档案的安全管理篇(1)

档案是由纸张和大量化学制品形成的各种载体，这些材料易燃，一旦发生火灾就难以控制。因此，对防火不能有任何的疏忽和大意。造成火灾的原因一是电路老化；二是电器设备运用不当，离开和下班时未能切断电路；三是吸烟。因此，档案库房要定期检查电路和电器设备，库房应避开厨房和易燃物，禁止库内吸烟。库房内要有消防设备，档案工作人员要熟悉使用消防器材的方法。

污染也是文字材料受损的原因之一，主要表现：一是汗垢，天热手易出汗，容易弄脏材料；洗完手后没有擦干；二是金属品的锈斑。这些都会影响艺术档案材料的耐久性，日久都会对纸张和字迹起破坏作用。为了防止污染，除库房内保持一定温度、湿度，同时要减少手翻而染上的污垢，尽量不要再就餐时阅读材料，库房内不宜放置花草树木。要积极采取措施，改善保管条件和环境。

随着信息技术的快速发展，以计算机管理和网络方式提供信息服务和交流档案信息，已成为档案工作发展的必然趋势。档案数据信息的安全包括内容安全和计算机管理交流的安全。要解决它的稳定和安全、有效，首先要从两个方面入手：

管理系统程序的完整性。管理系统程序的完整性，也就是在应用计算机进行管理和应用时，档案数据信息在储存和传输过程中不被删除、修改、丢失等现象。必须在软件开发和应用上加强功能的完整性和实用性，不至于受各种原因的破坏。此外影响还包括设备故障、软件错误、操作不当、计算机病毒等。所以要采用多种方案进行技术性预防。如采用备份、实体管理和数据信息管理内容保管的双轨制等。

档案数据信息应用软件的安全性。软件系统的安全主要是操作系统的安全、网络系统的安全、驱动系统的安全及各种功能软件系统的安全和档案数据库系统的安全等。由于应用软件的开放技术和软件的不可预见性和复杂性，任何软件开发系统都会在一定的周期内出现错误和缺陷，软件容易受到攻击和损坏，特别是操作系统和数据平台软件，在一台电脑设备下共享数据库网络、电子文件和娱乐软件，更容易造成安全性的变化。因此，软件的固化合安全功能极为重要。尤其在安全等级较高的数据信息系统，平台软件的安全管理和开放是信息管理的核心内容。

档案的安全管理篇(2)

【关键词】纸质档案；档案安全；影响及对策

由于纸质档案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，纸质档案管理与电子档案管理方面有很大的不同。由于这些不同，纸质档案管理具有独特的优势和劣势，所以在现代档案理中，应当运用纸质档案和电子档案相结合的方法，在管理和制度方面建立科学的方法，并提高档案管理人员的素质，科学管理纸质档案。

一、纸质档案的特点及缺陷

纸质档案是指以纸张为载体的信息档案，而电子档案是指用现代信息科技，如电脑、光盘、U盘、图像记录等方式为载体保留信息的方式。如今，虽然作为新兴载体的电子档案倍受关注和青睐，但传统的、具有原始性质的纸质档案也不容忽视。据了解，纸质档案具有以下特点：1.档案载体较为单一；2.记载信息的固定性和稳定性；3.信息的隐蔽性和原始性；4.缺乏一定的复用性；5.传输较为繁琐。

二、 纸质档案对档案安全的影响及优势

（一） 纸质档案可以较为独立地完成信息记载和传输。首先，相比电子档案等其他记载信息的方式，纸质档案可以独立地完成信息的记载。在纸质档案的记录中，纸质档案的阅读、调阅和使用都可以单独完成，而电子档案则更多地需要依靠阅读工具，如电子计算机技术、光盘技术等高科技，信息与设备结合，只有两者共同使用才有一定的作用。

（二）纸质档案载体稳定、可较长期地保存资料。纸质档案相比其他档案记载方式有更加稳定、耐用的特点，因为档案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些电子档案并不能达到这个要求。因为电子信息会受到多种因素的影响，如环境的防磁性、抗病毒和资料的储存空间都有较大的要求。

