一匹配卡片信息，工作效率十分低下。如果要处理大量查阅请求，则需要投入十分巨大的人力，查阅成本十分高。

如果充分发挥rfid标签的技术优点，研发一种全新的借阅卡，则可以有效化解上述难题。利用rfid借阅管理技术，系统会对于不符合借阅条件的行为及时发出报警信号。工作人员扫描用户的借阅卡时，如果符合借阅条件，将要借出的文件扫描rfid标签，文件资料信息就会自动输入到借阅系统，用户输入id信息和密码确认之后，就完成了一次借阅工作。被借出的文件如果超期不还，系统会自动提醒工作人员。上述借阅过程一般只要不超过五秒的时间。

（三）保证档案安全与提高档案整架效率

传统档案安全防范方法主要有两种，一是靠事物障碍封闭，另一个是靠制度规范。这种安全制度存在诸多缺陷，每个操作环节都需要人工投入，这种低效管理办法大大降低了档案的利用效率。采用rfid技术可以有效化解上述问题。由于每份文件资料都子带一个电子标签，电子扫描仪可以在有效范围内扫描到文件标签，如果文件被违规移动，系统可以及时发现其的异常情况发出报警，这显然有效提高了安全防范的效率。

每个图书馆、档案室都保存成千上万份档案资料，因而盘点库存工作量十分巨大。传统清库方法是，人工将文件一一从架上取下来，手工登记后再归还。而利用rfid技术，只需要用扫描仪沿着档案架逐个扫描即可将所有在架文件资料收入电脑系统当中，免去了逐份取下手工登记的繁琐工作。手工盘点过程中，十分容易出现档案复位出错的情况，增大了日后档案查阅困难。在rfid 技术下，归还档案只需用扫描仪扫描rfid标签，即可显示文件的存放地址，大大提高了归档效率。利用rfid技术，一方面可以为档案室节约大量的人力物力，另一方面可以有效提高工作质量，避免人工操作带来的各种失误。

三、rfid技术在档案管理中的应用价值

转贴于

为响应新时期档案工作要求，提高档案管理保密级别和工作效率，充分把握好档案保密与利用之间的矛盾，要加紧利用rfid技术创新档案管理工作模式。实践经验告诉我们，rfid技术能够有效平衡档案安全与利用的冲突，具有十分重要的应用价值。

（一） rfid 技术在档案管理工作中的应用成本与效益

现代档案管理系统，要充分综合上述档案管理工作要求，具备良好的实际操作功能，利用现有的管理资源降低图书馆工作人员的工作量，提高工作效率；rfid标签提取的档案数据，还可以支持其他管理工作，其功能价值十分可观。任何一项技术的采用，都必须要符合投入——产出规则，只有收益大于投入才具有可行性。

由于大多高校图书馆馆藏资料众多，数量巨大，因此要充分做好系统建设前的规划设计工作。可以选择部分相对成熟的利用率较高的馆藏资源作为测试对象，例如科研档案、教学档案、人文档案等，可以在现有的档案数据库基础上，丰富和完善档案信息，为rfid系统的使用做好准备。

由rfid 技术制作文件标签，能够有效提高图书的借阅、归还操作效率，还可以支持快速检索工作，追踪任何文件的具体位置。可以充分利用现有的局域网络资源，结合rfid档案搜索技术，提高文件的识别和检索效率，总体来看，这种技术创新能够为图书馆节约大量的人力和物力，具有很高的经济效应。

（二） rfid 技术应用对档案管理工作的提升作用

档案管理工作不是孤立片面的，在科研方面也离不开档案工作的支持。实践证明，档案工作的管理水平高低会直接影响科研工作的进度和效果。档案管理的目的是要不断提高档案利用效率，因此档案管理效率直接影响档案利用率。采用rfid技术改造档案管理模式，是提升档案工作效率的重要途径。rfid 技术的投入使用，能够有效提高档案借阅、归档、查找效率，大大提高了工作人员的管理水平，同时，rfid技术还可支持文件保密工作，可根据保密层级控制档案的借阅权限。能够根据管理制度及时督促外借档案的归还，还可以对外借档案进行统计和分析，满足各种档案管理工作需求。可以说，rfid技术的应用，能够帮助档案工作人员显著提升工作效率和质量。

