企业档案分类管理方法篇(1)

［关键词］合同档案；风电企业；管理分类

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

4结语

在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。

主要参考文献

［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).

［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).

［3］陈雪萍.重视合同档案管理维护企业合法权益——如何做好企业合同档案管理的探讨［J］.祖国,2013(6).

企业档案分类管理方法篇(2)

【案例】某建筑公司初创时，领导不太关心档案工作，仅指派一名年事已高又体弱多病的人管理，公司的档案管理处于无档可查、无据可寻的状态。近年来，由于公司的业务量大增，人力资源、勘察测绘以及建筑施工等档案的基本信息资料也不断增加，档案管理与公司的发展极不协调。于是，单位招聘了13名档案专业人员，分设数据、音像、人事和综合4个类别的档案室，进行集中统一管理。至此，单位的档案管理才有了新起色。

【点评】档案机构的合理设置，是档案工作的组织基础，它直接关系到档案工作的质量和效率。中小企业一定要考虑自身特点，根据需要建立适宜的档案工作机构。在此，笔者针对现实中存在的问题，结合工作实际，就中小企业档案管理，从中小企业建立档案机构的职责、中小企业档案工作的管理体制、中小企业选择档案分类的方法、中小企业档案管理要符合基本程序等四个方面进行探索。

一、中小企业建立档案机构的职责

企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。

二、中小企业档案工作的管理体制

从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。

三、中小企业选择档案分类的方法

由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。

1.年度分类法

一般来说，年度分类方法简单易行，运用也最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。

2.组织机构分类法

此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位

3.问题分类法

采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。

四、中小企业档案管理要符合基本程序

企业档案分类管理方法篇(3)

【原刊期号】200306

【原刊页号】26～27

【分 类 号】g7

【分 类 名】档案学

【复印期号】200401

【 标 题】对入世后企业档案工作若干问题的探讨

【标题注释】（本文受国家社科基金项目《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》资助）

【 作 者】宗培岭

【作者简介】宗培岭　上海大学文学院

【摘 要 题】专门专业档案

【 正 文】

加入世贸组织对企业档案工作的影响并不是一时的结果，而是一个长期作用的过程。入世意味着我国的经济将全面与世界经济接轨，处于市场经济体制下的企业在资本所有制形态、技术形态与管理形态上亦会发生深刻的变革。在这一背景下企业档案工作在管理体制、管理模式、服务机制上会面临一系列挑战，对此我们不能站在计划经济体制的角度来研究对策，应结合国情在参照企业档案工作传统经验的基础上，借鉴国外企业档案工作的实践，探讨市场经济体制下企业档案工作的新路。

一、企业档案工作的管理体制及其运行机制

所谓管理体制主要是指管理机构的设置与权限的划分。企业档案工作管理体制包含两方面的含义，一是国家档案行政管理部门对企业档案工作的宏观管理体制，我国目前正处于所有制多元化的阶段，入世后既有相当一批国有与国有控股企业，又有日益增多的民营企业与合资企业，它们在建立健全档案工作上需要有一个过程，为了加强对国家与社会有保存价值档案的监控，并对企业档案工作进行有效指导，国家档案行政管理部门在企业档案工作管理上仍存在完善宏观管理体制的问题。二是企业内部企业档案工作的微观管理体制。在计划经济体制下，一方面多数企业规模较小，形态较为简单，国家档案行政管理部门对企业档案工作实行的是大一统的管理模式，很少研究企业内部档案工作的微观管理体制。另一方面是企业所有制形式单一，很少探讨适合自身的档案管理体制。在市场经济体制下面对企业形态的变化，应当从宏观与微观两个层面上创新企业档案工作的管理体制。

（一）企业档案管理工作体制

创新企业档案工作管理体制的原则是灵活、有效、自主。灵活是指宏观管理体制与微观管理形式要灵活。宏观管理体制要适应企业档案工作多元化发展的需要，微观管理形式应因企而定，不能千企一面，对不同规模、不同资本所有制形态、不同技术形态与管理形态的企业应区别对待。有效指管理效果，宏观上以档案行政管理部门对国家与社会有保存价值的档案不失去控制为限，微观上以能满足企业自我需要为限。自主指宏观管理的目的重在推动企业档案工作依法自主运行。