（三）纸质档案记载方式传统而便于理解。在档案管理和查阅、记录的过程中，一般都需要更快捷的、更简便的查询和调阅方式，而电子档案相比纸质档案来说，运用的是更为先进的记录技术和调阅方式。在这个过程中，由于一些档案管理人员缺乏专业的培训，或者有些档案管理人员属于老一代的“机盲”，在这种情况下，会操作、懂电脑的特别少。所以纸质档案没有局限性。

（四）具有保密性。在当今科技发达的年代，科技发达给现代生活带来了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盗取的现象也更普遍了。所以纸质档案在这一点上可以确保信息的隐秘性和保密性。只要保管的地方合理，档案室封锁严密，基本可以保证信息不泄露。因此，纸质档案的存在，很大程度上保护了原始数据，杜绝了某些别有用心的人希望通过破坏电子数据而达到其特有目的的幻想，维护了档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹几乎是不可能的。因此，各部门对一些重要数据进行处理时，为确保这些信息的安全可靠性，必须及时备份形成纸质档案。可以说，办公自动化系统中的不安全因素，充分体现了纸质档案存在的重要性，同时也稳固了纸质档案在档案中的地位。

三、纸质档案管理的对策研究

（一）与电子档案相结合。既然纸质档案和电子档案都各有利弊，在建立纸质档案的过程中，就必须研究电子档案和纸质档案各自的特点，可以将纸质档案作为原始凭证和永久保存档案，将电子档案作为备份档案建立相对独立又相互联系的系统。应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道。

（二）集中管理。在纸质档案管理的过程中，要注意档案管理的科学性和集中性。建立集中管理的纸质档案管理制度，不仅可以更好地完成档案的及时归档、整理和取用，还可以防止非档案保管人员对档案的完整性和可持续使用性造成的破坏。

（三）建立科学的管理制度。由于纸质档案的无法更改性和永久性，应必须保证档案在建立之初就有一个很好的、正确无误的归档和保管。因此，对纸质档案的科学管理和建立是十分有必要的。并且在建立档案的过程中，应该为每一份档案建立相应的记录制度。实施档案保管和整理的责任制，确保发生业务之后可以及时地归档，在其他人员借阅档案后，也能及时地整理到位，从而使档案的保存更加完整。

（四）加强档案管理人员素质。最后也是最重要的一方面，就是必须加强档案管理人员的相应素质。第一，档案管理人员应当了解纸质档案在保管过程中需要注意的问题，如防潮、防虫和防腐蚀等。第二，档案管理人员应记录在编，防止自管自盗的现象发生。第三，档案管理人员还需要了解一些现代档案管理的制度，从而使纸质档案管理更加科学化。

四、结语

虽然在信息科技大力发展的今天，电子档案被越来越多地提及，但由于其还有一些无法改变的缺陷，纸质档案并不能完全被电子档案代替。所以对纸质档案的研究仍然十分有必要。在纸质档案管理建设中，我们也应该跟上科技发展的步伐，在纸质档案建设上抢占制高点，这样才能使纸质档案与电子档案在发展中交相辉映。

【参考文献】

档案的安全管理篇(3)

关键词：数字化档案 安全管理 应用 措施

中图分类号：TP309 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2014）02-0196-02

随着信息时代的快速发展，各种电子技术以及信息技术的不断应用，使得我们的工作以及生活方式都发生了很大的改变。各种工作的发展都逐渐倾向于智能化、数字化、网络化。档案管理也是这场变革中的一部分。企业的档案管理逐渐转变成为数字化的档案管理。传统的档案大多数都是纸质的资料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比较低，而且也容易出错。随着数字化档案在企业管理过程中的逐渐普及，数字化档案的应用和管理也成为企业管理中的一个重要组成部分。在数字化档案的归档、管理以及应用中，其安全性是一个十分关键的问题。本文浅述企业的数字化档案在安全应用方面存在的问题以及相应的应对措施。

