档案室安全管理篇(1)

一、熟悉消防安全灭火知识的人员少

据笔者了解，虽然科技档案馆（室）是消防安全重点单位，但真正熟悉消防安全业务知识和技术的人员很少，一般都是懂科技档案管理技术知识的多，熟悉或会自动报警、会使用室内消防设施和器材、会扑救初起火灾、会组织安全疏散的人很少。由于科技档案馆（室）是科技行业内一个消防安全重点单位，所以在科技档案馆（室）工作的人员必须了解一些必备的消防安全知识，必须掌握一些常用的消防安全灭火技术。这既是确保科技档案馆（室）藏科技档案安全的需要，也是对科技档案馆（室）工作人员进行业务学习和培训教育的一项重要内容。

二、科技档案馆（室）消防安全管理要求

根据科技档案馆（室）消防安全特点，切实加强科技档案馆（室）消防安全管理工作，确保科技档案馆（室）藏科技档案的绝对安全，这是各级各类科技档案馆（室）需要认真研究和长期需要注意的问题。

（一）坚持贯彻落实“预防为主、防消结合”的方针

消防安全工作的基本方针是“预防为主、防消结合”。所谓预防为主，就是把预防火灾事故发生放在首位，采取切实可行的消防安全防火措施，防患于未然；防消结合就是要在做好防火的同时，充分做好灭火的准备工作，保证及时有效地扑灭火灾。防和消是辩证统一的，防中有消，消中有防，它们是不可分割的有机整体。虽然科技档案馆（室）发生火灾的几率很少，但不能因此而麻痹大意，放松预防工作，放弃应该做的消防安全基础性工作。这就好比一个国家的军队一样，目前虽然没有发生战争，但不能没有军队，不能没有备战。因为科技档案馆（室）是绝对不能发生火灾事故的，一旦科技档案馆（室）出现火灾事故，对科技档案馆（室）的损失是无法弥补的，因此而造成的后果也是不堪设想的。

（二）建立健全消防安全制度及防火责任制

科技档案馆（室）里消防安全工作涉及的范围广，专业技术性比较强，要做好消防安全管理工作，必须建立健全消防安全管理制度，用制度规范和约束科技档案馆（室）工作人员的一言一行、一举一动，使科技档案馆（室）里消防安全管理工作有法可依，有章可循；要求科技档案馆（室）工作人员警钟长鸣，任何时候都不能松懈、怠慢消防安全工作；同时实行严格的消防安全责任制，每一个科技档案管理人员对所管辖工作范围内的消防安全工作负责，做到谁主管、谁负责，谁在岗、谁负责，从而保证消防安全管理制度贯彻执行，保证消防安全措施落到实处，把一切不安全的隐患事故消灭在萌芽状态，确保科技档案馆（室）所藏科技档案的绝对安全。

（三）做好科技档案馆（室）建筑消防安全管理工作

由于科技档案馆（室）建筑不同于普通民用建筑，建筑应符合它特定防火安全要求，所以要切实做好科技档案馆（室）建筑消防安全管理工作。具体工作内容有：科技档案馆（室）建筑设计要报请本地消防部门帮助审核把关；室内装修尽量选用不燃或难燃材料进行装修；安全出口数目、疏散宽度和距离应符合建筑防火规范的规定，不得设置门槛、台阶、疏散门应向外开启，不得采用卷帘门、转门、吊门、侧拉门和影响疏散的遮挡物；在科技档案库内应设置应急照明和疏散的指示标志；应按国家有关规定安装自动报警和自动灭火设施，配备足够的消防器材；所有电气设备及电线铺设应穿管铺设，电线不能超负荷运行，不得擅自接拉电线，陈旧电线要及时更换。科技档案馆（室）建筑设计必须达到消防安全等级规定要求，从而为避免科技档案馆（室）火灾事故的发生创造良好的物质条件。

（四）加强科技档案馆（室）内火、电源控制和管理工作

做好科技档案馆（室）消防安全工作，首要的是加强火、电源管理，严格执行值班看守制度，经常进行消防安全检查。科技档案馆（室）火源主要来自照明电路、取暖火源、电器设备、明火等四个方面，对这些火源、电源要经常进行检查，发现隐患，要及时排除；发现问题，要及时研究解决。建立专门的消防安全检查制度，定期进行检查，按规定进行整改，从源头上杜绝各种火灾事故的发生。

