档案智慧化管理篇(1)

关键词：集体智慧政府社交媒体社交媒体文件档案化管理

Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.

Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management

“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。

一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出

（一）国内外相关研究

社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构――Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。

与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。

（二）概念辨析

1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]

2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。

（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合

政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。

综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。

二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析

（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体

如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。

1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。

2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。

3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。

（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程

政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。

1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]

2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。

3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。

（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略

1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题利用社交平台宣传社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价负责机构有选择地优先采集重要信息建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]

2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。

3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。

*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.

[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.

[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.

[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.

[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗――社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.

[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.

[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.

[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.

[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.

[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.

[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].

http：//nation- alarchives.gov.uk/documents/in？ formation-manage-ment/osp27.pdf.

档案智慧化管理篇(2)

关键词：智慧档案馆 技术系统 云计算

智慧档案馆以现代计算机技术为依托，对现有数字档案馆信息整合的数字化、传输网络化、管理自动化、资源共享化等进行进一步深化。智慧档案馆的建设必须改变传统的单向思维方法，突破数字图书馆的桎梏，实现整体的蜕变与管理形态的进化。

一、信息化管理全面化

与传统的数字档案馆管理方法不同，智慧档案馆在现代城市发展背景下将档案馆资源的信息化管理逐渐转变为业务的全方面信息化管理，借助现代智慧城市生态化建设的理念与信息技术特征实现了档案馆管理的全面信息化，无论是从档案具体资源的管理、档案信息基础设施建设、档案馆业务流程等方面都做出了很大程度的改进，进一步提升档案馆的运行效率，为生态城市建设提供更加有利的参考，为智慧城市整合消费者的广泛与需求提供更优质的服务；另外，城市智慧档案馆能够捕获档案使用者的行为习惯，并形成文件形成者、档案工作者与使用者相互之间的桥梁，便于智慧档案馆的不断完善。

系统架构中的档案感知与获取系统、全面档案馆管理系统、档案智能服务系统、档案文化社区系统是整个技术系统架构中最重要的四个方面，实现了与数据库的相互交互以及智慧图书馆功能实现的具体目标。

二、信息资源库的精细化

智慧档案馆实现了信息资源的全面整合，因此对档案馆内部信息系统的构建提出更高的要求，一方面随着城市发展速度的不断加快，各种新资源的出现使得档案馆资源的来源与种类逐渐增多，资源的来源已经不仅仅局限与传统数字档案馆，而且将资源的范围扩展到现代计算机云数据中心、各类社交媒体、电子商务馆，这些资源的获得能够为社会发展提供更好的推力，智慧档案馆将所有资源进行统计并统一安排，能够满足智慧城市建设下的各种需求，为人类的持续进步提供动力，并为后代子孙构建资源提供全面的信息参考；另一方面，从档案馆数据整理、保管、处理与档案利用方面来看，智慧档案馆的建设并不仅仅包括接收库的信息资源，而且还要建立支撑档案馆运作的相关基础设施、行政办公、财务管理、技术保障等所有业务构成，同时还要根据智慧档案馆理业务特点实现各个部分的精细化管理，满足现代智慧档案馆系统运营的要求。

三、业务实现的感知化

智慧城市建设利用现代物联网实现了人、物体、系统、数据库的互通互联与智能化联动，实现了系统的分析、判断与感知功能。智慧档案馆在技术系统上也应该具有这样的智慧特征以及实现和人类智慧相统一的管理体系。

（一）数据感知器

主要是系统中用来实现数据集成、迁移、交换等的感应系统，利用现代计算机智能数据处理中心实现数据库之间的同步、转换。

（二）系统和数据之间的感知器

系统和数据库相互之间的智能处理与自动感知系统，利用专用的信息化组件、数据整合设备、语义处理等技术实现相互之间数据的自动存储与高效访问。

（三）系统感知器

系统与系统之间进行的智能交互与业务协同行为，支持系统不同部门的业务协同与流程的优化，整体上提升了档案馆的运行效率。

（四）行为感知器

人与系统形成自动沟通与自动匹配过程，系统通过智能感知系统获取人的行为，并进行分析与处理，使得系统与人的契合度更高。

智慧档案馆利用现代物联网与计算机数据自动化处理技术，将静态的物体、数据等拟人化，进而转变为能够进行主动思维的对象，使得档案馆逐渐从平面系统升级为立体系统，从被动的服务主动转变为系统自动服务过程，实现了基础设施、系统工具、系统工作的整体向自动化、智能化方向发展。