1 企业数字化档案在应用管理中存在的安全问题

数字化档案指的是以计算机等电子设备作为管理的手段，将传统的纸质档案进行改进，形成的一种电子档案，基于网络对各种档案进行收集、整理、储存、共享。在企业数字档案的应用中存在的安全问题主要有以下几个方面。

（1）网络安全问题。网络安全问题指的是数字档案的各种网络载体，即物理设备在运行过程中的安全问题，这种安全问题包括很多方面，比如网络布线、连接、局域网的构建、网络设备的选择等都有可能会带来网络安全问题。这种网络安全问题是企业数字化档案管理中比较常见的问题，一般是通过设置防火墙以及权限、采用可靠的硬件设备等措施来对数字档案管理和应用过程中潜在的危险进行控制。网络安全是整个数字档案系统能够安全运行的一个关键，也是重要的基础，在数字档案的应用管理中占有十分重要的地位。

（2）数据安全问题。数据安全问题指的是各种数字档案中包含的信息数据的安全。包括很多方面，比如数字档案的操作系统、数据库管理系统、数据备份、格式的转换、电子文件的保管等，各种数字档案的收集、整理、应用以及管理的过程中，为了防止数据在这些环节中出现问题，防止存储介质老化失效从而导致数据的丢失，应该要加强数据安全的管理。数字化档案面临的一个十分重要的问题就是数据丢失，对于这个问题也是企业数字档案管理中应该要加强的一个方面。在数字档案应用管理中，操作系统以及数据库的安全管理主要是取决于各种软件的稳定性以及安全性，但是在建立网络化档案管理信息系统的过程中也要考虑上述两个方面的安全性，首先要考虑到操作系统的种类，当前数字档案的应用和管理中常用的系统一般有Unix、Windows、Linix，这三种系统各有优缺点，在实际的选择过程中应该要根据企业的需求进行实际的选择，为数字档案的安全应用提供基础的保障。

（3）在数字档案应用方面的安全问题。数字档案应用方面的安全主要是在档案应用过程中潜在的一些安全问题，是在实际操作中应该考虑的重要问题之一。这方面是否安全主要是取决于企业的档案管理部门所采用的具体的应用系统中对于用户模型的定义规则。数字档案的管理信息系统中的用户一般有很多层次、多种功能、也有很多角色。信息管理系统一般会将用户分成几类，不同种类的用户对于数字档案信息的查询应用等有一定的权限，为了控制数字档案的应用安全问题，需要对信息系统中的各个功能模块都要进行一定的权限设置操作，也要对系统中的数据进行分层管理。以保证数字档案在应用过程中的安全性。

2 企业数字化档案安全应用管理措施

（1）加强网络基础环境的安全控制。网络基础环境的安全控制是保障企业数字档案安全应用管理的一个重要措施，加强数字档案系统的网络基础环境的安全建设，对于系统外部的各种不安全的因素可以进行有效的防范，在构建网络基础安全环境的过程中，一般采用的方法有几种，如物理隔离、防火墙设置、身份权限设置等。

1）加强防火墙的设置。防火墙设置是安全管理的重要措施。防火墙本身对于外界的各种不安全的攻击具有一定的抵御能力，在数字档案的应用管理中加强防火墙的设置，可以限制一些没有被授权的未知用户的进入，防止外部的侵害者对档案信息系统的入侵，为监视网络完全提供更加便捷的服务。防火墙设置也是当前企业数字档案应用安全管理中常用的措施，如果有的企业数字化档案室需要服务器来指定用户，则可以利用防火墙的用户认证来进行限制，除去那些已经通过验证的用户，外来的用户想要进入系统中时都要经过防火墙的过滤，可以对一些可以的数据包、外来的用户等进行抵制，保护数字档案系统的安全。

2）要加强网络安全管理的硬件设备以及软件的管理。在硬件以及软件的管理中应该要采取重要的科学的管理策略。在企业数字档案的管理中，应该要根据档案的安全级别来确定具体的管理程序，确定相应的管理保护范围，制定机房的管理制度，对于那些安全等级要求比较高的档案系统要进行分区控制，同时要限制工作人员出入机房，可以采取许可证方式进行出入管理。要确定各种软件以及硬件管理的责任制度，保证具体的管理项目能够落实到具体的人身上，各司其责，加强对企业档案的安全管理。