（五）配齐各种消防安全设施

科技档案馆（室）的消防安全设施配置要从有利于维护科技档案的安全，不损毁科技档案文件的要求出发，选择配置适用的消防安全器材。一般科技档案馆（室）不仅要配置移动灭火设备，如灭火器，而且还要装置固定式灭火设备，如消防栓和气体消防设施，有条件的科技档案馆（室）还要配置消防安全自动报警系统。要按科技档案馆（室）的实际需要配齐消防安全设备，确保科技档案馆（室）消防安全管理工作的正常需要。

（六）加强消防安全培训教育工作

由于消防安全管理工作是科技档案馆（室）里的一项经常性的、重要的工作，所以在科技档案馆（室）工作的人员必须要了解必要的消防安全知识，掌握必要的消防安全技术，以适应科技档案馆（室）消防安全管理工作、预防火灾事故的客观需要。而要做到这一点，必须加强消防安全培训教育工作，普及消防安全知识。一般可以采取请进来、走出去、以会代训的方法，组织科技档案馆（室）工作人员学习消防安全知识，进行消防安全操作演练，做好消防安全培训教育，使科技档案馆（室）里每一个工作人员都熟悉消防安全知识，会使用室内各种消防器材，会自动报警，会扑救初起火灾，会组织安全疏散。虽然科技档案馆（室）通常发生火灾的几率极少，但不能因此而麻痹大意，要警钟长鸣，时时刻刻绷紧消防安全这根弦，使科技档案馆（室）的消防安全工作真正做到万无一失，这样才能杜绝安全事故，确保科技档案馆（室）所藏科技档案的绝对安全。

（七）健全消防安全组织，加强消防安全领导

档案室安全管理篇(2)

关键词：行政单位；档案；安全管理；对策

多年以来，我国行政单位始终重视档案管理工作，并形成了成熟的档案管理体系。在行政单位档案管理工作中，档案安全管理是最重要的环节之一，对确保行政单位档案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多种因素制约，行政单位档案安全管理仍然存在一些问题，对行政单位档案管理工作造成了不利影响。

一、行政单位档案安全管理存在的问题

行政单位档案安全管理的目标是确保行政单位档案本身的安全，以及行政单位档案管理体系的安全。具体来说，就是要确保档案的完整、齐备、有序归档、安全保管，以及确保档案不被非法利用。目前，行政单位档案安全管理主要存在以下几个方面的问题。

（一）档案安全意识淡薄。部分行政单位领导及档案管理人员对档案的重要作用认识不充分，没有看到行政单位档案在提高行政单位管理水平、促进经济社会发展、提升社会管理能力、增强行政单位对各行业的服务水平等方面的作用，把档案管理工作简单定位成各种文件、材料、报表等的归纳、整理和保管，或重视机关文书、财务档案等的收集整理，导致行政单位档案不齐全等现象严重。而有的行政单位对档案的完整性认识不足，对于事关单位工作的重要会议记录、会议材料、单位领导讲话稿、工作总结等材料，缺少收集和管理，导致档案材料流失，甚至发生泄密事件。

（二）档案安全管理制度不健全。一方面，一些行政单位的档案管理制度不完善，对档案的保管、分类、保密、销毁等的规定不严密，档案安全管理工作无章可循，存在很多漏洞。另一方面，有的单位由于对档案安全管理不够关注，没有建立起必要的档案安全管理制度，也没有对档案安全检查、档案有效保管、档案安全保障、档案安全检查等方面作出明确规定，无法及时发现危害档案安全的隐患。

（三）档案保管设施、设备等条件落后。档案不同于平常的文字或影像资料，尤其是行政单位档案因其特殊属性需要保管环境安全可靠，且防盗、安全，有的甚至要有抗御较大自然灾害和人为破坏的能力。而现实中，由于多数行政单位办公场所紧张，没有配备单独的档案室，有的档案室与办公室、储藏室等合用，导致档案保管场所不安全。而有的单位虽然配备了单独的档案室，但不够规范，“六防”设施不配套，也没有空调机、灭火器等设备，导致档案受潮霉变、虫蛀等现象时有发生。

（四）档案管理人员素质不高。有的行政单位档案管理人员多由其他工作人员兼任，缺少档案管理的专业知识，不仅难以全身心投入到档案管理工作中，也无法对档案进行科学管理，影响了档案管理的标准化和规范化。有的档案管理人员责任心不强、档案安全管理意识淡薄，在档案的交接、归档、管理方面不认真，档案管理不全面、不系统。