档案信息统计是衡量档案利用效率的重要工具，在rfid模式下的档案管理系统可以提供功能完善的即时统计服务。可以从不同的统计维度来分析档案利用情况，例如可以统计借阅者人数、同一本文献被借阅的次数、某一个时间段内文献的利用率等，通过这类精确的数据统计分析，可以即时发现不同文献的使用效率，从而帮助图书馆做出资源调整决策，最大程度满足读者的需求。此外，基于rfid技术的管理系统能够支持历史借阅查询，为图书馆清库提供更加详细的参考资料。

由于 rfid 标签具有很强的兼容性，且携带了大容量存储库，因此可以对现有标签内容进行添加和调整。实物文件资料需要使用多种保存技术，为了有效保证档案资料的安全和完整， 可以尝试和采用不同的保管方法。在rfid技术环境下，可以不接触实物文件资料即可进行标签扫描工作，从而降低了清库过程中对实物资料的损毁概率，有效保证了档案资料的完整性。

（三） rfid 技术对档案管理的安全作用

由于rfid技术具有诸多特点和强大功能，它在图书馆中的充分利用将会显著提升工作人员的总体工作效率，提高馆藏资料的安全性以及综合查询服务质量。在开发rfid技术的同时，即可实现对图书资料信息的保密，同时还能够将保密工作从事后补救升级到事前防范和事中控制上，安全性得到显著改善。

文献安全是图书馆工作的重要目标。传统图书资料的管理工作，一直采用卡片模式，无法针对资料重要性进行安全分级，也不能有效控制借阅读者的范围和权限，从而导致许多珍贵高保密级资料受到了不应有的损坏，给文献保密工作带来了巨大的安全隐患。

档案管理的价值篇(6)

【关键词】人事档案；人力资源管理；价值；发挥

一、人事档案在人力资源管理中的价值

（一）提升事业单位人力资源管理效果。人事档案中往往包含了职工的一些基本信息及其履历，主要包括学历、工作经验、职称、行为表现等详细信息，而这些内容是事业单位对职工进行绩效考核和职位升迁的重要依据。通过对人事档案中一些信息的查阅可以对职工之前乃至最近一段时间的工作表现、绩效完成情况等有一个准确的把握，同时也可以对其诚信度、责任感等一些与工作相关的信息进行大致的了解，从而判断是否值得进一步培养与提拔。

（二）强化单位和职工的自我控制意识。人事档案作为一项常规的工作，是将职工一定时间段内与工作相关的信息进行搜集、整理和归档，供做相关决策时使用。通过将职工每个月的绩效考评和年度任务考核情况归入其个人档案，能够强化员工的自我管理意识，督促其在平时投入更多的时间和精力进行工作，在服务客户时能够以满腔的热情来搏得客户的满意和好评，而这些信息归入人事档案也为单位进行实际的人才选拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的准确性。

二、人事档案管理的问题分析

人事档案作为事业单位人力资源管理过程中的重要资料和信息来源，在实际应用过程中的效果并不理想，档案对人力资源管理的促进作用并没有充分发挥出来。当前人事档案管理过程中存在的问题主要有以下几方面：

（一）人事档案管理意识薄弱。从当前事业单位的人事档案管理工作来看，普遍存在的一个共性问题就是档案意识不强，认为档案对自己工作的开展没有太大的作用，将档案视为资料的汇总、整理，因此，在档案信息的填写过程中存在敷衍甚至信息错误的情况。一些人员为了能够获得好的评价，在档案信息的报备过程中存在弄虚作假的情况，导致信息失真，影响相关的决策。而档案管理人员对档案管理工作重视度不高，档案丢失、重要信息泄露、资料归档错位等情况时有发生。这些充分说明当前的人事档案管理工作存在思想意识上的疏忽。

（二）人事档案管理方式落后。我国对于人事档案的管理经历了长期的纸质媒介时期，虽然近几年信息技术的发展使得一些单位采用电子化、数字化的方式来进行档案信息的管理，但是由于受到传统习惯的束缚以及一些单位出于管理成本的考虑，仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致档案信息的调阅、整理以及保存等存在诸多的不便，影响了档案价值的发挥。