档案的安全管理篇(4)

关键词：档案管理；安全因素；档案安全

中图分类号： G271文献标识码： A

档案作为人类社会活动的真实纪录，是人类文明进步的接替，也是世界文化遗产的重要组成部分。当前档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，才能使档案信息资源得到充分利用。

一、档案管理工作的重要性

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。

档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

二、正确认识档案管理工作中可能存在的不安全因素

1.档案实体存放的不安全因素

档案室是单位资料管理的中心，易燃的纸质档案在保存档案资料中占有比例较大，所以，档案室是单位消防工作的重点。也是档案管理人员工作的重点。此外，在技术防范上如档案室内温度、湿度的控制，防火、防虫、防霉、防盗等工作，如何把这些不安全因素全部控制在安全范围之内，需要做出大量的工作。

2.档案信息的不安全因素

当前，办公室里电脑的应用已经普及，网络的优势已经成为办公首选，信息系统经常发生潜在的病毒和黑客的入侵危机，给信息安全带来严重的威胁。我们在日常工作当中，必须注重防范这些电脑病毒侵蚀和黑客的破坏，采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。除去网络信息外，传统意义上的档案信息内容外泄也随时存在。

3.档案设施的不安全因素

现如今，一般单位的档案室配备有计算机、打印机、复印件、扫描仪等设备，并且在档案库房安装了相应的防火、防盗系统、温、湿度控制系统等技术防护设施。这些设施在日常的工作当中，不确定会发生这样和那样的故障，为了保障档案室工作的正常稳定的运行，必须对这些设施做到认真的维护和必要的保养。

4.借阅过程中的不安全因素

个别档案利用者利用档案借阅环节的监管不严、档案管理人员的疏忽大意，擅自在档案资料中勾划、撕毁、丢失、不按期还，甚至盗取档案中的相关内容。

三、单位档案管理人员应该具备的安全意识

档案管理员在档案管理过程中，既有保证档案实体、档案信息和档案设备安全的责任，又要有保护自己的人身安全和档案利用者人身安全的责任。因此，档案管理员应该具备以下素质和安全意识。

1.档案管理人员要增强档案信息安全意识，树立全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是档案信息安全的思想基础，要通过专业知识的培训、宣传教育等学习手段，提高档案管理人员的相关知识，逐步培养和强化档案信息安全意识。

2.牢固树立“安全第一，预防为主”的安全保护意识，在日常工作当中，重视安全。经常观察安全保护设备的运行状况，能够及早发现隐患，并且及时消除隐患，以预防为主，把专门针对档案工作制定的规章制度，落实到位。把档案室营造成一个档案管理员和档案利用者正常活动的安全场所。

3.保持高度的责任感，严格执行档案材料的借阅归还制度，做到人人履行借阅登记程序。杜绝因人为因素造成档案材料的丢失和损坏。

4.从档案库房安全制度执行情况看档案实体的安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等制度的贯彻落实，建立档案库房相应的管理制度。这样，可以有效的防止档案信息不安全问题的发生。

四、采取正确的预防措施确保库存档案的安全

1.落实责任制提高防范知识确保档案实体的安全

在日常的档案管理过程中，防虫、防尘、防盗、防光等“八防”工作外，重点是防火。除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如：对消防基础知识做到以下的应知应会，知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施，知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散被困者逃生等。

2、树立信息安全意识保证档案信息安全

档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改IP 地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。

3、重视落实设施检查制度确保档案设施的安全

档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中，用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。经常检查档案室内高处的附属配件及悬挂物，以免松动脱落，造成档案的损坏。