在这一思想指导下，企业档案工作的管理体制可以表述为：在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理，实行以法人为单位的集中统一管理的管理体制。这一管理体制的具体含义为：

在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理。统一领导主要指国家档案局对企业档案工作的领导，分级（属地）管理主要指地方档案行政管理部门对所属地区企业档案工作的管理，这一限定是和我们国家的管理体制相一致的。按类管理是指将企业按资本所有制、规模、或管理形态等划分为若干类型，不同地区的档案行政管理部门对不同类型企业实施不同的管理形式，使企业档案工作管理体制呈现多元化。例如国有或国有控股企业的档案属国有档案，档案行政管理部门应依法进行管理，对民营企业除对国家和社会有保存价值的档案实行依法监督外，在管理方式上主要应以引导、服务为主。

以法人为单位实行集中统一管理。企业档案微观管理体制的核心是集中统一管理。应该说对档案是否实行集中统一管理与企业的所有制间没有必然的联系，问题是要研究集中统一管理的形式与程度。例如大型企业集团是以资产为纽带，以母子公司为主体，多法人的经济联合体，具有多层次的组织结构，在其内部可实行以法人为单位的多级集中统一管理体制。即总公司一级集中统一管理母公司及控股、参股企业有关资产运作的档案，各子公司的档案由法人独自管理。各法人单位在职权范围内对自有档案实行集中统一管理，符合企业法人的地位，也有利于维护企业的权益。至于一般中小型企业，均应以法人为单位实行集中统一管理。

（二）企业档案工作运行机制

管理体制一旦确定，应进一步研究推动体制运行的机制。推动企业档案工作运行的内在动力，主要是企业自身，与档案意识和自身努力程度有关；其外在动力是档案行政管理部门依法行政的能力。下面主要从宏观层面上分析一下推动企业档案工作管理体制运行的机制。

执法监督：在市场经济体制下推动企业档案工作运行的主要手段是执法检查。执法检查的重点一是加强对国家和社会有保存价值档案的监控，二是检查集中统一管理原则的落实。档案行政管理部门在以往执法检查中普遍感到力不从心，执法难具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社会法制观念与企业档案意识不强等，但与执法检查的指导思想也有关，建议增强执法检查的针对性，把重点放在法定档案的范围内，不要指望靠执法检查能解决对所有单位档案的管理问题，希望过大反而会落空。

服务引导：档案行政管理部门的职责主要是执法监督、依法行政和提供公共服务，提供服务本身就是管理的一种形式。目前在企业档案工作宏观管理上存在的普遍问题是，档案行政管理部门的行政管理色彩较浓，服务、引导不足。企业档案工作说到底属企业行为，档案行政管理部门对具体业务不能插手过深，要从习惯“指手划脚”转向通过提供法规服务、标准服务、中介服务、教育服务、典型服务、技术服务等公共服务导向企业档案工作，尤其是对民营企业更应如此，把企业档案工作引导到依法自主运行的轨道上来。

抓大导小：据2001年统计全国有4.68万户国有企业，有203万户私营企业；据2002年2月统计，上海原国有企业实行股份制或其他形式的有61971户，实行股份合作制的有12523户。面对数量众多，类型多样的企业，档案行政管理部门不可能面面俱到地予以一一管理，事实上过去也从未做到过。唯一可行的选择是实行抓大导小的策略。抓大首先要抓住大型企业集团，它们是国民经济的主体，也应该是全国或本地区企业档案工作的主体。其次应抓大型科研活动、重大工程项目、重大经济领域的建档工作。有所失，才有所得，什么都抓结果什么也抓不住，抓住了主体不仅解决了主要矛盾，还能对中小企业起到示范、引导的作用。

行业自律：在市场经济体制下行业协会的作用将会逐渐突出，建国前企业发展的历史也证明了这一点，例如旧上海的同业公会。档案行政管理部门应依托行业协会这一中介组织，通过行业协会去约束、引导企业档案工作，例如在行业内部可根据市场竞争或反倾销的需要统一提出归档范围、管理制度等。