二、加强行政单位档案安全管理的对策

一是加大宣传力度，提高档案安全意识。行政单位及档案管理机关要加大对行政单位领导及档案管理人员的宣传教育，增强他们的档案安全管理意识，引起行政单位领导的重视，把档案管理尤其是安全管理纳入到重要议事日程。不断健全档案安全管理责任制，树立服务意识，提升行政单位的档案管理能力，形成人人重视档案安全的良好氛围。

二是健全档案管理机制。行政单位要设立单独的档案管理部门，配备专业的专职档案管理人员，同时建立完善的档案管理机制，从人员、制度两个方面做好档案安全管理的保障。完善归档、保管、鉴定、利用等制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行。

三是扎实推进档案安全管理基础工作。首先，要抓好档案的规范管理。从档案材料收集整理、档案材料的转入转出、档案的查阅复制、鉴别、销毁等方面，强化基础性工作，保证各项工作科学有序地开展。其次，要做好档案室设施设备建设。行政单位要改善档案室的硬件条件，从独立、规范、安全的角度配备必备的档案管理设施，还要增强档案室抵御外界危害的能力，使档案室符合《档案法》中关于档案保管的标准。

四是强化档案管理中的保密工作。首先要规范档案室管理。要确保档案室与其他部门办公室分开，并指定专人负责管理，禁止无关人员随意进出。同时要配备相应的报警装置、摄录装置等。其次，要严格执行档案保密期限和档案密级调整制度。行政单位的部分档案由于其内容涉及到国家安全和国家利益，必须依据《档案法》《保密法》等法律法规划分密级和保密期限。行政单位要严格划分密与非密以及保管期限与保密期限，对于存在问题的工作环节，要及时处置，最大限度地确保档案安全。五是抓好档案管理人员队伍建设。行政单位要搞好档案管理人员的教育培训，加强对《档案法》《实施办法》《保密法》等的教育，强化档案管理人员的安全意识。要通过参加各种不同层次、类型的档案人员培训班，更新观念、更新知识，提高业务水平。要加强专业人员的引进，通过公开招录的方式增加新鲜血液，实现行政单位档案管理的规范化、标准化、科学化。

参考文献：

[1]李媛媛.应对档案信息化发展趋势更新档案管理模式[J].黑龙江史志,2010(07).

档案室安全管理篇(3)

关键词：构建；档案技术装备；评价；指标体系；评价指标体系

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）19-0196-02

档案技术装备评价是指运用科学的方法，设置合理的评价指标项目，构建有效的评价指标体系，对档案馆（室）使用的既有技术装备进行系统性分析，给出客观、公正、准确的评价。见于档案工作资金保障体制与整体资金规模的限制，档案技术装备的使用既要考虑管理效率、技术效率、安全效率，也要考虑社会效率和经济效率。研究制定档案馆（室）档案技术装备评价指标，对于科学有效地评价档案技术装备在档案馆（室）中的使用效率，规范档案馆（室）的档案技术装备使用活动，提高档案馆（室）的档案技术装备水平具有特别重要的现实意义。

一、进行档案技术装备评价的意义

（一）有助于全面分析某一具体档案馆（室）档案技术装备使用的社会、经济、管理、技术和安全效率

任何一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动都是其档案管理活动的组成部分，都应当遵循以最少投入获得最大收益的效率最大化原则。现阶段，多数档案馆（室）在使用档案技术装备时，只是注重了其在档案管理中的效率，很少考虑其在整个管理活动中所产生的社会效率、经济效率、技术效率和安全效率。但是，一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动并不仅仅是一项单纯的管理活动，而是一个档案馆（室）整个运行活动的组成部分。由于档案工作的社会公益性，所以一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动应当具有社会效率；又由于档案馆（室）资金来源于国家公共投入，必须珍惜纳税人的每一分钱，这就要求每一个档案馆（室）在使用档案技术装备时必须讲究经济效率；再由于使用档案技术装备就是运用技术手段与技术方法提高档案管理活动的效率，因此档案技术装备的使用必须考虑该技术装备的技术效率，既考虑运用该技术的投入产出比；还由于使用档案技术装备的最终目的是保障档案馆（室）藏档案的完整与安全，所以一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动应当具有安全效率。