另外，要定期为档案库、阅览室消毒，合理使用馆内采暖通风设备，保证空气质量，确保档案管理员和档案利用者的身心健康。

4.加强对电子档案的保存提供复制件代替原件

电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。目前异质备份的做法有：将网上收到的文件下载转换成纸质文件；将原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案；将照片、录像带通过翻拍、翻录方式制作成光盘存档等等。

为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。

五、结束语

总而言之，科学技术的飞速发展，社会生产力的迅猛提高，信息化的容量越来越大，资料作为一种信息资源也显得愈来愈为重要。因此，档案管理工作者要树立责任重于泰山的思想意识，把档案安全放在管理工作的首位。档案管理者的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理过程中的基本任务，也是目的。在日常工作中做到档案资料不损坏、不丢失，不出现任何问题，是我们每个档案管理者的责任。通过采取有效防范措施，在构筑档案实体安全与档案信息安全防范体系的同时，做好档案在利用过程中的安全工作，确保档案安全工作有条不紊的安全运行，使档案资料在实际工作中，发挥其不可替代的重要作用。

参考文献

[1]郭雅.《谈市场经济条件下的人事档案管理》，《海南矿冶》2000 年第1 期.

档案的安全管理篇(5)

【关键词】数字化；档案信息；安全管理；体会

一、概述

随着国家电网公司集团化、标准化和信息化的快速推进，各单位的办公、财务、生产及工程项目等业务的信息管理系统已逐步建立和应用，其中形成的电子文件、电子归档的数量也迅速增长。琅琊山电站工程项目为安徽省“十五”期间重点能源项目，电站枢纽主要有上水库、输水系统、地下厂房、下水库和地面开关站五部分组成。电站装设四台15万千瓦的单级可逆式抽水蓄能机组，总装机容量60万千瓦。2002年12月2日正式开工，2007年9月25日四台机组全部并网发电，2009年通过国家档案局档案验收，2012年获国家优质工程银质奖。该工程从2002年开工以来，业主就对档案信息进行数字化，且信息量每年以“惊人”的速度递增，目前实现了电子档案查询利用功能。

档案信息资源是国家或企业宝贵财富和重要战略资源，只有建立在安全的基础上，才能使其价值得以真正实现，否则将会影响档案信息作用的全面、有效的发挥。强化信息安全管理是档案信息数字化顺利进行的根本保证。下面，我从安全职责、管理措施、技术措施等方面，谈谈数字化档案信息安全管理的体会。

二、建立职责明确的责任体系

加强内部管理，建立职责明确的责任体系，是确保档案信息安全的一个重要方面。据统计，我国公安部门破获的网络入侵案件中，90%以上都可以通过加强管理来避免。据美国FBI调查，75%的公司报告财务损失是由计算机系统安全问题造成的，超过50%的安全来自于公司内部。信息安全管理应按照“谁主管谁负责，谁运营谁负责”原则，实行统一领导、分级管理。单位主要负责人是本单位信息安全第一责任人。信息安全实行专业化管理、归口监督。信息工作办公室是信息安全的管理和保障部门，安全监察部是信息安全监督部门。各部门职责明确，分工到位，形成了完善的信息安全责任体系。

建立信息安全责任体系，强化员工责任意识和安全意识，可以提高制度的执行力，确保档案信息数字化的顺利进行。在琅琊山电站建设期，业主与监理、施工、设计等参建单位组建了办公自动化网络，在合同条款中对监理、施工、设计等参建单位在档案资料收集、整理、档案信息录入、信息安全等方面进行了约束。同时在电站建设和生产不同时期，成立了档案管理领导小组和信息安全领导小组，建立了由各参建单位和各部门人员参加的档案工作网，全员签订了《安全生产责任书》、《信息安全承诺书》和《员工保密承诺书》，并定期开展网络信息和保密教育培训，形成了“保障档案信息安全，人人有责”的氛围。同时，档案管理部门不断地对档案信息安全现状进行认真地分析，把档案信息安全作为档案信息部门、档案工作者各项考核的首要指标；对现有制度进行认真清理，完善数字档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的制度，并对制度的执行情况加强督促和检查，定期进行考核，确保各项制度能够有效、正确执行；对当前电子文件和电子档案，制定电子文件和电子档案保管、保密和利用制度，加强电子文件的保管和检修鉴定；在档案信息提供利用中，认真执行国家信息安全和信息保密等规定，严格把握档案利用审查关，加强对档案信息利用的监督和管理工作。