从上述企业档案工作管理体制，可以看见它与传统企业档案工作管理体制的异同。相同点都强调实行统一领导、分级管理的原则，强调集中统一管理的原则。其区别在于：在管理手段上，这一体制改变了以往行政管理为主的做法，强调执法监督为主。在管理形式上，市场经济体制下更强调按属地分类管理、抓大导小的宏观调控职能。在管理方式上，淡化了按专业统一管理，强调行业自律，突出企业的法人地位，以法人为集中统一管理的基础。在管理观念上，改变了以往大一统的管理观念，允许企业档案管理体制的多元化，突出强调服务引导，一般不涉及企业的具体档案业务。

二、企业内部档案管理模式

未来企业档案工作管理模式要与企业形态相适应、与企业需求相适应。

企业档案管理模式与企业形态相适应，主要体现在：一是档案管理机构的设置应与企业规模形态相适应。在企业产权重组中，国家有意识地组建了若干大型企业集团。由于其规模大，组织机构复杂，可实行以法人为基础的多级管理。至于规模一般、结构简单的中小型企业可实行单级管理。二是档案管理形态应与企业技术形态相适应。当前企业档案管理形态有实体管理、信息管理、知识化管理等形态，从全局上看，企业档案管理形态具有共存性与渐进性的特征，其发展趋势是实体管理向信息管理或知识化管理发展。企业技术水平不同相应档案管理形态也不相同。三是档案管理的重点应与企业经营管理形态相适应。企业档案中除文书、科技、人事等档案外，以资本运作为主的企业应加强与资本经营相关档案的收集，以生产经营为主的企业应加强经营、知识产权等档案的收集。

为使企业档案管理模式与企业需求相适应，关键是档案部门要转变观念、与时俱进：

其一，档案管理范围应与企业长远需求相适应。在市场经济体制下，一方面从经济效益角度考虑，企业尤其是中小企业档案专职人员大大减少，大部分为兼职人员，且流动性大。另一方面企业需要大量有关市场、产品、销售等资料信息。在这一情况下企业档案工作陷入了两难的境地，一是人员安排上难以应付档案工作的需求；二是传统档案中缺乏企业急需的信息。为此企业档案工作应转变观念，正确理解集中统一管理的精神与做法。

其二，档案管理观念应与企业竞争需要相适应。入世后我国企业面临国内外两个市场的竞争，国际贸易中的技术壁垒、知识产权保护、绿色壁垒是入世后我国企业遇到的三匹“狼”，一方面我国许多产品达不到发达国家的技术标准，出口频频受阻，另一方面发达国家又利用技术标准恶意构成技术壁垒，例如出口到日本的大米须检测123项指标，对欧盟出口的茶叶有118项检测指标。技术壁垒对我国出口的影响每年超过450亿美元，占到出口总额的1/4以上。企业档案工作欲为提高企业核心竞争力服务，应树立“大档案”观，一方面要加强对产品成本、质量认证、环保认证、知识产权等档案的收集，减少一般档案的数量，另一方面要加强技术标准、市场等资料的收集，企业档案工作要贴近实际，面向企业竞争的需要。

企业档案分类管理方法篇(4)

【关键词】邮政企业；档案；收集整理；归档

邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。

一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关

1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。

2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关

1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。

2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。

3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。

4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。

三、加强质量监督，把好档案立卷归档关

1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。

2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。

四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关

1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。

2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。

3.提高档案人员的综合素质。从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。以自学为主，培训为辅，强化档案人员责任意识，职业意识。结合邮政企业的职业特色，不断接受新信息、新创意，扩大知识视野，提高鉴别能力，有效地做好档案收集整理归档工作。

企业档案分类管理方法篇(5)

一、企业档案工作的规范化

受我国企业档案管理体制的影响，在企业档案工作规范化方面的研究比较多，都是着重介绍档案工作中的规范做法，以便有效地指导实际工作。相关的文章也很多，通过分析企业档案工作的现状，提出规范化的必要性和重要性，“有利于促进企业档案现代化管理，有利于提高企业档案工作的质量，有利于提高企业的经济效益，有利于统―业务指导和教育培训的口径，有利于提高企业档案管理的整体素质”。等，并提出了规范化的具体措施。如“规范公文制发、实施‘以我为主’的立卷归档原则、提高案卷质量”、“建章立制、提高档案信息化、提高档案人员素质和全员档案意识”等，这些是微观层面上的规范化。在宏观层面上研究更多，“国家档案行政管理部门应该着眼大局，制定出一套完善的企业档案管理办法，将企业管理系统真正纳入国家档案系统范畴。尤其是要加强档案法律法规监督执行力度。”此外，对科技档案、专门档案、实物档案等各类档案的规范化管理进行了探讨。把研究的重心放在规范化上，特别是集中于如何开展规范化，寻求一种放之四海皆准的规范化的具体办法。但没有考虑企业的实际情况和在具体实施中会碰到的问题。