（二）有助于全面分析各种主客观因素对档案馆（室）使用档案技术装备的影响

影响档案馆（室）档案技术装备使用的主客观因素是多方面的，除人为管理因素对档案技术装备使用产生直接影响外，档案馆（室）周边环境、档案馆（室）建筑结构、档案馆（室）工作人员构成成分、资金与物质保障、政策法律环境、技术的先进性与实用性等各种因素都直接或间接地影响着档案技术装备的使用效率。这些因素的变化与组合既可能对档案技术装备的使用效率产生积极影响，也可能产生消极影响。构建一套科学、合理、有效的档案技术装备评价指标体系，有助于对上述各种因素产生的影响做出尽可能性合理的分析，从而帮助档案馆（室）改造工作环境，改进工作方式，优化工作流程，完善自我管理。

（三）有助于帮助档案馆（室）制定正确的档案技术装备使用策略

对档案馆（室）既有档案技术装备的评价是否科学、合理、有效，不仅仅关系到档案技术装备的使用与普及，还直接关系到档案馆（室）档案技术装备使用策略的制定与调整。我们通过对某一特定档案技术装备评价结果的分析，有助于为档案馆（室）制定与调整使用该技术装备策略提供依据。第一，全面的评价结果能够客观地反映档案技术装备使用策略的科学性和有效性；第二，通过档案技术装备评价中发现的问题，有助于帮助档案馆（室）完善档案技术装备使用制度、理顺档案技术装备使用关系、加强档案技术装备使用管理和提高档案技术装备使用质量；第三，通过对档案技术装备使用支出的购置、运行、维护、维修成本和所产生的社会效率、经济效率、管理效率、技术效率和安全效率等进行科学的测量与比较，进而对档案技术装备使用支出的管理水平、风险程度等制定综合评判，通过实施效率评价，能够进一步完善档案技术装备使用支出的监督机制和手段，加强对档案技术装备使用支出的激励和约束，并且有助于引导和规范某一具体档案馆（室）档案技术装备使用支出管理行为。

二、档案技术装备评价指标体系的构建

构建科学合理的档案技术装备评价指标体系是构建档案安全保障体系的迫切需要。“评价指标体系是指由表征评价对象各方面特性及其相互联系的多个指标，所构成的具有内在结构的有机整体。”[1]为了使指标体系科学化、规范化，构建指标体系应遵循系统性，典型性，动态性，简明科学性，可比、可操作、可量化及综合性的原则。指标体系要既能反映档案技术装备使用过程和结果的各项指标要求，又能被档案馆（室）工作人员和评价评估人员所接受。应当从评价档案技术装备应用的社会、经济、管理、技术和安全效率五个方面入手，来构建档案技术装备的评价指标体系。因为：对于某一具体档案馆（室）来说，其自身受地域（自然环境与经济发展水平）、层级（省、市、县三级）、类别（综合、专业、行业）、规模（馆藏数量）、人员素质（专业及技术素养）等因素的影响，档案技术装备的使用情况千差万别，十分复杂。对其使用档案技术装备情况的评价涉及诸多方面和诸多环节，各个方面和环节又有涉及很多具体内容，这样，就需要从众多档案馆（室）的众多档案技术装备的使用情况中，提炼出关联性最强、影响较大的共性因素进行分析，从而实现对某一具体档案馆（室）档案技术装备使用情况的综合评价。

（一）社会效率指标

关于社会效率，学术界并没有统一的标准。可以简单地理解为：“社会效率是指能否促进社会经济的发展。”[2]档案馆（室）的社会职能是维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。而中央和地方各级各类档案馆及各个机关、企业事业单位、社会组织的档案室，是集中管理档案的专门机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案，为国家经济社会发展服务。档案馆（室）的各种档案技术装备是档案馆（室）履行其社会职能的物质基础，档案技术装备使用就是为档案馆（室）履行其社会职能提供物质保障。因此我们把档案技术装备使用活动和其产生的结果所起到的社会效率作为首要的评价指标。