三、采取严格有效的管理措施

数字档案信息安全包括网络系统、档案信息系统、数据、环境及人员管理的安全。要保证数字档案信息安全，必须采取严格有效的管理措施。一是要不断建立和完善档案信息安全管理制度，定期或不定期对信息安全管理制度进行检查和审定，对存在不足或需要改进的安全管理制度及时进行修订，只有这样，才能做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，才能更好地维护档案信息安全。目前，我国已建立了《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机网络国际联网管理暂行规定》等一系列信息安全方面的法规标准，这些法规为维护网络安全提供了法律依据，有力地保障了信息安全工作的顺利进行。二是要明确安全管理机构，设立系统管理员、网络管理员、安全管理员等岗位，并明确各岗位职责。应加强信息安全管理人员之间、信息只能部门和业务部门之间的合作与沟通，共同协作处理信息安全问题。三是要加强人员安全管理，关键岗位应签订保密协议，及时终止离岗员工的所有访问权限，严格外部人员访问程序。四是在运维管理方面，要严格执行信息机房管理有关规定，确保机房运行环境符合要求，严格机房出入管理。对终端计算机、系统和网络等设备实行标准化作业。强化存储介质存放、使用、维护和销毁等各项措施。对档案信息服务器系统，要详细记录日常操作、运行维护记录和修改等内容，严禁任何未经授权的操作；要及时进行软件升级更新，定期进行漏洞扫描，及时安装补丁程序。要及时升级防病毒软件和恶意代码库。五是要建立备份与恢复管理相关安全管理制度，严格控制数据备份和恢复过程，妥善保存备份记录，执行定期恢复程序。六是建立与完善应急预案，加强培训和演练，确保人力、设备、技术和财务等应急保障资源可用。七是要切实加强员工信息安全培训，提高全员信息安全意识。

我公司按照国家信息安全法律法规和上级主管部门要求，先后建立了网络系统管理、档案信息系统管理、数据备份管理、病毒防护、设备管理维护、信息机房管理、档案信息部门人员管理、操作技术管理等有关制度，如：《信息安全管理标准》、《信息系统机房管理标准》、《信息系统终端使用管理标准 》、《信息系统检修维护管理标准 》、《信息化设备管理标准》、《信息系统应用管理标准》、《信息系统运行管理标准 》、《档案工作管理标准》、《保密工作管理标准》、《档案工作应急预案》等。

档案的安全管理篇(6)

【关键词】中学；档案管理；安全管理措施

档案已经成为一种重要的社会信息资源，逐步得到人们的关注。学校将各种资料整理、归档、立卷，使得这些资料既可以为大众服务，也可以使档案得到科学合理的利用。根据这些资料，学校领导可以制定出科学合理的决策，促进学校的更好发展。因此，在学校教育管理工作中，做好档案的安全性保管工作十分重要。

一、定期对管理人员进行培训，提升档案管理工作者素质和安全管理意识

（一）加大法制宣传力度，提高全体师生的安全应用档案观念。在我国《档案法》和《保密法》已修订得相当完善，学校应该加大安全应用档案的宣传，强化师生档案管理工作的意识。学校可以可利用校板报、校园文化走等大力宣传相关的档案知识。互联网普及的今天，学校也可以利用QQ、微信等宣传手段，使全体师生都能充分认识到档案管理工作的重要性。

（二）定期对档案管理人员进行培训，加强对其的职业教育。档案管理及其安全性保管工作的顺利开展需要一只专业化的档案管理人员队伍。为了加强档案管理队伍建设，学校应该进行岗前知识培训，然后进行考核，只有通过岗前考核的人员方可持资格证上岗，还要定期地对上岗人员的业务知识、技能和职业道德进行培训。进而提高档案管理工作的规范化，使得学校档案管理工作健康的发展。