四、信息服务的知识化

随着数字档案馆的快速发展，档案馆资源的数量也呈现出日趋上升的趋势，云计算技术的使用使大数据能够有效整合，并且能深层次挖掘大数据的价值，为社会发展提供服务。未来档案馆的发展将摆脱以“件”或者“卷”为单位的档案资源收集与保存，而更加体现档案在形成中的相关特征，通过记载人们在日常业务活动中形成的既定特征与业务开展的具体背景，分析或者进一步挖掘其中蕴含的深层次的内容，为社会发展提供更充足的经验、知识及方法。智慧城市中大数据的发展理念与计算处理方法使得传统档案馆的建设逐渐实现了全面数字化，提供信息资源检索目录以及关键词索引，为大数据资源存储中数据的调用提供有力的帮助，并且精确了资源的搜索，实现了资源的分享与利用。并且，利用数字化管理的数据分析、语义挖掘、智能处理等有效利用，能够进一步提升档案馆的信息服务能力，达到一个更高、更深的层次。智慧档案馆在建立立体数据仓库与数据挖掘系统的基础上，面向管内组织运作提供资源的综合查询与社会发展辅助决策支持，向社会公众提供开放性的服务，并且实现了个性知识的智能化退订与知识定制服务。

五、结语

智慧城市的发展带给我们更加便利的生活，对经济的快速发展与社会可持续发展有重要意义，而智慧档案馆的建设则在智慧城市便利的基础上为我们提供了更优质的服务以及更深刻的文化熏陶。相信醉着智慧城市的不断发展，必将不断结合新的技术环境，形成更多的服务形态与更加多元化的技术系统。

参考文献：

档案智慧化管理篇(3)

关键词：智慧档案；管理系统；层次分析；功能设计

智慧档案是一个具有层次管理模式的档案管理系统，从层次分析中可以清楚地了解到每一个管理层面所负责的内容，这样就能够使得档案管理人员根据各自职位级别进行相应的管理，以保证各层级管理质量，做到环环相扣，相互监督。结合智慧档案管理系统的资源掌握更全面的管理内容，明确管理方向，并不断优化现代档案管理功能，实现智能化、科学化的管理模式，智慧档案管理系统中各项功能对管理水平提升有着良好的促进作用，值得进一步研究与推广。

1智慧档案管理系统的层次

1.1机构档案信息管理层。机构档案信息管理层主要是针对本单位的生产、销售等活动资料进行集中、处理、使用以及保存等工作，属于档案工作中的基础工作，而这一道工作的质量直接影响后续工作的真实性、有效性以及意义价值。1.2机构档案信息传播管理层。是以基础管理层为铺垫，对档案信息实施传播的工作，将知识信息以及有使用价值的信息通过传播渠道转换成具有生产力的可利用信息，进而发挥档案信息的价值，提高档案工作的重要性，这一层次管理对捕捉信息、审核信息以及信息归档具有及时性的特点，并对机构以及相关部门中应用档案信息给予最大化的支持。1.3机构档案信息能力管理层。这一层次的档案管理主要是针对信息资源全面分析，如：信息收集的需求、信息应用价值、信息管理方法、相关信息、竞争发展等多方面的分析，通过这个层级的管理能够让档案信息充分的深入到现实生活、生产中，体现价值，为实现某一目标而做出相应的信息决策、信息指导以及参考建议等。同时档案信息能力管理层级还需要负责解决实际问题，如现实生活生产中对信息种类的需要，各类信息之间蕴藏的关联与影响，存在信息不能满足需要信息的原因，各机构信息对照以及信息应用价值判断等多方面的分析，将信息正确的投入到使用中，发挥应有的价值与作用。档案信息管理系统的功能设计实际上可以根据各机构的应用需求而合理设计，以保证档案信息在机构中能够以有利用价值的地位出现，进而提高档案管理人员对自身工作岗位重要性的意识，承担结构有保存价值的信息收集、归档、使用等工作，并有效的将档案信息传播与开发，充分的提高档案管理工作的有效性与作用意义。

2智慧档案管理系统的资源

2.1原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，其数字智慧档案管理系统的层次与功能设计分析化策略包括以下两种办法：可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。2.2原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。2.3新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3智慧档案管理系统功能设计分析