（二）经济效率指标

经济效率指标做为一个经济指标，也没有一个统一的表述。有人认为：“经济效率指标是指运营收入获得率。”[3]也有人认为“经济效率指标是指科研人员在劳动过程中活劳动和物化劳动消耗的有效性并且在未来生产中应取得回报的规定。”[4]这些定义对于没有产品，也没有经营性活动的档案馆（室）来说，并不非常合适。但作为使用纳税人钱的文化事业性单位，在使用档案技术装备时必须讲究经济效率。档案馆（室）使用的档案技术装备能够在多大程度上产生保护档案齐全完好和提高档案馆（室）的利用服务能力，就可以视为产生了相应的经济效率。经济效率的具体指标可以从档案技术装备使用单位与使用者的满意度，档案技术装备的质量、使用档案技术装备形成应用保障能力需要的时间三个方面来进行评价。

（三）管理效率指标

档案馆（室）的档案技术装备使用首先是一项管理活动。管理活动就必须考虑管理效率，它要求档案技术装备使用部门运用较少的经费，获取最大的档案技术装备保障能力，创造整个档案技术装备使用活动的管理效率。档案技术装备的管理效率是指档案技术装备使用活动中所费和所得的对比关系，也即内在收益和内在成本的对比关系。评价档案技术装备使用管理效率的指标主要包括档案技术装备使用节约指标、档案技术装备使用费用和档案技术装备使用盈余总额等三个方面。

（四）技术效率指标

技术效率指标主要是指使用档案技术装备的先进程度。档案技术装备的先进程度是代表档案技术装备性能的重要指标，既考虑运用该技术的投入产出比。我们要从使用档案技术装备的性能、特点、创新性以及功能等方面来综合评价使用档案技术装备的先进程度。评价使用档案技术装备的先进程度还要从该档案技术装备在世界上同类档案技术装备中所处的一个相对位置来决定。

（五）安全效率指标

档案馆（室）的档案技术装备使用是属于档案馆（室）档案安全保障体系的主要组成部分，因此档案馆（室）的档案技术装备使用不仅体现在社会效率、经济效率和管理效率上，还必须体现在安全效率上。档案技术装备使用的安全效率属于定性的范畴，需要用定性的方法来分析。档案馆（室）使用的安全效率包括对良好安全意识、完善的政策制度、严谨的操作规范，周密的管理措施和详尽的记录等多方面的影响，安全效率的大小有助于通过影响的程度来反映。

档案馆（室）档案技术装备评价是一个新问题，也是复杂的问题，更是推进档案安全保障体系建设，落实国家档案局三个体系建设中亟待解决的现实问题。同时，档案技术装备评价涉及多门现代科学，有待于我们在今后的工作中进一步去研究和探讨。

参考文献：

[1]评价指标体系.MBA智库百科.http：///wiki/%E8%AF%84%E4%BB%B7%E6%8C%87%E6%A0%87%E4%BD%93%E7%B3%BB.

[2]王艳萍，杨旭东.中美养老保险制度公平与效率的比较[J].金融与经济，2009，（8）：74-77.

档案室安全管理篇(4)

 目前，正值高温、高湿、雷、暴雨季节，是容易引发档案安全事故的时期。为加强我局汛期档案安全管理，确保档案万无一失，根据县档案局江档发〔20xx〕14号文件要求，我局积极开展汛期档案安全保管工作，组织专门人员进行认真、细致的检查，现将开展情况总结如下：

    一、加强组织领导、落实责任

    档案安全是档案工作的重中之重，我局十分重视档案安全工作，成立了由局主要负责人任组长、办公室主任为副组长、办公室和档案管理人员为成员的档案安全工作领导小组，具体负责本局的档案安全管理工作。

    二、开展档案安全管理的宣传教育工作

    多渠道、多形式经常性地开展档案安全的宣传教育工作，要求全局职工务必遵循“安全第一”、“预防胜于救灾”、“安全工作无小事”的宗旨，使档案安全深入人心。

    三、健全了档案安全保管利用制度，制定了安全工作措施

    我局安排了1名兼职人员负责档案管理工作，发现问题立即解决，对违反《档案法》的行为进行严肃批评教育，为了更好地加强档案安全管理工作，制定了档案安全管理及保密制度、档案管理人员岗位职责、档案查阅利用等制度。结合我局实际，制定了汛期档案安全应急预案，并进行督促检查，确保各项安全措施落到了实处。

    四、定期开展安全检查，及时消除不安全因素

档案室安全管理篇(5)