（三）学校应加强档案安全性保管工作的意识，建立领导责任制。档案管理工作是一项长期的任务，是学校整体工作的一部分，但是在我国很多学校这部分工作是被学校忽视的，这样使得我国档案工作存在很多问题，例如部分案卷保管不完善，在查阅时资料不全面，甚至需要的资料找不到、丢失等。为了避免这些情况，校方应该加强对档案管理工作的重视，建立领导责任小组，由校长或者副校长担任该小组的组长，其他成员必须选用素质能力和业务能力较高的档案管理人员担任，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》《档案利用制度》等工作制度，建立起完善的档案管理机制，使得学校档案管理工作更加健康有序的发展。

（四）实现管理现代化，拓宽服务领域。随着互联网技术的发展，我国档案管理的现代化、信息化发展也日益成熟。利用现代化高科技手段完善档案管理安全工作的现代化，档案的作用在于为学校领导的决策提供依据，这是就需要档案管理者通过一定的手段将档案资源及时提交学校领导。利用现代科技实现档案管理工作的现代化不断提高了资料利用率，更使得校方通过档案资料的使用过程，使得他们更加重视档案管理工作。

（五）紧跟时展，将档案管理工作与校园文化建设相结合。学校档案工作应该以广阔的社会文化为背景，结合自身学校的发展特色，不断地改革创新，紧跟时代潮流，建立独具本校特色的文化氛围，再通过学校文化走廊、校报等进行校园文化的宣传。

二、我国档案管理工作的安全管理措施

档案管理工作中安全管理工作尤为重要，但是由于我国学校档案管理意识淡薄，造成档案管理工作中存在“重保密轻利用”的现象。怎样将档案管理工作的安全管理措施与利用做到良好的结合？

（一）档案管理人员要做到“两勤一查”。档案管理工作人员要做好定期的宣传工作，利用校报、宣传走廊、QQ群等，向全体师生宣传《档案法》《保密法》及查阅档案资料的规章制度，使档案使用者可以科学合理的使用档案资源。在平常的工作中做好观察，实时对监控录像进行监看，防止出现档案被阅读者偷撕、涂改甚至损坏。在阅读者归还档案资料时，管理人员也要做好档案是否完好的检查，如若发现问题，管理人员应该及时向领导小组进行汇报，在问题出现的第一时间做到问题的检查。

（二）做好档案开放前的基础工作。学校在进行档案管理工作时，要做好档案开放前的基础工作，提高开放案卷的内在质量。要根据档案的原有存放规律，将档案进行科学分类、组卷、编目、排列。在做好这一系列工作后，要对珍贵、重要的档案进行复印、扫描进行复制，做好档案副本，进而延长档案的使用寿命。

（三）做好档案的解密工作。部分档案还是属于“保密”档案，而档案保密是有时效性的，根据《保密法》的规定，保密档案划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。这就要求档案管理者应该及时对保密期慢的档案进行清理和划分，将这些文件进行公开，使得师生可以借阅。

三、总结

综上所述，档案安全管理工作是一项长期的艰巨的工作，也是尤为重要的工作。学校应该加强对档案安全管理工作的重视程度，结合学校的工作实际，不断地总结经验教训，转变档案管理工作思路，创新档案管理方法，定期对档案管理者进行职业素质、业务能力等方面的培训，加强管理人员档案保密安全管理的培训，这样可以促进档案管理工作健康、有序的发展。

【参考文献】

[1]陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学(第三版)[M].北京:中国人民大学出版社,2008.