3.1安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。3.2档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。3.3档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。3.4档案信息的检索与传播。多种系统检索中关键词检索最为常见，其次是分类检索。检索后，针对有关档案资源信息，选择关联度相对较高的档案提共给用户，使得档案内容中与用户所需更为接近化。系统中针对具有保密性的文章应设置专用的权限字段，利用针对性的开放模式，实施对某机构在某时间段进行保密信息开放，实现既能针对性与能共享性的信息开放效果。3.5用户评介与互操作服务。在智慧档案管理系统中，用户评介、互操作功能的设计主要是为给用户、系统之间提供交互平台，实现用户与系统或者系统于系统之间的交互过程，从交互功能中，用户可以以一个帮助系统者的身份出现，对系统中出现的问题进行有效解答，同时也可以对系统提出问题，系统会自动将问题和答案收纳于帮助系统中，用户便可以通过检索的形式得到帮助系统的帮助。

用户评介与互操作服务功能还能够使得档案信息平台及时收到用户的反馈信息，进而对档案信息使用情况加以了解，不仅如此，此项功能还有另一个优势，就是在检索信息时，不一定输入全部信息，只需要提供相关题目以及获取方式即可，这一程序的实现需要系统互联支持。

作者:王冬梅

参考文献

档案智慧化管理篇(4)

2012年中国软件行业信赖产品奖（企业文库）

2012年中国软件行业优秀解决方案奖（智慧城市综合解决方案）

作为国家规划布局内重点软件企业，赛迪时代拥有国家信息系统集成一级、系统集成甲级、安防工程、人防工程资质等十余项最高级别权威认证，拥有32项软件著作权登记证书，具备多年电子政务网络（含）、移动宽带网络、物联网、数据中心等大型工程实施经验，开发了具有自主知识产权的协同应用平台的核心产品。

北京赛迪时代信息产业股份有限公司（以下简称“赛迪时代”），是工业和信息化部中国电子信息产业发展研究院（赛迪集团，CCID）控股的高新技术企业。经过多年的发展，赛迪时代已经成为中国具有影响力的信息技术服务企业。公司总部设在北京，旗下拥有两家子公司，并在广东、上海、湖南、安徽、江苏、重庆、河北、内蒙古、东北、、新疆等地设有分支机构，业务网络覆盖全国200多个大中型城市。

针对城市数字化、信息化和智能化的建设需求，提出全面的智慧城市综合解决方案，通过采用新一代信息和通信技术（包括移动通信网络、高速光纤宽带网络和物联网等技术）、云计算技术、高性能数字技术（包括GIS、3D、多媒体等技术），积极探索城市智能化的发展途径，为政府实现城市管理智能化、社会服务均等化、城市经济高效化和城市产业高新化，形成了电子政务应用、工业经济应用、人民防空与城市应急应用、公共安全应用、社会管理应用、企事业单位协同应用等重点产品和解决方案，全力打造“智慧城市的建设者”。

智慧城市“三技一法”

赛迪时代“智慧城市”综合解决方案将先进技术全面融入到城市精细化管理中，其本身就是一个涵盖了新一代信息技术各个领域的综合应用体系。

赛迪时代采用“三技一法”的方法论来建设智慧城市，“三技”即以云计算、物联网、SOA等三项关键技术为核心来建设智慧城市。“一法”即采用“梳子型”方法来构建智慧城市。梳子的“筋”是可组装可拆卸的智慧城市支撑平台；梳子的齿是若干多个独立存在的行业应用系统，与支撑平台组装一起可形成智慧城市的各类应用，拆卸开可独立运行。

赛迪时代以“三技一法”的方法论建设智慧城市，不仅可以保障城市做好面对革命性转变的准备，还可以有效地使新城市适应一种全新的运作方式，协调好城市系统之间的内部关系并帮助新城市面对系统相互联系中所带来的挑战。

作为在亚太地区首次提出“智慧城市”指标体系和规划方法论的企业，赛迪集团具备了智慧城市整体解决方案的全程服务能力。作为智慧城市专业运营商，赛迪时代利用先进的建设智慧城市的方法论，在政府服务、社会事业、工业经济、人防应急、公共安全等五大业务领域做出了突出成绩。

企业文库“四个三步”