一、基本情况

目前，我单位现有专职档案员1名，各业务科室兼职档案员1名。 受客观条件限制，我街道现档案室、档案柜等各种硬件条件严重不足。档案室与办公室公用办公场所1间，档案柜4个。现存档案共 余件（卷），其中：文书档案   件（永久   件、30年存档期限   件，10年存档期限 件）；照片档案  册，共计 张；实物档案  件；电子档案  盘；会计档案  件；科技档案  卷 ；专业档案  卷。

二、多措并举，进一步做好档案管理工作

（一）加强组织领导，健全档案管理网络。为加强对档案工作的组织领导，我单位成立了档案管理工作领导小组，负责对档案工作的领导、监督、检查和鉴定工作。综合档案室专职档案管理人员，统一管理全单位文书、声像、实物等各种档案的收集、管理、整理、保管、移交及开发利用，指导和监督各科室档案管理工作。各科室主要负责人为本科室档案管理第一责任人，安排一名同志担任兼职档案员，负责收集、整理本科室已形成的文件材料，按规定时间向站档案室移交应归档的文件材料，协助综合档案室做好有关档案整理工作。

（二）健全管理制度、加强档案规范管理。建立健全各项档案管理制度，使档案管理工作更加有组织、有计划、有程序的开展。在原有《规章制度汇编》的基础上，不断完善、细化全单位档案管理的各项要求，规范、充实了《档案管理制度》的内容，加强了档案收集、整理、移交、鉴定、统计、保管等各个环节管理工作。收集和整理做到齐全完整、分类清楚、编排有序，无当年积存零散文件；文件归档做到归档范围明确、保管期限准确、档案完整安全；在档案移交上做到数据准确、及时上报、全面移交。不断加强档案的保管、鉴定、统计工作，档案保管安全，从没有出现过档案失密、泄密、损坏等违反《档案法》现象，档案鉴定工作在正常的规范制度下进行。在现代化管理上，我单位配备了“档案管理软件”，实现了便捷、高效、安全的计算机检索与查询，较好地发挥了档案现代化管理工具的作用，提高了档案利用效率和效果。

（三）加强能力建设，提高档案管理水平。我单位按档案规范化管理标准，要求全体工作人员都参与档案的收集、整理，理顺内部关系，完善各个环节的工作，消除了各部门之间相互推诿、扯皮现象，解决了管理缺位、协调不畅的问题。一是加强自身建设，提高服务意识。我单位以转变干部作风，加强行政效能建设为契机，认真学习上级文件和领导讲话精神，不断提高业务水平，并在加强档案基础建设、推进档案管理创新、强化行政职能、提供档案服务等方面做了大量工作。二是加强档案法制建设，推进档案事业发展沿着制度化、规范化方向迈进。我们认真组织相关人员学习《档案法》和省、市有关档案工作会议精神，在全单位干部职工中树立档案法律意识。在工作中增强档案利用安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证了档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。定通过建立健全档案保管、利用、保护、保密等规章制度，做到了档案使用制度化、规范化。三是重视对档案管理人员的培训。除积极参加市档案单位组织的业务培训外，还组织档案管理人员及各村（居）“两委”到市档案局学习经验，交流心得，使档案管理人员业务水平和工作能力有了明显提高。

三、今后主要思路和打算

今后档案工作重点做好以下几项工作：

一是以《中华人民共和国档案法》为指导，认真贯彻实施太原市、古交市的相关档案管理制度，严格按照档案管理的要求，不断夯实档案工作基础，提高档案服务水平。

档案室安全管理篇(6)

关键词：档案；应急预案；管理

现阶段，档案种类与数量与日俱增，赋予了档案管理工作者巨大的压力，压力主要来源于档案分类保存于消防安全保障工作。就目前状况而言，国内部分档案管理部门对档案安全管理工作不够重视，未能充分做好档案应急预案制定工作，从而埋下了巨大的安全隐患，可能引发机密信息泄露与档案受损事故。

一、应急预案制定工作应当遵循的原则

（一）预防灾情原则

制定合理的档案管理应急预案的目的之一在于降低不良因素对档案安全的威胁，最大程度地确保档案的完整性与安全性。为此，工作人员在制定应急预案的过程中，必须严格遵循预防为主的原则，确保应急预案各类体条款具有前瞻性、应急性，能够有效地降低事故发生几率。