二、企业档案工作的自主发展

有些学者提出了企业档案工作应自主发展的观点。“企业在档案工作上依法享有根据自身情况和市场变化选择适合自身发展的档案管理组织形式和工作方式的权力。这种权力是推动企业档案工作自主发展最重要的原始动力。企业档案工作自主发展的目的是使企业有限的资源得以更有效地配置和使用，在管好用好档案的同时为企业带来经济利益。”黄世、韦华提出自主性原则，即是由企业自身作为档案管理的主体，企业档案具体的收集、整理、保管、利用、机构设置、人员安排等由企业自己决定。认为“这是由我国现行法律法规推导出的必然结论”，并引入了基层化原则来说明这一点，即凡是由民间组织可以完成的事情不应该由政府来完成，凡是由个人或家庭可以完成的事情不应该由政府或民间组织来完成，其优越性正在于个人、民间以及其他基层单位能够将决策和管理的合理性提升到最大限度，因为他们具备更为充分的人力、物力、动力以及知情程度来解决各自的问题。

“自主发展不是主观臆断、随心所欲，而是在国家法律框架下，依照自身条件和意愿，采用更科学、更经济、更便利、更安全和更实用的工作方法和管理模式逐步发展的。”。应允许企业根据自身的实际情况，在不违背国家法律和有关方针政策的前提下，自主地做出相应的调整，使档案工作更符合自身实际和利益。白相谦、袁莉华也作如是观，“企业在不违背国家法律和有关方针政策的前提下有权对此进行调整和修改，建立更符合自己实际情况和利益的管理制度。”“企业档案工作自主发展是一种国际惯例。国家在档案事务上通过法律实施宏观管理和企业档案工作的自主发展将是我国企业档案工作发展的主旋律。”

自主发展的观点是企业档案工作研究中的一个突破和巨大进展。但是需要注意的是，规范化是企业档案工作自主发展的前提和基础。赵豪迈认为“自主发展”是绝对正确的，但“自主发展”并非“自由发展”。当前我国企业中普遍出现的情况是只有“企业档案工作的自主发展”，而没有“国家在档案事务上通过法律实施宏观管理”。“多数企业的档案分类实践还处于一种盲目的、自发的或不自觉的状态，从而严重影响企业档案分类的标准化和规范化。这些都是比较严重的问题，如果一味强调‘自主发展’，而忽视了‘自由发展’的现状，又拿不出切实可行的措施，就会造成不可弥补的后果。”这点意见极其中肯，是对“自主发展”研究的有益补充。

三、企业档案工作的“因企制宜”

随着企业档案工作的发展，规范化工作的推进，学者们逐渐认识到了“因企制宜”的必要性，并进行了论述。“在市场经济条件下，企业进一步扩大了自。1991年颁发的《全民所有制工业企业转换经营机制条例》中，明确规定了企业享有生产经营决策权，产品、劳务定价权，产品销售权，物资采购权，进出口权，投资决策权，资产处置权，人事管理权和内部机构设置权等多项经营权利。企业有权决定自身的一切事务，档案管理当然也不例外。况且企业种类繁多、行业各异、组织形式不一，在微观管理上应以采取最有利于本企业生产经营活动的方式和内容为好”。“应根据企业的性质、规模，形成文件材料的多少，企业领导者对档案工作的认识，企业档案人员素质等情况，灵活多样地决定档案管理的具体办法”。“档案行政管理工作总体上都应该充分尊重各类社会组织的自，不要什么事情都想去统，都想去管，而是要多做些服务、培训、咨询和推广一类工作。应该注意在统一法规、统一领导之下的分级管理、分类指导，注意在统一标准、统一规范之下的因地制宜、因(具体的机关、企业和事业)单位制宜、因时制宜，不要搞一刀切。”“对于基层企、事业单位，尤其是企业档案部门的具体工作方法，只要不违法，就不必干预过多。”提出档案行政管理部门认定的好经验、好办法，可以宣传和提倡，但不能够强迫企业执行。