赛迪时代“企业文库”是基于赛迪时代海量信息资源综合应用平台的重点产品之一，是一套基于网络的文档管理及知识管理的软件。企业文库可以协助企业更高效地管理企业知识的整个生命周期，实现以团队精神为驱策和以团队为导向的文档协作和知识管理，也可以协助政府管理各部门各层级在各类工作中衍生出的文档，形成高效、透明、安全的文档管理体系。

档案智慧化管理篇(5)

关键词：高校；数字档案室；建设；思考

一、宁夏高校数字档案馆建设现状

笔者通过实地调研发现，宁夏高校职能部门系统数据条块分割，包括行政办公、学籍管理、教育科研项目管理、后勤管理等系统数据档案无法归档利用；需要数字化的大量纸质档案还没有列入议事日程。档案系统与校内图书馆、电子阅览室之间的资源共享没有形成，高校数字档案室建设还处在初级阶段。

二、宁夏高校数字档案室建设优劣势

1.优势分析。（1）人才优势。高校是人才聚集的场所，虽然集“互联网+档案”于一身的高素质复合型人才不多，但如果“互联网人才+档案人才”组合，各高校就能轻松化解人才困境。（2）地域优势。目前，银川的数字化建设已走在了全国的前列。“数字化银川”一次性敷设的通信网络电缆工程和覆盖全市的宽带城域网，已为数字档案室建设提供了通讯保障，各高校建设数字档案室的大环境已经具备。（3）教育优势。高校职能相同，便于统一标准，而且大部分高校数字档案室处于初级阶段，所谓“一张白纸好绘蓝图”。

2.劣势分析。（1）各高校档案管理系统成为高校信息化建设中的短板。目前，高校职能部门的业务系统大多早于档案系统建设，导致各部门系统条块分割共享程度差，由此产生的大量电子文件不能进入档案系统，档案接收的任务越来越重，档案室成了高校信息化建设中的短板。（2）实现档案前端控制是未来趋势，各高校却无从入手。统筹建立覆盖全校的档案网络管理大系统，真正实现档案前端控制，是目前高校数字档案室建设大趋势。虽然高校有人才优势，但自行开发研究却需要大量的人才、资金和时间投入。宁夏属于落后省份，如果由其自主研发，无论从资金还是人才上，都不占优势。

三、宁夏高校数字档案室建设路径

1.充分借鉴和利用“银川样本”建设的先进理念和硬件建设，为数字档案室建设提供理论依据和硬件支持。目前，银川正通过建设大数据中心打造名副其实的智慧城市。银川在“智慧城市”建设上的解决方案得到了世界最权威机构TM Forum（简称TMF）的认可，成为未来我国智慧城市建设的主流模式，进而成为可以复制推广的案例，即“银川样本”。高校数字档案室的建设，完全可以充分借鉴“银川样本”建设的先进理念和新一代的信息技术，为数字档案室的建设提供最前沿的技术支持。

2.采用“拿来主义”，让高校数字档案室建设成为宁夏首批试点。笔者认为，在数字档案室的建设上完全可以采用“拿来主义”。充分借鉴“银川样本”、东南沿海发达城市或者国外成熟模式，并和他们开展技术合作或统一采购他们的技术。

3.邀请权威人士组建联合专家团队，确定新时期宁夏高校数字档案室顶层设计建设方案。由档案行政管理部门牵头，邀请国内知名档案专家，招募区内档案高级人才，由各高校选派本单位高精尖计算机人才，组成阵容强大的联合专家团队，到银川IBI育成中心调研；到已经实现数字档案馆的南京大学、上海交通大学调研；到我国第一个数字化档案馆――深圳城市档案馆，数字化程度较高的青岛市海军档案馆，甚至国外数字档案馆等地进行考察调研，结合“智慧银川”所能提供的软硬件保障，从而设计“宁夏数字档案室建设样本”。

4.通过实地观摩，拓宽眼界，提升“复合型”人才的服务理念。通过观摩和培训，拓宽档案管理人员和计算机高级人才的眼界，快速提升他们的理念和技能，从而以档案服务理念的创新来引导档案服务模式的创新。

5.依托高校，确定数字档案室培训基地。充分借助高校的师资、场地、设备等优势资源，确定数字档案室建设培训基地，不定期地对相关人员进行培训。其核心是要求他们能够准确掌握和熟练操作“宁夏数字档案室建设样本”。

6.结合实际，制订数字档案室建设规划。有了样本、标准并接受了培训，各单位就可结合自身实际情况制订数字档案室建设规划，从而改变以往“老虎吃天无从下手”的局面。

总之，高校数字档案室建设是一项复杂的系统工程，不可能一蹴而就。然而，一旦下决心制订出“样本”，就能推动宁夏高校档案管理由传统模式向现代化转型，以充分发挥大数据背景下档案的社会职能，同时，也将为“智慧银川”增添一缕靓丽的风景。

参考文献：

[1]胡凤华，袁继军.高校数字档案馆信息资源整合交换的策略及应用[J].档案学研究，2011（1）：44.