（二）档案优先原则

档案优先指的是在档案室发生诸如火灾等灾害时，优先转移各类档案，将档案的安全放在第一位。在过去，国内发生了多起档案室失火事件，由于工作人员未充分遵循档案优先原则，首先转移档案室其它物质资产，从而导致大量档案受损，付出了巨大的代价。所以，档案管理人员要吸取教训，时时刻刻以档案为重，在档案室发生消防事故时第一时间转移档案[1]。

（三）应急联动原则

档案管理工作强度较高、工作难度较大，档案应急工作需要多部门合作、共同维护档案安全。应急联动原则是工作人员在档案应急预案制订工作中必须要严格遵循的一类原则，应急联动的意义在于充分调动各部门的力量，以制度的形式来落实档案管理中的多部门协作。事实表明，在应用具有应急联动内容的档案应预案后，档案的安全性获得了显著的提升，同时也深化了其他部门人员对档案管理工作的了解，为档案管理工作的进步奠定了良好的基础。

二、档案管理应急预案的制定与实施

（一）做好应急人员配备工作

消防、公安人员是保障档案安全的专业力量，在档案室发生安全事故后，档案管理人员要及时报警，在后续工作中充分配合公安、消防人员的各项工作。火灾是对档案安全危害最大的一类灾害，因此档案管理人员要积极提高自身的防火意识，从而降低档案室失火的几率。

无论是何种工作，在其中发挥最关键作用的因素是“人才”，档案管理工作也不例外。通过调查走访，发现部分档案管理人员综合素质较低，预防风险的意识与能力较差，难以有效地制定与执行档案应急管理预案。鉴于以上情况，认为档案管理部门应当采取有效措施以强化档案管理人员的综合素质，可以通过定期举办行业专家讲座以及组织专业技能培训活动等形式来扩充管理人员的理论知识储备、提升其专业能力，使其更加适应新时期档案日常管理与应急处置工作的要求[2]。

（二）做好物资储备工作

档案管理人员要时刻绷紧神经，注意防范各类事故的发生。为了最大程度地降低火灾的危害性，档案管理人员必须要做好应急物资储备工作，准备数量充足、质量合格的灭火器，工作人员要明晰灭火器的操作流程，以求在最短时间内控制火情。档案室中要配设火警装置，档案管理部门要定期组织专业人员检测报警装置与消防设施是否处于正常的工作状态中。

档案室应设有直通安全地带的安全通道，应急预案中应强调安全通道的重要性，严禁在安全通道上堆放杂物、充分确保安全通道的畅通。安全通道上要配有质量合格的消防指示灯并在墙上张贴安全标志。得益于科技的高速发展，现阶段人们已经可以借助计算机与互联网技术来开展档案日常管理与安全保障工作。预案中应当指出，档案室要建立电子数据备份系统，将重要数据备份至硬盘之中，采用实时数据备份的工作方式以保障重要数据的安全。

（三）做好资金准备工作

毋庸置疑的是，档案日常管理与应急处置工作需要大量的资金，这就需要档案管理部门做好资金预算工作，确保用于购进消防设施、计算机设备等物资的资金充足。需要特别指出的是，近年来档案管理资金贪腐现象较为猖獗，因此档案管理部门应当做好资金流向监督管理工作，制定一系列制度来约束资金经手人员的行为，确保每一笔资金都能落到实处。

（四）明确档案应急预案启动条件

档案管理人员必须要在合理的时机启动档案应急预案，如此方能最大程度地削弱灾害对档案安全的威胁性、保障应急预案的应用效果。通常情况下，在档案室发生险情后，档案管理部门首先要组织人员进行自救，随后应在最短时间内分析灾情等级、预估灾情可能造成的危害。在判断出灾情严重程度后迅速制定相关的灾情报告，详尽地描述灾情出现的时间与预测灾情的影响并在2小时内将报告递交给上级领导部门。

在确定灾情极有可能影响人员与档案安全、容易造成较大经济损失后，要迅速启动档案管理应急预案，各有关人员要迅速回归岗位、分析现场灾情进展状况并严格依照应急预案相关规定开展救灾工作[3]。

（五）应急预案中的奖罚内容

为了最大程度地发挥榜样的带头作用、遏止档案应急管理工作中不良现象的发生，档案应急预案中应当含有合理严谨的奖罚制度。奖罚制度能够实现及时表彰在档案应急管理工作中作出突出贡献的人员，处分瞒报档案险情、在档案应急处理工作中态度散漫的人员的目的。严厉处罚阻碍档案应急管理工作开展的人员，应当将犯事情节特别严重的人员移交司法机关处理。

三、结语

新的发展形势下开展档案应急预案制订工作具有重要的现实意义，档案管理部门要多制定约束性与激励性制度并予以落实，档案管理人员应积极提升自身综合素质、培养随机应变能力，从而促进我国档案管理事业的长足进步。

参考文献：

[1]陈兵.“兰台防线・2011”――浙江省档案与电子文件突发事故与灾害应急演练成功举行[J].浙江档案.2011（05）.