提出因企制宜就已经肯定和承认了规范化这个前提和基础，笔者认为比自主发展的提法要好。“因企制宜”就是要在规范企业档案工作时，注重从企业实际出发。档案行政管理部门对企业应该采取分门别类的指导办法，不强求统一的标准，应该求大同存小异。企业应该灵活应用各种规范和标准，不生搬硬套，脱离实际。

有的学者提出企业档案工作宏观上的规范化必须分清层次，针对各种企业提出具体的应对办法。按所有制性质，将企业分为国有、集体、私有、合营等多种性质；按生产经营规模，将企业分为大型、中型、小型等多种类型，通过调研分析并掌握各种性质和类型企业档案工作的规律和特点，提出比较有典型意义的指导方法，有针对性地实行分类指导。“国有独资企业、国家控股的企业的档案属于国家或属于国家管理，这时档案行政部门就可依法实行对这些企业的档案工作进行宏观指导和依法管理。国家参股并不占主

导地位的企业，其档案工作就不能用我们对国有控股企业的手段进行监督、指导和管理了；但我们是参股者，有参与管理的权力，借此我们可以利用董事会，让我们国有股东代表董事会中提出加强档案管理的必要性，宣传建立档案工作对保障各投资利益的必要性，从而达到我们介入这类企业，参与到这类企业档案管理中进行业务指导和服务，从而达到推动其档案工作的目的。非国有参股企业没有国家资本的投入，从法律上讲，我们政府档案部门与企业之间是一种法人与法人之间的平等关系，要从提高档案管理部门工作人员的法律意识人手要在非公有制企业领导层中，通过典型事例多角度宣传建立和完善档案工作对企业发展的好处，并在此基础上介绍公有制企业档案工作管理的经验。”。微观上，许多学者也对各种规模和性质的企业如何规范其档案工作进行了探讨和研究。这也是因企制宜的一种思路和体现。

“现行的国家档案标准对页号编写的位置，卷内目录的式样，栏目内容，备考表的填写，纸样的大小，卷盒、卷皮的大小与材质，卷脊的填写……作了详尽的规定。”有些学者认为这样的规范化太细、太具体，是不合适的。认为规范应该是宏观的，“管而不死”的，给档案人员留有发挥个人想象力和创造力的余地，可以根据行业的特点和企业的实际情况自行掌握。笔者认为从实际出发，也要看在哪些方面，不能不论什么都强调因企制宜。因企制宜应该是在规范中没有考虑到、无法兼顾的方面。对那些不存在特殊情况的方面可以要求一致的，不管是具体的还是宏观的，可以尽量要求规范化。

企业档案分类管理方法篇(6)

论文关键词：知识管理　企业档案工作　协同　创新

知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。

一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”

1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。

知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。

2．传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。

人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：

(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以代理开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。

(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。

(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。 

二、实现企业档案部门与知识管理的协同

1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。

2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。

3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。

三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析

1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。

基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。 

2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。

(1)纵向协同：文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。

企业档案分类管理方法篇(7)

第一章总则

第一条为加强民营企业档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《江西省档案管理条例》和《企业档案管理规定》，结合本市实际，制定本办法。

第二条凡在本市行政区域内的个体、私营企业和国有企业改制后自然人控股或者收购的企业进行企业档案管理，应当遵守本办法。

第三条本办法所称民营企业档案，是指民营企业在各项活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

第四条民营企业档案是企业全部活动的真实记录，是维护企业经济效益、合法权益的重要依据。企业应本着自我管理、自我完善、自我发展的原则，统一管理本企业全部档案，维护档案的完整与安全，实现档案的有效利用。