[2]水漪静.高校数字档案馆建设存在的问题及对策[J].兰台内外，2014（2）：32.

档案智慧化管理篇(6)

[关键词]智慧党风；路径；研究

一、构建智慧党风的意义解读

纪检监察部门的核心工作是倡导反腐倡廉，随着政府信息化的快速推进，通过网络信息化技术手段，加大对各单位的业务监管力度，是当前纪检监察工作适应现代化发展、与时俱进的必然要求，是纪检监察机关履行职能的重要途径，是科学决策和加强管理的前提条件。

1、构建智慧党风，对于保持党的先进性、加强党的执政能力建设具有重要作用。反腐倡廉能力，是党的执政能力的重要表现，是巩固党的的执政地位的重要表现。利用电子化、信息化的手段对党组织和干部进行管理和监督，可以在一定程度上防止某些党政干部利用信息垄断进行暗箱操作，同时防止有关决策执行不力，使事情下达和下情上传机制更加顺畅，从而切实保证上级决策得到顺利的贯彻执行。古人说，“宣则直言至”。智慧党风可以利用信息化促进党务政务公开，有利于群众更好地行使管理和监督的权利，增强主人翁的责任感。

2、构建智慧党风，对于党的组织规范管理、预防和治理腐败具有特殊意义。党政机关管理的信息化不单单是对现有程序简单的电子化，而是对现有党政机关管理的创新，它不仅可以减少党政干部在履行职能过程中人为的随意性，而且在一定程度上减少了腐败的机会，起到了从源头上预防和治理腐败的作用。智慧党风为党政机关的全面监控提供了有效的工具，它可以通过对岗位、职责和工作行为的信息化规范管理，将法律法规及有关规章制度纳入信息系统中，使日常工作程序规范化，减少人为的随意性，使腐败者在一些关键环节上“不能为”。信息系统已经在技术上做到对每位党员干部的身份信息、工作业绩、家庭状况、财产来源、行为规范等诸多方面进行查证与核实。因此，通过智慧手段来从源头上预防和治理腐败提供了有力的工具，有利于实现纪检监察“标本兼治”的工作要求。

3、构建智慧党风，是党的纪检监察部门加强监督、提高工作效能的有效方式。长期以来一直依靠现场监督、社会举报，以及通过印发文件、上墙公开等传统方式已经远远无法适应时代的需求。通过网络技术将管理过程和管理内容公开上网，可以使党政机关工作管理信息公之于众，使群众对党政机关职能的具体运作和法律依据有基本的了解。这样既有利于群众维护自己的合法权益，也有利于百姓对党和政府具体行为合法性的监督。将党政机关管理信息公开，有利于减少党政机关工作人员违纪违法的几率，也为纪检监察部门加强对党政机关工作的监督提供了一个良好的平台，是一种从源头上预防和遏制腐败的有效方式。

二、构建智慧党风的具体路径

智慧党风的最终目标是要建成标准统一、功能完善、安全可靠的党务和政务信息网络平台，逐步实现纪检管理工作标准化，业务流程程序化，监管服务网络化，信息调度实时化，最终实现纪检系统廉政建设电子监管信息化的战略目标，可以通过建立以纪检监察档案管理信息平台为核心，延伸到纪检监察网上服务平台、纪检监察监管平台为轴距的打造宣传、公开、服务、监督、诉求、交流、展示、曝光、评议、管理考核等十大功能为一体的智慧党风新格局。

（一）打造纪检监察档案管理信息平台

可以探索建立单位廉政档案管理信息系统、基层干部（村、社区干部）廉洁档案管理信息系统、三公消费电子监察管理信息系统等系统，编织一张覆盖区、镇街、村居的廉政网络，形成横贯各部门信息服务管理的立体化新模式。