（三）人事档案利用程度低。人事档案作为一种资源，需要在实际的应用中体现出其存在的价值。从当前的实际情况来看，事业单位虽然能将职工的常规档案进行正常的归档整理，但是对这些信息背后所蕴藏的深层次的价值没有投入足够的时间和精力来研究。人事档案在辅助人力资源管理工作过程中并没有发挥其提供人员晋升信息、掌握人员考核绩效的功能。一些单位虽然拥有海量的人事档案，但是真正来调阅的人少之又少，导致档案成了一种长期的摆设甚至累赘。

三、发挥人事档案价值的路径

（一）强化人事档案管理意识。意识是行为的先导。要充分发挥人事档案辅助决策的价值，就要从档案管理的思想层面下手。首先，事业单位要对职工尤其是档案管理人员进行专业的人事档案管理知识培训，将档案信息和管理的重要性深化到其内心深处。其次，要对人事档案管理工作进行定期检查，对职工档案信息的真实性进行监督，发现问题及时核实纠正，防止不良影响的扩散。

（二）丰富人事档案管理方式。当前信息技术在人事档案管理中的功能日趋完善，并且促使互联网安全性提升，通过信息化手段实现人事档案的管理成为一种可能和发展趋势。因此，事业单位要对档案管理方式进行创新，通过对档案安全性、机密性的等级划分来灵活使用纸质与电子档案管理方式。对于那些安全性要求比较高的档案，则主要采用纸质管理方式，而对于那些安全性要求一般，并且常规性使用的档案信息，则宜采用电子化的管理方式，提升档案管理的效率和应用效果。

（三）挖掘人事档案价值。人事档案作为事业单位发展过程中的工作成果和产物，从某种程度上可以看出单位和职工工作的效率和价值。事业单位尤其是人力资源管理部门要定期对职工和单位的人事档案内容进行审阅和分析，把握单位在服务公众过程中所出现的一些问题或者职工在工作中的一些方法创新，为单位常规工作的开展提供优化方案。同时，在人事安排方面，要将人事档案中的关键信息纳入综合评价体系之中，充分发挥档案在人力资源管理中的信息支撑作用。

四、结语

人事档案作为一种重要的资源对事业单位常规工作的开展以及人力资源管理工作的优化有着十分重要的功能。在事业单位不断深化改革的背景下，人事档案的管理工作也应进行技术化、信息化的改革，借助先进的技术来提升人事档案在人力资源管理过程中的功能。

【参考文献】

档案管理的价值篇(7)

关键词：学校档案管理工作，价值，改进

 

学校管理是一项非常复杂的工作，它涉及方方面面各个主体，需要协调各式各样不同的关系。概括来看，总体上它可分为硬件管理和软件管理。硬件主要是指校产和人力资源；包括学校的固定资产，流动资产，人才储备等等；软件方面主要包括校方的办学目标设定、学校的规章制度以及教学资源配置、教学计划的实施还有教育教学系统监控等事项。如何系统的管理这两个方面，是每一个学校管理者都需要认真细致思考的问题。能否合理有效的解决这一问题，是高校管理水平衡量的重要标准。在进行高校硬件和软件管理中，档案的管理尤为重要，笔者认为，档案管理是高校管理中至关重要的一环，只有建立了良好的档案管理制度，才能有效的实现硬件管理和软件管理，同时，通过档案管理，也可以使硬件管理和软件管理得到有效的沟通与协调，共同形成一个完善严密的学校管理体系，为学生提供更好的学习环境，使教职员工能够充分发挥出自身的工作积极性。可以说，一个良好的学校档案管理体制，是一个良好的学校管理体系的基础。

档案是各类组织所必须的，系统记录其运行过程的资料。档案可以是书面文件，视频、音频资料，甚至电子记录等等。依靠这些记录，各类组织可以对其以往的工作进行总结，得出经验，提出对策，更好的实现自身的发展。学校档案是学校从事教学活动和行政管理积累起来的资料，是具有保存价值和使用价值的历史记录。学校在日常管理中会形成各种档案，如党政文书档案、教育教学档案、教师个人业务档案、仪器设备档案、会计档案、声像档案、科技档案、校办工厂档案等。学校档案，是学校建设与发展的历史见证。它记载了学校教育事业各方面的变革与发展的历程，积聚了校内教职员工和学生劳动创造的成果与贡献，是学校的宝贵财富。因此，重视学校档案工作的发展，建设系统、完善的学校档案体制，是实现学校发展的重要途径。现代社会是一个分工明确的严密的社会体系，一切优秀的组织管理都要落脚于制度建设。在职业学校的发展规划中，形成一套有特色的档案管理制度，无疑是其在激烈的教育竞争中脱颖而出的有效方式。因此，重视档案制度的建立与完善，是职业学校发展壮大的必经之路。