第五条民营企业应当依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或者人员，提高职工档案意识。

第六条民营企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，积极参加档案业务进修和培训。

第七条市档案行政管理部门负责对本市行政区域内民营企业的档案工作进行监督和指导。

第二章档案收集与整理

第八条民营企业负责档案工作的部门应当建立健全各类文件材料的形成、积累、整理和归档等制度，确保企业各项活动的归档文件材料的完整、准确、系统。

第九条民营企业的文件材料的归档范围主要包括：

（一）企业开办和变更的申请、审批、登记、注册、企业章程、投资各方签订的合同以及终止破产后清算等方面的文件材料；

（二）董事会或者管理机构形成的文件材料；

（三）产品生产方面有关产品的设计、工艺、工装、图样和技术文件；

（四）经营管理的各种记录、合同等文件材料；

（五）设备仪器图样，设备仪器安装、调试、验收、维修改进过程中技术性、凭证性文件材料；

（六）生产技术管理的各种计划、统计报表及分析活动形成的文件材料；

（七）科学技术研究、技术引进、技术改造、技术转让方面的文件材料；

（八）基本技术工程竣工图纸及文件材料；

（九）劳动工资、人事、法律事务方面的文件材料；

（十）财务管理的各种账册、报表、凭证和文件材料；

（十一）情报信息和专利性文件材料；

（十二）对员工教育培训方面的文件材料；

（十三）其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等。

第十条民营企业文件材料的形成、积累及立卷归档，可以由企业内部各部门负责。归档后的文件材料，应当定期向企业负责档案工作的部门移交，任何人不得据为己有。

第十一条民营企业在产品试制、课题研究、基建工程或者其它科技活动中形成的文件材料，应当在任务完成后15日内归档。其它文件材料在次年的第一季度归档。

第十二条民营企业在各种项目验收、技术引进和购置设备开箱时，企业有关业务部门应通知企业档案工作人员参与验收并及时指导整理归档。

第十三条归档文件材料应当参照国家有关档案管理的标准和规范进行科学分类立卷，编制档案目录及必要的检索工具，以便查找利用。

第三章档案的保管与利用

第十四条民营企业负责档案工作的部门应按照国家颁布的档案业务建设标准、规范，并依据有关规定，建立健全档案的保管、统计、保密和利用等制度。

第十五条民营企业应当采取有效措施对档案进行保管，确保档案的安全。

第十六条民营企业档案的分类与编号，规模较大的企业，按国家档案局《工业企业档案分类施行规则》进行分类编号；规模较小的企业，可自行分类编号。

第十七条民营企业根据档案的保存价值和国家有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具有长远考查利用及研究价值的永久保存；在一定时期内有查考利用价值的，长期或者短期保存。

第十八条民营企业应当定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定报经批准后予以销毁。

第十九条民营企业向社会公布对国家和社会具有保存价值的档案时，应当遵守国家有关规定，不得损害国家、社会、集体的利益和其他公民的合法权益。

第二十条民营企业应当建立健全档案利用、查阅制度，不得修改、涂抹、拆取、标注和损毁档案。国家机关工作人员依法执行公务需要查阅企业档案时，民营企业应当及时、准确地提供。

第四章档案的归属与流向

第二十一条民营企业档案属企业所有，受国家法律保护。企业承担保护档案的义务。

第二十二条民营企业分立、合并、转让或者发生其它形式的权属变更时，其档案向变更后的企业或者个人移交，不得产权分离。但企业转让给外国公民法人和其他组织时，对国家和社会具有保存价值的档案，不得随之转让。

第二十三条民营企业与外方合资合作，企业终止、解散后其资产与产权变动时，属于中方部分的，企业档案由中方有关企业保存，也可寄存市档案馆。

第二十四条民营企业破产、关闭、解散时，其档案对国家和社会具有保存价值的或者涉及国家利益和安全的，应由所有者妥善保管，也可向市档案馆寄存、捐赠或者转让。向国家档案馆以外的任何单位或者个人转让或者赠送的，必须报经市档案行政管理部门批准。

第五章档案的指导与监督

第二十五条市档案行政管理部门通过以下形式对民营企业档案工作实行指导：

（一）宣传国家档案工作方针政策和档案工作法律、法规；

（二）召开信息会，传递档案工作信息；

（三）提供技术服务、业务咨询；

（四）其它方式。

第二十六条市档案行政管理部门对民营企业档案工作实施以下方面的监督：

（一）贯彻执行档案有关法律、法规情况；

（二）民营企业内部对国家和社会具有保存价值的档案的保管条件、处置与流向；

（三）档案工作开展的情况；

（四）档案的销毁。

第二十七条市档案行政管理部门对民营企业档案工作进行以下宏观管理：

（一）制定全市民营企业档案工作计划并组织实施；

（二）开展企业档案工作目标管理认定活动；

（三）举办档案业务培训；

（四）推荐档案人员参与职称评审；

（五）法律法规和上级规定的其它事项。