1、单位廉政档案管理信息系统。

可以在系统软件中构建“单位廉洁检查表、单位经济责任审计情况登记表、单位受惩戒奖励情况登记表、单位工作人员受处分情况登记表、单位受群众信访举报情况登记表”等内容。通过建立单位廉洁电子档案，可以统计、查询、分析各单位的党风廉政建设情况，纪检监察机关通过相应的对比分析和统计，可以直观的将各单位的党风廉政建设情况进行评选和评价。

2、基层干部廉洁档案管理信息系统。

通过在系统中录入干部基本信息、家庭和住房、三项报告、述职述廉、执行民主集中制、经济责任审计、干部奖惩等十项内容。同时，档案实行一镇街一村居逐人编号管理，由纪检监察机关每年对村干部廉洁档案进行考核，将考核结果向群众公示。同时，将廉洁档案作为村干部评先评优、选荐任用的重要依据。由此，廉洁档案的建立，将有效加强对基层干部的管理和监督，使监督制度更加完善、监督手段更加有效。同时作为考评和任用的重要依据，有效地从机制上、源头上预防和治理腐败，有力地促进基层干部遵纪守法意识和自我约束能力。 3、三公消费电子监察监管信息系统。

可以做到实时监察。将公务消费监察系统与财政报销同步，各单位在财政系统报销的同时，按照纪检监察的要求将业务详细信息录入“三公”消费监察系统，从而保证了数据的实时性。如系统初始化设置规定监察系统没有录入相关信息，财政报销系统将不予审批和支付，从而保证监察系统的数据完整性。这一系统设置已在乐清市的三务公开平台得到应用。

可以实现预警纠错。通过对相关预警阀值的自定义设置，系统可以自动对业务数据进行对比，对于超出预警阀值的事项或数据通过预警中心给予即时自动预警提醒，实现业务的主动监控及重大事项的实时预警提醒。预警消息可以通过系统内部短信、手机短信、智能手机客户端等模式给予主动提醒。同时，通过系统内的督办机制，可以记录、跟踪相关事宜的处理结果反馈情况。这一功能在瓯海区公务用车GPS系统管理软件中得到应用。

可以进行跟踪监察。纪检监察机关可以对系统中可疑的三公消费记录进行检查，根据消费报告单中的消费信息，如消费人、时间、地点、金额、事由等情况进行核实。比如公务用车可以设置年度公务用车预算执行情况，将年度、月度预算与实际发生执行情况，给予差额、进度、比例提示。公务消费可以设置预算执行情况、费用汇总季度表、大额公务消费情况、历年同期消费对比、公务消费结构比例分析如招待费、会议费等项目的支出结构、公务卡消费记录分析等。比如针对领导干部廉洁档案，提供各类条件的检索与查询功能，可以对家属全部出国移民的干部予以重点监管。这一功能在瓯海区党政机关厉行节约电子监管平台中得到应用。

（二）提升纪检监察网上服务平台

1、网上投诉举报管理信息系统。

该系统用于受理群众网上举报党员领导干部及国家工作人员违法违纪行为、行政效能及政风行风等方面存在的问题。可以将管辖区域内所有部门、单位以及村居以绿、黄、红三色灯进行标注，用图表的形式直观的统计出各部门和村居干部受举报情况。绿灯表示未接到举报，黄灯表示接到一次普通举报，红灯表示涉及严重违规违纪举报或多次举报。纪检监察机关可以利用该系统动态掌握社情民意和案件线索。

2、网上行政审批监督管理信息平台。

纪检监察机关可以提取行政审批部门业务系统的相关数据形成电子监察系统进行提醒和督办。比如提取时限判别、收费监督、流程跟踪、异常处理监督和统计分析数据等，及时发现问题，事前、事中提醒承办部门和行政审批人，避免发生行政过错。瓯海区通过开展政府部门职权清理，共梳理出7963项行政权力事项，通过取消、整合等措施清理削减职权事项共计4914项，削减行政权力61.7%，通过厘清权力，避免部门之间推诿扯皮，提升审批效率。