学校的档案管理体系建设不是一蹴而就的。事实上，任何学校都有自己的档案管理制度，只是不同的学校其制度完善程度不同。一所优秀的学校，必然配有优秀的档案管理制度，这些档案的保存与使用，是学校一步一步发展的见证与资源。只有总结档案中所记载的各类经验，在过去工作的基础上进行创新与改善，才是学校赖以长期进步的有力支撑。

如何做好档案的管理工作，使之为学校发展提供支持呢？笔者认为，以下几个方面是比较重要的措施，有关学校尤其是各类职业技术学校可以进行一定的尝试，从而总结经验，为自身发展打下基础。论文参考，学校档案管理工作。

首先，学校要在思想上重视档案工作。论文参考，学校档案管理工作。学校档案工作的重要性不言而喻，但是，不可否认，档案工作的关注程度在职业技术学校还并不是十分引人注目。职业技术学校的定位是为社会提供技术性人才，学校领导往往重视学生技能的培养，就业渠道的扩宽，师资力量的改善，对于学校内部管理中的档案方面，给予的重视一般不足。一个职业学校的发展，必然要总结经验，改正问题。如何达到这个目标，就需要查阅有关档案。建议职业学校建立起跟踪档案制度，在学生档案方面下大力气，加大力度，为每个学生都建立起一份个人档案，通过对学生个人档案的管理，人性化的教育学生。细化学生档案的项目，加强学生档案的管理，不能只满足于常规项目，要在学生档案项目上有所创新，有所改善，力求每个学生的成长细节，在档案中都有所体现。有了这样完整的学生档案，学校就可以总结以往的教学经验，为已毕业的学生提供更多有力的帮助，从而为国家培养更多更好的人才。

其次，在管理方式上，要有所创新。应该在学校内部设置专门的档案管理机构。笔者认为，虽然目前职业学校的机构设置较为精简，一般来说，没有专门的档案管理机构这样的编制。很多学校也认为，专门设置一个科级（副科级）档案管理机构意义不大，对学校的有限的资源是一种浪费。即使是在高等院校，也一般不会设置一个独立的处级（副处级）的档案管理机关，档案的管理，可以由图书馆，或者办公室下设科级机构进行管理。职业院校由于规模限制，设置独立的档案管理机构不太现实。笔者认为，独立的档案管理机构的设置，在某些规模较大的职业院校是有可行性的。论文参考，学校档案管理工作。论文参考，学校档案管理工作。由于规模较大的职业院校往往学生数目众多，如果仅仅依靠几个档案管理员就想把这些档案管理好，可行性不大。论文参考，学校档案管理工作。现实中往往是档案管理员或者根本不负责任，或者有心无力，无法落实良好的档案管理制度。论文参考，学校档案管理工作。试想，几千个学生的档案，由几个人管理，这原本就是一项非常复杂的工作。而有些学校的档案管理人员还可能是兼职的，这更不利于档案管理的高效以及准确。笔者认为，档案管理是学生管理的重要部分，在校期间记录学生成长过程，有利于学校对学生因材施教，学生毕业以后，其档案也会对其工作的落实产生重要的作用。如果学校在这个工作上有所疏漏，其后果不亚于授课过程中的消极讲授，学生的能力和优点，也许因为档案的疏忽，无法得到体现。事实上，由于学校对档案工作的忽视，导致学生对自己档案也漠不关心，使自己在就业中丧失了一些机会，这都是教学管理工作人员应该予以高度重视的问题。笔者认为，在大型职业学校中设置独立档案管理科，配备专职、高素养的工作人员是十分必要的，这关系到学生的就业和学校的管理，建立起专门的管理机构，才能落实学校的档案管理制度，否则，即使档案管理制度是良好的，对学校的管理也不会有太大的推动作用。

再次，在档案管理制度上也要所有创新，有所侧重。要明确档案管理工作的重要性，建立健全档案工作管理体制,完善档案工作各项制度,要细化档案管理

摘要做到立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标等等。只有制度建立合理高效，制度落实有保证，才能说明我们的档案管理制度是有效的。