档案室安全管理篇(7)

一、指导思想

以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，以档案管理省二级标准为依据，本着“对历史负责，对现实服务，替未来着想”的原则，进一步加强和规范我局档案工作。通过争创活动，全面加强机关管理，提升工作效能。

二、工作目标

高标准、高质量地完成我局档案争创省二级管理水平的目标，促进我局各项工作规范化建设，从而更好的服务于我市交通事业。

三、组织领导

我局档案目标认定工作是一项综合性、系统性工程，必须凝全局之力、聚全局之智，统一部署，分工协作。为加强领导，搞好协调，努力实现档案目标管理升级，我局决定对原档案工作领导小组成员进行充实调整，领导小组由沈培兴任组长，赵文松任副组长，我局相关科室负责人及档案员为成员，全面负责档案升级工作。

四、实施步骤

为确保我局档案目标管理升级工作如期完成，将整个工作分为四个阶段：动员准备阶段、收集整理阶段、自检补差阶段和整改验收阶段。

第一阶段（2月上旬～5月底）：动员准备阶段。

制定我局档案工作争创省二级目标管理实施方案；调整充实我局档案管理工作领导小组；召开有关人员会议，部署档案目标管理认定工作。组织小组成员认真学习《中华人民共和国档案法》等文件，组织到兄弟单位参观学习，提高对档案管理升级工作重要性的认识。同时邀请市档案局指导科老师来我局讲授有关档案业务知识，对我局档案达标工作进行指导，发现不足和需要改进的地方，及早准备，制定整改完善措施。

第二阶段（6月上旬～9月底）：收集整理阶段。

根据档案类别，实行分块操作。

1.文书档案。由局综合档案室负责，各部门按照要求将本科室业务工作中形成的材料收集整理移交局综合档案室，移交时间不得超过2011年5月底。

2.综合材料。大事记、全宗介绍、机构沿革、专题材料的编写，制度汇编等由交编办负责，各科室和熟悉本局工作情况的相关同志配合完成，2011年9月上旬交稿。

3.会计档案。由局财务科负责，截止2009年的财务档案及各年年报电子版，2011年9月底前整理完毕，编制电子案卷目录交档案室。

4.科技类档案。由工程科、档案室负责工程档案的归档和数字化备份。2011年9月底前交档案室。

5.声像、实物档案。由各科室、档案室共同负责，各科室负责整理好本科室的声像档案，编目，填写说明。实物档案统一移交档案室，2011年9月底前完成收集整理。

因档案工作繁琐，信息录入量较大，决定采取集中整理和分散录入相结合的方式，各科室要尽力配合，工作分配量化到人，保证按时保质保量地完成工作任务。

第三阶段（10月上旬～10月底）：自检补差阶段。

我局档案管理领导小组根据《省机关档案工作目标管理审计认定自检评分表》进行自检打分，对自检中存在的问题进行认真补课。邀请市档案局到我局指导档案工作，进行预检，并根据提出的意见及时落实整改。办公室负责自检工作安排及有关材料的准备。

第四阶段（11月上旬）：申报验收阶段。

1.申报。按照省二级标准，组织撰写申报省二级档案管理的申请报告、自检报告（主要包括我局概况，开展档案工作目标管理的措施及自我评价等）、我局档案工作基本情况登记表、自我检查评分表。

2.验收。根据预检中发现的不足，限期落实整改，在各项工作准备就绪后，最终接受市档案局的考核验收。力争在2011年11月底前达标。

五、工作要求

（一）档案目标管理认定工作涉及到我局各科室，仅靠个别科室和档案员是难以完成的，各科室必须充分认识这次档案升级工作的重要性，充分发扬团结协作的精神，在人员安排、时间安排、经费投入全力支持下，做到互帮互助，争取高标准、高质量地完成我局档案争创省二级目标任务。