（三）健全纪检监察监管平台

阳光是最好的防腐剂，政府投资项目监管平台、惠农资金监管信息系统等系统信息的公开和透明是防止权力寻租和遏制该领域腐败问题多发的重要举措。

1、政府投资项目监督管理信息平台。

该平台可以由核心数据库、支持层、监管系统、公示网站等组成。核心数据库需要将相应的法律法规库、计价库、项目档案库、证照库收纳其中，监管系统需要从项目立项、施工图联合审查、工程招投标、工程施工、资金管理、项目审计、专项验收、工程结算与财务决算、竣工验收、中介机构管理等内容进行全方位的电子监察并及时于网站公示。2013年3月，瓯海区成立了温州市行政审批与公共资源交易服务管理中心瓯海分中心，瓯海区公共资源交易网随即开通，但专门针对政府投资项目的监管平台尚未建成。

2、惠农资金监管信息系统。

该系统可以有效杜绝因惠农资金监管不到位，导致农村基层涉农案件多发的问题。该系统需要设置项目管理模块、项目资金管理模块、资金的拨付模块、资金汇总对比模块和项目资金查询模块等五大块。重点是区、镇街农经部门需要将惠农资金的所有项目录入数据库，比如基础建设基金中的农村公路修建、基本农田建设、农村饮水安全等，比如惠农补贴资金中的粮食直补、良种补贴、农机具购置补贴等，如生态建设资金中的扶贫、救济、农村五保供养、农村低保、危房改造资金、退耕还林以及农村劳动力培训资金和项目资金等，需录入到项目资金查询模块。纪检监察机关通过后台查询，对资金的拨付和管理进行实时监督。

三、构建智慧党风需注意的几个问题

1、构建智慧党风，三大系统需要高起点统一规划。纪检监察档案管理信息平台、纪检监察网上服务平台和纪检监察监管平台等三大系统中的数据库，需要建立异构数据接口，确保数据完整性，能够实现跨网络、跨数据库、跨软件的数据抽取与对接，按照统一的数据规范抽取业务数据，以保证监管数据的准确性和完整性。虽然，信息网络使得党政机关成了一个开放的系统，数据库也为党政机关决策提供了科学量化的依据，但部门横向之间仍是以封闭式的办公软件、专业软件为主。这就要求，智慧党风的构建需要遵循先进性、开放性、可拓展性等原则，高起点统一规划，以确保适应未来发展的需要。

档案智慧化管理篇(7)

我们已经连续三期报道其先进事迹的浙江绍兴市档案局局长卞峰煜是从农口到档案口的，他就说过：“档案工作并不轻松，困难很多，我还有10年好干，豁出去了，我就把这10年押上了。” 他还说：“在档案部门工作，没有人盯着你，需要自己去‘折腾’”。他“折腾”了自己最高兴的两件事：把新馆建起来和培养年轻人。除此之外，请看本期《干在实处 走在前列――绍兴市档案工作创新发展的调查报告》，看看卞峰煜和同事们所走的“强化服务、开门办档、整合资源、科技兴档、依法治档”之路，一件件一宗宗都是辛勤付出。

不久前我们采访的北京市朝阳区档案局局长申玺朝是从其他部门到档案局的，也没想到档案局这么不轻松，他一句京腔“档案人是不用扬鞭自奋蹄儿”把我们逗乐了，意思也是领导不会盯着你，工作也要拼搏。他们“折腾”的是基础工作。由于对档案工作的理解很到位，朝阳区档案局下大力气啃硬骨头，从1997年开展“地市级综合档案馆档案接收与鉴定工作研究”，到2000年11月完成并获国家档案局优秀科技成果二等奖，而获得北京市档案科学技术研究优秀成果一等奖的“北京市朝阳区文件材料归档范围和档案保管期限表研究”是在2002年开展的。两项课题的完成，让困扰档案工作者多年的难题得以破解，彰显了档案工作者的聪明与智慧。请参看本期《抓基础就是要掌控档案的“进出口”》。

档案工作之所以要“折腾”，是因为档案工作涉及社会的方方面面，机关、企业、街道、农村，它延伸到了各行各业各个领域，不管不行。尤其是新领域，要特别的关注，像《社会保险档案管理规范化的几点思考》、《完善社会保险档案管理促进保险事业发展》。还有像企业改制、企业重组、林权改革、集体土地所有权登记，都要档案工作者去思考去服务，本期“经济科技档案”栏目的文章就谈及了这些内容。

申玺朝局长深有感触地说，如今各行业各部门领导都对档案工作特别重视，他们的各项工作都得到了领导和其他部门的大力支持与配合，除了宣传的作用之外，更重要的是因为各部门的工作离不开档案，档案工作作为基础性工作为他们提供了坚实的保障。