档案的安全管理篇(7)

关键词：档案安全管理工作 思考

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0014-01

一、加强档案管理工作安全的必然性

档案是一种社会现象，从整体来说，档案是党和国家活动的原始记录，是宝贵的文化财富；具体来看，档案是机关、组织和个人在社会活动中保存起来以备查考的文字、图表、音像和其他各种方式的载体的历史记录。然而，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和形式不断增加和丰富，另一方面，档案的损失和毁坏现象也频频发生。

无论是针对工作中日益增多的形式内容，还是保管过程中不断损毁的档案，都存在着巨大的困难来确保其完整和价值。因此，档案管理工作的安全性问题迫在眉睫。

二、档案管理工作中存在的问题

1.档案管理人员的素质不高

1.1 专业能力、鉴别能力不足

档案管理是对信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现今，在各企事业单位中，一部分工作人员文化水平参差不齐、业务素质偏低、专业性不高，以其他部门转岗人员和兼职人员居多，精通档案管理并熟悉管理操作流程的人T严重缺乏。因此，在对档案信息的鉴定与识别方面存在很大的问题，有的档案价值大一些，有的小一些，甚至有一些档案价值具有潜在性，只有等待某一时机才能由潜在价值转化为现实价值。如果管理人员不能透过现象抓住本质，深入分析档案的隐含价值，那么极有可能导致一部分有价值的档案流失。

1.2 错误的思想认识

在实际工作中，档案管理人员对于档案管理的重视度不够，不能有效适应信息时代档案的需求标准。在过去的档案工作中，曾经有过重政治、轻业务、重宏观、轻微观以及某些盲目现象，致使一些档案馆利用率很低，不能满足社会需求。其次，档案管理人员普遍待遇偏低、发展空间较窄，管理人员的工资福利没有与其专业贡献直接挂钩，这也导致其工作中凝聚力不强，协作力不够，对档案的安全性缺乏准确的认识。甚至在有些人看来，档案管理工作就是整理资料、看管资料库的杂活，既没有技术性，也不需要投入过多精力，只要不出错就够了。这种错误的意识严重影响着档案工作的进行。

2.档案管理安全措施不完善

2.1 保密工作不完善

信息全球化程度还在不断加深，档案的种类、形式也越来越多。保存档案的目的是为社会主义事业服务，提供档案给各方面使用，充分发挥档案的作用。档案是为了利用，如果只是所在保险柜里，长期禁锢起来不允许使用，那么档案就失去了意义。但是，档案不仅是可以供各项工作利用的重要材料，而且有一部分是属于党和国家以及各单位的机密。因此，保护重要机密又成为档案管理的重中之重。如果安全措施不尽完善，随之而来的就是信息的偷盗失窃、转手买卖等问题，档案信息的完整性、保密性、安全性将受到严重的威胁，管理工作也会陷入空前严峻的状态。因此，保密是手工条件下档案安全保护工作的主要任务。

2.2 资金不足，保管设备落后

在档案管理工作中，先进的技术、配套的设备、专业的知识、熟练的操作缺一不可。但大多数单位都因资金投入力度不够而不能尽数完备。一方面是由于对档案管理的安全意识不够，没有认识到其重要性。另一方面是由于档案作为历史记录历来不受关注与重视。目前在档案管理工作当中有着许多亟待解决的问题。由于自然和社会的各种原因，档案一直处于渐进性的自毁过程中，或者可能遭受到突发性的破坏。

三、提高档案管理的安全性措施

1.增强档案工作者的工作水平

1.1 培养档案人员的工作能力

新时期，档案工作和档案功能的发挥最终都落实在高素质的档案人员这个重要因素上。人是管理活动中最积极、最活跃的因素，人才是编研成功与可持续发展的关键。这就要求档案工作在抓专业知识业务的同时要重点提高自身能力，建立一批高效的档案管理队伍。首先，要引进和培养信息技术和研发型人才，利用各种方式对档案管理人员进行高效的培训工作，提高档案人员的学历水平和知识结构。第二，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节，还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。一个档案工作者应有较高的文化素质，较强的研究能力，才能对素材正确理解，综合分析，系统整理，做出准确的价值鉴定，生产出精品。第三，档案人员要不断拓宽视野、丰富知识。在社会生活和经济处于快速发展时期，对档案的业务管理与服务等各项工作提出了新的发展和挑战。因此档案人员要努力学习，拓宽视野，了解所涉及领域的现状及发展动态。运用档案学科新理念、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。